Agenda e Meeting

Twproject include un’agenda completa, capace di sincronizzazione con diversi client di posta elettronica (Outlook, Entourage, Mail, iCal, Google calendar etc.).

Twproject integra perfettamente l’agenda del workgroup, la gestione dei meeting, e la visualizzazione di calendari esterni.

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Modificare eventi

Ogni evento ha un autore, un oggetto, una descrizione, un luogo un tipo (almeno), alcune spunte, oltre alle sue date.

Puoi aggiungere un evento semplicemente disegnando un box nella vista settimanale:
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Ogni appuntamento ha più opzioni disponibili nell’editor completo. Clicca sul pulsante “Modifica”:

event-editor

Il campo tipo dell’evento è usato per filtrare gli eventi, ma non è obbligatorio.

Normalmente segniamo “Memento” quando vuoi ricordare qualcosa rendendolo visibile in agenda, senza “coprire” un intervallo di tempo.

Marcando un appuntamento come “Personale” nasconderemo la sua descrizione a tutti (eccetto te stesso). I tuoi colleghi vedranno che non sei disponibile in quell’intervallo di tempo, ma loro non sanno perché.

“Non disponibile” significa che non sei disponibile per lavorare. Gli eventi di non disponibilità sono riportati sul carico operatore e sul piano in colore rosa. It is usually used for personal vacations (not company’s holidays).

Abilitando il checkbox “meeting” si aprirà la sezione di gestione del meeting dopo il primo salvataggio; lo vedremo in dettaglio dopo.

Twproject supporta eventi ricorrenti, nel box delle date puoi selezionare vari tipi di programmazione: singolo, giornaliero, mensile, annuale. E.g.: settimanale ricorrente:

weekly

Se sei configurato per sincronizzare con client di calendari esterni (Outlook, iCal, Google calendar etc.) nelle tue opzioni, puoi impostare anche l’ora dell’avviso (e.g. Outlook’s reminder).
Puoi aggiure qualcun altro all’evento cliccando sul bottone nella sezione “workgroup”.

Analogamente a cliccare sul bottone workgroup nella vista settimanale, si aprirà il selettore delle risorse:

workgroup

Inserisci un filtro o premi search per cercare candidati, poi seleziona uno o più candidati e spostali tra i selezionati. Ricerce addizionali aggiorneranno solo la parte dei candidati, così non perderai la selezione corrente.

Puoi salvare le tue selezioni usando “salva questo filtro” workgroup-filter

Quando sei pronto con la tua selezione premi “inserisci”. I partecipanti saranno mostrati nell’editor:

workgroup-detail

Poi salva l’evento. I partecipanti sono evidenziati nel filtro e mostrati sull’evento:

agenda-detail

Se la legenda mostra più persone vuol dire che stai lavorando su un’agenda del “workgroup”, quindi se aggiungi un nuovo evento, di default i partecipanti sono pre-compilati con quelli attuali, e puoi sempre cambiarli.

Ti puoi muovere velocemente nel tempo cliccando sulla barra del tempo in basso:

Il box verde corrisponde al periodo mostrato sullo schermo, la barra rossa rappresenta “oggi”.

Puoi anche usare la vista giornaliera e mensile.

Usare i filtri

In alto c’è una barra con filtri pre-compilati:

1) riguardanti: tutti gli eventi su cui sei invitato
2) per lavoro: solo eventi di lavoro
3) personali: solo i tuoi eventi personali
4) contiene solo: eventi in cui sei solo
5) creato da: evento creato da te in cui non sei necessariamente coinvolto
6) giorni di indisponibilità: quando sei in vacanza o comunque non a lavoro

Poi ci sono filtri per tipo di appuntamento. Puoi aggiungere tutti i tipi che vuoi cliccando “tipi di evento”.

Il solito pulsante workgroup ti consentirà di vedere l’agenda di altre persone; ci torneremo sopra dopo.

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La linea rossa sull’agenda rappresenta l’ra corrente.

Se punti il mouse sull’agenda e trascini aggiungerai nuovi appuntamenti, nel periodo dell’agenda su cui ti trovi col mouse.

Meeting

Un meeting in Twproject è un evento collegato a una sezione che gestisce punti di discussione e verbali.

Puoi creare un meeting semplicemente cliccando “Crea meeting”: la parte di agenda si collasserà e apparirà magicamente la parte di meeting:

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Puoi modificare il titolo del meeting e la descrizione, e eventualmente collegare una lavagna (vedi Lavagne).

Puoi semore midificare anche i dettagli delle date cliccando su:

Aggiungi un nuovo punto di discussione cliccando sul più:

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Pgni punto di discussione è costituito da un tipo, un oratore (una risorsa), un titolo, eventualmente un task oggetto della discussione, e un verbale, che è parte di quello totale.

Quando il meeting ha inizio, puoi usare Twproject per registrare il verbale – puoi impostare l’editor a schermo intero:

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Puoi scrivere un testo html, e anche incollare immagini. Questo è un campo di testo lungo che non ha limitazioni di dimensioni.

Puoi stampare il report del meeting, esportarlo in PDF o inviarlo per e-mail, come sempre.

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