Analizzare il worklog
Analizzare il worklog con uno strumento di lavoro come Twproject significa esaminare e interpretare i dati relativi al tempo che è stato registrato per varie attività, task o assegnazioni di progetto. Quali possono essere i vantaggi di tenere integrata questa attività:
Valutazione dell’efficienza: Determinare quanto tempo è stato impiegato rispetto alle stime iniziali, identificando eventuali discrepanze o aree di inefficienza.
Monitoraggio del progresso: Verificare lo stato di avanzamento del progetto in base al tempo già investito, aiutando a capire se il progetto è in linea con le previsioni.
Identificazione di pattern: Riconoscere schemi nel lavoro svolto, come quali attività richiedono più tempo del previsto o quali risorse sono più frequentemente coinvolte in specifiche tipologie di task.
Supporto decisionale: Fornire dati concreti per prendere decisioni informate, ad esempio, su come allocare meglio le risorse, dove è necessario un intervento o se è necessaria una riassegnazione o ri-pianificazione delle attività.
Reportistica: Generare report dettagliati che possono essere utilizzati per la revisione interna, oppure per la presentazione ai clienti, o per scopi amministrativi e di fatturazione.
Componi un filtro (guarda questo video relativo ai filtri) e premi il bottone “ricerca”.
Avrai la lista dei ToDo corrispondenti al tuo filtro. Come sempre potrai salvare questa ricerca fra i tuoi filtri preferiti per un uso futuro.
Alla fine della pagina sono riportati i totali sia in termini di ore lavorate che di costo.
Cliccando sulla matitina puoi editare ogni linea per aggiustare i tempi di lavoro registrati, le date di inserimento o le azioni.
Filtrare su questa pagina può avere due obiettivi principali: avere il totale worklog per un periodo oltre che il totale del costo, oppure spostare worklog su un’altra assegnazione/fase, puoi farlo selezionando una riga con il check della prima colonna:
Infondo alla pagina appaiono le azioni che ti consentono di fare modifiche di massa ai worklog.
Monitorare i worklog
I worklog inseriti sono molto importanti per monitorare i progetti, per questo sono visibili in molte parti di Twproject:
1) Nella vista delle assegnazioni del progetto.
2) Nell’analisi dei costi del progetto
3) Nel widget di home “Le mie assegnazioni”
4) Nel tab “assegnazioni” dell’editor della risorsa
5) In tempi di lavoro
6) In “worklog per assegnazione”
Un altro strumento utile per monitorare i worklog è la “Vista tempi di lavoro”.
Questo strumento è disegnato per cercare giorni in cui il worklog è assente, minore o maggiore del totale per giorno previsto in base alla tua configurazione.
Dal menu “Tempi di lavoro” premi “Vista tempi di lavoro”:
La legenda ti dirà in quali giorni i tuoi worklog sono Ok, Mancanti o insufficienti giorni di indisponibilità o Straordinari registrati.
Puoi anche controllare i worklog di un gruppo usando lo strumento workgroup e filtrando per il tuo Team.
Approvare worklog
La funzionalità “approvazione worklog” copre la necessità di classificare i worklog. La classificazione ha senso in funzione delle tue necessità, fatturato/non fatturato, approvato/non approvato, e puoi creare le tue categorie di classificazione.
E anche dall’editor della risorsa, se hai i diritti per farlo.
Per modificare lo stato del worklog puoi usare la pagina Analisi worklog vista sopra, con operazioni bulk o editando la singola riga.
Per creare nuovi tipi di worklog, vai su strumenti dal menu principale e, se hai i diritti, troverai la voce Lookup.
Clicca su “worklog status” e puoi crearli.
Ovviamente nelle tue ricerche puoi sempre filtrare worklog per tipo, come in analisi worklog:
E la funzione stampa è stata ampliata di conseguenza.
Chi può approvare i worklog? C’è un nuovo permesso “gestione worklog” locale ai progetti, che ti permette di “gestire worklog, approvarli, fatturarli”: probabilmente dovrai abilitarlo sui tuoi ruoli di project manager.
Foglio presenze
Questa sezione è una pagina dedicata al foglio presenze, grazie a questa pagina potrai monitorare il calendario delle risorse, con eventi di agenda, worklog inserito ed eventuali straordinari.
Per introdurre questa funzionalità è stato necessario introdurre una modifica importante sugli eventi di agenda, non troverete più infatti, il checkbox “indisponibile” ma tale caratteristica è stata spostata sulle tipologie di evento (l’amministratore può impostare da Strumenti->Codifiche-> Tipo di evento)
Dovrete quindi per esempio creare dei nuovi tipi di evento come “Ferie”, “Permesso”, “Malattia” e marcarli come non disponibili.
L’aggiornamento creerà i automatico una nuova tipologia “indisponibile” e l’assegnerà a tutti gli appuntamenti marcati in questo modo. Ecco come risulta la pagina delle presenze:
E’ possibile visualizzare un gruppo di persone, un dipartimento, e così via, la vista può essere per 1 settimana, 2 settimane, 3 settimane o 1 Mese.
Cliccando sull’icona a fianco con le freccettine è possibile esportare in Excel.