Lavorare con i progetti

Creare e modificare progetti

Clicca su “progetti” nella barra di menu; vedrai di default i tuoi task e progetti aperti. Clicca sul pulstante aggiungi.

Questo ti da quattro opzioni:

Crea progetto:  crea un nuovo progetto di radice. Puoi dopo estendere il progetto aggiungendo un sub-task e cambiare tempi, durata e effort.

Crea struttura progetto: questa procedura, ti permetta come la precedente di creare il task radice, ridirigendoti poi direttamente al Gantt per creare poi la struttura.

Crea processo:  questo ti guida alla costruzione di un processo: è una funzionalità avanzata e richiede alcune configurazioni aggiuntive.

Crea Scrum: questo è un wizard per la creazione di un nuovo progetto usando il metodo agile Scrum.

Il modo più facile per creare un task è quello di premere “crea progetto” che apre un editor compatto:

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gli stessi campi sono disponibili anche sull’editor completo:

In dettaglio:

Codice: questo è normalmente il nome mnemonico del tuo progetto. Se il tuo progetto è collegato ad un sistema esterno (per esempio un gestionale) puoi usare quel codice. Il codice non deve essere necessaiamente univoco, ma avere un codice univoco può essere utile.
Quando stai creando un sub-task il codice proposto automaticamente di default sarà “codicee.1”, “codice.2” e così via, ma se cambi il codice proposto con “codice.a” o “codice.I” Twproject proverà a indovinare i codici seguenti con “codice.b”,  “codice.c” oppure “codice.II” e “codice.III”.

Indovinare il numero progressivo è una pratica usata ampiamente in Twproject.
Se cambi il codice di un task, ed ha già figli, i codici dei figli (e dei discendenti) non saranno aggiornati, poiché questo potrebbe non essere quello che ci si aspetta, e Twproject non ha modo di dirlo.
 clip_image009Twproject può generare codici univoci dal tipo di task: se selezioni un tipo, non inserisci un codice e abiliti questa opzione nella configurazione.
Puoi impostare i codici come univoci e può essere una scelta comoda. Per impostare questo, vai in admin -> projects defaults e abilita “usa codici univoci” clip_image011.

Nome: è il nome descrittivo del task. È obbligatorio e non deve essere univoco.

screen1152Ogni campo obbligatorio è distinto da *. Non puoi salvare una form senza aver riempito tutti i campi obbligatori, se provi a farlo il campo sarà evidenziato e l'azione sarà bloccata.

Inizio/durata/fine: come detto prima, il timing è una delle informazioni più rilevanti del task. Inizio, fine e durata sono sempre coerenti; questo significa  che se indichi l’inizio e la fine, la durata è calcolata. Nota che la durata è calcolata in base ai “giorni lavorativi”, considerando (o no) Sabato, Domenica (o Venerdì) e il calendario della tua azienda .

Se stai cambiando le date di un task esistente, un popup ti suggerirà di inserire la ragione della modifica:

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non è obbligatorio riempirlo. Ogni cambiamento sarà registrato nel log del task e l’evento inviato al sistema di notifiche.

Milestone: in Twproject una milestone coincide sempre con l’inizio o la fine di un task. Questo perché normalmente una milestone è collegata a una consegna o a una fase di kick-off. Naturlamente impostare una milestone cambia il comportamrnto della terzina inizio/durata/fine; per esempio se imposti l’inizio e la fine come milestone la durata viene disabilitata.
Questo è tutto sulle date? Non prorpio, ci sono casi in cui le date devono obbedire a dei vincoli. Per esempio quando un progetto ha figli: in questo caso la durata del task padre deve essere uguale o maggiore della durata dei figli, e l’inizio deve essere la data minima.

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In questo caso se cerchi di ridurre la durata del padre, Twproject automaticamente imposta la durata minima compatibilemente con quella dei figli.

Un altro caso è quando ci sono dipendenze tra i task: in questo caso l’inizio di un task successivo deve sottostare alla fine del predecessore (inoltre, un ritardo che può essere positivo o negativo).

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nel caso di dipendenze, quando cambi date e durata puoi causare la propagazione di cambio di date dai figli al padre lungo l’intero albero.

Se il tuo albero del task è “appuntato” da una o più milestone la propagazione potrebbe fallire: in questo caso avrai un messaggio di errore:

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Stato: la gestione dello stato del task in Twproject si differenzia leggermente da altri software di project management nel senso che Twproject è più…  attento al mondo reale! Per essere più chiari, lo stato del task e le date del task non sono necessariamente collegate. In Twproject è corretto avere un task “aperto” anche dopo la data di chiusura: noi crediamo che questo approccio sia più pratico che chiudere automaticamente un task alla data di fine: quest’ultimo potrebbe essere stato risolto molto di tempo prima, e molto potrebbe essere cambiato nel frattempo. Naturalmente lo stato del task deve obbedire ad alcune regole relative alle dipendenze, al business process, o allo stato del flusso, ma generalmente Twproject è più flessibile di un software di project management tradizionale.
Se stai cambiando lo stato del task, un popup ti inviterà a inserire il motivo del cambiamento:

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Non è obbligatorio riempirlo. Ogni cambiamento sarà registrato nel log del task e l’evento inviato al sistema di notifiche.

Tipo: è una classificazione approssimativa del task, “produzione” o “template” sono i tipi più comuni. Puoi aggiungere tutti i tipi di cui hai bisogno cliccando il bottone “aggiungi tipo” (se hai il permesso).

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Ti stai chiedendo cosa significa “template”? Twproject supporta la copia di un intero albero di progetto con molte opzioni, così che supports copying a whole project tree with many options, quindi è molto facile creare uno scheletro di progetto e usarlo come template. Ma in realtà ogni progetto può essere usato come “template” (perché no?), e usato per “generare” altri task.

I tipi di task possono essere anche una base per generare i codici del task: vedi sopra.

Rilevanza: è quanto consideri importante questo task per te o per la tua azienda. Non ha calcoli né vincoli.

Avanzamento: è la percentuale di completamento. Twproject include ben nove diverse modalità di calcolo dell’avanzamento del progetto automatico

Da worklog / stimato: l’avanzamento è calcolato sul rapporto delle ore inserite rispetto a quelle stimate.

Da sotto-progetti(pesati): in questo caso l’avanzamento è calcolato in base a quello dei figli pesato sulla loro rilevanza.

Da sotto progetti completati: l’avanzamento è calcolato in base al nume or di sottoprogetti chiusi.

Da issues chiuse / Totale: l’avanzamento è calcolato in relazione al numero di issue chiuse rispetto ala totale.

Da costi/ stimati & da costi / budget: in questo caso l’avanzamento aumenta rispetto ai costi inseriti sugli stimati o sul budget.

Da data: l’avanzamento aumento rispetto all’avvicinarsi della data di chiusura del progetto.

Ogni nodo dell’albero può calcolare il suo stato di avanzamento secondo la sua logica.

Descrizione/deliverable: usa questi campi per descrivere il progetto e le delivery. Nessun vincolo sul contenuto eccetto la lunghezza.

Colore: SILVIA

Tags: i “tag” sono usati per classificare i tuoi task e raggrupparli. I tag possono essere usati per filtrare i task nella ricerca.

Adesso devi inserire chi sta lavorando sul progetto; questo è chiamato “assegnazione”. Vedi la sezione dedicata.

Adesso diamo uno sguardo al progetto salvato:

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Il primo box contiene dati su worklog stimato e fatto. I worklogs sono legati alle assegnazioni.

Il box delle statistiche riassume le figure rilevanti del task; i dati in questo box ti daranno la “sensazione”  del reale avanzamento del task..

Twproject supporta le form custom, i campioni forniti sono “project value” e “project complexity”.

L’ultima informazione disponibile nell’editor del task è la “task summary bar”: mostra lo scope temporale del task, eventuali milestone (i diamanti), l’avanzamento (la parte in giallo), e oggi (la barra rossa).

Confrontando l’avanzamento al giorno di oggi puoi vedere immediatamente se sei in ritardo o no, semplicemente guardando se la linea rossa è sul verde o sul giallo.

Cross link

screen1162Nella parte in alto a sinistra dell’editor del task c’è un codice inerno, che ogni task salvato possiede: T#HWS#. Questo codice ti consente di linkare a questo editor da qualunque altro editor in Twproject. Per esempio, se in qualunque altro task editor nel campo “descrizione” o “deliverables” scrivi questo codice, questo diventa automaticamente un link. In questo modo puoi fare croo link da un task a un altro – vedi sotto.

I cross link sono consentiti tra: task (T#CODE#), issue (I#CODE #), risorse (R#CODE #), appuntamenti (E#CODE #), meeting (M#CODE #), (B#ID#) lavagne, dove il valore del “CODICE” è mostrato nell’editor.

Al momento il testo nella text area supporta anche link HTTP, immagini e smiley: puoi ottenere una descrizione come questa:

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con link attivi.

Stampa

Puoi stampare un report del tuo task cliccando sull’icona di stampa.

screen1214Questa non è solo una stampa della pagina ma ha svariate opzioni che posso essere usate al bisogno; le tue opzioni saranno preservate per l’uso successivo. A questo punto, cliccando sull’icona di stampa, stamperai davvero quello che stai vedendo.

Snapshot del progetto

Se scegli “snapshot” invece di stampa, sarà generato un report (usando le tue preferenze) in formato PDF e sarà salvato come documento sul progetto.

Eliminazione dei task

Cosa succede se devo rimuovere un progetto da Twproject?

Normalmente rimuovere un oggetto complesso come task o risorse ha varie conseguenze; molti oggetti di Twproject sono collegati gli uni con gli altri (una risorsa è asseganata a un task con un ruolo, un task è parte di un albero, c’è già del worklog inserito, ci sono altri utenti in ascolto sugli eventi e molto altro…), perciò eliminando un oggetto Twproject controllerà lo stato e mostrerà la situazione reale.

Adesso proviamo a eliminare un task di root.

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In questo caso Twproject ti dirà che questo task ha un figlio diretto, e tu dovrai scegliere cosa fare.

In generale quando stai eliminando un task hai le seguenti opzioni:

1. scollegare: significa che il figlio sarà “promosso” a task di root.

2. passare al genitore: i figli del task diventeranno figli del task padre (i figli saliranno di un livello)

3. eliminare il ramo: l’eliminazione sarà propagata ai discendenti

La tua decisione sarà applicata a tutti i figli.

Sotto sono riportati gli oggetti collegati che andranno persi con l’eliminazione del task. Se questo messaggio non ti preoccupa puoi selezionare un’opzione e rimuovere il task definitivamente.

In alcuni casi l’eliminazione può fallire: per esempio quando il task ha referenza attive a oggetti esterni, referenze che non possono essere riomesse di deault; quando questo accade, l’anteprima di eliminazione apparirà con il messaggio di errore.

Ogni volta che elimini un oggetto (task, risorsa, issue, appuntamento etc.), Twproject mostrerà l'anteprima di eliminazione.

Menu di destra del progetto

Twproject ha così tante funzionalità che abbiamo dovuto “nascondere” alcune di queste in un menu di destra  🙂

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Vedremo quelle strettamente legate al progetto, rimandando alle sezioni specifiche per le altre.

Copia: usare i template di progetto

Twproject ti consente di creare template di progetto che possono essere riusati.
In realtà ogni progetto può essere riusato usando un potente strumento di copia.

Spesso progetti differenti condividono una struttura comune, e qualche volta sono quasi identici. In questi casi la possibilità di copiare (o “clonare”) un progetto è un vantaggio reale e ti risparmia un bel po’ di tempo.
In più tu puoi preparare alcuni schemi di progetto (chiamati “template”) preparati ad hoc per questo scopo; questo è un modo intelligente ma non strettamente necessario: Twproject ti consente di copiare ogni task.

Una volta che avrai cliccato su “copia” potrai inserire diversi dati per il nuovo progetto.

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Come hai visto la funzione di copia è abbastanza flessibile:

codice: questo è il codice che sarà usato per il nuovo progetto. Questo codice sarà usato come suffisso per i suoi figli.

nome: è il nome del nuovo task di root. Se il task originale ha figli, il nuovo manterrà lo stesso nome.

nuova data di inizio: questa è la nuova data di inizio. I sub-task slitteranno di conseguenza.  Se la lasci vuota, saranno usate le date originali.

tipo: puoi assegnare un nuovo tipo al tuo nuovo progetto.; questo perché spesso i “template” sono marcati come “template”, tu potresti volerlo resettare in, per esempio “produzione”. Se lasci il campo vuoto sarà usato il tipo originale.

copia codici: selezionalo se vuoi riusare i codici del template, altrimenti il codice sarà generato dal codice di root seguito dal suffisso  .1, .1.1, etc. .

copia assegnazioni: selezionalo se vuoi riusare le assegnazioni del template.

copia costi addizionali: selezionalo se vuoi riusare i costi addizionali. Questo significa che hai inserito anche un set di costi “standard” per il tuo template di progetto.

copia issue: le issue possono essere usate come template, selezionando “copia” tu puoi copiare le issue “aperte” sul nuovo progetto. Eventualmente puoi copiare anche le issue “chiuse”.

sposta issue: questo sposta le issue dal modello al nuovo task.
Questa opzione è molto utile in diversi casi:

Selezionando “copia su un progetto esistente” tu potrai copiare e spostare in un solo click, scegliendo il padre di destinazione.
Esempio 1: una nuova versione del prodotto. In questo caso tu hai raccolto diverse cose da fare (come issue) su un porgetto legato a una particolare versione, per esempio versione 6, del tuo prodotto.Il team è già definito e diverse issue sono già chiuse. A un certo punto tu puoi deicdere di fermare lo sviluppo e tenere le issue aperte per la versione 7, la versione successiva. In questo caso puoi copiare il progetto “versione 6” in “versione 7”, mantenendo il team e spostando le issue aperte sulla nuova versione.
Esempio 2: anno dopo anno. Twproject può essere usato per gestire progetti ricorrenti. Di solito alcune issue sono ancora aperte alla fine dell’anno, usando lo strumento di copia puoi copiare il vecchio task in un nuovo task e spostare le issue aperte.
Premi “copia” e dai uno sguardo al nuovo progetto.

 

Sposta progetto

Lo spostamento di un progetto è una funzionalità meno usata quando si vuole spostare un task altrove:

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Quando decidi di spostare un task devi specificare un nuovo padre, oppure se stai spostando un figlio, lascia il campo vuoto per promuovere un sub-task in un progetto di root. Di nuovo ti troverai nel task editor.

Tutti i dati registrati sul task sono localizzati sul task. Così quando sposti un task, worklog, costi, issue si sposteranno con esso.

Aggiungi da template

Puoi usare questo link per aggiungere al tuo progetto un figlio copiato da uno esistente. Se hai creato dei task che usi come template puoi clonarli e inserirli come figli. Ricorda anche che ogni task in Twproject può essere usato come template, scegliendo ogni volta cosa clonare o no.

Log: dati base e cronologia dello stato

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Pagina pubblica di progetto

Twproject può esporre i dati del progetto usando una pagina pubblica; questa pagina non richiede login.

Di default le pagine pubbliche non sono attive, una volta abilitate presenteranno le informazioni selezionate.
Questo è un modo per automatizzare la diffusione di informazioni sempre aggiornate da Twproject a persone che non hanno accesso ad esso.

Dall’editor di progetto, menu di destra, clicca sul bottone pagina pubblica.

Le pagine saranno disponibili alla URL visibile nella form

[http://your Twproject address]/project/[task id]

Qando abiliti queste pagine, ci sono diverse opzioni disponibili:

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Per iniziare devi abilitare questa pagina e salvare per poter vedere le opzioni possibili. Molte opzioni sono esplicite, ma:

– “abilita invia richieste”: se abiliti questa opzione, i visitatori della pagina possono inviare issue / richieste su questo task: il ticket sarà salvato come issue aperta, non assegnata sul task.

– “richiedi chiave per accedere alla pagina”: l’accesso alla pagina sarà protetto da una chiave che tu definirai.

Questo è un esempio della pagina pubblica:

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In base a ciò che è stato abilitato vedrai un riassunto dei dati del progetto con le statistiche, il secondo tab è dedicato all’invio di richieste, poi abbiamo il Gantt del progetto e la lista delle issue aperte.

Possono essere abilitati anche i costi e i dettagli delle assegnazioni.

Gestione dei ticket via email

Grazie alla pagina pubblica puoi fare in modo che i tuoi clienti inviino richieste e bug facilmente con una pagina dedicata.

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Ogni ticket inviato sarà inserito come una issue aperta e non assegnata sul progetto. Gli assegnatari saranno avvertiti via email del nuovo ticket e anche il cliente riceverà una mail con un link speciale per controllare e monitorare la lista delle issue inviate.

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Rispondendo direttamente a questa email di notifica, sia l’assegnatario che il cliente, possono comunicare direttamente, sempre passando da Twproject.

Tutte le note scritte nello stream email saranno aggiunte come commenti nella issue di Twproject.

 

Sicurezza del progetto

Questo permette di cambiare l’area e il proprietario del task. Questo è importante solo se stai usando un ambiente multi-area, specifico per utenti avanzatis. Per maggiori dettagli vedi il paragrafo Sicurezza.

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Se vuoi raggiungere un progetto o un task tramite una URL, usa:
http://[your root]/task/X 
dove X è l'ID o il codice del progetto o del task.

Assegna un nuovo codice

Questa funzionalità può essere usata per cambiare i codici del task. Quando sei su un task con figli puoi impostare un nuovo codice e tutto l’albero sarà modificato:

Esempio:

Inserendo NEW_CODE come codice otterrai qualcosa del genere per l’albero

  • NEW_CODE.01
  • NEW_CODE.01.01
  • NEW_CODE.01.02
  • NEW_CODE.02
  • NEW_CODE.03