Gantt vs Agile: differenze e combinazioni

Gantt vs Agile? La scelta tra strumenti e metodologie nel project management può influenzare significativamente l’esito di un progetto.

Comprendere le peculiarità di uno strumento di pianificazione come il Gantt e di una metodologia dinamica come Agile è fondamentale per i project manager che mirano a ottimizzare i processi e guidare i loro team working verso il successo.

In questo articolo, analizzeremo le loro differenze, i vantaggi e le possibili combinazioni per una gestione efficace dei progetti.

Gantt vs Agile: differenze chiave

La distinzione tra il diagramma di Gantt e Agile si radica fondamentalmente nella loro natura: il diagramma di Gantt è uno strumento visivo per la pianificazione e il monitoraggio delle fasi di un progetto, che permette di visualizzare la durata e la sequenza delle attività su un asse temporale.

Agile, invece, rappresenta una metodologia flessibile e iterativa, progettata per adattarsi ai cambiamenti rapidi e per incoraggiare il feedback continuo tra team di sviluppo e clienti.

Questa differenza fondamentale incide profondamente su come i project manager approcciano la strutturazione, l’esecuzione e l’adattamento dei loro progetti.

La scelta tra Gantt e Agile e la decisione di integrarli, dipende dalla natura del progetto, dall’ambiente di lavoro, dalle esigenze dei clienti e dalla cultura del team.

La comprensione di queste differenze chiave è cruciale per i project manager che aspirano a implementare la strategia più efficace per la gestione dei loro progetti.

Analizziamo le differenze chiave:

1. Approccio alla pianificazione:

Diagramma di Gantt: si basa su una pianificazione dettagliata e sequenziale del progetto. Le attività sono rappresentate in barre colorate su un grafico, con date di inizio e fine ben definite. Questo approccio offre una visione chiara del progetto nel suo complesso e facilita il monitoraggio dei progressi. Tuttavia, può essere rigido e poco adatto a progetti con requisiti mutevoli o in contesti incerti.

Agile: si basa su un approccio iterativo e incrementale. Il progetto viene suddiviso in cicli brevi (sprint) di 1-4 settimane, al termine dei quali viene rilasciata una versione funzionante del prodotto. 

Questo approccio favorisce la flessibilità e l’adattabilità ai cambiamenti, rendendolo ideale per progetti in contesti incerti o con requisiti che potrebbero evolversi nel tempo.

2. Coinvolgimento del team:

Diagramma di Gantt: il coinvolgimento del team nella fase di pianificazione può essere limitato. Il diagramma di Gantt è spesso creato dal project manager o da un team di pianificazione, e il team di sviluppo potrebbe avere un ruolo marginale nella definizione delle attività e delle tempistiche.

Agile: la metodologia Agile pone l’accento sul coinvolgimento e la collaborazione del team. Il team di sviluppo è attivamente coinvolto nella pianificazione degli sprint, nella stima delle attività e nel processo decisionale. Questo approccio favorisce la responsabilizzazione e la motivazione del team.

3. Gestione dei cambiamenti:

Diagramma di Gantt: il Gantt è uno strumento rigido e poco adatto a gestire cambiamenti frequenti. La modifica di una singola attività può avere un effetto a catena su tutto il progetto, richiedendo un aggiornamento del diagramma e delle tempistiche.

Agile: la metodologia Agile è progettata per gestire i cambiamenti in modo flessibile. La struttura a sprint permette di rivedere e adattare la pianificazione del progetto con frequenza, incorporando i feedback ricevuti e gli eventuali cambiamenti nei requisiti.

Gantt vs Agile: vantaggi e svantaggi

Il Gantt e l’Agile offrono approcci distinti per la pianificazione, l’esecuzione e il controllo dei progetti, ciascuno con i propri vantaggi distintivi.

Esplorare i vantaggi di entrambi può aiutare i project manager a scegliere l’approccio più adatto alle specifiche esigenze del loro progetto, bilanciando la pianificazione dettagliata con la capacità di adattarsi rapidamente alle sfide in evoluzione.

I vantaggi del diagramma di Gantt:

  • Pianificazione dettagliata e precisa: il Gantt offre una rappresentazione visiva del piano di progetto, mostrando la durata, l’inizio e la fine di ciascuna attività su un asse temporale. Questo permette una pianificazione dettagliata e una facile comprensione delle dipendenze tra le varie attività, consentendo a tutti i team di essere consapevoli delle diverse attività.
  • Monitoraggio del progresso: i project manager possono monitorare facilmente il progresso rispetto al piano originale, identificando rapidamente eventuali ritardi o deviazioni dal programma.
  • Orientamento alla scadenza: il diagramma di Gantt è particolarmente efficace in progetti con obiettivi e scadenze ben definiti, dove la sequenza e la durata delle attività sono chiare fin dall’inizio.

I vantaggi della metodologia Agile:

  • Iterazioni brevi e feedback continuo: Agile si basa su cicli di sviluppo brevi, noti come sprint, che permettono di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e di incorporare il feedback dei clienti o degli utenti finali in modo continuo.
  • Migliore gestione dei rischi: aiuta a identificare e mitigare potenziali problemi in anticipo.
  • Collaborazione e comunicazione: la metodologia Agile pone un forte accento sulla collaborazione tra i membri del team e tra il team e i clienti, promuovendo una comunicazione aperta e frequente.
  • Adattabilità ai cambiamenti: a differenza del Gantt, Agile accoglie i cambiamenti anche in fasi avanzate del progetto, rendendolo ideale per progetti in ambienti dinamici e in rapida evoluzione, dove i requisiti possono mutare nel tempo.

Combinare Gantt e Agile è possibile?

L’integrazione di Gantt e Agile in un approccio ibrido alla gestione dei progetti offre numerosi vantaggi ai project manager, consentendo loro di sfruttare al meglio le qualità di entrambi per guidare i team verso il successo in un ambiente di lavoro sempre più complesso e dinamico.

1. Pianificazione strategica e flessibilità operativa

La combinazione di Gantt e Agile permette ai manager di stabilire una pianificazione strategica dettagliata, grazie alla visibilità che il diagramma di Gantt offre sulle fasi del progetto e sulle sue milestone.

Allo stesso tempo, l’adozione di principi Agile assicura la flessibilità operativa necessaria per adattarsi ai cambiamenti, consentendo al team di rispondere in modo proattivo alle esigenze del progetto e del mercato.

Questo equilibrio tra pianificazione e adattabilità è fondamentale in progetti complessi, dove le condizioni possono variare rapidamente.

2. Monitoraggio del progresso e iterazioni veloci

L’approccio ibrido facilita un monitoraggio efficace del progresso del progetto, combinando la chiarezza del progresso lineare del Gantt con la capacità di Agile di implementare rapidamente modifiche attraverso iterazioni veloci.

I project manager possono così valutare l’avanzamento del progetto in relazione al piano originale, mantenendo la flessibilità di apportare correzioni o adattamenti in base ai feedback ricevuti durante gli sprint.

3. Comunicazione migliorata e coinvolgimento del cliente

Integrare Gantt e Agile promuove una comunicazione migliore all’interno del team e con i clienti.

Mentre il Gantt fornisce una roadmap chiara e comprensibile a tutti gli stakeholder, Agile incoraggia un coinvolgimento continuo del cliente, assicurando che il prodotto finale sia il più vicino possibile alle aspettative.

Questo approccio ibrido garantisce che le decisioni siano prese con una comprensione completa del contesto del progetto, migliorando la soddisfazione del cliente e l’efficacia del team.

4. Ottimizzazione delle risorse ed efficienza

La combinazione di Gantt e Agile aiuta i project manager a ottimizzare l’uso delle risorse, assegnando compiti e priorità in modo più efficace.

Grazie alla pianificazione dettagliata del Gantt e alla flessibilità di Agile, è possibile bilanciare carichi di lavoro, assegnare risorse in base alle esigenze in evoluzione del progetto e ridurre gli sprechi, aumentando l’efficienza complessiva del team.

5. Risposta ai cambiamenti e innovazione

Infine, l’approccio ibrido consente ai project manager di rispondere in modo più efficace ai cambiamenti, sfruttando la struttura del Gantt per mantenere la direzione del progetto e la metodologia Agile per incorporare nuove idee e innovazioni.

Questo non solo migliora la capacità del progetto di adattarsi alle sfide emergenti ma promuove anche un ambiente di lavoro incentrato sull’innovazione e sul miglioramento continuo.

Twproject: la soluzione ottimale per Gantt e Agile

Twproject si distingue nel panorama del project management per la sua capacità di offrire una soluzione ottimale che integra efficacemente il Gantt e l’Agile.

Questo strumento è stato progettato per semplificare la gestione dei progetti, rendendo la pianificazione e il monitoraggio delle attività non solo più intuitivi ma anche estremamente flessibili e adattabili a diversi contesti lavorativi.

Il Diagramma di Gantt di Twproject è riconosciuto come uno dei migliori sul mercato per diverse ragioni.

Primo fra tutti, la sua semplicità d’uso, che non va a discapito della potenza e della versatilità. I clienti scelgono Twproject per la chiarezza dei suoi grafici, la facilità con cui è possibile monitorare lo stato di avanzamento dei progetti e per le sue funzionalità avanzate, come la visualizzazione delle dipendenze tra le attività e la gestione delle risorse in tempo reale.

La piattaforma offre un’ampia gamma di funzionalità dinamiche che includono:

  • Allocazione delle risorse in real-time: Twproject permette di monitorare e modificare l’allocazione delle risorse con facilità, identificando rapidamente eventuali sovra o sotto-allocazioni.
  • Gestione di orari di lavoro flessibili: consente di impostare orari di lavoro personalizzati per ogni membro del team, garantendo una pianificazione accurata della capacità lavorativa.
  • Supervisione dello stato dei progetti: attraverso cruscotti dedicati, Twproject offre una visione in tempo reale dello stato di avanzamento dei progetti, facilitando la rilevazione di eventuali criticità.
  • Condivisione e comunicazione: la piattaforma enfatizza l’importanza della comunicazione nel project management, fornendo strumenti per una facile condivisione di idee, documenti e feedback.
  • Pianificazione e gestione dei task: il software unisce la gestione della pianificazione con il Gantt all’inserimento dei task per tutto il team, avvicinando così il progetto al lavoro quotidiano delle risorse.

La capacità di Twproject di adattarsi a vari metodi di lavoro, la sua interfaccia intuitiva e le potenti funzionalità lo rendono uno strumento indispensabile per i project manager che desiderano ottimizzare la gestione dei loro progetti, migliorando la comunicazione del team e l’efficienza complessiva.

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Diagramma di Gantt con Excel: quali limiti?

Il diagramma di Gantt con Excel può essere paragonato ad uno creato in un software di project management?

Lo scoprirai tra poco proseguendo con la lettura.

Come ben sai, il diagramma di Gantt è uno strumento essenziale nel project management per visualizzare il progresso di ogni attività.

Spesso, i project manager si affidano a Excel per creare questi grafici, utilizzando barre orizzontali per rappresentare le serie di dati relative alle date di inizio e fine delle attività.

Ma quali sono i limiti di un Gantt in Excel? Analizziamoli di seguito.

6 limiti nell’uso di Excel per il diagramma di Gantt

1. Gestione statica e rigida delle attività

Excel non è stato progettato specificamente per il project management (approfondisci qui).

La natura di Excel, essendo un foglio di calcolo, comporta una gestione statica e rigida delle attività all’interno di un diagramma di Gantt. Questo implica diverse sfide specifiche tra cui:

  • Aggiornamenti manuali: ogni modifica relativa alle date di inizio o fine, durata delle attività o assegnazione delle risorse deve essere inserita manualmente. In un progetto dinamico, dove i tempi e le risorse possono cambiare frequentemente, questo processo diventa non solo laborioso ma anche fonte di errori.
  • Risposta lenta ai cambiamenti: in Excel, rispondere rapidamente ai cambiamenti è difficile. Se una data di fine di un’attività viene posticipata, il project manager deve aggiornare manualmente tutte le attività dipendenti. Questo processo è suscettibile a errori di omissione, che possono portare a stime di tempo e risorse inesatte.
  • Mancanza di automazione: non essendoci funzionalità di automazione specifiche per il project management, la pianificazione delle attività diventa un processo che richiede molto tempo, privo della capacità di aggiustamenti rapidi e automatici in risposta alle variazioni del progetto.
gantt excel

2. Complessità nella visualizzazione di dipendenze

In un diagramma di Gantt, è cruciale visualizzare le dipendenze tra le attività.

Le dipendenze sono fondamentali in ogni progetto, indicano come il ritardo o l’accelerazione di una task influenzi le altre. Excel presenta significative limitazioni in questo ambito:

  • Mappatura manuale: le dipendenze devono essere mappate manualmente in Excel, spesso attraverso l’uso di commenti o una complessa organizzazione delle celle. Questo metodo è poco intuitivo e rende difficile per i membri del team visualizzare rapidamente come le attività siano connesse tra loro.
  • Aggiornamenti complicati: quando una dipendenza cambia, il project manager deve trovare e aggiornare ogni riferimento manualmente. Questo non solo è propenso ad errori ma anche estremamente inefficiente, specialmente in progetti con molte interdipendenze.
  • Visualizzazione limitata: Excel non offre un modo chiaro e immediato per distinguere visualmente le diverse tipologie di dipendenze (ad esempio, inizio-a-inizio, fine-a-fine, ecc.). Questo limita la capacità di analisi e pianificazione del project manager, che deve ricorrere a soluzioni esterne per tentare di ovviare a questa mancanza.

3. Limitazioni nella scalabilità

I progetti di grandi dimensioni possono diventare particolarmente problematici in Excel.

Man mano che il numero di attività e di membri del team aumenta, il file diventa più pesante e lento da gestire. Questo limite nella scalabilità può ostacolare la gestione efficiente di progetti complessi.

4. Assenza di collaborazione in tempo reale

La collaborazione è un aspetto fondamentale nel project management.

Excel non supporta la collaborazione in tempo reale, il che significa che i membri del team non possono lavorare contemporaneamente sullo stesso file.

Questa limitazione ostacola la comunicazione e l’aggiornamento in tempo reale delle informazioni, che sono vitali in un ambiente di lavoro dinamico.

La collaborazione su un progetto in Excel tipicamente richiede di inviare il file via email o di caricarlo su un drive condiviso. Questo approccio può portare a confusione su quale sia la versione più aggiornata del file e aumentare il rischio di sovrascritture accidentali.

Inoltre, senza la possibilità di lavorare contemporaneamente sullo stesso file, i membri del team devono aspettare che una persona completi il suo lavoro e aggiorni il file prima che un’altra possa iniziare. Questo rallenta significativamente il processo di aggiornamento e revisione del progetto.

In aggiunta, è difficile tracciare chi ha apportato quali modifiche e quando. Questa mancanza di tracciabilità può portare a difficoltà nel gestire la responsabilità e nel comprendere la cronologia delle modifiche apportate al progetto.

5. Mancanza di funzionalità specifiche

Excel non offre funzionalità specifiche per il project management, come il tracciamento del progresso delle attività, allarmi per scadenze imminenti o integrazioni con altri strumenti.

Questa mancanza rende difficile una gestione completa e dettagliata del progetto.

6. Difficoltà nella personalizzazione e interpretazione

Creare un diagramma di Gantt visivamente chiaro e facilmente interpretabile, come abbiamo già detto, può essere complicato in Excel.

La personalizzazione e l’interpretazione di diagrammi di Gantt in Excel presentano sfide uniche, in particolare per team diversificati o progetti complessi:

  • Personalizzazione avanzata: per adattare un diagramma di Gantt alle specifiche esigenze di un progetto, gli utenti devono spesso ricorrere a soluzioni manuali complesse, come l’aggiustamento delle formule, la modifica delle barre di formato condizionale o la creazione di macro.

Questo richiede una conoscenza avanzata di Excel, che non tutti i membri del team possono avere.

  • Chiarezza visiva: mantenere la chiarezza visiva in un diagramma di Gantt può essere difficile in Excel.

Senza strumenti dedicati, distinguere tra diverse fasi del progetto, priorità delle attività, o stati di avanzamento richiede sforzi significativi per la personalizzazione visiva, che possono non essere intuitivi o facilmente interpretabili da tutti i membri del team.

  • Interpretazione dei dati: per i team che includono membri con diversi livelli di abilità in Excel, l’interpretazione dei diagrammi di Gantt può diventare una barriera. Senza una presentazione chiara e accessibile delle informazioni, la comunicazione e la comprensione dello stato del progetto possono essere compromesse.

Supera i limiti di Excel con Twproject

L’utilizzo di Excel per la creazione di diagrammi di Gantt ha dimostrato nel tempo di avere dei limiti significativi, soprattutto per quanto riguarda la gestione di progetti complessi e la necessità di una collaborazione efficace tra i membri del team.

Twproject è il software di project management che comprende una serie di funzionalità avanzate e integrative.

Il software crea un diagramma di Gantt dinamico e interattivo, che non solo permette una pianificazione dettagliata delle attività ma anche una gestione in tempo reale delle risorse, delle dipendenze tra le attività e delle milestone.

gantt chart twproject

Inoltre, Twproject consente di visualizzare contemporaneamente il Gantt e le ToDo list, facilitando la gestione dei compiti e la loro allocazione durante i meeting di progetto. Questa integrazione offre una panoramica completa del progetto, migliorando la comunicazione tra i membri del team e consentendo una gestione più efficace del carico di lavoro.

Nell’ultima release di Twproject, abbiamo introdotto le tipologie di dipendenze elastiche nel diagramma di Gantt, per consentire una maggiore flessibilità nella pianificazione delle attività.

Queste dipendenze elastiche consentono di gestire le sovrapposizioni e i tempi morti tra le fasi del progetto in modo più realistico, aderendo meglio alla natura dinamica dei progetti moderni.

La possibilità di modificare le dipendenze in modo intuitivo e la gestione dell’elasticità delle fasi del progetto rappresentano un netto miglioramento rispetto alla rigidità dei diagrammi realizzati con Excel.

Inoltre, Twproject si distingue per la sua capacità di offrire una visione d’insieme del progetto che include non solo le attività pianificate ma anche l’avanzamento reale, grazie all’aggiornamento automatico dei dati all’interno del Gantt.

Questo aspetto è fondamentale per mantenere tutti i membri del team aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto e per prendere decisioni tempestive basate su informazioni accurate.

Twproject rappresenta la soluzione ideale per i project manager, offrendo un approccio più integrato e dinamico alla gestione dei progetti.

Con le sue funzionalità avanzate e la sua interfaccia intuitiva, si posiziona come uno strumento indispensabile per il successo del project management.

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Come implementare il Balanced Scorecard in azienda

Nel mondo del project management, il Balanced Scorecard (BSC) si è affermato come uno strumento essenziale per i project manager.

Questo metodo offre una visione completa della performance aziendale, collegando obiettivi strategici con attività operative.

Vediamo di cosa si tratta e come implementarlo in modo efficace.

Le origini del Balanced Scorecard

Il concetto di Balanced Scorecard (BSC) è stato introdotto per la prima volta nel 1992 da Robert S. Kaplan e David P. Norton.

Questi due pensatori rivoluzionari hanno cambiato il panorama della gestione strategica e del controllo delle performance aziendali. Il loro approccio innovativo è nato dalla constatazione che i metodi tradizionali di valutazione delle performance aziendali, basati principalmente su indicatori finanziari, erano insufficienti per una gestione strategica completa e efficace.

Kaplan e Norton hanno proposto il BSC come un framework che equilibra gli indicatori finanziari con altri tipi di misure legate a fattori critici di successo.

L’idea era quella di fornire ai manager uno strumento più bilanciato e completo per monitorare e guidare la performance aziendale. Il Balanced scorecard non solo considera i risultati finanziari, ma integra anche misure legate alla soddisfazione del cliente, all’efficienza dei processi interni e alla capacità di innovazione e crescita dell’organizzazione.

Da allora, il BSC è stato adottato e adattato da innumerevoli organizzazioni in tutto il mondo, diventando uno degli strumenti di gestione strategica più influenti e diffusi.

Nel corso degli anni, Kaplan e Norton hanno continuato a sviluppare e affinare il concetto di BSC. Hanno introdotto l’idea delle “mappe strategiche”, che aiutano le organizzazioni a visualizzare le relazioni di causa-effetto tra diversi obiettivi strategici. Questo ha ulteriormente rafforzato il BSC come uno strumento non solo per la misurazione delle performance, ma anche per la pianificazione e l’esecuzione strategica.

La sua applicazione oggi va oltre la semplice misurazione delle performance, influenzando la cultura aziendale, la comunicazione interna, e la presa di decisioni strategiche.

In questo contesto, strumenti come Twproject possono giocare un ruolo cruciale nell’implementazione e nel monitoraggio del BSC, fornendo una piattaforma integrata per allineare gli obiettivi strategici con le attività quotidiane.

Le quattro prospettive del balanced scorecard

Il Balanced Scorecard si distingue per il suo approccio olistico alla misurazione delle performance aziendali, strutturato attorno a quattro prospettive fondamentali.

Queste prospettive aiutano le organizzazioni a bilanciare gli obiettivi a breve termine con quelli a lungo termine, considerando vari aspetti critici per il successo.

Ecco una dettagliata analisi di ciascuna prospettiva:

  • Prospettiva finanziaria: questa prospettiva si concentra sugli aspetti economici e sulla salute finanziaria dell’organizzazione. Gli indicatori chiave in questa categoria includono il ritorno sugli investimenti (ROI), il flusso di cassa, la crescita dei ricavi, e la redditività.

L’obiettivo è garantire che le decisioni aziendali e le iniziative di progetto contribuiscano positivamente alla performance finanziaria. In questo contesto, il BSC aiuta i manager a comprendere come le strategie operative influenzino i risultati finanziari.

  • Soddisfazione del cliente: questa valuta il grado di soddisfazione e fedeltà dei clienti, considerando l’azienda dal punto di vista del cliente. Indicatori come la soddisfazione del cliente, la quota di mercato, il numero di reclami dei clienti e il Net Promoter Score (NPS) sono comunemente utilizzati. L’obiettivo è migliorare la qualità del servizio, la relazione con il cliente e, in definitiva, la fedeltà del cliente. Questa prospettiva sottolinea l’importanza di ascoltare e rispondere alle esigenze dei clienti per il successo a lungo termine.

  • Prospettiva dei processi interni: questa prospettiva si focalizza sull’efficienza e l’efficacia dei processi interni dell’organizzazione. Si tratta di valutare come i processi interni possano essere ottimizzati per migliorare la performance complessiva.

Indicatori come il tempo di ciclo, la qualità del prodotto/servizio e l’efficienza operativa sono essenziali. L’obiettivo è identificare e migliorare i processi critici che influenzano direttamente la soddisfazione del cliente e i risultati finanziari.

  • Apprendimento e crescita: conosciuta anche come la prospettiva dell’innovazione e della crescita, questa dimensione si concentra sullo sviluppo delle risorse umane, dei sistemi informativi e dell’organizzazione in generale.

Indicatori come la soddisfazione e la formazione dei dipendenti, il tasso di innovazione e l’efficacia dei sistemi informativi sono centrali. L’obiettivo è creare un ambiente che favorisca l’apprendimento continuo e l’innovazione, garantendo così la sostenibilità e la crescita a lungo termine dell’organizzazione.

Incorporando queste quattro prospettive in un framework coerente, il Balanced Scorecard permette ai manager di ottenere una visione completa e bilanciata della performance aziendale.

Questo approccio assicura che le decisioni strategiche siano prese considerando una varietà di fattori critici, piuttosto che basarsi esclusivamente su misure finanziarie a breve termine.

Implementazione efficace del Balanced Scorecard

L’implementazione del Balanced Scorecard (BSC) in un’organizzazione è un processo che richiede impegno e pianificazione strategica.

 Ecco una guida passo-passo per una implementazione efficace:

  • Definizione degli obiettivi strategici: il primo passo nell’implementazione del BSC è stabilire gli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Questi obiettivi dovrebbero riflettere la missione e la visione aziendale e dovrebbero essere chiari, misurabili e raggiungibili. È importante che questi obiettivi siano allineati con le quattro prospettive del BSC per garantire un approccio bilanciato.

  • Selezione degli Indicatori di Performance (KPI): una volta definiti gli obiettivi, il passo successivo è scegliere gli indicatori chiave di performance (KPI) per ciascuna prospettiva del BSC. Questi KPI dovrebbero essere direttamente collegati agli obiettivi strategici e dovrebbero fornire una misura chiara del progresso verso il raggiungimento di tali obiettivi. È cruciale selezionare KPI che siano rilevanti, affidabili e facilmente misurabili.
  • Coinvolgimento e comunicazione con il team: l’implementazione del BSC non può avere successo senza il pieno supporto e coinvolgimento del team. È essenziale comunicare chiaramente gli obiettivi, i KPI e il valore del BSC a tutti i livelli dell’organizzazione. La formazione e l’istruzione del personale su come utilizzare il BSC nella loro routine quotidiana sono fondamentali per garantire l’adozione e l’efficacia del sistema.
  • Integrazione con i processi aziendali: Il BSC dovrebbe essere integrato nei processi aziendali esistenti. Ciò significa collegare gli obiettivi del BSC con i piani operativi, i budget e i sistemi di reporting. Questo allineamento assicura che il BSC non sia percepito come un’iniziativa isolata, ma come parte integrante della gestione aziendale.
  • Monitoraggio e revisione regolare: una volta implementato, il BSC richiede un monitoraggio e una revisione regolari. Questo include l’analisi periodica dei KPI, la valutazione dei progressi verso gli obiettivi strategici e l’aggiustamento delle strategie se necessario. È importante stabilire un processo di revisione regolare per assicurare che il BSC rimanga rilevante e allineato con le esigenze in evoluzione dell’organizzazione.
  • Utilizzo di strumenti di project management: strumenti come Twproject possono giocare un ruolo cruciale nell’implementazione del BSC. Offre, infatti, funzionalità che permettono di tracciare facilmente i progressi verso gli obiettivi, monitorare i KPI e generare report dettagliati. L’utilizzo di tali strumenti può semplificare significativamente il processo di monitoraggio e revisione, rendendo l’implementazione del BSC più gestibile e meno onerosa.

Balanced Scorecard: un cambiamento strategico nell’azienda

L’adozione del Balanced Scorecard rappresenta molto più di una semplice implementazione di un nuovo strumento di gestione; è un cambiamento strategico che può trasformare l’intera cultura aziendale.

Questo cambiamento inizia con la riconsiderazione di come l’organizzazione misura e interpreta il successo, spostando il focus da misure finanziarie a breve termine a una visione più olistica e a lungo termine.

E’ un approccio che aiuta a identificare e colmare le lacune tra la strategia aziendale e le operazioni quotidiane, garantendo che ogni aspetto dell’organizzazione sia allineato con gli obiettivi a lungo termine.

L’introduzione del BSC spesso porta a una maggiore consapevolezza tra i dipendenti riguardo agli obiettivi strategici dell’azienda. Questo può aumentare l’engagement e la motivazione, poiché i dipendenti comprendono meglio come il loro lavoro contribuisca al successo complessivo dell’organizzazione.

Inoltre, favorisce una maggiore collaborazione tra diversi reparti, poiché incoraggia una visione condivisa degli obiettivi aziendali.

Un altro aspetto importante del cambiamento strategico indotto dal BSC è la promozione dell’innovazione e dell’apprendimento continuo.

Con la sua enfasi sulla prospettiva di apprendimento e crescita, il BSC incoraggia le aziende a investire nello sviluppo delle competenze dei loro dipendenti e nella ricerca di nuove opportunità di innovazione. Questo non solo migliora le capacità e la produttività dei dipendenti, ma contribuisce anche alla sostenibilità a lungo termine dell’azienda.

Tuttavia, questo cambiamento strategico non è esente da sfide. Richiede una comunicazione efficace da parte della leadership e un impegno a supportare il personale durante la transizione.

Le aziende devono essere pronte ad affrontare resistenze interne e a gestire le aspettative durante il processo di implementazione del BSC.

La chiave per superare queste sfide è mantenere una comunicazione aperta, offrire formazione adeguata e dimostrare con azioni concrete come il BSC possa portare benefici tangibili.

Perché utilizzare Twproject per l’implementazione del Balanced Scorecard?

Twproject è un software di gestione dei progetti che può aiutarti a implementare il Balanced Scorecard nella tua azienda. Può essere utilizzato per:

  • Definire la tua visione e strategia: può aiutarti a catturare e documentare la visione, la missione e la strategia della tua azienda. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per creare un Balanced Scorecard allineato ai tuoi obiettivi globali.
  • Identificare i fattori critici di successo: puoi utilizzare Twproject per identificare i fattori più importanti per il successo della tua azienda. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per definire obiettivi e misure per ciascun fattori critici di successo.
  • Tracciare i progressi: il software può essere utilizzato per tracciare i progressi verso i tuoi obiettivi e misure del Balanced Scorecard. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per prendere decisioni basate sui dati sulla tua strategia aziendale.
  • Comunicare i risultati: Twproject può aiutare a comunicare i risultati del tuo Balanced Scorecard agli stakeholder della tua azienda. Queste informazioni possono aiutare ad allineare tutti ad una visione e strategia comuni.

L’implementazione del Balanced Scorecard richiede una pianificazione strategica, un impegno organizzativo e l’utilizzo di strumenti adeguati.

Seguendo questi passaggi, le organizzazioni possono assicurarsi di adottare il BSC in modo efficace, trasformandolo in uno strumento potente per il raggiungimento degli obiettivi strategici e il miglioramento continuo delle performance aziendali.

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I migliori software di gestione del carico di lavoro del 2024

Sei alla ricerca del modo migliore per la gestione del carico di lavoro all’interno del tuo team? Siamo qui per guidarti nella scelta.

La gestione del carico di lavoro è un’attività cruciale per ogni responsabile di progetto.

Infatti, forse ancor più della gestione dei progetti in sé, è importante tener conto di come vengono assegnati i compiti, a chi li si assegna e perché.

Tutto questo, se fatto empiricamente, può generare il caos. Gli squilibri sono inevitabili se non si pianifica con attenzione il carico affidato a ogni risorsa.

Abbiamo già visto come calcolare il carico degli operatori e quali sono i benefici nel farlo.

Oggi proveremo a rispondere a questa domanda: a chi mi affido per farlo al meglio?

Ma prima concentriamoci un attimo sulle motivazioni che ci spingono alla gestione oculata di questo aspetto.

Gestione del carico: tre fattori cruciali

Il primo aspetto può sembrare ovvio, e invece spesso viene tralasciato quando si programmano le assegnazioni di un progetto.

Si tende in certi casi a trascurare la visione d’insieme e dunque può capitare di distribuire i compiti a risorse già cariche.

Ciò avviene perché il carico viene preso in considerazione solo in un secondo momento, e invece dovrebbe essere il primo aspetto da considerare per valutare la fattibilità del progetto stesso.

Quando si compie questo errore, sarà poi inevitabile incorrere in ritardi e slittamenti di fasi e scadenze, portandoci a una pianificazione disordinata.

In secondo luogo, altro obiettivo fondamentale nella gestione del carico di lavoro è la ricerca di equilibrio.

Esistono numerosi studi che sostengono che un carico eccessivo non solo non migliori la produttività, ma al contrario la blocchi.

Dunque, una gestione efficiente del carico oltre a ridurre i costi e aumentare la produttività, accresce la soddisfazione sul lavoro e previene il burnout.

La sfida per il capo progetto è quella di assegnare il giusto carico agli membri del team: questo non deve essere eccessivo ma allo stesso tempo deve essere ben equilibrato tra tutte le persone coinvolte.

Ne deriverà un maggior senso di equità e di conseguenza impegno e coinvolgimento da parte di tutta la squadra.

È bene perciò che l’attività di distribuzione delle assegnazioni e gestione dei carichi sia trasparente.

Questa trasparenza nell’assegnazione dei compiti è possibile solo utilizzando un sistema condiviso.

Una buona piattaforma servirà dunque non solo al project manager per calcolare le assegnazioni e i carichi, ma anche ai destinatari delle assegnazioni, per sapere di non essere in sovraccarico e di poter condividere il lavoro con le altre risorse coinvolte.

Quali caratteristiche deve avere un software di gestione del carico di lavoro

Non è facile assegnare le mansioni agli operatori, tenendo conto delle priorità, delegando i compiti alla persona più adatta e verificando la sua disponibilità.

Fare a mano questa operazione è praticamente impossibile ed estremamente dispendiosa in termini di tempo, a meno che non ci si rivolga a un buon software.

Completezza e capillarità

Uno dei punti cruciali è quello di trovare un software per gestire questo processo in maniera automatica. Il software dovrà essere necessariamente collegato alla gestione dei progetti e dei task, per non dover inserire i dati più volte.

Dunque l’integrazione con altre funzioni è un aspetto fondamentale da ricercare in uno strumento di gestione.

La gestione del workload non può essere mai slegata dal contesto. Per questo non esistono software che sono solo addetti a questa funzione.

Ma è importante anche che il nostro software ci permetta di inserire i dati in maniera intelligente e semplificata, senza dover ripetere le stesse informazioni all’interno delle varie sezioni.

Distinzione tra attività

Un altro suggerimento che ti diamo è di cercare un software che distingua le diverse tipologie di attività.

A livello pratico, infatti, sappiamo che non tutte le ore di lavoro sono spese allo stesso modo.

Ci sono le attività routinarie, ossia la “normale amministrazione”: le riunioni, lo smistamento della posta, il supporto ai colleghi eccetera. A seconda delle mansioni, questa tipologia di attività avrà un impatto minore o maggiore sul carico quotidiano, ma in ogni caso una percentuale del nostro tempo è spesa mediamente così.

Ci sono poi i progetti con una data di inizio e fine, con un carico di lavoro pianificato da svolgere entro quelle date.

Infine ci sono le attività non pianificate entro un determinato periodo, ma stabilite ad esempio da un contratto di assistenza che prevede un tot di ore di supporto annuali. Queste ore costituiscono le cosiddette attività “spot”.

Queste tre tipologie di attività non si comportano allo stesso modo quando calcoliamo il carico di lavoro.

Infatti, le ore di attività routinaria non si accumulano ai giorni successivi in caso di assenza o in caso di impegno su altri fronti.

Al contrario, le ore di attività di progetto, se non svolte per un qualsivoglia motivo, vengono ridistribuite nei giorni successivi fino alla data di fine del progetto.

E infine, le attività spot non sono normalmente incluse nel carico quotidiano, ma vengono inserite solo quando un intervento ad hoc viene pianificato per un determinato giorno.

Avere uno strumento che distingue tra queste tre tipologie di attività renderà la gestione del carico di lavoro molto più realistica e utile ai fini di una pianificazione coerente.

Ed eccoci giunti al dunque.

Quali sono i software che ci garantiscono le migliori prestazioni in termini di gestione del carico? Scopriamolo insieme.

1. Twproject

Workload su Twproject

Twproject è un software completo per la gestione dei progetti. Offre una gestione del carico di lavoro raffinata e precisa, che ci facilita molto il lavoro grazie alle sue automazioni.

Questo software basa il suo calcolo su due informazioni: la durata del progetto e la stima del lavoro stimato per una risorsa.

Il suo algoritmo ottimizza i tempi e quando due progetti si sovrappongono all’interno delle stesse giornate, Twproject ridistribuisce in maniera intelligente il carico sui giorni successivi, senza modificare così la durata dei progetti.

In caso di superamento del limite, Twproject segnala il sovraccarico, invitando dunque il project manager a rivedere le tempistiche o le assegnazioni (ossia i due dati di base forniti all’inizio).

Il workload interagisce con i to-do inseriti e con il calendario. Le informazioni inserite in questi campi vengono riportate automaticamente sulla pagina del carico di lavoro, permettendoci di risparmiare molto tempo negli inserimenti.

Inoltre, via via che le risorse inseriscono le ore svolte, il carico di Twproject, grazie alla sua dinamicità, ridistribuisce automaticamente le ore rimanenti.

Caratteristiche principali:

  • distinzione tra attività di progetto, routinarie e spot
  • ridistribuzione dinamica del carico
  • possibilità di personalizzare in qualsiasi modo l’orario di lavoro delle risorse
  • integrazione con il calendario, con il Gantt, con le assegnazioni e i to-do
  • notifiche efficaci in caso di sovraccarico
  • agile risoluzione dei conflitti (anche con un solo click)

Prezzo: a partire da 7,89 € utente/mese.

Pro: Il carico di lavoro in Twproject è frutto di una lunga esperienza sul campo, che ha portato a sviluppare uno strumento eccellente e che riesce a tenere conto di ogni esigenza. Il suo funzionamento è intuitivo e aiuta a svolgere una pianificazione realistica e accurata.

Contro: A nostro avviso nessun difetto riscontrato.

Grazie alle sue automazioni e alla sua dinamicità, Twproject non lascia spazio all’improvvisazione, prevenendo il sovraccarico e aiutandoti a bilanciare il lavoro del tuo team.

2. Toggl

Toggl

Toogl è un altro strumento di gestione del carico di lavoro con buone funzionalità e alcune automazioni.

Il suo obiettivo è quello di aiutare a bilanciare la capacità di lavoro del team e di adattare di conseguenza il carico dei progetti.

In particolare, questo strumento mostra una certa attenzione all’aspetto visivo, ma può risultare un po’ ostico per chi è alle prime armi.

Ha uno specifico focus sul benessere del personale di lavoro e un sistema di segnalazioni che ha come scopo la prevenzione del burnout.

Una delle sue tipologie di alert, ad esempio, suggerisce quando è il caso di assumere nuovo personale all’interno dell’azienda.

Caratteristiche principali:

  • Panoramica della disponibilità accessibile su tutte le timeline del team
  • Riprogrammazione delle attività e riallocazione delle risorse attraverso il drag and drop
  • Importazione di dati dal calendario di Google
  • Segnalazione dei conflitti
  • Visualizzazione personalizzata a seconda del ruolo della risorsa
  • Pianificazione di ore totali possibile solo a livello di task e non di progetto

Prezzo: a partire da 9 $ utente/mese.

Pro: Toggl ha una buona interfaccia e il suo metodo di analisi sul workload è ben programmato. È un software che offre una buona visione d’insieme grazie alla sua dashboard.

Contro: Nonostante una buona interfaccia utente, Toggl non offre un altrettanto buona esperienza di navigazione. È un po’ carente in quanto a strumenti di pianificazione futura.

Uno strumento di livello per chi ha come primo obiettivo l’evitamento del sovraccarico, ma che richiede una certa dose di esperienza nel settore.

3. Hive

Hive

In Hive la funzione di gestione del carico, o “Resourcing” come viene qui chiamata, è disponibile solo per la licenza di tipo Enterprise.

La sua peculiarità è quella di partire dalle assegnazioni per stabilire di conseguenza le tempistiche dei progetti.

Dunque Hive si connota per una alta attenzione alla gestione delle risorse interne ed è adatto a chi utilizza questa specifica procedura.

Le sue funzionalità di resourcing sono utili anche nella gestione dei progetti, e per allocare tempo e budget in modo appropriato.

L’obiettivo finale è proprio che tutti i collaboratori lavorino al massimo delle loro capacità.

Caratteristiche principali:

  • dashboard per il resourcing da cui il manager può prelevare le disponibilità per le assegnazioni
  • inserimento automatico del carico dopo aver indicato assegnatario, data e tempo stimato
  • utilizzo di workspaces per la creazione dei team
  • uso dei filtri
  • segnalazione degli sforamenti tramite colorazione differente
  • possibilità di visualizzare il carico in ore o in percentuale
  • personalizzazione nella visualizzazione della assegnazioni tra i membri del team

Prezzo: a partire da 12 $ utente/mese.

Pro: Hive ha un’interfaccia invitante e allo stesso tempo offre un buon livello di personalizzazioni. Le sue automazioni sono efficaci e il sistema di approvazione e revisione è molto dettagliato.

Contro: Pur essendo uno strumento collaborativo, Hive ha scarse misure di sicurezza per la divulgazione di dati. Inoltre, a livello di assegnazione dei task, questo strumento non prevede la condivisione di documenti.

Buono strumento per chi sceglie, come metodologia di calcolo, di partire dalla disponibilità delle risorse per stabilire le tempistiche di progetto.

4. Zoho

Zoho

Zoho punta a una distribuzione equa del lavoro in modo da rafforzare la collaborazione all’interno del team.

Nello specifico, questo software non è uno strumento unico, ma è una sorta di mosaico composto da vaie applicazioni che si possono integrare o meno.

Dunque, non necessariamente si hanno tutte le funzioni e questo può limitare un po’ il lavoro ed essere talvolta dispersivo.

Caratteristiche principali:

  • Molteplici modi di visualizzazione del carico
  • “Heatmap” per visualizzare il tempo libero di ogni risorsa
  • Grafici di utilizzo delle risorse
  • Possibilità di automazione dei task

Prezzo: a partire da 5 $ utente/mese.

Pro: La principale caratteristica di Zoho è la possibilità di personalizzazione, sia in quanto a strumenti utilizzati, sia in quanto a visualizzazione dei dati. Tutto sommato, è uno strumento facile da usare e con un buon livello di intuitività.

Contro: La necessità di integrare più app della famiglia di Zoho per avere un management completo può scoraggiare alcuni utenti. Ciò fa sì inoltre che tutta l’infrastruttura di Zoho sia poco compatibile con altre applicazioni.

Un tool composito per chi vuole una gestione del workload da personalizzare a piacimento a seconda delle esigenze specifich

5. nTask

nTask

Come dice il nome stesso, questo software si focalizza sulla gestione dei task quotidiani, e ha dunque molte funzionalità ad essi legate, come l’automazione dei task, i report ad essi legati eccetera.

Anche la gestione del carico di lavoro parte quindi dai task inseriti piuttosto che da una pianificazione generale delle tempistiche di progetto.

Questo aspetto rende nTask maggiormente adatto a piccoli team o lavoratori autonomi.

I task possono essere distribuiti tra le risorse con una sorta di kanban board che mostra il carico di lavoro.

Caratteristiche principali:

  • Vista di carico in stile Kanban
  • Task liberi assegnabili tramite drag e drop
  • Rischedulazione secondo vari parametri (cambio date o cambio di impegno della risorsa)
  • Filtri per personalizzazione della vista o dell’ordinamento
  • Carico settabile in percentuale o FTE (Full-Time Equivalents)

Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: nTask ha buone funzioni di sicurezza e anche di condivisione delle informazioni. In caso di sforamento permette di scegliere come risolvere il conflitto, in quanto ha varie possibilità di aggiustamento.

Contro: essendo pensato per piccoli team o liberi professionisti, non è molto agevole da usare quando ci sono più progetti in corso. È inoltre carente in quanto a reportistica avanzata.

Strumento agile e con alcune intuizioni utili, più adatto a freelance o a piccoli team che a grandi aziende.

Conclusioni

Per concludere, abbiamo visto che la gestione del carico di lavoro è il processo che identifica, monitora e gestisce il lavoro di un team. All’interno di questa cornice, ci sono diverse maniere di svolgere il processo e i vari strumenti sul mercato rappresentano queste scelte metodologiche.

È dunque a partire dalla scelta dello strumento che il project manager può far brillare le proprie capacità: bisognerà trovare il giusto percorso, che tenga conto delle dimensioni del team, del settore, dei casi d’uso e dello stile del progetto.

Speriamo che questa breve guida ti aiuterà nella scelta del migliore software per la gestione del carico di lavoro per la tua azienda.

Se ti va, condividi la tua opinione con noi e inizia subito a pianificare il tuo carico: con Twproject puoi farlo gratuitamente per i primi 15 giorni.

Come creare un backlog di progetto efficace

Il backlog di progetto rappresenta il cuore della pianificazione e dell’esecuzione in un ambiente di project management agile.

È più di una semplice lista di compiti: è una mappa strategica che guida il team attraverso le complessità e le sfide di un progetto.

In questo articolo, esploreremo come creare un backlog efficace, elemento cruciale per il successo di qualsiasi progetto agile.

Cos’è un backlog di progetto?

Un backlog di progetto è un elenco ordinato di tutto ciò che è necessario per completare il progetto. Questo include funzionalità, funzioni, requisiti tecnici, miglioramenti e correzioni da apportare.

In un contesto agile, il backlog è dinamico e soggetto a cambiamenti, riflettendo l’evoluzione delle esigenze del progetto e degli stakeholder.

Un backlog ben strutturato è fondamentale per la chiarezza e l’efficienza. Esso permette ai team di capire rapidamente le priorità e di organizzare il lavoro in modo più produttivo.

Un backlog chiaro e dettagliato aiuta a prevenire incomprensioni e assicura che tutti i membri del team siano allineati sugli obiettivi del progetto.

Elementi essenziali di un backlog di progetto ben definito

Definizione dei ruoli nel team

Nel contesto di un progetto agile, la chiarezza dei ruoli è fondamentale per il successo. I membri del team sono il motore che trasforma le idee in realtà.

In un ambiente agile, essi lavorano in modo collaborativo, spesso in team cross-funzionali, per completare gli elementi del backlog. In particolare, i membri del team, in particolare, il Scrum Master e il Product Owner hanno responsabilità distinte ma complementari, che influenzano direttamente l’efficacia del backlog di progetto.

Il Scrum Master reagisce come un facilitatore e un coach per il team. Il suo ruolo è quello di assicurare che il team aderisca ai principi della metodologia agile e utilizzi le pratiche più efficaci.

Questo include aiutare il team a rimuovere eventuali ostacoli che potrebbero impedire il progresso e garantire che le riunioni di pianificazione dello sprint siano produttive.

Il Product Owner è il custode del backlog di progetto. Questa figura ha la responsabilità di definire la visione del prodotto e di assicurare che il backlog rifletta questa visione.

Il Product Owner priorizza gli elementi del backlog, assicurandosi che le attività più critiche siano affrontate per prime. Inoltre, lavora a stretto contatto con i membri del team per chiarire i requisiti e per assicurare che le user story siano ben definite e comprensibili.

Gli elementi chiave di un backlog di progetto

Un backlog ben definito è più di una semplice lista di compiti; è una roadmap dettagliata che guida il team attraverso il progetto.

Per essere efficace, deve essere chiaro, organizzato e strategicamente strutturato.

Ecco gli elementi chiave che lo rendono uno strumento indispensabile nella gestione agile del progetto.

  • Chiarezza e specificità: ogni elemento del backlog deve essere descritto con chiarezza e precisione. Questo significa che ogni compito, user story o requisito deve avere obiettivi ben definiti e criteri di accettazione specifici. Una descrizione vaga o generica può portare a interpretazioni errate, causando ritardi e inefficienze. La chiarezza aiuta il team a comprendere esattamente cosa deve essere fatto e quali sono le aspettative.
  • Prioritizzazione strategica: la prioritizzazione è fondamentale in un backlog di progetto. Gli elementi devono essere ordinati in base alla loro importanza e urgenza. Questo aiuta il team a concentrarsi sulle attività più critiche, garantendo che le risorse siano allocate in modo efficiente. La capacità di distinguere tra ciò che è essenziale e ciò che può attendere è cruciale per il successo del progetto.
  • Flessibilità e adattabilità: in un ambiente agile, il backlog deve essere flessibile. Deve poter adattarsi rapidamente ai cambiamenti, che possono derivare da feedback degli utenti, nuove scoperte durante lo sviluppo o cambiamenti nelle priorità aziendali. Un backlog rigido può ostacolare il progresso; pertanto, deve essere regolarmente rivisto e aggiornato per riflettere la realtà corrente del progetto.
  • Collaborazione e coinvolgimento del team: un backlog efficace è il risultato di un processo collaborativo. Coinvolgere il team nella creazione e revisione del backlog non solo aumenta la precisione e la rilevanza degli elementi, ma migliora anche l’impegno e la responsabilità del team. Ogni membro dovrebbe avere la possibilità di contribuire con il proprio insight e competenza.
  • Visibilità e accessibilità: il backlog deve essere facilmente accessibile a tutti i membri del team. Una visibilità chiara degli elementi del backlog assicura che tutti siano allineati e consapevoli delle priorità correnti.

La metodologia Agile e il backlog di progetto

La metodologia agile è un approccio rivoluzionario nella gestione dei progetti, che enfatizza la flessibilità, la collaborazione e la risposta rapida ai cambiamenti.

In questo contesto, il backlog di progetto assume un ruolo cruciale, fungendo da colonna vertebrale per l’intero processo di sviluppo. Vediamo come il backlog si integra e supporta la metodologia agile.

Nella metodologia agile, i progetti sono sviluppati in modo iterativo e incrementale. Questo significa che il lavoro è suddiviso in piccole parti gestibili, spesso chiamate “sprint“.

Il backlog di progetto supporta questo approccio fornendo un elenco ordinato di compiti e requisiti che possono essere affrontati in ciascuno sprint. Questa suddivisione permette al team di concentrarsi su piccoli obiettivi a breve termine, facilitando una consegna più rapida e flessibile.

Uno dei principi fondamentali dell’agile è la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti.

Il backlog di progetto è infatti dinamico; non è un piano fisso, ma un elenco vivente che si evolve con il progetto. Questo significa che può essere aggiustato e riprioritizzato in base ai feedback degli stakeholder, ai cambiamenti del mercato o alle nuove scoperte fatte dal team durante lo sviluppo.

Un backlog agile permette al team di rimanere agile e reattivo, garantendo che il prodotto finale sia il più rilevante e di alta qualità possibile.

La metodologia agile pone grande enfasi sulla collaborazione tra i membri del team e gli stakeholder. Il backlog di progetto diventa un punto di riferimento per questa collaborazione.

Gli stakeholder, inclusi i clienti e gli utenti finali, possono contribuire al backlog fornendo feedback e suggerimenti. Questo assicura che il prodotto finale sia allineato con le loro esigenze e aspettative.

Allo stesso tempo, il team ha la possibilità di discutere e valutare gli elementi del backlog, garantendo che siano realistici e fattibili.

La prioritizzazione degli elementi del backlog è spesso basata sul valore che ogni compito apporta al cliente o all’utente finale. Questo approccio orientato al valore assicura che le risorse siano concentrate sugli aspetti più critici del progetto, massimizzando il ritorno sugli investimenti e l’impatto del prodotto finale.

User Story: il cuore del backlog

Le user story sono un aspetto fondamentale del backlog di progetto, specialmente in un contesto agile. Queste brevi descrizioni focalizzate sull’utente rappresentano non solo ciò che deve essere fatto, ma anche il valore che ogni compito porta agli utenti finali.

Una user story è tipicamente formulata con una struttura semplice, ma potente: “Come [utente], voglio [obiettivo] così che [beneficio]”.

Questo formato aiuta a concentrarsi sulle esigenze e desideri degli utenti, piuttosto che su specifiche tecniche dettagliate. Ogni user story dovrebbe essere sufficientemente chiaro per fornire una comprensione diretta di ciò che l’utente necessita e perché è importante.

Il fulcro delle user story è il valore che esse apportano all’utente. Questo approccio orientato all’utente assicura che il team di sviluppo rimanga concentrato sul creare funzionalità che migliorano effettivamente l’esperienza dell’utente finale.

Invece di perdersi in dettagli tecnici, il team può continuare a chiedersi: “Stiamo soddisfacendo le esigenze dell’utente con questa funzionalità?

Le user story incoraggiano la collaborazione e la discussione all’interno del team e con gli stakeholder.

Sono strumenti eccellenti per facilitare la comprensione reciproca e per garantire che tutti siano sulla stessa pagina. Inoltre, aiutano a spezzare il lavoro in parti più piccole e gestibili, rendendo più semplice per il team stimare lo sforzo e pianificare lo sviluppo.

Ogni user story dovrebbe includere criteri di accettazione chiari, che definiscono le condizioni specifiche che devono essere soddisfatte affinché la storia sia considerata completa. Questi criteri aiutano a garantire che il lavoro svolto soddisfi le aspettative e forniscono una linea guida chiara per il testing e la verifica della qualità.

Le user story nel backlog devono essere prioritizzate in base al loro valore e urgenza. Questo processo di prioritizzazione aiuta il team a concentrarsi sulle funzionalità più importanti per gli utenti, garantendo che le risorse siano allocate in modo efficiente e che il progetto progredisca in modo significativo.

Pianificazione dello sprint e gestione del backlog

La pianificazione dello sprint e la gestione efficace del backlog sono componenti cruciali nella metodologia agile, in particolare in framework come Scrum. Queste fasi permettono ai team di organizzare il lavoro in modo efficiente e di assicurare che gli obiettivi del progetto siano raggiunti in modo sistematico.

Esaminiamo più da vicino questi aspetti.

La riunione di pianificazione dello sprint

La riunione di pianificazione dello sprint è un momento chiave in cui il team, insieme al Product Owner e al Scrum Master, decide quali elementi del backlog saranno affrontati nel prossimo sprint.

Durante questa riunione, il team valuta la complessità e il tempo necessario per ciascun elemento del backlog, stabilendo un piano realistico per il lavoro che può essere completato durante lo sprint. Questo processo richiede una comprensione chiara delle capacità del team e delle priorità del progetto.

Selezione degli elementi del backlog

La selezione degli elementi del backlog da includere in uno sprint è un processo strategico.

Il team, guidato dal Product Owner, deve considerare vari fattori, come l’urgenza delle user story, la loro importanza per il progetto complessivo e la loro fattibilità nel contesto del tempo e delle risorse disponibili. Gli elementi selezionati diventano parte dello Sprint Backlog, che è un sottoinsieme del backlog di progetto più ampio.

Gestione del backlog di progetto

Il backlog di progetto, come abbiamo già detto, non è statico; è un documento vivente che deve essere costantemente aggiornato e raffinato.

Durante lo sprint, possono emergere nuove informazioni che richiedono l’aggiunta di nuovi elementi al backlog o la riconsiderazione delle priorità esistenti. ù

Il Product Owner ha la responsabilità di mantenere il backlog aggiornato, assicurando che rifletta sempre le esigenze correnti del progetto e degli stakeholder.

Un aspetto fondamentale della gestione del backlog è l’attivo coinvolgimento del team.

I membri del team dovrebbero avere la possibilità di esprimere opinioni e feedback sugli elementi del backlog, contribuendo alla loro definizione e priorizzazione. Questo approccio collaborativo non solo aumenta l’efficacia del backlog, ma migliora anche il morale e l’impegno del team.

Al termine di ogni sprint, il team dovrebbe rivedere il lavoro completato e prepararsi per il successivo. Questo include l’analisi degli elementi del backlog che non sono stati completati e la loro possibile inclusione nel prossimo sprint.

Questo processo di revisione e pianificazione continua assicura che il team rimanga focalizzato e allineato con gli obiettivi a lungo termine del progetto.

Preparazione per lo sprint successivo

Dopo la conclusione di uno sprint, è fondamentale dedicare tempo alla preparazione del successivo. Questa fase è cruciale per mantenere il momentum e assicurare che il progetto continui a progredire in modo efficiente e mirato.

Vediamo alcuni passaggi chiave per prepararsi efficacemente allo sprint successivo.

1. Revisione dello sprint concluso

Inizia con una revisione approfondita dello sprint appena concluso. Questo include l’analisi di ciò che è stato completato, ciò che non è stato fatto e i motivi di eventuali ritardi o ostacoli.

Questa valutazione aiuta a identificare le aree di miglioramento e le lezioni apprese che possono essere applicate nei futuri sprint.

2. Aggiornamento del Backlog di progetto

Sulla base della revisione, aggiorna il backlog di progetto. Rimuovi o modifica gli elementi che non sono più rilevanti e aggiungi nuove attività o requisiti emersi. Assicurati che il backlog rifletta le priorità correnti e le esigenze del progetto.

3. Pianificazione dello sprint successivo

Con un backlog aggiornato, inizia la pianificazione del prossimo sprint.

Questo processo dovrebbe coinvolgere tutto il team, assicurando che gli obiettivi dello sprint siano chiari, realistici e allineati con le aspettative degli stakeholder. Stabilisci quali elementi del backlog saranno affrontati e definisci gli obiettivi chiari e misurabili per lo sprint successivo.

Assicurati che ogni membro del team comprenda le aspettative e il proprio ruolo nel raggiungimento di questi obiettivi.

4. Promuovere la comunicazione e la collaborazione

Rafforza l’importanza della comunicazione aperta e della collaborazione all’interno del team. Incoraggia la condivisione di idee, preoccupazioni e feedback per migliorare continuamente il processo di lavoro e l’efficacia del team.

Twproject: la soluzione ideale per il tuo backlog di progetto

Nel contesto della gestione agile del progetto, la scelta dello strumento giusto per gestire il backlog è cruciale.

Twproject si afferma come uno strumento essenziale nella gestione agile del backlog, grazie alle sue funzionalità specifiche.

Offre un’interfaccia intuitiva che facilita la gestione del backlog, permettendo agli utenti di aggiungere, modificare e prioritizzare facilmente gli elementi.

La piattaforma promuove la collaborazione e la comunicazione efficace all’interno del team, essenziale per mantenere tutti allineati sulle priorità del backlog. Inoltre, supporta il tracciamento del progresso e fornisce report dettagliati, aiutando i project manager a monitorare lo stato del progetto e l’efficienza del team.

La sua integrazione con le metodologie agile lo rende particolarmente adatto alla gestione del backlog in ambienti dinamici, mentre le sue funzionalità di supporto e sicurezza assicurano la protezione dei dati e un’assistenza affidabile.

Twproject eccelle non solo nella gestione del backlog di progetto, ma anche nel supporto del backlog di prodotto.

Questo permette ai project manager e ai team di avere una visione olistica delle esigenze e delle priorità del prodotto, facilitando la pianificazione strategica a lungo termine e l’adeguamento agile alle esigenze in evoluzione del mercato e degli utenti.

In conclusione, la creazione e la gestione di un backlog di progetto efficace sono essenziali per il successo nella gestione di progetti agili.

Un backlog ben curato e una pianificazione dello sprint attenta permettono ai project manager e ai loro team di navigare con successo attraverso le complessità dei progetti, mantenendo un focus chiaro sugli obiettivi e garantendo che ogni passo sia allineato con la visione complessiva del progetto.

Con la giusta combinazione di strumenti, strategie e collaborazione di team, i project manager possono guidare i loro progetti verso risultati eccezionali.

Pianifica i tuoi progetti con Twproject

Progetti internazionali: gestione e sfide nella logistica

I progetti internazionali hanno assunto un ruolo centrale nel settore della logistica.

Questi progetti, che spaziano dal trasporto di merci su scala globale alla gestione di catene di approvvigionamento complesse, rappresentano una sfida significativa per i project manager.

La loro gestione efficace non è solo una questione di coordinamento logistico; è un equilibrio delicato tra comprensione culturale, competenza tecnica e strategia aziendale.

In questo articolo esploriamo le dinamiche dei progetti internazionali nel settore della logistica, evidenziando le sfide specifiche e le strategie per affrontarle con successo.

Panoramica della gestione dei progetti internazionali

Perché i project manager dovrebbero considerare i progetti internazionali distinti da quelli di portata locale, regionale o nazionale? La risposta è semplice: per la complessità.

I progetti globali comportano un numero maggiore di variabili, inclusi i fattori politici, economici, sociali e tecnologici del macroambiente in cui si svolgono.

Inoltre, i project manager devono affrontare barriere linguistiche e culturali, che richiedono approcci diversi alla gestione stessa. Questa situazione può essere paragonata al tentativo di guidare un’auto bendati: l’ambiente è estraneo e può portare a confusione, problemi di comunicazione, conflitto e stress.

Il successo di un progetto non dipende solo dalla sua conclusione nei tempi e nei budget stabiliti, ma anche dalla capacità di navigare in un ambiente in costante evoluzione, dove variabili come normative internazionali, instabilità politica e differenze culturali possono influenzare ogni aspetto del progetto.

La gestione dei progetti internazionali è un’area che richiede una comprensione profonda e una gestione strategica a causa della sua natura intrinsecamente complessa e sfaccettata. Questo tipo di gestione si distingue per la sua importanza critica in diversi aspetti chiave che vanno ben oltre i confini di un progetto locale o nazionale.

Comprensione del contesto globale

In primo luogo, la gestione dei progetti internazionali richiede una comprensione approfondita del contesto globale in cui operano. Questo include la consapevolezza delle dinamiche politiche, economiche, sociali e tecnologiche che variano notevolmente da una regione all’altra.

Ad esempio, un project manager deve essere consapevole di come le politiche commerciali di un paese possano influenzare la logistica e l’approvvigionamento o come le normative locali possano impattare sulle operazioni di progetto.

Gestione della diversità culturale e linguistica

Un altro aspetto fondamentale è la gestione della diversità culturale e linguistica. I progetti internazionali spesso coinvolgono team multiculturali e multilingue, il che richiede una comunicazione chiara e sensibile alle varie sfumature culturali.

La capacità di navigare e gestire efficacemente queste differenze è cruciale per evitare incomprensioni e per costruire un ambiente di lavoro collaborativo e rispettoso.

Sfide logistiche e operative

Dal punto di vista logistico e operativo, i progetti internazionali presentano sfide uniche.

La gestione di team distribuiti in diversi fusi orari, la pianificazione di spedizioni internazionali, la conformità con le leggi e i regolamenti locali richiedono un livello di pianificazione e coordinamento molto più sofisticato rispetto ai progetti locali.

Gestione dei progetti internazionali: le sfide nel settore logistico

La logistica presenta una serie di sfide uniche che richiedono un’attenzione e una competenza specifiche da parte dei project manager.

Queste sfide, se non gestite correttamente, possono portare a ritardi significativi, costi aggiuntivi e, in alcuni casi, al fallimento del progetto.

Vediamone alcune:

Coordinamento di catene di approvvigionamento complesse

Una delle principali sfide è il coordinamento di catene di approvvigionamento che spesso si estendono su più continenti. Questo richiede una pianificazione meticolosa e la capacità di gestire simultaneamente diversi fornitori, modalità di trasporto e requisiti doganali.

La complessità aumenta quando si devono considerare le variazioni nelle pratiche di lavoro, nei regolamenti e nelle infrastrutture logistiche di diversi paesi.

Ecco come un project manager può affrontare con successo questa sfida:

1. Mappatura

– Inizia con un’analisi dettagliata delle tue catene di approvvigionamento, identificando tutti i punti di contatto, i fornitori chiave e le possibili aree di rischio.

– Comprendi il flusso di materiali e le tempistiche per evitare ritardi o interruzioni impreviste.

2. Collaborazione efficace

– Mantieni una comunicazione costante con tutti i partner nella catena di approvvigionamento. Strumenti come Twproject possono facilitare questa comunicazione.

– Assicurati che tutti i partner condividano gli stessi obiettivi e siano allineati sulla strategia globale del progetto.

3. Monitoraggio in tempo reale

– Utilizza tecnologie di tracciamento in tempo reale per seguire la movimentazione delle merci lungo la catena di approvvigionamento.

Definisci KPI chiari e monitorali costantemente per valutare le prestazioni della catena di approvvigionamento.

4. Pianificazione aggiornata

– Mantieni la tua pianificazione sempre aggiornata in base alle informazioni in tempo reale sulla catena di approvvigionamento. Twproject, ad esempio, consente di apportare modifiche in modo rapido ed efficace.

– Prepara piani di emergenza e procedure operative standard per affrontare situazioni critiche o crisi nella catena di approvvigionamento.

5. Risk Management

Identifica i potenziali rischi lungo la catena di approvvigionamento e sviluppa piani di mitigazione specifici per ciascuno.

– Collabora con esperti locali: quando necessario, coinvolgi esperti locali che comprendono le sfumature delle leggi e delle pratiche commerciali in diverse regioni.

6. Adattabilità e flessibilità

– Sii pronto ad adattarti a cambiamenti improvvisi o a situazioni impreviste. La flessibilità è essenziale nella gestione delle catene di approvvigionamento globali.

– Raccogli costantemente feedback dalla tua catena di approvvigionamento e impara dagli errori precedenti per migliorare le future operazioni.

7. Pianificazione e gestione del tempo

La pianificazione e la gestione del tempo sono particolarmente complesse in un contesto internazionale. I project manager devono coordinare le attività tenendo conto dei diversi fusi orari e delle festività locali, oltre a gestire le aspettative dei clienti e degli stakeholder in termini di tempi di consegna e scadenze del progetto.

Le competenze del project manager nella gestione dei progetti internazionali

Nel contesto dei progetti internazionali, il ruolo del project manager è di vitale importanza.

Come abbiamo visto, questi professionisti non solo devono gestire gli aspetti tecnici del progetto, ma anche navigare attraverso una serie di sfide.

Vediamo quali competenze deve possedere un project manager che gestisce progetti internazionali:

– Gestione delle complessità

La complessità è una caratteristica intrinseca di molti progetti, sia grandi che piccoli.

I project manager devono essere in grado di gestire efficacemente le complessità per garantire il successo del progetto.

Queste competenze includono:

  • La gestione di più aspetti del progetto: devono essere in grado di mantenere una visione d’insieme del progetto, anche quando devono gestire molteplici attività e stakeholder.
  • La capacità di anticipare e mitigare i rischi: i pm devono essere in grado di identificare e gestire i rischi potenziali, prima che possano avere un impatto negativo sul progetto.
  • Sapersi adattare rapidamente ai cambiamenti: è necessario essere preparati a cambiamenti imprevisti, come modifiche ai requisiti del progetto o eventi imprevisti.
  • Risolvere i problemi in modo efficace: i project manager devono essere in grado di identificare e risolvere i problemi in modo rapido ed efficiente.

– Leadership e visione strategica

I pm devono anche possedere una forte leadership e una visione strategica. Ciò implica:

  • La capacità di definire chiaramente gli obiettivi del progetto: i project manager devono essere in grado di comunicare chiaramente gli obiettivi del progetto a tutti gli stakeholder. Ad esempio, un project manager che sta guidando un progetto di sviluppo di un nuovo prodotto deve poter comunicare chiaramente la visione del prodotto a tutti i membri del team, spiegare perché il prodotto è importante e come si insedierà nel mercato di riferimento.
  • La capacità di delineare piani realistici:  devono essere in grado di sviluppare piani realistici che tengano conto delle risorse e dei vincoli disponibili. Ad es. un project manager che sta guidando un progetto di ristrutturazione aziendale deve saper sviluppare un piano realistico che tenga conto dei vincoli finanziari e di tempo, identificare i rischi potenziali e sviluppare strategie per mitigarli.
  • La capacità di assicurarsi che il team sia allineato con la visione complessiva: i project manager devono motivare e ispirare il team a perseguire gli obiettivi del progetto. Occorre saper creare un ambiente di lavoro positivo e collaborativo, in cui tutti si sentano apprezzati e coinvolti.

– Abilità di comunicazione e negoziazione

Le abilità di comunicazione e negoziazione sono fondamentali.

La leadership in un contesto internazionale richiede anche sensibilità culturale e la capacità di motivare e guidare team diversificati.

I project manager devono comunicare chiaramente con i team, i fornitori e gli stakeholder, spesso in diverse lingue e attraverso diverse culture. Quindi è necessario saper negoziare contratti, risolvere conflitti e presentare informazioni in modo che sia comprensibile a tutti i partecipanti al progetto.

– Gestione delle relazioni

La gestione delle relazioni è un altro aspetto cruciale. Occorre costruire e mantenere relazioni positive con una vasta gamma di persone, da team interni a fornitori esterni e clienti in diverse parti del mondo, e saper risolvere eventuali conflitti.

La comprensione e il rispetto della diversità culturale sono essenziali per creare un ambiente di lavoro collaborativo e rispettoso.

Twproject, la soluzione perfetta per la gestione di progetti complessi

Twproject emerge come una soluzione particolarmente adatta ai progetti internazionali, grazie alle sue funzionalità avanzate e alla sua interfaccia intuitiva. Vediamo alcune funzionalità:

  • Il software offre funzionalità personalizzabili che possono essere modellate per adattarsi a progetti di diverse dimensioni e complessità, rendendolo uno strumento versatile per qualsiasi tipo di progetto internazionale.
  • Twproject eccelle nella gestione delle risorse, permettendo ai project manager di allocare e monitorare le risorse in modo efficiente. Questo è particolarmente utile in progetti internazionali dove le risorse possono essere distribuite in diverse località geografiche e fusi orari.
  • Il software facilita la comunicazione e la collaborazione tra team distribuiti globalmente. Con funzionalità come la messaggistica integrata, le bacheche e gli strumenti di condivisione dei documenti, assicura che tutti i membri del team siano sempre aggiornati e in grado di collaborare efficacemente, nonostante le distanze fisiche.
  • Il software offre strumenti avanzati di monitoraggio e reporting che permettono ai project manager di tenere traccia dei progressi del progetto in tempo reale. Questi strumenti sono essenziali per identificare rapidamente eventuali problemi o ritardi e per prendere decisioni informate basate su dati accurati.

In conclusione, la gestione di progetti internazionali presenta una serie di sfide uniche, ma con gli strumenti giusti, queste sfide possono essere trasformate in opportunità di successo.

L’adozione di Twproject rappresenta un passo significativo verso una gestione di progetto più efficace, efficiente e collaborativa, consentendo ai project manager e ai loro team di raggiungere i loro obiettivi con maggiore sicurezza e successo.

Pianifica i tuoi progetti con Twproject

Studio di fattibilità di un progetto

Lo studio di fattibilità è un passaggio fondamentale prima di dare il via libera ad un progetto che potrebbe costare migliaia di euro. Questa analisi approfondita è spesso richiesta ‘dall’alto’ dell’organizzazione per garantire la realizzabilità e la sostenibilità del progetto.

Lo studio di fattibilità determina, in primo luogo, se il progetto ha probabilità di successo e se il suo avvio, per l’azienda, può essere o meno un’opportunità.

Viene in genere condotto prima di intraprendere qualsiasi iniziativa riguardante un progetto, inclusa la pianificazione. È uno dei fattori fondamentali, se non il più importante, che determinano se il progetto può essere portato avanti o no.

Sebbene i project manager non siano necessariamente quelli che conducono lo studio di fattibilità, possono comunque fungere da persone di riferimento durante questa fase.

Inoltre, i project manager possono utilizzare lo studio di fattibilità per comprendere i parametri del progetto, gli obiettivi di business e i fattori di rischio in gioco.

Cos’è uno studio di fattibilità?

Nello specifico, uno studio di fattibilità viene utilizzato per determinare la fattibilità di un’idea, ad esempio per garantire che un progetto sia giuridicamente e tecnicamente fattibile oltre che economicamente giustificabile.

Lo studio di fattibilità dice se un progetto vale l’investimento. Ad esempio, se un progetto richiede troppe risorse, questo impedisce a quelle determinate risorse di svolgere altre attività.

In generale il mancato utilizzo di quelle risorse per il tempo necessario allo svolgimento del progetto, può anche costare più di quanto l’organizzazione potrebbe guadagnare da quel determinato progetto.

Uno studio di fattibilità ben progettato dovrebbe quindi offrire una serie di parametri che potremmo definire imprescindibili per la valutazione completa di un progetto.

Possiamo partire da una base storica dell’attività o del progetto, includendo la descrizione del prodotto o del servizio, le dichiarazioni contabili, i dettagli di operazioni e gestione, le ricerche di mercato e politiche, i dati finanziari, i requisiti legali e gli obblighi fiscali, i potenziali ostacoli e le eventuali soluzioni alternative. Nulla dovrebbe essere lasciato al caso.

Generalmente, tali studi precedono lo sviluppo tecnico e l’implementazione del progetto.

In questo contesto, il progetto di fattibilità tecnica assume un ruolo cruciale, poiché valuta la realizzabilità tecnica del progetto in termini di risorse, competenze e tecnologie disponibili.

Cinque aree di fattibilità del progetto

Uno studio di fattibilità valuta il potenziale successo del progetto. L’obiettività percepita è, pertanto, un fattore importante nella credibilità dello studio per i potenziali investitori e stakeholder.

Esistono cinque aree che afferiscono alla fattibilità di un progetto. Vediamole insieme.

Fattibilità tecnica

Questa valutazione si concentra sulle risorse tecniche disponibili per l’organizzazione.

Aiuta le organizzazioni a determinare se le risorse tecniche soddisfano le capacità e se il team tecnico è in grado di convertire le idee in sistemi operativi. La fattibilità tecnica comporta anche la valutazione dell’hardware, del software e di altri requisiti tecnologici.

Fattibilità economica

Questa valutazione di solito comporta un’analisi costi/benefici del progetto, aiutando le organizzazioni a determinare la fattibilità, i costi e i benefici associati a un progetto prima che le risorse finanziarie siano assegnate.

Fattibilità giuridica

Questa valutazione esamina se eventuali aspetti del progetto proposto sono in conflitto con requisiti legali.

Fattibilità operativa

studio di fattibilità

La fattibilità operativa implica lo svolgimento di uno studio per analizzare e determinare se e in che misura i bisogni dell’organizzazione possano essere soddisfatti completando il progetto.

Gli studi di fattibilità operativa analizzano anche come un piano di progetto soddisfa i requisiti identificati nella fase di analisi dei requisiti dello sviluppo del sistema.

Pianificazione della fattibilità

Questa valutazione è la più importante per il successo del progetto. Un progetto fallirà infatti, se non sarà completato in tempo.

Nella pianificazione della fattibilità, un’organizzazione stima quanto tempo ci vorrà per completare il progetto con successo.

Una volta esaminate queste aree, lo studio di fattibilità consente di identificare eventuali vincoli che il progetto proposto potrebbe affrontare, tra cui:

  • Vincoli interni del progetto: tecnologia, budget, risorse, ecc.
  • Vincoli aziendali interni: finanziari, marketing, esportazione, ecc.
  • Vincoli esterni: logistica, ambiente, leggi e regolamenti, ecc.

Benefici di uno studio di fattibilità

L’importanza di uno studio di fattibilità si basa sul desiderio organizzativo di garantire un buon lavoro prima di impegnare risorse, tempo o budget.

Uno studio di fattibilità potrebbe rivelare nuove idee che potrebbero cambiare completamente lo scopo di un progetto.

È meglio effettuare questa analisi in anticipo, piuttosto che trovarsi a metà strada e capire che il progetto non funzionerà.

Di seguito sono riportati alcuni vantaggi chiave della realizzazione di uno studio di fattibilità:

  • Migliorare l’attenzione e la motivazione del team di progetto
  • Identificare nuove opportunità
  • Restringere le alternative commerciali
  • Identificare un motivo valido per intraprendere il progetto
  • Migliorare la percentuale di successo valutando più parametri
  • Aiutare il processo decisionale sul progetto
  • Identificare le ragioni per non procedere

Come si conduce uno studio di fattibilità

Chiunque conduca uno studio di fattibilità, deve seguire diversi passaggi. Queste azioni includono:

  • Analisi preliminare: prima di procedere con il processo di studio di fattibilità vero e proprio, molte organizzazioni condurranno un’analisi preliminare, una sorta di pre-selezione del progetto. L’analisi preliminare mira a scoprire ostacoli insormontabili che renderebbero inutile anche uno studio di fattibilità. Se non vengono scoperti blocchi importanti durante questa analisi, si potrà procedere con lo studio di fattibilità più approfondito.
  • Definire l’ambito: è importante delineare l’ambito del progetto in modo da poter determinare l’ambito dello studio di fattibilità. L’ambito del progetto includerà il numero e la composizione di stakeholder sia interni che esterni. Inoltre, non bisogna dimenticare di esaminare il potenziale impatto del progetto su tutte le aree dell’organizzazione.
  • Ricerche di mercato: nessun progetto può essere intrapreso senza questa analisi. Coloro che conducono lo studio di fattibilità approfondiranno il panorama concorrenziale esistente e determineranno se esiste spazio per il progetto all’interno di quel mercato.
  • Valutazione finanziaria: lo studio di fattibilità esaminerà i costi economici relativi al progetto, comprese le attrezzature o altre risorse, le ore di lavoro, i benefici proposti del progetto, i rischi finanziari associati ed il potenziale impatto finanziario in caso di fallimento del progetto.
  • Soluzioni alternative: se qualche problema potenziale dovesse emergere durante lo studio, si esamineranno le soluzioni alternative per portare comunque avanti il progetto con successo.
  • Rivalutazione dei risultati: una rivalutazione dello studio di fattibilità con occhi nuovi è essenziale, in particolare se è trascorso del tempo da quando è stato intrapreso per la prima volta.
  • Decisione Go/No-go: questo è il passo finale di uno studio di fattibilità, in poche parole, qui viene deciso se si può avviare il progetto (go) o no (no-go).

Per concludere, va ricordato che uno studio di fattibilità è più un modo di pensare che un processo burocratico.

Man mano che la portata del progetto cresce, diventa sempre più importante documentare lo studio di fattibilità, in particolare se sono coinvolte grandi quantità di denaro e/o se la consegna è critica.

Lo studio di fattibilità non deve contenere solo dettagli sufficienti per proseguire nella fase operativa del progetto. Dovrebbe anche essere utilizzato per l’analisi comparativa al termine del progetto.

Sarà in questa fase che si analizzerà ciò che è stato erogato rispetto a quanto proposto inizialmente nello studio di fattibilità. Minore sarà il divario e maggiore sarà la valutazione di professionalità di coloro che hanno redatto lo studio.

Pronto a fare un corretto studio di fattibilità? Prova il Gantt di Twproject

Grazie ad un Gantt interattivo come quello di Twproject eseguire uno studio di fattibilità sarà molto più semplice, perché sarete in grado di seguire ogni fase del processo. Sarà facile associare al progetto tutta la documentazione necessaria e monitorare e valutare i risultati.

Grazie allo studio del carico delle risorse potrete evidenziare eventuali colli di bottiglia ed intervenire prima dell’avvio dell’intero progetto.

Dunque, perché non provare? Twproject vi offre una prova gratuita di 15 giorni, con la quale potrete testare la fattibilità dei vostri progetti. Sarete seguiti dal nostro team di supporto per ogni dubbio tecnico o concettuale.

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Knowledge Management in Project Management: pratiche avanzate

Il knowledge management in project management o gestione della conoscenza, è diventato un pilastro fondamentale per il successo dei progetti.

Ma cos’è esattamente?

Si tratta di un processo sistematico per acquisire, organizzare, e condividere informazioni e conoscenze all’interno di un’organizzazione.

Questo processo aiuta i project manager a prendere decisioni informate e a migliorare l’efficienza dei loro team.

Vantaggi del Knowledge Management in Project Management

Implementare strategie di knowledge management porta numerosi vantaggi, tra cui l’ottimizzazione dei flussi di lavoro, la preservazione della conoscenza aziendale, e l’abilità di generare nuova conoscenza.

Per i project manager, significa avere accesso alle informazioni necessarie al momento giusto, migliorando così il processo decisionale e l’efficacia del team.

L’adozione di strategie efficaci di knowledge management offre una serie di vantaggi significativi che possono trasformare il modo in cui i progetti vengono gestiti e portati al successo. Ecco alcuni dei vantaggi principali:

  • Miglioramento del processo decisionale:

Accesso a Informazioni rilevanti: il knowledge management fornisce ai project manager un accesso rapido e facile a informazioni cruciali, riducendo il tempo speso nella ricerca di dati.

Decisioni basate su dati: con una vasta base di conoscenze a disposizione, i project manager possono prendere decisioni più informate, basate su dati storici, trend e analisi.

  • Efficienza operativa:

Riduzione dei tempi di ricerca: Un sistema efficace di knowledge management riduce il tempo speso dai team nella ricerca di informazioni, permettendo loro di concentrarsi su compiti più produttivi.

Standardizzazione dei processi: La condivisione di procedure operative standard e best practices aiuta a standardizzare i processi, riducendo errori e incoerenze.

  • Gestione del rischio:

Prevenzione degli errori: l’apprendimento dalle esperienze passate e la condivisione di queste conoscenze aiutano a prevenire errori ricorrenti.

Identificazione proattiva dei rischi: la conoscenza collettiva può aiutare a identificare potenziali rischi prima che diventino problemi critici.

  • Innovazione e crescita:

Stimolo all’innovazione: la condivisione di idee e soluzioni può stimolare l’innovazione all’interno dei team.

Sviluppo professionale: i project manager e i loro team possono beneficiare dell’apprendimento continuo, migliorando le loro competenze e conoscenze.

  • Miglioramento della collaborazione:

Condivisione della conoscenza: Strumenti di knowledge management facilitano la condivisione di informazioni tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione geografica.

Cultura organizzativa positiva: la condivisione di conoscenze contribuisce a creare una cultura aziendale basata sulla collaborazione e sul supporto reciproco.

  • Sostenibilità a lungo termine:

Conservazione della conoscenza aziendale: il knowledge management aiuta a conservare la conoscenza critica all’interno dell’organizzazione, anche quando i dipendenti lasciano l’azienda.

Adattabilità e flessibilità: le organizzazioni che gestiscono efficacemente la conoscenza sono meglio attrezzate per adattarsi ai cambiamenti del mercato e alle nuove sfide.

Tecniche di Knowledge Management in Project Management

Esistono diverse tecniche di knowledge management nel project management che i project manager possono utilizzare per migliorare l’efficacia dei loro progetti.

Queste tecniche non solo migliorano la gestione delle informazioni ma ottimizzano anche la collaborazione e l’innovazione all’interno dei team.

Vediamone alcune:

Raccolta e conservazione delle conoscenze

Una delle sfide più importanti del knowledge management è raccogliere e conservare le conoscenze in modo efficace.

  • Procedure Operative Standard (SOP): le SOP sono documenti dettagliati che descrivono i processi e le procedure per eseguire compiti specifici. Nel project management, le SOP aiutano a garantire la coerenza e l’efficienza, fornendo una guida chiara su come affrontare attività ricorrenti.
  • Linee guida e report: le linee guida forniscono indicazioni generali su come svolgere determinate attività. Creare linee guida dettagliate e report regolari permette di documentare le esperienze e le lezioni apprese. Questi documenti diventano risorse preziose per i project manager e i team, offrendo insight e riferimenti per progetti futuri.
  • Banche dati: utilizzare banche dati centralizzate per conservare documenti, report, linee guida e altre informazioni importanti. Questo assicura che le conoscenze siano facilmente accessibili e organizzate in modo efficiente.

Condivisione delle conoscenze

La condivisione delle conoscenze è una fase importante del knowledge management. Consente alle persone di imparare l’una dall’altra, di migliorare le proprie competenze e di collaborare più efficacemente.

  • Riunioni e presentazioni: organizzare regolarmente riunioni e presentazioni dove i membri del team possono condividere esperienze, idee e best practices. Questo favorisce un ambiente di apprendimento continuo e stimola la condivisione di conoscenze.
  • Corsi di formazione: implementare programmi di formazione che permettano ai membri del team di acquisire nuove competenze e condividere il proprio know-how. Questo non solo migliora le competenze individuali ma arricchisce anche il pool di conoscenze del team.
  • Community di pratica: creare community di pratica all’interno dell’organizzazione dove i professionisti possono scambiare idee, soluzioni e sfide comuni. In queste community ci si riunisce per condividere le conoscenze e le esperienze su un particolare argomento. Possono essere utilizzate per condividere le conoscenze tacite, che sono spesso più difficili da documentare e condividere.

Utilizzo delle conoscenze

Le conoscenze condivise devono essere utilizzate per migliorare i processi, prendere decisioni e risolvere problemi.

I project manager possono utilizzare le conoscenze raccolte e condivise per:

  • Migliorare la pianificazione: utilizzare le conoscenze acquisite per affinare i processi di pianificazione dei progetti. Analizzare i dati storici e le lezioni apprese per anticipare sfide e identificare le migliori pratiche.
  • Migliorare l’esecuzione: Applicare le conoscenze durante l’esecuzione dei progetti per ottimizzare le risorse, gestire i tempi e migliorare la qualità del lavoro.
  • Migliorare il controllo: utilizzare sistemi di knowledge management per monitorare i progressi e adattare le strategie in tempo reale. Questo aiuta a mantenere i progetti in linea con gli obiettivi e a reagire prontamente a eventuali deviazioni.

Incorporando queste tecniche, i project manager possono non solo migliorare la gestione dei loro progetti ma anche costruire una base solida di conoscenze che beneficia l’intera organizzazione.

Questo approccio proattivo al knowledge management assicura che le informazioni siano non solo conservate ma anche condivise e utilizzate in modo efficace, portando a decisioni più informate, progetti più riusciti e un ambiente di lavoro più collaborativo e innovativo.

Guardando al futuro: knowledge management e innovazioni Tecnologiche

Nel dinamico mondo del project management, guardare al futuro significa comprendere come il knowledge management si intreccia con le innovazioni tecnologiche.

L’avanzamento tecnologico sta ridefinendo il modo in cui le conoscenze vengono raccolte, conservate, condivise e utilizzate, portando a un’evoluzione significativa nelle pratiche di project management.

Integrazione dell’intelligenza artificiale e dell’apprendimento automatico

L’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico (Machine Learning) stanno emergendo come forze rivoluzionarie nel knowledge management.

Queste tecnologie possono analizzare grandi volumi di dati, identificare pattern e fornire insight preziosi che altrimenti potrebbero sfuggire.

Per i project manager, ciò significa decisioni più informate basate su analisi predittive e prescrittive. Ad esempio, l’AI può prevedere ritardi nei progetti analizzando tendenze storiche, aiutando i manager a mitigare i rischi prima che si manifestino.

Cloud Computing e collaborazione

Il cloud computing ha trasformato il modo in cui le informazioni vengono conservate e condivise. Piattaforme basate sul cloud permettono un accesso facile e sicuro alle informazioni, indipendentemente dalla posizione geografica.

Questo facilita una collaborazione senza precedenti tra i team distribuiti globalmente, consentendo ai project manager di gestire progetti in modo più flessibile ed efficiente. Inoltre, il cloud offre scalabilità e agilità, permettendo alle organizzazioni di adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze del business.

Big Data e analytics

I Big Data e gli strumenti di analytics stanno giocando un ruolo cruciale nel fornire insight approfonditi e in tempo reale.

Questi strumenti permettono ai project manager di analizzare vasti set di dati per identificare tendenze, valutare le performance dei progetti e prendere decisioni basate su dati concreti. L’analisi dei dati può anche aiutare a prevedere problemi futuri e a identificare opportunità di miglioramento continuo.

Automazione ed efficienza

L’automazione sta diventando sempre più importante nel knowledge management. Strumenti automatizzati possono gestire compiti ripetitivi, liberando i project manager e i loro team per concentrarsi su attività più strategiche. Questo non solo migliora l’efficienza ma anche la qualità del lavoro, riducendo errori e incoerenze.

Realizzazione di ambienti di lavoro connessi e intelligenti

Infine, l’evoluzione verso ambienti di lavoro connessi e intelligenti sta cambiando il modo in cui i team interagiscono e collaborano.

Tecnologie come la realtà aumentata, la realtà virtuale e le interfacce utente intuitive stanno creando nuove modalità di interazione con le informazioni e tra i membri del team, rendendo la collaborazione più coinvolgente e produttiva.

Tuttavia, il futuro del knowledge management nel project management è intrinsecamente legato alle innovazioni tecnologiche. Queste tecnologie non solo potenziano i project manager con strumenti più avanzati ma aprono anche nuove frontiere per l’efficienza, l’innovazione e la collaborazione.

Adattarsi e adottare queste tecnologie sarà cruciale per rimanere competitivi e per gestire progetti con successo nell’era digitale.

Il Ruolo di Twproject nel Knowledge Management

Twproject emerge come una soluzione chiave nel panorama del knowledge management applicato al project management.

Questo strumento è progettato per rispondere alle esigenze specifiche dei project manager, offrendo una piattaforma versatile e integrata che facilita la raccolta, la condivisione e l’utilizzo delle conoscenze all’interno delle organizzazioni.

Ecco come Twproject gioca un ruolo cruciale in questo ambito:

AspettoRuolo di TWproject
Raccolta e Conservazione delle ConoscenzeTwproject centralizza tutte le informazioni e le conoscenze in un unico luogo, facilitando l’accesso e la ricerca. Offre un’archiviazione sicura e organizzata per documenti, report, SOP e altre risorse critiche. Inoltre, consente la documentazione efficace dei processi e delle best practices, assicurando che le informazioni siano trasmesse in modo coerente a tutti i membri del team.
Condivisione delle ConoscenzeLa piattaforma supporta la comunicazione interna attraverso strumenti come forum di discussione, chat di gruppo e sistemi di messaggistica, rendendo la condivisione di idee e informazioni un processo semplice e diretto. Permette anche la condivisione facile di documenti e risorse, garantendo che tutti i membri del team abbiano accesso alle informazioni necessarie. Twproject promuove una cultura di collaborazione, dove la condivisione di conoscenze ed esperienze è vista come un valore aggiunto per l’intera organizzazione.
Utilizzo delle ConoscenzeIl software fornisce supporto nella pianificazione basata sui dati, utilizzando le conoscenze raccolte e conservate per migliorare la pianificazione dei progetti. Aiuta a migliorare l’esecuzione del progetto, assicurando che le decisioni operative siano basate su dati solidi e best practices comprovate. Inoltre, offre strumenti per monitorare i progressi del progetto e adattare le strategie in base alle conoscenze acquisite, mantenendo i progetti in linea con gli obiettivi e identificando rapidamente aree che richiedono attenzione.

Iniziare con Twproject significa fare un passo fondamentale verso una gestione del knowledge management più efficace e integrata. 

Questi vantaggi si traducono in progetti più riusciti, team più soddisfatti e clienti più felici.

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Quando usare il diagramma di PERT in un progetto

Il diagramma di PERT è uno strumento di project management utilizzato per pianificare, organizzare e coordinare le attività all’interno di un progetto.

PERT sta per “Program Evaluation Review Technique”, una metodologia sviluppata dalla Marina Militare nel 1957 per gestire il programma di missili sottomarini Polaris.

Il metodo PERT è incentrato sulle date e scadenze importanti di un progetto, note come pietre miliari.

Il traguardo più importante è, senza dubbio, la data di scadenza finale, quando il progetto deve essere completo.

Il Diagramma di Pert o stima a tre valori

Il project manager identifica le attività che devono essere eseguite in sequenza, note come attività seriali o dipendenti, e quelle che possono essere eseguite contemporaneamente, note come attività parallele o simultanee.

Nel diagramma di PERT, il progetto viene tracciato su un diagramma di flusso in cui i nodi sono scadenze o punti cardine e le frecce rappresentano attività dipendenti.

Le dipendenze sono rappresentate dai percorsi collegati che si spostano da sinistra a destra. Un’analisi tradizionale PERT prevede in media tre scadenze diverse: la più breve, cioè la stima ottimale, la più realistica, cioè la stima probabile, e la stima pessimistica.

Per questo motivo il PERT viene anche detto “stima a tre valori”.

La formula esatta per definire le scadenze è:
(tempo ottimistico + (4 volte più probabile) + tempo pessimista) / 6

È inoltre possibile tracciare i risultati dell’analisi PERT su un diagramma di Gantt, che mostra durate e dipendenze.

Il diagramma di PERT può essere d’aiuto durante la fase di pianificazione del progetto, i dati da esso derivati spesso vengono poi inseriti in un diagramma di Gantt che vi permetterà di a vere una visione di insieme dell’intero progetto.

Noi di Twproject ci affidiamo al Gantt non solo per la pianificazione, ma poiché ci fornisce dati in tempo reale sull’avanzamento, carico delle risorse coinvolte, e la possibilità di intervenire facilmente in caso di ritardi, lo usiamo per tutta la durata del progetto, per tenerlo sotto controllo.

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Con Twproject, grazie al suo Gantt interattivo, potrai inserire facilmente la pianificazione del tuo progetto, ma anche tenere d’occhio il carico delle tue risorse, e l’avanzamento di ogni fase.

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Ecco alcuni dei vantaggi del diagramma di PERT:

  • Rendere prevedibili le scadenze incerte;
  • Definire un chiaro ordine per completare le attività;
  • Rendere esplicite le dipendenze.

Ma c’è uno svantaggio importante: se i calcoli sono imprecisi, qualsiasi ritardo creerà un blocco o un rallentamento che andrà inevitabilmente ad incidere sulla data di consegna finale.

Tuttavia, se si sta cercando di avere una struttura e ridurre l’incertezza nella pianificazione del progetto, il diagramma di PERT aiuterà a stabilire importanti traguardi e le attività necessarie per raggiungerli.

Come appare un diagramma di PERT

La pianificazione è mostrata come un diagramma reticolare. Le attività sono rappresentate da nodi, a cerchio o rettangolari, che definiscono le attività più importanti o pietre miliari. I vettori o linee direzionali illustrano, invece, la sequenza delle attività.

diagramma di pert

La direzione delle frecce sulle linee indica la sequenza di compiti.

Un diagramma reticolare mostra la sequenza di attività e pietre miliari. Esso, però, illustra anche in che modo le priorità e le pietre miliari sono concatenate, vale a dire la loro successione temporale.

È quindi di supporto anche nello sviluppo del metodo del percorso critico.

D’altra parte, il diagramma di PERT può essere molto più difficile da interpretare, specialmente nel caso di progetti complessi.

Una delle sfide da affrontare con tale diagramma è che vengono mostrate molte informazioni per ogni attività, tra cui:

  • Nome dell’attività
  • Inizio previsto e effettivo
  • Durata stimata
  • Nome della persona responsabile

Questo livello di dettaglio può rapidamente sfuggire di mano quando si ha a che fare con progetti lunghi e complessi. Parliamo di progetti che hanno un volume elevato di attività con più fasi e punti cardine.

Un consiglio è quello di utilizzare un diagramma di PERT con le attività e le tappe fondamentali relative a team e/o reparti specifici, impedendo così al grafico PERT di diventare eccessivamente complicato.

Quali sono i pro e contro dei diagrammi di PERT?

I diagrammi di PERT hanno vantaggi, ma i manager devono essere consapevoli anche degli svantaggi quando valutano il loro utilizzo.

Ecco quindi i vantaggi:

1) Analisi delle attività

Un project manager visualizza informazioni sul probabile completamento di un progetto in tempo utile e rispettando il budget, visualizzando le attività e gli eventi PERT in modo indipendente e in combinazione.

Ad esempio, l’implementazione di un software richiede il completamento di attività critiche come l’installazione dell’hardware, la programmazione, il test del sistema e la formazione degli utenti finali. Utilizzando un diagramma di PERT, un project manager può valutare il tempo di completamento e le risorse necessarie per ognuna di queste attività.

2) Coordinamento del dipartimento e dei membri

L’analisi PERT migliora la pianificazione e il processo decisionale integrando e presentando i dati di più reparti.

Raccogliere dati qualitativi e quantitativi da più fonti aiuta anche a coordinare le attività del progetto e migliora la comunicazione tra i reparti.

PERT identifica i dipartimenti responsabili e il ruolo di ciascun soggetto nel progetto. La visibilità delle aree di responsabilità incoraggia l’impegno della direzione verso il progetto. Inoltre, il diagramma di PERT rivela interdipendenze di attività e contribuisce allo sviluppo di un piano generale che fornisce una visione corrente delle operazioni aziendali.

3) Analisi What-if

Il diagramma di PERT richiede che le attività del progetto siano sequenziate in una rete sotto un insieme di regole che specificano i percorsi critici (critical path method).

Il percorso critico è la sequenza più lunga di attività ed eventi – milestone – nel progetto e determina il numero di giorni necessari per il completamento.

Un’analisi What-if identifica possibilità e incertezze relative alle attività del progetto.

Vengono tentate diverse permutazioni e combinazioni di attività e viene selezionata la possibilità più utile, riducendo al minimo le sorprese e gli sprechi del progetto.

L’analisi What-if evidenzia anche le attività con il maggior rischio che richiedono un attento monitoraggio durante il progetto.

Passiamo ora agli svantaggi dell’utilizzo di un diagramma di PERT:

1) Analisi soggettiva

Il metodo PERT richiede l’identificazione delle attività di un nuovo progetto e la disposizione delle attività in sequenza temporale.

Di conseguenza, il processo di raccolta e analisi dei dati è di natura soggettiva. Questa soggettività può risultare in un diagramma di PERT con stime equivocate, sia di tempo che di costo.

I dati potrebbero anche non essere attendibili in quanto riflettono il giudizio dei partecipanti al progetto che forniscono input all’analisi.

Le aziende basano le decisioni efficaci su informazioni rilevanti che sono spesso di natura storica. Le stime del tempo e delle risorse del progetto, nonché la probabilità di un completamento tempestivo, in questo caso, potrebbero quindi non essere affidabili.

2) Il focus è sul tempo

Il metodo PERT è un’analisi della rete temporale che determina il fabbisogno di manodopera, materiali e beni strumentali per le singole attività del progetto.

Le stime dei costi sono sviluppate per ogni attività nella rete. Il PERT è però principalmente un metodo focalizzato sul tempo.

I diagrammi specificano il tempo necessario per completare ogni attività del progetto e le attività che devono essere completate per soddisfare la data di completamento del progetto.

3) Investimento intensivo di risorse

Un’analisi PERT richiede uno studio dettagliato delle attività del progetto ed il feedback di molte persone provenienti da diverse organizzazioni.

Inoltre, il PERT è un metodo complicato da implementare, soprattutto per chi è alle prime armi. L’alta intensità del lavoro richiesto per eseguire un diagramma di PERT può rendere questo tipo di metodo costoso da supportare.

Il diagramma di PERT ha quindi vantaggi e svantaggi, e sarà quindi il project manager a valutare se il suo utilizzo sarà necessario o no.

Si tratta comunque pur sempre di un metodo che sicuramente aiuterà nella pianificazione e nella gestione del progetto e che porterà una certa dose di sicurezza in più.

Come creare un diagramma di Pert con Twproject

Twproject si distingue nel panorama dei software di project management per la sua capacità di semplificare la creazione e la gestione di diagrammi di Pert.

  • Definizione delle attività: inizia identificando tutte le attività chiave del tuo progetto. Twproject ti permette di definire e organizzare il lavoro del tuo team, facilitando la pianificazione e la priorizzazione delle attività.
  • Strutturazione del diagramma: utilizza gli strumenti di pianificazione di Twproject, come il diagramma di Gantt, per strutturare il tuo diagramma di Pert. Puoi rappresentare le attività come nodi e definire le dipendenze tra di esse.
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  • Gestione delle risorse: puoi monitorare facilmente il carico di lavoro e la pianificazione delle risorse. Questo ti aiuta a identificare chi è sovraccarico o sottoutilizzato e a fare aggiustamenti di conseguenza.
  • Analisi e monitoraggio: analizza il percorso critico del tuo progetto e monitora i progressi in tempo reale, al fine di identificare e gestire i rischi in modo proattivo.
  • Collaborazione e aggiornamenti: mantieni il tuo team informato e coinvolto. Twproject facilita la collaborazione e la comunicazione all’interno del team, permettendoti di condividere aggiornamenti e modifiche al diagramma di Pert in modo efficiente.

Con Twproject puoi creare diagrammi di Pert efficaci e gestire complessivamente i progetti in modo più efficiente, sfruttando una suite di strumenti integrati per la pianificazione, il monitoraggio e la collaborazione.

Gestisci il processo di cambiamento.

Change Management: come gestire il cambiamento in un progetto

Il change management è un processo cruciale per ogni project manager.

Anche i progetti più ben pianificati possono essere soggetti a modifiche, sia di natura interna che esterna. In questi casi, è fondamentale saper gestire il cambiamento in modo efficace, per garantire il successo del progetto.

Per un project manager, comprendere e padroneggiare l’arte del change management non è solo una competenza desiderabile, ma una necessità assoluta.

Questo articolo si propone di esplorare in profondità come gestire efficacemente il cambiamento nei progetti, affrontando le sfide e cogliendo le opportunità che esso comporta. 

Analizzeremo i principi del change management, le fasi del processo, le tecniche che possono essere utilizzate e il ruolo del project manager.

Principi fondamentali del change management

Il successo nel change management si basa sulla comprensione e applicazione di alcuni principi fondamentali.

Questi principi forniscono una struttura solida su cui costruire e guidare il processo di cambiamento, specialmente in contesti complessi come quelli aziendali.

Il primo passo è comprendere il cambiamento che si intende implementare. È importante identificare i fattori che lo hanno reso necessario, i suoi obiettivi e le sue implicazioni.

I fattori che possono portare al cambiamento includono:

  • Mutamenti nell’ambiente esterno: cambiamenti nelle condizioni economiche, sociali, politiche o tecnologiche possono richiedere un cambiamento nell’organizzazione.
  • Efficacia e efficienza: il cambiamento può essere necessario per migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’organizzazione.
  • Innovazione: il cambiamento può servire per introdurre nuove idee e tecnologie.

Una volta identificati i fattori che hanno portato al cambiamento, è importante definire gli obiettivi del cambiamento. Gli obiettivi devono essere chiari, specifici e misurabili.

  • Coinvolgere le persone: il cambiamento è più facile da accettare se le persone sono coinvolte nel processo decisionale. È importante comunicare in modo chiaro e trasparente, coinvolgendo le persone fin dall’inizio.

Il coinvolgimento delle persone può essere ottenuto attraverso:

  • Comunicazione efficace: è importante comunicare in modo chiaro e trasparente, coinvolgendo le persone fin dall’inizio del processo.
  • Partecipazione: è importante dare alle persone la possibilità di partecipare al processo decisionale, fornendo loro le informazioni e gli strumenti necessari per prendere decisioni informate.

  • Fornire supporto: il cambiamento può essere fonte di stress e incertezza. È importante fornire alle persone il supporto necessario per affrontare il cambiamento, sia a livello pratico che emotivo.

Il supporto pratico può includere:

  • Formazione: può aiutare le persone a sviluppare le competenze e le attitudini necessarie per affrontare il cambiamento.
  • Strumenti e risorse: è importante fornire alle persone gli strumenti e le risorse necessari per svolgere il loro lavoro in modo efficace.

Il supporto emotivo può includere:

  • Ascolto attivo: è importante ascoltare le preoccupazioni delle persone e fornirgli un supporto emotivo.
  • Riconoscimento: è fondamentale riconoscere gli sforzi delle persone e fornire loro un feedback positivo.

Fasi del processo di Change Management

Il processo di gestione del cambiamento può essere suddiviso in fasi distinte, ciascuna con obiettivi e attività specifiche.

Questa strutturazione aiuta i project manager a navigare efficacemente attraverso il cambiamento, garantendo che ogni aspetto sia attentamente considerato e gestito.

1. Preparazione al cambiamento

La fase di preparazione al cambiamento è il primo passo fondamentale per garantire il successo di qualsiasi progetto di cambiamento.

In questa fase occorre fare:

  • Valutazione delle necessità: comprendere perché il cambiamento è necessario e quali problemi intende risolvere.
  • Definizione degli obiettivi: stabilire obiettivi chiari e misurabili per il cambiamento.
  • Analisi degli stakeholder: identificare chi sarà influenzato dal cambiamento e in che modo.
  • Preparazione della Leadership: assicurarsi che i leader e i manager siano a bordo e comprendano il loro ruolo nel guidare il cambiamento.

gestione progetti change management

2.  Pianificazione del cambiamento

In questa fase, il team di gestione del cambiamento deve sviluppare un piano dettagliato che guidi il cambiamento attraverso la sua esecuzione:

  • Sviluppo di una strategia: creare un piano dettagliato che includa timeline, risorse necessarie e specifiche azioni.
  • Comunicazione del piano: condividere il piano con tutte le parti interessate, assicurando trasparenza e comprensione.
  • Formazione e risorse: pianificare la formazione necessaria e allocare le risorse per supportare il cambiamento.

3. Implementazione del cambiamento

La fase di implementazione del cambiamento è il momento in cui il piano di cambiamento prende vita. In questa fase occorre fare:

  • Esecuzione del piano: mettere in atto le azioni previste nel piano
  • Gestione della resistenza: monitorare e affrontare attivamente qualsiasi resistenza al cambiamento
  • Supporto continuo: fornire supporto costante ai dipendenti durante la transizione

4. Comunicazione durante il cambiamento

La comunicazione durante il cambiamento prevede:

  • Aggiornamenti regolari: fornire aggiornamenti costanti sul progresso e su eventuali modifiche al piano.
  • Canali di feedback: stabilire canali per ricevere feedback dai dipendenti e dagli altri stakeholder.
  • Rassicurazione e motivazione: mantenere il morale alto attraverso comunicazioni positive e rassicuranti.

5. Supporto e formazione

La fase di supporto e formazione è fondamentale per il successo del cambiamento. In questa fase, è necessario offrire:

  • Formazione mirata: offrire formazione specifica per aiutare i dipendenti ad acquisire le competenze necessarie per il nuovo ambiente.
  • Supporto psicologico: fornire supporto per gestire l’aspetto emotivo del cambiamento.
  • Adattamento delle competenze: assicurarsi che i dipendenti siano adeguatamente preparati per i loro nuovi ruoli o responsabilità.

6. Monitoraggio e valutazione

Questa fase è fondamentale per garantire che il cambiamento sia efficace e sostenibile:

  • Valutazione dell’impatto: misurare l’impatto del cambiamento rispetto agli obiettivi stabiliti.
  • Raccolta di feedback: raccogliere feedback per comprendere come il cambiamento viene percepito e vissuto.
  • Adeguamenti e miglioramenti: apportare modifiche al piano di cambiamento in base ai risultati e ai feedback.

7. Rafforzamento del cambiamento

Questa è la fase finale del processo di gestione del cambiamento.

Il team di gestione del cambiamento deve assicurarsi che il cambiamento diventi parte della cultura aziendale. Questo può essere fatto attraverso una serie di attività:

  • Incorporazione nella cultura: assicurarsi che il cambiamento diventi parte della cultura aziendale.
  • Celebrazione dei successi: riconoscere e celebrare i successi per rafforzare il cambiamento.
  • Apprendimento continuo: utilizzare l’esperienza per migliorare i futuri processi di change management.

Tecniche efficaci nel Change Management

Per navigare con successo attraverso il processo di change management, è fondamentale impiegare tecniche efficaci che facilitino la transizione e minimizzino la resistenza.

Queste tecniche aiutano a garantire che il cambiamento sia non solo implementato, ma anche accettato e sostenuto a lungo termine.

  1. Analisi degli Stakeholder

  • Mappatura degli Stakeholder: Identificare tutte le parti interessate, valutare il loro livello di influenza e interesse nel cambiamento.

  • Strategie di Coinvolgimento: Sviluppare strategie mirate per coinvolgere gli stakeholder in base alla loro posizione e al loro impatto sul cambiamento.

2. Gestione del Rischio

  • Identificazione dei rischi: riconoscere i potenziali rischi associati al cambiamento, sia a livello operativo che a livello di accettazione da parte del personale.

  • Piani di mitigazione: sviluppare piani per mitigare i rischi identificati, inclusa la pianificazione di scenari alternativi.

3. Formazione e sviluppo

  • Programmi di formazione: creare e implementare programmi di formazione per sviluppare le competenze necessarie per adattarsi al nuovo ambiente o sistema.

  • Sviluppo delle competenze: concentrarsi sullo sviluppo continuo delle competenze dei dipendenti per garantire che siano preparati a gestire i cambiamenti futuri.

4. Feedback continuo

  • Canali di feedback aperti: stabilire canali di feedback aperti e accessibili per consentire ai dipendenti di esprimere le loro preoccupazioni e suggerimenti.

  • Valutazione e azione: valutare regolarmente il feedback ricevuto e agire di conseguenza per apportare miglioramenti continui al processo di cambiamento.

5. Comunicazione strategica

  • Piani di comunicazione: sviluppare piani di comunicazione che dettaglino quando, come e cosa comunicare a ciascun gruppo di stakeholder.

  • Messaggi personalizzati: adattare i messaggi in base al pubblico per garantire che siano pertinenti e efficaci.

6. Supporto e Counseling

  • Assistenza psicologica: fornire supporto psicologico per aiutare i dipendenti a gestire lo stress e l’ansia legati al cambiamento.

  • Consulenza professionale: offrire accesso a consulenza professionale per affrontare problemi specifici legati al cambiamento.

7. Utilizzo di strumenti di gestione del cambiamento

  • Software di Project Management: utilizzare strumenti di gestione di progetti come Twproject per pianificare, monitorare e comunicare efficacemente durante il processo di cambiamento.
  • Automazione e Reporting: sfruttare la tecnologia per automatizzare i processi e fornire report dettagliati sull’avanzamento del cambiamento.

Incorporando queste tecniche nel processo di change management, i project manager possono aumentare significativamente le probabilità di un’esecuzione di successo del cambiamento.

Il ruolo cruciale del project manager nel change management

Nel contesto del change management, il project manager assume un ruolo cruciale, agendo come fulcro tra le necessità tecniche e umane del progetto. Questa figura professionale non si limita a guidare il progetto attraverso le sue fasi tecniche, ma si impegna anche a gestire l’aspetto umano del cambiamento, assicurando che la transizione sia accettata e sostenuta dall’intera organizzazione.

Un project manager efficace si distingue per la sua leadership visionaria, avendo una chiara comprensione degli obiettivi del cambiamento e la capacità di comunicarli efficacemente al team e agli stakeholder.

Questa leadership ispiratrice è fondamentale per infondere fiducia e motivazione, guidando con l’esempio e mostrando un forte impegno verso il cambiamento.

La comunicazione gioca un ruolo chiave, richiedendo l’uso di abilità avanzate per trasmettere in modo chiaro gli obiettivi, i benefici e l’impatto del cambiamento.

Inoltre, il coinvolgimento attivo dei membri del team e degli stakeholder è essenziale, incoraggiando la partecipazione e raccogliendo feedback per una gestione inclusiva del cambiamento.

Affrontare la resistenza e i conflitti è un altro aspetto critico. Il project manager deve essere in grado di identificare e comprendere le cause della resistenza al cambiamento tra i membri del team, utilizzando tecniche di risoluzione dei conflitti per trasformare le resistenze in opportunità di crescita.

La formazione e il supporto continuo sono indispensabili per assicurare che il team riceva le competenze necessarie per adattarsi ai nuovi processi o tecnologie. Fornire un supporto costante aiuta a gestire le preoccupazioni dei membri del team, garantendo che si sentano ascoltati e supportati.

Il monitoraggio e l’adattamento continuo del progresso del cambiamento sono vitali per valutare l’efficacia delle strategie adottate. Essere pronti ad adattare il piano di cambiamento in base al feedback e alle circostanze emergenti è un segno di flessibilità e resilienza.

Infine, l’utilizzo di strumenti di gestione progetti come Twproject è fondamentale per una pianificazione efficace, il monitoraggio del progresso e una comunicazione fluida. Questi strumenti aiutano a ottimizzare i processi, rendendo il cambiamento più gestibile e meno oneroso per il team.

Twproject: il tuo alleato nel Change Management

Twproject si rivela un alleato fondamentale nel processo di change management, offrendo una soluzione completa che supporta i project manager in ogni fase del cambiamento.

La piattaforma versatile e le sue funzionalità avanzate sono progettate per semplificare la gestione del cambiamento, rendendola più efficiente e meno gravosa.

Funzionalità Twproject Benefici nel Change Management Applicazione Pratica
Gestione Agile dei progetti Flessibilità e adattabilità nel processo di cambiamento Pianificazione e ri-pianificazione agile dei progetti in risposta a cambiamenti dinamici
Strumenti di mappatura e prioritizzazione Focus sugli aspetti critici del cambiamento Identificazione e priorizzazione delle attività chiave per il successo del cambiamento
Tracciamento del progresso Monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento Controllo continuo dell’avanzamento e identificazione tempestiva di eventuali deviazioni
Report dettagliati Visione chiara dell’andamento del progetto e decisioni informate Generazione di report per valutare l’efficacia del cambiamento e apportare aggiustamenti
Strumenti di comunicazione integrati Facilitazione dello scambio di informazioni e della collaborazione Comunicazione fluida tra i membri del team e con gli stakeholder
Centralizzazione delle informazioni Accesso e condivisione facilitati di dati e documenti Tutte le informazioni del progetto disponibili in un unico luogo per facile accesso
Gestione delle risorse Ottimizzazione dell’allocazione delle risorse Assegnazione efficace delle risorse per supportare le attività di cambiamento
Visualizzazione della capacità di lavoro Prevenzione del sovraccarico di lavoro e bilanciamento delle assegnazioni Monitoraggio della capacità di lavoro per una distribuzione equilibrata del carico
Analisi dei Dati Insight per guidare le decisioni Utilizzo dei dati per informare e guidare le decisioni strategiche nel processo di cambiamento
Flessibilità nelle modifiche Adattabilità alle esigenze in evoluzione Capacità di apportare modifiche rapide ai piani di progetto
Integrazione con altri strumenti Flusso di lavoro fluido e coeso Integrazione con sistemi e software esistenti per un ambiente di lavoro integrato
Personalizzazione Adattamento alle specifiche esigenze aziendali Configurazione di Twproject in base alle particolari necessità del progetto di cambiamento

Attraverso l’uso di Twproject, i project manager possono assicurare una transizione fluida, mantenendo il team allineato e focalizzato sugli obiettivi del progetto.

La capacità di fornire una visione chiara del progresso, di facilitare la comunicazione e di ottimizzare la gestione delle risorse rende il processo di change management più gestibile e meno stressante per tutti i coinvolti.

 

Tieni tutti i progetti sotto controllo con Twproject!

 

La baseline di progetto e la misurazione delle variabili

La baseline del progetto si riferisce a una “foto istantanea” del progetto eseguita nel momento iniziale.

L’obiettivo della linea di base del progetto è vedere fino a che punto i risultati effettivi hanno deviato dal piano di riferimento iniziale.

Nella gestione del progetto è fondamentale stabilire una linea di base con requisiti chiaramente definiti, una struttura dei costi accurata e stime di pianificazione, prima delle fasi di esecuzione e controllo del progetto.

Tutto ciò deve essere completamente definito e documentato prima che le attività vere e proprie, l’esecuzione ed il controllo del progetto inizino.

Nella baseline sono inclusi i seguenti elementi di un progetto:

  • ambito,
  • tempistiche,
  • costi,
  • risorse,
  • rischi,
  • qualità,
  • approvvigionamenti

Project Manager e baseline di progetto

Il project manager deve esaminare le deviazioni rispetto alla baseline di progetto quando viene svolto il lavoro e durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Dopo che il processo di pianificazione è completato, questo piano è concordato da tutti gli stakeholder e tutti si aspettano che i risultati effettivi corrisponderanno a quelli pianificati.

Il ruolo del project manager è quello di verificare durante l’esecuzione del progetto se esiste una variazione dalla baseline, in qualsiasi elemento sopra citato.

Se si verifica un evento che causerà il superamento del budget del progetto ad esempio, o se si verifica un rischio che causerà un ritardo dello stesso, azioni correttive e preventive devono essere intraprese.

La baseline del progetto può essere cambiata ma non è un processo così facile. Queste modifiche possono essere complesse e richiedono un’attenta considerazione.

La baseline dovrebbe permettere infatti di verificare quanto il progetto è in linea con la pianificazione iniziale.

Se una baseline cambia troppo frequentemente e vi sono troppe deviazioni rispetto alla pianificazione iniziale, questa può essere considerata ingannevole.

Pertanto, nel mondo reale, la linea di base del progetto viene generalmente modificata solo se esiste un’importante richiesta di modifica approvata e con il riconoscimento dello sponsor del progetto.

Queste modifiche vengono considerate e approvate attraverso un determinato processo, in cui vengono valutati gli impatti sul progetto.

Se una modifica viene approvata dal comitato per il controllo delle modifiche, come prima cosa gli impatti della modifica vengono riportati nel piano del progetto e, successivamente, la modifica può venire implementata.

Le deviazioni dalla baseline del progetto sono spesso dovute ad un’identificazione incompleta o errata del rischio.

Una deviazione dalla linea di base del progetto può esserci, ad esempio, se il costo di un’attività o di un articolo supera i valori pianificati, o se un’attività richiede più tempo rispetto alla durata pianificata.

Perché la baseline di progetto è importante?

 Stabilire una linea di base consente di valutare le prestazioni e l’ottimizzazione delle risorse per tutta la durata di un progetto.

Se un progetto è in ritardo rispetto alle tempistiche o si trova al di sopra del budget, è tempo di apportare modifiche alla baseline o di aggiungere più risorse.

Una tecnica spesso utilizzata dai project manager per misurare e confrontare le prestazioni di un progetto con la sua baseline, è il seguente calcolo:

Valore pianificato (PV) = Il costo preventivato del lavoro pianificato

Valore effettivo (AV) = Costi effettivi del lavoro svolto fino ad oggi

Valore realizzato (EV) = Valore pianificato (PV) x % del completamento del progetto

Schedule Performance Index (SPI) = EV / PV , misura il progresso raggiunto fino alla data corrente rispetto al progresso inizialmente pianificato.

Quando SPI <1, è stato realizzato meno lavoro del previsto.

Quando SPI> 1, è stato realizzato più lavoro del previsto.

Cost Performance Index (CPI) = EV / AV , misura il valore del lavoro completato rispetto al costo del lavoro pianificato

Infine, la determinazione della baseline aiuta con l’accuratezza della stima futura. Ciò permette di farsi un’idea migliore su quanto tempo ci vorrà per completare il progetto e a quali costi.

Stima al completamento (EAC) = (budget totale del progetto) / CPI

EAC è una previsione di quanto costerà il progetto complessivo in modo che sia possibile approssimare la corretta allocazione delle risorse.

Mantenere una registrazione accurata delle attuali stime del progetto e dei risultati effettivi consente l’applicazione di stime su progetti futuri simili.

Come si effettua il controllo rispetto alla baseline

 Le operazioni di controllo dell’andamento del progetto rispetto alla baseline, devono seguire specifiche procedure che vengono stabilite prima ancora di iniziare l’esecuzione del progetto.

Un controllo efficace è possibile quando si definiscono:

  • gli standard ed i criteri di valutazione della prestazione
  • il sistema di rilevazione dei dati
  • la cadenza del monitoraggio, cioè quando devono essere effettuate le verifiche
  • la frequenza della reportistica
  • il processo di approvazione della nuova programmazione
  • la comunicazione agli stakeholder

Pratiche da seguire per un calcolo ottimale e un buon controllo della baseline di progetto

 Vediamo insieme il “modus operandi” da tenere per impostare, tracciare e mantenere una baseline di progetto ottimale.

 1. Impostazione della baseline originale

All’inizio di qualsiasi progetto, è molto importante impostare una linea di base che rappresenti il ​​punto di partenza del lavoro. Questo è un metodo utile per documentare il cambiamento in vari parametri di un progetto. L’obiettivo di impostare una linea di base è quello di evitare di riscrivere i suoi parametri, ma eventualmente solo di aggiungerne. L’esperienza del Project Manager in questa operazione detiene un ruolo importantissimo.

2. Tenere traccia delle precedenti baseline

Man mano che si progredisce in un progetto, sicuramente si dovranno apportare delle modifiche. Prima di ogni modifica però, è importante salvare una cronologia delle linee di base precedenti in modo da poter accedere alla baseline precedente per i dovuti confronti e ripristinare le modifiche, se è il caso.

3. Mantenimento di una baseline

Una volta approvata una modifica all’ambito, al costo o alla tempistica di un progetto, arriva il momento di aggiornare la previsione aggiungendo il nuovo ambito, le tempistiche e le modifiche approvate. Mantenere una registrazione accurata degli aggiornamenti e delle modifiche alla baseline consente di mantenere la stessa in linea con i nuovi requisiti richiesti.

Affinché il progetto abbia successo, un sistema di controllo strutturato diventa quindi fondamentale, tanto quanto una buona pianificazione iniziale.

Inoltre, un project manager deve essere in grado di gestire gli imprevisti e le eventuali modifiche che si possono presentare durante il ciclo di vita di un progetto.

Il controllo non deve solamente limitarsi a riportare nei report le modifiche avvenute e a ripianificare le attività previste per il futuro. Il controllo deve invece essere un processo proattivo in cui si cerca di anticipare i problemi.

Il project manager deve quindi avere una visione continua e dettagliata sul progetto e deve comunicare continuamente con il team di progetto e con gli stakeholder.

Gestire la baseline di progetto con il software di project management

Gestire i progetti con un software di project management è chiaramente più semplice ma se il software gestisce anche le baseline, anche l’analisi a posteriori sarà più semplice.

Twproject registra ogni cambiamento sul tuo progetto e di permette di scorrere in maniera semplice e visivamente d’impatto tutta la storia, riuscendo ad arrivare al punto di partenza per analizzare tutto ciò che è accaduto: ogni volta che si è sforato il budget, le ore stimate, il tempo, ogni correzione e l’avanzamento.

In questo modo un project manager può fare riferimento a diverse baseline ed è importante che abbia a disposizione un adeguato sistema per il controllo e per le varie versioni di piano del progetto prodotte.

Un buon software di progetto come Twproject che tiene traccia delle tempistiche e dei deliverables di progetto, può sicuramente dare una grossa mano anche nel controllo della baseline di progetto.

Gestisci i tuoi progetti in modo efficace con Twproject

Una prova è meglio di mille parole.

I work package: cosa sono e che rapporto hanno con la wbs

I work package, cosa sono e che rapporto hanno con la WBS? È quello che vogliamo provare a spiegarti con questo articolo.

Un work package è un gruppo di attività correlate del project management.

Queste attività vengono raggruppate insieme per creare una sorta di mini-progetto all’interno di un progetto.

I work package, in altre parole, sono l’unità di lavoro più piccola in cui un progetto può essere suddiviso durante la creazione della struttura di scomposizione del lavoro, la cosiddetta WBS.

Cosa sono i Work Package di un progetto

Un pacchetto di lavoro viene generalmente deciso in virtù delle seguenti caratteristiche che le attività possono avere in comune:

  • Natura del lavoro coinvolto (es. Marketing, finanza, ecc.)
  • Risultati delle attività
  • Posizione geografica in cui si svolgono le attività
  • Ora in cui le attività saranno completate
  • Tecnologia o materiali che verranno utilizzati
  • Capi squadra in carica
  • Stakeholder specifici

Mettendo insieme le attività correlate, un work package diventa un elemento più facile da capire per il team di progetto.

I membri del team sono così in grado di vedere la connessione tra diversi filoni di attività e concentrarsi su quelli che si applicano a loro.

Come parte di un programma di scomposizione del lavoro – work breakdown structure WBS -, l’utilizzo di pacchetti di lavoro fornisce un maggiore livello di chiarezza poiché ogni blocco di attività connesse può essere facilmente visualizzato.

Per distinguere ciò che è un work package da un vero e proprio progetto a sé stante, bisogna guardare ai risultati.

Ogni pacchetto di lavoro è sempre e solo un elemento di qualcosa di più grande, quindi i suoi risultati saranno direttamente correlati alla promozione degli obiettivi del progetto complessivo.

Facciamo un esempio: se si aggiunge una nuova funzionalità a un prodotto tecnologico, come ad esempio un software di gestione dei progetti, potrebbero esistere diversi pacchetti di lavoro relativi al suo sviluppo, fra cui:

  • Design
  • Sviluppo
  • Test
  • Integrazione
  • Lancio

Con Twproject puoi creare la WBS in modo semplice, dal livello più alto fino ai singoli work-packages.

Crea la WBS con i work packages in pochi click

In Twproject trovi tutte le funzionalità necessarie per creare la tua WBS e la sua scomposizione con facilità, seguendo poi lo svolgimento del progetto con tutti gli strumenti necessari al Project Manager.

Prova anche tu Twproject!

All’interno di ciascuno di questi pacchetti ci sarà un’ampia varietà di attività diverse. Organizzando, però, le attività correlate insieme, diventerà più facile comunicare con i team responsabili e impostare traguardi e scadenze per gestire meglio il percorso critico dell’intero progetto.

L’utilizzo di work packages fornisce anche un punto di riferimento per descrivere e gestire le diverse metriche relative ad un progetto, come:

  • Budget: sapere quanto è dedicato a ciascuna area e quanto questo viene rispettato.
  • Scadenze: quanto vengono rispettate e se alcune aree stanno causando più ritardi di altre.
  • Rischi: cosa deve essere controllato per sapere dove e quanto è probabile la presenza di problemi.
  • Priorità: l’importanza di varie aree e ciò su cui è necessario concentrarsi prima.
  • Stakeholder: sapere chi deve essere tenuto aggiornato sui diversi aspetti dell’attività.

Perché i work package sono importanti?

Suddividendo un progetto in work package, lo sviluppo di Work Breakdown Structures diventa più semplice e i project manager avranno un livello di controllo più preciso sulle varie attività.

Altri vantaggi includono:

  • I work package consentono di eseguire un lavoro simultaneo da parte di più team su diversi componenti di un progetto. Ogni squadra segue le attività definite per il pacchetto di lavoro in questione e le completa entro la scadenza specificata.
  • Una volta che i team hanno terminato i loro work package individuali, l’intero progetto si riunifica con una perfetta integrazione. Il completamento di un pacchetto di lavoro è spesso supervisionato da una persona specifica che può essere il project manager stesso o un supervisore assegnato ad hoc.
  • Anche se i costi sono stimati a livello di attività, queste stime vengono aggregate a livello di pacchetto di lavoro, dove vengono misurate, gestite e controllate.
  • Per ogni pacchetto di lavoro, è possibile determinare i costi diretti del lavoro, i costi diretti per materiale, attrezzature, viaggi, servizi contrattuali e altre risorse non personali, nonché i costi indiretti associati. I singoli costi di tutti i pacchetti di lavoro vengono quindi aggregati per arrivare alla baseline dei costi autorizzati o al budget autorizzato per il progetto.

Misurazione delle prestazioni dei work package

Le prestazioni di un work package possono essere misurate mediante la tecnica di misurazione della gestione del valore guadagnato, earned value management.

Questa integra l’ambito del progetto, i costi e le misure di pianificazione per aiutare il team a valutare e misurare le prestazioni e il progresso del progetto.

Richiede la preparazione di una linea di base rispetto alla quale è possibile misurare le prestazioni dei pacchetti di lavoro per la durata del progetto.

La gestione del valore guadagnato sviluppa e monitora tre dimensioni chiave per ogni pacchetto di lavoro:

  • Valore pianificato: il valore pianificato è il budget autorizzato assegnato al lavoro da svolgere per il pacchetto di lavoro.
  • Valore realizzato: il valore realizzato è il valore del lavoro svolto espresso in termini di budget approvato assegnato al pacchetto di lavoro.
  • Costo effettivo: il costo effettivo è il costo totale effettivamente sostenuto e registrato per l’esecuzione del lavoro eseguito per un pacchetto di lavoro.

Le linee guida per preparare un work package

Quando si scompone una WBS al livello di pacchetti di lavoro, i nodi WBS potrebbero essere scomposti a livelli estremi, sprecando tempo e rendendo il progetto difficile da comprendere, gestire e modificare.

Ci sono molti fattori da considerare quando si decide fino a che punto scomporre la WBS, ma i più importanti sono:

  • I pacchetti di lavoro dovrebbero essere sufficientemente piccoli da poter essere stimati in termini di tempo e costi.
  • Il project manager e il team di progetto dovrebbero essere certi che l’attuale livello di dettaglio fornisca informazioni sufficienti per procedere con le attività successive.
  • I pacchetti di lavoro dovrebbero essere abbastanza piccoli da essere assegnati a una singola persona o un gruppo che può essere ritenuto responsabile dei risultati.
  • Sebbene questo possa differire da progetto a progetto, la maggior parte dei project manager concorda sul fatto che la regola 8/80 può essere applicata per misurare un work package. Questa regola dice che nessun pacchetto di lavoro dovrebbe essere inferiore a 8 ore e superiore a 80 ore.
  • I work package possono trovarsi a diversi livelli nella gerarchia WBS. I project manager non dovrebbero forzare artificialmente la WBS in una struttura in cui tutti i pacchetti di lavoro si trovino allo stesso livello gerarchico. Ciò, infatti, si potrebbe tradurre in problemi che sorgono con il progredire del progetto, come dettagli forzati o un controllo insufficiente dove se ne ha veramente bisogno.

Inizia subito

Per i project manager, l’utilizzo efficace dei work package è essenziale in quanto consente di differenziare e delegare facilmente le attività necessarie alla realizzazione di un progetto, ecco perché farsi aiutare da un software di gestione progetti è fondamentale.

Twproject ci ha permesso di strutturare in maniera semplice la ripartizione del lavoro tramite la WBS, pianificando poi dal Gantt le durate delle fasi, l’effort di lavoro di ciascun assegnatario fase per fase

Un software come Twproject, gestendo  i work packages, consente di suddividere un progetto in parti più gestibili in modo che né il project manager né il team siano sopraffatti dalle dimensioni dell’attività intrapresa.

Crea i tuoi work packages adesso.

Analisi costi benefici in un progetto

Valutare i costi e i benefici di un progetto non è qualcosa che può essere affidato alle sensazioni del Project Manager. Parliamo dell’essenza del business aziendale e pertanto abbiamo bisogno di elementi certi su cui effettuare le valutazioni.

Quando si gestisce un progetto, infatti, è necessario prendere molte decisioni chiave, prendendo in considerazione tutti gli aspetti, inclusi i costi potenziali.

C’è sempre qualcosa che deve essere eseguito e spesso quel qualcosa è fondamentale per il successo del progetto e dell’organizzazione stessa.

A causa dell’alta posta in gioco, i buoni manager non prendono decisioni solo in base all’istinto, ma preferiscono ridurre al minimo il rischio al meglio delle loro capacità e agire solo quando c’è più certezza che incertezza.

Ma come è possibile farlo avendo una miriade di variabili e un’economia in costante mutamento?

La soluzione è quella di consultare dati concreti con strumenti di reporting, grafici e fogli di calcolo, ancora meglio con l’aiuto di un software di project management.

È quindi possibile utilizzare tali dati per valutare le proprie decisioni con un processo chiamato analisi costi-benefici (CBA).

Un uso intelligente dell’analisi costi-benefici aiuterà a minimizzare i rischi e massimizzare i guadagni sia per il progetto nello specifico che per l’organizzazione in generale. Questo metodo di valutazione è cruciale per la gestione efficace di un progetto.

Che cos’è l’analisi costi-benefici?

Jules Dupuit, un ingegnere ed economista francese, introdusse i concetti alla base dell’analisi costi-benefici negli anni 1840.

Questo metodo è diventato popolare negli anni ’50; un modo semplice per valutare costi e benefici del progetto e, di conseguenza, per determinare se andare avanti (o no) con un progetto.

Come suggerisce il nome, l’analisi costi-benefici implica la somma dei vantaggi di una linea di condotta ed il confronto con i costi ad essa associati.

I risultati dell’analisi sono spesso espressi come un periodo di recupero dell’investimento, ovvero il tempo necessario affinché i benefici ripaghino i costi, considerando anche il tasso di sconto.

Molte persone che lo usano infatti, cercano il recupero in meno di un periodo specifico.

È possibile usare questa tecnica in diverse situazioni. Ad esempio quando si vuole:

  • Decidere se assumere nuovi membri del team.
  • Valutare un nuovo progetto o cambiare iniziativa.
  • Determinare la fattibilità di un acquisto con capitale.

L’analisi costi-benefici per la gestione dei progetti è uno strumento in più a disposizione del project manager.

Lo scopo dell’analisi costi-benefici

Lo scopo dell’analisi è di avere un approccio sistemico per capire i vantaggi e gli svantaggi dei vari percorsi possibili per un progetto, comprese le transazioni, le attività, i requisiti aziendali e gli investimenti.

In sostanza, l’analisi costi-benefici offre opzioni e offre l’approccio migliore per raggiungere l’obiettivo risparmiando sugli investimenti.

Ci sono due scopi principali da raggiungere con l’utilizzo di questa analisi:

  • Determinare se il progetto è valido, giustificabile e fattibile, valutando se i suoi benefici superano i costi.
  • Offrire una base per il confronto dei progetti determinando quali vantaggi sono maggiori dei loro costi.
l'analisi costi-benefici

Come utilizzare l’analisi costi-benefici

Ecco quali sono i passaggi per eseguire un’analisi costi-benefici.

1) Fare un brainstorming su vantaggi e costi

Sebbene esistano delle linee guida su come fare un budget di progetto, è sempre necessario prendersi del tempo per riflettere su tutti i costi associati al progetto e farne un elenco, inclusi eventuali costi imprevisti (quelli che si riescono a pensare).

Quindi, si farà lo stesso per quanto riguarda tutti i vantaggi del progetto, inclusi i potenziali vantaggi imprevisti.

2) Assegnare un valore monetario ai costi

I costi includono sia il prezzo delle risorse fisiche necessarie, nonché il costo dello sforzo umano coinvolto in tutte le fasi di un progetto.

I costi sono spesso relativamente più facili da stimare rispetto ai ricavi.

È importante pensare al maggior numero possibile di costi correlati. Ad esempio, quanto costerà la formazione dei membri del team?

Ci sarà una diminuzione della produttività mentre le persone stanno imparando un nuovo sistema o tecnologia e quanto costerà?

Inoltre, è importante pensare ai costi che continueranno a essere sostenuti una volta che il progetto sarà terminato.

inserimento stima e costo

3) Assegnare un valore monetario ai vantaggi

Questo passaggio è meno semplice del secondo passaggio: in primo luogo, è spesso molto difficile prevedere con precisione i ricavi, soprattutto per i nuovi prodotti.

In secondo luogo, insieme ai vantaggi finanziari previsti, ci sono spesso vantaggi intangibili che sono comunque risultati importanti del progetto.

Ad esempio, qual è l’impatto sull’ambiente, sulla soddisfazione dei dipendenti o sulla salute e sicurezza? Qual è il valore monetario di tale impatto?

Ad esempio, la conservazione di un antico monumento vale $ 500.000 o vale $ 5.000.000 a causa della sua importanza storica? Oppure, qual è il valore di un viaggio senza stress per andare al lavoro la mattina?

In questi casi, è importante consultare altre parti interessate e decidere come valutare questi elementi intangibili.

4) Confrontare costi e vantaggi

L’ultimo passo è quello di confrontare il valore dei costi con il valore dei benefici e utilizzare questa analisi per decidere quale linea di condotta adottare.

A tale scopo, calcolare i costi totali e i vantaggi totali e confrontare i due valori per determinare se i vantaggi superano i costi.

In questa fase è importante considerare il tempo di recupero dell’investimento, per scoprire quanto tempo ci vorrà per raggiungere il “break even”, o punto di pareggio, cioè il momento in cui i benefici ripagheranno i costi.

Un semplice esempio, considerando una situazione in cui vengono ricevuti gli stessi benefici in ogni periodo, è di calcolare il periodo di recupero dividendo il costo totale previsto del progetto per i ricavi totali previsti. In questo modo:

Costo totale / entrate totali (o vantaggi) = durata (periodo di ammortamento).

Come valutare l’analisi costi-benefici

I dati raccolti vengono utilizzati per aiutare a determinare se il progetto avrà una conseguenza positiva o negativa.

È importante tenere a mente i seguenti aspetti durante la valutazione di tali informazioni:

  • Quali sono gli effetti sugli utenti?
  • Quali sono gli effetti sui non utenti?
  • Ci sono effetti di esternalità?
  • C’è un vantaggio sociale?

È anche importante tenere in considerazione il valore temporale del denaro speso. Questo può essere fatto convertendo i costi e i benefici futuri attesi in tassi attuali.

Naturalmente, esiste un rischio inerente a qualsiasi impresa e il rischio e l’incertezza devono essere sempre considerati.

Questo può essere calcolato con la teoria della probabilità.

L’incertezza è diversa dal rischio, ma può essere valutata utilizzando un’analisi di sensibilità per illustrare come i risultati rispondono ai cambiamenti dei parametri.

Quanto è accurata l’analisi costi-benefici?

La risposta breve è che l’analisi sarà tanto più accurata quanto i dati inseriti nel processo.

Alcune imprecisioni sono causate da quanto segue:

  • Affidarsi troppo ai dati raccolti da progetti passati, specialmente quando questi progetti differiscono per funzione, dimensione, ecc. da quello su cui si sta lavorando
  • Utilizzo di impressioni soggettive durante la valutazione
  • L’uso improprio dell’euristica (risoluzione dei problemi che impiega un metodo pratico non garantito) per ottenere il costo degli intangibili
  • Bias di conferma o utilizzo solo di dati che supportano ciò che si desidera trovare

In generale l’analisi costi-benefici è più adatta a progetti di piccole e medie dimensioni che non richiedono troppo tempo per essere completati.

In questi casi, l’analisi può portare le persone coinvolte a prendere decisioni appropriate.

Per quanto riguarda i grandi progetti che vanno avanti per molto tempo, ci possono essere vari fattori esterni problematici da tenere in conto in un’analisi costi-benefici, come ad esempio: l’inflazione, i tassi di interesse, ecc.,

Esistono altri metodi che completano l’analisi costi-benefici nella valutazione di progetti più grandi.

Nel complesso, tuttavia, l’uso di questa metodologia è un passaggio cruciale per determinare se vale la pena perseguire un progetto o no.

L’affidabilità dell’analisi costi/benefici

L’analisi costi-benefici fatica inoltre ad essere affidabile, nel caso in cui un progetto ha flussi di cassa che variano da periodo a periodo.

Inoltre, le entrate che saranno generate da un progetto possono essere molto difficili da prevedere e il valore che le persone attribuiscono ai benefici immateriali può essere molto soggettivo.

E ancora, la produzione di un’analisi costi-benefici richiede una forte conoscenza dei rischi di progetto.

I benefici immateriali analizzati possono essere facilmente sottostimati o sovrastimati.

I benefici potrebbero inoltre non concretizzarsi o il rischio che il beneficio non venga goduto è troppo alto.

Il rischio ha due fattori principali che lo compongono:

Rischio = Probabilità x Gravità

Dove il livello di rischio di un evento è proporzionale alle probabilità che si verifichi ed il livello di rischio di un evento è proporzionale alla dimensione dell’impatto che produce.

Ad esempio, l’ufficio in cui il team di progetto lavora potrebbe essere distrutto da un aereo (un “evento di rischio”).

La probabilità è chiaramente molto bassa, ma la gravità è molto alta.

Tuttavia, per la maggior parte delle persone la bassa probabilità supera l’elevata gravità, il che consente di concludere che questo evento di rischio non vale la creazione di un piano di risposta al rischio.

In conclusione, l’analisi del rapporto costi-benefici è un processo basato sui dati e deve essere affrontata in maniera pertinente.

Grazie all’aiuto di un software di gestione del progetto sufficientemente robusto sarà possibile raccogliere, analizzare e distribuire le informazioni in maniera efficace, in modo da trarre il maggior vantaggio possibile da un’analisi costi-benefici.

Valuta costi e benefici di un progetto con Twproject.

Come monitorare e ridurre i costi aziendali con Twproject

Nel mondo del project management, il controllo dei costi aziendali è cruciale per il successo di qualsiasi progetto.

Con l’aumento della complessità dei progetti e la pressione per mantenere i costi al minimo, gli strumenti di gestione dei progetti come Twproject diventano essenziali.

In questo articolo, esploreremo come monitorare i costi aziendali in modo efficace.

Tipologie di costi aziendali: fissi e variabili

Prima di tutto, è fondamentale comprendere la natura dei costi aziendali, che si dividono principalmente in due categorie: costi fissi e costi variabili.

Questa distinzione è cruciale per una gestione finanziaria efficace e per l’implementazione di strategie di riduzione dei costi.

Caratteristiche dei costi fissi

I costi fissi sono spese che rimangono costanti indipendentemente dal volume di produzione o dal livello di servizi offerti. Questi includono affitti, stipendi di base, ammortamenti e spese generali come le utenze e le assicurazioni. La caratteristica principale dei costi fissi è la loro invariabilità nel breve termine, anche se il volume di produzione aumenta o diminuisce.

Per un’azienda, è vitale monitorare e gestire i costi fissi poiché rappresentano spese che devono essere sostenute indipendentemente dal livello di attività economica.

Una gestione efficace dei costi fissi può portare a una maggiore stabilità finanziaria e a una migliore pianificazione a lungo termine.

Caratteristiche dei costi variabili

I costi variabili, al contrario, cambiano in relazione al volume di produzione o al livello dei servizi forniti.

Esempi tipici includono il costo delle materie prime, le spese di spedizione, le commissioni di vendita e i costi di manodopera diretta. Questi costi tendono a aumentare con l’aumento della produzione e a diminuire quando la produzione si riduce.

La gestione dei costi variabili è fondamentale per mantenere la competitività e la redditività. Una sfida chiave è quella di bilanciare la produzione e i servizi offerti con i costi variabili associati, ottimizzando così il rapporto tra costi e ricavi.

Perché è importante l’analisi dei costi aziendali

L’analisi dei costi aziendali, che comprende sia i costi fissi che quelli variabili, è essenziale per valutare la salute finanziaria di un’impresa.

Comprendere come questi costi influenzino il prezzo di vendita dei prodotti o servizi e l’efficienza operativa può aiutare le aziende a prendere decisioni informate riguardo a strategie di prezzo, volumi di produzione e metodi di riduzione dei costi.

In questo contesto, strumenti come Twproject diventano fondamentali.

Offrono una visione chiara e dettagliata dei vari tipi di costi sostenuti in un progetto, permettendo ai manager di prendere decisioni basate su dati concreti e di pianificare strategie di riduzione dei costi più efficaci.

Nel prossimo paragrafo, esploreremo come Twproject facilita specificamente la gestione e il monitoraggio di questi costi, contribuendo a una gestione finanziaria più efficiente e mirata.

Monitorare i costi di progetto

Il primo passo per ridurre i costi aziendali è monitorare attentamente i costi di progetto.

Ad esempio, utilizzando il budgeting e la pianificazione dei costi, puoi assicurarti che i progetti siano finanziati in modo appropriato e che non ci siano sorprese in termini di costi.

Il tracciamento dei costi ti consente di identificare eventuali discrepanze tra i costi previsti e i costi effettivi, in modo da poter intraprendere azioni correttive.

L’analisi dei costi ti consente di identificare le aree in cui è possibile ridurre i costi, ad esempio riducendo i costi delle risorse, dei materiali o dei servizi.

 

cost management twproject

Gestire i costi aziendali con Twproject

Twproject emerge come uno strumento fondamentale nella gestione dei costi aziendali, offrendo soluzioni innovative e personalizzabili per affrontare le sfide finanziarie in ambito di project management.

La sua capacità di adattarsi sia ai costi fissi che variabili lo rende uno strumento versatile e indispensabile per i manager che mirano a ottimizzare la gestione finanziaria dei loro progetti.

  • Budget di progetto e controllo dei costi: Twproject consente una gestione dettagliata del budget di progetto, permettendo ai manager di impostare e monitorare i budget per ogni fase del progetto. Questa funzionalità è cruciale per garantire che i costi siano sempre allineati con le previsioni e per prevenire eventuali sforamenti di budget.
  • Budget Overflow e Underflow: La funzionalità BUDGET_OVERFLOW_FORBIDDEN di Twproject impedisce l’inserimento di costi che superano il budget assegnato. Questo controllo aiuta a prevenire gli sforamenti di budget e assicura che ogni sotto-fase del progetto rispetti il budget della fase superiore. Allo stesso modo, il controllo dell’underflow impedisce la riduzione del budget al di sotto dei costi già stimati o sostenuti.

  • Pianificazione finanziaria guidata: Twproject guida i project manager nell’inserimento di stime consistenti con il budget disponibile, facilitando una pianificazione finanziaria più accurata e realistica.

 

Twproject non si limita alla gestione del budget, ma offre anche strumenti avanzati per il controllo dei costi in tutte le fasi del progetto:

  • Gestione del costo orario delle risorse: la funzionalità USE_REAL_RESOURCE_COST permette di differenziare il costo interno delle risorse dal valore fatturato ai clienti. Questo aspetto è fondamentale per una corretta valutazione dei costi diretti e indiretti e per una fatturazione precisa dei servizi ai clienti.
  • Monitoraggio dei costi in tempo reale: Twproject consente di visualizzare i costi di consuntivazione (worklog) storicizzati e le stime aggiornate, offrendo una visione chiara e aggiornata dei costi reali e stimati del progetto.
  • Controllo dei worklog e gestione dei centri di costo: la funzionalità WORKLOG_OVERFLOW_FORBIDDEN impedisce la registrazione di ore lavorative oltre la stima, garantendo che il lavoro svolto sia sempre allineato con il budget e le previsioni. Inoltre, la gestione avanzata dei centri di costo semplifica la ripartizione e il monitoraggio dei costi tra diversi dipartimenti o progetti.

Vantaggi strategici nell’uso di Twproject per la gestione dei costi aziendali

L’uso di Twproject nella gestione dei costi aziendali offre numerosi vantaggi strategici:

  • Maggiore trasparenza: Twproject fornisce una visione dettagliata e trasparente dei costi, consentendo ai manager di identificare aree di spreco e opportunità di risparmio.
  • Decisioni basate sui dati: con dati accurati e aggiornati, i manager possono prendere decisioni informate per ottimizzare i costi e migliorare l’efficienza operativa.
  • Flessibilità e personalizzazione: la capacità di Twproject di adattarsi a diversi tipi di progetti e costi lo rende uno strumento flessibile e adatto a una vasta gamma di esigenze aziendali.

Twproject è uno software di project management indispensabile per qualsiasi project manager che desidera ottimizzare la gestione dei costi aziendali.

 

 

Tieni sotto controllo i costi con Twproject

 

Basi di project management: 4 Motivi per Usare i Diagrammi di Gantt

Che cosa sono i diagrammi di Gantt? Perché possono essere utile per gestire i tuoi progetti?

Se non ne hai mai sentito parlare, è importante sapere che un Gantt di progetto è uno strumento molto versatile per visualizzare e tracciare le tempistiche e l’avanzamento dei lavori di un’attività.

La sua rappresentazione è molto semplice:  è un diagramma cartesiano, sulle cui ascisse si dispone la scala temporale dall’inizio alla fine del progetto, mentre nelle ordinate le attività possono essere elencate per completarlo.

Il tempo pianificato per svolgere un task è rappresentato visivamente con una barra colorata che va dalla data di inizio alla data di fine dello stesso.

A cosa serve il diagramma di Gantt?

Gestire il progetto con i diagrammi di Gantt permette di vedere a colpo d’occhio l’insieme delle attività da svolgere, quali hanno scadenze più ravvicinate, quali possono essere svolte contemporaneamente e quali sono le dipendenze.

Sono usati universalmente per pianificare e gestire ogni tipo di attività, da quelle più complesse alle semplici attività personali, grazie alla loro immediata comprensione.

Esaminiamo i vantaggi del Gantt.

Con i Gantt puoi facilmente vedere:

  • La data di inizio e di fine di un progetto
  • Quale è la sequenza di attività da fare
  • Chi lavora sui vari task
  • Quanto durerà ogni task
  • Le dipendenze tra i vari task

Di seguito ti spieghiamo in che modo puoi utilizzarli nella gestione del tuo progetto di lavoro.

4 motivi per usare i Gantt di progetto:

1) Comprendi la struttura del tuo progetto

Grazie alla creazione della timeline dovrai, insieme al tuo team, evidenziare e scomporre il tuo progetto in fasi e sottofasi.

Questo momento di brainstorming ti aiuterà a classificare più correttamente l’intero piano di lavoro, evidenziando con maggiore chiarezza le deadlines, le dipendenze tra i vari step, e anche quali figure andranno a completare le varie fasi.

Quest’analisi è un punto fondamentale nella pianificazione del progetto e creare un diagramma di Gantt ti aiuterà a visualizzarla più chiaramente.

Il primo passo è quindi quello di creare una work breakdown structure all’interno della quale inserire le fasi e le sotto-fasi.

Per progetti semplici si può utilizzare un semplice foglio Excel, per quelli più complessi, sempre nell’ottica di ottimizzare tempi e risorse, è preferibile l’uso di un software di project management come Twproject che permetta di impostare in modo veloce e chiaro le varie attività.

Creazione WBS sul Gantt di Twproject

2) Definisci le dipendenze e le date di fine attività

Come detto al punto precedente, una volta scomposte le attività in fasi e sotto-fasi, sarà molto più semplice identificare le milestone e le relative dipendenze.

Una volta creati questi legami potrai con facilità capire quale impatto può avere un ritardo su una specifica fase.

Essere a conoscenza di queste informazioni all’inizio del progetto, facendo emergere quello che viene chiamato “critical path”, cioè la sequenza di fasi tra loro dipendenti che determinano la data di fine,  ti permetterà di prestare maggiore attenzione durante il suo svolgimento.

gantt chart twproject

3) Delega le attività del progetto

La scomposizione in fasi può aiutarti anche a capire quali sono le figure che andranno a completarle e quindi a distribuire correttamente il carico dei tuoi operatori migliorando la gestione delle risorse umane.

Stabilire l’asse temporale ti aiuterà a gestire il progetto in maniera ottimale, bilanciando il carico di lavoro ed evitando sovraccarichi che andrebbero a influire sulla capacità operativa del team.

Non Solo, l’utilizzo del Gantt è fondamentale anche in caso di ripianificazione del progetto, grazie al quale, con poche semplici modifiche, potrai cambiare l’intero albero accorgendoti subito di nuovi possibili sovraccarichi.

gantt chart twproject

La ripianificazione delle attività può essere ancora più semplice affidandosi ad un software di project management come Twproject che offre la possibilità di valutare il carico integrato alla struttura di progetto nel Gantt.

Twproject ti permette di bilanciare il carico delle risorse trovando con un algoritmo complesso la prima data possibile di fine progetto.

gantt software project management twproject

4) Monitora i progressi

I Gantt di progetto, se creati con un software specifico come Twproject, sono dinamici e si evolvono conseguentemente al completamento delle varie attività.

Grazie a questo, potrai costantemente monitorare lo sviluppo del lavoro, identificando progressi e ritardi.

Applicare i diagrammi di Gantt al tuo progetto può quindi portare notevoli vantaggi:

  • Miglioramento dell’analisi e della pianificazione
  • Riduzione degli errori e dei rischi
  • Migliore gestione delle risorse
  • Maggiore controllo

Questi aspetti sono fondamentali per ogni responsabile di progetto che punti a gestire in maniera ottimale le attività di lavoro e il team.

I diagrammi di Gantt rappresentano da questo punto di vista uno strumento potente e immediatamente applicabile.

In più, con uno strumento specifico come Twproject, potrai, non solo controllare l’evolversi del tuo progetto, ma avrai la possibilità in ogni momento di confrontare lo stato di avanzamento del tuo Gantt con le sue versioni precedenti fino alla baseline.

Sarà semplice identificare le fase che hanno generato maggiore ritardo e cosi intervenire nei casi futuri.

dashboard project management software twproject

Ottimizzazione del Workflow: un motivo in più per usare il diagramma di Gantt 

Se vuoi ottimizzare il workflow e garantire il raggiungimento degli obiettivi, l’adozione di un diagramma di Gantt si rivela una scelta strategica.

Questo strumento non solo facilita la visualizzazione dell’intero ciclo di vita del progetto, ma permette anche di identificare con precisione le fasi critiche e le risorse necessarie.

In un contesto dove ogni attività deve essere eseguita con precisione e tempismo, il diagramma di Gantt offre una panoramica chiara e immediata dello stato di avanzamento del progetto. Questo consente ai responsabili di progetto di anticipare eventuali ritardi o sovrapposizioni, assicurando che ogni fase proceda secondo i tempi previsti. Inoltre, la capacità di questo strumento di evidenziare le dipendenze tra le varie attività aiuta a prevenire intoppi e a gestire in modo più efficace le risorse umane e materiali.

In sintesi, il diagramma di Gantt non è solo uno strumento di pianificazione, ma un vero e proprio alleato nella gestione ottimale dei progetti, fondamentale per chi opera nel dinamico mondo del project management.

Se vuoi approfondirne l’uso facendo delle semplici prove, scomponendo ed analizzando i tuoi progetti puoi provare gratuitamente Twproject, lo strumento completo per la gestione del lavoro che include un tool interattivo per la creazione di questi tracciati.

Una volta iniziata la demo potrai da subito iniziare a creare i tuoi grafici, suddividendo il lavoro nelle varie fasi, indicando le dipendenze e le deadlines, il tool in automatico ti mostrerà graficamente la sequenza delle attività inserite aggiornandole progressivamente.

Puoi fare tutti i test di cui hai bisogno e valutare in modo approfondito i benefici che questo strumento potrebbero portare nel tuo lavoro!

Vuoi provare a creare il tuo primo Gantt?

Nota spese: come gestirla in progetti complessi

La gestione della nota spese è una delle attività più delicate e complesse all’interno delle aziende, in particolare per i progetti di grande entità.

La nota spese rappresenta un documento fondamentale che attesta i costi sostenuti da un dipendente durante una trasferta o nell’ambito di un progetto specifico.

La sua gestione può essere una sfida significativa, a causa della molteplicità di spese coinvolte e della complessità del processo di rendicontazione.

Vediamo di seguito come possiamo gestire la nota spese in progetti complessi.

La nota spese perfetta

La gestione delle note spese è un aspetto cruciale per molte aziende, e avere una nota spese chiara e dettagliata è fondamentale per garantire una rendicontazione precisa e tempestiva.

Una nota spese “perfetta” dovrebbe essere trasparente, dettagliata e conforme alle normative vigenti.

La normativa vigente in materia di note spese in Italia è il decreto ministeriale 55/2014, che stabilisce i requisiti che le note spese devono soddisfare per essere valide ai fini fiscali.

Ecco cosa dovrebbe includere una nota spesa perfetta:

Dati anagrafici

Questi rappresentano le informazioni base del dipendente che ha sostenuto le spese. Devono essere chiari e corretti per evitare possibili incomprensioni o errori. Includono:

  • Nome e Cognome: l’identificazione completa del dipendente.
  • Ragione Sociale: questo si riferisce al nome legale dell’azienda o dell’entità per cui il dipendente lavora. È fondamentale per garantire che la nota spese sia associata all’entità giusta, specialmente in grandi aziende o in gruppi con diverse società.

Elenco delle spese

Un elenco dettagliato delle spese è cruciale per comprendere la natura e l’entità delle spese sostenute:

  • Dettagliato: ogni spesa dovrebbe essere descritta in modo dettagliato, specificando, ad esempio, se si tratta di una cena di lavoro, un biglietto del treno o un pernottamento in hotel.
  • Suddiviso per categoria: le spese dovrebbero essere suddivise in categorie, come viaggi, vitto, alloggio, etc. Questo aiuta a comprendere rapidamente la natura delle spese e facilita la loro approvazione e contabilizzazione.

cost management nota spese

Data e luogo

Questi dettagli sono fondamentali per contestualizzare le spese:

  • Periodo: specificare le date in cui le spese sono state sostenute aiuta a comprendere il contesto e a verificare la loro pertinenza.
  • Contesto: il luogo o l’evento durante il quale le spese sono state sostenute (ad esempio, una conferenza a Milano, un incontro cliente a Roma) fornisce ulteriori dettagli sulla natura delle spese.

Rimborso delle spese sostenute

Quest’area della nota spese dovrebbe chiarire come e quando il dipendente verrà rimborsato:

  • Modalità di rimborso: che sia tramite bonifico bancario, assegno o altro, è fondamentale specificare come il dipendente riceverà il rimborso.
  • Tempi di rimborso: indicare chiaramente quando il dipendente può aspettarsi di ricevere il rimborso, ad esempio, entro 30 giorni dalla presentazione della nota spese.

La gestione delle note spese in progetti complessi

In un contesto di progetti complessi, la gestione delle note spese può essere una sfida significativa, a causa della molteplicità di spese coinvolte e della complessità del processo di rendicontazione.

Tra le sfide e le criticità che possono emergere nella gestione delle note spese in progetti complessi, si possono evidenziare:

Molteplicità di spese

In progetti di grande importanza, le spese possono provenire da molteplici fonti e per diverse ragioni:

  • Viaggi e trasferte: i viaggi di lavoro, sia nazionali che internazionali, possono comportare spese di trasporto, alloggio, vitto e altre spese accessorie.
  • Acquisto di beni e servizi: questo può includere l’acquisto di software, attrezzature, consulenze esterne, e altro ancora.
  • Eventi e formazioni: la partecipazione o l’organizzazione di eventi, seminari o corsi di formazione possono comportare costi significativi.
  • Spese impreviste: in ogni progetto, ci possono essere spese non previste che emergono in corso d’opera e che devono essere adeguatamente documentate e giustificate.

Complessità del processo di rendicontazione

La rendicontazione delle spese in progetti complessi può essere un processo intricato:

  • Approvazione delle spese: ogni spesa potrebbe richiedere l’approvazione di diversi livelli gerarchici o dipartimenti, come il reparto finanziario o la direzione.
  • Verifica e controllo: le spese sostenute devono essere verificate per assicurarsi che siano legittime, pertinenti al progetto e conformi alle politiche aziendali.
  • Documentazione: ogni spesa deve essere adeguatamente documentata, con ricevute, fatture e altre prove che giustifichino l’importo speso.
  • Rimborso: una volta approvate, le spese devono essere rimborsate in modo tempestivo, rispettando le modalità e i tempi stabiliti dall’azienda.

Twproject: una soluzione completa per la gestione delle note spese

nota spese

In un’epoca in cui la digitalizzazione e l’automazione stanno rivoluzionando il modo in cui le aziende operano, la gestione delle note spese non fa eccezione.

La gestione manuale delle spese, con fogli di calcolo e cartelle piene di ricevute, è diventata obsoleta e inefficace, soprattutto in contesti aziendali di grandi dimensioni o con progetti complessi.

Twproject emerge come una soluzione all’avanguardia in questo contesto, offrendo una serie di funzionalità che lo rendono un alleato prezioso per le aziende.

 

Ecco un’analisi dettagliata delle sue caratteristiche principali:

  • Gestione multivalutaria: in un contesto internazionale, le aziende spesso si trovano a dover gestire spese in diverse valute. Twproject offre la possibilità di gestire note spese in molteplici valute, garantendo conversioni accurate e aggiornate, e facilitando la rendicontazione e l’approvazione di spese sostenute in valute diverse.

  • Spese ricorrenti ed eccezionali: ogni azienda ha delle spese che si ripetono periodicamente, come gli abbonamenti, ma anche spese eccezionali, come le trasferte. Twproject consente di gestire entrambe queste tipologie in modo efficace, permettendo una categorizzazione chiara e una tracciabilità dettagliata.

  • Spese personali: ci sono momenti in cui un dipendente potrebbe sostenere una spesa che non rientra nelle voci rimborsabili dall’azienda. Twproject offre la possibilità di registrare anche queste spese, garantendo una distinzione chiara tra spese rimborsabili e non, e assicurando trasparenza e chiarezza nel processo di rendicontazione.

  • Efficienza e precisione: la gestione delle note spese con Twproject consente di ridurre significativamente il tempo impiegato nella compilazione, approvazione e rimborso delle spese. Inoltre, minimizza il rischio di errori umani, garantendo una maggiore precisione nella rendicontazione.

  • Allocazione al centro di costo: ogni volta che viene inserita una nota spesa, è possibile associarla automaticamente a un centro di costo specifico. Questo garantisce che ogni spesa venga correttamente registrata e attribuita al giusto progetto o dipartimento.

  • Accessibilità e tracciabilità: le informazioni sulle spese diventano accessibili in tempo reale da qualsiasi dispositivo, permettendo una migliore tracciabilità delle spese e una maggiore trasparenza nel processo.

In conclusione, Twproject non è solo uno strumento per la gestione dei progetti, ma si presenta come una soluzione completa anche per la gestione delle note spese.

La sua versatilità e le sue funzionalità avanzate lo rendono un’opzione ideale per le aziende che cercano un modo efficace e affidabile per gestire le spese.

 

Tieni sotto controllo i costi con Twproject

 

I migliori software di time management del 2023-2024

Sei alla ricerca di un software che ti aiuti a gestire il time management nella tua azienda? Allora sei nel posto giusto.

Il nostro tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo. E fin qui possiamo dirci tutti d’accordo.

Ma si sa che non è facile imparare a gestire il tempo e questo è valido nella vita tanto quanto sul posto di lavoro.

Per chi ha l’esigenza lavorativa di monitorare, oltre ai propri tempi, anche quelli del proprio team, trovare delle modalità efficienti di approccio a questa attività è fondamentale: ci aiuterà a ridurre lo stress e ad aumentare il benessere e la soddisfazione aziendale.

Ne consegue che i vantaggi di un monitoraggio accurato delle tempistiche nei progetti lavorativi sono molteplici:

  • la riduzione dello stress lavorativo e l’incremento della produttività
  • il rispetto delle scadenze
  • la valutazione sul valore delle attività in cui investi più tempo
  • il calcolo preciso dei tempi impiegati per svolgere attività tipiche e dunque più consapevolezza nello stilare preventivi
  • infine, e ciò vale per i team di qualunque dimensione, a tutto questo si aggiungerà la condivisione delle responsabilità nel lavoro svolto

E se questo elenco di vantaggi non ti basta, dai un’occhiata all’elenco esaustivo del motivi per cui il time management è un’attività fondamentale per la tua azienda.

Probabilmente il time management è una delle principali attività di monitoraggio di qualsiasi azienda, dalla più piccola fino alla più grande e strutturata.

Ma ha un punto debole, ovvero la costanza: non sempre ne abbiamo a sufficienza per trovare gli strumenti giusti e dunque rischiamo di ricorrere a soluzioni provvisorie o incoerenti.

Dunque, occorrono sforzi condivisi, pazienza nell’implementare la registrazione e il monitoraggio, regolarità nel metterli in atto e portarli avanti nel tempo, ma anche coraggio nel cambiare strada quando ci si accorge che le cose non funzionano come dovrebbero.

Un software di time management è come un compagno di viaggio che ci affianca e ci guida in questo compito.

Bisogna sperimentarne diversi per trovare quello ideale poiché, seppur somigliandosi, non tutti funzionano allo stesso modo.

Due macro-tipologie di software di time management

Le piattaforme che monitorano le tempistiche e permettono di creare i timesheet si dividono principalmente in due categorie:

  1. semplici app per la registrazione dei tempi
  2. soluzioni comprensive per la gestione dei progetti di lavoro, che integrano anche altre funzionalità.

Il nostro consiglio è di combinare un software di time management con altri di pianificazione, quindi scegliere uno strumento appartenente alla seconda categoria.

In questo modo tutte le parti in gioco sono coinvolte e i tempi di lavoro sono un pezzo del puzzle che si integra con gli altri, utile ad analizzare il funzionamento dei progetti e del gruppo di lavoro nel suo complesso.

Un esempio su tutti?

Il classico caso in cui i timesheet passati vengono utilizzati per stimare il costo di attività future e pianificare il budget di nuovi progetti in maniera accurata.

Avevamo già esposto qui i numerosi vantaggi e le tecniche che potrai mettere in atto utilizzando uno strumento completo di time management all’interno della più ampia cornice di gestione integrale dei progetti.

La nostra classifica

Ed eccoci giunti al sodo. Quali sono i migliori strumenti sul mercato?

Quali sono quelli che dunque rispondono all’esigenza di combinare il time management con altri aspetti di gestione e che hanno un’altra caratteristica a nostro avviso vantaggiosa, ossia la flessibilità? Siamo qui per dirtelo.

Abbiamo testato diversi software, tra i più famosi sul mercato, che abbiano come punto focale l’inserimento e il monitoraggio dei tempi di lavoro, e abbiamo stilato una classifica.

Quindi speriamo che questa potrà esserti utile!

1. Twproject

Twproject Tracciamento tempi di lavoro

Twproject è lo strumento che fa della flessibilità nella registrazione dei timesheet il suo punto di forza.

Con Twproject ogni modalità di inserimento è contemplata, per venire incontro alle esigenze personali.

Infatti la piattaforma offre la possibilità costante di monitorare i worklog registrati in tempo reale, evidenziando gli sforamenti rispetto al pianificato e potendoli eventualmente aggiustare.

I dati registrati possono essere esportati facilmente: per persona, progetto, cliente, date e molto altro ancora.

Questi dati vanno a inserirsi su ogni singolo aspetto della gestione aziendale con Twproject, dalla fase di pianificazione, proseguendo con l’esecuzione e fino alla fase conclusiva di fatturazione del lavoro svolto.

Inoltre, Twproject ha un sistema di notifiche che aiutano a ricordare sempre di registrare i propri worklog, per non perdere nessuna informazione.

Caratteristiche principali:

  • Varia modalità di registrazione: è possibile inserire le ore svolte con fogli presenza che mostrano un intervallo di tempo prescelto, o con un cronometro attivabile all’occorrenza, o ancora attraverso i ToDo assegnati.
  • Vari accessi alla registrazione: in qualunque pagina della piattaforma è possibile inserire i propri worklog, a partire dalla dashboard e proseguendo sulle singole pagine di progetti e fasi, sulla lista di ToDo o ancora sul proprio foglio presenze, con diversi intervalli temporali.
  • Calendario: personalizzabile a livello di intervallo temporale (settimanale, bisettimanale, mensile), integrato con la pagina di timesheet.
  • ToDo: strumento molto flessibile e di facile utilizzo. Attraverso i ToDo il lavoratore può inserire le ore lavorate sulle singole attività, manualmente o con timer. Quando un ToDo viene chiuso si apre automaticamente la finestra per la registrazione dei worklog.
  • Costi: la funzione di budgeting (destinata ai manager dei progetti o delle singole fasi) riporta in automatico le ore di lavoro svolto sui vari nodi della WBS. Nel prospetto dei costi è possibile visualizzare il dettagli delle attività svolte da ciascun lavoratore. Inoltre, si può visualizzare il confronto tra lavoro stimato e lavoro svolto e si possono naturalmente aggiungere i costi addizionali.
  • Ricavi: anche in questa sezione vengono distinti i ricavi stimati da quelli fatturati ed è possibile salvare i documenti di fatturazione.
  • Gestione dei worklog: questa funzione permette di visualizzare l’andamento dei worklog e anche di approvare, da parte del project manager, quelli inseriti dai lavoratori. Di default tutti i worklog hanno status “da approvare”, ma è possibile personalizzare questa opzione a seconda delle esigenze aziendali.
  • Analisi e gestione del carico di lavoro: in base ai tempi di lavoro inseriti, dalla disponibilità, e tenendo conto di eventuali assenze, è possibile pianificare in anticipo il carico degli operatori o di rimodulare le assegnazioni in corso d’opera. Il carico di lavoro in Twproject è molto efficiente e consente di distinguere anche le attività routinarie da quelle dirette sui progetti.
  • Pianificazione progetti: le ore lavorate in determinati progetti possono servire da fonte di pianificazione per progetti simili successivi. Twproject offre strumenti per una pianificazione dettagliata e permette di scomporre il progetto nelle sue singole fasi, assegnando a ciascuna di esse caratteristiche specifiche.
  • Gantt interattivo: il primo è più utile strumento di pianificazione è rappresentato dal diagramma di Gantt, che permette di settare le tempistiche delle fasi, le scadenze, le milestone, eccetera.
  • Pagina statistiche: raccoglie i dati dei worklog inseriti per generare grafici sull’andamento del progetto o delle sue fasi, mettendo questi dati in relazione con i costi. In questa pagina è inoltre possibile visualizzare la situazione in qualunque data dell’arco di vita del progetto in corso.

Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.

Pro: Twproject è lo strumento collaborativo per eccellenza, permette di inserire i timesheet in una cornice più ampia, permette al manager di avere sotto controllo budget, carico operatori, statistiche ecc. e al lavoratore di avere sempre chiaro l’utilizzo del proprio tempo. Inoltre aiuta a non dimenticarsi di inserire le ore lavorate. Si adatta alle esigenze di qualunque team.

Contro: Non rileviamo alcun contro.

Per chi cerca un sistema completo e collaborativo di gestione dei tempi di lavoro, la scelta migliore è Twproject: semplice e adattabile a ogni esigenza, consente di monitorare il lavoro in maniera efficace.

2. Timey App

Timey

Timey App è un’app web e mobile che consente il monitoraggio del tempo e la gestione dei progetti in un’ottica collaborativa.

È progettato per aiutare  individui e team a tenere traccia del tempo che dedicano a  diverse attività e progetti, nonché a gestire e organizzare i progetti.

Caratteristiche principali:

  • Monitoraggio dei tempi: Timey semplifica questa attività con funzionalità di timbratura in entrata e in uscita, garantendo una registrazione precisa dell’orario di lavoro. Inoltre, registra facilmente le pause, consentendo un monitoraggio accurato del tempo e una migliore gestione delle risorse.
  • Gestione dei progetti Kanban: puoi visualizzare l’avanzamento del progetto utilizzando le schede Kanban, semplificando la transizione dei progetti tra le fasi “in attesa”, “in corso” e “completata”.
  • Panoramica del progetto: puoi conservare tutte le informazioni relative al progetto in un unico luogo con la funzionalità di panoramica del progetto. Monitora attività, orari di lavoro, report e traguardi per garantire che tutto rimanga secondo quanto pianificato.
  • Pianificazione delle ferie: tieni traccia delle richieste di ferie del team, inclusi giorni di assenza, permessi e malattia.
  • Fatturazione ai clienti: crea e invia fatture ai clienti, con la possibilità di monitorare lo stato dei pagamenti e aggiungere sconti o tasse.

Prezzo: licenza unica a 6 $ utente/mese.

Pro: Timey semplifica il monitoraggio del tempo, ottimizzando il processo per individui e team. La sua interfaccia intuitiva e l’accessibilità mobile svolgono questo compito in modo accurato ed efficiente.

Contro: sebbene sia un buono strumento, potrebbe avere una curva di apprendimento per alcuni utenti che sono nuovi a questo tipo di software. Potrebbero essere necessari corsi di formazione o tutorial per utilizzare appieno le sue funzionalità.

Una soluzione software per professionisti o aziende che necessitano di monitorare il tempo e gestire attività o progetti.

3. Clockify

clockify

Clockify è un’applicazione per la registrazione delle ore di lavoro e la creazione di fogli di presenza che permette di monitorare il lavoro tra i vari progetti e renderlo fatturabile.

Fornisce inoltre informazioni sulle abitudini di lavoro e report sulle prestazioni del team.

Caratteristiche principali:

  • Time tracker a cronometro o manuale: permette di registrare i tempi di lavoro e segnarli come fatturabili. I timesheet registrati sono poi editabili in un secondo momento per aggiungere maggiori informazioni.
  • Calendario: integrabile anche con il calendario di Google o Microsoft, offre funzioni di gestione delle ferie con protocollo di richiesta e approvazione.
  • Funzione “chiosco”: permette di creare punti di accesso a cui ci si logga in modo da monitorare i tempi di lavoro su certi progetti. Più utenti possono essere loggati contemporaneamente allo stesso chiosco.
  • Dashoard: permette di visualizzare le statistiche su come il team ha usato il proprio tempo.
  • Report: Permettono di esportare i dati secondo diversi criteri.
  • Schedulazione e gestione progetti: assegnazione di task con una vista di carico degli operatori semplificata; anche la gestione dei progetti ha funzioni basiche.
  • Budget: è possibile inserire spese aggiuntive che vanno a sommarsi ai costi del personale e successivamente creare le ricevute al cliente.
  • Mappe: monitora gli spostamenti degli utenti loggati su un determinato territorio, funzione utile per team che lavorano in mobilità.

Prezzo: licenza basic a partire da 3.99 $ utente/mese.

Pro: User friendly, semplice da usare; accessibilità da vari device e buona versione app mobile.

Contro: poche o quasi nulle customizzazioni. Non adatto a grossi team, aziende con vari dipartimenti ecc. Mancanza del Gantt.

Un’applicazione nata con la funzione di tracciare i tempi di lavoro e successivamente ampliatasi verso altre attività basiche di project management.

4. Harvest

Harvest

Harvest è un sistema web-based di timesheet management che ha una forte connessione con la gestione del budget e della fatturazione. Per altre funzionalità usa invece le integrazioni con altri sistemi paralleli.

Dunque può essere una soluzione conveniente per free lance o piccoli team.

Caratteristiche principali:

  • Progetti: possibile creare progetti suddivisi per cliente, di tre tipologie: a consumo, con costo fisso e non fatturabili. Ogni progetto ha dei task predefiniti ai quali i dipendenti lavorano.
  • Registrazione con timer o manuale, attraverso il planner settimanale. Il cronometro non si interrompe se si cambia finestra o anche se si chiude il browser.
  • Budget per progetto: settabile in ore o denaro. Aggiunta di spese extra.
  • Invoicing: funzionalità con molte opzioni per creare fatture a partire dalle ore lavorate sui progetti.
  • Grafici di riepilogo: grafici lineari o a blocchi per visualizzare l’andamento delle entrate e uscite e delle ore lavorate, divise tra fatturabili e non.
  • Gestione del team: mostra il riepilogo delle ore svolte, segnala gli sforamenti, ma non ha vere e proprie funzioni di workload balancing perché non permette di riallocare i compiti.

Prezzo: unica licenza pro 10.80 $ utente/mese.

Pro: uno strumento specializzato che offre vari strumenti di analisi, tra cui scenari “what-if”.

Contro: Gestione basata sui progetti per cliente: può non essere indicato per team che lavorano diversamente. Non è possibile segnare le ore lavorate a più livelli, ma solo per i task specifici di un progetto, quindi non sulle fasi, non sul progetto in generale, ecc.

Harvest propone strumenti di analisi per il monitoraggio dei tempi ed è adatto a chi punta su una dettagliata reportistica cronologica, pur peccando in rigidità.

5. TimeCamp

TimeCamp

TimeCamp è un’applicazione per il time tracking che presta attenzione al budgeting dei progetti e alla trasparenza nella comunicazione e gestione dei tempi di lavoro.

Caratteristiche principali:

  • Tipologie di inserimento: con cronometro o con inserimento manuale.
  • Automatizzazioni: inserimento automatico con analisi di url e keyword che permette di individuare il progetto a cui si sta lavorando; funzionalità “idle tracking” che mette automaticamente in pausa il cronometro quando l’utente non è attivo.
  • Status dei timesheet: sono tutti soggetti ad approvazione da parte del responsabile.
  • Visualizzazioni diverse: classica vista timesheet o in stile “calendario”.
  • Report: presenza di oltre venti tipologie di report precostituiti per verificare l’andamento delle produttività del gruppo di lavoro. Possibilità di creare report personalizzati.
  • Fatturazione: a partire dai timesheet dei lavoratori, a cui è possibile applicare diversi costi orari, è possibile creare ed esportare direttamente le fatture.
  • Budget: creazione di un budget con aggiunta di costi previsti. Notifiche in caso di sforamento.

Prezzo: licenza starter a partire da 2.99 $ utente/mese.

Pro: Utile a chi serve strumento basic. Per tutte le altre funzioni di project management si affida a strumenti esterni, consentendo alcune integrazioni.

Contro: Carente nella gestione dei progetti, non presenta funzioni di pianificazione oltre alle tempistiche.

Strumento innovativo e con alcune interessanti automazioni, più adatto a freelance che ad aziende strutturate.

6. Sunsama

Sunsama

Software che utilizza metodologia agile per la gestione dei task e il loro tracciamento. Fa un uso principale della kanban board, al cui interno inserisce le tempistiche.

Caratteristiche principali:

  • Personalizzazione sulle modalità di lavoro: offre molte opzioni di pianificazione personale e gestione dei tempi.
  • Task management: i task possono essere aggiunti dal calendario, che ha una vista stile kanban board, e assegnati (se si vuole) a un channel e poi posizionati al posto giusto nel giorno, nella settimana o nel mese. Ci sono task che possono essere impostati come routinari e aggiunti di default.
  • Date di inizio e fine dei task: possono essere settate a piacere.
  • Channels: sorta di aree all’interno delle quali inserire i propri task. È possibile avere anche dei sub-channels. Altrimenti i task rimangono non categorizzati.
  • Archivio: può essere personalizzabile oppure reso automatico. Nel secondo caso si occupa automaticamente di salvare i task passati.
  • Carico operatori: segnala in rosso se un task assegnato provoca un superamento delle ore di lavoro previste.
  • Review: ha funzionalità di revisione settimanale in cui si analizza il raggiungimento degli obiettivi.

Prezzo: unica licenza a partire da 20 $ utente/mese.

Pro: Strumento molto attento al benessere personale e a una gestione bilanciata dei tempi di lavoro.

Contro: Sunsama è un buon strumento per la produttività personale. Ma potrebbe non essere la scelta migliore per progetti di gruppo più ampi e per la collaborazione con i colleghi.

La filosofia di lavoro agile si rispecchia in questa applicazione sia dal punto di vista grafico che da quello della personalizzazione dei contenuti.

7. ActiveCollab

ActiveCollab

Strumento di gestione progetti con funzionalità di time tracking che permette di monitorare e gestire i tempi di lavoro, per progetto, per cliente, per ambito o assegnatario.

Caratteristiche principali:

  • Gestione progetti: permette di creare progetti con dati quali descrizione, categoria e cliente. I clienti possono essere inseriti nei progetti ma si può scegliere di nascondere alcune attività alla loro vista. Non sono presenti sotto-fasi di progetto.
  • Gestione task: ogni task ha un assegnatario e una data di consegna.
  • Cronometro: deve essere attivato sui progetti dal project manager e a quel punto permette di monitorare i tempi di lavoro.
  • Timesheet: è possibile anche aggiungere le ore in un secondo momento nel timesheet, che a seconda di quanto dichiarato mostrerà con diversi colori le eventuali ore in eccesso o in difetto.
  • Gestione risorse: possibile creare diverse figure professionali con costo orario personalizzato, e modificare il costo orario a seconda dei singoli clienti.
  • Report: filtrabili per finestra temporale o anche per cliente o tipologia. Mostrano i progressi sul lavoro svolto.
  • Budget: permette di distinguere tra ore lavorate e stimate, anche in percentuale, e di calcolare il totale fatturabile.

Prezzo: licenza pro a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: buona completezza degli strumenti a disposizione, facilità di apprendimento.

Contro: report e interfacce poco personalizzabili. Mancanza di dashboard principale.

Un software adatto a diverse tipologie di professionisti e imprese. La sua poca flessibilità è compensata dalla varietà di funzionalità.

Conclusioni

Abbiamo dunque visto quali sono i migliori strumenti per aiutare manager e lavoratori a tenere traccia del tempo dedicato a vari compiti, progetti e altre deliverables.

Una buona scelta concorrerà a compiere decisioni aziendali più consapevoli e consentirà un generale innalzamento di produttività e redditività.

Perciò l’ideale è trovare uno strumento che assecondi le singole esigenze, che tenga conto delle peculiarità personali e che allo stesso tempo incorpori quest’attività all’interno di una cornice più ampia, affinché il time tracking non rimanga un elemento a se stante, isolato dal resto dei processi aziendali.

Con Twproject ogni risorsa coinvolta può seguire i propri schemi e registrare il lavoro come meglio crede. Il project manager potrà in un secondo momento analizzare questi dati con facilità, poiché saranno già correttamente integrati sotto ogni aspetto di project management.

Dunque speriamo di averti convinto che time management non equivale a una lotta contro il tempo. Significa al contrario intraprendere un viaggio e imparare lungo il cammino, acquisendo quella pratica che solo la giusta esperienza ti può dare.

Prova Twproject gratuitamente per 15 giorni e non perdere nessun dettaglio sull’impiego del tuoi tempi di lavoro!

Delivery performance domain: garantire la soddisfazione del cliente

Il Delivery performance domain, o dominio delle prestazioni di consegna, riguarda tutto ciò che il progetto andrà a produrre.

In questo articolo parleremo nel dettaglio di cosa si tratta, degli elementi che ne fanno parte e del legame con gli altri domini di prestazione secondo la settima edizione del PMBOK.

Che cos’è il Delivery Performance Domain?

Gli elementi fondamentali del dominio delle prestazioni di consegna sono l’ambito e la qualità.

L’ambito riguarda ciò che il progetto deve fornire e la qualità, invece, gli standard o i livelli di prestazione che i deliverables devono soddisfare.

In linea generale, nei progetti predittivi, l’ambito può essere predefinito durante la fase di pianificazione e durante il ciclo di vita del progetto vengono applicate procedure di controllo delle modifiche.

Negli approcci adattivi, invece, un nuovo ambito emergente è sempre il benvenuto.

Il dominio delle prestazioni di consegna consiste semplicemente nel fornire l’ambito del progetto conforme ai requisiti di qualità.

Questa presa di coscienza determina la soddisfazione degli stakeholder.

Le sezioni principali del delivery performance domain sono nello specifico:

  • Consegna di valore: tutti i progetti producono un risultato o una consegna alla fine e questi devono generare valore per l’organizzazione.
  • Elicitazione dei requisiti: si tratta di raccogliere i requisiti utilizzando una varietà di metodi diversi.
  • Definizione dell’ambito: la definizione dell’ambito è un processo continuo fino alla fine del progetto.
  • Qualità: oltre ai requisiti di consegna, la qualità è il livello di prestazione da raggiungere.
  • Risultati non ottimali: molti progetti potrebbero fallire nel fornire i risultati attesi e quindi produrre risultati non ottimali. Si tratta di una parte naturale del dominio delle prestazioni di consegna.

Vediamo questi elementi nel dettaglio.

Consegna di valore

I progetti che prevedono un rilascio dei deliverables durante tutto il ciclo di vita del progetto possono iniziare a fornire valore alle parti interessate durante tutto il progetto.

Al contrario, i progetti che prevedono una consegna finale dei deliverables genereranno valore solamente dopo la distribuzione.

Indipendentemente dal tipo di consegna, il valore aziendale può continuare anche molto tempo dopo il rilascio degli output.

In un documento di business case viene inclusa la proiezione del valore aziendale previsto dal progetto che spesso serve per l’approvazione dell’inizio dei lavori da parte degli stakeholder.

Elicitazione dei requisiti

Un requisito è una condizione o capacità necessaria che deve essere presente in un prodotto, servizio o risultato per soddisfare un’esigenza aziendale.

Elicitare significa tirare fuori o far emergere.

In questo senso si intende la raccolta e l’analisi dei requisiti affinché i risultati del progetto siano soddisfacenti.

In particolare i requisiti devono essere:

  • Chiari
  • Concisi
  • Verificabili
  • Coerenti
  • Completi
  • Tracciabili

Definizione dell’ambito

Man mano che i requisiti vengono identificati, a sua volta viene definito l’ambito che li soddisferà.

L’ambito è la somma dei prodotti, servizi e risultati che il progetto dovrà fornire.

Questo può essere definito attraverso differenti strategie, ad esempio utilizzando una struttura di suddivisione del lavoro –WBS –che permette di rappresentare nel dettaglio le attività necessarie.

Oppure si può elaborare l’ambito identificando i temi del progetto in una roadmap.

Qualità

La qualità determina i livelli di prestazione o di consegna che devono essere raggiunti.

Garantire la qualità ha però un costo, dalla formazione all’audit, il che rende necessario bilanciare le esigenze di qualità con i costi associati.

La metodologia del costo della qualità –COQ –viene utilizzata per trovare questo equilibrio ed è composta da quattro categorie di costi:

  • Prevenzione: per garantire un prodotto privo di difetti e guasti.
  • Valutazione: sostenuti per determinare il grado di conformità ai requisiti di qualità.
  • Guasto interno: associati alla ricerca e alla correzione dei difetti prima che il cliente riceva il prodotto.
  • Guasto esterno: difetti riscontrati dopo che il cliente ha ricevuto il prodotto e questo necessita riparazione.

Risultati subottimali

Tutti i progetti tentano di fornire risultati, anche se alcuni potrebbero non riuscirci o potrebbero produrre risultati non ottimali.

Le ragioni possono essere diverse, ad esempio un’organizzazione potrebbe tentare di creare un prodotto innovativo, come una tecnologia completamente nuova.

Questo richiede un investimento volontario dal risultato incerto.

O ancora, alcuni progetti potrebbero fornire risultati subottimali perché l’opportunità è passata o perché i concorrenti sono arrivati prima.

delivery performance domain twproject pmbok7

Il delivery performance domain e le interazioni con altri domini di prestazione

Il Delivery Performance Domain non opera isolatamente; è strettamente legato e interagisce con altri domini di prestazione.

Uno dei legami più evidenti è con il Planning Performance Domain, dato che la pianificazione determina come e quando verranno prodotti e consegnati i risultati. La frequenza e la natura delle consegne dipendono dalla strutturazione del lavoro in questi domini.

Mentre il Delivery Performance Domain si concentra prevalentemente sul progresso verso gli obiettivi aziendali e sulla consegna di valore, è essenziale considerare come esso si inserisce all’interno di una rete più ampia di operazioni e obiettivi.

Questa interconnessione garantisce che i deliverables non solo siano di alta qualità, ma che rispondano anche alle esigenze e alle aspettative degli stakeholder, risultando in un progetto ben eseguito e integrato nel contesto aziendale complessivo.

Concludendo, il Delivery Performance Domain rappresenta un elemento cruciale nella gestione dei progetti.

Esso non solo guida le fasi operative dell’output di un progetto, ma serve anche come bussola per garantire che i risultati soddisfino le esigenze e le aspettative degli stakeholder.

La comprensione e l’attuazione efficace di ogni aspetto di questo dominio, dalla consegna del valore alla definizione dell’ambito, dalla qualità ai possibili risultati subottimali, sono fondamentali per il successo di ogni progetto.

Integrando queste pratiche con una stretta interazione con altri domini di prestazione, i project manager possono assicurarsi di fornire risultati di alto valore che vanno a vantaggio dell’intera organizzazione.

Pianifica i tuoi progetti con Twproject

 

Come usare il centro di costo per semplificare i grandi progetti

Il centro di costo è uno strumento prezioso per semplificare la gestione finanziaria dei progetti.

In ogni azienda, la gestione accurata e dettagliata dei costi è fondamentale per garantire la sostenibilità e la crescita. Elementi come la materia prima, il costo unitario e altri fattori economici sono essenziali per il successo di ogni impresa.

Ma come è possibile gestire in modo efficace tutti questi elementi?

La risposta risiede nell’uso strategico dei centri di costo, che permettono di avere un controllo dettagliato su ogni aspetto economico dell’azienda.

Vediamo come il centro di costo può aiutarti a semplificare la gestione dei costi di grandi progetti.

Cos’è il centro di costo?

Un centro di costo è una divisione all’interno di un’azienda che ha la responsabilità di determinati costi.

Ogni singolo centro di costo è responsabile dei costi sostenuti per produrre prodotti o servizi. Può essere una linea produttiva, un dipartimento o un’intera filiale.

Il centro di costo consente di raccogliere informazioni sui costi di tutte le attività e i componenti del progetto. Queste informazioni possono essere utilizzate per:

  • Ottenere una panoramica dei costi del progetto
  • Identificare le aree di costo in cui è possibile apportare miglioramenti
  • Monitorare l’andamento dei costi nel tempo

I diversi centri di costo all’interno di un’azienda possono essere collegati a diversi prodotti o servizi. Ogni prodotto o servizio può avere costi associati diversi, che possono essere monitorati e analizzati separatamente.

Perché creare una mappa dei centri di costo

Creare una mappa dei centri di costo è essenziale. La mappa aiuta a comprendere dove vengono sostenuti i costi e come vengono distribuiti all’interno dell’azienda.

Twproject è un software di project management che può facilitare questo processo. Consente, infatti, di assegnare costi specifici a ciascun centro di costo, fornendo informazioni dettagliate sull’allocazione dei costi all’interno dell’azienda.

 

In particolare, Twproject permette di creare una mappa dei centri di costo che sia personalizzata per le esigenze specifiche dell’azienda e definisce i centri di costo in base alle attività svolte dall’azienda, ai prodotti o servizi offerti o ad altri criteri.

Inoltre, assegna i costi a ciascun centro di costo in modo accurato ed efficiente.

Le informazioni sui costi fornite da Twproject possono essere utilizzate per una varietà di scopi, tra cui:

  • Calcolo del costo dei prodotti o servizi
  • Analisi dei costi
  • Gestione dei costi
  • Miglioramento dell’efficienza e della produttività

I project manager possono facilmente monitorare i costi diretti e indiretti, i tempi di produzione e altri aspetti cruciali. Twproject permette di assegnare e monitorare i costi di ogni singolo progetto, semplificando notevolmente la gestione e l’analisi dei costi, garantendo una maggiore efficienza e controllo.

Offre una visione chiara, dettagliata e aggiornata dei costi sostenuti, aiutando le aziende a ottimizzare le risorse e a migliorarne l’efficienza.

6 suggerimenti per semplificare i grandi progetti con il centro di costo

Ecco una guida su come utilizzare il centro di costo per semplificare i grandi progetti, garantendo al contempo efficienza e controllo finanziario.

1. Adotta un software di gestione dei costi

Inizia adottando un software di gestione dei costi come Twproject. Questo strumento centralizza e automatizza la gestione dei centri di costo, permettendoti di monitorare i costi in tempo reale, assegnare budget specifici e generare report dettagliati, il tutto in un’unica piattaforma. Questo non solo ti farà risparmiare tempo ma ridurrà anche il rischio di errori manuali.

2. Definisci chiaramente i centri di costo

Una chiara definizione di ciascun centro di costo all’interno del progetto è fondamentale. Questo passaggio elimina la confusione, facilita la comunicazione con il team e assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda riguardo alla struttura dei costi del progetto.

3. Assegna un budget specifico

L’assegnazione di un budget specifico a ciascun centro di costo previene gli sforamenti e assicura che ogni centro di costo abbia le risorse finanziarie necessarie per operare efficacemente.

Questo passaggio è cruciale per mantenere il controllo finanziario del progetto e evitare spese impreviste.

cost management

4. Monitora continuamente i costi

Il monitoraggio continuo dei costi reali rispetto ai costi previsti per ciascun centro di costo ti permette di identificare rapidamente eventuali discrepanze e apportare correzioni tempestive. Questa pratica assicura che il progetto rimanga nei limiti di budget e tempo previsti.

5. Forma il tuo team

Assicurati che il tuo team sia ben formato sulla gestione efficace dei centri di costo. Un team informato è un asset inestimabile per il controllo dei costi e la gestione efficace del progetto.

6. Effettua revisioni periodiche

Non dimenticare di effettuare revisioni periodiche dei centri di costo per assicurarti che rimangano allineati agli obiettivi del progetto. Questo ti permette di fare aggiustamenti in base alle esigenze del progetto, garantendo che i centri di costo siano sempre ottimizzati.

Implementando questi passaggi, la gestione dei centri di costo diventerà un processo più fluido e gestibile, contribuendo significativamente al successo del tuo grande progetto.

Semplificando la gestione interna dei progetti tramite Twproject, siamo riusciti a implementare un controllo dei costi molto forte ed efficace sulle risorse direttamente coinvolte nei progetti

Gestire i centri di costo con Twproject

Recentemente abbiamo rilasciato una nuova release di Twproject con funzionalità migliorate per la gestione dei centri di costo.

Ecco le novità in sintesi:

  • Propagazione dei centri di costo

Questa funzionalità ti permette di modificare il centro di costo di un task o risorsa e di propagare automaticamente la modifica a tutti i sottotask o risorse subordinate. In questo modo, non dovrai aggiornare manualmente ogni singolo elemento.

Ad esempio, se modifichi il centro di costo di un progetto, tutti i task e le risorse del progetto verranno automaticamente aggiornati con il nuovo centro di costo. Tuttavia, se un task o una risorsa ha un centro di costo diverso dal progetto, questo resterà invariato.

 

  • Scelta della tipologia di centro di costo

In precedenza, i centri di costo erano utilizzati sia per i progetti che per le risorse. Con questa nuova funzionalità, potrai gestire separatamente i centri di costo per progetti e risorse. In questo modo, puoi scegliere se utilizzare i centri di costo per progetti, risorse o entrambi e avere una visione più chiara e organizzata dei tuoi dati.

 

  • Eredità del centro di costo

Questa funzionalità permette ai costi aggiuntivi di progetto di ereditare automaticamente il centro di costo dalla fase di appartenenza. In questo modo, puoi evitare di modificare manualmente i centri di costo per ogni costo aggiuntivo.

Ad esempio, se un costo aggiuntivo è associato a una fase di progetto, il centro di costo di quel costo aggiuntivo erediterà automaticamente il centro di costo della fase.

In sintesi, queste nuove funzionalità ti permettono di:

  • Risparmiare tempo, poiché non dovrai aggiornare manualmente i centri di costo;
  • Migliorare la precisione, evitando possibili errori;
  • Avere una visione più chiara e organizzata dei tuoi dati.

In conclusione, il centro di costo è uno strumento prezioso per semplificare la gestione finanziaria dei grandi progetti. Utilizzando correttamente il centro di costo, è possibile migliorare la trasparenza e l’efficienza dei costi, ridurre i rischi e migliorare la probabilità di successo del progetto.

Ricorda, un buon controllo dei costi è alla base della realizzazione di progetti di successo.

Tieni sotto controllo i costi con Twproject

 

Progetti aziendali: come tenerli sotto controllo

Nel vasto panorama dei progetti aziendali, una delle sfide più pressanti per i project manager è quella di mantenere un controllo costante e rigoroso su ogni fase e aspetto del progetto.

Tenere sotto controllo i progetti aziendali è un’attività fondamentale per garantire il successo. Questo consente di tenere traccia del progresso del progetto, di identificare eventuali deviazioni rispetto al piano e prendere provvedimenti correttivi in modo tempestivo.

I progetti, per loro natura, sono fluidi e dinamici, con variabili che cambiano spesso in modo imprevedibile.

Queste variabili possono includere cambiamenti nelle aspettative degli stakeholder, risorse che diventano improvvisamente indisponibili, rischi non previsti che emergono o scadenze che vengono modificate.

In questo contesto in continua evoluzione, i project manager devono non solo anticipare e prevenire potenziali ostacoli, ma anche reagire rapidamente quando questi ostacoli si presentano.

Ma come si fa a garantire che un progetto proceda come previsto, rispettando tempi e budget?

La risposta sta nell’utilizzo di metriche e KPI (Key Performance Indicators) specifici.

In questo articolo, esploreremo le principali metriche e KPI che ogni project manager dovrebbe conoscere e utilizzare, utili per monitorare i progetti aziendali.

5 step per tenere sotto controllo i progetti aziendali

1. Definisci gli obiettivi e le metriche di successo

Il primo passo per tenere sotto controllo un progetto è definire chiaramente gli obiettivi e le metriche di successo. Gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART).

Le metriche di successo devono essere quantitative e misurabili, in modo da poter monitorare il progresso del progetto e identificare eventuali deviazioni.

Ad esempio, un obiettivo di un progetto potrebbe essere “Lavorare in collaborazione con un partner per sviluppare un nuovo prodotto entro il 31 dicembre 2023“.

Una metrica di successo per questo obiettivo potrebbe essere “Il nuovo prodotto è stato sviluppato e lanciato entro il 31 dicembre 2023“.

2. Crea un piano di monitoraggio

Una volta definiti gli obiettivi e le metriche di successo, è necessario creare un piano di monitoraggio. Il piano deve definire le attività di monitoraggio, la frequenza di aggiornamento dei dati e le persone responsabili del monitoraggio.

Il piano di monitoraggio dovrebbe essere specifico per il progetto e dovrebbe tenere conto delle dimensioni, della complessità e della natura del progetto. Ad esempio, un progetto di sviluppo di prodotto potrebbe richiedere un monitoraggio più frequente rispetto a un progetto di ristrutturazione aziendale.

3.Raccogli i dati e analizzali

Il monitoraggio consiste nel raccogliere dati e analizzarli per identificare eventuali deviazioni rispetto al piano. I dati possono essere raccolti da una varietà di fonti, tra cui:

I dati raccolti devono essere analizzati per identificare eventuali tendenze o problemi. Ad esempio, se i dati di performance indicano che il progetto è in ritardo, è necessario identificare la causa del ritardo e prendere provvedimenti correttivi.

4. Applica le misure correttive

Se il monitoraggio rivela delle deviazioni, è necessario prendere provvedimenti correttivi.

I provvedimenti correttivi possono variare a seconda della natura della deviazione. Ad esempio, se la deviazione è dovuta a un ritardo, è possibile riallocare le risorse o modificare il piano.

È importante prendere provvedimenti correttivi in modo tempestivo per evitare che le deviazioni si aggravino.

5. Comunica i risultati

È importante comunicare i risultati del monitoraggio agli stakeholder del progetto.

La comunicazione regolare consente di mantenere tutti informati sullo stato del progetto e di identificare eventuali problemi prima che diventino critici.

I risultati del monitoraggio possono essere comunicati attraverso una varietà di canali, tra cui:

  • Riunioni di progetto
  • Report periodici
  • Comunicazioni e-mail

Le metriche essenziali per tenere sotto controllo i progetti aziendali

Come già detto, le metriche sono essenziali perché consentono di misurare l’avanzamento dei progetti e identificare eventuali deviazioni dal piano.

metriche progetti

Vediamo a seguire quelle più utilizzate per il monitoraggio dei progetti:

1. Metriche di base

Le metriche di base, spesso chiamate anche metriche fondamentali o metriche chiave, sono misurazioni standardizzate utilizzate per valutare e monitorare l’andamento, la performance o la qualità di un processo, attività o progetto.

Queste metriche forniscono una visione chiara e oggettiva dello stato attuale e aiutano a prendere decisioni informate.

Ecco alcune delle metriche di base comunemente utilizzate:

  • Pianificazione temporale: questa metrica riguarda il rispetto delle scadenze stabilite. Se un progetto inizia a scivolare rispetto alla pianificazione, è essenziale intervenire tempestivamente.
  • Budget: monitorare costantemente i costi è fondamentale. Se si supera il budget previsto senza una giustificazione valida, potrebbero sorgere problemi seri.
  • Risorse: che si tratti di personale, attrezzature o altro, è vitale assicurarsi che le risorse siano utilizzate in modo efficiente.

2. KPI specifici

I KPI sono indicatori di performance chiave che vengono utilizzati per misurare e valutare l’efficacia di specifiche attività, processi o obiettivi all’interno di un’organizzazione o progetto.

Essi sono essenziali per monitorare il progresso verso gli obiettivi strategici e tattici. Tra questi troviamo:

  • Indice di Performance dei Costi (CPI): questo KPI misura l’efficienza dei costi del progetto. Un CPI superiore a 1 indica che il progetto è sotto budget, mentre un valore inferiore a 1 indica che è sopra budget.
  • Indice di Performance del Tempo (SPI): simile al CPI, ma focalizzato sul tempo. Un SPI superiore a 1 indica che il progetto è avanti rispetto alla pianificazione, mentre un valore inferiore a 1 indica un ritardo.
  • Valore Guadagnato (EV): rappresenta il valore del lavoro effettivamente completato in un dato momento, rispetto a quanto era stato pianificato.
  • Costo al Completamento (EAC): una stima dei costi totali al completamento del progetto, basata sulle performance attuali.

3. Metriche qualitative

Le metriche qualitative sono misurazioni che valutano e interpretano aspetti non quantificabili o non numerici di un fenomeno o di un’attività.

A differenza delle metriche quantitative, che si basano su dati numerici e misurazioni oggettive, le qualitative si concentrano su percezioni, opinioni, qualità e altri attributi soggettivi.

Queste metriche sono spesso utilizzate in contesti in cui la valutazione richiede un’analisi più profonda e interpretativa piuttosto che una semplice conta o misurazione.

Ecco alcuni esempi di metriche qualitative:

  • Soddisfazione del cliente: anche se un progetto viene completato nei tempi e nei costi previsti, se il cliente non è soddisfatto, qualcosa è andato storto. È essenziale raccogliere feedback regolarmente. Questa può essere misurata attraverso sondaggi, interviste o focus group.
  • La qualità di un prodotto o servizio: anche se ci possono essere metriche quantitative associate (come il tasso di difettosità), la percezione della qualità da parte del cliente è spesso una metrica qualitativa. Questa può essere misurata attraverso valutazioni di esperti o recensioni dei clienti.
  • L’usabilità di un prodotto o servizio: è la misura in cui può essere utilizzato da utenti specifici per raggiungere obiettivi specifici con efficacia, efficienza e soddisfazione. Può essere misurata attraverso test di usabilità o sondaggi.
  • L’impatto di un progetto: è la misura dell’effetto positivo o negativo che il progetto ha sulle persone, le organizzazioni o l’ambiente.

Può essere misurato in termini di:

  • Benefici: i benefici che il progetto ha generato
  • Risultati: i risultati che il progetto ha raggiunto
  • Cambio: il cambiamento che il progetto ha portato

4. Metriche quantitative

Le metriche quantitative sono indicatori di performance che misurano aspetti misurabili in modo quantitativo. Sono spesso utilizzate per misurare il tempo, i costi, la qualità e la produttività.

Alcuni esempi di metriche quantitative includono:

  • Il tempo: può essere misurato in giorni, settimane, mesi o anni.
  • I costi: possono essere misurati in euro, dollari, yen o altre valute.
  • La qualità: può essere misurata in termini di errori, conformità agli standard o soddisfazione dei clienti.
  • La produttività: può essere misurata in termini di output per unità di tempo.

Le metriche quantitative sono spesso più facili da misurare rispetto alle metriche qualitative, ma possono essere meno utili per misurare la qualità e la soddisfazione degli utenti.

Ecco alcuni suggerimenti per la misurazione delle metriche quantitative:

  • Definire chiaramente gli obiettivi della metrica: cosa si sta cercando di misurare?
  • Selezionare un metodo di misurazione appropriato: il metodo di misurazione deve essere valido e affidabile.
  • Raccogliere dati da una varietà di fonti: questo aiuterà a garantire che i dati siano accurati.
  • Analisi dei dati in modo sistematico: questo aiuterà a identificare le tendenze e i problemi.

I project manager dovrebbero utilizzare una combinazione di metriche qualitative e quantitative per monitorare il progresso dei loro progetti.

Le metriche quantitative possono fornire informazioni preziose sul tempo, i costi e la produttività, che possono essere fattori chiave per il successo di un progetto.

Alcune metriche quantitative comuni per i progetti aziendali includono:

Tempo:

  • Tempo di sviluppo: il tempo necessario per completare il progetto
  • Tempo di consegna: il tempo necessario per consegnare il prodotto o servizio finale al cliente
  • Tempo di ciclo: il tempo necessario per completare un’attività o un processo

Costi:

  • Costi totali: il costo totale del progetto
  • Costi di sviluppo: i costi associati alla creazione del prodotto o servizio finale
  • Costi di distribuzione: i costi associati alla distribuzione del prodotto o servizio finale al cliente

Qualità:

  • Numero di errori: il numero di errori rilevati nel prodotto o servizio finale
  • Conformità agli standard: la misura in cui il prodotto o servizio finale soddisfa gli standard stabiliti
  • Soddisfazione dei clienti: il grado di soddisfazione dei clienti con il prodotto o servizio finale

Produttività:

  • Output per unità di tempo: la quantità di lavoro completata in un’unità di tempo
  • Efficienza: la misura in cui le risorse vengono utilizzate in modo efficace
  • Efficacia: la misura in cui gli obiettivi vengono raggiunti

Queste sono solo alcune delle molte metriche quantitative che possono essere utilizzate per monitorare i progetti aziendali. I project manager dovrebbero scegliere le metriche più appropriate per il loro progetto specifico.

5. Metriche di team e comunicazione

Le metriche di team e comunicazione sono indicatori specifici utilizzati per valutare e monitorare l’efficacia, l’efficienza e la qualità delle interazioni e delle dinamiche all’interno di un team, nonché la qualità e l’efficacia della comunicazione tra i membri del team e con gli stakeholder esterni.

Queste metriche sono fondamentali per garantire che un team lavori in modo coeso e che le informazioni vengano condivise in modo chiaro e tempestivo.

Alcune di queste possono essere:

  • Moralità del team: un team motivato e soddisfatto è più produttivo. Monitorare la moralità può aiutare a identificare e risolvere problemi prima che diventino gravi.
  • Efficienza della comunicazione: la comunicazione è la chiave in ogni progetto. Se le informazioni non fluiscono correttamente, possono sorgere incomprensioni e ritardi.

Best practice per monitorare i progetti aziendali

Oltre agli strumenti e alle metriche menzionati, ci sono altre strategie e pratiche che i project manager possono adottare per avere i progetti aziendali sotto controllo:

  • Revisioni regolari: programma revisioni periodiche del progetto per valutare l’andamento rispetto agli obiettivi stabiliti. Questo aiuta a identificare tempestivamente eventuali scostamenti e a prendere le misure correttive necessarie.
  • Stakeholder engagement: mantieni una comunicazione aperta e regolare con tutti gli stakeholder del progetto. Comprendere le loro aspettative e preoccupazioni può aiutare a prevenire problemi futuri.
  • Gestione dei rischi: identifica i potenziali rischi all’inizio del progetto e sviluppa piani di mitigazione. Monitora regolarmente questi rischi e adatta i piani di mitigazione di conseguenza.
  • Formazione del team: assicurati che il tuo team abbia le competenze e la formazione necessarie per eseguire il progetto con successo. La formazione continua può aiutare a colmare eventuali lacune nelle competenze.
  • Uso di metodologie agili: l’adozione di metodologie agili, come Scrum o Kanban, può aiutare a gestire meglio i progetti, permettendo una maggiore flessibilità e adattabilità ai cambiamenti.
  • Documentazione completa: mantieni una documentazione dettagliata di tutte le fasi del progetto. Questo non solo aiuta nella tracciabilità, ma serve anche come riferimento per progetti futuri.
  • Feedback continuo: incoraggia il feedback continuo da parte del team e degli stakeholder. Questo può fornire preziose informazioni su ciò che sta funzionando e ciò che potrebbe richiedere modifiche.
  • Uso di strumenti di collaborazione: strumenti di project management come Twproject, possono facilitare la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, garantendo che tutti siano sulla stessa pagina.
  • Bilanciamento del carico di lavoro: monitora il carico di lavoro di ogni membro del team per assicurarti che nessuno sia sovraccarico. Distribuire equamente il lavoro può prevenire ritardi e problemi di qualità.
  • Valutazioni post-progetto: al termine di ogni progetto, conduci una valutazione post-progetto per discutere ciò che ha funzionato, ciò che non ha funzionato e le lezioni apprese. Questo può fornire intuizioni preziose per migliorare la gestione dei progetti futuri.

Progetti aziendali: tutto sotto controllo con Twproject

Twproject è un software di gestione dei progetti che consente di tenere sotto controllo ogni tipo di progetto, indipendentemente dalla loro grandezza e complessità.

Il software offre una serie di funzionalità che sono essenziali per il successo di qualsiasi progetto, utili per la raccolta e l’analisi dei dati, l’identificazione delle deviazioni e l’adozione di provvedimenti correttivi.

Ecco come è possibile utilizzare Twproject per monitorare i progetti:

  • Diagramma di Gantt: Twproject offre un diagramma di Gantt interattivo che visualizza la pianificazione del progetto in termini di attività, dipendenze e scadenze. Questo strumento permette di avere una visione chiara dell’andamento del progetto e di apportare modifiche in tempo reale.
  • Kanban board: per chi preferisce un approccio agile, Twproject offre una Kanban board che permette di visualizzare e gestire le attività in diverse fasi, facilitando il monitoraggio del progresso e l’identificazione di eventuali colli di bottiglia.
  • Timesheet: il software consente di monitorare il tempo dedicato a ciascuna attività dai membri del team. Questo aiuta a garantire che le risorse siano utilizzate in modo efficiente e che il progetto rimanga entro il budget previsto.
  • Dashboard e report: Twproject offre una serie di dashboard e report personalizzabili che forniscono una panoramica del progetto, compresi i progressi, le risorse utilizzate, i costi e altri KPI importanti.
  • Notifiche e allarmi: ricevi notifiche in tempo reale su eventuali problemi, ritardi o cambiamenti nel progetto. Questo ti permette di intervenire tempestivamente e di prendere decisioni informate.
  • Gestione delle risorse: utilizza la vista interattiva del carico di lavoro e della pianificazione per monitorare l’allocazione delle risorse. Identifica rapidamente chi è sovraccarico o sottoutilizzato e aggiusta il tiro.
  • Accesso mobile: la piattaforma mobile di Twproject ti permette di monitorare i tuoi progetti in movimento. Puoi accedere ai dati, ricevere aggiornamenti e prendere decisioni ovunque tu sia.
  • Gestione documentale: oltre a monitorare le attività e le risorse, Twproject ti permette di tenere traccia di tutti i documenti associati al progetto. Puoi accedere rapidamente a specifiche versioni, bloccare file e organizzare i documenti in modo efficiente.
  • Supporto agile: il software consente di monitorare le attività, idee, bug e funzionalità all’interno dei tuoi progetti, garantendo che tutto rimanga allineato agli obiettivi del progetto.

 

Incorporando queste funzionalità e strumenti, Twproject fornisce una soluzione completa per monitorare efficacemente i progetti aziendali, garantendo che rimangano sulla giusta strada e raggiungano gli obiettivi prefissati.

Tieni sotto controllo tutti i progetti con Twproject!