Categoria: Gestione Progetti

Il lean accounting ha guadagnato popolarità nel primo decennio del XXI secolo poiché sempre più organizzazioni hanno cominciato ad adottare la lean production e processi snelli.

In poche parole, la contabilità snella offre un modo per misurare il successo dell’implementazione del lean thinking.

Mentre i leader aziendali possono vedere come il lean management influisce sull’operatività, questo tipo di contabilità attribuisce un numero a questo cambiamento.

Vediamo in questo articolo di capire meglio cos’è il lean accounting e come applicarlo per una corretta analisi di gestione e misura della performance.

Che cos’è il lean accounting?

Il lean accounting ha il compito di semplificare i processi contabili all’interno di un’azienda per massimizzare la produttività, il servizio, la qualità e il profitto.

La contabilità snella comporta diverse “pratiche snelle” e processi amministrativi che vengono utilizzati per ridurre lo spreco di tempo e risorse.

Queste pratiche non sono correlate ai requisiti di rendicontazione, alle normative fiscali e alla conformità, ma piuttosto ai processi interni che mirano a migliorare il reparto contabilità in generale.

Il lean accounting è molto diverso dalla contabilità tradizionale e, per questo, si tratta di un tema alquanto controverso nel mondo della finanza.

In generale, il lean accounting non sostituisce le pratiche contabili generalmente accettate, quindi, idealmente, dovrebbe essere utilizzato insieme ai metodi convenzionali di rendicontazione.

Come funziona il lean accounting?

L’obiettivo dell’applicazione dei principi lean alla contabilità è rendere le informazioni finanziarie più facili da comprendere e più pertinenti.

Per chiudere la disconnessione esistente tra la sfera contabile e il resto delle attività aziendali, è possibile adottare il lean accounting attraverso i seguenti passaggi:

1. Semplificare la comprensione dei report finanziari

Per fornire valore e ottimizzare i processi di lavoro, si richiede uno spostamento verso un nuovo modo di pensare, il lean thinking.

Alla base c’è il rispetto per le persone, uno dei due pilastri della filosofia lean.

Nel campo della contabilità, il rispetto delle persone mira a preparare e fornire le informazioni finanziarie in un modo più facilmente digestibile da coloro che non si occupano giornalmente delle finanze.

In questo modo, tutti i dipartimenti possono capire di cosa trattano i numeri e possono sentirsi più coinvolti.

2. Tenere traccia dei dati finanziari che contano e rimuovere i rifiuti

La lean production si impegna a migliorare il business eliminando continuamente e regolarmente tutto ciò che non apporta valore al prodotto finale e al cliente.

Applicare questo principio al campo contabile significa eliminare tutte le informazioni ridondanti e non necessarie e semplificare i dati per presentare approfondimenti significativi consentendo un processo decisionale migliore.

3. Comprendere cosa crea più valore per i clienti e migliorare continuamente

Ciò che contraddistingue la metodologia lean è il modo in cui il valore scorre all’interno di un’organizzazione, il cosiddetto “value stream”.

Ciò include l’identificazione di ciò che porta reale valore al cliente, la mappatura del flusso di lavoro attorno alla generazione di valore e la creazione di un sistema pull in cui viene eseguito solo il lavoro richiesto.

Questo processo può essere applicato a qualsiasi operazione aziendale, incluso il campo finanziario.

La sola premessa è che questa trasformazione snella non sia un evento isolato e statico, ma deve essere percepito come uno sforzo continuo e una spinta definitiva al miglioramento.

4. Il processo decisionale, il “box score” ed il value stream

Uno strumento comunemente utilizzato nella contabilità snella è il cosiddetto “box score”, termine che deriva dal baseball americano.

Qui viene riportata la sintesi sia degli indicatori di performance che delle prestazioni operative e finanziarie del flusso di valore.

Il box score è potente in quanto consente di prendere decisioni informate sulla base del value stream.

Perché usare il lean accounting?

L’applicazione dei principi della filosofia lean alle operazioni contabili e finanziarie di un’organizzazione mira ad allineare profitti e ricavi attorno agli effettivi flussi di valore e agli obiettivi strategici aziendali.

Il lean accounting mira alla creazione di valore riducendo al minimo gli sprechi ed il lavoro ridondante ed evitabile. Di conseguenza, inducendo una vera agilità organizzativa.

Il concetto di contabilità snella richiede una rendicontazione finanziaria affidabile e semplice.

Ci sono una serie di vantaggi nell’applicare il lean accounting all’interno di un’organizzazione; eccone alcuni:

• Una contabilità che tutti possono capire e utilizzare immediatamente.
• Una contabilità che supporta e motiva il progresso snello.
• Controlli operativi e finanziari efficaci.
• Rapporti e informazioni che danno potere alle persone per un miglioramento continuo.
• Eliminare gran parte degli sprechi nei sistemi contabili.
• Calcolare correttamente l’impatto finanziario dell’implementazione del lean management.
• Decisioni migliori che portano a affari migliori che portano a profitti migliori.

Per riassumere, lo scopo generale del lean accounting è raccogliere, analizzare e comunicare le prestazioni e le riserve di cassa di un’azienda; informazioni che vengono utilizzate per prendere decisioni informate di gestione.

Invece di rimuovere completamente la rendicontazione standard da un giorno all’altro, il dipartimento di contabilità può introdurre gradualmente i processi snelli del lean accounting.

I contabili devono in generale essere aperti a nuovi processi e modificare la loro prospettiva per adottare una contabilità snella.

Il lean accounting è un viaggio pieno di miglioramenti continui che tende al perfezionamento dell’intera organizzazione.

La metodologia snella applicata alla contabilità significa anche che è necessario eliminare gli sprechi nei processi finanziari, come ad esempio abbreviare il ciclo di previsione e budgeting, chiudere più velocemente i libri contabili, ecc.

Un cambiamento repentino è difficile da accettare, ma spostare lentamente il processo incoraggerà il personale contabile ad acquisire gradualmente nuove abitudini necessarie per il successo.

In tutto questo, avere un buon software di project management può aiutare a gestire il cambiamento e ad implementare i processi snelli del lean accounting in maniera più rapida e semplice.

Il capital budgeting è il processo che un’azienda utilizza per determinare su quali investimenti di capitale a lungo termine vale la pena investire in base al loro potenziale profitto.

Se un’organizzazione sta pensando di intraprendere un grande progetto di investimento, il capital budgeting è il percorso più efficiente per prendere una decisione informata.

Ma di cosa si tratta esattamente? Vediamo in questo articolo che cos’è il capital budgeting e perché è importante.

Che cos’è il capital budgeting?

Il capital budgeting, noto anche come valutazione degli investimenti, è un processo di valutazione dei costi e dei benefici di potenziali progetti di un’azienda su larga scala.

Alcuni esempi possono essere: l’aggiunta di un nuovo prodotto alla linea, la costruzione o l’acquisto di un secondo magazzino o un cambio di software importante.

Prima di decidere se e quale opzione perseguire, sarà necessario completare un’analisi finanziaria, nota appunto come capital budgeting.

La valutazione degli investimenti implica la scelta di progetti che aggiungono valore a un’azienda.

Un’azienda è chiamata infatti a scegliere ed avviare solamente quei progetti che aumenteranno la sua redditività e che, di conseguenza, miglioreranno la ricchezza degli azionisti.

Le aziende, a parte le organizzazioni senza scopo di lucro, esistono infatti per ottenere profitti.

Il processo di capital budgeting è quindi un modo misurabile per le imprese di determinare la redditività economica e finanziaria a lungo termine di qualsiasi progetto di investimento.

Perché il capital budgeting è importante

Il capital budgeting è uno strumento prezioso perché fornisce un mezzo per valutare e misurare il valore dei progetti durante tutto il loro ciclo di vita.

Tali progetti di investimento possono includere:

• Investimenti in nuove attrezzature, tecnologie ed edifici;
• Aggiornamenti e manutenzione di apparecchiature e tecnologie esistenti;
• Interventi di ristrutturazione su edifici esistenti;
• Aumento della forza lavoro;
• Sviluppo di nuovi prodotti;
• Espansione in nuovi mercati.

Prima che un’azienda approvi un progetto specifico, il capital budgeting consente di creare un budget per i costi, stimare una tempistica per il ritorno sull’investimento e decidere se il valore potenziale del progetto vale l’investimento di capitale necessario.

Di seguito sono riportati 7 motivi che descrivono l’importanza del capital budgeting:

1. Calcolo dei flussi di cassa futuri: il processo di capital budgeting tiene conto dei flussi di cassa futuri attesi seguendo diverse tecniche come il calcolo del valore attuale netto, indice di redditività e tasso di rendimento contabile.
2. Obiettivi a lungo termine dell’organizzazione: il capital budgeting aiuta l’organizzazione nel processo decisionale e nel raggiungimento degli obiettivi a lungo termine in quanto fornisce l’idea dei costi e della crescita futuri. La definizione di obiettivi a lungo termine è una delle aree più importanti e sensibili per qualsiasi organizzazione. Qualsiasi decisione sbagliata presa in quest’area può influire negativamente sulla redditività a lungo termine di un’impresa.
3. Controllo della spesa: il processo di capital budgeting tiene conto del costo di investimento per il progetto considerando le altre spese correlate come i costi di ricerca e sviluppo, i costi di gestione, ecc. Quindi, con queste informazioni, l’organizzazione può avere il pieno controllo dei suoi costi futuri. La corretta gestione e controllo dei costi totali è un fattore molto importante per garantire una prospettiva di crescita ed efficienza dell’azienda.
4. Massimizzazione della ricchezza: l’interesse e le decisioni di investimento degli azionisti della società dipendono dalle sue decisioni di investimento a lungo termine. Se gli investimenti vengono effettuati dalla società in modo corretto e pianificato, la fiducia degli azionisti aumenta e diventano così più interessati a investire nella società con conseguente massimizzazione della ricchezza.
5. Collaborazione fra i dipartimenti: L’intero processo di capital budgeting coinvolge numerosi passaggi e idee e una serie di decisioni sono prese da diversi reparti e livelli dell’azienda. Ciò consente il flusso e lo scambio di informazioni all’interno dei diversi dipartimenti incrementando la collaborazione.
6. Protezione dei grandi fondi: con il processo di capital budgeting, i fondi investiti nell’azienda vengono protetti in una certa misura da qualsiasi incertezza futura.
7. Comprensione dei rischi: con il processo di capital budgeting, il management dell’azienda può avere un’idea dei diversi tipi di rischi e complicazioni che possono insorgere durante il ciclo di vita di un progetto. Pertanto, la direzione può disporre di strategie pronte e avanzate per affrontare tali complessità future.

Per concludere, il budget è un elemento critico di qualsiasi investimento finanziario di successo ed è una delle basi in qualsiasi processo decisionale.

Quando non viene eseguito un adeguato processo di pianificazione per lo sviluppo di un progetto, c’è sempre il rischio di un improvviso aumento dei costi, ritardi nello sviluppo dell’output, complicazioni normative, ecc.

Pertanto, ogni azienda dovrebbe implementare un corretto processo di capital budgeting prima di avviare qualsiasi progetto di investimento di grandi dimensioni.

Questo processo può anche aiutare a confrontare la redditività di diversi progetti e nella definizione delle priorità di un progetto rispetto all’altro.

Senza un processo di capital budgeting efficiente, un’azienda andrà incontro a maggiori rischi, meno fiducia da parte di investitori e clienti e, di conseguenza, meno fondi disponibili.

Il capital budgeting è un modo efficiente per sapere qual è la strada migliore da intraprendere per un’impresa.

In tutto questo, l’utilizzo di un software di project management può aiutare a garantire un processo di capital budgeting efficiente e senza errori.

Abbiamo visto in questo articolo come la parte economico finanziaria ricopra un ruolo fondamentale per il successo di un’azienda e l’utilizzo di un software di gestione dei progetti come TWproject può assicurare che il processo di capital budgeting avvenga nella maniera più efficace possibile. Provalo gratuitamente cliccando sul banner qui sotto.

Il project management per l’edilizia è probabilmente uno dei rami della gestione dei progetti più complicati che esistano.

Che si tratti di costruire un centro commerciale o un edificio residenziale, in un progetto edilizio esistono moltissime parti mobili e persone che devono essere coordinate con precisione.

Ognuna di queste fasi è già abbastanza complicata di per sé, ma in concomitanza con l’intero progetto, diventano esponenzialmente più complesse.

In questo articolo spiegheremo nel dettaglio che cos’è e come funziona il project management per l’edilizia.

Che cos’è il project management per l’edilizia?

In breve, il project management per l’edilizia è il processo di gestione dei progetti di costruzione.

Si tratta di una disciplina complessa che richiede di affrontare molte questioni importanti, tra cui il controllo dei costi, la programmazione, l’approvvigionamento e la valutazione del rischio.

I project manager interagiscono e sono a stretto contatto con tutti i membri del team coinvolti, dagli architetti ai proprietari agli appaltatori.

Esistono diversi tipi di progetti di costruzione e ognuno di essi presenta sfide diverse.

Tuttavia, tutti hanno bisogno di un proprietario del progetto, un responsabile del progetto di costruzione e un appaltatore generale.

Quali sono le 5 fasi dei progetti di costruzione?

Comprendere le cinque fasi principali del project management per l’edilizia è un must per gestire i progetti con successo.

Ecco quali sono le 5 fasi:

Le fasi dei progetti di costruzione: Pianificazione e sviluppo

Determinare se perseguire un progetto è la prima e più importante parte del processo di costruzione.

Studi di fattibilità, capital budgeting, liste dei pro e contro sono alcuni esempi di studi necessari per stabilire se un progetto è sostenibile per l’azienda.

Le fasi dei progetti di costruzione: Progettazione

Una volta stabilito che il progetto è sostenibile e producente per l’azienda è tempo di iniziare la fase di progettazione.

In questo stadio si prevede lo sviluppo di tutto, dal concetto di base al design finale incluso di dettagli.

Una volta finalizzato e approvato il progetto, si passa alla seguente fase.

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Con Twproject potrai gestire tutte le fasi di progetto, dalla pianificazione, all’approvvigionamento, inclusa la gestione dei costi e ricavi e del flusso di cassa.

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Le fasi dei progetti di costruzione: Precostruzione

La precostruzione implica la creazione del cronoprogramma che guiderà attraverso il processo di costruzione.

Si tratta di costruire un piano per il progetto che mostri a tutti cosa devono fare, quando devono farlo, come dovrebbero realizzarlo e quanto ogni attività dovrebbe costare.

Se tutte le parti si attengono al piano ed eseguono i loro ruoli alla perfezione, consegneranno il progetto in tempo, secondo gli standard e nel rispetto del budget.

La precostruzione coinvolge un’ampia varietà di compiti critici. Ecco alcuni dei più importanti:

• Definire e allocare le risorse,
• Impostare mini-budget,
• Creare tempistiche e scadenze,
• Distribuire i compiti.

Anche la valutazione del rischio e la pianificazione di emergenza sono una parte importante in questa fase.

Le cose raramente vanno come previsto, soprattutto durante un lavoro complesso come quello che è un progetto di costruzione; quindi, i project manager e le parti interessate devono essere pronti ad effettuare modifiche.

Più si è proattivi, meno tempo, denaro e risorse si perderanno cercando una soluzione quando si verificano intoppi.

Le fasi dei progetti di costruzione: Approvvigionamento

Con questo si intende l’acquisto e il trasporto dei materiali e dei servizi necessari per completare un progetto di costruzione.

L’approvvigionamento può avvenire da mercati locali, regionali o globali. Ognuno con i suoi vantaggi e svantaggi.

Impegnarsi in una ricerca approfondita in modo da poter effettuare la scelta e migliore vale la pena per soddisfare i requisiti di budget e rispettare i tempi.

Inoltre, scegliere quando eseguire l’approvvigionamento è un’altra decisione importante che, anche qua, presenta vantaggi e svantaggi a seconda di cosa si sceglie.

Per eseguire questo tipo di scelte è fondamentale affidarsi ad un software di gestione progetti che ti permetta di analizzare il flusso di cassa. Il piano di fatturazione dei ricavi, allineato ai costi ti aiuterà infatti in questa valutazione.

Twproject evidenzia in modo integrato al cronoprogramma, il budget, i costi, i ricavi, su ogni fase di progetto, con un grafico del flusso di cassa semplice ed intuitivo.

Invece di completare l’approvvigionamento prima dell’inizio del progetto di costruzione, è possibile ottenere le risorse necessarie man mano che il progetto avanza per soddisfare i requisiti in evoluzione.

Sebbene questa strategia fornisca ulteriore flessibilità, riduca i costi di detenzione e conservi la liquidità, può però rischiare di ritardare le spedizioni o eventuali carenze momentanee potrebbero rallentare l’intero progetto.

Le fasi dei progetti di costruzione: Costruzione

Una volta passate le fasi precedenti, arriva il momento in cui la costruzione può iniziare.

Tutta la preparazione e pianificazione fatta precedentemente ripaga in questa fase, aiutando il processo di costruzione a procedere senza intoppi e a finire con successo.

Anche i piani più accurati non possono anticipare eventuali imprevisti lungo il percorso, di conseguenza un monitoraggio e una valutazione regolare dei progressi sono vitali per rimanere in linea.

Un project manager nel settore delle costruzioni ha assolutamente bisogno del software giusto per gestire efficacemente i progetti.

Un buon software di project management consente di monitorare con facilità l’avanzamento del progetto, migliorare le previsioni, centralizzare le informazioni, aumentare l’efficienza e mantenere bassi i costi.

Grazie a una piattaforma  come Twproject, facile da usare che aiuta a controllare ogni fase del lavoro,  sarà semplice ridurre i rischi, eliminare gli errori e facilitare la comunicazione.

Uno strumento di gestione dei progetti di costruzione tiene inoltre aggiornate le parti interessate condividendo report ricchi di dati.

Al giorno d’oggi è difficile passare un giorno senza sentire o vedere alcuni messaggi sulla sostenibilità e in questo contesto il Project Sustainability Management sta prendendo piede.

Per i project manager, questo significa guardare un progetto attraverso una nuova lente, prendere decisioni giuste per l’azienda, per le sue persone e per la società nel suo complesso.

In sostanza, si tratta di fare la cosa giusta.

La gestione di un progetto di successo è già complicata di per sé perché incentrata sull’equilibrio tra tre vincoli: costo, tempo e ambito.

L’integrazione della sostenibilità aggiunge ulteriore complessità al mix.

Vediamo in questo articolo perché la gestione sostenibile dei progetti è importante e com’è possibile farlo.

Che cos’è il Project Sustainability Management?

Delle prime 500 aziende al mondo, il 71% sta rivelando pubblicamente le proprie emissioni di gas serra oltre ad altre metriche energetiche.

La sostenibilità è diventata un obiettivo aziendale per tutti i settori e le organizzazioni riconoscono che non è responsabile non trattare la questione.

La pandemia, inoltre, ha portato alla luce nuove sfide e urgenze, svelando che la sostenibilità è l’unica via da seguire.

Il Boston Consulting Group ha rilevato che il 70% delle persone è diventato più consapevole dell’impatto che l’attività umana ha sul clima dopo l’epidemia di Covid-19.

Ma la gestione sostenibile dei progetti non significa solo essere ecologici e affrontare il cambiamento climatico.

È responsabilità garantire che le risorse siano utilizzate in modo responsabile, che le persone siano trattate allo stesso modo e pagate con un salario equo e che le comunità siano prese in considerazione nelle decisioni di business.

Un buon modo per assicurarsi che il progetto rimanga sostenibile è avere questo obiettivo in mente dall’inizio del progetto.

Una volta inserito nella visione del progetto, non può essere dimenticato.

Avere la sostenibilità rilevante in tutte le aree del progetto assicurerà che il danno ambientale sia ridotto al minimo.

I project manager che lavorano in questo ambito devono quindi adottare un approccio olistico, valutando i fattori ambientali, sociali ed economici.

I quattro aspetti del Project sustainability Management

In particolare, la sostenibilità implica il bilanciamento di quattro diverse aree che includono:

• Ambiente, come il cambiamento climatico
• Economia, come l’accessibilità
• Società, come comunità
• Amministrazione, come la salute e la sicurezza

Considerarli tutti insieme è la chiave per costruire progetti veramente sostenibili.

Vediamoli più nel dettaglio:

Sostenibilità ambientale significa utilizzare risorse sostenibili, prevenire l’inquinamento e ridurre gli effetti sui cambiamenti climatici. Ciò richiede la valutazione delle attrezzature, delle risorse utilizzate per un progetto, degli standard del settore e delle pratiche di acquisto. Il commercio equo e solidale è una delle migliori opzioni per assicurarsi di rimanere sostenibili in quanto è un accordo progettato per aiutare i produttori nei paesi in crescita a raggiungere relazioni commerciali eque.

Ciò si collega alla sostenibilità economica guardando oltre il ritorno dell’investimento e assicurando che il progetto si adatti alla strategia generale dell’organizzazione analizzando quanto contribuisce e quanto sia fattibile a lungo termine.

Oltre alle aree ambientali ed economiche di un’organizzazione, meno discusse, ma altrettanto importanti, sono i fattori sociali e amministrativi. Garantire che l’organizzazione sia socialmente sostenibile significa valutare la sostenibilità della sua cultura, struttura e pratiche delle risorse umane. L’organizzazione deve assicurarsi di fornire buone condizioni di lavoro e di avere buone misure di salute e sicurezza. Questa parte è spesso associata al settore delle risorse umane, motivo per cui sono spesso considerate l’agente della sostenibilità in una determinata organizzazione. Il reparto HR deve garantire che non vi siano discriminazioni nei confronti dei gruppi vulnerabili e che i diritti civili e fondamentali siano rispettati. Sono inoltre responsabili della formazione dei dipendenti e dello sviluppo delle competenze e del coinvolgimento generale della comunità, entrambe aree sociali significative.

Come mettere la sostenibilità al centro di ogni progetto?

I project manager hanno il compito di supervisionare i processi di delivery e supporto del progetto.

Entrambi mireranno a garantire che il cliente sia soddisfatto mentre motivano il loro team a fornire l’eccellenza.

Questa è l’essenza di un lavoro di project management.

Utilizzando strumenti di benchmarking come il Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM), i project manager possono confrontare gli impatti dei loro piani.

L’idea alla base dell’utilizzo di strumenti di benchmarking è quella di incorporare la sostenibilità in tutto il ciclo di vita del progetto.

Di conseguenza, i project manager possono garantire che qualsiasi sviluppo migliori, o per lo meno preservi, l’ambiente e il benessere di coloro che lo abitano.

Il Project Sustainability Management richiede un approccio più olistico.

Si prendono in considerazione il modo in cui si utilizzano le risorse, la mitigazione dei cambiamenti climatici, i diritti di proprietà, il coinvolgimento della comunità e i diritti umani.

La visione del project manager è quella di creare valore e completare un progetto sia nei tempi che nel budget, ma anche di eseguirlo in modo etico ed equo.

La complessità del project management sostenibile risiede in parte nel suo carattere intertemporale.

Pertanto, il ciclo di vita del progetto sostenibile non dovrebbe terminare nella fase di chiusura; l’impatto ambientale e sociale deve essere monitorato e controllato anche in seguito.

I gestori devono quindi armarsi di nuovi indicatori per il controllo e la supervisione di questi aspetti ambientali e sociali, ad esempio ISO, SA e altri.

Per concludere, i progetti sono un mezzo per realizzare il cambiamento, fornire nuovi prodotti e servizi e quindi plasmare la società.

La sostenibilità non dovrebbe quindi essere solo un ripensamento, ma dovrebbe essere uno degli obiettivi fondamentali di ogni progetto.

Alcuni compiti sono una tantum, mentre altri richiedono più pianificazione e coordinamento: è qui che entra in gioco la Kanban board.

Per quei progetti e obiettivi più grandi, per gestire il progetto, hai bisogno di più di un semplice elenco di cose da fare.

Hai bisogno di un sistema che ti permetta di vedere il quadro generale tenendo traccia di tutti i dettagli in movimento.

Il metodo Kanban è un flusso di lavoro visivo che fornisce una panoramica delle attività del progetto, dall’inizio alla fine, in modo che nulla si perda nel processo.

Ne parleremo in questo articolo.

Kanban board: che cos’è?

La parola giapponese “kanban” significa “tavola visiva” o “segno”. Da qui deriva il termine “Kanban”, in maiuscolo, che si riferisce appunto al metodo Kanban.

Il metodo Kanban è stato introdotto da Toyota negli anni ’50 come un modo per implementare la “produzione just-in-time”.

Ciò significa che la produzione si basa sulla domanda dei clienti piuttosto che sulla pratica standard di produrre dei beni e lanciarli sul mercato.

Il suo scopo principale è ridurre al minimo le attività di spreco senza sacrificare la produttività creando più valore per il cliente senza generare più costi.

Oggi, il metodo Kanban viene applicato praticamente a qualsiasi tipo di lavoro venga in mente.

I team di prodotto lo utilizzano per gestire le roadmap di sviluppo. Le risorse umane lo utilizzano per il reclutamento e l’assunzione. I team di vendita lo usano per tenere traccia dei loro contatti.

Addirittura, esiste il “Kanban personale” per gestire progetti nella vita di tutti i giorni, dalle candidature ad un posto di lavoro ai lavori di ristrutturazione di casa.

L’anatomia di una tavola Kanban

Una tavola Kanban è uno spazio fisico o digitale che rappresenta visivamente lo stato del lavoro con elementi del lavoro, come schede, e passaggi del flusso di lavoro, come colonne.

Una carta Kanban rappresenta un singolo elemento di lavoro che deve essere completato come parte del progetto più grande.

Potrebbe essere un’attività, una segnalazione di un bug, un articolo, un candidato o qualsiasi altra cosa che deve passare attraverso un processo per essere completata.

Ogni colonna del tabellone rappresenta un passaggio del flusso di lavoro che ogni carta Kanban deve attraversare da sinistra a destra.

Le tavole Kanban semplici sono suddivise in tre fasi del flusso di lavoro:

• Da fare
• In corso
• Fatto.

Tuttavia, i progetti più complessi possono avere più passaggi e utilizzare etichette univoche che rispecchiano i passaggi cronologici all’interno di un progetto.

Configurare una Kanban board: come fare?

Dopo aver compreso le parti della metodologia Kanban e come questa funziona, è il momento di configurare una Kanban board.

Una tavola Kanban può essere fisica o digitale

Chiaramente, una lavagna fisica è gestibile solamente per i progetti più semplici e solamente nel caso di team centralizzati che lavorano nello stesso posto.

Oramai, si utilizza quasi sempre il metodo digitale che rende la creazione e la gestione delle bacheche semplice e veloce.

Soprattutto se il team lavora da remoto, una Kanban board digitale è un must.

Imposta le colonne

Una scheda può essere suddivisa in un numero qualsiasi di colonne o fasi del flusso di lavoro; l’importante è che queste siano rappresentative del progetto a cui si sta lavorando.

Sebbene sia importante considerare quali passaggi dovrebbero rappresentare le tue colonne all’inizio, puoi sempre modificarli man mano che il progetto si evolve.

1. Crea le carte Kanban: Le carte Kanban sono quegli elementi di lavoro specifici che vengono spostati attraverso i passaggi del flusso di lavoro designati. In altre parole, ogni carta rappresenta un compito da completare.
2. Sposta le carte Kanban a destra: Una volta che un compito si sposta nel flusso di lavoro, la carta Kanban corrispondente deve essere spostata verso destra nella colonna corrispondente.

Ad esempio, se inizi a lavorare ad una carta Kanban la sposterai dalla colonna “Da fare” a quella “in corso”.

Come qualsiasi altra attività, una carta Kanban potrebbe richiedere minuti, ore o giorni per essere completata e per cambiare di colonna.

Segui il processo fino a quando tutte le carte sulla tua Kanban board si trovano completamente a destra.

Ciò significa che tutti gli elementi di lavoro sono stati completati.

Perché una Kanban board è così efficace?

1. Garantisce che il lavoro giusto avvenga al momento giusto

Anche i piani di progetto meglio elaborati incontrano blocchi imprevedibili, scadenze mutevoli ed eventi esterni che cambiano le priorità.

Una Kanban board è in grado di assorbire questi cambiamenti senza interrompere l’intero flusso di progetto.

Poiché solo gli elementi “in corso” vengono elaborati in un dato momento, il proprietario della scheda può modificare e riorganizzare l’arretrato delle attività man mano che arrivano nuove informazioni senza interrompere ciò su cui si sta attualmente lavorando.

2. Comunica automaticamente le priorità e lo stato del lavoro

La bacheca Kanban fornisce un riepilogo visivo delle priorità attuali, lo stato di ogni elemento di lavoro e ciò che verrà dopo.
Chiunque può guardare la lavagna e vedere rapidamente dove e come stanno le cose. Questo livello di trasparenza fa sì che i progetti scorrano senza intoppi.

3. Facilita l’abbinamento dei lavori in corso con la capacità attuale

Uno dei maggiori vantaggi di vedere i lavori in corso è la possibilità di limitarli, se necessario.
Accumulare più lavoro di quello che tu o il tuo team potete prendere in carico è una ricetta per priorità confuse, stress e sopraffazione.
Una Kanban board rende facile vedere velocemente quanto ogni elemento del Team è impegnato in modo da poter abbinare il carico di lavoro realisticamente.

4. Semplifica l’identificazione dei colli di bottiglia

Su una bacheca Kanban è facile vedere quali attività si bloccano o dove se ne accumulano di più.
In questo modo sarà possibile individuare e risolvere i problemi colli di bottiglia prima che facciano deragliare il tuo progetto.

5. È semplice, flessibile e scalabile

Sebbene il metodo Kanban abbia alcuni principi di base, le specifiche dipendono da ogni progetto.
Ciò rende questa metodologia estremamente flessibile.

Per concludere, la Kanban board non richiede alcuna implementazione complessa o regole impegnative.
Il meccanismo è semplice: colloca le carte dove appartengono e spostale durante il processo.
Anche se la portata di un progetto aumenta, questa metodologia non diventa più difficile.
Una Kanban board diventerà più grande, ma la sua gestione non diventerà più complessa.
Se comprendi i principi fondamentali della metodologia Kanban, la transizione pratica sembrerà logica e persino inevitabile.

Un software di project management personalizzabile rende la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio dell’avanzamento di un progetto un gioco da ragazzi.

Se è possibile implementare una certa gamma di funzionalità, sarà, ad esempio, possibile creare un record trasparente in modo che tutti sappiano il punto della situazione.

Questa è però solo una delle possibilità. I vantaggi possono essere molteplici.

Ovvio quindi che quando si deve lavorare ad un progetto, è fondamentale considerare di scegliere il miglior software di project management personalizzabile.

Spieghiamo in questo articolo perché.

Che cos’è un software di gestione dei progetti?

In sostanza, uno strumento di gestione dei progetti è un software che aiuta i team a pianificare, gestire e ottimizzare le risorse all’interno di un’organizzazione.

Questo tipo di tool è fondamentale per le aziende per una serie di motivi, di cui alcuni fondamentali:

• In primo luogo, aiuta a mantenere il team organizzato e assicura che i processi vengano seguiti;
• In secondo luogo, fornisce una chiara panoramica di tutte le attività che si svolgono in relazione a un progetto o un’attività in un dato momento.

Gli strumenti di gestione dei progetti consentono inoltre ai team di comunicare in modo chiaro e rapido attraverso apposite funzionalità.

Ecco i motivi per cui un software di project management personalizzabile è utile per aziende di qualsiasi dimensione:

1. Collaborazione

Quando si gestisce un progetto di grandi dimensioni, a ogni membro del team viene assegnata un’attività individuale.

Per assicurarsi che tutti siano d’accordo, un sistema di gestione dei progetti semplifica la collaborazione nel gruppo.

Quando un dipendente ha domande o dubbi, può ottenere immediatamente la risposta giusta comunicando internamente con il team, senza cercare altre fonti e risparmiando tempo.

Inoltre, uno strumento di questo tipo ottimizza la condivisione di documenti, scadenze e aggiornamenti di stato inviando notificazioni.

Fra le varie funzionalità che potrebbero essere interessanti, troviamo:

• Condivisione di file: ciò consente la condivisione rapida di file, calendari ed elenchi di contatti in qualsiasi luogo ci si trovi.
• Comunicazione: alcuni strumenti di project management hanno un’app di messaggistica integrata in modo che i dipendenti possano comunicare facilmente tra loro.
• Condivisione dei dati dei clienti: avere i profili dei clienti è essenziale in uno strumento di project management. Questo permette di classificarli facilmente, aggiungere rapidamente le loro informazioni di contatto e collegare fatture e progetti.
• Dashboard della squadra: le dashboard permettono di avere una panoramica delle attività del team e dello stato di avanzamento del progetto. Qui, a seconda delle funzionalità, è possibile aggiungere grafici e metriche visive per ottenere un più chiaro riepilogo.

2. Programmazione e pianificazione

Senza un sistema in atto e con la mancanza di linee guida, può essere difficile rispettare le tempistiche.

Si perde tempo quando i dipendenti si trovano a lavorare senza conoscere esattamente i compiti che dovrebbero svolgere.

L’utilizzo di un software di project management permette di delineare le attività e di renderle visibili.

L’impostazione di scadenze e priorità, insieme alla pianificazione, previene incomprensioni e sovrapposizioni di attività e programmi.

Fra le varie funzionalità che potrebbero essere interessanti, troviamo:

• Priorità attività: ciò semplifica la riprogrammazione utilizzando priorità.
• Calendario condiviso del team: la scelta della sincronizzazione dei calendari è fondamentale per notificare a tutti i membri del team le attività, le scadenze e le riunioni assegnate. Fornisce inoltre una panoramica delle pietre miliari inviando le date di scadenza.
• Fascia oraria: una panoramica delle attività e degli orari prenotati da ciascun dipendente. Questo aiuta ad accelerare e migliorare il processo di assegnazione delle attività.

3. Gestione delle risorse

La gestione delle risorse è un altro motivo per cui un software di gestione dei progetti personalizzato è utile.

Una buona gestione delle risorse è importante per garantire il corretto funzionamento dei processi.

Inoltre, questa funzionalità consente di evitare la mancanza di risorse e il loro utilizzo eccessivo che porta ad un incremento non necessario delle spese.

4. Gestione del bilancio

Ogni progetto ha un costo che è incluso in un budget, insieme a contingenze e profitto.

L’obiettivo di un project manager è mantenere il costo effettivo al di sotto, o almeno al costo stimato, per massimizzare il profitto guadagnato dal progetto.

Per gestire le spese in modo efficiente, nella maggior parte dei casi, la semplice creazione di un foglio di calcolo Excel non funzionerà.

Fra le varie funzionalità che potrebbero essere interessanti, troviamo:

• Tracciamento del tempo: questo automatizza il processo di fatturazione.
• Rapporto di bilancio: fornisce rapporti mensili e settimanali su spese e totali in modo da poter monitorare le prestazioni del budget e vedere immediatamente se lo si sta superando.
• Dashboard del budget: solitamente costituita da KPI e grafici per visualizzare lo stato di avanzamento del progetto.

5. Documentazione

Come detto prima, nella maggior parte dei casi e per i progetti più complessi, un file Excel non è più sufficiente.

La soluzione è quindi scegliere un software di project management personalizzabile in modo da garantire un’accurata documentazione basata sui dati.

Fra le varie funzionalità che potrebbero essere interessanti, troviamo:

• Archiviazione centrale dei dati: tutto in un unico posto per un facile recupero e visualizzazione.
• Accesso veloce: ciò elimina la necessità di passare da un foglio di calcolo all’altro e permette la condivisione in pochi clic.

Gestire progetti, per sua natura, non è un compito facile.

Poiché ci sono molte parti in movimento, questo lavoro può facilmente diventare caotico e disorganizzato.

Ecco perché un software di project management personalizzabile diventa molto importante.

Tuttavia, con migliaia di strumenti sul mercato, può essere scoraggiante trovare il miglior strumento di gestione dei progetti.

Quando si confrontano i vari tool, è bene ricordare che uno un software di project management efficace dovrebbe soddisfare un requisito fondamentale: essere personalizzabile e avere tutte quelle funzionalità di cui un project manager ha bisogno.

Nessun piano di progetto è completo senza una sequenza temporale di gestione del progetto.

In sostanza quando si affronta un progetto non lo si affronta mai come un processo unico. Molto meglio vederlo come tanti microprogetti collegati tra loro.

Qualsiasi sia il livello di difficoltà del progetto che affrontiamo, infatti, suddividere un compito in parti più piccole lo rende molto più gestibile.

Soprattutto affrontare un progetto complesso un passo alla volta è molto meno opprimente che cercare di affrontarlo in una volta sola.

Questo è essenzialmente il motivo per cui parliamo di una sequenza temporale di gestione del progetto: aiuta a scomporre i grandi lavori in piccoli pezzi e quindi a organizzare quei pezzi in un ordine logico.

Vediamo in questo articolo di capirne di più.

Che cos’è una sequenza temporale di gestione del progetto?

Una sequenza temporale di gestione del progetto è una panoramica dei risultati di un progetto disposti in ordine cronologico.

Questa consente al project manager di vedere ogni singola attività in un unico posto, il che semplifica la pianificazione.

Di solito, viene fornita in un formato visivo, il che permette di ottenere una rapida panoramica della situazione, comprese le attività, le loro dipendenze e le date di inizio e fine.

Gli elementi che entrano nella sequenza temporale di un progetto possono variare in base alle dimensioni del progetto e alla quantità di dettagli che si desiderano mostrare.

Una sequenza temporale di gestione del progetto può assumere molte forme, sebbene i diagrammi di Gantt siano stati il tipo più popolare di sequenza temporale utilizzato per decenni.

I vantaggi di una sequenza temporale di gestione del progetto

Ogni buon project manager sa che una sequenza temporale di progetto è il suo fidato compagno quando inizia una nuova avventura.

Non solo questo strumento aiuta tutte le persone coinvolte a visualizzare i passaggi di un progetto, ma anche a tenere traccia delle attività.

Ecco alcuni dei vantaggi principali di una sequenza temporale di gestione del progetto:

• Rivela un chiaro percorso: è facile vedere quale passo fare per primo e cosa deve succedere dopo.
• Visualizza il quadro generale: è difficile vedere la fine di un progetto quando ci sono così tanti piccoli passi necessari per arrivarci. Una sequenza temporale del progetto aiuta a visualizzare il quadro più ampio.
• Garantisce che tutti abbiano lo stesso obiettivo: l’intero team deve essere a bordo affinché un progetto abbia successo. Le tempistiche del progetto aiutano tutti a riconoscere quale ruolo svolgono nel successo generale di un progetto.
• Tiene tutti al corrente: una sequenza temporale di gestione del progetto aiuta tutte le persone coinvolte a tenere traccia dello stato di avanzamento di un progetto, il che crea fiducia con le parti interessate e rende la comunicazione molto più semplice.
• Previene i colli di bottiglia: questo strumento permette di vedere le dipendenze che potrebbero portare a colli di bottiglia che ritardano un progetto e frustrano le parti interessate.
• Rende facili le modifiche: i progetti non seguono sempre un percorso lineare. Una sequenza temporale di gestione del progetto semplifica la modifica attiva degli elementi.

Come creare una sequenza temporale di gestione del progetto

La creazione di una sequenza temporale di gestione del progetto dovrebbe essere uno dei primi passi che si compiono in qualsiasi progetto.

Configurarla in anticipo aiuterà a iniziare più rapidamente e a rimanere in pista.

Innanzitutto, ci sono cinque elementi chiave coinvolti in una sequenza temporale di gestione del progetto:

• Le attività
• Le loro date di scadenza
• La loro durata
• Le dipendenze
• I membri del team o dipendenti a loro assegnati

Una volta chiariti questi elementi, si passa alla creazione di una sequenza temporale di gestione del progetto.

Individua la timeline di progetto

Twproject ti offre tutte le funzionalità necessarie, dalla suddivisione in attività, alla loro pianificazione temporale, con allocazione risorse e valutazione dei punti critici.

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Comprendere l’ambito di progetto

Prima di fare qualsiasi cosa, è fondamentale conoscere lo scopo di un progetto.

Questo aiuterà a decifrare quanto tempo richiede ogni attività, la sequenza temporale generale e quanti membri del team devono essere coinvolti per portare a termine il lavoro.

Suddividere il progetto in pietre miliari

Dopo aver scritto una dichiarazione di scopo, bisogna elencare tutto ciò che è coinvolto nel processo di progetto.

Una volta individuati questi elementi, è possibile trasformare l’elenco in work packages.

Da lì, si passa a suddividere ogni traguardo in attività più piccole e gestibili e di tracciarle nella sequenza temporale.

Ad esempio:

Il primo work package nella costruzione di una bicicletta potrebbe essere la realizzazione del frame set. Ciò potrebbe comportare la realizzazione del telaio, del manubrio, della forca e del sellino.

Stimare il tempo di ogni attività

È molto più facile stimare quanto tempo impiegherà un’attività se questa è stata suddivisa in parti.

Anche se potrebbe essere difficile sapere quanto tempo ci vorrà per creare, ad esempio, un telaio completo, è possibile però essere abbastanza certi dei tempi necessari per fare il manubrio, il sellino o la forca.

In corrispondenza di ogni attività più piccola elencata si individua un periodo di tempo stimato in modo da poter iniziare a vedere il progetto generale prendere forma.

Assegnare le attività al team

A questo punto, si passerà a distribuire le varie attività ai membri del team corrispondenti.

Innanzitutto, bisogna aver chiare tutte le risorse di cui si potrà aver bisogno specificando i talenti e le abilità necessarie.

Inutile dire che ogni attività dovrebbe essere assegnata al membro del team con le skills più idonee, nonché a quello in grado di portare a termine il lavoro nel tempo necessario perché non già allocato su altre attività.

In questo caso, avere uno strumento che sia in grado di valutare il carico delle risorse è fondamentale.

Scegliere un software di project management

È possibile tenere traccia della sequenza temporale di gestione del progetto con un foglio di calcolo o tramite un altro metodo manuale.

Tuttavia, è molto più semplice utilizzare un software di project management che permetta di gestire questa funzionalità in tempo reale.

Inoltre, in questo modo la sequenza temporale di gestione del progetto sarà in un unico posto accessibile da tutti in qualsiasi momento e luogo e sempre aggiornata.

Tracciare ogni attività sulla sequenza temporale

Una volta che si inseriscono le attività nella sequenza temporale, sarà possibile individuare tutte le dipendenze.

In questo modo sarà possibile farsi un’idea migliore di quali attività accadranno in un dato momento permettendo ai membri del team di gestire facilmente i propri programmi.

Questo è facilmente fattibile con uno strumento come Twproject che include un Gantt editor già integrato alla stesura della wbs (suddivisione in attività) e alla distribuzione del carico di lavoro!

Per concludere, una sequenza temporale di gestione del progetto può fare la differenza tra il successo e un mucchio disordinato di attività che portano a risultati mancati.

Gestire un progetto è difficile, ma con gli strumenti giusti, molte sfide possono essere superate facilmente.

Come realizzare un progetto? Può essere un compito arduo da gestire. La frase “Se fallisci nella pianificazione stai pianificando il tuo fallimento” quando si parla di gestione dei progetti non potrebbe essere più vera.

Quando devi realizzare un progetto, ci sono tantissime le variabili da considerare: ambito, budget, parti interessate, comunicazione, risorse, strumenti, ecc.

Mantenere tutto in equilibrio durante l’intero ciclo di vita del progetto in modo che tutto si concluda con successo richiede un’ottima pianificazione.

In questo articolo daremo quindi i 10 consigli per non sbagliare quando si tratta di realizzare un progetto.

Come realizzare un progetto: Definire l’ambito di progetto

Definire l’ambito del progetto, o detto con altre parole: iniziare con la fine in mente.

Ciò significa esaminare gli obiettivi per accertare che aspetto deve avere il risultato finale e i vantaggi che deve fornire.

Quando si gestisce qualsiasi tipo di progetto, è essenziale comprendere la missione generale prima di immergersi a fondo nei numerosi compiti necessari per portarlo a termine.

Come realizzare un progetto: Definire la sequenza temporale

Determinare la sequenza temporale di un progetto è un passaggio critico: quando deve essere consegnato il risultato? Quanto tempo si dovrà assegnare ad ogni fase?

Le tempistiche per ogni attività potranno essere definite in un secondo momento, ma la scadenza del progetto in generale è fissa e di solito non cambia.

Sarà proprio la scadenza a dettare i tempi di realizzazione delle varie fasi del progetto.

Come realizzare un progetto: Valutare le risorse a disposizione

Determinare le risorse disponibili aiuterà a prepararsi per iniziare il progetto.

La valutazione delle risorse umane, degli investimenti, dei macchinari e delle attrezzature disponibili è necessaria per identificare già dall’inizio eventuali colli di bottiglia nell’esecuzione del progetto.

Come realizzare un progetto: Definire le milestones

Il successo di un progetto dipende dall’identificazione dei momenti determinanti durante il suo percorso.

Queste milestones, o pietre miliari, sono indicatori efficaci per il lavoro che viene svolto durante un progetto.

Avere mini-obiettivi durante il percorso è infatti più facilmente gestibile rispetto ad avere un unico grande obiettivo al termine del progetto.

In questo modo, è possibile anche gestire meglio i rischi e monitorare lo stato di avanzamento del progetto.

Con Twproject potrai fare tutto questo con semplicità.

Come realizzare un progetto: Non dimenticare l’importanza della comunicazione

Affinché un progetto si svolga in maniera fluida, è necessario che la comunicazione fra i vari stakeholder sia coerente, regolare ed efficace.

In particolare, la linea di comunicazione tra il project manager ed i membri del team deve essere sempre aperta.

In questo modo chiunque avrà la possibilità di esprimere opinioni, dubbi e nuove idee senza timore.

Una comunicazione inefficace è una delle cause principali del fallimento di molti progetti.

Quindi, è importante assicurarsi che tutti abbiano gli updates e le informazioni necessarie per prendere decisioni, ad esempio attraverso i report sullo stato di progetto.

Come realizzare un progetto: Valutare i punti di forza e di debolezza dei membri del team

È risaputo che i membri del team giocano un ruolo importantissimo per il successo di un progetto.

È compito del project manager quindi conoscere i punti di forza e di debolezza dei componenti della squadra per allocare il lavoro nella maniera più consona ed efficiente.

In un team ben costituito la debolezza di un dipendente è la forza di un altro.

Affidare i compiti giusti ai membri del team con le giuste conoscenze, permetterà un completamento più rapido delle attività e dei risultati di qualità.

Come realizzare un progetto: Utilizzare uno strumento di gestione del progetto

Un software di gestione dei progetti è uno strumento prezioso per un project manager.

Questo sistema funge da grande piattaforma centralizzata contenente tutte le informazioni rilevanti sul progetto.

Dalla creazione del progetto con tutte le sue fasi e tempistiche, alla gestione delle risorse con i rispettivi carichi, senza scordarci di comunicazione, gestione del tempo e delle attività quotidiane.

Twproject ti offre tutto quello che serve per gestire un progetto a 360 gradi.

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Come realizzare un progetto: Gestire i potenziali rischi

La gestione del rischio è essenziale per il successo del progetto.

Queste potenziali minacce possono insinuarsi in qualsiasi momento e possono mettere a repentaglio l’intero progresso di un progetto.

Per assicurarsi che il progetto abbia successo, i potenziali rischi devono quindi essere identificati in anticipo in modo che possano essere adottate misure efficaci se necessario.

Grazie all’eventuale esperienza con progetti simili, sarà possibile prevedere quando il rischio è imminente e quando è necessario adottare misure correttive.

Come realizzare un progetto: Riflettere sul progetto

L’analisi regolare contribuisce a una comprensione più profonda delle specifiche del progetto.

Un progetto di successo si basa su molti fattori diversi, come collaborazione, time management, competenze, ecc. che possono funzionare oppure no.

Riflettere e valutare sul progetto quindi, soprattutto al termine, per capire cosa è andato bene e cosa invece è da migliorare, permette di apprendere lezioni che miglioreranno il lavoro in futuro.

Soprattutto in caso di progetti simili, sarà possibile sapere fin dall’inizio dove si trovano i rischi maggiori e quali sono le eventuali soluzioni.

Come realizzare un progetto: Imparare costantemente

Il mondo moderno è estremamente dinamico ed i settori del business lo sono altrettanto.

Nuove opportunità e rischi mai visti prima compaiono costantemente; di conseguenza, l’approccio alla gestione dei progetti deve essere flessibile.

Per questo motivo vale la pena monitorare regolarmente le notizie del settore di riferimento per scoprire eventuali sviluppi promettenti o nuovi rischi.

Per concludere, il project management non è l’ultima ancora di salvezza per combattere una pianificazione errata o non eseguita.

Al contrario, il project management è la chiave del come realizzare un progetto con successo.

Il mancato utilizzo della gestione dei progetti all’interno di un’organizzazione, indipendentemente dalle dimensioni, porterà solo a prestazioni scadenti.

Lavorare ad una buona pianificazione, scegliere un buon software di project management e seguire i 10 consigli dati in questo articolo sono azioni che permetteranno di realizzare solamente progetti destinati al successo.

Grazie ai “to do”, ovvero il modo agile per gestire un progetto, alcune aziende sono in grado di rielaborare i propri prodotti in un breve periodo di tempo, mentre altre impiegano anni per farlo.

Mentre i team che seguono un processo di sviluppo “tradizionale”, come il Waterfall, trascorreranno mesi o anni a costruire un prodotto prima di mostrarlo agli utenti, la metodologia Agile capovolge questo processo.

Una ricerca del Project Management Institute ha rilevato che le organizzazioni Agile hanno il 65% di probabilità di completare i progetti in tempo rispetto al 40% delle aziende tradizionali.

La gestione agile dei progetti è una filosofia di prodotto che si basa sul movimento veloce, sul rilascio frequente e sull’apprendimento dai consumatori. E sembra funzionare.

Vediamo quindi in questo articolo di capire come funzionano i “to do”, il modo agile per gestire un progetto.

Che cos’è la gestione agile del progetto?

L’agile project management è un approccio iterativo alla gestione dei progetti. Esso prevede la scomposizione di progetti di grandi dimensioni in attività più piccole e gestibili che vengono completate in brevi sprint.

I team che adottano la metodologia Agile sono in grado di completare il lavoro più velocemente. Non solo…Riescono anche ad adattarsi ai mutevoli requisiti di un progetto e ottimizzare il proprio flusso di lavoro.

Come suggerisce il nome stesso “agile”, questa metodologia consente ai team di essere meglio attrezzati per essere flessibili e cambiare rapidamente direzione.

Sono, in particolare, le aziende di sviluppo software e le agenzie di marketing ad adottare questa metodologia. Queste Aziende sono, infatti, particolarmente consapevoli della tendenza ai cambiamenti del mercato e delle parti interessate.

Ciò non significa però che questo approccio non possa essere applicato anche ad altri settori.

I 4 valori fondamentali dell’agile

Il Manifesto Agile dichiara che questa metodologia segue 4 valori fondamentali:

1. Gli individui e le interazioni più che i processi e gli strumenti. Per quanto la tecnologia diventi sofisticata, l’elemento umano ricoprirà un ruolo più importante in qualsiasi tipo di gestione del progetto. Fare troppo affidamento su processi e strumenti comporta l’incapacità di adattarsi a circostanze mutevoli.
2. Il software funzionante più che la documentazione esaustiva. Per quanto importante sia la documentazione, il software funzionante è al di sopra. Questo valore consiste nel fornire ai membri del team esattamente ciò di cui hanno bisogno per portare a termine il lavoro, senza sovraccaricarli.
3. La collaborazione con il cliente più che la negoziazione dei contratti. I clienti sono una delle risorse più importanti di un’azienda. Coinvolgerli durante tutto il ciclo di vita del progetto garantisce che il prodotto finale soddisfi al meglio le loro richieste.
4. Rispondere al cambiamento più che seguire un piano. Questo valore è uno dei maggiori scostamenti dalla tradizionale gestione dei progetti. Storicamente, il cambiamento era visto come un evento da evitare. Al contrario, la metodologia agile consente il cambiamento continuo per tutta la vita di un determinato progetto. Ogni sprint offre un’opportunità per la revisione e la correzione del percorso.

Gestire un progetto in modalità agile prevede quindi il seguire una serie di passi per arrivare alla conclusione del progetto a partire da una lista di requisiti. L’applicazione di questa metodologia è molto più semplice se ci si affida ad un software che ti aiuta a tenere tutto sotto controllo.

Gestisci i progetti in modo agile!

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I 6 to do della metodologia Agile

L’agile project management sicuramente rimuove parte della struttura e della rigidità della gestione dei progetti tradizionale. Questo non significa però che non ci siano processi da seguire.

Ecco i 6 “to do”, il modo agile per gestire un progetto, sono:

1. Pianificazione del progetto

Come con qualsiasi progetto, prima di iniziare il team dovrebbe comprendere l’obiettivo finale. In poche parole, si tratta di porsi la seguente domanda: “qual è l’obiettivo finale di questo progetto Agile e come si raggiungerà?” Qui è possibile sviluppare un ambito di progetto, ma lo scopo dell’utilizzo della gestione Agile è quello di essere flessibile. Ne consegue che l’ambito del progetto non dovrebbe essere visto come immutabile.

2. Creazione della roadmap del prodotto

Una roadmap è una lista delle caratteristiche che andranno a costituire il prodotto finale. Non si pianificherà ogni passaggio nel dettaglio, ma si identificheranno e stimeranno approssimativamente le tempistiche e gli sforzi.

Con Twproject puoi definire la roadmap utilizzando una lista dei ToDo che ti permette di prioritizzare le attività assegnarle alle risorse stabilendo anche un effort.

3. Pianificazione del rilascio

Nella tradizionale gestione dei progetti a cascata, esiste una data di rilascio in seguito allo sviluppo di un intero progetto. Quando si utilizza Agile invece, il progetto utilizza cicli di sviluppo più brevi, gli sprint, dove vengono rilasciate funzionalità alla fine di ogni ciclo.

4. Pianificazione dello sprint

Prima dell’inizio di ogni sprint, le parti interessate devono tenere una riunione di pianificazione dello sprint stesso. Qui viene determinato cosa e come sarà realizzato da ciascuno durante quello sprint.

Utilizzando un software di project management flessibile come Twproject, protrai gestire tutti i requisiti del cliente, suddividendoli in sprint, grazie al al nostro Kanban multidimensionale, che ti permette di riorganizzare le attività, anche per stato, priorità e risorsa.

5. Riunioni giornaliere

Per supportare il team nel lavoro previsto durante ogni sprint e valutare se è necessario apportare modifiche, vengono organizzate brevi riunioni quotidiane, chiamate stand-ups. Durante questi incontri, ogni partecipante esporrà brevemente ciò che ha realizzato il giorno prima, su cosa lavorerà quel giorno e se ci sono dei blocchi che possono influire il lavoro.

6. Revisione e retrospettiva dello sprint

Dopo la fine di ogni sprint, il team sarà coinvolto in un meeting retrospettivo riguardante lo sprint. Qui verrà discusso cosa è andato bene, cosa si potrebbe migliorare, se il carico di lavoro era ben distribuito oppure no.

Output di qualità superiore, clienti e utenti più soddisfatti e morale del team migliorato: ciò che promette la metodologia agile può sembrare troppo bello per essere vero.

Anche in questo caso Twproject ti viene in aiuto, gestendo i meeting integrati al progetto, anche con la possibilità di trasformare la minuta in cose pratiche da fare.

Affinché l’agile project management abbia un impatto positivo, è necessario supporto, adesione e persone preparate all’interno del team.

Inoltre, l’implementazione di un software di project management in grado di supportare le pratiche agili è essenziale per raggiungere il successo.

Le aziende ed i team che utilizzano la metodologia agile correttamente sperimentano enormi vantaggi, fra cui processi di lavoro semplificati e rapida innovazione, vuoi provare anche tu?

Molti project manager confermeranno che i progetti di maggior successo iniziano con la fase di pianificazione che determina come avviare correttamente un progetto.

Avere una base solida per il lancio del progetto, permette infatti di gestire il tutto molto più facilmente.

In questo articolo spiegheremo quindi come avviare correttamente un progetto, impostando le giuste aspettative.

Che cos’è la fase di avvio del progetto?

Qualunque sia la metodologia, ogni progetto deve iniziare da qualche parte. Qualsiasi tipo di progetto comprende generalmente cinque passaggi:

• avvio
• pianificazione
• esecuzione
• monitoraggio e controllo
• chiusura

La fase di avvio, che analizzeremo in questo post, è quindi la prima fase, cioè quella dove il progetto viene avviato sia con il team che con le parti interessate.

Qui tutte le informazioni in possesso vengono raccolte al fine di impostare e definire l’ambito, i tempi e i costi del progetto.

Come avviare un progetto?

Una buona prassi per avviare un progetto correttamente è approfondire ciò che è necessario delineare per il progetto secondo tre aree: persone, metodologie e prodotto.

Questi tre fattori sono infatti fondamentali per qualsiasi progetto. Vediamoli più nel dettaglio.

Come avviare un progetto: Le Persone

Formare il team

Nella fase di avvio del progetto, è necessario definire e impostare il team. Partendo dai risultati finali che si vogliono ottenere, si può stabilire quale tipo di squadra sarà necessaria. Quali competenze saranno davvero importanti per portare a termine le attività con successo? Quanto tempo dovranno essere coinvolte le risorse per consegnare i risultati in tempo?  Verificare quindi la disponibilità delle persone e garantirsi che saranno a disposizione per lavorare al progetto.

Coinvolgere il team

È bene precedere qualsiasi kick-off con il cliente, con una sessione di kick-off interna. Questo aiuta a ottenere il coinvolgimento del team di progetto già dall’inizio. Il modo migliore per avviare un progetto è infatti impostare chiaramente e gestire le aspettative in anticipo. Alcune aree di cui discutere durante il kick-off meeting con il team sono:

• Come vuole lavorare la squadra?
• Come e quando il team dovrebbe ricevere il feedback delle parti interessate?
• In che modo il team desidera comunicare con le parti interessate?
• Quali riunioni regolari sono necessarie internamente?

Parti interessate

Sempre come parte dell’avvio del progetto, è importante delineare e definire il coinvolgimento degli stakeholder. Che si tratti di clienti o parti interessate interne, è davvero necessario mettere in chiaro chi sta svolgendo quali attività.

Ecco alcuni punti da affrontare durante l’incontro con gli stakeholder:

• Presentazioni
• Ruoli e responsabilità
• Prodotti finali
• Rischi
• Tempistiche
• Costi

Project manager

Una volta definite le risorse coinvolte nel progetto, spetta al project manager il compito più arduo. In fase di pianificazione, sarà importante assegnare ad ogni risorsa il ruolo corretto, fase per fase, affinché sappiano facilmente dove lavorare e quando e con quali responsabilità.

Gestisci le tue risorse con facilità

In Twproject puoi definire i ruoli coinvolti nel progetto e assegnarli alle giuste risorse. Verifica le responsabilità, ognuno saprà sempre cosa fare e quando!

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Come avviare un progetto: Le metodologie

È importante definire i processi del progetto all’inizio in modo che il project manager e il team abbiano perimetri chiari da seguire. Bisogna infatti evitare di perdersi in processi troppo complicati per non uccidere l’entusiasmo di una squadra. Ci sono alcune aree fondamentali da definire quando si avvia un progetto:

Metodologia

Non dovrebbe esistere una metodologia prestabilita per ogni realtà aziendale, ma esaminando il progetto, di volta in volta, sarebbe meglio scegliere quella che più si adatta al raggiungimento degli obiettivi. Il risultato potrebbe anche essere un mix di metodologie diverse. Le seguenti domande possono aiutare nella scelta:

• Qual è la dimensione del progetto?
• Quanto è fisso l’ambito? E le tempistiche e il budget?
• Com’è strutturato il team?
• Come lavora attualmente il cliente?

Strumenti

Lo strumento scelto da un’azienda per la gestione dei progetti può davvero fare la differenza. Sono diversi i punti da tenere in considerazione, anche in vista di ciò che abbiamo appena visto: lo strumento dovrebbe essere flessibile e permettere la gestione di più metodologie, dovrebbe poter gestire ruoli diversi, offrendo ad ognuno funzionalità calibrate. Un software di project management, infatti, funziona se tutti i membri del team lo usano.

Oltre a questo, sono molte le funzionalità fondamentali che non possono mancare:

• Pianificazione e gestione delle risorse (gestione del carico e timesheet)
• Pianificazione e gestione delle tempistiche (Gantt interattivo)
• Gestione delle attività quotidiane (task management)
• Monitoraggio dell’avanzamento di progetto
• Analisi delle statistiche

In questo caso, Twproject riunisce tutte queste esigenze in un unico strumento.

Come avviare un progetto: Il Prodotto

Arriviamo alla terza area fondamentale per avviare un progetto correttamente: il prodotto, cioè ciò che si vuole creare attraverso il progetto. Ecco i fattori da considerare in questo caso:

Requisiti e ambito

Quali sono i requisiti di progetto? Quali sono le esigenze alle quali il prodotto deve rispondere?

Una volta individuati i requisiti è necessario mettere alcuni perimetri attorno a loro: l’ambito di progetto.

Misure di successo

Come si determina se il progetto ha avuto successo o no? Non bisogna dimenticare che c’è bisogno di una misurazione per capire se il prodotto rispetta i requisiti oppure no e per rivedere e capire dove le cose hanno funzionato o non hanno funzionato. In questo caso si possono considerare aree come:

• KPI di base, ad es. aumentare i visitatori di un sito
• Soddisfazione del cliente, ovvero quanto è stato contento il cliente di come è andato il progetto?
• Soddisfazione del team, ovvero quanto è stato contento il team di come è andato il progetto?
• Varianza delle tempistiche
• Varianza di budget

Dalla stima all’assegnazione delle risorse, dall’ambito alla definizione dei requisiti, dal briefing del team all’importantissimo primo incontro con il cliente: sono molte le attività che rientrano nella fase di avvio di un progetto.

Tuttavia, questo non è così stressante e complicato come molti potrebbero pensare. Con i suggerimenti dati in questo articolo, sarà possibile avviare correttamente un progetto raggiungendo i migliori risultati possibili.

Il rapporto di gestione del progetto è un documento essenziale nel project management.

Attraverso questo tipo di documento, infatti, il project manager è in grado di documentare le fasi di avvio, in corso e la parte finale di un progetto.

Il rapporto gestione del progetto è la soluzione ideale per presentare informazioni precise e non supposizioni o speculazioni.

In questo articolo cerchiamo di capire meglio che informazioni devono essere incluse in questo documento e come scriverlo.

Quali informazioni devono essere incluse in un rapporto di gestione del progetto?

Lo scopo del rapporto di gestione del progetto è quello di aggiornare tutte le parti interessate sui progressi del progetto e identificare eventuali problemi e rischi che potrebbero essere sorti.

I dettagli possono variare da progetto a progetto, ma tutti i report dovrebbero includere le seguenti informazioni:

• Pietre miliari
• Elenchi di attività
• Compiti
• Ultimi aggiornamenti
• Stato di salute del progetto

L’obiettivo è fornire un’istantanea di alto livello che consenta di capire immediatamente dove si trovano le cose.

Gli stakeholder vogliono essere in grado di vedere a colpo d’occhio lo stato del progetto e per questo il report dovrebbe identificare chiaramente quanto segue:

• Una valutazione dei progressi rispetto al piano del progetto: il progetto è in anticipo o in ritardo?
• Un riassunto delle attività completate e la to do list: il completamento complessivo delle attività è in linea con il programma?
• Un riepilogo dei costi effettivi rispetto al budget del progetto: il budget è stato speso in eccesso, in linea o in difetto?
• Inoltre, qualsiasi punto azione o attività che richiedono attenzione.

Come scrivere un rapporto di gestione del progetto

Riassumendo, un rapporto di gestione del progetto è una panoramica riepilogativa dello stato attuale del progetto; si tratta di una registrazione formale dello stato di un progetto in un dato momento.

Il report di progetto è quindi utile per:

• Individuare problemi
• Mitigare i rischi
• Realizzare gli obiettivi complessivi del progetto

A seconda delle dimensioni e della complessità del progetto, questo documento può essere settimanale o mensile e viene fornito a tutti gli stakeholder del progetto per tenerli aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto e su eventuali sfide urgenti che si potrebbero dover affrontare.

La maggior parte dei rapporti di gestione del progetto sono di una singola pagina ma possono avere appendici o collegamenti a ulteriori informazioni per chiunque desideri approfondire i dettagli.

E se potessi risparmiare questo tempo?

Twproject mostra i dati attuali del progetto in real time a tutte le figure coinvolte in modo chiaro e facilmente leggibile.

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Suggerimenti su come scrivere un rapporto di gestione del progetto

1. Dati come focus: Lo scopo dei report di gestione del progetto è fornire i dati elaborati a coloro che ne hanno bisogno in modo che possano essere informati e prendere decisioni appropriate ed informate. È importante che i report presentino dati solidi che le parti interessate possano esaminare avendo così un’idea del quadro generale.
2. Breve e semplice: Le parti interessate del progetto non vogliono perdersi in troppi dettagli superflui, per questo il documento deve fornire una panoramica accessibile dello stato del progetto. 
3. Conciso e senza gergo tecnico: Non tutte le parti interessate avranno familiarità con gli acronimi o i termini tecnici del progetto, per questo il documento deve essere scritto in un linguaggio comprensibile da tutti.
4. Grafico e visivo: Grafici e diagrammi daranno vita ai dati, rendendoli molto più accessibili. L’uso di colori, inoltre, può aiutare a mostrare lo stato del progetto, come una sorta di semaforo. 
5. Onesto sui progressi: Se il progetto è in ritardo o fuori budget, è meglio che questo venga presentato chiaramente. Dopotutto, prima viene identificato un problema, prima può essere risolto e il progetto può tornare sulla strada giusta.

Scrivere un documento di progetto può essere come avrete capito un lavoro oneroso per il project manager e, affidandosi ad un software di project management, anche superfluo.

Avete capito bene, con Twproject per esempio, la gestione del progetto è semplice e il documento di progetto è fruibile in real time in base al suo stato attuale.

Ogni risorsa coinvolta è in grado di verificare lo stato di un progetto senza che il project manager debba dedicare ore ed ore alla stesura di un documento che diventa obsoleto in poche ore, semplicemente con un click .

Inoltre le statistiche del progetto sono salvate ad ogni cambiamento e permettono con click di verificare lo scostamento dell’attuale dal pianificato.

In conclusione, un rapporto di gestione del progetto è uno strumento eccellente per valutare i progressi del progetto e crearne uno di facile lettura può essere complesso per il project manager, oltre a richiedere molto tempo per la collezione dei dati. Con l’uso dello strumento adeguato può essere invece fruibile in qualsiasi momento da tutte le figure coinvolte.

E’ importante semplificare i flussi di lavoro nei progetti per essere più produttivi ed efficienti.

Inoltre semplificando si mette ordine a situazioni caotiche, utilizzando, in questo modo, il tempo al meglio.

La gestione dei flussi di lavoro di un progetto è una componente cruciale di qualsiasi operazione e semplificarli il più possibile è la chiave per garantire l’efficienza.

Come fare quindi per semplificare i flussi di lavoro nei progetti? Vediamolo in questo articolo e partiamo dal capire cosa sono i flussi di lavoro nei progetti.

Cosa sono i flussi di lavoro nei progetti?

I flussi di lavoro sono essenzialmente una serie di passaggi che devono essere seguiti per completare un progetto.

Spesso, questi flussi, coinvolgono team con molte persone e devono garantire che tutti gli individui abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno in modo tempestivo.

Il modo in cui ci si sposta tra le varie attività in un flusso di lavoro può essere un fattore decisivo che ne determina la sua efficienza.

Se le transizioni tra le varie attività sono contorte, ciò può portare a un flusso di lavoro inefficiente. Avere flussi di lavoro chiari e coerenti è, invece, fondamentale per il successo di qualsiasi organizzazione.

La mancata implementazione di un efficace flusso di lavoro di gestione del progetto può comportare una vasta gamma di problemi che possono riguardare qualsiasi dipartimento di un’organizzazione.

A parte il capitale, il bene più prezioso che un’organizzazione ha è il tempo.

Se si riesce a trovare il modo per ridurre la quantità di tempo speso per i progetti, questo consente di concentrare l’attenzione su altri aspetti del business che potrebbero risultare più trascurati.

Come Semplificare i flussi di lavoro nei progetti

Ecco perché semplificare i flussi di lavoro nei progetti diventa molto importante. Vediamo quindi come farlo nel dettaglio:

Semplificare i flussi di lavoro: Definire i fattori di successo

Prima di iniziare a lavorare ad un flusso di lavoro per tentare di semplificarlo, è importante definire quali sono i fattori di successo.

Le domande da porsi sono:

• Cosa si sta cercando di raggiungere attraverso questo progetto?
• Come è determinato il successo del flusso di lavoro?

Una volta risposto a queste domande, sarà possibile iniziare a lavorare in concreto alla semplificazione dei flussi di lavoro.

Semplificare i flussi di lavoro: Documentare il flusso di lavoro

Qualsiasi sia il flusso di lavoro si stia analizzando, non importa quanto piccolo, è importante elencare tutte le attività necessarie per portare l’idea al completamento.

Partendo dall’obiettivo finale e procedendo a ritroso, avremo la possibilità di considerare attentamente ogni singolo passaggio per garantire il successo.

Allo stesso modi si può decidere di ragionare partendo dalla definizione delle fasi di progetto delle dipendenze che legano tutte queste fasi fino al completamento del progetto.

Si tratta di un audit del progetto nel quale ci si renderà conto degli eventuali passaggi superflui o mancanti.

Noi di Twproject utilizziamo la WBS per definire tutte le fasi del progetto, lavorando su di essa per includere tutti i passaggi necessari al suo completamento e poi utilizziamo il Gantt per definire la durata delle varie fasi e le dipendenze.

Questi due strumenti ti permetteranno di pianificare il processo in modo chiaro identificando anche il path critico.

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Con Twproject potrai definire tutti i passi del tuo processo e trasformarlo in un progetto di successo

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Semplificare i flussi di lavoro: scegliere una persona di riferimento

Qualsiasi tentativo di migliorare o semplificare i flussi di lavoro, soprattutto se si sta aggiungendo un nuovo strumento, significa chiedere alle persone di fare qualcosa che tendenzialmente odiano: cambiare la loro routine. Potrebbe tornarti utile questo articolo sul cambiamento in azienda.

Anche se il flusso di lavoro che si propone è più efficiente e aiuta a migliorare i processi, molte persone potrebbero essere esitanti ad adottarlo.

Uno dei primi passi da fare quindi è trovare una persona di riferimento che si faccia agente del cambiamento; qualcuno idealmente che:

• Abbia un interesse personale nel risultato;
• Sia interessato profondamente a fare la differenza;
• È un comunicatore naturale e un collaboratore efficace;
• Sa come risolvere i problemi;
• Ha capacità di leadership.

Semplificare i flussi di lavoro: iniziare poco a poco

I flussi di lavoro potrebbero essere complessi ed inserire un cambiamento, anche se con l’obiettivo di semplificarli, potrebbe inizialmente causare ancora più problemi.

Soprattutto il passaggio da flussi di lavoro manuali a flussi di lavoro automatizzati potrebbe essere molto complicato.

Ecco perché è importante iniziare con piccoli cambiamenti e, se necessario, eseguire un progetto pilota che dimostrerà i vantaggi del nuovo flusso di lavoro.

Un piccolo progetto fornirà inoltre l’opportunità di identificare e risolvere rapidamente eventuali problemi iniziali e imprevisti.

Iniziare con qualcosa di piccolo e definibile, con un obiettivo raggiungibile, permette di ottenere il consenso.

Le persone sono abituate agli strumenti e ai processi che stanno utilizzando e non si lasciano andare facilmente, a meno che non sia possibile dimostrare i vantaggi del nuovo flusso in modo concreto.

Una volta che il progetto pilota avrà successo, sarà più facile convincere gli altri ad accettare il cambiamento, oltre a fornire un’esperienza preziosa per rendere più agevoli i progetti futuri.

Semplificare i flussi di lavoro: scegliere un intervallo di tempo

Soprattutto quando si tratta di un progetto pilota o di un test che vanno quindi al di fuori delle operazioni lavorative quotidiane, è particolarmente importante fissare una scadenza.

In caso contrario può essere facile perdere la cognizione del tempo e dedicare troppe risorse al test piuttosto che al progetto vero e proprio.

Snellendo e, dove possibile, automatizzando i flussi di lavoro dei progetti sarà possibile trarre vantaggi dalla semplicità organizzativa che ne deriva.

I progetti si muoveranno più agevolmente, i team comunicheranno, si riuniranno e si scioglieranno senza problemi e le attività non necessarie svaniranno.

E riducendo le attività non necessarie sarà possibile aumentare la produttività in generale.

Adottare un software di project management è la scelta giusta in una fase di cambiamento e di ottimizzazione dei flussi di lavoro.

Uno strumento come Twproject ti permetterà di mappare questi progetti, seguirne lo svolgimento e modificarli nel tempo fino ad ottenere un flusso che ogni risorsa del team possa gestire e su cui possa lavorare bene.

Gestire il workload di progetto significa assegnare la giusta quantità di compiti ad ogni membro del team.

Apparentemente sembrerebbe un compito facile, ma si tratta di uno dei compiti più critici che un project manager deve affrontare.

Infinite le insidie che si nascondono dietro il workload di progetto, pericoli che vanno evitati ad ogni costo se non si vuol far deragliare l’intero progetto.

Vediamo quindi in questo articolo di cosa si tratta, provando ad entrare un po’ più nel dettaglio.

Che cos’è il workload di progetto?

Il workload di progetto è il processo di distribuzione e gestione efficiente del lavoro all’interno del team.

Se eseguita correttamente, la gestione del carico di lavoro massimizza le prestazioni dei dipendenti ed evita la confusione, lasciando il project manager e il team soddisfatti anziché sopraffatti.

Inoltre, i membri del team si sentiranno sicuri del loro volume di lavoro e forniranno risultati di qualità superiore a un ritmo più veloce.

Non è una sorpresa, infatti, che la maggior parte dei dipendenti affermino di sentirsi meno impegnati quando sono stressati.

Ecco quindi 5 suggerimenti per una corretta gestione del carico di lavoro in un progetto.

Workload di progetto: Valutare il carico di lavoro attuale e le capacità del team

Prima che il progetto inizi, è importante valutare la situazione attuale del team:

• Alcuni membri sono impegnati in altri progetti?
• Quali altre attività quotidiane devono seguire?
• Ci sono periodi di tempo in cui alcune risorse non saranno presenti?

È fondamentale capire quindi, di una giornata lavorativa, quanto le tue risorse sono in grado di dedicare ai progetti, conoscere le risposte a queste domande è utile per distribuire e gestire equamente il carico di lavoro.

Avere questa conoscenza permette di capire quanto ogni membro del team può effettivamente prendere in carico.

Le seguenti azioni possono aiutare ad organizzare meglio il lavoro:

• Mettere insieme un elenco completo di progetti di cui il team è responsabile.
• Definire le attività routinarie che inevitabilmente riducono il tempo dedicato ai progetti.
• Determinare l’ambito e la tempistica del lavoro per ciascuno.
• Suddividere i progetti in attività e flussi di lavoro più piccoli, cioè eseguire una work breakdown structure.
• Dare priorità al lavoro in base all’importanza e all’urgenza.

E’ chiaro quindi che il sistema che usiamo per mappare le attività del team debba tenere traccia non solo dei progetti ma anche delle attività routinarie e delle indisponibilità.

Workload di progetto: Allocare le risorse e suddividere i singoli carichi di lavoro

Una volta che si ha una panoramica di tutto ciò che il team deve fare, si può passare a capire chi lavorerà su cosa e quando.

L’allocazione delle risorse può aiutare a identificare e assegnare in modo efficace i membri del team disponibili.

Ecco cinque suggerimenti per mantenere i carichi di lavoro bilanciati e gestibili:

• Avere una data di inizio e una deadline per ogni attività.
• Assicurarsi di abbinare le persone giuste, in base a competenze, disponibilità ed esperienze, a ogni attività.
• Includere il team nella pianificazione così da permettere loro di conoscere meglio le proprie responsabilità e carichi di lavoro.
• Informare sempre la persona sul perché le viene assegnato un compito particolare: questo è un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento e impostare le aspettative fin dall’inizio.

Completare questa attività manualmente, integrando un nuovo progetto alle attività esistenti avendo chiaro immediatamente su la risorsa è in grado di completarla nei tempi previsti è forse la parte più complicata.

Noi di Twproject abbiamo integrato il calcolo del valore medio di carico direttamente nell’assegnazione, in modo tale che questa informazione sia immediatamente visibile e risolvibile.

Gestisci al meglio le tue risorse!

Con Twproject puoi mappare tutte le attività delle tue risorse e le eventuali indisponibilità, avere un feedback immediato se la risorsa è carica oppure no, potendo intervenire in real time in caso di necessità.

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Workload di progetto: Monitorare il carico di lavoro e cambiarlo secondo necessità

Anche i piani e le tempistiche dei migliori progetti possono incontrare ostacoli e per questo il project manager deve essere pronto ad apportare modifiche in tempo reale prima che le scadenze travolgano il progetto.

Per tenere traccia di come ogni membro del team sta gestendo i propri carichi di lavoro attuali, una buona prassi è quella di organizzare regolari check-in 1-1 con ogni dipendente per avere aggiornamenti.

Se questi controlli rivelano che un membro del team si sente sovraccarico, è importante valutare nuovamente il carico di lavoro e vedere chi nel team potrebbe avere ancora disponibilità.

Quando si riassegnano le attività, il project manager deve comunicare le modifiche all’intero team in modo che tutti capiscano il perché del cambiamento.

Per la gestione complessiva del carico di lavoro è consigliabile seguire la regola 80/20.

Secondo questo principio, le persone dovrebbero essere assegnate a compiti specifici solo per l’80% del loro tempo, mentre il restante 20% sarà utilizzato per le regolari attività routinarie come rispondere alle telefonate, alle e-mail, partecipare alle riunioni, ecc.

 Workload di progetto: Utilizzare un software di project management

Ricapitolando quello che il project manager deve fare è prima di tutto avere chiara la disponibilità delle risorse, poi assegnare le attività con deadline prefissate e carichi accettabili ed infine mantenere una visibilità costante dell’avanzamento dei progetti per avere chiaro quando e dove intervenire per un eventuale aggiustamento.

Tutto questo richiede molto tempo se eseguito manualmente.

Ma un buon software di project management permette di avere tutti i dati salvati in un sistema e di aggiornare automaticamente il workload di progetto in caso di cambiamenti.

Twproject offre tutti gli strumenti per avere un carico delle risorse ottimizzato e facile da aggiornare, dandoti la possibilità di gestire tutti i tipi di attivtà che compongono la tua giornata lavorativa, attività routinarie, di progetto o magari spot.

Gestendo anche le indisponibilità il quadro del tempo disponibile è completo.

Con Questi dati Twproject potrà dirti se la risorsa è carica o meno, se è in grado di eseguire il compito assegnato nei tempi previsti, ed anche di suggeriti una eventuale data di fine realistica.

Per concludere, una gestione corretta del workload di progetto aiuta a utilizzare le risorse in modo più efficiente all’interno del team o dell’organizzazione.

Scegliendo un buon strumento di project management sarà possibile non solo gestire in maniera ottimale il carico di lavoro di ogni membro del team, ma anche monitorare l’andamento del progetto in generale.

I calendari del progetto sono un modo eccellente per condividere le informazioni sulla sequenza temporale del progetto con tutti i membri del team.

Con questo in mente, i calendari di pianificazione del progetto sono un po’ più complessi di quelli che si utilizzano nella vita di tutti i giorni.

Sebbene il loro formato sia familiare, includono una gamma molto più ampia di informazioni. Vediamo in questo articolo di capire meglio di cosa si tratta.

Che cos’è il calendario del progetto?

Il calendario del progetto svolge un ruolo importante nella pianificazione delle attività per il futuro, specificando i giorni e gli orari lavorativi.

Questo strumento viene utilizzato principalmente dal project manager per organizzare meglio il tempo di completamento delle attività nel team.

In particolare, il calendario permette di visualizzare i compiti di ciascun membro per allocare il carico di lavoro in modo specifico. Inoltre, è utile per mantenere la trasparenza dell’intero processo ed è conveniente per analizzare la responsabilità del lavoro e le prestazioni dei singoli individui.

Questi calendari di progetto, devono quindi mostrare più delle sole date di scadenza, altrimenti i membri del team saranno costretti a fare riferimento ad altri documenti, il che può portare a confusione ed errori.

In Twproject, la dashboard dell’utente mostra sempre le fasi di progetto in cui un utente è coinvolto, nelle sue date di validità. La condivisione delle informazioni è fondamentale per rendere visibile a tutti a che punto del calendario di progetto ci troviamo e chi ne è responsabile.

Crea un calendario di progetto condiviso!

In Twproject troverai tutto quello che ti serve per creare un calendario di progetto in modo semplice e completo per coinvolgere il tuo team e rimanere sempre aggiornato.

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Come creare un calendario di progetto

1. Definire le attività

Definire ogni singola attività e le pietre miliari che devono essere completate nel progetto; dopodiché aggiungere le persone a cui sono state assegnate queste attività.

2. Pianificazione delle attività

Una volta individuate le attività queste devono essere pianificate nel tempo in modo da raggiungere l’obiettivo prefissato.

3. Pianificazione del lavoro futuro

Un calendario del progetto di gestione delle attività mostrerà i giorni e le ore in cui il team deve essere a disposizione per lavorare su un progetto nei mesi a venire. Anche i periodi della giornata sono importanti, poiché in alcune ore solo alcune persone – per esempio quelle che lavorano a diversi progetti contemporaneamente – possono essere disponibili.

Gli strumenti per creare un calendario di progetto

Nello specifico, esistono diversi tipi di calendari; eccone tre:

1. Excel

Excel è un valido strumento di progettazione di progetti; popolare conosciuto ed utilizzato da moltissime persone. Grazie alla sua facciata user-friendly, la creazione e formattazione dei calendari con questo tool è molto semplice. Excel, in particolare, ha un design per un calendario di progetto predefinito, in questo modo non è necessario perdere tempo creandone uno da zero.

Vantaggi:

• Utilizzo semplice: Excel è comune alla maggior parte delle persone e, come tale, richiede una breve curva di apprendimento;
• Modelli predefiniti: online è disponibile un’ampia libreria di modelli e plug-in di Excel.

Svantaggi:

• Nessuna opportunità di collaborazione: Excel è completamente offline, non esiste un modo in tempo reale per connettersi all’interno di Excel;
• Notifiche: in Excel mancano gli strumenti per la creazione di avvisi e aggiornamenti automatici e non c’è nemmeno la possibilità di assegnare attività.

2. Google Sheets

Google Sheets è l’app di Google che mette a disposizione un software di fogli di calcolo. Questo strumento ha circa le stesse funzionalità di Excel ma offre capacità di lavoro di squadra molto più ampie.

Vantaggi:

• Collaborazione: è possibile modificare documenti, lasciare commenti in tempo reale e assegnare compiti, il che è ottimo per il lavoro di squadra;
• Controllo dei permessi regolamento. Il calendario può così essere modificato e condiviso solo con le persone scelte, mentre per alcune altre può essere reso di sola lettura.

Svantaggi:

• Non adatto a progetti complicati: Google Sheets è troppo lento quando si tratta di progetti complessi. Non c’è modo di monitorare le dipendenze delle missioni o la gestione delle risorse;
• Ha bisogno di modifiche manuali: come in Excel, se si vogliono apportare miglioramenti, è necessario modificare le cose manualmente.

3. Un software di project management

Un software di project management permette non solo di creare calendari di progetto condivisi, ma anche di avere a disposizione altre funzionalità utili al project manager e al team per la gestione di un progetto.

Con Twproject per esempio è possibile creare facilmente un calendario di progetto con pochi clic, potrai assegnare le risorse sulle specifiche fasi di progetto verificando in real time la loro disponibilità.

Rispetto agli altri strumenti, un software di project management è decisamente il  modo più semplice, efficiente e rapido per creare un calendario di progetto.

Vantaggi:

• Facilità d’uso: il calendario di progetto è facile da creare e personalizzare in modo da connettere informazioni, aggiungere attività e tenere traccia del programma quotidiano;
• Collaborazione: I software di project management come Twproject sono pensati, non solo per creare e gestire i calendari di progetto ma per condividere queste informazioni con il gruppo di lavoro che diventa cosciente di tutte le attività previste e dei tempi.
• Altre funzionalità: un software di project management non solo permette di creare un calendario, ma ti terrà aggiornato sul suo avanzamento, sullo stato delle risorse coinvolte e molto altro.

Svantaggi:

Non ci sono reali svantaggi nell’uso di un software di project  management come Twproject. Se il software fornisce una guida utente adeguata tutti saranno in grado di utilizzare lo strumento al massimo dell’efficienza in breve tempo.

In conclusione, un calendario di progetto è un modo semplice per rendere il lavoro quotidiano più produttivo e più facile.

Aiuta a organizzare il progetto in attività e sotto-attività per avere un flusso di lavoro regolare.

Inoltre, un calendario di progetto può migliorare notevolmente la produttività del team e organizzare le attività con tempi, priorità e milestones ben definite.

Twproject ti offre tutto questo e anche molto altro, provalo adesso.

Garantire gli output finali del progetto,  può diventare complicato per un project manager, soprattutto se si considerano le tante parti in movimento durante il ciclo di vita di un progetto e le molte persone coinvolte.

È fondamentale quindi che i project manager siano sempre un passo avanti rispetto al gioco e, in questo articolo, vedremo quali sono i fattori che permettono di ottenere i migliori deliverable in un progetto.

Che cos’è un output di progetto?

Un output di progetto, chiamato anche deliverable, è un prodotto o un risultato specifico che è stato “promesso” a una persona, ad un’azienda o ad un reparto.

Un prodotto può essere tangibile, come un sito web o un dispositivo elettronico, ma può anche essere immateriale, come nel caso di informazioni o competenze.

In altre parole, l’output di progetto è un qualcosa che deve essere consegnato a qualcuno alla fine di un progetto.

Qualsiasi promessa da una parte all’altra deve contenere una sorta di consegna affinché entrambe le parti si ritengano soddisfatte del loro accordo.

Fattori per ottenere il meglio dagli output finali di progetto

Di seguito sono riportati alcuni fattori chiave che rendono efficiente ed efficace la gestione del progetto e, di conseguenza, garantiscono il meglio per quanto riguarda l’output finale.

1. Definire l’output

Per fornire ciò che ci si aspetta, è prima necessario definire esattamente quale sia l’aspettativa.

Quale dovrebbe essere l’output finito? Se si tratta di un prodotto fisico, quali materiali devono essere utilizzati? Se si tratta di un’informazione, su quali criteri deve basarsi?

Definire le risposte a queste ed altre domande prima – a seconda del progetto – e ottenere conferma su di esse aiuterà ad avere una definizione chiara di quello che dovrà essere il deliverable.

2. Coinvolgere le parti interessate

Gli stakeholder sono in genere le persone che forniranno una parte di cui si ha bisogno per consegnare i risultati del progetto come richiesto.

Ciò include fondi, personale, materiali, uffici, magazzini, macchinari e qualsiasi altra risorsa necessaria per svolgere il lavoro.

Per questo motivo è una buona idea coinvolgerli il più possibile nel processo e durante il ciclo di vita del progetto.

Coinvolgere le parti interessate consente loro di aiutare a modellare il progetto in modo da poter fornire ciò che è richiesto.

Infatti, è molto più facile per loro accettare di fornire ciò di cui si ha bisogno se capiscono perché è importante per il successo del progetto.

3. Assegnare compiti e responsabilità

Qualsiasi progetto conterrà sottoprogetti che devono essere completati affinché i risultati finali complessivi della gestione del progetto siano completati con successo.

In questo caso la chiave sta nell’identificare i membri del team che possiedono le capacità migliori e che sono più qualificati per portare a termine determinate attività.

È importante far sapere alle persone quali sono le loro responsabilità e assegnarle correttamente, non tanto per assegnare la colpa nel caso in cui qualcosa vada storto, ma per sapere a chi rivolgersi quando necessario.

L’assegnazione delle responsabilità consentirà inoltre al resto del team di sapere chi bisogna contattare in caso di problemi.

Quando tutti sanno cosa ci si aspetta da loro e dalle altre persone intorno a loro, diventa molto più facile per gli individui riunirsi per collaborare come una squadra e, di conseguenza, generare output migliori.

4. Usare un software di gestione dei progetti

Molte componenti di un progetto possono essere molto complesse senza l’aiuto di un valido software di project management come Twprojet.

Grazie a questo, è possibile creare grafici e tabelle interattivi che aiutino le persone a visualizzare i processi coinvolti, rendendo più facile per loro sapere cosa è previsto e quando.

Inoltre, un software di gestione dei progetti è utile quando si tratta di visualizzare e pianificare il flusso di lavoro, impostare obiettivi realistici e individuare potenziali difetti nel piano.

5. Impostare le scadenze

Prima di procedere con un progetto, è necessario chiarire quando si prevede che l’output del progetto sia finalizzato.

Inoltre, è importante identificare le scadenze per le attività all’interno del processo, individuando quelle che sono le cosiddette milestones.

Tutte le scadenze devono essere ragionevoli: mettere troppa pressione sui membri del team potrebbe infatti essere controproducente, danneggiando le possibilità di ottenere output di successo e in tempo.

Un software come Twproject ti permette di inserire queste informazioni con faciità tenendo tutto sotto controllo.

6. Considerare i potenziali ostacoli e rischi

Non importa quanto un project manager possa essere efficiente e quanto il piano di progetto possa essere ben strutturato; potenziali fattori esterni possono sempre presentarsi e influenzare il progetto in maniera negativa.

Ad esempio: i fornitori di materiali potrebbero essere in ritardo o addirittura non consegnare, causando un arresto temporaneo del progetto.

In generale, non c’è molto da fare per correggere problemi esterni di cui non si è responsabili, ma ciò non significa trovarsi impreparati a superare eventuali ostacoli che potrebbero verificarsi.

Questo potrebbe essere avere piani di emergenza in atto in modo da poter disporre di una fonte alternativa di materiali, se necessario.

7. Revisione continua dei lavori in corso

Man mano che il progetto progredisce è importante che il project manager non sia passivo, ma che verifichi, ed eventualmente riveda e faccia riapprovare, le fasi successive del processo per assicurarsi che soddisfino le aspettative.

In questo modo è possibile prevenire potenziali ostacoli, non tutti ma molti, prima che si verifichino. Come dice il famoso detto “è meglio prevenire che curare” e questo vale anche nel project management.

Per concludere, avere un buon piano di progetto è la chiave per ottenere il meglio dagli output finali di un progetto.

Sapere fin dall’inizio cosa ci si aspetta dai risultati finali è un valido modo per evitare ambiguità ed errori successivi.

Una buona preparazione è sicuramente un investimento di tempo e di sforzi importante, tuttavia, se fatta come si deve, le probabilità di ottenere output finali di progetto di successo saranno molto più alte.

Spesso, la redazione di un documento di avvio del progetto può sembrare superflua quando si ha già ricevuto l’approvazione del cliente, si è completata la pianificazione e assicurato le risorse.

Tuttavia, questo documento è fondamentale per avviare correttamente un progetto e per portarlo più facilmente verso il successo.

Vediamo perché in questo articolo.

Che cos’è un documento di avvio del progetto?

Un documento di avvio del progetto contiene le informazioni di base del progetto come contesto, ambito e altri criteri generali cruciali a cui il team e gli stakeholder possono fare riferimento durante tutto il progetto.

Un solido inizio è sempre fondamentale, non importa quanto semplice o complesso sia il lavoro.

Lo scopo di un documento di avvio del progetto è raccogliere informazioni di pianificazione chiave che aiuteranno a guidare il progetto nella giusta direzione, ottenere l’approvazione delle parti interessate e dei decisori e stabilire un piano chiaro per la consegna dei deliverables.

Inoltre, un documento di avvio del progetto aiuta a guidare il team nella fase iniziale per assicurare un avvio di successo senza creare troppo lavoro extra.

Senza questo tipo di documento, un progetto rischia di deragliare a causa della mancanza di direzione e della mancanza di coinvolgimento da parte delle parti interessate.

Da non dimenticare inoltre che si tratta di un documento “vivente”, il che significa che può essere aggiornato e modificato durante il ciclo di vita del progetto, se necessario.

Come creare un documento di avvio del progetto in 6 passaggi

Il compito del project manager non è solo gestire un progetto fino al completamento, ma anche garantire che team e stakeholder siano allineati su ciò che deve essere fatto, da chi e quando.

Il perché è altrettanto importante, così che tutti possano avere un’idea della missione e tenere conto dei criteri generali di successo.

Ecco, quindi, come creare un documento di avvio del progetto in 6 semplici passaggi.

1. Fornire il contesto

Ecco alcune importanti domande a cui dare risposta in questo primo passaggio:

• Perché il cliente sta portando avanti questo progetto?
• Qual è il problema da risolvere?
• Di cosa tratta il progetto?
• Quali sono gli obiettivi aziendali?
• Come si definisce il successo?
• Ci sono metriche definite che misureranno il successo alla fine?

In questo modo si delineano chiaramente la visione strategica e gli obiettivi e ciò aiuterà a mantenere focalizzato il team sui risultati attesi.

2. Definire i parametri del progetto

Qui devono essere incluse informazioni quali:

• Quale è il budget per questo progetto?
• Come è suddiviso il budget?
• Che aspetto ha la cronologia?
• Come si immagina la collaborazione e la comunicazione con il cliente?
• Qual è il primo obiettivo verso il quale lavorerà il team?

3. Definire le specifiche

In questo caso il team deve capire esattamente cosa deve essere fatto e consegnato affinché il progetto abbia successo.

Ecco i punti da chiarire in questo passaggio:

• Cosa rientra nell’ambito del progetto e cosa no?
• Ci sono alcuni requisiti iniziali del progetto che sono già stati definiti?
• Quali sono i confini del progetto che il team non deve oltrepassare?

4. Definire la struttura di ripartizione del progetto e il piano delle risorse

Per garantire che sia chiaro al team come vengono creati i risultati finali, è essenziale suddividere il lavoro in blocchi più piccoli e mostrare come si uniscono i risultati finali e chi lavorerà su cosa e con chi.

In questo modo le dipendenze diventeranno chiare e il team potrà comprendere la responsabilità complessiva del progetto.

In altre parole, in questo passaggio si procede ad effettuare una Work Breakdown Structure.

5. Definire chi fa cosa ed i processi

Un aspetto importante del documento di avvio del progetto è la struttura complessiva del team di progetto, sia interno che esterno. In particolare:

• Chi sta lavorando nel team di progetto?
• Chi deve essere consultato in determinate situazioni?
• Chi può dare l’approvazione finale prima di rivolgersi al cliente?

Stabilire questo aiuterà a evitare malintesi e darà un’idea di come funzionano i processi.

Un ottimo modo per chiarire queste dipendenze nel progetto è un grafico RACI che permette di individuare chiaramente “responsible, accountable, consulted, informed” in ogni situazione.

La matrice RACI permette di dare struttura e chiarezza ai ruoli che le parti interessate hanno all’interno di un progetto.

6. Identificare rischi, ipotesi, problemi e dipendenze

Ultimo punto, ma non meno importante, è assicurarsi di includere una panoramica dei rischi e dei vincoli noti nel momento in cui si redige il documento di avvio del progetto.

I progetti possono essere complessi per diversi motivi ed è sempre utile riflettere e anticipare alcuni dei rischi e dei problemi che potrebbero presentarsi ed elaborare strategie di mitigazione.

Alcuni esempi sono:

• Timeline troppo brevi o troppo lunghe;
• Limiti di spesa;
• Incognite tecniche;
• Panorama complesso degli stakeholder.

Una volta creato il documento di avvio del progetto, è importante condividerlo con i membri del team e tutte le parti interessate, inclusi coloro che si uniranno al progetto in un secondo momento.

Questo tipo di documento è anche un ottimo punto di partenza per i check-in e per garantire che il team non vada fuori strada.

Un software di gestione progetti può aiutarti

Un documento di avvio del progetto è come una guida che aiuta il project manager ed il team ad andare nella giusta direzione garantendo che nessuna informazione venga scoperta in seguito creando problemi, ma tutte queste informazioni che abbiamo analizzato non possono essere scritte su un foglio di carta.

La stesura di questo documento è di fatto la pianificazione del progetto in fase embrionale(o volendo di preventivo) che dovrebbe essere facilitata con un strumento di gestione progetti che supporta, allo stesso modo, il project manager nella creazione del progetto vero e proprio.

Con Twproject potrete creare un progetto con stime di costo, uso delle risorse, specifiche predefinite e ciò che serve per la stesura del documento, che rimanga “nascosto” dai conteggi generali, ma che vi dia allo stesso tempo le informazioni di fattibilità in termini di tempi e risorse. Quanto sarebbe utile, in fase id preventivo, capire se avete le risorse per eseguire il progetto nei tempi che avete prefissato?

Twproject può fare questo per te.

Genera il documento di avvio del progetto con Twproject.

Una buona comunicazione è essenziale per la gestione delle richieste dei clienti nei progetti. Ciò significa: capire chi è il cliente, di cosa ha bisogno dal progetto, come impostare aspettative ragionevoli e stabilire criteri per una consegna di successo.

Ecco alcuni suggerimenti che aiuteranno a stabilire e mantenere un buon rapporto di lavoro con i clienti dall’inizio fino alla chiusura del progetto.

Identificare il cliente

In alcuni progetti, distinguere i clienti dagli altri stakeholder può essere complicato. Ecco quindi una regola per non sbagliare:

Il cliente finale è l’acquirente dei beni o servizi prodotti dal progetto. 

In altre parole, il cliente è il beneficiario dei risultati del progetto che sono definiti come deliverable finali.

Un cliente del progetto può essere esterno o interno all’azienda e può trattarsi di un’organizzazione, una persona singola, un altro dipartimento, ecc.

Identificare le esigenze del cliente

Il primo passo per qualsiasi progetto sarà sotto forma di una dichiarazione di ambito di qualche tipo.

Questa affermazione è il motivo per cui il progetto è stato avviato in primo luogo ed è quindi il punto di partenza per la definizione di tutti i requisiti futuri.

Tuttavia, la dichiarazione dell’ambito di per sé non sarà sufficiente per progettare l’output finale.

La descrizione dell’ambito deve essere ampliata fino a raggiungere un livello di dettaglio sufficiente per organizzare il progetto e dirigere il lavoro.

Il percorso dalla dichiarazione di ambito al documento dei requisiti aziendali, alle specifiche commerciali o ad altri documenti che includono descrizioni più specifiche, è il momento in cui è necessario applicare le competenze di gestione dei progetti per catturare con precisione le esigenze del cliente.

È qui che bisogna identificare i clienti e le parti interessate appropriate per fornire i requisiti di dettaglio ed è qui inoltre che bisogna essere in grado di stabilire l’approccio di comunicazione che soddisferà il loro bisogno di informazioni sul progetto.

I requisiti raccolti durante la fase di pianificazione del progetto determineranno il budget ed il piano del progetto.

Il concetto è molto semplice: i clienti alimentano il motore della crescita e sono la ragione principale per cui qualsiasi organizzazione cresce o sopravvive.

Se un cliente è soddisfatto della consegna del prodotto o servizio e del modo in cui è coinvolto, continuerà la collaborazione e/o farà una buona pubblicità.

Se il cliente non è soddisfatto della consegna del prodotto o servizio e del modo in cui è stato trattato, diffonderà direttamente o indirettamente critiche e avrà quindi un impatto negativo sull’attività attuale e futura.

Coinvolgere sempre il cliente

Il cliente non ha bisogno di essere isolato dalle cattive notizie; quindi, è importante comunicare qualsiasi sfida importante del progetto non appena si hanno tutte le informazioni.

Questo non significa che il cliente deve essere informato di ogni minimo ostacolo, ma quando si tratta di problemi importanti è giusto che venga coinvolto.

Il project manager dovrà usare il suo giudizio per sapere quali problematiche i clienti dovrebbero conoscere, ma ecco una regola generale: tutto ciò che potrebbe portare ad un ritardo del progetto, ad un superamento del budget, a una non soddisfazione dei requisiti o della qualità inizialmente specificata, deve essere comunicato.

Una buona pratica è lavorare con il team in modo da identificare possibili azioni correttive o preventive da presentare insieme al problema.

Il project manager non dovrebbe mai segnalare una deviazione senza un’azione correttiva, anche se la sua implementazione va al di là delle sue capacità.

Mai chiedere aiuto al cliente a meno che non si sappia già esattamente cosa questo dovrebbe fare.

Inoltre, invitare il cliente a riunioni di gruppo, esercizi di team building, cerimonie di premiazione e così via è un altro modo per mantenerlo coinvolto.

La cosa più utile sarebbe poter usare uno strumento di gestione progetti che ti permetta, in automatico, di condividere delle informazioni con il cliente in modo trasparente ma controllato. Twproject include una pagina pubblica di progetto il cui il project manager può scegliere quali informazioni condividere in una piattaforma di semplice lettura.

Ricevere feedback dal cliente

La gestione del progetto incentrata sul cliente richiede al project manager di impegnarsi e collaborare continuamente con tutte le parti interessate coinvolte nel progetto.

Al fine di trarre vantaggio da questo impegno, è consigliato incorporare un processo di feedback durante tutto il ciclo di vita del progetto.

In questo modo, dubbi e problemi possono essere identificati e corretti in anticipo.

Anche in questo caso la pagina pubbica di progetto di Twproject ti viene in aiuto fornendo una form aperta al cliente tramite cui ricevere feedback.Questo feedback viene collezionato all’interno del progetto per essere poi gestito dal team.

Gestire i cambiamenti da parte del cliente

Un progetto dovrebbe avere un piano di gestione del cambiamento che si occupi di tutti gli aspetti riguardanti eventuali modifiche al progetto.

Questo piano di gestione delle modifiche dovrebbe dire al cliente come andare a richiedere una modifica e come verrà informato dei prossimi passi.

Ci sono molte valide ragioni per cui un cliente richieda una modifica dei requisiti del progetto, ad esempio un mercato in evoluzione, un cambiamento nello stato finanziario dell’organizzazione o un cambiamento richiesto dai suoi stessi clienti.

Il cliente che ha inviato la richiesta deve essere in grado di fornire quante più informazioni possibili su ciò che desidera modificare e qual è il suo business case.

Inoltre, capire se la richiesta è all’interno o all’esterno dell’ambito del progetto è un fattore decisionale chiave.

La definizione di cosa è ragionevole e cosa non lo è dovrebbe essere inclusa nel piano di gestione del cambiamento.

L’obbligo di un project manager nei confronti del cliente è di trasformare la sua richiesta di modifica in pratica, se possibile, in un ragionevole lasso di tempo, ecco perchè avere un software che supporti e tracci queste interazioni è fondamentale.

L’analisi della richiesta di modifica produce una stima dei costi per l’implementazione del cambiamento.

È necessario ricordare che si sta lavorando per il cliente; quindi, l’obiettivo dovrebbe essere l’implementazione del cambiamento nel modo più conveniente possibile.

Una volta che una stima dei costi è stata calcolata, il cliente può soppesare il costo della modifica rispetto ai benefici attesi che deriveranno dall’implementazione della stessa.

Alla fine, le parti interessate dovranno prendere una decisione logica, dettagliata ed informata.

È importante ricordare che la risposta potrebbe essere negativa, soprattutto se la modifica richiesta potrebbe comportare ritardi importanti nelle scadenze, un superamento non accettabile dei costi o il fallimento completo del progetto.

Per concludere, è importante considerare che i clienti di un progetto sono persone, prima che clienti.

Il project manager dovrebbe quindi trattarli nello stesso modo in cui vorrebbe essere trattato se fosse nei loro panni e difficilmente si rivelerà un approccio sbagliato.

Adottare un approccio alla gestione del progetto incentrato sul cliente richiede il mantenimento del dialogo e la comprensione di ciò che è importante per le parti interessate del progetto.

Con Twproject, questo dialogo sarà più semplice e richiederà meno lavoro da parte del project manager. Le informazioni, collezionate e condivise permetteranno al cliente di essere sempre informato, quando decide lui, con la possibilità di intervenire quando richiesto con feedback  mirati.

C’è un motivo per cui gestire più progetti contemporaneamente è un’abilità ricercata nel project management: il solo pensiero di destreggiarsi tra così tanti compiti importanti può essere fonte di ansia per molti project manager e anche i professionisti più qualificati possono trovarsi in difficoltà.

Tuttavia, sta diventando sempre meno comune per i project manager avere un solo progetto alla volta.

Gestire più progetti contemporaneamente con successo richiede competenze e strumenti aggiuntivi oltre a quelli normalmente richiesti per la gestione di un singolo progetto.

Anche se i progetti sono molto diversi fra loro, gli strumenti giusti possono trasformare e semplificare i flussi di lavoro ed evitare inutili complessità.

Vediamo in questo articolo come gestire più progetti contemporaneamente al meglio.

5 strategie per gestire e monitorare più progetti

1. Pianificare prima di iniziare qualsiasi cosa

Quando si gestiscono più progetti, non si deve lasciare nulla al caso. E’ importante creare in anticipo un piano di progetto per ogni possibile scenario e disporre di piani di emergenza nel caso in cui le cose vadano male.

Il project manager deve stabilire aspettative ragionevoli per se stesso e per il team, in modo da avere più probabilità di successo su tutti i fronti.

Inoltre, la chiave per gestire più progetti è pianificare in modo integrato evitando i conflitti fra un progetto e l’altro.

La pianificazione integrata consente di individuare in anticipo potenziali problemi e provare a riprogrammare.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Scaglionare le date di inizio per progetti simili: soprattutto se i diversi progetti coinvolgono lo stesso gruppo di lavoro, può essere utile scaglionare le date di inizio e di completamento di ciascuno in modo che le persone non cerchino di finire tutto contemporaneamente.
• Fare attenzione alle dipendenze: pianificare il progetto dipendente solamente dopo la data di completamento pianificata del primo.
• Contrassegnare attività duplicate: se si presenta lo stesso lavoro in due progetti diversi, è importante assicurarsi che questo venga svolto in tempo per mantenere entrambi i progetti in linea.

2. Dare priorità alle attività

È estremamente importante sapere come e quando assegnare la priorità alle attività in un progetto.

Il project manager deve sapere quali attività avranno un impatto maggiore sull’organizzazione e stabilire le priorità in modo efficace.

Un aiuto può essere quello di valutare le priorità in base a quattro livelli: importante, non importante, urgente e non urgente.

Ecco qualche esempio:

• Importante e urgente: organizzare un incontro iniziale per iniziare il nuovo progetto;
• Importante, ma non urgente: scrivere un rapporto di gestione del progetto;
• Urgente, ma non importante: rassicurare il cliente che il progetto è nei tempi previsti;
• Non urgente e non importante: invio dell’ultimo rapporto a tutte le parti interessate al di fuori del team di progetto.

Se qualcosa è importante e urgente, deve essere fatta prima di tutto il resto.

I compiti importanti ma non urgenti dovrebbero essere programmati per un secondo momento.

I compiti urgenti, ma non importanti possono essere delegati dal project manager a qualcun altro nel team di progetto che abbia la capacità di occuparsene.

Le attività non urgenti e non importanti dovrebbero essere riviste per capire perché vengono svolte.

Ad esempio: se nessuno legge il rapporto, perché viene speso tempo per crearlo e inviarlo? Potrebbe essere importante per qualcuno di cui non si è a conoscenza, altrimenti l’attività può venire totalmente cancellata.

3. Modificare il piano attraverso revisioni regolari

Non ha senso attenersi al piano originale, qualunque cosa accada.

Essere flessibili è un attributo estremamente importante che deve avere un project manager efficace.

A maggior ragione quando si gestiscono più progetti, ci sono diverse variabili sconosciute che a volte possono far cambiare l’intera prospettiva.

È importante quindi tenere sessioni di revisione regolari in cui aggiornare il piano originale.

Attenersi a un piano rigido senza vedere il quadro più ampio potrebbe significare più errori e colli di bottiglia in futuro.

4. Comunicare con i membri del team

Una comunicazione efficace è, forse, uno degli aspetti più importanti della gestione dei progetti.

Per questo avevamo dedicato un intero articolo su come comunicare con il team di progetto.

Se non vuoi leggere l’intero articolo sappi che i problemi di comunicazione nei team nascono per mancanza di visibilità sul loro lavoro, sul lavoro dei loro colleghi e sul lavoro degli stakeholder interfunzionali.

Quando non si hanno informazioni sul lavoro che stanno facendo gli altri, manca il contesto per capire il perché delle scadenze, il perché dei cambiamenti, se le priorità rimangono le stesse e come sta procedendo il progetto.

Il modo migliore per comunicare in maniera aperta e coerente è trovare uno spazio in cui ogni singola cosa è condivisa con l’intero team.

Durante la gestione di più progetti, questo diventa ancora più importante, in quanto il team può conoscere eventuali potenziali problemi e discutere le loro soluzioni prima che si verifichino gravi ritardi nei progetti.

5. Usare tutti gli strumenti a disposizione

Anche il project manager migliore ha bisogno di aiuto.

Gli strumenti di gestione dei progetti possono essere un grande aiuto per tutti e sono dotati di molte funzionalità che facilitano in maniera estrema la gestione di più progetti contemporaneamente.

Grazie ad un buon software di project management è possibile condurre le attività quotidiane, monitorare i progressi del team, monitorare i progetti ed i task assegnati e molto di più con un semplice clic.

Inoltre, quando le informazioni di progetto sono sparse su più file e distribuite su piattaforme diverse, ciò può rendere difficile la gestione di più progetti.

Uno strumento di project management crea un hub per la documentazione, il feedback e la comunicazione fornendo agli stakeholder chiarezza sui risultati finali, sulle scadenze e sulle aspettative.

Questo aiuto permette al project manager di avere più tempo per perfezionare i piani e assicurarsi che ogni progetto assegnato rimanga sulla buona strada e venga completato con successo.

Lavorare su più progetti contemporaneamente richiede estrema dedizione e competenze.

Senza delle buone strategie per la gestione di più progetti, è difficile sapere a quale lavoro dare priorità, come aiutare il team a gestire il carico di lavoro e svolgere tutto in tempo.

Tuttavia, il suggerimento probabilmente più importante di tutti è quello di scegliere ed utilizzare un buon software di gestione dei progetti.

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Condividere le conoscenze del progetto permette di gestirlo in maniera efficace, tenendo traccia di tutti i passaggi, delle scelte fatte, delle motivazioni, dei cambiamenti e di ciò che non ha funzionato.

Questo know-how deve essere riassunto nella documentazione ufficiale di progetto che potrà essere utile per affrontare progetti simili in futuro, fare stime più accurate e, in generale, migliorare il modo di lavorare all’interno dell’organizzazione.

Tuttavia, in molte aziende, la condivisione delle conoscenze del progetto non viene presa seriamente come dovrebbe.

Se si definisce però un format standard e ci si avvale dell’aiuto di un software come Twproject, è possibile costruire un sistema di condivisione delle conoscenze, o knowledge management, che sarà estremamente utile per l’organizzazione a lungo termine.

Vediamo come in questo articolo.

Le migliori funzionalità di Twproject per condividere le conoscenze del progetto

Organizzazioni di tutte le dimensioni si sono rivolte a Twproject per gestire in maniera più efficiente:

• La pianificazione e la programmazione dei progetti
• L’allocazione e la gestione delle risorse
• La condivisione delle risorse aziendali rilevanti
• La collaborazione ed il monitoraggio del lavoro

Di seguito, ecco alcune funzionalità di Twproject per condividere le conoscenze e gestire un progetto al meglio:

1. Gestione delle risorse

• Facile collaborazione con i membri del team interni, esterni e remoti.
• Il luogo di lavoro virtuale incoraggia la pianificazione e i flussi di lavoro collaborativi.
• I calendari del progetto sono gestiti, condivisi e sincronizzati con i calendari personali.
• Gli elenchi di attività personali, i promemoria e le notifiche delle scadenze aiutano a mantenere gli impegni e rispettare le deadline.
• I membri del team condividono dati, documenti e contatti centralizzati.
• Le informazioni sul posto di lavoro virtuale e sul progetto sono accessibili da qualsiasi dispositivo.

2. Gestione delle attività

• Le priorità delle attività sono elencate e assegnate in base a scadenze e dipendenze.
• Gli elenchi di attività possono essere organizzati, monitorati, aggiornati.
• La gestione delle attività per i singoli membri del team può essere personalizzata.
• Facile individuazione di quali attività sono scadute, in corso e pianificate.
• Visualizzazione delle attività quotidiane e dei progressi tra team e progetti.
• Metodologia Waterfall o Agile
• Registrazione di workload mentre si lavora, senza sforzi aggiuntivi.

3. Pianificazione e programmazione

• Pianificazione di obiettivi e di come raggiungerli.
• Possibile creazione di team di progetto virtuali anche con membri geograficamente dispersi.
• Definizione e gestione dei requisiti del progetto.
• Pianificazione della durata delle attività, delle pietre miliari e delle scadenze.
• Visualizzazione della pianificazione, delle attività e delle dipendenze del progetto con diagrammi di Gantt complessi – grazie a Gantt editor – o liste personalizzate prioritizzate.
• Costruzione roadmap per strategie di lavoro a lungo termine

4. Gestione tempi di lavoro

• Panoramica degli impegni di lavoro attuali e futuri tra team e progetti.
• Assegnazione dei membri del team e allocazione delle risorse in base alla disponibilità e alla capacità.
• Facile individuazione di chi sta lavorando a cosa, chi è sovraccarico e di chi non è disponibile permettendo così di bilanciare il carico di lavoro.
• Alert sulle pagine e-mail settimanali per una gestione corretta del worklog.
• Potente sistema di ricerca del worklog secondo persona, progetto, cliente, data e molto altro.

5. Gestione dei documenti

• Condivisione sicura dei file tra tutti i membri del team da più dispositivi.
• Gestione e archivio della documentazione in un unico posto sicuro, strutturato, accessibile.
• Storico della documentazione con controllo della versione, rilevamento delle modifiche e cronologia dei documenti.
• Software che può essere connesso ad altri servizi di archiviazione di documenti.
• Indicizzazione dei documenti per una ricerca più facile e rapida.

6. Issue management

• Traccia dei problemi.
• Analisi e gestione dei rischi.
• Sistema di bug tracking intuitivo.
• Sistema di gestione dei ticket che permette di essere più vicino ai clienti.
• Customizzazione degli stati di issue secondo necessità.
• Potenti filtri per trovare gli issue secondo stato, progetto, cliente, data.

7. Gestione costi

• Assegnazione di budget sia al progetto che alla risorsa.
• Analisi del budget, del costo attuale e del risultato previsto per progetto.
• Gestione delle risorse in uso e pianificate in base al costo di utilizzo.
• Minimizzazione dell’effort dei task

8. Soluzioni Enterprise

• Servizio affidabile per la gestione dei progetti installato sul server o su cloud a seconda delle esigenze.
• Campi e form personalizzati in modo semplice e veloce.
• Report customizzati che possono essere esportati.
• Sistema di feedback direttamente dai clienti senza costi aggiuntivi.
• Database di facile lettura.
• Dati analitici avanzati che includono anche tutti i cambiamenti avvenuti durante il ciclo di vita di un progetto.
• Modello di sicurezza evoluto che protegge la riservatezza, la disponibilità e l’integrità dei dati.
• Ruoli, permessi, diritti di lettura e scrittura personalizzabili.
• Interfaccia semplice ed intuitiva.
• Disponibile anche in inglese.
• Periodo di prova gratuito e prezzi trasparenti.

In conclusione, il knowledge management deve essere una delle risorse strategiche essenziali per sostenere un vantaggio competitivo e senza il supporto di strumenti che permettono di condividere conoscenza, questa può facilmente venire persa.

Twproject è uno dei migliori software di project management che esistono sul mercato per incentivare il knowledge management dei progetti, per promuovere la collaborazione nel team e fra i team e per migliorare in generale le prestazioni di un’organizzazione.

Le ampie funzionalità di questo strumento permettono una pianificazione e programmazione efficiente che semplificano i flussi di lavoro e i processi di gestione di un progetto.

Sono già molte le aziende ed i project manager che hanno scelto Twproject per la gestione dei loro progetti e per la condivisione della conoscenza, essenza della loro cultura aziendale.

Prova tu stesso tutte le funzionalità di Twproject gratuitamente cliccando sul pulsante qui sotto.