La gestione tramite e-mail

Non tutti possono (o vogliono) usare Twproject tutto il tempo. Gli utenti possono preferire di eseguire alcune operazioni usando il loro client e-mail preferito.

Prima di tutto notiamo che il sistema di messaggistica può inviare notifiche via e-mail. Questa è una funzione base, quando sottoscrivi un evento basta selezionare il canale e-mail.

Questo tipo di comunicazione è tra Twproject e l’utente, ma sono supportati anche messaggi dall’utente a Twproject: Twproject ha un ricco set di funzionalità per facilitare l’interazione tramite e-mail che va oltre il motore di sottoscrizione / notifiche di task e issue; queste sono le possibili azioni:

1) Crea un nuovo progetto

2) Aggiungi documenti al task

3) Aggiungi issue al task

4) Aggiungi to-do

5) Invia messaggi

6) Sincronizza agenda (per dettagli vedi il capitolo iCalendar (Outlook/iCal)

Ci sono pacchetti software che fanno proprio questo, Twproject lo fa nel contesto, integrando automaticamente i controlli di sicurezza e i link di progetto.

Ci sono alcune semplici azioni che possono essere fatte in Twproject semplicemente inviandogli delle e-mail. Questo può essere utile per esempio nei casi in cui l’interfaccia web non è accessibile, o quando stai inviando una e-mail a qualcuno e metti in copia anche Twproject.

Per far funzionare questa funzionalità è necessario configurare le e-mail dall’utente a Twproject (vedi Configurazione di e-mail da Twproject agli utenti). Per il momento è sufficiente essere consapevoli che ci sarà un indirizzo e-mail che sarà controllato da  Twproject; scrivere a questo account è come “scrivere a Twproject”.

Twproject quando riceve e-mail controllerà che il mittente abbia i diritti per fare l’azione richiesta: deve esserci un solo utente con l’e-mail che stai usando per inviare il messaggio. In questo modo Twproject recupererà la risorsa e controllerà i diritti di sicurezza.

Adesso spieghiamo le possibili azioni.

Crea un nuovo progetto

Prima di tutto, per creare un nuovo progetto devi avere i permessi per farlo; se li hai, basta inviare una e-mail con l’oggetto nel seguente formato:

[NEW TASK | NEW PROJECT | NEW_TASK | NEW_PROJECT | NEW] project_name

Poi il corpo del messaggio potrebbe avere righe multiple iniziando con:

CODE task_code
START a_date_in_the_user_format
END a_date_in_the_user_format
DURATION duration_in_days

Gli allegati saranno caricati come documenti sul progetto / task

Il corpo della mail costituirà la descrizione del progetto. Se il testo è molto lungo sarà creato un documento testuale contenente l’intero messaggio.

Riguardo alle date puoi usare tutte le combinazioni fornite di START-END, START-DURATION, DURATION-END, START-DURATION-END.
Twproject aggiusterà quelle mancanti di conseguenza.

Esempio:

Email Subject
NEW PROJECT Twproject Mobile Release 3.0
Email Message
CODE TW_MOB3.0
START 08/11/2016
END 15/03/2017
A complete redesigned user interface and functionality for Twproject mobile app.

Questa e-mail crea un task con nome “Twproject Mobile Release 3.0” e codice “TW_MOB3.0”. Come puoi immaginare questo task partirà l’8 Novembre e finirà a metà Marzo.
Tutto il testo del messaggio sarà salvato dentro la descrizione e, nel caso allegassi documenti a questa e-mail, questi saranno salvati come documenti nel task.

Il modello di sicurezza di Twproject lavora anche in questo caso, infatti,  ha bisogno di essere collegato a un utente con permessi di creazione del task.

ScreenShot005

E’ semplice, no? Puoi anche creare un template del tuo messaggio che puoi usare per comporlo velocemente!

 

Aggiungi documenti ai task

Puoi inviare e-mail a Twproject con documenti allegati, e tutti gli allegati saranno aggiunti come documenti sul task indicato. Il task su cui intendi lavorare via e-mail è identificato nel seguente modo:

L’oggetto della e-mail che stai inviando viene parsato, e se inizia con TASK, considera ciò che è scritto tra # #, per esempio A342; prima viene ricercato un task con codice A342; poi, se il valore è numerico, per esempio 342, viene ricercato un task con database id 342; per ultimo, viene ricercato un task con nome A342.

Alcuni esempi:

TASK #IG-JUL09# ATTACHMENT
task #2646# ATTACHMENT
TASK #International Geographic – July 2009# attachment

sono tutti oggetti validi di e-mail usando codice, id o nome.

Il codice e il nome del task non sono obbligatoriamente univoci quando salvi, per cui se hai omonimi riceverai per e-mail un messaggio di errore. Usare l’id del task è l’unico modo sicuro, non necessariamente il più comodo.

Se il task viene trovato almeno in caso di quelli sopra, i documenti vengono creati.

Aggiungi issue ai tasks

Usando un indirizzo e-mail singolo

Puoi inviare una e-mail a Twproject dove il testo della e-mail sarà usato come descrizione della issue appena creata sul task indicato. Se hai fino a due documenti allegati, questi saranno allegati alla issue. La priorità dell’e-mail viene considerata per impostare la priorità della issue.

Alcuni esempi:

TASK #IG-JUL09# issue
task #2646# ISSUE
TASK #International Geographic – July 2009# issue

Twproject controllerà sempre la sicurezza, quindi dal mittente della e-mail recupererà l’utente, poi controllerà sul task se questo utente ha i permessi per eseguire l’azione.

Questo può essere un modo carino per consentire ai tuoi clienti di inviarti issue/feedback sul tuo progetto.

Usando indirizzi e-mail multipli

Questa funzione amplia molto le possibilità di gestione per chiunque abbai a che fare con situazione come l’help desk. Adesso puoi avere in Twproject job multipli in background che controllando diversi account e-mail (per esempio uno per progetto principale) e creare issue per le email in ingresso.

Per configurare questo devi accedere come amministratore e andare in admin ->  issues (tab issue).

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Qui attivare il servizio associando una e-mail a ogni task, e poi aggiungendo una linea di configurazione. Non puoi usare la stessa e-mail per più task. La priorità della issue creata sarà presa dalla e-mail.

Alcuni suggerimenti:

“port”, lascia -1 per i valori di default: e.g.: pop3=110, pop3s=995, imap=143

“public” significa che tutti possono inviare issue (via e-mail) al task, sempre che i mittente sia un utente di Twproject.

In caso contrario solo gli utenti con permesso “issue write-permission” sul task potranno aggiungere issue.

“active” significa che le issue saranno importate (alias: le mail saranno scaricate) solo se il task è aperto, e siamo nello scope temporale del task.

Crea TO-DO

Questo presuppone che tu abbia aggiunto la web part “to do” alla tua homepage (viene messa di default dopo il set up), per vedere gli effetti delle tue azioni: per creare to-do via e-mail, basta usare come oggetto “to-do”.

Invia messaggi

Perché questo funzioni, è necessaria la configurazione di e-mail da Twproject all’utente (vedi “16.3.1 Configuration of e-mail from Twproject to users”). Puoi accedere a questa sezione da docs&tools -> boards & messages -> send message.

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Questa è una pagina abbastanza chiara.

E-mail multiple, e.g. inoltro SMS

Perché questo funzioni, è necessaria la configurazione di e-mail Twproject all’utente.