Gestione progetti e Verità: un binomio inscindibile

gestire i progetti dicendo la verita

Durante la gestione dei progetti è frequente la tentazione di risolvere i problemi in modo semplice e “silenzioso”. Risolvere “silenziosamente” senza, ovviamente, informare gli stakeholder.

Ma è davvero la scelta giusta? Vale la pena nascondere la verità mentre si gestiscono i progetti?

La tentazione, per una parte dei Project Manager (come in realtà per gli esseri umani), è sovente quella di prendere la via più facile e fornire una versione distorta della verità.

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“Non è meglio risolvere un problema senza informare nessuno e continuare come se niente fosse? Si risolve il problema e nessuno sa neanche che questo sia comparso”
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Spesso nascondere il problema è l’opzione più semplice, quella che rende tutti felici nell’immediato…… tuttavia è piuttosto raro che questa opzione, comoda a breve termine, non ritorni indietro con effetti maggiorati degli interessi.

Questa scelta può, infatti, danneggiare a lungo termine una relazione con il cliente o il team di progetto.

In ciascun progetto, avere la forza di essere sinceri con clienti e team di progetto può portare ad un carico di critiche e stress che spesso non sentiamo di meritare. Ma quando si è sinceri e trasparenti, la fiducia e il rispetto che si ottengono dalle persone che contano sono infinitamente più preziose se paragonati alle conseguenze sulla reputazione che si ricevono dall’agire in modo inappropriato.

La verità è in realtà uno strumento nella gestione dei progetti. Vediamo come mai.

L’importanza dell’etica e dell’onestà nella gestione dei progetti

L’etica è un concetto comunemente usato per riferirsi alla moralità di un individuo o di un’organizzazione. Se ben applicata, l’etica può diventare un principio che migliora i processi decisionali.

Tuttavia, l’etica non descrive una norma o una condotta specifica. L’etica è legata a una riflessione intima e aiuta a determinare qual è il percorso corretto e come le persone dovrebbero agire.

L’etica deve essere espressa e praticata all’interno dell’organizzazione identificando:

  • il modo in cui una persona dovrebbe comportarsi
  • i comportamenti corretti e accettati, senza ambiguità.

Alla base dell’etica, c’è l’onestà, che dovrebbe essere parte di ogni transazione, interazione, decisione o azione intrapresa da un’organizzazione e dai suoi dipendenti.

gestione dei progetti

Ecco quindi 6 passaggi per contribuire a migliorare le relazioni tra organizzazioni e dipendenti orientando l’applicazione dell’etica attraverso onestà e verità.

1) Costruire un programma di etica che ci aiuti a gestire il progetto.

La leadership senza etica non è leadership. I project manager devono infatti capire e vivere secondo questo principio.

Costruire una cultura dell’etica richiede ai leader di avere chiarezza della visione dell’organizzazione basata sui valori e la passione per quell’idea.

Per creare una cultura di completa onestà, dialogo diretto e integrità è necessario stabilire una cultura che si concentri su di essa tanto quanto altri argomenti come la qualità, il servizio clienti, la gestione dei tempi e dei costi, le risorse, gli appalti o il perseguimento del successo di mercato.

2) La gestione di un progetto può essere minata dalle bugie.

Dire la verità Abraham Lincoln disse:

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“Nessun uomo ha una memoria sufficiente a farne un bugiardo di successo”
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Ciò significa che nessuno in questo mondo può continuare a mentire con successo per molto tempo.

Una semplice bugia può, forse, non essere considerata in una o due riunioni, ma non sarà una strategia valida a lungo termine.

La persona o l’organizzazione con scuse settimanali saranno presto conosciute come inaffidabili e un pericolo per il resto delle squadre.

E alcune mele marce possono arrivare addirittura ad influenzare la reputazione di un’intera organizzazione.

Dire sempre la verità, indipendentemente dalle conseguenze, è un primo passo significativo. E’ un modus operandi che può essere implementato all’interno delle organizzazioni per supportare il comportamento etico, a cominciare dal leader.

Tutti si aspettano che il project manager si comporti in modo onesto e che si assuma in pieno le responsabilità. Questo pone un riferimento per i comportamenti etici attesi da tutti gli altri membri del team.

Come lo stesso Project Management Institute sottolinea nella sesta versione del PMBOK Per supportare questa politica, è obbligatorio creare un ambiente privo di paura. La paura è la causa principale del tenere la verità per noi stessi.

È importante riconoscere che l’ascolto della verità assoluta richiede una mente aperta. Bisogna anche avere la capacità di ammettere cose che si potrebbero non voler sentire. Infine, ma non per ultimo, bisogna essere abbastanza maturi da non prendere le cose a livello personale.

Insomma, essere onesti è importante quanto utilizzare un buon software di project management o impegnarsi attivamente nella gestione delle risorse

3) Ricevere la verità fa bene al progetto

Per quanto sia importante dire la verità, è altrettanto importante riceverla. Ciò che le persone ci dicono è una parte essenziale del messaggio, ma la comunicazione non verbale è ugualmente importante – o anche più importante – del messaggio stesso.

Come esseri umani, abbiamo la tendenza a rispondere alle critiche mettendoci sulla difensiva. Questo atteggiamento è nemico della verità.

È essenziale capire che non è necessario attaccare quando ci viene esposta una verità, anche se scomoda.

Esempi di verità potrebbero essere semplici come un feedback su una prestazione durante una riunione. Possono anche essere più complessi come critiche rivolte al modo in cui pensiamo o alla maniera in cui conduciamo il progetto.Se quindi si reagisce in modo ricettivo, e non difensivo, a ciò che gli altri stanno cercando di dire, si aprono opportunità per un comportamento etico.

4) Opporsi ed eseguire. Il supporto del Team nella gestione dei progetti

Se sono in atto comportamenti e politiche corrette ed etiche, i dipendenti ed i collaboratori dovrebbero essere incoraggiati ad esprimere le loro idee.

Quando vengono prese alcune decisioni o azioni, se i dipendenti non sono d’accordo con ciò che viene detto, il modo migliore di procedere è di dire sempre quello che si ha in mente.

Non è un male non essere d’accordo e si possono fornire argomenti ed esempi delle possibili conseguenze.

Insomma, dire sempre la verità su ciò che si pensa.

È abbastanza difficile esprimere disaccordo, ma una volta detto, un’azione deve aver luogo. Quando i project manager decidono ed eseguono, hanno bisogno del pieno supporto dei membri del team.

L’esecuzione non significa necessariamente essere d’accordo, ma mostra disciplina, lealtà e partecipazione all’organizzazione.

Fare e dire cose alle spalle di un project manager non è costruttivo e causa di ulteriori azioni non etiche.

I project manager devono quindi stabilire linee guida che consentano ai membri del team di esprimere le proprie idee, a qulunque livello, anche per progetti complessi.

5) Premiare il messaggero incoraggia il Team

I project manager sono considerati dei modelli da seguire. Il modo in cui ascoltano e parlano dovrebbero rappresentare la maniera giusta di comportarsi.

Ascoltare la verità richiede molto più che accettarla.

Richiede la capacità di guardare l’altra persona e cercare di capire il suo punto di vista. Il tutto facendola sentire a proprio agio e apprezzata in un ambiente libero da giudizi e pregiudizi.

6) La verità, prima o poi, viene sempre fuori.

Non sono necessari ulteriori commenti su questo. Non dire la verità non fa guadagnare tempo, lo spreca!

bugie e verita' nella gestione dei progetti

Rinviare informazioni, ricercare chi ha detto cosa e quando, fare decine di domande per sradicare bugie e scuse, tutto ciò richiede tempo ed energia.

Questo tempo e questa energia che sarebbe meglio spenderli per fare cose utili al progetto.

D’altra parte, informando le parti interessate su un problema, queste potrebbero avere conoscenze, abilità ed esperienza tali da aiutare a trovare una soluzione semplice.

Altre persone potrebbero aver programmato alcune attività in relazione al lavoro pianificato e programmato attraverso il diagramma di gantt.

Piccoli cambiamenti di questo, potrebbero portare ad un impatto davvero importante.

Un altro aspetto da considerare, è che un fallimento diminuirà tutti i benefici che si possono ottenere nascondendo i problemi.

Un progetto fallito è costato molte volte di più di ciò che si sarebbe potuto risparmiare risolvendo i problemi che si sono tenuti nascosti.

Ma non si tratta solo di soldi, c’è in ballo anche la reputazione delle persone.

Progetti e Verità: conclusioni

Un progetto fallito può avere un pericoloso effetto a cascata. Non ne vale la pena!

Mostrare costantemente un alto grado di onestà, fiducia e integrità a tutti durante l’intero ciclo di vita del progetto, contribuisce a migliorare le possibilità di successo.

Cementa la posizione di leader solido e guadagna il rispetto sia del cliente che del team di progetto.

Una relazione basata sull’onestà e sulla fiducia con stakeholder, colleghi e team di progetto, dovrebbe creare un ambiente di rispetto reciproco.

Questo ambiente dovrebbe produrre, di conseguenza, un ambiente di produzione più efficiente in cui il personale è disposto a fare il possibile per fornire un prodotto davvero eccellente.

Sei mai stato di fronte ad una scelta del genere? Raccontaci la tua esperienza.

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