Categoria: Gestione Progetti

Il rapporto di gestione del progetto è un documento essenziale nel project management.

Attraverso questo tipo di documento, infatti, il project manager è in grado di documentare le fasi di avvio, in corso e la parte finale di un progetto.

Il rapporto gestione del progetto è la soluzione ideale per presentare informazioni precise e non supposizioni o speculazioni.

In questo articolo cerchiamo di capire meglio che informazioni devono essere incluse in questo documento e come scriverlo.

Quali informazioni devono essere incluse in un rapporto di gestione del progetto?

Lo scopo del rapporto di gestione del progetto è quello di aggiornare tutte le parti interessate sui progressi del progetto e identificare eventuali problemi e rischi che potrebbero essere sorti.

I dettagli possono variare da progetto a progetto, ma tutti i report dovrebbero includere le seguenti informazioni:

• Pietre miliari
• Elenchi di attività
• Compiti
• Ultimi aggiornamenti
• Stato di salute del progetto

L’obiettivo è fornire un’istantanea di alto livello che consenta di capire immediatamente dove si trovano le cose.

Gli stakeholder vogliono essere in grado di vedere a colpo d’occhio lo stato del progetto e per questo il report dovrebbe identificare chiaramente quanto segue:

• Una valutazione dei progressi rispetto al piano del progetto: il progetto è in anticipo o in ritardo?
• Un riassunto delle attività completate e la to do list: il completamento complessivo delle attività è in linea con il programma?
• Un riepilogo dei costi effettivi rispetto al budget del progetto: il budget è stato speso in eccesso, in linea o in difetto?
• Inoltre, qualsiasi punto azione o attività che richiedono attenzione.

Come scrivere un rapporto di gestione del progetto

Riassumendo, un rapporto di gestione del progetto è una panoramica riepilogativa dello stato attuale del progetto; si tratta di una registrazione formale dello stato di un progetto in un dato momento.

Il report di progetto è quindi utile per:

• Individuare problemi
• Mitigare i rischi
• Realizzare gli obiettivi complessivi del progetto

A seconda delle dimensioni e della complessità del progetto, questo documento può essere settimanale o mensile e viene fornito a tutti gli stakeholder del progetto per tenerli aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto e su eventuali sfide urgenti che si potrebbero dover affrontare.

La maggior parte dei rapporti di gestione del progetto sono di una singola pagina ma possono avere appendici o collegamenti a ulteriori informazioni per chiunque desideri approfondire i dettagli.

E se potessi risparmiare questo tempo?

Twproject mostra i dati attuali del progetto in real time a tutte le figure coinvolte in modo chiaro e facilmente leggibile.

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Suggerimenti su come scrivere un rapporto di gestione del progetto

1. Dati come focus: Lo scopo dei report di gestione del progetto è fornire i dati elaborati a coloro che ne hanno bisogno in modo che possano essere informati e prendere decisioni appropriate ed informate. È importante che i report presentino dati solidi che le parti interessate possano esaminare avendo così un’idea del quadro generale.
2. Breve e semplice: Le parti interessate del progetto non vogliono perdersi in troppi dettagli superflui, per questo il documento deve fornire una panoramica accessibile dello stato del progetto. 
3. Conciso e senza gergo tecnico: Non tutte le parti interessate avranno familiarità con gli acronimi o i termini tecnici del progetto, per questo il documento deve essere scritto in un linguaggio comprensibile da tutti.
4. Grafico e visivo: Grafici e diagrammi daranno vita ai dati, rendendoli molto più accessibili. L’uso di colori, inoltre, può aiutare a mostrare lo stato del progetto, come una sorta di semaforo. 
5. Onesto sui progressi: Se il progetto è in ritardo o fuori budget, è meglio che questo venga presentato chiaramente. Dopotutto, prima viene identificato un problema, prima può essere risolto e il progetto può tornare sulla strada giusta.

Scrivere un documento di progetto può essere come avrete capito un lavoro oneroso per il project manager e, affidandosi ad un software di project management, anche superfluo.

Avete capito bene, con Twproject per esempio, la gestione del progetto è semplice e il documento di progetto è fruibile in real time in base al suo stato attuale.

Ogni risorsa coinvolta è in grado di verificare lo stato di un progetto senza che il project manager debba dedicare ore ed ore alla stesura di un documento che diventa obsoleto in poche ore, semplicemente con un click .

Inoltre le statistiche del progetto sono salvate ad ogni cambiamento e permettono con click di verificare lo scostamento dell’attuale dal pianificato.

In conclusione, un rapporto di gestione del progetto è uno strumento eccellente per valutare i progressi del progetto e crearne uno di facile lettura può essere complesso per il project manager, oltre a richiedere molto tempo per la collezione dei dati. Con l’uso dello strumento adeguato può essere invece fruibile in qualsiasi momento da tutte le figure coinvolte.

E’ importante semplificare i flussi di lavoro nei progetti per essere più produttivi ed efficienti.

Inoltre semplificando si mette ordine a situazioni caotiche, utilizzando, in questo modo, il tempo al meglio.

La gestione dei flussi di lavoro di un progetto è una componente cruciale di qualsiasi operazione e semplificarli il più possibile è la chiave per garantire l’efficienza.

Come fare quindi per semplificare i flussi di lavoro nei progetti? Vediamolo in questo articolo e partiamo dal capire cosa sono i flussi di lavoro nei progetti.

Cosa sono i flussi di lavoro nei progetti?

I flussi di lavoro sono essenzialmente una serie di passaggi che devono essere seguiti per completare un progetto.

Spesso, questi flussi, coinvolgono team con molte persone e devono garantire che tutti gli individui abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno in modo tempestivo.

Il modo in cui ci si sposta tra le varie attività in un flusso di lavoro può essere un fattore decisivo che ne determina la sua efficienza.

Se le transizioni tra le varie attività sono contorte, ciò può portare a un flusso di lavoro inefficiente. Avere flussi di lavoro chiari e coerenti è, invece, fondamentale per il successo di qualsiasi organizzazione.

La mancata implementazione di un efficace flusso di lavoro di gestione del progetto può comportare una vasta gamma di problemi che possono riguardare qualsiasi dipartimento di un’organizzazione.

A parte il capitale, il bene più prezioso che un’organizzazione ha è il tempo.

Se si riesce a trovare il modo per ridurre la quantità di tempo speso per i progetti, questo consente di concentrare l’attenzione su altri aspetti del business che potrebbero risultare più trascurati.

Come Semplificare i flussi di lavoro nei progetti

Ecco perché semplificare i flussi di lavoro nei progetti diventa molto importante. Vediamo quindi come farlo nel dettaglio:

Semplificare i flussi di lavoro: Definire i fattori di successo

Prima di iniziare a lavorare ad un flusso di lavoro per tentare di semplificarlo, è importante definire quali sono i fattori di successo.

Le domande da porsi sono:

• Cosa si sta cercando di raggiungere attraverso questo progetto?
• Come è determinato il successo del flusso di lavoro?

Una volta risposto a queste domande, sarà possibile iniziare a lavorare in concreto alla semplificazione dei flussi di lavoro.

Semplificare i flussi di lavoro: Documentare il flusso di lavoro

Qualsiasi sia il flusso di lavoro si stia analizzando, non importa quanto piccolo, è importante elencare tutte le attività necessarie per portare l’idea al completamento.

Partendo dall’obiettivo finale e procedendo a ritroso, avremo la possibilità di considerare attentamente ogni singolo passaggio per garantire il successo.

Allo stesso modi si può decidere di ragionare partendo dalla definizione delle fasi di progetto delle dipendenze che legano tutte queste fasi fino al completamento del progetto.

Si tratta di un audit del progetto nel quale ci si renderà conto degli eventuali passaggi superflui o mancanti.

Noi di Twproject utilizziamo la WBS per definire tutte le fasi del progetto, lavorando su di essa per includere tutti i passaggi necessari al suo completamento e poi utilizziamo il Gantt per definire la durata delle varie fasi e le dipendenze.

Questi due strumenti ti permetteranno di pianificare il processo in modo chiaro identificando anche il path critico.

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Semplificare i flussi di lavoro: scegliere una persona di riferimento

Qualsiasi tentativo di migliorare o semplificare i flussi di lavoro, soprattutto se si sta aggiungendo un nuovo strumento, significa chiedere alle persone di fare qualcosa che tendenzialmente odiano: cambiare la loro routine. Potrebbe tornarti utile questo articolo sul cambiamento in azienda.

Anche se il flusso di lavoro che si propone è più efficiente e aiuta a migliorare i processi, molte persone potrebbero essere esitanti ad adottarlo.

Uno dei primi passi da fare quindi è trovare una persona di riferimento che si faccia agente del cambiamento; qualcuno idealmente che:

• Abbia un interesse personale nel risultato;
• Sia interessato profondamente a fare la differenza;
• È un comunicatore naturale e un collaboratore efficace;
• Sa come risolvere i problemi;
• Ha capacità di leadership.

Semplificare i flussi di lavoro: iniziare poco a poco

I flussi di lavoro potrebbero essere complessi ed inserire un cambiamento, anche se con l’obiettivo di semplificarli, potrebbe inizialmente causare ancora più problemi.

Soprattutto il passaggio da flussi di lavoro manuali a flussi di lavoro automatizzati potrebbe essere molto complicato.

Ecco perché è importante iniziare con piccoli cambiamenti e, se necessario, eseguire un progetto pilota che dimostrerà i vantaggi del nuovo flusso di lavoro.

Un piccolo progetto fornirà inoltre l’opportunità di identificare e risolvere rapidamente eventuali problemi iniziali e imprevisti.

Iniziare con qualcosa di piccolo e definibile, con un obiettivo raggiungibile, permette di ottenere il consenso.

Le persone sono abituate agli strumenti e ai processi che stanno utilizzando e non si lasciano andare facilmente, a meno che non sia possibile dimostrare i vantaggi del nuovo flusso in modo concreto.

Una volta che il progetto pilota avrà successo, sarà più facile convincere gli altri ad accettare il cambiamento, oltre a fornire un’esperienza preziosa per rendere più agevoli i progetti futuri.

Semplificare i flussi di lavoro: scegliere un intervallo di tempo

Soprattutto quando si tratta di un progetto pilota o di un test che vanno quindi al di fuori delle operazioni lavorative quotidiane, è particolarmente importante fissare una scadenza.

In caso contrario può essere facile perdere la cognizione del tempo e dedicare troppe risorse al test piuttosto che al progetto vero e proprio.

Snellendo e, dove possibile, automatizzando i flussi di lavoro dei progetti sarà possibile trarre vantaggi dalla semplicità organizzativa che ne deriva.

I progetti si muoveranno più agevolmente, i team comunicheranno, si riuniranno e si scioglieranno senza problemi e le attività non necessarie svaniranno.

E riducendo le attività non necessarie sarà possibile aumentare la produttività in generale.

Adottare un software di project management è la scelta giusta in una fase di cambiamento e di ottimizzazione dei flussi di lavoro.

Uno strumento come Twproject ti permetterà di mappare questi progetti, seguirne lo svolgimento e modificarli nel tempo fino ad ottenere un flusso che ogni risorsa del team possa gestire e su cui possa lavorare bene.

Gestire il workload di progetto significa assegnare la giusta quantità di compiti ad ogni membro del team.

Apparentemente sembrerebbe un compito facile, ma si tratta di uno dei compiti più critici che un project manager deve affrontare.

Infinite le insidie che si nascondono dietro il workload di progetto, pericoli che vanno evitati ad ogni costo se non si vuol far deragliare l’intero progetto.

Vediamo quindi in questo articolo di cosa si tratta, provando ad entrare un po’ più nel dettaglio.

Che cos’è il workload di progetto?

Il workload di progetto è il processo di distribuzione e gestione efficiente del lavoro all’interno del team.

Se eseguita correttamente, la gestione del carico di lavoro massimizza le prestazioni dei dipendenti ed evita la confusione, lasciando il project manager e il team soddisfatti anziché sopraffatti.

Inoltre, i membri del team si sentiranno sicuri del loro volume di lavoro e forniranno risultati di qualità superiore a un ritmo più veloce.

Non è una sorpresa, infatti, che la maggior parte dei dipendenti affermino di sentirsi meno impegnati quando sono stressati.

Ecco quindi 5 suggerimenti per una corretta gestione del carico di lavoro in un progetto.

Workload di progetto: Valutare il carico di lavoro attuale e le capacità del team

Prima che il progetto inizi, è importante valutare la situazione attuale del team:

• Alcuni membri sono impegnati in altri progetti?
• Quali altre attività quotidiane devono seguire?
• Ci sono periodi di tempo in cui alcune risorse non saranno presenti?

È fondamentale capire quindi, di una giornata lavorativa, quanto le tue risorse sono in grado di dedicare ai progetti, conoscere le risposte a queste domande è utile per distribuire e gestire equamente il carico di lavoro.

Avere questa conoscenza permette di capire quanto ogni membro del team può effettivamente prendere in carico.

Le seguenti azioni possono aiutare ad organizzare meglio il lavoro:

• Mettere insieme un elenco completo di progetti di cui il team è responsabile.
• Definire le attività routinarie che inevitabilmente riducono il tempo dedicato ai progetti.
• Determinare l’ambito e la tempistica del lavoro per ciascuno.
• Suddividere i progetti in attività e flussi di lavoro più piccoli, cioè eseguire una work breakdown structure.
• Dare priorità al lavoro in base all’importanza e all’urgenza.

E’ chiaro quindi che il sistema che usiamo per mappare le attività del team debba tenere traccia non solo dei progetti ma anche delle attività routinarie e delle indisponibilità.

Workload di progetto: Allocare le risorse e suddividere i singoli carichi di lavoro

Una volta che si ha una panoramica di tutto ciò che il team deve fare, si può passare a capire chi lavorerà su cosa e quando.

L’allocazione delle risorse può aiutare a identificare e assegnare in modo efficace i membri del team disponibili.

Ecco cinque suggerimenti per mantenere i carichi di lavoro bilanciati e gestibili:

• Avere una data di inizio e una deadline per ogni attività.
• Assicurarsi di abbinare le persone giuste, in base a competenze, disponibilità ed esperienze, a ogni attività.
• Includere il team nella pianificazione così da permettere loro di conoscere meglio le proprie responsabilità e carichi di lavoro.
• Informare sempre la persona sul perché le viene assegnato un compito particolare: questo è un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento e impostare le aspettative fin dall’inizio.

Completare questa attività manualmente, integrando un nuovo progetto alle attività esistenti avendo chiaro immediatamente su la risorsa è in grado di completarla nei tempi previsti è forse la parte più complicata.

Noi di Twproject abbiamo integrato il calcolo del valore medio di carico direttamente nell’assegnazione, in modo tale che questa informazione sia immediatamente visibile e risolvibile.

Gestisci al meglio le tue risorse!

Con Twproject puoi mappare tutte le attività delle tue risorse e le eventuali indisponibilità, avere un feedback immediato se la risorsa è carica oppure no, potendo intervenire in real time in caso di necessità.

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Workload di progetto: Monitorare il carico di lavoro e cambiarlo secondo necessità

Anche i piani e le tempistiche dei migliori progetti possono incontrare ostacoli e per questo il project manager deve essere pronto ad apportare modifiche in tempo reale prima che le scadenze travolgano il progetto.

Per tenere traccia di come ogni membro del team sta gestendo i propri carichi di lavoro attuali, una buona prassi è quella di organizzare regolari check-in 1-1 con ogni dipendente per avere aggiornamenti.

Se questi controlli rivelano che un membro del team si sente sovraccarico, è importante valutare nuovamente il carico di lavoro e vedere chi nel team potrebbe avere ancora disponibilità.

Quando si riassegnano le attività, il project manager deve comunicare le modifiche all’intero team in modo che tutti capiscano il perché del cambiamento.

Per la gestione complessiva del carico di lavoro è consigliabile seguire la regola 80/20.

Secondo questo principio, le persone dovrebbero essere assegnate a compiti specifici solo per l’80% del loro tempo, mentre il restante 20% sarà utilizzato per le regolari attività routinarie come rispondere alle telefonate, alle e-mail, partecipare alle riunioni, ecc.

 Workload di progetto: Utilizzare un software di project management

Ricapitolando quello che il project manager deve fare è prima di tutto avere chiara la disponibilità delle risorse, poi assegnare le attività con deadline prefissate e carichi accettabili ed infine mantenere una visibilità costante dell’avanzamento dei progetti per avere chiaro quando e dove intervenire per un eventuale aggiustamento.

Tutto questo richiede molto tempo se eseguito manualmente.

Ma un buon software di project management permette di avere tutti i dati salvati in un sistema e di aggiornare automaticamente il workload di progetto in caso di cambiamenti.

Twproject offre tutti gli strumenti per avere un carico delle risorse ottimizzato e facile da aggiornare, dandoti la possibilità di gestire tutti i tipi di attivtà che compongono la tua giornata lavorativa, attività routinarie, di progetto o magari spot.

Gestendo anche le indisponibilità il quadro del tempo disponibile è completo.

Con Questi dati Twproject potrà dirti se la risorsa è carica o meno, se è in grado di eseguire il compito assegnato nei tempi previsti, ed anche di suggeriti una eventuale data di fine realistica.

Twproject include un algoritmo del calcolo ottimizzato del carico che consente all’azienda di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, e di avere una visione chiara delle competenze disponibili e delle assegnazioni di lavoro.

Leggi l’intervista a questa azienda IT e scopri come ha ottenuto notevoli vantaggi utilizzando Twproject per una gestione ottimizzata delle risorse

Per concludere, una gestione corretta del workload di progetto aiuta a utilizzare le risorse in modo più efficiente all’interno del team o dell’organizzazione.

Scegliendo un buon strumento di project management sarà possibile non solo gestire in maniera ottimale il carico di lavoro di ogni membro del team, ma anche monitorare l’andamento del progetto in generale.

I calendari del progetto sono un modo eccellente per condividere le informazioni sulla sequenza temporale del progetto con tutti i membri del team.

Con questo in mente, i calendari di pianificazione del progetto sono un po’ più complessi di quelli che si utilizzano nella vita di tutti i giorni.

Sebbene il loro formato sia familiare, includono una gamma molto più ampia di informazioni. Vediamo in questo articolo di capire meglio di cosa si tratta.

Che cos’è il calendario del progetto?

Il calendario del progetto svolge un ruolo importante nella pianificazione delle attività per il futuro, specificando i giorni e gli orari lavorativi.

Questo strumento viene utilizzato principalmente dal project manager per organizzare meglio il tempo di completamento delle attività nel team.

In particolare, il calendario permette di visualizzare i compiti di ciascun membro per allocare il carico di lavoro in modo specifico. Inoltre, è utile per mantenere la trasparenza dell’intero processo ed è conveniente per analizzare la responsabilità del lavoro e le prestazioni dei singoli individui.

Questi calendari di progetto, devono quindi mostrare più delle sole date di scadenza, altrimenti i membri del team saranno costretti a fare riferimento ad altri documenti, il che può portare a confusione ed errori.

In Twproject, la dashboard dell’utente mostra sempre le fasi di progetto in cui un utente è coinvolto, nelle sue date di validità. La condivisione delle informazioni è fondamentale per rendere visibile a tutti a che punto del calendario di progetto ci troviamo e chi ne è responsabile.

Crea un calendario di progetto condiviso!

In Twproject troverai tutto quello che ti serve per creare un calendario di progetto in modo semplice e completo per coinvolgere il tuo team e rimanere sempre aggiornato.

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Come creare un calendario di progetto

1. Definire le attività

Definire ogni singola attività e le pietre miliari che devono essere completate nel progetto; dopodiché aggiungere le persone a cui sono state assegnate queste attività.

2. Pianificazione delle attività

Una volta individuate le attività queste devono essere pianificate nel tempo in modo da raggiungere l’obiettivo prefissato.

3. Pianificazione del lavoro futuro

Un calendario del progetto di gestione delle attività mostrerà i giorni e le ore in cui il team deve essere a disposizione per lavorare su un progetto nei mesi a venire. Anche i periodi della giornata sono importanti, poiché in alcune ore solo alcune persone – per esempio quelle che lavorano a diversi progetti contemporaneamente – possono essere disponibili.

Gli strumenti per creare un calendario di progetto

Nello specifico, esistono diversi tipi di calendari; eccone tre:

1. Excel

Excel è un valido strumento di progettazione di progetti; popolare conosciuto ed utilizzato da moltissime persone. Grazie alla sua facciata user-friendly, la creazione e formattazione dei calendari con questo tool è molto semplice. Excel, in particolare, ha un design per un calendario di progetto predefinito, in questo modo non è necessario perdere tempo creandone uno da zero.

Vantaggi:

• Utilizzo semplice: Excel è comune alla maggior parte delle persone e, come tale, richiede una breve curva di apprendimento;
• Modelli predefiniti: online è disponibile un’ampia libreria di modelli e plug-in di Excel.

Svantaggi:

• Nessuna opportunità di collaborazione: Excel è completamente offline, non esiste un modo in tempo reale per connettersi all’interno di Excel;
• Notifiche: in Excel mancano gli strumenti per la creazione di avvisi e aggiornamenti automatici e non c’è nemmeno la possibilità di assegnare attività.

2. Google Sheets

Google Sheets è l’app di Google che mette a disposizione un software di fogli di calcolo. Questo strumento ha circa le stesse funzionalità di Excel ma offre capacità di lavoro di squadra molto più ampie.

Vantaggi:

• Collaborazione: è possibile modificare documenti, lasciare commenti in tempo reale e assegnare compiti, il che è ottimo per il lavoro di squadra;
• Controllo dei permessi regolamento. Il calendario può così essere modificato e condiviso solo con le persone scelte, mentre per alcune altre può essere reso di sola lettura.

Svantaggi:

• Non adatto a progetti complicati: Google Sheets è troppo lento quando si tratta di progetti complessi. Non c’è modo di monitorare le dipendenze delle missioni o la gestione delle risorse;
• Ha bisogno di modifiche manuali: come in Excel, se si vogliono apportare miglioramenti, è necessario modificare le cose manualmente.

3. Un software di project management

Un software di project management permette non solo di creare calendari di progetto condivisi, ma anche di avere a disposizione altre funzionalità utili al project manager e al team per la gestione di un progetto.

Con Twproject per esempio è possibile creare facilmente un calendario di progetto con pochi clic, potrai assegnare le risorse sulle specifiche fasi di progetto verificando in real time la loro disponibilità.

Rispetto agli altri strumenti, un software di project management è decisamente il  modo più semplice, efficiente e rapido per creare un calendario di progetto.

Vantaggi:

• Facilità d’uso: il calendario di progetto è facile da creare e personalizzare in modo da connettere informazioni, aggiungere attività e tenere traccia del programma quotidiano;
• Collaborazione: I software di project management come Twproject sono pensati, non solo per creare e gestire i calendari di progetto ma per condividere queste informazioni con il gruppo di lavoro che diventa cosciente di tutte le attività previste e dei tempi.
• Altre funzionalità: un software di project management non solo permette di creare un calendario, ma ti terrà aggiornato sul suo avanzamento, sullo stato delle risorse coinvolte e molto altro.

Svantaggi:

Non ci sono reali svantaggi nell’uso di un software di project  management come Twproject. Se il software fornisce una guida utente adeguata tutti saranno in grado di utilizzare lo strumento al massimo dell’efficienza in breve tempo.

In conclusione, un calendario di progetto è un modo semplice per rendere il lavoro quotidiano più produttivo e più facile.

Aiuta a organizzare il progetto in attività e sotto-attività per avere un flusso di lavoro regolare.

Inoltre, un calendario di progetto può migliorare notevolmente la produttività del team e organizzare le attività con tempi, priorità e milestones ben definite.

Twproject ti offre tutto questo e anche molto altro, provalo adesso.

Garantire gli output finali del progetto,  può diventare complicato per un project manager, soprattutto se si considerano le tante parti in movimento durante il ciclo di vita di un progetto e le molte persone coinvolte.

È fondamentale quindi che i project manager siano sempre un passo avanti rispetto al gioco e, in questo articolo, vedremo quali sono i fattori che permettono di ottenere i migliori deliverable in un progetto.

Che cos’è un output di progetto?

Un output di progetto, chiamato anche deliverable, è un prodotto o un risultato specifico che è stato “promesso” a una persona, ad un’azienda o ad un reparto.

Un prodotto può essere tangibile, come un sito web o un dispositivo elettronico, ma può anche essere immateriale, come nel caso di informazioni o competenze.

In altre parole, l’output di progetto è un qualcosa che deve essere consegnato a qualcuno alla fine di un progetto.

Qualsiasi promessa da una parte all’altra deve contenere una sorta di consegna affinché entrambe le parti si ritengano soddisfatte del loro accordo.

Fattori per ottenere il meglio dagli output finali di progetto

Di seguito sono riportati alcuni fattori chiave che rendono efficiente ed efficace la gestione del progetto e, di conseguenza, garantiscono il meglio per quanto riguarda l’output finale.

1. Definire l’output

Per fornire ciò che ci si aspetta, è prima necessario definire esattamente quale sia l’aspettativa.

Quale dovrebbe essere l’output finito? Se si tratta di un prodotto fisico, quali materiali devono essere utilizzati? Se si tratta di un’informazione, su quali criteri deve basarsi?

Definire le risposte a queste ed altre domande prima – a seconda del progetto – e ottenere conferma su di esse aiuterà ad avere una definizione chiara di quello che dovrà essere il deliverable.

2. Coinvolgere le parti interessate

Gli stakeholder sono in genere le persone che forniranno una parte di cui si ha bisogno per consegnare i risultati del progetto come richiesto.

Ciò include fondi, personale, materiali, uffici, magazzini, macchinari e qualsiasi altra risorsa necessaria per svolgere il lavoro.

Per questo motivo è una buona idea coinvolgerli il più possibile nel processo e durante il ciclo di vita del progetto.

Coinvolgere le parti interessate consente loro di aiutare a modellare il progetto in modo da poter fornire ciò che è richiesto.

Infatti, è molto più facile per loro accettare di fornire ciò di cui si ha bisogno se capiscono perché è importante per il successo del progetto.

3. Assegnare compiti e responsabilità

Qualsiasi progetto conterrà sottoprogetti che devono essere completati affinché i risultati finali complessivi della gestione del progetto siano completati con successo.

In questo caso la chiave sta nell’identificare i membri del team che possiedono le capacità migliori e che sono più qualificati per portare a termine determinate attività.

È importante far sapere alle persone quali sono le loro responsabilità e assegnarle correttamente, non tanto per assegnare la colpa nel caso in cui qualcosa vada storto, ma per sapere a chi rivolgersi quando necessario.

L’assegnazione delle responsabilità consentirà inoltre al resto del team di sapere chi bisogna contattare in caso di problemi.

Quando tutti sanno cosa ci si aspetta da loro e dalle altre persone intorno a loro, diventa molto più facile per gli individui riunirsi per collaborare come una squadra e, di conseguenza, generare output migliori.

4. Usare un software di gestione dei progetti

Molte componenti di un progetto possono essere molto complesse senza l’aiuto di un valido software di project management come Twprojet.

Grazie a questo, è possibile creare grafici e tabelle interattivi che aiutino le persone a visualizzare i processi coinvolti, rendendo più facile per loro sapere cosa è previsto e quando.

Inoltre, un software di gestione dei progetti è utile quando si tratta di visualizzare e pianificare il flusso di lavoro, impostare obiettivi realistici e individuare potenziali difetti nel piano.

5. Impostare le scadenze

Prima di procedere con un progetto, è necessario chiarire quando si prevede che l’output del progetto sia finalizzato.

Inoltre, è importante identificare le scadenze per le attività all’interno del processo, individuando quelle che sono le cosiddette milestones.

Tutte le scadenze devono essere ragionevoli: mettere troppa pressione sui membri del team potrebbe infatti essere controproducente, danneggiando le possibilità di ottenere output di successo e in tempo.

Un software come Twproject ti permette di inserire queste informazioni con faciità tenendo tutto sotto controllo.

6. Considerare i potenziali ostacoli e rischi

Non importa quanto un project manager possa essere efficiente e quanto il piano di progetto possa essere ben strutturato; potenziali fattori esterni possono sempre presentarsi e influenzare il progetto in maniera negativa.

Ad esempio: i fornitori di materiali potrebbero essere in ritardo o addirittura non consegnare, causando un arresto temporaneo del progetto.

In generale, non c’è molto da fare per correggere problemi esterni di cui non si è responsabili, ma ciò non significa trovarsi impreparati a superare eventuali ostacoli che potrebbero verificarsi.

Questo potrebbe essere avere piani di emergenza in atto in modo da poter disporre di una fonte alternativa di materiali, se necessario.

7. Revisione continua dei lavori in corso

Man mano che il progetto progredisce è importante che il project manager non sia passivo, ma che verifichi, ed eventualmente riveda e faccia riapprovare, le fasi successive del processo per assicurarsi che soddisfino le aspettative.

In questo modo è possibile prevenire potenziali ostacoli, non tutti ma molti, prima che si verifichino. Come dice il famoso detto “è meglio prevenire che curare” e questo vale anche nel project management.

Per concludere, avere un buon piano di progetto è la chiave per ottenere il meglio dagli output finali di un progetto.

Sapere fin dall’inizio cosa ci si aspetta dai risultati finali è un valido modo per evitare ambiguità ed errori successivi.

Una buona preparazione è sicuramente un investimento di tempo e di sforzi importante, tuttavia, se fatta come si deve, le probabilità di ottenere output finali di progetto di successo saranno molto più alte.

Spesso, la redazione di un documento di avvio del progetto può sembrare superflua quando si ha già ricevuto l’approvazione del cliente, si è completata la pianificazione e assicurato le risorse.

Tuttavia, questo documento è fondamentale per avviare correttamente un progetto e per portarlo più facilmente verso il successo.

Vediamo perché in questo articolo.

Che cos’è un documento di avvio del progetto?

Un documento di avvio del progetto contiene le informazioni di base del progetto come contesto, ambito e altri criteri generali cruciali a cui il team e gli stakeholder possono fare riferimento durante tutto il progetto.

Un solido inizio è sempre fondamentale, non importa quanto semplice o complesso sia il lavoro.

Lo scopo di un documento di avvio del progetto è raccogliere informazioni di pianificazione chiave che aiuteranno a guidare il progetto nella giusta direzione, ottenere l’approvazione delle parti interessate e dei decisori e stabilire un piano chiaro per la consegna dei deliverables.

Inoltre, un documento di avvio del progetto aiuta a guidare il team nella fase iniziale per assicurare un avvio di successo senza creare troppo lavoro extra.

Senza questo tipo di documento, un progetto rischia di deragliare a causa della mancanza di direzione e della mancanza di coinvolgimento da parte delle parti interessate.

Da non dimenticare inoltre che si tratta di un documento “vivente”, il che significa che può essere aggiornato e modificato durante il ciclo di vita del progetto, se necessario.

Come creare un documento di avvio del progetto in 6 passaggi

Il compito del project manager non è solo gestire un progetto fino al completamento, ma anche garantire che team e stakeholder siano allineati su ciò che deve essere fatto, da chi e quando.

Il perché è altrettanto importante, così che tutti possano avere un’idea della missione e tenere conto dei criteri generali di successo.

Ecco, quindi, come creare un documento di avvio del progetto in 6 semplici passaggi.

1. Fornire il contesto

Ecco alcune importanti domande a cui dare risposta in questo primo passaggio:

• Perché il cliente sta portando avanti questo progetto?
• Qual è il problema da risolvere?
• Di cosa tratta il progetto?
• Quali sono gli obiettivi aziendali?
• Come si definisce il successo?
• Ci sono metriche definite che misureranno il successo alla fine?

In questo modo si delineano chiaramente la visione strategica e gli obiettivi e ciò aiuterà a mantenere focalizzato il team sui risultati attesi.

2. Definire i parametri del progetto

Qui devono essere incluse informazioni quali:

• Quale è il budget per questo progetto?
• Come è suddiviso il budget?
• Che aspetto ha la cronologia?
• Come si immagina la collaborazione e la comunicazione con il cliente?
• Qual è il primo obiettivo verso il quale lavorerà il team?

3. Definire le specifiche

In questo caso il team deve capire esattamente cosa deve essere fatto e consegnato affinché il progetto abbia successo.

Ecco i punti da chiarire in questo passaggio:

• Cosa rientra nell’ambito del progetto e cosa no?
• Ci sono alcuni requisiti iniziali del progetto che sono già stati definiti?
• Quali sono i confini del progetto che il team non deve oltrepassare?

4. Definire la struttura di ripartizione del progetto e il piano delle risorse

Per garantire che sia chiaro al team come vengono creati i risultati finali, è essenziale suddividere il lavoro in blocchi più piccoli e mostrare come si uniscono i risultati finali e chi lavorerà su cosa e con chi.

In questo modo le dipendenze diventeranno chiare e il team potrà comprendere la responsabilità complessiva del progetto.

In altre parole, in questo passaggio si procede ad effettuare una Work Breakdown Structure.

5. Definire chi fa cosa ed i processi

Un aspetto importante del documento di avvio del progetto è la struttura complessiva del team di progetto, sia interno che esterno. In particolare:

• Chi sta lavorando nel team di progetto?
• Chi deve essere consultato in determinate situazioni?
• Chi può dare l’approvazione finale prima di rivolgersi al cliente?

Stabilire questo aiuterà a evitare malintesi e darà un’idea di come funzionano i processi.

Un ottimo modo per chiarire queste dipendenze nel progetto è un grafico RACI che permette di individuare chiaramente “responsible, accountable, consulted, informed” in ogni situazione.

La matrice RACI permette di dare struttura e chiarezza ai ruoli che le parti interessate hanno all’interno di un progetto.

6. Identificare rischi, ipotesi, problemi e dipendenze

Ultimo punto, ma non meno importante, è assicurarsi di includere una panoramica dei rischi e dei vincoli noti nel momento in cui si redige il documento di avvio del progetto.

I progetti possono essere complessi per diversi motivi ed è sempre utile riflettere e anticipare alcuni dei rischi e dei problemi che potrebbero presentarsi ed elaborare strategie di mitigazione.

Alcuni esempi sono:

• Timeline troppo brevi o troppo lunghe;
• Limiti di spesa;
• Incognite tecniche;
• Panorama complesso degli stakeholder.

Una volta creato il documento di avvio del progetto, è importante condividerlo con i membri del team e tutte le parti interessate, inclusi coloro che si uniranno al progetto in un secondo momento.

Questo tipo di documento è anche un ottimo punto di partenza per i check-in e per garantire che il team non vada fuori strada.

Un software di gestione progetti può aiutarti

Un documento di avvio del progetto è come una guida che aiuta il project manager ed il team ad andare nella giusta direzione garantendo che nessuna informazione venga scoperta in seguito creando problemi, ma tutte queste informazioni che abbiamo analizzato non possono essere scritte su un foglio di carta.

La stesura di questo documento è di fatto la pianificazione del progetto in fase embrionale(o volendo di preventivo) che dovrebbe essere facilitata con un strumento di gestione progetti che supporta, allo stesso modo, il project manager nella creazione del progetto vero e proprio.

Con Twproject potrete creare un progetto con stime di costo, uso delle risorse, specifiche predefinite e ciò che serve per la stesura del documento, che rimanga “nascosto” dai conteggi generali, ma che vi dia allo stesso tempo le informazioni di fattibilità in termini di tempi e risorse. Quanto sarebbe utile, in fase id preventivo, capire se avete le risorse per eseguire il progetto nei tempi che avete prefissato?

Twproject può fare questo per te.

Genera il documento di avvio del progetto con Twproject.

Una buona comunicazione è essenziale per la gestione delle richieste dei clienti nei progetti. Ciò significa: capire chi è il cliente, di cosa ha bisogno dal progetto, come impostare aspettative ragionevoli e stabilire criteri per una consegna di successo.

Ecco alcuni suggerimenti che aiuteranno a stabilire e mantenere un buon rapporto di lavoro con i clienti dall’inizio fino alla chiusura del progetto.

Identificare il cliente

In alcuni progetti, distinguere i clienti dagli altri stakeholder può essere complicato. Ecco quindi una regola per non sbagliare:

Il cliente finale è l’acquirente dei beni o servizi prodotti dal progetto. 

In altre parole, il cliente è il beneficiario dei risultati del progetto che sono definiti come deliverable finali.

Un cliente del progetto può essere esterno o interno all’azienda e può trattarsi di un’organizzazione, una persona singola, un altro dipartimento, ecc.

Identificare le esigenze del cliente

Il primo passo per qualsiasi progetto sarà sotto forma di una dichiarazione di ambito di qualche tipo.

Questa affermazione è il motivo per cui il progetto è stato avviato in primo luogo ed è quindi il punto di partenza per la definizione di tutti i requisiti futuri.

Tuttavia, la dichiarazione dell’ambito di per sé non sarà sufficiente per progettare l’output finale.

La descrizione dell’ambito deve essere ampliata fino a raggiungere un livello di dettaglio sufficiente per organizzare il progetto e dirigere il lavoro.

Il percorso dalla dichiarazione di ambito al documento dei requisiti aziendali, alle specifiche commerciali o ad altri documenti che includono descrizioni più specifiche, è il momento in cui è necessario applicare le competenze di gestione dei progetti per catturare con precisione le esigenze del cliente.

È qui che bisogna identificare i clienti e le parti interessate appropriate per fornire i requisiti di dettaglio ed è qui inoltre che bisogna essere in grado di stabilire l’approccio di comunicazione che soddisferà il loro bisogno di informazioni sul progetto.

I requisiti raccolti durante la fase di pianificazione del progetto determineranno il budget ed il piano del progetto.

Il concetto è molto semplice: i clienti alimentano il motore della crescita e sono la ragione principale per cui qualsiasi organizzazione cresce o sopravvive.

Se un cliente è soddisfatto della consegna del prodotto o servizio e del modo in cui è coinvolto, continuerà la collaborazione e/o farà una buona pubblicità.

Se il cliente non è soddisfatto della consegna del prodotto o servizio e del modo in cui è stato trattato, diffonderà direttamente o indirettamente critiche e avrà quindi un impatto negativo sull’attività attuale e futura.

Coinvolgere sempre il cliente

Il cliente non ha bisogno di essere isolato dalle cattive notizie; quindi, è importante comunicare qualsiasi sfida importante del progetto non appena si hanno tutte le informazioni.

Questo non significa che il cliente deve essere informato di ogni minimo ostacolo, ma quando si tratta di problemi importanti è giusto che venga coinvolto.

Il project manager dovrà usare il suo giudizio per sapere quali problematiche i clienti dovrebbero conoscere, ma ecco una regola generale: tutto ciò che potrebbe portare ad un ritardo del progetto, ad un superamento del budget, a una non soddisfazione dei requisiti o della qualità inizialmente specificata, deve essere comunicato.

Una buona pratica è lavorare con il team in modo da identificare possibili azioni correttive o preventive da presentare insieme al problema.

Il project manager non dovrebbe mai segnalare una deviazione senza un’azione correttiva, anche se la sua implementazione va al di là delle sue capacità.

Mai chiedere aiuto al cliente a meno che non si sappia già esattamente cosa questo dovrebbe fare.

Inoltre, invitare il cliente a riunioni di gruppo, esercizi di team building, cerimonie di premiazione e così via è un altro modo per mantenerlo coinvolto.

La cosa più utile sarebbe poter usare uno strumento di gestione progetti che ti permetta, in automatico, di condividere delle informazioni con il cliente in modo trasparente ma controllato. Twproject include una pagina pubblica di progetto il cui il project manager può scegliere quali informazioni condividere in una piattaforma di semplice lettura.

Ricevere feedback dal cliente

La gestione del progetto incentrata sul cliente richiede al project manager di impegnarsi e collaborare continuamente con tutte le parti interessate coinvolte nel progetto.

Al fine di trarre vantaggio da questo impegno, è consigliato incorporare un processo di feedback durante tutto il ciclo di vita del progetto.

In questo modo, dubbi e problemi possono essere identificati e corretti in anticipo.

Anche in questo caso la pagina pubbica di progetto di Twproject ti viene in aiuto fornendo una form aperta al cliente tramite cui ricevere feedback.Questo feedback viene collezionato all’interno del progetto per essere poi gestito dal team.

Gestire i cambiamenti da parte del cliente

Un progetto dovrebbe avere un piano di gestione del cambiamento che si occupi di tutti gli aspetti riguardanti eventuali modifiche al progetto.

Questo piano di gestione delle modifiche dovrebbe dire al cliente come andare a richiedere una modifica e come verrà informato dei prossimi passi.

Ci sono molte valide ragioni per cui un cliente richieda una modifica dei requisiti del progetto, ad esempio un mercato in evoluzione, un cambiamento nello stato finanziario dell’organizzazione o un cambiamento richiesto dai suoi stessi clienti.

Il cliente che ha inviato la richiesta deve essere in grado di fornire quante più informazioni possibili su ciò che desidera modificare e qual è il suo business case.

Inoltre, capire se la richiesta è all’interno o all’esterno dell’ambito del progetto è un fattore decisionale chiave.

La definizione di cosa è ragionevole e cosa non lo è dovrebbe essere inclusa nel piano di gestione del cambiamento.

L’obbligo di un project manager nei confronti del cliente è di trasformare la sua richiesta di modifica in pratica, se possibile, in un ragionevole lasso di tempo, ecco perchè avere un software che supporti e tracci queste interazioni è fondamentale.

L’analisi della richiesta di modifica produce una stima dei costi per l’implementazione del cambiamento.

È necessario ricordare che si sta lavorando per il cliente; quindi, l’obiettivo dovrebbe essere l’implementazione del cambiamento nel modo più conveniente possibile.

Una volta che una stima dei costi è stata calcolata, il cliente può soppesare il costo della modifica rispetto ai benefici attesi che deriveranno dall’implementazione della stessa.

Alla fine, le parti interessate dovranno prendere una decisione logica, dettagliata ed informata.

È importante ricordare che la risposta potrebbe essere negativa, soprattutto se la modifica richiesta potrebbe comportare ritardi importanti nelle scadenze, un superamento non accettabile dei costi o il fallimento completo del progetto.

Per concludere, è importante considerare che i clienti di un progetto sono persone, prima che clienti.

Il project manager dovrebbe quindi trattarli nello stesso modo in cui vorrebbe essere trattato se fosse nei loro panni e difficilmente si rivelerà un approccio sbagliato.

Adottare un approccio alla gestione del progetto incentrato sul cliente richiede il mantenimento del dialogo e la comprensione di ciò che è importante per le parti interessate del progetto.

Con Twproject, questo dialogo sarà più semplice e richiederà meno lavoro da parte del project manager. Le informazioni, collezionate e condivise permetteranno al cliente di essere sempre informato, quando decide lui, con la possibilità di intervenire quando richiesto con feedback  mirati.

C’è un motivo per cui gestire più progetti contemporaneamente è un’abilità ricercata nel project management: il solo pensiero di destreggiarsi tra così tanti compiti importanti può essere fonte di ansia per molti project manager e anche i professionisti più qualificati possono trovarsi in difficoltà.

Tuttavia, sta diventando sempre meno comune per i project manager avere un solo progetto alla volta.

Gestire più progetti contemporaneamente con successo richiede competenze e strumenti aggiuntivi oltre a quelli normalmente richiesti per la gestione di un singolo progetto.

Anche se i progetti sono molto diversi fra loro, gli strumenti giusti possono trasformare e semplificare i flussi di lavoro ed evitare inutili complessità.

Vediamo in questo articolo come gestire più progetti contemporaneamente al meglio.

5 strategie per gestire e monitorare più progetti

1. Pianificare prima di iniziare qualsiasi cosa

Quando si gestiscono più progetti, non si deve lasciare nulla al caso. E’ importante creare in anticipo un piano di progetto per ogni possibile scenario e disporre di piani di emergenza nel caso in cui le cose vadano male.

Il project manager deve stabilire aspettative ragionevoli per se stesso e per il team, in modo da avere più probabilità di successo su tutti i fronti.

Inoltre, la chiave per gestire più progetti è pianificare in modo integrato evitando i conflitti fra un progetto e l’altro.

La pianificazione integrata consente di individuare in anticipo potenziali problemi e provare a riprogrammare.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Scaglionare le date di inizio per progetti simili: soprattutto se i diversi progetti coinvolgono lo stesso gruppo di lavoro, può essere utile scaglionare le date di inizio e di completamento di ciascuno in modo che le persone non cerchino di finire tutto contemporaneamente.
• Fare attenzione alle dipendenze: pianificare il progetto dipendente solamente dopo la data di completamento pianificata del primo.
• Contrassegnare attività duplicate: se si presenta lo stesso lavoro in due progetti diversi, è importante assicurarsi che questo venga svolto in tempo per mantenere entrambi i progetti in linea.

2. Dare priorità alle attività

È estremamente importante sapere come e quando assegnare la priorità alle attività in un progetto.

Il project manager deve sapere quali attività avranno un impatto maggiore sull’organizzazione e stabilire le priorità in modo efficace.

Un aiuto può essere quello di valutare le priorità in base a quattro livelli: importante, non importante, urgente e non urgente.

Ecco qualche esempio:

• Importante e urgente: organizzare un incontro iniziale per iniziare il nuovo progetto;
• Importante, ma non urgente: scrivere un rapporto di gestione del progetto;
• Urgente, ma non importante: rassicurare il cliente che il progetto è nei tempi previsti;
• Non urgente e non importante: invio dell’ultimo rapporto a tutte le parti interessate al di fuori del team di progetto.

Se qualcosa è importante e urgente, deve essere fatta prima di tutto il resto.

I compiti importanti ma non urgenti dovrebbero essere programmati per un secondo momento.

I compiti urgenti, ma non importanti possono essere delegati dal project manager a qualcun altro nel team di progetto che abbia la capacità di occuparsene.

Le attività non urgenti e non importanti dovrebbero essere riviste per capire perché vengono svolte.

Ad esempio: se nessuno legge il rapporto, perché viene speso tempo per crearlo e inviarlo? Potrebbe essere importante per qualcuno di cui non si è a conoscenza, altrimenti l’attività può venire totalmente cancellata.

3. Modificare il piano attraverso revisioni regolari

Non ha senso attenersi al piano originale, qualunque cosa accada.

Essere flessibili è un attributo estremamente importante che deve avere un project manager efficace.

A maggior ragione quando si gestiscono più progetti, ci sono diverse variabili sconosciute che a volte possono far cambiare l’intera prospettiva.

È importante quindi tenere sessioni di revisione regolari in cui aggiornare il piano originale.

Attenersi a un piano rigido senza vedere il quadro più ampio potrebbe significare più errori e colli di bottiglia in futuro.

4. Comunicare con i membri del team

Una comunicazione efficace è, forse, uno degli aspetti più importanti della gestione dei progetti.

Per questo avevamo dedicato un intero articolo su come comunicare con il team di progetto.

Se non vuoi leggere l’intero articolo sappi che i problemi di comunicazione nei team nascono per mancanza di visibilità sul loro lavoro, sul lavoro dei loro colleghi e sul lavoro degli stakeholder interfunzionali.

Quando non si hanno informazioni sul lavoro che stanno facendo gli altri, manca il contesto per capire il perché delle scadenze, il perché dei cambiamenti, se le priorità rimangono le stesse e come sta procedendo il progetto.

Il modo migliore per comunicare in maniera aperta e coerente è trovare uno spazio in cui ogni singola cosa è condivisa con l’intero team.

Durante la gestione di più progetti, questo diventa ancora più importante, in quanto il team può conoscere eventuali potenziali problemi e discutere le loro soluzioni prima che si verifichino gravi ritardi nei progetti.

5. Usare tutti gli strumenti a disposizione

Anche il project manager migliore ha bisogno di aiuto.

Gli strumenti di gestione dei progetti possono essere un grande aiuto per tutti e sono dotati di molte funzionalità che facilitano in maniera estrema la gestione di più progetti contemporaneamente.

Grazie ad un buon software di project management è possibile condurre le attività quotidiane, monitorare i progressi del team, monitorare i progetti ed i task assegnati e molto di più con un semplice clic.

Inoltre, quando le informazioni di progetto sono sparse su più file e distribuite su piattaforme diverse, ciò può rendere difficile la gestione di più progetti.

Uno strumento di project management crea un hub per la documentazione, il feedback e la comunicazione fornendo agli stakeholder chiarezza sui risultati finali, sulle scadenze e sulle aspettative.

Questo aiuto permette al project manager di avere più tempo per perfezionare i piani e assicurarsi che ogni progetto assegnato rimanga sulla buona strada e venga completato con successo.

Lavorare su più progetti contemporaneamente richiede estrema dedizione e competenze.

Senza delle buone strategie per la gestione di più progetti, è difficile sapere a quale lavoro dare priorità, come aiutare il team a gestire il carico di lavoro e svolgere tutto in tempo.

Tuttavia, il suggerimento probabilmente più importante di tutti è quello di scegliere ed utilizzare un buon software di gestione dei progetti.

Approfitta e prova TWProject gratuitamente cliccando sul pulsante qui sotto.

Condividere le conoscenze del progetto permette di gestirlo in maniera efficace, tenendo traccia di tutti i passaggi, delle scelte fatte, delle motivazioni, dei cambiamenti e di ciò che non ha funzionato.

Questo know-how deve essere riassunto nella documentazione ufficiale di progetto che potrà essere utile per affrontare progetti simili in futuro, fare stime più accurate e, in generale, migliorare il modo di lavorare all’interno dell’organizzazione.

Tuttavia, in molte aziende, la condivisione delle conoscenze del progetto non viene presa seriamente come dovrebbe.

Se si definisce però un format standard e ci si avvale dell’aiuto di un software come Twproject, è possibile costruire un sistema di condivisione delle conoscenze, o knowledge management, che sarà estremamente utile per l’organizzazione a lungo termine.

Vediamo come in questo articolo.

Le migliori funzionalità di Twproject per condividere le conoscenze del progetto

Organizzazioni di tutte le dimensioni si sono rivolte a Twproject per gestire in maniera più efficiente:

• La pianificazione e la programmazione dei progetti
• L’allocazione e la gestione delle risorse
• La condivisione delle risorse aziendali rilevanti
• La collaborazione ed il monitoraggio del lavoro

Di seguito, ecco alcune funzionalità di Twproject per condividere le conoscenze e gestire un progetto al meglio:

1. Gestione delle risorse

• Facile collaborazione con i membri del team interni, esterni e remoti.
• Il luogo di lavoro virtuale incoraggia la pianificazione e i flussi di lavoro collaborativi.
• I calendari del progetto sono gestiti, condivisi e sincronizzati con i calendari personali.
• Gli elenchi di attività personali, i promemoria e le notifiche delle scadenze aiutano a mantenere gli impegni e rispettare le deadline.
• I membri del team condividono dati, documenti e contatti centralizzati.
• Le informazioni sul posto di lavoro virtuale e sul progetto sono accessibili da qualsiasi dispositivo.

2. Gestione delle attività

• Le priorità delle attività sono elencate e assegnate in base a scadenze e dipendenze.
• Gli elenchi di attività possono essere organizzati, monitorati, aggiornati.
• La gestione delle attività per i singoli membri del team può essere personalizzata.
• Facile individuazione di quali attività sono scadute, in corso e pianificate.
• Visualizzazione delle attività quotidiane e dei progressi tra team e progetti.
• Metodologia Waterfall o Agile
• Registrazione di workload mentre si lavora, senza sforzi aggiuntivi.

3. Pianificazione e programmazione

• Pianificazione di obiettivi e di come raggiungerli.
• Possibile creazione di team di progetto virtuali anche con membri geograficamente dispersi.
• Definizione e gestione dei requisiti del progetto.
• Pianificazione della durata delle attività, delle pietre miliari e delle scadenze.
• Visualizzazione della pianificazione, delle attività e delle dipendenze del progetto con diagrammi di Gantt complessi – grazie a Gantt editor – o liste personalizzate prioritizzate.
• Costruzione roadmap per strategie di lavoro a lungo termine

4. Gestione tempi di lavoro

• Panoramica degli impegni di lavoro attuali e futuri tra team e progetti.
• Assegnazione dei membri del team e allocazione delle risorse in base alla disponibilità e alla capacità.
• Facile individuazione di chi sta lavorando a cosa, chi è sovraccarico e di chi non è disponibile permettendo così di bilanciare il carico di lavoro.
• Alert sulle pagine e-mail settimanali per una gestione corretta del worklog.
• Potente sistema di ricerca del worklog secondo persona, progetto, cliente, data e molto altro.

5. Gestione dei documenti

• Condivisione sicura dei file tra tutti i membri del team da più dispositivi.
• Gestione e archivio della documentazione in un unico posto sicuro, strutturato, accessibile.
• Storico della documentazione con controllo della versione, rilevamento delle modifiche e cronologia dei documenti.
• Software che può essere connesso ad altri servizi di archiviazione di documenti.
• Indicizzazione dei documenti per una ricerca più facile e rapida.

6. Issue management

• Traccia dei problemi.
• Analisi e gestione dei rischi.
• Sistema di bug tracking intuitivo.
• Sistema di gestione dei ticket che permette di essere più vicino ai clienti.
• Customizzazione degli stati di issue secondo necessità.
• Potenti filtri per trovare gli issue secondo stato, progetto, cliente, data.

7. Gestione costi

• Assegnazione di budget sia al progetto che alla risorsa.
• Analisi del budget, del costo attuale e del risultato previsto per progetto.
• Gestione delle risorse in uso e pianificate in base al costo di utilizzo.
• Minimizzazione dell’effort dei task

8. Soluzioni Enterprise

• Servizio affidabile per la gestione dei progetti installato sul server o su cloud a seconda delle esigenze.
• Campi e form personalizzati in modo semplice e veloce.
• Report customizzati che possono essere esportati.
• Sistema di feedback direttamente dai clienti senza costi aggiuntivi.
• Database di facile lettura.
• Dati analitici avanzati che includono anche tutti i cambiamenti avvenuti durante il ciclo di vita di un progetto.
• Modello di sicurezza evoluto che protegge la riservatezza, la disponibilità e l’integrità dei dati.
• Ruoli, permessi, diritti di lettura e scrittura personalizzabili.
• Interfaccia semplice ed intuitiva.
• Disponibile anche in inglese.
• Periodo di prova gratuito e prezzi trasparenti.

In conclusione, il knowledge management deve essere una delle risorse strategiche essenziali per sostenere un vantaggio competitivo e senza il supporto di strumenti che permettono di condividere conoscenza, questa può facilmente venire persa.

Twproject è uno dei migliori software di project management che esistono sul mercato per incentivare il knowledge management dei progetti, per promuovere la collaborazione nel team e fra i team e per migliorare in generale le prestazioni di un’organizzazione.

Le ampie funzionalità di questo strumento permettono una pianificazione e programmazione efficiente che semplificano i flussi di lavoro e i processi di gestione di un progetto.

Sono già molte le aziende ed i project manager che hanno scelto Twproject per la gestione dei loro progetti e per la condivisione della conoscenza, essenza della loro cultura aziendale.

Prova tu stesso tutte le funzionalità di Twproject gratuitamente cliccando sul pulsante qui sotto.

La settimana edizione del PMBOK in inglese è attesa per il 15 ottobre 2021 e si tratta di una versione completamente inaspettata e non ortodossa rispetto a quelle precedenti.

La genesi della guida PMBOK® e l’approccio e la struttura di essa nel corso degli anni, sono assolutamente diversi rispetto a ciò che la settimana edizione porta.

Vediamo di approfondire perché in questo articolo.

PMBOK®: una breve storia

Nel 1969 nasce il Project Management Institute, o PMI, fondato da Ned Engman, James Snyder, Susan Gallagher, Eric Jenett e J Gordon Davis.

Gli obiettivi del PMI sono stati chiari fin dall’inizio: “favorire il riconoscimento della necessità di professionalità nella gestione dei progetti; fornire un forum per il libero scambio di problemi, soluzioni e applicazioni di gestione del progetto; coordinare gli sforzi di ricerca industriale e accademica; sviluppare terminologia e tecniche comuni per migliorare le comunicazioni; fornire un’interfaccia tra utenti e fornitori di sistemi hardware e software e fornire linee guida per l’istruzione e lo sviluppo della carriera nel campo del project management.”

E questa è la genesi del PMBOK – “A Guide to Project Management Body of Knowledge” con le sue edizioni:

• 1996: prima edizione di PMBOK®
• 2000: seconda edizione
• 2004: terza edizione
• 2008: quarta edizione
• 2013: quinta edizione
• 2017: sesta edizione
• 2021: settima edizione

Ogni pochi anni il PMI esegue uno studio di definizione per capire come si sta evolvendo il ruolo del project manager ed il PMBOK® riflette le metodologie, le pratiche e i processi di gestione dei progetti utilizzati con successo in tutti i settori del mondo.

Quali sono gli aspetti fondamentali che hanno influenzato la settima edizione del PMBOK?

La settima versione del PMBOK si allontana da un approccio orientato al processo passando ad un approccio orientato ai principi, e ai risultati, supportando così qualsiasi tipo di consegna del progetto.

In altre parole, gli standard di project management devono concentrarsi su un progetto di successo e sulla consegna del valore.

Un altro cambiamento marcato si trova nell’ambito, in cui l’attenzione è rivolta ai risultati del progetto oltre che agli output finali del progetto.

In particolare, sono due gli aspetti fondamentali che influenzano i cambiamenti in questa nuova edizione del PMBOK:

• Value Delivery System, o sistema di consegna del lavoro
• Project Delivery System, o principi di consegna del progetto

1. Value Delivery System

Si tratta del sistema olistico attraverso il quale i progetti forniscono valore aziendale raggiungendo gli obiettivi di business dell’organizzazione.

La settima edizione del PMBOK mostra quindi come una buona strategia sia in grado di portare valore di business.

Questo viene fatto attraverso la definizione di strategie organizzative che aiutano a identificare gli obiettivi di business, che poi si trasformano in iniziative attuabili come programmi e progetti, che a loro volta producono risultati finali in grado di aumentare le capacità dell’organizzazione.

Il sistema che consente questo flusso in modo agevole e predittivo sarebbe il sistema di consegna del valore da costruire nell’organizzazione.

Il sistema di distribuzione del valore comprende portafogli, programmi, progetti e operazioni e utilizza un sistema di governance per gestire i problemi, abilitare il flusso di lavoro e supportare le capacità decisionali.

2. Project Delivery Principles

Questi sono i “what” e i “why” della consegna del progetto che guidano il pensiero e il comportamento delle persone coinvolte in modo che queste possano applicare i loro sforzi verso il risultato finale.

Notare l’uso del concetto di “consegna di progetto” e non di gestione.

Ci sono 12 principi definiti come standard per il project management che descrivono una norma o un valore fondamentale:

• Essere diligente, rispettoso e premuroso
• Costruire una cultura di responsabilità e rispetto
• Coinvolgere le parti interessate per comprendere i loro interessi e le loro esigenze
• Concentrarsi sul valore
• Riconoscere e rispondere alle interazioni dei sistemi
• Motivare, influenzare, insegnare e imparare
• Personalizzare l’approccio di consegna in base al contesto
• Costruire la qualità nei processi e nei risultati
• Affrontare la complessità usando conoscenza, esperienza e apprendimento
• Affrontare opportunità e minacce
• Essere adattabile e resiliente
• Abilitare il cambiamento per raggiungere lo stato futuro previsto

E quale sarà l’impatto di questi cambiamenti sugli esami PMP e CAPM?

È risaputo che il PMBOK è la base per le certificazioni PMP e CAPM.

Di conseguenza, una delle domande più frequenti sulla settima del PMBOK riguarda l’impatto dei cambiamenti di questa nuova edizione sugli esami PMP e CAPM.

L’esame PMP, per ora, continuerà a utilizzare la sesta edizione del PMBOK come uno dei numerosi riferimenti.

Il PMI concede diversi mesi prima di basare la certificazione PMP sulla nuova versione del PMBOK.

Lo stesso vale per il CAPM; l’esame attuale continuerà ad essere basato sulla sesta edizione del PMBOK come specificato nell’Exam Content Outline.

Le rapide innovazioni tecnologiche e la necessità per organizzazioni e professionisti di adattarsi più rapidamente ai cambiamenti del mercato hanno determinato un’evoluzione ancora più rapida e radicale del project management.

La prossima edizione del PMBOK rappresenterà quindi questi cambiamenti importanti, ciò sarà visibile già dal fatto che la guida includerà solo 250 pagine rispetto alle 700 pagine della 6a edizione.

La settima edizione del PMBOK amplierà il suo potenziale pubblico per rivolgersi a chiunque sia coinvolto in progetti piuttosto che essere progettato esclusivamente per i project manager.

La guida, inoltre, includerà un’ampia gamma di approcci di sviluppo per rispondere alle esigenze dei professionisti, guidarli ad essere più flessibili, proattivi ed efficaci nell’incorporare i requisiti dei loro progetti e fornire le migliori pratiche per ottenere valore sul lavoro.

Nel corso dei decenni ci sono stati notevoli progressi tecnologici che permettono di approcciare metodi e problematiche in maniera più efficiente, fra cui la gestione dei lead e lag time.

In un mondo ideale, tutte le attività del progetto sono allineate in sequenza una dopo l’altra.

Quindi, è responsabilità del project manager assicurarsi che tutte queste attività inizino e terminino in base alla pianificazione del progetto.

Tuttavia, in alcuni casi, il project manager ha bisogno di accelerare o ritardare intenzionalmente le attività dipendenti mantenendo comunque le relazioni.

È qui che si muovono i lead e i lag come gli elementi costitutivi più essenziali e fondamentali della pianificazione.

Vediamolo meglio in questo articolo.

Cosa sono i lead e i lag in un progetto?

Proviamo a vedere insieme ciò di cui stiamo parlando e cominciamo dal capire cosa sono i lead e i lag in un progetto.

Che cos’è il lead time?

Il Lead time viene definito nel PMBOK come “la quantità di tempo in cui un’attività successiva può essere avanzata rispetto a un’attività precedente”.

Ciò significa che quando un’attività è ancora in esecuzione e allo stesso tempo inizia il lavoro su un’altra attività, il lead time indica la sovrapposizione tra la prima e la seconda attività.

In un esempio pratico: nell’introduzione di un nuovo software di gestione degli ordini, l’organizzazione può decidere di cominciare la fase di formazione dei dipendenti del Team di progetto nello stesso momento in cui il team di sviluppo sta ancora svolgendo le attività di test sul software.

Che cos’è il lead time nella gestione dei progetti?

Il lead time nella gestione del progetto definisce un progetto finito, una tantum, o il completamento di una parte importante del progetto.

Viene spesso utilizzato nei flussi di lavoro Kanban: in caso di schede denominate “Da fare”, “Attività in corso” e “Attività in attesa di passaggi successivi”, il tempo di consegna – o lead time – si estenderebbe su tutte e tre queste colonne.

Identificare quindi il lead time può aiutare il project manager a ripianificare le attività in modo da anticiparne alcune successive e riducendo così il tempo necessario per completare un ciclo di attività.

Ad esempio, se si hanno due attività, una che durerà 5 giorni e l’altra 4, il totale è di 9 giorni di lavoro.

Se, per ipotesi, la seconda attività avesse due giorni di lead time, cioè è possibile iniziare a lavoraci due giorni prima rispetto al termine dell’attività precedente, la durata totale di questo ciclo si potrà ridurre a 7 giorni invece che 9.

Che cos’è il lag?

Il lag time è, secondo il PMBOK, “il tempo durante il quale un’attività successiva deve essere ritardata rispetto ad un’attività precedente”.

Questo ritardo è raramente intenzionale o positivo e spesso impedisce di passare alla fase successiva del progetto.

Se la prima attività è stata terminata con successo ma si è verificato un ritardo con l’inizio della seconda, questo lasso di tempo è il lag time.

Che cos’è un lag nella gestione dei progetti?

Nella gestione dei progetti, il lag – ritardo – può verificarsi quando due o più attività dipendenti l’una dall’altra vengono rallentate da un errore lungo il percorso.

Quando una viene fermata, le altre devono aspettare che il problema venga risolto per andare avanti.

Il ritardo nella gestione del progetto può portare a deadline mancate e problemi di budget se non si dispone di un piano di backup in anticipo.

Gli indicatori lead e lag nella gestione dei progetti e l’importanza dell’uso di un software

Gli indicatori di lead e lag nella gestione dei progetti aiutano quindi a valutare le prestazioni.

Grazie ad un software di project management è possibile confrontare più facilmente l’indicatore di lead con l’indicatore di lag per vedere cosa è andato bene e cosa no.

Nel caso di una serie di attività o progetti ricorrenti, è possibile confrontare gli indicatori di lead e lag passati per trovare modelli, implementare modifiche e continuare a migliorare.

L’utilizzo di un software permette di eseguire questo confronto in maniera più rapida grazie a dati storici che possono essere salvati e ritrovati.

La tecnica di pianificazione più utilizzata è il metodo dei diagrammi delle precedenze per implementare il metodo del percorso critico per la pianificazione.

Questo metodo calcola il tempo minimo di completamento di un progetto insieme ai possibili tempi di inizio e fine per le attività del progetto.

Un software di project management come TWproject con i suoi algoritmi per la pianificazione dei percorsi critici permette di gestire in modo efficiente progetti con migliaia di attività.

L’effettiva rappresentazione informatica della pianificazione del progetto generalmente consiste in un elenco di attività con le relative durate, risorse richieste e attività precedenti.

Le rappresentazioni grafiche della rete, piuttosto che utilizzare un semplice elenco, sono utili per la visualizzazione del piano e per assicurare che i requisiti matematici siano soddisfatti.

Può, infatti, essere difficile per il project manager da solo identificare tutti i lead e lag, per questo l’aiuto di un software è essenziale.

Una capacità di molti software di pianificazione consiste nell’incorporare tipi di interazioni di attività oltre al semplice vincolo di fine predecessore a inizio successore.

Questa possibilità è particolarmente importante per assicurare pianificazioni realistiche e una visione del lavoro reale.

È comunque fondamentale capire come il software gestisce i calcoli, in modo da riuscire ad utilizzarlo nella maniera più efficiente possibile.

Per concludere, il lead e lag time permettono al project manager di avere flessibilità nello sviluppo di un programma di progetto.

Un project manager sovrintende affinché un progetto finisca in tempo e deve mantenere le attività nei tempi previsti.

Un forte ritardo è spesso visto come un fallimento nel project management e mantenere un progetto nei tempi previsti è quindi importante per il successo del team di gestione del progetto.

Con un software di project management è possibile la gestione efficace dei lead e dei lag in un progetto aiutando a monitorare la durata tutte le attività all’interno del ciclo di vita del progetto.

Lead e lag sfruttano la flessibilità nelle dipendenze tra le attività che vanno oltre le relazioni fine-inizio.

Sono quindi tecniche indispensabili per una corretta ed efficiente programmazione delle attività, l’ottimizzazione di una tempistica e come input per determinare un percorso critico.

Cos’è il crashing di un progetto e come farlo al meglio? Questo è ciò che discuteremo in questo articolo.

In realtà non c’è mai abbastanza tempo per gestire un progetto ed è questo il motivo per cui si fanno programmi. L’obiettivo è cercare di controllare le attività in base a tempo e budget.

A volte, però, le cose vanno male. Le modifiche in un progetto sono ovviamente comuni, ma è responsabilità del project manager assicurarsi che tali cambiamenti non abbiano un impatto negativo sulla pianificazione del progetto.

Alcuni passaggi o situazioni nella gestione del progetto potrebbero richiedere di essere rivalutate e il piano deve essere rivisto in base alle esigenze che si presentano.

Un esempio di tale rivalutazione è noto come crashing di un progetto, una tecnica utilizzata per accelerare la sequenza temporale di un progetto.

Che cos’è il crashing di un progetto?

Questa tecnica diminuisce la durata di un progetto riducendo il tempo di una o più attività attraverso l’aumento delle risorse o trovando scorciatoie eliminando le attività non necessarie.

Naturalmente, più risorse significa costo maggiore del progetto in generale e di conseguenza una modifica dell’ earned value.

In base al triplo vincolo di progetto – ambito, costo e tempo – infatti, se si riduce la durata del progetto, i costi aumentano o si riduce l’ambito del progetto.

Nel caso del crashing di un progetto, l’ambito deve rimanere lo stesso, cioè ci si aspetta che i risultati previsti all’inizio del progetto non cambino, il che significa necessariamente un aumento dei costi.

Pertanto, l’obiettivo principale del crashing di un progetto è ridurre la durata delle attività mantenendo i costi al minimo.

Motivi per scegliere il crashing di un progetto

Scegliere questa strategia è un’azione relativamente estrema che può essere presa per i seguenti motivi:

• Se si possono subire penali o multe importanti a causa di ritardi nella tempistica del progetto, potrebbe essere utile aggiungere più risorse per anticipare la data di completamento.
• Se l’organizzazione dispone di risorse aggiuntive, il loro utilizzo può aiutare ad accelerare la tempistica del progetto.
• Se ci si qualifica per un bonus in base alla data di completamento del progetto, pagare il costo di risorse aggiuntive per completare il progetto prima può avere un senso finanziario a lungo termine.
• Quando un’organizzazione forma nuovi membri del personale può assegnare a tali dipendenti aggiuntivi delle attività del progetto mentre completano la formazione.
• Se il team sta lavorando a un progetto e riceve l’incarico di intraprenderne uno nuovo, il progetto originale potrebbe subire un crashing in modo da concluderlo più velocemente e concentrarsi prima sul nuovo progetto.

Best practice di crashing di un progetto

Il crashing di progetto è di solito l’ultima strategia alla quale si ricorre, in quanto non è priva di rischi.

Ci sono alcuni fattori che bisogna considerare prima di intraprendere questa strada:

• Le attività che si stanno cercando di accelerare si trovano nel percorso critico
• Se le attività non sono nel percorso critico, probabilmente è possibile ignorarle piuttosto che pensare ad un crashing di progetto.
• Qual è la durata delle attività? Un compito breve sarà difficile da accelerare, soprattutto se non si ripete durante il progetto. Nel caso di un’attività più lunga il crashing potrebbe avere senso, ma è necessario assicurarsi di avere le risorse aggiuntive giuste.
• Quanto tempo richiede il crashing di progetto? Ad esempio, se il progetto coinvolge competenze molto specifiche e l’assunzione di nuove risorse richiederebbe molto tempo, il suggerimento degli esperti è di evitare questa strategia. Inoltre, il crashing è più efficace all’inizio della sequenza temporale, di solito quando un progetto è a meno della metà della sua realizzazione.

Fasi di gestione del crashing di un progetto

Una volta presa la decisione di utilizzare il crashing di progetto, ecco quali sono i passaggi da seguire:

1. Percorso critico: La prima cosa da fare è individuare ed analizzare il percorso critico del progetto. Questo aiuterà a determinare quali attività possono essere abbreviate o accelerate per portare a termine il progetto prima.
2. Identificare le attività: Ottenere un elenco di tutte le attività, quindi incontrare coloro a cui sono state assegnate e chiedere se credono che uno o alcuni compiti del percorso critico possano essere ridotti. In caso di risposta positiva, iniziare a cercare modi per accelerare queste attività.
3. Calcolare i costi: Dopo aver ristretto le attività nel percorso critico che si ritengono possano essere abbreviate, si passa a calcolare quanto costerà l’aggiunta di più risorse.
4. Fare una scelta: Quando è chiaro quanto si dovrà spendere, rispetto al tempo risparmiato, per ciascuna attività del percorso critico, si passa a prendere una decisione scegliendo la via meno costosa. Il crashing di un progetto, infatti, non significa solo aggiungere risorse per portarlo a termine più velocemente, ma ottenere il massimo in cambio di quella spesa extra. Il project manager, nella maggior parte dei casi, avrà bisogno dell’autorizzazione delle parti interessate per ricevere l’approvazione delle modifiche al progetto.
5. Eseguire i cambiamenti: Dopo aver ricevuto l’approvazione per il budget aumentato e la tempistica del progetto rivista, è possibile iniziare ad aggiungere risorse e accelerare le attività individuate. Questo passaggio può comportare la formazione di nuovi membri del personale, il reindirizzamento delle risorse al progetto o la possibilità per coloro che sono coinvolti nel progetto di apprendere nuove competenze.
6. Apportare le dovute modifiche: Come in ogni progetto, una volta presa una decisione riguardo ad una modifica, il passo successivo è aggiornare tutta la documentazione di progetto, il programma, il piano e il Gantt.

È importante sottolineare che il crashing di un progetto non è una strategia esente da rischi.

Farlo male significa mandare in tilt l’intero progetto, facendo salire alle stelle i costi e mancando la scadenza originale, andando quindi incontro ad un fallimento assicurato.

Valutare quindi l’esecuzione di un crashing di progetto è molto più semplice se si hanno a disposizione gli strumenti giusti per il lavoro.

Un software di project management permette di creare timeline visive e simulazioni di budget e tempistiche, permettendo di sperimentare diverse strategie di crashing ed il suo utilizzo permette quindi di fare la scelta migliore.

L’accountability è importante per un project manager, in quanto seguire un progetto senza alcuna forma di responsabilità è come lavorare senza una rete di sicurezza.

Sì, è possibile portare a termine le cose, ma queste possono diventare disastrose se qualcosa o qualcuno è in errore e nessuno sa o può dimostrare chi è responsabile di cosa e la coesione della squadra cade a pezzi.

Senza accountability, non è possibile per un project manager guidare un progetto o far parte di un team perché il fallimento è praticamente assicurato.

Ma cosa significa accountability?

Questo termine non ha una precisa traduzione in italiano, ma indirizza un problema estremamente importante del project management.

Accountability viene spesso tradotto con il termine “responsabilità”, ma il significato è decisamente diverso: l’accountability è la capacità di rendere conto, di essere responsabili di un risultato, mentre la responsabilità riguarda la capacità di svolgere e portare a termine un determinato lavoro.

Un’attività può avere diversi responsabili che la eseguono, ma, idealmente, una persona accountable che risponde del risultato del lavoro svolto.

Il concetto di accountability consiste quindi di:

• Assegnare la responsabilità.
• Assicurarsi che ci sia una condivisione riguardo alle aspettative: cosa deve essere consegnato, quanto tempo ci vorrà e quanto costerà per fornire un risultato di qualità.
• Comunicare in merito allo stato di avanzamento e di completamento.
• Essere aperti su problemi e rischi.
• Dare e ricevere feedback.
• Accettare la colpa o la fama associata al risultato.

Eppure, pur essendo il concetto di accountability chiaro e semplice, questo non è così facile da ottenere come potrebbe sembrare.

Spesso, i membri di un team di progetto riferiscono a un leader organizzativo diverso e quindi l’autorità diretta può essere inesistente.

Inoltre, spesso, le attività del progetto sono considerate la seconda priorità rispetto alle responsabilità quotidiane.

Quindi, come è possibile garantire l’accountability nella gestione di un progetto?

Alcune strategie per il successo includono:

1. Definire le aspettative.
2. Filosofia di accountability.
3. Evidenziare l’interconnessione dei compiti.
4. Follow-up sugli elementi di azione.

Vediamo questi punti più nel dettaglio.

Definire le aspettative

È un errore molto comune presumere che le aspettative e gli obiettivi del progetto siano chiari quando in realtà sono vaghi.

Spesso c’è incertezza nelle aspettative del progetto, il che porta i project manager a entrare in conflitto con le priorità.

La mancanza di documenti ben scritti e chiaramente dichiarati su compiti e responsabilità è il problema principale che causa situazioni in cui il manager insieme al team non riesca a prendere le decisioni giuste e perda la concentrazione sul progetto.

Ecco alcune domande chiave da porsi in questo caso:

• Se si verifica una mini-crisi, come ad esempio una potenziale spedizione in ritardo o un problema con un macchinario, il progetto perderà il focus?
• Se il manager diretto di un membro del team ha bisogno di un rapporto o di un’azione completata, il progetto perderà il focus?
• Se il progetto entra in conflitto con le priorità del dipartimento, il progetto perderà il focus?

La maggior parte delle volte, questi problemi fanno ritardare, o addirittura fallire, i progetti.

Un project manager dovrebbe riflettere sui potenziali conflitti al progetto, determinare le priorità e comunicare chiaramente in anticipo.

In questi casi, non solo i progetti hanno successo, ma in genere vengono soddisfatte anche le altre esigenze.

Filosofia di accountability

Un’azione importante che cade nelle mani del management è quella di promuovere un ambiente di accountability tra i membri del team e fra gli stakeholder di progetto in generale.

È necessario che il project manager si assicuri di cosa significa accountability individuale e di squadra, non solo per se stesso ma anche per tutti i membri del team.

Ciò significa adottare una filosofia secondo cui il successo dipende da qualcosa di più che dal semplice rispetto delle scadenze e dall’esecuzione delle attività.

A proposito delle scadenze, un buon gantt in un software di project management, diventa indispensabile.

Project manager, membri del team e stakeholder devono sentire un obbligo personale per raggiungere gli obiettivi e devono offrire il massimo livello di qualità e impegnarsi ad essere personalmente responsabili del successo del progetto.

Evidenziare l’interconnessione dei compiti

I progetti includono quasi sempre attività interdipendenti e alcune cose devono accadere in sequenza affinché il progetto abbia successo.

Poiché un project manager espone i dettagli di un progetto al team, il project manager dovrebbe essere intenzionale nell’evidenziare come le attività si intersecano.

Con il project manager che mostra ai membri del team come le attività si relazionano tra loro e come ogni persona deve fare un buon lavoro a beneficio degli altri membri del team, il project manager incentiva tutti a ritenersi accountable l’un l’altro.

Follow-up sugli elementi di azione

Quando i membri del team prendono impegni, l’intero team deve poter contare sul completamento dell’attività.

Man mano che le attività vengono assegnate, il project manager dovrebbe garantire che i membri del team mantengano la parola data.

Una volta che il primo step, la filosofia di accountability, ha stabilito un’atmosfera di responsabilità, non è necessario che il project manager rimproveri qualcuno che non lo segue. Le dinamiche di gruppo si prenderanno cura della situazione.

Di tanto in tanto, il project manager potrebbe aver bisogno di porre domande approfondite sul motivo per cui un impegno non è stato rispettato, ma di solito la persona accountable sarà disponibile ad esporsi in caso di errori e si impegnerà di nuovo per completare l’azione originale e possibilmente per espiare qualsiasi mancanza nella prestazione.

Responsabilità e accountability sono quindi fondamentali per il successo di un progetto ed una forte filosofia di accountability è il primo step per garantire la necessaria responsabilità ai progetti.

La gestione di un progetto è l’uso di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche specifiche per fornire qualcosa di valore a persone e/o organizzazioni.

Lo sviluppo di un software per migliorare i processi aziendali, la costruzione di un edificio, i soccorsi dopo un disastro naturale, l’espansione delle vendite in un nuovo mercato… tutti questi sono esempi di progetti.

Un progetto è quindi uno sforzo temporaneo, che dura più o meno a lungo nel tempo, per creare valore attraverso un prodotto, servizio o risultato.

Tutti i progetti hanno una struttura, un team con dei ruoli e responsabilità, degli obiettivi da soddisfare e sono coordinati da un project manager.

Inoltre, ogni progetto è unico e differisce dalle operazioni di routine di un’organizzazione.

Oggi vediamo di capire meglio come funziona la gestione di un progetto.

Che cos’è la gestione di un progetto e da dove nasce?

La gestione di un progetto può essere definita come la disciplina dell’applicazione di processi e principi specifici per avviare, pianificare, eseguire e gestire il modo in cui nuove iniziative o modifiche vengono implementate all’interno di un’organizzazione.

La gestione del progetto è diversa dalla gestione delle regolari attività, poiché comporta la creazione di nuovi pacchetti di lavoro ed attività per raggiungere scopi e obiettivi concordati.

Nel corso della storia umana, la gestione dei progetti è sempre stata praticata in modo informale, ma ha iniziato a emergere come professione distinta a metà del XX secolo, grazie ad un gruppo di professionisti provenienti dai settori aerospaziale, ingegneristico, farmaceutico e delle telecomunicazioni.

Motivati ​​dalla necessità di affrontare i problemi di pianificazione e risorse associati a progetti sempre più complessi, questi si sono incontrati per iniziare a definire e standardizzare gli strumenti per una nuova professione…

… Ed è così che nel 1969 nasce il Project Management Institute, o PMI, l’autorità mondiale nella gestione dei progetti.

Da quel momento, la gestione dei progetti è diventata un’area specialistica aziendale ed i progetti in generale sono diventati sempre più la forza trainante dietro il modo in cui il lavoro viene svolto.

È ormai ampiamente riconosciuto che una conoscenza di base della gestione dei progetti può fornire valore a persone con una varietà di ruoli in una vasta gamma di attività.

Struttura della gestione di un progetto

I componenti chiave della gestione di un progetto sono:

• Tempo: la durata prevista del lavoro.
• Costo: il budget stanziato per il lavoro.
• Ambito: quali innovazioni o cambiamenti saranno forniti dal progetto.
• Qualità: lo standard del risultato del progetto.

Sebbene esistano diverse metodologie e approcci di gestione di un progetto, la maggior parte di questi segue queste fasi:

• Avvio del progetto: il project manager definisce ciò che il progetto raggiungerà e realizzerà, lavorando con gli sponsor e le parti interessate per concordare i risultati finali.
• Pianificazione: il project manager registra tutte le attività e assegna le scadenze per ciascuna, oltre a stabilire le relazioni e le dipendenze tra ciascuna di esse.
• Esecuzione: il project manager riunisce il team di progetto, raccoglie e alloca le risorse e il budget disponibili per compiti specifici.
• Monitoraggio: il project manager supervisiona lo stato di avanzamento del lavoro del progetto e aggiorna i piani del progetto per riflettere le prestazioni effettive.
• Chiusura: il project manager garantisce che gli output forniti dal progetto siano accettati dall’azienda e rilascia il team di progetto.

Ruoli e responsabilità nella gestione di un progetto

La gestione del progetto è riconosciuta come una funzione aziendale distinta all’interno di un’organizzazione e i project manager hanno un ruolo e delle responsabilità specifici nella realizzazione degli obiettivi dei loro progetti.

Il project manager definirà ed eseguirà il progetto, guiderà il team e deciderà come affrontare il lavoro in base a diversi fattori tra cui il tipo di progetto, le esigenze dell’azienda e l’esperienza dei colleghi che lavorano al progetto.

I project manager, essendo responsabili della realizzazione dei progetti su cui lavorano, hanno bisogno di una vasta gamma di competenze tra cui una buona comunicazione verbale e scritta, leadership, doti di pianificazione, risoluzione dei problemi e dei conflitti, gestione del tempo e negoziazione.

Ma i project manager non sono i soli attori quando si tratta di project management: il team di progetto e altri stakeholder ricoprono anch’essi una parte importante.

Il team di progetto sicuramente viene coordinato dal project manager, ma senza persone in grado di lavorare professionalmente alle loro attività e che credono negli obiettivi da raggiungere, un progetto sarebbe impossibile da portare a termine.

La gestione del progetto coinvolge, inoltre, altri individui, e in alcuni casi persino altre organizzazioni, i cui interessi sono in qualche modo legati al progetto e ai suoi risultati.

Questi sono chiamati stakeholder di progetto e, affinché il risultato sia un successo, è importante che ogni singolo individuo sappia esattamente qual è il suo ruolo specifico e le sue responsabilità durante tutto il ciclo di vita di un progetto.

Perché la gestione del progetto è così importante quindi? Perché nulla viene mai fatto per caso e senza prima creare un piano seguendo i processi adeguati.

La gestione di un progetto è quindi l’azione che aiuta e permette di creare quegli obiettivi attesi.

Il report di stato del progetto è quel particolare documento che il project manager è tenuto a creare. In sostanza si tratta di rapporti regolari che contengono informazioni sul progetto al fine di aggiornare le parti interessate sullo stato di avanzamento dei lavori.

Per garantire che questi aggiornamenti contengano le informazioni essenziali di cui gli stakeholder hanno bisogno, in questo articolo spiegheremo nel dettaglio come creare questo tipo di documentazione.

Che cos’è un report di stato del progetto?

Si tratta di un documento che descrive lo stato di avanzamento di un progetto entro un periodo di tempo specifico e lo confronta con il piano del progetto.

I project manager utilizzano i report di stato per tenere informate le parti interessate sui progressi e monitorare costi, rischi, tempo e lavoro. Questa informativa può essere o trasmessa direttamente o comunicata durante una riunione di stato di avanzamento dei lavori.

Il report di stato di progetto generalmente includerà quanto segue:

• Il lavoro che è stato completato.
• Il piano per quello che seguirà.
• Il riepilogo del budget e del programma del progetto.
• Un elenco di elementi di azione.
• Eventuali problemi e rischi e cosa si sta facendo al riguardo.

I vantaggi dell’utilizzo del report di stato di progetto sono:

• Creare e consentire il consenso delle parti interessate.
• Fornire trasparenza sui progressi.
• Aiutare a identificare problemi e rischi.
• Individuare lo stato di avanzamento del lavoro svolto.
• Fornire un indicatore del livello di salute del progetto.
• Prevenire spiacevoli sorprese.
• Fornire un metodo per responsabilizzare i membri del progetto e i vari stakeholder.

Come creare un report di stato del progetto

Un report di stato del progetto può essere settimanale, mensile o trimestrale.

Indipendentemente dalla portata, i passaggi per la creazione di questo documento sono essenzialmente gli stessi. Ecco quali:

1. Dare un nome al report

Un’ottima opzione è usare semplicemente il nome del progetto per chiarezza e numeri e date progressivi.

2. Indicare lo status di progetto

Ciò significa indicare chiaramente se il progetto attualmente si trova in linea con gli obiettivi, a rischio o fuori strada. La salute del progetto può essere mostrata visivamente piuttosto che in forma narrativa, utilizzando un codice colore predeterminato per rappresentare lo stato di ogni elemento:

• Verde = in pista,
• Giallo = a rischio,
• Rosso = fuori pista.

3. Fornire un breve riepilogo del report sullo stato

Il riepilogo del report di stato del progetto dovrebbe essere breve, circa 2-3 frasi. L’obiettivo qui è dare ai lettori che potrebbero non avere il tempo di leggere l’intero rapporto le informazioni più importanti e i fatti essenziali.

4. Dividere in aree chiave o pietre miliari

Scegliere e dividere il report in aree chiave; ad esempio, si potrebbero suddividere le cose in ordine cronologico: cosa abbiamo fatto, su cosa stiamo lavorando e cosa accadrà dopo, come in un calendario. Oppure il report può essere suddiviso in segmenti settimanali, mensili e trimestrali. Un’altra opzione è raggruppare gli aggiornamenti per ruolo: marketing, design, IT, amministrazione, ecc.

5. Aggiungere una panoramica di alto livello per ogni area chiave

Per ogni area chiave contenuta nel report di stato del progetto, è importante aggiungere alcuni punti elenco riassuntivi che forniscano una panoramica rapida sui progressi, i risultati e il lavoro imminente.

6. Aggiungere collegamenti ad altri documenti o risorse

Anche se in un report di questo tipo non si vuole includere ogni piccolo dettaglio, alcune persone vorranno sicuramente saperne di più. Per quelle parti interessate che cercano informazioni più approfondite, fornire collegamenti a documenti o risorse che permettano una visione più nel dettaglio.

7. Prestare attenzione a qualsiasi problema o sfida in cui si è imbattuto nel progetto

Tutti i progetti incontrano ostacoli. Tenere le parti interessate al corrente quando sorgono problemi aiuterà tutti a sapere cosa sta succedendo e ad adeguarsi di conseguenza.

8. Includere note o punti salienti aggiuntivi

Questi potrebbero essere un elenco di passaggi successivi, complimenti e ringraziamenti a qualcuno o qualsiasi altra cosa degna di essere evidenziata nel report.

Le basi per un monitoraggio e un reporting efficaci dello stato del progetto vengono gettate già durante la pianificazione del progetto.

È qui che il project manager e le parti interessate definiscono obiettivi chiari e punti di controllo per misurare i progressi e sui quali i report di stato del progetto si baseranno.

Il vero valore di un report sullo stato di un progetto va oltre il suo utilizzo come canale di comunicazione, in quanto fornisce anche una storia documentata del progetto.

Questo può fornire dati storici che, durante un progetto simile in futuro, possono aiutare ad evitare passi falsi o colli di bottiglia.

Poiché i report sullo stato del progetto coprono in maniera riassuntiva molti importanti argomenti, la loro creazione può richiedere del tempo.

Grazie a Twproject, ora disponiamo delle competenze necessarie per valutare in modo accurato il lavoro svolto e formulare report accurati

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Tuttavia, grazie ad un buon software di gestione dei progetti è possibile accelerare e migliorare di molto il processo di reporting, avendo accesso immediato a tutte le informazioni più importanti e allo status delle attività.

È importante tenere a mente che le parti interessate si affidano al rapporto sullo stato di progetto per prendere decisioni.

Pertanto, è fondamentale che i project manager forniscano informazioni complete e accurate.

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La comunicazione efficace del project manager è una parte essenziale della gestione dei progetti.

Il suo compito è allineare tutti su un unico obiettivo e garantire che tutte le informazioni corrette e complete arrivino ai canali giusti.

Quando si pensa a come i project manager possono migliorare le loro capacità di comunicazione, spesso ci si concentra solo sull’output: quando dire qualcosa, come dirlo e con quale frequenza.

Sebbene questi siano tutti componenti fondamentali della comunicazione, un project manager di successo sa che deve anche considerare come ascoltare e gestire le emozioni, proprie e del team.

 Perché la comunicazione del project manager è importante

Secondo il PMBOK, circa il 75% del tempo di lavoro di un project manager viene dedicato alla comunicazione.

La comunicazione è una competenza fondamentale che, se correttamente eseguita, collega ogni membro di un team di progetto a un insieme comune di strategie, obiettivi e azioni.

A meno che questi componenti non siano effettivamente condivisi dai responsabili del progetto e compresi dalle parti interessate, i risultati del progetto possono essere compromessi.

Quando i project manager hanno solide capacità di comunicazione, hanno il potere di condurre progetti di maggior successo, aumentare il ROI e aiutare l’organizzazione a superare i suoi concorrenti.

A un livello micro, queste forti capacità di comunicazione consentono ai project manager di stabilire relazioni sane e di fiducia con il proprio team e le parti interessate.

Ecco quali sono tre elementi fondamentali per trasformare la comunicazione del project manager in una comunicazione di successo.

Stabilire una struttura di comunicazione

Il primo passo verso una comunicazione efficace è stabilire una struttura. Questo framework è un piano che consente una comunicazione efficiente con il team, le parti interessate, i dirigenti e i clienti.

In pratica, ciò significa mettersi d’accordo su chi comunica cosa, a chi, quando e come.

Impostando chiare aspettative fin dall’inizio, a tutti vengono dati gli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo.

Una struttura di comunicazione completa include:

• Uno scopo: il motivo del framework, nonché i motivi di ciascun metodo di comunicazione che copre.
• Uno schema delle esigenze del progetto: i requisiti necessari del progetto.
• Un elenco di metodi di comunicazione da utilizzare e obiettivi associati a ciascuno: questi includono riunioni (a partire dal Kick off meeting), e-mail, meeting giornalieri, messaggistica istantanea e qualsiasi software di project management o strumento da utilizzare.
• Tempi, date e frequenza: è importante stabilire aspettative e precedenti per i tempi delle comunicazioni.
• Ruoli e responsabilità: sebbene la maggior parte delle comunicazioni sarà gestita dal project manager, è necessario un processo chiaro anche per il modo in cui comunicano gli altri membri del team e le parti interessate.

Praticare l’ascolto attivo

Saper parlare bene è una cosa, ma un project manager si distingue quando sa anche ascoltare veramente qualcuno.

Quando un project manager pratica l’ascolto attivo, non sta solo prestando attenzione al contenuto di un messaggio, ma si sintonizza su sfumature come il linguaggio del corpo, le espressioni facciali e il tono della voce.

Questa abilità consente al project manager di identificare meglio i problemi, i rischi e le opportunità.

Al contrario, un ascolto scadente è spesso connesso a errori, ridotta efficacia e opportunità mancate.

Diventare un ascoltatore attivo e consapevole richiede tempo, pratica e dedizione, ma ne vale la pena per i vantaggi professionali e personali che porta.

Ecco alcuni suggerimenti per aumentare la potenza di ascolto:

• Non interrompere: sembra buon senso, ma è fin troppo facile interrompere qualcuno quando ci si sente eccitati dalla conversazione o non si vuole sentire ciò che l’altra persona sta dicendo. Fare una pausa di un paio di secondi quando l’interlocutore ha terminato di parlare, assicura che l’altra persona abbia effettivamente terminato il suo pensiero.
• Dedicare del tempo alla conversazione: nessuno è in grado di ascoltare correttamente quando è di fretta o distratto da altre attività. È meglio non avere una conversazione, di persona o online, se non si è pronti a dedicarvi tutta la propria attenzione. È così, infatti, che si possono verificare errori e malintesi. Comunicare solo quando si è pronti a recepire il messaggio; se il momento non dovesse essere idoneo, si può chiedere gentilmente all’altra persona di parlare in un altro momento.
• Prestare attenzione ai segnali non verbali: questo permette di passare ad un livello di comunicazione più profondo e meno superficiale. Spesso, infatti, le persone tendono a dire qualcosa in cui non credono veramente solo per evitare discussioni o malumori; in questi casi i segni non verbali possono aiutare a capire dove sta la verità.
• Porre le domande giuste: quando una persona semplicemente ascolta senza fare domande, può dare l’impressione che non sia interessata o non sia coinvolta in ciò che si sta dicendo.
• Essere obiettivi: è facile farsi prendere dai propri sentimenti e priorità quando si comunica con qualcuno. Per praticare l’ascolto consapevole, bisogna lasciarsi alle spalle pregiudizi ed idee personali ed elaborare il messaggio da un punto di vista totalmente obiettivo.

Usare gli strumenti giusti

Usare gli strumenti di comunicazione adatti alle situazioni è di fondamentale importanza per rendere efficace il tono della comunicazione. Esaminiamo i vari casi.

Per comunicazione non urgenti

In questo caso, la formalità di un’e-mail potrebbe essere troppo, ma anche organizzare un meeting pare esagerato.

Quando si tratta di esigenze di comunicazione non urgenti, la messaggistica istantanea è, nella maggior parte dei casi, il canale di comunicazione migliore da scegliere.

Questi strumenti sono ottimi per domande o dubbi casuali, non richiedono la partecipazione in tempo reale e, cosa forse più importante, non interrompono il flusso di lavoro degli altri.

Inoltre, l’utilizzo di questi strumenti fornisce anche una registrazione della conversazione a cui è possibile fare riferimento in seguito.

La chat in un software di project management potrebbe essere la migliore soluzione.

Per gli aggiornamenti del progetto

Il framework di comunicazione dovrebbe far sapere a tutti quali sono le piattaforme preferite per gli aggiornamenti e gli annunci generali sullo stato del progetto.

Sempre l’utilizzo di un software di project management potrebbe essere lo strumento ideale per raccogliere contenuti in un unico posto in modo che il team e gli stakeholder non debbano perdere tempo a cercare ciò di cui hanno bisogno.

Ogni documento, file, discussione, attività, scadenza può essere visualizzato qui.

Per comunicazioni ufficiali e importanti

Quando arriva il momento di comunicare informazioni importanti ed ufficiali sul progetto, il project manager deve assicurarsi l’attenzione di tutti i membri del team e stakeholder.

In questo caso, un meeting in cui tutti sono invitati, può essere la strategia migliore.

In questa occasione, le persone interessate hanno anche la possibilità di porre delle domande o presentare dei dubbi che possono ricevere una risposta immediata.

Con pratiche e processi di comunicazione efficaci, è possibile eliminare le incomprensioni ed i conflitti.

Pianificare la comunicazione significa dedicare del tempo, all’inizio del processo di pianificazione del progetto, a comprendere le parti interessate e il modo in cui desiderano comunicare e ricevere le comunicazioni.

Rispettando le loro esigenze, queste saranno più coinvolte e motivate per il successo del progetto.

I dettagli della gestione della comunicazione del progetto possono variare in base allo stile del project manager, alle dimensioni del progetto o al settore ma, in qualsiasi caso, la comunicazione svolgerà un ruolo importante dall’inizio alla fine di un progetto.

Con un chiaro piano di comunicazione in atto, una dedizione all’ascolto consapevole e gli strumenti giusti, il project manager ed il team saranno meglio preparati ad affrontare qualsiasi progetto con successo.

Gestire un progetto non è un’impresa facile, fasi progettuali e metodi di progettazione sono, infatti, passaggi richiesti indipendentemente dalle dimensioni e dalla portata di un progetto.

Dalla pianificazione dei minimi dettagli alla gestione delle richieste dei clienti in continua evoluzione alla spedizione puntuale dei risultati, molte cose possono andare storte.

Quando si divide un progetto, complesso o meno che sia, in fasi più gestibili, ognuna con i propri obiettivi e risultati finali, è più facile controllare la qualità dell’output e il successo di un progetto.

Il metodo più conosciuto per la gestione dei progetti è quello del Project Management Cycle – PMC, cioè Ciclo Del Progetto, composto da 4 fasi:

1. Fase di avvio
2. Fase di definizione e pianificazione
3. Fase di esecuzione
4. Fase di valutazione e chiusura

Vediamo quindi in questo articolo le fasi progettuali e metodi di progettazione nel dettaglio.

Le 4 fasi progettuali del progetto

Si parla del ciclo del progetto perché queste fasi sono progressive, ciò significa che non è possibile iniziare la fase successiva se quella precedente non è stata completata.

Il PMC non è un metodo statico, ma può essere adattato alle esigenze dei vari contesti anche se, tendenzialmente, la struttura del ciclo non cambia.

1. Fase di avvio

Lo scopo di questa prima fase è identificare e capire quali sono gli obiettivi del progetto e di trasformare quindi un’idea astratta in qualcosa di più significativo.

In questa fase è necessario sviluppare un business case e definire il progetto a livello generale, le sue funzioni, scadenze, compiti e caratteristiche.

Inoltre, se il progetto richiede uno studio di fattibilità, è questo il momento per farlo. Questo studio permette di verificare se il progetto è fattibile considerando gli aspetti economici, legali, operativi e tecnici.

L’identificazione di eventuali criticità aiuterà ad analizzare se è possibile risolverli con soluzioni appropriate.

Al termine di questa fase viene redatto un piano di progetto che deve essere accettato dagli stakeholder e qui viene nominato ufficialmente un project manager che prenderà il controllo del progetto.

2. Fase di definizione e pianificazione

La fase di pianificazione è quella in cui la soluzione del progetto viene ulteriormente sviluppata nel modo più dettagliato possibile e vengono pianificati i passaggi necessari per raggiungere l’obiettivo del progetto.

Qui viene identificato tutto il lavoro da svolgere con le tempistiche e gli obiettivi intermedi.

Inoltre, viene preparato un budget di progetto fornendo stime dei costi di manodopera, attrezzature e materiali.

Una volta che le attività sono state identificate, il programma è stato preparato ed i costi sono stati stimati, le tre componenti fondamentali della fase di pianificazione sono completate.

Questo è un momento eccellente per identificare e cercare di affrontare tutto ciò che potrebbe rappresentare una minaccia per il completamento del progetto con successo; la cosiddetta gestione del rischio.

Nella gestione del rischio, i potenziali problemi, secondo i diversi gradi di minaccia, vengono identificati insieme all’azione che deve essere intrapresa, sia per ridurre la probabilità che il problema si verifichi sia per ridurre l’impatto negativo sul progetto nel caso in cui si verificasse.

Infine, si vorranno fissare obiettivi di qualità, garanzia e misure di controllo, insieme a un piano di accettazione, elencando i criteri da soddisfare per ottenere l’accettazione del cliente.

La fase di pianificazione del progetto richiede una diligenza completa poiché definisce la tabella di marcia del progetto.

A meno che non si opti per una moderna metodologia di gestione del progetto come la gestione Agile, è auspicabile che questa seconda fase del ciclo del progetto richiederà quasi la metà dell’intero arco di tempo del progetto.

3. Fase di esecuzione

Durante questa terza fase, quella di esecuzione, viene messo in moto il piano di progetto e viene eseguito – in pratica – il lavoro.

In qualsiasi progetto, un project manager trascorre la maggior parte del tempo in questa fase ed il suo compito è stabilire flussi di lavoro efficienti e monitorare attentamente i progressi del team.

Un’altra responsabilità del project manager durante questo stadio è quella di mantenere costantemente una collaborazione efficace tra le parti interessate del progetto.

Ciò garantisce che tutti rimangano sulla stessa lunghezza d’onda e che il progetto funzioni e vada avanti senza problemi.

In questa fase, l’utilizzo di un buon software di project management può aiutare largamente a gestire le attività ed il team di progetto, migliorando l’efficienza e aumentando la produttività.

Il successo della fase di esecuzione di un progetto dipende strettamente dal livello di efficacia con cui è stata eseguita la fase di pianificazione.

I rapporti sullo stato di progetto dovrebbero sempre enfatizzare il punto finale previsto in termini di costi, tempistiche e qualità dei risultati finali.

Ogni deliverable di progetto prodotto dovrebbe essere esaminato e misurato rispetto ai criteri di accettazione stabiliti nella fase di pianificazione.

Una volta che tutti gli output sono stati prodotti, il progetto è pronto per l’ultima fase, quella di chiusura.

4. Fase di valutazione e chiusura

Con molto tempo e sforzo investiti nella pianificazione del progetto, spesso si dimentica che la fase finale del ciclo di vita del progetto è altrettanto importante.

Prima della fase di chiusura stessa, avviene una fase di valutazione che può essere più o meno considerata come parte integrante dell’ultimo step.

In questo caso viene valutata la qualità dell’output rispetto ai requisiti stabiliti inizialmente e si constata se questi sono stati rispettati del tutto, in parte o il risultato non è stato raggiunto in maniera soddisfacente.

Durante la vera e propria fase di chiusura, o fase di completamento, l’accento è posto sul rilascio dei risultati finali al cliente, sulla consegna della documentazione del progetto all’azienda, sulla risoluzione dei contratti con i fornitori, sul rilascio delle risorse del progetto e sulla comunicazione della chiusura del progetto a tutte le parti interessate.

L’ultimo passaggio rimanente è condurre un’analisi per esaminare ciò che è andato bene e ciò che no e per individuare quelle che possono essere le best practice.

In questo modo, la saggezza dell’esperienza viene trasferita all’organizzazione e potrà aiutare i team che lavoreranno a progetti futuri.

È importante sottolineare che la fase di chiusura non avviene solamente nel caso del completamento di un progetto con successo; questa deve avvenire anche nel caso di un progetto andato incontro ad un fallimento appunto per capirne il perché ed evitare gli stessi errori in futuro.

Caratteristiche di un progetto

Un progetto presenta comunemente le seguenti caratteristiche:

• All’inizio, i livelli di costo e di personale sono bassi e raggiungono un picco quando il lavoro è in corso. Quando il progetto sta raggiungendo la conclusione questi iniziano nuovamente a calare rapidamente.
• La tipica curva dei costi e del personale non si applica a tutti i progetti. Le spese considerevoli assicurano le risorse essenziali all’inizio del progetto.
• Rischio e incertezza sono al loro culmine all’inizio del progetto. Questi fattori si riducono durante il ciclo di vita del progetto e soprattutto quando vengono accettati i risultati finali.
• La capacità di influenzare il prodotto finale del progetto senza incidere drasticamente sui costi è massima all’inizio del progetto e diminuisce man mano che il progetto avanza verso il completamento. È chiaro che il costo per apportare nuove modifiche e correggere gli errori aumenta man mano che il progetto si avvicina al completamento.

Queste caratteristiche sono presenti in quasi tutti i tipi di progetto, anche se in modi o gradi differenti.

Fasi progettuali e metodi di progettazione: monitoraggio ed efficientamento

Per concludere, indipendentemente dal tipo di progetto, è essenziale avere una conoscenza completa del ciclo, delle fasi progettuali e dei metodi di progettazione.

In questo modo sarà possibile gestire il progetto in maniera più efficiente individuando correttamente problemi, attività, risorse e soluzioni alternative.

Twproject, la prima piattaforma integrata italiana per il Project Management, semplifica la gestione dei metodi di progettazione e delle fasi progettuali.

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L’impostazione di uno standard di revisioni di progetto e quando farle, è in grado di migliorare l’efficienza e aiuta a mantenere un progetto funzionante in base a tempistiche e budget.

I motivi più comuni per i quali le revisioni di progetto non vengono effettuate, troviamo:

• Paura di affrontare il fallimento e le sue cause. Se il fallimento è visto come qualcosa da negare e nascondere, invece che un’opportunità di crescita, è chiaro come le revisioni vengano evitate il più possibile.
• Incolpare. Se la cultura si basa sulla colpa e sulla punizione per motivare il comportamento, ci saranno resistenza e difesa nei confronti delle revisioni – soprattutto se negative. Incolpare promuoverà la paura.
• Esperienza negativa, ad esempio quando le recensioni precedenti sono state inutili o non è stato dato loro seguito per attuare cambiamenti basati sulle lezioni apprese.
• Mancanza di facilitatori qualificati. Sono necessari facilitatori qualificati per rendere efficaci le revisioni affrontando la tendenza dei project manager e degli esecutori ad essere orientati all’azione piuttosto che introspettivi e riflessivi. Un facilitatore consentirà ai partecipanti di confrontarsi direttamente con situazioni negative, senza cadere in un atteggiamento difensivo.
• Mancanza di tempo. Le parti interessate sono già passate al progetto successivo o tornano alle loro attività operative e la revisione non è considerata un’attività prioritaria e preziosa e viene quindi lasciata perdere. Se non esiste una cultura che punti ad un miglioramento continuo non c’è abbastanza motivazione per sostenere lo sforzo di una revisione.
• Mancanza di un processo di gestione del progetto documentato. L’assenza di linee guida e modelli comporta sforzi inutili e l’assenza di informazioni utili acquisite durante il progetto.

Tuttavia, è ormai ampiamente accettato che le revisioni siano la chiave per migliorare le prestazioni future imparando dalle prestazioni passate.

Ecco, quindi, quali sono i consigli pratici per revisioni di progetto di successo.

Tipi di revisioni di progetto

Ci sono quattro tipi di revisioni che possono essere condotte nel corso di un progetto.

Prima revisione del progetto: La prima revisione del progetto determinerà se il progetto soddisfa i requisiti definiti come necessari.

Revisione del completamento: La revisione del completamento determinerà se il progetto ha soddisfatto tutti i requisiti, le approvazioni e i risultati finali definiti dall’ambito del progetto e se il processo di gestione ha soddisfatto tutti gli standard richiesti.

Revisioni speciali: Le revisioni speciali determineranno se il progetto soddisfa tutti i requisiti, le approvazioni e i risultati finali definiti dall’ambito del progetto nel momento in cui viene condotta la revisione speciale. Stabilirà inoltre che tutti i processi di gestione del progetto siano in atto e soddisfino tutti gli standard richiesti. Infine, la revisione speciale può concentrarsi su un sottoinsieme di attività, condizioni o prodotti di lavoro evidenziati come “a rischio”.

Revisione richiesta dalle parti interessate: Uno stakeholder di progetto può richiedere una revisione “ad hoc” o “special review”. I motivi per questo tipo di revisione possono includere ad esempio: cambiamento nel management, un problema significativo che può influire sulla capacità del progetto di fornire la soluzione richiesta, progetto che è stato classificato come “non conforme” e richiede una specifica constatazione. Il formato di questa revisione è simile alla revisione del progetto standard.

Descrizione del processo di revisione

Come visto precedentemente esistono diversi tipi di revisione. Tendenzialmente, il processo è simile per tutti i casi e può variare leggermente.

Introduzione della revisione di progetto

Il team di revisione avvia il processo di revisione programmandolo con il project manager.

È importante programmare la revisione in modo che possa essere condotta in un modo che non sia dirompente per il progetto stesso.

Questo non è sempre possibile; tuttavia, l’interruzione causata da una revisione dovrebbe essere presa in considerazione.

Fase di iniziazione della revisione di progetto

Il team di revisione del progetto compila un pacchetto di ingresso, che contiene materiali per aiutare il project manager a comprendere il processo di revisione e ciò che deve rendere disponibile per la revisione del progetto.

I successivi incontri saranno programmati con il project manager e i membri del team di progetto designati.

Il pacchetto di ingresso in genere conterrà la documentazione del processo, la lista di controllo e domande di esempio.

Fase di ricerca della revisione di progetto

La fase di ricerca è suddivisa in due attività: revisione della documentazione e intervista.

Durante la revisione della documentazione, i documenti vengono recuperati per l’analisi per garantire che i risultati del progetto richiesti siano nella posizione designata.

Durante la seconda attività, il team di revisione condurrà interviste esplorative informali con il project manager ed il team di progetto, o alcuni membri, ed eventuali altri stakeholder.

I risultati e la documentazione verranno quindi analizzati e confrontati con la metodologia di progetto approvata.

Questa fase può durare da uno a due giorni lavorativi, a seconda delle dimensioni, dell’ambito e della complessità del progetto.

Fase del rapporto finale della revisione di progetto

Al project manager verrà fornito alla fine un rapporto di revisione del progetto.

Questo documento serve a garantire che non vi siano problemi di comunicazione sui risultati tra il project manager e il team di revisione.

In caso di divergenze di opinioni, project manager e team di revisione potranno organizzare ulteriori incontri.

Al termine, il team di revisione formalizzerà le informazioni raccolte durante tutto il processo di revisione con eventuali raccomandazioni e modifiche che il project manager sarà tenuto ad implementare.

Sulla base di questi risultati, il progetto sarà classificato come rosso, giallo o verde e questo stato del progetto indicherà se il progetto è conforme agli standard o no.

Se il progetto è determinato come rosso, cioè “a rischio”, sarà programmata una revisione di follow-up.

Imparare a valutare i progetti, in corso o passati, è uno dei modi migliori per scoprire quali aree necessitano di miglioramenti e come fare un lavoro migliore in futuro.

Man mano che le organizzazioni e i loro processi maturano, revisioni efficaci delle prestazioni come parte integrante del miglioramento continuo delle prestazioni del progetto dovranno diventare una norma.

Semplificare i processi nei progetti evita complicazioni inutili. Per quanto ovvio, la inutile complessità  è uno dei maggiori ostacoli al completamento di un progetto nei tempi e nel budget previsti.

Anche i progetti ben organizzati e chiaramente definiti possono andare fuori controllo e trasformarsi in qualcosa che non avrebbero mai dovuto essere.

Fortunatamente, ci sono diverse strategie da seguire che permettono di semplificare i processi in un progetto e di rimanere concentrati sugli obiettivi finali.

Vediamo quali sono in questo articolo.

Tenere d’occhio il quadro generale

La gestione di un progetto può essere paragonata all’assemblaggio di un puzzle: è necessario prendere spunto dall’immagine sulla copertina della scatola per sapere come far combaciare i pezzi.

Se ci si fissa su uno o due pezzi e non si osserva la figura finale, il progetto può fermarsi.

Spesso, infatti, si pensa a pianificare le singole attività focalizzandosi sul fare, piuttosto che concentrandosi sui risultati finali o intermedi.

In questo modo il punto focale passa dalla pianificazione dell’attività in sé, alla pianificazione dei tasks di progetto in base ai risultati sperati. Un concetto totalmente diverso.

Prendere spunto o seguire processi già approvati

Quando si crea un piano di progetto, e in generale durante tutto il suo ciclo di vita, non bisogna aver paura di seguire dei processi che già hanno funzionato per altre situazioni similari.

Se un altro team ha sviluppato con successo un processo che completa attività simili, si può o prendere spunto o copiarlo del tutto.

Le best practice rappresentano un magazzino di strumenti di successo che possono essere applicati ad altri progetti e condivisi con altri team. A tal proposito può tornarti molto utile questo articolo sulle “Lezioni Apprese”.

Assegnare nomi, date e conseguenze

Per semplificare le cose non sempre bisogna agire sulle attività. A volte basta usare la chiarezza!

Un esempio? Quando assegniamo un compito, spesso, non è sufficiente dire che qualcuno è responsabile di un questo o di quello e lasciare che questa persona si organizzi da sola.

Nella maggior parte dei casi, il project manager deve non solo assegnare un nome ad un’attività, ma anche fornire informazioni sulla data di scadenza e identificare le eventuali conseguenze che il mancato rispetto di tali termini può portare.

Ciò non significa minacciare il team di licenziamento, ma solamente far sapere quali altri compiti sono subordinati a questa determinata attività e le potenziali implicazioni sui costi o sul risultato finale di un ritardo.

In molti casi, le persone coinvolte ricevono solamente un pezzo del puzzle e non hanno l’occasione di vedere l’immagine finale nella sua interezza.

Per questo potrebbero non essere consapevoli degli altri pezzi in movimento e dicendo loro cosa è coinvolto, li aiuterà a capire meglio l’importanza delle loro azioni e l’ignoranza non sarà una scusa.

Utilizzare un software di gestione dei progetti

Un software di gestione dei progetti aiuta a riunire tutte le informazioni di un progetto in unico luogo permettendo di sapere in ogni momento lo status in cui si trova.

Scegliere un software di project management, ci assicura che non solo il project manager, ma anche l’intero team, siano sulla stessa pagina, anche in caso di lavori da remoto.

Inoltre, questo tipo di software è particolarmente utile per le notifiche giornaliere, settimanali o mensili che possono aiutare a mantenere il lavoro in carreggiata, a ricordare le scadenze e le deadline, a gestire le priorità.

Liberando i membri del team dal dover ricordare le loro attività quotidiane, questi avranno più energia mentale per concentrarsi su alti tipi di task “non automatizzati”.

Mantenere l’ordine

Il project manager è responsabile della gestione di tutti i dettagli che permettono ad un progetto di avanzare con successo.

Questi dettagli includono il monitoraggio delle attività assegnate e il monitoraggio delle attività completate.

Per tenere il progetto sotto controllo, è necessario rendere abituali le seguenti azioni per mantenere l’ordine:

• Aggiornare lo stato delle attività nel software di gestione dei progetti su base frequente e regolare
• Contrassegnare le attività come completate non appena sono terminate
• Assegnare compiti ai membri del team a intervalli regolari ma senza caricarli troppo per evitare una riduzione delle prestazioni.

Mantenendo l’ordine e avendo sempre sotto controllo il livello di carico di lavoro dei membri del team, aiuta a mantenere alti l’efficienza e il morale dei collaboratori.

Gestire le priorità e ridurre le dimensioni delle attività

Soprattutto nel caso di più progetti in contemporanea, è importante gestire le priorità e scegliere un ordine di lavoro che soddisfi la legge dei rendimenti decrescenti.

Quando ciò non accade, i piani falliscono e i progetti non vengono completati nel modo più rapido o efficiente possibile.

Per semplificare il processo, il project manager deve dare maggiore attenzione ad alcuni progetti piuttosto che provare a destreggiarsi nella gestione di tutti, soprattutto quando devi gestire risorse limitate.

Stesso discorso vale nel caso in cui si abbiano più attività contemporanee.

Una delle chiavi per la semplificazione dei processi è capire cosa è veramente importante – e cosa non lo è – e rivalutare continuamente l’elenco delle priorità man mano che vengono aggiunte nuove cose.

Inoltre, anche ridurre le dimensioni delle attività, è una strategia che aiuta a semplificare i processi nei progetti.

I project manager devono quindi sviluppare la semplificazione dei processi come capacità di leadership fondamentale.

Con un approccio ben strutturato e organizzato e seguendo le differenti strategie presentate in questo articolo, sarà possibile eliminare le complessità inutili e completare i progetti più velocemente ed efficacemente.

Infine, è importante tenere a mente che la complessità è come un’erbaccia nel giardino… anche quando si elimina, può ripresentarsi in ogni momento.

Ogni volta che ciò accade, è possibile rivedere queste strategie per semplificare i processi nei progetti.