Categoria: Gestione Progetti

Organizzare la lista delle cose da fare può essere una bella sfida per un project manager, soprattutto se l’ambiente aziendale è di grandi dimensioni.

Ogni giorno, i project manager devono affrontare una miriade di compiti che devono essere completati.

Ma come riuscire a portare a termine tutto ciò che occorre fare? La risposta potrebbe essere più semplice di quanto pensi: creare una lista delle cose da fare o “to do list“.

I project manager si trovano spesso di fronte a sfide significative quando si tratta di creare e gestire una to-do list. Queste difficoltà possono riguardare vari aspetti del loro lavoro e la natura complessa delle attività aziendali.

Di seguito, esploreremo alcune delle sfide più comuni e le varie soluzioni da attuare.

Lista delle cose da fare: le sfide che i project manager affrontano nelle grandi aziende

Gestione di molteplici progetti e compiti

Il dover gestire diversi progetti simultaneamente, ognuno con una serie di attività associate, può portare a un carico di lavoro opprimente.

Twproject offre funzionalità avanzate per la gestione dei progetti, inclusa la suddivisione dei progetti in compiti più piccoli e gestibili. Ciò consente ai project manager di visualizzare e tenere traccia di tutti i compiti in un’unica piattaforma, semplificando la gestione globale.

Coordinamento tra diversi team e dipartimenti

La collaborazione tra team e dipartimenti può essere complessa, poiché ogni gruppo potrebbe avere diverse responsabilità e tempi di completamento.

Twproject fornisce uno spazio virtuale dove i membri del team possono comunicare, condividere informazioni e aggiornamenti in tempo reale, favorendo una migliore coordinazione e una maggiore efficienza tra le diverse parti coinvolte.

Prioritizzazione dei compiti

La capacità di stabilire priorità tra i compiti è fondamentale per il successo di un project manager.

Il software consente di assegnare livelli di priorità ai compiti, fornendo una visione chiara di ciò che è urgente e ciò che può essere affrontato successivamente. Questo aiuta a evitare ritardi e a garantire che le attività più importanti siano gestite con la massima attenzione.

Gestione delle modifiche

In ambienti aziendali dinamici, le modifiche possono verificarsi frequentemente. Twproject permette di aggiornare facilmente la to-do list per riflettere le modifiche nei piani o nelle scadenze. Inoltre, offre funzioni di notifica, in modo che i membri del team siano sempre informati sugli ultimi cambiamenti e aggiornamenti.

Comunicazione efficace

Una comunicazione chiara ed efficiente è fondamentale per garantire che tutti i membri del team siano consapevoli dei compiti da svolgere e delle relative scadenze.

Twproject facilita la comunicazione, consentendo la condivisione di informazioni cruciali e la creazione di discussioni focalizzate sui compiti e sui progetti.

Come creare una lista di cose da fare?

Creare una lista di cose da fare in azienda può sembrare un compito semplice, ma ci sono alcuni passaggi che possono aiutarti a rendere la tua lista più efficace.

1. Identifica le tue attività: il primo passo per creare una lista di cose da fare è identificare tutte le attività che devi svolgere. Queste possono essere grandi progetti o piccoli compiti quotidiani.
2. Suddividi i grandi progetti in compiti più piccoli: se hai un grande progetto da svolgere, può essere utile suddividerlo in compiti più piccoli. Questo ti aiuterà a gestire meglio il tuo tempo e a sentirti più realizzato ogni volta che completi un compito.
3. Assegna una priorità a ogni attività: non tutte le attività sono ugualmente importanti. Assegna una priorità a ogni attività sulla tua lista. Questo ti aiuterà a concentrarti sulle attività più importanti.
4. Imposta delle scadenze: impostare delle scadenze per ogni attività ti aiuterà a rimanere concentrato e a evitare la procrastinazione.
5. Rivedi e aggiorna la tua lista regolarmente: le tue priorità possono cambiare nel tempo, quindi è importante rivedere e aggiornare la tua lista regolarmente.

Supponiamo che tu sia un project manager per un progetto di sviluppo software.

Vediamo come potrebbe essere gestita una to do list con Twproject:

• Definizione delle attività: le tue attività potrebbero includere “Definire i requisiti del software”, “Coordinare con il team di sviluppo”, “Testare il software”, “Raccogliere feedback dagli utenti” e “Rilasciare la versione finale del software”.

• Suddivisione dei grandi progetti in compiti più piccoli: prendiamo l’attività “Definire i requisiti del software”. Potrebbe essere suddivisa in compiti più piccoli come “Incontrare il cliente per discutere le esigenze”, “Raccogliere i requisiti dal team di vendita”, “Creare un documento di specifiche dei requisiti” e “Condividere e discutere il documento con il team di sviluppo”.

• Assegnazione di priorità: utilizzando Twproject, puoi assegnare una priorità a ogni compito. Ad esempio, “Incontrare il cliente per discutere le esigenze” potrebbe essere una priorità alta, mentre “Raccogliere i requisiti dal team di vendita” potrebbe essere una priorità media.

• Impostazione delle scadenze: con Twproject, puoi impostare una data di scadenza per ogni compito. Ad esempio, potresti impostare la scadenza per “Incontrare il cliente per discutere le esigenze” per la fine della settimana e la scadenza per “Creare un documento di specifiche dei requisiti” per la fine del mese.

• Revisione e aggiornamento della lista: rivedi e aggiorna regolarmente la tua lista delle cose da fare. Con Twproject puoi facilmente vedere lo stato di ogni compito, fare aggiustamenti se necessario e assicurarti che la tua lista rimanga attuale e rilevante.

Come gestire la lista delle cose da fare di progetti complessi

La gestione di progetti complessi può diventare molto gestibile con l’approccio giusto e gli strumenti adeguati. Ecco alcuni passaggi chiave per gestire efficacemente i progetti complessi:

• Definizione chiara degli obiettivi: prima di iniziare un progetto, è fondamentale avere obiettivi chiari e misurabili. Questi obiettivi dovrebbero guidare tutte le decisioni relative al progetto.
• Pianificazione dettagliata: una pianificazione dettagliata è essenziale per la gestione di progetti complessi. Questo include la definizione di scadenze, l’assegnazione di compiti e la stima delle risorse necessarie.
• Assegnazione delle responsabilità: ogni membro del team dovrebbe avere un ruolo chiaro e definito nel progetto. Questo aiuta a garantire che tutti sappiano cosa si aspetta da loro.
• Comunicazione efficace: la comunicazione è fondamentale in ogni progetto, ma è particolarmente importante nei progetti complessi. Assicurati di avere un sistema in atto per condividere aggiornamenti e informazioni importanti con tutti i membri del team.
• Monitoraggio e controllo: durante l’esecuzione del progetto, è importante monitorare i progressi e fare regolari controlli per assicurarsi che tutto stia procedendo come previsto. Se ci sono problemi, è importante affrontarli il più presto possibile.
• Uso di strumenti di gestione dei progetti: gli strumenti di gestione dei progetti, come Twproject, possono essere estremamente utili per la gestione di progetti complessi. Questi strumenti possono aiutarti a pianificare e monitorare il tuo progetto, a comunicare con il tuo team e a tenere traccia dei progressi.

Come ottimizzare la lista delle cose da fare in azienda con Twproject

Ottimizzare la tua lista di cose da fare con Twproject può essere realizzato seguendo questi passaggi:

• Utilizza la funzione di pianificazione: Twproject offre un planner visuale che ti permette di distribuire i compiti sul calendario. Questo ti aiuta a visualizzare facilmente quando ogni attività deve essere completata e a fare modifiche al volo ogni volta che è necessario.
• Assegna priorità ai compiti: con il software puoi assegnare una priorità a ogni compito. Questo ti aiuta a concentrarti sulle attività più importanti e a assicurarti che vengano completate per prime.
• Assegna compiti a membri del team: puoi assegnare compiti a te stesso o a un membro del tuo team. Questo aiuta a distribuire il carico di lavoro in modo equo e ad assicurarti che ogni attività abbia un responsabile.
• Imposta le notifiche: il software offre la possibilità di impostare notifiche per i compiti. Questo ti aiuta a rimanere aggiornato sullo stato dei compiti e a non dimenticare le scadenze.
• Rivedi e aggiorna la tua lista regolarmente: le tue priorità possono cambiare nel tempo, quindi è importante rivedere e aggiornare la tua lista regolarmente.
• Integra con altri strumenti: Twproject può essere integrato con una serie di altri strumenti, come Google Calendar e Microsoft Outlook. Questo ti permette di sincronizzare la tua to do list con il tuo calendario, rendendo ancora più facile tenere traccia delle tue attività.

In conclusione, Twproject offre una serie di strumenti e funzionalità che possono aiutarti a ottimizzare o perfezionare la tua lista di cose da fare. Puoi creare una struttura di progetto dettagliata, assegnare compiti, impostare scadenze e monitorare i progressi.

Che tu stia gestendo un piccolo progetto o un grande team, Twproject è il software di gestione del lavoro ideale per gestire efficacemente anche i progetti più complessi.

Grazie alla piattaforma intuitiva e user-friendly, puoi personalizzarla per soddisfare le esigenze specifiche dell’azienda. Con un’adeguata formazione e supporto, i puoi sfruttare appieno i vantaggi di questo strumento.

L’attività di lancio di un prodotto è un’impresa complessa che richiede una pianificazione accurata.

Il successo di un prodotto non dipende solo dalla sua qualità, ma anche dalla capacità dell’azienda di presentarlo al mercato nel modo giusto, al momento giusto.

In questo contesto, il diagramma di Gantt di Twproject può essere un alleato prezioso per i project manager.

Un lancio di successo può portare a un aumento delle vendite, alla fidelizzazione dei clienti e alla crescita dell’azienda, mentre un lancio fallimentare può comportare perdite finanziarie e danneggiare la reputazione.

In questo articolo, esploreremo le diverse fasi del lancio di un prodotto, le attività essenziali per un lancio di successo, e vedremo come il diagramma di Gantt possa essere uno strumento prezioso in tutte le fasi di lancio.

Cos’è il lancio di un prodotto?

Il lancio di un prodotto è il processo attraverso il quale un’azienda introduce un nuovo prodotto sul mercato.

Questo processo coinvolge la pianificazione, l’esecuzione e la promozione del prodotto, al fine di attirare l’attenzione dei consumatori e stimolare la domanda.

Durante il lancio, l’azienda cerca di creare consapevolezza, generare interesse e convincere i potenziali acquirenti dell’utilità e del valore del prodotto.

Il lancio di successo di un prodotto può portare a un vantaggio competitivo, una maggiore quota di mercato e un aumento delle entrate.

Ma da cosa dipende il successo di un prodotto?

Da diversi fattori chiave.

Innanzitutto, è fondamentale che il prodotto offra un valore unico e risponda alle esigenze dei clienti in modo differenziato rispetto alla concorrenza. Inoltre, una pianificazione accurata, una ricerca di mercato approfondita e una strategia di marketing mirata sono essenziali per raggiungere il pubblico di riferimento in modo efficace.

Ovviamente la qualità del prodotto, una comunicazione chiara e un’esperienza cliente positiva sono fattori che contribuiscono al successo del lancio.

Cosa sapere prima di pianificare l’attività di lancio di un nuovo prodotto

La ricerca di mercato e la differenziazione del prodotto

Prima di lanciare un nuovo prodotto, è importante condurre una ricerca approfondita sul mercato per comprendere le esigenze dei clienti, l’ambiente competitivo e le tendenze di settore.

La ricerca di mercato permette di ottenere una comprensione dettagliata dei bisogni, dei desideri e dei comportamenti dei potenziali acquirenti.

Consente di identificare il pubblico di riferimento, valutare la domanda di mercato, analizzare la concorrenza e valutare le opportunità di mercato.

Queste informazioni sono essenziali per adattare il prodotto alle esigenze dei clienti, differenziare il prodotto dalla concorrenza, definire una strategia di marketing efficace e posizionarsi in modo appropriato nel mercato.

 La ricerca di mercato fornisce dati e insight preziosi per prendere decisioni informate e aumentare le probabilità di successo nella commercializzazione.

L’importanza di un prodotto unico e attrattivo per il target di riferimento

Un’azienda può identificare quali caratteristiche o servizi aggiuntivi possono essere considerati unici e attrattivi per il pubblico di riferimento.

Questa fase è cruciale per creare un prodotto che si distingua dai concorrenti e risponda in modo più specifico alle esigenze dei clienti individuati durante la ricerca di mercato.

Una delle opzioni per differenziare il prodotto potrebbe essere l’implementazione di caratteristiche innovative che risolvano problemi o soddisfino bisogni in modo nuovo e sorprendente. Queste caratteristiche innovative possono essere emerse durante la fase di ricerca di mercato, dove si comprende quali aspetti mancano nei prodotti già esistenti sul mercato.

Inoltre, il design del prodotto può giocare un ruolo fondamentale nella sua differenziazione. Un design distintivo e attraente può suscitare l’interesse e l’emozione dei potenziali clienti, contribuendo a rendere il prodotto più desiderabile.

Occorre creare, quindi, un valore unico e distintivo nel proprio prodotto, che sappia attrarre i potenziali clienti.

La differenziazione del prodotto aiuta a posizionarlo in modo unico nel mercato, creando un vantaggio competitivo e aumentando le probabilità di successo nella fase di lancio.

3 fasi per pianificare l’attività di lancio di un prodotto

L’attività di lancio di un prodotto richiede una pianificazione accurata e una sequenza di azioni mirate.

1.    Fase di pre-lancio

Prima di lanciare un nuovo prodotto, è fondamentale tenere in considerazione diversi aspetti. Tra questi, la definizione del target di riferimento, degli obiettivi, la progettazione della strategia e la pianificazione delle attività di marketing.

Quest’ultime possono includere la creazione di contenuti per le piattaforme social, la partecipazione a fiere di settore e l’invio di comunicati stampa.

Analizziamo alcune azioni principali di questa fase:

• Creazione di una roadmap: prima di tutto, crea una roadmap dettagliata che definisca le fasi, le attività e le tempistiche del lancio del prodotto. Questo aiuta a mantenere il progetto organizzato e sotto controllo.

• Definizione del target e degli obiettivi: il target di riferimento deve essere definito in modo preciso. Chi sono i potenziali clienti del prodotto? Quali sono le loro esigenze e aspettative? Queste informazioni sono fondamentali per progettare una strategia di marketing efficace.

In questa fase, è importante stabilire obiettivi chiari e misurabili e monitorare i risultati in tempo reale.

Con Twproject puoi impostare metriche specifiche, come il numero di vendite previste, l’acquisizione di nuovi clienti o il tasso di adozione del prodotto, tenere traccia dei progressi attraverso report e dashboard personalizzati.

• Definizione delle strategie: la scelta delle strategie di lancio del prodotto dipende dal tipo di prodotto, dal mercato di riferimento e dagli obiettivi aziendali. Valuta le diverse strategie di lancio: graduale, simultaneo o con eventi speciali.

Analizza i vantaggi e gli svantaggi di ciascuna strategia per prendere decisioni informate basate sui dati e sulle esigenze aziendali.

• Fare marketing pre-lancio: una corretta strategia di marketing pre-lancio è fondamentale per creare hype e generare interesse intorno al tuo prodotto.

Con un software di project management come Twproject, puoi gestire tutte le attività di marketing, come la creazione di materiali promozionali, la pianificazione di eventi e la gestione delle campagne pubblicitarie. Puoi anche tenere traccia delle interazioni dei clienti e dei feedback per migliorare le tue strategie.

La strategia di marketing deve essere pensata in funzione del target di destinazione e del prodotto che si intende lanciare.

Quali canali di comunicazione sono più adatti per raggiungere il target? Quali messaggi possono essere più efficaci? Queste sono solo alcune delle domande che devono essere prese in considerazione.

Anche per le attività di marketing occorre pianificare:

quando e come saranno diffusi i contenuti sulle piattaforme social? Quando e dove parteciperemo alle fiere di settore? Quando saranno inviati i comunicati stampa? Queste attività devono essere coordinate tra loro e devono essere pianificate in modo da massimizzare l’impatto sul mercato.

• Determinazione dei tempi di lancio del prodotto: la pianificazione accurata dei tempi di lancio è essenziale per garantire il successo del prodotto sul mercato.

Puoi creare un calendario dettagliato che visualizzi le scadenze e gli eventi chiave del debutto.

Monitora i progressi per evitare ritardi e garantire che tutto sia pronto per il lancio.

• Definizione dei canali di distribuzione: la scelta dei canali di distribuzione è fondamentale per raggiungere il tuo pubblico di riferimento e massimizzare le vendite.

Analizzare i diversi canali di distribuzione disponibili, come vendita diretta, e-commerce, distributori o partner commerciali.

Puoi gestire i costi, valutare i benefici e le sfide di ciascun canale e prendere decisioni strategiche basate sulle esigenze del prodotto e del mercato.

• Monitoraggio pre-lancio: per garantire un lancio senza intoppi, è importante tenere traccia di tutte le attività e verificare che siano completate in modo tempestivo.

Con la creazione di to do list in Twproject puoi elencare tutte le attività necessarie per l’uscita del prodotto.

Puoi, inoltre, assegnare scadenze, monitorare lo stato di avanzamento e ricevere notifiche automatiche in caso di ritardi o problemi. Questo aiuta a garantire che nulla venga tralasciato o dimenticato.

2.    Fase di esecuzione

Il lancio di un prodotto è un momento critico, in cui ogni dettaglio può fare la differenza.

Un ritardo nella diffusione dei contenuti sulle piattaforme social, ad esempio, può ridurre l’impatto della campagna di marketing. Allo stesso modo, un problema tecnico durante una fiera di settore può danneggiare l’immagine del prodotto e dell’azienda.

Durante il lancio del prodotto, il diagramma di Gantt in Twproject diventa un vero e proprio centro di controllo.

• Puoi monitorare l’avanzamento delle attività in tempo reale, identificare tempestivamente eventuali problemi e di intervenire per risolverli.
• Ti consente di vedere le attività in orario o in ritardo in un colpo d’occhio.
• Puoi assegnare compiti specifici ai membri del team, tenere traccia dei progressi e gestire i tempi.
• Consente di visualizzare le dipendenze rendendo più facile il coordinamento delle attività. Ad esempio, la pubblicazione di un comunicato stampa potrebbe dipendere dal completamento del materiale di marketing.
• Grazie alla possibilità di condividere il diagramma con il team, facilita la comunicazione e la collaborazione tra i membri, contribuendo a creare un ambiente di lavoro più efficace e produttivo.

3.    Fase post lancio

Dopo aver lanciato il prodotto, non si deve mai abbassare la guardia. È importante monitorare attentamente i risultati del mercato e i feedback dei potenziali clienti, ed essere pronti a intervenire con azioni correttive se necessario.

Il post-lancio è una fase critica, in cui l’azienda deve essere pronta a rispondere rapidamente alle esigenze del mercato.

Se il prodotto non viene accolto come previsto, potrebbe essere necessario rivedere la strategia di marketing o apportare modifiche al prodotto.

 Allo stesso modo, se il prodotto ha successo, l’azienda deve essere pronta a gestire l’aumento della domanda.

In questo contesto, il diagramma di Gantt diventa un valido supporto per i project manager, per pianificare e gestire efficacemente le attività di post-lancio e avere il controllo della situazione.

Come puoi vedere dal tutorial, con Twproject puoi visualizzare quando inizia, quando termina e quanto tempo dura ciascuna attività.

• Gestione delle dipendenze: alcune attività post-lancio potrebbero dipendere da altre. Ad esempio, analizzare i dati delle vendite prima di poter pianificare la prossima campagna di marketing. Potrai visualizzare queste dipendenze e gestire le attività in modo efficiente.
• Pianificazione delle risorse: potrebbe essere necessario assegnare più personale al supporto clienti se si prevede un aumento delle richieste dopo il lancio del prodotto.
• Gestione del tempo: se una determinata attività sta prendendo più tempo del previsto, si possono fare gli aggiustamenti necessari per assicurarsi che le altre attività non siano ritardate.
• Comunicazione con il team: il Gantt può aiutare tutti il team a capire quali sono le attività in corso, quali sono le prossime, e come sono collegate tra loro.

Pianificare l’attività di lancio di un nuovo prodotto è un’impresa complessa, ma con gli strumenti giusti può diventare un’opportunità di successo.

Come abbiamo visto, il diagramma di Gantt di Twproject è l’ideale per monitorare tutte le fasi. E’ semplice da usare, versatile e potente, e questo può fare la differenza nel lancio del tuo progetto.

Project work performance domain è uno degli otto domini di prestazioni introdotti nella settima edizione del PMBOK, e che formano un sistema integrato per garantire la consegna di successo di un progetto.

Vediamo di capire di cosa si tratta in questo articolo.

Che cos’è il project work performance domain?

Il Project Work Performance Domain si occupa dell’effettivo lavoro di progetto che verrà eseguito e di tutto ciò che è associato all’esecuzione di tale lavoro.

Nello specifico, questo dominio affronta le attività e le funzioni associate alla creazione di processi di progetto, alla gestione delle risorse fisiche e alla promozione di un ambiente di apprendimento.

Il lavoro del progetto include la definizione dei processi e l’esecuzione del lavoro, oltre alla comunicazione, all’impegno, alla gestione delle risorse fisiche, agli acquisti e agli altri elementi chiave per eseguire le operazioni senza intoppi.

Tra le funzioni necessarie che fanno parte di questo dominio troviamo la necessità di una valutazione continua dei processi.

La personalizzazione è un elemento importante in quanto quando si tratta di progetti il copia e incolla difficilmente funziona.

Secondo l’ultima edizione del Project Management Book of Knowledge, il lavoro del progetto include:

• Gestire il flusso di lavoro esistente oltre all’eventuale nuovo lavoro e modifiche;
• Mantenere alta la motivazione e concentrazione del team di progetto;
• Stabilire sistemi e processi di progetto efficienti;
• Comunicare con le parti interessate;
• Gestire le risorse fisiche, come materiali, attrezzature, forniture;
• Lavorare con fornitori per pianificare e gestire appalti e contratti;
• Monitorare le modifiche che possono influire sul progetto;
• Consentire l’apprendimento e il trasferimento delle conoscenze.

Vediamo questi punti più nel dettaglio:

Gestire il flusso di lavoro esistente

Il project manager e il team di progetto stabiliscono e riesaminano periodicamente i processi che il team sta seguendo.

La personalizzazione del processo può essere utilizzata per ottimizzare i lavori a seconda delle esigenze del progetto.

Oltre ad essere efficienti, i processi dovrebbero essere efficaci.  Questo significa che devono rispettare i requisiti di qualità, i regolamenti, gli standard e le politiche organizzative oltre a produrre il risultato desiderato.

Mantenere alta la motivazione e concentrazione del team di progetto

Ciò comporta la valutazione nel breve e lungo termine dei progressi verso gli obiettivi di consegna.

Questo significa assicurare il bilanciamento del carico di lavoro e la soddisfazione e motivazione dei dipendenti.

Comunicare con le parti interessate

La comunicazione può essere formale e informale, verbale e scritta. A seconda degli stakeholder possono essere usati canali di comunicazione e coinvolgimento differenti.

Le informazioni possono essere scambiate in riunioni, conversazioni, archivi elettronici, ecc. a seconda delle esigenze.

Gestire le risorse fisiche

Gli obiettivi dal punto di vista delle risorse fisiche sono:

• Ridurre o eliminare la movimentazione e lo stoccaggio dei materiali in loco;
• Eliminare i tempi di attesa per i materiali;
• Ridurre al minimo gli scarti e gli sprechi;
• Facilitare un ambiente di lavoro sicuro.

Lavorare con i fornitori

Molti progetti comportano una qualche forma di collaborazione con fornitori esterni. L’approvvigionamento può coprire tutto, dal materiale a strumenti, da manodopera a servizi specifici.

Le organizzazioni hanno di solito politiche e procedure rigorose quando si tratta di appalti e collaborazioni con fornitori. Queste identificano chi ha l’autorità per stipulare un contratto, i limiti di questa autorità e i processi e procedure che dovrebbero essere seguite.

Monitorare le modifiche

Ogni progetto inevitabilmente affronterà delle modifiche, più o meno importanti a seconda dei casi. Questi cambiamenti dovranno essere accompagnati dagli opportuni adattamenti per quanto riguarda il personale, le risorse, il budget, le tempistiche, ecc.

E’ il project manager a doversi occupare della gestione delle modifiche per guidare in maniera corretta il cambiamento.

Consentire l’apprendimento durante e dopo il progetto

Periodicamente e al termine del progetto, il team e gli stakeholders possono incontrarsi per discutere ciò che ha funzionato durante il lavoro e cosa si può migliorare in futuro.

Questi incontri retrospettivi danno vita alle cosiddette “lessons learned” o lezioni apprese che saranno utili per progetti successivi.

Interazione del project work performance domain con altri domini di prestazione

Tutti i domini di prestazione sono strettamente connessi l’uno con l’altro.

Il Project Work Performance Domain abilita e supporta la pianificazione, consegna e misurazione efficienti ed efficaci.

Inoltre, questo dominio supporta la navigazione nell’ incertezza, ambiguità e complessità e bilancia i loro impatti grazie all’integrazione con gli altri domini.

Interfacciare il Project Work Performance Domain con Twproject

Twproject può supportare in maniera notevole l’implementazione di tutte le attività descritte nel Project Work Performance Domain.

Permette di personalizzare i processi di lavoro, monitorare le attività e apportare modifiche in maniera efficiente.

Con l’uso di dashboard e report, contribuisce a mantenere alta la motivazione del team, bilanciando il carico di lavoro e monitorando le prestazioni del team.

Il software offre anche un sistema integrato di comunicazione che facilita lo scambio di informazioni tra i membri del team e con le altre parti interessate.

In termini di risorse fisiche, Twproject aiuta a tracciare l’uso delle risorse, minimizzare gli sprechi e ottimizzare l’utilizzo dei materiali. Permette anche una gestione efficace delle relazioni con i fornitori, il monitoraggio dei contratti e la tracciabilità delle consegne.

 Inoltre, fornisce strumenti utili per identificare e implementare rapidamente le modifiche necessarie ai progetti.

Infine, facilita l’apprendimento all’interno dell’organizzazione, permettendo di documentare e condividere facilmente le lezioni apprese.

L’uso di Twproject in combinazione con il Project Work Performance Domain può portare a una gestione dei progetti più efficace ed efficiente.

Utilizzando strumenti moderni e principi di gestione del progetto riconosciuti, i manager hanno la possibilità di ottimizzare i loro processi di lavoro, migliorare la comunicazione, gestire efficacemente le risorse e collaborare più efficientemente con i fornitori.

Dalla progettazione alla realizzazione, la gestione di progetti è forse la sfida più complessa per il project manager.

Tra la pianificazione, la coordinazione delle risorse e il monitoraggio dei progressi, il project manager si trova spesso a navigare in un mare di complessità, cercando di bilanciare una miriade di compiti e responsabilità.

In questo articolo analizzeremo i problemi più comuni che i project manager riscontrano nelle fasi di progettazione e realizzazione dei progetti e le possibili soluzioni da adottare.

Dalla progettazione alla realizzazione del progetto: 5 fasi chiave

La gestione di un progetto, dalla fase di progettazione fino alla sua realizzazione, può essere suddivisa in 5 fasi chiave:

1. Iniziazione: questa è la fase in cui si definisce il progetto. Si identifica il problema o l’opportunità, si definiscono gli obiettivi del progetto, si identificano gli stakeholder e si stima il costo e il tempo necessari per completare il progetto. Questa fase si conclude spesso con la creazione di un documento di avvio del progetto.

2. Pianificazione: durante la fase di pianificazione, si sviluppa un piano dettagliato del progetto. Questo include la definizione delle attività specifiche da svolgere, l’assegnazione delle risorse, la definizione dei tempi e la pianificazione dei rischi. Il risultato è un piano di progetto che guiderà il team durante l’esecuzione del progetto.

3. Esecuzione: questa è la fase in cui il lavoro del progetto viene effettivamente svolto. Il team del progetto esegue le attività definite nel piano del progetto, utilizzando le risorse assegnate. Durante questa fase, il project manager monitora il progresso del progetto e gestisce eventuali problemi o cambiamenti che possono sorgere.

4. Monitoraggio e controllo: durante questa fase, il project manager monitora il progresso del progetto rispetto al piano del progetto. Questo include il monitoraggio del tempo, del costo e della qualità del progetto, e la gestione di eventuali problemi o cambiamenti. Se necessario, il piano del progetto può essere aggiornato per riflettere i cambiamenti.

5. Chiusura: questa è l’ultima fase del progetto, in cui il progetto viene formalmente chiuso. Questo include la revisione del progetto, la documentazione dei risultati e delle lezioni apprese, e la comunicazione del successo del progetto agli stakeholder.

3 problemi comuni nella gestione dei progetti

 I project manager si trovano spesso a dover gestire una serie di problemi.

Analizziamo i più comuni:

1. Mancanza di una pianificazione efficace

Uno dei problemi più comuni che i project manager affrontano è la mancanza di una pianificazione efficace.

Un piano di progetto solido è fondamentale per garantire che tutte le attività siano coordinate e che il progetto sia completato nei tempi previsti.

Senza un piano adeguato, i progetti possono facilmente deragliare.

Ad esempio, se non si tiene conto di eventuali ritardi o imprevisti, si può finire per sottovalutare il tempo necessario per completare il progetto, portando a ritardi e costi aggiuntivi.

Inoltre, senza una pianificazione adeguata, può essere difficile stabilire priorità e assegnare risorse in modo efficace.

2. Coordinazione delle risorse

Un altro problema comune è la coordinazione delle risorse.

La mancanza di una coordinazione efficace delle risorse può portare a problemi di comunicazione e a malintesi all’interno del team.

Senza una visione chiara di chi sta facendo cosa, le risorse possono essere sprecate o mal utilizzate.

Ad esempio, potrebbe accadere che due membri del team stiano lavorando sulla stessa attività senza saperlo, causando così un doppio lavoro e uno spreco di risorse.

Allo stesso modo, senza una pianificazione e un monitoraggio adeguati, potrebbe accadere che le risorse vengano esaurite prima del completamento del progetto, con conseguente ritardo e aumento dei costi.

3. Mancanza di trasparenza nella gestione dei progetti

La mancanza di trasparenza è un problema significativo nella gestione dei progetti e può avere diverse implicazioni:

• Incomprensione dello stato del progetto: senza una visione chiara e aggiornata dello stato del progetto, i membri del team e gli stakeholder possono non comprendere appieno dove si trova il progetto o quali sono le prossime fasi. Questo può portare a confusione, ritardi e decisioni basate su informazioni incomplete o obsolete.
• Ritardi nel rilevamento dei problemi: se lo stato del progetto non è trasparente, i problemi possono passare inosservati fino a quando non diventano gravi. Ad esempio, se un progetto è in ritardo o oltre il budget, potrebbe non essere evidente fino a quando non è troppo tardi per intervenire efficacemente.
• Mancanza di responsabilità: la mancanza di trasparenza può anche portare a una mancanza di responsabilità. Se non è chiaro chi è responsabile di cosa, può essere difficile tenere le persone responsabili dei loro compiti e garantire che il lavoro venga fatto in modo tempestivo ed efficace.
• Fiducia ridotta: Infine, può erodere la fiducia all’interno del team e tra il team e gli stakeholder. Se le persone sentono che le informazioni vengono nascoste o che non hanno una visione completa di ciò che sta accadendo, possono iniziare a dubitare della gestione del progetto e della sua probabilità di successo.

Dalla progettazione alla realizzazione dei progetti con Twproject

Twproject è un software di project management che consente non solo di prevenire questi problemi, ma di gestire efficacemente tutte queste fasi.

Fornisce gli strumenti necessari per pianificare, eseguire, monitorare e chiudere i progetti in modo efficace.

Alcuni di questi:

1. Pianificazione efficace: Twproject offre strumenti di pianificazione del progetto che aiutano a creare piani di progetto dettagliati e realistici. Questi strumenti possono aiutare a prevenire problemi come la sottovalutazione del tempo e delle risorse necessarie, garantendo che il progetto sia ben pianificato dall’inizio.
2. Gestione delle risorse: consente di assegnare e monitorare le risorse in modo efficace. Questo può aiutare a prevenire problemi come l’assegnazione inefficace delle risorse e l’utilizzo inefficace delle stesse. Inoltre, offre una visione chiara delle risorse disponibili e di come vengono utilizzate, facilitando la pianificazione e la presa di decisioni.
3. Trasparenza: Twproject contente di avere tutto sotto controllo grazie alla dashboard che permette di avere una visione chiara e aggiornata dello stato del progetto. Questo può aiutare a prevenire problemi come la mancanza di comprensione dello stato del progetto, i ritardi nel rilevamento dei problemi e la mancanza di responsabilità.
4. Reportistica: le funzionalità di reportistica sono essenziali per raccogliere e presentare i dati del progetto in modo efficace. Questi report possono essere utilizzati per comunicare lo stato del progetto agli stakeholder, per prendere decisioni informate e per migliorare continuamente i processi di gestione del progetto.

Vantaggi dell’utilizzo di un unico software come Twproject

• Tracciabilità completa: Twproject offre una visione completa del progetto, facilitando il monitoraggio e la gestione.

• Efficienza: automatizza molti processi manuali, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

• Collaborazione migliorata: facilita la collaborazione tra i membri del team, migliorando l’efficienza e la qualità del lavoro.

• Personalizzazione: può essere personalizzato per adattarsi alle specifiche esigenze del progetto e dell’organizzazione.

In conclusione, come visto in questo articolo la gestione di progetti nel settore manifatturiero può essere complessa e piena di sfide.

Utilizzando un software integrato come Twproject, i Project Manager possono affrontare queste sfide in modo più efficace, garantendo che i progetti vengano completati con successo, nel rispetto dei tempi e del budget.

La chiave, non ci stancheremo mai di ripeterlo, è comprendere appieno le funzionalità del software e come possono essere sfruttate per le specifiche esigenze del progetto.

Perché con Twproject non è l’azienda che si adegua al software ma il software che supporta l’Azienda!

Nel vasto mondo del software aziendale c’è un settore specifico che non andrebbe mai trascurato, ed è proprio la gestione dei costi di progetto. 

L’attività di tracciamento dei costi di progetto è infatti un’attività essenziale nel project management e se fatta intelligentemente può ridurre gli sprechi, aumentare la consapevolezza ma anche migliorare la collaborazione e la soddisfazione personale. 

Ma cos’è esattamente il “Project Cost Management”? È un processo che si occupa di stimare e rendicontare i costi dei progetti aziendali mettendoli in relazione al budget. 

Permette in altre parole di creare dei bilanci tra entrate e uscite in progetti e attività di ogni tipo, e di conseguenza di apportare aggiustamenti e fare previsioni accurate.

Un software per gestire questa complessità può essere la chiave di volta. La compilazione di fogli di calcolo oltre che time-consuming può risultare confusionaria: si rischia di disperdere le informazioni, dover ripetere gli stessi dati più volte rischiando di sbagliare e in ogni caso generando caos. 

In questo post vedremo i migliori software di gestione costi di progetto.

Gli obiettivi

Entriamo nel dettaglio e vediamo quali sono le tipiche funzioni di un software di cost management:

1. Settaggio del budget: questo è utile per avere un limite di spesa. Il budget può coincidere con il ricavo previsto ma anche con l’intenzione di spesa. Leggi qui per una panoramica esaustiva sui vari approcci nella redazione di un budget. Il budget può essere assegnato al progetto nella sua interezza ma può anche essere suddivise nelle varie fasi di progetto.

2. Assegnazione dei costi: i costi orari dei dipendenti devono essere registrati nel sistema, ma allo stesso tempo bisogna garantire flessibilità nel loro impiego.

3. Distinzione tra costi stimati ed effettivi: per ogni voce di spesa, un confronto tra il valore previsto e quello reale è utile per compiere aggiustamenti al budget e rivedere le tempistiche.

4. Multiple voci di spesa: qualsiasi progetto è fatto di costi ordinari e accessori. Un buon software deve permettere di registrare tutto con la massima accuratezza e flessibilità.

5. Timeline: è importante prevedere un grafico con l’andamento dei costi, per vedere l’evoluzione della situazione finanziaria nel tempo e compiere statistiche aggiornate. 

6. Gestione documenti: un ulteriore vantaggio nell’usare un buon software è la possibilità di creare e archiviare la documentazione legata alle spese di progetto (offerte, fatture, ecc.) in un’unica comoda posizione. 
   

Tutto ciò deve essere presente in un buon software di gestione costi di progetto e concorre a ottenere migliori prestazioni finanziarie e risultati ottimali nella gestione dei progetti, riducendo i tempi che in passato venivano spesi a implementare tediose e ripetitive liste di voci di spesa, costi del personale, pagamenti e via dicendo. 

Ecco i migliori software di gestione costi di progetto

Se dunque ti abbiamo convinto ad adottare un software che migliorerà enormemente la qualità del tuo lavoro (e della tua vita) per la gestione finanziaria, ecco la nostra personale selezione dei 7 migliori software di cost management sul mercato:

1. Twproject

Twproject è la sintesi perfetta tra la classica gestione dei progetti e il controllo dei costi.

Si pone come obiettivo quello di ridurre gli strumenti usati in azienda fornendone uno che copra al 100% le esigenze di ogni project manager.

La particolarità di questa soluzione è che, all’interno di un software di project management si trovano tutte le funzionalità per una accurata gestione dei costi di progetto. Non è quindi necessario utilizzare uno strumento ad hoc per avere sotto controllo spese e budget.

Vuoi un esempio dei vantaggi che può offrire la gestione integrata di Twproject? Il project manager può costruire il suo Gantt di progetto definendo tempi e dipendenze, assegnare le risorse che gestiscono le loro attività e allo stesso tempo definire un budget ad ogni livello dell’albero, inserire le previsioni di spesa e di fatturazione e le spese effettive via via che il progetto procede. Twproject include anche i costi delle risorse e la rendicontazione per una gestione finanziaria completa.

Per sintetizzare, ecco le sue principali funzionalità:

• Gestione del budget/costi integrata alla struttura di progetto
• Gestione costi delle risorse
• Comparazione di costi stimati ed effettivi
• Segnalazione degli sforamenti
• Inserimento di scontrini e fatture, anche da mobile
• Filtri che permettono di esportare i costi per diverse voci
• Grafici di riepilogo

Costi: a partire da 4,89 € per utente/mese.

Pro: Twproject gestisce in un unico ambiente i costi di progetto, i ricavi e i costi delle risorse, mettendoli in relazione tra loro. Lo strumento è di facile utilizzo, ma allo stesso tempo molto adattabile alle singole esigenze, personali e aziendali.

Contro: Nessun contro rilevato.

Twproject è un sistema sempre al passo coi tempi, e tra i software di project management ha una gestione dei costi avanzatissima e accurata.

2. Scoro

Anche Scoro è una piattaforma inclusiva che combina funzionalità di gestione budget, CRM e project management.

 Il sistema permette di integrare il tracciamento dei tempi con i dati finanziari, in modo da far avere all’azienda uno sguardo accurato sui profitti. Una grande importanza è infatti data ai tempi di lavoro, per massimizzare l’efficienza interna.

Le principali funzionalità di Scoro sono:

• Sistema integrato di fatturazione
• Reportistiche di entrate e uscite
• Monitoraggio dei tempi di lavoro su task, progetti o clienti

Costi: a partire da 26 $ utente/mese

Pro: buona usabilità, il flusso di lavoro è lineare e permette di tenere diversi aspetti sotto controllo.

Contro: le fasi di progetto non hanno un budget indipendente; i prezzi sono più onerosi rispetto ad altri sistemi.

Scoro aiuta le aziende a massimizzare l’efficienza dei dipendenti mettendo al centro il valore dei tempi di lavoro.

3. Centage

Centage è un’applicazione cloud che si pone come obiettivo quello di supportare nei processi aziendali di budgeting, previsione e reportistica.

Il sistema è integrabile con diverse fonti di dati, permettendo dunque alle aziende di mantenere i sistemi attualmente usati e facilitare la transizione.

Presenta dei modelli precostituiti per operazioni quali la pianificazione dei ricavi e l’assegnazione di budget alle risorse.

Le sue funzioni possono essere così sintetizzate:

• Funzionalità di previsione con diversi scenari
• Rendicontazione integrata di conto economico, stato patrimoniale e flusso di cassa
• Strumenti di collaborazione
• Semplice importazione/esportazione
• Procedure guidate

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: uno strumento specializzato che offre vari strumenti di analisi, tra cui scenari “what-if”.

Contro: non è adatto a chi cerca una soluzione all-in-one perché necessita dell’integrazione con altri sistemi.

Centage è un potente strumento di budgeting per piccole e grandi imprese, pur essendo un po’ carente in quanto a versatilità.

4. Prophix

Prophix è un o strumento utile a chi vuole fare della buona pianificazione finanziaria. Offre infatti svariati modelli di ottimizzazione dei profitti e permette di predire la redditività dei progetti.

Si rivela una soluzione robusta per aziende di varia misura, con un’interfaccia di facile utilizzo e una buona quantità di grafici e tabelle, che tuttavia non sono personalizzabili.

Tra le sue funzionalità citiamo:

• Previsione e pianificazione di budget
• Analisi dei dati storici
• Utilizzo di formule
• Export di modelli

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: prodotto molto specializzato e che offre raffinati strumenti di analisi e previsione.

Contro: la curva di apprendimento può essere talvolta un po’ insidiosa per chi non ha un’ottima competenza informatica e tecnica.

Il budgeting, le previsioni e la reportistica sono utili ed efficienti, una volta che si è riusciti a capire i modelli, cosa che può richiedere un po’ di tempo.

5. Anaplan

Anaplan è un software particolarmente specializzato nella pianificazione finanziaria che offre soluzioni dinamiche e punta molto sulla collaborazione interna al team.

Anche Anaplan offre strumenti di pianificazione futura molto raffinati, ma come molti sistemi complessi, il suo utilizzo non è immediato. Ogni dato deve essere completamente pianificato sin dalla prima implementazione, al fine di costruire un sistema che sia scalabile a lungo termine e che rimanga flessibile ai cambiamenti aziendali.

Cosa offre Anaplan:

• Personalizzazioni e integrazioni
• Strumenti di pianificazione e previsione
• Analisi e report dei dati
• Controlli di accesso e sicurezza

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: totalmente personalizzabile; offre all’azienda buoni strumenti di auto-analisi; collaborazione in tempo reale; buone funzioni di calcolo.

Contro: mancanza di alcune tipologie di visualizzazione; poca flessibilità nei report; inefficiente con dati frammentati.

Uno strumento potente ma che può presentare alcune insidie per chi è all’inizio del percorso.

6. Vena

Vena si distingue per avere come obiettivo quello di non disorientare gli affezionati ai vecchi fogli di calcolo Excel. La sua interfaccia è dunque specificamente studiata per tracciare una continuità con i vecchi sistemi usati normalmente nelle aziende.

Allo stesso tempo però, vuole incoraggiare la condivisione a la collaborazione all”interno della squadra di lavoro e perciò punta molto sugli strumenti di condivisione, sulla sicurezza dei ruoli, eccetera.

Offre la possibilità di partire da modelli precostituiti oppure di customizzare i propri prospetti di budget management basandosi su strutture in uso.

Le principali caratteristiche di Vena sono:

• Importazione di dati e modelli
• Utilizzo formule di calcolo
• Strumenti di previsione con diversi tipi di analisi
• Oggetti personalizzabili

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: snellimento dei flussi di lavoro; interfaccia user-friendly; possibilità di combinare i dati tra i vari reparti aziendali.

Contro: complessità del settaggio inziale; lentezza nel caricamento dei dati.

La familiarità dell’interfaccia di Excel unita a un buon motore di calcolo.

7. Budgyt

Per chi è abituato a un approccio agile, Budgyt può essere una buona soluzione. Infatti questo strumento di gestione costi presenta funzioni adatte all’analisi di piccoli dati, senza dover necessariamente inserire tutto il business plan aziendale.

Oltre a promuovere la collaborazione, mettendo a disposizione strumenti per una gestione condivisa, Budgyt tiene alla velocità e all’efficienza nella presentazione dei dati.

È uno strumento apprezzato da chi ama la facilità d’uso, la velocità di inserimento dei dati e un’interfaccia pulita e semplice.

Tra le sue funzioni principali citiamo:

• Dashboard per le presentazioni
• Singolo punto di accesso dei dati
• Visualizzazione dati flessibile e customizzabile
• Suddivisione dei ruoli a ogni livello del sistema
• Approccio granulare

Costi: quotazione personalizzata.

Pro: facile utilizzo e breve curva di apprendimento; leggibilità dei dati anche per i non addetti ai lavori, utile alla condivisione dei dati.

Contro: Cons: poco fruibile da mobile; aggiornamenti non sempre immdiati.

Un tentativo parzialmente riuscito di applicare la filosofia agile al budget management.

Conclusioni

Speriamo che questa panoramica dei migliori software di gestione costi di progetto potrà esserti utile nella scelta di un software di cost management per la tua azienda. 

In ultima analisi, grazie anche alle ricerche fatte per scrivere questo breve articolo, siamo giunti ad alcune conclusioni che ci sentiamo di darti quando farai le tue valutazioni. 

Le caratteristiche che dovrai ricercare all’interno del tuo software sono: 

1. l’intuitività: se un software è facile da usare e di rapido apprendimento, la sua implementazione potrà essere rapida e in questo modo ci potrà essere un reale vantaggio rispetto alla compilazione del classici fogli di calcolo.

2. Automatizzazione dei processi: di conseguenza al precedente punto, la riduzione del lavoro manuale deve essere il punto focale, soprattutto per quanto riguarda i processi ripetitivi e routinari. 

3. Il budget planning deve poter essere collegato a diversi target, non solo al progetto ma anche alle sue singole fasi o al cliente. Insomma, la flessibilità di obiettivo deve essere garantita.

Twproject possiede tutte queste qualità ed è un’eccellente commistione tra efficienza e versatilità. Un’azienda, sia essa di piccole o grandi dimensioni, può sfruttare Twproject come unica soluzione per la gestione di tantissime funzioni, tra cui quella del cost management.

E tu, hai mai provato ad avvalerti del supporto di un software per la gestione finanziaria? 

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Un software di gestione del lavoro per l’ottimizzazione dei progetti: questa è la chiave per un’efficace gestione del lavoro in un’epoca in cui la digitalizzazione sta trasformando il modo in cui le aziende operano.

La gestione efficace dei progetti è diventata un elemento chiave per il successo di qualsiasi azienda.

Un software di gestione del lavoro può essere un alleato prezioso in questo senso, offrendo strumenti per organizzare, monitorare e ottimizzare i progetti in modo efficiente.

In questo articolo esploreremo l’esperienza di Cepi Silos che ha abbandonato l’Excel e ha rivoluzionato la gestione dei progetti con Twproject.

L’importanza di un software di gestione del lavoro

La gestione del lavoro è un aspetto cruciale per qualsiasi azienda. Si tratta di organizzare e coordinare le attività per garantire che i progetti vengano completati in modo efficiente e tempestivo. Questo può includere la pianificazione delle attività, l’assegnazione delle risorse, il monitoraggio del progresso e l’analisi dei risultati.

Un efficace sistema di gestione del lavoro può portare a una serie di benefici: può migliorare la produttività, ridurre i costi, migliorare la qualità del lavoro e aumentare la soddisfazione del cliente.

Tuttavia, la gestione del lavoro può essere una sfida, soprattutto per le grandi aziende con numerosi progetti e membri del team.

Un software di project management può essere particolarmente utile per le grandi aziende. Può aiutare a gestire numerosi progetti e membri del team, fornendo una visione d’insieme del lavoro e facilitando la comunicazione e la collaborazione. Inoltre, può aiutare a identificare e risolvere i problemi in modo tempestivo, migliorando l’efficienza e la qualità del lavoro.

Vediamo il caso dell’azienda Cepi Silos.

L’esperienza di Cepi Silos nella gestione dei progetti

 Cepi Silos è un’azienda specializzata nella progettazione, costruzione e installazione di impianti industriali completi per lo stoccaggio, il trasporto e il dosaggio delle materie prime, con un sistema automatizzato e tecnologie avanzate per ottimizzare l’intero processo produttivo nel settore alimentare.

Prima di adottare Twproject, Cepi Silos utilizzava Excel per gestire i progetti. Questo comportava limitazioni e sfide:

– Difficoltà nell’ottimizzare il carico di lavoro sulle commesse in corso e future: l’allocazione delle risorse e delle ore di lavoro non era pianificata in modo efficiente, rendendo difficile coordinare e organizzare le risorse in modo appropriato.

– Rendicontazione delle ore lavorate: la registrazione delle ore lavorate sulle commesse era un processo faticoso e poco puntuale. Il sistema utilizzato precedentemente non permetteva un inserimento semplice e preciso delle ore, causando problemi di completezza e precisione dei dati.

– Perdita di informazioni tra dipartimenti: la comunicazione tra i diversi dipartimenti dell’azienda non era efficiente, e spesso si verificava la perdita di informazioni importanti tra i reparti. Questo poteva portare a ritardi nelle attività e alla mancata considerazione di considerazioni o richieste da parte dei reparti successivi nel processo di progettazione e produzione.

Senza una visione d’insieme tra i project manager e i responsabili tecnici. Questa dispersione di informazioni e la mancanza di una piattaforma centralizzata rendevano difficile la collaborazione e il monitoraggio efficace dei progetti.

Twproject: un software di gestione del lavoro rivoluzionario

L’adozione di Twproject da parte di Cepi Silos ha portato numerosi benefici, tra cui:

Gestione dei progetti migliorata: visione sempre aggiornata dell’avanzamento del progetto, che facilita la condivisione delle scadenze tra i membri del team senza dispendio di energia.

Ottimizzazione del carico di lavoro: organizzare le risorse per dipartimenti o reparti e ottenere una visione dettagliata del carico di lavoro. Questo ha permesso una gestione ottimale del carico di gruppi di risorse.

Pianificazione personalizzata: creazione di una pianificazione personalizzata per l’allocazione delle risorse umane e delle ore di lavoro durante il progetto. Questo aiuta l’azienda a ottimizzare ulteriormente l’uso delle risorse disponibili.

Miglioramento della collaborazione: Twproject non è solo un software di gestione del lavoro, ma anche un potente strumento per il lavoro collaborativo. Ha permesso ai membri del team di condividere informazioni, coordinare attività e comunicare in modo efficace, migliorando la collaborazione tra i dipartimenti e prevenendo la perdita di informazioni.

Gestione del tempo efficace: monitoraggio preciso delle ore lavorate sulle commesse, permettendo all’azienda di ottimizzare i processi e di migliorare l’efficienza operativa.

 L’esperienza di Cepi Silos con Twproject dimostra come un software di gestione del lavoro può rivoluzionare la gestione dei progetti.

Che si tratti di coordinare i membri del proprio team, tenere traccia delle ore lavorate o monitorare i progressi in tempo reale, Twproject è lo strumento di gestione progetti che offre tutte le funzionalità necessarie per gestire efficacemente il lavoro. 

Preparare un progetto con il Gantt è un passo fondamentale per garantire una pianificazione efficiente e una gestione ottimale delle attività.

Attraverso l’utilizzo di questo strumento visuale, è possibile organizzare, assegnare e monitorare le attività, consentendo un controllo preciso e una migliore allocazione delle risorse.

In questo articolo, esploreremo come preparare un progetto utilizzando il Gantt e come sfruttare al meglio le sue potenzialità.

6 fasi per preparare un progetto

1.    Analisi

Il primo passo nella preparazione di un progetto è comprendere il contesto in cui si inserisce.

Durante questa fase preliminare, è necessario condurre un’analisi approfondita del contesto in cui il progetto si inserisce.

Ciò implica esaminare attentamente l’ambiente circostante, inclusi i requisiti del cliente, le risorse disponibili, le limitazioni temporali e i vincoli tecnici. Oltre a questo, è fondamentale riconoscere e anticipare i rischi potenziali.

L’obiettivo principale dell’analisi del contesto è ottenere una comprensione chiara delle esigenze e delle aspettative dei soggetti coinvolti nel progetto.

Questo coinvolge il dialogo attivo con il cliente, il team di progetto e altre parti interessate rilevanti.

Durante le discussioni e le interviste, è importante porre domande mirate per raccogliere informazioni chiave sulle necessità, i desideri e le restrizioni del progetto.

Oltre a comprendere le esigenze del progetto, l’analisi del contesto aiuta anche a identificare e valutare i rischi potenziali.

Questo consente di prevedere le sfide e le possibili complicazioni che potrebbero sorgere durante l’esecuzione del progetto. Ad esempio, potrebbero esserci vincoli finanziari, limitazioni tecnologiche o problemi legati alle risorse umane.

L’individuazione tempestiva di tali rischi consente al project manager di pianificare adeguatamente le azioni di mitigazione e di evitare imprevisti lungo il percorso.

Durante l’analisi del contesto, è anche importante raccogliere informazioni dettagliate sulla disponibilità delle risorse necessarie per il progetto.

Ciò include la valutazione delle competenze e delle capacità del team di progetto, nonché l’identificazione delle risorse materiali e finanziarie necessarie per raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Queste informazioni saranno utili nella fase successiva di definizione delle attività e nella pianificazione dei tempi.

2.    Identificazione dei tipi di progetti

Per ogni progetto, la chiarezza è la chiave del successo.

Esistono diversi tipi di progetti, ognuno con le sue peculiarità e le sue necessità.

Per la realizzazione del progetto, è fondamentale identificare correttamente il tipo di progetto a cui si sta lavorando.

Ad esempio, potrebbe trattarsi di un progetto di sviluppo software o di costruzione edile o di un progetto di marketing.

Comprendere il tipo di progetto aiuta a definire le attività e le risorse necessarie per il suo successo.

La prima cosa da fare è, quindi, presentare il progetto in modo chiaro.

Questo implica una descrizione accurata degli obiettivi del progetto, delle attività coinvolte e delle risorse necessarie.

Una buona presentazione del progetto aiuta a ottenere il supporto e l’approvazione delle parti interessate e a creare una base solida per la sua realizzazione.

3.    Definizione degli obiettivi del progetto

 Una volta compreso il contesto e identificato il tipo di progetto, il passo successivo è la definizione degli obiettivi. Questi devono essere chiari, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo, seguendo il criterio SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).

Il Project Manager deve lavorare a stretto contatto con le parti interessate per assicurarsi che gli obiettivi siano allineati con le aspettative e le esigenze di tutti. Una volta stabiliti gli obiettivi, questi diventano la bussola che guida tutte le decisioni e le azioni future.

4.    Pianificazione del progetto

La pianificazione del progetto è una fase cruciale che include la definizione di task specifici, l’allocazione delle risorse e la determinazione dei tempi di consegna.

Un buon strumento di gestione dei progetti, come Twproject, può facilitare questa fase fornendo funzionalità che aiutano nella creazione e gestione del piano di progetto.

Durante la pianificazione, il Project Manager deve considerare vari fattori, tra cui il budget, le scadenze, le competenze del team, i rischi potenziali e le aspettative dei clienti.

La pianificazione deve essere flessibile e adattabile, poiché le circostanze possono cambiare durante il ciclo di vita del progetto.

5.    Monitoraggio e controllo del progetto

Il monitoraggio del progresso del progetto e il controllo delle sue variabili sono essenziali per assicurarsi che tutto proceda secondo il piano.

L’uso di un software di gestione dei progetti come Twproject, con le sue funzionalità di reportistica e di tracciabilità, può semplificare enormemente questa fase.

Il Project Manager può utilizzare questi strumenti per monitorare l’andamento del progetto, identificare i problemi prima che diventino critici e apportare le modifiche necessarie in tempo.

6.    Chiusura del progetto

Infine, una buona progettazione deve avere una chiusura ben definita. Questo include l’analisi dei risultati ottenuti, il confronto con gli obiettivi iniziali e l’identificazione dei punti di forza e di miglioramento.

In questa fase, è importante anche riconoscere il contributo di tutti i membri del team e celebrare il successo ottenuto.

Come preparare un progetto: il diagramma di Gantt con Twproject

Dopo aver definito gli obiettivi del progetto e le attività coinvolte, è possibile procedere alla creazione del diagramma di Gantt.  

Il diagramma visualizza le attività del progetto lungo un asse temporale, consentendo al project manager di avere una visione chiara delle dipendenze tra le attività, delle durate previste e delle scadenze.

Questo può essere creato utilizzando software di project management appositamente progettati, come Twproject, che semplifica la creazione e la gestione di questi diagrammi.

Creare il diagramma di Gantt con Twproject è infatti semplice ed intuitivo.

Quest’ultimo fornisce una visualizzazione chiara e dettagliata delle attività, con le rispettive barre orizzontali che rappresentano la durata prevista di ciascuna attività. Inoltre, è possibile personalizzare il Gantt secondo le proprie esigenze, includendo informazioni aggiuntive come le risorse assegnate a ciascuna attività, le milestone o i vincoli temporali.

Se si verificano modifiche nella pianificazione o nel progresso delle attività, è possibile apportare le modifiche necessarie direttamente nel diagramma.

Le dipendenze tra le attività vengono gestite automaticamente da Twproject, che adatta il diagramma di Gantt di conseguenza. Questo rende la gestione delle modifiche e degli aggiornamenti più efficiente e veloce.

Inoltre, il software offre la possibilità di condividere il lavoro con il team di progetto o con le parti interessate.

È possibile, infatti, esportare il diagramma in diversi formati per facilitare la comunicazione e la condivisione delle informazioni.

In questo modo, tutti i membri del team possono avere una visione chiara e condivisa delle attività e dei tempi di esecuzione del progetto.

Analizza le dipendenze tra le attività con il Diagramma di Gantt

Non limitarti a dipendenze sequenziali; esplora anche le dipendenze di inizio-inizio, fine-fine e altre per rappresentare relazioni complesse tra le attività

Esistono diverse tipologie di relazioni tra le attività di un progetto.

• la cosiddetta classica Finish to start (FS) prevede che l’attività A debba finire prima che l’attività B cominci, o in altre parole che l’attività B non possa iniziare prima che A sia conclusa.

• La relazione Finish to finish (FF) implica che l’attività B non possa finire prima che sia finita anche A. Questa relazione è comune in scenari in cui l’attività B dipende dal completamento dell’attività A, come nel caso della scrittura di un libro, in cui l’attività B rappresenta il completamento dell’intero libro e l’attività A è la scrittura dell’ultimo capitolo.

• Start to start (SS), in cui un’attività non può iniziare prima che un’altra attività sia a sua volta iniziata. Ad esempio, l’attività di project management di un progetto non può cominciare prima dell’inizio del progetto stesso.

• Infine, c’è la tipologia di relazione chiamata Start to finish (SF), in cui l’attività A deve iniziare prima che B finisca. Questa relazione può essere complessa da comprendere e si applica solo in determinati contesti. Ad esempio, in un impianto di produzione con turni di lavoro, il turno successivo (B) non può finire finché non è iniziato il turno iniziale (A) per garantire un monitoraggio continuo dei macchinari.

In Twproject, dopo aver creato la dipendenza tra due fasi, è possibile modificare il valore di default rappresentato dalla dipendenza FS e selezionare un altro tipo di relazione. Questo amplia le possibilità di gestione delle dipendenze e permette ai project manager di adattarsi meglio alle esigenze specifiche del loro progetto.

Lavora sulla elasticità delle dipendenze e la flessibilità nella pianificazione di un progetto

L’elasticità delle dipendenze è un fattore chiave da considerare nello sviluppo di un progetto con il Gantt.

In molti software l’assegnazione di una dipendenza implica un susseguirsi lineare di attività, senza sovrapposizioni o tempi vuoti.

Tuttavia, nel mondo reale, le fasi di un progetto non sempre si susseguono in modo rigido.

Twproject ha introdotto la possibilità di gestire liberamente questa elasticità.

Quando si inserisce una dipendenza, questa viene salvata inizialmente con la tipologia FS hard di default. Tuttavia, è possibile convertire questa dipendenza “rigida” in una dipendenza “elastica” con qualsiasi tipo di relazione.

Ciò significa che due attività interdipendenti possono non essere cronologicamente consecutive, lasciando spazi vuoti tra di loro o sovrapponendosi per un certo periodo, purché venga rispettata la logica della dipendenza scelta.

Questa elasticità offre maggiore flessibilità nell’azione sulle date di fine delle fasi di progetto, senza necessariamente comportare uno slittamento delle fasi successive.

Ad esempio, consideriamo un albero di progetto in cui è assegnato un Project Manager (PM) per l’intero progetto e un PM specifico per ogni fase, come l’analisi (PMA), la progettazione (PMG) e la produzione (PMD).

Utilizzando le dipendenze elastiche, il PM può definire una durata totale del progetto e assegnare alle fasi una durata specifica. Questo consente ai PM delle singole fasi di avere maggiore libertà di azione nella gestione delle date di inizio e fine delle loro fasi senza interferire con le date complessive del progetto.

Implementa una certa flessibilità temporale nel Gantt di progetto

• Buffer Temporali: inserisci dei buffer temporali tra le fasi chiave per assorbire eventuali ritardi senza influenzare le scadenze globali.
• Revisione Periodica: pianifica delle revisioni periodiche del Gantt per assicurarti che rifletta sempre la realtà del progetto.

Crea accessi selettivi al Gantt di progetto

Lavorare con il Gantt è fantastico ma a volte i componenti del team possono perdersi nei grafici. Per aiutare l’intero team a concentrarsi su ciò che è di pertinenza utilizza le funzioni di Twproject per concedere accessi selettivi al Gantt, in modo che ogni membro del team possa vedere solo ciò che è pertinente al suo ruolo.

Crea viste personalizzate e gioca con i colori

· Viste Personalizzate: crea viste personalizzate del Gantt per diversi stakeholder, evidenziando le informazioni più rilevanti per ciascuno.

·  Utilizzo di simboli e colori: usa simboli e colori per rendere il Gantt più leggibile e per evidenziare le informazioni chiave.

Identifica i rischi e prepara piani di contingenza

· Identificazione dei rischi: utilizza il Gantt per identificare potenziali rischi, come sovrapposizioni o conflitti di risorse.

· Piani di contingenza: prepara piani di contingenza per gli eventi critici e rappresentali nel Gantt, in modo da poter agire rapidamente se necessario.

Documenta e archivia le evoluzioni del progetto e del Gantt

· Documentazione delle decisioni: documenta le decisioni chiave e i cambiamenti nel Gantt, in modo da avere un registro storico.

· Archiviazione delle versioni: salva e archivia le versioni chiave del Gantt per future referenze o analisi post-progetto.

Hai visto quante cose puoi fare con un Gantt nella preparazione di un progetto?

Certo la preparazione di un progetto con il Gantt è un processo che richiede una impostazione chiave degli elementi, una buona pianificazione, la definizione chiara degli obiettivi e la corretta identificazione delle attività e delle dipendenze.

Utilizzando strumenti come Twproject e il diagramma di Gantt, i project manager possono gestire efficacemente i progetti, ottenere risultati di successo e rispettare i tempi stabiliti.

Il ciclo di vita e l’approccio allo sviluppo giocano un ruolo strategico nel Performance Domain.

L’obiettivo, così come descritto nel PMBOK 7, è quello di determinare il ritmo adeguato con cui condurre le attività di un progetto per creare valore.

Si parte da un concetto chiave: ogni progetto è unico, non esiste un singolo approccio allo sviluppo che possa essere applicabile a qualsiasi pianificazione.

In questo articolo abbiamo scelto di approfondire l’argomento e comprenderne appieno gli sviluppi sui nostri progetti aziendali.

Che cosa si intende con approccio allo sviluppo e dominio delle prestazioni del ciclo di vita?

Il Development Approach & Life Cycle Performance Domain descritto nell’ultima edizione del PMBOK, fa riferimento alla gestione di tutte le fasi del ciclo di vita di un progetto, dall’inizio alla fine.

Grazie a questo approccio si può massimizzare il valore di un progetto includendo:

• la definizione degli obiettivi;
• la pianificazione delle attività;
• la gestione delle risorse
• il monitoraggio dei progressi

Assicurarsi che il progetto soddisfi gli standard di qualità, tempistiche e costi: è questo l’obiettivo ultimo del presente Perfomance Domain.

Approccio allo sviluppo e dominio delle prestazioni del ciclo di vita: le componenti

Perché questo dominio possa essere eseguito effettivamente in modo strategico, e possa dare concretamente risultati, è fondamentale incrociare tre componenti chiave:

• I deliverable di Progetto e la relativa frequenza di consegna
• La scelta dello sviluppo del progetto con i relativi approcci
• La definizione del ciclo di vita del prodotto

Partendo dal deliverable di progetto e dalla cadenza di consegna si determina l’approccio e le fasi da seguire.

Deliverable e consegne di progetto

Le consegne dipendono dalla natura del progetto, dalle preferenze dell’utente finale e dalle esigenze dell’ambito.

Queste sono divise in:

• Consegna singola: la distribuzione di un prodotto o servizio in un’unica occasione; solitamente al termine del progetto. L’esempio classico è la vendita di un prodotto al cliente finale.
• Consegne multiple: un progetto potrebbe avere più componenti che vengono consegnate durante momenti diversi, non necessariamente in periodi di tempo regolari. Questo accade soprattutto in progetti di software.
• Consegne periodiche: simili alle consegne multiple, ma che seguono un programma di consegna fisso e regolare. Ad esempio, un giornale che viene pubblicato settimanalmente o una newsletter mensile.

Approcci allo sviluppo: i più comuni per il PMBok 7

Gli approcci allo sviluppo di un progetto possono variare a seconda della natura del progetto, delle sue esigenze e delle sue sfide.

Ecco alcuni degli approcci più comuni, identificati anche dal PMBok 7 tra i più diffusi:

1. Approccio predittivo: questo approccio, noto anche come approccio a cascata, prevede una pianificazione dettagliata all’inizio del progetto. Si utilizza quando ambito, costi, risorse, rischi possono essere ben definiti già nelle prime fasi di un progetto. In questo caso il livello di incertezza è minio poiché il ciclo di vita è sostanzialmente stabile. Di conseguenza anche la pianificazione rimane orientativamente identica durante l’intero arco di vita del progetto.

2. Approccio adattivo: questo approccio è flessibile e permette di adattarsi ai cambi del ciclo di vita di un progetto. Viene utilizzato quando i requisiti di progetto sono soggetti ad un elevato livello di incertezza e volatilità. Si raccolgono ripetutamente i feedback di utenti e stakeholder nel corso dell’intero ciclo di vita del progetto  al fine di adattare e perfezionare la strategia di sviluppo.

3.    Approccio ibrido: questo approccio combina parte di elementi predittivi e adattivi visti in precedenza.  Si utilizza questo approccio laddove i livelli di incertezza intorno ai requisiti di progetto siano evidenti. La combinazione di entrambi gli sviluppi – iterativo o incrementale – è utile laddove sia necessario studiare e valutare le diverse opzioni.

Tabella: Tipologie di Approcci allo sviluppo e plus primario

Approccio	Descrizione
Predittivo	Pianificazione dettagliata all’inizio del progetto
Adattivo	Flessibilità e adattamento ai cambiamenti
Ibrido	Combinazione di elementi predittivi e adattivi

Fasi del ciclo di vita del progetto: alcuni esempi

Il ciclo di vita del progetto descrive le fasi attraverso le quali un progetto passa dalla sua iniziazione alla sua chiusura. Il tipo e il numero di fasi del progetto dipendono da molte variabili, tra cui il ritmo di consegna e l’approccio allo sviluppo.

Ecco alcuni esempi di fasi in un ciclo di vita del progetto:

• Fattibilità: questa fase determina se il caso aziendale è valido e se l’organizzazione ha la capacità di fornire il risultato previsto.

• Progettazione: la pianificazione e l’analisi portano alla progettazione del risultato del progetto che sarà sviluppato.

• Costruzione: viene condotta la costruzione del risultato con attività integrate di assicurazione della qualità.

• Test: la revisione finale della qualità e l’ispezione dei risultati vengono effettuate prima della transizione, dell’attivazione o dell’accettazione da parte del cliente.

• Implementazione: i risultati del progetto vengono messi in uso e vengono completate le attività di transizione necessarie per la sostenibilità, la realizzazione dei benefici e la gestione del cambiamento organizzativo.

• Chiusura: il progetto viene chiuso, le conoscenze e gli artefatti del progetto vengono archiviati, i membri del team del progetto vengono rilasciati e i contratti vengono chiusi.

Il dominio di performance nel PMBOK7 e l’approccio allo sviluppo e al ciclo di vita del progetto sono concetti fondamentali nella gestione dei progetti.

La scelta dell’approccio giusto può avere un impatto significativo sul successo del progetto.

Approccio allo sviluppo e ciclo di vita del progetto: interazioni possibili

Quale approccio scegliere per lo sviluppo? Le interazioni possibili sono differenti. Vista la forte correlazione tra ciclo di vita del progetto e approcci, abbiamo pensato di creare una tabella che potesse evidenziare come cambia l’esecuzione dei differenti approcci in funzione delle fasi del ciclo di vita del progetto.

Tabella di confronto tra approcci allo sviluppo e ciclo di vita del progetto

Development Approach & Life Cycle performance domain: le interazioni con gli altri domini

Tutti i Performane Domain descritti nel PmBOK 7 sono intrinsecamente collegati l’uno con l’altro.

La pianificazione è strettamente influenzata dal tipo di approccio scelto e dal ciclo di vita del progetto che ne consegue.

Questo dominio contribuisce alla definizione di obiettivi chiari, pianificazione delle attività e integrazione delle diverse fasi del progetto.

Inoltre, implica il monitoraggio costante delle prestazioni ed eventuali correzioni o adeguamenti necessari.

Rilascio delle derivable, pianificazione, team, e Stakeholder, misurazioni e incertezze fanno tutti parte dell’approccio allo sviluppo e dominio delle prestazioni del ciclo di vita.

A seconda di ciò che accade in ogni singolo dominio, l’approccio verrà calibrato diversamente e viceversa.

Il Development Approach & Life Cycle Performance Domain è una componente cruciale per garantire il successo di un progetto.

Questo dominio contribuisce a massimizzare il valore del progetto e a raggiungere gli obiettivi prefissati anche grazie a

• una pianificazione attenta,
• una gestione delle risorse efficace,
• un controllo delle prestazioni
• un coinvolgimento attivo degli stakeholder

Inoltre, promuove un approccio integrato e coerente alla gestione del progetto, garantendo una migliore comprensione delle prestazioni desiderate e consentendo una rapida identificazione e risoluzione dei problemi.

Va comunque fatta una precisazione: questo tipo di approccio richiede una combinazione di competenze tecniche, gestionali e relazionali da parte del project manager.

L’implementazione è decisamente più complessa, ma ne vale sicuramente la pena per ottenere risultati di successo.

La gestione dei progetti di auditing è una sfida complessa per le aziende e le organizzazioni pubbliche.

La necessità di monitorare e controllare i processi interni, garantire la conformità normativa e creare report accurati richiede strumenti e metodologie efficaci.

In questo articolo, esploreremo l’innovazione di Twproject nella gestione dei progetti e analizzeremo l’esperienza di successo di Argea, un’agenzia pubblica che ha implementato Twproject per ottimizzare i suoi processi di auditing interni.

Tipi di audit di Project Management, vantaggi e sfide

Un audit di gestione del progetto è una revisione formale dei progressi di un progetto e dell’aderenza al suo piano.

L’obiettivo di un audit di gestione del progetto è identificare eventuali aree in cui il progetto è a rischio di fallimento e raccomandare azioni correttive.

Gli audit di gestione del progetto possono essere condotti in qualsiasi momento del ciclo di vita di un progetto, ma sono più comunemente condotti durante la fase di pianificazione, la fase di esecuzione e la fase di chiusura.

Esistono tre tipi principali di audit di gestione del progetto:

1. Revisioni della garanzia della qualità durante il processo: queste revisioni vengono condotte durante la fase di esecuzione di un progetto per garantire che il progetto sia sulla buona strada per raggiungere i suoi obiettivi.
2. Revisioni del gateway: queste vengono eseguite nelle tappe fondamentali di un progetto per valutarne l’avanzamento e approvarne la prosecuzione.
3. Audit post-implementazione: vengono condotte dopo che un progetto è stato completato per valutarne il successo complessivo e identificare eventuali lezioni che possono essere apprese per progetti futuri.

I vantaggi degli audit di Project Management

Gli audit di gestione del progetto possono fornire una serie di vantaggi, tra cui:

• Maggiore fiducia nel successo del progetto
• Identificazione precoce di potenziali rischi e problemi
• Individuazione delle aree in cui il progetto può essere migliorato
• Maggiore trasparenza e responsabilità
• Migliore comunicazione tra il team di progetto e lo sponsor del progetto

Le sfide degli audit nella gestione dei progetti

Gli audit di gestione del progetto possono anche porre una serie di sfide, tra cui:

• La necessità di revisori indipendenti
• Il tempo e le risorse necessarie per condurre un audit
• Il potenziale di resistenza da parte del team di progetto
• La difficoltà di identificare tutti i potenziali rischi e problemi

Gestione dei progetti di auditing con Twproject

Twproject è una soluzione completa per la gestione dei progetti.

Questo software offre una vasta gamma di strumenti e funzionalità che consentono ai project manager di pianificare, monitorare e controllare ogni aspetto dei progetti di auditing.

Consente la creazione di template specifici e task standardizzati per ogni progetto di audit, garantendo che ogni passo del processo venga eseguito nei tempi e nelle risorse definite.

Una delle caratteristiche chiave di Twproject è la possibilità di gestire i progetti in tempo reale, anche in situazioni di lavoro remoto.

Gli auditor di Argea lavorano infatti su progetti di auditing complessi, distribuiti tra diversi membri del team, utilizzando Twproject come piattaforma centrale per mantenere aggiornate tutte le informazioni e i progressi del progetto.

Esaminiamo a seguire la loro esperienza con Twproject.

L’esperienza di Argea con Twproject

Argea è un’agenzia pubblica che svolge un ruolo fondamentale nel finanziamento della politica agricola comunitaria per la Regione Sardegna.

Con la crescita delle attività dell’agenzia e le crescenti responsabilità nell’erogazione dei fondi dell’Unione Europea, la gestione dei progetti di auditing è diventata sempre più complessa e critica per garantire la conformità normativa e il corretto utilizzo dei finanziamenti.

In passato, le attività di Argea erano principalmente svolte utilizzando strumenti specializzati di nicchia per l’erogazione dei contributi e gli strumenti standard disponibili su una workstation, come la suite Office di Microsoft.

Tuttavia, con l’aumento delle responsabilità e la complessità dei processi, è diventato evidente che era necessario creare un dipartimento di auditing interno per analizzare i processi, risolvere eventuali problemi e creare report da presentare agli organismi di controllo dell’Unione Europea.

L’area di auditing interno di Argea si trovava senza uno strumento specifico per la gestione delle attività di audit. Pertanto, è stata condotta un’approfondita ricerca di strumenti software disponibili sul mercato, sia a livello locale che internazionale, per trovare la soluzione migliore che combinasse robustezza, flessibilità, convenienza e adattabilità ai processi di auditing interni di Argea.

Dopo l’analisi di una dozzina di strumenti, Twproject si è rivelato la scelta ideale per Argea.

L’azienda è stata particolarmente colpita dalla combinazione di flessibilità, completezza e convenienza offerta dal software di project management.

Argea ha implementato Twproject per standardizzare e ottimizzare i processi di auditing interni. Il software ha consentito all’agenzia di creare un ambiente di gestione dei progetti e processi di auditing interni che ha semplificato le procedure normative comunitarie. I progetti e i processi di auditing sono stati standardizzati attraverso l’utilizzo di template specifici e task standardizzati in Twproject.

Ciò ha garantito che ogni passo del processo venga eseguito nei tempi e nelle risorse definite, garantendo un controllo accurato e una gestione efficiente dei progetti di auditing.

Con oltre 30 auditor interni che lavorano su decine di progetti di auditing contemporaneamente, Twproject ha fornito una piattaforma centrale per mantenere aggiornate tutte le informazioni e i progressi del progetto.

Gli auditor sono in grado di collaborare in tempo reale, tenendo traccia delle attività, dei compiti e dei report di auditing.

Tutto ciò ha anche comportato un risparmio significativo per il budget software di Argea.

La soluzione offerta da Twproject ha battuto le offerte della concorrenza, nazionale e internazionale, offrendo un rapporto qualità-prezzo eccezionale.

Questo ha consentito ad Argea di risparmiare notevolmente sui costi operativi interni, mantenendo allo stesso tempo un livello elevato di funzionalità e supporto.

Inoltre, Twproject offre miglioramenti continui grazie al rilascio regolare di nuove funzionalità. Ciò significa che l’agenzia può beneficiare immediatamente di queste nuove funzionalità senza la necessità di personalizzazioni specifiche, garantendo che il software sia sempre all’avanguardia e in grado di soddisfare le esigenze specifiche della gestione dei progetti di auditing.

La gestione dei progetti di auditing è una sfida critica per le organizzazioni che devono garantire la conformità normativa e il controllo delle attività interne.

L’esperienza di Argea con Twproject ha dimostrato i numerosi benefici di questa soluzione.

Twproject ha consentito all’agenzia di standardizzare i processi di auditing, semplificare la gestione interna dei progetti e risparmiare notevolmente sul budget del software.

La flessibilità e l’affidabilità del software di project management hanno reso possibile una gestione efficace dei progetti di auditing, consentendo ad Argea di rispondere alle crescenti responsabilità e complessità delle attività di auditing.

Nella settima edizione del PMBOK, lo stakeholder performance domain rappresenta un elemento importante per garantire che le necessità, le aspettative e le influenze delle parti interessate siano adeguatamente comprese e gestite.

Comprendere le esigenze, le aspettative e le dinamiche delle parti interessate è per l’appunto diventato cruciale per il successo dei progetti, e il dominio delle prestazioni degli stakeholder offre un approccio strutturato e mirato per affrontare questa sfida.

Al centro di questo dominio delle prestazioni si trova lo sviluppo di strategie di gestione adeguate per coinvolgere in modo efficace gli stakeholder nelle decisioni e nella realizzazione del progetto.

In questo articolo forniremo una descrizione dettagliata su Stakeholder Performance Domain, elencando le sfide attuali e alcune strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder.

Stakeholder Performance Domain: perché è importante il coinvolgimento degli stakeholder

Stakeholder performance domain riguarda i processi necessari per riconoscere le parti interessate, collaborare con loro e stabilire relazioni positive rispettando le loro aspettative.

Un progetto senza un effettivo coinvolgimento degli stakeholder è destinato al fallimento.

Il coinvolgimento degli stakeholder può sembrare facile su carta, ma presenta in realtà diverse sfide per un project manager, fra cui:

• Aspettative irrealistiche o conflittuali
• Stakeholder poco disponibili o riluttanti a partecipare
• Interessi divergenti o contrastanti
• Diverse strategie di comunicazione a seconda del tipo di stakeholder
• Non avere autorità formale sulle parti interessate.

Per affrontare queste sfide un project manager deve avere buone competenze di comunicazione, negoziazione gestione dei conflitti e leadership.

L’elemento cruciale su cui un project manager deve prestare attenzione è assicurarsi di evitare l’insoddisfazione di anche solo uno stakeholder.

Per evitare questo tipo di situazione ed assicurare il coinvolgimento delle parti interessate esistono diversi strumenti:

• Identificazione
• Analisi
• Definizione delle priorità
• Coinvolgimento
• Monitoraggio delle parti interessate durante tutto il progetto.

Vediamo questi punti più nel dettaglio.

1. Identificare gli stakeholder

L’identificazione degli stakeholder deve essere effettuata all’inizio del lavoro e deve accadere regolarmente durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Questo perché le parti interessate vanno e vengono e possono cambiare durante il tempo, soprattutto durante progetti più lunghi e complessi.

Alcuni stakeholder sono facili da identificare, come il cliente, lo sponsor, il team di progetto, ecc. mentre altri non sono visibili immediatamente.

E’ importante quindi confrontarsi con altre persone per assicurarsi di coinvolgere tutti coloro che verranno influenzati dal progetto.

2. Analizzare gli stakeholder

Questo passo è necessario per comprendere gli interessi, le aspettative, il potere di ogni singolo stakeholder all’interno del progetto.

Non tutte le parti interessate sono uguali e per questo motivo è necessario classificare i vari bisogni:

• Atteggiamento
• Credenze
• Aspettative
• Preoccupazioni
• Grado di influenza
• Vicinanza al progetto
• Interesse per il progetto
• Qualsiasi altro aspetto relativo all’interazione dello stakeholder con il progetto

Queste informazioni aiutano il project manager ed il team a rispondere correttamente alle diverse aspettative.

Oltre all’analisi individuale, si dovrebbe anche considerare come le parti interessate interagiscono fra di loro, poiché potrebbero formare alleanze che possono aiutare o ostacolare gli obiettivi del progetto.

3. Dare priorità alle parti interessate

Dopo l’analisi degli stakeholder, è possibile selezionare e filtrare quelli con più potere, influenza e interesse.

In molti progetti, le parti interessate sono davvero tante ed è impossibile per il team concentrarsi efficacemente nei confronti di tutti.

Per questo motivo è naturale investire più tempo con gli stakeholder con il maggior potere ed interesse verso il progetto.

4. Coinvolgere gli stakeholder

Coinvolgere gli stakeholder significa collaborare per raggiungere il successo.

Questo implica: gestire le aspettative, risolvere problemi, negoziare, dare priorità, ecc.

Coinvolgere le parti interessate richiede l’utilizzo di competenze trasversali, come l’ascolto attivo, la gestione dei conflitti oltre al pensiero critico.

Il coinvolgimento deve essere interattivo e implica uno scambio di informazioni da entrambi i lati attraverso conversazioni, telefonate, riunioni, brainstorming.

5. Monitorare gli stakeholder

Le parti interessate cambieranno nel tempo: alcune saranno meno coinvolte, mentre altre si impegneranno di più.

Inoltre, sorgeranno nuovi stakeholder e le aspettative cambieranno.

E’ necessario quindi valutare regolarmente se la strategia di coinvolgimento delle parti interessate è efficace o se deve essere aggiustata.

Il grado di soddisfazione degli stakeholder può essere determinato ottenendo feedback periodici attraverso conversazioni personali o, in caso di grandi gruppi, sondaggi appositi.

Se i risultati evidenziano un’insoddisfazione, sarà necessario ripensare e migliorare la strategia di coinvolgimento degli stakeholder.

5 strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder

Quando gli stakeholder si sentono coinvolti attivamente nel processo decisionale e nella realizzazione degli obiettivi, si crea un ambiente di fiducia e collaborazione che favorisce l’ottimizzazione delle performance complessive del business.

In questo paragrafo, esploreremo alcune strategie chiave per aumentare il coinvolgimento degli stakeholder:

1. Comunicazione efficace: una comunicazione aperta, chiara e tempestiva è fondamentale per coinvolgere gli stakeholder.

Utilizza diversi canali di comunicazione, come incontri personali, e-mail, newsletter o piattaforme di collaborazione online, per informare regolarmente gli stakeholder sugli sviluppi, i progressi e le decisioni chiave del progetto o dell’azienda.

Assicurati che le informazioni siano facilmente accessibili e comprensibili, adattandole ai diversi tipi di stakeholder e alle loro preferenze di comunicazione.

2. Coinvolgimento attivo: per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder, è importante farli sentire parte integrante del processo decisionale. Organizza workshop, incontri di brainstorming o sessioni di feedback per raccogliere le loro opinioni, idee e suggerimenti.

Considera seriamente le loro prospettive e prendi in considerazione le loro richieste, dimostrando di apprezzare il loro contributo. Questo stimolerà un senso di partecipazione e di valore per gli stakeholder, aumentando il loro coinvolgimento complessivo.

3. Creazione di relazioni forti: Investi nella costruzione di relazioni solide e durature con gli stakeholder.

Dedica tempo a conoscerli individualmente, comprenderne i bisogni, le aspettative e le sfide.

Sviluppa una rete di contatti regolari con loro, offrendo supporto, risposte alle domande e soluzioni ai problemi che possono incontrare.

Mostra interesse genuino per i loro obiettivi e dimostra empatia. Una relazione di fiducia e reciproca comprensione favorirà un coinvolgimento più profondo e continuativo.

4. Personalizzazione delle interazioni: Ogni stakeholder ha bisogni, interessi e preferenze differenti.

Personalizza le tue interazioni per rispondere a queste specificità. Ad esempio, alcune persone preferiscono riunioni faccia a faccia, mentre altre potrebbero preferire comunicazioni scritte.

Adatta il tono del messaggio in base alla personalità e al contesto di ogni stakeholder. Mostra interesse per gli aspetti che li coinvolgono di più, come i loro obiettivi individuali o le sfide che affrontano. Questo dimostrerà il tuo impegno verso di loro e stimolerà un coinvolgimento più attivo.

5. Riconoscimento e gratificazione: Riconosci e apprezza pubblicamente i contributi significativi degli stakeholder. Sia che si tratti di un cliente che ha fornito un feedback prezioso o di un dipendente che ha superato le aspettative, mostra il tuo riconoscimento per i loro sforzi.

Puoi farlo attraverso comunicazioni interne, premi o anche un semplice ringraziamento personale.

Questo rafforzerà il senso di appartenenza e motivazione degli stakeholder, incoraggiandoli a continuare a essere attivi e coinvolti.

Implementando queste strategie per incrementare il coinvolgimento degli stakeholder, potrai sviluppare relazioni più profonde e significative con coloro che hanno un interesse nell’attività della tua azienda.

Il coinvolgimento attivo degli stakeholder può portare a un aumento della fiducia, della collaborazione e alla realizzazione di obiettivi condivisi, ottimizzando così le performance complessive del tuo business.

La pianificazione dei progetti può spesso essere un compito complesso e impegnativo per le organizzazioni.

Tuttavia, grazie agli strumenti di gestione dei progetti moderni, è possibile semplificare questo processo e migliorare l’efficienza complessiva.

In questo articolo, esploreremo come l’azienda Advance ha impiegato con successo Twproject per migliorare la visibilità, ridurre le spese generali nella gestione dei progetti e aumentare la conformità con i timesheet.

L’importanza della pianificazione dei progetti

La pianificazione dei progetti è una fase cruciale per il successo di qualsiasi iniziativa aziendale.

Una pianificazione accurata consente di stabilire obiettivi chiari, definire le attività necessarie e allocare correttamente le risorse disponibili.

Una pianificazione ben strutturata aiuta anche a identificare i potenziali rischi e adottare misure preventive. Tuttavia, senza un sistema adeguato, questa fase può diventare un labirinto di informazioni, rendendo difficile la gestione efficace del progetto.

7 suggerimenti per semplificare la pianificazione dei progetti

I project manager possono adottare diverse strategie per semplificare la pianificazione dei progetti. Ecco alcune pratiche efficaci:

• Definire obiettivi chiari: prima di iniziare la pianificazione, è fondamentale avere obiettivi chiari e ben definiti per il progetto. Questo permette di stabilire una direzione e di concentrarsi sulle attività rilevanti.

• Scomporre il progetto in fasi e attività: scomporre il progetto in fasi più piccole e attività specifiche facilita la gestione e il controllo dell’avanzamento. Questo aiuta a identificare le dipendenze tra le attività e a stabilire una sequenza logica di esecuzione.

• Utilizzare strumenti di project management: l’utilizzo di software o strumenti di project management dedicati può semplificare notevolmente la pianificazione. Questi strumenti consentono di creare diagrammi di Gantt, assegnare risorse, monitorare l’avanzamento e collaborare con il team in un’unica piattaforma.

• Assegnare risorse in modo efficiente: una corretta allocazione delle risorse, inclusi i membri del team e i materiali necessari, è essenziale per evitare sovraccarichi o sottoutilizzo. I project manager devono considerare le competenze e le disponibilità delle risorse per garantire un utilizzo ottimale.

• Valutare e mitigare i rischi: identificare i potenziali rischi e definire strategie di mitigazione è una parte cruciale della pianificazione. Ciò consente di prevedere gli ostacoli potenziali e di sviluppare piani di contingenza per affrontarli in modo tempestivo ed efficace.

• Promuovere la comunicazione e la collaborazione: la pianificazione dei progetti richiede una forte comunicazione e collaborazione tra i membri del team. Utilizzare strumenti di comunicazione efficaci e stabilire regolari riunioni di progetto per garantire che tutti siano allineati e che le informazioni vengano condivise in modo tempestivo.

• Monitorare e adattarsi: Durante l’esecuzione del progetto, è importante monitorare costantemente l’avanzamento, confrontandolo con la pianificazione iniziale. Ciò consente di rilevare eventuali scostamenti e di apportare le modifiche necessarie per mantenere il progetto sulla buona strada.

Semplificare la pianificazione dei progetti: l’esperienza di Advance

Advance è un’azienda leader nel settore della consulenza strategica di nicchia, che fornisce soluzioni tecnologiche avanzate ai suoi clienti da oltre 25 anni.

L’azienda ha avuto per anni difficoltà nel trovare uno strumento di project management adatto alle loro specifiche esigenze.

Il loro vecchio sistema, incentrato sul ticketing e sulla gestione dei problemi, non era idoneo per la pianificazione dei progetti complessi legati allo sviluppo e all’implementazione di software.

La sfida principale era semplificare il processo di pianificazione dei progetti e ridurre il sovraccarico amministrativo.

Il team di Advance trascorreva molto tempo a riorganizzare le attività su una lavagna Kanban, il che rallentava il processo di gestione dei progetti e richiedeva una considerevole quantità di tempo e sforzi.

L’azienda ha adottato Twproject, scegliendo una configurazione pronta all’uso con alcuni campi personalizzati.

Il team ha trovato il processo di implementazione di Twproject semplice e intuitivo. Advance ha, infatti, potuto pianificare i progetti in modo dettagliato, utilizzando diagrammi di Gantt o viste Kanban a seconda delle esigenze dei singoli project manager.

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Twproject ha dimostrato di essere flessibile, consentendo ai team di gestire i progetti secondo le metodologie più adatte.

Ha inoltre fornito all’azienda maggiore visibilità sui progetti, consentendo un monitoraggio più accurato e focalizzato sugli obiettivi dei clienti.

La ricerca full-text e l’uso dei tag hanno semplificato il monitoraggio delle attività e la classificazione delle informazioni. I project manager e gli sviluppatori software hanno potuto individuare rapidamente le attività chiave e concentrarsi sulle attività che portano risultati concreti.

La soluzione di gestione dei progetti di Twproject ha permesso anche di ridurre le spese generali. Il team di Advance ha notato una significativa riduzione del tempo dedicato alla gestione dello strumento grazie alle sue funzionalità pronte all’uso.

Il team ha acquisito una maggiore visibilità sullo stato dei progetti e ha potuto individuare tempestivamente eventuali criticità o problemi (Scopri di più).

Creazione di una pianificazione dettagliata con Twproject

Con Twproject, è possibile creare pianificazioni dettagliate che includono attività, milestone, dipendenze, risorse e tempi.

Il software offre strumenti flessibili per definire i tempi di inizio e di fine, nonché le dipendenze tra le attività.

È possibile assegnare le risorse necessarie per ogni attività e tenere traccia dell’avanzamento in tempo reale. Inoltre, consente di visualizzare le pianificazioni in forma di diagramma di Gantt, facilitando la comprensione della sequenza delle attività e dei loro tempi di esecuzione.

Assegnazione delle risorse e monitoraggio

La corretta assegnazione delle risorse è fondamentale per il successo di un progetto. Con Twproject, è possibile assegnare facilmente le risorse disponibili alle attività, garantendo che ogni membro del team abbia un carico di lavoro bilanciato.

Il software offre anche strumenti di monitoraggio avanzati per tenere traccia dell’avanzamento delle attività, visualizzare le risorse utilizzate e prevedere i tempi di completamento. Ciò consente di prendere provvedimenti tempestivi in caso di deviazioni dal piano originale.

Collaborazione e comunicazione efficace

Twproject promuove la collaborazione e la comunicazione efficace con il team di progetto.

Consente di condividere informazioni, documenti e commenti direttamente all’interno del sistema, evitando la dispersione di informazioni importanti attraverso canali separati.

I membri del team possono anche tenersi aggiornati sulle modifiche apportate alla pianificazione e alle attività, ricevere notifiche e sincronizzare le proprie attività con i calendari personali.

In conclusione, semplificare la pianificazione dei progetti richiede una combinazione di metodologie, strumenti e competenze di gestione.

L’approccio varia in base alle specifiche esigenze del progetto e dell’organizzazione. Adottando queste pratiche, i project manager possono semplificare il processo e aumentare la probabilità di successo del progetto.

L’analisi dei dati dei progetti è diventata una pratica fondamentale nel mondo sempre più competitivo del project management.

Infatti, l’approccio data-driven è essenziale per migliorare l’efficienza, identificare i problemi emergenti e prevedere tendenze future.

Vediamo a seguire alcuni esempi.

Perché l’analisi dei dati è cruciale nel project management

Prima di addentrarci nei dettagli, è importante capire perché l’analisi dei dati è così cruciale nel project management.

I dati di progetto possono offrire intuizioni preziose sulla performance del team, sullo stato di avanzamento del progetto e sui possibili ostacoli che potrebbero sorgere.

Analizzando i dati, è possibile individuare tempestivamente i problemi, migliorare la pianificazione e la gestione delle risorse e prendere decisioni più informate.

Esempi di analisi dei dati dei progetti

1. Identificare i ritardi

Un esempio concreto di come l’analisi dei dati può essere utilizzata nel project management è l’identificazione dei ritardi.

Supponiamo che tu stia gestendo un progetto di sviluppo software. Utilizzando Twproject, puoi monitorare il tempo impiegato per completare ogni task.

Se noti che alcuni task richiedono molto più tempo del previsto, potresti indagare ulteriormente. I dati potrebbero rivelare, ad esempio, che alcuni membri del team stanno incontrando difficoltà tecniche o che il carico di lavoro non è stato distribuito equamente.

2. Prevedere le risorse necessarie

Un altro esempio pratico dell’utilizzo dell’analisi dei dati è la previsione delle risorse necessarie.

Supponiamo di gestire un progetto che si ripete periodicamente, come la pubblicazione di un rapporto trimestrale.

Analizzando i dati dei progetti precedenti, puoi prevedere quante ore di lavoro saranno necessarie per completare il progetto e quante risorse (come personale, attrezzature, o software).

Questo ti permetterà di pianificare in anticipo e assicurarti di avere tutto il necessario per portare a termine il progetto in tempo.

3. Monitorare l’uso del budget

Infine, l’analisi dei dati può aiutarti a monitorare l’uso del budget del progetto. Ad esempio, potresti utilizzare Twproject per tracciare quanto del budget del progetto è stato già speso e su cosa.

Se noti che una certa area sta consumando una quota sproporzionata del budget, potresti voler rivedere la tua strategia di spesa.

Allo stesso modo, se noti che stai andando incontro a un’eccessiva spesa, potresti utilizzare i dati per identificare aree in cui poter risparmiare.

Come utilizzare Twproject per l’analisi dei dati dei progetti

Twproject è un software di gestione dei progetti completo che aiuta i team a gestire e monitorare i loro progetti con facilità.

Offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui la pianificazione dei progetti, la gestione delle risorse, la gestione dei task, la gestione dei rischi e l’analisi dei dati.

Vediamo alcuni esempi pratici su come analizzare i dati con Twproject.

1. Report dei progetti

Twproject offre la possibilità di generare report dei progetti in tempo reale.

Questi report possono includere informazioni su budget, tempo impiegato, risorse utilizzate, rischi e problemi.

Ad esempio, se si sta gestendo un progetto con un budget stretto, si può generare un report che mostra quanto budget è stato utilizzato finora, così da poter prevedere se si rischia di superare quanto previsto.

2. Analisi del carico di lavoro

Con Twproject è possibile analizzare e bilanciare il carico di lavoro del team.

Può mostrare quante ore ciascun membro del team ha lavorato su un progetto, permettendo così di individuare eventuali disuguaglianze nella distribuzione del lavoro.

Il software fornisce una panoramica dettagliata delle attività e delle assegnazioni di ogni membro del team, consentendoti di vedere chi è sovraccarico e chi ha capacità inutilizzata.

Questa funzionalità è particolarmente utile quando si pianificano nuovi progetti o task, in quanto permette di distribuire il lavoro in modo equo e efficiente.

3. Gestione dei rischi

La gestione dei rischi è un elemento chiave del project management e Twproject offre un robusto sistema per gestire questo aspetto cruciale.

Consente, infatti, di identificare, tracciare e classificare i rischi associati ai progetti in base a vari fattori.

Il software consente di assegnare a ciascun rischio una probabilità di occorrenza (da bassa a alta) e un impatto potenziale sul progetto (da basso ad alto).

Questo fornisce una matrice di rischio che aiuta i project manager a concentrarsi sui rischi più critici.

Per esempio, un rischio con alta probabilità e alto impatto dovrebbe essere monitorato attentamente e affrontato con strategie preventive.

Al contrario, un rischio con bassa probabilità e basso impatto potrebbe richiedere meno attenzione immediata.

Questa classificazione permette di gestire i rischi in modo più efficiente, risparmiando tempo e risorse, e contribuendo a garantire il successo del progetto.

4. Monitoraggio dei progressi

Il monitoraggio dei progressi di un progetto è importante per assicurarsi che tutto vada secondo i piani.

Twproject offre una serie di strumenti per tracciare e visualizzare i progressi di un progetto.

Ad es. è possibile visualizzare la percentuale di compimento di un progetto o di un task specifico, consentendo ai project manager di avere una visione chiara dello stato di avanzamento del progetto.

O ancora, è possibile utilizzare la funzione di “Gantt” per visualizzare la linea temporale del progetto e monitorare il completamento dei vari compiti.

Ogni attività può essere monitorata in termini di completamento, tempo impiegato, e risorse utilizzate, offrendo un quadro completo dello stato del progetto.

In conclusione, l’analisi dei dati del progetto è uno strumento potente che ogni project manager dovrebbe sfruttare.

Che tu stia cercando di identificare i ritardi, prevedere le risorse necessarie o monitorare l’uso del budget, l’analisi dei dati può fornirti le informazioni di cui hai bisogno per prendere decisioni informate e guidare il tuo progetto verso il successo.

Nell’ambito della gestione dei progetti, il Planning Performance Domain (o dominio delle prestazioni di pianificazione), come delineato nel Project Management Body of Knowledge (PMBOK) 7, gioca un ruolo centrale nel determinare il successo di un progetto.

Questa nuova edizione sottolinea come, per ottenere il successo di un progetto, sia necessario organizzare efficacemente attività e funzioni in base alle condizioni mutevoli.

Vediamo di capirne di più in questo articolo.

Cos’è il Planning Performance Domain?

La settima edizione del PMBOK, ha introdotto un nuovo modello basato su domini di performance.

Un dominio di performance è un insieme di attività correlate che costituiscono un elemento fondamentale della gestione dei progetti. Ciascuno di essi rappresenta un aspetto essenziale che contribuisce al successo complessivo di un progetto.

Il Planning Performance Domain, pone l’accento sulla pianificazione efficiente e strategica del progetto.

Contiene tutte le conoscenze necessarie per creare e mantenere un piano per garantire una consegna di successo di un progetto.

La pianificazione va oltre il semplice concetto di “conoscere le deadline”.

In questa nuova edizione, l’attenzione si è spostata dall’utilizzo della pianificazione come mezzo per controllare i risultati del progetto, alla pianificazione come mezzo per fornire il massimo valore.

Una volta il piano di progetto era scritto nella pietra e qualsiasi richiesta di modifica era messa in discussione e, addirittura, non accettata a priori.

Sicuramente questo metodo ha funzionato negli anni, ma nel mercato odierno, estremamente variabile e in continuo mutamento, una progettazione di tipo statico non è più sostenibile.

L’andamento del progetto viene costantemente monitorato confrontando le misure di avanzamento con i piani e, se necessario, vengono apportate modifiche.

Questo è il fulcro del nuovo approccio: ogni cambiamento deve avviare un processo di adattamento per il piano.

Ciò significa essere agili nei confronti dei cambiamenti.

Le variabili di progetto e la loro importanza nel Planning Performance Domain

Ogni progetto ha le sue caratteristiche e le sue esigenze; di conseguenza esistono alcune variabili che possono influenzare quando e in che misura pianificare il progetto.

Le più comuni sono le seguenti:

• Approccio allo sviluppo: questo elemento può influenzare come, quanto e quando viene condotta la pianificazione. Ad esempio, quando gran parte della pianificazione viene eseguita in anticipo. Spesso durante il ciclo di vita del progetto, i piani iniziali vengono progressivamente elaborati con maggiori dettagli, ma c’è poco cambiamento rispetto all’originale.

• Risultati del progetto: spesso l’output di progetto necessita una pianificazione specifica. I progetti di costruzione sono un ottimo esempio in questo caso. Al contrario, nel caso di sviluppo di prodotti di alta tecnologia si può utilizzare un tipo di pianificazione continua e adattiva per consentire l’evoluzione e i cambiamenti basati sui progressi tecnologici.

• Requisiti organizzativi: governance organizzativa, procedure, processi, cultura aziendale possono richiedere ai project manager di seguire determinati tipi di pianificazione.

• Condizioni di mercato: i progetti possono svolgersi in un ambiente estremamente competitivo. In tale situazione, la progettazione potrebbe essere ridotta al minimo poiché l’enfasi è sulla velocità di mercato.

• Restrizioni legali o regolamentari: per legge possono essere richiesti specifici documenti prima di concedere un’autorizzazione o un’approvazione per iniziare i lavori.

Altre variabili nella pianificazione di un progetto

– Delivery: ciò che il progetto deve produrre. La pianificazione inizia con la comprensione del business case, dei requisiti degli stakeholder e dell’ambito del progetto e del prodotto.

– Stime: cioè la stima dell’impegno del lavoro richiesto, della durata, dei costi e delle risorse.

– Schedules: un modello per l’esecuzione delle attività di progetto.

– Budget: che si evolve a partire dalle stime concordate in “estimating”.

– Project Team: la sua composizione e la sua struttura. Questo inizia con l’identificazione delle skills necessarie per portare a termine il lavoro.

– Comunicazione: potrebbero esserci diversi livelli di informazioni –interne, esterne, sensibili, pubbliche –. Queste differenti categorie forniscono il fondamento per stabilire i processi di comunicazione e il piano di progetto.

– Risorse fisiche: cioè qualsiasi risorsa che non sia una persona. Fra questi: materiali, macchinari, software, licenze, ecc.

– Procurement: o approvvigionamento, soprattutto in caso di necessità di contrattare consulenti o fornitori esterni.

– Cambiamenti: ci saranno sempre cambiamenti più o meno importanti in qualsiasi progetto. Per questo motivo, i team di progetto dovrebbero essere sempre pronti ad adattare i piani in qualsiasi momento.

– Metriche: stabilire delle metriche permette di fissare delle soglie che indichino se le prestazioni lavorative sono quelle previste, in tendenza positiva o negativa o lontane dai risultati attesi.

– Alignment: ciò significa che la pianificazione deve rimanere in linea con gli impegni di consegna, i fondi stanziati, la disponibilità delle risorse e le esigenze degli stakeholder.

I risultati attesi per il Planning Performance Domain

Il PMBOK 7 conclude definendo sei risultati desiderati del Planning Performance Domain.

Questi dovrebbero dimostrare che il team di progetto ha eseguito il lavoro in modo efficace:

1. Il progetto procede in maniera organizzata e coordinata: le metriche di pianificazione ne permettono il controllo.
2. Esiste un approccio olistico per fornire i risultati del progetto: tutti gli aspetti del piano sono adeguatamente coordinati per evitare lacune, sovrapposizioni, duplicazioni o disallineamenti.
3. Le informazioni in evoluzione vengono elaborate per raggiungere gli obiettivi stabiliti.
4. Il tempo dedicato alla pianificazione è appropriato alla situazione.
5. Le informazioni sono sufficienti per rispondere alle aspettative degli stakeholder: ciò significa che il piano di comunicazione con gli stakeholder ha funzionato.
6. Esiste un processo di adattamento dei piani durante tutto il ciclo di vita del progetto basato su esigenze o condizioni emergenti e mutevoli.

Migliorare la pianificazione del progetto con Twproject

Twproject fornisce una solida soluzione per migliorare la pianificazione del progetto e ottenere i risultati desiderati nel Planning Performance Domain.

Numerose sono le funzionalità per aiutarti a definire la pianificazione del progetto:

• Gestione dell’ambito del progetto: Twproject ti consente di definire l’ambito del progetto creando una WBS (Work Breakdown Structure). La WBS è una scomposizione gerarchica del lavoro del progetto in compiti più piccoli e più gestibili.

• Gestione degli stakeholder: puoi identificare e gestire gli stakeholder del progetto. Identificando e gestendo le parti interessate, i project manager possono garantire che il progetto soddisfi le esigenze di tutte le parti interessate.

• Gestione della pianificazione del progetto: con Twproject puoi creare una pianificazione del progetto definendo le attività, le loro dipendenze e le loro durate stimate. La pianificazione del progetto è uno strumento fondamentale per garantire che il progetto sia completato in tempo.

• Budget del progetto: definendo i costi, le loro fonti e la loro allocazione.

• Risk management: identificando e gestendo i rischi, i project manager possono ridurre la probabilità e l’impatto dei rischi del progetto.

• Approvvigionamento di progetto: con Twproject puoi pianificare l’approvvigionamento di progetto definendo le esigenze, il processo e i contratti di approvvigionamento. Il piano di approvvigionamento del progetto è uno strumento fondamentale per garantire che il progetto ottenga le risorse necessarie.

In conclusione, il planning perfomance domain è essenziale per il successo di qualsiasi progetto. Con un’attenta pianificazione, i project manager possono aumentare le possibilità di consegnare il progetto in tempo, nel rispetto del budget e secondo gli standard di qualità richiesti.

Per voi abituati a gestire progetti con Excel, amanti delle celle colorate e delle formule concatenate, lasciatevi guidare in un viaggio affascinante ed emozionante attraverso la landa desolata di Excel.

Un luogo dove il controllo, la pianificazione e la struttura si perdono tra un VLOOKUP e un errore di riferimento circolare.

Preparatevi ad immergervi nel fantastico mondo del caos organizzato, dove l’unica certezza è l’incertezza.

Gestire progetti con Excel: una combo da evitare

Chi di noi non ha mai aperto Excel per tracciare un piano, un budget o semplicemente per tenere traccia delle spese?

È lì, sempre pronto, con le sue celle vuote che aspettano solo di essere riempite. Eppure, nonostante la sua apparente semplicità, gestire progetti con Excel può diventare rapidamente un incubo ricorrente. Un incubo dove i file si moltiplicano come conigli e le formule diventano intricate come la trama di un film di Christopher Nolan.

Excel è un ottimo strumento per molte cose. Ma quando si tratta di gestione dei progetti, diventa un po’ come cercare di tagliare un filetto con un cucchiaio: tecnicamente possibile, ma incredibilmente frustrante e inefficiente.

Le attività si perdono tra un foglio e l’altro, le date di scadenza diventano un mistero degno di Sherlock Holmes e la collaborazione tra i membri del team si trasforma in una partita di ping pong di file via email. E cosa succede quando un file viene sovrascritto o perso? Beh, speriamo che vi piaccia rifare tutto da capo.

Ma non temete. Esiste un’alternativa a questo caos: Twproject. Questo software per la gestione dei progetti è come un faro nella notte, un’oasi nel deserto, un… beh, avete capito.

Twproject offre una soluzione completa per la gestione dei progetti, con strumenti per la pianificazione, il tracking, la gestione delle risorse e molto altro. Non più fogli Excel sparsi, ma un’unica piattaforma dove tutto è organizzato e accessibile.

Twproject vs Excel: la battaglia finale

Immaginate di dover gestire un progetto complesso con Excel. Avete diverse attività, ciascuna con le proprie scadenze e assegnazioni. Dovete tracciare il progresso, monitorare i costi e comunicare con il team. Avete già mal di testa?

Ora immaginate di fare lo stesso con Twproject. Tutte le informazioni sono in un unico posto, accessibili con un clic. Le attività possono essere visualizzate e modificate facilmente, le scadenze sono chiare e la comunicazione con il team è fluida e integrata. E quel mal di testa? Scomparso.

Dal foglio di calcolo al software di project management: una transizione necessaria

Nel mondo moderno, la gestione dei progetti non è più una questione di file e cartelle, ma di strumenti e processi integrati.

Con Twproject, potete dire addio alle lunghe ore trascorse a cercare di capire quale versione di un file Excel è la più aggiornata o a inviare interminabili email per chiedere aggiornamenti sulle attività.

Twproject trasforma il lavoro caotico in un processo strutturato e gestibile, permettendo a voi e al vostro team di concentrarvi su ciò che conta davvero: portare a termine il progetto con successo. E non c’è niente di più gratificante che vedere tutte le parti di un progetto incastrarsi perfettamente come i pezzi di un puzzle.

Lasciare andare Excel: un passo verso l’efficienza

Capiamo che lasciare andare Excel può essere difficile. È come dire addio a un vecchio amico. Ma a volte, per crescere e migliorare, dobbiamo fare scelte difficili. E scegliere Twproject per la gestione dei progetti è una di queste scelte.

Non si tratta solo di un cambio di strumento, ma di un cambio di mentalità. È l’adozione di una visione più ampia e integrata della gestione dei progetti, che mette al centro la collaborazione, la trasparenza e l’efficienza.

E non preoccupatevi, Excel non se la prenderà.

Gestire progetti con Excel: ogni lavoro ha il suo strumento

Gestire progetti con Excel è come cercare di viaggiare nel tempo con una DeLorean senza il flusso canalizzatore: può sembrare affascinante, ma è destinato a finire in un disastro.

Twproject, invece, è il vostro TARDIS personale: una macchina del tempo e dello spazio che vi permette di gestire i progetti con precisione e controllo, indipendentemente dalla loro complessità.

Ma non prendete la nostra parola per scontata. Provate voi stessi la differenza. Dimenticate le formule complesse e i fogli infiniti. Smettete di cercare di adattare un foglio di calcolo a un compito per cui non è stato progettato.

Perché alla fine, la gestione dei progetti non dovrebbe essere un’arte di creare caos. Dovrebbe essere un’arte di creare ordine, efficienza e successo. E con Twproject, questa arte è a portata di mano.

Per coloro che sono ancora dubbiosi, vi lasciamo con un pensiero: si dice che un progetto ben gestito è come una sinfonia, con tutte le sue parti che lavorano insieme in armonia. Allora perché accontentarsi di un’armonica quando si può avere un’intera orchestra?

A voi la scelta: continuare a navigare nel mare tempestoso di Excel, o salpare verso l’isola di efficienza che è Twproject. Sappiamo quale preferiremmo.

E ricordate: nel mondo della gestione dei progetti, la chiave è l’organizzazione. E non c’è niente di più organizzato di un software progettato appositamente per questo scopo. Quindi, la prossima volta che pensate di aprire Excel, fate un passo indietro e provate Twproject. Non ve ne pentirete.

Non solo vi semplificherà la vita, ma porterà anche i vostri progetti a un livello completamente nuovo.

Perché ogni Project Manager merita di più di Excel.

E’ possibile ridurre l’impatto ambientale nel project management?

Nell’era della crescente consapevolezza ambientale e della necessità di ridurre la nostra impronta di carbonio, il project management sostenibile sta diventando sempre più importante.

In questo articolo, esamineremo l’impatto ambientale dei progetti e come i project manager possono ridurre la loro carbon footprint utilizzando tecniche e strumenti efficaci, tra cui il software di project management Twproject.

La carbon footprint nel project management

La carbon footprint è una misura delle emissioni di gas serra (GHG) prodotte direttamente o indirettamente da un’attività, un prodotto o un’organizzazione.

Nel contesto del project management, la carbon footprint può essere generata da vari aspetti, tra cui l’utilizzo di risorse, il consumo energetico, i trasporti e lo smaltimento dei rifiuti.

Ridurre la carbon footprint attraverso la pianificazione e la progettazione

Una delle principali sfide nel ridurre l’impatto ambientale dei progetti è la pianificazione e la progettazione.

I project manager possono adottare diverse strategie per minimizzare la carbon footprint, tra cui:

• Utilizzare metodologie di project management sostenibile, come la valutazione del ciclo di vita (LCA) e l’analisi dei costi.
• Integrare la sostenibilità nelle specifiche del progetto, come l’uso di materiali a basso impatto ambientale e tecniche di costruzione efficienti dal punto di vista energetico
• Coinvolgere gli stakeholder nella definizione degli obiettivi di sostenibilità e nel monitoraggio dei progressi
• Adottare un approccio olistico alla progettazione, considerando l’impatto ambientale durante l’intero ciclo di vita del progetto.

La comunicazione e la formazione come strumenti per la sostenibilità

Per garantire che tutti i membri del team siano consapevoli dell’impatto ambientale dei progetti e delle azioni necessarie per ridurre la carbon footprint, è essenziale promuovere una comunicazione efficace e fornire formazione adeguata.

I project manager possono:

• Organizzare workshop e sessioni di formazione sulle migliori pratiche di project management sostenibile;
• Fornire informazioni regolari sulle iniziative di sostenibilità e sui progressi raggiunti;
• Coinvolgere gli stakeholder nella condivisione di idee e soluzioni per migliorare la sostenibilità del progetto;
• Utilizzare strumenti di comunicazione digitali per ridurre la necessità di spostamenti e riunioni in presenza.

Come Twproject può aiutare a ridurre la carbon footprint dei progetti

Twproject è un software di project management completo che consente ai project manager di pianificare, monitorare e controllare i loro progetti in modo efficiente ed efficace.

Grazie alle sue funzionalità avanzate e alla sua flessibilità, Twproject può supportare gli sforzi dei project manager nel ridurre la carbon footprint dei loro progetti.

• Pianificazione e controllo delle risorse: Twproject permette di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, riducendo sprechi ed emissioni di CO2 associate. Ad esempio, è possibile pianificare e monitorare l’uso di materiali a basso impatto ambientale e di tecniche di costruzione sostenibili.

• Gestione delle attività e dei processi: Twproject aiuta a identificare e monitorare le attività chiave per il raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità, consentendo ai project manager di intervenire tempestivamente in caso di deviazioni o problemi.

• Comunicazione e collaborazione: grazie alle sue funzionalità di comunicazione integrata, Twproject facilita la collaborazione tra i membri del team e gli stakeholder, riducendo la necessità di spostamenti e riunioni in presenza. Inoltre, la piattaforma permette di condividere facilmente documenti, report e informazioni relative alla sostenibilità del progetto.

• Monitoraggio e reporting: Twproject offre strumenti di monitoraggio e reporting avanzati, che consentono ai project manager di valutare e comunicare l’impatto ambientale dei loro progetti e di identificare aree di miglioramento.

Esempi concreti di riduzione della carbon footprint nel project management

• Progetto di costruzione: un’azienda edile può utilizzare Twproject per pianificare e monitorare l’uso di materiali a basso impatto ambientale e di tecniche di costruzione sostenibili. Ad es. l’utilizzo di calcestruzzo a basso contenuto di CO2 o l’installazione di sistemi di isolamento termico efficienti. Inoltre, il software può aiutare a coordinare il trasporto e la logistica, riducendo le emissioni di gas serra associate.

• Progetto di sviluppo software: un’azienda di sviluppo software può utilizzare Twproject per organizzare e monitorare le attività di lavoro da casa o telelavoro, riducendo la necessità di spostamenti dei dipendenti e le emissioni di CO2 associate. Inoltre, la piattaforma può facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, riducendo la necessità di riunioni in presenza e di viaggi di lavoro.

• Progetto di eventi: un’organizzazione che gestisce eventi può utilizzare Twproject per pianificare e coordinare la realizzazione di eventi a basso impatto ambientale, come conferenze virtuali o fiere sostenibili. Il software può aiutare a monitorare l’uso di risorse e servizi eco-compatibili, come il catering biologico e il riciclo dei rifiuti, e a comunicare i risultati in termini di riduzione della carbon footprint agli stakeholder.

Conclusione

Ridurre la carbon footprint dei progetti è un obiettivo fondamentale per i project manager che desiderano contribuire alla lotta contro i cambiamenti climatici e promuovere la sostenibilità ambientale.

Attraverso una pianificazione e progettazione accurata, una comunicazione e formazione efficace e l’utilizzo di strumenti e metodologie avanzate come Twproject, è possibile ridurre significativamente l’impatto ambientale dei progetti e garantire un futuro più sostenibile per tutti.

L’inclusività e il project management sono ambiti in costante evoluzione.

La gestione delle risorse umane gioca un ruolo fondamentale per il successo dei progetti.

In un contesto sempre più interconnesso e globale, l’inclusività si rivela essere un fattore chiave nella conduzione efficace di un team e nella realizzazione degli obiettivi prefissati.

In questo articolo, esploreremo l’importanza dell’inclusività nel project management, analizzando i valori fondamentali che ne sono alla base.

Inoltre, mostreremo come Twproject possa supportare il raggiungimento di un ambiente di lavoro inclusivo.

Cos’è l’inclusività e perché è importante nel project management

L’inclusività si riferisce alla creazione di un ambiente di lavoro in cui tutte le persone, indipendentemente dalle loro differenze, siano trattate con equità e rispetto, e abbiano pari opportunità di crescita e sviluppo.

Nel project management, l’inclusività è fondamentale per valorizzare le competenze e le esperienze di ciascun membro del team, migliorando la collaborazione e la produttività.

Un ambiente inclusivo favorisce l’innovazione, poiché la diversità di idee e prospettive permette di trovare soluzioni originali e creative ai problemi. Inoltre, l’inclusività riduce il turnover dei dipendenti, aumentando la soddisfazione e l’engagement del team.

I valori chiave dell’inclusività nel project management

Per creare un ambiente di lavoro inclusivo, è importante promuovere i seguenti valori chiave:

• Rispetto: trattare ogni membro del team con cortesia e considerazione, riconoscendo le loro competenze e il loro contributo al progetto.
• Empatia: mettersi nei panni degli altri, cercando di comprendere le loro esigenze e aspettative, e agire di conseguenza.
• Comunicazione aperta: incoraggiare la condivisione di idee e opinioni, ascoltando attentamente e fornendo feedback costruttivi.
• Equità: garantire pari opportunità di crescita e sviluppo a tutti i membri del team, evitando discriminazioni e favoritismi.
• Flessibilità: adattarsi alle diverse esigenze e circostanze dei membri del team, offrendo soluzioni personalizzate e compatibili con il progetto.

Come promuovere l’inclusività nel proprio team

Ecco alcuni esempi concreti di come i project manager possono promuovere l’inclusività nel loro team:

a. Organizzare incontri regolari per discutere delle problematiche e delle sfide che i membri del team affrontano, offrendo supporto e risorse per risolverle.

b. Offrire formazione e mentoring a tutti i membri del team, indipendentemente dal loro ruolo o livello gerarchico.

c. Promuovere la diversità all’interno del team, selezionando membri con competenze, esperienze e background diversi.

d. Implementare politiche di flessibilità lavorativa, come orari flessibili o telelavoro, per adattarsi alle esigenze di ciascun membro del team.

e. Creare un codice di condotta che promuova il rispetto e l’equità e che scoraggi atteggiamenti discriminatori o escludenti.

f. Coinvolgere attivamente tutti i membri del team nella pianificazione e nelle decisioni del progetto, valorizzando le loro idee e competenze.

g. Monitorare e valutare periodicamente l’ambiente di lavoro per individuare eventuali problemi di inclusività e agire tempestivamente per risolverli.

La leadership inclusiva nel project management

Per promuovere l’inclusività nel project management, è importante che i project manager adottino uno stile di leadership inclusivo.

La leadership inclusiva si basa sull’abilità di coinvolgere e valorizzare tutti i membri del team, incoraggiando la diversità di idee e prospettive.

Di seguito, alcuni principi fondamentali della leadership inclusiva:

• Autenticità: i leader inclusivi sono autentici e sinceri, dimostrando apertura e onestà nelle loro interazioni con i membri del team. Questo crea un ambiente di fiducia e trasparenza, in cui le persone si sentono a proprio agio nel condividere le loro idee e opinioni.
• Ascolto attivo: i leader inclusivi sono bravi ascoltatori, che prestano attenzione alle esigenze e alle preoccupazioni dei membri del team. L’ascolto attivo permette di comprendere meglio le diverse prospettive e di individuare eventuali problemi o sfide che il team sta affrontando.
• Supporto e sostegno: un leader inclusivo fornisce supporto e sostegno ai membri del team, offrendo risorse e opportunità per lo sviluppo personale e professionale. Questo contribuisce a creare un ambiente in cui tutti si sentono valorizzati e apprezzati per il loro contributo al progetto.
• Decision-making partecipativo: la leadership inclusiva prevede l’adozione di un processo decisionale partecipativo, in cui tutti i membri del team hanno l’opportunità di contribuire alle decisioni che riguardano il progetto. Ciò permette di prendere decisioni più informate e di ottenere un maggiore consenso e coinvolgimento da parte del team.

Inclusività e remote working

Il remote working è una tendenza in crescita nel mondo del lavoro, che offre numerosi vantaggi sia per i dipendenti che per le aziende.

Tuttavia, lavorare a distanza può creare sfide in termini di inclusività, poiché i membri del team potrebbero sentirsi isolati o esclusi dalle dinamiche del gruppo.

Ecco alcuni suggerimenti per promuovere l’inclusività nel contesto del remote working:

• Organizzare incontri virtuali regolari: per mantenere il senso di appartenenza e coesione del team, è importante organizzare incontri virtuali regolari, in cui si discutono obiettivi, progressi e sfide del progetto. Questi incontri possono essere sia formali che informali, e possono includere attività di team building per rafforzare i legami tra i membri del gruppo.

• Utilizzare strumenti di comunicazione efficaci: per garantire una comunicazione fluida e inclusiva, è importante utilizzare strumenti di comunicazione efficaci, come chat, videoconferenze e piattaforme di condivisione dei documenti. Twproject offre una vasta gamma di funzionalità che facilitano la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione.

• Creare un’atmosfera di lavoro inclusiva: per promuovere l’inclusività nel remote working, è importante creare un’atmosfera di lavoro inclusiva, in cui tutti i membri del team si sentano a proprio agio nel condividere idee e opinioni. Questo può essere ottenuto promuovendo la diversità e l’equità, incoraggiando la comunicazione aperta e il rispetto reciproco, e fornendo supporto e risorse per lo sviluppo personale e professionale.

• Prestare attenzione alle esigenze individuali: è particolarmente importante prestare attenzione alle esigenze individuali dei membri del team, offrendo soluzioni flessibili e personalizzate. Ad esempio, i project manager possono concedere orari flessibili per adattarsi ai diversi fusi orari o alle esigenze familiari dei membri del team.

L’inclusività nella gestione dei conflitti

Inevitabilmente, all’interno di un team di progetto possono sorgere conflitti e tensioni.

Gestire i conflitti in modo inclusivo è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro coeso e produttivo.

Ecco alcuni suggerimenti per la gestione inclusiva dei conflitti:

• Affrontare i conflitti in modo costruttivo: i project manager devono affrontare i conflitti in modo costruttivo, incoraggiando la comunicazione aperta e il dialogo tra le parti coinvolte. È importante evitare di prendere parti o di mostrare favoritismi, ma piuttosto cercare di comprendere le diverse prospettive e di trovare soluzioni che rispettino le esigenze di tutti.

• Promuovere l’empatia e la comprensione: nel gestire i conflitti, è importante promuovere l’empatia e la comprensione tra i membri del team, incoraggiandoli a mettersi nei panni degli altri e a riflettere sulle possibili cause delle tensioni.

• Offrire supporto e formazione: i project manager possono offrire supporto e formazione ai membri del team per migliorare le loro competenze nella gestione dei conflitti e nella comunicazione interpersonale. Ad esempio, si possono organizzare workshop o sessioni di coaching per aiutare i membri del team a sviluppare abilità di ascolto attivo, assertività e problem-solving.

Creare una cultura aziendale inclusiva

L’inclusività nel project management va oltre la gestione dei singoli progetti e riguarda la creazione di una cultura aziendale inclusiva. Per promuovere l’inclusività a livello organizzativo, le aziende possono adottare le seguenti strategie:

a. Definire una visione e degli obiettivi chiari in materia di inclusività: le aziende devono definire una visione e degli obiettivi chiari in materia di inclusività, che guidino le decisioni e le azioni a tutti i livelli dell’organizzazione.

b. Coinvolgere i leader aziendali: per creare una cultura aziendale inclusiva, è importante coinvolgere i leader aziendali nella promozione dell’inclusività e nella creazione di un ambiente di lavoro equo e rispettoso.

c. Implementare politiche e pratiche inclusive: le aziende possono implementare politiche e pratiche inclusive, come ad esempio la promozione della diversità nelle assunzioni, la formazione sulla sensibilizzazione culturale e la creazione di programmi di mentoring e sviluppo professionale per tutti i dipendenti.

d. Monitorare e valutare i progressi: è importante monitorare e valutare periodicamente i progressi in materia di inclusività, utilizzando indicatori di performance chiave e feedback dei dipendenti. Questo permette di identificare eventuali aree di miglioramento e di adottare le azioni correttive necessarie.

e. Comunicare i successi e le sfide: per mantenere l’impegno verso l’inclusività, le aziende devono comunicare regolarmente i successi e le sfide relative all’inclusività, condividendo le buone pratiche e le lezioni apprese con l’intera organizzazione.

Come Twproject supporta l’inclusività nel project management

Twproject offre numerosi strumenti e funzionalità per supportare un ambiente di lavoro inclusivo.

Ecco alcune delle caratteristiche che possono aiutare i project manager a promuovere l’inclusività nel loro team:

• Comunicazione e collaborazione: Twproject facilita la comunicazione e la collaborazione all’interno del team attraverso una piattaforma integrata che include chat, forum di discussione, e condivisione di documenti. Questo permette ai membri del team di condividere facilmente idee e informazioni, indipendentemente dalla loro posizione geografica o dal fuso orario. ù

• Gestione delle risorse: il software consente ai project manager di avere una panoramica completa delle competenze e delle disponibilità dei membri del team, permettendo loro di assegnare le risorse in modo equo ed efficiente. Inoltre, supporta la pianificazione delle risorse in base alle esigenze individuali, come ad esempio i permessi o gli orari flessibili.

• Formazione e sviluppo: Twproject integra funzionalità per la formazione e lo sviluppo professionale, consentendo ai project manager di identificare le esigenze formative del team e di offrire opportunità di crescita a tutti i membri.

• Monitoraggio e analisi: il software fornisce strumenti per monitorare e analizzare le performance del team; individua eventuali problemi o aree di miglioramento in termini di inclusività. Questo permette ai project manager di intervenire tempestivamente per garantire un ambiente di lavoro equo e inclusivo.

Conclusione

L’inclusività nel project management è fondamentale per il successo dei progetti e il benessere dei team di lavoro.

Promuovendo i valori dell’inclusività e adottando uno stile di leadership inclusivo, i project manager possono creare un ambiente di lavoro collaborativo, innovativo e produttivo.

Il software Twproject offre strumenti e funzionalità che supportano un approccio inclusivo al project management, facilitando la comunicazione, la gestione delle risorse, la formazione e lo sviluppo, e il monitoraggio delle performance.

Inoltre, è essenziale affrontare le sfide specifiche dell’inclusività nel contesto del remote working, adottando strategie per mantenere il senso di appartenenza e coesione del team e per rispondere alle esigenze individuali dei membri del gruppo.

La gestione inclusiva dei conflitti e la creazione di una cultura aziendale inclusiva sono altri fattori cruciali per promuovere l’inclusività a tutti i livelli dell’organizzazione.

In un mondo sempre più interconnesso e globale, l’inclusività nel project management rappresenta un vantaggio competitivo e una fonte di innovazione e crescita per le aziende.

Adottando un approccio inclusivo, i project manager e le organizzazioni possono trarre il massimo beneficio dalle competenze e dalle esperienze di tutti i membri del team, garantendo il successo dei progetti e il benessere dei dipendenti.

Il project management nella moda riveste un ruolo cruciale nel successo delle aziende di moda, permettendo loro di rispondere efficacemente alle sfide e di raggiungere gli obiettivi prefissati.

In questo articolo, esploreremo l’importanza del project management nel settore della moda e come l’utilizzo di Twproject può migliorare l’efficienza e la produttività delle aziende, analizzando il caso di successo del Gruppo Oberalp.

Il settore della moda è un’industria in continua evoluzione, caratterizzata da rapidi cambiamenti e una forte competizione. A differenza di altre industrie, la moda richiede cicli di produzione più brevi e un’attenzione costante alle tendenze e al gusto del pubblico.

Project Management nella moda: perché è importante?

Il Project Management nella moda include una serie di processi e attività volte a pianificare, organizzare, monitorare e controllare i progetti nel settore. Tra i compiti più comuni di un project manager nel settore della moda, si possono trovare:

• Pianificazione delle collezioni e definizione degli obiettivi;
• Coordinamento tra i diversi reparti, come design, produzione, marketing e vendite;
• Gestione del budget e delle risorse;
• Monitoraggio dei progressi e identificazione dei rischi;
• Valutazione e controllo della qualità dei prodotti finiti.

Per avere successo nel settore della moda, è fondamentale che le aziende siano in grado di gestire efficacemente le risorse e i tempi, così come di rispondere rapidamente alle tendenze emergenti e alle esigenze dei consumatori.

Sfide del Project Management nella moda e l’utilità di Twproject

Il settore della moda presenta alcune sfide uniche per i project manager, tra cui:

• Cicli di produzione più brevi: a differenza di altre industrie, la moda richiede cicli di produzione molto più brevi, con collezioni che cambiano frequentemente. Ciò impone ai project manager di pianificare e adattarsi rapidamente alle nuove tendenze e ai cambiamenti nel mercato.

• Dinamiche di mercato mutevoli: la moda è un settore altamente competitivo e in continua evoluzione. I project manager devono essere in grado di prevedere e reagire ai cambiamenti nel mercato, così come di gestire le aspettative e le esigenze dei clienti.

• Risorse limitate: spesso, le aziende di moda operano con risorse limitate, sia in termini di personale che di budget. I project manager devono essere in grado di massimizzare l’efficienza delle risorse disponibili e di trovare soluzioni creative per risolvere i problemi.

Twproject è un software di project management che aiuta le aziende a migliorare l’efficienza e la produttività attraverso la pianificazione, la collaborazione e il monitoraggio dei progetti.

Questo software può essere un alleato prezioso per le aziende di moda che cercano di affrontare le sfide uniche del settore. Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi dell’utilizzo di Twproject nel settore della moda:

• Pianificazione efficiente delle collezioni: Twproject offre strumenti di pianificazione avanzati che consentono ai project manager di definire gli obiettivi, i tempi e le risorse necessarie per ogni collezione. Ciò aiuta a garantire che tutte le parti interessate siano allineate e che i progetti siano completati nei tempi previsti.

• Collaborazione tra reparti: La comunicazione e la collaborazione tra i diversi reparti sono fondamentali per il successo delle aziende di moda. Twproject facilita la condivisione di informazioni e la collaborazione tra designer, produttori, marketer e venditori, garantendo che tutti lavorino insieme in modo efficiente.

• Monitoraggio dei progressi e identificazione dei rischi: con Twproject, i project manager possono monitorare facilmente i progressi di ogni progetto e identificare eventuali rischi o problemi che potrebbero ostacolare il successo. Ciò permette di affrontare proattivamente le sfide e di adattarsi rapidamente alle nuove situazioni.

• Gestione del budget e delle risorse: Grazie agli strumenti di gestione delle risorse di Twproject, i project manager possono tenere traccia delle spese e del budget, garantendo che i progetti rimangano nei limiti stabiliti. Inoltre, la possibilità di assegnare risorse in modo efficiente aiuta a massimizzare la produttività e a ridurre gli sprechi.

• Controllo e valutazione della qualità: utilizzando Twproject, i project manager possono impostare criteri di controllo qualità e valutare la conformità dei prodotti finiti agli standard stabiliti. Ciò garantisce che le aziende di moda producano capi di alta qualità che soddisfino le aspettative dei clienti.

Il successo del Gruppo Oberalp con Twproject

Per illustrare i vantaggi dell’utilizzo di Twproject nel settore della moda, prendiamo in considerazione il caso di successo del Gruppo Oberalp, un’azienda leader nel settore degli articoli e abbigliamento sportivi.

Il Gruppo Oberalp, che fornisce abbigliamento da montagna e outdoor, aveva utilizzato sette strumenti diversi per la gestione dei progetti.

L’azienda desiderava una piattaforma integrata di gestione dei progetti per avere una dashboard unica per monitorare lo sviluppo in ogni brand, categoria e prodotto, ma allo stesso tempo, consentire ai team di lavorare in modo autonomo.  

L’implementazione di Twproject ha consentito a Oberalp di ridurre il numero di strumenti di gestione dei progetti da sette a uno, aumentando la trasparenza tra i progetti interdivisionali e migliorando il controllo dei costi.

Inoltre, l’azienda ha potuto rispettare le scadenze stagionali indipendentemente dalla metodologia utilizzata in ogni area funzionale.

Twproject ha facilitato la registrazione del tempo e la raccolta dei dati per i progetti di ricerca, riducendo il sovraccarico associato e velocizzando l’invio delle informazioni alle organizzazioni che sponsorizzano i progetti.

In sintesi, l’implementazione di Twproject ha permesso al Gruppo Oberalp di semplificare la gestione dei progetti, aumentare la trasparenza tra i vari team e ridurre i costi IT.

Ha potenziato la collaborazione tra i dipendenti, creando un impatto positivo sull’azienda e consentendo al team di raggiungere al meglio gli obiettivi.

Conclusioni

Affrontare le sfide del settore moda richiede strumenti adeguati che permettano una pianificazione efficiente, una collaborazione efficace tra reparti e un monitoraggio attento dei progressi e dei rischi.

Offrendo funzionalità avanzate di pianificazione, collaborazione e monitoraggio, Twproject consente ai project manager di gestire con successo i progetti nel settore della moda e di affrontare le sfide che si presentano lungo il percorso.

Il caso di successo del Gruppo Oberalp dimostra come l’implementazione di Twproject possa portare a miglioramenti significativi nella gestione dei progetti moda e nella comunicazione interna. Ma anche a risultati migliori in termini di qualità dei prodotti e soddisfazione dei clienti.