Come nasce un progetto? Come si fa a sapere cosa dovrebbe raggiungere? Come si fa a sapere quale approccio è richiesto? Come si fa a sapere se si conclude o no con successo?

Prima di poter iniziare il lavoro, è necessario che ci sia una comprensione condivisa del progetto: scopo, obiettivi, portata, sponsorizzazione, finanziamento e mandato. Senza tale condivisione il progetto non dovrà mai essere accettato da un Project Manager che si rispetti.

Il progetto, ed in particolare il suo scopo, deve quindi essere chiaramente definito prima che il Project Manager accetti la responsabilità personale per il suo successo. Il primo passo, dopo l’accettazione del mandato, dovrà poi essere quello di condividere lo scopo del progetto con il Team di Progetto e con tutti gli stakeholder.

Lo Scopo di un progetto: perché il progetto esiste?

Lo scopo di un progetto spiega la ragione della sua esistenza, il senso di ciò che viene fatto, l’ambizione o il sogno perseguito dal progetto o la direzione che prende e mantiene.

La definizione di questo è essenziale a tre livelli: per il progetto e per tutte le parti interessate.

Lo scopo assicura che tutte le azioni intraprese seguano questa linea guida, è quindi uno strumento decisionale strategico e una leva di innovazione che consente di tenere sempre presente l’ambizione che sta dietro il progetto.

Per gli stakeholder, lo scopo, è innanzitutto una leva di motivazione e coerenza nel tempo.

In un momento in cui la ricerca del significato del proprio lavoro è fortemente presente, lo scopo consente ai membri del team, ad esempio, di sapere in cosa sono coinvolti e dare loro una buona ragione per alzarsi ogni mattina.

Per un investitore, è, inoltre, particolarmente importante garantire uno sviluppo coerente che non serva solo i suoi interessi personali.

Quindi, come si definisce lo scopo di un progetto?

I seguenti passaggi possono aiutare a definire efficacemente l’ambito di un progetto:

Identificare le esigenze del progetto

Quando si è chiaramente in grado di identificare le esigenze di un progetto, si hanno maggiori probabilità di stabilire un solido punto di riferimento dall’inizio.

Vediamo quali fasi prevede:

– Identificare tutti gli stakeholder del progetto, interni ed esterni, e comprendere le loro aspettative e requisiti. Questo può essere fatto attraverso interviste, questionari o workshop.
– Stabilire quali sono le esigenze e i desideri degli stakeholder. È importante documentare tutto in modo dettagliato per evitare fraintendimenti futuri.
– Non tutte le esigenze hanno la stessa importanza. Classificare i requisiti in base alla loro priorità aiuta a focalizzare le risorse sugli aspetti più critici.
– Verificare con gli stakeholder che i requisiti raccolti siano corretti e completi. Questo aiuta a garantire che il progetto soddisferà le aspettative di tutti.
– Le esigenze devono essere definite in modo chiaro e preciso. Utilizzare tecniche come il modello SMART (Specifico, Misurabile, Realizzabile, Rilevante, Temporizzato) per garantire che ogni esigenza sia ben compresa.

Comprendere il “cosa e perché” di un progetto consentirà di stabilire obiettivi specifici e stabilisce inoltre le basi per quali attività devono essere seguite e come devono essere eseguite.

Confermare gli obiettivi del progetto

La base dell’ambito del progetto dovrebbe comportare che gli obiettivi siano quelli che seguono una linea guida SMART, cioè dovranno essere specifici, misurabili e realizzabili.

Inoltre, dovrebbero anche essere realistici e completati entro un determinato periodo di tempo, rispettando le scadenze.

Descrizione dell’ambito del progetto

Il project manager deve essere chiaro sulle caratteristiche e sul funzionamento richiesti per il prodotto o servizio che sarà il risultato finale del progetto.

In altre parole, dovrà essere chiaro quali determinate qualità saranno necessariamente richieste affinché il progetto possa essere dichiarato un successo.

Ogni progetto deve avere una descrizione chiara e dettagliata del suo ambito, per evitare incomprensioni e modifiche durante il percorso.

Aspettative e accettazione

I progetti di successo sono quelli che tengono conto della soddisfazione dell’utente finale. Se queste sono soddisfatte, il cliente accetterà il prodotto, il servizio o il processo derivato dal progetto.

Gli utenti finali potrebbero essere i clienti esterni all’organizzazione, ma in certi casi, anche il team o altri dipartimenti interni.

In definitiva, l’ambito del progetto è quello che dovrebbe essere in sintonia con i risultati migliori a chiunque possano essere i tuoi utenti finali.

Identificare i vincoli

Ci sono sempre dei blocchi o degli ostacoli nel progetto che si interpongono durante il percorso verso il traguardo.

Già la consapevolezza delle possibili limitazioni può aiutare a minimizzare i problemi che potrebbero ritardare o limitare la capacità di raggiungere gli obiettivi del progetto.

Questi blocchi possono essere causati da condizioni ambientali dinamiche (interne ed esterne), problemi tecnologici e / o mancanza di risorse.

Comunicare tempestivamente tali problemi al proprio team e adottare misure per superare questi ostacoli ridurrà i ritardi nel completamento del progetto e manterrà le spese nel budget. (Approfondisci anche Come tenere sotto controllo le spese dei progetti).

Sia che si basino su ipotesi o incertezza, l’analisi del loro impatto lungo la sequenza temporale dei progetti riduce ulteriormente il rischio di fallimento.

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Identificare le modifiche necessarie

È sempre meglio evitare di rielaborare l’ambito del progetto, poiché significa investire in più tempo, denaro e risorse. Tuttavia, a volte questi cambiamenti sono inevitabili e necessari.

In questi casi è importante limitare i cambiamenti il più possibile, rendendo partecipi tutte le parte interessate e minimizzare così i disaccordi sulle nuove soluzioni adottate.

Una corretta gestione del progetto, non solo in seguito a modifiche, ma in generale, tiene conto delle seguenti considerazioni:

• Un accordo sul livello di qualità accettabile dell’output del progetto.
• Un budget per i costi che si dovrebbero sostenere (e non superare) per consegnare il progetto. (Approfondisci Come fare un budget di progetto)
• Un periodo di tempo accettabile durante il quale il progetto dovrebbe essere completato.

I tre aspetti sono tutti collegati tra loro e come tali sono indicati all’inizio del progetto e sono monitorati durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Ogni volta che si va a toccare uno dei tre elementi, ciò va inevitabilmente ad influire sugli altri due.

Per questo motivo questi tre aspetti fondamentali del progetto dovrebbe essere definiti all’inizio e, idealmente, non essere più “toccati”.

Definire e descrivere lo scopo di un progetto: Conclusioni

In conclusione, lo scopo di un progetto è un po’ come la cima della montagna che viene osservata all’inizio di una spedizione alpina.

Se tutti si identificano e sono motivati dalla prospettiva di raggiungere il picco, allora sarà possibile far muovere tutti nella stessa direzione.

Magari non si saprà esattamente nel dettaglio come scalare la montagna o durante il percorso si dovranno scegliere sentieri alternativi, ma l’intero team avrà ben impressa l’immagine della cima e sarà determinato a raggiungerla, costi quel che costi.

Ciò consente alla spedizione (il progetto) di mantenere la coerenza nel tempo, l’equipaggio (le parti interessate) a rimanere motivato e il leader (il capo cordata) in grado di fare regolarmente un passo indietro per garantire che la spedizione sia coerente con lo scopo iniziale.

L’avvio del progetto può essere la fase più delicata, in cui si stabiliscono le fondamenta per il successo del progetto. Dal punto di vista del project management, è cruciale assicurarsi che tutte le componenti del progetto siano ben definite e che ogni membro del team comprenda il proprio ruolo in modo chiaro.

I prodotti, servizi o risultati attesi dal progetto devono essere delineati in modo dettagliato per evitare future incomprensioni e garantire che il progetto può procedere senza intoppi.

Ogni progetto deve essere gestito con la massima cura, tenendo sempre presente che il successo del progetto dipende dalla capacità di gestire efficacemente le risorse e di rispondere prontamente a qualsiasi richiesta di modifica.

Per facilitare tutto questo, strumenti di project management come Twproject possono essere di grande aiuto. Twproject offre una piattaforma completa per la gestione dei progetti, aiutando i team a pianificare, monitorare e portare a termine i progetti in modo efficiente.

Sviluppare un cronoprogramma lavori edili è notoriamente complicato e nel settore i ritardi sono all’ordine del giorno.

I progetti edili coinvolgono molte parti in movimento, squadre, attrezzature e materiali e per questo motivo il programma di costruzione dovrebbe essere pianificato attentamente.

Un cronoprogramma lavori edili è la spina dorsale di qualsiasi gestione di successo del progetto di costruzione. Vediamo in questo articolo come svilupparlo in maniera efficiente.

Che cos’è un cronoprogramma lavori edili?

Un cronoprogramma di lavori edili è un piano che organizza le attività e la loro sequenza in un progetto di costruzione.

Altri elementi inclusi in un cronoprogramma sono risultati finali, gestione e allocazione delle risorse, nonché il budget e i relativi costi di tutte le attività.

La creazione di un programma di costruzione richiede una pianificazione approfondita e gli strumenti giusti.

Più tempo si dedica a redigere un cronoprogramma lavori edili, meno problemi si riscontreranno durante l’esecuzione del progetto.

5 passaggi per sviluppare un cronoprogramma lavori edili efficiente

1. Ottenere informazioni

Per creare un programma di costruzione accurato, è necessario conoscere e comprendere ogni aspetto del progetto.

Ciò richiede una revisione approfondita di piani, budget, parti interessate, subappaltatori, regolamenti e requisiti sulla zonizzazione, codici di costruzione, ispezioni necessarie, piani di appalto, ecc.

Ogni tipo di costruzione può presentare elementi totalmente differenti da altre costruzioni simili. Ad esempio, la costruzione di una stessa villa su un terreno in una zona diversa, può richiedere licenze e permessi differenti.

Diventa quindi necessario effettuare tutte le dovute ricerche per assicurarsi che il progetto sia conforme.

2. Elencare e dare priorità alle attività

Una volta raccolte le informazioni necessarie, arriva il momento di scomporre il progetto nei passaggi che lo porteranno da un piano di costruzione a un progetto completato.

Non è possibile avere un cronoprogramma accurato finché non si dispone di un elenco completo di tutte le attività che devono essere svolte per terminare una costruzione con successo.

Utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) può dare un’idea sulle dimensioni e sull’ambito del progetto.

Questa metodologia permette di visualizzare i risultati finali iniziando con qualunque cosa si andrà a costruire e suddividendolo livello per livello fino ad arrivare alle parti più basilari.

Più completo sarà l’elenco di attività, più accurato sarà il programma di costruzione.

3. Aggiungere la durata

Una volta chiarito l’elenco delle attività, si passa ad assegnare loro una data di inizio e di fine, creando così un grafico a barre, il diagramma di Gantt, che rappresenta la durata dei vari compiti.

Sicuramente, nel caso di progetti di costruzione, il clima e le previsioni meteorologiche possono influire gravemente sulle tempistiche di un progetto. In questo caso, è possibile minimizzare il rischio guardando i dati storici sul meteo per ottenere una stima come il clima potrebbe influenzare il lavo ro.

Un altro punto importante nel settore delle costruzioni è l’approvvigionamento e la consegna delle merci e materiali. È necessario avere un quadro chiaro di cosa ordinare, quando ordinarlo e quali sono le disponibilità dei fornitori.

È importante rendere il programma il più realistico possibile.

Tentare di prendere scorciatoie o sacrificare la qualità del lavoro per rispettare le tempistiche può avere conseguenze troppo gravi nel settore delle costruzioni.

4. Assegnare ed eseguire le attività

L’assegnazione del lavoro al team può creare confusione con così tanti subappaltatori da supervisionare.

Il project manager a questo punto dovrebbe aver già fatto delle stime sulla disponibilità del team e avere un profilo dettagliato delle competenze ed esperienze di ogni singolo membro.

Solo in questo modo sarà possibile assicurarsi che le risorse siano bilanciate e che il cronoprogramma lavori edili venga rispettato.

5. Monitorare costantemente

Considerato quanto la pianificazione in ambito edile sia estremamente complessa, un monitoraggio permanente delle attività diventa necessario.

Le cose possono cambiare e se il project manager non supervisiona i lavori, il progetto può facilmente andare fuori strada.

Il cronoprogramma deve essere controllato ogni giorno, anche più volte al giorno, confrontandolo con i lavori in corso per assicurarsi che i progressi siano effettivamente in linea con il piano.

Il RUP (Responsabile Unico del Procedimento) gioca un ruolo fondamentale nel garantire che ogni fase del progetto sia gestita correttamente e che tutte le attività vengano eseguite secondo il cronoprogramma stabilito, mantenendo il progetto nei tempi e nei costi previsti.

Sviluppa un cronoprogramma lavori edili efficiente con Twproject

I stati di avanzamento devono essere monitorati costantemente per verificare che l’avanzamento dei lavori sia in linea con il piano. Ogni singole lavorazioni deve essere tracciata nel dettaglio, e il progetto esecutivo deve essere seguito scrupolosamente per evitare errori e ritardi.

Il piano finanziario deve essere gestito accuratamente, considerando i giorni necessari per completare ogni fase del progetto. La redazione del cronoprogramma è cruciale per determinare i tempi di completamento e i tempi di esecuzione, assicurando che ogni fase del lavoro sia pianificata e coordinata in modo efficace.

Dalla pianificazione alla chiusura del progetto, è qui che entra in gioco Twproject.

Twproject è un software di project management che presenta varie funzionalità, ottime per la gestione di progetti nell’industria delle costruzioni.

Questo strumento all’avanguardia semplifica la pianificazione, l’acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il project manager ed il suo team a essere più efficace ed efficiente.

Report sulle metriche chiave, visibilità in tempo reale sui progressi, dashboard e flussi di lavoro automatizzati mantengono l’intero team connesso e informato. Consente di mantenere tutte le parti interessate coinvolte e di ricevere aggiornamenti automatizzati in modo da poter prendere decisioni migliori e più informate.

Inoltre, strumenti di pianificazione dei progetti come diagrammi di Gantt, schede Kanban e calendari di progetto permettono di poter mappare le attività del progetto e creare programmi di costruzione accurati.

Gestire attività e progetti può essere una carriera molto stressante.

I project manager sono infatti responsabili della consegna dei progetti in tempo, nel rispetto del budget e delle tempistiche e della gestione di risorse limitate.

Alti livelli di stress possono influire sulle prestazioni cognitive e comportamentali di un individuo. Per questo motivo la gestione dello stress per PM ed il suo team diventa fondamentale.

Vediamo quindi in questo articolo quali sono le strategie per gestire attività di progetto senza stress.

Gestire attività: 8 strategie per affrontare al meglio ansia e stress

Gestire le attività senza stress può sembrare un’impresa impossibile. Tra scadenze imminenti, flussi di lavoro complessi è facile sentirsi sopraffatti.

Tuttavia, con le giuste strategie, sia i project manager che i team possono imparare a gestire le attività in modo efficiente e senza stress.

1. Pianificazione e organizzazione

La chiave per una gestione del lavoro senza stress è una pianificazione e un’organizzazione efficaci. 

Ciò significa creare una chiara roadmap del progetto, suddividere le attività in compiti gestibili e assegnare le responsabilità ai membri del team. 

Utilizzare strumenti di project management come Twproject può aiutare a tenere traccia delle attività e delle scadenze.

2. Praticare mindfulness

La mindfulness è una forma di meditazione che richiede di concentrarsi sul momento presente, in modo da ridurre e controllare le emozioni negative.

Il termine mindfulness significa “consapevolezza” e si focalizza appunto sulla consapevolezza di sé e del qui ed ora. La pratica della mindfulness può aiutare a rimanere concentrati e calmi, a focalizzarsi sulla realtà presente senza farsi controllare dalla negatività e, di conseguenza, a ridurre lo stress.

3. Dare priorità e delegare i compiti

La maggior parte dei project manager si sente sopraffatta dal carico di lavoro.

Valutando quali attività sono più importanti e urgenti, permette di delegare quei compiti con priorità inferiore ad altri membri del team.

La strategia in questo caso è creare una to do list e di stabilirne le priorità. Inutile dire che portando a termine le attività urgenti il prima possibile, il resto della giornata sarà più piacevole e tranquilla. Inoltre, dare priorità e delegare i compiti può favorire il lavoro di squadra e la fiducia tra i membri del team.

4. Comunicare e collaborare

Quando una persona si sente stressata ed ansiosa, è più probabile che agisca con impazienza. Di conseguenza, le capacità comunicative potrebbero risentirne.

Chi sta provando emozioni intense può avere difficoltà ad esprimersi in modo appropriato con gli altri.

Un modo per evitare stress e ansia è quindi la comunicazione aperta. Invece di aspettare fino all’esaurimento, un project manager o i membri del team dovrebbero far sapere quando qualcosa non sta andando nel verso giusto.  

Ciò significa comunicare eventuali problemi o ritardi il prima possibile e chiedere chiarimenti quando necessario. Una comunicazione proattiva aiuterà a prevenire fraintendimenti e a mantenere il progetto in carreggiata.

Problemi e criticità possono essere risolti in maniera obiettiva, senza farsi prendere dalle emozioni e dalla fretta. Check-in regolari, aggiornamenti di stato e ascolto attivo devono essere implementati in ogni progetto.

5. Gestione del tempo

Una buona gestione del tempo è fondamentale sia per il pm che per il team. Ciò significa creare un programma di lavoro realistico, priorizzare le attività e concentrarsi su un compito alla volta. 

È anche importante fare delle pause regolari per evitare il burnout.

6. Stabilire obiettivi realistici

A volte la quantità di lavoro che un project manager ed il team devono svolgere sembra essere molto più grande di quanto non sia in realtà. Definendo gli obiettivi secondo il metodo SMART rende possibile vedere in maniera più chiara cosa deve essere fatto.

Il framework SMART aiuta infatti a stabilire obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e limitati nel tempo.

7. Intelligenza emotiva

Essere consapevoli delle proprie emozioni e di quelle degli altri può aiutare a comunicare in modo più efficace. Inoltre, aiuta a risolvere i conflitti e a creare fiducia. Soprattutto per un project manager, migliorare l’intelligenza emotiva può aiutare a diventare un leader migliore.

Le persone che presentano livelli più elevati di intelligenza emotiva sono più robuste e resistenti e hanno meno probabilità di esaurirsi o di soffrire di disperazione.

Sviluppare capacità di autoregolamentazione e autogestione non garantisce che non si proverà rabbia o altre emozioni forti, ma permette di non lasciare che le proprie azioni siano dettate dai sentimenti in maniera incontrollata.

8. Gestione efficace del team

Una gestione efficace del team non è solo fondamentale per il successo di un progetto o di un’organizzazione, ma può anche aiutare i project manager a gestire lo stress e l’ansia.

Il ruolo di un project manager può essere stressante e la pressione per fornire risultati può portare al burnout e ad altri problemi di salute mentale. Tuttavia, con una gestione efficace del team, è possibile creare un ambiente di squadra positivo che supporti il benessere mentale di tutti.

L’importanza di un software di project manager per gestire attività senza stress

Un software di project management come Twproject è uno strumento indispensabile per qualsiasi project manager che desideri gestire le attività in modo efficiente e mantenere lo stress al minimo.

In particolare, permette di pianificare e monitorare ogni fase del progetto garantendo una visione d’insieme chiara e organizzata.

L’accesso a funzionalità come la creazione di cronoprogrammi, l’assegnazione di compiti, il monitoraggio delle risorse e la gestione dei rischi consente di avere un controllo totale su tutte le attività.

Inoltre, la possibilità di integrare comunicazioni e documentazione all’interno dello stesso software riduce la necessità di passare da uno strumento all’altro, semplificando notevolmente il lavoro quotidiano e riducendo il rischio di perdere importanti informazioni.

La trasparenza e la facilità d’uso offerti da Twproject permettono di anticipare e risolvere rapidamente eventuali problematiche, evitando così che lo stress si accumuli.

In definitiva, un ottimo software di project management come Twproject non solo facilita la gestione operativa del progetto, ma contribuisce anche a creare un ambiente di lavoro più sereno e produttivo riducendo l’ansia e lo stress.

Sviluppare un progetto nel modo giusto è l’essenza per garantire il successo.

Una pianificazione non corretta equivale a cucinare con una ricetta sbagliata.

Soprattutto quando si vuole realizzare qualcosa che nessuno ha mai fatto prima, è necessario prestare la massima attenzione allo sviluppo del progetto, non solo alla sua gestione.

In questo articolo spiegheremo esattamente come sviluppare un progetto nel modo giusto.

Cosa si intende per sviluppo di progetto?

Lo sviluppo di un progetto utilizza le risorse disponibili, il budget, le conoscenze e le pratiche per realizzare un piano di attività entro un determinato periodo temporale.

Si tratta di un layout dei processi necessari per raggiungere un obiettivo specifico. In altre parole la fase di sviluppo è quando il progetto si trasforma da un’idea in un piano di progetto completo. Qui il team definisce l’ambito del progetto, crea scadenze e stabilisce un budget preliminare.

La differenza tra gestione del progetto e sviluppo del progetto può non essere così evidente al primo colpo.

Lo sviluppo del progetto è però un processo di ordine superiore rispetto alla gestione del progetto. Si tratta di garantire che un team disponga di tutte le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto.

Le 5 fasi dello sviluppo di un progetto

1. Avvio

Questo è il primo passo fondamentale nella gestione o nello sviluppo di un progetto.

L’avvio del progetto è il momento in cui viene definito lo schema con un piano di sviluppo efficiente.

Questo aiuta il project manager a tenere traccia degli obiettivi, delle scadenze e del budget del progetto.

Ecco alcune domande fondamentali da porsi in questa fase:

• Che cambiamento può portare questo progetto?
• Qual è la necessità del progetto?
• Quali sono le possibilità di successo?
• Chi andrà a trarre vantaggio da questo progetto?

Durante la fase di avvio, definire gli obiettivi chiari e misurabili è essenziale. Gli obiettivi del progetto devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo (SMART). Questo approccio aiuta a garantire che il progetto rimanga focalizzato e che i progressi possano essere monitorati e valutati in modo efficace.

Una volta che queste domande hanno ricevuto risposte soddisfacenti e che gli obiettivi e l’ambito sono stati chiaramente definiti, il team di progetto può creare un piano dettagliato che delinei le attività da svolgere, le risorse necessarie, le tempistiche e i criteri di successo.

Questo piano rappresenta la base per le fasi successive dello sviluppo del progetto e guida tutte le attività di pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura.

2. Pianificazione

Per alcuni project manager, la fase di pianificazione è la più importante.

Questa fase prevede la creazione dei passi necessari durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Per una buona struttura, è necessario prendere nota dei diversi compiti, delle capacità dei membri dei team e di far corrispondere tali responsabilità con la scadenza e i costi di ciascuna attività.

E’ fondamentale creare un piano che garantisca che il team di progetto abbia tutto ciò di cui ha bisogno per raggiungere il successo.

3. Esecuzione

Quando il progetto è pronto per iniziare, la gestione del progetto assume un ruolo di primo piano.

Il piano di sviluppo del progetto dovrebbe garantire che il progetto disponga di tutte le risorse di cui ha bisogno durante tutto il suo ciclo di vita, non solo all’inizio.

Non è però possibile prevedere tutto ciò che potrebbe andare storto. Quanto prima il team si rende conto che qualcosa non sta andando secondo i piani, tanto prima potrà riportarlo sulla strada giusta o adattarsi a nuove circostanze.

a) Avvio delle attività – L’esecuzione inizia con il kick-off meeting, una riunione che coinvolge tutti i membri del team e gli stakeholder principali.

Durante questa riunione, vengono presentati i dettagli del progetto, gli obiettivi, i deliverable, le scadenze e le responsabilità di ciascun membro del team. È un momento cruciale per allineare tutti gli attori coinvolti e assicurarsi che comprendano il loro ruolo e le aspettative.

b) Coordinamento delle attività – Il project manager deve assicurarsi che ogni membro del team stia lavorando sulle attività assegnate secondo il piano stabilito. Un buon coordinamento richiede:

• Monitoraggio continuo: Tenere traccia dei progressi attraverso strumenti di gestione del progetto e aggiornamenti regolari.
• Comunicazione efficace: Garantire che tutte le informazioni rilevanti siano condivise in modo tempestivo tra i membri del team e gli stakeholder.
• Gestione delle risorse: Assicurarsi che le risorse siano utilizzate in modo efficiente e che eventuali carenze siano affrontate rapidamente.

c) Gestione dei cambiamenti – Durante l’esecuzione, è comune che emergano modifiche o aggiustamenti necessari. È importante avere un processo ben definito per la gestione dei cambiamenti, che includa:

• Valutazione dell’impatto: analizzare come le modifiche proposte influiranno su tempi, costi e qualità del progetto.
• Approvazione formale: ottenere l’approvazione delle modifiche da parte degli stakeholder principali prima di implementarle.
• Aggiornamento del piano di progetto: modificare il piano di progetto per riflettere i cambiamenti approvati, assicurandosi che tutte le parti coinvolte siano informate.

d) Monitoraggio e controllo delle prestazioni – Il monitoraggio continuo delle prestazioni è essenziale per assicurarsi che il progetto rimanga sulla buona strada. Questo include:

• Controllo dello stato di avanzamento: verificare che le attività siano completate secondo il programma e che i deliverable siano prodotti come previsto.
• Gestione delle deviazioni: identificare rapidamente eventuali scostamenti dal piano e prendere misure correttive per riportare il progetto in linea.
• Aggiornamenti regolari: fornire report di stato ai membri del team e agli stakeholder per mantenere tutti informati sui progressi e sui problemi.

e) Gestione dei rischi – Durante l’esecuzione, è essenziale continuare a monitorare i rischi identificati nella fase di pianificazione e affrontare nuovi rischi che possono emergere. Questo include:

• Implementazione delle strategie di mitigazione: Eseguire le azioni pianificate per ridurre l’impatto dei rischi identificati.
• Revisione periodica dei rischi: Valutare regolarmente i rischi per identificare eventuali cambiamenti nella loro probabilità o impatto.
• Documentazione e comunicazione: Mantenere un registro dei rischi aggiornato e comunicare eventuali nuovi rischi o cambiamenti ai membri del team e agli stakeholder.

f) Garanzia della qualità – Durante questa fase, è fondamentale garantire che tutti i deliverable soddisfino gli standard di qualità stabiliti. Questo include:

• Controllo della qualità: Verificare che i deliverable siano conformi ai criteri di qualità attraverso ispezioni, test e revisioni.
• Correzione dei problemi: Identificare e risolvere eventuali problemi di qualità il più presto possibile per evitare impatti negativi sui risultati finali.

g) Gestione delle relazioni con gli stakeholder – Mantenere buone relazioni con gli stakeholder è essenziale per il successo del progetto. Questo include:

• Coinvolgimento continuo: Assicurarsi che gli stakeholder siano coinvolti e informati durante tutto il ciclo di vita del progetto.
• Gestione delle aspettative: Comunicare in modo chiaro e trasparente per evitare malintesi e gestire le aspettative degli stakeholder.

4. Controllo o monitoraggio

La fase di controllo dello sviluppo del progetto è anche chiamata fase di garanzia della qualità.

Il controllo può avvenire dopo la chiusura del progetto o a intervalli regolari durante il suo ciclo di vita.

È un’opportunità per guardare ed analizzare cosa ha funzionato, cosa no e apprendere per il futuro. Ecco alcune domande che possono essere utili in questa fase:

• Ci sono aree in cui le risorse sono andate sprecate?
• Se il progetto è stato consegnato in ritardo, quali fattori l’hanno causato?
• Se il progetto ha superato il budget, perché le proiezioni iniziali non erano accurate?
• Quanto è stata accurata la previsione del rischio?
• Quando si sono presentati i rischi, come si sono affrontati?

5. Chiusura

Quest’ultimo passaggio richiede la creazione di un report di progetto dettagliato su come si sono svolte le attività e come il team ha rispettato le sue responsabilità.

I report aiutano a scoprire tendenze comuni e lacune nel piano del progetto.

Twproject: per uno sviluppo di progetto efficiente

Sviluppare un piano di progetto non è un’impresa facile.

Un dettaglio mancato o un’informazione comunicata in modo improprio possono far iniziare l’intero progetto con il piede sbagliato.

Grazie a Twproject, uno dei software di project management migliori del mercato, è possibile pianificare utilizzando diversi metodi e strategie in modo da ottenere un piano adatto alle esigenze di ogni organizzazione.

Tutti gli stakeholder e i membri del team potranno avere accesso alle informazioni in tempo reale ovunque si trovino.

Inoltre, potranno visualizzare la sequenza temporale del progetto, commentare le attività e collaborare in modo più efficiente in ogni momento.

Twproject presenta anche altre funzionalità avanzate che permettono al project manager di mantenere il controllo generale del progetto.

Il responsabile può così assegnare attività ai membri del team insieme alle date di scadenza e al budget predisposto.

Inoltre, il software dispone di funzionalità avanzate di monitoraggio e reporting.

La dashboard in tempo reale aggiorna automaticamente le metriche critiche del progetto, così da avere sempre il quadro della situazione aggiornato.

Con Twproject, i project manager possono gestire i progetti con maggiore sicurezza, riducendo i rischi di errori e aumentando le probabilità di successo.

Gli strumenti di monitoraggio di un progetto sono fondamentali per garantire che le attività stiano andando secondo i piani e senza intoppi.

Il controllo del progetto prevede numerosi passaggi per monitorare accuratamente la pianificazione, le risorse e i costi.

Vediamo in questo articolo di capire meglio di cosa si tratta.

Che cos’è il monitoraggio del progetto?

Il monitoraggio del progetto deve avvenire contemporaneamente alla fase di esecuzione del progetto.

Il controllo del progetto è una fase di gestione dedicata a misurare le prestazioni delle attività e ad assicurarsi che aderiscano a quanto impostato nel piano di progetto.

Il project manager deve, quindi, seguire da vicino l’avanzamento e le prestazioni di progetto, identificando i potenziali rischi e implementando azioni correttive quando richiesto per mantenere il progetto nei tempi previsti e nel budget.

Perché il monitoraggio di progetto è importante?

Oltre ad assicurare di mantenere ogni progetto nei tempi previsti ed evitare spese eccessive, il monitoraggio del progetto è anche un ottimo modo per gestire i rischi ed evitare lo spostamento dell’ambito.

Tracciando vari parametri, un project manager può identificare un rischio in anticipo prima che si presenti e possa causare danni al progetto.

Un rilevamento precoce implica una mitigazione anticipata. Lo stesso vale per lo scorrimento dell’ambito.

Anche quando eventuali modifiche vengono applicate al progetto, le procedure di controllo possono aiutare a evitare che queste abbiano un impatto negativo sulla pianificazione.

Trascurare il monitoraggio e il controllo del progetto significa lasciare il progetto nelle mani del destino.

 Forse funzionerà, forse no; ma non è quello che dovrebbe fare un project manager.

Le fasi di monitoraggio di un progetto

Come accennato precedentemente, il monitoraggio viene effettuato insieme all’esecuzione del progetto al fine di garantire che le attività vengano eseguite secondo il programma e in rispetto del budget.

Di seguito ecco i sei passaggi da eseguire per garantire il monitoraggio corretto del progetto:

 1.  Creare una baseline dell’ambito del progetto

L’ambito del progetto definisce le aspettative e i requisiti delle parti interessate e viene utilizzato durante tutto il ciclo di vita per monitorare i progressi.

Una baseline dell’ambito del progetto cattura le aspettative ed i requisiti e può essere utilizzata per misurare lo sforzo pianificato rispetto allo sforzo effettivo per garantire che l’esecuzione del progetto sia in linea con il piano di progetto.

La baseline può essere rivista durante il progetto, ma solo attraverso un processo formale di controllo delle modifiche.

2.  Creare il piano del progetto

Quando l’ambito è stato approvato dalle principali parti interessate, si passa alla redazione un piano di progetto. Questo denoterà le attività necessarie per raggiungere l’obiettivo prefissato.

Il piano di progetto permette anche al project manager di tenere traccia degli scostamenti e intraprendere azioni correttive per riportare il progetto in carreggiata. Inoltre, aiuta a tenere sotto controllo con la comunicazione alle parti interessate.

3.  Stimare i costi del progetto e definire un budget

Più accurati sono i costi del progetto, più accurato sarà il budget.

Una volta presentato e approvato un budget, l’ultima cosa che un project manager vuole fare è richiedere ulteriori fondi. Esistono varie tecniche che è possibile utilizzare per stimare con precisione i costi e pianificare il budget di conseguenza.

È inoltre indispensabile monitorare tutte le spese e utilizzare sistemi di controllo per tenere traccia dei costi del progetto e rispondere a eventuali discrepanze.

4.  Utilizzare un registro dei rischi

 Una delle cose più importanti da monitorare durante un progetto è il rischio.

Durante la fase di pianificazione, il project manager può creare un registro dei rischi che potrebbero presentarsi, annotando il potenziale impatto sul progetto e chi è responsabile di identificarlo e mitigarlo.

È inoltre possibile stabilire delle priorità per determinare quali rischi devono essere affrontati immediatamente o se possono essere affrontati in un secondo momento. In questo modo, se viene identificato un problema, è possibile rispondere in modo rapido ed efficace.

5.  Utilizzare un registro delle modifiche

Il monitoraggio del progetto consiste nel rilevare il cambiamento.

Per questo, è necessario un registro delle modifiche, un documento che elenca in ordine cronologico le modifiche apportate al progetto. Questo consente al project manager di tenere traccia e comunicare tutte le modifiche che si sono verificate.

6.  Stabilire procedure di controllo qualità

Viene spesso discussa l’importanza di consegnare i progetti nei tempi e nei limiti del budget, ma non bisogna trascurare l’importanza della qualità.

Se il prodotto o il servizio non soddisfa le aspettative dei clienti, il progetto è un fallimento. Le procedure di controllo della qualità garantiscono che il prodotto o il servizio sia testato e soddisfi gli standard stabiliti nella pianificazione del progetto.

Pertanto, stabilire procedure di controllo qualità è una parte fondamentale di qualsiasi monitoraggio del progetto.

Gli strumenti di monitoraggio di un progetto

Gli strumenti di monitoraggio del progetto sono software e metodologie utilizzati per tenere traccia dei progressi di un progetto rispetto al piano originale.

L’obiettivo è quello di fornire ai project manager e ai team di progetto le informazioni necessarie per identificare e risolvere eventuali problemi in modo tempestivo, garantendo il raggiungimento degli obiettivi del progetto entro i tempi e i costi previsti.

Esistono diversi tipi di strumenti di monitoraggio del progetto, tra cui:

• Software di gestione delle attività: questi strumenti come Twproject, permettono di creare e assegnare attività ai membri del team, monitorare il loro completamento e identificare eventuali ritardi.
• Diagrammi di Gantt: questi diagrammi illustrano le attività del progetto in ordine cronologico, mostrando le loro dipendenze e il loro stato di avanzamento.
• Strumenti di reportistica: permettono di generare report sui progressi del progetto, sulle risorse utilizzate e sui costi sostenuti.
• Dashboard: le dashboard forniscono una panoramica generale dello stato del progetto, mostrando i principali indicatori chiave di prestazione (KPI).

La scelta degli strumenti di monitoraggio del progetto più adatti dipende dalle specifiche esigenze del progetto e dalle preferenze del team.

È importante scegliere strumenti facili da usare e che forniscano le informazioni necessarie per prendere decisioni informate.

Twproject: lo strumento ideale per il monitoraggio di un progetto

Per assicurare un ottimo monitoraggio di progetto, non è necessario ricorrere ad altri strumenti.

Twproject è uno dei migliori software di monitoraggio di progetto che permette di avere in un unico canale tutto ciò che abbiamo spiegato in questo articolo.

Questo software fornisce dati in tempo reale per monitorare in ogni momento lo stato delle attività di progetto.

Inoltre, Twproject è una piattaforma collaborativa, in grado di mantenere tutte le parti interessate connesse, anche se si trovano in luoghi differenti.

Ciò facilita la comunicazione e permette di identificare e risolvere i problemi rapidamente. La collaborazione e la comunicazione tra i membri del team sono essenziali per identificare tempestivamente i problemi e proporre soluzioni efficaci.

Permette, inoltre, di avere una visione più completa del progetto e di sfruttare al meglio le competenze di ciascuno. In questo modo, ogni progetto può beneficiare di una gestione più efficace e mirata, migliorando le probabilità di successo.

La dashboard di Twproject permette di ottenere una panoramica di alto livello del progetto; inoltre, è possibile creare report personalizzabili che permettono di approfondire i dati.

Twproject raccoglie automaticamente i dati del progetto su parametri quali tempo, costi, carico di lavoro e altro ancora, utilizzandoli per la produzione di grafici e diagrammi di facile lettura.

Per un efficace controllo e monitoraggio di progetto quindi, non c’è bisogno di ricorrere a strumenti dispendiosi e dispersivi.

Scegliendo Twproject è possibile avere un canale di controllo centralizzato per garantire il successo di un progetto.

Nella frenesia della vita quotidiana, spesso ci troviamo sommersi da impegni e scadenze, con la sensazione di non avere il tempo sufficiente per tutto.

Il problema che si riscontra frequentemente è la scarsa definizione delle priorità. Avere tante cose da fare non significa essere produttivi.

Per questo motivo, è fondamentale saper stabilire le priorità in modo efficace, concentrandoci su ciò che è veramente importante e urgente.

Le persone hanno la tendenza a dare la priorità ai compiti urgenti rispetto a qualsiasi altra attività, indipendentemente dai vantaggi a lungo termine.

Imparando a distinguere tra compiti urgenti e importanti, è possibile concentrare più tempo ed energie sulle cose che contano di più.

E la matrice di Eisenhower aiuta a fare proprio questo.

In questo articolo, presenteremo la Matrice di Eisenhower, un metodo semplice e pratico per organizzare le nostre attività e gestire al meglio il nostro tempo.

Cos’è la matrice di Eisenhower?

La matrice di Eisenhower, conosciuta anche come Matrice delle Priorità o Metodo Eisenhower, è uno strumento che aiuta ad organizzare le attività in base all’urgenza e all’importanza, in modo da poter dare effettivamente priorità al lavoro che conta.

Fu Dwight D. Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti a presentare la prima idea che avrebbe poi portato alla matrice di Eisenhower.

In un discorso del 1954, Eisenhower disse: “Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono mai urgenti”.

Stephen Covey, ispirandosi alle parole del presidente Eisenhower, sviluppò quello che è diventato uno strumento popolare per la gestione delle priorità: la matrice di Eisenhower, anche conosciuta come matrice di gestione del tempo.

La matrice di Eisenhower può aiutare quando:

• • Si passa la giornata a risolvere i problemi che scaturiscono ogni giorno invece di concentrarsi sulle attività che ha senso completare per raggiungere un determinato obiettivo.
  • Una persona è sempre occupata, ma ha la sensazione che il suo lavoro abbia poco impatto.
  • Non si stanno facendo progressi sugli obiettivi a lungo termine.
  • Si soffre di procrastinazione.
  • Si ha difficoltà a delegare compiti.

I quattro quadranti della matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower ha quattro quadranti che classificano ciascuna attività e ne assegnano un’azione da intraprendere.

Vediamo quali sono nello specifico:

Quadrante 1: compiti urgenti e importanti – da fare immediatamente

Il primo quadrante comprende tutti i compiti urgenti che richiedono attenzione immediata. Queste attività devono essere completate al più presto, altrimenti potrebbero esserci delle conseguenze negative. Questi compiti non sono delegabili.

Alcuni esempi di attività urgenti e importanti possono includere crisi, scadenze imminenti o problemi che richiedono una soluzione immediata.

Quadrante 2: compiti non urgenti ma importanti – da fare in un secondo momento

Le attività nel secondo quadrante non sono urgenti, ma sono importanti per raggiungere gli obiettivi a lungo termine.

Pianificare il proprio tempo per queste attività aumenta le probabilità di realizzarle. La pianificazione riduce anche le possibilità di incontrare distrazioni o di dimenticarle del tutto. Se questi compiti vengono ignorati, finiranno per passare al quadrante 1.

Alcuni esempi includono la pianificazione strategica, la formazione del personale e professionale, il networking.

Quadrante 3: compiti urgenti ma non importanti – da delegare immediatamente

 Le attività nel terzo quadrante richiedono attenzione immediata ma potrebbero non contribuire agli obiettivi a lungo termine.

Impiegare tempo per le attività del quadrante 3 non farà che rubare tempo ed energie a scapito di ciò che conta veramente. Poiché questi compiti sono comunque ancora urgenti, la risposta è delegarli immediatamente.

Alcuni esempi possono includere interruzioni, telefonate non cruciali, o riunioni non essenziali.

Quadrante 4: compiti non urgenti e non importanti – da non fare assolutamente

Le attività che non contribuiscono agli obiettivi e non richiedono un’azione immediata appartengono al quarto quadrante, quello dello spreco.

Questi compiti sono spesso distrazioni che distolgono la concentrazione dalle cose realmente importanti. La cosa migliore è evitare questi compiti o, ancora meglio, eliminarli totalmente dalla lista delle cose da fare.

Alcuni esempi di queste attività includono i social media, i giochi online o guardare programmi televisivi di scarso valore.

Questi quattro quadranti sono fondamentali per distinguere tra urgenza e importanza, permettendo di gestire al meglio il proprio tempo e aumentare la produttività focalizzandosi su ciò che davvero conta.

La differenza tra compiti urgenti e importanti

Abbiamo visto che il principio fondamentale alla base della matrice di Eisenhower è la distinzione tra compiti importanti e urgenti.

Un compito urgente richiede attenzione immediata.

Queste attività possono essere reattive, come ad esempio rispondere a una telefonata per risolvere un problema per un cliente, oppure possono essere necessarie per raggiungere un obiettivo, come finire un documento per rispettare una scadenza.

Inoltre, i compiti urgenti hanno conseguenze negative se non vengono affrontati immediatamente. Non chiamare il cliente potrebbe comportare recensioni negative al proprio negozio, mentre non finire il documento prima della scadenza potrebbe comportare la perdita di un finanziamento.

D’altra parte, un compito importante si allinea ai valori personali e contribuisce al completamento di un obiettivo. Sebbene questo tipo di attività non richieda un’azione immediata, dedicarle del tempo permetterà di avanzare verso traguardi importanti.

Ad esempio, creare un portfolio online può aiutare un freelancer a ottenere un nuovo lavoro.

Inoltre, è importante considerare che rimandare attività importanti per un periodo relativamente lungo, potrebbe farle trasformare in compiti urgenti che non possono più essere ignorati.

Esempi di compiti urgenti e importanti

Per comprendere meglio la differenza tra questi tipi di attività, consideriamo alcuni esempi specifici:

• Compiti urgenti e importanti: Risolvere un problema tecnico che blocca la produzione in una fabbrica, partecipare a una riunione di emergenza con un cliente chiave, completare una relazione critica per una scadenza imminente.
• Compiti urgenti ma non importanti: Rispondere a e-mail che richiedono una risposta immediata ma non fondamentale, gestire interruzioni o telefonate non cruciali, partecipare a riunioni di routine che non apportano valore significativo al progetto.
• Compiti non urgenti ma importanti: Pianificare una strategia a lungo termine per la crescita dell’azienda, sviluppare competenze attraverso la formazione continua, coltivare relazioni professionali e fare networking.
• Compiti non urgenti e non importanti: Guardare video divertenti online durante l’orario di lavoro, navigare sui social media senza uno scopo specifico, partecipare a eventi sociali non rilevanti per il proprio lavoro.

L’utilizzo di Twproject per la costruzione della matrice di Eisenhower

Ordinare l’elenco delle cose da fare è la parte più difficile della matrice di Eisenhower, ma con l’automazione non è più necessario eseguire questo passaggio manualmente.

Attraverso l’utilizzo di un software di project management come Twproject sarà possibile determinare quali attività hanno la massima priorità.

Con questo strumento si potranno classificare e codificare tramite colori i vari compiti.

Twproject non è un documento statico come una matrice di Eisenhower ma permette di avere un quadro completo delle attività in ogni momento in tempo reale e poter così organizzare e dare le priorità in modo corretto.

E dare le giuste priorità ai compiti è solamente l’inizio. Twproject permette di monitorare i progressi ed il lavoro del team garantendo il successo del progetto.

Le informazioni ed i dati vengono automaticamente acquisiti e visualizzati in grafici e diagrammi personalizzabili e di facile lettura per una panoramica di alto livello.

Se stai cercando il miglior diagramma di Gantt presente in commercio, faresti bene a leggere con attenzione questo articolo.

Sono infatti molti i nostri clienti che, dopo aver effettuato estenuanti ricerche, hanno scelto Twproject proprio per la semplicità, la fruibilità e la versatilità del suo diagramma di Gantt.

Il project management, come ben sai, si occupa di gestire costantemente varie attività, persone, tempistiche, costi, ecc. e in tutto questo un diagramma di Gantt può essere un valido aiuto per non perdere una scadenza e avere gravi ripercussioni. Non sempre però questo strumento è semplice da usare o fornisce dei grafici chiari.

Ma di cosa si tratta esattamente? E quali sono i parametri per identificare il miglior diagramma di Gantt sul mercato? Vediamolo in questo articolo.

Che cos’è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che mostra la pianificazione di un progetto e le varie attività comprese tra la data di inizio e di fine.

Ogni barra nel grafico rappresenta un compito, mentre le date sono disposte orizzontalmente in cima al diagramma.

I moderni diagrammi di Gantt possono anche mostrare le dipendenze tra le attività, ovvero il modo in cui ciascun compito si connette agli altri.

Questo grafico permette di fornire con chiarezza scadenze, pietre miliari e avanzamento del progetto.

Sebbene non esistano due diagrammi di Gantt uguali, ecco quali sono le sue componenti chiave:

• Data/Ora: la data e la durata di ogni attività sono spesso visualizzate in giorni/settimane/mesi, ma possono anche essere rappresentate in minuti/ore, a seconda del progetto e del settore. La lunghezza di ogni rettangolo identifica la durata di un’attività.
• Attività: tutti quei compiti che fanno parte del progetto e che vivono in vari stadi di completamento. Le attività possono essere autonome, così come connesse ad altre.
• Pietre miliari: Le pietre miliari o milestones sono compiti critici per il completamento e il successo di un progetto. Alla conclusione di ogni blocco su un diagramma di Gantt, le pietre miliari sono rappresentate da forme o icone diverse.
• Responsabile dell’attività: può trattarsi anche di più persone o di un intero team a seconda del compito.
• Task Code: Il codice attività è incluso nel diagramma di Gantt per aiutare tutte le persone coinvolte a identificare prontamente il compito specifico. Questo numero di riconoscimento è univoco per ogni attività, proprio come una carta d’identità del task.

Quali sono i vantaggi di un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt permette di semplificare in maniera significativa il processo di pianificazione di un progetto.

Dal momento che si tratta di uno schema semplice da creare, utilizzare e mantenere, si dimostra un valido aiuto per i project manager.

Ecco alcuni vantaggi di un diagramma di Gantt:

1. Panoramica dello status di progetto

Il più grande vantaggio dell’utilizzo dei diagrammi di Gantt è la possibilità di vedere tutto ciò che riguarda il progetto in un unico posto.

Funziona come un ottimo strumento di visualizzazione e definizione delle priorità. Il Gantt, infatti, fornisce la panoramica sul progetto in generale, informando i membri coinvolti sul risultato finale, l’ordine, la durata dei compiti, le date di inizio e di fine, le dipendenze ed i progressi compiuti.

Potrebbe anche interessarti questo articolo sul calcolo dell’avanzamento di progetto.

2. Miglioramento della comunicazione del team

La comunicazione è parte integrante di un progetto e può avere il potere di realizzarlo o distruggerlo.

La mancanza di comunicazione è infatti una delle principali ragioni del fallimento di molti progetti.

I diagrammi di Gantt sono noti per fornire una comunicazione cristallina e per permettere ai project manager di fornire input su determinate attività e passare informazioni rilevanti.

3. Vedere le attività sovrapposte e le dipendenze

A volte, non è possibile avviare una determinata attività a meno che non venga completato il compito precedente.

Tali dipendenze possono rendere le cose difficili da gestire soprattutto in caso di progetti complessi che hanno troppe attività i cui collegamenti non sono così evidenti.

Grazie ad un diagramma di Gantt è possibile vedere facilmente quali compiti dipendono gli uni dagli altri e pianificare di conseguenza.

4. Incremento dell’efficienza del lavoro a distanza

Il lavoro a distanza sta diventando sempre più popolare a livello europeo. Tale modalità di lavoro è una delle tendenze che dovrebbero dominare il mondo del project management nei prossimi anni.

Tuttavia, lavorare con un team remoto ha le sue sfide e si presentano molte più difficoltà a coordinare e tenere aggiornati dipendenti in diverse parti del mondo.

Un diagramma di Gantt rende quindi più facile “rimanere sulla stessa pagina” mentre si lavora insieme. Consente, infatti, di visualizzare in tempo reale ciò che è già stato fatto, ciò che è in corso e ciò che sarà da fare indipendentemente dal Paese e dal fuso orario.

5. Aumento della flessibilità

Il cambiamento è una parte cruciale nel project management.

Anche con un piano di progetto che sembra essere infallibile bisogna comunque essere pronti a dover effettuare delle modifiche in corso.

Uno strumento come il diagramma di Gantt permette di inserire e visualizzare velocemente le eventuali modifiche e di vedere come queste si ripercuotono sulle attività successive.

Twproject: perché è il migliore diagramma di gantt sul mercato

Vediamo ora perché, alla fine, tantissimi capi progetto scelgono Twproject e il suo Gantt per la gestione dei loro progetti.

Esistono moltissimi strumenti di project management che offrono la possibilità di creare diagrammi di Gantt semplici e complessi.

Twproject offre però delle funzionalità dinamiche che semplificheranno maggiormente il lavoro, fra cui:

• Allocazione delle risorse in real time: Twproject include una pagina dedicata per monitorare e modificare l’allocazione delle risorse in tempo reale. Una sovra o sotto-allocazione sarà facilmente identificabile e allo stesso modo facilmente modificabile.
• Gestione di orari di lavoro flessibili: questo strumento permette di impostare l’orario di lavoro e le assenze di ogni membro del team, in modo da avere una capacità sempre aggiornata.
• Supervisione dello stato dei progetti: Twproject presenta dei cruscotti dedicati che permettono di visualizzare lo stato dei progetti in tempo reale e di ricevere notifiche legate agli eventi critici. Inoltre, una pagina di statistiche dedicata mostrerà lo stato di salute di ogni progetto e task.
• Vista integrata con ToDo e dati finanziari: per consentire un analisi più approfondita, il Gantt di Twproject permette di affiancare per ogni fase di progetto i relativi compiti da svolgere e la situazione finanziaria, in un’unica interfaccia.
• Elasticità delle dipendenze: con questo strumento hai la massima flessibilità in quanto a tipologia delle dipendenze tra le fasi di progetto e loro sequenzialità. Questo garantisce un’estrema accuratezza e aderenza alla realtà.
• Condivisione e comunicazione: Twproject sa quanto la comunicazione sia importante nel project management. Per questo motivo questo tool permette una facile condivisione di idee, note, documenti, immagini e link.
• Pianificazione e gestione dei task: Twproject offre, in una sola piattaforma, la gestione della pianificazione con il Gantt insieme all’inserimento dei task per tutto il team, avvicinando cosi il progetto al lavoro quotidiano delle risorse.

Con il Gantt di Twproject pianifichiamo in anticipo e monitoriamo i progressi, identificando il percorso critico, prevedendo ritardi o interruzioni di progetto prima che accadano e dunque migliorando il flusso di lavoro.

Leggi l’intervista a Gap Studi e Consulenze e scopri quali vantaggi ha ottenuto utilizzando il potente Gantt interattivo di Twproject

Twproject, in sostanza, è uno strumento di project management ideato per rendere la gestione dei progetti il più semplice possibile. Il suo Gantt è il fiore all’occhiello!

Provalo senza impegno per 15 giorni e inizia subito a pianificare al meglio le fasi e le tempistiche dei tuoi progetti.

Esistono vari elementi che garantiscono il successo di un progetto, uno dei quali è il controllo di gestione.

Questo aiuta a monitorare i progetti in base alla pianificazione fatta a monte e consente al project manager di esaminare obiettivi, compiti e risorse del progetto.

Vediamo in questo articolo che cosa si intende esattamente con controllo di gestione impeccabile e come farlo al meglio.

Cosa si intende con controllo di gestione di progetto?

Il controllo di gestione di progetto consiste in una serie di processi volti a raccogliere e analizzare i dati di un progetto, al fine di garantire il rispetto della pianificazione.

Si tratta di un sistema di controllo di strumenti tecnico-contabili per assicurare il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Sebbene un progetto possa gestire molti parametri, come qualità, portata, ecc., la disciplina dei controlli di gestione si focalizza principalmente sui risultati economico-finanziari.

Tendenzialmente, è il project manager ad occuparsi del controllo di gestione, ma nelle organizzazioni più complesse e numerose si può ritrovare anche un responsabile di controllo del progetto che risponde al project manager.

Affinché il controllo di gestione abbia successo, non può essere applicato solamente in determinati momenti, ma le attività di controllo devono coprire l’intero ciclo di vita del progetto.

In particolare, esistono tre fasi di controllo di gestione:

• Controllo antecedente o budgeting: avviene durante la fase di pianificazione ed è fondamentale per la predisposizione del budget di progetto.
• Controllo concomitante: si svolge durante il corso delle attività di progetto attraverso una misurazione periodica dei dati.
• Controllo susseguente: avviene al termine dei lavori e misura gli indicatori per un’ultima volta e permette di valutare meglio cos’è andato secondo i piani e cosa no.

Controllo di gestione: come avviene?

1.  Stabilire standard di prestazione

Prima che un project manager possa iniziare a mantenere un’attività di controllo, è necessario sviluppare gli standard su cui si baserà il controllo stesso.

Uno standard di prestazione è un obiettivo che deve essere raggiunto affinché il progetto possa essere considerato di successo.

Il team di progetto è tenuto a rispettare questi standard che forniscono loro linee guida ed i parametri di riferimento verso cui indirizzare la loro attenzione.

Finché questi standard vengono raggiunti, o addirittura superati, un project manager può essere sicuro di essere sulla strada giusta.

 Ogni progetto ha due tipi di standard: tangibili e intangibili.

Gli standard tangibili sono obiettivi specifici e misurabili che possono essere monitorati direttamente, mentre gli standard intangibili sono più astratti e non possono essere misurati direttamente.

Alcuni esempi di standard di prestazione tangibili sono:

• Assenza di difetti in un prodotto
• Rispetto del budget
• Rispetto delle normative di sicurezza sul lavoro, ecc.

Gli standard intangibili possono invece essere:

• Morale del team
• Efficacia della leadership del project manager
• Soddisfazione degli stakeholder interni ed esterni, ecc.

Gli elementi tangibili e intangibili di un progetto sono intrecciati e i miglioramenti in uno spesso influenzano gli altri.

I project manager che danno priorità agli standard intangibili solitamente vedono risultati migliori anche nei loro standard tangibili.

2.  Misurare le prestazioni

Una volta stabiliti gli standard, il passo successivo del controllo di gestione è misurare e monitorare le prestazioni rispetto agli standard.

La misurazione e il monitoraggio sono ciò che consente a un project manager di rispondere in modo rapido ed efficace ad un eventuale divario e riportare il progetto sul suo corso corretto.

Gli standard tangibili sono solitamente determinati da parametri chiari.

Per quanto riguarda gli standard intangibili, i project manager devono essere più creativi.

Non esiste, infatti, un parametro specifico che possa essere monitorato, ma è possibile raccogliere dati qualitativi attraverso sondaggi, monitorando l’atteggiamento generale o parlando con i diretti interessati.

Un piano di monitoraggio efficace (leggi qui come realizzarlo) è essenziale per raccogliere dati accurati e tempestivi, assicurando che le informazioni rilevanti siano disponibili per l’analisi e la presa di decisioni.

3.  Analizzare le deviazioni

Una volta che un project manager ha identificato i punti in cui il suo team non riesce a soddisfare gli standard, è necessario capire perché si sta verificando tale divario.

Quando questo si verifica, è segno che il manager non ha tenuto pienamente conto di tutte le possibili circostanze o dei requisiti del progetto.

Identificare gli elementi mancati è quindi essenziale per rivedere efficacemente gli standard o le attività coinvolte nel progetto per raggiungere l’obiettivo originale.

Questo può includere una revisione dettagliata delle attività di progetto, dei processi, delle risorse allocate e dei vincoli incontrati. Analizzare le cause delle deviazioni aiuta a identificare le aree che necessitano di miglioramenti o aggiustamenti per evitare problemi simili in futuro.

4.  Intraprendere azioni correttive

L’ultima fase del processo è agire per migliorare le deviazioni identificate e rispettare gli standard. Affinché il progetto possa giungere a una conclusione positiva, qualcosa deve cambiare.

Le azioni specifiche da intraprendere dipenderanno dall’entità e dalla gravità della deviazione.

Ad esempio, un team che è in ritardo di un giorno sulla pianificazione potrebbe solamente aver bisogno di un promemoria sull’importanza del progetto per aumentare i propri sforzi e rimettersi in carreggiata.

Se invece il ritardo è di una settimana, sarà necessario fare di più, ad esempio assumendo ulteriori membri nel team o richiedendo straordinari obbligatori.

Quanto prima un manager identifica una deviazione dagli standard, tanto minore sarà probabilmente l’impatto di tale deviazione.

Questo è il motivo per cui il processo di controllo e monitoraggio è considerato una parte fondamentale nel project management.

Le azioni correttive devono essere pianificate e implementate rapidamente per evitare che le deviazioni compromettano il successo complessivo del progetto.

La documentazione delle azioni correttive e il monitoraggio dei loro effetti sono essenziali per garantire che i miglioramenti siano efficaci e duraturi.

L’importanza di un software di project management per un controllo di gestione impeccabile

Il controllo di gestione abbraccia più processi e interagisce con più ruoli per garantire il successo di un progetto.

Questo richiede un’attenzione costante ai dettagli per tutto il ciclo di vita di un progetto; attenzione che senza un buon software di project management sarebbe impossibile da assicurare.

Fare affidamento su metodi manuali per monitorare e valutare le metriche di un progetto è diventato impossibile, soprattutto per progetti di grandi dimensioni.

Con Twproject, il miglior strumento di project management presente sul mercato, è possibile creare report personalizzati ed automatizzati per accedere ai dati in maniera rapida ed efficiente.

Twproject regala un approccio moderno offrendo strumenti per il controllo del budget, delle tempistiche, dei rischi ed altro ancora.

Attraverso funzionalità come la gestione delle risorse, il tracciamento dei progressi e l’analisi dei dati in tempo reale, i project manager potranno identificare e affrontare tempestivamente eventuali deviazioni degli standard previsti con un piano di monitoraggio efficace. Questo permetterà di assicurare il successo di un progetto d’impresa.

I vantaggi tangibili e intangibili sono cruciali per avviare qualsiasi progetto.

Solitamente sono soprattutto i vantaggi tangibili ad essere considerati durante la valutazione di un progetto, ma possono esistere anche una serie di vantaggi intangibili.

Qual è la differenza fra i vantaggi tangibili e intangibili?

I benefici tangibili sono quelli misurati in termini monetari, mentre i benefici intangibili non possono essere misurati direttamente in termini economici, ma hanno comunque un impatto aziendale molto significativo.

I vantaggi intangibili, chiamati a volte anche “vantaggi soft”, sono i guadagni attribuibili al progetto di miglioramento che non possono essere segnalati a fini contabili formali.

Questi benefici non sono inclusi nei calcoli finanziari perché non sono monetari o sono difficili da misurare e calcolare.

I benefici materiali sono di natura fisica e possono rappresentare vantaggi a lungo termine o a breve termine, mentre vantaggi intangibili rappresentano solitamente beni a lungo termine che non sono proprietà fisiche, ma piuttosto rientrano nella proprietà intellettuale di un’organizzazione.

Un’altra distinzione di questi due vantaggi è che i benefici intangibili possono aumentare o diminuire nel tempo, mentre i benefici tangibili di un processo difficilmente tendono a fluttuare.

E, ancora, i vantaggi tangibili possono essere spesso calcolati prima di intraprendere alcune azioni, mentre quelli intangibili è praticamente impossibile che possano essere quantificati in anticipo.

Vediamo ora nel concreto quali possono essere i vantaggi tangibili ed intangibili di un progetto.

Vantaggi tangibili di un progetto

Aumento delle entrate

Questo è il tipo di vantaggio più comune di un progetto, ed il più auspicato dagli stakeholders.

L’aumento delle entrate è un vantaggio quando un progetto ha un impatto diretto sulle entrate dell’organizzazione.

A queste entrate possono aggiungersi altre fonti di entrata aggiuntive quali il lancio di un nuovo prodotto o la fornitura di un’offerta.

L’aumento delle entrate è rappresentato da un valore in denaro preciso.

Risparmio sui costi delle risorse

A volte, le modifiche al sistema o il rinnovamento dei processi di lavoro mirano a rendere il ciclo di un progetto con tutte le sue fasi più efficiente.

In questi casi, può accadere quindi che non sia necessaria una determinata attività dopo l’implementazione delle modifiche. Questo vantaggio può essere realizzato anche quando eventuali problemi di sistema o di processo vengono risolti. In questa situazione, potrebbe accadere che l’organizzazione possa rendere ridondanti alcuni ruoli o trasferire alcune risorse a un reparto diverso, il che significa un’ottimizzazione o una diminuzione delle risorse e, di conseguenza, dei loro costi.

Aumento di produttività

Un vantaggio tangibile di un progetto è l’aumento della produttività (approfondisci anche 7 suggerimenti per aumentare la produttività) che può consentire alle persone di lavorare di più o di essere dirottate in altre aree.

A volte, i problemi di sistema o di processo costringono le persone a eseguire una soluzione manuale, a ripetere i task più di una volta per correggere o a portare più persone a rivedere la stessa attività.

Utilizzando uno strumento come Twproject, è possibile monitorare e ottimizzare ogni fase del progetto, riducendo gli sprechi di tempo e aumentando l’efficienza operativa.

Miglioramenti del processo

I processi possono migliorare il tempo necessario per il completamento di un determinato progetto. Può trattarsi di automatizzare una semplice operazione di immissione manuale dei dati o automatizzare un complesso processo che significherebbe un grande dispendio di energie, di tempo e di costi. Migliorare i processi significa che il tempo necessario per completare un processo è inferiore, il che può far risparmiare tempo liberando la risorsa per svolgere altre attività.

Vantaggi intangibili di un progetto

Contributo alla strategia organizzativa

Tra i vantaggi intangibili troviamo una posizione di mercato aumentata e/o la percezione da parte dei clienti che l’organizzazione sia un leader del settore.

Il capitale organizzativo e il capitale intellettuale giocano un ruolo fondamentale nel creare e sostenere queste percezioni, trasformandosi in un vantaggio competitivo duraturo.

Esperienza utente migliorata

Alcuni progetti potrebbero creare un prodotto che sia più facile da utilizzare per i clienti finali oppure offra caratteristiche innovative.

Questo si traduce in un’esperienza utente (UX) notevolmente migliorata, rappresentando a tutti gli effetti un vantaggio intangibile.
Migliorare la UX significa creare prodotti più intuitivi, facili da usare e piacevoli per l’utente finale.

Per esempio, se un progetto si concentra sulla creazione di un’interfaccia utente (UI) più intuitiva per un software, gli utenti possono completare le loro attività più rapidamente e con meno frustrazione. Questo non solo aumenta la produttività, ma può anche portare a una maggiore soddisfazione del cliente, un vantaggio intangibile ma cruciale.

Maggiore soddisfazione del cliente

I progetti in generale hanno come obiettivo quello di soddisfare il cliente finale, sia che questo sia esterno all’organizzazione sia che sia interno. In caso contrario, se il cliente non fosse soddisfatto del risultato, il progetto non potrebbe essere considerato di successo. La maggiore soddisfazione del cliente è però un vantaggio intangibile dato che non è possibile quantificarlo in maniera oggettiva.

Maggiore conformità

Alcuni progetti mirano a rielaborare sistemi o processi che andranno incontro ad un processo di audit. Se un’organizzazione dovesse violare un regolamento o una misura di conformità, potrebbe finire per pagare multe enormi. A volte il vantaggio del progetto è proprio questo: realizzare qualcosa per garantire una maggiore sicurezza per l’organizzazione.

Valore della marca

Il valore della marca, conosciuto anche come “brand equity”, è uno degli obiettivi chiave per molte organizzazioni.  Alcuni progetti mirano a migliorare la brand equity fornendo servizi migliori e mantenendo gli standard. Un altro esempio di vantaggio intangibile di un progetto.

Capita, a volte , che si considerino i vantaggi tangibili più importanti di quelli intangibili. Questo perché sono quantificabili e visibili immediatamente.

È importante però ricordare che i vantaggi intangibili meritano lo stesso rispetto, dato che rappresentano una parte significativa del valore di un’organizzazione.

Secondo gli economisti, più del 25% del valore delle imprese si basa ora su beni immateriali, come l’immagine del marchio e la quota di mercato.

Ecco quindi come diventa fondamentale, durante l’analisi di un progetto, tenere conto dei vantaggi tangibili così come di quelli intangibili e di considerarli della stessa importanza.

Risorse umane e capitale umano

Le risorse umane giocano un ruolo fondamentale nel successo di qualsiasi progetto. Il capitale umano, ossia le competenze, le conoscenze e l’esperienza dei dipendenti, è una risorsa intangibile che può influenzare significativamente i risultati di un progetto.

Investire in una nuova risorsa attraverso formazione e sviluppo può aumentare il capitale intellettuale dell’organizzazione, contribuendo così al vantaggio competitivo.

Vantaggi tangibili e intangibili di un progetto: Scegli lo strumento giusto

Un software come Twproject può aiutarti a monitorare i benefici con costanza. Potrai iniziare semplicemente impostando i parametri che ti permetteranno di monitorare gli avanzamenti in campi tangibili, come la produttività e il contenimento dei costi.

Infatti, Twproject ha un’interfaccia utente molto intuitiva e personalizzabile che ti permette di tenere traccia di ogni singolo aspetto dell’avanzamento del tuo progetto, inclusi i processi operativi.

Con il tempo imparerai a utilizzare questo strumento anche per monitorare i benefici intangibili, poiché questo software offre una grande versatilità e i suoi report sono altamente adattabili alle tue esigenze.

Hai la possibilità di fare una prova gratuita di 15 giorni durante i quali il nostro team sarà al tuo fianco per aiutarti a impostare i parametri che funzionano meglio per te.
Non perdere questa occasione e unisciti a noi!

Un brief di progetto è un documento fondamentale per trasmettere gli obiettivi principali del progetto in modo che tutti capiscano cosa dovranno fare.

I progetti non nascono e basta.

C’è molto lavoro da fare prima che vengano approvati e, una volta ottenuto il via libera, sono necessari ancora più pianificazione e dettagli.

Ecco quindi spiegato in questo articolo come un brief di progetto può salvare il tuo progetto.

Che cos’è un brief di progetto?

Un brief di progetto è un documento che delinea gli obiettivi, l’ambito e i risultati finali di un progetto.

La sua funzione principale è quella di fornire una panoramica chiara a tutti i soggetti coinvolti, qualunque sia il loro ruolo o livello di capacità tecnica.

Un brief ben definito ha un impatto significativo sul successo di un progetto perché è in grado di allineare le aspettative e ridurre al minimo le incomprensioni.

Non si tratta di un documento dettagliato come un piano di progetto, ma è comunque parte molto importante nel project management perché non si limita a delineare ambito e obiettivi, ma funge anche da strumento di comunicazione.

Un buon brief è il fondamento su cui costruire un piano di progetto solido, e garantire il successo.

Chi è responsabile della stesura del brief del progetto?

La stesura del brief di progetto è un compito cruciale e, nella maggior parte dei casi, la responsabilità non ricade su un solo individuo. Di solito, è un processo collaborativo che coinvolge vari attori chiave.

Ecco un approfondimento sui principali responsabili della stesura del brief di progetto:

1.   Responsabile del progetto: nella maggior parte dei casi, il project manager è al timone della creazione del brief del progetto. Con una visione completa della portata, degli obiettivi e delle risorse del progetto, il project manager è nella posizione ideale per delineare chiaramente cosa il progetto deve raggiungere e come. Ha anche la responsabilità di garantire che il brief sia allineato con le aspettative degli stakeholder e che sia facilmente comprensibile per tutti i membri del team.

• Compiti specifici: il project manager raccoglie input dai vari stakeholder, struttura il documento in modo coerente e chiaro, e si assicura che tutte le informazioni rilevanti siano incluse. Questo può includere dettagli come obiettivi, deliverable, timeline, risorse necessarie e potenziali rischi.

2.  Sponsor o promotore del progetto: è spesso colui che ha l’autorità di avviare il progetto e che fornisce le risorse necessarie per il suo sviluppo. Questa figura può essere un dirigente o un gruppo di dirigenti all’interno dell’organizzazione.

• Compiti specifici: gli sponsor forniscono una visione strategica e delineano le aspettative generali del progetto. Collaborano con il project manager per definire gli obiettivi principali e per garantire che il progetto sia allineato con la strategia aziendale complessiva. Inoltre, approvano il brief finale e forniscono supporto per risolvere eventuali problemi che possono sorgere.

3.   Principali stakeholder: le parti interessate, in particolare quelle con interessi o investimenti significativi nel progetto, possono contribuire con preziose informazioni o richieste che non possono essere ignorate.

• Compiti specifici: gli stakeholder forniscono input preziosi basati sulle loro esigenze e aspettative. Possono includere membri del team, utenti finali, partner esterni e altre figure rilevanti. Il loro coinvolgimento è cruciale per garantire che il brief rispecchi accuratamente le necessità del progetto e non trascuri aspetti importanti che potrebbero influenzarne il successo.

4.  Esperti in materia: a seconda della natura del progetto, gli esperti nel settore pertinente potrebbero essere coinvolti per prestare la loro esperienza, soprattutto per quanto riguarda tematiche più sensibili, come la sostenibilità. Possono essere interni all’organizzazione o consulenti esterni.

• Compiti specifici: questi esperti contribuiscono con conoscenze specialistiche che possono essere fondamentali per la definizione degli aspetti tecnici del progetto. La loro esperienza è particolarmente preziosa in settori complessi o altamente regolamentati, dove una comprensione dettagliata è essenziale per evitare errori costosi e per garantire la conformità alle normative.

Esempio di brief di progetto

Non esiste un unico modo per creare un brief di progetto, ma quella che segue è una guida dettagliata su come strutturare un brief di progetto, con ciascun elemento spiegato in modo approfondito.

a) Nome del progetto: Il progetto deve avere un titolo descrittivo e chiaro che rifletta l’essenza del progetto.

Esempio: “Sviluppo di una piattaforma di e-commerce per prodotti artigianali locali.”

b) Project manager: Specificare chi guiderà il progetto includendo le informazioni di contatto in modo che chiunque abbia domande possa contattare la persona in carico.

Esempio:

• Nome: Maria Rossi
• Email: maria.rossi@example.com
• Telefono: +39 123 456 7890

c) Informazioni sugli stakeholders: includere le informazioni di contatto delle parti interessate al progetto. Queste sono tutte quelle persone che hanno un interesse acquisito nel progetto e nel suo risultato.

Esempio:

• Sponsor del progetto: Luca Bianchi (luca.bianchi@example.com)
• Cliente principale: Marco Verdi (marco.verdi@example.com)
• Utente finale rappresentativo: Anna Neri (anna.neri@example.com)

d) Team di progetto: Elencare tutti i membri del team e i loro ruoli. Per un progetto di grandi dimensioni, ciò può includere solo i leader chiave del team. Una chiara definizione dei compiti garantisce che ogni membro del team sappia cosa deve fare, portando a un flusso di lavoro più efficiente.

Esempio:

• Team Leader: Giovanni Gialli
• Sviluppatore Front-End: Laura Blu
• Sviluppatore Back-End: Paolo Grigi
• Designer UI/UX: Greta Rosa
• Specialista Marketing: Federica Viola

e) Obiettivi del progetto: Quali saranno i risultati finali e quali criteri misureranno il successo.

Esempio:

Obiettivo principale:

Creare una piattaforma di e-commerce user-friendly per la vendita di prodotti artigianali locali.

Obiettivi secondari:

• Aumentare la visibilità online dei produttori locali.
• Integrare un sistema di pagamento sicuro.
• Implementare funzionalità di recensioni e feedback degli utenti.

Criteri di successo:

• Raggiungere 10.000 visite mensili entro sei mesi dal lancio.
• Ottenere un punteggio di soddisfazione degli utenti superiore a 4.5/5.

f) Cronologia del progetto: la sequenza temporale dovrebbe specificare le date di inizio e fine del progetto, comprese le milestone principali.

Esempio:

Data di inizio: 1 Giugno 2024

Data di fine: 31 Dicembre 2024

Milestone:

– Fase di pianificazione completata: 30 Giugno 2024

– Sviluppo del prototipo: 31 Agosto 2024

– Test e correzioni: 31 Ottobre 2024

– Lancio della piattaforma: 31 Dicembre 2024

g) Budget del progetto: Includere tutti i costi relativi al progetto e tenere conto di eventuali spese impreviste.

Esempio:

• Totale stimato: € 100.000

• Sviluppo software: € 50.000
  • Design: € 20.000
  • Marketing: € 15.000
  • Spese operative: € 10.000
  • Contingenze: € 5.000

h) Rischi e vincoli: Ogni progetto comporta potenziali rischi e vincoli. Identificarli tempestivamente può sicuramente aiutare a mitigare eventuali problemi futuri.

Esempio:

Rischi:

• Ritardi nello sviluppo: Mitigazione attraverso un piano di lavoro dettagliato e monitoraggio continuo.
• Problemi di integrazione del sistema di pagamento: Mitigazione con test anticipati e supporto tecnico dedicato.

Vincoli:

• Budget limitato: gestione oculata delle risorse e controllo rigoroso dei costi.
• Tempistiche strette: pianificazione accurata e utilizzo di metodologie agili per adattarsi rapidamente ai cambiamenti.

In alcuni casi, si potranno includere maggiori informazioni, ma un brief di progetto vuole essere un buon equilibrio fra ciò che è rilevante e ciò che diventa dettaglio.

Brief di progetto con Twproject

Twproject è un potente software di project management che offre una suite completa di strumenti per la gestione efficace dei progetti.

Questo strumento non solo facilita la redazione del brief di progetto, ma supporta anche l’intera gestione delle attività e delle risorse.

Consente al project manager di strutturare il brief in modo dettagliato, integrando obiettivi, risorse, tempistiche e responsabilità in un’unica piattaforma accessibile e personalizzabile.

Tutte le parti interessate del progetto saranno costantemente aggiornate in tempo reale, migliorando la comunicazione e l’efficienza.

Con funzionalità in grado di pianificare, monitorare e creare report su progressi e prestazioni, sarà sufficiente questo unico software per gestire tutti gli aspetti che abbiamo visto in questo articolo (e molto altro).

Inoltre, un software di project management come Twproject supporta la pianificazione e il tracciamento delle attività, permettendo di monitorare l’avanzamento del progetto rispetto ai tempi stabiliti e di intervenire prontamente in caso di deviazioni dal piano originale.

Questo non solo ottimizza la gestione del lavoro ma allinea meglio le aspettative, contribuendo significativamente al successo del progetto.

Seguendo le linee guida di questo articolo e utilizzando Twproject, i project manager potranno creare un brief di progetto efficace e gestire le attività in modo efficiente.

Il project manager negli appalti pubblici è una figura fondamentale per garantire la gestione dei progetti, anche grazie all’uso degli strumenti giusti.

In questo articolo vediamo quindi come il project management si può applicare agli appalti pubblici e quali sono gli strumenti chiave da utilizzare.

Il project management nel settore degli appalti pubblici

Per appalti pubblici si intende l’acquisto di lavori, forniture e servizi da parte di pubbliche amministrazioni a livello nazionale o comunitario.

Come in un qualsiasi altro progetto a livello aziendale, anche nel settore pubblico si possono applicare le cinque fasi caratteristiche del project management: avvio, pianificazione, esecuzione, controllo, chiusura.

Più nel dettaglio:

• Avvio: Questa fase corrisponde alla programmazione. Il D.lgs 36/2023 (Codice degli appalti pubblici) in Italia, prevede al momento una pianificazione biennale per quanto riguarda l’acquisto di beni e servizi in base al fabbisogno.
• Pianificazione: nel settore pubblico significa capire quali siano la base d’asta, il perimetro di gara, il livello tecnico, ecc.
• Esecuzione: cioè l’aggiudicazione del servizio.
• Controllo: nei confronti di tutti gli operatori economici. In caso di esito negativo, si avrà la revoca dell’aggiudicazione.
• Chiusura: coincide tendenzialmente con la rendicontazione che, nel caso degli appalti pubblici, implica anche una chiusura dal punto di vista burocratico per concludere formalmente le attività.

Project management, gruppi tematici e appalti pubblici

Oltre alle fasi del project management, troviamo altre similarità fra la gestione di progetti all’interno di organizzazioni private ed appalti pubblici. Ad esempio, l’ambito può essere paragonato ad i requisiti di gara e al perimetro dei servizi principali e secondari all’interno di un appalto.

Gli stakeholders in questo caso sono rappresentati dalle pubbliche amministrazioni ed alcuni altri enti che hanno i loro rispettivi fabbisogni e richieste.

La tematica delle tempistiche negli appalti pubblici può essere a volte molto più rigida di quella del settore privato. Specificatamente l’aggiudicazione deve avvenire entro sei mesi dal bando di gara, mentre la successiva stipula del contratto deve essere ufficializzata entro due mesi.

Anche per quanto riguarda i costi nel settore pubblico esiste poco margine di errori. In un appalto pubblico costi e livello di qualità sono specificati già in base d’asta e, se non rispettati, possono portare ad una serie di penali.

A volte, le risorse umane da utilizzare per i lavori nel settore pubblico possono essere dettagliatamente indicate nel bando di concorso.

Un’altra tematica, quella dei rischi, riguarda principalmente il contenzioso. In questo caso, una situazione tipica, è quella di eventuali ricorsi da parte di operatori che non si sono aggiudicati il lavoro e che potrebbero portare ad un rallentamento dell’iniziativa.

E in ultima istanza, la comunicazione. Quando si parla di appalti pubblici è assolutamente fondamentale adempiere agli obblighi di trasparenza e anticorruzione.

Per questo tutte le comunicazioni riguardanti la gara di appalto devono essere pubblicate e accessibili a tutti.

 Il ruolo del RUP negli appalti pubblici

Secondo le linee guida ANAC, il R.U.P. – Responsabile Unico del Procedimento – deve possedere un’adeguata formazione in materia di project management.

Il R.U.P. riveste un ruolo cruciale nella gestione e nella supervisione dei progetti.

Secondo il nuovo codice degli appalti, il RUP deve avere una esperienza professionale di almeno cinque anni nelle materie oggetto dell’intervento da affidare, possedendo una laurea magistrale o specialistica nelle materie oggetto dell’intervento da affidare.

Il RUP deve assicurare che la programmazione, progettazione, affidamento e l’esecuzione dei contratti pubblici siano conformi alle norme vigenti e rispettino i principi di legalità, trasparenza ed efficienza.

I compiti del responsabile unico sono vari, tra cui:

• Sovrintendere alle fasi di programmazione, progettazione, affidamento ed esecuzione dell’intervento.
• Garantire che il progetto sia sviluppato nel rispetto delle linee guida ANAC.
• Assicurare che la stazione appaltante rispetti le procedure di affidamento di lavori particolarmente complessi.

Secondo le linee guida ANAC, il RUP deve avere un’adeguata competenza di project manager acquisita anche mediante la frequenza con profitto di corsi di formazione in materia di project management. Questa formazione è essenziale per garantire che il RUP possa gestire al meglio i lavori particolarmente complessi affidati dalle stazioni appaltanti.

Il RUP deve anche possedere una esperienza professionale di almeno tre anni nelle materie oggetto dell’intervento da affidare o, in alternativa, completare delle procedure di corsi di formazione in materia di project management.

L’aiuto di un software di project management negli appalti pubblici

Il project manager oltre a vantare conoscenze e competenze che permettono di gestire attività complesse all’interno di un progetto, deve avere accesso anche ai migliori strumenti per la gestione dei lavori.

Per questo motivo l’utilizzo di un software di project management come Twproject può essere un valido aiuto, anche nel caso degli appalti pubblici.

In particolare, i gestori di progetti del settore pubblico si trovano a navigare in un ambiente complesso e altamente regolamentato che richiede una precisione e una tracciabilità senza compromessi.

Twproject esiste specificatamente per semplificare e ottimizzare ogni fase del processo di gestione di un progetto, sia pubblico che privato.

Ecco ciò che questo strumento di project management può assicurare:

• Negli appalti pubblici è necessario pianificare con precisione le attività, rispettando scadenze spesso non negoziabili. Twproject permette di creare piani dettagliati e timeline visive che definiscono chiaramente le fasi del progetto ed il suo progresso in tempo reale.
• La documentazione nel settore pubblico deve essere accurata, chiara, completa e facilmente accessibile. Twproject diventa un hub centralizzato per raccogliere e gestire tutti i documenti in modo organizzato.
• I progetti pubblici hanno tendenzialmente molti stakeholder e sono complessi da gestire. Per questo motivo la collaborazione multidisciplinare è essenziale. Twproject permette di gestire gruppi di lavoro e la comunicazione in un unico canale, evitando così di perdere informazioni preziose.
• Essendo gli appalti pubblici complessi, portano con sé anche un livello di rischio più alto. Uno strumento come Twproject aiuta a prevedere potenziali colli di bottiglia e ad intervenire tempestivamente grazie a decisioni informate.
• Come visto prima, in ambito di appalti pubblici è fondamentale adempiere agli obblighi di trasparenza e assicurarsi che i progetti rispettino le normative e le leggi applicabili. Twproject facilita la tracciabilità e la rendicontazione, aspetti essenziali per superare ispezioni e controlli.
• In ogni progetto, l’analisi dei dati è indispensabile. Twproject è in grado di trasformare importanti volumi di dati in report comprensibili, intuitivi e personalizzabili.

Ecco quindi come un adeguato software di project management diventa uno strumento chiave nell’ambito degli appalti pubblici.

Le imprese investono molto tempo, impegno e denaro nel processo di pianificazione strategica. Tuttavia, molte falliscono comunque.

Ciò non significa però che si dovrebbe eliminare la ricerca di un piano strategico.

Questo processo è infatti vitale per aiutare le aziende a capire come raggiungere determinati obiettivi.

Ma una pianificazione strategica per funzionare non deve essere solamente una bella vision e mission della destinazione finale che non tiene conto della cultura e della struttura aziendale.

Il percorso giusto inizia con la creazione di un business plan forte e attuabile che sia in grado di coinvolgere l’organizzazione nel suo insieme.

Vediamo in questo articolo quali sono i 5 suggerimenti per una pianificazione strategica efficace.

Pianificazione strategica: 5 consigli chiave per realizzarla

La pianificazione strategica definisce cosa un’azienda vuole raggiungere e come farlo.

Questa non avviene dall’oggi al domani, ma deve includere una serie di passaggi dettagliati che ne indichino il percorso verso la destinazione finale.

Ecco i 5 suggerimenti per una pianificazione strategica efficace:

1. Valutare lo stato attuale dell’azienda

Per avere una visione chiara della direzione del business nei prossimi anni, è necessario valutare dove l’impresa si trova nel momento presente.

In questo caso un valido strumento è l’analisi SWOT che individua quattro aspetti:

• Punti di forza: cosa sta facendo bene l’azienda? Quale vantaggio competitivo ha rispetto ai concorrenti?
• Punti deboli: quali sono le aree dell’attività che potrebbero essere migliorate? Cosa manca rispetto alle altre imprese?
• Opportunità: ci sono nuove opportunità nel mercato da cui l’azienda può trarre vantaggio?
• Minacce: esistono potenziali ostacoli che l’azienda potrebbe incontrare nel prossimo futuro?

2. Determinare gli obiettivi aziendali

Una volta terminata l’analisi SWOT, è possibile utilizzare i risultati per determinare gli obiettivi per la strategia aziendale.

Fondamentale è che questi obiettivi siano realizzabili e concreti; per definirli si può usare il modello SMART:

• Specifico: l’obiettivo deve delineare chiaramente ciò che si vuole raggiungere e gli step necessari per arrivarci.
• Misurabile: l’obiettivo deve essere numericamente misurabile in modo da usare metriche per monitorare i progressi, celebrare i traguardi e sapere quando l’obiettivo è stato raggiunto.
• Raggiungibile: l’obiettivo deve essere realistico e raggiungibile.
• Rilevante: l’obiettivo deve essere pertinente rispetto a ciò che l’azienda effettivamente necessita in questo momento.
• Limitato nel tempo: l’obiettivo deve avere un periodo di tempo e una scadenza definiti.

3. Tracciare il piano strategico

Una volta definiti obiettivi aziendali chiari, è il momento di tracciare il piano strategico.

La maggior parte delle strategie includono i seguenti punti fondamentali:

• Una descrizione dell’azienda;
• La dichiarazione di intenti;
• Valore e visione aziendale;
• Un’analisi SWOT dei punti di forza, di debolezza, delle opportunità e delle minacce;
• Un’analisi degli attuali ambienti interni ed esterni e di come ciascuno di essi influisce sull’azienda;
• Gli obiettivi aziendali;
• Piani d’azione per raggiungere questi obiettivi;
• Processi aziendali per mantenere la continuità e l’efficacia operativa.

4. Adottare il piano a livello aziendale

È ora di passare all’esecuzione della strategia attraverso la distribuzione del piano a tutta l’azienda. Ecco alcune best practice per questa fase:

• Organizzare un incontro collettivo per presentare ufficialmente il piano strategico includendo obiettivi, tempistiche, risorse e modalità di implementazione. In questa fase, è fondamentale dare l’opportunità ai membri del team di porre domande.
• Collegare tutte le attività al piano strategico. Ad esempio, se si sta costruendo una nuova sede, è importante spiegare in che modo questo sforzo si va ad inserire nella strategia aziendale.
• Allineare tutti i team al piano strategico offrendo una ripartizione dettagliata del ruolo che ciascun membro svolgerà nella strategia. Ognuno deve sapere chiaramente di cosa è responsabile.

5. Valutare i progressi e apportare aggiornamenti al piano strategico

Il processo di pianificazione strategica non termina con l’implementazione.

Per portare effettivamente a termine la strategia, è importante monitorare regolarmente i progressi e apportare aggiornamenti e modifiche al piano secondo necessità.

Se un membro del team è in sovraccarico, è importante ridistribuire i tasks.

Se il project manager si rende conto che un’iniziativa non sta procedendo così rapidamente come previsto, è necessario rivedere le tempistiche.

In ogni momento, è fondamentale sapere come sta procedendo il lavoro ed intervenire su eventuali colli di bottiglia in tempo.

Twproject per una pianificazione strategica efficace

Twproject è uno dei migliori strumenti di gestione progetti che esiste sul mercato.

Uno strumento di questo tipo è in grado di aiutare e supportare il project management nel tracciare e monitorare il piano strategico.

Twproject, in particolare, presenta una serie di funzionalità che permettono ai gestori di progetti di rimanere sempre aggiornati su quanto sta accadendo.

Non solo Twproject permette di consultare l’avanzamento dei progetti, ma grazie ad un sistema di notifiche sarà il sistema stesso ad avvisare proattivamente il project manager nel caso di sforamento di date, budget o worklog.

E non solo il project manager potrà trarre vantaggio dall’utilizzo di questo strumento, anche i membri del team potranno consultare in ogni momento lo stato delle loro attività e comunicare tempestivamente l’uno con l’altro.

Twproject è uno strumento estremamente flessibile in grado di adattarsi a qualsiasi realtà aziendale.

Dall’analisi iniziale alla definizione degli obiettivi, dalla pianificazione delle attività alla gestione delle risorse, dalla comunicazione fra i membri del team al monitoraggio costante dei progressi, questo software di project management offre strumenti indispensabili per una visione chiara e completa del progetto.

Twproject diventa quindi l’alleato fondamentale per garantire una pianificazione strategica efficace.

Il monitoraggio progetti è una componente critica nel project management, poiché consente alle organizzazioni di monitorare i progressi, valutare l’efficacia delle iniziative e prendere decisioni informate.

Vediamo in questo articolo di fare chiarezza discutendo strumenti e metodi di valutazioni più diffusi.

Cosa sono monitoraggio e valutazione di progetto?

Il monitoraggio e la valutazione del progetto sono processi sistematici che implicano la raccolta, l’analisi e l’utilizzo di dati e informazioni per tenere traccia dei progressi di un progetto e valutarne le prestazioni.

Il monitoraggio di un progetto permette quindi al project manager di assicurarsi che i lavori rimangano in carreggiata.

Il monitoraggio svolge un ruolo fondamentale nel raggiungimento dei risultati desiderati e pianificati nel piano di progetto.

Pertanto, il project manager deve prestare molta attenzione a tutte le fasi del monitoraggio del progetto, assicurandosi che le attività vengano eseguite correttamente e che eventuali dubbi o ostacoli possano essere risolti in tempo.

Monitoraggio progetti: come avviene?

Un piano di monitoraggio progetti efficace può avvenire solamente attraverso un le seguenti azioni:

• Stabilire obiettivi chiari: obiettivi chiari significa con indicatori specifici, misurabili e con limiti di tempo. Questi indicatori fungono da parametri di riferimento per misurare il progresso e il successo.
• Raccolta dati: i dati sono la spina dorsale del monitoraggio progetti. Durante l’implementazione del progetto, i dati vengono raccolti attraverso vari metodi, come sondaggi, meeting, focus group, osservazioni e revisioni di documenti. Questi dati possono includere informazioni sia quantitative che qualitative.
• Analisi dei dati: una volta raccolti, i dati vengono analizzati per valutare le prestazioni e l’impatto del progetto. L’ analisi dei dati può coinvolgere tecniche statistiche, codifica qualitativa e valutazioni comparative.
• Reporting e feedback: i risultati dell’analisi dei dati vengono utilizzati per creare report. Questi documenti forniscono informazioni dettagliate su cosa funziona e cosa no durante il ciclo di vita di un progetto.
• Apprendimento e adattamento: il monitoraggio progetti non riguarda solo la valutazione delle prestazioni passate, ma anche l’utilizzo di tale conoscenza per apportare miglioramenti in futuro le cosiddette “lessons learned”: il project manager e le parti interessate dovrebbero essere pronti ad adattare le loro strategie sulla base dei risultati ottenuti.

Monitoraggio progetti: 10 tecniche più utlizzate

È possibile utilizzare molte tecniche per il monitoraggio del progetto.

Eccone alcune:

1. Work breakdown structure (WBS): un modo attraverso il quale il lavoro può essere scomposto ed organizzato in pezzi più piccoli. Include una rappresentazione visiva di tutte le attività del progetto e può essere usato non solo per suddividere le attività, ma anche i budget.

2. Diagramma di Gantt: è un altro modo di rappresentare visivamente i dati. Tuttavia, è probabilmente più completo rispetto al metodo precedente e fornisce più informazioni ad un project manager. Un diagramma di Gantt permette di avere una rappresentazione grafica dell’attività rispetto al tempo ed aiuta i project manager a monitorare i progressi in tempo reale.

3. Grafico o diagramma di PERT: PERT sta per “Project Evaluation and Review Technique”  che significa tecnica di revisione della valutazione del programma.

Si tratta di un diagramma simile a quello di Gantt, ma strutturato in maniera diversa.

Questo grafico permette di individuare ed evidenziare le interdipendenze fra le attività del progetto ed identificare possibili colli di bottiglia.

4. Metodo del percorso critico (CPM): questo strumento identifica le attività più importanti di un progetto ed il tempo stimato per completarle. Utilizzando queste informazioni, il project manager può capire quali attività devono iniziare prima e quali influiscono sulla pianificazione complessiva del progetto.

5. Dashboard del progetto: le dashboard forniscono una panoramica visiva e in tempo reale dello stato del progetto, compresi i KPI (Key Performance Indicators), i progressi verso gli obiettivi, i rischi, le questioni aperte e le milestone.

Sono strumenti potenti per i project manager perché consentono di catturare rapidamente lo stato del progetto e di comunicarlo efficacemente a stakeholder e team.

6. Monitoraggio dei rischi: questa tecnica prevede l’identificazione, l’analisi e la risposta ai rischi del progetto. Include la valutazione della probabilità e dell’impatto dei rischi, la definizione di strategie di mitigazione e la continua sorveglianza dei rischi nel corso del progetto per gestire eventuali cambiamenti.

 7. KPI: i KPI sono metriche specifiche utilizzate per misurare il successo di vari aspetti di un progetto. Possono includere tempi di completamento delle attività, costi, qualità del lavoro, soddisfazione del cliente e altri. Misurando regolarmente questi indicatori, i project manager possono valutare se il progetto è in linea con gli obiettivi prefissati.

8. Revisioni e audit del progetto: questi sono controlli formali condotti durante e alla fine del progetto per assicurarsi che tutto proceda secondo il piano. Le revisioni possono includere l’analisi della conformità agli standard di qualità, la verifica del rispetto dei budget e delle tempistiche, e la valutazione dell’efficacia della gestione del progetto.

9. Tecniche di feedback dei team: incoraggiare il feedback regolare dai membri del team può fornire spunti preziosi sul progresso del progetto. Questo può avvenire attraverso riunioni di aggiornamento, sondaggi o sessioni di retrospettiva, dove i team discutono ciò che sta funzionando bene e cosa può essere migliorato.

10. Analisi dei trend: questa tecnica implica l’osservazione delle performance del progetto nel tempo per identificare tendenze, prevedere potenziali problemi e intervenire proattivamente. L’analisi dei trend può aiutare a prevedere se il progetto è sulla strada giusta per raggiungere gli obiettivi o se sono necessarie correzioni di rotta.

Utilizzando una combinazione di queste tecniche, i project manager possono ottenere una comprensione dettagliata del progresso del progetto, identificare e risolvere i problemi tempestivamente, e guidare il progetto verso una conclusione di successo.

L’identificazione precoce dei problemi consente l’implementazione di azioni correttive prima che questi diventino più significativi e costosi da risolvere. Inoltre, un’attenta valutazione dei potenziali rischi ad ogni fase del progetto permette di sviluppare strategie di mitigazione e piani di contingenza efficaci.

Le azioni correttive possono includere l’aggiustamento delle timeline, la riallocazione delle risorse, la modifica degli obiettivi o la revisione delle strategie di esecuzione.

Queste azioni sono fondamentali per mantenere il progetto in linea con i suoi obiettivi iniziali e per garantire la sua realizzazione entro i termini e i budget previsti.

In ogni progetto, è essenziale stabilire un processo strutturato per il monitoraggio e la gestione dei potenziali rischi. Questo processo inizia con l’identificazione dei rischi, seguita dalla loro valutazione in termini di probabilità di occorrenza e impatto sul progetto.

Successivamente, è necessario pianificare e implementare azioni per mitigare i rischi identificati, monitorando costantemente l’efficacia di tali misure.

Monitoraggio progetti: l’utilizzo di Twproject

Nel paragrafo precedente abbiamo visto varie tecniche utilizzate per il monitoraggio dei progetti.

L’utilizzo di questi grafici può essere semplificato grazie a Twproject, il miglior software di project management presente sul mercato.

Twproject consente di pianificare, programmare, assegnare e aggiornare attività, risorse e risultati finali.

Fornisce inoltre dashboard, report e avvisi personalizzabili che mostrano lo stato, i problemi e i rischi di un progetto.

Grazie alla raccolta di dati e aggiornamenti in un unico luogo, il reporting e la valutazione dei progetti diventano, quindi, molto semplici.

Tutte le informazioni rilevanti e attuali relative ad un progetto sono così accessibili dal project manager, dai membri del team e dalle parti interessate, sempre e ovunque.

Quando si tratta di monitoraggio progetti, le seguenti funzionalità di Twproject lo rendono il software ideale:

• Assegnazione e pianificazione delle attività: aiuta a scomporre i progetti in attività, definire scadenze e specificare i tempi di prestazione lavorativa.
• Allocazione delle risorse: assegna e alloca le risorse sia umane che materiali.
• Strumenti di collaborazione: promuove la comunicazione e il lavoro di squadra tra i membri del team e le parti interessate.
• Condivisione e gestione dei documenti: facilita l’archiviazione, la gestione e la condivisione centralizzata della documentazione di progetto.
• Monitoraggio del tempo: consente di tenere traccia del tempo impiegato in attività e progetti per l’analisi delle prestazioni.
• Reporting e analisi: offre informazioni approfondite sulle prestazioni del progetto tramite report personalizzabili e visualizzazioni dashboard.
• Scalabilità: può variare in base alle dimensioni e alla complessità dei progetti e crescere insieme al business.
• Interfaccia intuitiva: se lo strumento è comodo da usare, l’adattamento del team ad esso è facilitato e i problemi associati al processo di apprendimento sono ridotti al minimo.
• Funzionalità di integrazione: facilità di integrazione con altri strumenti aziendali per facilitare l’efficienza del flusso di lavoro e ridurre al minimo le ridondanze.

Il monitoraggio e la valutazione del progetto sono passi fondamentali per il successo di un progetto.

La scelta di un software completo come Twproject permetterà di massimizzare l’efficienza, ottimizzare le risorse e guidare il team verso risultati sorprendenti.

I benefit di progetto sono definiti come “il miglioramento misurabile derivante da un risultato percepito come un vantaggio da uno o più stakeholder, che contribuisce al raggiungimento di uno o più obiettivi organizzativi”.

Fondamentalmente significa che i benefici dovrebbero rappresentare un miglioramento derivante dal progetto.

Lo scopo di intraprendere qualsiasi progetto è, infatti, quello di fornire un qualche tipo di beneficio come risultato della consegna dell’output.

È ovvio che non tutti i progetti portano all’organizzazione gli stessi vantaggi. Proviamo insieme a vedere alcune tipologie di benefit che è possibile ottenere.

Tipologie di benefit in un progetto progetto

I tipi di benefici sono, come detto prima, variabili. Ecco alcuni esempi concreti:

• Miglioramento della qualità,
• Riduzione dei costi di produzione,
• Riduzione dei tassi di errore,
• Un livello più alto di servizio al cliente,
• Aumento del tasso di fidelizzazione dei clienti.

I benefici possono essere classificati come benefici tangibili e immateriali.

Un vantaggio tangibile è quantitativo, cioè qualcosa che può essere misurato, come ad esempio una riduzione dei costi operativi.

Un vantaggio immateriale è invece un elemento che non può essere misurato con precisione, sebbene i suoi effetti possano essere visti, come ad esempio nell’aumento della consapevolezza di un marchio.

Sarà il piano di gestione delle prestazioni a descrivere quali saranno e come verranno classificati e misurati i benefici del progetto.

Al fine di misurare la consegna di alcuni benefici, come la riduzione dei costi, è necessario uno studio sui costi attuali all’interno dell’organizzazione in modo che sia possibile effettuare un confronto dopo la consegna del progetto.

Il piano di gestione dei benefici conterrà quindi i seguenti elementi chiave:

• Una descrizione del beneficio che dovrebbe essere erogato.
• Il “proprietario” dei benefici.
• Come verrà misurato il beneficio.
• Ipotesi e rischi considerati nel determinare il beneficio.

Questo piano sarà rivisto regolarmente durante il ciclo di vita del progetto per garantire che i benefici dichiarati permangano lungo la strada di consegna del progetto.

Alcuni benefici, in particolare, possono venire erogati anche dopo la consegna del progetto, per questo motivo il monitoraggio e la misurazione dei benefici possono estendersi oltre il completamento del progetto.

Processo di gestione dei benefit di progetto

Il processo di gestione dei benefici del progetto può essere suddiviso in quattro fasi distinte. In  ogni singola fase vi sono una serie di obiettivi, attività e risultati chiave associati. Ecco quali sono:

1. Identificazione dei benefici

Il progetto deve comunicare chiaramente quali saranno i benefici erogati e come saranno misurati prima dell’inizio del progetto.

Il pubblico di questa comunicazione è costituito da tutti gli stakeholder che hanno un interesse nel progetto.

Quando si definiscono i benefici, è importante tenere in considerazione che la maggior parte di questi si verificano dopo la distribuzione dell’output.

Pertanto, la misurazione e la comunicazione dei benefici dovrebbero continuare anche – e soprattutto – dopo l’implementazione.

2. Strutturazione dei benefici

Può essere difficile sapere quando e come misurare i benefici di un progetto, ma è importante assicurarsi di specificare:

• Cosa viene misurato e cosa ci si aspetta.
• Quali misure verranno utilizzate e in che modo queste misure si allineano con le misure generali dell’organizzazione.
• Quando verranno misurati i benefici e come verranno misurati.
• Qual è la soglia di successo per la realizzazione dei benefici.
• Quale sarà l’impatto sul progetto se i benefici misurati non corrispondono ai benefici previsti.

È importante che il metodo di misurazione dei benefici venga stabilito prima dell’inizio del progetto.

3. Realizzazione e monitoraggio dei benefici

Una volta avviato il progetto, è importante misurare e riferire sugli esiti effettivi rispetto agli esiti previsti durante tutto il ciclo di vita, non solo alla fine.

Questi report possono essere utilizzati durante le revisioni periodiche per valutare se un progetto è ancora sulla buona strada in termini di benefici.

Spesso sembra che un progetto stia andando bene, ma se non ci sono relazioni formali può essere impossibile saperlo con certezza.

Una reportistica regolare mostrerà chiaramente se un progetto può raggiungere i suoi obiettivi.

Un valido strumento per facilitare questo processo è Twproject. Questa piattaforma di project management offre funzionalità avanzate per il monitoraggio e la reportistica dei progetti, consentendo ai project manager di mantenere una visione chiara e aggiornata sull’andamento del progetto.

Permette inoltre di tracciare i progressi in tempo reale, generare report dettagliati e gestire le attività quotidiane del progetto, garantendo che i benefici pianificati siano continuamente monitorati e misurati.

Semplifica il monitoraggio e la reportistica dei tuoi progetti con Twproject

Chiaramente, in molti casi i benefici finali non possono essere determinati durante il progetto, ma è possibile misurare i progressi verso i benefici e quindi determinare se è necessario intervenire prima che sia troppo tardi.

Spesso la realizzazione dei benefici può essere influenzata da fattori esterni all’organizzazione, come attività di governo, concorrenti e clienti.

Questi fattori devono quindi essere incorporati nella misurazione e devono essere presi in considerazione per determinare se il progetto è ancora valido.

4. Valutazione dei benefit di progetto

Osservare le misure dei benefici e confrontarle con i benefici previsti identificati all’inizio del progetto darà una buona indicazione delle prestazioni di un progetto.

Questa valutazione delle prestazioni può essere una guida utile per determinare quale linea di condotta deve essere presa in relazione al progetto.

È un dato di fatto che i progetti non sempre raggiungono i benefici previsti e che esistono diversi gradi di successo.

Avere dati concreti e confrontarli con una soglia prestabilita aiuterà l’organizzazione a massimizzare il potenziale di un progetto e sapere quando non vi è alcun vantaggio in esso.

Il processo di gestione dei benefici offre sicuramente un approccio strutturato per la gestione dei benefici di un progetto, ma ciò non significa che questa sia un’attività meccanicistica; si tratta infatti di un’attività proattiva e che tiene conto dei cambiamenti.

7 motivi per cui i progetti non riescono a fornire benefici

A volte può succedere che un progetto non sia in grado di fornire benefici. Come mai?

Le ragioni sono diverse, ma molto è dovuto a:

1. Il lavoro iniziale di identificazione dei benefici strategici non è stato ampliato o sviluppato.
2. Scarsa definizione degli obiettivi aziendali dei progetti.
3. Nessun meccanismo o struttura in atto per gestire la realizzazione dei benefici.
4. Mancanza di impegno da parte delle principali parti interessate per la realizzazione dei benefici.
5. Mancanza di chiara titolarità dei benefici.
6. Mancanza di solidi processi per monitorare i benefici.
7. Mancanza di aggiornamento nel caso di cambiamenti durante il ciclo di vita del progetto.

Ecco perché è importante avere un chiaro e strutturato processo di gestione dei benefici.

Per essere efficace, questo deve diventare una pratica standard per l’organizzazione,  specialmente ogni volta che si inizia un nuovo progetto.

Durante il ciclo di vita di un progetto potrebbe essere necessario modificare gli obiettivi, cambiare le priorità o ridefinire i risultati desiderati alla luce delle mutevoli circostanze.

È importante che questo processo continui quindi durante e oltre la vita del progetto per garantire che i benefici siano realizzati.

In questo contesto, il ruolo del project manager è cruciale. Il PM deve garantire che tutti i membri del team siano allineati sugli obiettivi di beneficio del progetto e che ci sia una chiara comprensione di come questi benefici verranno misurati e monitorati.

Utilizzare pratiche di project management efficaci aiuta a creare un business case solido che supporta il progetto, delineando chiaramente i benefici attesi e come essi contribuiranno agli obiettivi strategici dell’organizzazione.