Categoria: Gestione Progetti

Nel mondo del project management, la visibilità del progetto è una leva strategica per garantire che ogni fase proceda in modo fluido ed efficiente. Quando il team di progetto ha una visione chiara e aggiornata, comunicazione e produttività migliorano notevolmente.

Vediamo nell’articolo perché la visibilità del progetto è fondamentale e quali sono gli step e gli strumenti per migliorarla.

Perché la visibilità del progetto è fondamentale

La visibilità del progetto non è più un optional, ma un elemento essenziale per garantire controllo, coordinamento e successo.

Senza una visione chiara e condivisa, anche i progetti meglio pianificati rischiano ritardi, errori di comunicazione e sprechi di risorse. Una buona visibilità consente al project manager di prendere decisioni tempestive, ai membri del team di sapere sempre cosa fare, e alle parti interessate di restare informate senza bisogno di continue richieste di aggiornamento.

In altre parole, è il collante che tiene insieme il team di progetto e ne guida ogni passo. Ed è proprio qui che entra in gioco Twproject: una piattaforma progettata per rendere concreta ed efficace la visibilità del progetto in ogni fase.

Grazie alle sue funzionalità complete e intuitive, Twproject supporta il project manager, i membri del team e le parti interessate nel mantenere sempre alta l’attenzione sugli obiettivi, favorendo trasparenza, controllo e collaborazione. Vediamo come.

1. Trasparenza e chiarezza: con Twproject, membri del team e parti interessate possono accedere in tempo reale a diagrammi di Gantt, Kanban e dashboard personalizzabili. Questo evita incomprensioni e garantisce che chiunque sappia cosa succede, cosa manca e cosa viene consegnato.
2. Controllo dei tempi, costi e risorse: il project manager può monitorare tempi, costi, allocazione risorse e spese grazie a time tracking, timesheets e budgeting integrati. In questo modo il progettopuò restare nei binari del budget e rispettare le scadenze senza sorprese.
3. Collaborazione efficace: Twproject include chat, forum, gestione documentale centralizzata e notifiche istantanee. Questo può essere fondamentale per mantenere i canali di comunicazione sempre aperti tra tutti.

Strumenti chiave in Twproject per aumentare la visibilità

Per garantire una visibilità del progetto efficace, non bastano buone intenzioni: servono strumenti concreti, intuitivi e ben integrati nel flusso di lavoro quotidiano.

Twproject mette a disposizione una suite completa di funzionalità pensate per offrire al project manager, ai membri del team e agli stakeholder una panoramica sempre aggiornata, accurata e condivisa.

Ecco gli strumenti che possono essere decisivi per mantenere tutti allineati e il progetto può evolvere senza ostacoli:

• Gantt interattivo e Kanban board: visualizzazioni dinamiche e personalizzabili per pianificare attività, gestire dipendenze e controllare l’avanzamento in modo immediato.
• Dashboard configurabili: ogni project manager può creare viste su misura per monitorare KPI, carichi di lavoro e stato avanzamento.
• Time tracking e timesheets: tracciamento puntuale del tempo lavorato, utile in ottica di budget e valutazione performance.
• Document management: un sistema di gestione documenti con storico delle modifiche, ideale per lavorare in gruppo senza perdere nulla, ricerca full‑text e permessi per mantenere organizzati tutti i file condivisi da team di progetto e parti interessate.

4 step per migliorare subito la visibilità del progetto

Migliorare la visibilità del progetto non richiede processi complessi o lunghi mesi di riorganizzazione: con gli strumenti giusti e qualche azione mirata, è possibile ottenere risultati concreti in tempi rapidi.

Twproject offre funzionalità potenti e intuitive che possono essere implementate gradualmente per aumentare la trasparenza, coinvolgere i membri del team e tenere aggiornate tutte le parti interessate.

Ecco 4 step pratici per rendere il tuo team di progetto più allineato, efficiente e informato sin da subito:

1. Definisci ruoli e permessi
   Imposta i ruoli in Twproject per distinguere cosa possono fare e vedere membri del team e parti interessate. La sicurezza flessibile garantisce visibilità personalizzata.
2. Configura dashboard mirate
   Crea cruscotti dedicati al project manager, al controllo costi o ai report per stakeholder, in modo che ognuno veda cosa gli interessa di più.
3. Comunica in tempo reale
   Abilita commenti su task, forum e notifiche automatiche sullo stato delle attività. Questo è utile per mantenere aggiornati e coinvolti tutti i membri.
4. Monitora e aggiusta
   Usa i report avanzati e il Gantt con progress-bar per rilevare ritardi o rischi. Il progetto può essere ri-pianificato in pochi click, riducendo impatti negativi.

Vantaggi concreti

Investire nella visibilità del progetto offre benefici tangibili per ogni figura coinvolta nella gestione e nell’esecuzione delle attività. Quando le informazioni sono chiare, accessibili e condivise, l’intero processo decisionale diventa più fluido e strategico.

Ecco cosa puoi ottenere con Twproject:

• Allineamento continuo tra membri del team, parti interessate e project manager, riducendo riunioni ridondanti.
• Decisioni più rapide grazie ai dati in tempo reale.
• Maggiore accountability: ogni attività è tracciata e visibile.
• Adozione agile e waterfall: Twproject supporta entrambi, soddisfacendo diversi stili di lavoro all’interno dello stesso team di progetto.

Se vuoi approfondire come implementare queste pratiche, prova la demo gratuita di Twproject!

Nel mondo della gestione progetti, il termine “progetto pilota” rappresenta una strategia fondamentale per testare idee, processi o prodotti prima della loro implementazione su larga scala.

Ma cosa significa realmente avviare un progetto pilota, quali obiettivi si vogliono raggiungere e quali sono le fasi operative da seguire per garantirne il successo?

In questo articolo, analizzeremo nel dettaglio il concetto di progetto pilota, evidenziando i benefici che può portare alle organizzazioni, e forniremo una guida pratica per pianificarlo, eseguirlo e valutarlo efficacemente.

Cos’è un progetto pilota

Un progetto pilota è un’iniziativa temporanea, limitata nel tempo e nelle risorse, che serve a testare la fattibilità di un’idea, un processo, un prodotto o un servizio prima di una sua eventuale estensione su scala maggiore.

Si tratta quindi di una “versione ridotta” del progetto finale, progettata per raccogliere feedback, identificare criticità e ottimizzare l’approccio.

Differenza tra progetto pilota e progetto definitivo

Il progetto pilota non è un sottoinsieme del progetto principale, ma una simulazione controllata dello stesso. Serve a rispondere alla domanda: “Funzionerà davvero questo progetto, una volta implementato a pieno regime?”.

In caso di esito positivo, i risultati del progetto pilota guideranno l’estensione del progetto principale, apportando miglioramenti sulla base dell’esperienza acquisita.

Le differenze chiave tra progetto pilota e progetto definitivo includono:

• Scopo: il progetto pilota mira a testare e validare, mentre il progetto definitivo punta a realizzare pienamente un obiettivo strategico o operativo.
• Scala: il pilota è limitato nel tempo, nel budget e nella portata; il progetto definitivo coinvolge l’intera organizzazione o un’intera area funzionale.
• Flessibilità: il pilota è altamente adattabile e aperto a modifiche; il progetto definitivo segue un piano dettagliato e strutturato, con margini di variazione più ristretti.
• Output attesi: dal progetto pilota ci si aspetta apprendimento e insight; dal progetto definitivo ci si aspettano risultati concreti e benefici misurabili.
• Stakeholder coinvolti: il pilota coinvolge spesso un gruppo ristretto e rappresentativo di stakeholder; il progetto definitivo ha una platea più ampia e formale.

Obiettivi di un progetto pilota

Gli obiettivi principali di un progetto pilota possono variare in base al contesto e alla natura dell’iniziativa, ma in generale includono:

1. Verifica della fattibilità: capire se l’idea è realizzabile dal punto di vista tecnico (compatibilità con le infrastrutture esistenti), economico (sostenibilità del budget) e operativo (capacità organizzativa e risorse disponibili).
2. Valutazione dei rischi: individuare criticità e rischi potenziali in un ambiente controllato consente di predisporre strategie di mitigazione più efficaci nella fase di roll-out. Questo include rischi tecnici, umani, di processo o normativi.
3. Ottimizzazione dei processi: attraverso il pilota è possibile osservare in tempo reale come si comportano i processi previsti, individuando eventuali inefficienze, colli di bottiglia o ridondanze che possono essere eliminate prima dell’implementazione definitiva.
4. Raccolta di feedback: il coinvolgimento attivo degli stakeholder (interni o esterni) permette di raccogliere opinioni, suggerimenti e critiche costruttive. Questo input è fondamentale per calibrare meglio la proposta di valore.
5. Formazione del team: il progetto pilota funge anche da banco di prova per il personale coinvolto. Permette di testare il livello di comprensione, la prontezza all’adozione di nuovi strumenti e la capacità di lavorare secondo nuovi standard operativi.
6. Valutazione dell’impatto: analizzare l’effetto del progetto su processi esistenti, risorse umane, tecnologie e risultati attesi aiuta a prevedere l’impatto sistemico dell’iniziativa sull’organizzazione.
7. Validazione delle ipotesi: ogni progetto nasce da una serie di assunti (es. “questo nuovo sistema aumenterà la produttività del 20%”). Il pilota permette di testare queste ipotesi con dati reali.
8. Allineamento strategico: Infine, il progetto pilota serve anche a verificare che l’iniziativa sia effettivamente allineata con la visione e gli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Vantaggi di un progetto pilota

Implementare un progetto pilota comporta numerosi vantaggi, sia dal punto di vista strategico che operativo. Approfondiamo ciascun beneficio per comprenderne l’impatto reale:

• Riduzione dei rischi: Un progetto pilota consente di limitare l’esposizione a rischi organizzativi, finanziari e tecnici. Testando il progetto in scala ridotta, si possono identificare problematiche critiche prima che impattino sull’intera organizzazione. È un approccio prudente che riduce l’incertezza.

• Maggiore consapevolezza e apprendimento: I team coinvolti hanno l’opportunità di acquisire conoscenza diretta, imparando dagli errori e capitalizzando sugli aspetti positivi. Il pilota diventa un vero e proprio laboratorio di apprendimento collettivo.

• Aumento della qualità: I feedback raccolti durante il pilota permettono di migliorare il progetto, affinando le funzionalità del prodotto o la qualità dei processi implementati. Questo porta a risultati più solidi e più apprezzati dagli utenti finali.

• Gestione efficiente delle risorse: Monitorando il consumo di risorse durante il pilota (tempo, budget, risorse umane), è possibile ottimizzare la pianificazione del progetto definitivo. Si evitano sprechi e si migliora l’allocazione delle risorse nella fase successiva.

• Coinvolgimento degli stakeholder: L’esecuzione di un pilota ben comunicato crea coinvolgimento e fiducia negli stakeholder. Partecipare attivamente a un’iniziativa sperimentale favorisce un atteggiamento collaborativo e contribuisce a generare consenso attorno al progetto futuro.

• Facilitazione del cambiamento: introdurre cambiamenti in un ambiente controllato consente alle persone di adattarsi gradualmente. Il pilota riduce le resistenze culturali e facilita l’adozione di nuove pratiche operative o tecnologiche.

• Rafforzamento della comunicazione interna: durante un pilota, le attività di coordinamento e reporting si intensificano, migliorando la trasparenza e la comunicazione all’interno del team e tra i reparti coinvolti.

• Prove di scalabilità: Un progetto pilota ben condotto permette anche di valutare la scalabilità del sistema, processo o servizio. In questo modo, si può capire se la soluzione può essere facilmente estesa a tutta l’organizzazione senza perdita di efficacia o aumento sproporzionato dei costi.

Quando avviare un progetto pilota?

Un progetto pilota è particolarmente utile in contesti dove:

• Si introduce una nuova tecnologia o sistema informatico
• Si avviano processi aziendali mai sperimentati prima
• Si implementano cambiamenti organizzativi significativi
• Si realizzano prodotti innovativi destinati al mercato
• Si devono soddisfare requisiti normativi complessi

Le fasi operative di un progetto pilota

Un progetto pilota di successo non si improvvisa. Richiede una pianificazione attenta e un’esecuzione metodica. Di seguito, le fasi operative fondamentali:

1. Pianificazione

La pianificazione è la base del successo. In questa fase occorre:

• Definire gli obiettivi: Cosa si vuole dimostrare o testare?
• Identificare le metriche di successo: Quali indicatori saranno usati per valutare il pilota?
• Stabilire il perimetro: Quali sono i confini del progetto? (tempi, risorse, ambiti)
• Selezionare il team: Chi sarà coinvolto? Quali competenze sono necessarie?
• Scegliere il campione: In caso di test su utenti, chi parteciperà?
• Pianificare le risorse: Budget, strumenti, formazione, assistenza tecnica.

2. Progettazione tecnica

In questa fase si creano i prototipi o ambienti di test. Si definiscono:

• Le specifiche tecniche
• I flussi di lavoro da simulare
• Gli strumenti di monitoraggio e raccolta dati

3. Esecuzione

Il progetto pilota viene messo in pratica. È fondamentale documentare ogni fase:

• Monitoraggio in tempo reale: verifica costante delle performance
• Raccolta feedback: interviste, sondaggi, osservazione diretta
• Gestione degli imprevisti: risposta rapida ad anomalie o criticità

4. Analisi dei risultati

Terminato il pilota, è il momento di valutare:

• Il raggiungimento degli obiettivi iniziali
• I benefici ottenuti rispetto alle ipotesi
• Le problematiche riscontrate
• Le modifiche necessarie per la futura implementazione

Questa fase può includere workshop, report dettagliati, presentazioni agli stakeholder.

5. Decisione sul roll-out

Sulla base dell’analisi si decide:

• Procedere con l’implementazione su larga scala, apportando le modifiche emerse
• Rivedere il progetto per migliorarne aspetti critici
• Interrompere l’iniziativa se non sostenibile o non efficace

Best practice per un progetto pilota di successo

Per aumentare le probabilità di successo di un progetto pilota, ecco alcune raccomandazioni pratiche:

1. Inizia in piccolo: meglio testare con un gruppo limitato ma rappresentativo.
2. Coinvolgi gli stakeholder fin dall’inizio: per ottenere supporto e feedback costruttivo.
3. Comunica chiaramente gli obiettivi: tutti devono sapere cosa si vuole ottenere.
4. Documenta ogni fase: per facilitare l’analisi e la replicabilità.
5. Sii flessibile: adatta il piano in base agli insight raccolti.
6. Usa strumenti professionali: un software di project management come Twproject può semplificare la gestione, il monitoraggio e la comunicazione del progetto.

Il ruolo di Twproject nella gestione di un progetto pilota

Twproject, grazie alla sua flessibilità e completezza, è lo strumento ideale per gestire ogni fase di un progetto pilota:

• Pianificazione dettagliata: con Twproject è possibile definire in modo granulare obiettivi, milestone, task e assegnazioni.
• Assegnazione delle risorse: l’interfaccia consente di assegnare risorse umane e materiali in modo efficiente, evitando sovraccarichi e tenendo traccia della disponibilità e dell’effettivo utilizzo. Il tutto supportato da grafici di carico visivi e aggiornati in tempo reale.
• Monitoraggio in tempo reale: dashboard intuitive per seguire l’andamento
• Raccolta dati: report automatici e personalizzabili per l’analisi dei risultati
• Collaborazione: comunicazione centralizzata tra tutti i membri del progetto

Un progetto pilota ben strutturato rappresenta uno strumento strategico per validare idee, minimizzare i rischi e ottimizzare le risorse. Permette alle organizzazioni di innovare in modo controllato e consapevole, aumentando le probabilità di successo dei progetti complessi.

Affidarsi a strumenti come Twproject significa dotarsi di una piattaforma solida e versatile, capace di accompagnare il team in ogni fase, dal primo test alla piena implementazione.

Quando si tratta di iniziare un nuovo progetto, scrivere una proposta di progetto ben strutturata è un passaggio fondamentale.

Che tu stia cercando l’approvazione di un cliente, di un manager o di un team di stakeholder, una proposta efficace può fare la differenza tra successo e fallimento.

In questo articolo, vedremo come scrivere una proposta di progetto, quali elementi includere e forniremo esempi pratici e modelli di proposte da cui prendere ispirazione.

Cos’è una proposta di progetto?

Prima di tutto, è importante chiarire cos’è una proposta di progetto. Si tratta di un documento formale che descrive il lavoro da svolgere, gli obiettivi da raggiungere, le risorse necessarie, i tempi di realizzazione e i costi stimati.

La proposta di progetto viene utilizzata per ottenere l’approvazione, il budget e l’allineamento tra tutte le parti coinvolte.

Perché è importante una proposta ben scritta?

Una proposta ben redatta può essere la chiave per il successo di qualsiasi iniziativa progettuale. Non solo è uno strumento utile per ottenere approvazione e finanziamenti, ma rappresenta anche il primo punto di contatto tra chi propone e chi valuta.

Una proposta efficace deve essere chiara, completa e persuasiva.

Vediamo nel dettaglio perché è così cruciale:

• Convincere stakeholder e finanziatori: una proposta ben scritta è in grado di trasmettere fiducia, dimostrare competenza e mostrare in modo concreto come verranno raggiunti gli obiettivi. I decisori vogliono vedere un piano credibile, ben organizzato e con impatto misurabile.
• Comunicare in modo chiaro le aspettative: definire obiettivi, scadenze, costi e ambito del progetto previene ambiguità e malintesi tra le parti. Questo aiuta anche nella futura gestione operativa e nella valutazione dei risultati.
• Prevenire incomprensioni future: documentare in maniera dettagliata le esigenze del cliente, le risorse necessarie, i vincoli e le assunzioni di base permette di avere un punto di riferimento condiviso e stabile.
• Risparmiare tempo: una buona proposta evita lunghi scambi chiarificatori, revisioni multiple e rallentamenti dovuti a informazioni mancanti o imprecise. Inoltre, con una struttura standardizzata e l’utilizzo di modelli di proposte, il processo di redazione diventa più efficiente.
• Stabilire la credibilità del team: mostrare una visione chiara, supportata da dati, pianificazione e analisi dei rischi, comunica professionalità e capacità di gestione. Questo può fare la differenza nella scelta tra la tua proposta e quella di un concorrente.

Struttura di una proposta di progetto

Una proposta di progetto ben organizzata segue una struttura logica e coerente che facilita la comprensione e la valutazione da parte degli stakeholder. La sua funzione è quella di comunicare in modo efficace tutte le informazioni necessarie a giustificare, pianificare e realizzare il progetto proposto.

Una struttura chiara aiuta a risparmiare tempo, migliorare la comunicazione e ridurre il rischio di errori o fraintendimenti. Di seguito, analizziamo ogni sezione fondamentale, spiegandone l’importanza e fornendo indicazioni pratiche su cosa includere:

1. Riassunto esecutivo

Il riassunto esecutivo è la parte più importante della proposta, soprattutto quando viene letta da decisori con poco tempo a disposizione. Deve essere sintetico (generalmente una pagina) ma completo.

Descrive il progetto in termini generali, i suoi obiettivi principali, l’impatto atteso e le motivazioni alla base. Questo riassunto permette al lettore di comprendere se vale la pena approfondire i dettagli. Deve mettere in evidenza l’essenza del progetto e i benefici principali.

• Qual è il problema/opportunità?
• Qual è la soluzione proposta?
• Quali benefici apporterà il progetto?

2. Background del progetto

Questa sezione serve a mettere in evidenza le ragioni che giustificano l’avvio del progetto. Descrive il contesto attuale, i problemi rilevati, le opportunità di miglioramento e come si è arrivati all’idea progettuale.

Può includere una breve cronistoria, dati analitici o qualitativi, esigenze non soddisfatte o pressioni del mercato. Serve a dimostrare che il progetto nasce da un bisogno reale e documentato.

• Dati storici o situazionali che spiegano il bisogno del progetto.
• Chi ha proposto l’iniziativa.
• Perché è importante agire ora.

3. Obiettivi e risultati attesi

Definisce cosa si intende raggiungere con il progetto. Gli obiettivi devono essere SMART e allineati con le esigenze del cliente o dell’organizzazione. Inoltre, è importante spiegare come saranno misurati i risultati (KPI, metriche, deliverable). I risultati attesi devono essere specifici, verificabili e orientati al valore aggiunto per il cliente o il pubblico di riferimento.

4. Ambito del progetto

In questa sezione si definisce con precisione l’estensione del lavoro: cosa è incluso e cosa no. Specificare l’ambito del progetto aiuta a gestire le aspettative, prevenire ambiguità e contenere i costi. Descrivi i confini, le attività principali, gli stakeholder coinvolti e i criteri di successo. Evidenzia anche le dipendenze esterne e le esclusioni rilevanti.

• Cosa è incluso/escluso.
• Attività previste.
• Livello di qualità atteso.

5. Dettagli del progetto

Questa sezione fornisce una visione approfondita delle componenti operative del progetto. Include il piano delle attività (Gantt, milestone), i dettagli del progetto come i deliverable, le metodologie impiegate (Agile, Waterfall), i ruoli chiave nel team, strumenti e tecnologie adottate. Serve a mostrare che il progetto è ben pianificato e sotto controllo.

• Cronoprogramma.
• Deliverable principali.
• Ruoli e responsabilità.
• Tecnologie da utilizzare.

6. Risorse necessarie

Qui si esplicitano tutte le risorse necessarie per completare il progetto con successo. Le risorse possono essere umane (interni, esterni), tecnologiche, infrastrutturali, finanziarie e temporali. La chiarezza in questa sezione è fondamentale per la fattibilità: ogni voce deve essere motivata e giustificata, possibilmente con preventivi, stime o benchmark.

• Risorse umane (team, consulenti).
• Strumenti e software.
• Budget stimato.

7. Analisi dei rischi

Ogni progetto comporta incertezze. In questa sezione identifica i principali rischi, le loro cause, la probabilità di accadimento, l’impatto potenziale e le strategie di mitigazione.

Puoi utilizzare una tabella di analisi qualitativa o quantitativa. Una buona analisi dei rischi aumenta la fiducia nella tua proposta, dimostrando che il team ha piena consapevolezza delle criticità.

• Rischi maggiori.
• Probabilità e impatto.
• Piani di mitigazione.

8. Strategia di implementazione

Descrivi il passaggio successivo una volta ottenuta l’approvazione. Illustra il piano di avvio, le prime attività operative, la gestione della comunicazione e il sistema di monitoraggio (KPI, dashboard, report). Una strategia solida trasmette affidabilità e chiarezza di visione. Indica anche come verranno gestiti gli stakeholder e le revisioni del piano.

• Step iniziali.
• Comunicazione con stakeholder.
• Monitoraggio e reportistica.

9. Riassunto del progetto

Il riassunto del progetto è una sezione di chiusura che sintetizza in modo chiaro tutti i punti salienti: obiettivi, benefici, risorse, tempi e rischi. Serve a lasciare al lettore un quadro complessivo immediato e coeso. È utile anche per riprendere velocemente i concetti chiave durante presentazioni o riunioni.

• Obiettivi.
• Tempi.
• Risultati attesi.

10. Allegati e documenti di supporto

Questa sezione raccoglie tutto il materiale complementare alla proposta: modelli di proposte, CV dei membri del team, documenti tecnici, planimetrie, analisi di mercato, lettere di supporto, etc. Gli allegati servono a rafforzare la credibilità della proposta e a fornire un approfondimento tecnico senza appesantire il corpo principale del documento.

Come scrivere una proposta di progetto passo dopo passo

Per creare una proposta davvero efficace, è essenziale seguire un processo chiaro e strutturato. Ecco gli step fondamentali su come scrivere una proposta di progetto, dalla comprensione iniziale del contesto fino alla presentazione finale del documento:

Step 1: Comprendere le esigenze del cliente

Tutto parte dall’ascolto. Parla con il cliente o stakeholder per comprendere a fondo i problemi, gli obiettivi strategici e le priorità. Puoi raccogliere queste informazioni attraverso interviste, questionari, incontri di brainstorming o audit interni. Più chiara sarà la comprensione delle esigenze del cliente, più mirata sarà la proposta.

Step 2: Ricerca e analisi preliminare

Analizza il mercato, i competitor, le tecnologie disponibili e progetti simili già svolti. Questo ti permetterà di offrire una soluzione concreta e fondata su dati. L’analisi deve includere aspetti tecnici, economici, organizzativi e normativi per proporre un progetto efficace.

Step 3: Definizione della struttura e raccolta dati

In questa fase Twproject si rivela particolarmente utile: grazie ad una funzionalità specifica per simulare l’offerta, puoi creare simulazioni dell’intero progetto prima ancora che venga approvato.

Puoi ipotizzare la struttura, inserire le attività previste, assegnare risorse, aggiungere stime di carico e durata, e verificare se le date proposte sono realistiche. Questo approccio ti permette di costruire una proposta solida basata su scenari concreti.

Organizza le informazioni raccolte nella struttura standard della proposta (come visto sopra). Raccogli i dati quantitativi e qualitativi che andranno inseriti nelle sezioni specifiche: background del progetto, dettagli del progetto, risorse necessarie, etc. Questa fase include anche la definizione del riassunto esecutivo e dei risultati attesi.

Step 4: Redigere la bozza

A questo punto, puoi utilizzare un modello di proposta per iniziare a scrivere la versione preliminare. Utilizza un linguaggio semplice, professionale e orientato al risultato. Struttura visivamente il documento con intestazioni chiare, elenchi puntati e tabelle per facilitare la lettura. Se usi un software come Twproject, potrai tenere traccia delle versioni e collaborare con il team.

Step 5: Revisione e miglioramento

Dopo aver scritto la bozza, prenditi il tempo per una revisione attenta. Controlla grammatica, sintassi, coerenza logica e completezza. Chiedi a un collega o a un supervisore di leggerla con occhi critici. Assicurati che la proposta risponda chiaramente a tutte le domande del lettore e metta in evidenza i punti di forza.

Step 6: Validazione e approvazione interna

Prima dell’invio, assicurati che tutte le parti coinvolte nel progetto (PM, responsabili tecnici, area legale o amministrativa) abbiano approvato il contenuto. Questo passaggio previene errori formali e garantisce l’allineamento interno su tempi, budget e responsabilità.

Step 7: Invio e presentazione

Invia la proposta nel formato più adatto (PDF, Word, tool collaborativi). Se possibile, organizza una presentazione orale per accompagnare il documento: questo ti permetterà di enfatizzare le parti più rilevanti, rispondere alle domande in tempo reale e costruire fiducia nel progetto.

Step 8: Follow-up e risposta

Dopo l’invio, resta disponibile per eventuali chiarimenti. Segui il processo decisionale, rispondi tempestivamente a eventuali richieste di modifica e prepara una versione finale firmata. Un buon follow-up può spesso fare la differenza nell’ottenere l’approvazione.

Parla con il cliente o stakeholder per capire cosa si aspetta, quali sono i punti dolenti e le priorità.

Esempio di proposta di progetto

Titolo: Campagna di rebranding per il lancio della nuova linea di prodotti eco-sostenibili

Riassunto esecutivo: Il progetto ha l’obiettivo di riposizionare il brand XYZ attraverso una campagna di rebranding in occasione del lancio della nuova linea di prodotti eco-sostenibili. Verranno sviluppati nuovi materiali di comunicazione, una strategia social dedicata e contenuti multimediali per rafforzare il messaggio green. Il progetto mira ad aumentare la brand awareness del 30% e a generare engagement con almeno 100.000 interazioni in 3 mesi.

Background del progetto: L’azienda XYZ, attiva nel settore cosmesi, ha deciso di investire nella sostenibilità, sviluppando una nuova linea di prodotti ecologici. La transizione richiede un cambio d’immagine per comunicare i nuovi valori e attrarre un pubblico sensibile a queste tematiche. Il rebranding si inserisce in una più ampia strategia di innovazione aziendale.

Obiettivi:

• Aumentare la riconoscibilità del brand come sostenibile (+30%).
• Coinvolgere la community online con almeno 100.000 interazioni.
• Generare traffico qualificato verso le nuove pagine prodotto.

Ambito del progetto: Il progetto comprende la creazione della nuova brand identity visiva, lo sviluppo di contenuti social (post, video, stories), una campagna di influencer marketing e la produzione di un video manifesto. Esclude canali tradizionali (TV, stampa) e eventi fisici.

Dettagli del progetto:

• Durata: 4 mesi
• Canali: Instagram, TikTok, YouTube, sito web aziendale
• Team: 1 PM, 1 brand strategist, 1 content creator, 2 designer, 1 videomaker, 1 PR/influencer manager

Risorse necessarie:

• Budget: €20.000 per produzione contenuti, €15.000 per campagne social e influencer
• Tool: Adobe Suite, Meta Business Suite, Google Analytics, Later

Analisi dei rischi:

• Rischio: percezione incoerente del messaggio
• Mitigazione: test preliminari A/B su target ristretto
• Rischio: bassa partecipazione degli influencer
• Mitigazione: selezione basata su metriche di engagement e autenticità

Strategia di implementazione:

• Fase 1: Audit comunicazione attuale e definizione concept creativo
• Fase 2: Sviluppo visual identity e contenuti
• Fase 3: Lancio campagna e coinvolgimento influencer
• Fase 4: Monitoraggio KPI e ottimizzazione

Riassunto del progetto: La campagna di rebranding guiderà l’evoluzione del brand XYZ verso valori di sostenibilità, rafforzando il legame con il target e aumentando la visibilità digitale della nuova linea eco-friendly.

Titolo: Miglioramento del sistema di gestione documentale aziendale

Riassunto esecutivo: Il progetto mira a ottimizzare l’archiviazione e l’accesso ai documenti aziendali tramite l’implementazione di un sistema cloud integrato con Twproject. Il nuovo sistema migliorerà l’efficienza del team e ridurrà gli errori.

Background del progetto: Attualmente i documenti sono gestiti manualmente, causando ritardi e duplicazioni. L’azienda ha espresso l’esigenza di un sistema più snello e sicuro.

Obiettivi:

• Ridurre il tempo medio di ricerca documenti del 40%.
• Aumentare la sicurezza e tracciabilità degli accessi.

Ambito del progetto: Inclusi tutti i reparti amministrativi. Esclusi i reparti di produzione.

Dettagli del progetto:

• Durata: 3 mesi
• Software: Twproject + Google Workspace
• Team: 1 Project Manager, 2 sviluppatori, 1 analista

Risorse necessarie:

• Budget: €25.000
• Licenze software
• Formazione del personale

Analisi dei rischi:

• Rischio: Resistenza al cambiamento
• Mitigazione: Formazione e supporto continuo

Strategia di implementazione:

• Fase 1: Analisi
• Fase 2: Sviluppo e test
• Fase 3: Deployment e training

Riassunto del progetto: In 3 mesi, con un investimento mirato, l’azienda otterrà un sistema documentale moderno, efficiente e sicuro.

Se vuoi gestire in modo strutturato le tue proposte e trasformarle in progetti reali, puoi utilizzare Twproject: la piattaforma che semplifica ogni fase della gestione progettuale. Twproject ti consente di:

• Creare progetti in stato “indefinito” per simulare offerte, analizzare la fattibilità, pianificare attività e stimare risorse e tempi.
• Sviluppare proposte più solide grazie alla simulazione delle fasi operative e alla verifica delle tempistiche e dei carichi di lavoro.
• Assegnare compiti e responsabilità fin dalla fase di pianificazione.
• Allegare file, riassunto del progetto, scadenze e note direttamente alla proposta.
• Effettuare una prima stima dei costi, aggiungendo elementi come strumenti esterni, licenze, fornitori e personale.
• Monitorare i progressi, il budget e le risorse necessarie con dashboard intuitive.
• Collaborare con il team in tempo reale, garantendo coerenza e aggiornamento continuo.

Con Twproject, il processo di scrittura della proposta non è isolato: si integra perfettamente nel ciclo di vita del progetto.

Dalla prima bozza alla pianificazione operativa, fino alla realizzazione concreta, ogni passaggio successivo è tracciato, misurabile e ottimizzabile. Questo ti permette di risparmiare tempo, migliorare la precisione delle stime e aumentare le possibilità di approvazione della tua proposta.

La gestione del rischio nei progetti è una parte fondamentale, indipendentemente dalla sua complessità o settore. La capacità di prevedere, identificare e mitigare i rischi è cruciale per il successo di un progetto.

Tuttavia, molte aziende commettono errori comuni nella gestione del rischio, compromettendo la realizzazione dei loro obiettivi e aumentando le probabilità di fallimento.

In questo articolo, esploreremo 7 errori frequenti che si verificano nella gestione del rischio nei progetti e come evitarli.

7 errori nella gestione del rischio nei progetti

1. Non identificare correttamente i rischi

L’identificazione del rischio è il primo passo nel processo di gestione dei rischi.

Se non vengono individuati i rischi fin dall’inizio del progetto, diventa molto difficile affrontarli in modo efficace. Questo errore è particolarmente comune quando i team di progetto si concentrano solo sugli aspetti operativi, trascurando i fattori esterni o imprevisti che potrebbero influire sul progetto.

Per una corretta gestione del rischio, è fondamentale che il risk manager e il team di progetto utilizzino un approccio sistematico per identificare i rischi. Ciò implica l’analisi di fattori interni, come risorse, tempistiche e competenze, e fattori esterni, come il mercato, le normative e le terze parti.

Ad esempio, se una fornitura fondamentale viene da una fonte esterna, il rischio associato a ritardi nella consegna dovrebbe essere adeguatamente considerato.

2. Non eseguire una valutazione del rischio adeguata

Dopo aver identificato i rischi, è essenziale eseguire una valutazione del rischio accurata per capire quanto un determinato rischio possa avere un impatto sul progetto e con quale probabilità si verifichi. Spesso, i team di progetto commettono l’errore di non dedicare abbastanza tempo alla valutazione dei rischi o di farlo in modo superficiale.

Un rischio che potrebbe sembrare di basso impatto inizialmente potrebbe trasformarsi in una minaccia seria se non viene monitorato correttamente. Inoltre, senza una valutazione del rischio adeguata, è difficile decidere quale strategia di risk management adottare.

Ad esempio, se un team di progetto sta lavorando su un’implementazione di una nuova piattaforma di e-commerce, un rischio significativo potrebbe essere un aumento imprevisto del traffico web, che potrebbe sovraccaricare i server e interrompere l’esperienza degli utenti.

Se questo rischio non viene adeguatamente valutato, potrebbe essere trascurato, e il sito potrebbe andare offline durante un picco di traffico, causando perdite economiche e danni alla reputazione dell’azienda.

Una valutazione del rischio accurata consente al team di assegnare priorità ai rischi più critici e di allocare le risorse in modo strategico.

3. Non aggiornare regolarmente la gestione del rischio

La gestione del rischio non è un processo che si svolge una sola volta all’inizio del progetto. I rischi possono essere dinamici e mutare nel tempo. Se non vengono monitorati e aggiornati periodicamente, i rischi potrebbero evolversi in modo tale da sfuggire al controllo del team di progetto.

Ad esempio, in un progetto di costruzione, un rischio potrebbe essere legato alla disponibilità di materiali da costruzione.

Se non si monitora costantemente la situazione del fornitore durante il corso del progetto, il rischio di ritardi nella fornitura potrebbe non essere percepito fino a quando non è troppo tardi.

Un aggiornamento regolare del piano di gestione del rischio potrebbe aiutare a rilevare tempestivamente eventuali problemi e adottare misure preventive, come l’identificazione di fornitori alternativi.

È importante che il team di progetto aggiorni costantemente il piano per affrontare i nuovi rischi che si presentano, specialmente se si verificano cambiamenti nelle attività aziendali o nei fattori esterni come l’economia o la tecnologia.

4. Non comunicare efficacemente i rischi ai membri del team e alle parti interessate

La comunicazione è uno degli aspetti più critici della gestione del rischio. Un altro errore comune che i team di progetto commettono è non informare correttamente i membri del team e gli stakeholder sui rischi. Questo porta a una mancata preparazione e, in ultima analisi, a una gestione inefficace del rischio.

Se ad esempio, in un progetto IT, il team di sviluppo non comunica efficacemente i rischi legati alla sicurezza informatica al dipartimento legale, il rischio di violazione dei dati potrebbe non essere affrontato fino a quando non si verifica un attacco. La mancata comunicazione porta a ritardi nella messa in atto di misure di protezione adeguate.

Tutti i membri del team dovrebbero essere consapevoli dei rischi e delle azioni da intraprendere per mitigarli.

Inoltre, le parti interessate devono essere regolarmente aggiornate sullo stato del progetto per evitare sorprese o incomprensioni. Una comunicazione chiara e trasparente aiuta a rafforzare la cooperazione tra il team di progetto e le terze parti, riducendo il rischio di conflitti e di inefficienze.

5. Non implementare strategie di mitigazione dei rischi efficaci

Una volta che i rischi sono stati identificati e valutati, il passo successivo consiste nell’adozione di strategie di mitigazione per minimizzare l’impatto dei rischi sul progetto.

Un errore comune in questo contesto è la mancanza di strategie di risk management concrete o l’adozione di soluzioni troppo generiche.

Le strategie di risk management dovrebbero essere specifiche e adattate al tipo di rischio identificato. Ad esempio, un rischio legato a una carenza di risorse può richiedere un piano di backup per il personale o per l’approvvigionamento, mentre un rischio legato alla sicurezza informatica può necessitare di aggiornamenti tecnologici o di formazione continua per i membri del team.

In alcuni casi, la gestione del rischio prevede il trasferimento del rischio a terze parti. Ad esempio, un contratto di assicurazione può essere utilizzato per trasferire i rischi legati a danni fisici o finanziari, mentre una collaborazione con un partner affidabile potrebbe ridurre il rischio di interruzioni nelle forniture.

6. Non prendere in considerazione il rischio associato alle terze parti

Molti progetti dipendono da risorse e forniture fornite da terze parti, come subappaltatori, fornitori di software o partner commerciali. La gestione del rischio diventa particolarmente complessa quando si tratta di monitorare e gestire i rischi associati a queste entità esterne.

Non gestire i rischi provenienti da terze parti può compromettere gravemente il progetto. Ad esempio, un fornitore che non rispetta le scadenze o che subisce un’interruzione nelle proprie operazioni potrebbe causare ritardi significativi. In questi casi, il team di progetto dovrebbe avere piani di contingenza e contratti chiari che definiscano le responsabilità e le azioni da intraprendere in caso di problemi con le terze parti.

Un altro errore comune è non valutare correttamente la solvibilità finanziaria o la reputazione di un partner prima di intraprendere una collaborazione.

La gestione del rischio deve sempre includere una valutazione dei rischi associati alle terze parti, e dovrebbero essere stabiliti meccanismi di monitoraggio continuo per garantire che i rischi vengano gestiti in tempo utile.

7. Sottovalutare l’importanza di un approccio proattivo nella gestione del rischio

Un altro errore è quello di adottare un approccio reattivo piuttosto che proattivo nella gestione del rischio.

La gestione del rischio può essere efficace solo se viene intrapresa prima che un problema si verifichi, non dopo. Molti team di progetto reagiscono ai problemi man mano che si presentano, invece di pianificare in anticipo per prevenire tali problemi.

Ad esempio, se un rischio legato alla sicurezza dei dati non viene gestito in anticipo, la scoperta di una violazione dei dati potrebbe avere conseguenze disastrose. Un approccio proattivo implica non solo l’identificazione e la valutazione dei rischi, ma anche l’implementazione di misure preventive per evitare che questi rischi possono essere materializzati.

Come Twproject supporta la gestione del rischio nei progetti

Twproject è una piattaforma di project management completa che offre funzionalità avanzate per aiutare i team a gestire i rischi in modo più efficace e proattivo.

La gestione del rischio è una componente essenziale di ogni progetto e Twproject semplifica questo processo, rendendolo intuitivo e ben strutturato. Grazie alla sua interfaccia facile da usare e agli strumenti integrati, permette ai risk manager di identificare i rischi in tempo reale e sviluppare strategie per affrontarli prima che possano influire negativamente sul progetto.

Uno degli aspetti più utili di Twproject è la sua capacità di gestire le attività aziendali in modo centralizzato, facilitando la valutazione del rischio attraverso il monitoraggio continuo delle risorse, delle scadenze e delle dipendenze tra i task. Questo significa che ogni membro del team può vedere come le attività si intrecciano, quali sono le priorità e come eventuali cambiamenti potrebbero impattare sul progetto complessivo.

Utilizzando funzioni di alert e report dettagliati, la piattaforma aiuta i project manager a garantire che nessun rischio venga ignorato. I team sono costantemente aggiornati sui potenziali rischi, permettendo di reagire rapidamente e con decisione.

Con Twproject, ogni fase del processo di gestione dei rischi diventa più semplice, poiché la piattaforma centralizza tutte le informazioni necessarie per prendere decisioni informate. Questo aiuta i project manager a ridurre l’incertezza durante l’intero ciclo di vita del progetto, minimizzando il rischio di imprevisti e garantendo che il progetto prosegua senza intoppi.

Concludendo, la gestione del rischio è un aspetto cruciale nella riuscita di qualsiasi progetto. Evitare i sette errori descritti in questo articolo può fare la differenza tra il successo e il fallimento di un progetto.

Nel contesto della gestione dei progetti, le decisioni rapide ed efficaci sono fondamentali per garantire il successo. Spesso, project manager e team si trovano di fronte a una molteplicità di opzioni e percorsi possibili.

In questi casi, l’“albero decisionale” emerge come uno strumento potente per semplificare la complessità e guidare le scelte in modo razionale e basato su dati concreti.

Cos’è un albero decisionale

Per iniziare, è fondamentale capire cos’è un albero decisionale. Si tratta di un modello grafico che rappresenta un processo decisionale suddividendolo in nodi e rami.

Ogni nodo rappresenta una decisione o una domanda, e i rami rappresentano le possibili scelte o possibili risultati. Questo strumento è molto usato in vari ambiti, dal business al machine learning, perché consente di visualizzare chiaramente le alternative e le conseguenze di ogni decisione.

Struttura di un albero decisionale

Un albero decisionale è costituito da diverse componenti chiave:

• Nodo radice: è il punto di partenza dell’albero, da cui ha inizio il processo decisionale.
• Nodo interno: rappresenta una decisione o una domanda che conduce a più risultati.
• Nodo foglia: è il punto terminale del percorso, che mostra il risultato finale di una sequenza di decisioni.

Ogni nodo si collega ad altri tramite rami, formando un percorso chiaro e lineare verso un risultato.

Perché usare un albero decisionale nella gestione progetti

Nel project management, le decisioni possono riguardare budget, allocazione delle risorse, priorità delle attività o gestione dei rischi.

L’ albero decisionale consente:

• Chiarezza visiva: aiuta i team a comprendere le relazioni causa-effetto.
• Valutazione delle alternative: ogni scelta viene esplorata in profondità.
• Adattabilità a nuovi dati: l’albero può essere aggiornato facilmente in base a nuovi dati.

Applicazioni pratiche

Ecco alcuni scenari pratici in cui un albero decisionale può essere applicato:

• Pianificazione di progetto: quando si deve scegliere tra metodologie agili o a cascata, un albero decisionale aiuta a valutare i pro e contro di ciascuna in base a criteri come la flessibilità, la struttura del team, la disponibilità di risorse e la complessità del progetto. Ogni nodo rappresenta una condizione, come “team distribuito” o “requisiti in evoluzione”, guidando il project manager verso la scelta più adatta.
• Valutazione del rischio: Utilizzando un albero decisionale, è possibile rappresentare visualmente scenari di rischio e le probabilità associate. Ad esempio, un nodo interno può rappresentare un evento come “ritardo nella consegna del fornitore”, con rami che mostrano possibili risultati come “ritardo del progetto” o “aumento dei costi”. L’albero consente di quantificare e mitigare i rischi in modo sistematico.
• Allocazione delle risorse: In progetti complessi, decidere chi debba gestire un’attività critica può essere difficile. Un albero decisionale consente di valutare variabili come competenze, disponibilità, esperienza pregressa e carico di lavoro. Questo approccio strutturato riduce l’approssimazione nelle scelte e migliora l’efficienza operativa.

Modelli di albero decisionale

Gli esempi precedenti mostrano chiaramente come un albero decisionale venga utilizzato per affrontare decisioni complesse. Per rendere tutto ciò possibile, esistono diversi modelli di albero decisionale, tra cui i più noti sono i classification and regression trees (CART).

Questi modelli dividono i dati in base a criteri specifici, portando a foglie che rappresentano classificazioni (come “alto rischio” o “basso rischio”) o valori numerici (es. tempo stimato di completamento). La scelta del modello più adatto dipende dal tipo di problema da risolvere, sia esso di classificazione o di previsione quantitativa.

 

Potatura (pruning) e ottimizzazione

Un albero troppo complesso può portare a sovradattamento, cioè rappresentare troppo precisamente i dati storici, perdendo generalizzabilità. Per questo si ricorre alla potatura (pruning): un processo che elimina i rami meno significativi per migliorare le prestazioni e la leggibilità.

Questo è cruciale nel processo decisionale per mantenere l’efficienza e la semplicità. Un albero ben potato permette non solo di migliorare la capacità predittiva, ma anche di rendere le scelte più rapide e comprensibili, soprattutto quando gli alberi decisionali possono diventare molto articolati nel tempo.

Differenze con l’albero di classificazione

Un albero di classificazione è un tipo specifico di albero decisionale che viene utilizzato quando l’obiettivo è classificare i dati in categorie discrete. Mentre un albero decisionale generico può essere usato sia per classificare che per stimare valori numerici, l’albero di classificazione è focalizzato su risposte categoriche come “sì” o “no”, “rischioso” o “non rischioso”, “strategico” o “operativo”.

Nel project management, un albero di classificazione può essere utile per identificare il tipo di progetto sulla base di criteri predefiniti: ad esempio, numero di stakeholder, livello di innovazione richiesto, impatto sull’organizzazione o budget. Ogni nodo interno rappresenta una domanda binaria, e le risposte conducono a un nodo foglia che definisce la categoria del progetto.

In sintesi, l’albero decisionale è un concetto più ampio, mentre l’albero di classificazione rappresenta una sua applicazione mirata al raggruppamento dei dati in classi ben distinte. Questa differenza è essenziale per scegliere il modello più adatto alle esigenze del progetto e agli obiettivi di analisi.

Vantaggi degli alberi decisionali

1. Facilità d’uso: Intuitivi e facilmente interpretabili anche da chi non ha competenze tecniche.
2. Trasparenza: Ogni decisione è tracciabile.
3. Adattabilità: Possono essere aggiornati man mano che nuovi dati diventano disponibili.
4. Flessibilità: Gli alberi decisionali possono essere utilizzati sia per la classificazione che per la regressione.

Limiti e attenzioni

Nonostante i benefici, è importante ricordare che gli alberi decisionali possono essere influenzati da:

• Dati rumorosi o incompleti
• Bias nei criteri di suddivisione
• Rischio di overfitting senza una corretta potatura (pruning)

Per questo motivo, l’uso combinato con altri strumenti analitici o la creazione di random forest può offrire risultati più affidabili.

Integrazione con Twproject

L’integrazione di un albero decisionale nei processi di project management rappresenta un’opportunità concreta per migliorare la qualità e la coerenza delle decisioni, soprattutto in contesti complessi.

Twproject, con la sua struttura flessibile e orientata alla collaborazione, si presta naturalmente a supportare strumenti decisionali come questo.

L’uso combinato di alberi decisionali e strumenti già presenti nella piattaforma, come il diagramma di Gantt, non solo è compatibile, ma altamente sinergico. Mentre l’albero aiuta a esplorare e valutare alternative strategiche, il Gantt consente di tradurre queste decisioni in piani operativi, mantenendo una visione temporale e organizzativa chiara.

Ecco alcuni esempi di come un albero decisionale possa arricchire le funzionalità disponibili:

• Supporto alle scelte operative: visualizzare percorsi alternativi per task e milestone, identificando rapidamente implicazioni e conseguenze.
• Ottimizzazione delle risorse: confrontare scenari alternativi basati su carico di lavoro, scadenze o competenze, facilitando assegnazioni più equilibrate.
• Apprendimento dai dati: integrare l’analisi storica e il data mining per generare suggerimenti decisionali basati su esperienze pregresse.
• Automazione intelligente: definire condizioni decisionali (come un nodo radice per “cambiamento imprevisto”) che attivano notifiche o riassegnazioni in modo automatizzato.

L’ approccio decisionale guidato si affianca quindi alla pianificazione tradizionale, offrendo un ulteriore livello di consapevolezza nella gestione.

Non si tratta di sostituire, ma di arricchire: l’albero decisionalefornisce un contesto logico e analitico in cui inserire le attività pianificate, rendendo le scelte più trasparenti e giustificabili.

In questo modo, Twproject si configura come una soluzione capace di adattarsi a esigenze progettuali diverse, sostenendo team e responsabili nelle fasi cruciali del processo decisionale. Integrare strumenti analitici come l’albero decisionale significa abilitare un approccio più strutturato, reattivo e orientato ai risultati.

Lo Scope Management di un progetto è quell’insieme di processi necessari a garantire che l’ambito di un progetto sia definito e mappato in modo preciso.

Le tecniche di gestione dell’ambito di progetto consentono ai project manager di assegnare la giusta quantità di lavoro necessaria per completare con successo un progetto, in particolare controllando ciò che fa e ciò che non fa parte dell’ambito del progetto.

La gestione dell’ambito del progetto è ciò che assicura che il progetto includa tutto il lavoro pertinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Pianificare il processo di Scope Management

Il processo spiega come definire, gestire, validare e controllare l’ambito del progetto.

Si potrebbe addirittura utilizzare il piano di gestione di un altro progetto come punto di partenza, poiché i processi di Scope Management non variano in modo drastico tra i progetti una volta che l’organizzazione ha optato per un modo di lavorare che riscuote successo.

La pianificazione del processo di scope management include come:

• preparare una dichiarazione di progetto dettagliata
• creare una Work Breakdown Structure (WBS)
• mantenere la WBS
• ottenere l’accettazione formale dei risultati del progetto
• gestire le eventuali modifiche dell’ambito di progetto

Scope Management: Raccogliere i requisiti

In questa fase è necessario raccogliere quelle che sono le esigenze degli stakeholder con l’intento dichiarato di raggiungere gli obiettivi del progetto.

In questo processo, i manager utilizzano diverse tecniche e strumenti per raccogliere i requisiti.

Se questo processo viene eseguito in modo completo e corretto, può ridurre notevolmente la possibilità di spiacevoli sorprese man mano che il progetto avanza verso il completamento.

In questa fase è quindi necessario capire cosa vogliono gli stakeholder dal progetto.

Una volta delineati, i requisiti devono essere documentati e le aspettative delle parti interessate devono essere adeguatamente gestite.

Aspetto importante, dato che può capitare che ciò che viene richiesto non sia realistico o realizzabile a causa di altri vincoli di progetto, come ad esempio il costo.

L’output del lavoro di raccolta dei requisiti è un insieme documentato di requisiti da integrare in un documento di ambito di progetto.

In questa fase potrebbe essere utile l’uso di uno strumento di project management che vi permetta di inserire tutti i requisiti allegati al progetto, incluso i documenti generati come output.

Scope Management: Definire l’ambito di progetto

Qui i requisiti e le esigenze vengono trasformate in una descrizione dettagliata del prodotto o del servizio che il progetto andrà a creare.

L’output sarà una dichiarazione dell’ambito del progetto a cui si può fare riferimento durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Il documento comprenderà inoltre un elenco di ciò che è in ambito e ciò che è fuori ambito.

L’ambito indica chiaramente cosa si suppone che il progetto raggiunga e ciò che non può realizzare.

Scope Management: Creare la Work Breakdown Structure

Questo processo consente di trasformare l’elenco di requisiti in una visione strutturata di ciò che deve essere fatto.

Il lavoro principale qui è la suddivisione di grandi compiti in blocchi più piccoli e gestibili, chiamati pacchetti di lavoro (work packages).

Il risultato di questo processo è una cosiddetta Work Breakdown Structure (WBS).

La WBS è un elemento importante del processo di gestione dell’ambito e il PMI pone grande enfasi su questo aspetto.

La WBS risultante dovrebbe fornire un elenco completo di tutti i pacchetti di lavoro richiesti per completare il progetto con successo.

Noi di Twproject abbiamo introdotto, per aiutare i project manager ad eseguire questo passaggio con facilità, un tool per la creazione della WBS facile ed intuitivo, non sarà necessario uscire dal contesto in cui si sono inseriti i requisiti ed in cui abbiamo allegato il documento finale.

Scope Management: Convalidare l’ambito di progetto

Questo processo si concentra principalmente sull’accettazione del progetto da parte del cliente.

In parole semplici, è quando il cliente del progetto accetta formalmente tutti i risultati del progetto.

Questo processo si verifica alla fine di ogni fase.

Per garantire un lavoro coerente e tracciabile, è essenziale sapere chi approverà un deliverable e secondo quali criteri, per valutare il successo o no del risultato, così da mantenere l’ambito di progetto definito senza ambiguità.

È quindi importante sapere sempre chi approverà un deliverable e quali criteri verranno utilizzati per valutare il successo o no del risultato.

Scope Management: Controllare l’ambito di progetto

Questo processo implica la valutazione di requisiti aggiuntivi da parte del cliente o l’osservazione proattiva dell’ambito del progetto da parte del project manager.

I manager misurano il prodotto di lavoro rispetto alla previsione di base per garantire che il progetto rimanga in pista, contribuendo a prevenire eventuali modifiche non necessarie.

Questa fase prevede quindi il monitoraggio dello stato del progetto e la gestione delle eventuali modifiche all’ambito.

Alcuni pitfalls dello Scope Management

I problemi che possono sorgere durante la definizione e la documentazione dell’ambito di progetto sono:

• Ambiguità: l’ambiguità porta spesso a un lavoro non necessario e alla confusione. Per evitare questo, l’ambito deve essere chiaramente definito, sia dagli stakeholder sia dal team, senza poter essere male interpretato;

• Definizione incompleta: gli ambiti incompleti portano a scadenze pianificate che comportano quasi sicuramente un superamento dei costi. Per evitare ciò, l’ambito deve essere completo, accurato e dettagliato;

• Transitorietà: questa è la causa principale delle consegne in ritardo e dei progetti “senza fine”. Per evitare ciò, il documento di ambito deve essere finalizzato e rimanere inalterato, per quanto possibile, per tutta la durata del progetto;

• Ambito non collaborativo: un ambito non preparato in modo collaborativo causa interpretazioni errate in termini di requisiti e progettazione. Per evitare ciò, il documento dovrebbe essere condiviso con tutte le parti interessate in ogni fase del processo di definizione dell’ambito.

Lo Scope Management non è difficile da implementare; tuttavia, richiede sforzo, tempo e pazienza.

Ecco perché avvalersi di uno dei migliori strumenti di project management come Twproject può fare la differenza.

Con Twproject potrai definire i requisiti, tracciare la WBS, validare lo scope e modificarlo facilmente nel tempo.

Inoltre, Twproject offre una visione unificata di task, team, documentazione e tempi, riducendo i margini di errore e migliorando l’allineamento tra stakeholder.

La sua interfaccia intuitiva e i flussi di lavoro configurabili rendono più semplice mantenere l’ambito di progetto lungo tutte le fasi di esecuzione. 

Provalo gratuitamente e scopri come può migliorare la gestione dei tuoi progetti, dall’avvio alla consegna finale!

Cos’è un piano di project management? Probabilmente già conosci la risposta, ma se non dovesse essere così, o dovessi avere ancora dei dubbi, prova a leggere questo articolo perché proveremo a spiegarlo.

I contratti sono stati firmati, le strette di mano ci sono state e un nuovo progetto può ufficialmente iniziare il suo corso.

Ma quando si tratta di pianificare un nuovo progetto, un project manager potrebbe non sapere esattamente da dove cominciare. E’ in questo caso che entra in gioco proprio il piano di project management.

Ma che cos’è un piano di gestione di progetto? Come si fa a prevedere con precisione la durata delle attività? Come si traducono le aspettative degli stakeholder in output concreti? Cosa succede se qualcosa va storto?

Il piano di project management è la risposta a queste domande e la chiave per un progetto di successo.

Cos’è un piano di project management

Il project manager crea il piano di gestione del progetto in base agli input del team di progetto e dei principali stakeholder.

Un piano di gestione del progetto è un documento formale approvato che definisce il modo in cui il progetto verrà eseguito, monitorato e controllato.

Può essere una sintesi o un documento dettagliato e può includere linee di base, piani di comunicazione, piani di gestione sussidiaria e altri documenti di pianificazione.

Man mano che il lavoro procede, le prestazioni del progetto vengono misurate rispetto alla base di misurazione inclusa in questo piano di project management.

Se, mentre viene svolte il lavoro, una deviazione dalla linea di base si manifesta, il project manager si occuperà di apportare le dovute correzioni per ripristinare la deviazione.

Se queste correzioni non riescono a correggere le deviazioni, diventano necessarie le richieste di modifica formale alle linee di base.

Quali sono i componenti di un Piano di project management

Un piano di progetto è composto da tre elementi fondamentali:

• Attività: stato dell’attività, priorità, tempo, assegnazioni di risorse umane e finanziarie, notifiche, ecc.
• Compiti o task: i lavori più piccoli che vanno a costituire il progetto più grande.
• Risorse: ciò di cui si ha bisogno – persone, attrezzature, sito, ecc. – per portare a termine i compiti del progetto.

Ovviamente questi sono i macroelementi indispensabili di cui tenere conto, ma cominciando a scendere nel dettaglio possiamo vedere come il piano debba tener conto di innumerevoli aspetti.

Tra i primi elementi da considerare nella pianificazione del progetto troviamo la definizione degli obiettivi, la suddivisione del lavoro e la sequenza temporale delle attività. 

È proprio in questa fase che il project manager avvia la pianificazione delle attività, un processo dettagliato che consente di identificare ogni singolo compito, collegarlo alle risorse necessarie e attribuirgli una scadenza precisa.

Una parte fondamentale del piano è rappresentata dalla creazione di un diagramma di Gantt, strumento visivo che mostra l’intero cronoprogramma delle attività, incluse le dipendenze tra le stesse. Questo aiuta il team a comprendere il flusso di lavoro e a visualizzare chiaramente le fasi di pianificazione, esecuzione e chiusura.

Accanto alla programmazione temporale, un’altra componente essenziale è la gestione del rischio. Ogni progetto comporta incertezze e il piano di project management deve prevedere scenari alternativi, piani di contingenza e strategie per mitigare gli impatti negativi. Anticipare e prepararsi a possibili criticità è un elemento chiave per mantenere il controllo del progetto.

Non va trascurato nemmeno il piano di comunicazione, che stabilisce come verranno condivise le informazioni tra i membri del team, con gli stakeholder e con eventuali soggetti esterni. 

Una comunicazione chiara, continua e strutturata è il fondamento per assicurare che tutte le parti coinvolte siano allineate sugli obiettivi, le scadenze e le responsabilità.

Il primo passo per costruire un piano efficace è quindi raccogliere tutte le informazioni disponibili, coinvolgere gli stakeholder principali e definire in modo dettagliato i deliverable attesi. Solo così sarà possibile coordinare tutte le componenti in maniera coerente e puntare con sicurezza al risultato finale.

I dettagli di un Piano di Project Management

E’ per questo che un piano di gestione del progetto viene ulteriormente suddiviso in molte parti ognuna delle quali verrà elaborata nel dettaglio e risulterà determinante per la riuscita del progetto. Vediamo quali:

• Determinare l’ambito del progetto: stabilisce i limiti del progetto e le responsabilità di ciascun membro del team. Ciò viene stabilito determinando e documentando specifici obiettivi del progetto, risultati, caratteristiche, funzioni, compiti, scadenze e costi.
• Fasi del progetto: questo è il ciclo di vita, dall’iniziazione, pianificazione ed esecuzione, al monitoraggio, controllo e, infine, chiusura del progetto. Quindi, si sta qui rompendo il programma di un progetto in parti più piccole e gestibili. È possibile pensare a queste come a mini-progetti che possono essere scanditi da pietre miliari.
• Pianificazione delle attività: si tratta sostanzialmente di una lista di cose da fare per completare il progetto. È qui che si raccoglie tutto quello che riguarda lo scorrere del progetto dall’inizio alla fine.
• Identificare i punti cardine delle attività: quelle attività che segnalano la fine di una fase del progetto sono chiamate pietre miliari. Queste pietre miliari, indicate generalmente nel piano con icone a forma di diamante, aiutano a scomporre il progetto in piccoli pezzi più gestibili.
• Compiti: questi piccoli lavori dovrebbero essere piccoli passi incrementali verso il prodotto finale. Si possono estrarre direttamente dal programma delle attività che si è creato nel passaggio precedente.
• Durata: qui il project manager calcola quanto tempo pensa che ogni attività e fase di progetto richiederà. Si tratta di stime, ma il project manager deve comunque essere realistico e basarsi sulla scadenza generale del progetto.
• Dipendenze: qui si parla delle attività che dipendono dal completamento di altre attività; prima che queste ultime non sono concluse, le prime non possono iniziare. E’ possibile collegare queste dipendenze e impostare delle notifiche in modo che il team sappia quando sono complete, così da non bloccare il lavoro e renderlo più fluido.
• Risorse: sono ciò che è necessario per svolgere il progetto. Queste possono essere qualsiasi cosa: dalle persone del team del progetto al software di gestione del materiale di cui avranno bisogno per completare le loro attività, dal luogo di lavoro ai fornitori e agli appaltatori esterni, ecc.
• Tempi: è la determinazione di quanto tempo si ha a disposizione per ogni fase del progetto. Una cronologia fornisce una visualizzazione della pianificazione e delle attività che consente di sapere come distribuire il carico di lavoro.
• Budget: qui vengono determinati i costi coinvolti nell’assegnazione di tutte le risorse necessarie per completare il progetto. Questo numero, generalmente, dovrà essere approvato dai direttori dell’organizzazione e/o dallo sponsor di progetto e normalmente si colloca all’interno di un intervallo; è necessario quindi essere realistici quando si effettuano stime.
• Monitorare i progressi: chiaramente durante il progetto, si dovrà tenere traccia dell’avanzamento del piano di progetto. Il progresso effettivo rispetto a quello pianificato deve essere monitorato, se possibile, in tempo reale, il che consente di apportare modifiche nel caso in cui si presentino problemi, prima che questi diventino ingestibili.

Chiaramente, al termine di un progetto è importante analizzare l’intero andamento del progetto dall’inizio alla fine, specialmente nel caso di problemi incontrati durante il ciclo di vita.

Sarà anche necessario confrontare i risultati ottenuti con quelli previsionali inclusi nel piano di project management. Si dovrà riflettere su eventuali errori commessi, per garantire che il prossimo progetto similare non incorra negli stessi errori.

Creazione del piano di progetto e strumenti di supporto

Come abbiamo potuto vedere un Piano di Progetto include una innumerevole quantità di elementi di cui tenere conto. E’ per questo che gli strumenti di project management possono rendere la creazione del piano di progetto e la sua gestione molto più semplice ed efficiente.

Il mercato offre diversi strumenti di gestione di progetto, ognuno con le sue funzionalità e la sua grafica peculiare.

Un software di Project Management come Twproject, ad esempio, si distingue per la sua capacità di adattarsi sia a progetti agili che a strutture più tradizionali, offrendo un’interfaccia intuitiva e potente al tempo stesso.

Con Twproject, è possibile:

• Condividere in tempo reale il piano di gestione del progetto con tutti gli utenti coinvolti;
  
• Monitorare il carico di lavoro del team e assegnare compiti in modo bilanciato;
  
• Generare facilmente un diagramma di Gantt dinamico e aggiornabile;
  
• Attivare notifiche automatiche in caso di cambiamenti o scadenze imminenti;
  
• Tenere sotto controllo i costi e le risorse con report dettagliati;
  
• Gestire le criticità e migliorare la gestione del rischio, grazie a dashboard visive e alert intelligenti.

I membri del team possono usare Twproject per aggiornare le loro attività, inserire commenti, segnalare problemi e collaborare attivamente. Ciò significa ottenere dati aggiornati in tempo reale sul progetto che permetteranno al project manager di gestirlo in modo più produttivo.

Il piano di project management è praticamente un processo di organizzazione dei vari pezzi che si sommano per raggiungere l’obiettivo finale delineato nel progetto.

Si può avere un buon piano, ma un project manager ha anche bisogno degli strumenti giusti per implementarlo correttamente, soprattutto nel caso dei progetti più complessi.

A maggior ragione nel caso di modifiche al piano di project management, gli strumenti PM possono essere particolarmente utili.

Se non hai mai usato Twproject puoi provarlo gratuitamente cliccando qui per valutarne tutte le funzionalità.

Conclusioni

Sebbene il piano di gestione dei progetti sia sviluppato come parte della definizione del progetto, dovrebbe essere un documento vivente che evolve man mano che il progetto avanza e viene aggiornato con le informazioni pertinenti più recenti.

Questo piano di project management dovrebbe essere disponibile a tutti i membri del progetto, in quanto può fornire informazioni essenziali sul progetto stesso. Stiamo infatti parlando del principale documento di comunicazione per il progetto.

Creare un piano completo e strategicamente valido è fondamentale per garantire il successo di un progetto. Le nostre linee guide possono aiutarvi non poco nella realizzazione e crearlo potrebbe anche non risultare così difficile come si potrebbe pensare.

In un panorama sempre più dinamico e competitivo, avere un software che ti accompagni in ogni fase di pianificazione, esecuzione e controllo, significa ridurre gli errori, migliorare i tempi di risposta e aumentare le probabilità di consegnare il progetto nei tempi, nei costi e negli standard qualitativi previsti.

In definitiva, con un piano di gestione del progetto ben fatto, il project manager avrà un’alta probabilità di mantenere il progetto in carreggiata e di far fede alle promesse inizialmente fatte ai differenti stakeholder.

La scheda di valutazione di un progetto è un documento essenziale che permette di comprendere l’efficacia di un progetto.

Un framework di valutazione ben definito consente di analizzare successi e fallimenti rendendo possibile un processo decisionale informato per quanto riguarda iniziative future.

Utilizzando un metodo di valutazione coerente, le organizzazioni possono migliorare la responsabilità e la trasparenza, promuovendo una cultura di miglioramento continuo.

Cos’è la valutazione di un progetto?

La valutazione di un progetto comporta la determinazione di quanto un progetto stia raggiungendo i suoi obiettivi.

Questa valutazione permette di capire se vale la pena continuare il lavoro, se questo necessita di modifiche o se il progetto dovrebbe essere interrotto.

Un buon piano di valutazione viene sviluppato all’inizio di un progetto; qui vengono delineati i criteri che saranno utilizzati per giudicare le prestazioni e il successo.

I criteri di valutazione possono includere elementi come:

·  Rispetto delle tempistiche e dei budget: sono stati rispettati i traguardi e le scadenze? Il progetto è stato completato entro il budget prestabilito?

·  Fornitura di output e risultati attesi: sono stati raggiunti i prodotti, i risultati e i benefici previsti?

·   Soddisfazione delle esigenze degli stakeholder: clienti, utenti e altri stakeholder sono stati soddisfatti dei risultati del progetto?

·   Raggiungimento degli standard di qualità: sono stati definiti e rispettati i parametri e gli standard di qualità?

·  Dimostrazione dell’efficacia: il progetto ha raggiunto lo scopo previsto?

Che cos’è la scheda di valutazione di un progetto?

La scheda di valutazione di un progetto fornisce un approccio strutturato per analizzare vari aspetti di un progetto, assicurando che tutti i componenti siano esaminati attentamente.

Adottando questo framework, il project manager può misurare sistematicamente i risultati, identificare aree di miglioramento e allineare gli obiettivi con gli obiettivi aziendali generali.

Una scheda di valutazione di un progetto deve comprendere cinque elementi chiave.

Eccoli qui di seguito:

1. Definire gli obiettivi di valutazione

Prima di avviare il processo di valutazione, è essenziale definire con precisione quali aspetti del progetto si desidera analizzare e perché.

Gli obiettivi di valutazione devono essere chiari, misurabili e orientati ai risultati: idealmente, dovrebbero seguire il criterio SMART (Specifici, Misurabili, Achievable – raggiungibili, Rilevanti e Temporizzati). Questo consente di concentrare l’attenzione sugli elementi più significativi e di raccogliere dati utili alla comprensione delle performance progettuali.

Definire in anticipo gli obiettivi permette di evitare ambiguità e allineare le aspettative tra tutti gli stakeholder coinvolti. Inoltre, aiuta a determinare fin da subito quali indicatori utilizzare per valutare il successo o l’insuccesso.

In definitiva, ogni progetto necessita di una chiara definizione degli obiettivi di valutazione per garantire un’analisi coerente, strutturata e utile a trarre insegnamenti per il futuro.

2. Pianificare la valutazione

Una volta stabiliti gli obiettivi, il passo successivo consiste nell’organizzare in modo dettagliato come verrà condotta la valutazione. La pianificazione è una fase cruciale, perché getta le basi operative dell’intero processo e ne determina l’efficacia.

In questa fase si identificano anche le risorse necessarie, sia in termini di strumenti che di personale coinvolto: chi raccoglierà i dati? Chi li analizzerà? Quali competenze sono richieste? È importante chiarire i ruoli e le responsabilità, così da evitare sovrapposizioni o mancanze durante l’esecuzione.

Un altro elemento fondamentale riguarda il coinvolgimento degli stakeholder. È opportuno raccogliere le loro opinioni e aspettative fin da subito, per assicurarsi che la valutazione tenga conto di tutte le prospettive rilevanti. Un dialogo aperto con stakeholder interni ed esterni contribuisce a migliorare la qualità del processo valutativo e a rafforzarne la credibilità.

Infine, è utile predisporre strumenti e documentazione standard (modelli, checklist, schede di raccolta dati) per garantire coerenza e tracciabilità. Pianificare in modo accurato la valutazione significa, in sintesi, creare una struttura solida che guidi le fasi successive e consenta di ottenere risultati affidabili e significativi.

3. Raccogliere dati e informazioni

La raccolta dati è fondamentale, ma può essere una delle fasi più dispendiose in termini di tempo nel processo di valutazione. I dati raccolti devono essere sia quantitativi – come tempistiche e costi – oltre che qualitativi – come soddisfazione delle parti interessate e feedback dei membri del team.

I metodi per la raccolta dati possono variare, da sondaggi e interviste a revisioni di documenti. La chiave è raccogliere dati sufficienti e pertinenti che forniscano informazioni sulle prestazioni del progetto.

4. Analizzare e sintetizzare i dati

Una volta completata la raccolta delle informazioni, inizia una fase delicata e strategica: l’analisi dei dati. Questo passaggio non consiste semplicemente nell’osservare i numeri o leggere i commenti, ma richiede una riflessione strutturata per trasformare i dati grezzi in insight significativi.

L’obiettivo è comprendere in profondità l’andamento del progetto, cogliere i punti di forza, individuare le criticità e valutare l’impatto complessivo delle attività svolte.

L’analisi parte spesso dalla ricerca di pattern e tendenze ricorrenti: ad esempio, si possono esaminare le performance in relazione alle tempistiche, confrontare i costi previsti con quelli effettivi, oppure osservare il livello di soddisfazione degli stakeholder in diversi momenti del progetto.

Queste connessioni aiutano a rispondere a domande fondamentali: quali elementi hanno favorito il successo? Dove si sono verificati scostamenti significativi? Perché alcune attività non hanno raggiunto i risultati attesi?

In molti casi è utile triangolare i dati – cioè confrontare fonti e metodi diversi – per ottenere un quadro più robusto e affidabile.

Dopo l’analisi, è necessario sintetizzare le informazioni in una forma comprensibile e fruibile. Questo significa organizzare i risultati in categorie, costruire indicatori chiave di performance (KPI), e selezionare i dati più rilevanti da includere nel report di valutazione.

Una buona sintesi permette non solo di comunicare in modo chiaro i risultati, ma anche di creare una base concreta per formulare raccomandazioni efficaci e prendere decisioni informate.

 5. Segnalare e raccomandare

Dopo aver analizzato e sintetizzato i dati, l’ultima fase del processo di valutazione consiste nella comunicazione dei risultati e nella formulazione di raccomandazioni concrete. Questo passaggio è tanto strategico quanto operativo: serve infatti a garantire che ciò che è stato appreso venga condiviso, compreso e utilizzato per guidare decisioni future.

La redazione del report di valutazione deve essere chiara, organizzata e accessibile a tutti i destinatari, anche a coloro che non hanno preso parte direttamente al progetto. È buona prassi strutturare il documento in sezioni facilmente navigabili, che includano:

• una sintesi esecutiva dei principali risultati
• una descrizione del contesto e degli obiettivi del progetto
• i metodi utilizzati per la valutazione
• i dati raccolti e la loro interpretazione
• una lista di conclusioni e raccomandazioni

È importante distinguere tra osservazioni descrittive e raccomandazioni operative.

Le prime fotografano ciò che è accaduto, mentre le seconde propongono azioni correttive o migliorative da mettere in atto. Le raccomandazioni dovrebbero essere specifiche, realistiche e pertinenti, così da poter essere implementate senza ambiguità.

La fase di segnalazione non si limita alla stesura del report: è altrettanto essenziale organizzare momenti di condivisione attiva con i vari stakeholder, come presentazioni, workshop o sessioni di feedback. Questo favorisce l’adozione delle raccomandazioni, stimola la riflessione collettiva e rafforza la cultura della valutazione all’interno dell’organizzazione.

Infine, una buona valutazione non termina con la consegna del report: diventa un punto di partenza per l’apprendimento e il miglioramento continuo.

Documentare e archiviare le informazioni raccolte permette di costruire uno storico di riferimento per ogni progetto futuro, rendendo la valutazione uno strumento evolutivo anziché solo retrospettivo.

Crea una scheda di valutazione di progetto con Twproject

Una gestione efficace dei progetti non si limita alla pianificazione e all’esecuzione: è fondamentale anche valutare i risultati ottenuti in modo strutturato e oggettivo.

In questo contesto, creare una scheda di valutazione di progetto è uno strumento prezioso per analizzare performance, individuare criticità e migliorare i processi futuri.

Twproject, uno dei software di project management più innovativi sul mercato, offre tutti gli strumenti necessari per costruire una scheda di valutazione personalizzata, integrando dati reali provenienti da ogni attività.

Con Twproject, questi dati sono disponibili in tempo reale e possono essere aggregati facilmente grazie ai report personalizzabili e dashboard dinamiche.

Inoltre, è possibile allegare documenti, includere commenti visibili a tutto il team ed evidenziare milestone raggiunte.

Una scheda di valutazione ben strutturata, come abbiamo visto in questo articolo, è anche un potente strumento di apprendimento: permette di riflettere su cosa ha funzionato, cosa migliorare e come ottimizzare la gestione dei prossimi progetti.

I dati raccolti possono essere utilizzati per affinare le stime nei progetti successivi, migliorare l’allocazione delle risorse e ridurre i rischi.

Una scheda di valutazione di un progetto è anche uno strumento di comunicazione efficace con gli stakeholder, che possono ottenere una visione chiara dell’andamento del lavoro.

Creare una scheda di valutazione di progetto con Twproject significa trasformare il lavoro di progetto in una base solida per evolversi e raggiungere risultati sempre migliori.

La ricerca di progetti sostenibili al giorno d’oggi è diventato un obiettivo importante per le aziende di moltissimi settori.

La comunità globale infatti riconosce sempre di più l’importanza della sostenibilità ambientale e sociale e le organizzazioni a loro volta stanno comprendendo la necessità di integrare pratiche sostenibili nelle loro operazioni.

Abbracciare iniziative più ecologiche non solo aiuta a preservare il nostro pianeta, ma presenta anche vantaggi sostanziali per le aziende stesse, tra cui risparmi sui costi, una migliore reputazione del marchio e un incremento della fidelizzazione dei dipendenti.

Perché è importante incentivare progetti sostenibili?

Intraprendere progetti sostenibili efficaci offre una moltitudine di motivazioni per organizzazioni di ogni tipo e di ogni settore:

· Tutela ambientale: le aziende hanno la responsabilità di ridurre al minimo il loro impatto ambientale e salvaguardare preziose risorse naturali. Implementando progetti di sviluppo sostenibile, un’organizzazione può essere in grado di ridurre efficacemente le emissioni di gas serra contrastando così il cambiamento climatico, conservare risorse vitali come l’acqua e svolgere un ruolo fondamentale nella conservazione della biodiversità.

 · Risparmio sui costi: sostenibilità ed efficienza delle risorse vanno di pari passo, producendo notevoli risparmi sui costi a lungo termine. Adottando tecnologie di risparmio energetico, ottimizzando le catene di fornitura e riducendo al minimo la produzione di rifiuti attraverso una corretta raccolta differenziata, un’azienda può rendere più efficienti le sue operazioni, rafforzando la redditività.

· Conformità normativa: i governi di ogni Paese stanno intensificando l’attenzione sulle normative e gli standard ambientali da rispettare. Attraverso progetti sostenibili, un’azienda può garantire la conformità a queste regole e ridurre al minimo il rischio di sanzioni o problemi legali.

· Reputazione del marchio e fidelizzazione dei clienti: la maggior parte dei consumatori moderni danno grande importanza all’impatto ambientale e sociale di un’azienda. Dimostrando quindi un impegno costante per la sostenibilità, un marchio può elevare la sua reputazione, ottenendo così un vantaggio competitivo.

· Coinvolgimento e fidelizzazione dei dipendenti: le iniziative sostenibili risuonano profondamente non solo nei clienti, ma anche nei dipendenti. Dando priorità alla sostenibilità, un’azienda può ispirare e coinvolgere i suoi team, promuovendo allo stesso tempo un senso di responsabilità e attraendo nuovi talenti, come il ruolo di Sustainability Project Manager che guida e supervisiona queste iniziative.

 · Accesso a nuovi mercati e partnership: incentivare la sostenibilità può aprire le porte a nuove opportunità di mercato e partnership di successo. Governi, investitori e grandi multinazionali danno sempre più importanza alla collaborazione con aziende sostenibili.

· Incentivi per le aziende green: spesso governi o enti incoraggiano le aziende ad adottare pratiche sostenibili offrendo una serie di incentivi.

Ad esempio: sovvenzioni per l’installazione di sistemi di energia solare o altre fonti di energia rinnovabile, sgravi fiscali per l’adozione di tecnologie a basso impatto, programmi di supporto per lo sviluppo di prodotti o servizi sostenibili.

6 passi per sviluppare una strategia sostenibile

Vedendo i numerosi vantaggi che la promozione di progetti sostenibili porta ad un’azienda, ecco di seguito alcuni passi da seguire per incentivare una strategia sostenibile:

· Promuovere le tre R del modello di economia circolare: le tre R in questo caso stanno per “ridurre, riusare, riciclare”.

Nello specifico, “ridurre” implica la produzione di beni utilizzando una minore quantità di risorse naturali; “riusare” significa allungare la vita utile di un prodotto e “riciclare” significa smaltire correttamente i rifiuti in modo da poterli trasformare in nuove risorse.

Adottando queste pratiche, un’azienda non solo otterrà un vantaggio competitivo in termini di sostenibilità, ma ridurrà anche significativamente la sua impronta di carbonio.

· Passare al lavoro ibrido (dove possibile): adottare un modello di lavoro ibrido consente ai dipendenti di lavorare da casa più spesso, riducendo l’inquinamento associato al pendolarismo e promuovendo il risparmio energetico. Dove il lavoro ibrido o remoto non è possibile, un’azienda può incoraggiare l’uso dei trasporti pubblici offrendo ad esempio come incentivo buoni di corse gratuite.

· Ridurre al minimo la stampa: con la digitalizzazione, stampare documenti è spesso superfluo. Quando la stampa è inevitabile, è importante optare per la stampa fronte-retro per risparmiare carta.

· Utilizzare energia verde: passando a fonti di energia rinnovabili, un’azienda può ridurre la dipendenza dai combustibili fossili, riducendo il suo impatto ambientale.

· Educare i dipendenti: condurre programmi di formazione sulla sostenibilità per aumentare la consapevolezza, incoraggiare i dipendenti a fare scelte eco-consapevoli e promuovere una cultura di responsabilità ambientale.

· Condurre audit interni regolari: valutare periodicamente l’utilizzo di energia all’interno dell’azienda  per  identificare  inefficienze   ed  implementare  miglioramenti.

Come sviluppare progetti sostenibili efficaci grazie a Twproject

Sviluppare progetti sostenibili efficaci richiede un’attenta pianificazione, monitoraggio e gestione delle risorse, obiettivi facilmente raggiungibili con l’uso di un software di project management come Twproject.

Questo tool consente di ottimizzare i processi, ridurre gli sprechi e garantire una maggiore trasparenza, aspetti fondamentali per la sostenibilità.

Grazie a funzionalità avanzate e personalizzabili come la gestione delle attività, la pianificazione temporale e il monitoraggio delle prestazioni, Twproject aiuta il team a lavorare in modo più efficiente, evitando ritardi e sovraccarichi di lavoro.

Inoltre, consente di monitorare in tempo reale il consumo di risorse, permettendo di adottare strategie per ridurre l’impatto ambientale del progetto.

Un altro vantaggio cruciale è la possibilità di favorire la collaborazione tra i dipendenti, indipendentemente dalla loro posizione geografica, riducendo così la necessità di spostamenti e le relative emissioni di CO₂.

Inoltre, Twproject offre strumenti per la gestione dei documenti, eliminando l’uso eccessivo di carta.

La trasparenza e la tracciabilità che Twproject permette di avere per ogni progetto permettono di aumentare la fiducia degli stakeholder e presentare facilmente la documentazione richiesta facilitando l’ottenimento di certificazioni o incentivi di sostenibilità.

Adottare quindi un software di project management come Twproject non solo migliora l’efficienza operativa, ma aiuta a costruire progetti realmente sostenibili contribuendo a un futuro più green.

Per un project manager, possedere capacità analitiche per progetti di successo è l’ABC delle skills richieste.

Il pensiero analitico può infatti aiutare a indagare su problemi complessi, prendere decisioni e sviluppare soluzioni in modo efficace.

Vediamo quindi più nel dettaglio la definizione di pensiero analitico e perché è così importante.

Cosa sono le capacità analitiche?

Le capacità analitiche sono quelle capacità che consentono di osservare, ricercare e interpretare i dati al fine di sviluppare idee e soluzioni complesse.

È possibile applicare il pensiero analitico praticamente in ogni situazione, come nel project management o in problemi relazionali, esigenze dei clienti e altro ancora.

Analizzare un argomento significa averne una comprensione approfondita ed essere in grado di parlarne con un certo livello di esperienza.

Le persone con forti skills analitiche sono spesso in grado di analizzare rapidamente una situazione, un argomento o un problema e spesso lavorano bene in un ambiente di squadra.

Il processo di pensiero analitico

Il processo di applicazione delle capacità analitiche di solito prevede i seguenti passaggi:

1. Identificazione di un argomento o problema
2. Raccolta di informazioni tramite osservazione
3. Sviluppo di possibili soluzioni dopo un’approfondita comprensione dell’argomento
4. Test di soluzioni o nuove idee in base a ciò che si è compreso
5. Post-analisi o revisione di quali soluzioni hanno funzionato per valutare e applicare le nuove conoscenze

Un elemento chiave del pensiero analitico è la capacità di identificare rapidamente le relazioni di causa ed effetto; ciò significa comprendere cosa potrebbe accadere durante il processo di problem solving ed esaminare come le nuove idee si relazionano alla situazione.

Perché le capacità analitiche sono importanti?

Le capacità analitiche sono soft skills importanti perché consentono di trovare soluzioni a problemi comuni e prendere decisioni informate su quale azione intraprendere successivamente.

Comprendere i problemi e analizzare la situazione per trovare soluzioni praticabili è un’abilità chiave in ogni posizione e in ogni settore.

Lo sviluppo di questa capacità può migliorare a raggiungere gli obiettivi aziendali e supportare gli obiettivi di carriera personali.

Utilizzare capacità di analisi nel lavoro quotidiano dimostra una capacità di pensare in modo affidabile e pragmatico, con decisioni prese in base ad analisi dei dati significativi.

Esempi di capacità analitiche

Ecco alcuni esempi di capacità analitiche per progetti di successo:

1. Pensiero critico

Il pensiero critico è una skill importante in qualsiasi posizione lavorativa, dai dirigenti ai CEO, dai collaboratori ai lavoratori autonomi. Questo modo di pensare fornisce la capacità di mettere in discussione un’idea, un’asserzione o un’opinione.

Ad esempio, se viene detto che un determinato compito non può essere svolto o un certo obiettivo non può essere raggiunto, le capacità di pensiero critico richiedono il porre domande più approfondite in modo da poter capire come mai e quali sono le cause. I pensatori critici si prendono il tempo per comprendere appieno un problema al fine di sviluppare una soluzione praticabile.

2. Analisi dei dati e delle informazioni

L’analisi dei dati e delle informazioni è una delle parti principali racchiuse nelle capacità analitiche. Una volta identificato un problema, è importante sapere come rivedere e analizzare i dati o le informazioni disponibili che saranno essenziali per la sua risoluzione. Per raccogliere e analizzare i dati giusti, è importante conoscere prima le domande giuste da porre.

Ad esempio, se stai valutando le prestazioni di un team di lavoro, potresti chiederti: “Quali fattori influenzano la produttività?“, “Quali sono i colli di bottiglia nei processi attuali?” o “Quali attività richiedono più tempo del previsto?“. 

Se invece analizzi il comportamento dei clienti, potresti domandarti: “Quali prodotti vendono di più in determinati periodi?“, “Quali sono le caratteristiche comuni tra i clienti più fedeli?” o “Quali canali di marketing generano il maggior numero di conversioni?“. 

Porre le domande giuste aiuta a focalizzarsi sulle informazioni più rilevanti e a ottenere insight utili per prendere decisioni strategiche.

3. Ricerca

La ricerca è parte integrante del processo di pensiero analitico. Una volta identificato un problema, è importante eseguire la ricerca per una soluzione. Questa può essere semplice e veloce come chiedere a un collega che potrebbe avere una maggiore conoscenza oppure più laboriosa come una ricerca attraverso fonti ufficiali.

Il processo di ricerca implica la conoscenza di quali informazioni sono preziose o essenziali per la risoluzione del problema.

4. Comunicazione

È essenziale essere in costante comunicazione con gli stakeholder durante l’identificazione dei problemi, lo sviluppo di soluzioni, lo svolgimento della ricerca e la discussione dei risultati.

Una volta identificato un problema o una soluzione, comunicarlo in maniera efficiente alle parti interessate è essenziale per raggiungere l’obiettivo finale. Il trasferimento di queste informazioni in modo chiaro e completo è un’abilità chiave nel processo di pensiero analitico.

5. Risoluzione dei problemi

Dopo aver identificato un problema, una situazione o un’area di miglioramento e la ricerca è stata completata, è importante trovare una soluzione. Le competenze analitiche vengono quindi utilizzate per ordinare e organizzare i dati scoperti durante la fase di ricerca per trovare una soluzione ragionevole ed efficace.

Come migliorare le capacità analitiche

Migliorare le proprie capacità analitiche può aiutare a raggiungere vari obiettivi non solo di carriera, ma anche personali.

È possibile migliorare le proprie capacità analitiche seguendo alcuni di questi suggerimenti:

• Assumere un ruolo di leadership che richieda l’uso di capacità analitiche critiche.
• Esercitare le abilità analitiche chiave nel proprio ruolo attuale.
• Seguire lezioni e corsi di formazione che enfatizzino l’uso delle capacità analitiche.
• Partecipare ad attività che richiedano l’uso del pensiero analitico.
• Chiedere consiglio o tutoraggio a professionisti del settore rinomati per le loro competenze analitiche.
• Migliorare la conoscenza della materia, essenziale per una risoluzione più rapida dei problemi.

Un trucco è anche quello di considerare quali capacità analitiche si possiedono e quelle per le quali si hanno margini di miglioramento e potenziale.

Annotare momenti specifici in cui si sono utilizzate le capacità analitiche per migliorare qualcosa o risolvere un problema, sia sul lavoro che nella vita personale aiuta a identificare i propri punti di forza e di debolezza..

Chiaramente si tratta di un processo che evolve e cresce durante tutto l’arco della vita.

Le capacità analitiche possono essere apprese e migliorate con il tempo e gli esercizi giusti.

In conclusione, le capacità analitiche per progetti di successo sono spesso definite come la capacità di suddividere i problemi in parti per vedere relazioni o interdipendenze.

I project manager con queste skills analitiche sono in grado di pianificare efficientemente e di guidare quindi i progetti al successo.

Inoltre, sono in grado di prevedere con precisione i risultati e sviluppare piani per raggiungere traguardi e obiettivi.

Come può aiutarti un software di project management?

Un software come Twproject può guidarti nella scomposizione della wbs del tuo progetto, nella definizione delle dipendenze tra le varie fasi e nell’analisi delle durate. Oltre a questo, un uso costante e duraturo, renderà evidente il reale effort speso e vi permetterà, nel tempo, di raffinare questa scomposizione anche evidenziando criticità che si ripetono e che possono essere quindi evitate.

La scomposizione in fasi può anche essere ulteriormente raffinata fino ad arrivare all’inserimento di tutte le attività quotidiane, per aiutare, non solo il project manager, ma anche tutto il team a gestire le attività in modo organizzato.

Prova Twproject e scopri come può aiutarti a migliorare la tua analisi dei dati e ottimizzare la gestione dei tuoi progetti.