Puoi guardare questo video tutorial per comprendere come gestione costi e ricavi di un progetto, oppure seguire le indicazioni di seguito:
Costi
Il monitoraggio dei costi è un aspetto importante della gestione progetti. In Twproject puoi gestire sia i costi generati dal lavoro delle risorse coinvolte che i costi addizionali.
Gli strumenti relativi ai costi sono di default riservati ai Project Manager.
I costi sono tracciati su tutti i progetti e sulle singole fasi, facilmente navigabili dalla WBS, che in caso di anomalie mostrerà l’inconcina rossa accanto alla fase.
Costi e budget delle singole fasi sono raccolti sulla radice, così puoi decidere se tenerli riuniti sul solo padre o inserirli separatamente sui figli.
Anche i costi addizionali / budget impostati sulle assegnazioni sono mostrati e considerati nei totali del cruscotto riepilogativo.
I costi aggiuntivi possono essere gestiti direttamente in questa pagina e, se necessario, associati alle singole fasi del progetto. Di solito, qui vengono registrate le spese supplementari relative al lavoro svolto, ma che influenzano i costi complessivi del progetto. Esempi comuni includono acquisti di hardware, licenze software, corsi di formazione, viaggi e altre spese simili.
Se hai inserito un budget di progetto, nel box in basso vedrai un cruscotto riepilogativo con il budget, i costi pianificati e il margine di previsione in rapporto alle previsioni pianificate e effettive.
In questo esempio il tuo margine di previsione (calcolato da budget e costi pianificati) è 1392. Questa è la prima stima che hai fatto, e probabilmente è molto vicina a quanto hai comunicato al tuo cliente.
Poi, in una seconda fase, hai raffinato la tua stima: la seconda riga rappresenta come sta andando in rapporto a quanto pianificato.
L’ultima riga è la situazione attuale ovvero “reale”, hai un budget di 2400, hai speso 717.5. Grande!
C’è un margine di 1682,50 meglio di quanto previsto!
Twproject ti permette di aggiungere campi personalizzati sia su budget che su costi addizionali. Tali campi possono essere aggiunti dalla pagina di amministrazione.
Ricavi
Con Twproject puoi anche gestire i ricavi ed avere quindi un grafico di cash flow.
Quello che caratterizza l’analisi del cash flow in Twproject è la possibilità di differenziare sempre tra flussi stimati e reali, ovvero “fatturati”.
Ciò vale sia per le uscite che per le entrate.
Infatti, come avviene nella scheda dei costi, anche per quanto riguarda i ricavi potrai aggiungere tutte le entrate previste, ottenendo quindi un probabile andamento di questo cruciale aspetto.
Per prima cosa inserisci tutti i ricavi che pensi di ottenere, con una data presunta e se desideri una descrizione.
In un secondo momento inserirai i ricavi effettivi e se vuoi potrai anche allegare il documento di fatturazione.
Twproject ti offre anche la possibilità di convertire velocemente una previsione in un ricavo effettivo con un semplice click se valore e data sono stati rispettati. Questo ti farà risparmiare un sacco di tempo!
I ricavi inoltre possono essere inseriti in ogni nodo dell’albero di progetto e il totale sarà riportato nel nodo principale alla voce “totale sui figli”
Puoi fare una gestione avanzata dei ricavi tenendo di conto di quanto segue.
Tipologia di ricavi: la pagina dedicata ai ricavi (revenue management) permette di distinguere i ricavi in varie tipologie, che influenzeranno il calcolo riportato nel prospetto:
- ricavi legati al profilo di cassa
- ricavi legati al completamento della fase
- ricavi stimati
- ricavi fatturati
- Inserimento ricavi in percentuale: l’inserimento di un ricavo reale/fatturato a partire da una stima di fatturazione, tramite l’apposita icona, ora accetta anche un valore in percentuale sul totale stimato.
- Promemoria fatture: quando viene inserito un ricavo stimato, tramite un checkbox è possibile creare in automatico un ToDo di promemoria per l’emissione della fattura.
Il diagramma di andamento (flusso di cassa)
Via via che inserisci i tuoi dati vedrai comporsi il flusso finanziario o flusso di cassa del tuo progetto con un diagramma lineare che aggrega entrate e uscite.
Inoltre, qui troverai anche il grafico relativo solo all’andamento dei ricavi e che mostra il gap tra reali e stimati.
Ricordati di inserire sempre delle date in modo che i tuoi diagrammi siano quanto più accurati!
Ricordati che il flusso di cassa è visibile in ogni nodo dell’albero per cui non avrai solo un andamento generale del progetto ma anche un dettaglio specifico fase per fase, a seconda di come vorrai tracciare i dati o a seconda di come vorrai gestire la sicurezza.
