In Twproject puoi controllare sempre il carico del lavoro delle tue risorse, oppure del tuo dipartimento, più informazioni metti in Twproject e più i tuoi grafici si avvicineranno alla realtà.
Puoi guardare il video tutorial, oppure seguire le indicazioni di seguito:
La prima cosa che devi inserire in Twproject è quanto intendi lavorare su un progetto: dare una stima in termini di ore. Questa stima può essere impostata sulle assegnazioni – che è già abbastanza raffinata. Se stai strutturando il progetto con i ToDo, puoi anche fare una stima quantificando ognuno di essi.
La stima può essere impostata di comune accordo fra PM e operativo, è un modo per coinvolgere e impegnare le persone: è un compito condiviso. Anche nel caso questo risulti inaccurato.
Adesso, dalla sezione Workgroup clicca su “carico di lavoro”, avrai qualcosa di simile a questo:
In questa pagina per ogni risorsa del workgroup selezionato avrai una rappresentazione grafica del carico totale per giorno, ogni colore rappresenta un progetto o fase diverso. Cliccando su una colonna avrai una spiegazione dettagliata dei componenti del carico.
Questa è una vista a 1 mese, c’è anche disponibile “1 settimana”, “2 settimane”, “3 settimane”. Puoi anche muoverti nel tempo cliccando sulla barra in basso, o aggiungere qualcuno al tuo workgroup cliccando sul Team.
L’informazione sul carico di lavoro è disponibile ogni volta che crei un’assegnazione. Quando sceglierai una delle tue risorse saprai immediatamente quanto il tuo assegnatario è impegnato su altri progetti, così potrai decidere qual è la risorsa migliore da assegnare sarà più facile.
Per descrivere chiaramente come Twproject calcola il carico di lavoro per una risorsa vediamo un esempio pratico:
Facciamo conto di avere due progetti:
– Il Progetto A ha una durata di 5 giorni con una risorsa assegnata (Risorsa R1) con una stima di worklog di 25 ore.
– Il Progetto B ha una durata di 2 giorni con una risorsa assegnata (Risorsa R1) con una stima di worklog di 12 ore.
Progetto nel futuro:
Questo è il caso più semplice:
– un solo progetto (Progetto A)
– nessuna indisponibilità nel periodo di attività
Secondo questi dati il carico di lavoro sarà distribuito ugualmente nei 5 giorni (5 ore al giorno).
La percentuale rappresenta il worklog stimato per quel giorno in accordo con le ore lavorative della risorsa (rappresentato dalla linea rossa).
Questo il carico per il Progetto A:
Adesso affrontiamo un caso più complesso:
– 2 diversi progetti (Progetto A e Progetto B) con un periodo che si interseca con la nostra R1
Puoi vedere le capacità delle risorse su questi due progetti verifica sotto.
Come detto prima:
Il progetto B dura 2 giorni con una stima di worklog di 12 ore che dovrebbero generare 6 ore di lavoro al giorno.
Il progetto A dura 5 giorni con una stima di worklog di 25 ore che dovrebbero generare 5 ore di lavoro al giorno.
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Come puoi vedere dalla figura Twproject non fa solo una somma delle due stime per ogni giorno ma prova a distribuire il carico di lavoro così che la risorsa non superi le sue ore lavorative al giorno, in questo caso aumentando il carico nei giorni meno impegnati.
Progetto nel passato:
La differenza principale nel guardare le capacità delle tue risorse quando include progetti nel passato è che in questo caso dobbiamo considerare anche il lavoro fatto e non solo quello stimato.
La figura sotto mostra ancora il carico del Progetto A (spostato per intersecare oggi).
Se consideriamo ancora un caso semplice (un singolo progetto senza indisponibilità) e supponiamo che la risorsa abbia inserito correttamente il worklog, questo è il risultato:
La barra nera rappresenta il worklog inserito (ovvero la rendicontazione sul progetto).
Il worklog stimato totale era 25 ore, abbiamo già fatto 10 ore (5 ore lunedì 13 e 5 ore martedì 14) quindi ci rimangono ancora 15 ore da fare nei 3 giorni futuri.
In questo caso il carico mostra ancora 5 ore al giorno per i giorni futuri.
Adesso vediamo cosa succederebbe se la risorsa non avesse registrato worklog per martedì.
Dato che il worklog stimato per martedì non è stato fatto il carico per il giorno successivo è aumentato.
Il carico stimato totale era 25 ore, abbiamo fatto 5 ore (invece di 10 ore, non ci sono barre grigie su martedì) quindi abbiamo 20 ore di lavoro rimaste che devono essere fatte in 3 giorni, questo è il motivo per cui il carico per il giorno dopo è aumentato dell’83%.
E’ possibile misurare il carico di lavoro di un dipartimento
Come abbiamo già detto l’assegnazione di un dipartimento al progetto è sempre stato possibile, ma la funzione era solo quella di concedere i permessi alle persone che facevano parte del dipartimento/reparto (i permessi sono quelli dati dal ruolo con cui è assegnato il dipartimento).
Le risorse non potevano registrare ore lavorate sul dipartimento, ma richiedevano un propria assegnazione.
Appartenere ad un dipartimento assegnato su un progetto vi darà la possibilità di rendicontare direttamente su questa assegnazione, potrete vedere il progetto e lavorare con i ToDo.
Misurare il carico di lavoro di un dipartimento prevede naturalmente che si sia creata l’anagrafica aziendale in maniera adeguata, e che filtri per il workgroup di mio interesse, nel mio esempio “IT Department”
Il vantaggio di questa funzionalità è poter assegnare un dipartimento senza preoccuparmi di chi si occuperà delle attività nello specifico sapendo che tutti coloro che vi appartengo sono su di esso completamente operativi.
In ambienti di lavoro in cui ci sono team di grandi dimensioni e in cui si tenda a lavorare in modalità agile, risulterà molto comodo avere una sola assegnazione su cui tutti rendicontano.
Anche l’assegnazione di un ToDo ad una persona non creerà più un’assegnazione alla persona se quella persona fa parte di un reparto/team già assegnato sul progetto.
Nelle interfacce di analisi del worklog comunque è mostrato il dettaglio delle persone che hanno rendicontato sull’assegnazione di dipartimento, restando immutate tutte le procedure di analisi, controllo ed approvazione.
Si tratta di un nuovo comportamento di default di Twproject e non ha quindi bisogno di essere attivato.
Di conseguenza in tutte le interfacce in cui sono mostrate le proprie assegnazioni o in cui è possibile registrare i propri worklog, oltre alle assegnazioni personali, sono mostrate anche quelle del reparto di diretta appartenenza, con la possibilità di rendicontare su di esse.
Qualora invece una persona abbia sulla stessa fase anche un propria assegnazione nominale, quella di reparto viene ignorata e mostrata solo quella personale.
Il calcolo del carico di lavoro in Twproject prende in considerazione una serie di parametri essenziali: le date, lo stato e la tipologia dei progetti, la stima delle assegnazioni, le ore pianificate attraverso il piano e/o i ToDo, le ore effettivamente lavorabili considerando permessi, ferie e malattie, e le ore già lavorate per ogni singola assegnazione di ogni membro del dipartimento.
L’algoritmo, una volta analizzati questi dati, si impegna a ottimizzare l’allocazione delle risorse, cercando di fornire una rappresentazione il più verosimile possibile del carico di lavoro.
Questo si basa su vari fattori, tra cui le ore effettivamente lavorate dalla risorsa (sia individuale che dipartimentale), la capacità lavorativa giornaliera (che tiene conto dell’orario lavorativo e può variare da un giorno all’altro) e il carico complessivo, calcolato come somma di tutti i contributi.
Tipi di assegnazione
Come descritto nel capitolo relativo alle assegnazioni, in Twproject ne esistono 3 tipi diversi: “progetto“, “routine“, “spot“.
La scelta di questo tipo di assegnazione ha un impatto importante sulla distribuzione del carico.
Come visto sopra, il worklog inserito dalle risorse ha un impatto sul carico che nel tempo si aggiusta di conseguenza (assegnazione di tipo progetto), questo algoritmo non può essere applicato a tutte le tipologie di attività, per esempio alcune, anche se non svolte, non cumulano nel tempo, queste attività sono considerate di routine, cioè distribuite in egual modo su tutta la durata del progetto indipendentemente dal lavoro svolto.
Ci sono poi attività che non possono essere stimate/pianificate, ma che posso comunque occupare il tempo di una risorsa in modo non prevedibile. Questo tipo di attività sono gestite con la tipologia spot, che anche a stima uguale a 0 viene inserita nel carico a fronte di un ToDo inserito con data e tempo stimato.
Piano
Se usi un piano per organizzare il worklog stimato dobbiamo introdurre una considerazione:
Usiamo di nuovo l’esempio semplice del Progetto A (è stato spostato di nuovo nel futuro):
Questo è quello che vedi quando entri nel piano della risorsa R1.
La prima riga rappresenta il carico operatore che è lì per aiutare l’utente a inserire il piano correttamente.
In questo caso stiamo guardando a un progetto nel futuro quindi il lavoro stimato è distribuito uniformemente nei giorni del progetto.
Adesso supponiamo di voler lavorare sul progetto A per 8 ore Giovedì e Venerdì.
Questo è il risultato sul carico operatore:
Le figure mostrano che secondo il piano di lavoro, il carico operatore è cambiato; di fatto abbiamo un carico di 8 ore per i due giorni selezionati e le restanti ore sono distribuite sui 3 giorni rimasti.
Quello che speriamo di aver mostrato è che piano di lavoro e carico di lavoro interagiscono e che raccolgono dati da ogni sorgente in tempo reale – che è il focus di Twproject.