In Twproject puoi controllare sempre il carico del lavoro delle tue risorse, più informazioni metti in Twproject e più i tuoi grafici si avvicineranno alla realtà.
Puoi guardare il video tutorial, oppure seguire le indicazioni di seguito:
La prima cosa che devi inserire in Twproject è quanto intendi lavorare su un progetto: dare una stima in termini di ore. Questa stima può essere impostata sulle assegnazioni – che è già abbastanza raffinata. Se stai strutturando il progetto con i ToDo, puoi anche fare una stima quantificando ogniuno di essi.
La stima può essere impostata di comune accordo fra PM e operativo, è un modo per coinvolgere e impegnare le persone: è un compito condiviso. Anche nel caso questo risulti inaccurato.
Adesso, dalla sezione Workgroup clicca su “carico di lavoro”, avrai qualcosa di simile a questo:
In questa pagina per ogni risorsa del workgroup selezionato avrai una rappresentazione grafica del carico totale per giorno, ogni colore rappresenta un progetto o fase diverso. Cliccando su una colonna avrai una spiegazione dettagliata dei componenti del carico.
Questa è una vista a 1 mese, c’è anche disponibile “1 settimana”, “2 settimane”, “3 settimane”. Puoi anche muoverti nel tempo cliccando sulla barra in basso, o aggiungere qualcuno al tuo workgroup cliccando sul Team.
L’informazione sul carico di lavoro è disponibile ogni volta che crei un’assegnazione. Quando sceglierai una delle tue risorse saprai immediatamente quanto il tuo assegnatario è impegnato su altri progetti, così potrai decidere qual è la risorsa migliore da assegnare sarà più facile.
Per descrivere chiaramente come Twproject calcola il carico di lavoro tue risorse per una risorsa vediamo un esempio pratico:
Facciamo conto di avere due progetti:
– Il Progetto A ha una durata di 5 giorni con una risorsa assegnata (Risorsa R1) con una stima di worklog di 25 ore.
– Il Progetto B ha una durata di 2 giorni con una risorsa assegnata (Risorsa R1) con una stima di worklog di 12 ore.
Progetto nel futuro:
Questo è il caso più semplice:
– un solo progetto (Progetto A)
– nessuna indisponibilità nel periodo di attività
Secondo questi dati il carico di lavoro sarà distribuito ugualmente nei 5 giorni (5 ore al giorno).
La percentuale rappresenta il worklog stimato per quel giorno in accordo con le ore lavorative della risorsa (rappresentato dalla linea rossa).
Questo il carico per il Progetto A:
Adesso affrontiamo un caso più complesso:
– 2 diversi progetti (Progetto A e Progetto B) con un periodo che si interseca con la nostra R1
Puoi vedere le capacità delle risorse su questi due progetti verifica sotto.
Come detto prima:
Il progetto B dura 2 giorni con una stima di worklog di 12 ore che dovrebbero generare 6 ore di lavoro al giorno.
Il progetto A dura 5 giorni con una stima di worklog di 25 ore che dovrebbero generare 5 ore di lavoro al giorno.
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Come puoi vedere dalla figura Twproject non fa solo una somma delle due stime per ogni giorno ma prova a distribuire il carico di lavoro così che la risorsa non superi le sue ore lavorative al giorno, in questo caso aumentando il carico nei giorni meno impegnati.
Progetto nel passato:
La differenza principale nel guardare le capacità delle tue risorse quando include progetti nel passato è che in questo caso dobbiamo considerare anche il lavoro fatto e non solo quello stimato.
La figura sotto mostra ancora il carico del Progetto A (spostato per intersecare oggi).
Se consideriamo ancora un caso semplice (un singolo progetto senza indisponibilità) e supponiamo che la risorsa abbia inserito correttamente il worklog, questo è il risultato:
La barra nera rappresenta il worklog inserito.
Il worklog stimato totale era 25 ore, abbiamo già fatto 10 ore (5 ore lunedì 13 e 5 ore martedì 14) quindi ci rimangono ancora 15 ore da fare nei 3 giorni futuri.
In questo caso il carico mostra ancora 5 ore al giorno per i giorni futuri.
Adesso vediamo cosa succederebbe se la risorsa non avesse registrato worklog per martedì.
Dato che il worklog stimato per martedì non è stato fatto il carico per il giorno successivo è aumentato.
Il carico stimato totale era 25 ore, abbiamo fatto 5 ore (invece di 10, non ci sono barre grigie su martedì) quindi abbiamo 20 ore di lavoro rimaste che devono essere fatte in 3 giorni, questo è il motivo per cui il carico per il giorno dopo è aumentato dell’83%.
Tipi di assegnazione
Come descritto nel capitolo relativo alle assegnazioni, in Twproject ne esistono 3 tipi diversi: “progetto“, “routine“, “spot“.
La scelta di questo tipo di assegnazione ha un impatto importante sulla distribuzione del carico.
Come visto sopra, il worklog inserito dalle risorse ha un impatto sul carico che nel tempo si aggiusta di conseguenza (assegnazione di tipo progetto), questo algoritmo non può essere applicato a tutte le tipologie di attività, per esempio alcune, anche se non svolte, non cumulano nel tempo, queste attività sono considerate di routine, cioè distribuite in egual modo su tutta la durata del progetto indipendentemente dal lavoro svolto.
Ci sono poi attività che non possono essere stimate/pianificate, ma che posso comunque occupare il tempo di una risorsa in modo non prevedibile. Questo tipo di attività sono gestite con la tipologia spot, che anche a stima uguale a 0 viene inserita nel carico a fronte di un ToDo inserito con data e tempo stimato.
Piano
Se usi un piano per organizzare il worklog stimato dobbiamo introdurre una considerazione:
Usiamo di nuovo l’esempio semplice del Progetto A (è stato spostato di nuovo nel futuro):
Questo è quello che vedi quando entri nel piano della risorsa R1.
La prima riga rappresenta il carico operatore che è lì per aiutare l’utente a inserire il piano correttamente.
In questo caso stiamo guardando a un progetto nel futuro quindi il lavoro stimato è distribuito uniformemente nei giorni del progetto.
Adesso supponiamo di voler lavorare sul progetto A per 8 ore Giovedì e Venerdì.
Questo è il risultato sul carico operatore:
Le figure mostrano che secondo il piano il carico operatore è cambiato; di fatto abbiamo un carico di 8 ore per i due giorni selezionati e le restanti ore sono distribuite sui 3 giorni rimasti.
Quello che speriamo di aver mostrato è che piano e carico interagiscono e che raccolgono dati da ogni sorgente in tempo reale – che è il focus di Twproject.