Come pianificare un progetto nuovo

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Pianificare il progetto in maniera attenta fin dalla sua fase di partenza è la chiave per un risultato di successo.

La creazione di un piano di progetto è, infatti, la prima cosa che si dovrebbe fare nel caso di qualsiasi progetto, soprattutto se nuovo.

Spesso, invece, questa attività viene ignorata per mettersi subito al lavoro precorrendo i tempi. Sono molti coloro che semplicemente non riescono a comprendere il valore di un piano di progetto e come questo possa permettere di risparmiare tempo, denaro e problemi.

Vediamo quindi in pratica come si esegue la pianificazione di un nuovo progetto.

Cos’è un progetto?

Un progetto è definito come un insieme pianificato di attività correlate da eseguire in un determinato periodo ed entro certi limiti di costo e di altro tipo.

La parola “pianificato” è cruciale e l’efficacia della programmazione ha un peso direttamente sul risultato del progetto.

Ogni progetto ha un inizio e una fine e segue un ciclo di vita suddiviso in varie fasi.

Che cos’è un piano di progetto?

Un piano di progetto serve essenzialmente come una tabella di marcia in base alla quale pianificare un progetto che un team dovrà andare a seguire.

Gli obiettivi sono definiti in questa fase ed un piano di progetto efficace specifica come verranno svolti i vari compiti e da chi. La finalità è quella, appunto, di raggiungere l’obiettivo desiderato.

Anche le risorse vengono determinate nel piano del progetto.

Se efficace e ben ponderato, tale piano è spesso un fattore determinante per il successo di un progetto. Serve come mezzo di comunicazione per il project manager, nonché come meccanismo di controllo durante il progresso del progetto.

I ruoli e le responsabilità degli stakeholder di progetto sono identificati e condivisi in modo che possano acquisire familiarità con ciò che ci si aspetta da loro.

Il piano fornisce chiarezza e accordo prima ancora dell’inizio concreto ed effettivo dei lavori.

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Eventuali problemi che sorgono durante la sua redazione possono essere prontamente affrontati ed eliminati in modo che non causino problemi durante il processo del progetto.

L’identificazione delle tappe fondamentali consente ai membri del team di prepararsi a lavorare per raggiungere gli obiettivi inclusi nel piano progettuale e stabilisce un lasso di tempo in cui completare le attività.

Come gestire il progetto efficientemente ed efficacemente?

La definizione del piano di gestione del progetto serve come visualizzazione di come sarà la gestione del progetto.

La struttura di ripartizione del lavoro determina i risultati finali, insieme alle dipendenze delle attività e al percorso critico da seguire durante il ciclo di vita del progetto.

Attenzione però che la pianificazione di un progetto non significa necessariamente che il processo corrisponderà al 100% al piano iniziale.

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L’incertezza è comunque un fattore comune in ogni progetto. Ci possono essere delle situazioni impreviste che possono portare il progetto ad andare fuori strada.

Ciò che è importante sottolineare è che i piani di progetto consentono di prepararsi alle incertezze che potrebbero insorgere. Di conseguenza, essi permettono di ridurre il loro impatto negativo sul progetto.

Un piano di progetto approfondito può sembrare dispendioso in termini di tempo e di risorse, tuttavia, nel lungo periodo, rappresenterà un risparmio di tempo sia per il project manager che per il team.

Quando si pensa a come scrivere un piano di progetto in modo efficace, ci sono alcuni punti specifici da considerare, fra cui:

  • La visione del progetto: le note di pianificazione e gestione del progetto dovrebbero identificare chiaramente gli obiettivi del progetto ed includere una descrizione concisa del progetto stesso.
  • Gli stakeholder: per chi viene eseguito il progetto, se c’è un cliente coinvolto e cosa questo e gli stakeholder si aspettano dal progetto.
  • Ruoli e responsabilità: qui si dovrebbe descrivere chi è coinvolto nella realizzazione del progetto e le singole attività con i membri assegnati.
  • Risorse: qui si includono le risorse assolutamente necessarie per completare il progetto, possono riferirsi a risorse umane, finanziarie, materiali o di altro tipo.
  • Budget: ciò dovrebbe includere una ripartizione dei costi del progetto. Ciò include gli stipendi, le tasse, i materiali, le spese di sede, i viaggi ecc. Inoltre, qualsiasi finanziamento ricevuto dovrebbe anche essere incluso in questa sezione.
  • Piano di emergenza: questo piano identificherà il modo in cui il progetto affronterà eventuali problemi che si presentano e che richiedono modifiche nell’ambito del progetto. La pianificazione di potenziali rischi dovrebbe includere un’allocazione in termini di tempo e budget.
  • Piano di comunicazione: questo illustrerà come verranno gestite le comunicazioni con tutte le parti interessate. Indicherà anche la frequenza della comunicazione e qualsiasi attività di marketing o promozione del progetto.
  • Piano di monitoraggio: qui verrà specificato come si misura il successo del progetto e quali criteri verranno seguiti per la valutazione.
  • Gestione dei documenti: questo dovrebbe delineare la persona, solitamente il manager, responsabile della conservazione e gestione dei documenti di progetto.

Seguire questi passaggi è un’ottimo inizio per avviare una corretta pianificazione di progetto,  ma non è tutto.

Diventa importante non dimenticare di aggiornare il piano mentre il progetto progredisce e misurare continuamente gli scostamenti, se è il caso, rispetto al piano iniziale.

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