Come un brief di progetto può salvare il tuo progetto

Un brief di progetto è un documento fondamentale per trasmettere gli obiettivi principali del progetto in modo che tutti capiscano cosa dovranno fare.

I progetti non nascono e basta.

C’è molto lavoro da fare prima che vengano approvati e, una volta ottenuto il via libera, sono necessari ancora più pianificazione e dettagli.

Ecco quindi spiegato in questo articolo come un brief di progetto può salvare il tuo progetto.

Che cos’è un brief di progetto?

Un brief di progetto è un documento che delinea gli obiettivi, l’ambito e i risultati finali di un progetto.

La sua funzione principale è quella di fornire una panoramica chiara a tutti i soggetti coinvolti, qualunque sia il loro ruolo o livello di capacità tecnica.

Un brief ben definito ha un impatto significativo sul successo di un progetto perché è in grado di allineare le aspettative e ridurre al minimo le incomprensioni.

Non si tratta di un documento dettagliato come un piano di progetto, ma è comunque parte molto importante nel project management perché non si limita a delineare ambito e obiettivi, ma funge anche da strumento di comunicazione.

Un buon brief è il fondamento su cui costruire un piano di progetto solido, e garantire il successo.

Chi è responsabile della stesura del brief del progetto?

La stesura del brief di progetto è un compito cruciale e, nella maggior parte dei casi, la responsabilità non ricade su un solo individuo. Di solito, è un processo collaborativo che coinvolge vari attori chiave.

Ecco un approfondimento sui principali responsabili della stesura del brief di progetto:

1.   Responsabile del progetto: nella maggior parte dei casi, il project manager è al timone della creazione del brief del progetto. Con una visione completa della portata, degli obiettivi e delle risorse del progetto, il project manager è nella posizione ideale per delineare chiaramente cosa il progetto deve raggiungere e come. Ha anche la responsabilità di garantire che il brief sia allineato con le aspettative degli stakeholder e che sia facilmente comprensibile per tutti i membri del team.

  • Compiti specifici: il project manager raccoglie input dai vari stakeholder, struttura il documento in modo coerente e chiaro, e si assicura che tutte le informazioni rilevanti siano incluse. Questo può includere dettagli come obiettivi, deliverable, timeline, risorse necessarie e potenziali rischi.

2.  Sponsor o promotore del progetto: è spesso colui che ha l’autorità di avviare il progetto e che fornisce le risorse necessarie per il suo sviluppo. Questa figura può essere un dirigente o un gruppo di dirigenti all’interno dell’organizzazione.

  • Compiti specifici: gli sponsor forniscono una visione strategica e delineano le aspettative generali del progetto. Collaborano con il project manager per definire gli obiettivi principali e per garantire che il progetto sia allineato con la strategia aziendale complessiva. Inoltre, approvano il brief finale e forniscono supporto per risolvere eventuali problemi che possono sorgere.

3.   Principali stakeholder: le parti interessate, in particolare quelle con interessi o investimenti significativi nel progetto, possono contribuire con preziose informazioni o richieste che non possono essere ignorate.

  • Compiti specifici: gli stakeholder forniscono input preziosi basati sulle loro esigenze e aspettative. Possono includere membri del team, utenti finali, partner esterni e altre figure rilevanti. Il loro coinvolgimento è cruciale per garantire che il brief rispecchi accuratamente le necessità del progetto e non trascuri aspetti importanti che potrebbero influenzarne il successo.

4.  Esperti in materia: a seconda della natura del progetto, gli esperti nel settore pertinente potrebbero essere coinvolti per prestare la loro esperienza, soprattutto per quanto riguarda tematiche più sensibili, come la sostenibilità. Possono essere interni all’organizzazione o consulenti esterni.

  • Compiti specifici: questi esperti contribuiscono con conoscenze specialistiche che possono essere fondamentali per la definizione degli aspetti tecnici del progetto. La loro esperienza è particolarmente preziosa in settori complessi o altamente regolamentati, dove una comprensione dettagliata è essenziale per evitare errori costosi e per garantire la conformità alle normative.

Esempio di brief di progetto

Non esiste un unico modo per creare un brief di progetto, ma quella che segue è una guida dettagliata su come strutturare un brief di progetto, con ciascun elemento spiegato in modo approfondito.

a) Nome del progetto: Il progetto deve avere un titolo descrittivo e chiaro che rifletta l’essenza del progetto.

Esempio: “Sviluppo di una piattaforma di e-commerce per prodotti artigianali locali.”

b) Project manager: Specificare chi guiderà il progetto includendo le informazioni di contatto in modo che chiunque abbia domande possa contattare la persona in carico.

Esempio:

  • Nome: Maria Rossi
  • Email: maria.rossi@example.com
  • Telefono: +39 123 456 7890

c) Informazioni sugli stakeholders: includere le informazioni di contatto delle parti interessate al progetto. Queste sono tutte quelle persone che hanno un interesse acquisito nel progetto e nel suo risultato.

Esempio:

  • Sponsor del progetto: Luca Bianchi (luca.bianchi@example.com)
  • Cliente principale: Marco Verdi (marco.verdi@example.com)
  • Utente finale rappresentativo: Anna Neri (anna.neri@example.com)

d) Team di progetto: Elencare tutti i membri del team e i loro ruoli. Per un progetto di grandi dimensioni, ciò può includere solo i leader chiave del team. Una chiara definizione dei compiti garantisce che ogni membro del team sappia cosa deve fare, portando a un flusso di lavoro più efficiente.

Esempio:

  • Team Leader: Giovanni Gialli
  • Sviluppatore Front-End: Laura Blu
  • Sviluppatore Back-End: Paolo Grigi
  • Designer UI/UX: Greta Rosa
  • Specialista Marketing: Federica Viola

e) Obiettivi del progetto: Quali saranno i risultati finali e quali criteri misureranno il successo.

Esempio:

Obiettivo principale:

Creare una piattaforma di e-commerce user-friendly per la vendita di prodotti artigianali locali.

Obiettivi secondari:

  • Aumentare la visibilità online dei produttori locali.
  • Integrare un sistema di pagamento sicuro.
  • Implementare funzionalità di recensioni e feedback degli utenti.

Criteri di successo:

  • Raggiungere 10.000 visite mensili entro sei mesi dal lancio.
  • Ottenere un punteggio di soddisfazione degli utenti superiore a 4.5/5.

f) Cronologia del progetto: la sequenza temporale dovrebbe specificare le date di inizio e fine del progetto, comprese le milestone principali.

Esempio:

Data di inizio: 1 Giugno 2024

Data di fine: 31 Dicembre 2024

Milestone:

– Fase di pianificazione completata: 30 Giugno 2024

– Sviluppo del prototipo: 31 Agosto 2024

– Test e correzioni: 31 Ottobre 2024

– Lancio della piattaforma: 31 Dicembre 2024

g) Budget del progetto: Includere tutti i costi relativi al progetto e tenere conto di eventuali spese impreviste.

Esempio:

  • Totale stimato: € 100.000
  • Sviluppo software: € 50.000
    • Design: € 20.000
    • Marketing: € 15.000
    • Spese operative: € 10.000
    • Contingenze: € 5.000

h) Rischi e vincoli: Ogni progetto comporta potenziali rischi e vincoli. Identificarli tempestivamente può sicuramente aiutare a mitigare eventuali problemi futuri.

Esempio:

Rischi:

  • Ritardi nello sviluppo: Mitigazione attraverso un piano di lavoro dettagliato e monitoraggio continuo.
  • Problemi di integrazione del sistema di pagamento: Mitigazione con test anticipati e supporto tecnico dedicato.

Vincoli:

  • Budget limitato: gestione oculata delle risorse e controllo rigoroso dei costi.
  • Tempistiche strette: pianificazione accurata e utilizzo di metodologie agili per adattarsi rapidamente ai cambiamenti.

In alcuni casi, si potranno includere maggiori informazioni, ma un brief di progetto vuole essere un buon equilibrio fra ciò che è rilevante e ciò che diventa dettaglio.

Brief di progetto con Twproject

Twproject è un potente software di project management che offre una suite completa di strumenti per la gestione efficace dei progetti.

Questo strumento non solo facilita la redazione del brief di progetto, ma supporta anche l’intera gestione delle attività e delle risorse.

Consente al project manager di strutturare il brief in modo dettagliato, integrando obiettivi, risorse, tempistiche e responsabilità in un’unica piattaforma accessibile e personalizzabile.

Tutte le parti interessate del progetto saranno costantemente aggiornate in tempo reale, migliorando la comunicazione e l’efficienza.

Con funzionalità in grado di pianificare, monitorare e creare report su progressi e prestazioni, sarà sufficiente questo unico software per gestire tutti gli aspetti che abbiamo visto in questo articolo (e molto altro).

Inoltre, un software di project management come Twproject supporta la pianificazione e il tracciamento delle attività, permettendo di monitorare l’avanzamento del progetto rispetto ai tempi stabiliti e di intervenire prontamente in caso di deviazioni dal piano originale.

Questo non solo ottimizza la gestione del lavoro ma allinea meglio le aspettative, contribuendo significativamente al successo del progetto.

Seguendo le linee guida di questo articolo e utilizzando Twproject, i project manager potranno creare un brief di progetto efficace e gestire le attività in modo efficiente.

Ancora dubbi? Inizia ora una demo gratuita.

 

I migliori software di monitoraggio progetti del 2024

Monitorare l’andamento dei progetti aziendali è al centro dell’attività di project management. Ma quali sono i migliori strumenti per farlo? In questo articolo troverai un elenco dei migliori software per il monitoraggio dei tuoi progetti.

Ma per prima cosa vediamo insieme cosa rientra nell’ambito del monitoraggio dei progetti, detto anche monitoraggio e controllo.

Con questo termine ci si riferisce al controllo generale svolto dal project manager per garantire che tutti i compiti siano svolti correttamente e nei giusti tempi.

Il monitoraggio dei progetti guarda alle singole fasi per individuare gli ostacoli, i colli di bottiglia o le lacune e cerca di risolverli per aumentare l’efficienza del progetto.

Il processo di monitoraggio comincia non appena inizia il progetto stesso e prosegue durante tutto il suo ciclo di vita.

Un sistema che aiuti a monitorare il progetto in maniera efficace ci permette di vedere lo stato di avanzamento in maniera chiara e a colpo d’occhio.

Obiettivi principali del monitoraggio dei progetti

Ogni progetto possiede caratteristiche peculiari e a seconda dell’ambito aziendale certi obiettivi potranno essere più importanti di altri per la sua realizzazione.

Ma in linea di massima si può dire che gli obiettivi da tenere a mente durante il monitoraggio dei progetti sono i seguenti:

  • Stabilire finalità: sin da principio è utile mettere in chiaro, e magari anche per iscritto, quale sia l’obiettivo finale del progetto. In altre parole, quali sono i risultati attesi da clienti e stakeholder. Per fare questa operazione può essere utile implementare un’attività di scope management.
  • Settare i parametri: una volta stabilite le finalità, dovremo riportare poi quanto emerso dall’analisi in termini di budget, tempistiche, utilizzo delle risorse eccetera. Questa base di dati costituirà la nostra baseline iniziale, ossia l’avanzamento ideale da seguire, dal quale ci si discosterà più o meno durante la reale esecuzione del progetto.
  • Raccogliere dati: nel momento in cui il progetto parte, è importante avere gli strumenti giusti per raccogliere periodicamente dati quali i costi diretti e indiretti, le ore di lavoro svolte, le fasi completate. Più questi dati saranno facili da raccogliere e inserire a sistema più il lavoro del project manager ne trarrà beneficio.
  • Analizzare dati: per far sì che i dati raccolti non rimangano privi di significato, è utile provare a interpretarli. Esempi di analisi sono il confronto tra le tempistiche espresse nella baseline e quelle reali oppure l’analisi dei costi, differenziando tra costi previsti, stimati e attuali.
  • Fare report: esportare i dati rilevati, insieme alla loro interpretazione, è utile per condividere i risultati ottenuti con gli stakeholder o con il proprio team. La configurabilità dei report è dunque essenziale per differenziare il target di riferimento con cui condividere specifici dati.
  • Creare modelli per progetti futuri: per ottimizzare gli sforzi compiuti, nell’ambito del monitoraggio dei progetti può rientrare anche la creazione di best practice per progetti con caratteristiche simili. Ciò avverrà a fine progetto e andrà a costituire la base di dati per pianificare progetti futuri.

Tipologie del monitoraggio dei progetti

Entrando ancora più nel dettaglio, vediamo ora quali sono le tipologie di monitoraggio dei progetti, ossia tutti gli approcci che si possono adottare quando controlliamo lo svolgimento delle attività.

Le varie tipologie si applicano a tutti gli obiettivi visti in precedenza, ma declinate a seconda dell’aspetto che si intende monitorare.

  1. Monitoraggio del processo: noto anche come monitoraggio delle attività, mira principalmente a monitorare le risorse e gli input e a capire come vengono forniti gli output e i risultati.
  2. Monitoraggio dei beneficiari: questa tipologia include le richieste da parte dei beneficiari, i eventuali reclami e la soddisfazione generale. I beneficiari possono essere sia diretti che indiretti.
  3. Monitoraggio della conformità: serve a stabilire che il progetto sia conforme ai contratti, alle leggi vigenti, agli standard etici e alla conformità generale del progetto.
  4. Monitoraggio finanziario: controlla l’efficienza finanziaria del progetto, includendo anche un’analisi di costi-benefici.
  5. Monitoraggio dei risultati: comprende tutto ciò che determina se il progetto è sulla strada giusta per raggiungere i risultati attesi. Serve anche a raccogliere dati sull’impatto e sugli effetti complessivi del progetto.

Ma veniamo al dunque: vi forniamo un breve ma esaustivo elenco dei migliori software per svolgere il monitoraggio dei progetti aziendali, minimizzando gli sforzi e ottimizzando la produttività.

Ecco la lista dei migliori software per il monitoraggio dei progetti:

1. Twproject

Twproject per monitoraggio dei progetti

Se cerchiamo uno strumento completo, la prima scelta ricade sicuramente su Twproject, il software che possiede tutti i gli strumenti fondamentali per il monitoraggio e il controllo dei progetti.

A partire dal suo diagramma di Gantt agile e dinamico, proseguendo con una WBS completa e facile da compilare e aggiornare, e ancora con la sua impeccabile gestione di risorse e costi, ricche di automazioni e personalizzazioni, e così via.

Twproject nasce infatti come un sistema di gestione dei progetti a 360 gradi, in grado di supportare il lavoro del project manager dall’inizio alla fine.

Ha un’interfaccia intuitiva che rende più fluido l’adattamento di tutto il team allo strumento e riduce i tempi legati al processo di apprendimento, promuovendo il lavoro di squadra.

Inoltre, è uno strumento adatto a team e progetti di qualsiasi dimensione. La sua scalabilità lo rende adatto a qualsiasi tipo di azienda e il vantaggio è che Twproject si modifica e cresce insieme al business e alla complessità dei progetti.

Caratteristiche principali:

  • Dashboard: la vista principale, che mostra a un primo colpo d’occhio la situazione dei progetti in tempo reale.
  • WBS: consente con grande velocità di suddividere i progetti in attività da svolgere, settare le scadenze e assegnare i ruoli.
  • Diagramma di Gantt: si evolve nel tempo ed è sempre aggiornato, essendo ben integrato con le altre componenti del software. Permette di assegnare il lavoro e di essere condiviso facilmente.
  • Percorso critico: facile da settare e individuare, ci consente di seguire il flusso di lavoro e di evitare i colli di bottiglia.
  • Calcolo automatizzato in real time dell’avanzamento di progetto: per avere un’idea immediata dell’avanzamento del progetto ma anche di ogni singola fase che lo compone.
  • Kanban board: per chi predilige il lavoro agile, consente di assegnare facilmente i compiti e di avere una vista d’insieme delle attività, molto personalizzabile a seconda delle esigenze.
  • Gestione dei costi: i costi di progetto, diretti e indiretti, sono gestiti in un unico ambiente, insieme ai ricavi e ai costi delle risorse. Il confronto tra la pianificazione delle spese inziale e quella attuale evidenzia rischi e sforamenti di budget in maniera chiara.
  • Gestione del carico di lavoro: il tempo impiegato da ogni risorsa per il completamento delle attività è calcolato con precisione, distinguendo tra tipologie di attività e consentendo l’inserimento dei worklog in varie modalità. Ciò consente di analizzare le prestazioni con efficacia.
  • Timeline: strumento presente nella pagina di statistiche e all’interno del Gantt stesso, che permette di rivedere la pianificazione iniziale e la situazione in qualsiasi momento della vita del progetto, per un più efficace monitoraggio.
  • Condivisione: grazie a reporting e analisi personalizzabili, si ottengono informazioni chiare e condivisibili sulle prestazioni del progetto e delle sue singole parti.
  • Template: ogni progetto o sua sotto-fase può essere usato come modello per progetti simili, per risparmiare tempo nella pianificazione futura.

Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.

Pro: Twproject è utile per qualsiasi strategia e modello aziendale. Ha infatti strumenti avanzati e ricchi di funzionalità per tutti gli aspetti e le tipologie di monitoraggio dei progetti. Si adatta dunque a ogni settore d’impresa e cresce insieme al tuo business.

Contro: Una tale completezza non lascia spazio ad aspetti negativi.

Twproject rivoluziona la tua idea di monitoraggio dei progetti, facendoti scoprire una vastità di funzioni che semplificano e velocizzano il tuo lavoro.

2. ProofHub

ProofHub Monitoraggio progetti

ProofHub è uno strumento di gestione dei progetti e di collaborazione tra team che riunisce tutto in un unico luogo.

Crea un hub centrale per tutti i progetti, i team, i file, le discussioni e le attività, eliminando la necessità di destreggiarsi tra più app.

La piattaforma è efficiente e consente di rimanere sincronizzati con l’avanzamento dei progetti in tempo reale.

Inoltre, è possibile tracciare facilmente ogni attività del progetto e garantire che i progetti vengano consegnati con precisione.

Caratteristiche principali:

  • Diagramma di Gantt: consente di impostare le dipendenze delle attività, visualizzare le tempistiche del progetto e rispettare le scadenze.
  • Schede Kanban: per avere una visione d’insieme delle attività nelle varie fasi, individuare i colli di bottiglia e creare flussi di lavoro unici.
  • Strumenti di collaborazione come la chat integrata, le discussioni, i commenti sulle attività e le menzioni.
  • Condivisione dei file tra progetti e attività per facilitare l’accesso e la collaborazione sui documenti.
  • Tracciamento del tempo trascorso sulle attività, manualmente o con time tracker.
  • Fogli di presenza per monitorare la produttività del team e identificare gli ostacoli al flusso di lavoro.
  • Report dettagliati per ottenere informazioni in tempo reale sull’avanzamento delle attività, individuare le aree di miglioramento ed effettuare revisioni delle prestazioni.
  • Archiviazione centralizzata dei file con prove di stampa online per rivedere, approvare e fornire direttamente un feedback sugli asset.

Prezzo: a partire da 45 $ al mese per utenti illimitati.

Pro: Ha una buon interfaccia pulita e intuitiva, con curva di apprendimento minima; è personalizzabile e scalabile a seconda delle esigenze e offre un completo controllo amministrativo.

Contro: Non adatto a piccoli team; le sua mole di notifiche può risultare a volte eccessiva.

Strumento ricco di funzionalità che lo rendono una scelta valida per i grandi team che vogliono migliorare le loro capacità di tracciamento dei progetti.

3. ActiveCollab

ActiveCollab

ActiveCollab è uno strumento che si definisce project-oriented e dunque adatto al monitoraggio e controllo dei singoli progetti.

È un software essenziale, che include le principali funzionalità di gestione del lavoro del project manager: registrazione dei tempi, dipendenze delle attività e riprogrammazione automatica, fatturazione, opzioni di collaborazione, integrazioni di terze parti.

Grazie alla sua versatilità è utilizzato da team e aziende di ogni ambito e dimensione: dalle aziende internazionali alle piccole start-up, anche se mancano alcune funzioni di “vista d’insieme”.

Caratteristiche principali:

  • Vista progetto: a scelta tra Kanban, Gantt, elenco o calendario.
  • Template di progetto: consente di creare modelli riutilizzabili.
  • Chat, commenti, suggerimenti.
  • Report orari: possibilità di filtrate i record di tempo per progetto, cliente, assegnatario, tipo di lavoro, mese, anno e altro ancora.
  • Stima e tracciamento: strumenti di confronto tra i valori di tempo stimati con quelli tracciati per individuare le attività a rischio.
  • Panoramica sulle assegnazioni: vista d’insieme di tutti gli incarichi, comprensiva di straordinari e giorni non lavorativi.
  • Tempo e spese sostenute: tracciamento di ore e spese fatturabili.
  • Avvisi: in caso di sforamento di tempi e costi.
  • Redditività del progetto: panoramica dello stato del budget con controllo sulla percentuale dell’importo speso.
  • Report: in particolare per evidenziare il lavoro non ancora fatturato.

Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: comodo, preciso e con una facile interfaccia; utile per gestire progetti di larga scala con numerosi stakeholder.

Contro: Non ha un flusso di lavoro incorporato, e non è l’ideale se si hanno esigenze di tracciamento dei progetti più avanzate. Anche il monitoraggio del tempo necessita di miglioramenti.

Un software che svolge il compito che si è prefissato, ma che dovrebbe crescere un po’ in quanto a versatilità e visione d’insieme.

4. Teamhood

teamhood

Anche Teamhood è uno sofware che combina strumenti professionali come il Gantt, il tracciamento dei tempi di lavoro, le Kanban, e i reporting in un unico sistema di gestione.

Infatti, è pensato per le aziende di medie e grandi dimensioni per la gestione e l’esecuzione di progetti.

Teamhood lavora con gli spazi di lavoro, lavagne personalizzate con funzionalità di tracciamento del tempo e strumenti di collaborazione.

Offre inoltre una reportistica visiva delle metriche, soprattutto quelle agili.

Caratteristiche principali:

  • Kanban board: le sue righe sono usate per differenziare diversi team, tipi di elementi di lavoro, progetti, ecc. Funzionalità di impostazione di limiti di spesa e altri parametri che segnalano gli sforamenti.
  • Diagramma di Gantt: le sue funzioni sono piuttosto standard, ma ha alcune opzioni di personalizzazione. Possibilità di scegliere se le fasi dipendenti da altre sono auto-rischedulate.
  • Tariffe orarie: possibilità di impostare tariffe orarie per i collaboratori del progetto e vedere i costi del progetto in tempo reale.
  • Baseline vs Actual: strumento che fissa le scadenze concordate per il progetto e nel corso del tempo confronta la situazione effettiva con il piano originale.
  • Report sui fogli di presenza: confronto tra il tempo effettivo impiegato e le stime iniziali. Consente di calibrare le stime.
  • Visualizzazione del carico di lavoro: consente di gestire il carico di lavoro del team, bilanciare le risorse e ottimizzare i tempi.

Prezzo: a partire da 7 € utente/mese.

Pro: Buona flessibilità in termini di configurazione delle impostazioni, pur mantenendo una semplicità di base.

Contro: La gestione dei tempi di lavoro non è molto flessibile e presenta alcune limitazioni che poi si ripercuotono sull’accuratezza dei dati relativi al monitoraggio.

Strumento produttivo ed efficiente e con un suo particolare approccio alla filosofia agile.

5. Miro

Miro

Miro è una piattaforma che nasce con l’intento di migliorare i flussi di lavoro attraverso mappature dei processi, delle dipendenze, eccetera.

Anche se possiede alcune funzionalità native, Miro funziona piuttosto come aggregatore di applicazioni diverse all’interno di un’unica piattaforma.

Il suo punto di forza e di partenza è la Kanban board, attraverso cui i membri del team collaborano e si scambiano informazioni e il project manager affida compiti e tiene sotto controllo le tempistiche.

Il suo approccio agile al monitoraggio dei progetti può essere limitante per alcuni, ma offre sicuramente vantaggi per altri.

Caratteristiche principali:

  • Kanban board: struttura flessibile di schede per gestire progetti e processi.
  • SWOT Analysis: simile alla lavagna Kanban, suddivide i compiti tra le varie categorie della SWOT analysis.
  • Diagramma di Gantt: più simile a una timeline, consente di assegnare compiti e settare dipendenze tra le attività, non ha funzioni più evolute.
  • Roadmap: altra visualizzazione delle attività non basata sulla linea del tempo ma su quella delle fasi principali di progetto.
  • Retrospettive: strumenti di riesame della pianificazione iniziale, condivisibili con il team.
  • Presentazioni: vari modelli per la creazione di report condivisibili e per l’impostazione di meeting di progetto.

Prezzo: a partire da 7 € utente/mese.

Pro: Consente di mantenere inalterati i processi aziendali per chi ha già iniziato a monitorare i singoli aspetti dei progetti con piattaforme diverse.

Contro: Necessità di integrare più applicazioni in una per ottenere una cornice completa. L’ottimizzazione dei processi viene dunque leggermente penalizzata.

Soluzione agile per chi necessita di una gestione visuale dei progetti.

6. Roadmunk

roadmunk monitoraggio progetti

Come dice il nome stesso, Roadmunk è uno strumento che utilizza le roadmap come focus point per il monitoraggio dei progetti aziendali.

Si focalizza dunque sula sequenzialità di macro attività e loro sotto-fasi per la gestione dei flussi di lavoro, con un approccio analitico al lavoro.

Il presupposto è dunque che la pianificazione iniziale sia ineccepibile, o quasi, nella suddivisione delle categorie di lavoro.

Ciò funziona bene per aziende strutturate e con grande esperienza, con progetti e processi pianificati; al contrario, può risultare bloccane per piccole realtà o team di recente costituzione.

Caratteristiche principali:

  • Roadmap: integrabile con la timeline, gestisce le attività attraverso le iniziative, gli obiettivi e le milestone
  • Swimlane: tipologia di roadmap semplificata
  • Condivisione: in HTML o attraverso URL protette
  • Export: vari formati tra cui immagini
  • Presentazione: trasformazione dei dati inseriti in slide di per meeting aziendali

Prezzo: a partire da 49 $ mensili per project manager e team di 5 utenti

Pro: Strumento molto specifico per team che lavorano al completamento di fasi di progetto pianificate dalla base.

Contro: Mancanza di viste secondarie fondamentali quali il Gantt o la gestione del budget di progetto.

Adatto a team che necessitano di collaborare virtualmente su progetti strutturati e condividere informazioni veloci.

Alcuni suggerimenti finali

Abbiamo visto che il monitoraggio dei progetti è un processo molto soggettivo e le tecniche variano col tempo e con l’esperienza.

In tal senso gli strumenti utilizzati possono variare moltissimo, non solo tra aziende diverse, ma anche all’interno della stessa, per gestire progetti diversi.

Abbiamo dunque cercato di fornirti una lista dei software che racchiudono al loro interno maggiori funzionalità, in modo da permettere al project manager di variare a seconda delle esigenze.

Prima di concludere, ti diamo alcuni suggerimenti sotto forma di best practice per l’esercizio del monitoraggio e controllo dei tuoi progetti:

  • Svolgi ricerche e incontri iniziali per comprendere il progetto
  • Crea una breve descrizione del progetto sulla base di quanto appreso
  • Sviluppa un piano di progetto
  • Prepara un piano delle risorse
  • Non creare aspettative irrealistiche
  • Mantieni sempre una comunicazione chiara e costante con il team
  • Chiedi feedback e apporta modifiche se necessario
  • Assicurati che ogni aspetto sia adeguatamente documentato
  • Riguarda il piano di progetto una volta concluso e prova a trarne insegnamenti per il futuro

Twproject è lo strumento che ti permette di svolgere ogni attività di monitoraggio e controllo qui citata con facilità e precisione. Guarda come è semplice iniziare:

Se sceglierai Twproject non dovrai rinunciare a nulla ed è questo il motivo per cui è la scelta numero uno di centinaia di project manager in tutta Italia e nel mondo.

Prova Twproject gratuitamente per i primi 15 giorni e ricordati di farci sapere se questa classifica ti è stata utile.

Project Manager e appalti pubblici: gli strumenti chiave

Il project manager negli appalti pubblici è una figura fondamentale per garantire la gestione dei progetti, anche grazie all’uso degli strumenti giusti.

In questo articolo vediamo quindi come il project management si può applicare agli appalti pubblici e quali sono gli strumenti chiave da utilizzare.

 

Il project management nel settore degli appalti pubblici

Per appalti pubblici si intende l’acquisto di lavori, forniture e servizi da parte di pubbliche amministrazioni a livello nazionale o comunitario.

Come in un qualsiasi altro progetto a livello aziendale, anche nel settore pubblico si possono applicare le cinque fasi caratteristiche del project management: avvio, pianificazione, esecuzione, controllo, chiusura.

Più nel dettaglio:

  • Avvio: Questa fase corrisponde alla programmazione. Il D.lgs 36/2023 (Codice degli appalti pubblici) in Italia, prevede al momento una pianificazione biennale per quanto riguarda l’acquisto di beni e servizi in base al fabbisogno.
  • Pianificazione: nel settore pubblico significa capire quali siano la base d’asta, il perimetro di gara, il livello tecnico, ecc.
  • Esecuzione: cioè l’aggiudicazione del servizio.
  • Controllo: nei confronti di tutti gli operatori economici. In caso di esito negativo, si avrà la revoca dell’aggiudicazione.
  • Chiusura: coincide tendenzialmente con la rendicontazione che, nel caso degli appalti pubblici, implica anche una chiusura dal punto di vista burocratico per concludere formalmente le attività.

Project management, gruppi tematici e appalti pubblici

Oltre alle fasi del project management, troviamo altre similarità fra la gestione di progetti all’interno di organizzazioni private ed appalti pubblici. Ad esempio, l’ambito può essere paragonato ad i requisiti di gara e al perimetro dei servizi principali e secondari all’interno di un appalto.

Gli stakeholders in questo caso sono rappresentati dalle pubbliche amministrazioni ed alcuni altri enti che hanno i loro rispettivi fabbisogni e richieste.

La tematica delle tempistiche negli appalti pubblici può essere a volte molto più rigida di quella del settore privato. Specificatamente l’aggiudicazione deve avvenire entro sei mesi dal bando di gara, mentre la successiva stipula del contratto deve essere ufficializzata entro due mesi.

Anche per quanto riguarda i costi nel settore pubblico esiste poco margine di errori. In un appalto pubblico costi e livello di qualità sono specificati già in base d’asta e, se non rispettati, possono portare ad una serie di penali.

A volte, le risorse umane da utilizzare per i lavori nel settore pubblico possono essere dettagliatamente indicate nel bando di concorso.

Un’altra tematica, quella dei rischi, riguarda principalmente il contenzioso. In questo caso, una situazione tipica, è quella di eventuali ricorsi da parte di operatori che non si sono aggiudicati il lavoro e che potrebbero portare ad un rallentamento dell’iniziativa.

E in ultima istanza, la comunicazione. Quando si parla di appalti pubblici è assolutamente fondamentale adempiere agli obblighi di trasparenza e anticorruzione.

Per questo tutte le comunicazioni riguardanti la gara di appalto devono essere pubblicate e accessibili a tutti.

 Il ruolo del RUP negli appalti pubblici

Secondo le linee guida ANAC, il R.U.P.Responsabile Unico del Procedimento – deve possedere un’adeguata formazione in materia di project management.

Il R.U.P. riveste un ruolo cruciale nella gestione e nella supervisione dei progetti.

Secondo il nuovo codice degli appalti, il RUP deve avere una esperienza professionale di almeno cinque anni nelle materie oggetto dell’intervento da affidare, possedendo una laurea magistrale o specialistica nelle materie oggetto dell’intervento da affidare.

Il RUP deve assicurare che la programmazione, progettazione, affidamento e l’esecuzione dei contratti pubblici siano conformi alle norme vigenti e rispettino i principi di legalità, trasparenza ed efficienza.

I compiti del responsabile unico sono vari, tra cui:

  • Sovrintendere alle fasi di programmazione, progettazione, affidamento ed esecuzione dell’intervento.
  • Garantire che il progetto sia sviluppato nel rispetto delle linee guida ANAC.
  • Assicurare che la stazione appaltante rispetti le procedure di affidamento di lavori particolarmente complessi.

 

Secondo le linee guida ANAC, il RUP deve avere un’adeguata competenza di project manager acquisita anche mediante la frequenza con profitto di corsi di formazione in materia di project management. Questa formazione è essenziale per garantire che il RUP possa gestire al meglio i lavori particolarmente complessi affidati dalle stazioni appaltanti.

Il RUP deve anche possedere una esperienza professionale di almeno tre anni nelle materie oggetto dell’intervento da affidare o, in alternativa, completare delle procedure di corsi di formazione in materia di project management.

L’aiuto di un software di project management negli appalti pubblici

Il project manager oltre a vantare conoscenze e competenze che permettono di gestire attività complesse all’interno di un progetto, deve avere accesso anche ai migliori strumenti per la gestione dei lavori.

Per questo motivo l’utilizzo di un software di project management come Twproject può essere un valido aiuto, anche nel caso degli appalti pubblici.

In particolare, i gestori di progetti del settore pubblico si trovano a navigare in un ambiente complesso e altamente regolamentato che richiede una precisione e una tracciabilità senza compromessi.

Twproject esiste specificatamente per semplificare e ottimizzare ogni fase del processo di gestione di un progetto, sia pubblico che privato.

project management

 

Ecco ciò che questo strumento di project management può assicurare:

  • Negli appalti pubblici è necessario pianificare con precisione le attività, rispettando scadenze spesso non negoziabili. Twproject permette di creare piani dettagliati e timeline visive che definiscono chiaramente le fasi del progetto ed il suo progresso in tempo reale.
  • La documentazione nel settore pubblico deve essere accurata, chiara, completa e facilmente accessibile. Twproject diventa un hub centralizzato per raccogliere e gestire tutti i documenti in modo organizzato.
  • I progetti pubblici hanno tendenzialmente molti stakeholder e sono complessi da gestire. Per questo motivo la collaborazione multidisciplinare è essenziale. Twproject permette di gestire gruppi di lavoro e la comunicazione in un unico canale, evitando così di perdere informazioni preziose.
  • Essendo gli appalti pubblici complessi, portano con sé anche un livello di rischio più alto. Uno strumento come Twproject aiuta a prevedere potenziali colli di bottiglia e ad intervenire tempestivamente grazie a decisioni informate.
  • Come visto prima, in ambito di appalti pubblici è fondamentale adempiere agli obblighi di trasparenza e assicurarsi che i progetti rispettino le normative e le leggi applicabili. Twproject facilita la tracciabilità e la rendicontazione, aspetti essenziali per superare ispezioni e controlli.
  • In ogni progetto, l’analisi dei dati è indispensabile. Twproject è in grado di trasformare importanti volumi di dati in report comprensibili, intuitivi e personalizzabili.

Ecco quindi come un adeguato software di project management diventa uno strumento chiave nell’ambito degli appalti pubblici.

Pianifica i tuoi progetti con Twproject

 

La gestione della supply chain con Twproject

La gestione della supply chain supervisiona l’intero flusso di produzione di beni o servizi, a partire dalle componenti grezze fino alla consegna del prodotto finale ai consumatori.

Si tratta di tutta quella serie di compiti interfunzionali che collegano beni e servizi con i clienti.

 

Ecco spiegato in questo articolo come funziona la supply chain nel dettaglio e come un software di project management come Twproject è in grado di aiutare il supply manager nel suo lavoro quotidiano.

 

Gli step della pianificazione  e gestione di una supply chain

La catena di approvvigionamento è caratterizzata da 5 fasi. Ecco quali:

  1. Pianificazione: il processo inizia solitamente con la pianificazione, in cui l’obiettivo è far corrispondere l’offerta con le richieste dei clienti. Le aziende devono cercare di prevedere quali saranno le loro esigenze future e agire di conseguenza.
  2. Approvvigionamento: l’approvvigionamento implica la collaborazione con i fornitori per reperirei materiali necessari durante tutto il processo di produzione.
  3. Realizzazione: questo è il cuore della supply chain. Qui l’azienda utilizza i propri macchinari e/o manodopera per trasformare le materie prime in qualcosa di nuovo. Il prodotto che si ottiene è l’obiettivo finale del processo di produzione, ma non si tratta della fase finale della catena di approvvigionamento.
  4. Distribuzione: una volta realizzati i prodotti, l’azienda deve essere in grado di “metterli nelle mani” dei propri clienti. Un’impresa con una supply chain efficace avrà solide capacità logistiche e canali di consegna per garantire una consegna tempestiva, sicura ed economica dei suoi prodotti.
  5. Ritorno: il processo di gestione della catena di fornitura si conclude con il supporto per i resi dei clienti. Questa fase di reso è spesso chiamata logistica inversa e l’azienda deve garantire di avere la capacità di ricevere i prodotti restituiti e di porre rimedio alla transazione con il cliente.

Il ruolo del project supply chain manager

Per una corretta gestione della supply chain è necessario avere una figura che sia in grado di supervisionare tutti i processi.

Stiamo parlando del supply chain manager. Questo professionista è responsabile della supervisione dell’importazione, dell’esportazione e talvolta della creazione di materie prime o prodotti finiti.

Un supply chain manager spesso ricopre un ruolo di leadership all’interno di un’organizzazione.

Ecco quali sono alcune delle sue attività quotidiane:

  • Gestione dei processi produttivi e distributivi;
  • Collaborazione con acquirenti e fornitori per reperire i materiali o i prodotti giusti;
  • Negoziazione di contratti con fornitori, venditori, appaltatori e clienti;
  • Analisi dei dati per prevedere la domanda di inventario ed analizzare le prestazioni dei prodotti;
  • Riduzione dei costi a tutti i livelli mantenendo la qualità e raggiungendo gli obiettivi di sostenibilità;
  • Rimanere al passo con le tendenze e gli sviluppi del settore e delle tecnologie.

Gestione della supply chain: case history

Il ruolo fondamentale della gestione della supply chain implica l’adozione di strategie efficaci per migliorare l’efficienza e ridurre i costi, garantendo al contempo la soddisfazione del cliente finale.

Un esempio pratico di gestione efficiente della catena di approvvigionamento può essere osservato nel contesto della pianificazione della domanda.

Aziende come Zara hanno ottenuto successo utilizzando dati in tempo reale per prevedere rapidamente le tendenze della moda, permettendo una produzione agile e riducendo l’eccesso di inventario. Questo approccio minimizza i rischi del ciclo di vita del prodotto, mantenendo la catena di approvvigionamento snella e reattiva.

Un altro aspetto cruciale è l’ottimizzazione dei tempi di consegna attraverso tecniche di supply chain planning avanzate. L’uso di software sofisticati permette alle aziende di simulare e prevedere vari scenari di distribuzione, assicurando che i prodotti raggiungano i consumatori nel modo più rapido ed economico possibile.

Amazon, ad esempio, utilizza algoritmi predittivi per posizionare anticipatamente gli inventari più vicino possibile ai potenziali acquirenti, riducendo drasticamente i tempi di consegna.

Inoltre, il rapporto con i fornitori è essenziale per una supply chain resiliente e performante. La costruzione di rapporti solidi e di fiducia con i fornitori non solo migliora la qualità e la tempestività delle forniture ma permette anche di negoziare termini più vantaggiosi.

supply chain management twproject

Toyota è rinomata per il suo sistema di produzione snella e per l’efficace gestione delle relazioni con i fornitori, il che le permette di mantenere bassi i livelli di inventario e di rispondere con flessibilità ai cambiamenti della domanda.

L’impiego di un software di project management come Twproject è cruciale in questo contesto. Questo tipo di strumento offre una piattaforma integrata che facilita il monitoraggio e la gestione di tutte le fasi della supply chain.

Dal supply chain planning alla distribuzione, il software permette di avere una visibilità completa su ogni aspetto del processo, garantendo che le decisioni siano basate su dati in tempo reale e informazioni aggiornate.

Con funzionalità avanzate, i manager possono programmare le attività, gestire le risorse, e comunicare efficacemente con i team e i fornitori, tutto in un unico luogo. Ciò consente un miglior coordinamento e una reattività più rapida alle esigenze del mercato e del cliente finale, migliorando significativamente la performance generale della supply chain.

Questi esempi dimostrano come un’efficace gestione della supply chain possa essere un fattore determinante nel successo di un’azienda, contribuendo significativamente a migliorare l’efficienza, ridurre i costi e soddisfare le aspettative del cliente finale.

L’aggiunta di un software di project management come Twproject, arricchisce ulteriormente queste capacità, rendendo le operazioni più fluide e meno suscettibili a errori o ritardi.

Twproject per la gestione della supply chain

La gestione della catena di approvvigionamento rappresenta uno sforzo continuo da parte delle aziende per renderle quanto più efficienti ed economiche possibile.

Ciò può avvenire mantenendo un controllo rigoroso degli inventari interni, della produzione, della distribuzione, delle vendite e degli inventari dei fornitori dell’azienda.

Proprio per questo, l’utilizzo di un software di project management come Twproject può aiutare ad affrontare le sfide uniche che si presentano durante le varie fasi della catena di fornitura.

Twproject fornisce visibilità e controllo in tempo reale sulle attività del progetto, sulle scadenze e sull’allocazione delle risorse.

Le aziende possono gestire in modo efficace le attività di approvvigionamento, produzione, trasporto, magazzinaggio e distribuzione.

Una gestione efficace della supply chain richiede un attento coordinamento di molteplici attività e parti interessate.

Twproject funge quindi da archivio centrale di informazioni, consentendo ai supply chain manager di avere una visione olistica dei progetti e delle attività in corso.

Questa visibilità a 360 gradi consente loro di identificare potenziali colli di bottiglia, allocare le risorse in modo efficace e prendere decisioni informate per ottimizzare il processo della catena di approvvigionamento.

Uno dei principali vantaggi di questo software di project management è la sua capacità di migliorare la comunicazione e la collaborazione tra le diverse parti interessate eliminando la necessità di più canali di comunicazione e riducendo così il rischio di problemi di comunicazione o lacune informative.

Ciò porta a un migliore coordinamento, una risoluzione più rapida dei problemi e una maggiore efficienza lungo tutto il processo.

 

In conclusione, un software di gestione dei progetti come Twproject offre una gamma di funzionalità altamente personalizzabili che aiutano le aziende ed i manager a semplificare le operazioni di tutti i giorni.

Con Twproject sarà possibile ottenere la massima efficienza in termini di costi e di tempistiche nella supply chain di ogni azienda.

Dagli strumenti di gestione delle attività e collaborazione alle funzionalità di reporting e all’integrazione con i sistemi esistenti, Twproject consente alle aziende di gestire e tenere traccia in modo efficace dei progetti, ottimizzare l’allocazione delle risorse e migliorare la comunicazione e la collaborazione tra le parti interessate.

 

Ancora dubbi? Inizia ora una demo gratuita.

 

5 suggerimenti per una pianificazione strategica efficace

Le imprese investono molto tempo, impegno e denaro nel processo di pianificazione strategica. Tuttavia, molte falliscono comunque.

Ciò non significa però che si dovrebbe eliminare la ricerca di un piano strategico.

Questo processo è infatti vitale per aiutare le aziende a capire come raggiungere determinati obiettivi.

Ma una pianificazione strategica per funzionare non deve essere solamente una bella vision e mission della destinazione finale che non tiene conto della cultura e della struttura aziendale.

Il percorso giusto inizia con la creazione di un business plan forte e attuabile che sia in grado di coinvolgere l’organizzazione nel suo insieme.

Vediamo in questo articolo quali sono i 5 suggerimenti per una pianificazione strategica efficace.

Pianificazione strategica: 5 consigli chiave per realizzarla

La pianificazione strategica definisce cosa un’azienda vuole raggiungere e come farlo.

Questa non avviene dall’oggi al domani, ma deve includere una serie di passaggi dettagliati che ne indichino il percorso verso la destinazione finale.

Ecco i 5 suggerimenti per una pianificazione strategica efficace:

1. Valutare lo stato attuale dell’azienda

Per avere una visione chiara della direzione del business nei prossimi anni, è necessario valutare dove l’impresa si trova nel momento presente.

In questo caso un valido strumento è l’analisi SWOT che individua quattro aspetti:

  • Punti di forza: cosa sta facendo bene l’azienda? Quale vantaggio competitivo ha rispetto ai concorrenti?
  • Punti deboli: quali sono le aree dell’attività che potrebbero essere migliorate? Cosa manca rispetto alle altre imprese?
  • Opportunità: ci sono nuove opportunità nel mercato da cui l’azienda può trarre vantaggio?
  • Minacce: esistono potenziali ostacoli che l’azienda potrebbe incontrare nel prossimo futuro?

2. Determinare gli obiettivi aziendali

Una volta terminata l’analisi SWOT, è possibile utilizzare i risultati per determinare gli obiettivi per la strategia aziendale.

Fondamentale è che questi obiettivi siano realizzabili e concreti; per definirli si può usare il modello SMART:

  • Specifico: l’obiettivo deve delineare chiaramente ciò che si vuole raggiungere e gli step necessari per arrivarci.
  • Misurabile: l’obiettivo deve essere numericamente misurabile in modo da usare metriche per monitorare i progressi, celebrare i traguardi e sapere quando l’obiettivo è stato raggiunto.
  • Raggiungibile: l’obiettivo deve essere realistico e raggiungibile.
  • Rilevante: l’obiettivo deve essere pertinente rispetto a ciò che l’azienda effettivamente necessita in questo momento.
  • Limitato nel tempo: l’obiettivo deve avere un periodo di tempo e una scadenza definiti.

strengths - weaknesses - threats  opportunities

3. Tracciare il piano strategico

Una volta definiti obiettivi aziendali chiari, è il momento di tracciare il piano strategico.

La maggior parte delle strategie includono i seguenti punti fondamentali:

  • Una descrizione dell’azienda;
  • La dichiarazione di intenti;
  • Valore e visione aziendale;
  • Un’analisi SWOT dei punti di forza, di debolezza, delle opportunità e delle minacce;
  • Un’analisi degli attuali ambienti interni ed esterni e di come ciascuno di essi influisce sull’azienda;
  • Gli obiettivi aziendali;
  • Piani d’azione per raggiungere questi obiettivi;
  • Processi aziendali per mantenere la continuità e l’efficacia operativa.

4. Adottare il piano a livello aziendale

È ora di passare all’esecuzione della strategia attraverso la distribuzione del piano a tutta l’azienda. Ecco alcune best practice per questa fase:

  • Organizzare un incontro collettivo per presentare ufficialmente il piano strategico includendo obiettivi, tempistiche, risorse e modalità di implementazione. In questa fase, è fondamentale dare l’opportunità ai membri del team di porre domande.
  • Collegare tutte le attività al piano strategico. Ad esempio, se si sta costruendo una nuova sede, è importante spiegare in che modo questo sforzo si va ad inserire nella strategia aziendale.
  • Allineare tutti i team al piano strategico offrendo una ripartizione dettagliata del ruolo che ciascun membro svolgerà nella strategia. Ognuno deve sapere chiaramente di cosa è responsabile.

5. Valutare i progressi e apportare aggiornamenti al piano strategico

Il processo di pianificazione strategica non termina con l’implementazione.

Per portare effettivamente a termine la strategia, è importante monitorare regolarmente i progressi e apportare aggiornamenti e modifiche al piano secondo necessità.

Se un membro del team è in sovraccarico, è importante ridistribuire i tasks.

Se il project manager si rende conto che un’iniziativa non sta procedendo così rapidamente come previsto, è necessario rivedere le tempistiche.

In ogni momento, è fondamentale sapere come sta procedendo il lavoro ed intervenire su eventuali colli di bottiglia in tempo.

Twproject per una pianificazione strategica efficace

Twproject è uno dei migliori strumenti di gestione progetti che esiste sul mercato.

Uno strumento di questo tipo è in grado di aiutare e supportare il project management nel tracciare e monitorare il piano strategico.

Twproject, in particolare, presenta una serie di funzionalità che permettono ai gestori di progetti di rimanere sempre aggiornati su quanto sta accadendo.

Non solo Twproject permette di consultare l’avanzamento dei progetti, ma grazie ad un sistema di notifiche sarà il sistema stesso ad avvisare proattivamente il project manager nel caso di sforamento di date, budget o worklog.

E non solo il project manager potrà trarre vantaggio dall’utilizzo di questo strumento, anche i membri del team potranno consultare in ogni momento lo stato delle loro attività e comunicare tempestivamente l’uno con l’altro.

Twproject è uno strumento estremamente flessibile in grado di adattarsi a qualsiasi realtà aziendale.

Dall’analisi iniziale alla definizione degli obiettivi, dalla pianificazione delle attività alla gestione delle risorse, dalla comunicazione fra i membri del team al monitoraggio costante dei progressi, questo software di project management offre strumenti indispensabili per una visione chiara e completa del progetto.

Twproject diventa quindi l’alleato fondamentale per garantire una pianificazione strategica efficace.

Pianifica i tuoi progetti con Twproject

Kanban vs Gantt: caratteristiche e utilizzi a confronto

Kanban vs Gantt sono due strumenti popolari nel project management in grado di migliorare notevolmente l’efficienza e l’efficacia della gestione dei progetti.

Entrambi sono preziosi in modo diverso e presentano i loro vantaggi e svantaggi.

Vediamo in questo articolo di capire quali sono le loro caratteristiche e gli utilizzi a confronto.

Cos’è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt fornisce una chiara panoramica dello stato di avanzamento del progetto.

Con questo strumento, i project manager possono suddividere progetti complessi in attività più piccole e gestibili.

Ogni attività è rappresentata come una barra orizzontale sul grafico, con la sua lunghezza che indica la durata richiesta per il completamento.

Le dipendenze tra le attività vengono visualizzate tramite frecce, che mostrano l’ordine in cui le attività devono essere completate.

Nel diagramma di Gantt è possibile indicare anche l’allocazione delle risorse.

Assegnando risorse a compiti specifici, i project manager possono così garantire che le persone giuste lavorino alle attività giuste al momento giusto.

Ecco un elenco per comprendere meglio i vantaggi e i limiti dei diagrammi di Gantt:

Vantaggi del diagramma di Gantt

  • Identifica le dipendenze delle attività;
  • Visualizza la pianificazione del progetto;
  • Mostra le tappe fondamentali (il percorso critico);
  • Aiuta a gestire l’allocazione delle risorse;
  • Indica le scadenze delle attività;
  • Permette di suddividere il progetto in attività più piccole e semplici;
  • Monitora i progressi.

Svantaggi del diagramma di Gantt

  • La sua configurazione può essere complicata;
  • Può creare confusione;
  • Non indica le priorità;
  • Contiene più dettagli del necessario per alcuni membri del team;
  • Richiede tempo per la modifica;
  • Non è consigliato per progetti senza un obiettivo finale chiaro.

Cos’è una Kanban board?

Una Kanban board o lavagna di Kanban, è uno strumento visivo che consente al project manager e al team di gestire e monitorare il flusso di lavoro.

Il metodo Kanban, derivato dalla metodologia Lean, è comunemente utilizzato in processi agile.

Il principio alla base del Kanban è concentrarsi sul completamento delle attività prima di iniziarne di nuove.

Kanban significa “cartello” in giapponese e da qua si capisce perché ogni attività è rappresentata da una “carta” che si sposta sul tabellone (sulla lavagna) man mano che avanza attraverso le diverse fasi del flusso di lavoro.

Le colonne sulla lavagna in genere includono fasi come “Da fare”, “In corso” e “Fine”.

Uno dei principali vantaggi derivanti dall’utilizzo delle Kanban board è la loro natura visiva, che fornisce un modo rapido e intuitivo per comprendere lo stato delle attività e il flusso di lavoro complessivo.

I membri del team possono facilmente vedere quali attività sono in corso, quali sono state completate e quali devono ancora essere avviate.

Proprio come i diagrammi di Gantt sono utili per alcune cose e non altrettanto utili per altre, così è il caso delle schede Kanban.

Ecco quali sono i pro e i contro di questa metodologia:

Vantaggi della Kanban board

  • Visualizza il flusso di lavoro;
  • Aumenta la produttività;
  • Riduce gli sprechi;
  • Promuove la collaborazione;
  • Fornisce flessibilità;
  • Previene il sovraccarico delle attività;
  • Facile da usare.

Svantaggi della Kanban board

  • Difficile determinare quando le attività saranno completate;
  • Può diventare troppo complesso e inefficiente;
  • Deve essere costantemente aggiornato;
  • Non adatto aprogetti con scadenze rigide;
  • Richiede stabilità del processo;
  • Non mostra da quanto tempo un’attività è presente sulla lavagna.

Gantt vs Kanban: quale usare?

Sia le schede Kanban che i diagrammi di Gantt sono strumenti di gestione dei progetti che mostrano le attività imminenti, il momento in cui devono essere completate, la percentuale di completamento e, spesso, chi è responsabile dei task.

La differenza principale è che il diagramma di Gantt mostra l’intero progetto su una sequenza temporale visiva che visualizza anche la relazione tra le attività, mentre la Kanban board si focalizza sul volume di lavoro che deve essere svolto, è in corso o risulta completato.

Il diagramma di Gantt può quindi essere più adatto alla pianificazione poiché può collegare le dipendenze e mostrare il percorso critico, nonché risorse, costi e altro ancora.

Le Kanban board sono invece migliori per il team mentre sta eseguendo i suoi compiti.

I membri del team possono vedere cosa è stato loro assegnato e spostarlo da una colonna a quella successiva mentre lavorano sull’attività fino al suo completamento.

Gantt vs Kanban: perché non usarli entrambi con Twproject?

Come visto in questo articolo, il diagramma di Gantt è più adatto ad un approccio predittivo, mentre la metodologia Kanban è agile.

Tuttavia, nulla vieta di non utilizzarli entrambi, ad esempio creando un diagramma di Gantt per il progetto nel suo insieme e applicando la metodologia Kanban ai suoi sottoinsiemi.

Potrebbe sembrare complicato riuscire ad integrare due strumenti durante la gestione di un progetto, ma grazie ad un software di project management come Twproject, questo ed altro diventa fattibile.

Con Twproject è possibile realizzare facilmente diagrammi di Gantt e schede Kanban, oltre che ad utilizzare altri tipi di visualizzazioni di un progetto.

Questo software è estremamente flessibile e in grado di adattarsi a qualsiasi metodologia.

Ogni azienda ha il suo modo di lavorare e Twproject è nato per semplificare i processi rispettando l’unicità di ogni realtà.

Gantt, Kanban e molto altro: Twproject pensa al tuo successo.

Ancora dubbi? Inizia ora una demo gratuita.

 

Monitoraggio progetti: strumenti e metodi di valutazione

Il monitoraggio progetti è una componente critica nel project management, poiché consente alle organizzazioni di monitorare i progressi, valutare l’efficacia delle iniziative e prendere decisioni informate.

Vediamo in questo articolo di fare chiarezza discutendo strumenti e metodi di valutazioni più diffusi.

Cosa sono monitoraggio e valutazione di progetto?

Il monitoraggio e la valutazione del progetto sono processi sistematici che implicano la raccolta, l’analisi e l’utilizzo di dati e informazioni per tenere traccia dei progressi di un progetto e valutarne le prestazioni.

Il monitoraggio di un progetto permette quindi al project manager di assicurarsi che i lavori rimangano in carreggiata.

Il monitoraggio svolge un ruolo fondamentale nel raggiungimento dei risultati desiderati e pianificati nel piano di progetto.

Pertanto, il project manager deve prestare molta attenzione a tutte le fasi del monitoraggio del progetto, assicurandosi che le attività vengano eseguite correttamente e che eventuali dubbi o ostacoli possano essere risolti in tempo.

Monitoraggio progetti: come avviene?

Un piano di monitoraggio progetti efficace può avvenire solamente attraverso un le seguenti azioni:

  • Stabilire obiettivi chiari: obiettivi chiari significa con indicatori specifici, misurabili e con limiti di tempo. Questi indicatori fungono da parametri di riferimento per misurare il progresso e il successo.
  • Raccolta dati: i dati sono la spina dorsale del monitoraggio progetti. Durante l’implementazione del progetto, i dati vengono raccolti attraverso vari metodi, come sondaggi, meeting, focus group, osservazioni e revisioni di documenti. Questi dati possono includere informazioni sia quantitative che qualitative.
  • Analisi dei dati: una volta raccolti, i dati vengono analizzati per valutare le prestazioni e l’impatto del progetto. L’ analisi dei dati può coinvolgere tecniche statistiche, codifica qualitativa e valutazioni comparative.
  • Reporting e feedback: i risultati dell’analisi dei dati vengono utilizzati per creare report. Questi documenti forniscono informazioni dettagliate su cosa funziona e cosa no durante il ciclo di vita di un progetto.
  • Apprendimento e adattamento: il monitoraggio progetti non riguarda solo la valutazione delle prestazioni passate, ma anche l’utilizzo di tale conoscenza per apportare miglioramenti in futuro le cosiddette “lessons learned”: il project manager e le parti interessate dovrebbero essere pronti ad adattare le loro strategie sulla base dei risultati ottenuti.

Monitoraggio progetti: 10 tecniche più utlizzate

È possibile utilizzare molte tecniche per il monitoraggio del progetto.

Eccone alcune:

1. Work breakdown structure (WBS): un modo attraverso il quale il lavoro può essere scomposto ed organizzato in pezzi più piccoli. Include una rappresentazione visiva di tutte le attività del progetto e può essere usato non solo per suddividere le attività, ma anche i budget.

wbs work breakdown structure

2. Diagramma di Gantt: è un altro modo di rappresentare visivamente i dati. Tuttavia, è probabilmente più completo rispetto al metodo precedente e fornisce più informazioni ad un project manager. Un diagramma di Gantt permette di avere una rappresentazione grafica dell’attività rispetto al tempo ed aiuta i project manager a monitorare i progressi in tempo reale.

diagramma di gantt

3. Grafico o diagramma di PERT: PERT sta per “Project Evaluation and Review Technique”  che significa tecnica di revisione della valutazione del programma.

Si tratta di un diagramma simile a quello di Gantt, ma strutturato in maniera diversa.

Questo grafico permette di individuare ed evidenziare le interdipendenze fra le attività del progetto ed identificare possibili colli di bottiglia.

4. Metodo del percorso critico (CPM): questo strumento identifica le attività più importanti di un progetto ed il tempo stimato per completarle. Utilizzando queste informazioni, il project manager può capire quali attività devono iniziare prima e quali influiscono sulla pianificazione complessiva del progetto.

5. Dashboard del progetto: le dashboard forniscono una panoramica visiva e in tempo reale dello stato del progetto, compresi i KPI (Key Performance Indicators), i progressi verso gli obiettivi, i rischi, le questioni aperte e le milestone.

Sono strumenti potenti per i project manager perché consentono di catturare rapidamente lo stato del progetto e di comunicarlo efficacemente a stakeholder e team.

6. Monitoraggio dei rischi: questa tecnica prevede l’identificazione, l’analisi e la risposta ai rischi del progetto. Include la valutazione della probabilità e dell’impatto dei rischi, la definizione di strategie di mitigazione e la continua sorveglianza dei rischi nel corso del progetto per gestire eventuali cambiamenti.

 7. KPI: i KPI sono metriche specifiche utilizzate per misurare il successo di vari aspetti di un progetto. Possono includere tempi di completamento delle attività, costi, qualità del lavoro, soddisfazione del cliente e altri. Misurando regolarmente questi indicatori, i project manager possono valutare se il progetto è in linea con gli obiettivi prefissati.

8. Revisioni e audit del progetto: questi sono controlli formali condotti durante e alla fine del progetto per assicurarsi che tutto proceda secondo il piano. Le revisioni possono includere l’analisi della conformità agli standard di qualità, la verifica del rispetto dei budget e delle tempistiche, e la valutazione dell’efficacia della gestione del progetto.

9. Tecniche di feedback dei team: incoraggiare il feedback regolare dai membri del team può fornire spunti preziosi sul progresso del progetto. Questo può avvenire attraverso riunioni di aggiornamento, sondaggi o sessioni di retrospettiva, dove i team discutono ciò che sta funzionando bene e cosa può essere migliorato.

10. Analisi dei trend: questa tecnica implica l’osservazione delle performance del progetto nel tempo per identificare tendenze, prevedere potenziali problemi e intervenire proattivamente. L’analisi dei trend può aiutare a prevedere se il progetto è sulla strada giusta per raggiungere gli obiettivi o se sono necessarie correzioni di rotta.

Utilizzando una combinazione di queste tecniche, i project manager possono ottenere una comprensione dettagliata del progresso del progetto, identificare e risolvere i problemi tempestivamente, e guidare il progetto verso una conclusione di successo.

L’identificazione precoce dei problemi consente l’implementazione di azioni correttive prima che questi diventino più significativi e costosi da risolvere. Inoltre, un’attenta valutazione dei potenziali rischi ad ogni fase del progetto permette di sviluppare strategie di mitigazione e piani di contingenza efficaci.

Le azioni correttive possono includere l’aggiustamento delle timeline, la riallocazione delle risorse, la modifica degli obiettivi o la revisione delle strategie di esecuzione.

Queste azioni sono fondamentali per mantenere il progetto in linea con i suoi obiettivi iniziali e per garantire la sua realizzazione entro i termini e i budget previsti.

In ogni progetto, è essenziale stabilire un processo strutturato per il monitoraggio e la gestione dei potenziali rischi. Questo processo inizia con l’identificazione dei rischi, seguita dalla loro valutazione in termini di probabilità di occorrenza e impatto sul progetto.

Successivamente, è necessario pianificare e implementare azioni per mitigare i rischi identificati, monitorando costantemente l’efficacia di tali misure.

Monitoraggio progetti: l’utilizzo di Twproject

Nel paragrafo precedente abbiamo visto varie tecniche utilizzate per il monitoraggio dei progetti.

L’utilizzo di questi grafici può essere semplificato grazie a Twproject, il miglior software di project management presente sul mercato.

Twproject consente di pianificare, programmare, assegnare e aggiornare attività, risorse e risultati finali.

Fornisce inoltre dashboard, report e avvisi personalizzabili che mostrano lo stato, i problemi e i rischi di un progetto.

Grazie alla raccolta di dati e aggiornamenti in un unico luogo, il reporting e la valutazione dei progetti diventano, quindi, molto semplici.

Tutte le informazioni rilevanti e attuali relative ad un progetto sono così accessibili dal project manager, dai membri del team e dalle parti interessate, sempre e ovunque.

Quando si tratta di monitoraggio progetti, le seguenti funzionalità di Twproject lo rendono il software ideale:

  • Assegnazione e pianificazione delle attività: aiuta a scomporre i progetti in attività, definire scadenze e specificare i tempi di prestazione lavorativa.
  • Allocazione delle risorse: assegna e alloca le risorse sia umane che materiali.
  • Strumenti di collaborazione: promuove la comunicazione e il lavoro di squadra tra i membri del team e le parti interessate.
  • Condivisione e gestione dei documenti: facilita l’archiviazione, la gestione e la condivisione centralizzata della documentazione di progetto.
  • Monitoraggio del tempo: consente di tenere traccia del tempo impiegato in attività e progetti per l’analisi delle prestazioni.
  • Reporting e analisi: offre informazioni approfondite sulle prestazioni del progetto tramite report personalizzabili e visualizzazioni dashboard.
  • Scalabilità: può variare in base alle dimensioni e alla complessità dei progetti e crescere insieme al business.
  • Interfaccia intuitiva: se lo strumento è comodo da usare, l’adattamento del team ad esso è facilitato e i problemi associati al processo di apprendimento sono ridotti al minimo.
  • Funzionalità di integrazione: facilità di integrazione con altri strumenti aziendali per facilitare l’efficienza del flusso di lavoro e ridurre al minimo le ridondanze.

Il monitoraggio e la valutazione del progetto sono passi fondamentali per il successo di un progetto.

La scelta di un software completo come Twproject permetterà di massimizzare l’efficienza, ottimizzare le risorse e guidare il team verso risultati sorprendenti.

Pianifica i tuoi progetti con Twproject

 

Work Breakdown Structure vs Gantt: un confronto pratico

Work Breakdown Structure vs Gantt? Sono strumenti molto potenti e importanti nel mondo della gestione dei progetti.

Sebbene questi termini siano talvolta usati in modo intercambiabile, non sono sinonimi ed è fondamentale comprenderne gli scopi e l’ambito di utilizzo.

Vediamo di seguito cosa sono e come si utilizzano.

 

Cos’è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre che mostra l’avanzamento, la sequenza temporale e le dipendenze di un progetto.

Questo strumento è stato sviluppato più di cento anni fa da Henry Gantt e si è rivelato una delle tecniche più utilizzate per la pianificazione e il controllo dei progetti.

Un diagramma di Gantt è composto da barre orizzontali (barre di Gantt) che rappresentano le attività di progetto.

Le barre di Gantt mostrano le date di inizio e fine, nonché le dipendenze, la pianificazione e le scadenze, inclusa la parte dell’attività completata per fase e chi è il responsabile del lavoro.

 I neofiti del mestiere creano i primi Gantt con alcuni programmi comuni come Excel. (approfondisci Diagramma di Gantt con Excel: quali limiti?)

Ricordiamo che Excel non è stato progettato per fare questo.

Tuttavia, per portare la pianificazione a un livello professionale più elevato, è necessario scegliere un project management software completo come Twproject.

Che cos’è una Work Breakdown Structure?

Una Work Breakdown Structure, o WBS, è una scomposizione gerarchica dell’ambito del progetto in componenti più piccoli e gestibili.

Una WBS può aiutare a definire l’ambito del progetto, allocare risorse, assegnare responsabilità e stimare la durata e il budget del progetto.

I project manager applicano la WBS per scomporre progetti di grandi dimensioni in step più piccoli e più facilmente gestibili per poter portare a termine le attività in modo più rapido ed efficiente.

Suddividere il progetto in parti meno complesse significa una migliore produttività del team, oltre ad una migliore gestione dei costi e degli imprevisti.

Inoltre, la rappresentanza completa della WBS può supportare la comunicazione poiché aumenta la trasparenza e promuove discussioni efficaci.

Esistono molte soluzioni software per creare una Work Breakdown Structure e anche in questo caso Twproject è una delle opzioni migliori del mercato.

WBS vs Gantt: quando utilizzare uno o l’altro?

I project manager in genere applicano la WBS per mostrare cosa stanno facendo e il diagramma di Gantt per visualizzare quando lo stanno facendo.

Ma più nello specifico e nella pratica si può dire che:

WBS

  • Vantaggi: una WBS può aiutare a chiarire gli obiettivi del progetto, evitando spostamenti dell’ambito e modifiche non necessarie. Inoltre, può suddividere il progetto in parti gestibili, aiutando nell’organizzazione e nella definizione delle priorità del lavoro del progetto.
  • Può facilitare la comunicazione e la collaborazione tra il team di progetto e le parti interessate, aiutando ad allineare le loro aspettative e requisiti. Può inoltre supportare i processi di gestione del rischio e di controllo della qualità, consentendo l’identificazione e la mitigazione di potenziali problemi ed errori.

  • Svantaggi: l’utilizzo di una WBS può richiedere molto tempo ed essere complesso da creare e mantenere, in particolare per progetti grandi e dinamici.
  • Può essere difficile catturare e rappresentare tutti i dettagli e le sfumature dell’ambito del progetto e potrebbe richiedere aggiornamenti e revisioni regolari. Inoltre, non mostra le attività organizzate in sequenza temporale.

Diagramma di Gantt

  • Vantaggi: un diagramma di Gantt può apportare numerosi vantaggi alla gestione del progetto, come fornire una panoramica chiara e visiva della pianificazione del progetto, mostrare le dipendenze e i vincoli tra le attività del progetto, evidenziare il percorso critico e i tempi morti e migliorare la comunicazione e reporting sullo stato del progetto. Può anche aiutare a monitorare e misurare i progressi e le prestazioni del progetto, ottimizzare l’allocazione delle risorse e la sequenza delle attività, gestire i rischi e i problemi e mantenere le parti interessate informate e coinvolte.

  • Svantaggi: l’utilizzo di un Gantt presenta alcuni inconvenienti. Può essere difficile da mostrare e interpretare, in particolare per progetti diversificati. Inoltre, può essere impreciso o fuorviante se non è basato su dati e ipotesi affidabili e potrebbe non tenere conto dei cambiamenti e delle variazioni nell’ambiente del progetto.

 

La battaglia Work Breakdown Structure vs Gantt è sempre attuale e solleva sempre molte domande, dato che stiamo parlando di due strumenti essenziali del project management.

Entrambi i concetti consentono ai project manager e ai loro team di essere informati sui progressi compiuti.

Inoltre, incrementano l’efficienza e guidano gli individui a decisioni di successo.

La scelta migliore sarebbe quella di integrare i due strumenti: la WBS suddivide il lavoro gerarchicamente, dall’alto al basso. Più specificatamente, può essere considerata lo scheletro del futuro piano di progetto.

Il diagramma di Gantt è lineare e mostra la progressione temporale da sinistra a destra. Una volta individuate le attività necessarie, si passa alla riflessione su date, tempistiche e dipendenze e si passa quindi ad un diagramma di Gantt per l’inizio dei lavori.

Per questo motivo, i moderni strumenti di PM come Twproject contengono la possibilità di creare un diagramma di Gantt all’interno della funzionalità Work Breakdown Structure.

WBS vs Gantt: strumenti integrati in Twproject

Con Twproject, i manager possono definire con precisione la finish date di ogni attività, garantendo che le scadenze siano sempre rispettate.

La piattaforma mostra l’inizio (shows the start) e la conclusione di ogni task mediante un bar chart, facilitando la lettura e l’interpretazione del piano di lavoro.

Questo aspetto visuale è cruciale per tracciare i progressi dei progetti, offrendo una panoramica immediata dello stato di avanzamento e delle eventuali criticità.

Inoltre, Twproject non si limita alla pianificazione e al monitoraggio; è anche uno strumento potente per la gestione dei rischi.

Attraverso l’analisi dettagliata fornita dalla WBS e la rappresentazione temporale del diagramma di Gantt, i project manager possono identificare precocemente i potenziali rischi, pianificando interventi correttivi o preventivi per garantire il successo del progetto.

Ottimizzare la pianificazione con WBS in Twproject

L’utilizzo della Work Breakdown Structure in Twproject è il primo passo per suddividere un progetto complesso in parti più piccole e gestibili.

I project manager possono iniziare definendo l’obiettivo principale del progetto e scomporlo in sottoprogetti e attività. Questo approccio gerarchico non solo semplifica la comprensione dell’ambito complessivo del progetto ma aiuta anche a identificare le risorse necessarie e a distribuire i compiti in modo efficace.

In Twproject, la WBS diventa interattiva, permettendo ai manager di aggiungere, modificare o riorganizzare le attività con semplici trascinamenti, garantendo che ogni elemento sia al posto giusto e che nulla venga trascurato.

La visualizzazione temporale del Gantt in Twproject

Dopo aver definito la struttura del progetto con la WBS, i responsabili di progetto possono passare alla visualizzazione temporale del Gantt in Twproject.

Questo strumento trasforma il piano in una timeline visiva, dove ogni attività è rappresentata da una barra che ne indica la durata, le dipendenze e l’allineamento con altre attività.

La capacità di Twproject di mostrare cambiamenti in tempo reale nel diagramma di Gantt permette ai manager di aggiustare rapidamente la pianificazione in caso di imprevisti, assicurando che il progetto rimanga in carreggiata.

La visualizzazione Gantt diventa così essenziale per monitorare l’andamento del progetto e per assicurare che ogni fase proceda secondo i piani.

Con Twproject, la gestione dei progetti diventa un processo più fluido, controllato e visivamente intuitivo, trasformando ogni sfida in un’opportunità di successo.

 

Tieni tutti i progetti sotto controllo con Twproject!

 

Gantt vs Pert: due strumenti a confronto

Gantt vs Pert sono due dei diversi strumenti di pianificazione del project management.

Il loro scopo è quello di aiutare i project manager a svolgere meglio il proprio lavoro facilitando il coordinamento delle attività e le comunicazioni con le parti interessate.

Questi diagrammi aiutano a gestire il vincolo  complesso di tempo, costo e ambito, che sono le forze che predominano in ogni progetto.

Vediamo quindi nel dettaglio i due strumenti Gantt vs Pert a confronto.

Cos’è un Gantt?

Un diagramma di Gantt è uno dei modi più popolari per mostrare le attività in base al tempo, essendo uno strumento di gestione del progetto fondamentale per la pianificazione e la programmazione (approfondisci Come fare un Gantt).

Nello specifico è composto da due assi:

  • Uno verticale che rappresenta l’elenco delle attività che devono essere completate per portare a termine il progetto.
  • Uno orizzontale che rappresenta la sequenza temporale di un piano, in cui le barre sono le attività situate in ordine cronologico.

L’utilizzo di questo sistema consente a tutte le parti interessate di avere le stesse informazioni e di avere aspettative reciprocamente condivise.

Inoltre, il diagramma di Gantt grazie alla sua sequenza temporale visiva, chiarisce come le attività sono correlate fra di loro, risultando uno dei migliori strumenti di visualizzazione nel project management.

La chiarezza con cui un Gantt espone queste informazioni contribuisce significativamente alla gestione e alla comunicazione all’interno del team di progetto.

Quando si deve utilizzare un diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt è probabilmente lo strumento di gestione dei progetti più versatile che esista: non solo viene utilizzato durante la fase di pianificazione del progetto, ma torna utile anche durante tutta la fase di esecuzione per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori.

I project manager utilizzano, quindi, il Gantt per avere un quadro generale del progetto in ogni momento, creare e assegnare attività, monitorare il budget, gestire risorse e molto altro ancora.

Con questo strumento si può essere sicuri che tutti abbiano accesso costante al programma e ai dettagli del progetto in tempo reale.

Il Gantt può essere utilizzato in diverse situazioni, ma è particolarmente indicato quando:

  • Le attività del progetto sono ben definite e ordinate: il Gantt è efficace per visualizzare una serie di attività con una sequenza precisa. Se le attività sono ancora vaghe o l’ordine non è chiaro, il diagramma potrebbe risultare poco utile.
  • Il progetto ha una durata definita: il diagramma di Gantt è utile per monitorare l’avanzamento del progetto nel tempo e identificare eventuali ritardi. Se la durata del progetto è incerta, il diagramma potrebbe non essere la scelta migliore.
  • Il progetto è di piccole o medie dimensioni: i diagrammi di Gantt sono più facili da gestire per progetti con un numero limitato di attività. Per progetti molto complessi, potrebbero risultare difficili da leggere e mantenere.
  • C’è la necessità di comunicare il piano del progetto a un team o a un cliente: il Gantt offre una rappresentazione visiva intuitiva del progetto, che facilita la comprensione da parte di tutti gli stakeholder.

In aggiunta a questi casi, il diagramma di Gantt può essere utile anche per:

  • Gestire le risorse del progetto
  • Identificare le dipendenze tra le attività
  • Stimare la durata del progetto
  • Monitorare i costi del progetto.

Cos’è un diagramma di PERT?

PERT sta per “Program Evaluation Review Technique” ed è uno strumento di project management che rappresenta graficamente le attività e le dipendenze di un progetto.

In questo diagramma si utilizzano delle frecce per mostrare le attività necessarie per raggiungere un determinato evento, simboleggiato da un nodo. Un nodo rappresenta quindi una fase del progetto completata.

Un grafico PERT assomiglia quindi a un diagramma di rete, in cui ogni casella separata (o nodo) è un’attività del progetto. Queste attività di progetto sono collegate da frecce che mostrano le dipendenze tra le attività.

Quando si deve utilizzare un diagramma di PERT?

Un grafico PERT consente di visualizzare l’intera sequenza temporale del progetto in un diagramma di facile comprensione per i membri del team e le parti interessate del progetto.

Il grafico PERT permette, inoltre, ai project manager di apprendere e tenere traccia di informazioni importanti sul flusso di lavoro: dipendenze delle attività, tempo stimato dell’attività e tempo minimo di consegna del progetto.

Pertanto, si adatta principalmente a tutti i progetti, ad eccezione di quelli veramente piccoli, dove le liste di controllo sono sufficienti per avere un quadro generale.

Il PERT è in grado di facilitare il flusso di lavoro quando:

  • il piano prevede più attività in corso contemporaneamente: in questo caso il diagramma faciliterà il processo di definizione delle priorità, aiutando a capire quale attività dipende da un’altra.
  • il progetto ha un arco temporale rigoroso: un diagramma PERT non è solo una rappresentazione visiva della struttura di un progetto, ma anche un aiuto per valutarne la durata. L’utilizzo di questo strumento consente quindi di impostare i termini e rispettarli.

Ecco alcuni casi in cui si dovrebbe utilizzare un diagramma di PERT:

  • Progetti con molte incognite: il diagramma di PERT è particolarmente adatto a gestire progetti con molte variabili e incertezze, dove la durata precisa delle attività è difficile da stimare.
  • Progetti con molte attività interdipendenti: Se le attività del progetto sono interdipendenti e il ritardo di una può influenzare le altre, il diagramma di PERT aiuta a identificare il percorso critico e a gestire le eventuali criticità.
  • Progetti a lungo termine: utile per stimare la durata di progetti di lunga durata, che si sviluppano su diversi mesi o anni.
  • Progetti con budget limitati: il PERT può aiutare a ottimizzare l’utilizzo delle risorse e a ridurre i costi del progetto.

Oltre a questi casi, il diagramma di PERT può essere utile anche per:

  • Identificare i rischi del progetto
  • Valutare diverse alternative di progetto
  • Comunicare il piano del progetto a un team o a un cliente

Gantt vs Pert: due strumenti a confronto

I diagrammi di Gantt e Pert offrono metodi unici per pianificare, eseguire e monitorare progetti, ma ciascuno con le proprie forze e applicazioni ottimali.

Twproject integra entrambi questi strumenti, permettendo ai team di scegliere l’approccio più adatto alle loro esigenze.

Il Gantt di Twproject, una forma di bar chart, offre una rappresentazione visiva dell’avanzamento del progetto, mostrando le attività come barre orizzontali lungo una timeline del progetto.

Questo layout intuitivo permette ai gestori di progetto e ai membri del team di vedere rapidamente la sequenza delle attività, le loro durate, le sovrapposizioni e le dipendenze temporali.

È particolarmente utile per progetti con una struttura chiara e sequenziale, dove la pianificazione e il monitoraggio temporale sono cruciali.

Vediamo quali sono i vantaggi del diagramma di Gantt:

  • Visualizzazione immediata: Fornisce una panoramica chiara e immediata dello stato di avanzamento del progetto.
  • Monitoraggio delle risorse: Permette di assegnare e monitorare le risorse, visualizzando chi lavora su cosa e quando.
  • Gestione delle scadenze: Aiuta a identificare e gestire le scadenze, facilitando l’aggiustamento dei piani in base ai cambiamenti.

Il diagramma di PERT di Twproject, d’altro canto, è orientato all’analisi e alla pianificazione delle attività in base alle loro interdipendenze.

Utilizza nodi per rappresentare le attività o gli eventi e frecce per mostrare le relazioni di precedenza tra di essi. Questo approccio è particolarmente vantaggioso in progetti complessi, dove l’identificazione del percorso critico e la comprensione delle dipendenze tra attività sono fondamentali per il successo del progetto.

Vediamo quali sono i vantaggi del diagramma di PERT:

  • Analisi del percorso critico: identifica le attività critiche che non possono subire ritardi senza influenzare la scadenza del progetto.
  • Ottimizzazione dei tempi: aiuta a ottimizzare i piani di progetto, consentendo una migliore allocazione del tempo e delle risorse.
  • Gestione dei rischi: fornisce una base per l’analisi dei rischi, permettendo di prevedere e mitigare potenziali intoppi.

In sintesi, abbiamo visto che sia diagrammi di Gantt che i diagrammi PERT sono strumenti visivi che aiutano a organizzare le attività durante la pianificazione di un progetto.

La scelta tra Gantt e PERT dipende dalle esigenze specifiche del progetto.

Il diagramma di PERT è ottimo in quanto mostra chiaramente le dipendenze tra le attività ed il percorso critico.

Ciò significa che un project manager può prendere decisioni migliori, gestendo i dati e compiendo l’analisi what-if.

Il lato negativo è che è difficile scalare un diagramma di PERT e questo può rappresentare un problema quando si lavora su progetti più complessi.

Più grande è il progetto, più complesso sarà il grafico PERT e più difficile sarà da leggere.

Un diagramma di Gantt permette di rappresentare la sequenza temporale di un progetto in maniera più strutturata. Inoltre, permette di vedere chiaramente i progressi dei lavori in tempo reale.

Per questo motivo, un bravo project manager si troverà ad utilizzare entrambe le tecniche per soddisfare molteplici scopi.

Pianifica i tuoi progetti con Twproject

 

Work breakdown structure vs Product breakdown structure

La Work breakdown structure e la Product breakdown structure sono spesso confuse fra di loro perché molto simili, ma allo stesso tempo molto diverse.

Queste due strutture di scomposizione ricoprono un ruolo fondamentale nel processo di pianificazione di un progetto e in quello che sarà il successo – o no – del risultato.

Vediamo quindi in questo articolo di fare chiarezza sulla differenza fra Work breakdown structure – WBS – vs Product breakdown structure – PBS.

Che cos’è una Work breakdown structure (WBS)?

La WBS fornisce una struttura gerarchica dell’attività del progetto. Si tratta essenzialmente di una mappa che dettaglia ogni componente del lavoro necessario, suddividendolo in parti più piccole e gestibili.

In altre parole, rappresenta la “lista delle cose da fare” del progetto e il suo focus principale è sul “lavoro”, non sulle “cose”.

La WBS costituisce la base del piano di un progetto, in quanto permette di scomporlo in pacchetti di lavoro ed attività.

Il livello di dettaglio dipende dalla complessità del progetto e dal livello di controllo che si vuole avere.

Una WBS è particolarmente utile per i team che gestiscono progetti di grandi dimensioni, poiché, come già detto, divide il progetto in componenti più piccoli e più gestibili.

In generale, la WBS chiarisce cosa deve essere effettivamente fatto e rende più semplice l’assegnazione del lavoro al team di progetto.

Di conseguenza, questo permetterà al project manager di stimare meglio risorse, tempo e rischi.

Che cos’è una Product breakdown structure (PBS)?

Mentre nella WBS il progetto viene suddiviso in pacchetti di lavoro e attività da effettuare, la product breakdown structure rappresenta i prodotti (o risultati) che il progetto deve realizzare.

Il focus della “lista delle cose da fare” è in questo caso sulle “cose” e non sul “lavoro”.

Concentrandosi sui “cosa” anziché sui “come”, la PBS guida il team member nella comprensione dei risultati attesi e nel garantire che ogni elemento sia di qualità adeguata e conforme alle specifiche.

La PBS scompone il prodotto principale del progetto nelle sue parti costituenti sotto forma di una struttura gerarchica.

I principali vantaggi derivanti dall’utilizzo di una PBS sono:

  • Definisce l’ambito del progetto;
  • Permette di rendere il team consapevole su ciò che verrà prodotto;
  • Costringe il team a pensare al contenuto del prodotto, ad esempio se si tratta di un database: di che tipo, quanti record, quale formato, ecc.;
  • Permette di individuare meglio quali criteri di qualità verranno applicati al prodotto, come verrà rivisto e quali competenze sono richieste per intraprendere la revisione;
  • Viene utilizzata come base per creare la Work breakdown structure.

Work breakdown structure vs Product breakdown structure nel processo di pianificazione

project manager breakdown-structure-vs-Product-breakdown-structure

Nel contesto della planning process di un progetto, la WBS e la PBS svolgono ruoli complementari.

Idealmente, un project manager dovrebbe iniziare con la creazione di una PBS per chiarire gli output e i prodotti necessari, e successivamente utilizzare la WBS per organizzare e dettagliare il lavoro necessario per realizzarli.

Questo approccio integrato assicura che il piano di progetto sia completo, coprendo sia gli aspetti legati ai prodotti (project or product) sia quelli legati al lavoro, e facilitando l’identificazione di eventuali discrepanze o omissioni.

Entrambe le tecniche sono utili durante il processo di pianificazione e idealmente dovrebbero essere utilizzate insieme per garantire il successo.

Insieme, consentono al project manager di definire:

  • Qual è il risultato?
  • Cosa è necessario per raggiungerlo?
  • Quando si potrà raggiungerlo?
  • Come si saprà di averlo raggiunto?
  • Chi è necessario per raggiungerlo?

In primis, bisognerebbe procedere con una PBS che chiarisce cosa deve essere costruito o importato da altrove.

Il registro prodotti è un luogo utile per individuare i fornitori di prodotti esterni e un diagramma del flusso del prodotto consente di identificare l’ordine in cui sono richiesti i prodotti.

Ciò consente di comprendere la logica del piano ad alto livello prima che inizi la pianificazione dettagliata.

In seguito, si passa a costruire una WBS per organizzare e costruire un piano realistico composto dai pacchetti di lavoro e attività associate. Avere quindi la visione del piano che includa sia le “cose” che il “lavoro” coprirà tutte le varianti del progetto.

Esistono prodotti senza pacchetti di lavoro? In questo caso non si sarà in grado di fornire il risultato sperato o la PBS contiene prodotti che non sono necessari per lo scopo del progetto.

Esistono pacchetti di lavoro senza prodotti? Se è così, probabilmente si sta facendo un lavoro non necessario o nella PBS manca qualcosa.

I prodotti devono quindi essere collegati ai risultati dei pacchetti di lavoro associati. Fra PBS e WBS deve esserci tracciabilità.

Utilizzate insieme, le tecniche PBS e WBS offrono potenti strumenti per garantire la correttezza e la completezza dei piani di progetto, siano essi semplici o complessi. È importante che entrambi vengano utilizzate per il loro scopo corretto senza confondere i confini tra “cosa” e “attività”.

Se ciò viene raggiunto e la relazione tra i risultati viene rivista criticamente nelle prime fasi del processo di pianificazione, il rischio di completare il lavoro senza che i risultati richiesti vengano completati può essere significativamente ridotto.

In questo contesto, strumenti di project management come Twproject possono offrire un supporto significativo, facilitando l’integrazione tra Work breakdown structure e della Product breakdown structure, migliorando la collaborazione e l’efficienza dei team di progetto.

Twproject permette di gestire con facilità le strutture gerarchiche dei progetti, assicurando che tutti gli aspetti siano considerati e che la comunicazione tra le parti interessate sia efficace.

Consente, inoltre, al project manager di avere una visione completa del progetto, migliorando la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio, contribuendo significativamente al successo del progetto.

Ancora dubbi? Inizia ora una demo gratuita.

 

Le migliori tecniche di Project Management per la manutenzione degli asset

Nell’odierno contesto dinamico delle imprese commerciali, un controllo e una manutenzione efficaci degli asset sono fondamentali per ottenere determinate prestazioni operative e massimizzare la durata di vita dei beni fondamentali.

Il controllo dei progetti è fondamentale per formulare strategie di rinnovamento degli asset di successo, per assicurare un uso ecologico delle fonti e per garantire attività di protezione efficienti.

Questo articolo esamina le migliori pratiche di controllo dei progetti appositamente studiate per il controllo degli asset, fornendo tecniche che possono essere utilizzate per migliorare le prestazioni organizzative e l’affidabilità degli stessi.

Il controllo degli asset è la pietra miliare del metodo di lavoro di qualsiasi impresa e comprende diverse attività volte al rinnovo efficiente e a lungo termine di attrezzature, macchinari e materiali.

Le strategie di gestione dei progetti prevedono la pianificazione, l’esecuzione e la gestione sistematica delle proposte di controllo degli asset.

Scopriamo le pratiche utili a migliorare la sicurezza degli asset attraverso le tecniche di gestione delle imprese.

Migliori pratiche per ottenere le massime prestazioni degli asset:

1. Inventario completo dei materiali

Il primo passo per una gestione efficace degli asset è avere un registro completo e aggiornato di tutto ciò che si possiede.

I responsabili di progetto devono collaborare con i team di gestione per creare e mantenere un registro dettagliato degli asset.

Questo registro dovrebbe includere informazioni essenziali come il tipo di asset, l’ubicazione, le condizioni attuali, la storia della manutenzione e qualsiasi documentazione pertinente.

Questo elenco completo è la chiave di volta di tutte le attività di gestione degli asset e delle decisioni di allocazione delle risorse.

2. Valutazione dei rischi

Non tutti gli asset richiedono sempre lo stesso livello di attenzione. Una regolare valutazione dei rischi aiuta a identificare gli asset più suscettibili di guasti o quelli che presentano rischi operativi significativi se trascurati.

I capi progetto, in collaborazione con gli esperti in materia, possono quindi assegnare le priorità agli asset in base alla criticità.

Ciò consente di sviluppare programmi di manutenzione personalizzati che affrontano in modo proattivo le aree ad alto rischio, ottimizzando l’allocazione delle risorse.

3. Utilizzo di tecniche di manutenzione predittiva

Le tradizionali pratiche di manutenzione reattiva, che prevedono di riparare le cose solo quando si rompono, possono portare a costosi tempi di inattività e riparazioni non pianificate.

Sfruttando le tecniche di manutenzione predittiva, come il monitoraggio delle condizioni e l’analisi dei dati, i project manager possono anticipare i potenziali guasti delle apparecchiature prima che si verifichino.

Sfruttando i dati in tempo reale e gli algoritmi di apprendimento automatico, le aziende possono passare da una strategia di manutenzione reattiva a una proattiva, riducendo al minimo i tempi di inattività e prolungando la durata di vita degli asset.

4. Integrazione del CMMS

La gestione tradizionale dei progetti di protezione dei beni prevedeva ordini di lavoro su carta e il monitoraggio manuale dei documenti. Ciò poteva comportare inefficienze e lacune nella comunicazione.

L’integrazione di un sistema CMMS (Computerized Maintenance Management System) offre una risposta efficace. Un software CMMS funge da hub centralizzato per tutte le informazioni sulle risorse e sulla manutenzione. I responsabili di progetto possono ad esempio sfruttare il CMMS per creare e assegnare ordini di verniciatura per via elettronica, programmare la manutenzione preventiva in base ai record dei dispositivi e visualizzare lo sviluppo delle attività di protezione in tempo reale.

Questo non solo migliora la comunicazione e la collaborazione tra i venture manager e i team di manutenzione, ma consente anche di prendere decisioni in base alle informazioni sull’allocazione degli interventi e sull’efficienza generale delle attività.

5. Metriche di prestazione e KPI

Per misurare il successo delle attività di manutenzione degli asset è necessario definire indicatori di prestazione chiave (KPI) che siano in linea con gli obiettivi organizzativi.

I project manager dovrebbero stabilire metriche come il tempo di attività degli asset, il tempo medio tra i guasti (MTBF), il costo di manutenzione per asset e l’efficacia complessiva delle apparecchiature (OEE) per valutare le prestazioni del progetto e identificare le aree di miglioramento.

L’analisi regolare dei dati KPI consente di ottimizzare costantemente le strategie di manutenzione.

6. Formazione continua e sviluppo delle competenze

Le pratiche di manutenzione degli asset si evolvono di pari passo con i progressi tecnologici e le tendenze del settore. I project manager devono dare priorità all’apprendimento continuo e allo sviluppo delle competenze dei loro team di manutenzione.

Questo garantisce la competenza nell’uso di nuovi strumenti e metodologie. Investire nella propria forza lavoro favorisce una cultura dell’innovazione e consente al personale di adattarsi efficacemente ai requisiti di manutenzione in continua evoluzione.

Implementando queste best practice, le aziende possono sfruttare la potenza della gestione dei progetti per ottimizzare le strategie di manutenzione degli asset e raggiungere l’eccellenza operativa.

Il risultato? Maggiore affidabilità degli asset, tempi di inattività ridotti al minimo e un ritorno sugli investimenti massimizzato per le tue preziose risorse.

Adottare uno strumento di project management – Storie di successi e di fallimenti

Se ti capiterà l’arduo compito di introdurre un nuovo strumento di project management in azienda, molto probabilmente incontrerai qualche resistenza e dovrai cercare di schivare alcuni ostacoli.

È infatti risaputo che qualsiasi cambio di procedura in ambito lavorativo possa mettere in crisi anche la persona più aperta mentalmente.

Ma se seguirai i nostri consigli, saprai che ci sono alcune strategie da adottare per avere successo.

In questo articolo ti mostreremo come affrontare i processi di cambiamento per introdurre un strumento di project management.

Il nostro supporto alle aziende nel processo di adozione di nuove metodologie di project management ha ormai superato i vent’anni di attività, sia online che con consulenze dal vivo.

Abbiamo perciò acquisito un’esperienza tale da identificare specifici modelli di comportamento (pattern) che conducono a successi o fallimenti. Vogliamo qui condividerne alcuni.

Nel corso del tempo, abbiamo visto che a seconda dei casi l’adozione di un nuovo strumento può fallire già in partenza oppure cominciare bene e svilupparsi con successo.

Ma in generale, riteniamo che la buona riuscita o meno spesso non dipenda in maniera netta dallo strumento in sé. Al contrario, ciò che conta è piuttosto l’atteggiamento delle persone coinvolte.

Quello che esporremo qui può essere valido per qualsiasi tipo di strumento di project management utilizzato.

Sia che questo sia un semplice foglio di calcolo condiviso o perfino una lavagna appesa al muro, non necessariamente un software articolato.

La nostra lista inizierà presentando i pattern di fallimento e poi ti mostreremo alcune storie di successo.

Alla fine, ti daremo 10 consigli da tenere a mente quando introduci una nuova metodologia di project management nella tua azienda.

Modelli di fallimento

scelta difficile di uno strumento di project management

1. Gli utenti non utilizzano lo strumento di project management

Per nostra esperienza la prima causa di fallimento nell’adozione di un nuovo strumento non è la scoperta che la soluzione scelta non assolva a un compito specifico, ma è il mero fatto che gli utenti non utilizzino lo strumento.

Dopo un po’, il responsabile dovrà ammettere che il proprio team non ha intenzione di adottare la soluzione proposta e questo è probabilmente lo scenario peggiore.

Un modo per prevenirlo è chiedersi, fin dall’inizio, se è realistico che le persone coinvolte accolgano con favore il cambiamento.

Alcune domande da fare, e farsi, sono:

  • Sto chiedendo troppo?
  • Questa soluzione è semplice?
  • È veloce?
  • Ci sono vantaggi visibili per gli utenti?

Se farai queste considerazioni fin dall’inizio, ci sono maggiori possibilità di evitare questo esito.

2. Inizieremo a usarlo quando sarà tutto a posto

Un altro frequente pattern di fallimento è espresso nell’affermazione: Inizieremo a usarlo quando sarà tutto a posto.

Questa è ciò che può essere considerata una sconfitta a priori. Infatti in questo caso il fallimento avviene ancor prima che lo strumento di project management venga introdotto.

Decidere che una nuova tecnologia verrà applicata solo quando ogni cosa sarà al suo posto, significa probabilmente che il processo non partirà mai.

Come si suol dire, “il meglio è nemico del bene” e il troppo perfezionismo è controproducente.

3. Se non ottieni una visione dei dati totale, allora lo sforzo non varrà la pena

Una convinzione che è spesso causa di fallimento è che se non ottieni una visione dei dati totale, allora lo sforzo non varrà la pena.

Ciò significa in pratica che i dati parziali sono inutili.

Questo è secondo la nostra esperienza un grosso errore: avere alcune informazioni è pur sempre meglio di non averne nessuna.

Anche se inizierai con la registrazione di pochi dati, potrai sempre incrementarne il volume col tempo, arrivando via via a una copertura di informazioni sempre più completa.

Dunque perché non provare? Vedrai che ci darai ragione.

4. Rimpiazzare con un software la gestione umana

Un’idea che potremmo definire quasi superstiziosa è che adottare un tool di management significhi rimpiazzare con un software la gestione umana.

Ma questa convinzione è il contrario di ciò che avviene in realtà.

Infatti l’uso di un buon software ti aiuterà semplicemente a svolgere meglio alcuni processi: ad approfondire le tue analisi, a monitorare gli andamenti, a studiare in dettaglio le informazioni e a migliorare la collaborazione nel team.

In poche parole, andrà a rafforzare il project management piuttosto che sostituirlo.

5. Tutti i vecchi processi mappati nel nuovo strumento di project management

Un altro errore frequente nasce dalla volontà di trasferire tutte le metodologie utilizzate in azienda all’interno del nuovo strumento.

Ciò può sembrare una buona idea, e invece significa trasferire anche le cattive pratiche, che sono spesso causate dalle stesse limitazioni degli strumenti utilizzati in passato, all’interno del nuovo sistema.

Si perde così la grossa opportunità di svecchiare le procedure e rimuovere o cambiare le vecchie abitudini.

Spesso infatti il più grosso vantaggio per un’azienda, quando decide di iniziare a utilizzare uno strumento di project management, è dato proprio dal processo di riforma che si innesca, piuttosto che dalle singole funzionalità dello strumento in sé.

6. Vantaggi teorici sopra quelli pratici

E infine un ultimo modello di pensiero errato che vogliamo condividere con te è il seguente: la tendenza a collocare i vantaggi teorici di un nuovo strumento al di sopra della relazione tra gli individui coinvolti e la nuova tecnologia che pensiamo di introdurre.

Il fattore della collaborazione umana è infatti quello che dovremmo tenere in maggiore considerazione.

In tal senso, può essere molto più vantaggioso partire con un piccolo gruppo di persone, convinte della nuova modalità di gestione, piuttosto che fare le proprie valutazioni in astratto e poi calare dall’alto lo strumento scelto.

Modelli di successo

scelta dello strumento di project management da parte del team

1. Presenta il software in maniera diversa a seconda dell’interlocutore

Il primo modello vincente consiste in una tecnica che abbiamo visto mettere saggiamente in pratica alcune volte, ossia quella di presentare lo strumento in maniera differente a seconda dell’interlocutore a cui ci si rivolge.

Infatti, pur se nella sostanza ciò che andrai a proporre è una formalizzazione centralizzata di certe pratiche lavorative, le sfumature con cui lo presenterai ai diversi gruppi coinvolti faranno tutta la differenza.

Il modo di esporre l’utilizzo di un software ai membri del dipartimento di informatica sarà sicuramente diverso da come si introduce lo stesso al gruppo dei promoter, ad esempio.

Adattando la tua presentazione e le aspettative che riponi nell’utilizzo da parte di un certo gruppo e modulando i vantaggi esposti, potrai rendere più chiaro a tutti cosa realmente accadrà una volta che il sistema sarà messo in funzione.

Anche se a livello generale ciò di cui hai bisogno quando utilizzi un software di questo tipo è la raccolta di dati sul flusso di lavoro, non significa che questi dati debbano essere richiesti a tutti nello stesso modo.

2. Sfrutta l’occasione per migliorare i processi

Una cosa che sa bene un manager lungimirante è che l’introduzione di una nuova procedura può essere l’occasione per aprire il dialogo e non per imporre le proprie decisioni dall’alto.

Dare a tutti la possibilità di discutere le modalità di integrazione della una nuova tecnologia è un modo per guadagnare rispetto e aprire nuovi canali di comunicazione.

Ti consigliamo di non sottovalutare questa opportunità di miglioramento dei processi.

E ricorda che non essere mai interpellati è per i dipendenti una delle maggiori fonti di frustrazione e insoddisfazione lavorativa.

3. Lavorare meglio è un vantaggio per tutti

Un punto che dovresti sempre cercare di evidenziare è che la qualità dei processi di lavoro può essere di vantaggio per tutti.

Questo non è solo uno slogan, ma è ciò che abbiamo visto accadere in realtà tante volte e che probabilmente chiunque ha sperimentato nel corso della propria vita lavorativa.

Un ambiente di lavoro ben organizzato e in cui la qualità di produzione è elevata è spesso anche un ambiente in cui viene prestata maggiore attenzione al benessere dei dipendenti.

4. Parti semplice e procedi per gradi

Per esporre questo punto vogliamo raccontarti un breve aneddoto.

Una volta ci siamo ritrovati a proporre il nostro strumento a una banca e il nostro referente era un giovane manager molto brillante.

Fummo inviatati da lui a una grossa riunione aziendale in cui si discuteva dell’adozione della nostra soluzione tecnologica.

Durante le discussioni, ciascun dipartimento esponeva le proprie esigenze e in particolare il gruppo di sviluppatori chiese diverse integrazioni con i sistemi in vigore.

Il giovane manager nostro cliente disse che avrebbe accontentato ogni richiesta. Ma poi ci disse in privato di non procedere subito con le integrazioni e di impostare il tool nella versione di base e con una metodologia di project management semplificata.

Iniziò a utilizzare il software un piccolo gruppo motivato e in seguito si unirono altri gruppi.

Questo approccio ottenne in definitiva un ottimo esito. Alcune integrazioni vennero fatte in seguito, ma dal principio la partenza fu rapida e senza intoppi grazie all’intuizione del nostro cliente.

Consigli

Per finire, vogliamo darti una lista di dieci brevi consigli da tenere a mente quando affronterai il processo di introduzione del nuovo metodo di gestione, a prescindere da quale sarà la tua scelta finale.

  • Inizia con un piccolo gruppo motivato
  • Inizia in modo semplice, evitando inutili complicazioni
  • Inserisci dati reali nel nuovo sistema fin dall’inizio
  • Poche, o parziali, informazioni sono meglio di nessuna informazione
  • L’integrazione completa del sistema potrebbe non avvenire mai, e tuttavia la tua azienda potrebbe beneficiare della nuova soluzione adottata
  • Non ritardare il processo in attesa di … [inserisci qui qualsiasi possibile richiesta]
  • Rifiuta le idee bizzarre provenienti da un singolo utente. Se questa persona è il titolare (come spesso accade), rispondi positivamente ma poi rimanda le azioni. A ulteriori domande, rispondi: “Sì, lo faremo, ma non subito”.
  • Non mettere in discussione le tue scelte per colpa di dettagli tecnici. Ricorda che ciò che conta in sostanza è l’atteggiamento delle persone coinvolte.
  • Ascolta il consigli delle donne coinvolte. Nei comitati, le osservazioni e i contributi femminili tendono a essere più concreti, poiché sembrano avere un quadro più realistico del comportamento umano sul lavoro.
  • Ricorda: come spesso accade nel lavoro e in generale nella vita, è una questione di atteggiamento umano piuttosto che di funzionalità tecnologica.

Conclusioni

Finora abbiamo parlato a livello generico dell’atteggiamento da preferire quando proponi un nuovo strumento di project managment alla tua azienda.

Ma ti garantiamo che questo processo sarà nettamente più semplice se il software che sceglierai sarà Twproject.

Questo è infatti lo strumento più completo e versatile che potrai trovare poiché si adatta a ogni modalità di lavoro.

La sua attivazione è molto semplice e la sua curva di apprendimento veloce: questo ti aiuterà ulteriormente a superare ogni resistenza e a perseguire l’obiettivo di tenere sotto controllo i tuoi progetti con facilità.

Twproject nasce da oltre vent’anni di esperienza e copre tutte le esigenze nel settore del project management.

Ai singoli lavoratori offre to-do list chiare, immediate e personalizzabili; ai manager offre panoramiche complete sui vari aspetti di gestione dei progetti (carico di lavoro, diagramma di Gantt, gestione dei budget ecc.); ai membri del consiglio di amministrazione fornisce report specifici e adattabili a ogni esigenza.

Twproject è dunque un ottimo strumento a qualsiasi livello della scala aziendale. Ti consente inoltre di partire gradualmente, utilizzando anche solo una parte delle sue funzionalità all’inizio e incrementando eventualmente i criteri di monitoraggio col tempo.

Se lo desideri puoi fare una prima prova gratuita, durante la quale ti guideremo e ti forniremo tutto il supporto di cui hai bisogno. Inizia da subito a inserire i tuoi progetti, tenendo a mente i consigli che ti abbiamo dato, e siamo sicuri che non ti pentirai della scelta!

Non rischiare di fallire: prova Twproject.

Come fare un Gantt

Come fare un Gantt” è il punto di partenza per chiunque voglia organizzare efficacemente il proprio flusso di lavoro.

Il diagramma di Gantt è uno strumento indispensabile per la pianificazione e il tracciamento dei progetti. Ma come si realizza un Gantt efficace?

In questo articolo, esploreremo i passaggi fondamentali per creare un diagramma di Gantt semplice ed efficace.

Che cos’è un Diagramma di Gantt?

Prima di addentrarci nel “come”, è importante comprendere il “cosa”.

Un diagramma di Gantt è uno strumento di visualizzazione che permette ai project manager di mappare in modo efficace il percorso di un progetto dall’inizio alla fine.

Nato agli inizi del XX secolo dall’ingegnere meccanico Henry Gantt, questo strumento si è evoluto fino a diventare uno dei pilastri della gestione dei progetti moderna.

Nello specifico si tratta di un tipo di bar chart che illustra il programma di un progetto, mostrando le diverse attività da svolgere sul lato verticale e il lasso di tempo previsto per ciascuna di esse sull’asse orizzontale.

Ogni barra nel grafico rappresenta una specifica attività del progetto, con la lunghezza della barra che indica la durata prevista per il completamento dell’attività.

Ciò che rende il diagramma di Gantt così prezioso è la sua capacità di fornire, a colpo d’occhio, una panoramica dettagliata di come e quando le varie attività si sovrappongono, permettendo ai project manager di ottimizzare le risorse e di gestire meglio i tempi.

Perché usare il Gantt per il flusso di lavoro del tuo progetto

L’adozione di un diagramma di Gantt nel flusso di lavoro di un progetto non è solo una pratica consigliata, ma una vera e propria strategia vincente per qualsiasi project manager.

Questo strumento, infatti, offre una visione chiara e immediata di ogni fase del progetto, dalle date di inizio e fine di ciascuna attività, alla sovrapposizione tra compiti e la loro durata.

Ma perché è così cruciale per il successo del flusso di lavoro?

Innanzitutto, il Gantt facilita la gestione dei progetti permettendo di selezionare i dati rilevanti con precisione e di visualizzare il formato dell’asse temporale in modo intuitivo.

Questo aiuta a comprendere immediatamente la sequenza delle attività e le loro interdipendenze, migliorando la pianificazione e l’allocazione delle risorse.

Inoltre, la capacità di visualizzare le distanze tra le barre e le barre in pila consente di ottimizzare lo spazio temporale e di prevenire eventuali sovraccarichi di lavoro.

L’utilizzo di un diagramma di Gantt supporta anche la selezione del formato più adatto per rappresentare visivamente il progetto, consentendo di includere voci legenda serie e di organizzare le categorie in ordine inverso, se necessario. Questa flessibilità si traduce in una migliore comprensione del flusso di lavoro da parte di tutto il team, facilitando la comunicazione e l’efficienza collaborativa.

Come fare un Gantt

La creazione e l’utilizzo di un diagramma di Gantt rappresentano passaggi fondamentali nella gestione progettuale, offrendo una panoramica visiva del flusso di lavoro.

Ecco alcune indicazioni per creare un Gantt:

1. Identifica le attività

Il primo passo nella creazione di un diagramma di Gantt è l’identificazione di tutte le attività necessarie per portare a termine il progetto. Questo include compiti grandi e piccoli, da quelli più ovvi a quelli che potrebbero essere facilmente trascurati. Ogni attività deve essere elencata in modo che possa essere visualizzata chiaramente nel diagramma.

2. Definisci le dipendenze

Dopo aver elencato le attività, il passo successivo è stabilire le relazioni di dipendenza tra di esse. Questo significa identificare quali attività devono essere completate prima che altre possano iniziare. Questa fase è cruciale per la creazione di un flusso di lavoro logico e per evitare intoppi nel processo.

3. Assegnazione delle durate

Ogni attività elencata nel diagramma di Gantt deve avere una durata assegnata.

Questo non solo include il tempo necessario per completare l’attività stessa, ma deve anche tenere conto di qualsiasi dipendenza che potrebbe influenzarne l’inizio o il completamento. La durata può essere stimata in giorni, settimane o mesi, a seconda della scala del progetto.

4. Sviluppo del calendario

Con le attività, le dipendenze e le durate definite, il passo successivo è sviluppare il calendario del progetto. Questo implica l’assegnazione di date di inizio e fine specifiche per ogni attività, tenendo conto delle dipendenze e delle risorse disponibili. Il calendario deve essere realistico e flessibile, in grado di adattarsi a eventuali cambiamenti.

5. Utilizza lo strumento giusto per fare il Gantt

L’utilizzo di uno strumento dedicato alla gestione dei progetti, come Twproject, può semplificare notevolmente il processo. Quest’ultimo offre funzionalità avanzate, come la possibilità di aggiornare facilmente le attività e le loro dipendenze, visualizzare il progresso in tempo reale e collaborare con i membri del team.

6. Monitoraggio e aggiornamenti

Una volta creato il Gantt, il lavoro non è finito.

Il diagramma deve essere regolarmente aggiornato e monitorato per riflettere il progresso del progetto e qualsiasi cambiamento nel piano. Questo aiuta a mantenere il progetto in carreggiata e a identificare precocemente eventuali ritardi o problemi.

Ma non è tutto. Il diagramma di Gantt dovrebbe essere condiviso con tutto il team di progetto. Questo assicura che tutti siano a conoscenza delle scadenze, delle priorità e del flusso di lavoro generale. Una comunicazione efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.

Fare un Gantt con Twproject: la soluzione per diagrammi efficaci

Twproject offre un intuitivo editor grafico per creare diagrammi di Gantt, accessibile con un semplice click sul pulsante situato all’inizio della WBS.

editor gantt twproject

Coloro che hanno esperienza con MS-Project apprezzeranno la facilità d’uso dell’editor di Twproject, pur notando significative differenze nei modelli di dati e nelle dinamiche di utilizzo.

L’obiettivo principale di Twproject è tracciare l’andamento del lavoro in tempo reale e adattarsi a situazioni dinamiche e mutevoli. Questa caratteristica si distacca nettamente dalla gestione progettuale tradizionale, che prevede una definizione dettagliata e anticipata dei progetti, spesso poco realistica in molti contesti lavorativi.

Twproject adotta un modello distintivo per organizzare l’albero del progetto, le scadenze e gli stati, divergendo dal tradizionale diagramma di Gantt. I progetti possono rimanere attivi oltre le loro scadenze previste o essere temporaneamente sospesi, riflettendo una gestione più flessibile delle tempistiche e delle dipendenze.

Accedendo all’editor del Gantt, ti troverai di fronte al nodo della WBS che stai esplorando. Le modifiche apportate saranno effettive solo dopo aver premuto il pulsante “Salva”, consentendoti di sperimentare con la struttura del progetto senza alterarne l’organizzazione originale.

Pannello griglia

L’interfaccia dell’albero progettuale è articolata in due sezioni principali, divise da una linea verticale mobile. Questo divisore può essere spostato a destra o a sinistra per adattarsi meglio all’area di lavoro in cui ti trovi. La sezione a sinistra comprende il pannello testuale.

Twproject gantt software

È possibile allargare le colonne trascinandole, e modificare direttamente i dettagli come codice, nome, date e dipendenze semplicemente cliccando sui campi specifici.

Il layout del progetto può essere compresso; il sistema memorizzerà questa preferenza di visualizzazione. È inoltre possibile alterare gli stati del progetto attraverso l’indicatore dello stato.

gantt twproject software

Una volta stabilita la dipendenza tra due fasi, avrai la possibilità di modificare la relazione predefinita di tipo Finish to Start (FS), optando per un diverso tipo di legame.

Twproject dipendenze gantt

Twproject inoltre permette che le attività interconnesse non debbano necessariamente succedersi in maniera sequenziale, ma possano sovrapporsi o distanziarsi, rispettando comunque la logica della dipendenza scelta.

Tale flessibilità migliora l’aderenza alla realtà dei progetti e rafforza il concetto di delega.

Le dipendenze elastiche offrono ai project manager la possibilità di gestire le tempistiche delle fasi progettuali con maggiore libertà, senza che modifiche in una fase comportino automaticamente slittamenti nelle fasi successive, promuovendo così un approccio più dinamico e personalizzato alla pianificazione e esecuzione dei progetti.

Pannello Gantt

Nella parte destra dell’interfaccia, che rappresenta graficamente la timeline del progetto, hai la possibilità di spostare temporalmente le varie fasi del progetto trascinandole, con l’effetto di modificare di conseguenza tutte le dipendenze, laddove ciò sia fattibile.

Posizionando il cursore all’inizio o alla fine di un progetto o di una fase, questo si trasformerà in una freccia bidirezionale, consentendoti di estendere o ridurre la durata del progetto o della fase interessata. Anche in questo caso, le dipendenze associate subiranno modifiche, sempre nel rispetto dei vincoli imposti dal progetto.

Le azioni compiute all’interno del pannello sono soggette ai limiti e alle restrizioni del progetto e saranno permesse solo se non contrarie a tali vincoli. Ad esempio, non sarà possibile spostare una milestone se questa è stata già definita.

Utilizzando il pannello Gantt, puoi anche instaurare nuove dipendenze tra le fasi del progetto semplicemente trascinando i marcatori di dipendenza verso altre fasi, modificando di conseguenza gli stati associati.

Per creare figli del task, devi solo scrivere il loro nome nella colonna “nome”

Poi puoi impostare l’inizio e la durata entrambi trascinando la barra dalla parte grafica o scrivendo le date a mano nelle colonne.

gantt chart twproject

Di recente abbiamo introdotto una nuova funzionalità che integra le ToDo list con il diagramma di Gantt per semplificare la gestione dei meeting di progetto (approfondisci qui).

Questa innovazione permette di visualizzare contemporaneamente le attività pianificate nel diagramma di Gantt e i dettagli delle ToDo list, facilitando la comprensione dello stato di avanzamento del progetto e delle singole attività da completare.

Guarda il tutorial per vedere passo passo come fare un Gantt efficace.

Fare un Gantt significa non solo avere un controllo dettagliato su ogni attività e sulle date di inizio e fine, ma anche poter pianificare con precisione, anticipare i rischi, e gestire le risorse in modo efficiente.

Che si tratti di gestire piccoli progetti o di orchestrare grandi iniziative, il diagramma di Gantt rimane un alleato indispensabile per chiunque voglia portare a termine i propri progetti in maniera efficiente.

Ancora dubbi? Inizia ora una demo gratuita.

 

Il cronoprogramma e la sua importanza per il Project Manager

Il cronoprogramma si riferisce in genere alle competenze, agli strumenti e alle tecniche utilizzate dal project manager per gestire il tempo quando si eseguono progetti per raggiungere obiettivi specifici.

Un cronoprogramma deve adattarsi a un periodo di tempo specificato e utilizzare le risorse disponibili con le giuste competenze.

Date le molte incertezze e variabili e la possibilità che la disponibilità delle risorse o l’ambito di un progetto possano cambiare, è difficile creare un cronoprogramma che rimanga stabile dall’inizio alla fine.

Perché è necessario pianificare il tempo per la pianificazione del progetto

All’inizio di ogni progetto è necessario sapere in che modo gli eventi e le attività verranno organizzate dal punto di vista del tempo.

E non bisogna dimenticare che durante il ciclo del progetto, sarà necessario spendere del tempo per aggiornare le scadenze considerando gli eventuali cambiamenti al piano di progetto.

L’investimento di tempo nello specifico per la pianificazione del cronoprogramma del progetto può sembrare superfluo, ma in realtà è assolutamente necessario per il successo.

Durante il ciclo di vita del progetto dovrebbe essere prevista una parte di tempo spesa per rivedere il cronoprogramma e le dipendenze delle varie attività.

Questo consente di verificare se i piani di progetto sono ancora in pista, cosa sta funzionando e cosa no.

Il cronoprogramma di un progetto è composto da attività sequenziate, milestone e traguardi che devono essere consegnati entro una data scadenza.

Avere un cronoprogramma di progetto significa sapere esattamente cosa deve essere consegnato e in quale ordine.

Inoltre, con le giuste tecniche di pianificazione è possibile regolare le attività nel caso in cui il progetto sia in ritardo o se si verificano eventuali modifiche al suo ambito.

Il Cronoprogramma: come strutturare la routine di pianificazione del progetto

cronoprogramma e project manager

Ci sono due routine che il project manager può seguire per la pianificazione del progetto, in particolare considerando il suo cronoprogramma:

1. Pianificazione del progetto settimanale

Fissare un momento una volta alla settimana per analizzare il cronoprogramma ed il piano del progetto e determinare i risultati raggiunti nella settimana passata e definire gli obiettivi per la settimana corrente.

Questo tempo deve essere anche utilizzato per garantire che tutte le risorse siano allineate per garantire l’esecuzione ed il raggiungimento degli obiettivi.

2. Pianificazione del progetto quotidiana

Pianificare almeno 30 minuti al giorno per riflettere sulla giornata e/o rivedere il programma previsto per il giorno successivo.

Questo momento può avvenire ad inizio o fine giornata lavorativa, dipendendo dalla preferenza del project manager e dalla tecnica che garantisce miglior efficienza.

Ecco un breve esempio di quello che può essere la pianificazione del progetto quotidiana per un project manager:

  • Esaminare il programma ed aggiornare il diagramma di Gantt, se necessario.
  • Assicurarsi che i meeting e le riunioni previste per il giorno successivo siano pianificate correttamente e confermate.
  • Pianificare la giornata seguente in base a qualsiasi deliverable sia prevista. Se necessario, il project manager bloccherà una parte della sua agenda per poter lavorare tranquillamente su questo.

Come si ottiene un cronoprogramma

Il processo per ottenere un cronoprogramma è composto da quattro fasi:

  • Creare un modello logico di come verrà eseguito il lavoro;
  • Stimare le durate delle attività;
  • Calcolare i tempi per le attività;
  • Presentare i risultati.

Ogni aspetto del processo è preso in considerazione dal team, utilizzando esperti in materia, quando necessario.

Un programma concordato con il team infatti, ha più probabilità di successo piuttosto che uno imposto dall’alto.

La stima delle durate delle attività deve prendere in considerazione molti fattori, come lo sforzo richiesto, l’efficienza delle risorse, i vincoli fisici, ecc.

Per quanto riguarda il terzo punto, la più semplice forma di calcolo è l’analisi critica del percorso. Questo utilizza una stima di durata che comprende tutti i fattori.

I risultati finali vengono in genere presentati come diagramma di Gantt.

Il vantaggio principale di un questo modello è che può essere aggiornato frequentemente con nuove informazioni e ricalcolato rapidamente.

Questo è un processo continuo durante tutto il ciclo di vita del progetto e utilizza le informazioni sui progressi effettivi per prevedere l’eventuale completamento del progetto.

La maggior parte della pianificazione del progetto viene normalmente eseguita con l’ausilio di un software per project management specifico.

In passato, i calendari stampati e appesi su un muro dell’ufficio o i fogli di calcolo condivisi tramite e-mail potevano essere il metodo utilizzato dai project manager per tenere d’occhio il cronoprogramma di un progetto.

Tuttavia, oggi la maggior parte dei team e delle organizzazioni implementa strumenti di project management con le apposite funzionalità.

Questi infatti possono semplificare la creazione di cronoprogrammi e salvarli online, rendendo la pianificazione delle attività e dei team in generale molto più semplice.

Poiché i progetti hanno così tante parti mobili e cambiano frequentemente, il software di pianificazione dei progetti aggiorna automaticamente le attività che dipendono l’una dall’altra quando un’attività programmata non viene completata in tempo.

Con alcuni software è anche possibile avere il vantaggio di impostare le milestone, collegare le attività e vedere i progressi effettivi o pianificati dell’aggiornamento del cronoprogramma in modo dinamico.

Uno dei migliori software sul mercato è Twproject: dopo avere settato la struttura alberizzato di un progetto e averne definito le eventuali milestone, in Twproject è possibile inserire tutte le fasi stabilite in un diagramma di Gantt. Sarà sufficiente indicare il tempo stimato per ogni attività e poi concatenare le fasi di sviluppo, rendendone eventualmente alcune dipendenti da altre. Questo permette di aggiornare le statistiche in tempo reale, di ricalcolare le scadenze del progetto in caso di ritardi o modifiche e di avere una panoramica completa dell’andamento del progetto.

Twproject ci ha permesso di strutturare in maniera semplice la ripartizione del lavoro tramite la WBS, pianificando poi dal Gantt le durate delle fasi, l’effort di lavoro di ciascun assegnatario fase per fase

Quali sono i vantaggi di utilizzare un cronoprogamma?

Abbiamo dunque visto che ci sono molti vantaggi che un cronoprogramma di progetto ben fatto assicura al project manager, al team e all’organizzazione in generale:

  • Manager, membri del team e stakeholder possono monitorare i progressi, impostare e gestire le aspettative, comunicare e collaborare con chiarezza.
  • Compiti e risultati possono essere monitorati e controllati per assicurare la consegna tempestiva dei deliverables e del progetto – e se si verificano ritardi, è possibile valutare facilmente il loro impatto e apportare le modifiche necessarie.
  • Aumentare la redditività.
  • La comunicazione di chiari e migliori dettagli sul progetto aiutano l’organizzazione della distribuzione del personale e delle risorse dove sono più necessarie, contribuendo a raggiungere gli obiettivi del progetto.

Fare proprie queste abitudini quindi, assicura al project manager di essere sempre al top su qualsiasi progetto e di essere in grado di prevedere e mitigare i rischi prima che si trasformino in grandi ostacoli.

Twproject offre una prova gratuita di 15 giorni con l’assistenza del suo team di supporto. Potrebbe essere l’occasione per costruire un cronoprogramma efficace e completo e per iniziare a ottimizzare i tempi di lavoro migliorando le performance di tutta la squadra.

Abbiamo gli strumenti, abbiamo la cultura.

Project Sustainability Management: quando la gestione di un progetto incontra la sostenibilità

Al giorno d’oggi è difficile passare un giorno senza sentire o vedere alcuni messaggi sulla sostenibilità e in questo contesto il Project Sustainability Management sta prendendo piede.

Per i project manager, questo significa guardare un progetto attraverso una nuova lente, prendere decisioni giuste per l’azienda, per le sue persone e per la società nel suo complesso.

In sostanza, si tratta di fare la cosa giusta.

La gestione di un progetto di successo è già complicata di per sé perché incentrata sull’equilibrio tra tre vincoli: costo, tempo e ambito.

L’integrazione della sostenibilità nei progetti aggiunge ulteriore complessità al mix.

Vediamo in questo articolo perché la gestione sostenibile dei progetti è importante e com’è possibile farlo.

Che cos’è il Project Sustainability Management?

Delle prime 500 aziende al mondo, il 71% sta rivelando pubblicamente le proprie emissioni di gas serra oltre ad altre metriche energetiche.

La sostenibilità è diventata un obiettivo aziendale per tutti i settori e le organizzazioni riconoscono che non è responsabile non trattare la questione.

La pandemia, inoltre, ha portato alla luce nuove sfide e urgenze, svelando che la sostenibilità dei progetti è l’unica via da seguire.

Il Boston Consulting Group ha rilevato che il 70% delle persone è diventato più consapevole dell’impatto che l’attività umana ha sul clima dopo l’epidemia di Covid-19.

Ma la gestione sostenibile dei progetti non significa solo essere ecologici e affrontare il cambiamento climatico.

Sostenibilità significa garantire che le risorse siano utilizzate in modo responsabile, che le persone siano trattate allo stesso modo e pagate con un salario equo e che le comunità siano prese in considerazione nelle decisioni di business.

Un buon modo per assicurarsi che il progetto rimanga sostenibile è avere questo obiettivo in mente dall’inizio del progetto.

Una volta inserito nella visione del progetto, non può essere dimenticato.

Avere la sostenibilità rilevante in tutte le aree del progetto assicurerà che il danno ambientale sia ridotto al minimo.

I project manager che lavorano in questo ambito devono quindi adottare un approccio olistico, valutando i fattori ambientali, sociali ed economici.

Dobbiamo ridefinire in toto il modo in cui concepiamo la produzione di beni e prodotti, imparando a considerare la sostenibilità dei progetti non come un obbligo, ma come un’opportunità.

I quattro aspetti del Project sustainability Management

In particolare, la sostenibilità implica il bilanciamento di quattro diverse aree che includono:

  • Ambiente, come il cambiamento climatico
  • Economia, come l’accessibilità
  • Società, come comunità
  • Amministrazione, come la salute e la sicurezza

Considerarli tutti insieme è la chiave per costruire progetti veramente sostenibili.

Vediamoli più nel dettaglio:

Sostenibilità ambientale significa utilizzare risorse sostenibili, prevenire l’inquinamento e ridurre gli effetti sui cambiamenti climatici. Ciò richiede la valutazione delle attrezzature, delle risorse utilizzate per un progetto, degli standard del settore e delle pratiche di acquisto. Il commercio equo e solidale è una delle migliori opzioni per assicurarsi di rimanere sostenibili in quanto è un accordo progettato per aiutare i produttori nei paesi in crescita a raggiungere relazioni commerciali eque.

Ciò si collega alla sostenibilità economica guardando oltre il ritorno dell’investimento e assicurando che il progetto si adatti alla strategia generale dell’organizzazione analizzando quanto contribuisce e quanto sia fattibile a lungo termine.

Oltre alle aree ambientali ed economiche di un’organizzazione, meno discusse, ma altrettanto importanti, sono i fattori sociali e amministrativi. Garantire che l’organizzazione sia socialmente sostenibile significa valutare la sostenibilità della sua cultura, struttura e pratiche delle risorse umane. L’organizzazione deve assicurarsi di fornire buone condizioni di lavoro e di avere buone misure di salute e sicurezza. Questa parte è spesso associata al settore delle risorse umane, motivo per cui sono spesso considerate l’agente della sostenibilità in una determinata organizzazione.

Il reparto HR deve garantire che non vi siano discriminazioni nei confronti dei gruppi vulnerabili e che i diritti civili e fondamentali siano rispettati. Sono inoltre responsabili della formazione dei dipendenti e dello sviluppo delle competenze e del coinvolgimento generale della comunità, entrambe aree sociali significative.

gestione sostenibile dei progetti

Come mettere la sostenibilità al centro dei tuoi progetti?

I project manager hanno il compito di supervisionare i processi di delivery e supporto del progetto.

Entrambi mireranno a garantire che il cliente sia soddisfatto mentre motivano il loro team a fornire l’eccellenza.

Questa è l’essenza di un lavoro di project management.

Utilizzando strumenti di benchmarking come il Building Research Establishment Environmental Assessment Method (BREEAM), i project manager possono confrontare gli impatti dei loro piani.

L’idea alla base dell’utilizzo di strumenti di benchmarking è quella di incorporare la sostenibilità in tutto il ciclo di vita del progetto.

Di conseguenza, i project manager possono garantire che qualsiasi sviluppo migliori, o per lo meno preservi, l’ambiente e il benessere di coloro che lo abitano.

Il Project Sustainability Management richiede un approccio più olistico.

Si prendono in considerazione il modo in cui si utilizzano le risorse, la mitigazione dei cambiamenti climatici, i diritti di proprietà, il coinvolgimento della comunità e i diritti umani.

La visione del project manager è quella di creare valore e completare un progetto sia nei tempi che nel budget, ma anche di eseguirlo in modo etico ed equo.

La complessità del project management sostenibile risiede in parte nel suo carattere intertemporale.

Pertanto, il ciclo di vita del progetto sostenibile non dovrebbe terminare nella fase di chiusura; l’impatto ambientale e sociale deve essere monitorato e controllato anche in seguito.

I gestori devono quindi armarsi di nuovi indicatori per il controllo e la supervisione di questi aspetti ambientali e sociali, ad esempio ISO, SA e altri.

In sostanza, i progetti sono un mezzo per realizzare il cambiamento, fornire nuovi prodotti e servizi e quindi plasmare la società.

La sostenibilità dei progetti non dovrebbe quindi essere solo un ripensamento, ma dovrebbe essere uno degli obiettivi fondamentali da perseguire.

Twproject e la misurazione della sostenibilità

Se dunque è chiaro che le aziende debbano puntare al purpose e non più solo al profit, al momento la sfida principale è capire come farlo, quali sono le strategie da applicare.

La chiave di volta è inserire la sostenibilità tra i parametri da considerare nel progetto stesso.

Un software come Twproject, che offre statistiche e panoramiche adatte a ogni esigenza, può aiutare a misurare facilmente fattori quali l’impatto dei progetti.

Inoltre, la sua gestione dei costi-benefici accurata e precisa permette di calcolare con precisione i rischi e gli extra costi legati ad azioni volte alla sostenibilità, che si tramutano però in opportunità se attentamente pianificati.

Se infatti il budget per imprevisti legati all’impatto ambientale viene calcolato prima, questo è molto più cost effective rispetto ad un’evenienza imprevista.

Puoi provare Twproject gratis per 15 giorni e scoprire quanti strumenti utili ti offre per migliorare la sostenibilità interna ed esterna.

Nuovi obiettivi, un nuovo modo di lavorare.

 

Gantt: cos’è e perché è essenziale per i progetti

Perché creare un diagramma di Gantt, cos’è e perché è importante nei progetti?

Se stai iniziando ad immergerti nel mondo del project management, allora dovresti familiarizzare con questo strumento essenziale in questo settore.

La sua importanza nel contesto del project management risiede nella sua capacità di aiutare a organizzare le attività in modo logico e sequenziale, identificare le dipendenze tra le attività, assegnare risorse in modo efficace e tenere traccia del progresso complessivo del progetto.

In questo articolo, esploreremo insieme cos’è un diagramma di Gantt, perché dovresti utilizzarlo e come Twproject possa rivoluzionare il tuo approccio alla gestione dei progetti.

Diagramma di Gantt: cos’è?

Il diagramma di Gantt, dal nome del suo inventore Henry Gantt, è uno strumento visivo utilizzato nella gestione dei progetti per rappresentare la pianificazione delle attività nel tempo.

Questo strumento si presenta sotto forma di un grafico a barre orizzontali, dove ogni barra rappresenta una specifica attività del progetto, la sua durata, nonché l’inizio e la fine previsti.

La chiave del successo di un diagramma di Gantt risiede nella sua capacità di offrire una panoramica immediata dello stato di avanzamento del progetto, permettendo ai project manager e ai membri del team di comprendere facilmente le scadenze, le dipendenze tra le varie attività e l’allocazione delle risorse.

Inoltre, facilita l’identificazione di potenziali ritardi o conflitti nella pianificazione, consentendo di apportare modifiche in tempo reale per mantenere il progetto in linea con i tempi previsti.

Grazie alla sua semplicità e efficacia, il diagramma di Gantt è diventato uno strumento indispensabile per la gestione di progetti di qualsiasi dimensione e complessità, promuovendo una comunicazione chiara e migliorando l’efficienza del team.

Gli elementi chiave di un diagramma di Gantt

Il Gantt, con la sua struttura visiva intuitiva, si compone di diversi elementi chiave che ne facilitano la lettura e l’interpretazione. Questi elementi sono fondamentali per comprendere a colpo d’occhio lo stato di avanzamento di un progetto, le sue tempistiche, e le relazioni tra le varie attività.

Ecco gli elementi chiave di un diagramma di Gantt:

1. Barre orizzontali

Le barre orizzontali sono l’elemento più caratteristico di un diagramma di Gantt. Ogni barra rappresenta una specifica attività del progetto, con la lunghezza della barra che indica la durata dell’attività. La posizione della barra lungo l’asse temporale mostra inizio e fine previsti per quell’attività.

2. Asse dei tempi

L’asse orizzontale superiore o inferiore del diagramma rappresenta il lasso di tempo totale del progetto, suddiviso in unità di tempo (giorni, settimane, mesi). Questo asse permette di visualizzare quando le attività dovrebbero iniziare e terminare, offrendo una panoramica della tempistica del progetto.

3. Elenco delle attività

Sul lato sinistro del diagramma, si trova un elenco di tutte le attività previste nel progetto. Queste sono solitamente organizzate in ordine sequenziale o logico, e possono essere raggruppate per fasi o aree di lavoro, facilitando la comprensione della struttura del progetto.

4. Milestone

Le milestone sono indicatori visivi, spesso rappresentati da simboli, che segnano punti critici o obiettivi significativi all’interno del progetto. Non hanno durata ma indicano momenti chiave come il completamento di una fase importante o la consegna di un deliverable.

5. Dipendenze tra attività

Le dipendenze mostrano le relazioni tra le attività, indicando come il completamento di una attività influenzi l’inizio o la conclusione di un’altra. Queste sono spesso rappresentate da frecce o linee che collegano le barre, evidenziando la sequenza logica delle attività e le loro interdipendenze.

6. Progresso delle attività

Alcuni diagrammi di Gantt includono una rappresentazione visiva del progresso delle attività, con le barre parzialmente riempite per indicare quanto dell’attività è stato completato. Questo permette di confrontare facilmente il progresso reale con la pianificazione originaria.

7. Risorse assegnate

In versioni più dettagliate del diagramma, può essere indicato anche chi è responsabile di ciascuna attività o quali risorse sono state allocate. Questo elemento aiuta a gestire meglio le risorse umane e materiali, assicurando che ogni attività abbia le risorse necessarie per essere portata a termine.

8. Colori e codici

L’uso di colori diversi o codici può aiutare a distinguere rapidamente tra diverse categorie di attività, fasi del progetto, o livelli di priorità. Questo elemento di design aumenta ulteriormente la leggibilità del diagramma, permettendo una comprensione immediata dello stato del progetto.

Questi elementi chiave rendono il diagramma di Gantt uno strumento estremamente efficace per la pianificazione e il monitoraggio dei progetti, offrendo una visione chiara e comprensibile dello stato di avanzamento e facilitando la gestione delle risorse e delle tempistiche.

Perché utilizzare il Diagramma di Gantt nella gestione dei progetti

Dopo aver fatto chiarezza su cos’è un Gantt e da cosa è caratterizzato, passiamo ai vantaggi del suo utilizzo.

L’utilizzo del Gantt nella gestione dei progetti non è solo una questione di tradizione o convenienza; è una scelta strategica che porta con sé una serie di vantaggi significativi.

Questo strumento, infatti, si rivela fondamentale per affrontare le sfide complesse del project management moderno, grazie alla sua capacità di semplificare la pianificazione e il monitoraggio delle attività.

Vediamo nel dettaglio perché il diagramma di Gantt è così prezioso:

  • Chiarezza e comprensione immediata: Il primo e forse più evidente vantaggio del diagramma di Gantt è la sua chiarezza visiva. La rappresentazione grafica delle attività su una scala temporale rende immediatamente evidente la durata di ciascuna attività, le sovrapposizioni, le dipendenze e i margini di flessibilità. Questo aiuta tutti i membri del team a comprendere rapidamente come il loro lavoro si inserisce nel contesto più ampio del progetto, facilitando la pianificazione e l’auto-organizzazione.
  • Miglioramento della comunicazione interna: la trasparenza offerta dal diagramma di Gantt migliora significativamente la comunicazione all’interno del team. Ogni membro può visualizzare non solo le proprie attività ma anche come queste si collegano al lavoro degli altri. Questo promuove un senso di responsabilità collettiva verso il progetto e aiuta a prevenire incomprensioni o dimenticanze riguardo a scadenze e priorità.
  • Ottimizzazione della gestione del tempo: grazie alla visualizzazione delle durate e delle dipendenze tra le attività, il diagramma di Gantt consente ai project manager di ottimizzare l’allocazione delle risorse e la pianificazione temporale. Identificando anticipatamente potenziali conflitti o periodi di sovraccarico, è possibile redistribuire le risorse o rivedere le scadenze per mantenere il progetto in linea con i tempi previsti.
  • Facilitazione della pianificazione e del monitoraggio: il diagramma di Gantt non è solo uno strumento di pianificazione ma anche di monitoraggio. Permette di confrontare facilmente lo stato di avanzamento reale del progetto con la pianificazione originaria, evidenziando eventuali ritardi o deviazioni. Questo aspetto è cruciale per intervenire tempestivamente con azioni correttive, assicurando che il progetto rimanga sulla giusta traiettoria.
  • Supporto alla decisione: in situazioni di incertezza o quando si devono prendere decisioni rapide, il diagramma di Gantt offre una base solida di informazioni oggettive. La visibilità su come le varie attività si influenzano reciprocamente aiuta i manager a valutare le conseguenze di eventuali cambiamenti, supportando una presa di decisione informata e strategica.
  • Versatilità e adattabilità: il diagramma di Gantt si adatta a progetti di qualsiasi dimensione e settore. La sua versatilità lo rende uno strumento prezioso per project manager che operano in contesti diversificati, offrendo sempre una solida struttura di supporto alla gestione del progetto.

Diagramma di Gantt: quale software scegliere?

Chi è alle prime armi spesso si affida a Excel per la gestione dei progetti, principalmente per la sua familiarità e apparente semplicità. Tuttavia, questa scelta può rivelarsi controproducente.

Excel, pur essendo uno strumento potente per l’elaborazione di dati, non è ottimizzato per il project management e presenta diverse limitazioni che possono compromettere l’efficacia della pianificazione e del monitoraggio dei progetti (approfondisci qui).

Valutare un software di project management è un processo cruciale per garantire che lo strumento scelto si allinei efficacemente con le esigenze del team e del progetto.

Twproject si distingue come il miglior software sul mercato per la creazione di diagrammi di Gantt per una serie di motivi chiave che rispondono alle esigenze dei project manager.

Questi aspetti lo rendono particolarmente adatto per chi cerca non solo di pianificare le attività in modo efficace ma anche di monitorare il progresso del progetto in tempo reale, gestire le risorse in modo efficiente e facilitare la collaborazione tra i membri del team.

Ecco perché Twproject è la scelta giusta:

1. Interfaccia intuitiva e personalizzabile

Twproject offre un’interfaccia utente intuitiva che semplifica la creazione e la gestione dei diagrammi di Gantt.

Gli utenti possono facilmente aggiungere, modificare e organizzare attività, sottoprogetti e milestone con pochi clic. La personalizzazione avanzata consente di adattare il Gantt alle specifiche esigenze del progetto, migliorando la leggibilità e la comprensione dello stato del progetto da parte di tutti i membri del team.

gantt chart twproject

2. Gestione avanzata delle dipendenze

A differenza di altri strumenti che offrono funzionalità limitate, Twproject permette una gestione dettagliata delle dipendenze tra le attività.

Questo include la capacità di definire relazioni complesse, come dipendenze elastiche, che riflettono meglio la natura dinamica dei progetti moderni, consentendo una pianificazione più realistica e flessibile.

3. Collaborazione in tempo reale

Twproject facilita la collaborazione tra i membri del team, consentendo loro di accedere al diagramma di Gantt, visualizzare le assegnazioni, aggiornare lo stato delle attività e condividere documenti in un ambiente centralizzato.

Questo migliora significativamente la comunicazione all’interno del team e con gli stakeholder, riducendo i rischi di malintesi e accelerando il processo decisionale.

4. Monitoraggio e reportistica

I manager hanno a disposizione strumenti potenti per il monitoraggio del progresso del progetto e la generazione di report dettagliati. Questo permette di avere una visione chiara dello stato di avanzamento del progetto, identificare tempestivamente eventuali ritardi o problemi e prendere decisioni informate per mantenere il progetto in traccia.

5. Gestione efficiente delle risorse

Nella gestione delle risorse, Twproject offre funzionalità avanzate per l’allocazione e il monitoraggio delle risorse umane, finanziarie e materiali. Gli utenti possono facilmente visualizzare la disponibilità delle risorse, prevenire sovraccarichi e ottimizzare l’allocazione delle risorse per massimizzare l’efficienza del progetto.

6. Scalabilità

Twproject è progettato per adattarsi a progetti di qualsiasi dimensione e complessità, rendendolo una soluzione scalabile che può crescere insieme all’organizzazione. Che si tratti di gestire un singolo progetto o di coordinare un portafoglio di progetti multipli, Twproject offre le funzionalità e la flessibilità necessarie per gestire efficacemente i progetti in vari contesti.

Realizzare un diagramma di Gantt con Twproject diventa un processo semplice e intuitivo, permettendoti di concentrarti su ciò che veramente conta: portare a termine il tuo progetto con successo.

Ricorda, la chiave per un project manager non è solo conoscere gli strumenti giusti, ma anche saperli utilizzare al momento giusto.

Twproject è qui per guidarti in ogni fase del tuo percorso, rendendo la gestione dei progetti un’esperienza fluida e gratificante.

Pianifica i tuoi progetti con Twproject

Perché scegliere un software di gestione dei progetti in italiano

Gestire efficacemente un progetto è un compito arduo e complesso. Richiede molto tempo e delle elevate capacità. È per questo che l’implementazione di un software di project management possibilmente in italiano semplifica il processo.

Tale implementazione diventa sempre più indispensabile se consideriamo gli obiettivi da raggiungere come un punto di riferimento per misurare il livello di successo e crescita.

Dal successo, dalla crescita e dall’efficienza dipende anche il valore in termini economici dell’azienda. È evidente che, se un software di project management è utilizzabile in modo semplice da tutti i membri del team, ciò può facilitare il raggiungimento degli obiettivi aiutando ad incrementare tale valore.

Un’efficace gestione generale del progetto non può dipendere solo dalla bravura del Project Manager nell’affidare i compiti e nel gestire le risorse, ma anche dalla possibilità che il team ha di sentirsi supportato, di interagire, e di verificare i progressi individuali e di gruppo raggiunti.

Tutto questo e molto altro può essere raggiunto solo con l’uso di un buon software nella lingua madre del team che aiuti il PM a gestire l’intero progetto e il team a realizzarlo.

Il software di gestione dei progetti e i suoi vantaggi

Poiché gestire un progetto è un processo complesso e dispendioso in termini di tempo, snellirlo utilizzando un sistema di gestione dei progetti è una soluzione preziosa che si adatta a un numero sempre maggiore di progetti e di organizzazioni.

Precisamente, lo scopo del software di gestione dei progetti è di assistere il team nella pianificazione e nel monitoraggio del progetto, tenendo in considerazione le risorse, i componenti e le parti interessate complessive.

Questo investimento è economicamente vantaggioso a lungo termine, se si considera l’importo che la società potrebbe perdere con una cattiva gestione del progetto e se, come già detto, si considera il valore aggiunto che l’Azienda consegue ad ogni obiettivo raggiunto.

Le aziende che non stanno ancora utilizzando un software di project management rischiano di svolgere più lavoro con meno profitti. Questo a causa del tempo sprecato per le attività di aggiustamento.

Se dunque queste attività sono state già prese in considerazione anticipatamente e sono già pianificate, il project manager, con il suo team, avrà più tempo per concentrarsi sulle operazioni fondamentali per il completamente del progetto.

Ecco alcuni motivi per cui un software di gestione dei progetti è utile per organizzazioni di qualsiasi dimensione:

Schedulazione e pianificazione delle attività

Pianificazione dettagliata delle attività con dipendenze e milestone nel diagramma di gantt di Twproject

Senza un sistema computerizzato, può essere difficile per il team rispettare i tempi previsti a causa della mancanza di una linea guida fissa su cosa dovrebbe essere realizzato, da chi ed entro quando.

Anche la stessa visualizzazione complessiva dei compiti da svolgere aiuta. Infatti, è una perdita di tempo quando i dipendenti si presentano al lavoro senza conoscere i compiti che dovranno realizzare.

Al contrario, l’utilizzo del software delinea le attività e le rende visibili e chiare a tutti in tempo reale.

L’impostazione di scadenze e priorità, insieme alla pianificazione, evita equivoci e sovrapposizioni di attività.

Alcune tra le funzionalità indispensabili in un software di gestione progetti sono, infatti, un calendario di team condiviso e sincronizzato che fornisca una panoramica di tutto.

Il diagramma di Gantt è uno strumento facile da usare che mostra le tempistiche delle fasi e le pietre miliari e permette inoltre di vedere gli assegnatari di ogni singola attività e l’avanzamento complessivo.

Si rivela particolarmente utile se possiede sufficiente elasticità per rispecchiare realisticamente il procedere delle fasi di progetto e la correlazione tra esse.

carico di lavoro delle risorse con grafici colorati del Gantt

Gestione delle risorse necessarie al progetto

La gestione delle risorse è un altro motivo per cui il software di gestione dei progetti è utile.

Infatti, gestire le risorse in modo efficiente è importante per garantire il corretto funzionamento delle attività e delle fasi di progetto. Una buona gestione del flusso di lavoro non fa perdere tempo a nessuno.

È una funzionalità che descrive le risorse che verranno utilizzate e quando verranno utilizzate.

Conoscere i materiali che si dovranno utilizzare in un progetto consente di lavorare senza intoppi causati da uno strumento o un’attrezzatura mancante.

Anche il calcolo dell’utilizzo di una risorsa è un’operazione utile da svolgere. Questo consente, in un’ottica di risparmio dei costi, di non dimenticare determinate risorse e di evitare il loro utilizzo eccessivo.
È evidente come questo porti ad una riduzione delle spese e assicuri il pagamento delle risorse solamente quando vengono realmente necessitate ed utilizzate.

calcolo dell’utilizzo delle risorse con Twproject

Budget management

Ogni progetto viene fornito con un costo incluso in un budget che conta anche contingenze e profitto.

L’obiettivo di un project manager è di mantenere il costo effettivo al di sotto, o almeno pari, al costo stimato, al fine di massimizzare il profitto guadagnato dalla società per il progetto.

Per gestire le spese in modo efficiente, la semplice creazione di un foglio di calcolo Excel non sarà sufficiente.

In questo caso alcune funzionalità indispensabili da avere in un buon software di PM possono essere il monitoraggio del tempo trascorso sulle varie attività. I resoconti mensili e settimanali sulle spese, stimate ed effettive, una dashboard di reporting finanziario e, in certi casi, la opzione di fatturazione automatizzata diventeranno preziosi riferimenti per il Project Manager.

Tenuta della documentazione progettuale

Molte organizzazioni utilizzano fogli di calcolo Excel; altre, probabilmente le più piccole, possono addirittura utilizzare solamente carta e penna per tenere traccia dei progressi dei progetti.

Tuttavia, questi metodi espongono a potenziali errori e conseguenti disastri. Da una ricerca svolta, si denota che l’88% dei dati del foglio di calcolo contiene errori che sono allarmanti per le organizzazioni che lo utilizzano come strumento di riferimento per la gestione delle operazioni aziendali.

L’uso di un software di un project management garantisce un’accurata documentazione basata sui dati rilevati in modo accurato e metodico.

Un software di gestione dei progetti può, quindi, sicuramente aiutare ad avere i progetti sotto controllo e il lavoro dei team ad andare nella giusta direzione.

Collaborazione all’interno del Team di lavoro

Quando si gestisce un progetto di grandi dimensioni, ciascun membro viene designato con singole attività all’interno del team.

Per assicurarsi che tutti abbiano lo stesso focus è necessario utilizzare un software di project management grazie al quale semplificare la collaborazione del team.

Quando un membro ha domande o dubbi, deve immediatamente ottenere la risposta giusta comunicando internamente al team. Deve comunicare con le persone giuste all’interno del progetto giusto, senza cercare altre fonti. A tal fine risulta quasi indispensabile la presenza di una chat interna al software che si decide di utilizzare.

Questo riduce il tempo perso nella ricerca di risposte.

Alcune funzionalità da non sottovalutare nella scelta del software possono essere la possibilità di condivisione di file, la condivisione dei dati dei clienti, una chat per ogni progetto di messaggistica integrata nel sistema, una dashboard per ogni team che fornisca una panoramica sull’andamento di ogni singolo tassello all’interno del progetto.

La scelta di un software di project management in italiano

Come si è visto, grazie ad un software di project management è possibile mantenere la gestione del gruppo e del progetto.

Ma questo potrà essere fatto solo se tutti i membri del Team siano facilmente in grado di utilizzarlo nel pieno delle sue potenzialità. E come sarà possibile tutto questo se non tutti i componenti del Team comprendono perfettamente la lingua in cui è stato realizzato il software?

Nella scelta del software di project management la lingua è spesso sottovalutata, pur giocando, invece, un ruolo chiave.

Avere a disposizione un software è sicuramente importante, ma non si tratta solo di averlo… Bisogna anche saperlo utilizzare e farlo funzionare.

Esistono alcuni aspetti legati alla gestione del team che sono fortemente correlati alla lingua. Sono aspetti sui quali ti invitiamo a fare un’attenta riflessione perché da essi può dipendere gran parte della riuscita o della economicità di un progetto.

Nella realizzazione di un progetto un buon software è una risorsa pressoché indispensabile, a patto che si utilizzi un sistema con una versione multilingua, e nel caso dell’Italia, un software di Project management in Italiano.

Sicuramente molti project manager saranno preparati per quanto riguarda la lingua inglese data la quantità di termini stranieri del settore.

Ma quando si parla di altri collaboratori e membri del team che devono confrontarsi con il sistema, la situazione cambia. È fondamentale assicurarsi che il software scelto permetta l’impostazione nella propria lingua madre.

Scegliere un software di project management in italiano è fondamentale per assicurarsi l’uso del software stesso.

Ma ci sono altri aspetti legati alla lingua da tenere in considerazione. Vediamoli insieme.

Assistenza

Anche l’assistenza deve essere un aspetto da valutare nella scelta di un software.

Infatti se si sceglie un software di project management in italiano poter avere anche il supporto in lingua italiana diviene un plus. Qualsiasi necessità, qualsiasi dubbio non lascerà spazio ad interpretazione, la comprensione sarà immediata e non sarà indispensabile l’intervento del PM per contattare l’assistenza.

Noi di Twproject per esempio, oltre a fornire il software in 11 lingue diverse (tra cui naturalmente l’italiano), forniamo assistenza gratuita in italiano.

Integrazione

Il software diventa uno strumento di grande valore se integrato ai processi produttivi. Per questo la lingua diventa strategica nel consentire al team di passare da una applicazione all’altra senza avere scossoni di sorta.

Con Twproject non solo avrai la possibilità di avere l’interfaccia in italiano ma potrai, volendo, anche intervenire sulle etichette. Quanto sarebbe comodo se il software parlasse anche la tua lingua aziendale? Se per esempio volessi chiamare il budget di progetto “preventivato al cliente” con Twproject potrai farlo.

Cloud o Enterprise

Nella scelta di un software con versione multilingua compreso l’italiano è fondamentale pensare alla azienda che evolve.

Oggi scegliere se installare il software o tenerlo in cloud è una scelta strategica, ma non deve divenire un vincolo. Solitamente le aziende partono con progetti in cloud per poi evolvere verso soluzioni Enterprise. Ecco perché è necessario partire da subito con una software di project management in Italiano.

Twproject parla la lingua del tua team ed è pronto ad aiutarti a gestire i tuoi progetti senza vincoli e fraintendimenti.

Twproject è in italiano

Gantt vs Agile: differenze e combinazioni

Gantt vs Agile? La scelta tra strumenti e metodologie nel project management può influenzare significativamente l’esito di un progetto.

Comprendere le peculiarità di uno strumento di pianificazione come il Gantt e di una metodologia dinamica come Agile è fondamentale per i project manager che mirano a ottimizzare i processi e guidare i loro team working verso il successo.

In questo articolo, analizzeremo le loro differenze, i vantaggi e le possibili combinazioni per una gestione efficace dei progetti.

Gantt vs Agile: differenze chiave

La distinzione tra il diagramma di Gantt e Agile si radica fondamentalmente nella loro natura: il diagramma di Gantt è uno strumento visivo per la pianificazione e il monitoraggio delle fasi di un progetto, che permette di visualizzare la durata e la sequenza delle attività su un asse temporale.

Agile, invece, rappresenta una metodologia flessibile e iterativa, progettata per adattarsi ai cambiamenti rapidi e per incoraggiare il feedback continuo tra team di sviluppo e clienti.

Questa differenza fondamentale incide profondamente su come i project manager approcciano la strutturazione, l’esecuzione e l’adattamento dei loro progetti.

La scelta tra Gantt e Agile e la decisione di integrarli, dipende dalla natura del progetto, dall’ambiente di lavoro, dalle esigenze dei clienti e dalla cultura del team.

La comprensione di queste differenze chiave è cruciale per i project manager che aspirano a implementare la strategia più efficace per la gestione dei loro progetti.

Analizziamo le differenze chiave:

1. Approccio alla pianificazione:

Diagramma di Gantt: si basa su una pianificazione dettagliata e sequenziale del progetto. Le attività sono rappresentate in barre colorate su un grafico, con date di inizio e fine ben definite. Questo approccio offre una visione chiara del progetto nel suo complesso e facilita il monitoraggio dei progressi. Tuttavia, può essere rigido e poco adatto a progetti con requisiti mutevoli o in contesti incerti.

Agile: si basa su un approccio iterativo e incrementale. Il progetto viene suddiviso in cicli brevi (sprint) di 1-4 settimane, al termine dei quali viene rilasciata una versione funzionante del prodotto. 

Questo approccio favorisce la flessibilità e l’adattabilità ai cambiamenti, rendendolo ideale per progetti in contesti incerti o con requisiti che potrebbero evolversi nel tempo.

2. Coinvolgimento del team:

Diagramma di Gantt: il coinvolgimento del team nella fase di pianificazione può essere limitato. Il diagramma di Gantt è spesso creato dal project manager o da un team di pianificazione, e il team di sviluppo potrebbe avere un ruolo marginale nella definizione delle attività e delle tempistiche.

Agile: la metodologia Agile pone l’accento sul coinvolgimento e la collaborazione del team. Il team di sviluppo è attivamente coinvolto nella pianificazione degli sprint, nella stima delle attività e nel processo decisionale. Questo approccio favorisce la responsabilizzazione e la motivazione del team.

3. Gestione dei cambiamenti:

Diagramma di Gantt: il Gantt è uno strumento rigido e poco adatto a gestire cambiamenti frequenti. La modifica di una singola attività può avere un effetto a catena su tutto il progetto, richiedendo un aggiornamento del diagramma e delle tempistiche.

Agile: la metodologia Agile è progettata per gestire i cambiamenti in modo flessibile. La struttura a sprint permette di rivedere e adattare la pianificazione del progetto con frequenza, incorporando i feedback ricevuti e gli eventuali cambiamenti nei requisiti.

Gantt vs Agile: vantaggi e svantaggi

Il Gantt e l’Agile offrono approcci distinti per la pianificazione, l’esecuzione e il controllo dei progetti, ciascuno con i propri vantaggi distintivi.

Esplorare i vantaggi di entrambi può aiutare i project manager a scegliere l’approccio più adatto alle specifiche esigenze del loro progetto, bilanciando la pianificazione dettagliata con la capacità di adattarsi rapidamente alle sfide in evoluzione.

I vantaggi del diagramma di Gantt:

  • Pianificazione dettagliata e precisa: il Gantt offre una rappresentazione visiva del piano di progetto, mostrando la durata, l’inizio e la fine di ciascuna attività su un asse temporale. Questo permette una pianificazione dettagliata e una facile comprensione delle dipendenze tra le varie attività, consentendo a tutti i team di essere consapevoli delle diverse attività.
  • Monitoraggio del progresso: i project manager possono monitorare facilmente il progresso rispetto al piano originale, identificando rapidamente eventuali ritardi o deviazioni dal programma.
  • Orientamento alla scadenza: il diagramma di Gantt è particolarmente efficace in progetti con obiettivi e scadenze ben definiti, dove la sequenza e la durata delle attività sono chiare fin dall’inizio.

I vantaggi della metodologia Agile:

  • Iterazioni brevi e feedback continuo: Agile si basa su cicli di sviluppo brevi, noti come sprint, che permettono di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e di incorporare il feedback dei clienti o degli utenti finali in modo continuo.
  • Migliore gestione dei rischi: aiuta a identificare e mitigare potenziali problemi in anticipo.
  • Collaborazione e comunicazione: la metodologia Agile pone un forte accento sulla collaborazione tra i membri del team e tra il team e i clienti, promuovendo una comunicazione aperta e frequente.
  • Adattabilità ai cambiamenti: a differenza del Gantt, Agile accoglie i cambiamenti anche in fasi avanzate del progetto, rendendolo ideale per progetti in ambienti dinamici e in rapida evoluzione, dove i requisiti possono mutare nel tempo.

Combinare Gantt e Agile è possibile?

L’integrazione di Gantt e Agile in un approccio ibrido alla gestione dei progetti offre numerosi vantaggi ai project manager, consentendo loro di sfruttare al meglio le qualità di entrambi per guidare i team verso il successo in un ambiente di lavoro sempre più complesso e dinamico.

1. Pianificazione strategica e flessibilità operativa

La combinazione di Gantt e Agile permette ai manager di stabilire una pianificazione strategica dettagliata, grazie alla visibilità che il diagramma di Gantt offre sulle fasi del progetto e sulle sue milestone.

Allo stesso tempo, l’adozione di principi Agile assicura la flessibilità operativa necessaria per adattarsi ai cambiamenti, consentendo al team di rispondere in modo proattivo alle esigenze del progetto e del mercato.

Questo equilibrio tra pianificazione e adattabilità è fondamentale in progetti complessi, dove le condizioni possono variare rapidamente.

2. Monitoraggio del progresso e iterazioni veloci

L’approccio ibrido facilita un monitoraggio efficace del progresso del progetto, combinando la chiarezza del progresso lineare del Gantt con la capacità di Agile di implementare rapidamente modifiche attraverso iterazioni veloci.

I project manager possono così valutare l’avanzamento del progetto in relazione al piano originale, mantenendo la flessibilità di apportare correzioni o adattamenti in base ai feedback ricevuti durante gli sprint.

3. Comunicazione migliorata e coinvolgimento del cliente

Integrare Gantt e Agile promuove una comunicazione migliore all’interno del team e con i clienti.

Mentre il Gantt fornisce una roadmap chiara e comprensibile a tutti gli stakeholder, Agile incoraggia un coinvolgimento continuo del cliente, assicurando che il prodotto finale sia il più vicino possibile alle aspettative.

Questo approccio ibrido garantisce che le decisioni siano prese con una comprensione completa del contesto del progetto, migliorando la soddisfazione del cliente e l’efficacia del team.

4. Ottimizzazione delle risorse ed efficienza

La combinazione di Gantt e Agile aiuta i project manager a ottimizzare l’uso delle risorse, assegnando compiti e priorità in modo più efficace.

Grazie alla pianificazione dettagliata del Gantt e alla flessibilità di Agile, è possibile bilanciare carichi di lavoro, assegnare risorse in base alle esigenze in evoluzione del progetto e ridurre gli sprechi, aumentando l’efficienza complessiva del team.

5. Risposta ai cambiamenti e innovazione

Infine, l’approccio ibrido consente ai project manager di rispondere in modo più efficace ai cambiamenti, sfruttando la struttura del Gantt per mantenere la direzione del progetto e la metodologia Agile per incorporare nuove idee e innovazioni.

Questo non solo migliora la capacità del progetto di adattarsi alle sfide emergenti ma promuove anche un ambiente di lavoro incentrato sull’innovazione e sul miglioramento continuo.

Twproject: la soluzione ottimale per Gantt e Agile

Twproject si distingue nel panorama del project management per la sua capacità di offrire una soluzione ottimale che integra efficacemente il Gantt e l’Agile.

Questo strumento è stato progettato per semplificare la gestione dei progetti, rendendo la pianificazione e il monitoraggio delle attività non solo più intuitivi ma anche estremamente flessibili e adattabili a diversi contesti lavorativi, come spieghiamo in questo breve video:

Il Diagramma di Gantt di Twproject è riconosciuto come uno dei migliori sul mercato per diverse ragioni.

Primo fra tutti, la sua semplicità d’uso, che non va a discapito della potenza e della versatilità. I clienti scelgono Twproject per la chiarezza dei suoi grafici, la facilità con cui è possibile monitorare lo stato di avanzamento dei progetti e per le sue funzionalità avanzate, come la visualizzazione delle dipendenze tra le attività e la gestione delle risorse in tempo reale.

La piattaforma offre un’ampia gamma di funzionalità dinamiche che includono:

  • Allocazione delle risorse in real-time: Twproject permette di monitorare e modificare l’allocazione delle risorse con facilità, identificando rapidamente eventuali sovra o sotto-allocazioni.
  • Gestione di orari di lavoro flessibili: consente di impostare orari di lavoro personalizzati per ogni membro del team, garantendo una pianificazione accurata della capacità lavorativa.
  • Supervisione dello stato dei progetti: attraverso cruscotti dedicati, Twproject offre una visione in tempo reale dello stato di avanzamento dei progetti, facilitando la rilevazione di eventuali criticità.
  • Condivisione e comunicazione: la piattaforma enfatizza l’importanza della comunicazione nel project management, fornendo strumenti per una facile condivisione di idee, documenti e feedback.
  • Pianificazione e gestione dei task: il software unisce la gestione della pianificazione con il Gantt all’inserimento dei task per tutto il team, avvicinando così il progetto al lavoro quotidiano delle risorse.

La capacità di Twproject di adattarsi a vari metodi di lavoro, la sua interfaccia intuitiva e le potenti funzionalità lo rendono uno strumento indispensabile per i project manager che desiderano ottimizzare la gestione dei loro progetti, migliorando la comunicazione del team e l’efficienza complessiva.

Pianifica i tuoi progetti con Twproject

Gantt di progetto: perché e quando utilizzarlo

Gantt di progetto: vantaggio o svantaggio produttivo?

Il Gantt di progetto, con i suoi diagrammi, è l’arma indispensabile del Project Manager. Non solo, può anche tornare estremamente utile ed efficace per chiunque voglia organizzare le proprie attività in maniera strutturata.

INDICE DEI CONTENUTI

Questo strumento di pianificazione, è apparso all’inizio del XX secolo e da allora è stato ampiamente utilizzato per la pianificazione di progetti.

La ragione principale del successo del Gantt di progetto è la sua semplicità ed il focus sulla veloce visualizzazione delle attività.

I diagrammi di Gantt sono, inoltre, sono un ottimo metodo per pianificare il progetto  in modo temporale. Grazie ai diagrammi si possono anche definire ruoli, responsabilità ed uso efficace delle risorse .

Essi, infatti, hanno una visione immediata di come si sviluppa e struttura il progetto e fungono da linea guida fino al termine.


Che cos’è un diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt è chiamato anche diagramma a barre schedulato. È uno strumento che serve a pianificare un insieme di attività che, generalmente, fanno parte di un unico progetto più complesso.

Sull’asse orizzontale si trova l’arco temporale, la cui unità di misura dipende dal calendario del progetto – giorni, settimane, mesi, ecc.. Sull’asse verticale, invece, troviamo l’elenco delle varie attività.

Ogni compito è rappresentato da una barra colorata che va dalla data di inizio a quella di fine attività .

Una volta inserite tutte le attività nel Gantt, si ha uno schema visivo di come è strutturato il progetto. Si potranno vedere immediatamente quali compiti vengono prima, quali si accavallano e quali avvengono successivamente.

Le risorse che svolgono ogni singola attività sono facilmente individuabili.

Con una struttura grafica così costruita è semplice capire. Sin dalla prima occhiata si nota se i processi si stanno svolgendo nei tempi previsti e se l’andamento del progetto è in linea con la deadline schedulata .

app mobile gantt Twproject

Molti software hanno, nel Gantt , il loro punto dolente in quanto il Gantt è poco efficace o addirittura inesistente.

Solo alcuni software, tra cui anche Twproject, hanno un Gantt di progetto semplice da leggere. Non solo… permette anche di entrare ancor più nello specifico, indicando per esempio:

  • chi è la risorsa assegnata ad una determinata attività;
  • se vi lavora a tempo pieno o part-time;
  • quanto lavoro è stato svolto e rimane da fare;
  • il costo associato ad ogni attività.
gestione ottimizzata del carico di lavoro nel Gantt con Twproject


Quali sono i vantaggi del diagramma di Gantt?

Come Azienda siamo convinti che il diagramma di Gantt , se ben strutturato e gestito, può apportare diversi benefici alla gestione di un progetto .

Ecco un elenco di vantaggi che inevitabilmente questo sistema presenta.

I Vantaggi del Gantt: Visualizzazione

Il Gantt  permette di visualizzare il flusso di lavoro e la struttura del progetto .

Nel momento in cui inseriamo i vari task, analizzando lo schema possiamo renderci subito conto di eventuali incongruenze.

Lo schema lineare permette di capire in anticipo se siamo di fronte a potenziali problemi organizzativi o tecnici. In sostanza il Gantt ci permette di giocare d’anticipo.

Grazie a questo strumento sarà possibile anche individuare tutte quelle attività che si trovano sul percorso critico. Ci accorgeremo quindi di quali sono quelle che incidono sui dati di fine del progetto. Riconoscere, tra tutte le attività, quelle fondamentali, ti consentirà di monitorare maggiormente e con più cautela.

La distribuzione delle attività permette di individuare i traguardi intermedi. Si può capire se il progetto è in linea con le tempistiche oppure no.

visualizzazione del flusso di lavoro chiara e organizzata con diagramma di Gantt di Twproject

 I Vantaggi del Gantt: Flessibilità

Come già citato, un pregio del diagramma di Gantt è quello di mostrare chiaramente la data di inizio e di fine di una determinata attività.

Le tempistiche di ogni compito verranno impostate dopo un confronto diretto con i responsabili di ogni settore, in modo da ottenere un valore realistico.

Per questo motivo, il diagramma di Gantt è utile anche per l’analisi di fattibilità di un progetto.

Una volta impostata l’intera struttura del progetto , non ha senso correre per completare la definizione stabilita prima della data prefissata (a meno che non ci sia davvero un valido motivo). Correre inutilmente potrebbe riflettersi nella mancanza di completezza e/o di precisione.

Essersi accordati su una determinata data con i diretti responsabili, significa che quello è il tempo necessario per svolgere il lavoro. Il lavoro va svolto in maniera corretta e completa e accelerare potrebbe essere controproducente. Inoltre, se esistono delle dipendenze tra le attività, concluderne prima una non significa necessariamente che chi segue sia già pronto a iniziare.

Ricorda sempre che forzare i tempi inciderà quasi certamente sulla qualità del lavoro.

flessibilità dipendenze nel Gantt di Twproject

I Vantaggi del Gantt: Efficienza

Questi diagrammi sono utilizzati per un uso intelligente ed efficace delle risorse. Diventa davvero difficoltoso per le risorse essere affidabili quando sono alle prese con troppi processi e si trovano sommerse di lavoro.

Tutti i conflitti e i problemi che seguono il sovraccarico di compiti, possono portare ad un blocco definitivo dell’intero progetto e quindi, inevitabilmente, al suo insuccesso.

L’utilizzo di diagrammi di Gantt come strumento di pianificazione del progetto consente di avere una panoramica della timeline del progetto. Ciò permetterà di poter vedere facilmente dove e quando viene utilizzata una risorsa.

In questo modo è possibile allocare le risorse in modo tale da non rallentare o bloccare le attività creando colli di bottiglia. Una volta che un processo è finito, è possibile trasferire la risorsa ad un’altra attività.

I Vantaggi del Gantt: Motivazione

I Gantt sono ottimi per il morale!

Probabilmente tutti noi abbiamo avuto quelle giornate dove ci siamo sentiti completamente persi e sommersi dal lavoro. A chi non è capitato di venire sopraffatto dai progetti e di non riuscire più a vedere la direzione in cui si stava andando?

Ecco il caso in cui il diagramma di Gantt può essere un valido aiuto psicologico.

Guardando il diagramma infatti, è possibile vedere immediatamente come si stanno svolgendo le attività e come ogni processo proceda verso il completamento dell’intero progetto.

Si tratta di un metodo efficace per sollevare il morale e motivare la squadra. Inoltre, vedere il raggiungimento di un traguardo, per quanto piccolo possa essere, è pur sempre una gratificazione.

Permette di concentrarsi, step by step, sui diversi blocchi di attività senza sentirsi spaesati da un progetto che può essere lungo e complesso.

I Vantaggi del Gantt: Comunicazione

I diagrammi di Gantt non sono solo un utile strumento per pianificare il progetto.

I componenti del team possono utilizzare i diagrammi per visualizzare:

  • dove si trovano all’interno del progetto;
  • di cosa necessitano per completare determinate attività;
  • gli input di cui hanno bisogno.

Il diagramma del progetto mostra esattamente chi bisogna contattare e con chi deve collaborare durante ogni fase. Ciò rende i componenti del Team di progetto in grado di comunicare meglio non solo tra loro, ma anche con il Project Manager.

Grazie al Gantt di progetto , quindi è anche possibile contribuire a migliorare la coesione, la comunicazione e la comprensione del e nel team.

Crea adesso il tuo Gantt

Contattaci per una demo personalizzata e scopri anche tu come utilizzare il Gantt interattivo.

Prova Twproject adesso!


Gli aspetti (svantaggi) del diagramma di Gantt da tenere sotto controllo!

Come per qualsiasi strumento altamente performante, anche per il Diagramma di Gantt, esistono alcuni aspetti da monitorare. Sono aspetti che, se non correttamente gestiti, possono tradursi in veri e propri svantaggi.

Elenchiamo brevemente gli aspetti a cui prestare attenzione, affinchè ognuno possa fare le sue valutazioni:

  • Può diventare straordinariamente complesso. Ad eccezione dei progetti più semplici, un diagramma di Gantt presenterà un gran numero di attività e risorse impiegate per completare il progetto . Esistono software appositi in grado di gestire tutta questa complessità. Tuttavia, quando il progetto arriva a questo livello, deve essere gestito da un piccolo numero di persone, o spesso da uno solo, in grado di gestire tutti i dettagli. Le grandi aziende impiegano spesso uno o più Project Manager preparati. Nelle aziende non abituate a questo tipo di gestione, ciò può non funzionare come dovrebbe.
  • La dimensione della barra non indica la quantità di lavoro. Ogni barra sul grafico indica il periodo di tempo in cui una determinata attività sarà completata. Tuttavia, osservando la barra, non è possibile stabilire quale livello di risorse è necessario per concludere tali compiti. Per esempio, una barra breve potrebbe richiedere 500 ore mentre una barra più lunga potrebbe richiedere solo 20 ore di lavoro. La lunghezza di una barra indica infatti la tempistica di una determinata attività e non la sua complessità in termini di ore di lavoro.
  • Deve essere costantemente aggiornato. Iniziato il progetto, le cose potrebbero cambiare. Se si utilizza un diagramma di Gantt, bisogna avere la possibilità di modificare il grafico facilmente e frequentemente.
  • Difficile da vedere su un singolo foglio di carta. I software che consentono di gestire questi grafici sono per i più adatti allo schermo di un computer e non sono pensati per essere stampati. Diventa quindi difficile mostrare i dettagli del piano a un pubblico ampio. È sicuramente possibile stampare il grafico, ma questo normalmente comporta un lavoro di “taglia e incolla” dei singoli pezzi, piuttosto dispendioso in termini di tempo. Molto più semplice videoproiettarlo in una riunione.

Il Gantt: conclusioni

Concludendo, nel contesto del project management è fondamentale avere una chiara visione dell’inizio delle attività e di come queste si sviluppano man mano che il progetto procede. 

Abbiamo visto come utilizzare un diagramma di Gantt aiuta i membri del team a visualizzare non solo quando iniziano e finiscono le singole attività, ma anche come queste si intersecano e influenzano il risultato finale del progetto. 

Tutto sommato, il più grande vantaggio dei Gantt di progetto è la pura semplicità e una chiara panoramica delle attività e della loro durata.

Ciò lo rende ideale per i progetti in cui è necessario un accesso facilitato a tutte le informazioni pertinenti e che queste siano facilmente comprensibili a tutti coloro che partecipano al progetto.

Per questo abbiamo pensato ad una evoluzione del Gantt di Twproject.

Abbiamo, infatti, costruito uno strumento in grado di modellare situazioni in tempo reale ed essere modificato facilmente nel tempo.

Il focus di Twproject è quello di catturare il lavoro svolto in tempo reale, per guidare il Project Manager durante l’intero sviluppo del progetto.

Twproject include un Gantt interattivo che permette di assegnare puntualmente le risorse fase per fase. Grazie a questo approccio possiamo monitorare l’andamento del progetto in tutte le sue parti con trasparenza.

L’esperienza dei nostri clienti in tale direzione ci conforta fornendoci anche guida nello sviluppo futuro.

Adesso tocca a te. Crea il tuo progetto con Twproject, provalo gratuitamente per 15 giorni!

Vuoi provare a creare il tuo primo Gantt?

La baseline di progetto e la misurazione delle variabili

La baseline di progetto si riferisce a una “foto istantanea” del progetto eseguita nel momento iniziale.

L’obiettivo della linea di base del progetto è vedere fino a che punto i risultati effettivi hanno deviato dal piano di riferimento iniziale.

Nella gestione del progetto è fondamentale stabilire una linea di base con requisiti chiaramente definiti, una struttura dei costi accurata e stime di pianificazione, prima delle fasi di esecuzione e controllo del progetto.

Tutto ciò deve essere completamente definito e documentato prima che le attività vere e proprie, l’esecuzione ed il controllo del progetto inizino.

Nella baseline sono inclusi i seguenti elementi di un progetto:

  • ambito,
  • tempistiche,
  • costi,
  • risorse,
  • rischi,
  • qualità,
  • approvvigionamenti

Project Manager e baseline di progetto

Il project manager deve esaminare le deviazioni rispetto alla baseline di progetto quando viene svolto il lavoro e durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Dopo che il processo di pianificazione è completato, questo piano è concordato da tutti gli stakeholder e tutti si aspettano che i risultati effettivi corrisponderanno a quelli pianificati.

Il ruolo del project manager è quello di verificare durante l’esecuzione del progetto se esiste una variazione dalla baseline, in qualsiasi elemento sopra citato.

Se si verifica un evento che causerà il superamento del budget del progetto ad esempio, o se si verifica un rischio che causerà un ritardo dello stesso, azioni correttive e preventive devono essere intraprese.

La baseline del progetto può essere cambiata ma non è un processo così facile. Queste modifiche possono essere complesse e richiedono un’attenta considerazione.

La baseline dovrebbe permettere infatti di verificare quanto il progetto è in linea con la pianificazione iniziale.

Se una baseline cambia troppo frequentemente e vi sono troppe deviazioni rispetto alla pianificazione iniziale, questa può essere considerata ingannevole.

Pertanto, nel mondo reale, la linea di base del progetto viene generalmente modificata solo se esiste un’importante richiesta di modifica approvata e con il riconoscimento dello sponsor del progetto.

Queste modifiche vengono considerate e approvate attraverso un determinato processo, in cui vengono valutati gli impatti sul progetto.

Se una modifica viene approvata dal comitato per il controllo delle modifiche, come prima cosa gli impatti della modifica vengono riportati nel piano del progetto e, successivamente, la modifica può venire implementata.

Le deviazioni dalla baseline del progetto sono spesso dovute ad un’identificazione incompleta o errata del rischio.

Una deviazione dalla linea di base del progetto può esserci, ad esempio, se il costo di un’attività o di un articolo supera i valori pianificati, o se un’attività richiede più tempo rispetto alla durata pianificata.

Perché la baseline di progetto è importante?

 Stabilire una linea di base consente di valutare le prestazioni e l’ottimizzazione delle risorse per tutta la durata di un progetto.

Se un progetto è in ritardo rispetto alle tempistiche o si trova al di sopra del budget, è tempo di apportare modifiche alla baseline o di aggiungere più risorse.

Una tecnica spesso utilizzata dai project manager per misurare e confrontare le prestazioni di un progetto con la sua baseline, è il seguente calcolo:

Valore pianificato (PV) = Il costo preventivato del lavoro pianificato

Valore effettivo (AV) = Costi effettivi del lavoro svolto fino ad oggi

Valore realizzato (EV) = Valore pianificato (PV) x % del completamento del progetto

Schedule Performance Index (SPI) = EV / PV , misura il progresso raggiunto fino alla data corrente rispetto al progresso inizialmente pianificato.

Quando SPI <1, è stato realizzato meno lavoro del previsto.

Quando SPI> 1, è stato realizzato più lavoro del previsto.

Cost Performance Index (CPI) = EV / AV , misura il valore del lavoro completato rispetto al costo del lavoro pianificato

Infine, la determinazione della baseline aiuta con l’accuratezza della stima futura. Ciò permette di farsi un’idea migliore su quanto tempo ci vorrà per completare il progetto e a quali costi.

Stima al completamento (EAC) = (budget totale del progetto) / CPI

EAC è una previsione di quanto costerà il progetto complessivo in modo che sia possibile approssimare la corretta allocazione delle risorse.

Mantenere una registrazione accurata delle attuali stime del progetto e dei risultati effettivi consente l’applicazione di stime su progetti futuri simili.

Come si effettua il controllo rispetto alla baseline

 Le operazioni di controllo dell’andamento del progetto rispetto alla baseline, devono seguire specifiche procedure che vengono stabilite prima ancora di iniziare l’esecuzione del progetto.

Un controllo efficace è possibile quando si definiscono:

  • gli standard ed i criteri di valutazione della prestazione
  • il sistema di rilevazione dei dati
  • la cadenza del monitoraggio, cioè quando devono essere effettuate le verifiche
  • la frequenza della reportistica
  • il processo di approvazione della nuova programmazione
  • la comunicazione agli stakeholder

Pratiche da seguire per un calcolo ottimale e un buon controllo della baseline di progetto

 Vediamo insieme il “modus operandi” da tenere per impostare, tracciare e mantenere una baseline di progetto ottimale.

 1. Impostazione della baseline originale

All’inizio di qualsiasi progetto, è molto importante impostare una linea di base che rappresenti il ​​punto di partenza del lavoro. Questo è un metodo utile per documentare il cambiamento in vari parametri di un progetto. L’obiettivo di impostare una linea di base è quello di evitare di riscrivere i suoi parametri, ma eventualmente solo di aggiungerne. L’esperienza del Project Manager in questa operazione detiene un ruolo importantissimo.

2. Tenere traccia delle precedenti baseline

Man mano che si progredisce in un progetto, sicuramente si dovranno apportare delle modifiche. Prima di ogni modifica però, è importante salvare una cronologia delle linee di base precedenti in modo da poter accedere alla baseline precedente per i dovuti confronti e ripristinare le modifiche, se è il caso.

3. Mantenimento di una baseline

Una volta approvata una modifica all’ambito, al costo o alla tempistica di un progetto, arriva il momento di aggiornare la previsione aggiungendo il nuovo ambito, le tempistiche e le modifiche approvate. Mantenere una registrazione accurata degli aggiornamenti e delle modifiche alla baseline consente di mantenere la stessa in linea con i nuovi requisiti richiesti.

Affinché il progetto abbia successo, un sistema di controllo strutturato diventa quindi fondamentale, tanto quanto una buona pianificazione iniziale.

Inoltre, un project manager deve essere in grado di gestire gli imprevisti e le eventuali modifiche che si possono presentare durante il ciclo di vita di un progetto.

Il controllo non deve solamente limitarsi a riportare nei report le modifiche avvenute e a ripianificare le attività previste per il futuro. Il controllo deve invece essere un processo proattivo in cui si cerca di anticipare i problemi.

Il project manager deve quindi avere una visione continua e dettagliata sul progetto e deve comunicare continuamente con il team di progetto e con gli stakeholder.

Gestire la baseline di progetto con il software di project management

Gestire i progetti con un software di project management è chiaramente più semplice ma se il software gestisce anche le baseline, anche l’analisi a posteriori sarà più semplice.

Twproject registra ogni cambiamento sul tuo progetto e di permette di scorrere in maniera semplice e visivamente d’impatto tutta la storia, grazie alla sua timeline, riuscendo ad arrivare al punto di partenza per analizzare tutto ciò che è accaduto: ogni volta che si è sforato il budget, le ore stimate, il tempo, ogni correzione e l’avanzamento.

In questo modo un project manager può fare riferimento a diverse baseline ed è importante che abbia a disposizione un adeguato sistema per il controllo e per le varie versioni di piano del progetto prodotte.

Un buon software di progetto come Twproject che tiene traccia delle tempistiche e dei deliverables di progetto, può sicuramente dare una grossa mano anche nel controllo della baseline di progetto.

Gestisci i tuoi progetti in modo efficace con Twproject

Una prova è meglio di mille parole.