Categoria: Gestione Progetti

Se stai cercando una soluzione ottimale per gestire i task e le to-do list del tuo team, in questo breve articolo ti aiuteremo a trovare il software che fa al caso tuo, con una panoramica aggiornata al 2023.

Rispetto ad altre lunghe liste che troverai online, la nostra sarà breve ed efficace, perché abbiamo selezionato e testato per te i 6 migliori prodotti sul mercato, e li esamineremo nelle loro versioni free e a pagamento.

1. Twproject

Se stai cercando un software flessibile e in grado di soddisfare le esigenze di gruppi di lavoro di qualsiasi dimensioni, dalle piccole realtà alle aziende più grandi, puoi dare una chance a Twproject.

Twproject è uno strumento ottimale perché nella sua semplicità offre i tool utili alla gestione dei progetti in tutti i loro aspetti chiave, dalle to-do list, alle assegnazioni di task, ai worklog, fino alla gestione del budget e del carico di lavoro. Il suo punto di forza è quello di combinare una gestione waterfall, altamente strutturata e utile al project manager per tenere sotto controllo l’intero ciclo di produzione, con un sistema agile che risponde alle esigenze del singolo lavoratore di gestire quotidianamente le proprie assegnazioni attraverso strumenti semplici. Abbiamo parlato in un recente articolo della differenza tra gestione waterfall vs agile.

Nella fase iniziale, il project manager può impostare su Twproject una WBS generale e un Gantt interattivo, che permetteranno di tenere sotto controllo scadenze e budget nel corso del tempo. Potrà poi assegnare i task e gestire il lavoro quotidiano attraverso le to-do list, le kanban board, i planner settimanali. Ogni esigenza, sia essa del pm o del dipendente, è contemplata in Twproject.

In sintesi, le principali funzionalità di Twproject sono:

• Gestione waterfall/agile
• Diagramma di Gantt
• Kanban board
• To-do list
• Condivisione di file
• Worklog e fogli presenze
• Gestione budget e risorse
• Gestione carico di lavoro

Costi: a partire da 4,89 € per utente/mese.

Pro: Twproject è uno strumento completo per tutte le diverse figure lavorative, permettendo di differenziare i ruoli e offrendo una gestione di tempi e costi migliore di molti altri prodotti sul mercato. Il pm ha sempre una vista complessiva del progetto costantemente aggiornata. Twproject offre tra l’altro supporto e interfaccia anche in italiano!

Contro: Non ne abbiamo riscontrati.

Twproject è la giusta risposta a chi cerca un sistema competo ma semplice da usare, esaustivo ma altamente flessibile.

2. Wrike

Anche Wrike è un software molto conosciuto nell’ambito del task management e si adatta bene alle esigenze sia di piccoli gruppi di lavoro sia alle imprese di dimensioni più grandi.

Ha un sistema integrato di tracciamento dei tempi di lavoro, ma è un po’ carente sulla possibilità di aggiungere annotazioni libere perché non ha strumenti per le note o per le mappe concettuali.

Le principali funzionalità di Wrike sono:

• Condivisione di file
• Monitoraggio dei progressi nei task
• Stati del flusso di lavoro
• Milestone

Costi: versione gratuita o a pagamento fino a 24,80 $ utente/mese

Pro: progetti illimitati; personalizzazione a seconda delle diverse esigenze della tipologia di team.

Contro: diagramma di Gantt e timer per il monitoraggio disponibili solo nei piani a pagamento; scarsità di strumenti per le annotazioni.

Che tu faccia parte di un piccolo team o che tu gestisca un grosso ramo aziendale, Wrike può fare al caso tuo. Tuttavia, se sei un pensatore creativo, ti potresti sentire un po’ limitato.

3. Monday.com

Monday.com è un prodotto attualmente molto pubblicizzato e che offre funzioni di task management di utilizzo semplice e intuitivo. Presenta diverse funzionalità di gestione delle attività che ti consentiranno di creare assegnazioni con facilità.

Tuttavia, come è prevedibile per uno strumento tanto sponsorizzato, i suoi costi non sono esattamente tra i più economici.

Le principali funzionalità di Monday.com sono:

• Visualizzazione a calendario
• Monitoraggio delle tempistiche
• Automazioni
• Schede illimitate

Costi: versione a pagamento da 8 € a 16 € utente/mese.

Pro: sistema di messaggistica integrato specialmente indicato per i team che lavorano da remoto; interfaccia utente che permette di visualizzare più informazioni in un solo punto.

Contro: navigazione un po’ disorganizzata e dispersiva; mancanza di alcune funzioni, in particolare la dashboard, nella versione mobile.

Attualmente uno dei principali attori sul mercato per la gestione di task e to-do-list, con strumenti che favoriscono la collaborazione nel team. Tuttavia speriamo che col tempo migliori in flessibilità.

4. Hitask

Hitask è una piattaforma di task management con funzionalità essenziali. Il suo utilizzo è dunque abbastanza semplice: le singole attività e i progetti sono gli elementi in primo piano e la dashboard centrale permette di gestirli facilmente organizzandoli in base alla data di scadenza, al progetto o al team.

I collaboratori sono elencati nel lato destro della piattaforma e le attività possono essere trascinate dall’area centrale verso i membri del team. Una volta fatto ciò, a ogni collaboratore viene assegnato il task, che diventa parte della sua to-do list.

Per quanto riguarda le funzionalità di pianificazione del flusso di lavoro, Hitask è un po’ carente su questo fronte poiché non offre la possibilità di creare diagrammi di Gantt né altri strumenti utili alla comprensione del workflow.

Cosa offre Hitask:

• Gestione dei task
• Archiviazione di file (illimitatata nella versione premium)
• Monitoraggio dei tempi
• Reportistica
• Autorizzazioni selettive sulle attività (versione premium)
• Sincronizzazione del calendario (versione premium)

Costi: versione gratuita o a pagamento fino a 20 $ utente/mese

Pro: facilità di apprendimento; specialmente indicato per gruppi di piccole o medie dimensioni.

Contro: poche integrazioni con altri sistemi; mancanza di strumenti per la gestione dei flussi di lavoro.

Una buona soluzione per progetti con un numero limitato di dati. Non molto scalabile, ma utile per aumentare la comunicazione tra i reparti e migliorare l’organizzazione, senza preoccuparsi della curva di apprendimento.

5. Basecamp

Anche Basecamp è un’applicazione particolarmente utile per team che lavorano da remoto. Il suo funzionamento è semplice: inserisci un progetto e lo suddividi in task da completare, poi salvi questi ultimi sotto forma di to-do list. A quel punto puoi assegnare i tasks, definire le date di scadenza, aggiungere note e allegati.

Tuttavia, dentro Basecamp mancano alcune funzionalità di gestione dei progetti piuttosto basilari: innanzitutto la possibilità di assegnare priorità alle attività e monitorare i tempi; inoltre questa piattaforma non offre strumenti quali le kanban board e i diagrammi di Gantt. Se il tuo team può fare a meno di questi strumenti, Basecamp è una buona soluzione per un’azienda di medie dimensioni.

Cosa offre Basecamp:

• Messaggistica in tempo reale
• Gestione delle attività semplificata
• Check-in automatico
• Monitoraggio dell’avanzamento del progetto (Hillcharts)

Costi: da 15 $ utente/mese fino a 299 $ mensili per utenti illimitati

Pro: buon rapporto qualità/prezzo; collocazione di tutti gli strumenti, le comunicazioni e i documenti relativi a un progetto in un singolo punto, cosa che agevola la collaborazione nel gruppo.

Contro: mancanza di alcune funzionalità base; spazio di archiviazione piuttosto limitato se si collabora a più progetti e se i membri del team caricano diversi file.

Un’interfaccia semplice e con le informazioni essenziali concentrate in un’unica visualizzazione, efficace in particolare se si lavoro da remoto e con tempistiche indipendenti.

6. Trello

Trello si distingue per avere come focus principale le kanban board: dunque la sua interfaccia principale si presenta come una grande bacheca con diverse schede su cui gli utenti agiscono come se stessero annotando informazioni su dei post-it.

Affinché Trello sia efficiente anche per progetti di complessità superiore, è necessario acquistare un licenza a pagamento. In quel caso potrai sbloccare alcune funzionalità ulteriori come i diagrammi Gantt e altre. Rimane quindi il dubbio che lo sforzo valga la pena, dal momento che ci sono altri software che offrono le stesse funzionalità a prezzi più bassi.

Le principali caratteristiche di Trello sono:

• Organizzazione in “bacheche”, “elenchi” e “schede”
• Checklist
• Possibilità di allegare file
• Integrazioni illimitate (versione premium)
• Bacheche pubbliche/private (versione premium)
• Maggiore supporto clienti (versione premium)

Costi: versione gratuita o a pagamento fino a 17,50 $ utente/mese

Pro: sistema di notifiche istantanee; facilità nella visualizzazione delle scadenze; buona navigazione e visibilità anche nella versione mobile.

Contro: impossibilità di lavorare offline; limitazioni nel caricamento di file; non adatto a progetti con più squadre di lavoro.

Trello è una soluzione molto visiva e altamente adattabile, utile quando si lavora a distanza. Tuttavia non è pratica quando si lavora su grossi progetti o se si intendono fare piani a lungo termine.

Conclusioni: come scegliere il software di task management e to-do list più adatto a te

1. Definisci le principali esigenze del tuo team

In un precedente articolo abbiamo affrontato i motivi che dovrebbero spingerti a scegliere un software di gestione dei progetti, invece che affidarti alle singole iniziative personali, che ancora troppo spesso si limitano ad appunti cartacei o al massimo a fogli Excel condivisi.

Nella nostra esperienza, buona parte degli impiegati in azienda lamenta di non avere la tecnologia e gli strumenti adeguati per ottimizzare il proprio lavoro. Infatti non è sempre possibile tenere traccia di ogni attività del progetto, rispettare le scadenze, monitorare i progressi e gestire il proprio team senza uno strumento adeguato.

Ma come capire cosa utilizzare? Recentemente abbiamo parlato dei dieci aspetti da tenere a mente per scegliere un buon tool di project management. In poche parole, dovresti concentrarti sugli aspetti chiave del task management a capire quali sono quelli fondamentali per il tuo team. Considera questi dieci punti e mettili in ordine di priorità:

• Flusso di lavoro: le fasi del progetto
• Diagrammi di Gantt
• Liste To-Do
• Monitoraggio del tempo e gestione delle risorse
• Collaborazione interna
• Gestione del budget
• Personalizzazione
• Integrazioni
• Fruizione da remoto e/o su mobile
• Lingua e assistenza

Ricordati poi che la finalità ultima di un buon task management è il non lasciare nessuno indietro. Con una gestione delle attività oculata potrai rafforzare il senso di appartenenza del gruppo e non sprecare risorse, economiche ma anche e soprattutto umane.

2. Fai una prova gratuita

Come hai visto, è chiaro che ormai la scelta di soluzioni software nel mondo del task management sia vasta. Perciò dopo che avrai optato per una o più soluzioni, il nostro consiglio è sempre quello di fare una prova gratuita. I motivi sono a nostro avviso i seguenti:

• Non spendere subito i tuoi soldi acquistando il primo software di project management che ti viene in mente; molti offrono un periodo di prova gratuita. Naturalmente, fai attenzione a utilizzare bene questo servizio e occhio alla scadenza del periodo di prova! Scegli chi dà maggiori garanzie anche in questo senso.

• Molto spesso, insieme alla prova gratuita potrai accedere al supporto clienti e dunque esplorare tutte le funzionalità, capire il loro utilizzo e confrontare le tue esigenze con l’esperienza di chi conosce bene il sistema, sfruttando anche le eventuali personalizzazioni. Inoltre ricorda: se la piattaforma scelta non ha le funzionalità che desideri non significa che queste non ci saranno in futuro: le migliori aziende software testano costantemente e rilasciano regolarmente nuove versioni del prodotto.

• Vuoi dare una chance al nostro primo della lista? Twproject ti offre una prova gratuita di 15 giorni e a nostro avviso è utile alla gestione di progetti per team di tutte le dimensioni, perfetto se hai bisogno di affidarti a un unico software facile ma completo.

Questi sono per noi i migliori software di task management e to-do list del 2023.

Facci sapere quale è stata la tua esperienza e quale sarà la tua scelta finale!

Se stai cercando il miglior diagramma di Gantt presente in commercio, faresti bene a leggere con attenzione questo articolo.

Sono infatti molti i nostri clienti che, dopo aver effettuato estenuanti ricerche, hanno scelto Twproject proprio per la semplicità, la fruibilità e la versatilità del suo Diagramma di Gantt.

Il project management, come ben sai, si occupa di gestire costantemente varie attività, persone, tempistiche, costi, ecc. e in tutto questo un diagramma di Gantt può essere un valido aiuto per non perdere una scadenza e avere gravi ripercussioni. Non sempre però questo strumento è semplice da usare o fornisce dei grafici chiari.

Ma di cosa si tratta esattamente? E quali sono i parametri per identificare il miglior diagramma di Gantt sul mercato? Vediamolo in questo articolo.

Che cos’è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che mostra la pianificazione di un progetto e le varie attività comprese tra la data di inizio e di fine.

Ogni barra nel grafico rappresenta un compito, mentre le date sono disposte orizzontalmente in cima al diagramma.

I moderni diagrammi di Gantt possono anche mostrare le dipendenze tra le attività, ovvero il modo in cui ciascun compito si connette agli altri.

Questo grafico permette di fornire con chiarezza scadenze, pietre miliari e avanzamento del progetto.

Sebbene non esistano due diagrammi di Gantt uguali, ecco quali sono le sue componenti chiave:

• Data/Ora: la data e la durata di ogni attività sono spesso visualizzate in giorni/settimane/mesi, ma possono anche essere rappresentate in minuti/ore, a seconda del progetto e del settore. La lunghezza di ogni rettangolo identifica la durata di un’attività.
• Attività: tutti quei compiti che fanno parte del progetto e che vivono in vari stadi di completamento. Le attività possono essere autonome, così come connesse ad altre.
• Pietre miliari: Le pietre miliari o milestones sono compiti critici per il completamento e il successo di un progetto. Alla conclusione di ogni blocco su un diagramma di Gantt, le pietre miliari sono rappresentate da forme o icone diverse.
• Responsabile dell’attività: può trattarsi anche di più persone o di un intero team a seconda del compito.
• Task Code: Il codice attività è incluso nel diagramma di Gantt per aiutare tutte le persone coinvolte a identificare prontamente il compito specifico. Questo numero di riconoscimento è univoco per ogni attività, proprio come una carta d’identità del task.

Quali sono i vantaggi di un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt permette di semplificare in maniera significativa il processo di pianificazione di un progetto.

Dal momento che si tratta di uno schema semplice da creare, utilizzare e mantenere, si dimostra un valido aiuto per i project manager.

Ecco alcuni vantaggi di un diagramma di Gantt:

1. Panoramica dello status di progetto

Il più grande vantaggio dell’utilizzo dei diagrammi di Gantt è la possibilità di vedere tutto ciò che riguarda il progetto in un unico posto.

Funziona come un ottimo strumento di visualizzazione e definizione delle priorità. Il Gantt, infatti, fornisce la panoramica sul progetto in generale, informando i membri coinvolti sul risultato finale, l’ordine, la durata dei compiti, le date di inizio e di fine, le dipendenze ed i progressi compiuti.

Potrebbe anche interessarti questo articolo sul calcolo dell’avanzamento di progetto.

2. Miglioramento della comunicazione del team

La comunicazione è parte integrante di un progetto e può avere il potere di realizzarlo o distruggerlo.

La mancanza di comunicazione è infatti una delle principali ragioni del fallimento di molti progetti.

I diagrammi di Gantt sono noti per fornire una comunicazione cristallina e per permettere ai project manager di fornire input su determinate attività e passare informazioni rilevanti.

3. Vedere le attività sovrapposte e le dipendenze

A volte, non è possibile avviare una determinata attività a meno che non venga completato il compito precedente.

Tali dipendenze possono rendere le cose difficili da gestire soprattutto in caso di progetti complessi che hanno troppe attività i cui collegamenti non sono così evidenti.

Grazie ad un diagramma di Gantt è possibile vedere facilmente quali compiti dipendono gli uni dagli altri e pianificare di conseguenza.

4. Incremento dell’efficienza del lavoro a distanza

Il lavoro a distanza sta diventando sempre più popolare a livello europeo. Tale modalità di lavoro è una delle tendenze che dovrebbero dominare il mondo del project management nei prossimi anni.

Tuttavia, lavorare con un team remoto ha le sue sfide e si presentano molte più difficoltà a coordinare e tenere aggiornati dipendenti in diverse parti del mondo.

Un diagramma di Gantt rende quindi più facile “rimanere sulla stessa pagina” mentre si lavora insieme. Consente, infatti, di visualizzare in tempo reale ciò che è già stato fatto, ciò che è in corso e ciò che sarà da fare indipendentemente dal Paese e dal fuso orario.

5. Aumento della flessibilità

Il cambiamento è una parte cruciale nel project management.

Anche con un piano di progetto che sembra essere infallibile bisogna comunque essere pronti a dover effettuare delle modifiche in corso.

Uno strumento come il diagramma di Gantt permette di inserire e visualizzare velocemente le eventuali modifiche e di vedere come queste si ripercuotono sulle attività successive.

Twproject: perché è il migliore diagramma di gantt sul mercato

Vediamo ora perché, alla fine, tantissimi PM scelgono Twproject e il suo Gantt per la gestione dei loro progetti.

Esistono moltissimi strumenti di project management che offrono la possibilità di creare diagrammi di Gantt semplici e complessi.

Twproject offre però delle funzionalità dinamiche che semplificheranno maggiormente il lavoro, fra cui:

• Allocazione delle risorse in real time: Twproject include una pagina dedicata per monitorare e modificare l’allocazione delle risorse in tempo reale. Una sovra o sotto-allocazione sarà facilmente identificabile e allo stesso modo facilmente modificabile.
• Gestione di orari di lavoro flessibili: questo strumento permette di impostare l’orario di lavoro e le assenze di ogni membro del team, in modo da avere una capacità sempre aggiornata.
• Supervisione dello stato dei progetti: Twproject presenta dei cruscotti dedicati che permettono di visualizzare lo stato dei progetti in tempo reale e di ricevere notifiche legate agli eventi critici. Inoltre, una pagina di statistiche dedicata mostrerà lo stato di salute di ogni progetto e task.
• Condivisione e comunicazione: Twproject sa quanto la comunicazione sia importante nel project management. Per questo motivo questo tool permette una facile condivisione di idee, note, documenti, immagini e link.
• Pianificazione e gestione dei task: Twproject offre, in una sola piattaforma, la gestione della pianificazione con il Gantt insieme all’inserimento dei task per tutto il team, avvicinando cosi il progetto al lavoro quotidiano delle risorse.

Twproject, in sostanza, è uno strumento di project management ideato per rendere la gestione dei progetti il più semplice possibile. Il suo Gantt il fiore all’occhiello!

Un project management plan di bassa qualità è una delle causi principali del fallimento di molti progetti.

Spesso significa che l’ambito del progetto non è stato compreso e, di conseguenza, il programma e il budget non sono stati realistici.

È ampiamente dimostrato che la pianificazione è un fattore critico di successo nella gestione dei progetti.

Vediamo quindi in questo articolo come realizzare un project management plan.

Creare un project management plan in 9 passaggi

Un project management plan, anche noto come piano di gestione del progetto, è un documento che delinea il processo da seguire per raggiungere gli obiettivi dichiarati.

Lo scopo di un piano di progetto è mappare i passaggi e le risorse necessarie per completare un progetto in tempo e budget.

Ecco quali sono i 9 passaggi per sviluppare un piano di progetto che si traduca in risultati di qualità:

Project management plan: Raccogliere i requisiti dalle principali parti interessate

Dopo aver creato una carta del progetto e identificato i principali project stakeholder, è essenziale raccogliere i requisiti.

Per generare output si necessitano input.

Una volta ottenute queste informazioni, sarà possibile definire l’ambito del progetto e determinare esattamente quali sono i risultati che gli stakeholder si aspettano.

Forti capacità di comunicazione sono fondamentali in questa fase del processo di pianificazione.

Senza una comunicazione efficace esiste il rischio di perdere dettagli importanti che potrebbero essere dannosi per il successo complessivo del progetto.

Project management plan: Definire l’ambito del progetto

Le domande chiave da porsi sono: “che cosa deve produrre o fornire il project team?” e “quali problemi stanno cercando di risolvere gli stakeholder?”

Quindi, si provvede a fornire una descrizione completa del progetto e dei risultati finali del prodotto sotto forma di una dichiarazione del project scope.

Project management plan: Creare una struttura di scomposizione del lavoro

In questa fase si suddivide l’ambito del progetto in risultati più piccoli e più gestibili e gruppi di attività correlate, note anche come “pacchetti di lavoro”.

In questo caso la domanda “quali sono le attività che devono essere svolte per creare i deliverable del progetto?” può aiutare a suddividere il lavoro.

Ciò consentirà di assegnare le giuste risorse alle diverse parti del progetto in base alle competenze necessarie.

La struttura di suddivisione del lavoro facilita la pianificazione e il coordinamento, due funzioni importanti della gestione del progetto.

Project management plan: Sequenza delle attività del progetto

Quasi tutto accade in una sequenza, ma il trucco è fare quante più cose possibili in parallelo, se si hanno le risorse per farlo.

Soprattutto nei settori più dinamici e ipercompetitivi, la capacità di ridurre i tempi di ciclo è un vantaggio competitivo.

Project management plan: Stimare la durata dell’attività, i costi e le risorse

Il costo, la durata e le risorse necessarie per completare le attività del progetto dipendono dall’ambito del progetto.

Una stima corretta è importante, in quanto aiuta a determinare se il piano è fattibile, a definire le aspettative e a tenere sotto controllo i costi.

Project management plan: Assegnare risorse a pacchetti di lavoro e attività in base alle competenze e agli interessi

Le risorse includono non solo la manodopera, ma anche materiali, attrezzature, spazio e tecnologia.

Dopo aver identificato le risorse che si necessitano, è importante identificare il livello di abilità necessario per ogni attività.

L’ambito e il livello di complessità delle attività aiuteranno a determinare in quali aree si richiedono competenze di alto, medio o basso livello.

Project management plan: Creare le contingenze

I progetti raramente vanno come previsto, quindi è necessario creare piani di backup.

Le contingenze possono essere determinate esaminando i dati storici per identificare i rischi che si sono verificati su progetti simili in passato.

Ad esempio, se un fornitore che fornisce un componente chiave del progetto ha avuto problemi di prestazioni in passato, ciò potrebbe influire sulla pianificazione.

In tal caso, il piano di emergenza potrebbe prevedere l’identificazione di fornitori alternativi e la stima dei costi nel caso si verificasse questo rischio.

La chiave qui è considerare sia i fattori interni che quelli esterni che possono influire sugli obiettivi del progetto.

Ci sono molti fattori al di fuori dell’organizzazione che potrebbero aggiungere rischio al progetto, inclusi l’indice dei prezzi al consumo, l’economia, le questioni governative e le azioni dei concorrenti.

Project management plan: Creare una linea di base per la misurazione delle prestazioni

Sviluppare una linea di base integrata dell’ambito-programmazione-costo per il lavoro del progetto, che fungerà da strumento di controllo.

Attraverso il confronto dell’esecuzione del progetto con la linea di base sarà possibile misurare e gestire le prestazioni.

Le prestazioni dovrebbero essere misurate durante l’intero ciclo di vita del progetto; in questo modo è possibile identificare i problemi in tempo e intraprendere azioni correttive prima che sia troppo tardi.

Project management plan: Documentare tutto e costruire una base di conoscenza

Questo può essere un modo prezioso per imparare dagli errori e dai successi degli altri.

Nelle organizzazioni in cui questa conoscenza storica non è documentata, potrebbe essere più impegnativo organizzare il lavoro per progetti futuri perché non esistono delle best practice.

Diventa evidente come la creazione di un project management plan sia fondamentale non solo per il successo di un progetto, ma anche per una buona organizzazione di progetti similari in futuro.

Per creare un project management plan di ottima qualità un software di gestione dei progetti come TWproject permette di semplificare la creazione del piano di progetto.

Questo project management tool è flessibile e offre strumenti diversi per rispondere a diverse necessità.

E non solo aiuta nella creazione di un project management plan, ma grazie alla sua interfaccia semplice ed intuitiva, permetterà di monitorare l’andamento di più progetti contemporaneamente.

Il project management per le opere civili ricopre un ruolo importantissimo, soprattutto se si considerano i guadagni in un progetto di costruzione di questo tipo.

Evitare errori costosi diventa la priorità numero uno.

Dalla pianificazione e progettazione alla gestione delle risorse, dall’allocazione del budget e altro ancora, il project management per le opere civili ambisce a mantenere l’intero processo efficiente e sulla buona strada.

Vediamo in questo articolo di capire meglio di cosa si tratta.

Che cos’è il project management per le opere civili?

La gestione di un progetto nel settore delle costruzioni implica la direzione e l’organizzazione di ogni parte del ciclo di vita del progetto, dall’ideazione al completamento.

Si tratta di una pratica olistica con l’obiettivo di consegnare costruzioni in tempo e nel rispetto del budget.

La gestione dei progetti di opere civili è una disciplina complessa che richiede di affrontare molte questioni importanti, tra cui il controllo dei costi, la programmazione, l’approvvigionamento e la valutazione del rischio.

I project manager interagiscono con tutti i membri del team, dagli architetti ai proprietari agli appaltatori.

Il settore delle costruzioni solitamente include una più ampia varietà di vincoli da considerare, soprattutto quando si tratta di opere edili.

Per questo le prospettive nel settore edile devono essere più ampie.

Le peculiarità del project management per le opere civili

La gestione dei progetti di ingegneria civile è un insieme di tecniche e metodologie utilizzate per la costruzione o la riparazione di strade, ponti, sistemi fognari e altri progetti di tipo civile.

Considerato l’alto livello di complessità e della bassa tolleranza agli errori su questo tipo di progetti, le tecniche utilizzate sono spesso specifiche e raffinate capacità di project management.

Ci sono tre aree di interesse nella gestione dei progetti di ingegneria civile:

• Appalti
• Requisiti governativi
• Documentazione

Queste tematiche possono fare parte del project management anche in altri settori, ma hanno aspetti unici nell’ingegneria civile.

Tutti (o quasi) i progetti vengono completati con finanziamenti governativi, il che aggiunge un ulteriore livello di complessità, poiché il budget del progetto potrebbe essere piuttosto limitato.

Oltre ai vincoli finanziari, la pressione politica e il profilo di un progetto possono spesso avere un impatto sul piano generale del progetto e sul supporto.

L’appalto di fornitori, imprese di costruzione e personale professionale è un processo complesso e che presenta diverse fasi per qualsiasi progetto di grandi dimensioni.

Poiché il finanziamento del progetto è di base governativa, nell’accordo di finanziamento sono spesso inclusi requisiti specifici relativi al processo di appalto, requisiti di licenza, affiliazioni sindacali e altro ancora.

I project manager per le opere edili devono quindi prendersi il tempo necessario per esaminare i requisiti in dettaglio.

La conformità è infatti necessaria affinché i finanziamenti vengano approvati e non bloccati in un secondo momento.

I requisiti del governo sono spesso forniti come una sezione specifica dell’accordo.

Ciò può includere tappe fondamentali del progetto, conferenze stampa ad hoc, clausole di riservatezza, rendicontazione finanziaria e altro.

Inoltre, i progetti di opere civili richiedono un maggior livello di documentazione, questo per due motivi principali: la durata del progetto e i requisiti di rendicontazione del governo.

Un progetto di questo tipo può infatti richiedere tempistiche molto lunghe, poiché l’ambito tende ad essere molto ampio e il governo necessita di tutti i dettagli per giustificare l’investimento.

Per fare questo, molti project manager possono addirittura assumere uno specialista della documentazione per assicurarsi che le informazioni vengano registrate accuratamente.

Come semplificare il project management per le opere civili?

Come abbiamo visto fino ad ora, i progetti di costruzione sono sforzi altamente complessi e strutturati.

Che il progetto consista nella costruzione di una strada o nella ristrutturazione di un ponte, ogni progetto ha molte parti mobili che devono essere coordinate con precisione.

Proprio come qualsiasi altro progetto, anche la gestione dei progetti di costruzione ha distinte fasi: progettazione, pianificazione, programmazione fino alla costruzione stessa.

Ogni fase è ricca di elementi e fa parte di un processo generale ancora più complesso.

Tentare quindi di applicare da soli e con semplici strumenti informatici tutte le pratiche di gestione dei progetti che una costruzione del genere necessita porterà solo alla frustrazione.

Per semplificare il lavoro di project management per le opere civili la giusta scelta di un software di gestione dei progetti può fare la differenza.

È necessario assicurarsi che lo strumento scelto sia abbastanza “robusto” e dinamico per sostenere la complessità di un progetto di costruzione.

Una buona soluzione di project management consente quindi di migliorare le previsioni, centralizzare le informazioni, aumentare l’efficienza e mantenere i costi e le tempistiche in linea.

Inoltre, riduce i rischi, elimina gli errori e facilita la comunicazione.

Soprattutto nel project management per le opere civili diventa quindi fondamentale affidarsi ad un software valido.

Fra le figure che operano in materia di appalti pubblici un ruolo peculiare lo assume il RUP – Responsabile Unico del Procedimento.

Ma di cosa si tratta? Quali sono i compiti specifici di questa figura? Vediamolo in questo articolo.

Chi è il RUP?

Il RUP è la figura professionale che, secondo il cfr. Art. 31, co. 3, d.lgs. 50/2016, è responsabile di svolgere tutti i compiti relativi alla programmazione, progettazione, affidamento ed esecuzione dei contratti non attribuiti ad altri organi o soggetti.

Con il passare degli anni la normativa ha attribuito compiti e responsabilità sempre più chiare e definite a questa figura:

• La direttiva della Commissione Europea (EU 24/2014) in materia di public procurement raccomanda la presenza di un responsabile di progetto;
• In Italia viene pubblicato il nuovo Codice degli Appalti Pubblici (D. Lgs, n. 50 del 18/4/2016);
• Sempre nel 2015, l’ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione – pubblica il primo documento con le linee guida riguardanti il ruolo del RUP;
• Nel 2017 viene pubblicata una nuova versione del Codice degli Appalti;
• Sempre nel 2017 l’ANAC emette una versione aggiornata delle Linee Guida.

Da questo momento il RUP viene equiparato ad un project manager nel settore degli appalti pubblici.

Questa figura professionale è importantissima per il funzionamento delle Pubbliche Amministrazioni, in quanto migliora la gestione degli appalti pubblici e delle grandi opere.

Quello degli appalti pubblici è infatti un tema caldo, in cui spesso nascono discussioni e dibattiti su grandi opere che, pur essendo considerate necessarie, vengono abbandonate.

Tutto ciò è dovuto ad un’erronea valutazione delle stime di tempi e costi.

Per questo la figura del RUP diventa fondamentale per coordinare e verificare il corretto operato.

Come viene scelto il responsabile unico del procedimento?

Ogni conferma di appalto è accompagnata dalla nomina di un RUP attraverso un atto formale del dirigente.

Il RUP viene eletto fra i dipendenti che possiedono una qualifica dirigenziale oppure tra quei dipendenti dotati delle competenze professionali in linea con l’incarico.

Le linee guida ANAC individuano differenti livelli di RUP e menzionano tutti i requisiti richiesti, fra cui formazione, titoli, esperienza professionale, per ognuno di essi.

In assenza di una persona nell’organico che possieda questi requisiti, il RUP che, come visto, è una figura obbligatoria, verrà ricercato e selezionati in soggetti esterni.

La nomina di RUP è obbligatoria e non può essere rifiutata.

Le responsabilità del RUP

Come visto precedentemente, il RUP è una sorta di project manager quando si tratta di appalti pubblici e realizzazione di grandi opere.

I compiti principali e le aree di competenza di questo professionista sono elencati nel Codice degli Appalti.

Si tratta di funzioni diverse, fra cui:

• Formulare proposte o fornire informazioni nella fase della programmazione di contratti pubblici;
• Coordinare le attività per la valutazione della fattibilità tecnica ed economica;
• Validazione dei risultati di verifica;
• Scelta della procedura d’affidamento, del criterio d’aggiudicazione, della tipologia di contratto;
• Vigilanza sul corretto svolgimento della selezione;
• Controllo dei documenti amministrativi presentati in gara;
• Verifica di offerte anomale;
• Nomina della commissione di gara e, se non presenti conflitti, partecipazione come presidente alla commissione di gara stessa;
• Vigilanza sulle attività per la realizzazione del progetto, fra cui sicurezza sul lavoro, rispetto delle tempistiche, dei costi e della qualità.

  

Come diventare RUP?

Grazie agli specifici requisiti di conoscenza, abilità e competenza stabiliti dalle Linee Guida dell’ANAC è possibile individuare quali competenze e conoscenze un RUP deve possedere.

A questo proposito sono nati diversi percorsi formativi che permettono di specializzarsi e ricoprire il ruolo di RUP.

Questi corsi di formazione hanno molte similarità con quelli di Project Management, il che non sorprende dato che la figura del RUP è quella di un project manager specializzato in appalti pubblici.

Il project management permette di acquisire le conoscenze fondamentali per gestire e supervisionare un progetto.

I corsi, in particolare, si concentrano sulla giurisprudenza, sull’approfondimento tecnologico, sulle tecniche manageriali e sull’analisi dei casi concreti del settore.

I percorsi formativi per diventare RUP sono in conformità con la Norma UNI 11648:2016 (Requisiti di conoscenza, abilità e competenza del Project Manager).

Il metodo didattico è spesso una combinazione di lezioni frontali, sessioni di laboratorio in gruppo o individuali e analisi di casi studio ed esempi pratici.

Per concludere, il Responsabile Unico del Procedimento deve possedere una specifica formazione oltre che una comprovata esperienza in attività simili alla natura degli appalti.

Oltre ad essere interessante per l’unicità del settore, questo ruolo può risultare particolarmente attraente anche dal punto di vista economico.

Il guadagno specifico dipende dal tipo di appalto, ma in ogni caso la cifra destinata al RUP non è da sottovalutare.

Quello del RUP è un ruolo di project management particolare ed unico che unisce le competenze di un tradizionale coordinatore di progetti con la grande responsabilità di gestire grandi opere.

L’executive summary, cos’è? E’ una domanda che ogni buon project manager dovrebbe porsi.

Secondo Time Magazine, il 55% delle persone legge un contenuto solo per 15 secondi e questo vale anche nel caso della gestione dei progetti.

Il livello di attenzione è ai minimi storici, incluso quelli dei potenziali investitori e degli stakeholder di progetto.

Chi vuole catturare e mantenere l’interesse, deve quindi creare un riepilogo esecutivo accattivante che possa mantenere efficacemente l’attenzione di qualcuno.

In questo articolo vedremo quindi cos’è l’Executive summary e a cosa serve nel project management.

Che cos’è un Executive Summary?

L’Executive Summary condensa i punti principali di un documento più ampio, solitamente una proposta o un business plan.

La buona notizia è che si tratta di un testo breve e che, come dice il nome, funge da riassunto per un report più lungo.

La notizia meno felice è che si tratta di un documento critico che può essere difficile da scrivere considerati i suoi diversi scopi importanti.

Da un lato, un Executive Summary viene utilizzato per delineare ogni sezione di un piano aziendale, di una proposta di investimento o di una proposta di progetto.

D’altra parte, viene utilizzato per presentare un’attività o progetto a investitori e altri stakeholder, quindi deve essere persuasivo per suscitare il loro interesse.

La pressione di scrivere un Executive Summary deriva dal fatto che tutti vi presteranno attenzione perché viene considerato un documento accessibile in cui trovare tutte le informazioni indispensabili.

Nello specifico, esso contiene una breve dichiarazione che affronta il problema o la proposta dettagliata nei documenti allegati seguita da informazioni di base, un’analisi sintetica e una conclusione.

Un sommario esecutivo è progettato per aiutare i dirigenti e gli investitori a decidere se portare avanti una proposta o meno.

Come scrivere un Executive Summary

Ciò che si include in un riepilogo esecutivo varia a seconda del contenuto che questo andrà a coprire.

Ad esempio, un piano di avvio può contenere una descrizione del prodotto o servizio, proiezioni finanziarie, metriche aziendali chiave come la crescita dei ricavi e la richiesta di finanziamento.

Quindi prima di iniziare a redigere questo documento è importante valutare bene il tipo di informazioni che il pubblico di destinazione sarebbe interessato a conoscere.

Ecco le componenti chiave da includere quando si scrive un Executive Summary:

1. Introduzione che attiri l’attenzione

È fondamentale catturare l’attenzione del pubblico fin da subito con una frase ad effetto.

Questo avviene parlando di loro e del problema che stanno cercando di affrontare.

Il suggerimento è di essere concisi e diretti, di costruire un caso solido e di farlo in maniera accattivante.

2. Definire il problema

Indicare chiaramente il problema o l’obiettivo a cui mira la proposta.

Questo passaggio non solo deve mostrare perché è un problema, ma anche perché questo ha bisogno di una soluzione.

In questo modo si vuole assicurare gli stakeholder di aver compreso appieno la situazione.

3. Descrivere la soluzione e il risultato atteso

Spiegare brevemente la soluzione che si sta proponendo toccando i vantaggi e i benefici che questa porterà.

Fra questi possiamo contare ad esempio:

• Guadagni: migliori numeri di vendita, maggiori risparmi sui costi, fidelizzazione dei clienti, ecc.
• Tempo: più tempo per altre iniziative a valore aggiunto e che creano vantaggio competitivo.
• Autorità: migliore riconoscimento del marchio, leadership nel settore.
• Efficienza: processi più semplici e snelli.

4. Delineare i rischi

Per presentare una proposta è importante pensare ad ogni dettaglio, inclusi i potenziali rischi.

Qui vengono elencate le potenziali sfide e mostrato come si intende evitarle o superarle.

Questo piccolo dettaglio farà sembrare il progetto più sicuro da approvare.

5. Fornire prove reali

Tutto ciò che si include in un Executive Summary deve essere corredato da dati verificati e giustificati.

Il più delle volte non si avrà sufficiente spazio in questo documento per fornire ogni prova necessaria.

Tuttavia, in tali casi, la buona prassi è indicare esplicitamente a quale sezione del business plan si può fare riferimento per verificare le affermazioni.

In questo passaggio non bisogna mai mentire; ogni dato e numero deve essere accurato e ben documentato.

Soprattutto in questo caso, un buon software di project management può aiutare a tenere traccia e recuperare più facilmente le metriche chiave di gestione dei progetti.

6. Concludere con un invito all’azione

L’obiettivo di un Executive Summary è di “vendere” più che descrivere.

Con vendere non si intende solo la vendita diretta di prodotti e servizi, ma anche la vendita di una nuova idea o di un nuovo progetto che deve essere avviato.

In questo passaggio bisogna spiegare perché gli stakeholder dovrebbero essere d’accordo con ciò che viene presentato.

7. Controllare i dettagli

Una volta scritto l’Executive Summary, prima di inviarlo agli stakeholder, è importante controllare quanto segue:

• Lunghezza: un sommario esecutivo dovrebbe essere breve, di solito lungo solo una o poche pagine. Se il lettore ha domande, può consultare i dettagli nel report completo. Come regola generale, la lunghezza dell’Executive Summary dovrebbe essere compresa tra il 5 e il 10% del documento ufficiale.
• Linguaggio: evitare il gergo ed utilizzare una lingua che il pubblico di destinazione sicuramente può comprendere. Scrivere per esperti medici sarà molto diverso dallo scrivere per persone in finanza.
• Evitare l’ambiguità: sebbene il sommario esecutivo sia breve, questo deve essere in grado di spiegare i vari elementi chiave in modo molto chiaro. Alcuni concetti potrebbero essere difficili da riassumere in solo due o tre frasi. Se si ritiene che un’affermazione possa creare più dubbi che risposte, è meglio non includerla affatto.
• Contenuto: discutere i punti principali nello stesso ordine in cui appaiono nel documento completo. Astenersi dall’introdurre informazioni non presenti nel report.
• Formato: controllare se esistono linee guida riguardanti la formattazione da seguire. In caso contrario, l’Executive Summary può essere strutturato liberamente, ma in modo facile da consultare. Se necessario è possibile anche includere immagini o infografiche per migliorare la comprensione.

Per concludere, un Executive Summary ben scritto permette di evidenziare tutti i punti salienti di una proposta e di invogliare il pubblico di destinazione ad agire.

Come misurare le performance di progetto è un’aspettativa che qualsiasi iniziativa aziendale porta con sé.

Solo in questo modo, infatti, è possibile determinare se gli obiettivi sono stati raggiunti.

Vediamo in questo articolo perché è importante misurare le performance di progetto e come farlo.

Perché è importante misurare le prestazioni di progetto?

Esistono differenti motivi che illustrano l’importanza della misurazione delle prestazioni del progetto. Eccone alcuni:

Celebrare i successi

Soddisfare gli obiettivi permette di premiare i membri del team di progetto che si sono impegnati durante il loro lavoro.

Misurando il livello di successo raggiunto permette di valutare il contributo del progetto nei confronti dell’organizzazione.

Con numeri oggettivi, i dipendenti saranno in grado di capire l’influenza che hanno avuto e sentirsi così più sicuri delle proprie capacità.

Individuare le aree di miglioramento

Misurare le prestazioni nel project management può aiutare a costruire un approccio più strategico ai progetti.

La valutazione potrebbe mostrare scostamenti rispetto ai risultati attesi, il che consente di identificare le aree di miglioramento prima del prossimo incarico.

Misurare la performance di progetto è quindi fondamentale per la crescita di un business.

Prendere decisioni organizzative

Il management può fare affidamento sulle performance di un progetto per determinare altre decisioni aziendali.

Queste prestazioni possono, ad esempio, influenzare le decisioni di reclutamento e assunzione, i finanziamenti e la pianificazione dei dipendenti attuali.

Le metriche per misurare le performance di progetto

Ogni azienda o progetto richiede indicatori di performance che siano in linea con il suo scopo o obiettivo.

Per scegliere le metriche corrette si seguono questi tre passaggi già durante la fase di pianificazione di un progetto:

1. Comprendere l’obiettivo e l’ambito del progetto;
2. Determinare quali fattori critici di successo devono essere soddisfatti per avere successo e raggiungere l’obiettivo;
3. Prendere ogni fattore critico di successo e identificare come sarà misurato.

Ecco alcuni indicatori KPI che vengono spesso utilizzati:

Calcolo dei costi

Il costo valuta le prestazioni di un progetto da una prospettiva finanziaria.

In questo caso si confronta il budget originale creato prima di iniziare i lavori con i fondi consumati durante l’esecuzione del progetto.

Se le cifre sono simili, si può concludere di aver stimato accuratamente le risorse monetarie necessarie.

Se la spesa effettiva è inferiore al budget, il progetto è stato un vero successo. Se invece i costi sono stati superiori alle stime, è necessario capire le motivazioni.

Questo tipo di valutazione non avviene solamente al termine di un progetto, ma deve essere regolarmente messo in pratica durante tutto il suo ciclo di vita.

In questo modo è possibile implementare strategie per ridurre un’eventuale spesa in eccesso prima che si intensifichi.

Rispetto delle deadline

Se le scadenze di un progetto sono state rispettate significa che project manager e team di progetto hanno lavorato in modo produttivo.

Consegnare un progetto di qualità in tempo è sicuramente un segnale di successo.

Determinare le milestones prima dell’inizio dei lavori, permette di avere un chiaro calendario di scadenze.

In questo modo sarà facile determinare se le deadline sono state rispettate oppure no.

Ritorno sull’investimento

Il ritorno sull’investimento, o ROI, rivela la possibilità per l’azienda di ottenere un guadagno finanziario dal progetto.

Se i risultati sono redditizi, l’organizzazione guadagnerà di più.

Può essere utile calcolare il ROI delle prestazioni di più progetti per determinare quale strategia è stata la decisione di investimento più vantaggiosa per l’azienda.

Per utilizzare questa metrica, è necessario assegnare un importo monetario a ciascuna unità di dati per determinare i vantaggi netti.

Questi vantaggi possono includere contributo al profitto, risparmio sui costi, aumento della produzione, ecc.

I costi possono includere risorse, manodopera, formazione e spese generali.

Questa è la formula:

ROI = (benefici/costi netti) x 100

Earned Value

L’Earned Value fornisce una guida strategica mostrando quanto valore l’azienda ha guadagnato da ciò che ha speso fino ad un determinato momento per un progetto.

Questa metrica confronta il valore del lavoro completato entro una data specifica rispetto al budget approvato per il progetto.

L’Earned Value è anche chiamato Budgeted Cost of Work Performed (BCWP).

Questa è la formula:

Earned Value (EV) = % del lavoro completato / budget al completamento

Margine operativo lordo

Questa metrica è molto semplice: maggiore è il margine, migliore è l’andamento dell’attività.

Qualsiasi progetto svolto dovrebbe contribuire al profitto finanziario di un’impresa.

In questo caso, il margine è la percentuale di ogni euro guadagnato dopo che i costi sono stati sottratti.

La formula è la seguente:

Margine di profitto lordo = (profitto totale – costi totali) / 100

Soddisfazione del cliente

In alcuni tipi di progetto, il grado di soddisfazione del cliente determina se il lavoro ha avuto successo o no.

L’aumento della soddisfazione dei clienti è spesso un segno che le loro esigenze sono state soddisfatte in modo efficace e che il prodotto fornito è di qualità.

Alcune strategie spesso utilizzate per misurare questo tipo di performance sono, ad esempio, monitorare le conversazioni sui social media oppure distribuire sondaggi in cui le domande chiedono di valutare l’utilità del prodotto e la percezione del brand.

In particolare, il Customer Satisfaction Index (CSI) è il sistema più utilizzato per misurare la soddisfazione dei clienti seguito dal Net Promoter Score (NPS).

In definitiva, il modo migliore per misurare le performance di progetto è stabilire gli obiettivi in anticipo, impostare misurazioni in base ai risultati attesi e monitorare le prestazioni regolarmente in modo da avere il tempo di intervenire sull’andamento del progetto se necessario.

Quando un obiettivo non viene raggiunto, è necessario apportare modifiche.

Quando un obiettivo viene superato, i processi possono essere ripetuti in futuro.

E’ quasi superfluo dire come un Software per la gestione dei progetti come Twproject possa rendere molto semplice la misurazione di ogni performance.

Una buona stima dei costi nel project management è essenziale per il successo di un progetto.

Un budget mal progettato porta infatti a un’allocazione impropria delle risorse, aspettative irrealistiche e, potenzialmente, al fallimento.

Inoltre, la natura stessa di un progetto comporta rischi e i rischi a loro volta comportano costi imprevisti e problemi di gestione.

È facile quindi capire che la stima dei costi nel project management è più facile a dirsi che a farsi.

Vediamo di capire di cosa si tratta in questo articolo.

Che cos’è la stima dei costi nel project management?

Nel campo della gestione dei progetti, la stima dei costi è il processo di previsione delle risorse finanziarie necessarie per completare un progetto entro un ambito definito.

Le stime iniziali vengono spesso utilizzate nella prima fase di pianificazione e possono determinare se un progetto verrà portato avanti o meno.

Una volta che un progetto è stato approvato, diventano necessarie stime dei costi più dettagliate per la determinazione del budget che sia in grado di allocare in modo appropriato le varie risorse durante il ciclo di vita.

Una stima completa dei costi dovrebbe includere sia i costi diretti che quelli indiretti.

Mettere insieme un budget che riduca i costi al minimo, massimizzando la qualità e la portata del progetto può essere difficile.

Questo è il motivo per cui una corretta stima dei costi è importante.

4 tecniche di stima dei costi di progetto

Il modo esatto in cui i project manager completano una stima dei costi dipende da una serie di fattori.

Alcune organizzazioni, ad esempio, richiedono che tutti i progetti siano preventivati in base a politiche molto specifiche, mentre altri possono affidarsi all’esperienza stessa del project manager.

Di seguito, ecco quattro delle tecniche più comuni di stima dei costi nel project management:

1. Stima analoga

Attraverso la tecnica della stima analoga, un project manager calcola i costi previsti di un progetto in base ai costi noti associati a un progetto simile che è stato completato in passato.

Questo metodo di stima si basa su una combinazione di dati storici e del giudizio degli esperti che lavorano al progetto.

Poiché non esistono due progetti esattamente uguali, una stima analoga ha i suoi limiti.

In quanto tale, questa tecnica viene spesso utilizzata nelle prime fasi di pianificazione del progetto, quando una stima approssimativa può essere sufficiente.

O ancora, la stima analoga può essere utilizzata quando non sono disponibili molte informazioni dettagliate sul progetto in corso.

2. Stima parametrica

La tecnica di stima parametrica utilizza i dati storici e la modellazione statistica per assegnare un valore monetario a determinate risorse di progetto.

È un metodo molto più accurato della stima analoga vista precedentemente, ma richiede più dati iniziali per valutare accuratamente i costi.

Questa tecnica viene spesso utilizzata nel settore delle costruzioni e dell’edilizia.

Ad esempio: un direttore edile esperto potrebbe sapere che, mediamente, il metro quadrato di una nuova struttura costa un determinato importo.

Una volta che questo costo medio è noto, così come il margine di errore e la metratura del nuovo progetto, la stima parametrica consentirà di identificare un budget relativamente certo.

Attenzione però che in questo caso la fonte dei dati deve essere accurata altrimenti l’intera stima sarà erronea.

3. Stima bottom-up

Nella stima bottom-up, o dal basso verso l’alto, un progetto più ampio è suddiviso in una serie di componenti più piccole.

Il project manager stima quindi i costi in modo specifico per ciascuno di questi pacchetti di lavoro più piccoli.

Ad esempio, se un progetto include un lavoro che verrà suddiviso tra più reparti all’interno di un’organizzazione, i costi potrebbero essere suddivisi per dipartimento.

Una volta che tutti i costi sono stati stimati, questi vengono conteggiati e sommati in un’unica stima dei costi più ampia per il progetto nel suo insieme.

Poiché la stima dal basso verso l’alto consente a un project manager di esaminare in modo più dettagliato le singole attività all’interno di un progetto, questa tecnica consente generalmente un processo di stima molto accurato.

4. Stima a tre punti

Nella stima a tre punti, in base alle esperienze di progetti similari passati, si identificano tre stime separate per i costi associati a un progetto:

• Una stima “ottimista” (a), in cui idealmente il lavoro viene svolto spendendo i fondi nel modo più efficiente possibile;
• Una stima “pessimistica” (b), il caso peggiore, dove si lavora e si spendono i fondi nel modo meno efficiente in assoluto;
• Lo scenario “più probabile” (m), che in genere cade da qualche parte nel mezzo e rappresenta la stima più realistica.

Da questi tre numeri, attraverso formule precise, si ricavano la media ponderata e la deviazione standard:

E = (a + 4m + b) / 6

DS = (b – a) / 6

La deviazione standard viene utilizzata per stimare la probabilità.

Questa tecnica, se utilizzata correttamente, permette una stima molto accurata e, di conseguenza, una pianificazione dei costi di successo.

Per concludere, è evidente come la stima dei costi nel project management sia un argomento importante.

Non solo il budget viene considerato nel momento in cui si decide se un progetto deve essere avviato o no, ma deve anche essere regolarmente monitorato affinché il lavoro possa tradursi in un successo.

Quando si stimano e monitorano i costi di un progetto, è importante disporre di buoni strumenti per calcolare un budget di progetto più accurato.

TWProject permette di mantenere la gestione dei costi di un progetto grazie alle sue diverse funzionalità, dando un supporto essenziale al lavoro di un project manager.

Nel project management ci si chiede costantemente che cos’è che consente di creare valore per gli stakeholder e ciò significa prendere in considerazione i tangible benefits.

Non tutti i vantaggi finanziari sono uguali ed è quindi importante sapere quanti e quali sono tutti i benefici attesi.

In questo articolo spiegheremo che cosa sono i tangible benefits, quali vantaggi portano ad un progetto e come misurarli.

Cosa sono i tangible benefits?

I vantaggi tangibili sono quei benefici quantificabili e misurabili.

In altre parole, sono vantaggi del progetto a cui è possibile dare un valore monetario, un numero di ore di lavoro o un’altra metrica specifica.

Il fattore determinante è quindi se un beneficio include prove oggettive misurabili.

Questi si distinguono dagli intangible benefits, o benefici intangibili, che non è possibile quantificare finanziariamente.

Ecco alcuni esempi concreti di benefici tangibili di un progetto:

• Aumento del fatturato;
• Risparmio sui costi delle risorse;
• Risparmio sui costi hardware;
• Incremento della produttività;
• Miglioramento di qualità,
• Riduzione dei costi di produzione,
• Riduzione del tasso di errore,
• Un livello superiore di servizio al cliente,
• Aumento del tasso di fidelizzazione dei clienti.

Processo di gestione dei benefici tangibili

Il processo di gestione dei benefici del progetto è diviso in quattro fasi. Ecco quali sono:

Definizione dei benefici tangibili

Il progetto deve identificare chiaramente quali benefici tangibili saranno forniti e come saranno quantificati.

È importante ricordare che la maggior parte delle volte i benefici si manifestano solamente in seguito alla consegna dell’output.

Strutturazione dei benefici

Quando si parla di benefici è importante individuare i seguenti elementi:

• Cosa si misura,
• Cosa ci si aspetta,
• Quando e come verranno valutati i benefici,
• Qual è la soglia minima che proclama il successo,
• Quale sarà l’impatto sul progetto se i benefici misurati non corrispondono ai benefici attesi.

Implementazione e monitoraggio dei benefici tangibili

Una volta che il progetto inizia, è importante misurare, documentare e riferire quelli che sono i risultati effettivi rispetto ai risultati attesi.

Questo deve avvenire durante l’intero ciclo di vita del progetto e non solo alla fine dei lavori.

Una regolare rendicontazione, infatti, mostrerà chiaramente se un progetto è ancora sulla buona strada o no.

Valutazione dei benefici

Il monitoraggio delle misure dei benefici e il confronto con i benefici attesi fornirà una buona indicazione delle prestazioni di un progetto.

Avere dati concreti e confrontarli con una soglia predeterminata aiuterà l’organizzazione a massimizzare il potenziale di un progetto.

Come valutare i benefici tangibili

La valutazione dei benefici tangibili cerca di determinare se un’organizzazione sta raggiungendo i suoi obiettivi dichiarati.

Questa prospettiva si concentra su calcoli che tendono a rimuovere la soggettività dai risultati.

Le informazioni ottenute da questa valutazione sono essenziali per aiutare a raggiungere obiettivi a lungo termine.

Ecco come si effettuano tre tipi di valutazione:

1. Indicatori di prestazione

Le valutazioni dei benefici tangibili utilizzano indicatori chiave di prestazione (KPI) e benchmark per effettuare misurazioni oggettive.

I KPI scelti per valutare un beneficio tangibile si riferiscono direttamente a una specifica misurazione del benchmark.

Ad esempio, la produttività dei dipendenti e la soddisfazione dei clienti possono essere vantaggi tangibili in un’attività di vendita al dettaglio.

I KPI relativi alla produttività dei dipendenti potrebbero includere il tempo medio per completare un’attività e il numero di volte in cui il processo di checkout rientra in un intervallo di tempo prestabilito.

I KPI di soddisfazione del cliente potrebbero includere il numero di reclami dei clienti in un determinato periodo e le valutazioni del servizio clienti.

2. Analisi costi benefici

Un’analisi costi benefici è utile quando si valuta un beneficio tangibile in termini di costi.

Un esempio è determinare se un aumento stimato delle entrate da un programma proposto è maggiore del costo del programma stesso.

Una valutazione inizia identificando i vantaggi tangibili esistenti o potenziali e calcolando o stimando il costo finanziario del raggiungimento di questi benefici.

Ogni vantaggio viene quindi misurato rispetto a un benchmark.

In generale, i costi per realizzare un beneficio tangibile dovrebbero essere inferiori al 50% dei suoi benefici finanziari effettivi o stimati e il periodo di ammortamento non dovrebbe superare i 12 mesi.

3. Analisi del costo opportunità

Un’analisi dei costi opportunità amplia il concetto di analisi costi benefici per includere una gamma di opzioni diverse.

Ad esempio, la creazione di un sito web aziendale può aumentare la soddisfazione dei clienti e aumentare i ricavi delle vendite.

Tuttavia, ci sono una serie di altre opzioni disponibili per raggiungere questi stessi obiettivi, ognuna delle quali ha diversi gradi di costo.

Sebbene la costruzione di un sito web internamente, anziché esternalizzando il progetto, possa ridurre i costi iniziali, può però compromettere la soddisfazione del cliente e le entrate se l’azienda non ha le competenze sufficienti per costruire un sito correttamente funzionante da subito.

In questo caso, qualunque opzione migliori maggiormente i benefici tangibili è spesso l’opzione preferita.

Per concludere, i tangible benefits rappresentano un elemento importantissimo in un progetto.

Senza benefici evidenti, molto difficilmente gli stakeholder accetteranno di iniziare i lavori.

E’ importante quindi saper riconoscere tutti i vantaggi tangibili che un progetto può portare ad un’organizzazione e come misurarli in maniera oggettiva.

Quando si parla di vantaggi intangibili, non significa che questi non siano reali.

La peculiarità è che, al contrario dei vantaggi tangibili di un progetto che sono facilmente quantificabili, quelli intangibili non sono misurabili.

Poiché un vantaggio immateriale è di natura alquanto soggettiva, la gamma e la portata varieranno da un’organizzazione all’altra e da un individuo all’altro.

Vediamo quindi in questo articolo quali sono i vantaggi intangibili di un progetto.

Che cos’è un vantaggio intangibile?

Un vantaggio intangibile, o immateriale, è un vantaggio di tipo soggettivo che non è possibile toccare effettivamente ed è difficile da misurare in termini monetari.

Uno dei motivi per cui gli asset intangibili sono importanti da considerare è che rappresentano una parte significativa del valore di un’azienda.

Secondo gli economisti, oltre il 25% del valore di un’organizzazione è ora basato su beni intangibili, come l’immagine del marchio e la quota di mercato.

Sfortunatamente, spesso capita che alcuni progetti vitali per l’impresa non vengano finanziati perché i vantaggi intangibili non vengono presi in considerazione.

Tali investimenti fuorvianti possono minare obiettivi strategici critici, come il miglioramento della quota di mercato e l’affinamento del vantaggio competitivo.

Quali sono i vantaggi intangibili?

Come accennato precedentemente, i vantaggi intangibili possono essere diversi a seconda dell’azienda e del progetto.

Potenzialmente chiunque può essere un beneficiario di uno o più vantaggi immateriali.

La cosa più difficile è però comprendere quali sono quegli assets intangibili che un’azienda potrebbe già offrire.

Nello specifico, i vantaggi intangibili sono quelle risorse il cui fondamento si costituisce su conoscenza e informazione.

Questi sono classificabili in quattro macro-gruppi:

1. Risorse umane, cioè le conoscenze, competenze ed esperienze dei dipendenti aziendali. Qui si intendono non solo gli aspetti operativi, ma anche le relazioni, i contatti e le qualità individuali;
2. Risorse organizzative, cioè l’insieme ordinato di attività e beni che servono a raggiungere gli obiettivi. Qui rientrano, ad esempio, la cultura aziendale con le sue norme ed i suoi processi, i sistemi di informazione e comunicazione, i brevetti o i copyright;
3. Risorse relazionali, cioè i processi e le informazioni che fungono da connessione con il mercato e che permettono ad un’azienda di svolgere efficacemente il suo lavoro nel settore. Più nello specifico si intendono qui alleanze, collaborazioni, partnership, rapporti con investitori o istituti di credito. In questo stesso gruppo rientrano brand e reputazione aziendale;
4. Competenze tecnologiche specifiche, cioè quelle conoscenze che riguardano l’uso di tecnologie, l’innovazione e la ricerca e sviluppo di nuove soluzioni.

Perché bisogna considerare i vantaggi intangibili in un progetto?

La risposta a questa domanda è relativamente semplice: le aziende che decidono di considerare i vantaggi immateriali nei loro progetti saranno in grado di generare un vantaggio competitivo determinante.

Di conseguenza, il livello di profitto sarà maggiore rispetto alla concorrenza.

Nel mercato dinamico di oggi, infatti, il processo di imitazione tra prodotti ed aziende rappresenta uno dei fattori di rischio più diffusi.

Gli investimenti delle imprese si concentrano molto spesso su processi e strumenti volti a migliorare la performance nell’esecuzione di attività similari a quelle che i concorrenti svolgono.

Così facendo dimenticano di mettere a fuoco il proprio posizionamento strategico, il proprio marchio e la propria individualità.

Mai perdere i vista i vantaggi intangibili

Tenendo però in considerazione i vantaggi intangibili, un’azienda sarà in grado di effettuare decisioni uniche ed intraprendere azioni più individuali.

Ciò che dà valore ad un prodotto o servizio, infatti, non è tanto basato sulle componenti materiali, ma è il contenuto intellettuale esprimibile a fare la differenza.

Tuttavia, a causa della loro natura, appunto, intangibile, i vantaggi immateriali rischiano di non essere presi in considerazione o di essere sottovalutati.

Soprattutto quando un’azienda predilige una visione a breve termine con risultati rapidi, le risorse intangibili cadono inevitabilmente nel dimenticatoio.

Queste richiedono infatti un orizzonte temporale di medio termine per esprimere il loro valore.

La misurazione degli assets intangibili è un aspetto complesso e ancora relativamente inesplorato.

All’interno di bilanci aziendali o report gestionali molto difficilmente si trovano specifiche, ad esempio, sulla qualità delle relazioni con i fornitori o la curva di apprendimento dei dipendenti.

Siamo però in un’epoca in cui è diventato fondamentale prendere in considerazione anche questo tipo di vantaggi immateriali.

Si tratta infatti di risorse che, alla fine, creano valore, permettendo quindi di generare vantaggi tangibili.

Come si misurano i vantaggi intangibili?

Arrivati a questo punto dell’articolo dovrebbe essere chiaro che misurare i vantaggi intangibili non è un lavoro semplice.

Prima di descrivere alcune tecniche che vengono utilizzate è importante sottolineare che per stimare un singolo intangibile, sarà necessario isolare i flussi da esso derivanti eliminando quelli potenzialmente connessi ad altre attività.

Ecco tre possibili strategie per stimare i vantaggi immateriali:

• Criterio del costo: questo metodo prende in considerazione due criteri, il costo storico e il costo di produzione. Il primo rappresenta il prezzo pagato dall’azienda per sviluppare la singola risorsa, mentre il secondo consiste nella stima di quanto costerebbe riprodurre la risorsa intangibile che si sta valutando.
• Metodo delle transazioni comparabili: si basa sul riconoscimento all’intangibile del valore corrispondente al prezzo applicato ad un bene similare nelle transazioni.
• Metodo reddituale: con questo si intende l’attualizzazione dei flussi di cassa che si riferiscono al bene intangibile. Si tratta, tuttavia, di una tecnica inefficace nella maggior parte dei casi.

Per concludere, è evidente come i vantaggi intangibili ricoprano un ruolo fondamentale nelle aziende.

In un mercato dinamico e volatile come quello odierno, non basterà più un’analisi di investimento basata solamente sui tangibles.

È sempre più chiaro come le risorse intangibili sono i driver principali di valore dei prodotti e dei servizi, nonché fonte di vantaggio competitivo.

La valutazione degli intangible è quindi una tematica ampiamente dibattuta e che continuerà ad esserlo.

Il mondo del project management è vasto, ma le tecniche di project management, pianificazione e controllo dei progetti sono il filo conduttore che lega insieme questa disciplina.

Queste strategie rendono il lavoro più semplice ed efficace e possono essere applicate a qualsiasi progetto, indipendentemente dal campo o dal settore.

Esistono molte tecniche di project management tra cui scegliere; vediamo quindi in questo articolo quali sono le più conosciute ed efficaci.

Perché le tecniche di Project Management sono importanti?

All’inizio di un progetto, ci sono così tante variabili sconosciute che è facile sentirsi sopraffatti.

Ed è qui che avere una procedura e delle tecniche di gestione di progetto aiuta.

In questo modo è possibile organizzare tutte le parti mobili di un progetto in un insieme logico di attività, senza lasciare nulla al caso.

Tuttavia, non tutte le tecniche di project management si svolgono allo stesso modo.

A seconda del tipo di progetto, così come del team e della cultura aziendale, è possibile scegliere una strategia più o meno adatta.

Inoltre, nella stessa organizzazione, si potrebbero scegliere tecniche diverse per progetti diversi.

La regola da seguire è: la tecnica deve adattarsi ad un progetto, non il contrario.

6 tecniche di project management, pianificazione e controllo dei progetti

1. Work Breakdown Structure (WBS) o struttura di ripartizione del lavoro

Quando si visualizza per la prima volta un progetto, indipendentemente dalle sue dimensioni, ci si potrebbe sentire sopraffatti.

Uno dei motivi più comuni per cui i progetti richiedono più tempo, costano di più e falliscono è perché il lavoro non ha una struttura.

Per questo motivo, i project manager devono organizzare il lavoro in attività più piccole e più gestibili, un processo che viene spesso definito come Work Breakdown Structure, o struttura di ripartizione del lavoro.

Una WBS trasforma le attività di grandi progetti in blocchi di attività gestibili in base ai livelli e alle dipendenze.

In questo modo il team di progetto può facilmente comprendere e completare il lavoro.

Per adottare questa tecnica, si inizia dal risultato finale del progetto e, all’indietro, si passa a definire tutta la catena di attività che il team deve completare per raggiungere il traguardo.

2. Diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono un’ottima tecnica di gestione dei progetti sia per principianti che per professionisti.

Si tratta di una rappresentazione visiva di tutte le attività che il team deve completare per concludere il progetto.

Attraverso un diagramma di Gantt è possibile visualizzare le dipendenze delle attività, il tempo di lavoro necessario e come la durata di ogni attività influirà sulle date di inizio e sulle scadenze.

3. Critical Path Method (CPM) o metodo del percorso critico

Il metodo del percorso critico è una delle tecniche di project management utilizzate per pianificare accuratamente tutte le attività del progetto.

In questo caso si calcola il cosiddetto “percorso critico”, cioè il percorso più breve per il completamento del progetto e si organizzano le attività di conseguenza.

Il CPM richiede la creazione di un modello di progetto che includa un elenco di tutte le attività o una WBS, la durata del completamento di ciascuna, le eventuali dipendenze, le milestones e i risultati finali.

Con queste informazioni, è possibile calcolare il percorso di completamento più lungo secondo le attività pianificate.

Seguendo questo metodo sarà possibile individuare quali attività sono fondamentali per il progetto e quali invece sono mobili e possono essere ritardate senza allungare la sequenza temporale.

Questa tecnica è più adatta a progetti complessi con molte dipendenze di attività.

4. Waterfall o cascata

La metodologia Waterfall è una delle più antiche tecniche di gestione dei progetti.

Se si utilizza questa strategia, le attività fluiranno linearmente attraverso 5 fasi:

• Raccolta dei requisiti, dove si ottiene tutta la documentazione necessaria;
• Progettazione, si crea un elenco delle attività;
• Attuazione, si completano i compiti;
• Verifica, dove si rivedono i risultati finali;
• Manutenzione, in cui si modifica l’output dove necessario.

La metodologia Waterfall funziona perfettamente per progetti con fasi distinte che richiedono pochissime iterazioni.

5. Kanban

Kanban è una delle tecniche di gestione dei progetti più semplici da adottare.

L’intera filosofia sta nella creazione di tre colonne:

• Da fare
• In corso
• Terminato

Quindi, si spostano semplicemente le attività da una colonna all’altra.

La metodologia Kanban è particolarmente efficace per progetti più semplici o team di progetto inclini al multitasking.

6. Scrum

La tecnica Scrum è una delle metodologie Agile più popolari del project management.

In questo caso si lavoreranno con i cosiddetti “sprint”, in cui si lavorerà su una caratteristica specifica o un risultato finale. Questi sprint tendono a durare non più di due settimane.

Al termine di ogni sprint, si dovrebbe tenere una riunione di revisione con l’intero team, dare suggerimenti per migliorare lo sprint successivo e proseguire con il lavoro.

Alla fine, il metodo Scrum consente di completare ogni progetto con la massima efficienza.

Inoltre, questa tecnica spesso consente di completare i progetti in anticipo rispetto ad altre tecniche tradizionali, il che è vantaggioso per le aziende che devono concentrarsi sullo speed-to-market.

La metodologia Scrum è particolarmente indicata per i team di progetto di sviluppo software e, in generale, per i progetti complessi che richiedono più iterazioni durante il loro ciclo di vita.

Ciascuna delle tecniche di project management, pianificazione e controllo dei progetti viste in questo articolo ha i suoi pro e contro.

A seconda del tipo e delle dimensioni del progetto, un project manager andrà a scegliere la strategia migliore.

Qualunque sia la tecnica adottata, un buon software di project management potrà aiutare nella gestione e nel raggiungimento dei risultati in maniera più rapida e facile.

Una buona app di project management rende la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio dell’avanzamento del progetto un gioco da ragazzi.

Grazie ad un software adeguato è possibile creare un record trasparente in modo che tutti sappiano chi sta facendo cosa e quando e a che punto del progetto ci si trova.

Vediamo in questo articolo di capire meglio cos’è un’app di project management e come scegliere quella giusta.

Cos’è un’app di project management?

Uno strumento di gestione dei progetti è un software che aiuta i team a pianificare, gestire e ottimizzare le risorse all’interno di un’organizzazione.

Questi tool variano in termini di capacità, ma la maggior parte ha alcune cose in comune, fra cui:

• Tracciamento e assegnazione delle attività: la maggior parte, se non tutti, gli strumenti di gestione dei progetti hanno la capacità di assegnare e tenere traccia delle attività durante il loro ciclo di vita.
• Collaborazione: tutti gli strumenti di gestione dei progetti hanno funzionalità di collaborazione, come ad esempio chat interne e commenti.
• Condivisione di documenti: per completare con successo progetti e attività, è necessario essere in grado di condividere e lavorare insieme su materiali e risorse.

Come scegliere un’app di project management

Con migliaia di strumenti sul mercato, trovare il miglior strumento di gestione dei progetti può essere complicato.

Troppo spesso i team leader acquistano un software di project management solo per scoprire in pochi mesi di aver fatto la scelta sbagliata.

Quando si confrontano gli strumenti, è importante ricordare che un tool efficace dovrebbe soddisfare due requisiti principali.

In primo luogo, dovrebbe avere tutte le funzionalità di cui un project manager ha bisogno; in secondo luogo, dovrebbe essere qualcosa che l’intero team è disposto a utilizzare.

Soddisfare entrambi questi requisiti è più facile a dirsi che a farsi, quindi ecco 9 passaggi chiave per scegliere la giusta app di project management.

Come scegliere l’app di project management

1. Definire le esigenze

Il primo passo per trovare un’app di project management è identificare i problemi attuali nel modo in cui lavora il tuo team.

È importante scrivere questi punti deboli in un elenco su cui fare riferimento in seguito. Possibili problemi potrebbero includere:

• Mancanza di comunicazione tra i reparti
• Progetti disorganizzati e scadenze mancate
• Incapacità di capire il feedback dei clienti
• Carico e flusso di lavoro irregolare tra i membri del team
• Troppe riunioni che fanno perdere tempo

Questo elenco deve essere utilizzato come punto di partenza per definire quali funzionalità si desiderano in uno strumento di gestione dei progetti.

Se un tool non risolve questi problemi o li risolve solo in parte, bisogna passare ad un’altra soluzione.

2. Ricercare i migliori strumenti di gestione dei progetti

Dopo aver definito le esigenze, è il momento di vedere quali opzioni sono disponibili.

Ecco alcuni modi per iniziare:

• Chiedere ai colleghi cosa gli piaceva usare in passato
• Parlare con altri project manager del settore
• Dare un’occhiata ai consigli di siti web specializzati
• Leggere recensioni dei software

3. Testare lo strumento di gestione del progetto

Una volta individuato lo strumento, è il momento di provare.

Quasi tutti i software di project management vengono forniti con una prova gratuita e, anche se non lo fanno, molte aziende sono felici di offrirne uno se richiesto.

In questo caso è utile riunire un piccolo gruppo per fare un test dell’app, assicurandosi di scegliere persone con funzioni e stili di lavoro diversi, poiché opinioni diverse sono fondamentali per prevenire problemi futuri.

4. Ricevere feedback dal team

Dopo aver completato la prova, è il momento di raccogliere feedback contattando tutti coloro che hanno partecipato al progetto pilota e chiedendo:

• Il software risolve i problemi individuati inizialmente?
• Lo strumento di gestione dei progetti renderebbe il loro flusso di lavoro più efficiente?
• Cosa è piaciuto di più/meno dello strumento?
• Con quale probabilità consiglierebbero lo strumento?
• Quanto tempo ci vorrebbe per implementarlo in tutta l’azienda?

5. Valutare il costo dello strumento di gestione del progetto

Nel costo non solo bisogna considerare l’iscrizione all’app, ma anche il tempo necessario per implementare lo strumento in azienda.

Se il risultato è un risparmio a lungo termine, si tratta sicuramente di una buona soluzione.

6. Implementare lo strumento di gestione del progetto

Una volta trovato e acquistato il giusto software di project management, bisogna redigere un piano di implementazione dello strumento in azienda.

La maggior parte delle persone è resistente al cambiamento, quindi è necessario un programma che renda l’implementazione il più agevole possibile.

Fra gli elementi chiave da considerare, troviamo:

• Timeline: impostare il limite temporale in cui si vuole implementare lo strumento in azienda.
• Formazione: di quale formazione hanno bisogno le varie persone? Chi lo fornirà? Come verrà fornito?
• Integrazioni: Chi sarà responsabile della loro creazione?

7. Completare una retrospettiva

Una volta che lo strumento è stato implementato, è utile dare un’occhiata al processo.

Ci sono state aree in cui sarebbe stato meglio agire in modo diverso? Cosa nel processo di implementazione non è andato liscio?

Queste domande aiuteranno a rendere i futuri piani di implementazioni più fluidi e meno problematici.

È anche fondamentale avere controlli regolari con il team di progetto per sapere come stanno utilizzando l’app di project management, dove è possibile apportare modifiche e come implementarla meglio a lungo termine.

Nel complesso, coinvolgere e convincere il team di lavoro ad utilizzare una nuova app di project management essere complicato, ma una volta implementata e in uso, renderà la vita di tutti molto più semplice.

Con una gamma di funzionalità tra cui viste flessibili dei progetti, nonché analisi, monitoraggio dei progetti e risorse, TWproject è un ottimo software di project management che aiuterà la gestione dei progetti in molte aziende di vari settori.

L’analisi dei rischi nel project management diventa una chiave molto importante per il successo di un progetto.

I progetti sfruttano risorse e opportunità e da queste derivano incertezza, sfide e rischi; e l’ultima cosa che un project manager vuole affrontare sono proprio i rischi.

Vediamo in questo articolo di definire che cos’è l’analisi dei rischi nella gestione dei progetti, perché è importante e come eseguirla.

Che cos’è l’analisi dei rischi nel project management

L’analisi dei rischi nella gestione dei progetti è il monitoraggio strutturato dei problemi che possono influenzare le scadenze e la qualità di un progetto in corso.

Attraverso il risk management si possono identificare e definire i rischi, le loro probabilità di accadimento, come affrontarli se si verificano e le misure da intraprendere per evitarli.

Il successo di un progetto dipende spesso dalla qualità dell’analisi del rischio poiché un imprevisto potrebbe avere conseguenze, anche importanti, in diverse parti del lavoro.

Esistono due tipi di analisi, quantitativa e qualitativa; l’utilizzo di una o l’altra può dipendere dalle esigenze del progetto specifico.

Analisi quantitativa dei rischi: che cos’è e come si fa

L’analisi quantitativa del rischio è un esame statistico e numericamente calcolato dell’impatto di un rischio sull’intero progetto.

Misurare quantitativamente i rischi aiuta a ridurre l’incertezza sul successo di un progetto promuovendo la creazione di un piano di gestione del rischio.

Questo metodo di analisi può richiedere strumenti specifici, ma è generalmente obiettivo e preciso.

Ecco come avviene:

• Intervistare le parti interessate per raccogliere informazioni e formare scenari.
• Analisi di sensibilità: aiuta all’identificazione dei rischi e a definire quali possono verificarsi maggiormente e gli effetti sul progetto.
• Analisi dei valori monetari attesi: un metodo statistico che misura il risultato medio dei probabili scenari includendo il costo e guadagno di ogni percorso.
• Modellazione e simulazione: è uno strumento che utilizza un modello che converte le incertezze nel loro potenziale impatto sugli obiettivi del progetto.
• Pianificare l’analisi del rischio: in questo caso, il metodo del diagramma di precedenza può essere utilizzato per verificare se l’obiettivo del progetto sarà completato entro una certa data ed entro la stima dei costi.
• Giudizio di esperti: ottenere consigli da esperti per identificare i potenziali costi e gli effetti sulla pianificazione, valutare le possibilità, interpretare i dati e identificare punti deboli e punti di forza può essere di grande valore.

Analisi qualitativa dei rischi: che cos’è e come si fa

L’analisi qualitativa del rischio calcola la probabilità di un rischio di verificarsi.

In questo modo è possibile determinare su quali rischi concentrarsi in base sia alla probabilità di accadere sia alla gravità dell’impatto sul progetto.

L’analisi qualitativa del rischio in genere implica l’organizzazione e la categorizzazione dei rischi in una matrice che mostra la probabilità, l’esito e l’impatto di ciascun rischio sul successo complessivo del progetto.

Questo metodo è più rapido dell’analisi quantitativa del rischio, sebbene sia più soggettivo.

Ecco come avviene:

• Probabilità del rischio e valutazione dell’impatto: durante questa fase ogni rischio che potrebbe verificarsi viene studiato e analizzato in relazione ai suoi effetti plausibili sugli obiettivi del progetto. In seguito, ogni rischio viene classificato secondo livelli diversi.
• Matrice di valutazione del rischio di impatto: i risultati documentati della probabilità di rischio possono essere descritti in termini qualitativi, come molto alto, alto, neutro, basso e molto basso.
• Il rating del rischio è sviluppato utilizzando una matrice che rappresenta le scale di rischio per ciascuno dei rischi. La matrice documenta la scala di probabilità del rischio tra nessuna possibilità (tasso 0,0) e certezza (tasso 1,0), nonché la scala di impatto del rischio, che riflette la gravità della sua influenza sull’obiettivo del progetto. Questa matrice aiuta a migliorare la qualità dei dati e rende il processo di gestione più facile da replicare durante il progetto.
• Classificazione del rischio: in questa fase, i rischi sono raggruppati per cause comuni per determinare le aree più esposte del progetto e per aiutare a sviluppare un piano di risposte ai rischi efficace.
• Valutazione dell’urgenza del rischio: in alcuni casi, l’urgenza può essere combinata con la classificazione del rischio. Si tratta di un metodo utilizzato per valutare il grado in cui i dati sono utili per la gestione del rischio, generando un rating di finale
• Giudizio di esperti: in molte occasioni può essere utile avvalersi del consiglio di esperti, come persone con esperienza recente su casi di progetti simili, attraverso interviste o workshop appositi.

Perché l’analisi dei rischi nel project management è importante?

• Incoraggia la progressione: il progetto può andare avanti limitando il numero di deviazioni e sorprese che si verificano durante il suo ciclo di vita.
• Comunica i problemi: conoscere i potenziali rischi di progetto consente al project manager di comunicare i problemi alle parti interessate.
• Rende i rischi gestibili: l’analisi dei rischi crea opportunità per preparare alla gestione dei problemi riducendo l’impatto negativo sul progetto.

Per concludere, i rischi costituiscono una realtà comune a tutti i progetti.

Una delle maggiori sfide che un project manager deve affrontare è non farsi sopraffare dal numero o dall’entità dei possibili rischi identificati.

Al contrario, un buon gestore di progetti dovrebbe avere la capacità di concentrarsi sugli elementi importanti che potrebbero minacciare il buon funzionamento del progetto e successivamente sviluppare un piano di gestione e risposta al rischio.

Il processo risk management nella gestione dei progetti è una delle procedure più importanti del project management e mira ad assicurarne il percorso verso il completamento con successo.

Attraverso una corretta gestione dei rischi di progetto, che significa anche utilizzare un buon software di project management, un’azienda può garantire il completamento con successo del progetto e ridurre al minimo l’impatto negativo di eventuali rischi attraverso azioni tempestive.

Quale metodologia fra Waterfall vs Agile scegliere? Ogni progetto ha le sue sfide uniche e questa in particolare, si presenta in ogni situazione.

Ora più che mai è importante garantire che le metodologie di sviluppo utilizzate da un’organizzazione siano adatte alle circostanze.

Ogni opzione ha infatti un impatto diverso sulla velocità del progetto e sulle possibilità complessive di successo.

In questo articolo vogliamo quindi fare chiarezza su quale metodologia scegliere per la gestione dei progetti.

Cos’è la metodologia Waterfall

La Waterfall è una metodologia sequenziale basata su un ambito ben definito che si focalizza sulla raccolta dei requisiti iniziali e segue un ordine prestabilito.

Ciò significa che quando ciascuno dei passaggi della cascata viene completato con successo, il team passa al passaggio successivo.

La natura più rigida e lineare della metodologia Waterfall la rende la scelta perfetta per attività semplice e precise.

È facile da gestire, ha consegne specifiche e punti iniziali e finali ben definiti.

È facile comprendere però come questa metodologia sia meno flessibile delle alternative.

Essendo il piano sequenziale e lineare, ogni cambiamento diventa relativamente costoso e dispendioso.

Ciò significa che una comprensione concreta deve essere raggiunta e condivisa da tutte le parti.

La metodologia Waterfall eccelle quando i requisiti del progetto sono relativamente statici, ma non sarebbero appropriati per la consegna di un prodotto complesso che potrebbe cambiare frequentemente e repentinamente.

Cos’è la metodologia Agile?

L’approccio agile è progettato pensando alla flessibilità.

I team iniziano con un design di base del progetto e lo scompongono in una piccola serie di attività, che vengono riviste, testate e valutate alla fine di ogni cosiddetto sprint.

Questi sprint consentono di identificare le problematiche, i bug o di incorporare il feedback del cliente nel progetto prima che venga eseguito lo sprint successivo.

La metodologia Agile è eccellente per i progetti in cui il risultato non è chiaramente definito ma l’obiettivo lo è.

Il lavoro può evolversi in base all’input del team, al feedback degli stakeholder e alle opinioni dei clienti.

Il risultato di ciò è un prodotto che incorpora il feedback aggiornato degli utenti finali e delle parti interessate e, in definitiva, ha maggiori probabilità di successo.

D’altra parte, la flessibilità agile del progetto può anche essere la sua rovina, offrendo una maggiore opportunità per i tempi e i costi previsti di essere compromessi man mano che il progetto si evolve.

Una serie chiara di obiettivi misurabili è fondamentale per garantire un allineamento regolare.

Senza una fine definita del processo di costruzione, gli sprint possono continuare per mesi e mesi.

L’unica indicazione è quanto il prodotto è vicino al raggiungimento degli obiettivi e come tali obiettivi sono allineati al valore.

Questo modello dipende dalla tolleranza al cambiamento richiesta da un progetto.

Se i requisiti sono concreti e devono semplicemente essere eseguiti, la flessibilità di Agile ha poco valore.

Tuttavia, considerato la crescente complessità di ogni mercato, questa “certezza” diventa sempre più improbabile.

Come scegliere la giusta metodologia di gestione del progetto?

Non esiste un approccio universale per scegliere una metodologia di gestione del progetto di successo.

Tuttavia, ci sono alcuni aspetti da considerare per garantire che venga selezionato l’approccio più appropriato. Ecco quali:

Complessità del progetto

In primo luogo, è importante considerare il progetto in termini di semplicità o complessità.

Per i progetti semplici, una metodologia lineare come la Waterfall assicurerà che il tempo e le spese di budget corrispondano alla natura semplicistica del lavoro.

D’altra parte, per i prodotti complessi, un approccio Agile assicura che ogni aspetto del progetto sia perfezionato in modo iterativo, traducendosi in percentuali di successo più elevate.

Rigidità

Se si sta lavorando con tempi fissi, budget e requisiti di consegna, una metodologia come la Waterfall è quasi sicuramente la scelta migliore per garantire che le metriche siano soddisfatte.

È importante considerare questo punto con attenzione, poiché la scelta della metodologia sbagliata per la rigidità del progetto può aumentare enormemente il rischio di rompere vincoli di tempo e budget e, in definitiva, causare il fallimento del progetto.

Valori del progetto

Cosa apprezzano di più il cliente, gli stakeholder e l’utente finale?

Ad esempio, se le parti interessate apprezzano la possibilità di rivedere in modo coerente e suggerire aggiornamenti iterativi, la metodologia Agile potrebbe essere la migliore.

Cultura aziendale

Forse uno dei passaggi più importanti per scegliere una metodologia adatta è fare un approfondimento su ciò che il team e l’organizzazione apprezzano di più.

Ogni organizzazione avrà la sua cultura aziendale, le sue abitudini e valori e prendere una metodologia di tendenza che va contro molto probabilmente si tradurrà in un fallimento.

Waterfall o Agile? Perché scegliere, quando puoi averli entrambi con Twproject

Come visto precedentemente, non esiste un unico framework che sia la scelta migliore il 100% delle volte.

La metodologia Waterfall e Agile hanno entrambe i loro vantaggi e svantaggi, l’importante è usarle nel modo corretto e al momento opportuno, sfruttandone i meriti quando la situazione lo richiede.

In questo contesto un buon software di project management, come Twproject, può aiutare ad integrare le due metodologie e a trarne i migliori benefici.

Twproject ti permette di valutare le circostanze di progetto ed i suoi elementi e capire quale approccio è il migliore da seguire, ti permetterà di avere anche un approccio misto all’interno di un unico progetto. Perché non avere una struttura Waterfall per le macrofasi e gestire poi le singole sotto fasi in modo agile?

Molte organizzazioni attualmente optano proprio per un approccio misto, utilizzando più metodi dove sono più appropriati.

Prova anche tu La flessibilità di Twproject.

Senza un adeguato project management plan in atto, l’organizzazione sarà esposta a una gestione caotica, obiettivi poco chiari, risorse inadeguate e dipendenti frustrati.

Una pianificazione non realistica comporta infatti rischi elevati che producono risultati di scarsa qualità derivanti da spese elevate.

Ecco perché è così importante creare un piano di gestione del progetto completo prima dell’inizio dei lavori.

In questo articolo vedremo che cos’è il project management plan, a cosa serve e come realizzarlo.

Che cos’è un project management plan?

Il project manager crea il piano di gestione del progetto seguendo gli input del team di progetto e delle principali parti interessate.

Un project management plan è un documento formale che definisce come verrà eseguito, monitorato e controllato un progetto.

Man mano che il lavoro procede, le prestazioni del progetto vengono misurate rispetto alla baseline di misurazione delle prestazioni inclusa nel piano di gestione del progetto.

Se si presentasse una deviazione dalla linea di base mentre il lavoro è in corso, il project manager se ne deve occupare apportando le dovute modifiche per correggerla.

Se questi aggiustamenti non riuscissero a correggere le deviazioni, diventano necessarie richieste formali di modifica alle linee di base.

I project manager dedicano una notevole quantità di tempo a garantire il raggiungimento degli obiettivi, assicurando che tutti gli stakeholder ottengano i vantaggi sperati.

Oltre a una corretta pianificazione, le capacità di un project manager risiedono anche nel controllare in modo efficiente il progetto e garantire che i risultati del progetto siano puntuali e che il progetto sia completato secondo il piano di gestione del progetto.

Come si realizza un project management plan?

Non esiste un modello unico che vada bene per tutti i progetti.

Ogni piano di gestione deve essere adattato al settore specifico e alle circostanze del progetto.

Tuttavia, generalmente, ecco come si realizza un project management plan:

1. Identificare l’obiettivo del progetto

Per costruire qualsiasi cosa di sostanza, il primo passo è creare le giuste basi. Ecco quali sono le domande da porsi:

• Perché si sta creando questo progetto?
• Qual è l’obiettivo?
• Come si misurerà?
• Cosa è considerato un successo?
• In che modo questo influirà sugli stakeholder?

2. Tracciare l’ambito

Questo passaggio successivo deve spiegare come verranno fatte le cose e come apparirà il progetto una volta avviato.

È importante che un progetto non si estenda oltre i limiti altrimenti il team non potrà mai raggiugere i suoi obiettivi.

L’ambito del progetto dovrebbe includere i risultati e la pianificazione dei risultati; tutti i membri del team devono infatti sapere cosa deve essere consegnato e quando.

3. Tracciare visivamente il progetto

Una pianificazione del progetto elaborata attentamente è la chiave per il successo.

Senza questa, il progetto probabilmente si sgretolerà in un disordine di scadenze mancate, cattiva gestione e frustrazione.

In questo caso, strumenti di pianificazione come il diagramma di Gantt e le sequenze temporali possono semplificare la creazione di un project management plan.

Tracciando visivamente ogni attività del progetto, permetterà più velocemente di aggiungere tappe importanti e cercare eventuali dipendenze o conflitti.

4. Identificare la struttura del team di progetto

Riunire un team e allinearlo alla visione del progetto non è facile.

Questo si può ottenere solamente con un’ottima comunicazione e per questo una buona documentazione di progetto è fondamentale.

Un organigramma può aiutare ad includere alcune informazioni necessarie come la gerarchia del team, le responsabilità di ognuno e le informazioni di contatto di ogni membro.

5. Gestione del rischio

Un compito fondamentale di un project manager è quello di identificare i fattori che potrebbero far deragliare il progetto ed elaborare soluzioni per affrontarli.

Un piano di gestione del rischio inizia elencando tutti gli elementi del progetto e, successivamente, una struttura di ripartizione del rischio permette di organizzarli gerarchicamente e per categoria.

In questo modo sarà possibile individuarli, gestirli più facilmente e trovare una soluzione più rapida.

6. Pianificare la comunicazione

Qualcosa che viene spesso trascurato dai project manager è un piano di gestione della comunicazione. Questo indica come il team di progetto comunicherà con le parti interessate.

Troppo spesso, per impostazione predefinita, la comunicazione del progetto prevede e-mail ad hoc o riunioni dell’ultimo minuto, ma questo può essere evitato pianificando in anticipo redigendo un piano di comunicazione strutturato.

Questo tipo di report è prezioso per comunicare regolarmente aggiornamenti chiari e coerenti sullo stato di avanzamento del progetto.

Ciò può aiutare ad individuare e segnalare i problemi prima che si presentino, creare fiducia con gli stakeholder e semplificare la riflessione sulle prestazioni del progetto.

Diventa quindi evidente come un project management plan sia fondamentale per il successo di un progetto, in quanto sarà in grado di guidare il lavoro e mantenerlo sulla giusta carreggiata.

Come detto prima, esistono vari modelli di project management plan a seconda del settore, della cultura aziendale e del tipo di progetto.

In questo caso, un buon project management tool, ricco di funzionalità, può aiutare a scegliere il modello di piano migliore e a redigere un documento completo ed esaustivo.

Il project manager sarà così in grado di garantire che i progressi effettivi rimangano in linea con quelli pianificati.

La Value Stream Mapping può essere uno strumento straordinario per aiutare a determinare come migliorare le catene di distribuzione che richiedono processi complessi.

La VSM può essere utilizzata per creare una visione e una comprensione completa dell’intero processo, oppure può essere focalizzata su uno specifico segmento per raggiungere determinati obiettivi.

Ma di cosa si tratta esattamente? Vediamo in questo articolo che cos’è la Value Stream Mapping, a cosa serve e come realizzarla correttamente.

Che cos’è la Value Stream Mapping (VSM)?

Per comprendere la Value Stream Mapping, o mappatura del flusso di valore, dobbiamo prima capire cos’è il Value Stream.

Si tratta di un flusso di valore, una serie di passaggi che si verificano per fornire il prodotto o il servizio che i clienti desiderano o di cui hanno bisogno.

La Value Stream Mapping permette appunto di capire meglio quali sono questi passaggi dove viene aggiunto valore e, soprattutto, come migliorare il processo generale.

È importante notare che l’inizio e i punti finali del processo di mappatura possono variare a seconda degli obiettivi.

Una singola organizzazione può infatti avere diversi flussi di valore e può ritrovarsi a creare mappe del flusso di valore per ogni singolo prodotto o servizio.

La Value Stream Mapping è diventata sempre più popolare negli ultimi anni ed è ancora considerata da molti uno strumento relativamente nuovo nello sforzo di miglioramento dell’efficienza aziendale.

In realtà però, la mappatura del flusso di valore nasce più di 30 anni fa, presso la Toyota Motor Corporation.

Questa tecnica è nata quando l’attenzione dell’azienda si è spostata sull’eliminazione degli sprechi e la ricerca dell’efficienza dei processi.

La sua popolarità è cresciuta man mano che le aziende americane hanno osservato e studiato l’efficienza e la coerenza delle operazioni di Toyota.

Da là, il concetto ha continuato ad evolversi fino a diventare quella che ora conosciamo come mappatura del flusso di valore, applicabile e utile ad aziende e flussi di valore di tutti i tipi.

Come realizzare una Value Stream Mapping?

1. Identificare il prodotto

Il primo passo del processo di Value Stream Mapping è quello di identificare il prodotto o la famiglia di prodotti da studiare e migliorare.

In genere viene formato un team per eseguire la mappatura e l’analisi, a seconda delle dimensioni dell’iniziativa.

2. Current State Mapping- mappatura dello stato iniziale

Questo passaggio è importante per visualizzare l’intero flusso di creazione del prodotto o servizio che si vuole analizzare.

Qui viene raccolto l’intero processo che l’azienda segue per realizzarlo.

Per creare la Current State Map si raccolgono i dati e le informazioni intervistando le persone che svolgono ogni singola attività nel processo.

Fra queste troviamo:

• Tempo di ciclo o tempo di elaborazione
• Affidabilità delle apparecchiature
• Quantità
• Numero di operatori e turni
• Livelli di inventario
• Coda o tempi di attesa

Le informazioni raccolte non devono essere perfette o eccessivamente dettagliate.

Finché i dati sono in grado di fornire un quadro relativamente chiaro dei problemi principali, è possibile iniziare a costruire un processo più snello.

3. Future State Mapping – mappatura dello stato futuro

La Future State Map mira a rappresentare il flusso ottimizzato di lavoro grazie all’eliminazione, o riduzione, degli sprechi in ogni singola fase del processo.

Per raggiungere un processo ottimizzato è necessario porsi le seguenti domande:

• Qual è il Takt Time? Takt è una parola tedesca che indica la bacchetta che un direttore d’orchestra usa per controllare la velocità, il ritmo e il tempo. Takt time, in ambito di business, si riferisce alla frequenza con cui una parte o un componente deve essere prodotto per soddisfare la domanda dei clienti.
• Ci sono colli di bottiglia o vincoli? Dalla raccolta dei dati, si possono osservare i tempi di ciclo o i tempi di elaborazione. Se uno di questi è maggiore del takt time, molto probabilmente ci si trova di fronte ad un collo di bottiglia o un vincolo. Ciò potrebbe causare sprechi in alcune aree o tempi di elaborazione aggiuntivi, come gli straordinari, per soddisfare la domanda.
• Dove è possibile ridurre l’inventario o il tempo di attesa? Bisogna osservare le scorte di materie prime e prodotti finiti per vedere se questi possono essere ridotti. La chiave è trovare modi per ridurre l’inventario in modo logico.

• Quali altri miglioramenti sono necessari? Ad esempio, è necessario migliorare l’affidabilità delle apparecchiature? I livelli di resa o qualità al primo passaggio sono accettabili? È necessaria una formazione specifica per i lavoratori in modo da ridurre gli errori? È necessario analizzare le singole attività per determinare dove c’è potenziale di miglioramento e come può essere raggiunto.

• Quali attività sono superflue e non danno valore aggiunto? La radice di ogni spreco deve essere individuata affinché possa essere eliminata.

4. Creare un piano di azione di miglioramento

 Al termine del processo di Value Stream Mapping, si arriva a creare un piano di azione che porti ad un miglioramento generale dei processi.

Ecco quali sono le domande che aiutano a raggiungere un flusso ottimizzato di lavoro:

• Quali modifiche devono essere implementate per prime?
• Quali cambiamenti sono prioritari per l’organizzazione?
• Quali modifiche sono priorità per i clienti?
• Quali attività specifiche devono essere attivate per raggiungere un processo ottimizzato?
• Chi è responsabile dell’attuazione e controllo delle modifiche?
• Come si misura il successo dei cambiamenti?

Rispondendo a queste domande, sarà possibile redigere un piano di miglioramento che determini le risorse necessarie, fra cui tempo, persone e budget.

Inoltre, sarà necessario monitorare costantemente i risultati nelle metriche chiave e implementare ulteriori adeguamenti se necessario.

Per concludere, indipendentemente dal settore e dall’azienda, la Value Stream Map è una tecnica efficace per innovare ed evolvere.

È importante ricordare che il processo di mappatura del lavoro rappresenta un punto di partenza, non di arrivo, verso un miglioramento continuo delle operazioni aziendali.

L’obiettivo della Lean Automation è quello di soddisfare i clienti al minor costo possibile.

Per raggiungere questo scopo, è necessario seguire la filosofia lean, che afferma di rimuovere quelle attività di basso o nessun valore.

Ma che cos’è esattamente la Lean Automation e quali sono i vantaggi per le aziende? Vediamolo in questo articolo.

Che cos’è la Lean Automation?

Il fulcro della lean production è un cambiamento nel modo di pensare: invece di migliorare la produttività dei singoli processi, l’obiettivo deve essere il miglioramento continuo del valore che i clienti ottengono dai prodotti.

Allo stesso tempo, l’attenzione è rivolta anche al contenimento e alla riduzione dei costi.

Nell’industria 4.0, questo concetto di attenzione ambivalente al cliente finale e ai costi aziendali, vede l’integrazione dell’automazione.

La quarta rivoluzione industriale implica l’intervento della tecnologia e della trasformazione digitale in praticamente ogni settore, incluso quello del lean manufacturing.

In questo quadro la Lean Automation diventa quindi protagonista, grazie alla sua capacità di integrare i principi lean automatizzando gradualmente i processi.

I vantaggi della Lean Automation per le aziende

Scegliendo di integrare la Lean Automation negli impianti di produzione, i processi diventano più veloci ed efficienti.

Se eseguita correttamente, l’aggiunta dell’automazione può portare a molteplici vantaggi come:

Lean Automation: Eliminazione dello spreco

L’automazione permette di impostare e programmare correttamente un’apparecchiatura affinché questa produca risultati entro determinati range e possa fornire avvisi automatici se il processo non rispetta i limiti di tolleranza.

Ciò permette di eliminare scarti, rilavorazioni e rifiuti.

Anche gli operatori più qualificati non possono eguagliare l’efficienza e la ripetibilità dell’automazione su processi di routine o semi-routine.

Inoltre, i sistemi di automazione possono svolgere contemporaneamente più compiti, cosa impossibile nei sistemi manuali.

Lean Automation: Internet delle cose

Il collegamento delle apparecchiature ai sistemi aziendali aiuta a ridurre lo sforzo necessario per segnalare lo stato della produzione.

L’Internet of Things consentirà di concentrarsi maggiormente sul lavoro produttivo che soddisferà le esigenze dei clienti eliminando la necessità di segnalare qualsiasi operazione.

Lean Automation: Controllo dei costi

Le aziende manifatturiere nei paesi sviluppati lottano per rimanere competitive in un mercato sempre più aggressivo.

L’automazione riduce il numero di persone o di turni necessari per ottenere lo stesso livello di produttività, oltre a ridurre la necessità di attrezzature per la movimentazione dei materiali.

Un modo per aumentare l’automazione è attraverso la robotica collaborativa e altri macchinari automatizzati progettati per operare insieme agli esseri umani.

Questi robot e macchinari specifici possono avere un costo iniziale relativamente alto, ma possono portare ad un rapido ritorno sull’investimento.

Lean Automation: Aumento della sicurezza

La sicurezza dei lavoratori dovrebbe essere fondamentale in qualsiasi settore, soprattutto quello dell’industria manifatturiera dove viene registrato il maggior numero di incidenti.

Automatizzando i processi pericolosi, è possibile mantenere i dipendenti più al sicuro riducendo gli errori di produzione.

Ad esempio, un sistema automatizzato di stoccaggio e recupero tiene i dipendenti fuori pericolo nel pavimento di un magazzino, dove possono verificarsi incidenti e collisioni con i carrelli elevatori.

Lean Automation: Miglioramento della precisione

La gestione dell’inventario è una delle attività più vitali, ma allo stesso tempo dispendiose nella produzione.

Nessun impianto di produzione può sperare di soddisfare i propri clienti o di operare efficacemente se il proprio inventario non è accurato e controllato.

Uno dei modi più efficaci per garantire la sua accuratezza è l’automatizzazione dei processi di prelievo e stoccaggio.

Le apparecchiature automatizzate possono ridurre notevolmente i materiali persi o fuori posto e contribuire a garantire un monitoraggio accurato dei lotti, che può ridurre l’obsolescenza o gli scarti dovuti alla scadenza o al deterioramento.

Lean Automation: Automazione del front e back office

Molto più che semplici flussi di lavoro o avvisi informativi, le odierne soluzioni di Lean Automation possono raggiungere un livello di intelligenza artificiale.

Questi processi automatizzati sono in grado di gestire le attività di routine e di snellire i processi aziendali, che vanno dalla contabilità fornitori alla definizione delle priorità degli ordini di vendita per la spedizione.

Ciò può fornire una qualità costante ed eliminare lo spreco di stampa e archiviazione di documenti.

Lean Automation: Massimizzare la produttività

Le assenze e le ferie dei dipendenti possono avere un impatto negativo sulla produttività complessiva.

Inoltre, gestire efficacemente la forza lavoro può essere complicato.

Implementando la Lean Automation dei processi, è possibile gestire in modo efficiente la forza lavoro, snellendo quelle attività che richiedono tempo e sono ripetitive, il tutto massimizzando la produttività.

Inoltre, attraverso una soluzione di software automatizzata per gli orari e le presenze, le organizzazioni sono in grado di automatizzare le regole di retribuzione, le regole del lavoro e le regole di maturazione insieme alla gestione delle ferie, ai contratti sindacali e alla rendicontazione degli orari eccezionali.

Come implementare la Lean Automation

1. Analizzare i processi: Quando si tratta di implementare la Lean Automation, bisogna sempre mettere al primo posto le esigenze dei clienti.

La produzione Lean si concentra sull’offrire il massimo valore al cliente; quindi, gli sforzi di automazione devono concentrarsi sulla creazione di ciò di cui il cliente ha bisogno.

Per impostare il flusso di lavoro, è importante distribuire la responsabilità in modo uniforme.

L’intero processo non deve basarsi sul funzionamento di una singola macchina o persona.

Diffondere la responsabilità umana e le attività dei macchinari può rendere l’intera attività in grado di resistere meglio ai cambiamenti.

2. Esaminare le persone: Le persone che creano il processo di automazione sono fondamentali; è importante quindi identificare quelle con conoscenza, esperienza e competenza che possono aiutare durante il processo.

Inoltre, è importante mantenere una comunicazione aperta con tutti i dipendenti per creare una cultura dell’eccellenza.

3. Considerare strumenti e tecnologia: Gli strumenti e la tecnologia che si vanno ad utilizzare dovrebbero funzionare bene con le persone dell’azienda.

L’automazione deve infatti supportare il lavoro dei dipendenti e non complicarlo o bloccarlo.

Un altro strumento da considerare quando si implementa l’automazione lean è la formazione.

È importante educare i lavoratori su come possono utilizzare al meglio i macchinari automatizzati per migliorare il loro lavoro.

Per concludere, implementando la Lean Automation in un’azienda, è possibile ridurre gli sprechi e migliorare la produttività.

Tuttavia, per garantire un processo davvero efficiente, non è sufficiente conoscere i principi dell’automazione lean, ma questi devono essere adattati alla struttura aziendale.

Uno dei modi per adattare un processo alla struttura aziendale è quello di assegnare un ruolo a tutte le risorse che ne partecipano, raggruppandoli in un progetto e destinando un carico di lavoro.

Il carico di lavoro deve essere distribuito in modo da non creare “colli di bottiglia” al processo assicurando sempre le esigenze dei clienti.

TWProject ci aiuta a risolvere facilmente il problema grazie tool “Progetti”, permettendo di assegnare le risorse interessate al processo, i tempi di esecuzione e i task da effettuare nel processo.

Ogni risorsa interessata dal processo potrà tenere traccia delle fasi del progetto gestendo i vari task assegnati e i loro tempi di esecuzione.

Il lean accounting ha guadagnato popolarità nel primo decennio del XXI secolo poiché sempre più organizzazioni hanno cominciato ad adottare la lean production e processi snelli.

In poche parole, la contabilità snella offre un modo per misurare il successo dell’implementazione del lean thinking.

Mentre i leader aziendali possono vedere come il lean management influisce sull’operatività, questo tipo di contabilità attribuisce un numero a questo cambiamento.

Vediamo in questo articolo di capire meglio cos’è il lean accounting e come applicarlo per una corretta analisi di gestione e misura della performance.

Che cos’è il lean accounting?

Il lean accounting ha il compito di semplificare i processi contabili all’interno di un’azienda per massimizzare la produttività, il servizio, la qualità e il profitto.

La contabilità snella comporta diverse “pratiche snelle” e processi amministrativi che vengono utilizzati per ridurre lo spreco di tempo e risorse.

Queste pratiche non sono correlate ai requisiti di rendicontazione, alle normative fiscali e alla conformità, ma piuttosto ai processi interni che mirano a migliorare il reparto contabilità in generale.

Il lean accounting è molto diverso dalla contabilità tradizionale e, per questo, si tratta di un tema alquanto controverso nel mondo della finanza.

In generale, il lean accounting non sostituisce le pratiche contabili generalmente accettate, quindi, idealmente, dovrebbe essere utilizzato insieme ai metodi convenzionali di rendicontazione.

Come funziona il lean accounting?

L’obiettivo dell’applicazione dei principi lean alla contabilità è rendere le informazioni finanziarie più facili da comprendere e più pertinenti.

Per chiudere la disconnessione esistente tra la sfera contabile e il resto delle attività aziendali, è possibile adottare il lean accounting attraverso i seguenti passaggi:

1. Semplificare la comprensione dei report finanziari

Per fornire valore e ottimizzare i processi di lavoro, si richiede uno spostamento verso un nuovo modo di pensare, il lean thinking.

Alla base c’è il rispetto per le persone, uno dei due pilastri della filosofia lean.

Nel campo della contabilità, il rispetto delle persone mira a preparare e fornire le informazioni finanziarie in un modo più facilmente digestibile da coloro che non si occupano giornalmente delle finanze.

In questo modo, tutti i dipartimenti possono capire di cosa trattano i numeri e possono sentirsi più coinvolti.

2. Tenere traccia dei dati finanziari che contano e rimuovere i rifiuti

La lean production si impegna a migliorare il business eliminando continuamente e regolarmente tutto ciò che non apporta valore al prodotto finale e al cliente.

Applicare questo principio al campo contabile significa eliminare tutte le informazioni ridondanti e non necessarie e semplificare i dati per presentare approfondimenti significativi consentendo un processo decisionale migliore.

3. Comprendere cosa crea più valore per i clienti e migliorare continuamente

Ciò che contraddistingue la metodologia lean è il modo in cui il valore scorre all’interno di un’organizzazione, il cosiddetto “value stream”.

Ciò include l’identificazione di ciò che porta reale valore al cliente, la mappatura del flusso di lavoro attorno alla generazione di valore e la creazione di un sistema pull in cui viene eseguito solo il lavoro richiesto.

Questo processo può essere applicato a qualsiasi operazione aziendale, incluso il campo finanziario.

La sola premessa è che questa trasformazione snella non sia un evento isolato e statico, ma deve essere percepito come uno sforzo continuo e una spinta definitiva al miglioramento.

4. Il processo decisionale, il “box score” ed il value stream

Uno strumento comunemente utilizzato nella contabilità snella è il cosiddetto “box score”, termine che deriva dal baseball americano.

Qui viene riportata la sintesi sia degli indicatori di performance che delle prestazioni operative e finanziarie del flusso di valore.

Il box score è potente in quanto consente di prendere decisioni informate sulla base del value stream.

Perché usare il lean accounting?

L’applicazione dei principi della filosofia lean alle operazioni contabili e finanziarie di un’organizzazione mira ad allineare profitti e ricavi attorno agli effettivi flussi di valore e agli obiettivi strategici aziendali.

Il lean accounting mira alla creazione di valore riducendo al minimo gli sprechi ed il lavoro ridondante ed evitabile. Di conseguenza, inducendo una vera agilità organizzativa.

Il concetto di contabilità snella richiede una rendicontazione finanziaria affidabile e semplice.

Ci sono una serie di vantaggi nell’applicare il lean accounting all’interno di un’organizzazione; eccone alcuni:

• Una contabilità che tutti possono capire e utilizzare immediatamente.
• Una contabilità che supporta e motiva il progresso snello.
• Controlli operativi e finanziari efficaci.
• Rapporti e informazioni che danno potere alle persone per un miglioramento continuo.
• Eliminare gran parte degli sprechi nei sistemi contabili.
• Calcolare correttamente l’impatto finanziario dell’implementazione del lean management.
• Decisioni migliori che portano a affari migliori che portano a profitti migliori.

Per riassumere, lo scopo generale del lean accounting è raccogliere, analizzare e comunicare le prestazioni e le riserve di cassa di un’azienda; informazioni che vengono utilizzate per prendere decisioni informate di gestione.

Invece di rimuovere completamente la rendicontazione standard da un giorno all’altro, il dipartimento di contabilità può introdurre gradualmente i processi snelli del lean accounting.

I contabili devono in generale essere aperti a nuovi processi e modificare la loro prospettiva per adottare una contabilità snella.

Il lean accounting è un viaggio pieno di miglioramenti continui che tende al perfezionamento dell’intera organizzazione.

La metodologia snella applicata alla contabilità significa anche che è necessario eliminare gli sprechi nei processi finanziari, come ad esempio abbreviare il ciclo di previsione e budgeting, chiudere più velocemente i libri contabili, ecc.

Un cambiamento repentino è difficile da accettare, ma spostare lentamente il processo incoraggerà il personale contabile ad acquisire gradualmente nuove abitudini necessarie per il successo.

In tutto questo, avere un buon software di project management può aiutare a gestire il cambiamento e ad implementare i processi snelli del lean accounting in maniera più rapida e semplice.

Il capital budgeting è il processo che un’azienda utilizza per determinare su quali investimenti di capitale a lungo termine vale la pena investire in base al loro potenziale profitto.

Se un’organizzazione sta pensando di intraprendere un grande progetto di investimento, il capital budgeting è il percorso più efficiente per prendere una decisione informata.

Ma di cosa si tratta esattamente? Vediamo in questo articolo che cos’è il capital budgeting e perché è importante.

Che cos’è il capital budgeting?

Il capital budgeting, noto anche come valutazione degli investimenti, è un processo di valutazione dei costi e dei benefici di potenziali progetti di un’azienda su larga scala.

Alcuni esempi possono essere: l’aggiunta di un nuovo prodotto alla linea, la costruzione o l’acquisto di un secondo magazzino o un cambio di software importante.

Prima di decidere se e quale opzione perseguire, sarà necessario completare un’analisi finanziaria, nota appunto come capital budgeting.

La valutazione degli investimenti implica la scelta di progetti che aggiungono valore a un’azienda.

Un’azienda è chiamata infatti a scegliere ed avviare solamente quei progetti che aumenteranno la sua redditività e che, di conseguenza, miglioreranno la ricchezza degli azionisti.

Le aziende, a parte le organizzazioni senza scopo di lucro, esistono infatti per ottenere profitti.

Il processo di capital budgeting è quindi un modo misurabile per le imprese di determinare la redditività economica e finanziaria a lungo termine di qualsiasi progetto di investimento.

Perché il capital budgeting è importante

Il capital budgeting è uno strumento prezioso perché fornisce un mezzo per valutare e misurare il valore dei progetti durante tutto il loro ciclo di vita.

Tali progetti di investimento possono includere:

• Investimenti in nuove attrezzature, tecnologie ed edifici;
• Aggiornamenti e manutenzione di apparecchiature e tecnologie esistenti;
• Interventi di ristrutturazione su edifici esistenti;
• Aumento della forza lavoro;
• Sviluppo di nuovi prodotti;
• Espansione in nuovi mercati.

Prima che un’azienda approvi un progetto specifico, il capital budgeting consente di creare un budget per i costi, stimare una tempistica per il ritorno sull’investimento e decidere se il valore potenziale del progetto vale l’investimento di capitale necessario.

Di seguito sono riportati 7 motivi che descrivono l’importanza del capital budgeting:

1. Calcolo dei flussi di cassa futuri: il processo di capital budgeting tiene conto dei flussi di cassa futuri attesi seguendo diverse tecniche come il calcolo del valore attuale netto, indice di redditività e tasso di rendimento contabile.
2. Obiettivi a lungo termine dell’organizzazione: il capital budgeting aiuta l’organizzazione nel processo decisionale e nel raggiungimento degli obiettivi a lungo termine in quanto fornisce l’idea dei costi e della crescita futuri. La definizione di obiettivi a lungo termine è una delle aree più importanti e sensibili per qualsiasi organizzazione. Qualsiasi decisione sbagliata presa in quest’area può influire negativamente sulla redditività a lungo termine di un’impresa.
3. Controllo della spesa: il processo di capital budgeting tiene conto del costo di investimento per il progetto considerando le altre spese correlate come i costi di ricerca e sviluppo, i costi di gestione, ecc. Quindi, con queste informazioni, l’organizzazione può avere il pieno controllo dei suoi costi futuri. La corretta gestione e controllo dei costi totali è un fattore molto importante per garantire una prospettiva di crescita ed efficienza dell’azienda.
4. Massimizzazione della ricchezza: l’interesse e le decisioni di investimento degli azionisti della società dipendono dalle sue decisioni di investimento a lungo termine. Se gli investimenti vengono effettuati dalla società in modo corretto e pianificato, la fiducia degli azionisti aumenta e diventano così più interessati a investire nella società con conseguente massimizzazione della ricchezza.
5. Collaborazione fra i dipartimenti: L’intero processo di capital budgeting coinvolge numerosi passaggi e idee e una serie di decisioni sono prese da diversi reparti e livelli dell’azienda. Ciò consente il flusso e lo scambio di informazioni all’interno dei diversi dipartimenti incrementando la collaborazione.
6. Protezione dei grandi fondi: con il processo di capital budgeting, i fondi investiti nell’azienda vengono protetti in una certa misura da qualsiasi incertezza futura.
7. Comprensione dei rischi: con il processo di capital budgeting, il management dell’azienda può avere un’idea dei diversi tipi di rischi e complicazioni che possono insorgere durante il ciclo di vita di un progetto. Pertanto, la direzione può disporre di strategie pronte e avanzate per affrontare tali complessità future.

Per concludere, il budget è un elemento critico di qualsiasi investimento finanziario di successo ed è una delle basi in qualsiasi processo decisionale.

Quando non viene eseguito un adeguato processo di pianificazione per lo sviluppo di un progetto, c’è sempre il rischio di un improvviso aumento dei costi, ritardi nello sviluppo dell’output, complicazioni normative, ecc.

Pertanto, ogni azienda dovrebbe implementare un corretto processo di capital budgeting prima di avviare qualsiasi progetto di investimento di grandi dimensioni.

Questo processo può anche aiutare a confrontare la redditività di diversi progetti e nella definizione delle priorità di un progetto rispetto all’altro.

Senza un processo di capital budgeting efficiente, un’azienda andrà incontro a maggiori rischi, meno fiducia da parte di investitori e clienti e, di conseguenza, meno fondi disponibili.

Il capital budgeting è un modo efficiente per sapere qual è la strada migliore da intraprendere per un’impresa.

In tutto questo, l’utilizzo di un software di project management può aiutare a garantire un processo di capital budgeting efficiente e senza errori.

Abbiamo visto in questo articolo come la parte economico finanziaria ricopra un ruolo fondamentale per il successo di un’azienda e l’utilizzo di un software di gestione dei progetti come TWproject può assicurare che il processo di capital budgeting avvenga nella maniera più efficace possibile. Provalo gratuitamente cliccando sul banner qui sotto.

Il project management per l’edilizia è probabilmente uno dei rami della gestione dei progetti più complicati che esistano.

Che si tratti di costruire un centro commerciale o un edificio residenziale, in un progetto edilizio esistono moltissime parti mobili e persone che devono essere coordinate con precisione.

Ognuna di queste fasi è già abbastanza complicata di per sé, ma in concomitanza con l’intero progetto, diventano esponenzialmente più complesse.

In questo articolo spiegheremo nel dettaglio che cos’è e come funziona il project management per l’edilizia.

Che cos’è il project management per l’edilizia?

In breve, il project management per l’edilizia è il processo di gestione dei progetti di costruzione.

Si tratta di una disciplina complessa che richiede di affrontare molte questioni importanti, tra cui il controllo dei costi, la programmazione, l’approvvigionamento e la valutazione del rischio.

I project manager interagiscono e sono a stretto contatto con tutti i membri del team coinvolti, dagli architetti ai proprietari agli appaltatori.

Esistono diversi tipi di progetti di costruzione e ognuno di essi presenta sfide diverse.

Tuttavia, tutti hanno bisogno di un proprietario del progetto, un responsabile del progetto di costruzione e un appaltatore generale.

Quali sono le 5 fasi dei progetti di costruzione?

Comprendere le cinque fasi principali del project management per l’edilizia è un must per gestire i progetti con successo.

Ecco quali sono le 5 fasi:

Le fasi dei progetti di costruzione: Pianificazione e sviluppo

Determinare se perseguire un progetto è la prima e più importante parte del processo di costruzione.

Studi di fattibilità, capital budgeting, liste dei pro e contro sono alcuni esempi di studi necessari per stabilire se un progetto è sostenibile per l’azienda.

Le fasi dei progetti di costruzione: Progettazione

Una volta stabilito che il progetto è sostenibile e producente per l’azienda è tempo di iniziare la fase di progettazione.

In questo stadio si prevede lo sviluppo di tutto, dal concetto di base al design finale incluso di dettagli.

Una volta finalizzato e approvato il progetto, si passa alla seguente fase.

Le fasi dei progetti di costruzione: Precostruzione

La precostruzione implica la creazione del cronoprogramma che guiderà attraverso il processo di costruzione.

Si tratta di costruire un piano per il progetto che mostri a tutti cosa devono fare, quando devono farlo, come dovrebbero realizzarlo e quanto ogni attività dovrebbe costare.

Se tutte le parti si attengono al piano ed eseguono i loro ruoli alla perfezione, consegneranno il progetto in tempo, secondo gli standard e nel rispetto del budget.

La precostruzione coinvolge un’ampia varietà di compiti critici. Ecco alcuni dei più importanti:

• Definire e allocare le risorse,
• Impostare mini-budget,
• Creare tempistiche e scadenze,
• Distribuire i compiti.

Anche la valutazione del rischio e la pianificazione di emergenza sono una parte importante in questa fase.

Le cose raramente vanno come previsto, soprattutto durante un lavoro complesso come quello che è un progetto di costruzione; quindi, i project manager e le parti interessate devono essere pronti ad effettuare modifiche.

Più si è proattivi, meno tempo, denaro e risorse si perderanno cercando una soluzione quando si verificano intoppi.

Le fasi dei progetti di costruzione: Approvvigionamento

Con questo si intende l’acquisto e il trasporto dei materiali e dei servizi necessari per completare un progetto di costruzione.

L’approvvigionamento può avvenire da mercati locali, regionali o globali. Ognuno con i suoi vantaggi e svantaggi.

Impegnarsi in una ricerca approfondita in modo da poter effettuare la scelta e migliore vale la pena per soddisfare i requisiti di budget e rispettare i tempi.

Inoltre, scegliere quando eseguire l’approvvigionamento è un’altra decisione importante che, anche qua, presenta vantaggi e svantaggi a seconda di cosa si sceglie.

Per eseguire questo tipo di scelte è fondamentale affidarsi ad un software di gestione progetti che ti permetta di analizzare il flusso di cassa. Il piano di fatturazione dei ricavi, allineato ai costi ti aiuterà infatti in questa valutazione.

Twproject evidenzia in modo integrato al cronoprogramma, il budget, i costi, i ricavi, su ogni fase di progetto, con un grafico del flusso di cassa semplice ed intuitivo.

Invece di completare l’approvvigionamento prima dell’inizio del progetto di costruzione, è possibile ottenere le risorse necessarie man mano che il progetto avanza per soddisfare i requisiti in evoluzione.

Sebbene questa strategia fornisca ulteriore flessibilità, riduca i costi di detenzione e conservi la liquidità, può però rischiare di ritardare le spedizioni o eventuali carenze momentanee potrebbero rallentare l’intero progetto.

Le fasi dei progetti di costruzione: Costruzione

Una volta passate le fasi precedenti, arriva il momento in cui la costruzione può iniziare.

Tutta la preparazione e pianificazione fatta precedentemente ripaga in questa fase, aiutando il processo di costruzione a procedere senza intoppi e a finire con successo.

Anche i piani più accurati non possono anticipare eventuali imprevisti lungo il percorso, di conseguenza un monitoraggio e una valutazione regolare dei progressi sono vitali per rimanere in linea.

Un project manager nel settore delle costruzioni ha assolutamente bisogno del software giusto per gestire efficacemente i progetti.

Un buon software di project management consente di monitorare con facilità l’avanzamento del progetto, migliorare le previsioni, centralizzare le informazioni, aumentare l’efficienza e mantenere bassi i costi.

Grazie a una piattaforma  come Twproject, facile da usare che aiuta a controllare ogni fase del lavoro,  sarà semplice ridurre i rischi, eliminare gli errori e facilitare la comunicazione.

Uno strumento di gestione dei progetti di costruzione tiene inoltre aggiornate le parti interessate condividendo report ricchi di dati.

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