Categoria: Gestione Progetti

La settimana edizione del PMBOK in inglese è attesa per il 15 ottobre 2021 e si tratta di una versione completamente inaspettata e non ortodossa rispetto a quelle precedenti.

La genesi della guida PMBOK® e l’approccio e la struttura di essa nel corso degli anni, sono assolutamente diversi rispetto a ciò che la settimana edizione porta.

Vediamo di approfondire perché in questo articolo.

PMBOK®: una breve storia

Nel 1969 nasce il Project Management Institute, o PMI, fondato da Ned Engman, James Snyder, Susan Gallagher, Eric Jenett e J Gordon Davis.

Gli obiettivi del PMI sono stati chiari fin dall’inizio: “favorire il riconoscimento della necessità di professionalità nella gestione dei progetti; fornire un forum per il libero scambio di problemi, soluzioni e applicazioni di gestione del progetto; coordinare gli sforzi di ricerca industriale e accademica; sviluppare terminologia e tecniche comuni per migliorare le comunicazioni; fornire un’interfaccia tra utenti e fornitori di sistemi hardware e software e fornire linee guida per l’istruzione e lo sviluppo della carriera nel campo del project management.”

E questa è la genesi del PMBOK – “A Guide to Project Management Body of Knowledge” con le sue edizioni:

• 1996: prima edizione di PMBOK®
• 2000: seconda edizione
• 2004: terza edizione
• 2008: quarta edizione
• 2013: quinta edizione
• 2017: sesta edizione
• 2021: settima edizione

Ogni pochi anni il PMI esegue uno studio di definizione per capire come si sta evolvendo il ruolo del project manager ed il PMBOK® riflette le metodologie, le pratiche e i processi di gestione dei progetti utilizzati con successo in tutti i settori del mondo.

Quali sono gli aspetti fondamentali che hanno influenzato la settima edizione del PMBOK?

La settima versione del PMBOK si allontana da un approccio orientato al processo passando ad un approccio orientato ai principi, e ai risultati, supportando così qualsiasi tipo di consegna del progetto.

In altre parole, gli standard di project management devono concentrarsi su un progetto di successo e sulla consegna del valore.

Un altro cambiamento marcato si trova nell’ambito, in cui l’attenzione è rivolta ai risultati del progetto oltre che agli output finali del progetto.

In particolare, sono due gli aspetti fondamentali che influenzano i cambiamenti in questa nuova edizione del PMBOK:

• Value Delivery System, o sistema di consegna del lavoro
• Project Delivery System, o principi di consegna del progetto

1. Value Delivery System

Si tratta del sistema olistico attraverso il quale i progetti forniscono valore aziendale raggiungendo gli obiettivi di business dell’organizzazione.

La settima edizione del PMBOK mostra quindi come una buona strategia sia in grado di portare valore di business.

Questo viene fatto attraverso la definizione di strategie organizzative che aiutano a identificare gli obiettivi di business, che poi si trasformano in iniziative attuabili come programmi e progetti, che a loro volta producono risultati finali in grado di aumentare le capacità dell’organizzazione.

Il sistema che consente questo flusso in modo agevole e predittivo sarebbe il sistema di consegna del valore da costruire nell’organizzazione.

Il sistema di distribuzione del valore comprende portafogli, programmi, progetti e operazioni e utilizza un sistema di governance per gestire i problemi, abilitare il flusso di lavoro e supportare le capacità decisionali.

2. Project Delivery Principles

Questi sono i “what” e i “why” della consegna del progetto che guidano il pensiero e il comportamento delle persone coinvolte in modo che queste possano applicare i loro sforzi verso il risultato finale.

Notare l’uso del concetto di “consegna di progetto” e non di gestione.

Ci sono 12 principi definiti come standard per il project management che descrivono una norma o un valore fondamentale:

• Essere diligente, rispettoso e premuroso
• Costruire una cultura di responsabilità e rispetto
• Coinvolgere le parti interessate per comprendere i loro interessi e le loro esigenze
• Concentrarsi sul valore
• Riconoscere e rispondere alle interazioni dei sistemi
• Motivare, influenzare, insegnare e imparare
• Personalizzare l’approccio di consegna in base al contesto
• Costruire la qualità nei processi e nei risultati
• Affrontare la complessità usando conoscenza, esperienza e apprendimento
• Affrontare opportunità e minacce
• Essere adattabile e resiliente
• Abilitare il cambiamento per raggiungere lo stato futuro previsto

E quale sarà l’impatto di questi cambiamenti sugli esami PMP e CAPM?

È risaputo che il PMBOK è la base per le certificazioni PMP e CAPM.

Di conseguenza, una delle domande più frequenti sulla settima del PMBOK riguarda l’impatto dei cambiamenti di questa nuova edizione sugli esami PMP e CAPM.

L’esame PMP, per ora, continuerà a utilizzare la sesta edizione del PMBOK come uno dei numerosi riferimenti.

Il PMI concede diversi mesi prima di basare la certificazione PMP sulla nuova versione del PMBOK.

Lo stesso vale per il CAPM; l’esame attuale continuerà ad essere basato sulla sesta edizione del PMBOK come specificato nell’Exam Content Outline.

 

Le rapide innovazioni tecnologiche e la necessità per organizzazioni e professionisti di adattarsi più rapidamente ai cambiamenti del mercato hanno determinato un’evoluzione ancora più rapida e radicale del project management.

La prossima edizione del PMBOK rappresenterà quindi questi cambiamenti importanti, ciò sarà visibile già dal fatto che la guida includerà solo 250 pagine rispetto alle 700 pagine della 6a edizione.

La settima edizione del PMBOK amplierà il suo potenziale pubblico per rivolgersi a chiunque sia coinvolto in progetti piuttosto che essere progettato esclusivamente per i project manager.

La guida, inoltre, includerà un’ampia gamma di approcci di sviluppo per rispondere alle esigenze dei professionisti, guidarli ad essere più flessibili, proattivi ed efficaci nell’incorporare i requisiti dei loro progetti e fornire le migliori pratiche per ottenere valore sul lavoro.

Nel corso dei decenni ci sono stati notevoli progressi tecnologici che permettono di approcciare metodi e problematiche in maniera più efficiente, fra cui la gestione dei lead e lag time.

In un mondo ideale, tutte le attività del progetto sono allineate in sequenza una dopo l’altra.

Quindi, è responsabilità del project manager assicurarsi che tutte queste attività inizino e terminino in base alla pianificazione del progetto.

Tuttavia, in alcuni casi, il project manager ha bisogno di accelerare o ritardare intenzionalmente le attività dipendenti mantenendo comunque le relazioni.

È qui che si muovono i lead e i lag come gli elementi costitutivi più essenziali e fondamentali della pianificazione.

Vediamolo meglio in questo articolo.

Cosa sono i lead e i lag in un progetto?

Proviamo a vedere insieme ciò di cui stiamo parlando e cominciamo dal capire cosa sono i lead e i lag in un progetto.

Che cos’è il lead time?

Il Lead time viene definito nel PMBOK come “la quantità di tempo in cui un’attività successiva può essere avanzata rispetto a un’attività precedente”.

Ciò significa che quando un’attività è ancora in esecuzione e allo stesso tempo inizia il lavoro su un’altra attività, il lead time indica la sovrapposizione tra la prima e la seconda attività.

In un esempio pratico: nell’introduzione di un nuovo software di gestione degli ordini, l’organizzazione può decidere di cominciare la fase di formazione dei dipendenti del Team di progetto nello stesso momento in cui il team di sviluppo sta ancora svolgendo le attività di test sul software.

Che cos’è il lead time nella gestione dei progetti?

Il lead time nella gestione del progetto definisce un progetto finito, una tantum, o il completamento di una parte importante del progetto.

Viene spesso utilizzato nei flussi di lavoro Kanban: in caso di schede denominate “Da fare”, “Attività in corso” e “Attività in attesa di passaggi successivi”, il tempo di consegna – o lead time – si estenderebbe su tutte e tre queste colonne.

Identificare quindi il lead time può aiutare il project manager a ripianificare le attività in modo da anticiparne alcune successive e riducendo così il tempo necessario per completare un ciclo di attività.

Ad esempio, se si hanno due attività, una che durerà 5 giorni e l’altra 4, il totale è di 9 giorni di lavoro.

Se, per ipotesi, la seconda attività avesse due giorni di lead time, cioè è possibile iniziare a lavoraci due giorni prima rispetto al termine dell’attività precedente, la durata totale di questo ciclo si potrà ridurre a 7 giorni invece che 9.

Che cos’è il lag?

Il lag time è, secondo il PMBOK, “il tempo durante il quale un’attività successiva deve essere ritardata rispetto ad un’attività precedente”.

Questo ritardo è raramente intenzionale o positivo e spesso impedisce di passare alla fase successiva del progetto.

Se la prima attività è stata terminata con successo ma si è verificato un ritardo con l’inizio della seconda, questo lasso di tempo è il lag time.

Che cos’è un lag nella gestione dei progetti?

Nella gestione dei progetti, il lag – ritardo – può verificarsi quando due o più attività dipendenti l’una dall’altra vengono rallentate da un errore lungo il percorso.

Quando una viene fermata, le altre devono aspettare che il problema venga risolto per andare avanti.

Il ritardo nella gestione del progetto può portare a deadline mancate e problemi di budget se non si dispone di un piano di backup in anticipo.

Gli indicatori lead e lag nella gestione dei progetti e l’importanza dell’uso di un software

Gli indicatori di lead e lag nella gestione dei progetti aiutano quindi a valutare le prestazioni.

Grazie ad un software di project management è possibile confrontare più facilmente l’indicatore di lead con l’indicatore di lag per vedere cosa è andato bene e cosa no.

Nel caso di una serie di attività o progetti ricorrenti, è possibile confrontare gli indicatori di lead e lag passati per trovare modelli, implementare modifiche e continuare a migliorare.

L’utilizzo di un software permette di eseguire questo confronto in maniera più rapida grazie a dati storici che possono essere salvati e ritrovati.

La tecnica di pianificazione più utilizzata è il metodo dei diagrammi delle precedenze per implementare il metodo del percorso critico per la pianificazione.

Questo metodo calcola il tempo minimo di completamento di un progetto insieme ai possibili tempi di inizio e fine per le attività del progetto.

Un software di project management come TWproject con i suoi algoritmi per la pianificazione dei percorsi critici permette di gestire in modo efficiente progetti con migliaia di attività.

L’effettiva rappresentazione informatica della pianificazione del progetto generalmente consiste in un elenco di attività con le relative durate, risorse richieste e attività precedenti.

Le rappresentazioni grafiche della rete, piuttosto che utilizzare un semplice elenco, sono utili per la visualizzazione del piano e per assicurare che i requisiti matematici siano soddisfatti.

Può, infatti, essere difficile per il project manager da solo identificare tutti i lead e lag, per questo l’aiuto di un software è essenziale.

Una capacità di molti software di pianificazione consiste nell’incorporare tipi di interazioni di attività oltre al semplice vincolo di fine predecessore a inizio successore.

Questa possibilità è particolarmente importante per assicurare pianificazioni realistiche e una visione del lavoro reale.

È comunque fondamentale capire come il software gestisce i calcoli, in modo da riuscire ad utilizzarlo nella maniera più efficiente possibile.

 

Per concludere, il lead e lag time permettono al project manager di avere flessibilità nello sviluppo di un programma di progetto.

Un project manager sovrintende affinché un progetto finisca in tempo e deve mantenere le attività nei tempi previsti.

Un forte ritardo è spesso visto come un fallimento nel project management e mantenere un progetto nei tempi previsti è quindi importante per il successo del team di gestione del progetto.

Con un software di project management è possibile la gestione efficace dei lead e dei lag in un progetto aiutando a monitorare la durata tutte le attività all’interno del ciclo di vita del progetto.

Lead e lag sfruttano la flessibilità nelle dipendenze tra le attività che vanno oltre le relazioni fine-inizio.

Sono quindi tecniche indispensabili per una corretta ed efficiente programmazione delle attività, l’ottimizzazione di una tempistica e come input per determinare un percorso critico.

Cos’è il crashing di un progetto e come farlo al meglio? Questo è ciò che discuteremo in questo articolo.

In realtà non c’è mai abbastanza tempo per gestire un progetto ed è questo il motivo per cui si fanno programmi. L’obiettivo è cercare di controllare le attività in base a tempo e budget.

A volte, però, le cose vanno male. Le modifiche in un progetto sono ovviamente comuni, ma è responsabilità del project manager assicurarsi che tali cambiamenti non abbiano un impatto negativo sulla pianificazione del progetto.

Alcuni passaggi o situazioni nella gestione del progetto potrebbero richiedere di essere rivalutate e il piano deve essere rivisto in base alle esigenze che si presentano.

Un esempio di tale rivalutazione è noto come crashing di un progetto, una tecnica utilizzata per accelerare la sequenza temporale di un progetto.

Che cos’è il crashing di un progetto?

Questa tecnica diminuisce la durata di un progetto riducendo il tempo di una o più attività attraverso l’aumento delle risorse o trovando scorciatoie eliminando le attività non necessarie.

Naturalmente, più risorse significa costo maggiore del progetto in generale e di conseguenza una modifica dell’ earned value.

In base al triplo vincolo di progetto – ambito, costo e tempo – infatti, se si riduce la durata del progetto, i costi aumentano o si riduce l’ambito del progetto.

Nel caso del crashing di un progetto, l’ambito deve rimanere lo stesso, cioè ci si aspetta che i risultati previsti all’inizio del progetto non cambino, il che significa necessariamente un aumento dei costi.

Pertanto, l’obiettivo principale del crashing di un progetto è ridurre la durata delle attività mantenendo i costi al minimo.

Motivi per scegliere il crashing di un progetto

Scegliere questa strategia è un’azione relativamente estrema che può essere presa per i seguenti motivi:

• Se si possono subire penali o multe importanti a causa di ritardi nella tempistica del progetto, potrebbe essere utile aggiungere più risorse per anticipare la data di completamento.
• Se l’organizzazione dispone di risorse aggiuntive, il loro utilizzo può aiutare ad accelerare la tempistica del progetto.
• Se ci si qualifica per un bonus in base alla data di completamento del progetto, pagare il costo di risorse aggiuntive per completare il progetto prima può avere un senso finanziario a lungo termine.
• Quando un’organizzazione forma nuovi membri del personale può assegnare a tali dipendenti aggiuntivi delle attività del progetto mentre completano la formazione.
• Se il team sta lavorando a un progetto e riceve l’incarico di intraprenderne uno nuovo, il progetto originale potrebbe subire un crashing in modo da concluderlo più velocemente e concentrarsi prima sul nuovo progetto.

Best practice di crashing di un progetto

Il crashing di progetto è di solito l’ultima strategia alla quale si ricorre, in quanto non è priva di rischi.

Ci sono alcuni fattori che bisogna considerare prima di intraprendere questa strada:

• Le attività che si stanno cercando di accelerare si trovano nel percorso critico
• Se le attività non sono nel percorso critico, probabilmente è possibile ignorarle piuttosto che pensare ad un crashing di progetto.
• Qual è la durata delle attività? Un compito breve sarà difficile da accelerare, soprattutto se non si ripete durante il progetto. Nel caso di un’attività più lunga il crashing potrebbe avere senso, ma è necessario assicurarsi di avere le risorse aggiuntive giuste.
• Quanto tempo richiede il crashing di progetto? Ad esempio, se il progetto coinvolge competenze molto specifiche e l’assunzione di nuove risorse richiederebbe molto tempo, il suggerimento degli esperti è di evitare questa strategia. Inoltre, il crashing è più efficace all’inizio della sequenza temporale, di solito quando un progetto è a meno della metà della sua realizzazione.

Fasi di gestione del crashing di un progetto

Una volta presa la decisione di utilizzare il crashing di progetto, ecco quali sono i passaggi da seguire:

1. Percorso critico: La prima cosa da fare è individuare ed analizzare il percorso critico del progetto. Questo aiuterà a determinare quali attività possono essere abbreviate o accelerate per portare a termine il progetto prima.
2. Identificare le attività: Ottenere un elenco di tutte le attività, quindi incontrare coloro a cui sono state assegnate e chiedere se credono che uno o alcuni compiti del percorso critico possano essere ridotti. In caso di risposta positiva, iniziare a cercare modi per accelerare queste attività.
3. Calcolare i costi: Dopo aver ristretto le attività nel percorso critico che si ritengono possano essere abbreviate, si passa a calcolare quanto costerà l’aggiunta di più risorse.
4. Fare una scelta: Quando è chiaro quanto si dovrà spendere, rispetto al tempo risparmiato, per ciascuna attività del percorso critico, si passa a prendere una decisione scegliendo la via meno costosa. Il crashing di un progetto, infatti, non significa solo aggiungere risorse per portarlo a termine più velocemente, ma ottenere il massimo in cambio di quella spesa extra. Il project manager, nella maggior parte dei casi, avrà bisogno dell’autorizzazione delle parti interessate per ricevere l’approvazione delle modifiche al progetto.
5. Eseguire i cambiamenti: Dopo aver ricevuto l’approvazione per il budget aumentato e la tempistica del progetto rivista, è possibile iniziare ad aggiungere risorse e accelerare le attività individuate. Questo passaggio può comportare la formazione di nuovi membri del personale, il reindirizzamento delle risorse al progetto o la possibilità per coloro che sono coinvolti nel progetto di apprendere nuove competenze.
6. Apportare le dovute modifiche: Come in ogni progetto, una volta presa una decisione riguardo ad una modifica, il passo successivo è aggiornare tutta la documentazione di progetto, il programma, il piano e il Gantt.

 

È importante sottolineare che il crashing di un progetto non è una strategia esente da rischi.

Farlo male significa mandare in tilt l’intero progetto, facendo salire alle stelle i costi e mancando la scadenza originale, andando quindi incontro ad un fallimento assicurato.

Valutare quindi l’esecuzione di un crashing di progetto è molto più semplice se si hanno a disposizione gli strumenti giusti per il lavoro.

Un software di project management permette di creare timeline visive e simulazioni di budget e tempistiche, permettendo di sperimentare diverse strategie di crashing ed il suo utilizzo permette quindi di fare la scelta migliore.

L’accountability è importante per un project manager, in quanto seguire un progetto senza alcuna forma di responsabilità è come lavorare senza una rete di sicurezza.

Sì, è possibile portare a termine le cose, ma queste possono diventare disastrose se qualcosa o qualcuno è in errore e nessuno sa o può dimostrare chi è responsabile di cosa e la coesione della squadra cade a pezzi.

Senza accountability, non è possibile per un project manager guidare un progetto o far parte di un team perché il fallimento è praticamente assicurato.

Ma cosa significa accountability?

Questo termine non ha una precisa traduzione in italiano, ma indirizza un problema estremamente importante del project management.

Accountability viene spesso tradotto con il termine “responsabilità”, ma il significato è decisamente diverso: l’accountability è la capacità di rendere conto, di essere responsabili di un risultato, mentre la responsabilità riguarda la capacità di svolgere e portare a termine un determinato lavoro.

Un’attività può avere diversi responsabili che la eseguono, ma, idealmente, una persona accountable che risponde del risultato del lavoro svolto.

Il concetto di accountability consiste quindi di:

• Assegnare la responsabilità.
• Assicurarsi che ci sia una condivisione riguardo alle aspettative: cosa deve essere consegnato, quanto tempo ci vorrà e quanto costerà per fornire un risultato di qualità.
• Comunicare in merito allo stato di avanzamento e di completamento.
• Essere aperti su problemi e rischi.
• Dare e ricevere feedback.
• Accettare la colpa o la fama associata al risultato.

Eppure, pur essendo il concetto di accountability chiaro e semplice, questo non è così facile da ottenere come potrebbe sembrare.

Spesso, i membri di un team di progetto riferiscono a un leader organizzativo diverso e quindi l’autorità diretta può essere inesistente.

Inoltre, spesso, le attività del progetto sono considerate la seconda priorità rispetto alle responsabilità quotidiane.

Quindi, come è possibile garantire l’accountability nella gestione di un progetto?

Alcune strategie per il successo includono:

1. Definire le aspettative.
2. Filosofia di accountability.
3. Evidenziare l’interconnessione dei compiti.
4. Follow-up sugli elementi di azione.

Vediamo questi punti più nel dettaglio.

Definire le aspettative

È un errore molto comune presumere che le aspettative e gli obiettivi del progetto siano chiari quando in realtà sono vaghi.

Spesso c’è incertezza nelle aspettative del progetto, il che porta i project manager a entrare in conflitto con le priorità.

La mancanza di documenti ben scritti e chiaramente dichiarati su compiti e responsabilità è il problema principale che causa situazioni in cui il manager insieme al team non riesca a prendere le decisioni giuste e perda la concentrazione sul progetto.

Ecco alcune domande chiave da porsi in questo caso:

• Se si verifica una mini-crisi, come ad esempio una potenziale spedizione in ritardo o un problema con un macchinario, il progetto perderà il focus?
• Se il manager diretto di un membro del team ha bisogno di un rapporto o di un’azione completata, il progetto perderà il focus?
• Se il progetto entra in conflitto con le priorità del dipartimento, il progetto perderà il focus?

La maggior parte delle volte, questi problemi fanno ritardare, o addirittura fallire, i progetti.

Un project manager dovrebbe riflettere sui potenziali conflitti al progetto, determinare le priorità e comunicare chiaramente in anticipo.

In questi casi, non solo i progetti hanno successo, ma in genere vengono soddisfatte anche le altre esigenze.

Filosofia di accountability

Un’azione importante che cade nelle mani del management è quella di promuovere un ambiente di accountability tra i membri del team e fra gli stakeholder di progetto in generale.

È necessario che il project manager si assicuri di cosa significa accountability individuale e di squadra, non solo per se stesso ma anche per tutti i membri del team.

Ciò significa adottare una filosofia secondo cui il successo dipende da qualcosa di più che dal semplice rispetto delle scadenze e dall’esecuzione delle attività.

A proposito delle scadenze, un buon gantt in un software di project management, diventa indispensabile.

Project manager, membri del team e stakeholder devono sentire un obbligo personale per raggiungere gli obiettivi e devono offrire il massimo livello di qualità e impegnarsi ad essere personalmente responsabili del successo del progetto.

Evidenziare l’interconnessione dei compiti

I progetti includono quasi sempre attività interdipendenti e alcune cose devono accadere in sequenza affinché il progetto abbia successo.

Poiché un project manager espone i dettagli di un progetto al team, il project manager dovrebbe essere intenzionale nell’evidenziare come le attività si intersecano.

Con il project manager che mostra ai membri del team come le attività si relazionano tra loro e come ogni persona deve fare un buon lavoro a beneficio degli altri membri del team, il project manager incentiva tutti a ritenersi accountable l’un l’altro.

Follow-up sugli elementi di azione

Quando i membri del team prendono impegni, l’intero team deve poter contare sul completamento dell’attività.

Man mano che le attività vengono assegnate, il project manager dovrebbe garantire che i membri del team mantengano la parola data.

Una volta che il primo step, la filosofia di accountability, ha stabilito un’atmosfera di responsabilità, non è necessario che il project manager rimproveri qualcuno che non lo segue. Le dinamiche di gruppo si prenderanno cura della situazione.

Di tanto in tanto, il project manager potrebbe aver bisogno di porre domande approfondite sul motivo per cui un impegno non è stato rispettato, ma di solito la persona accountable sarà disponibile ad esporsi in caso di errori e si impegnerà di nuovo per completare l’azione originale e possibilmente per espiare qualsiasi mancanza nella prestazione.

 

Responsabilità e accountability sono quindi fondamentali per il successo di un progetto ed una forte filosofia di accountability è il primo step per garantire la necessaria responsabilità ai progetti.

Gantt di progetto: vantaggio o svantaggio produttivo?

Il Gantt di progetto, con i suoi diagrammi, è l’arma indispensabile del Project Manager. Non solo, può anche tornare estremamente utile ed efficace per chiunque voglia organizzare le proprie attività in maniera strutturata.

INDICE DEI CONTENUTI

Questo strumento di pianificazione, è apparso all’inizio del XX secolo e da allora è stato ampiamente utilizzato per la pianificazione di progetti.

La ragione principale del successo del Gantt di progetto è la sua semplicità ed il focus sulla veloce visualizzazione delle attività.

I diagrammi di Gantt sono, inoltre, sono un ottimo metodo per pianificare il progetto  in modo temporale. Grazie ai diagrammi si possono anche definire ruoli, responsabilità ed uso efficace delle risorse .

Essi, infatti, hanno una visione immediata di come si sviluppa e struttura il progetto e fungono da linea guida fino al termine.

Che cos’è un diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt, é chiamato anche diagramma a barre schedulato. E’ uno strumento che serve a pianificare un insieme di attività che, generalmente, fanno parte di un unico progetto più complesso.

Sull’asse orizzontale si trova l’arco temporale, la cui unità di misura dipende dal calendario del progetto – giorni, settimane, mesi, ecc.. Sull’asse verticale, invece, troviamo l’elenco delle varie attività.

Ogni compito è rappresentato da una barra colorata che va dalla data di inizio a quella di fine attività .

Una volta inserite tutte le attività nel Gantt, si ha uno schema visivo di come è strutturato il progetto. Si potranno vedere immediatamente quali compiti vengono prima, quali si accavallano e quali avvengono successivamente.

Le risorse che svolgono ogni singola attività sono facilmente individuabili.

Con una struttura grafica così costruita è semplice capire. Sin dalla prima occhiata si nota se i processi si stanno svolgendo nei tempi previsti e se l’andamento del progetto è in linea con la deadline schedulata .

 

 

Molti software hanno, nel Gantt , il loro punto dolente in quanto il Gantt è poco efficace o addirittura inesistente.

Solo alcuni software, tra cui anche TWProject, hanno un Gantt di progetto semplice da leggere. Non solo… permette anche di entrare ancor più nello specifico, indicando per esempio:

• chi è la risorsa assegnata ad una determinata attività;
• se vi lavora a tempo pieno o part-time;
• quanto lavoro è stato svolto e rimane da fare;
• il costo associato ad ogni attività.

Quali sono i vantaggi del diagramma di Gantt?

Come Azienda siamo convinti che il diagramma di Gantt , se ben strutturato e gestito, può apportare diversi benefici alla gestione di un progetto .

Ecco un elenco di vantaggi che inevitabilmente questo sistema presenta.

I Vantaggi del Gantt: Visualizzazione

Il Gantt  permette di visualizzare il flusso di lavoro e la struttura del progetto .

Nel momento in cui inseriamo i vari task, analizzando lo schema possiamo renderci subito conto di eventuali incongruenze.

Lo schema lineare permette di capire in anticipo se ci sià di fronte a potenziali problemi organizzativi o tecnici. In sostanza il Gantt  ti permette di preparati con anticipo.

Grazie a questo strumento sarà possibile anche individuare tutte quelle attività che si trovano sul percorso critico. Ci accorgeremo quindi di quali sono quelle che incidono sui dati di fine del progetto. Riconoscere, tra tutte le attività, quelle fondamentali, ti consentirà di monitorare maggiormente e con più cautela.

La distribuzione delle attività permette di individuare i traguardi intermedi. Si può capire se il progetto è in linea con le tempistiche oppure no.

 

I Vantaggi del Gantt: Flessibilità

Come già citato, un pregio del diagramma di Gantt è quello di mostrare chiaramente la data di inizio e di fine di una determinata attività.

Le tempistiche di ogni compito verranno impostate dopo un confronto diretto con i responsabili di ogni settore, in modo da ottenere un valore realistico.

Per questo motivo, il diagramma di Gantt è utile anche per l’analisi di fattibilità di un progetto.

Una volta impostata l’intera struttura del progetto , non ha senso correre per completare la definizione stabilita prima della data prefissata (a meno che non ci sia davvero un valido motivo). Correre inutilmente potrebbe riflettersi nella mancanza di completezza e/o di precisione.

Essersi accordati su una determinata data con i diretti responsabili, significa che quello è il tempo necessario per svolgere il lavoro. Il lavoro va svolto in maniera corretta e completa e accellerare potrebbe essere controproducente. Inoltre, se esistono delle dipendenze tra le attività, concluderne prima una non significa necessariamente che chi segue sia già pronto ad iniziare.

Ricorda sempre che forzare i tempi inciderà quasi certamente sulla qualità del lavoro.

I Vantaggi del Gantt: Efficienza

Questi diagrammi sono utilizzati per un uso intelligente ed efficace delle risorse. Diventa davvero difficoltoso per le risorse essere affidabili quando sono alle prese con troppi processi e si trovano sommerse di lavoro.

Tutti i conflitti e i problemi che seguono il sovraccarico di compiti, possono portare ad un blocco definitivo dell’intero progetto e quindi, inevitabilmente, al suo insuccesso.

L’utilizzo di diagrammi di Gantt come strumento di pianificazione del progetto consente di avere una panoramica della timeline del progetto. Ciò permetterà di poter vedere facilmente dove e quando viene utilizzata una risorsa.

In questo modo è possibile allocare le risorse in modo tale da non rallentare o bloccare le attività creando colli di bottiglia. Una volta che un processo è finito, è possibile trasferire la risorsa ad un’altra attività.

 

I Vantaggi del Gantt: Motivazione

I Gantt sono ottimi per il morale!

Probabilmente tutti noi abbiamo avuto quelle giornate dove ci siamo sentiti completamente persi e sommersi dal lavoro. A chi non è capitato di venire sommerso dai progetti e di non riuscire più a vedere la direzione in cui si stava andando?

Ecco il caso in cui il diagramma di Gantt può essere un valido aiuto psicologico.

Guardando il diagramma infatti, è possibile vedere immediatamente come si stanno svolgendo le attività e come ogni processo proceda verso il completamento dell’intero progetto.

Si tratta di un metodo efficace per sollevare il morale e motivare la squadra. Inoltre, vedere il raggiungimento di un traguardo, per quanto piccolo possa essere, è pur sempre una gratificazione.

Permette di concentrarsi, step by step, sui diversi blocchi di attività senza sentirsi spaesati da un progetto che può essere lungo e complesso.

I Vantaggi del Gantt: Comunicazione

I diagrammi di Gantt non sono solo un utile strumento per pianificare il progetto.

I componenti del team possono utilizzare i diagrammi per visualizzare:

• dove si trovano all’interno del progetto;
• di cosa necessitano per completare determinate attività;
• gli input di cui hanno bisogno.

Il diagramma del progetto mostra esattamente chi bisogna contattare e con chi deve collaborare durante ogni fase. Ciò rende i componenti del Team di progetto in grado di comunicare meglio non solo tra loro, ma anche con il Project Manager.

Grazie al Gantt di progetto , quindi è anche possibile contribuire a migliorare la coesione, la comunicazione e la comprensione del e nel team.

Gli aspetti (svantaggi) del diagramma di Gantt da tenere sotto controllo!

Come per qualsiasi strumento altamente performante, anche per il Diagramma di Gantt, esistono alcuni aspetti da monitorare. Sono aspetti che, se non correttamente gestiti, possono tradursi in veri e propri svantaggi.

Elenchiamo brevemente gli aspetti a cui prestare attenzione, affinchè ognuno possa fare le sue valutazioni:

• Può diventare straordinariamente complesso. Ad eccezione dei progetti più semplici, un diagramma di Gantt presenterà un gran numero di attività e risorse impiegate per completare il progetto . Esistono software appositi in grado di gestire tutta questa complessità. Tuttavia, quando il progetto arriva a questo livello, deve essere gestito da un piccolo numero di persone, o spesso da uno solo, in grado di gestire tutti i dettagli. Le grandi aziende impiegano spesso uno o più Project Manager preparati. Nelle aziende non abituate a questo tipo di gestione, ciò può non funzionare come dovrebbe.
• La dimensione della barra non indica la quantità di lavoro. Ogni barra sul grafico indica il periodo di tempo in cui una determinata attività sarà completata. Tuttavia, osservando la barra, non è possibile stabilire quale livello di risorse è necessario per concludere tali compiti. Per esempio, una barra breve potrebbe richiedere 500 ore mentre una barra più lunga potrebbe richiedere solo 20 ore di lavoro. La lunghezza di una barra indica infatti la tempistica di una determinata attività e non la sua complessità in termini di ore di lavoro.
• Deve essere costantemente aggiornato. Iniziato il progetto, le cose potrebbero cambiare. Se si utilizza un diagramma di Gantt, bisogna avere la possibilità di modificare il grafico facilmente e frequentemente.
• Difficile da vedere su un singolo foglio di carta. I software che consentono di gestire questi grafici sono per i più adatti allo schermo di un computer e non sono pensati per essere stampati. Diventa quindi difficile mostrare i dettagli del piano a un pubblico ampio. È sicuramente possibile stampare il grafico, ma questo normalmente comporta un lavoro di “taglia e incolla” dei singoli pezzi, piuttosto dispendioso in termini di tempo. Molto più semplice videoproiettarlo in una riunione.

Il Gantt: conclusioni

Tutto sommato, il più grande vantaggio dei Gantt di progetto è la pura semplicità e una chiara panoramica delle attività e della loro durata.

Ciò lo rende ideale per i progetti in cui è necessario un accesso facilitato a tutte le informazioni pertinenti e che queste siano facilmente comprensibili a tutti coloro che partecipano al progetto.

Per questo abbiamo pensato ad una evoluzione del Gantt di TWProject.

Abbiamo, infatti, costruito uno strumento in grado di modellare situazioni in tempo reale ed essere modificato facilmente nel tempo.

Questo è in contrasto con la metodologia tradizionale di project management dove i progetti sono definiti da subito in dettaglio (metodo poco realistico per la maggior parte delle situazioni lavorative).

Il focus di Twproject è quello di catturare il lavoro svolto in tempo reale, per guidare il Project Manager durante l’intero sviluppo del progetto.

L’esperienza dei nostri clienti in tale direzione ci conforta fornendoci anche guida nello sviluppo futuro.

Qual è il maggior beneficio che riscontri, in Azienda, grazie del Gantt di progetto?

Raccontacelo!

La gestione di un progetto è l’uso di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche specifiche per fornire qualcosa di valore a persone e/o organizzazioni.

Lo sviluppo di un software per migliorare i processi aziendali, la costruzione di un edificio, i soccorsi dopo un disastro naturale, l’espansione delle vendite in un nuovo mercato… tutti questi sono esempi di progetti.

Un progetto è quindi uno sforzo temporaneo, che dura più o meno a lungo nel tempo, per creare valore attraverso un prodotto, servizio o risultato.

Tutti i progetti hanno una struttura, un team con dei ruoli e responsabilità, degli obiettivi da soddisfare e sono coordinati da un project manager.

Inoltre, ogni progetto è unico e differisce dalle operazioni di routine di un’organizzazione.

Oggi vediamo di capire meglio come funziona la gestione di un progetto.

Che cos’è la gestione di un progetto e da dove nasce?

La gestione di un progetto può essere definita come la disciplina dell’applicazione di processi e principi specifici per avviare, pianificare, eseguire e gestire il modo in cui nuove iniziative o modifiche vengono implementate all’interno di un’organizzazione.

La gestione del progetto è diversa dalla gestione delle regolari attività, poiché comporta la creazione di nuovi pacchetti di lavoro ed attività per raggiungere scopi e obiettivi concordati.

Nel corso della storia umana, la gestione dei progetti è sempre stata praticata in modo informale, ma ha iniziato a emergere come professione distinta a metà del XX secolo, grazie ad un gruppo di professionisti provenienti dai settori aerospaziale, ingegneristico, farmaceutico e delle telecomunicazioni.

Motivati ​​dalla necessità di affrontare i problemi di pianificazione e risorse associati a progetti sempre più complessi, questi si sono incontrati per iniziare a definire e standardizzare gli strumenti per una nuova professione…

… Ed è così che nel 1969 nasce il Project Management Institute, o PMI, l’autorità mondiale nella gestione dei progetti.

Da quel momento, la gestione dei progetti è diventata un’area specialistica aziendale ed i progetti in generale sono diventati sempre più la forza trainante dietro il modo in cui il lavoro viene svolto.

È ormai ampiamente riconosciuto che una conoscenza di base della gestione dei progetti può fornire valore a persone con una varietà di ruoli in una vasta gamma di attività.

Struttura della gestione di un progetto

I componenti chiave della gestione di un progetto sono:

• Tempo: la durata prevista del lavoro.
• Costo: il budget stanziato per il lavoro.
• Ambito: quali innovazioni o cambiamenti saranno forniti dal progetto.
• Qualità: lo standard del risultato del progetto.

Sebbene esistano diverse metodologie e approcci di gestione di un progetto, la maggior parte di questi segue queste fasi:

• Avvio del progetto: il project manager definisce ciò che il progetto raggiungerà e realizzerà, lavorando con gli sponsor e le parti interessate per concordare i risultati finali.
• Pianificazione: il project manager registra tutte le attività e assegna le scadenze per ciascuna, oltre a stabilire le relazioni e le dipendenze tra ciascuna di esse.
• Esecuzione: il project manager riunisce il team di progetto, raccoglie e alloca le risorse e il budget disponibili per compiti specifici.
• Monitoraggio: il project manager supervisiona lo stato di avanzamento del lavoro del progetto e aggiorna i piani del progetto per riflettere le prestazioni effettive.
• Chiusura: il project manager garantisce che gli output forniti dal progetto siano accettati dall’azienda e rilascia il team di progetto.

Ruoli e responsabilità nella gestione di un progetto

La gestione del progetto è riconosciuta come una funzione aziendale distinta all’interno di un’organizzazione e i project manager hanno un ruolo e delle responsabilità specifici nella realizzazione degli obiettivi dei loro progetti.

Il project manager definirà ed eseguirà il progetto, guiderà il team e deciderà come affrontare il lavoro in base a diversi fattori tra cui il tipo di progetto, le esigenze dell’azienda e l’esperienza dei colleghi che lavorano al progetto.

I project manager, essendo responsabili della realizzazione dei progetti su cui lavorano, hanno bisogno di una vasta gamma di competenze tra cui una buona comunicazione verbale e scritta, leadership, doti di pianificazione, risoluzione dei problemi e dei conflitti, gestione del tempo e negoziazione.

Ma i project manager non sono i soli attori quando si tratta di project management: il team di progetto e altri stakeholder ricoprono anch’essi una parte importante.

Il team di progetto sicuramente viene coordinato dal project manager, ma senza persone in grado di lavorare professionalmente alle loro attività e che credono negli obiettivi da raggiungere, un progetto sarebbe impossibile da portare a termine.

La gestione del progetto coinvolge, inoltre, altri individui, e in alcuni casi persino altre organizzazioni, i cui interessi sono in qualche modo legati al progetto e ai suoi risultati.

Questi sono chiamati stakeholder di progetto e, affinché il risultato sia un successo, è importante che ogni singolo individuo sappia esattamente qual è il suo ruolo specifico e le sue responsabilità durante tutto il ciclo di vita di un progetto.

Perché la gestione del progetto è così importante quindi? Perché nulla viene mai fatto per caso e senza prima creare un piano seguendo i processi adeguati.

La gestione di un progetto è quindi l’azione che aiuta e permette di creare quegli obiettivi attesi.

Il report di stato del progetto è quel particolare documento che il project manager è tenuto a creare. In sostanza si tratta di rapporti regolari che contengono informazioni sul progetto al fine di aggiornare le parti interessate sullo stato di avanzamento dei lavori.

Per garantire che questi aggiornamenti contengano le informazioni essenziali di cui gli stakeholder hanno bisogno, in questo articolo spiegheremo nel dettaglio come creare questo tipo di documentazione.

Che cos’è un report di stato del progetto?

Si tratta di un documento che descrive lo stato di avanzamento di un progetto entro un periodo di tempo specifico e lo confronta con il piano del progetto.

I project manager utilizzano i report di stato per tenere informate le parti interessate sui progressi e monitorare costi, rischi, tempo e lavoro. Questa informativa può essere o trasmessa direttamente o comunicata durante una riunione di stato di avanzamento dei lavori.

Il report di stato di progetto generalmente includerà quanto segue:

• Il lavoro che è stato completato.
• Il piano per quello che seguirà.
• Il riepilogo del budget e del programma del progetto.
• Un elenco di elementi di azione.
• Eventuali problemi e rischi e cosa si sta facendo al riguardo.

I vantaggi dell’utilizzo del report di stato di progetto sono:

• Creare e consentire il consenso delle parti interessate.
• Fornire trasparenza sui progressi.
• Aiutare a identificare problemi e rischi.
• Individuare lo stato di avanzamento del lavoro svolto.
• Fornire un indicatore del livello di salute del progetto.
• Prevenire spiacevoli sorprese.
• Fornire un metodo per responsabilizzare i membri del progetto e i vari stakeholder.

Come creare un report di stato del progetto

Un report di stato del progetto può essere settimanale, mensile o trimestrale.

Indipendentemente dalla portata, i passaggi per la creazione di questo documento sono essenzialmente gli stessi. Ecco quali:

1. Dare un nome al report

Un’ottima opzione è usare semplicemente il nome del progetto per chiarezza e numeri e date progressivi.

2. Indicare lo status di progetto

Ciò significa indicare chiaramente se il progetto attualmente si trova in linea con gli obiettivi, a rischio o fuori strada. La salute del progetto può essere mostrata visivamente piuttosto che in forma narrativa, utilizzando un codice colore predeterminato per rappresentare lo stato di ogni elemento:

• Verde = in pista,
• Giallo = a rischio,
• Rosso = fuori pista.

3. Fornire un breve riepilogo del report sullo stato

Il riepilogo del report di stato del progetto dovrebbe essere breve, circa 2-3 frasi. L’obiettivo qui è dare ai lettori che potrebbero non avere il tempo di leggere l’intero rapporto le informazioni più importanti e i fatti essenziali.

4. Dividere in aree chiave o pietre miliari

Scegliere e dividere il report in aree chiave; ad esempio, si potrebbero suddividere le cose in ordine cronologico: cosa abbiamo fatto, su cosa stiamo lavorando e cosa accadrà dopo, come in un calendario. Oppure il report può essere suddiviso in segmenti settimanali, mensili e trimestrali. Un’altra opzione è raggruppare gli aggiornamenti per ruolo: marketing, design, IT, amministrazione, ecc.

5. Aggiungere una panoramica di alto livello per ogni area chiave

Per ogni area chiave contenuta nel report di stato del progetto, è importante aggiungere alcuni punti elenco riassuntivi che forniscano una panoramica rapida sui progressi, i risultati e il lavoro imminente.

6. Aggiungere collegamenti ad altri documenti o risorse

Anche se in un report di questo tipo non si vuole includere ogni piccolo dettaglio, alcune persone vorranno sicuramente saperne di più. Per quelle parti interessate che cercano informazioni più approfondite, fornire collegamenti a documenti o risorse che permettano una visione più nel dettaglio.

7. Prestare attenzione a qualsiasi problema o sfida in cui si è imbattuto nel progetto

Tutti i progetti incontrano ostacoli. Tenere le parti interessate al corrente quando sorgono problemi aiuterà tutti a sapere cosa sta succedendo e ad adeguarsi di conseguenza.

8. Includere note o punti salienti aggiuntivi

Questi potrebbero essere un elenco di passaggi successivi, complimenti e ringraziamenti a qualcuno o qualsiasi altra cosa degna di essere evidenziata nel report.

 

Le basi per un monitoraggio e un reporting efficaci dello stato del progetto vengono gettate già durante la pianificazione del progetto.

È qui che il project manager e le parti interessate definiscono obiettivi chiari e punti di controllo per misurare i progressi e sui quali i report di stato del progetto si baseranno.

Il vero valore di un report sullo stato di un progetto va oltre il suo utilizzo come canale di comunicazione, in quanto fornisce anche una storia documentata del progetto.

Questo può fornire dati storici che, durante un progetto simile in futuro, possono aiutare ad evitare passi falsi o colli di bottiglia.

Poiché i report sullo stato del progetto coprono in maniera riassuntiva molti importanti argomenti, la loro creazione può richiedere del tempo.

Tuttavia, grazie ad un buon software di gestione dei progetti è possibile accelerare e migliorare di molto il processo di reporting, avendo accesso immediato a tutte le informazioni più importanti e allo status delle attività.

È importante tenere a mente che le parti interessate si affidano al rapporto sullo stato di progetto per prendere decisioni.

Pertanto, è fondamentale che i project manager forniscano informazioni complete e accurate.

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La comunicazione efficace del project manager è una parte essenziale della gestione dei progetti.

Il suo compito è allineare tutti su un unico obiettivo e garantire che tutte le informazioni corrette e complete arrivino ai canali giusti.

Quando si pensa a come i project manager possono migliorare le loro capacità di comunicazione, spesso ci si concentra solo sull’output: quando dire qualcosa, come dirlo e con quale frequenza.

Sebbene questi siano tutti componenti fondamentali della comunicazione, un project manager di successo sa che deve anche considerare come ascoltare e gestire le emozioni, proprie e del team.

 Perché la comunicazione del project manager è importante

Secondo il PMBOK, circa il 75% del tempo di lavoro di un project manager viene dedicato alla comunicazione.

La comunicazione è una competenza fondamentale che, se correttamente eseguita, collega ogni membro di un team di progetto a un insieme comune di strategie, obiettivi e azioni.

A meno che questi componenti non siano effettivamente condivisi dai responsabili del progetto e compresi dalle parti interessate, i risultati del progetto possono essere compromessi.

Quando i project manager hanno solide capacità di comunicazione, hanno il potere di condurre progetti di maggior successo, aumentare il ROI e aiutare l’organizzazione a superare i suoi concorrenti.

A un livello micro, queste forti capacità di comunicazione consentono ai project manager di stabilire relazioni sane e di fiducia con il proprio team e le parti interessate.

Ecco quali sono tre elementi fondamentali per trasformare la comunicazione del project manager in una comunicazione di successo.

Stabilire una struttura di comunicazione

Il primo passo verso una comunicazione efficace è stabilire una struttura. Questo framework è un piano che consente una comunicazione efficiente con il team, le parti interessate, i dirigenti e i clienti.

In pratica, ciò significa mettersi d’accordo su chi comunica cosa, a chi, quando e come.

Impostando chiare aspettative fin dall’inizio, a tutti vengono dati gli strumenti di cui hanno bisogno per avere successo.

Una struttura di comunicazione completa include:

• Uno scopo: il motivo del framework, nonché i motivi di ciascun metodo di comunicazione che copre.
• Uno schema delle esigenze del progetto: i requisiti necessari del progetto.
• Un elenco di metodi di comunicazione da utilizzare e obiettivi associati a ciascuno: questi includono riunioni (a partire dal Kick off meeting), e-mail, meeting giornalieri, messaggistica istantanea e qualsiasi software di project management o strumento da utilizzare.
• Tempi, date e frequenza: è importante stabilire aspettative e precedenti per i tempi delle comunicazioni.
• Ruoli e responsabilità: sebbene la maggior parte delle comunicazioni sarà gestita dal project manager, è necessario un processo chiaro anche per il modo in cui comunicano gli altri membri del team e le parti interessate.

Praticare l’ascolto attivo

Saper parlare bene è una cosa, ma un project manager si distingue quando sa anche ascoltare veramente qualcuno.

Quando un project manager pratica l’ascolto attivo, non sta solo prestando attenzione al contenuto di un messaggio, ma si sintonizza su sfumature come il linguaggio del corpo, le espressioni facciali e il tono della voce.

Questa abilità consente al project manager di identificare meglio i problemi, i rischi e le opportunità.

Al contrario, un ascolto scadente è spesso connesso a errori, ridotta efficacia e opportunità mancate.

Diventare un ascoltatore attivo e consapevole richiede tempo, pratica e dedizione, ma ne vale la pena per i vantaggi professionali e personali che porta.

Ecco alcuni suggerimenti per aumentare la potenza di ascolto:

• Non interrompere: sembra buon senso, ma è fin troppo facile interrompere qualcuno quando ci si sente eccitati dalla conversazione o non si vuole sentire ciò che l’altra persona sta dicendo. Fare una pausa di un paio di secondi quando l’interlocutore ha terminato di parlare, assicura che l’altra persona abbia effettivamente terminato il suo pensiero.
• Dedicare del tempo alla conversazione: nessuno è in grado di ascoltare correttamente quando è di fretta o distratto da altre attività. È meglio non avere una conversazione, di persona o online, se non si è pronti a dedicarvi tutta la propria attenzione. È così, infatti, che si possono verificare errori e malintesi. Comunicare solo quando si è pronti a recepire il messaggio; se il momento non dovesse essere idoneo, si può chiedere gentilmente all’altra persona di parlare in un altro momento.
• Prestare attenzione ai segnali non verbali: questo permette di passare ad un livello di comunicazione più profondo e meno superficiale. Spesso, infatti, le persone tendono a dire qualcosa in cui non credono veramente solo per evitare discussioni o malumori; in questi casi i segni non verbali possono aiutare a capire dove sta la verità.
• Porre le domande giuste: quando una persona semplicemente ascolta senza fare domande, può dare l’impressione che non sia interessata o non sia coinvolta in ciò che si sta dicendo.
• Essere obiettivi: è facile farsi prendere dai propri sentimenti e priorità quando si comunica con qualcuno. Per praticare l’ascolto consapevole, bisogna lasciarsi alle spalle pregiudizi ed idee personali ed elaborare il messaggio da un punto di vista totalmente obiettivo.

Usare gli strumenti giusti

Usare gli strumenti di comunicazione adatti alle situazioni è di fondamentale importanza per rendere efficace il tono della comunicazione. Esaminiamo i vari casi.

Per comunicazione non urgenti

In questo caso, la formalità di un’e-mail potrebbe essere troppo, ma anche organizzare un meeting pare esagerato.

Quando si tratta di esigenze di comunicazione non urgenti, la messaggistica istantanea è, nella maggior parte dei casi, il canale di comunicazione migliore da scegliere.

Questi strumenti sono ottimi per domande o dubbi casuali, non richiedono la partecipazione in tempo reale e, cosa forse più importante, non interrompono il flusso di lavoro degli altri.

Inoltre, l’utilizzo di questi strumenti fornisce anche una registrazione della conversazione a cui è possibile fare riferimento in seguito.

La chat in un software di project management potrebbe essere la migliore soluzione.

Per gli aggiornamenti del progetto

Il framework di comunicazione dovrebbe far sapere a tutti quali sono le piattaforme preferite per gli aggiornamenti e gli annunci generali sullo stato del progetto.

Sempre l’utilizzo di un software di project management potrebbe essere lo strumento ideale per raccogliere contenuti in un unico posto in modo che il team e gli stakeholder non debbano perdere tempo a cercare ciò di cui hanno bisogno.

Ogni documento, file, discussione, attività, scadenza può essere visualizzato qui.

Per comunicazioni ufficiali e importanti

Quando arriva il momento di comunicare informazioni importanti ed ufficiali sul progetto, il project manager deve assicurarsi l’attenzione di tutti i membri del team e stakeholder.

In questo caso, un meeting in cui tutti sono invitati, può essere la strategia migliore.

In questa occasione, le persone interessate hanno anche la possibilità di porre delle domande o presentare dei dubbi che possono ricevere una risposta immediata.

 

Con pratiche e processi di comunicazione efficaci, è possibile eliminare le incomprensioni ed i conflitti.

Pianificare la comunicazione significa dedicare del tempo, all’inizio del processo di pianificazione del progetto, a comprendere le parti interessate e il modo in cui desiderano comunicare e ricevere le comunicazioni.

Rispettando le loro esigenze, queste saranno più coinvolte e motivate per il successo del progetto.

I dettagli della gestione della comunicazione del progetto possono variare in base allo stile del project manager, alle dimensioni del progetto o al settore ma, in qualsiasi caso, la comunicazione svolgerà un ruolo importante dall’inizio alla fine di un progetto.

Con un chiaro piano di comunicazione in atto, una dedizione all’ascolto consapevole e gli strumenti giusti, il project manager ed il team saranno meglio preparati ad affrontare qualsiasi progetto con successo.

Gestire un progetto non è un’impresa facile, fasi progettuali e metodi di progettazione sono, infatti, passaggi richiesti indipendentemente dalle dimensioni e dalla portata di un progetto.

Dalla pianificazione dei minimi dettagli alla gestione delle richieste dei clienti in continua evoluzione alla spedizione puntuale dei risultati, molte cose possono andare storte.

Quando si divide un progetto, complesso o meno che sia, in fasi più gestibili, ognuna con i propri obiettivi e risultati finali, è più facile controllare la qualità dell’output e il successo di un progetto.

Il metodo più conosciuto per la gestione dei progetti è quello del Project Management Cycle – PMC, cioè Ciclo Del Progetto, composto da 4 fasi:

1. Fase di avvio
2. Fase di definizione e pianificazione
3. Fase di esecuzione
4. Fase di valutazione e chiusura

Vediamo quindi in questo articolo le fasi progettuali e metodi di progettazione nel dettaglio.

Le 4 fasi progettuali del progetto

Si parla del ciclo del progetto perché queste fasi sono progressive, ciò significa che non è possibile iniziare la fase successiva se quella precedente non è stata completata.

Il PMC non è un metodo statico, ma può essere adattato alle esigenze dei vari contesti anche se, tendenzialmente, la struttura del ciclo non cambia.

1. Fase di avvio

Lo scopo di questa prima fase è identificare e capire quali sono gli obiettivi del progetto e di trasformare quindi un’idea astratta in qualcosa di più significativo.

In questa fase è necessario sviluppare un business case e definire il progetto a livello generale, le sue funzioni, scadenze, compiti e caratteristiche.

Inoltre, se il progetto richiede uno studio di fattibilità, è questo il momento per farlo. Questo studio permette di verificare se il progetto è fattibile considerando gli aspetti economici, legali, operativi e tecnici.

L’identificazione di eventuali criticità aiuterà ad analizzare se è possibile risolverli con soluzioni appropriate.

Al termine di questa fase viene redatto un piano di progetto che deve essere accettato dagli stakeholder e qui viene nominato ufficialmente un project manager che prenderà il controllo del progetto.

2. Fase di definizione e pianificazione

La fase di pianificazione è quella in cui la soluzione del progetto viene ulteriormente sviluppata nel modo più dettagliato possibile e vengono pianificati i passaggi necessari per raggiungere l’obiettivo del progetto.

Qui viene identificato tutto il lavoro da svolgere con le tempistiche e gli obiettivi intermedi.

Inoltre, viene preparato un budget di progetto fornendo stime dei costi di manodopera, attrezzature e materiali.

Una volta che le attività sono state identificate, il programma è stato preparato ed i costi sono stati stimati, le tre componenti fondamentali della fase di pianificazione sono completate.

Questo è un momento eccellente per identificare e cercare di affrontare tutto ciò che potrebbe rappresentare una minaccia per il completamento del progetto con successo; la cosiddetta gestione del rischio.

Nella gestione del rischio, i potenziali problemi, secondo i diversi gradi di minaccia, vengono identificati insieme all’azione che deve essere intrapresa, sia per ridurre la probabilità che il problema si verifichi sia per ridurre l’impatto negativo sul progetto nel caso in cui si verificasse.

Infine, si vorranno fissare obiettivi di qualità, garanzia e misure di controllo, insieme a un piano di accettazione, elencando i criteri da soddisfare per ottenere l’accettazione del cliente.

La fase di pianificazione del progetto richiede una diligenza completa poiché definisce la tabella di marcia del progetto.

A meno che non si opti per una moderna metodologia di gestione del progetto come la gestione Agile, è auspicabile che questa seconda fase del ciclo del progetto richiederà quasi la metà dell’intero arco di tempo del progetto.

3. Fase di esecuzione

Durante questa terza fase, quella di esecuzione, viene messo in moto il piano di progetto e viene eseguito – in pratica – il lavoro.

In qualsiasi progetto, un project manager trascorre la maggior parte del tempo in questa fase ed il suo compito è stabilire flussi di lavoro efficienti e monitorare attentamente i progressi del team.

Un’altra responsabilità del project manager durante questo stadio è quella di mantenere costantemente una collaborazione efficace tra le parti interessate del progetto.

Ciò garantisce che tutti rimangano sulla stessa lunghezza d’onda e che il progetto funzioni e vada avanti senza problemi.

In questa fase, l’utilizzo di un buon software di project management può aiutare largamente a gestire le attività ed il team di progetto, migliorando l’efficienza e aumentando la produttività.

Il successo della fase di esecuzione di un progetto dipende strettamente dal livello di efficacia con cui è stata eseguita la fase di pianificazione.

I rapporti sullo stato di progetto dovrebbero sempre enfatizzare il punto finale previsto in termini di costi, tempistiche e qualità dei risultati finali.

Ogni deliverable di progetto prodotto dovrebbe essere esaminato e misurato rispetto ai criteri di accettazione stabiliti nella fase di pianificazione.

Una volta che tutti gli output sono stati prodotti, il progetto è pronto per l’ultima fase, quella di chiusura.

4. Fase di valutazione e chiusura

Con molto tempo e sforzo investiti nella pianificazione del progetto, spesso si dimentica che la fase finale del ciclo di vita del progetto è altrettanto importante.

Prima della fase di chiusura stessa, avviene una fase di valutazione che può essere più o meno considerata come parte integrante dell’ultimo step.

In questo caso viene valutata la qualità dell’output rispetto ai requisiti stabiliti inizialmente e si constata se questi sono stati rispettati del tutto, in parte o il risultato non è stato raggiunto in maniera soddisfacente.

Durante la vera e propria fase di chiusura, o fase di completamento, l’accento è posto sul rilascio dei risultati finali al cliente, sulla consegna della documentazione del progetto all’azienda, sulla risoluzione dei contratti con i fornitori, sul rilascio delle risorse del progetto e sulla comunicazione della chiusura del progetto a tutte le parti interessate.

L’ultimo passaggio rimanente è condurre un’analisi per esaminare ciò che è andato bene e ciò che no e per individuare quelle che possono essere le best practice.

In questo modo, la saggezza dell’esperienza viene trasferita all’organizzazione e potrà aiutare i team che lavoreranno a progetti futuri.

È importante sottolineare che la fase di chiusura non avviene solamente nel caso del completamento di un progetto con successo; questa deve avvenire anche nel caso di un progetto andato incontro ad un fallimento appunto per capirne il perché ed evitare gli stessi errori in futuro.

Caratteristiche di un progetto

Un progetto presenta comunemente le seguenti caratteristiche:

• All’inizio, i livelli di costo e di personale sono bassi e raggiungono un picco quando il lavoro è in corso. Quando il progetto sta raggiungendo la conclusione questi iniziano nuovamente a calare rapidamente.
• La tipica curva dei costi e del personale non si applica a tutti i progetti. Le spese considerevoli assicurano le risorse essenziali all’inizio del progetto.
• Rischio e incertezza sono al loro culmine all’inizio del progetto. Questi fattori si riducono durante il ciclo di vita del progetto e soprattutto quando vengono accettati i risultati finali.
• La capacità di influenzare il prodotto finale del progetto senza incidere drasticamente sui costi è massima all’inizio del progetto e diminuisce man mano che il progetto avanza verso il completamento. È chiaro che il costo per apportare nuove modifiche e correggere gli errori aumenta man mano che il progetto si avvicina al completamento.

Queste caratteristiche sono presenti in quasi tutti i tipi di progetto, anche se in modi o gradi differenti.

 

Per concludere, indipendentemente dal tipo di progetto, è essenziale avere una conoscenza completa del ciclo, delle fasi progettuali e dei metodi di progettazione.

In questo modo sarà possibile gestire il progetto in maniera più efficiente individuando correttamente problemi, attività, risorse e soluzioni alternative.

L’impostazione di uno standard di revisioni di progetto e quando farle, è in grado di migliorare l’efficienza e aiuta a mantenere un progetto funzionante in base a tempistiche e budget.

I motivi più comuni per i quali le revisioni di progetto non vengono effettuate, troviamo:

• Paura di affrontare il fallimento e le sue cause. Se il fallimento è visto come qualcosa da negare e nascondere, invece che un’opportunità di crescita, è chiaro come le revisioni vengano evitate il più possibile.
• Incolpare. Se la cultura si basa sulla colpa e sulla punizione per motivare il comportamento, ci saranno resistenza e difesa nei confronti delle revisioni – soprattutto se negative. Incolpare promuoverà la paura.
• Esperienza negativa, ad esempio quando le recensioni precedenti sono state inutili o non è stato dato loro seguito per attuare cambiamenti basati sulle lezioni apprese.
• Mancanza di facilitatori qualificati. Sono necessari facilitatori qualificati per rendere efficaci le revisioni affrontando la tendenza dei project manager e degli esecutori ad essere orientati all’azione piuttosto che introspettivi e riflessivi. Un facilitatore consentirà ai partecipanti di confrontarsi direttamente con situazioni negative, senza cadere in un atteggiamento difensivo.
• Mancanza di tempo. Le parti interessate sono già passate al progetto successivo o tornano alle loro attività operative e la revisione non è considerata un’attività prioritaria e preziosa e viene quindi lasciata perdere. Se non esiste una cultura che punti ad un miglioramento continuo non c’è abbastanza motivazione per sostenere lo sforzo di una revisione.
• Mancanza di un processo di gestione del progetto documentato. L’assenza di linee guida e modelli comporta sforzi inutili e l’assenza di informazioni utili acquisite durante il progetto.

Tuttavia, è ormai ampiamente accettato che le revisioni siano la chiave per migliorare le prestazioni future imparando dalle prestazioni passate.

Ecco, quindi, quali sono i consigli pratici per revisioni di progetto di successo.

Tipi di revisioni di progetto

Ci sono quattro tipi di revisioni che possono essere condotte nel corso di un progetto.

Prima revisione del progetto: La prima revisione del progetto determinerà se il progetto soddisfa i requisiti definiti come necessari.

Revisione del completamento: La revisione del completamento determinerà se il progetto ha soddisfatto tutti i requisiti, le approvazioni e i risultati finali definiti dall’ambito del progetto e se il processo di gestione ha soddisfatto tutti gli standard richiesti.

Revisioni speciali: Le revisioni speciali determineranno se il progetto soddisfa tutti i requisiti, le approvazioni e i risultati finali definiti dall’ambito del progetto nel momento in cui viene condotta la revisione speciale. Stabilirà inoltre che tutti i processi di gestione del progetto siano in atto e soddisfino tutti gli standard richiesti. Infine, la revisione speciale può concentrarsi su un sottoinsieme di attività, condizioni o prodotti di lavoro evidenziati come “a rischio”.

Revisione richiesta dalle parti interessate: Uno stakeholder di progetto può richiedere una revisione “ad hoc” o “special review”. I motivi per questo tipo di revisione possono includere ad esempio: cambiamento nel management, un problema significativo che può influire sulla capacità del progetto di fornire la soluzione richiesta, progetto che è stato classificato come “non conforme” e richiede una specifica constatazione. Il formato di questa revisione è simile alla revisione del progetto standard.

Descrizione del processo di revisione

Come visto precedentemente esistono diversi tipi di revisione. Tendenzialmente, il processo è simile per tutti i casi e può variare leggermente.

Introduzione della revisione di progetto

Il team di revisione avvia il processo di revisione programmandolo con il project manager.

È importante programmare la revisione in modo che possa essere condotta in un modo che non sia dirompente per il progetto stesso.

Questo non è sempre possibile; tuttavia, l’interruzione causata da una revisione dovrebbe essere presa in considerazione.

Fase di iniziazione della revisione di progetto

Il team di revisione del progetto compila un pacchetto di ingresso, che contiene materiali per aiutare il project manager a comprendere il processo di revisione e ciò che deve rendere disponibile per la revisione del progetto.

I successivi incontri saranno programmati con il project manager e i membri del team di progetto designati.

Il pacchetto di ingresso in genere conterrà la documentazione del processo, la lista di controllo e domande di esempio.

Fase di ricerca della revisione di progetto

La fase di ricerca è suddivisa in due attività: revisione della documentazione e intervista.

Durante la revisione della documentazione, i documenti vengono recuperati per l’analisi per garantire che i risultati del progetto richiesti siano nella posizione designata.

Durante la seconda attività, il team di revisione condurrà interviste esplorative informali con il project manager ed il team di progetto, o alcuni membri, ed eventuali altri stakeholder.

I risultati e la documentazione verranno quindi analizzati e confrontati con la metodologia di progetto approvata.

Questa fase può durare da uno a due giorni lavorativi, a seconda delle dimensioni, dell’ambito e della complessità del progetto.

Fase del rapporto finale della revisione di progetto

Al project manager verrà fornito alla fine un rapporto di revisione del progetto.

Questo documento serve a garantire che non vi siano problemi di comunicazione sui risultati tra il project manager e il team di revisione.

In caso di divergenze di opinioni, project manager e team di revisione potranno organizzare ulteriori incontri.

Al termine, il team di revisione formalizzerà le informazioni raccolte durante tutto il processo di revisione con eventuali raccomandazioni e modifiche che il project manager sarà tenuto ad implementare.

Sulla base di questi risultati, il progetto sarà classificato come rosso, giallo o verde e questo stato del progetto indicherà se il progetto è conforme agli standard o no.

Se il progetto è determinato come rosso, cioè “a rischio”, sarà programmata una revisione di follow-up.

 

Imparare a valutare i progetti, in corso o passati, è uno dei modi migliori per scoprire quali aree necessitano di miglioramenti e come fare un lavoro migliore in futuro.

Man mano che le organizzazioni e i loro processi maturano, revisioni efficaci delle prestazioni come parte integrante del miglioramento continuo delle prestazioni del progetto dovranno diventare una norma.

Semplificare i processi nei progetti evita complicazioni inutili. Per quanto ovvio, la inutile complessità  è uno dei maggiori ostacoli al completamento di un progetto nei tempi e nel budget previsti.

Anche i progetti ben organizzati e chiaramente definiti possono andare fuori controllo e trasformarsi in qualcosa che non avrebbero mai dovuto essere.

Fortunatamente, ci sono diverse strategie da seguire che permettono di semplificare i processi in un progetto e di rimanere concentrati sugli obiettivi finali.

Vediamo quali sono in questo articolo.

Tenere d’occhio il quadro generale

La gestione di un progetto può essere paragonata all’assemblaggio di un puzzle: è necessario prendere spunto dall’immagine sulla copertina della scatola per sapere come far combaciare i pezzi.

Se ci si fissa su uno o due pezzi e non si osserva la figura finale, il progetto può fermarsi.

Spesso, infatti, si pensa a pianificare le singole attività focalizzandosi sul fare, piuttosto che concentrandosi sui risultati finali o intermedi.

In questo modo il punto focale passa dalla pianificazione dell’attività in sé, alla pianificazione dei tasks di progetto in base ai risultati sperati. Un concetto totalmente diverso.

Prendere spunto o seguire processi già approvati

Quando si crea un piano di progetto, e in generale durante tutto il suo ciclo di vita, non bisogna aver paura di seguire dei processi che già hanno funzionato per altre situazioni similari.

Se un altro team ha sviluppato con successo un processo che completa attività simili, si può o prendere spunto o copiarlo del tutto.

Le best practice rappresentano un magazzino di strumenti di successo che possono essere applicati ad altri progetti e condivisi con altri team. A tal proposito può tornarti molto utile questo articolo sulle “Lezioni Apprese”.

Assegnare nomi, date e conseguenze

Per semplificare le cose non sempre bisogna agire sulle attività. A volte basta usare la chiarezza!

Un esempio? Quando assegniamo un compito, spesso, non è sufficiente dire che qualcuno è responsabile di un questo o di quello e lasciare che questa persona si organizzi da sola.

Nella maggior parte dei casi, il project manager deve non solo assegnare un nome ad un’attività, ma anche fornire informazioni sulla data di scadenza e identificare le eventuali conseguenze che il mancato rispetto di tali termini può portare.

Ciò non significa minacciare il team di licenziamento, ma solamente far sapere quali altri compiti sono subordinati a questa determinata attività e le potenziali implicazioni sui costi o sul risultato finale di un ritardo.

In molti casi, le persone coinvolte ricevono solamente un pezzo del puzzle e non hanno l’occasione di vedere l’immagine finale nella sua interezza.

Per questo potrebbero non essere consapevoli degli altri pezzi in movimento e dicendo loro cosa è coinvolto, li aiuterà a capire meglio l’importanza delle loro azioni e l’ignoranza non sarà una scusa.

Utilizzare un software di gestione dei progetti

Un software di gestione dei progetti aiuta a riunire tutte le informazioni di un progetto in unico luogo permettendo di sapere in ogni momento lo status in cui si trova.

Scegliere un software di project management, ci assicura che non solo il project manager, ma anche l’intero team, siano sulla stessa pagina, anche in caso di lavori da remoto.

Inoltre, questo tipo di software è particolarmente utile per le notifiche giornaliere, settimanali o mensili che possono aiutare a mantenere il lavoro in carreggiata, a ricordare le scadenze e le deadline, a gestire le priorità.

Liberando i membri del team dal dover ricordare le loro attività quotidiane, questi avranno più energia mentale per concentrarsi su alti tipi di task “non automatizzati”.

Mantenere l’ordine

Il project manager è responsabile della gestione di tutti i dettagli che permettono ad un progetto di avanzare con successo.

Questi dettagli includono il monitoraggio delle attività assegnate e il monitoraggio delle attività completate.

Per tenere il progetto sotto controllo, è necessario rendere abituali le seguenti azioni per mantenere l’ordine:

• Aggiornare lo stato delle attività nel software di gestione dei progetti su base frequente e regolare
• Contrassegnare le attività come completate non appena sono terminate
• Assegnare compiti ai membri del team a intervalli regolari ma senza caricarli troppo per evitare una riduzione delle prestazioni.

Mantenendo l’ordine e avendo sempre sotto controllo il livello di carico di lavoro dei membri del team, aiuta a mantenere alti l’efficienza e il morale dei collaboratori.

Gestire le priorità e ridurre le dimensioni delle attività

Soprattutto nel caso di più progetti in contemporanea, è importante gestire le priorità e scegliere un ordine di lavoro che soddisfi la legge dei rendimenti decrescenti.

Quando ciò non accade, i piani falliscono e i progetti non vengono completati nel modo più rapido o efficiente possibile.

Per semplificare il processo, il project manager deve dare maggiore attenzione ad alcuni progetti piuttosto che provare a destreggiarsi nella gestione di tutti, soprattutto quando devi gestire risorse limitate.

Stesso discorso vale nel caso in cui si abbiano più attività contemporanee.

Una delle chiavi per la semplificazione dei processi è capire cosa è veramente importante – e cosa non lo è – e rivalutare continuamente l’elenco delle priorità man mano che vengono aggiunte nuove cose.

Inoltre, anche ridurre le dimensioni delle attività, è una strategia che aiuta a semplificare i processi nei progetti.

 

I project manager devono quindi sviluppare la semplificazione dei processi come capacità di leadership fondamentale.

Con un approccio ben strutturato e organizzato e seguendo le differenti strategie presentate in questo articolo, sarà possibile eliminare le complessità inutili e completare i progetti più velocemente ed efficacemente.

Infine, è importante tenere a mente che la complessità è come un’erbaccia nel giardino… anche quando si elimina, può ripresentarsi in ogni momento.

Ogni volta che ciò accade, è possibile rivedere queste strategie per semplificare i processi nei progetti.

La gestione dei progetti implica un insieme diversificato di abilità, conoscenze, gestione del tempo e capacità comunicative.

Per affrontare efficacemente tutte queste attività è molto importante che un project manager segua determinati aspetti per coordinare un progetto al meglio e per concluderlo con successo.

Vediamo quindi quali sono gli aspetti principali di una buona gestione dei progetti in questo articolo.

Gestione dei progetti: Gestione dello scopo di progetto

Questo è il primo passo nel coordinamento di qualsiasi progetto; qui vengono impostati gli obiettivi ed evidenziati i punti che non sono inclusi nell’ambito del progetto.

Questo passaggio viene eseguito sempre all’inizio, prima di iniziare il lavoro pratico per un progetto.

Tutto questo deve essere raccolto in una documentazione ufficiale che fungerà da guida durante il ciclo di vita del progetto.

Gestione dei progetti: Gestione delle priorità

Non dovrebbe sorprendere che un buon coordinamento del progetto derivi da una buona organizzazione.

In qualità di project manager, l’obiettivo principale deve essere assicurarsi che i processi si svolgano senza intoppi e siano allineati con l’obiettivo comune per il quale si sta lavorando.

Questa capacità di assegnare le giuste priorità alle attività, suddividere in compartimenti più gestibili il progetto e documentare qualsiasi cosa in modo ordinato, è l’essenza di un buon coordinamento di progetto.

Gestione dei progetti: Gestione della comunicazione

La maggior parte del successo di un progetto dipende da una comunicazione efficace.

Quando questa si migliora, si massimizza contemporaneamente il successo, riducendo i i rischi.

Un project manager deve rispettare i requisiti del progetto ed è essenziale quindi che questi vengano chiaramente comunicati al team.

Ognuno deve esattamente sapere cosa deve essere fatto entro quando e le eventuali soluzioni alternative.

Una buona gestione della comunicazione è necessaria nelle situazioni più varie, fra cui:

• Informare le parti interessate sul piano ed ambito del progetto.
• Tenere informati i membri del team sui cambiamenti nella pianificazione del progetto.
• Essere in grado di evidenziare problemi e rischi nel progetto
• Essere in grado di fornire una visibilità chiara e reale dello status del progetto.
• Per ottenere il consenso o il supporto del senior management se qualcosa dovesse andare storto.

Gestione dei progetti: Gestione delle aspettative degli stakeholder

Il coordinamento del progetto implica la collaborazione con molte parti interessate.

Da ingegneri al team di marketing, dal reparto IT al dipartimento finanziario e legale… un project manager dovrà lavorare con tutti loro.

Per coordinare un progetto al meglio, è quindi necessario garantire che non solo i membri del team, ma anche tutte le parti interessate coinvolte, siano consapevoli di ciò che ci si aspetta da loro.

Ciò significa avere ruoli e responsabilità e vincoli di tempo chiari. Inoltre, è responsabilità del project manager tenere tutti aggiornati regolarmente.

La creazione di forti relazioni e una buona comunicazione con gli stakeholder promuovono l’efficienza e riducono le incomprensioni.

Professionalmente, ma anche personalmente, se ci si impegna nella creazione di interazioni positive, sarà possibile creare un’atmosfera e a una visione più positive.

Gestione dei progetti: Avere una mente aperta

Il project manager, avendo molti contatti con stakeholder e dipartimenti diversi come visto prima, ha un’opportunità unica di imparare qualcosa di nuovo.

Questa comunicazione interdipartimentale permette una migliore comprensione delle dinamiche di progetto.

Aprendo la mente, è possibile comprendere meglio gli interessi, le aspettative e le lacune di conoscenza degli stakeholder.

Essere in grado di unificare tutte queste parti e metterle in relazione con gli obiettivi aziendali più grandi è anche un modo semplice per aumentare l’impegno e la dedizione del team.

Gestione dei progetti: Gestione dei rischi

La gestione dei rischi del progetto è parte integrante della gestione del progetto.

Anche per i progetti più banali, il rischio potrebbe essere dietro l’angolo, mentre nel caso dei progetti più complessi sarà, nella maggior parte dei casi, inevitabile.

Una corretta gestione del rischio di progetto risparmia molte brutte sorprese.

È necessario sensibilizzare i membri del team e gli stakeholder sui rischi del progetto e fornire loro un mezzo di comunicazione tramite il quale comunicare rapidamente in caso di problemi.

Gestione dei progetti: Gestione dei cambiamenti

Anche con uno scopo del progetto ben definito ed un piano solido in atto, potranno esserci inevitabilmente modifiche al progetto.

Lo sviluppo di un processo di gestione del cambiamento proattivo consente al team di proseguire il lavoro e non rimanere bloccato, andando avanti con sicurezza.

Chiaramente non ogni modifica deve essere approvata a priori, ma è necessario individuare la problematica o il rischio e valutare il cambiamento e cosa significa per il progetto.

Se la modifica viene approvata, bisognerà aggiornare il piano di progetto e presentare trasparentemente il cambiamento alla squadra e alle parti interessate.

Gestione dei progetti:  Migliorare l’efficienza con un software

Incorporare determinati software di project manager per aumentare l’efficienza della gestione di progetto, può essere un grande aiuto.

In questo modo è possibile riunire tutte le informazioni in un unico luogo accessibile dagli stakeholder.

Alcune funzionalità potrebbero aiutare ad automatizzare delle attività, liberando il team di progetto per concentrarsi su altri compiti.

Inoltre l’utilizzo di un software di project management aiuta a monitorare i risultati e assicurarsi che il progetto rimanga dentro i binari.

Se non hai mai utilizzato un software di Project management, prova gratuitamente TWproject cliccando qui

 

Per concludere, la gestione dei progetti può essere molto impegnativa, soprattutto per quelli più complessi, ma affrontare la sfida con un piano strutturato e processi chiari aiuterà il project manager a coordinare un progetto al meglio.

Con i suggerimenti sopra elencati, il coordinatore di progetto avrà le conoscenze e gli strumenti per creare un ambiente di lavoro soddisfacente, aumentare la produttività e, naturalmente, raggiungere il successo dei progetti.

Eliminare gli sprechi nei progetti può aiutare a raggiungere più facilmente il successo e ad aumentare la produttività.

Nel project management, quando i progetti diventano complessi, i tempi di ciclo si allungano, con conseguenti diversi possibili sprechi.

Se non controllati, questi sprechi possono far crollare non solo il progetto, ma anche l’intera azienda.

Per questo motivo è importantissimo eliminare gli sprechi. Proviamo a vedere in questo articolo come fare.

I tipi di sprechi nei progetti

Per capire come eliminare gli sprechi nei progetti e generare quindi un miglioramento, è necessario comprendere le tipologie di sprechi che possono presentarsi. Le più comuni sono:

• Trasporti: i processi di avvio e le consegne possono spesso diventare troppo lenti e complicati.

• Inventario: se non si distribuisce il lavoro in modo uniforme, la produzione può essere bloccata.

• Movimenti/Attese – Azioni semplici come spostarsi da un reparto all’altro, come anche da una scrivania all’altra, possono contribuire a far perdere tempo.
  Aspettare colleghi, fornitori, ecc. può essere altrettanto dispendioso.

• Elaborazione eccessiva/sovraproduzione: quanto tempo è necessario dedicare a ciascuna fase della produzione? Alcuni passaggi sono davvero necessari? L’eccessiva elaborazione, inteso come fare qualcosa meglio del necessario, può portare a ritardi. Inoltre, se si fornisce più di quanto richiesto o addirittura si arriva a consegnare qualcosa che non è stato chiesto, ci si trova di fronte ad uno spreco.

• Difetti: variazioni o difetti nella produzione possono portare a perdita di profitto e accumulo di rifiuti.

• Talento: il talento sprecato in un lavoro senza valore non è il modo migliore per raggiungere un processo ottimale. Le capacità dei dipendenti devono essere messe a frutto.

Sono questi i punti che un Project Manager di successo non deve mai perdere di vista.

Introduzione al lean management

Ogni progetto comprende diversi compiti e attività che richiedono a loro volta differenti strumenti e risorse per essere completati con successo.

Alcuni strumenti e risorse però, non aggiungono alcun valore al progetto, con conseguenti ingenti sprechi.

Il lean management nei progetti utilizza tecniche snelle che aiutano le organizzazioni a massimizzare il valore e ridurre al minimo gli sprechi, migliorando la qualità del prodotto/soluzione, la soddisfazione del cliente e il margine del progetto.

Sfruttando i principi lean, le organizzazioni sono in grado di comprendere il valore che ogni strumento e risorsa fornisce al progetto, consentendo così di abbracciare il miglioramento continuo per massimizzare la produttività e l’efficienza.

Vantaggi della gestione snella del progetto

Con un focus sull’efficienza, il miglioramento continuo e la qualità, il lean management, o gestione snella dei progetti, sta diventando sempre più popolare in una varietà di settori.

Ecco alcuni vantaggi di questa metodologia:

• Qualità migliorata: attraverso miglioramenti continui, la gestione snella dei progetti pone le basi per una migliore qualità. Attraverso piccole modifiche incrementali, è possibile identificare, risolvere ed eliminare gli sprechi nel progetto, lavorando costantemente per migliorare l’efficienza e la qualità.

• Tempi di completamento ridotti: la gestione snella dei progetti consente ai team di progetto di ridurre i tempi di ciclo. Un feedback più rapido significa che i team possono lavorare prima su attività ad alta priorità e ridurre i tempi di completamento, aumentando allo stesso tempo la soddisfazione del cliente.

• Costi ridotti: il lean management si concentra sulla produttività e sull’efficienza, riducendo così i tempi del progetto, riducendo le scorte ed eliminando gli errori. Migliorando la qualità, si producono meno prodotti difettosi e si riducono quindi i costi.

• Più valore: la gestione snella dei progetti aiuta a comprendere il valore effettivo dei diversi compiti e attività, soprattutto dal punto di vista del cliente. Questo aiuta i team a identificare rapidamente i rifiuti e a garantire che tutte le attività senza valore aggiunto, quindi i rifiuti, siano destinate alla rimozione.

• Eliminazione degli sprechi: attraverso il monitoraggio costante di ogni attività durante il ciclo di vita del progetto e concentrandosi sulla riduzione di quelle senza valore aggiunto, la gestione snella del progetto aiuta a eliminare più rapidamente gli sprechi. Tale eliminazione non solo semplifica il flusso del progetto, ma garantisce anche che il prodotto o servizio raggiunga il cliente più velocemente, senza interruzioni, deviazioni o ritardi.

Eliminare gli sprechi nei progetti: Principi chiave del lean management

La gestione snella del progetto si concentra su 5 principi fondamentali. Questi includono:

1. Identificare il valore per il cliente. Il punto di partenza è riconoscere che solo una piccola frazione del tempo e dell’impegno totali in qualsiasi organizzazione aggiunge effettivamente valore per il cliente finale. Di conseguenza, tutte le attività senza valore – o rifiuti – possono essere considerate per la rimozione.

2. Identificare il flusso di valore e combattere le attività che non generano valore. Questo passaggio implica l’identificazione di tutti i passaggi nel flusso di valore per ciascuna famiglia di prodotti, eliminando quando possibile quelli che non creano valore. Il flusso di valore è l’intero insieme di attività in tutte le parti dell’organizzazione coinvolte nella fornitura congiunta del prodotto o del servizio. Una volta compreso ciò che il cliente desidera, il passaggio successivo consiste nell’identificare come fornire ciò di cui ha bisogno nella maniera più efficiente possibile.

3. Creare il flusso di valore eliminando gli sprechi. Ciò significa assicurarsi che le fasi di creazione del valore avvengano in stretta sequenza in modo che il prodotto fluisca senza intoppi verso il cliente. L’eliminazione degli sprechi garantisce che il prodotto o servizio “fluisca” verso il cliente senza interruzioni, deviazioni o attese.

4. Il flusso di valore deve essere indicato dal cliente. Quando viene introdotto il flusso, si dovrebbe consentire ai clienti di trarre valore dalla successiva attività a monte. Si tratta di comprendere la domanda del cliente per il servizio e quindi creare il processo di conseguenza. Ciò deve avvenire in modo tale da produrre solo ciò che il cliente vuole quando il cliente lo vuole.

5. Perseguire la perfezione tramite il miglioramento continuo. Dopo aver identificato i flussi di valore e rimossi gli sprechi, il processo ricomincia e continua fino a raggiungere uno stato di perfezione in cui viene creato valore perfetto senza sprechi. Man mano che ciò accade, sempre più strati di rifiuti diventano visibili e il processo continua verso il punto finale teorico di perfezione, dove ogni bene e ogni azione aggiunge valore per il cliente finale.

 

La gestione snella è quindi un processo senza fine con l’obiettivo di raggiungere la perfezione.

La metodologia lean può quindi essere la strategia per eliminare gli sprechi nei progetti e raggiungere il successo attraverso il miglioramento dell’efficienza e della qualità.

Completare con successo un progetto non è una passeggiata, neanche per i project manager più esperti.

La pianificazione, esecuzione e completamento, nonché l’aggregazione e attività separate da parte di team e individui in un insieme coeso sono solo alcuni aspetti di ciò che questo significa.

In questo articolo vogliamo dare 7 suggerimenti per riuscire a completare con successo un progetto.

Completare un progetto con successo: Definire chiaramente l’ambito del progetto

Sappiamo che un problema – o in questo caso, l’ambito del progetto – ben esposto è per metà risolto.

Non importa come, ma bisogna essere chiari sugli obiettivi del progetto, sul budget del progetto e sulla metodologia fin dall’inizio.

Troppo spesso succede ancora che entrando in un’organizzazione e chiedendo ad un project manager perché sta lavorando ad un determinato progetto, la risposta sia “Perché il tale mi ha detto di fare questo”.

La capacità di capire perché un progetto è fondamentale per l’organizzazione e come si inserisce nel piano strategico generale è una componente chiave del suo successo.

Essere in grado di mettere in relazione il successo del progetto con tutti gli obiettivi e le strategie organizzative è un modo semplice per aumentare la dedizione, il morale e il senso di importanza dei membri del team, ma anche del project manager stesso.

Completare un progetto con successo: Selezionare attentamente i membri del team

Una volta definito chiaramente l’ambito del progetto, diventa più facile identificare i talenti necessari per raggiungere l’obiettivo previsto.

Il project manager deve selezionare con cura le persone che formeranno la squadra, in modo da fidarsi nella delega di compiti e attività alle persone più adatte a ciascuna di esse. L’esperienza del Team di progetto è fondamentale.

Una corretta delega del compito può essere una dimostrazione di fiducia nelle capacità dei membri del tuo team, che a sua volta aumenta il morale e diventa determinante per ottenere i migliori risultati possibili del progetto; una sorta di effetto domino.

Completare un progetto con successo: Delineare gli obiettivi e mantenerli SMART

Per completare con successo un progetto, bisogna avere un’idea chiara di cosa aspettarsi per un output finale. Ciò consente di creare obiettivi a medio e breve termine e le relative milestones.

Dopo aver delegato le attività appropriate ai membri del team, il project manager può chiedere a ciascuno di loro di elencare le attività secondarie che serviranno come pietre miliari verso il loro obiettivo finale, quindi lasciare che stabiliscano le proprie scadenze per ciascuna pietra miliare.

Naturalmente, il project manager può e deve supportare i membri del team nell’organizazione del loro lavoro e nell’individuazione di obiettivi e milestones.

Queste scadenze, ovviamente, devono coincidere con gli obiettivi temporali complessivi del progetto.

Quanti livelli di dettaglio sono necessari nella struttura del lavoro dipenderà dalle dimensioni e dalla complessità del progetto.

Completare un progetto con successo: Gestire i dati

L’archiviazione dei dati sta diventando sempre più conveniente e più facilmente accessibile, soprattutto quando si utilizza un buon software di project management.

Tuttavia, con una più facile accessibilità, possono sorgere problemi di sicurezza.

Sebbene la maggior parte delle soluzioni di gestione dei dati abbiano a cuore la sicurezza dei dati, a volte le cose possono sfuggire di mano.

Per essere doppiamente sicuri, è imperativo gestire le autorizzazioni dei file, le proprietà dei documenti e monitorare le versioni dei dati su base coerente.

Completare un progetto con successo: Monitorare i progressi ogni giorno

Essere consapevoli delle scadenze del progetto, del team e delle singole attività è un must per portare avanti con successo un progetto.

L’invio di aggiornamenti regolari sullo stato tramite incontri faccia a faccia o virtuali o tramite uno strumento di comunicazione centrale, garantisce a tutti una visione d’insieme dei progressi del progetto e come il contributo di ogni individuo si inserisce nel tutto.

È consigliabile inoltre impostare avvisi per gli elementi che si stanno avvicinando alla data di completamento pianificata, nonché per quelli che sono in ritardo sulla pianificazione.

In questo caso un gantt come quello di Twproject torna molto utile.

Completare un progetto con successo: Mantenere tutti informati

Tenere tutte le parti interessate informate sui progressi durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Inoltre, è importante assicurarsi che tutti i membri del team siano consapevoli di ciò che fanno gli altri.

Soprattutto in caso di modifiche, è importante informare il team il prima possibile.

Molti team di progetto efficaci tengono brevi riunioni quotidiane; non è sufficiente inviare e-mail occasionali o attendere di comunicare quando si verifica un problema.

La comunicazione con il Team di progetto è fondamentale per il successo del progetto stesso e per mantenere il flusso di un progetto nella giusta direzione.

La comunicazione è ancora più importante nel caso di forza lavoro impegnata da remoto.

Completare un progetto con successo: Motivare il team

Quando si tratta di motivare il team, premiare i membri del team in caso di buone prestazioni funziona sicuramente meglio che “punire” quelli che hanno prestazioni inferiori.

Quando un membro del team raggiunge un traguardo, è importante che il project manager ne riconosca i risultati attraverso un premio o un riconoscimento di fronte a tutto il team.

In questo modo, sapere che i contributi vengono apprezzati dall’azienda, rende le persone più motivate, concentrate e disposte a mettersi in gioco.

Con molte parti mobili e più persone coinvolte nel successo del progetto, è fondamentale che i project manager siano sempre un passo avanti rispetto al gioco.

La capacità di mantenere l’ambito, le persone e le pianificazioni in pista può creare o distruggere un progetto.

Per gestire progetti di successo è necessario non solo apprendere i suggerimenti di questo articolo, ma anche metterli in pratica sul lavoro.

Lavorare a più progetti contemporaneamente è ciò che capita alla maggior parte dei project manager.

Ma tenere traccia di tutti i pezzi in movimento può diventare complicato senza un buon processo per la gestione di più progetti e soprattutto senza un buon Software per la gestione dei progetti. E’ difficile, infatti, sapere a quale lavoro dare priorità, come aiutare il team e come garantire che tutto venga svolto in tempo.

Fortunatamente, ci sono dei trucchi. Ecco quindi 7 strategie che aiuteranno a tenere più progetti sotto controllo.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Avere un luogo in cui “ospitare” tutti i progetti

Dopo settimane di pianificazione e approvazione dei progetti (può esserti utile leggerti questo articolo sul Project Manajement), il team o più team sono finalmente pronti per iniziare.

Tuttavia, se tutti i piani sono sparsi su vari documenti e fogli di calcolo, e-mail e report, il lavoro non parte nel migliore dei modi.

In questo modo, infatti, è molto probabile perdere informazioni essenziali oppure il team finisce per duplicare il lavoro perché non sapeva che qualcun altro ci stava già lavorando.

Pianificare e gestire tutti progetti in un unico posto, come un buon software di project management, consente al project manager di vedere rapidamente tutto ciò che è in corso e lo stato dell’intera roadmap.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Definire obiettivi, piani, responsabilità e aspettative all’inizio

Senza un flusso di lavoro standard o un processo di pianificazione del progetto che accompagni l’intero ciclo di vita del progetto, è probabile che ogni progetto venga gestito in modo diverso.

Di conseguenza, i risultati finali possono essere incoerenti, il tempo viene sprecato impostando un nuovo processo ogni volta e il lavoro ha maggiori probabilità di fallire.

Per risolvere questo problema, il project manager deve assicurarsi che il piano, il processo e le responsabilità del team siano chiari fin dall’inizio.

A livello di progetto, questo significa delineare chiaramente gli obiettivi, ogni fase di lavoro che deve essere completato, quando ciascuno è pianificato e chi ne sarà responsabile.

Inoltre, è necessario includere anche il tempo per i feedback, aspetto che può facilmente essere ignorato quando si ha fretta di completare un progetto, ma che è comunque importante.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Dare priorità al lavoro che avrà il maggior impatto

Anche se si potrebbe essere tentati di eliminare prima i progetti più semplici, questa non è sempre la soluzione giusta.

Invece, bisogna dare loro la priorità in base a ciò che avrà il maggiore impatto sugli obiettivi dell’organizzazione.

Ad esempio, il team potrebbe essere impegnato in cinque lanci di prodotti contemporaneamente.

Sebbene abbiano tutte le stesse dimensioni in termini di impegno e lavoro necessari per il completamento, uno di essi ha il potenziale per avere un impatto molto maggiore sulle entrate dei nuovi clienti rispetto agli altri quattro.

Un secondo, tuttavia, avrebbe l’impatto maggiore sulla fidelizzazione dei clienti.

Poiché l’azienda da una priorità più alta alla fidelizzazione, in questo caso è il secondo progetto ad avere priorità.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Essere flessibili quando le priorità cambiano

Stabilire le priorità del team e allinearsi al lavoro è fondamentale, ma lo è anche essere abbastanza flessibili da permettere modifiche quando è necessario.

E qui un documento centrale, o un software di project management come twproject, in cui sono contenute tutte le informazioni e aggiornamenti di progetto torna in aiuto. Quando le priorità cambiano, è possibile individuare velocemente cosa bisogna riprogrammare.

A tal proposito ti ricordo che puoi provare gratuitamente Twproject cliccando qui!

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Gestire e comunicare chiaramente le aspettative

I team che soffrono di problemi di comunicazione lo fanno perché non hanno visibilità sul loro lavoro e sul lavoro degli altri stakeholder di progetto.

Quando mancano le informazioni sul lavoro che stanno facendo gli altri, manca il contesto per capire perché le scadenze stanno cambiando, se le priorità rimangono le stesse e come sta procedendo il progetto.

Quando un project manager gestisce la comunicazione, deve offrire al team e agli altri stakeholder l’intero contesto dietro il lavoro.

Il modo migliore per farlo in modo coerente è trovare uno strumento di gestione del lavoro che permetta di condividere lo stato e gli aggiornamenti di avanzamento direttamente dove si sta svolgendo il lavoro.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Regolare le pianificazioni del progetto per massimizzare la produttività del team

Anche il progetto pianificato con la massima attenzione può deragliare se non è pianificato tenendo presente l’intera portata del lavoro del team a breve, medio e lungo termine.

Ad esempio, si vogliono lanciare tre diversi aggiornamenti web contemporaneamente, questi potrebbero finire per entrare in conflitto tra loro o trascinarsi più a lungo del previsto perché il team sta cercando di fare troppo contemporaneamente.

Ecco alcuni suggerimenti utili in questo caso:

• Scaglionare le date di inizio per progetti simili: soprattutto se si ha lo stesso gruppo che lavora su più progetti, può essere utile scaglionare le date di inizio e di completamento di ciascun progetto in modo che le persone possano concentrarsi prima su uno e poi passare al successivo.
• Fare attenzione alle dipendenze: pianificare il progetto dipendente dopo la data di completamento pianificata del primo.
• Contrassegnare attività duplicate: se si deve svolgere lo stesso lavoro in due progetti diversi, assicurarsi che questo venga svolto in tempo per mantenere entrambi i progetti in linea.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Delegare il lavoro, ma mantenere la visibilità

Nessun manager vuole essere un micromanager, ma perdere di vista i compiti e sentirsi all’oscuro del lavoro svolto dalla propria squadra, può rendere quasi impossibile essere un leader efficace.

Tuttavia, condividendo un’unica fonte con il team, si ha un modo per tenere traccia di tutto il lavoro che tutti stanno facendo.

Quando tutto il lavoro del team risiede in un luogo condiviso a livello centrale, è possibile ottenere informazioni a colpo d’occhio su ogni singolo aspetto dei progetti.

 

In qualità di project manager, la gestione di più progetti in contemporanea è spesso una realtà molto frequente.

Oggi, nella gestione di più progetti, la tecnologia è un aiuto indispensabile per avere una panoramica olistica.

Ottenere l’approvazione del budget di progetto è uno scoglio non semplice da superare. Ogni progetto comporta dei costi e, generalmente, più grande e complesso è il progetto e più difficile sarà ottenerne l’approvazione.

Poiché nessuna azienda dispone di risorse illimitate, ogni progetto richiede un budget prestabilito che, idealmente, dovrà essere rispettato. Potrebbe interessarti questo articolo su come fare un budget di progetto.

Ma ecco la sfida: non è sempre facile accertare quanto possa essere grande il budget necessario per un progetto. C’è sempre il rischio, infatti, di sottovalutare alcuni fattori e non poter completare il progetto in tempo. D’altra parte, se le stime sono troppo alte, c’è il rischio che l’intero progetto venga scartato perché non conveniente.

Quindi, come identificare il giusto budget di un progetto e ottenere l’approvazione? Scopriamolo in questo articolo.

Ottenere l’approvazione del budget: Cosa considerare quando si effettua un budget di progetto

Ecco i fattori più significativi:

1. Preventivi di spesa

Un budget di progetto è costituito da molti tipi di spese, fra cui:

• costi diretti e indiretti,
• spese in conto capitale
• spese operative,
• costi relativi ai risultati del progetto
• e altro ancora.

Può diventare complicato cercare di individuare importi precisi, soprattutto nel caso di progetti completamente nuovi.

In questo caso bisogna mantenere la calma e tenere conto che i numeri di budget raramente si allineano totalmente con i costi effettivi ed è molto probabile che cambino man mano che un progetto si sviluppa.

Quindi, è importante concentrarsi sullo stimare le risorse in modo accurato in quel momento e fornire stime dei costi il più realistiche possibili.

2. Contingenza di bilancio

La sfida più grande nella pianificazione del budget di gestione del progetto è l’ignoto.

Anche con una stima dettagliata dei costi e delle risorse, imprevisti o modifiche al progetto possono richiedere revisioni del budget.

Pertanto, proprio come un piano di progetto incorporerà un buffer per quanto riguarda le tempistiche, altrettanto dovrebbe essere fatto nel caso del budget. Andrà quindi preparato una sorta di fondo di emergenza per gli imprevisti – una contingenza appunto.

Dal momento che si tratta di un importo per l’ignoto, la sua stima è molto difficile da individuare.

Un importo troppo grande farà pensare a coloro che devono approvare il budget che questo è stato gonfiato senza una logica.

Una buona regola generale è mettere da parte il 10% del budget totale per gli imprevisti.

3. Monitoraggio del budget

Proprio come si tracciano le attività del progetto, allo stesso modo si desidera tenere traccia e monitorare le spese durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Monitorando regolarmente il budget, è possibile rilevare rapidamente quando i costi iniziano a superare le stime e apportare modifiche prima che il budget venga superato.

Questo monitoraggio identifica anche esigenze di budget aggiuntive con un tempo sufficiente per ottenere il finanziamento prima che il lavoro sia costretto a fermarsi.

Suggerimenti per ottenere l’approvazione del budget di progetto

1. Sapere cosa serve rispetto a cosa si vorrebbe

La chiave è includere nel budget almeno qualcosa di quello che si vorrebbe avere ma che non si ritiene necessario.

Difficilmente si potrà ottenere tutto ciò che si chiede, per questo è importante tracciare una linea netta tra ciò che si ritiene sia assolutamente necessario e ciò che si pensa possa essere utile.

Per essere più convincenti, si possono elencare i rischi e le conseguenze negative che potrebbero derivare dal non ottenere ciò che è necessario per portare a termine il lavoro.

2. Definire il perché prima del cosa

Prima di presentare un elemento del budget, è importante definire concretamente perché questo è importante per il progetto.

Raccogliere supporto e prove potrà rendere la motivazione ancora più convincente.

3. Ricercare e presentare opzioni concrete

Considerare più opzioni, fare ricerche e valutarle.

Se il progetto richiede la collaborazione con un fornitore di servizi, allora è importante cercare diversi fornitori che hanno esperienza nell’esecuzione di progetti simili, discutere l’idea con loro, controllare i loro riferimenti e ottenere differenti preventivi.

Sulla base di questa ricerca, è possibile creare diversi budget di progetto, da una versione “top” con le opzioni più costose alle versioni “regular” ed “economy”.

Motivare perché si preferirebbe un’opzione rispetto ad un’altra.

4. Evidenziare come la proposta porterà valore all’organizzazione

Oltre a un budget che illustri quanto costerà il progetto, è importante calcolare il valore che l’organizzazione potrà ottenere nel tempo grazie al progetto stesso.

Questi possono essere, ad esempio, risparmi sui costi annuali, aumento dell’efficienza o miglioramenti della produttività.

5. Anticipare le domande che verranno poste

Chi si occuperà di approvare il budget avrà sicuramente delle domande da porre sulla proposta presentata.

Anticipare le domande e considerare quali dettagli dovranno essere spiegati in maniera più approfondita, è la chiave per convincere gli stakeholder.

 

Quando si è proattivi, organizzati e con obiettivi concreti, sarà molto più facile arrivare all’approvazione del budget, anche nel caso di progetti molto costosi.

Inoltre, dimostrando competenza e rispetto del tempo, si avrà la certezza che i suggerimenti di budget saranno presi sul serio dalle parti interessate o dai dirigenti aziendali che devono approvarlo.

Da non dimenticare poi che una volta approvato il budget, è responsabilità del project manager supervisionarlo.

Per farlo, è una buona idea utilizzare un software di gestione dei progetti  come TWproject per tenere traccia ed avere visibilità dei costi e del confronto in tempo reale con il budget.

TWproject, infatti, ha una sezione molto semplice e chiara per monitorare il budget. Se non l’hai ancora fatto prova gratuitamente Twproject cliccando sul banner qui sotto e scopri quanto è semplice gestire un budget.

Implementare processi snelli nei progetti sta diventando sempre più popolare in numerosi settori. Tale implementazione ha l’obiettivo di risolvere i problemi e ridurre le inefficienze.

I principi snelli sono stati originariamente sviluppati e utilizzati esclusivamente nel mondo manifatturiero, poiché promuovono processi semplificati ed enfatizzano la produzione di alta qualità.

Questo approccio è particolarmente importante per la produzione di beni, ma ha avuto un tale successo che è stato introdotto in altre industrie. Non da ultimo se ne sono avvantaggiati anche i Project Manager della ricerca.

Tuttavia, la gestione snella dei progetti non è la soluzione giusta per ogni organizzazione.

In questo articolo, cercheremo di capire meglio che cos’è una lean production, quali sono le basi di questa metodologia, come implementarla e alcuni vantaggi e svantaggi associati al suo utilizzo.

Che cos’è la gestione snella di progetto?

Il termine “lean” non si applica esclusivamente alla gestione del progetto, ma è un modo di pensare che si concentra in generale sulla gestione operativa snella, fondata sull’efficienza.

Sebbene il concetto sia una combinazione di culture e pratiche occidentali e giapponesi, le origini di questa metodologia possono essere fatte risalire alla Toyota Motor Corporation durante il secondo dopoguerra.

Lottando con una scarsa produttività, Toyota ha implementato il Toyota Production System (TPS) per rimuovere elementi problematici dai suoi processi, fra cui elaborazione inefficiente, lunghi tempi di attesa e problemi di inventario.

Uno dei principi fondamentali del TPS era il cosiddetto “just-in-time” o JIT.

Per Toyota, JIT significava

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ottenere la giusta quantità di materie prime e produrre la giusta quantità di prodotti per soddisfare la domanda dei clienti.
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In altre parole, la produzione era strettamente legata alla domanda.

L’adozione di TPS e JIT ha quindi rappresentato un approccio “snello” alla produzione e questa tattica ha reso Toyota una delle aziende di maggior successo al mondo.

Quando, negli anni ’80, i produttori occidentali si sono resi conto che il Giappone li stava superando, questi principi hanno iniziato a migrare verso ovest.

Il nome “lean production” è nato intorno a questo periodo, prima applicato alla produzione e successivamente alla gestione dei progetti.

Principi della gestione snella di progetto. Il Metodo Lean

Oggi, la consegna snella del progetto consiste nel massimizzare il valore riducendo al minimo gli sprechi, ciò significa utilizzare una quantità minima di materiali, attrezzature, manodopera e spazio.

In particolare, la metodologia lean ottimizza l’utilizzo delle risorse eliminando gli sprechi in sette aree:

• Sovrapproduzione: la produzione in eccesso non è necessaria e causa elevati livelli di scorte;
• Scorte: i materiali in eccesso aumentano i costi di stoccaggio e vengono utilizzati raramente;
• Tempo: gli arretrati in qualsiasi area che portano ad una generale perdita di tempo;
• Trasporto: spostare inutilmente i materiali da un luogo all’altro causa inefficienza;
• Difetti: i problemi di qualità possono essere risolti solo spendendo tempo, denaro e risorse aggiuntive;
• Movimento: troppi passaggi non necessari in un processo allungano i tempi di produzione;
• Eccesso di elaborazione: il lavoro che non aggiunge valore a un prodotto o processo è uno spreco e fa aumentare i costi inutilmente.

Lean Project Management

La metodologia che l’approccio lean utilizza per identificare e rimuovere gli sprechi in queste aree si può scomporre nei seguenti passaggi:

• Specificare il valore: Il concetto di valore va ripensato dal punto di vista del cliente finale.
• Mappare il flusso di valore: Analizzare il processo di creazione del prodotto o progetto per identificare aree di spreco, come passaggi o azioni non necessarie.
• Ottimizzare i processi: Sviluppare un piano di miglioramento per eliminare gli sprechi identificati nel flusso di valore.
• “Tirare” la produzione: Questo deriva dal termine inglese “pull” e si intende portare avanti il progetto o creare il prodotto in base esclusivamente alla richiesta del cliente. In altre parole, è il cliente che “tira” la produzione.
• Miglioramento continuo: Rivalutare regolarmente il processo del progetto con l’obiettivo di eliminare gli sprechi e massimizzare la produttività e l’efficienza.

Implementazione della gestione snella di progetto

Sebbene implementare processi snelli nei progetti sia una metodologia utilizzata in organizzazioni di tutti i tipi e dimensioni, funziona meglio – almeno all’inizio – nel caso di piccoli progetti e piccoli team perché richiede una comunicazione forte.

Man mano che un’organizzazione cresce può continuare a coltivare la mentalità snella tra i nuovi membri.

Ecco una panoramica delle principali fasi associate all’implementazione di una gestione snella di progetto:

1. Creare una cultura aziendale

Il tradizionale approccio top-down non si adatta alla filosofia di gestione snella del progetto.

Sebbene il management si assuma la piena responsabilità per prodotti, processi e requisiti aziendali, è importante che tutti provino un senso di responsabilità, e quindi un senso di uguaglianza, quando si tratta di migliorare il modo in cui un’organizzazione lavora.

Stabilire uno standard di apertura e trasparenza aiuta a creare un ambiente in cui tutti sono incoraggiati a identificare i problemi e testare le soluzioni.

2. Avere un team ben preparato

Non esiste un modello di gestione snella che funzioni per ogni progetto; l’applicazione dei principi può non sembrare esattamente la stessa in ogni caso.

Ecco perché è importante formare un team ben preparato che abbia una profonda conoscenza dei valori di gestione snella del progetto sia in grado di mantenere tutti concentrati.

Un modo per aumentare la conoscenza di questa metodologia nel team è fornire sessioni di formazione interne che chiariscano le procedure e i metodi relativi ai principi lean.

3. Rendere i miglioramenti snelli parte della cultura aziendale

Una cultura del miglioramento dovrebbe permeare in tutta l’organizzazione, incoraggiando e abilitando i team a cercare il miglioramento continuo ovunque.

I membri del team ​​dovrebbero essere in grado di valutare un processo e intraprendere le azioni necessarie per apportare miglioramenti.

Rimanere fedeli al lean richiede un’attenzione continua.

Vantaggi della gestione snella dei progetti

L’implementazione di una gestione snella dei progetti è una proposta a lungo termine, che dovrebbe cambiare in meglio la cultura di un’organizzazione.

I vantaggi della gestione snella dei progetti includono:

• Processi più semplici: Affinare continuamente il flusso di lavoro significa liberarsi da attività inutili ed il risultato finale è un processo più semplice e più facile da gestire.
• Output di alta qualità: Eliminando le attività prive di valore, il team può concentrarsi maggiormente sulle attività che apportano migliore qualità e meno errori all’output.
• Dipendenti motivati: I dipendenti che trascorrono del tempo in un lavoro significativo hanno una motivazione più alta. Inoltre, i dipendenti che sentono di lavorare insieme in condizioni di parità prendono naturalmente più iniziative e sono più dedicati alla produzione di qualità.
• Processi più intelligenti: Lean consente ai dipendenti di lavorare sui compiti giusti al momento giusto.
• Più valore per il cliente: Concentrarsi maggiormente sul lavoro a valore aggiunto produce naturalmente un prodotto migliore.

Difficoltà della gestione snella dei progetti

Fatto bene, il lean è in grado di offrire tutti i vantaggi sopra descritti, ma molte organizzazioni hanno difficoltà a implementare una gestione snella dei progetti a lungo termine.

I problemi principali che si riscontrano sono:

• Mancanza di tempo. Lean richiede pianificazione e tempo in anticipo. Mappare i principali flussi di prodotti, creare piani di miglioramento, condurre riunioni giornaliere per discutere del lavoro completato e in sospeso e identificare i problemi sono solo alcune delle cose che devono essere fatte regolarmente per mantenere il flusso. Percepite come interferenti con le normali attività lavorative, questi compiti spesso vengono tralasciati con il passare del tempo, rendendo impossibile applicare una metodologia lean.
• Mancanza di strategia. Alcune organizzazioni si concentrano così tanto sulla lean production da perdere di vista il loro piano strategico complessivo. Per ottenere il massimo da questa metodologia, è necessario applicare intenzionalmente i suoi principi agli obiettivi aziendali esistenti e non tralasciarli.
• Buy-in non sufficiente. La metodologia lean è considerata un modo di pensare radicale che richiede il completo consenso dei team. Ci vorranno molti sforzi per cambiare i comportamenti delle persone e incoraggiarle a lavorare in modo più indipendente. Se non si ha il tempo sufficiente per istruire le persone sul nuovo modo di lavorare e su come tutti ne trarranno beneficio, è improbabile che queste saranno d’accordo. Per aiutare a ottenere il consenso, è importante investire in programmi di formazione che insegnino alle persone il lean e migliorino le loro capacità di comunicazione.

 

Nessuna metodologia di gestione del progetto è perfetta e questo è il motivo per il quale molte organizzazioni utilizzano alcune combinazioni di metodologie.

La metodologia lean, vista la sua radicalità, può non essere adatta a tutti, ma il suo principio fondamentale – ridurre al minimo gli sprechi massimizzando il valore – può comunque essere applicato in una certa misura anche se si sta utilizzando un altro framework di progetto.

Procrastinare i problemi nei progetti è in assoluto il più mortale dei peccati che un project manager possa porre in essere.

La procrastinazione è molto diversa dall’essere pigri e non aver voglia di lavorare. Procrastinare vuol dire mettere a rischio l’intero progetto se non addirittura l’intera Organizzazione che punta su quel progetto.

Vediamo di approfondire il discorso in questo articolo oltre che a dare suggerimenti preziosi per risolvere questo vizio.

Cosa significa procrastinare?

La procrastinazione si riferisce all’atto di aspettare fino all’ultimo per svolgere quelle attività che hanno una priorità relativamente alta e richiedono tendenzialmente più impegno rispetto ad altre.

Si procrastina quando si lavora prima su quei compiti che sono facili da eseguire o hanno una priorità inferiore.

La procrastinazione può essere associata non solo al modo in cui si svolgono compiti o si risolvono problemi, ma anche a come si prendono decisioni.

Sebbene sia considerato normale per le persone procrastinare in una certa misura, diventa un problema quando procrastinare impedisce il normale funzionamento dei progetti perché non vengono completati in tempo.

Effetti della procrastinazione dei problemi nei progetti

All’interno della gestione del progetto, gli effetti della procrastinazione possono essere estremamente dannosi, non solo per il project manager e il suo team, ma per il progetto in generale e, nei casi più gravi, per l’organizzazione stessa.

Ecco quali sono gli effetti che può avere la procrastinazione sulla gestione del progetto:

Morale basso

 Il morale è come i dipendenti si sentono riguardo al loro lavoro, ai loro colleghi e ai loro supervisori.

Quando è alto, l’etica del lavoro aumenta e i dipendenti lavoreranno di più, più a lungo e più felici; quando invece è basso, i dipendenti non saranno motivati a lavorare, il che può portarli a procrastinare ancora di più.

La procrastinazione crea una situazione stressante in cui è necessario “correre” per rispettare le deadline delle attività.

Questo significa, per esempio, che il team è costretto a fare straordinari e a lavorare molto più a lungo.

Ciò peggiora se il project manager stesso procrastina.

Stress

Rimandare le cose per un momento successivo o all’ultimo momento, può effettivamente aumentare i livelli di stress.

Se si procrastina a lungo, gli incarichi di lavoro iniziano ad accumularsi fino a quando si hanno diverse ore o settimane di lavoro da recuperare in un breve lasso di tempo.

Per alcune persone, la scarica di adrenalina dell’attesa fino all’ultimo momento può essere eccitante, ma per la maggior parte, questo significa solamente un aumento del livello di stress che, in certi casi, può essere dannoso per la salute.

Più procrastinazione

La causa alla base della procrastinazione è essere costretti a fare qualcosa che si trova noioso o spiacevole, ecco perché lo si respinge per fare qualcosa di divertente ed eccitante.

Il problema con questo è che quando si evita l’attività la prima volta, tendenzialmente si continua a farlo, rendendola sempre più spiacevole.

La procrastinazione può quindi comportare conseguenze negative come stress, senso di colpa e perdita di produttività personale, nonché disapprovazione sociale per non aver rispettato responsabilità o impegni.

Questi sentimenti, se combinati, possono favorire un’ulteriore procrastinazione.

Le soluzioni alla procrastinazione dei problemi nei progetti

Identificare i motivi per cui si procrastina

Affinché le cose migliorino, è necessario capire perché si sta procrastinando.

Potrebbe essere, ad esempio, una cattiva organizzazione, o forse paura; potrebbero essere sovraccarichi di lavoro o puntare ad una perfezione eccessiva.

È importante individuare la causa e trovare quindi la soluzione appropriata.

Elaborare un piano

Se la procrastinazione è già un’abitudine, si può comunque migliorare la situazione.

Tuttavia, come con la maggior parte delle cose, non è possibile aspettarsi miglioramenti da un giorno all’altro.

Innanzitutto, bisogna accettare la situazione attuale. La ricerca mostra che i procrastinatori di solito provano senso di colpa e ansia per non fare il loro lavoro.

Ecco, quindi, che ci si dovrebbe concentrare sulla ricerca di soluzioni, motivandosi ​​trovando soluzioni per migliorare la capacità di gestione del tempo.

Concentrarsi sul fare, invece di evitare. Un semplice elenco scritto delle attività da svolgere, magari con un orario specificato, può fare molto per il morale.

Impostare un sistema di ricompense

Quando si riesce a completare un compito difficile in tempo, una piccola ricompensa per un lavoro ben fatto potrebbe essere una buona idea che aiuta a combattere la procrastinazione.

Pressione dei pari

Anche se questo può mettere un po’ di pressione sulle persone, è un metodo collaudato per evitare la procrastinazione.

Quando possibile, chiedere ad un pari di tenere d’occhio le attività da svolgere e di sollecitare il lavoro quando non è ancora stato fatto, può essere una buona soluzione per alcune persone.

Ridurre al minimo le distrazioni

Se possibile, è necessario creare una zona libera da distrazioni sul posto di lavoro.

Ciò aiuterà a concentrarsi sui propri compiti e a portare a termine le cose rapidamente, evitando la necessità di procrastinare.

Dare priorità

A volte, fare solo un elenco non è sufficiente per migliorare la gestione del tempo e per essere effettivamente produttivi, è necessario stabilire delle priorità.

Ciò significa stabilire quali compiti sono urgenti e quali possono essere rinviati; in questo modo, si avrà una visione chiara del carico di lavoro che si ha davanti, ma, soprattutto, non si potranno svolgere prima le attività più semplici se non sono una priorità.

Trova il momento più produttivo

Ognuno lavora in modo diverso. Alcuni di noi sono più produttivi al mattino, altri alla sera, ma ciò che è comune a tutti è che si ha un momento di punta durante il giorno in cui si è più produttivi.

Identificare questo momento di produttività è ottimo per la gestione del tempo e qui è possibile dedicarsi ai compiti più difficili.

Quando invece si è in modalità a basso consumo energetico, si può passare a lavorare a qualcosa di più semplice.

Non esigere la perfezione

Non è necessario esigere ogni volta la perfezione; alcuni compiti possono essere soddisfacenti anche senza essere perfetti. Chiedere sempre l’eccellenza mette molta pressione su tutti.

Naturalmente, questo non significa essere d’accordo con un risultato per metà o con un lavoro fatto male, ma se rientra nello standard, è accettabile.

Procrastinare i problemi nei progetti: conclusioni

Vincere la procrastinazione può essere difficile, ma ciò non significa che non possa essere fermata e persino prevenuta.

Il primo passo è riconoscere di essere un procrastinare, trovare la causa principale e tentare di risolvere il problema.

Persone diverse avranno ragioni diverse, quindi è importante implementare una strategia di risposta che funzioni.

Qualunque sia la ragione, i passaggi elencati in questo articolo possono essere adottati per migliorare la situazione.

Una cosa che bisogna ricordare è di non mettere troppa pressione su sé stessi: la procrastinazione non scomparirà dall’oggi al domani.

Essere un project manager non è un lavoro facile e ciò che rende un buon supervisore di progetti è l’efficienza nella gestione di progetti, persone, tempo e denaro.

In tutto questo, la procrastinazione non deve trovare spazio ed è desiderabile evitarla il più possibile.

Valutare i progetti per evitare disastri è estremamente importante. E’ per questo che il lavoro dei Project Manager è fondamentale e spesso ci si trova di fronte a serie sfide che se affrontate male possono far deragliare i programmi.

Questo implica conoscere i punti deboli di un progetto grazie ad una analisi strategica del progetto, una pianificazione efficace e un adeguato sistema di gestione del lavoro.

In generale, non esiste un unico modo per garantire il successo della gestione del progetto, ma ci sono alcuni suggerimenti efficaci che, se inclusi in uno stile di gestione, possono aiutare ad evitare disastri.

Ecco, quindi, i 7 consigli chiave per valutare i progetti:

Valutare un progetto: Conoscere il progetto a fondo

Prima ancora di cominciare, si valuta il progetto guardandolo in modo globale. La prima e più importante cosa da fare affinché un progetto abbia successo, infatti, è assicurarsi che sia basato su solide fondamenta.

Per questo, è necessario identificare i clienti e tutte le parti interessate (stakeholders) e comprendere i loro interessi e le loro aspettative riguardo al progetto.

Il passo successivo è quello di sviluppare un solido piano di progetto in cui i ruoli e le responsabilità siano chiaramente definite.

Inoltre, per rendere la pianificazione più efficace, è necessario stabilire criteri di successo misurabili e tracciabili per valutare, a mano a mano, se il progetto è sulla buona strada o meno.

Valutare un progetto: Identificare il team di progetto giusto

Una volta che il piano di progetto è stato sviluppato, il passo successivo è quello di creare e un team in grado di mettere in pratica il piano in modo efficace e riunirlo.

Questo inizia con la definizione dei ruoli e l’assegnazione del giusto insieme di compiti tenendo conto delle personalità, punti di forza e competenze di ogni individuo.

Dopotutto, le risorse di gestione del progetto sono i fattori chiave per la realizzazione di un progetto di successo.

Valutare un progetto: Trovare un project manager qualificato

Per assicurarsi che il progetto sia condotto nella giusta direzione, è essenziale sapere che sia diretto da un project manager qualificato.

Un buon project manager, infatti, non lascerà nulla di intentato per rendere il progetto un successo.

Questo deve sapere come gestire un team di personalità diverse assegnando il lavoro alla persona giusta e assicurandosi che il processo sia produttivo e motivante.

Inoltre, deve sapere come conquistare la fiducia dei clienti e comunicare al suo team le loro aspettative per lavorare all’unisono per il raggiungimento di un obiettivo condiviso.

Valutare un progetto: Definire le pietre miliari critiche

Quando si valuta un progetto, non bisogna dimenticare che il suo successo dipende dall’identificazione dei momenti determinanti durante il ciclo di vita del progetto.

Questo può essere fatto includendo le fasi principali come l’avvio, la pianificazione, l’esecuzione e la chiusura di un progetto, ma non finisce qui.

Ogni singola fase deve essere suddivisa in quegli eventi, le milestones appunto, che rappresentano un traguardo importante e che sono considerati come una sorta di “check point” per le attività svolte fino a quel momento e in previsione nel futuro.

Se si riscontrano errori, è possibile adottare immediatamente misure correttive per riportare il progetto in carreggiata.

Valutare un progetto: La comunicazione è la chiave

Per eseguire un progetto senza intoppi, è necessaria una comunicazione efficace e coerente con gli stakeholders e i clienti, ma soprattutto, nel caso di modifiche, una perfetta comunicazione con i membri del team per evitare incomprensioni e “attacchi a sorpresa”.

Per il project manager, sarà importante assicurarsi che le linee di comunicazione siano sempre aperte in modo che chiunque possa raggiungere qualcun’altro senza difficoltà e senza ripensamenti.

Inoltre, regolari report sullo stato del progetto sono un buon modo per mantenere tutti sulla stessa pagina tenendoli aggiornati sui nuovi sviluppi.

Ricordiamo che una comunicazione inefficace è uno dei principali motivi che portano al fallimento dei progetti.

Valutare un progetto: Sfruttare i punti di forza dei membri del team

Il successo di un progetto dipende in gran parte dalle capacità dei membri del team.

Un buon project manager farà sempre uno sforzo per conoscere i punti di forza e di debolezza dei membri del suo team in modo da poter allocare il lavoro di conseguenza.

Poiché la forza di qualcuno è la debolezza di qualcun altro, un manager efficace si assicurerà che il lavoro venga affidato all’individuo che è intrinsecamente competente e più veloce nel portarlo a termine.

Attingere ai punti di forza dei membri del team garantirà sicuramente un completamento più rapido delle attività e una migliore gestione del tempo.

Con la squadra che dà il meglio di sé e i cui punti di forza vengono sfruttati al massimo, il progetto non potrà che essere un successo.

Valutare un progetto: Utilizzare uno strumento di gestione dei progetti

La tecnologia ha portato molti vantaggi in moltissimi settori e questo anche nella gestione dei progetti, grazie ai software di project management.

Un buon software funge da piattaforma centralizzata per tutte le informazioni rilevanti sul progetto che, oltre a non venire perse, sono accessibili a tutti gli stakeholder di progetto.

Questi strumenti di gestione dei progetti consentono ai team di collaborare e fornire risultati straordinari grazie a potenti funzionalità, fra cui diagrammi di Gantt, report e flussi di lavoro personalizzati e schede kanban.

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Per concludere, un buon project manager esaminerà sempre il progetto nel suo insieme, oltre ad analizzare i vari componenti del progetto elencati in questo articolo in modo da evitare disastri.

Al termine di ogni progetto, inoltre, è importante valutare ogni aspetto e i punti deboli di un progetto, annotare i successi, cosa è andato storto e cosa può essere migliorato per progetti futuri.

Con esperienza e competenza, un buon project manager sarà in grado di prevedere quando il rischio è imminente e quando è necessario adottare misure correttive.

Il Diagramma di precedenza, soprattutto se creato grazie ad un software di gestione dei progetti, può essere l’arma in più per un Project Manager.

Con molte responsabilità complesse coinvolte nella gestione di un progetto, avere gli strumenti giusti di assistenza che aiutano a portare a termine con successo l’esecuzione dei compiti e diventa fondamentale.

Il diagramma di precedenza per stabilire le relazioni di dipendenza tra le attività è uno di questi. Vediamolo in dettaglio in questo articolo.

Cos’è il metodo del diagramma di precedenza?

Il metodo del diagramma di precedenza è una tecnica di rappresentazione grafica che sviluppa un diagramma di rete della pianificazione del progetto e che utilizza i cosiddetti “nodi” per rappresentare le attività.

Questi nodi sono collegati con frecce per rappresentare una progressione sequenziale delle dipendenze tra le attività del piano.

Il metodo del diagramma di precedenza consente rapidamente al team di progetto e agli stakeholder di comprendere tutte le attività programmate, le sue affiliate e le dipendenze fra un nodo e l’altro.

Come creare il diagramma di precedenza?

Per costruire il diagramma di precedenza e quindi per stabilire le relazioni di dipendenza fra le attività, la fase preliminare della pianificazione consiste nel lavorare sulla struttura di scomposizione del lavoro.

L’intero progetto diventa più comodo e gestibile quando i vari compiti vengono suddivisi.

A questo punto si ha una tabella con tre colonne, la prima colonna che elenca le attività e la seconda con la loro sequenza, mentre la terza mostrerà la durata di ogni attività.

In questo modo si hanno tutte le informazioni necessarie per disegnare un semplice diagramma di precedenza.

Per iniziare a creare il diagramma di precedenza, ogni attività viene rappresentata come un nodo.

Ogni casella dovrebbe avere una freccia che la collega al passaggio successivo: la prima attività inizierà a sinistra seguita dalla seconda, che sarà collegata da una freccia.

Se le prossime due attività hanno lo stesso predecessore, verranno impilate una sull’altra con due frecce provenienti dallo stesso punto di partenza.

Quando invece un’attività ha due predecessori, le frecce di quei predecessori si connettono entrambe all’attività.

Così si crea un rudimentale diagramma di precedenza.

Quali sono le quattro dipendenze dei diagrammi di precedenza?

Per creare un diagramma di precedenza, è necessario padroneggiare le dipendenze.

Una dipendenza è un’attività che dipende da un’altra attività per essere portata a termine.

In particolare, esistono quattro tipi di dipendenze:ù

1. Dipendenza obbligatoria

Una dipendenza obbligatoria è una dipendenza inevitabile, come l’aggiunta di acqua alla piscina dopo la sua costruzione. Non è possibile aggiungere prima l’acqua e costruire la piscina attorno ad essa.

2. Dipendenza discrezionale

Una dipendenza discrezionale aiuta a ottimizzare le risorse. Secondo l’esempio precedente: non esiste una logica rigida per costruire i lati della piscina. Iniziare con un lato è altrettanto probabile e importante quanto l’altro. Tuttavia, potrebbe esserci un motivo per iniziare uno piuttosto che l’altro.

3. Dipendenza esterna

Una dipendenza esterna è al di fuori del controllo del team di progetto. Sempre con l’esempio della piscina, potrebbe esserci il maltempo che impedisce di iniziare a scavare o un processo di autorizzazione che si allunga più del previsto.

4. Dipendenza interna

Una dipendenza interna è una dipendenza controllabile. Se c’è solo una pala, due persone non possono scavare la buca per la piscina. In questo caso, il programma deve prevedere la divisione del lavoro tra le due persone o l’acquisto di un’altra pala.

A sua volta, ogni dipendenza può essere definita in quattro modi:

Fine – inizio : l’attività non può iniziare finché un’altra non è terminata. Il tipo di dipendenza più comune utilizzato tra le attività.

Fine – fine: l’attività non può terminare finché un’altra non è terminata.

Inizio – inizio: l’attività non può iniziare finché non ne è iniziata un’altra.

Inizio – fine: l’attività non può terminare finché un’altra non è iniziata. Si tratta del tipo di dipendenza meno utilizzato.

Vantaggi e svantaggi del metodo di diagramma di precedenza

Questo metodo offre molti vantaggi alla gestione del progetto:

• Aiuta a trovare relazioni e dipendenze tra le attività. Questo aiuta quindi a pianificare ed evitare i rischi. Se manca un’attività, è più facile identificarla.
• Consente di individuare il percorso critico e le attività critiche e concentrarsi su di esse. Qualsiasi ritardo nelle attività critiche ritarderà infatti il programma in generale.
• Un diagramma di precedenza è un buon strumento di comunicazione. Gli stakeholder possono visualizzare le attività in ogni momento e comprendere il programma generale.
• Aiuta ad identificare un possibile collo di bottiglia e ad attuare le dovute modifiche.
• Consente la visualizzazione delle pietre miliari, della durata del progetto in generale e della sua fine.

Per quanto riguarda gli svantaggi:

• Per progetti grandi e complessi, ci saranno migliaia di attività e relazioni di dipendenza. Senza un software di project management che abbia funzionalità apposite può essere molto difficile gestirlo. A peggiorare le cose, se il piano cambia durante il ciclo di vita del progetto, il diagramma di precedenza dovrà essere rivisto e ridisegnato e, di nuovo, senza un software adeguato, ciò potrebbe risultare molto complicato.
• Uno dei vantaggi di visualizzare un diagramma di precedenza di un progetto è che questo consente al team di rimanere concentrato sulle attività del progetto e agli stakeholder di avere una visione generale di tutto il processo. Tuttavia, nel caso di progetti di grandi dimensioni con migliaia di attività, potrebbe essere difficile riuscire a visualizzare il diagramma di precedenza dell’intero progetto senza doverlo scomporre in parti più piccole.

 

La raffinata arte dell’uso dei diagrammi di precedenza è, quindi, trovare un adeguato livello di dettaglio.

Più attività sono presentate, maggiore sarà la panoramica sul progetto, ma più dipendenze risulteranno e più difficile sarà gestire il diagramma di precedenza nel tempo.

Ecco perché l’uso di un software di gestione dei progetti adeguato diventa fondamentale.

Ciò fornisce la base per determinare il percorso critico del progetto, prevedere le carenze e identificare la possibile riallocazione delle risorse per risolvere i problemi.

Un adeguato uso del diagramma di precedenza fornirà al project manager informazioni sullo stato del progetto e faciliterà il controllo su attività e pianificazioni.