Perché scegliere un software di gestione dei progetti in italiano

Gestire efficacemente un progetto è un compito arduo e complesso. Richiede molto tempo e delle elevate capacità. È per questo che l’implementazione di un software di project management possibilmente in italiano semplifica il processo.

Tale implementazione diventa sempre più indispensabile se consideriamo gli obiettivi da raggiungere come un punto di riferimento per misurare il livello di successo e crescita.

Dal successo, dalla crescita e dall’efficienza dipende anche il valore in termini economici dell’azienda. È evidente che, se un software di project management è utilizzabile in modo semplice da tutti i membri del team, ciò può facilitare il raggiungimento degli obiettivi aiutando ad incrementare tale valore.

Un’efficace gestione generale del progetto non può dipendere solo dalla bravura del Project Manager nell’affidare i compiti e nel gestire le risorse, ma anche dalla possibilità che il team ha di sentirsi supportato, di interagire, e di verificare i progressi individuali e di gruppo raggiunti.

Tutto questo e molto altro può essere raggiunto solo con l’uso di un buon software nella lingua madre del team che aiuti il PM a gestire l’intero progetto e il team a realizzarlo.

Il software di gestione dei progetti e i suoi vantaggi

Poiché gestire un progetto è un processo complesso e dispendioso in termini di tempo, snellirlo utilizzando un sistema di gestione dei progetti è una soluzione preziosa che si adatta a un numero sempre maggiore di progetti e di organizzazioni.

Precisamente, lo scopo del software di gestione dei progetti è di assistere il team nella pianificazione e nel monitoraggio del progetto, tenendo in considerazione le risorse, i componenti e le parti interessate complessive.

Questo investimento è economicamente vantaggioso a lungo termine, se si considera l’importo che la società potrebbe perdere con una cattiva gestione del progetto e se, come già detto, si considera il valore aggiunto che l’Azienda consegue ad ogni obiettivo raggiunto.

Le aziende che non stanno ancora utilizzando un software di project management rischiano di svolgere più lavoro con meno profitti. Questo a causa del tempo sprecato per le attività di aggiustamento.

Se dunque queste attività sono state già prese in considerazione anticipatamente e sono già pianificate, il project manager, con il suo team, avrà più tempo per concentrarsi sulle operazioni fondamentali per il completamente del progetto.

Ecco alcuni motivi per cui un software di gestione dei progetti è utile per organizzazioni di qualsiasi dimensione:

Schedulazione e pianificazione delle attività

Pianificazione dettagliata delle attività con dipendenze e milestone nel diagramma di gantt di Twproject

Senza un sistema computerizzato, può essere difficile per il team rispettare i tempi previsti a causa della mancanza di una linea guida fissa su cosa dovrebbe essere realizzato, da chi ed entro quando.

Anche la stessa visualizzazione complessiva dei compiti da svolgere aiuta. Infatti, è una perdita di tempo quando i dipendenti si presentano al lavoro senza conoscere i compiti che dovranno realizzare.

Al contrario, l’utilizzo del software delinea le attività e le rende visibili e chiare a tutti in tempo reale.

L’impostazione di scadenze e priorità, insieme alla pianificazione, evita equivoci e sovrapposizioni di attività.

Alcune tra le funzionalità indispensabili in un software di gestione progetti sono, infatti, un calendario di team condiviso e sincronizzato che fornisca una panoramica di tutto.

Il diagramma di Gantt è uno strumento facile da usare che mostra le tempistiche delle fasi e le pietre miliari e permette inoltre di vedere gli assegnatari di ogni singola attività e l’avanzamento complessivo.

Si rivela particolarmente utile se possiede sufficiente elasticità per rispecchiare realisticamente il procedere delle fasi di progetto e la correlazione tra esse.

carico di lavoro delle risorse con grafici colorati del Gantt

Gestione delle risorse necessarie al progetto

La gestione delle risorse è un altro motivo per cui il software di gestione dei progetti è utile.

Infatti, gestire le risorse in modo efficiente è importante per garantire il corretto funzionamento delle attività e delle fasi di progetto. Una buona gestione del flusso di lavoro non fa perdere tempo a nessuno.

È una funzionalità che descrive le risorse che verranno utilizzate e quando verranno utilizzate.

Conoscere i materiali che si dovranno utilizzare in un progetto consente di lavorare senza intoppi causati da uno strumento o un’attrezzatura mancante.

Anche il calcolo dell’utilizzo di una risorsa è un’operazione utile da svolgere. Questo consente, in un’ottica di risparmio dei costi, di non dimenticare determinate risorse e di evitare il loro utilizzo eccessivo.
È evidente come questo porti ad una riduzione delle spese e assicuri il pagamento delle risorse solamente quando vengono realmente necessitate ed utilizzate.

calcolo dell’utilizzo delle risorse con Twproject

Budget management

Ogni progetto viene fornito con un costo incluso in un budget che conta anche contingenze e profitto.

L’obiettivo di un project manager è di mantenere il costo effettivo al di sotto, o almeno pari, al costo stimato, al fine di massimizzare il profitto guadagnato dalla società per il progetto.

Per gestire le spese in modo efficiente, la semplice creazione di un foglio di calcolo Excel non sarà sufficiente.

In questo caso alcune funzionalità indispensabili da avere in un buon software di PM possono essere il monitoraggio del tempo trascorso sulle varie attività. I resoconti mensili e settimanali sulle spese, stimate ed effettive, una dashboard di reporting finanziario e, in certi casi, la opzione di fatturazione automatizzata diventeranno preziosi riferimenti per il Project Manager.

Tenuta della documentazione progettuale

Molte organizzazioni utilizzano fogli di calcolo Excel; altre, probabilmente le più piccole, possono addirittura utilizzare solamente carta e penna per tenere traccia dei progressi dei progetti.

Tuttavia, questi metodi espongono a potenziali errori e conseguenti disastri. Da una ricerca svolta, si denota che l’88% dei dati del foglio di calcolo contiene errori che sono allarmanti per le organizzazioni che lo utilizzano come strumento di riferimento per la gestione delle operazioni aziendali.

L’uso di un software di un project management garantisce un’accurata documentazione basata sui dati rilevati in modo accurato e metodico.

Un software di gestione dei progetti può, quindi, sicuramente aiutare ad avere i progetti sotto controllo e il lavoro dei team ad andare nella giusta direzione.

Collaborazione all’interno del Team di lavoro

Quando si gestisce un progetto di grandi dimensioni, ciascun membro viene designato con singole attività all’interno del team.

Per assicurarsi che tutti abbiano lo stesso focus è necessario utilizzare un software di project management grazie al quale semplificare la collaborazione del team.

Quando un membro ha domande o dubbi, deve immediatamente ottenere la risposta giusta comunicando internamente al team. Deve comunicare con le persone giuste all’interno del progetto giusto, senza cercare altre fonti. A tal fine risulta quasi indispensabile la presenza di una chat interna al software che si decide di utilizzare.

Questo riduce il tempo perso nella ricerca di risposte.

Alcune funzionalità da non sottovalutare nella scelta del software possono essere la possibilità di condivisione di file, la condivisione dei dati dei clienti, una chat per ogni progetto di messaggistica integrata nel sistema, una dashboard per ogni team che fornisca una panoramica sull’andamento di ogni singolo tassello all’interno del progetto.

La scelta di un software di project management in italiano

Come si è visto, grazie ad un software di project management è possibile mantenere la gestione del gruppo e del progetto.

Ma questo potrà essere fatto solo se tutti i membri del Team siano facilmente in grado di utilizzarlo nel pieno delle sue potenzialità. E come sarà possibile tutto questo se non tutti i componenti del Team comprendono perfettamente la lingua in cui è stato realizzato il software?

Nella scelta del software di project management la lingua è spesso sottovalutata, pur giocando, invece, un ruolo chiave.

Avere a disposizione un software è sicuramente importante, ma non si tratta solo di averlo… Bisogna anche saperlo utilizzare e farlo funzionare.

Esistono alcuni aspetti legati alla gestione del team che sono fortemente correlati alla lingua. Sono aspetti sui quali ti invitiamo a fare un’attenta riflessione perché da essi può dipendere gran parte della riuscita o della economicità di un progetto.

Nella realizzazione di un progetto un buon software è una risorsa pressoché indispensabile, a patto che si utilizzi un sistema con una versione multilingua, e nel caso dell’Italia, un software di Project management in Italiano.

Sicuramente molti project manager saranno preparati per quanto riguarda la lingua inglese data la quantità di termini stranieri del settore.

Ma quando si parla di altri collaboratori e membri del team che devono confrontarsi con il sistema, la situazione cambia. È fondamentale assicurarsi che il software scelto permetta l’impostazione nella propria lingua madre.

Scegliere un software di project management in italiano è fondamentale per assicurarsi l’uso del software stesso.

Ma ci sono altri aspetti legati alla lingua da tenere in considerazione. Vediamoli insieme.

Assistenza

Anche l’assistenza deve essere un aspetto da valutare nella scelta di un software.

Infatti se si sceglie un software di project management in italiano poter avere anche il supporto in lingua italiana diviene un plus. Qualsiasi necessità, qualsiasi dubbio non lascerà spazio ad interpretazione, la comprensione sarà immediata e non sarà indispensabile l’intervento del PM per contattare l’assistenza.

Noi di Twproject per esempio, oltre a fornire il software in 11 lingue diverse (tra cui naturalmente l’italiano), forniamo assistenza gratuita in italiano.

Integrazione

Il software diventa uno strumento di grande valore se integrato ai processi produttivi. Per questo la lingua diventa strategica nel consentire al team di passare da una applicazione all’altra senza avere scossoni di sorta.

Con Twproject non solo avrai la possibilità di avere l’interfaccia in italiano ma potrai, volendo, anche intervenire sulle etichette. Quanto sarebbe comodo se il software parlasse anche la tua lingua aziendale? Se per esempio volessi chiamare il budget di progetto “preventivato al cliente” con Twproject potrai farlo.

Cloud o Enterprise

Nella scelta di un software con versione multilingua compreso l’italiano è fondamentale pensare alla azienda che evolve.

Oggi scegliere se installare il software o tenerlo in cloud è una scelta strategica, ma non deve divenire un vincolo. Solitamente le aziende partono con progetti in cloud per poi evolvere verso soluzioni Enterprise. Ecco perché è necessario partire da subito con una software di project management in Italiano.

Twproject parla la lingua del tua team ed è pronto ad aiutarti a gestire i tuoi progetti senza vincoli e fraintendimenti.

Twproject è in italiano

Gantt vs Agile: differenze e combinazioni

Gantt vs Agile? La scelta tra strumenti e metodologie nel project management può influenzare significativamente l’esito di un progetto.

Comprendere le peculiarità di uno strumento di pianificazione come il Gantt e di una metodologia dinamica come Agile è fondamentale per i project manager che mirano a ottimizzare i processi e guidare i loro team working verso il successo.

In questo articolo, analizzeremo le loro differenze, i vantaggi e le possibili combinazioni per una gestione efficace dei progetti.

Gantt vs Agile: differenze chiave

La distinzione tra il diagramma di Gantt e Agile si radica fondamentalmente nella loro natura: il diagramma di Gantt è uno strumento visivo per la pianificazione e il monitoraggio delle fasi di un progetto, che permette di visualizzare la durata e la sequenza delle attività su un asse temporale.

Agile, invece, rappresenta una metodologia flessibile e iterativa, progettata per adattarsi ai cambiamenti rapidi e per incoraggiare il feedback continuo tra team di sviluppo e clienti.

Questa differenza fondamentale incide profondamente su come i project manager approcciano la strutturazione, l’esecuzione e l’adattamento dei loro progetti.

La scelta tra Gantt e Agile e la decisione di integrarli, dipende dalla natura del progetto, dall’ambiente di lavoro, dalle esigenze dei clienti e dalla cultura del team.

La comprensione di queste differenze chiave è cruciale per i project manager che aspirano a implementare la strategia più efficace per la gestione dei loro progetti.

Analizziamo le differenze chiave:

1. Approccio alla pianificazione:

Diagramma di Gantt: si basa su una pianificazione dettagliata e sequenziale del progetto. Le attività sono rappresentate in barre colorate su un grafico, con date di inizio e fine ben definite. Questo approccio offre una visione chiara del progetto nel suo complesso e facilita il monitoraggio dei progressi. Tuttavia, può essere rigido e poco adatto a progetti con requisiti mutevoli o in contesti incerti.

Agile: si basa su un approccio iterativo e incrementale. Il progetto viene suddiviso in cicli brevi (sprint) di 1-4 settimane, al termine dei quali viene rilasciata una versione funzionante del prodotto. 

Questo approccio favorisce la flessibilità e l’adattabilità ai cambiamenti, rendendolo ideale per progetti in contesti incerti o con requisiti che potrebbero evolversi nel tempo.

2. Coinvolgimento del team:

Diagramma di Gantt: il coinvolgimento del team nella fase di pianificazione può essere limitato. Il diagramma di Gantt è spesso creato dal project manager o da un team di pianificazione, e il team di sviluppo potrebbe avere un ruolo marginale nella definizione delle attività e delle tempistiche.

Agile: la metodologia Agile pone l’accento sul coinvolgimento e la collaborazione del team. Il team di sviluppo è attivamente coinvolto nella pianificazione degli sprint, nella stima delle attività e nel processo decisionale. Questo approccio favorisce la responsabilizzazione e la motivazione del team.

3. Gestione dei cambiamenti:

Diagramma di Gantt: il Gantt è uno strumento rigido e poco adatto a gestire cambiamenti frequenti. La modifica di una singola attività può avere un effetto a catena su tutto il progetto, richiedendo un aggiornamento del diagramma e delle tempistiche.

Agile: la metodologia Agile è progettata per gestire i cambiamenti in modo flessibile. La struttura a sprint permette di rivedere e adattare la pianificazione del progetto con frequenza, incorporando i feedback ricevuti e gli eventuali cambiamenti nei requisiti.

Gantt vs Agile: vantaggi e svantaggi

Il Gantt e l’Agile offrono approcci distinti per la pianificazione, l’esecuzione e il controllo dei progetti, ciascuno con i propri vantaggi distintivi.

Esplorare i vantaggi di entrambi può aiutare i project manager a scegliere l’approccio più adatto alle specifiche esigenze del loro progetto, bilanciando la pianificazione dettagliata con la capacità di adattarsi rapidamente alle sfide in evoluzione.

I vantaggi del diagramma di Gantt:

  • Pianificazione dettagliata e precisa: il Gantt offre una rappresentazione visiva del piano di progetto, mostrando la durata, l’inizio e la fine di ciascuna attività su un asse temporale. Questo permette una pianificazione dettagliata e una facile comprensione delle dipendenze tra le varie attività, consentendo a tutti i team di essere consapevoli delle diverse attività.
  • Monitoraggio del progresso: i project manager possono monitorare facilmente il progresso rispetto al piano originale, identificando rapidamente eventuali ritardi o deviazioni dal programma.
  • Orientamento alla scadenza: il diagramma di Gantt è particolarmente efficace in progetti con obiettivi e scadenze ben definiti, dove la sequenza e la durata delle attività sono chiare fin dall’inizio.

I vantaggi della metodologia Agile:

  • Iterazioni brevi e feedback continuo: Agile si basa su cicli di sviluppo brevi, noti come sprint, che permettono di adattarsi rapidamente ai cambiamenti e di incorporare il feedback dei clienti o degli utenti finali in modo continuo.
  • Migliore gestione dei rischi: aiuta a identificare e mitigare potenziali problemi in anticipo.
  • Collaborazione e comunicazione: la metodologia Agile pone un forte accento sulla collaborazione tra i membri del team e tra il team e i clienti, promuovendo una comunicazione aperta e frequente.
  • Adattabilità ai cambiamenti: a differenza del Gantt, Agile accoglie i cambiamenti anche in fasi avanzate del progetto, rendendolo ideale per progetti in ambienti dinamici e in rapida evoluzione, dove i requisiti possono mutare nel tempo.

Combinare Gantt e Agile è possibile?

L’integrazione di Gantt e Agile in un approccio ibrido alla gestione dei progetti offre numerosi vantaggi ai project manager, consentendo loro di sfruttare al meglio le qualità di entrambi per guidare i team verso il successo in un ambiente di lavoro sempre più complesso e dinamico.

1. Pianificazione strategica e flessibilità operativa

La combinazione di Gantt e Agile permette ai manager di stabilire una pianificazione strategica dettagliata, grazie alla visibilità che il diagramma di Gantt offre sulle fasi del progetto e sulle sue milestone.

Allo stesso tempo, l’adozione di principi Agile assicura la flessibilità operativa necessaria per adattarsi ai cambiamenti, consentendo al team di rispondere in modo proattivo alle esigenze del progetto e del mercato.

Questo equilibrio tra pianificazione e adattabilità è fondamentale in progetti complessi, dove le condizioni possono variare rapidamente.

2. Monitoraggio del progresso e iterazioni veloci

L’approccio ibrido facilita un monitoraggio efficace del progresso del progetto, combinando la chiarezza del progresso lineare del Gantt con la capacità di Agile di implementare rapidamente modifiche attraverso iterazioni veloci.

I project manager possono così valutare l’avanzamento del progetto in relazione al piano originale, mantenendo la flessibilità di apportare correzioni o adattamenti in base ai feedback ricevuti durante gli sprint.

3. Comunicazione migliorata e coinvolgimento del cliente

Integrare Gantt e Agile promuove una comunicazione migliore all’interno del team e con i clienti.

Mentre il Gantt fornisce una roadmap chiara e comprensibile a tutti gli stakeholder, Agile incoraggia un coinvolgimento continuo del cliente, assicurando che il prodotto finale sia il più vicino possibile alle aspettative.

Questo approccio ibrido garantisce che le decisioni siano prese con una comprensione completa del contesto del progetto, migliorando la soddisfazione del cliente e l’efficacia del team.

4. Ottimizzazione delle risorse ed efficienza

La combinazione di Gantt e Agile aiuta i project manager a ottimizzare l’uso delle risorse, assegnando compiti e priorità in modo più efficace.

Grazie alla pianificazione dettagliata del Gantt e alla flessibilità di Agile, è possibile bilanciare carichi di lavoro, assegnare risorse in base alle esigenze in evoluzione del progetto e ridurre gli sprechi, aumentando l’efficienza complessiva del team.

5. Risposta ai cambiamenti e innovazione

Infine, l’approccio ibrido consente ai project manager di rispondere in modo più efficace ai cambiamenti, sfruttando la struttura del Gantt per mantenere la direzione del progetto e la metodologia Agile per incorporare nuove idee e innovazioni.

Questo non solo migliora la capacità del progetto di adattarsi alle sfide emergenti ma promuove anche un ambiente di lavoro incentrato sull’innovazione e sul miglioramento continuo.

Twproject: la soluzione ottimale per Gantt e Agile

Twproject si distingue nel panorama del project management per la sua capacità di offrire una soluzione ottimale che integra efficacemente il Gantt e l’Agile.

Questo strumento è stato progettato per semplificare la gestione dei progetti, rendendo la pianificazione e il monitoraggio delle attività non solo più intuitivi ma anche estremamente flessibili e adattabili a diversi contesti lavorativi, come spieghiamo in questo breve video:

Il Diagramma di Gantt di Twproject è riconosciuto come uno dei migliori sul mercato per diverse ragioni.

Primo fra tutti, la sua semplicità d’uso, che non va a discapito della potenza e della versatilità. I clienti scelgono Twproject per la chiarezza dei suoi grafici, la facilità con cui è possibile monitorare lo stato di avanzamento dei progetti e per le sue funzionalità avanzate, come la visualizzazione delle dipendenze tra le attività e la gestione delle risorse in tempo reale.

La piattaforma offre un’ampia gamma di funzionalità dinamiche che includono:

  • Allocazione delle risorse in real-time: Twproject permette di monitorare e modificare l’allocazione delle risorse con facilità, identificando rapidamente eventuali sovra o sotto-allocazioni.
  • Gestione di orari di lavoro flessibili: consente di impostare orari di lavoro personalizzati per ogni membro del team, garantendo una pianificazione accurata della capacità lavorativa.
  • Supervisione dello stato dei progetti: attraverso cruscotti dedicati, Twproject offre una visione in tempo reale dello stato di avanzamento dei progetti, facilitando la rilevazione di eventuali criticità.
  • Condivisione e comunicazione: la piattaforma enfatizza l’importanza della comunicazione nel project management, fornendo strumenti per una facile condivisione di idee, documenti e feedback.
  • Pianificazione e gestione dei task: il software unisce la gestione della pianificazione con il Gantt all’inserimento dei task per tutto il team, avvicinando così il progetto al lavoro quotidiano delle risorse.

La capacità di Twproject di adattarsi a vari metodi di lavoro, la sua interfaccia intuitiva e le potenti funzionalità lo rendono uno strumento indispensabile per i project manager che desiderano ottimizzare la gestione dei loro progetti, migliorando la comunicazione del team e l’efficienza complessiva.

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Gantt di progetto: perché e quando utilizzarlo

Gantt di progetto: vantaggio o svantaggio produttivo?

Il Gantt di progetto, con i suoi diagrammi, è l’arma indispensabile del Project Manager. Non solo, può anche tornare estremamente utile ed efficace per chiunque voglia organizzare le proprie attività in maniera strutturata.

INDICE DEI CONTENUTI

Questo strumento di pianificazione, è apparso all’inizio del XX secolo e da allora è stato ampiamente utilizzato per la pianificazione di progetti.

La ragione principale del successo del Gantt di progetto è la sua semplicità ed il focus sulla veloce visualizzazione delle attività.

I diagrammi di Gantt sono, inoltre, sono un ottimo metodo per pianificare il progetto  in modo temporale. Grazie ai diagrammi si possono anche definire ruoli, responsabilità ed uso efficace delle risorse .

Essi, infatti, hanno una visione immediata di come si sviluppa e struttura il progetto e fungono da linea guida fino al termine.


Che cos’è un diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt è chiamato anche diagramma a barre schedulato. È uno strumento che serve a pianificare un insieme di attività che, generalmente, fanno parte di un unico progetto più complesso.

Sull’asse orizzontale si trova l’arco temporale, la cui unità di misura dipende dal calendario del progetto – giorni, settimane, mesi, ecc.. Sull’asse verticale, invece, troviamo l’elenco delle varie attività.

Ogni compito è rappresentato da una barra colorata che va dalla data di inizio a quella di fine attività .

Una volta inserite tutte le attività nel Gantt, si ha uno schema visivo di come è strutturato il progetto. Si potranno vedere immediatamente quali compiti vengono prima, quali si accavallano e quali avvengono successivamente.

Le risorse che svolgono ogni singola attività sono facilmente individuabili.

Con una struttura grafica così costruita è semplice capire. Sin dalla prima occhiata si nota se i processi si stanno svolgendo nei tempi previsti e se l’andamento del progetto è in linea con la deadline schedulata .

app mobile gantt Twproject

Molti software hanno, nel Gantt , il loro punto dolente in quanto il Gantt è poco efficace o addirittura inesistente.

Solo alcuni software, tra cui anche Twproject, hanno un Gantt di progetto semplice da leggere. Non solo… permette anche di entrare ancor più nello specifico, indicando per esempio:

  • chi è la risorsa assegnata ad una determinata attività;
  • se vi lavora a tempo pieno o part-time;
  • quanto lavoro è stato svolto e rimane da fare;
  • il costo associato ad ogni attività.
gestione ottimizzata del carico di lavoro nel Gantt con Twproject


Quali sono i vantaggi del diagramma di Gantt?

Come Azienda siamo convinti che il diagramma di Gantt , se ben strutturato e gestito, può apportare diversi benefici alla gestione di un progetto .

Ecco un elenco di vantaggi che inevitabilmente questo sistema presenta.

I Vantaggi del Gantt: Visualizzazione

Il Gantt  permette di visualizzare il flusso di lavoro e la struttura del progetto .

Nel momento in cui inseriamo i vari task, analizzando lo schema possiamo renderci subito conto di eventuali incongruenze.

Lo schema lineare permette di capire in anticipo se siamo di fronte a potenziali problemi organizzativi o tecnici. In sostanza il Gantt ci permette di giocare d’anticipo.

Grazie a questo strumento sarà possibile anche individuare tutte quelle attività che si trovano sul percorso critico. Ci accorgeremo quindi di quali sono quelle che incidono sui dati di fine del progetto. Riconoscere, tra tutte le attività, quelle fondamentali, ti consentirà di monitorare maggiormente e con più cautela.

La distribuzione delle attività permette di individuare i traguardi intermedi. Si può capire se il progetto è in linea con le tempistiche oppure no.

visualizzazione del flusso di lavoro chiara e organizzata con diagramma di Gantt di Twproject

 I Vantaggi del Gantt: Flessibilità

Come già citato, un pregio del diagramma di Gantt è quello di mostrare chiaramente la data di inizio e di fine di una determinata attività.

Le tempistiche di ogni compito verranno impostate dopo un confronto diretto con i responsabili di ogni settore, in modo da ottenere un valore realistico.

Per questo motivo, il diagramma di Gantt è utile anche per l’analisi di fattibilità di un progetto.

Una volta impostata l’intera struttura del progetto , non ha senso correre per completare la definizione stabilita prima della data prefissata (a meno che non ci sia davvero un valido motivo). Correre inutilmente potrebbe riflettersi nella mancanza di completezza e/o di precisione.

Essersi accordati su una determinata data con i diretti responsabili, significa che quello è il tempo necessario per svolgere il lavoro. Il lavoro va svolto in maniera corretta e completa e accelerare potrebbe essere controproducente. Inoltre, se esistono delle dipendenze tra le attività, concluderne prima una non significa necessariamente che chi segue sia già pronto a iniziare.

Ricorda sempre che forzare i tempi inciderà quasi certamente sulla qualità del lavoro.

flessibilità dipendenze nel Gantt di Twproject

I Vantaggi del Gantt: Efficienza

Questi diagrammi sono utilizzati per un uso intelligente ed efficace delle risorse. Diventa davvero difficoltoso per le risorse essere affidabili quando sono alle prese con troppi processi e si trovano sommerse di lavoro.

Tutti i conflitti e i problemi che seguono il sovraccarico di compiti, possono portare ad un blocco definitivo dell’intero progetto e quindi, inevitabilmente, al suo insuccesso.

L’utilizzo di diagrammi di Gantt come strumento di pianificazione del progetto consente di avere una panoramica della timeline del progetto. Ciò permetterà di poter vedere facilmente dove e quando viene utilizzata una risorsa.

In questo modo è possibile allocare le risorse in modo tale da non rallentare o bloccare le attività creando colli di bottiglia. Una volta che un processo è finito, è possibile trasferire la risorsa ad un’altra attività.

I Vantaggi del Gantt: Motivazione

I Gantt sono ottimi per il morale!

Probabilmente tutti noi abbiamo avuto quelle giornate dove ci siamo sentiti completamente persi e sommersi dal lavoro. A chi non è capitato di venire sopraffatto dai progetti e di non riuscire più a vedere la direzione in cui si stava andando?

Ecco il caso in cui il diagramma di Gantt può essere un valido aiuto psicologico.

Guardando il diagramma infatti, è possibile vedere immediatamente come si stanno svolgendo le attività e come ogni processo proceda verso il completamento dell’intero progetto.

Si tratta di un metodo efficace per sollevare il morale e motivare la squadra. Inoltre, vedere il raggiungimento di un traguardo, per quanto piccolo possa essere, è pur sempre una gratificazione.

Permette di concentrarsi, step by step, sui diversi blocchi di attività senza sentirsi spaesati da un progetto che può essere lungo e complesso.

I Vantaggi del Gantt: Comunicazione

I diagrammi di Gantt non sono solo un utile strumento per pianificare il progetto.

I componenti del team possono utilizzare i diagrammi per visualizzare:

  • dove si trovano all’interno del progetto;
  • di cosa necessitano per completare determinate attività;
  • gli input di cui hanno bisogno.

Il diagramma del progetto mostra esattamente chi bisogna contattare e con chi deve collaborare durante ogni fase. Ciò rende i componenti del Team di progetto in grado di comunicare meglio non solo tra loro, ma anche con il Project Manager.

Grazie al Gantt di progetto , quindi è anche possibile contribuire a migliorare la coesione, la comunicazione e la comprensione del e nel team.

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Gli aspetti (svantaggi) del diagramma di Gantt da tenere sotto controllo!

Come per qualsiasi strumento altamente performante, anche per il Diagramma di Gantt, esistono alcuni aspetti da monitorare. Sono aspetti che, se non correttamente gestiti, possono tradursi in veri e propri svantaggi.

Elenchiamo brevemente gli aspetti a cui prestare attenzione, affinchè ognuno possa fare le sue valutazioni:

  • Può diventare straordinariamente complesso. Ad eccezione dei progetti più semplici, un diagramma di Gantt presenterà un gran numero di attività e risorse impiegate per completare il progetto . Esistono software appositi in grado di gestire tutta questa complessità. Tuttavia, quando il progetto arriva a questo livello, deve essere gestito da un piccolo numero di persone, o spesso da uno solo, in grado di gestire tutti i dettagli. Le grandi aziende impiegano spesso uno o più Project Manager preparati. Nelle aziende non abituate a questo tipo di gestione, ciò può non funzionare come dovrebbe.
  • La dimensione della barra non indica la quantità di lavoro. Ogni barra sul grafico indica il periodo di tempo in cui una determinata attività sarà completata. Tuttavia, osservando la barra, non è possibile stabilire quale livello di risorse è necessario per concludere tali compiti. Per esempio, una barra breve potrebbe richiedere 500 ore mentre una barra più lunga potrebbe richiedere solo 20 ore di lavoro. La lunghezza di una barra indica infatti la tempistica di una determinata attività e non la sua complessità in termini di ore di lavoro.
  • Deve essere costantemente aggiornato. Iniziato il progetto, le cose potrebbero cambiare. Se si utilizza un diagramma di Gantt, bisogna avere la possibilità di modificare il grafico facilmente e frequentemente.
  • Difficile da vedere su un singolo foglio di carta. I software che consentono di gestire questi grafici sono per i più adatti allo schermo di un computer e non sono pensati per essere stampati. Diventa quindi difficile mostrare i dettagli del piano a un pubblico ampio. È sicuramente possibile stampare il grafico, ma questo normalmente comporta un lavoro di “taglia e incolla” dei singoli pezzi, piuttosto dispendioso in termini di tempo. Molto più semplice videoproiettarlo in una riunione.

Il Gantt: conclusioni

Concludendo, nel contesto del project management è fondamentale avere una chiara visione dell’inizio delle attività e di come queste si sviluppano man mano che il progetto procede. 

Abbiamo visto come utilizzare un diagramma di Gantt aiuta i membri del team a visualizzare non solo quando iniziano e finiscono le singole attività, ma anche come queste si intersecano e influenzano il risultato finale del progetto. 

Tutto sommato, il più grande vantaggio dei Gantt di progetto è la pura semplicità e una chiara panoramica delle attività e della loro durata.

Ciò lo rende ideale per i progetti in cui è necessario un accesso facilitato a tutte le informazioni pertinenti e che queste siano facilmente comprensibili a tutti coloro che partecipano al progetto.

Per questo abbiamo pensato ad una evoluzione del Gantt di Twproject.

Abbiamo, infatti, costruito uno strumento in grado di modellare situazioni in tempo reale ed essere modificato facilmente nel tempo.

Il focus di Twproject è quello di catturare il lavoro svolto in tempo reale, per guidare il Project Manager durante l’intero sviluppo del progetto.

Twproject include un Gantt interattivo che permette di assegnare puntualmente le risorse fase per fase. Grazie a questo approccio possiamo monitorare l’andamento del progetto in tutte le sue parti con trasparenza.

L’esperienza dei nostri clienti in tale direzione ci conforta fornendoci anche guida nello sviluppo futuro.

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La baseline di progetto e la misurazione delle variabili

La baseline di progetto si riferisce a una “foto istantanea” del progetto eseguita nel momento iniziale.

L’obiettivo della linea di base del progetto è vedere fino a che punto i risultati effettivi hanno deviato dal piano di riferimento iniziale.

Nella gestione del progetto è fondamentale stabilire una linea di base con requisiti chiaramente definiti, una struttura dei costi accurata e stime di pianificazione, prima delle fasi di esecuzione e controllo del progetto.

Tutto ciò deve essere completamente definito e documentato prima che le attività vere e proprie, l’esecuzione ed il controllo del progetto inizino.

Nella baseline sono inclusi i seguenti elementi di un progetto:

  • ambito,
  • tempistiche,
  • costi,
  • risorse,
  • rischi,
  • qualità,
  • approvvigionamenti

Project Manager e baseline di progetto

Il project manager deve esaminare le deviazioni rispetto alla baseline di progetto quando viene svolto il lavoro e durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Dopo che il processo di pianificazione è completato, questo piano è concordato da tutti gli stakeholder e tutti si aspettano che i risultati effettivi corrisponderanno a quelli pianificati.

Il ruolo del project manager è quello di verificare durante l’esecuzione del progetto se esiste una variazione dalla baseline, in qualsiasi elemento sopra citato.

Se si verifica un evento che causerà il superamento del budget del progetto ad esempio, o se si verifica un rischio che causerà un ritardo dello stesso, azioni correttive e preventive devono essere intraprese.

La baseline del progetto può essere cambiata ma non è un processo così facile. Queste modifiche possono essere complesse e richiedono un’attenta considerazione.

La baseline dovrebbe permettere infatti di verificare quanto il progetto è in linea con la pianificazione iniziale.

Se una baseline cambia troppo frequentemente e vi sono troppe deviazioni rispetto alla pianificazione iniziale, questa può essere considerata ingannevole.

Pertanto, nel mondo reale, la linea di base del progetto viene generalmente modificata solo se esiste un’importante richiesta di modifica approvata e con il riconoscimento dello sponsor del progetto.

Queste modifiche vengono considerate e approvate attraverso un determinato processo, in cui vengono valutati gli impatti sul progetto.

Se una modifica viene approvata dal comitato per il controllo delle modifiche, come prima cosa gli impatti della modifica vengono riportati nel piano del progetto e, successivamente, la modifica può venire implementata.

Le deviazioni dalla baseline del progetto sono spesso dovute ad un’identificazione incompleta o errata del rischio.

Una deviazione dalla linea di base del progetto può esserci, ad esempio, se il costo di un’attività o di un articolo supera i valori pianificati, o se un’attività richiede più tempo rispetto alla durata pianificata.

Perché la baseline di progetto è importante?

 Stabilire una linea di base consente di valutare le prestazioni e l’ottimizzazione delle risorse per tutta la durata di un progetto.

Se un progetto è in ritardo rispetto alle tempistiche o si trova al di sopra del budget, è tempo di apportare modifiche alla baseline o di aggiungere più risorse.

Una tecnica spesso utilizzata dai project manager per misurare e confrontare le prestazioni di un progetto con la sua baseline, è il seguente calcolo:

Valore pianificato (PV) = Il costo preventivato del lavoro pianificato

Valore effettivo (AV) = Costi effettivi del lavoro svolto fino ad oggi

Valore realizzato (EV) = Valore pianificato (PV) x % del completamento del progetto

Schedule Performance Index (SPI) = EV / PV , misura il progresso raggiunto fino alla data corrente rispetto al progresso inizialmente pianificato.

Quando SPI <1, è stato realizzato meno lavoro del previsto.

Quando SPI> 1, è stato realizzato più lavoro del previsto.

Cost Performance Index (CPI) = EV / AV , misura il valore del lavoro completato rispetto al costo del lavoro pianificato

Infine, la determinazione della baseline aiuta con l’accuratezza della stima futura. Ciò permette di farsi un’idea migliore su quanto tempo ci vorrà per completare il progetto e a quali costi.

Stima al completamento (EAC) = (budget totale del progetto) / CPI

EAC è una previsione di quanto costerà il progetto complessivo in modo che sia possibile approssimare la corretta allocazione delle risorse.

Mantenere una registrazione accurata delle attuali stime del progetto e dei risultati effettivi consente l’applicazione di stime su progetti futuri simili.

Come si effettua il controllo rispetto alla baseline

 Le operazioni di controllo dell’andamento del progetto rispetto alla baseline, devono seguire specifiche procedure che vengono stabilite prima ancora di iniziare l’esecuzione del progetto.

Un controllo efficace è possibile quando si definiscono:

  • gli standard ed i criteri di valutazione della prestazione
  • il sistema di rilevazione dei dati
  • la cadenza del monitoraggio, cioè quando devono essere effettuate le verifiche
  • la frequenza della reportistica
  • il processo di approvazione della nuova programmazione
  • la comunicazione agli stakeholder

Pratiche da seguire per un calcolo ottimale e un buon controllo della baseline di progetto

 Vediamo insieme il “modus operandi” da tenere per impostare, tracciare e mantenere una baseline di progetto ottimale.

 1. Impostazione della baseline originale

All’inizio di qualsiasi progetto, è molto importante impostare una linea di base che rappresenti il ​​punto di partenza del lavoro. Questo è un metodo utile per documentare il cambiamento in vari parametri di un progetto. L’obiettivo di impostare una linea di base è quello di evitare di riscrivere i suoi parametri, ma eventualmente solo di aggiungerne. L’esperienza del Project Manager in questa operazione detiene un ruolo importantissimo.

2. Tenere traccia delle precedenti baseline

Man mano che si progredisce in un progetto, sicuramente si dovranno apportare delle modifiche. Prima di ogni modifica però, è importante salvare una cronologia delle linee di base precedenti in modo da poter accedere alla baseline precedente per i dovuti confronti e ripristinare le modifiche, se è il caso.

3. Mantenimento di una baseline

Una volta approvata una modifica all’ambito, al costo o alla tempistica di un progetto, arriva il momento di aggiornare la previsione aggiungendo il nuovo ambito, le tempistiche e le modifiche approvate. Mantenere una registrazione accurata degli aggiornamenti e delle modifiche alla baseline consente di mantenere la stessa in linea con i nuovi requisiti richiesti.

Affinché il progetto abbia successo, un sistema di controllo strutturato diventa quindi fondamentale, tanto quanto una buona pianificazione iniziale.

Inoltre, un project manager deve essere in grado di gestire gli imprevisti e le eventuali modifiche che si possono presentare durante il ciclo di vita di un progetto.

Il controllo non deve solamente limitarsi a riportare nei report le modifiche avvenute e a ripianificare le attività previste per il futuro. Il controllo deve invece essere un processo proattivo in cui si cerca di anticipare i problemi.

Il project manager deve quindi avere una visione continua e dettagliata sul progetto e deve comunicare continuamente con il team di progetto e con gli stakeholder.

Gestire la baseline di progetto con il software di project management

Gestire i progetti con un software di project management è chiaramente più semplice ma se il software gestisce anche le baseline, anche l’analisi a posteriori sarà più semplice.

Twproject registra ogni cambiamento sul tuo progetto e di permette di scorrere in maniera semplice e visivamente d’impatto tutta la storia, grazie alla sua timeline, riuscendo ad arrivare al punto di partenza per analizzare tutto ciò che è accaduto: ogni volta che si è sforato il budget, le ore stimate, il tempo, ogni correzione e l’avanzamento.

In questo modo un project manager può fare riferimento a diverse baseline ed è importante che abbia a disposizione un adeguato sistema per il controllo e per le varie versioni di piano del progetto prodotte.

Un buon software di progetto come Twproject che tiene traccia delle tempistiche e dei deliverables di progetto, può sicuramente dare una grossa mano anche nel controllo della baseline di progetto.

Gestisci i tuoi progetti in modo efficace con Twproject

Una prova è meglio di mille parole.

Diagramma di Gantt con Excel: quali limiti?

Il diagramma di Gantt con Excel può essere paragonato ad uno creato in un software di project management?

Lo scoprirai tra poco proseguendo con la lettura.

Come ben sai, il diagramma di Gantt è uno strumento essenziale nel project management per visualizzare il progresso di ogni attività.

Spesso, i project manager si affidano a Excel per creare questi grafici, utilizzando barre orizzontali per rappresentare le serie di dati relative alle date di inizio e fine delle attività.

Ma quali sono i limiti di un Gantt in Excel? Analizziamoli di seguito.

6 limiti nell’uso di Excel per il diagramma di Gantt

1. Gestione statica e rigida delle attività

Excel non è stato progettato specificamente per il project management (approfondisci qui).

La natura di Excel, essendo un foglio di calcolo, comporta una gestione statica e rigida delle attività all’interno di un diagramma di Gantt. Questo implica diverse sfide specifiche tra cui:

  • Aggiornamenti manuali: ogni modifica relativa alle date di inizio o fine, durata delle attività o assegnazione delle risorse deve essere inserita manualmente. In un progetto dinamico, dove i tempi e le risorse possono cambiare frequentemente, questo processo diventa non solo laborioso ma anche fonte di errori.
  • Risposta lenta ai cambiamenti: in Excel, rispondere rapidamente ai cambiamenti è difficile. Se una data di fine di un’attività viene posticipata, il project manager deve aggiornare manualmente tutte le attività dipendenti. Questo processo è suscettibile a errori di omissione, che possono portare a stime di tempo e risorse inesatte.
  • Mancanza di automazione: non essendoci funzionalità di automazione specifiche per il project management, la pianificazione delle attività diventa un processo che richiede molto tempo, privo della capacità di aggiustamenti rapidi e automatici in risposta alle variazioni del progetto.
gantt excel

2. Complessità nella visualizzazione di dipendenze

In un diagramma di Gantt, è cruciale visualizzare le dipendenze tra le attività.

Le dipendenze sono fondamentali in ogni progetto, indicano come il ritardo o l’accelerazione di una task influenzi le altre. Excel presenta significative limitazioni in questo ambito:

  • Mappatura manuale: le dipendenze devono essere mappate manualmente in Excel, spesso attraverso l’uso di commenti o una complessa organizzazione delle celle. Questo metodo è poco intuitivo e rende difficile per i membri del team visualizzare rapidamente come le attività siano connesse tra loro.
  • Aggiornamenti complicati: quando una dipendenza cambia, il project manager deve trovare e aggiornare ogni riferimento manualmente. Questo non solo è propenso ad errori ma anche estremamente inefficiente, specialmente in progetti con molte interdipendenze.
  • Visualizzazione limitata: Excel non offre un modo chiaro e immediato per distinguere visualmente le diverse tipologie di dipendenze (ad esempio, inizio-a-inizio, fine-a-fine, ecc.). Questo limita la capacità di analisi e pianificazione del project manager, che deve ricorrere a soluzioni esterne per tentare di ovviare a questa mancanza.

3. Limitazioni nella scalabilità

I progetti di grandi dimensioni possono diventare particolarmente problematici in Excel.

Man mano che il numero di attività e di membri del team aumenta, il file diventa più pesante e lento da gestire. Questo limite nella scalabilità può ostacolare la gestione efficiente di progetti complessi.

4. Assenza di collaborazione in tempo reale

La collaborazione è un aspetto fondamentale nel project management.

Excel non supporta la collaborazione in tempo reale, il che significa che i membri del team non possono lavorare contemporaneamente sullo stesso file.

Questa limitazione ostacola la comunicazione e l’aggiornamento in tempo reale delle informazioni, che sono vitali in un ambiente di lavoro dinamico.

La collaborazione su un progetto in Excel tipicamente richiede di inviare il file via email o di caricarlo su un drive condiviso. Questo approccio può portare a confusione su quale sia la versione più aggiornata del file e aumentare il rischio di sovrascritture accidentali.

Inoltre, senza la possibilità di lavorare contemporaneamente sullo stesso file, i membri del team devono aspettare che una persona completi il suo lavoro e aggiorni il file prima che un’altra possa iniziare. Questo rallenta significativamente il processo di aggiornamento e revisione del progetto.

In aggiunta, è difficile tracciare chi ha apportato quali modifiche e quando. Questa mancanza di tracciabilità può portare a difficoltà nel gestire la responsabilità e nel comprendere la cronologia delle modifiche apportate al progetto.

5. Mancanza di funzionalità specifiche

Excel non offre funzionalità specifiche per il project management, come il tracciamento del progresso delle attività, allarmi per scadenze imminenti o integrazioni con altri strumenti.

Questa mancanza rende difficile una gestione completa e dettagliata del progetto.

6. Difficoltà nella personalizzazione e interpretazione

Creare un diagramma di Gantt visivamente chiaro e facilmente interpretabile, come abbiamo già detto, può essere complicato in Excel.

La personalizzazione e l’interpretazione di diagrammi di Gantt in Excel presentano sfide uniche, in particolare per team diversificati o progetti complessi:

  • Personalizzazione avanzata: per adattare un diagramma di Gantt alle specifiche esigenze di un progetto, gli utenti devono spesso ricorrere a soluzioni manuali complesse, come l’aggiustamento delle formule, la modifica delle barre di formato condizionale o la creazione di macro.

Questo richiede una conoscenza avanzata di Excel, che non tutti i membri del team possono avere.

  • Chiarezza visiva: mantenere la chiarezza visiva in un diagramma di Gantt può essere difficile in Excel.

Senza strumenti dedicati, distinguere tra diverse fasi del progetto, priorità delle attività, o stati di avanzamento richiede sforzi significativi per la personalizzazione visiva, che possono non essere intuitivi o facilmente interpretabili da tutti i membri del team.

  • Interpretazione dei dati: per i team che includono membri con diversi livelli di abilità in Excel, l’interpretazione dei diagrammi di Gantt può diventare una barriera. Senza una presentazione chiara e accessibile delle informazioni, la comunicazione e la comprensione dello stato del progetto possono essere compromesse.

Supera i limiti di Excel con Twproject

L’utilizzo di Excel per la creazione di diagrammi di Gantt ha dimostrato nel tempo di avere dei limiti significativi, soprattutto per quanto riguarda la gestione di progetti complessi e la necessità di una collaborazione efficace tra i membri del team.

Twproject è il software di project management che comprende una serie di funzionalità avanzate e integrative.

Il software crea un diagramma di Gantt dinamico e interattivo, che non solo permette una pianificazione dettagliata delle attività ma anche una gestione in tempo reale delle risorse, delle dipendenze tra le attività e delle milestone.

gantt chart twproject

Inoltre, Twproject consente di visualizzare contemporaneamente il Gantt e le ToDo list, facilitando la gestione dei compiti e la loro allocazione durante i meeting di progetto. Questa integrazione offre una panoramica completa del progetto, migliorando la comunicazione tra i membri del team e consentendo una gestione più efficace del carico di lavoro.

Nell’ultima release di Twproject, abbiamo introdotto le tipologie di dipendenze elastiche nel diagramma di Gantt, per consentire una maggiore flessibilità nella pianificazione delle attività. Queste dipendenze elastiche consentono di gestire le sovrapposizioni e i tempi morti tra le fasi del progetto in modo più realistico, aderendo meglio alla natura dinamica dei progetti moderni.

La possibilità di modificare le dipendenze in modo intuitivo e la gestione dell’elasticità delle fasi del progetto rappresentano un netto miglioramento rispetto alla rigidità dei diagrammi realizzati con Excel.

Inoltre, Twproject si distingue per la sua capacità di offrire una visione d’insieme del progetto che include non solo le attività pianificate ma anche l’avanzamento reale, grazie all’aggiornamento automatico dei dati all’interno del Gantt. Questo aspetto è fondamentale per mantenere tutti i membri del team aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto e per prendere decisioni tempestive basate su informazioni accurate.

Twproject rappresenta la soluzione ideale per i project manager, offrendo un approccio più integrato e dinamico alla gestione dei progetti.

Con le sue funzionalità avanzate e la sua interfaccia intuitiva, si posiziona come uno strumento indispensabile per il successo del project management.

Ancora dubbi? Inizia ora una demo gratuita.

 

Project management plan: a cosa serve e come realizzarlo

Senza un adeguato project management plan in atto, l’organizzazione sarà esposta a una gestione caotica, obiettivi poco chiari, risorse inadeguate e dipendenti frustrati.

Una pianificazione non realistica comporta infatti rischi elevati che producono risultati di scarsa qualità derivanti da spese elevate.

Ecco perché è così importante creare un piano di gestione del progetto completo prima dell’inizio dei lavori.

In questo articolo vedremo che cos’è il project management plan, a cosa serve e come realizzarlo.

Che cos’è un project management plan?

Il project manager crea il piano di gestione del progetto seguendo gli input del team di progetto e delle principali parti interessate.

Un project management plan è un documento formale che definisce come verrà eseguito, monitorato e controllato un progetto.

Man mano che il lavoro procede, le prestazioni del progetto vengono misurate rispetto alla baseline di misurazione delle prestazioni inclusa nel piano di gestione del progetto.

Se si presentasse una deviazione dalla linea di base, o baseline di progetto, mentre il lavoro è in corso, il project manager se ne deve occupare apportando le dovute modifiche per correggerla.

Se questi aggiustamenti non riuscissero a correggere le deviazioni, diventano necessarie richieste formali di modifica alle linee di base.

I project manager dedicano una notevole quantità di tempo a garantire il raggiungimento degli obiettivi, assicurando che tutti gli stakeholder ottengano i vantaggi sperati.

Oltre a una corretta pianificazione, le capacità di un project manager risiedono anche nel controllare in modo efficiente il progetto e garantire che i risultati del progetto siano puntuali e che il progetto sia completato secondo il piano di gestione del progetto.

Come si realizza un project management plan?

Non esiste un modello unico che vada bene per tutti i progetti.

Ogni piano di gestione deve essere adattato al settore specifico e alle circostanze del progetto.

Tuttavia, generalmente, ecco come si realizza un project management plan:

1. Identificare l’obiettivo del progetto

Per costruire qualsiasi cosa di sostanza, il primo passo è creare le giuste basi. Ecco quali sono le domande da porsi:

  • Perché si sta creando questo progetto?
  • Qual è l’obiettivo?
  • Come si misurerà?
  • Cosa è considerato un successo?
  • In che modo questo influirà sugli stakeholder?

2. Tracciare l’ambito

Questo passaggio successivo deve spiegare come verranno fatte le cose e come apparirà il progetto una volta avviato.

È importante che un progetto non si estenda oltre i limiti altrimenti il team non potrà mai raggiugere i suoi obiettivi.

L’ambito del progetto dovrebbe includere i risultati e la pianificazione dei risultati; tutti i membri del team devono infatti sapere cosa deve essere consegnato e quando.

3. Tracciare visivamente il progetto

Una pianificazione del progetto elaborata attentamente è la chiave per il successo.

Senza questa, il progetto probabilmente si sgretolerà in un disordine di scadenze mancate, cattiva gestione e frustrazione.

In questo caso, strumenti di pianificazione come il diagramma di Gantt e le sequenze temporali possono semplificare la creazione di un project management plan.

visualizzazione delle tempistiche attraverso il Gantt

Tracciando visivamente ogni attività del progetto, permetterà più velocemente di aggiungere tappe importanti e cercare eventuali dipendenze o conflitti.

4. Identificare la struttura del team di progetto

Riunire un team e allinearlo alla visione del progetto non è facile.

Questo si può ottenere solamente con un’ottima comunicazione e per questo una buona documentazione di progetto è fondamentale.

Un organigramma può aiutare ad includere alcune informazioni necessarie come la gerarchia del team, le responsabilità di ognuno e le informazioni di contatto di ogni membro.

5. Gestione del rischio

Un compito fondamentale di un project manager è quello di identificare i fattori che potrebbero far deragliare il progetto ed elaborare soluzioni per affrontarli.

Un piano di gestione del rischio inizia elencando tutti gli elementi del progetto e, successivamente, una struttura di ripartizione del rischio permette di organizzarli gerarchicamente e per categoria.

Con uno strumento di monitoraggio dei progetti dinamico e sempre aggiornato come Twproject, il project manager potrà tenere d’occhio qualunque aspetto critico nell’andamento dei progetti.

il riepilogo dello stato di progetto per svolgere il project management plan

In questo modo sarà possibile individuare i rischi, gestirli più facilmente e trovare una soluzione più rapida.

6. Pianificare la comunicazione

Qualcosa che viene spesso trascurato dai project manager è un piano di gestione della comunicazione. Questo indica come il team di progetto comunicherà con le parti interessate.

Troppo spesso, per impostazione predefinita, la comunicazione del progetto prevede e-mail ad hoc o riunioni dell’ultimo minuto, ma questo può essere evitato pianificando in anticipo redigendo un piano di comunicazione strutturato.

Questo tipo di report è prezioso per comunicare regolarmente aggiornamenti chiari e coerenti sullo stato di avanzamento del progetto.

Ciò può aiutare ad individuare e segnalare i problemi prima che si presentino, creare fiducia con gli stakeholder e semplificare la riflessione sulle prestazioni del progetto.

Diventa quindi evidente come un project management plan sia fondamentale per il successo di un progetto, in quanto sarà in grado di guidare il lavoro e mantenerlo sulla giusta carreggiata.

Chi può aiutarti a svolgere un buon project management plan

Come detto prima, esistono vari modelli di project management plan a seconda del settore, della cultura aziendale e del tipo di progetto.

In questo caso, un buon project management tool, ricco di funzionalità, può aiutare a scegliere il modello di piano migliore e a redigere un documento completo ed esaustivo.

Il project manager sarà così in grado di garantire che i progressi effettivi rimangano in linea con quelli pianificati.

Se scegli Twproject, la pianificazione sarà molto più semplice, grazie ai suoi strumenti dinamici di calcolo del rischio, del carico di lavoro, del budget.

Grazie alle sue pagine di statistiche e alle notifiche puoi avere sempre la situazione sotto controllo e svolgere il tuo management plan in maniera piacevole e soddisfacente.

Ti offriamo una prova gratuita di 15 giorni, oltre al nostro efficiente servizio di supporto che ti guiderà personalmente nella composizione del tuo piano di lavoro. Che aspetti? Inizia subito!

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Analisi swot di un progetto come farla e perché

Un’analisi SWOT di un progetto è una tecnica di pianificazione strategica che i project manager possono utilizzare come aiuto per la valutazione dei punti di forza e di debolezza dei loro progetti.

Questa analisi, inoltre, permetterà l’individuazione delle opportunità e minacce che si potrebbero dover affrontare durante il ciclo di vita del progetto.

Incorporare l’analisi SWOT nella gestione del progetto può aiutare a migliorare la pianificazione, ridurre il rischio e aumentare la probabilità di successo complessivo del progetto.

Cosa significa SWOT?

Un’analisi SWOT è una tecnica che le aziende utilizzano spesso per valutare quattro aspetti chiave della propria organizzazione.

Questa analisi può aiutare le aziende a capire meglio quanto è probabile che abbiano successo e su quali aree dovrebbero concentrarsi per migliorare.

Proprio come gli imprenditori e i dirigenti utilizzano un’analisi SWOT per valutare la loro azienda, così i project manager possono utilizzare la stessa tecnica per valutare i loro progetti.

Ecco una panoramica delle quattro aree di interesse che compongono l’acronimo SWOT e come si applicano alla gestione del progetto:

  • S – Punti di forza (strengths): questi sono fattori interni, cioè fattori che possono essere generalmente controllati, che determinano il successo di un progetto. Un esempio può essere un buon software di gestione dei progetti oppure membri del team esperti.
  • W – Punti deboli (weaknesses): i punti deboli sono fattori interni che possono rendere difficile il successo di un progetto. Ad esempio: quando il team non ha mai lavorato insieme e diversi membri sono nuovi e inesperti. Altre debolezze interne potrebbero essere stakeholder disimpegnati o mancanza di finanziamento del progetto.
  • O – Opportunità (opportunities): le opportunità sono fattori esterni, cioè non controllabili, che potrebbero aiutare il progetto ad avere successo. Queste opportunità possono essere attuali ma non ancora sfruttate oppure future. Un esempio può essere lo sconto di merci da parte di un fornitore.
  • T – Minacce (threats): si tratta di fattori esterni che potrebbero danneggiare il progetto se si realizzassero. Come per le opportunità, possono essere minacce attuali o future. Ad esempio, una minaccia potrebbe essere il fallimento di un importante fornitore o cliente oppure l’aumento dei costi di forniture, materiali o appaltatori.

Qual è lo scopo di un’analisi SWOT?

L’analisi SWOT aiuta il project manager a pianificare il progetto e considera i fattori che possono aiutare o ostacolare il suo successo.

Lo scopo è identificare le aree a rischio e i fattori controllabili a cui è necessario prestare attenzione e da monitorare durante tutto il progetto.

Quando si comprendono appieno i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce di un progetto, è possibile pianificare una strategia di successo che affronti questi quattro fattori.

Condurre un’analisi SWOT può aiutare a produrre nuove idee per sfruttare ciò che il project manager ed il team fanno meglio e le potenziali opportunità che potrebbero sorgere.

Inoltre, l’analisi SWOT aiuta anche ad aumentare la consapevolezza dei punti deboli e potenziali minacce al progetto in modo che ci si possa difendere da loro.

l'analisi SWOT

Chi dovrebbe fare un’analisi SWOT?

Affinché un’analisi SWOT sia efficace, è necessario disporre di informazioni complete, accurate e imparziali.

A seconda dell’ambito del progetto, il team che conduce l’analisi dovrebbe avere una panoramica sufficiente dell’organizzazione e del business.

Un progetto con una portata maggiore solitamente dovrebbe coinvolgere un project leader con una posizione più alta oppure un esperto esterno che effettui l’analisi.

Inoltre, un progetto con un impatto maggiore sull’intera azienda dovrebbe coinvolgere più partecipanti nei diversi reparti dell’organizzazione.

In generale, per una valutazione più accurata, è essenziale creare un team con prospettive diverse.

Vantaggi dell’analisi SWOT

Le aziende dovrebbero eseguire un’analisi SWOT prima di impegnarsi in qualsiasi azione o piano di progetto.

In questo modo, possono rispondere a domande come “è possibile fare il progetto?” oppure “dovremmo fare il progetto?”.

L’analisi SWOT fornisce ai team e alle organizzazioni i seguenti vantaggi:

  • Crea valutazioni oneste dei loro punti di forza e di debolezza.
  • Fornisce nuove prospettive sull’azienda e sul suo business.
  • Fornisce informazioni su come massimizzare ciò che è disponibile, affrontare i limiti, effettuare ulteriori investimenti ed evitare rischi.
  • Crea documenti di supporto per il piano di progetto.
  • Fornisce uno strumento di pianificazione strategica efficace se eseguito regolarmente.

Esempi di analisi SWOT

In questo esempio, una startup medica vuole sviluppare e commercializzare un monitor della glicemia non invasivo a base ottica.

Questa azienda desidera offrire ai pazienti un modo migliore per monitorare e gestire i livelli di zucchero nel sangue senza pungersi dolorosamente le dita utilizzando i tradizionali misuratori di glucosio elettronici domestici.

Vediamo come appare l’analisi SWOT in questo caso.

Punti di forza:

  • L’azienda dispone di brevetti sulla tecnologia del monitor ottico della glicemia.
  • La tecnologia e il dispositivo sono approvati dalla FDA.
  • L’azienda ha il supporto di esperti del settore con una vasta esperienza riguardante la tecnologia, tra cui medicina, ottica, elettronica e produzione.

Debolezze:

  • L’azienda non ha fondi.
  • In quanto startup, l’azienda non ha una rete di distribuzione.
  • Il dispositivo è costoso da costruire.

Opportunità:

  • Esiste un mercato inutilizzato per i monitor della glicemia non invasivi.
  • A causa di un diabete endemico, la domanda di monitor aumenta ogni anno.
  • Le principali istituzioni scientifiche e organizzazioni stanno manifestando interesse a condurre ricerche congiunte.

Minacce:

  • I prodotti competitivi ed emergenti esistenti hanno una forte presenza sul mercato.
  • I prezzi dei dispositivi stanno diminuendo.

Azioni da intraprendere:

Dall’analisi SWOT, questa azienda deve assolutamente considerare di ottenere capitali da investitori interessati come venture capitalist o angel investors.

Inoltre, l’azienda deve costruire rapidamente rapporti con i distributori di dispositivi medici partecipando a conferenze e sviluppando incentivi per i distributori.

L’azienda può anche trarre vantaggio da ricerche e pubblicazioni congiunte con istituzioni e imprese che possono avere reti di distributori esistenti.

Un altro esempio di decisione davanti alla quale un’azienda potrebbe trovarsi: assumere uno stagista per il periodo estivo?

Punti di forza

  • Persona energica e laboriosa
  • Conosce le tecnologie più recenti
  • Conveniente

Opportunità

  • Potrebbe diventare un nuovo dipendente a tempo pieno

Debolezze

  • Investire del tempo per il training
  • Deve tornare all’università a fine estate

Minacce

  • Potrebbe usare la formazione ricevuta per essere assunto in un’azienda rivale

Inoltre, l’analisi SWOT può essere utilizzata anche per prendere decisioni riguardanti la vita privata, ad esempio: fare jogging dopo il lavoro?

Punti di forza

  • Brucia calorie
  • Si può respirare aria fresca
  • Senso di realizzazione

Opportunità

  • Incontrare la futura dolce metà
  • Scoprire nuovi scorci della città

Debolezze

  • Vestiti sudati
  • Dolori muscolari
  • Stanchezza

Minacce

  • Essere attaccato da un cane
  • Subire un infortunio

Per concludere, l’analisi SWOT non aiuta tanto a determinare cosa fare, quanto a determinare se fare o meno qualcosa.

L’obiettivo finale dell’analisi SWOT è abbinare i punti di forza con le opportunità per determinare un percorso chiaro verso il successo o scoprire i punti deboli che potrebbero essere sfruttati in modo da poter essere evitati nella strategia organizzativa.

Se si pianifica sin da subito usando un software di gestione dei progetti come Twproject, i vari elementi dell’analisi SWOT saranno evidenti a colpo d’occhio.

Twproject ti guida nell’analisi e nell’avvio dei tuoi progetti, seguendoti passo passo. Prova subito e gratuitamente a inserire i dati relativi al tuo progetto e scopri tutte le opportunità di lancio e gli eventuali rischi da evitare.

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Le milestone di progetto: pianificare obiettivi e risultati

La milestone di progetto o pietra miliare  è lo strumento di gestione che viene utilizzato per delineare un punto determinato nella pianificazione di progetto.

I punti definiscono, infatti, l’inizio e la fine di un’attività e segnano il completamento di una fase importante del lavoro.

Le milestone nel project management possono essere utilizzate per simbolizzare tutto ciò che è iniziato o finito.

Se una pietra miliare si concentra sui principali punti di progresso in un progetto, questa diventa utile come strumento di pianificazione.

Proprio come i task scompongono un progetto più grande in parti gestibili, le pietre miliari suddividono un progetto in tappe fondamentali.

Quindi, quando si inizia un progetto, le pietre miliari possono aiutare immensamente con la programmazione.

Le milestone sono solitamente presenti nei software di gestione dei progetti, ed ovviamente anche in Twproject.

Hanno una loro icona specifica nella funzione di diagramma di Gantt, e sono a forma di diamante.

Le pietre miliari di progetto: la pianificazione

Le pietre miliari di un progetto sono un modo per stimare con maggiore precisione il tempo necessario per completare il progetto stesso.

Diventano, così, essenziali per una pianificazione precisa del progetto.

Con le milestone, è possibile calcolare meglio la programmazione del progetto segmentandolo in intervalli di tempo più gestibili e più facili da controllare.

Con un po’ di elasticità, possono fare molto di più che fungere da meri indicatori delle fasi del progetto.

Le pietre miliari possono, ad esempio, essere utilizzate per ricordare riunioni ed incontri importanti per il progetto o per segnalare altri eventi interessanti, come workshop o corsi di formazione.

Possono anche rappresentare i momenti di fatturazione del progetto.

Insomma usare questa icona a forma di diamante è un ottimo modo per assicurarsi che tutti siano a conoscenza delle prossime scadenze e dei prossimi incontri importanti.

Naturalmente, le pietre miliari possono indicare le scadenze imminenti di qualsiasi cosa relativa al progetto.

Le pietre miliari di progetto: Tenere traccia dei progressi

Parte della pianificazione di un progetto è costituita dalla possibilità di monitorare e tenere traccia dell’avanzamento di quel programma in tempo reale.

Le pietre miliari sono un modo per vedere sia a che punto è una determinata singola attività, sia lo stato di avanzamento generale del progetto stesso.

Questo è utile quando si ha a che fare soprattutto con gli stakeholder.

Questi infatti, generalmente, non sono interessati a una relazione dettagliata sui progressi del progetto.

Quello che vogliono sapere è se il progetto si muove o meno come inizialmente programmato.

Le pietre miliari sono ideali per questo tipo di report perché mostrano le fasi principali completate.

Noi di Twproject, per esempio, utilizziamo le milestone per definire le date di rilascio delle varie release del software. Questo ci permette di avere sempre chiaro quante funzionalità possiamo aggiungere di volta in volta per non falsare il piano dei rilasci. Ma questo è solo uno dei tanti modi con cui si possono usare!

Pianifica le tue milestone

In Twproject potrai pianificare il tuo progetto evidenziando le pietre miliari. Grazie al Gantt interattivo saprai sempre se un ritardo ha un impatto sulle milestone e verrai notificato immediatamente.

Prova Twproject adesso!

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Le pietre miliari di progetto: come riconoscerle?

Distinguere se una data all’interno del progetto sia davvero una pietra miliare può essere difficile.

La difficoltà è crescente soprattutto nel caso di progetti più complessi.

Per risolvere il dubbio è fondamentale porsi le seguenti domande:

  • È una data che può essere modificata in modo flessibile o è davvero irremovibile?
  • Ciò influirà sulla scadenza finale?
  • È un momento importante del progetto che indicherà progressi futuri?
  • È un evento che ha un impatto sul progetto?

Rispondere a queste domande aiuterà a capire se stiamo parlando di una data semplicemente desiderata o di una vera e proprio pietra milieare.

In sostanza, gli eventi più importanti del proprio progetto devono essere riportati come milestone, in modo che possano essere facilmente visualizzati e mappati dal team di progetto.

Le pietre miliari di progetto: Perché usarle?

Le milestone possono migliorare la programmazione e l’esecuzione di un progetto in diversi modi:

1) Monitorare le scadenze

Nessun piano è completo senza un elenco di scadenze. Il modo migliore è appunto quello di utilizzare le milestone di progetto per indicarle.

Le pietre miliari, come già detto, solitamente sono raffigurate come un diamante nei software di pianificazione di progetto.

Questa icona va quindi a rappresentare una consegna, una presentazione del deliverable o comunque una scadenza da non dimenticare.

2) Rendere facile l’individuazione delle date importanti

Ci sono giornate importanti che hanno un impatto sul progetto?

Forse una riunione con il board management entro cui consegnare un prodotto anche parziale?

Oppure la fatturazione schedulata con il cliente?

È importante tenere a mente tutti questi eventi quando si pianifica un progetto.

Sono eventi di una importanza tale da poter avere un impatto sull’intero progetto e deve risultare semplice individuarli.

3) Identificare potenziali blocchi del progetto

Molti progetti fanno affidamento sul lavoro prodotto da team o partner esterni al fine di progredire.

Se non si tengono monitorati questi fattori esterni, la probabilità di dimenticarli o di non seguirli adeguatamente aumenta.

Quindi, se si sta lavorando ad un progetto che dipende – anche – da qualcuno o qualcosa al di fuori con cui non si ha un contatto così immediato, è importante elencare questi risultati come pietre miliari.

Come abbiamo visto, le pietre miliari sono uno strumento di gestione del progetto davvero utile.

È oltretutto uno strumento facile da usare per la pianificazione ed il reporting di progetto.

In Twproject una milestone coincide sempre con l’inizio o la fine di una fase, questo perché normalmente una milestone è collegata a una consegna o a una fase di kick-off.

Per supportare il team nel raggiungimento dell’obiettivo, in Twproject abbiamo anche impostato un sistema di notifica sulle milestone.

Le notifiche rendono, infatti, ancora più semplice il lavoro del Team che riceverà in automatico gli alert delle attività in scadenza o in ritardo e provvederà a completare i task.

Di default l’allarme (milestone del task vicina) è 3 giorni prima della milestone, ma è anche possibile cambiarlo dalle pagine di configurazione.

Raggiungere e superare positivamente una milestone di progetto fa bene anche al morale della squadra e del project manager stesso.

È per questo che ogni strumento (come gli alert) che faciliti il compito è sempre molto ben accolto.

In Twproject le milestone sono collegabili alle fasi di progetto tramite diverse tipologie di dipendenze, per rispecchiare al meglio l’effettiva implementazione del progetto.

Guarda quanto il suo Gantt può aiutarti nella pianificazione e nell’esecuzione dei tuoi progetti:

Guarda la panoramica sul diagramma di Gantt e le sue milestone in Twproject

Adesso tocca a te provare a mappare un tuo progetto con le milestone di Twproject e vedere se ti aiutano a comprendere meglio scadenze e consegne.

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Master plan e master planning

Un master plan, o piano generale, è un documento di pianificazione dinamico a lungo termine che fornisce un layout concettuale per guidare la crescita e lo sviluppo di un progetto.

I project manager di successo sono maestri nella creazione di piani di progetto dettagliati che specificano l’ambito del progetto, il costo, la pianificazione, le attività e le risorse di un progetto.

Il Master Plan rappresenta, appunto, una visione che viene stabilita nelle fasi iniziali di un progetto ed ha l’obiettivo di portare tutti sulla stessa pagina e di muoversi tutti nella stessa direzione.

Il master plan definisce le aspettative per tutto ciò che verrà fatto durante il ciclo di vita del progetto.

Tuttavia, alcune persone non ritengono che il master plan abbia un reale valore e lo considerano più un lusso anziché una necessità, soprattutto di questi tempi in cui si cerca di ottimizzare al massimo le tempistiche di lavoro.

Ma un buon piano generale è fondamentale per qualsiasi progetto a lungo termine. Ecco perché:

  • Il master planning fornisce una road map per tutte le future decisioni di sviluppo di un progetto.
  • Anche se da alcuni è visto come un costo addizionale, Il master plan può alla fine portare ad un risparmio nel lungo periodo.
  • Consente il contributo di tutte le parti coinvolte in anticipo e definisce le aspettative su come si svilupperanno le varie attività ed i task.
  • L’approvazione di un master plan crea “buy-in” da parte dei principali stakeholder in un progetto. Se tutti danno la loro “benedizione” già all’inizio, ci saranno molte meno possibilità di fare domande o passi indietro in seguito.
  • Un master plan consente di stimare i costi prima che inizi il lavoro vero e proprio. Ciò consente anche di raccogliere fondi per un periodo di tempo più lungo per finanziare il progetto.
  • La pianificazione generale può creare visibilità e credibilità per un progetto. Se la visione di un progetto può essere mostrata ai suoi potenziali utenti, spesso genera entusiasmo per il suo potenziale e questo spesso dà impulso a un progetto e lo aiuta a realizzarsi prima.
  • I progetti con un master plan pianificato hanno generalmente un tasso di completamento più elevato rispetto ai progetti non pianificati.

Il processo di sviluppo di un master plan

Ecco quali sono alcuni denominatori comuni per un buon master plan di progetto:

Studio di fattibilità

Lo studio di fattibilità è una revisione oggettiva delle opzioni disponibili per lo sviluppo di un progetto.

Indica l’obiettivo previsto è raggiungibile, tenendo conto degli aspetti finanziari, sociali e ambientali.

Lo studio di fattibilità è importante per:

  • Identificare rischi e opportunità
  • Fornisce una base per prendere decisioni informate
  • Aiuta a pianificare e allocare risorse in modo efficiente
  • Migliora le possibilità di ottenere finanziamenti e supporto dagli stakeholder.

Quadro strategico

Il quadro strategico accompagna il piano generale e pone le basi per stabilire le informazioni di base relative alle eventuali opportunità e vincoli.

Nella fase di pianificazione strategica, il team determina anche quali competenze chiave sono necessarie per sviluppare il progetto in generale.

il master planning

Scope del progetto

Il master plan di un progetto è sviluppato per garantire che la linea di base dell’ambito del progetto sia mantenuta e coerente.

L’ambito stabilito non dovrà essere alterato o modificato inavvertitamente.

Sebbene l’obiettivo sia quello di apportare modifiche minime o nulle all’ambito del progetto, alcune modifiche potrebbero comunque essere necessarie.

In questo caso, le modifiche verranno identificate tramite il processo di controllo delle modifiche stabilito sempre nel master plan.

Work Breakdown Structure

La Work Breakdown Structure, WBS, è una scomposizione gerarchica del lavoro e delle attività che devono essere eseguite dal team per raggiungere gli obiettivi del progetto e creare i deliverable richiesti.

La WBS organizza e definisce la portata totale del progetto e suddivide il lavoro in parti di lavoro più piccole e più gestibili.

La WBS facilita la gestione del progetto in diversi modi:

Suddividendo il progetto in componenti gestibili, la WBS facilita l’assegnazione di responsabilità e il monitoraggio dei progressi.

Ogni pacchetto di lavoro è chiaramente definito, con obiettivi specifici, il che aiuta il team a concentrarsi sulle attività critiche. Questo approccio migliora la chiarezza e il focus, rendendo più semplice stimare i costi associati a ciascun componente e monitorare le spese durante l’esecuzione del progetto.

La WBS aiuta anche a identificare le risorse necessarie per ciascun pacchetto di lavoro, facilitando una distribuzione efficiente delle risorse umane e materiali.

Con una struttura ben organizzata, è più facile tracciare i progressi del progetto e identificare eventuali ritardi o problemi. Inoltre, la WBS serve come base per gestire le modifiche al progetto, valutando l’impatto di ogni cambiamento proposto.

Work Breakdown Structure in Twproject

Con Twproject, ad esempio, i team possono creare e gestire facilmente una WBS, suddividendo il progetto in attività e sotto-attività gestibili.

La piattaforma organizza queste attività in una struttura gerarchica chiara, migliorando la comprensione e la comunicazione tra i membri del team, particolarmente utile in progetti complessi.

Twproject consente, inoltre, di assegnare responsabilità chiaramente, monitorare l’avanzamento in tempo reale e gestire efficacemente le risorse.

Facilita la gestione delle modifiche, valutando e approvando le richieste in modo strutturato, migliorando così la pianificazione, l’esecuzione e il controllo del progetto, assicurando il successo e il completamento nei tempi previsti.

Chiusura delle fasi e lezioni apprese

Alla fine di ogni fase del ciclo di vita del progetto, il project manager prepara un rapporto sulle lezioni apprese.

Ciò include un’analisi degli obiettivi del progetto raggiunti e del successo di ogni fase completata.

Queste best practice potranno poi essere utilizzate per altri progetti similari e identificare aree per azioni di miglioramento del processo.

Le attività di chiusura includono la revisione di tutti gli scopi e gli obiettivi della fase e la chiusura dei problemi e dei rischi relativi.

Conclusioni

In conclusione, possiamo dire che il master planning è il primo passo fondamentale in qualsiasi processo di progettazione; è la creazione di un quadro in cui si inserirà il lavoro dell’intero progetto.

Nei progetti su larga scala, la collaborazione tra numerosi individui e team può diventare complessa e portare a confusioni che compromettono il successo del progetto.

Un master plan ben elaborato con strumenti avanzati come Twproject, elimina questi ostacoli, fornendo un punto di riferimento univoco che tutti possono seguire.

Questo approccio non solo facilita la comunicazione e la collaborazione, ma aumenta significativamente le probabilità di successo, assicurando che tutti i membri del team siano allineati e lavorino verso un obiettivo comune.

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Identificare i deliverables di progetto

Nella gestione del progetto, un deliverable è un prodotto o un servizio che viene fornito al cliente. I deliverables di progetto di solito hanno una data di scadenza e sono tangibili, misurabili e specifici.

Possono, inoltre, essere dati a un cliente esterno o interno e soddisfare una pietra miliare o una data di scadenza che viene creata e prodotta nel piano di progetto.

Possono esserci uno o più deliverable all’interno di un singolo progetto.

Conoscere quando un deliverable può essere definito tale

I risultati sono ciò che guidano il successo o il fallimento di ogni progetto.

È importante, quindi, sapere quali sono e tutte le diverse forme che essi possono assumere.

Questi risultati misurabili confermano la realizzazione degli obiettivi di lavoro e la bontà del progetto. I risultati dimostrano anche l’aderenza del lavoro del team ai requisiti del progetto.

Capita però che, nell’esecuzione di un progetto, si ottengano risultati che poco abbiano a che fare col progetto stesso.

È necessario, quindi avere dei parametri per affermare che un output possa essere classificato come deliverable. Affinché un output sia classificato come “deliverable” all’interno di un progetto, esso deve:

  • rientrare nel campo di applicazione del progetto
  • essere accettato dagli stakeholder – esterni o interni
  • essere il risultato di un lavoro deliberato
  • avere un ruolo preciso nel realizzare l’obiettivo del progetto

Il deliverable può essere massiccio e tangibile, come uno stadio o una fabbrica, ma può anche essere piccolo, come un documento di una pagina.

I deliverables di progetto, da soli, raramente sono l’obiettivo finale, ma piuttosto tracciano il percorso per raggiungerlo.

Questo è il motivo per cui i project manager si concentrano spesso in modo ossessivo sulla loro definizione, gestione e monitoraggio.

 Deliverables interni vs esterni

Un modo comune per classificare i risultati finali è dividerli in risultati “esterni” ed “interni”. C’è un metodo semplice per definirli:

  • Qualsiasi lavoro svolto per soddisfare le richieste di un cliente o per combattere la concorrenza è un risultato esterno.
  • Qualsiasi lavoro svolto che non faccia parte del business con clienti è un risultato interno. Un deliverable interno, in poche parole, è qualsiasi cosa venga creato come parte della gestione del business. Tenere e monitorare i conti, creare documenti aziendali, ecc. questi sono tutti i risultati interni.

Differenza tra Deliverable e Milestones

Un’altra fonte di confusione per alcuni project manager, soprattutto all’inizio della carriera, è la differenza tra deliverable e milestones.

Le pietre miliari sono punti di controllo nel corso di un progetto e possono essere inserite in qualsiasi punto. Contrassegnano il completamento di un’attività importante. Le Milestones non hanno scadenze, ma sono semplicemente un modo per tenere traccia dei progressi del progetto.

Le pietre miliari vengono create per scomporre un risultato finale complesso nelle sue parti costitutive.

Le pietre miliari inoltre, non sono pensate per i clienti, ma per il team di progetto interno.

Deliverables di progetto vs delivarables di processo

C’è ancora un’altra distinzione che bisogna fare quando si tratta di deliverable: deliverables di progetto vs deliverables di processo.

I risultati del progetto sono i grandi traguardi incentrati sul cliente di cui abbiamo parlato in precedenza.

I risultati del processo descrivono invece il percorso che aiuterà a creare i risultati del progetto.

Tutti i documenti creati nel corso della gestione di un progetto, come ad esempio la dichiarazione dell’ambito del progetto, il piano di progetto e la struttura per la ripartizione del lavoro, sono documenti raramente rivolti al cliente. Sono però documenti fondamentali per gli stakeholder interni e per il team al fine di gestire meglio il progetto.

i deliverable di progetto

Tutti questi documenti sono esempi di deliverable di processo. La loro creazione non è l’obiettivo stesso del progetto, ma rende molto più facile una conclusione di successo.

Processo di definizione dei deliverables di progetto

Per definire i risultati del progetto, è necessario guardare indietro rispetto all’obiettivo del progetto, ponendosi le seguenti domande:

  • Che cosa sta cercando di raggiungere il progetto?
  • Qual è lo scopo, l’obiettivo o il risultato finale che il cliente desidera una volta che il progetto si chiude?
  • Quali sono le parti costitutive dell’obiettivo del progetto?
  • Qual è la forma e la funzione di ciascuna di queste parti costitutive?
  • Quanto è importante questa parte per il progetto complessivo?
  • Come sarà possibile creare questa parte?
  • Qual è il costo di produzione / acquisizione di questa parte?
  • Quanto tempo ci vorrà per produrre / acquisire questa parte?

In sostanza, si sta decomponendo l’obiettivo del progetto in parti più piccole e, allo stesso tempo, si sta valutando la fattibilità e la priorità di ogni parte costituente.

Raccolta dei requisiti per i prodotti finali

La parte probabilmente più difficile è definire i requisiti per ogni deliverables di progetto. In particolare, i requisiti specificano i criteri che rendono accettabile – o no – un deliverable.

Se i requisiti sono incompleti, i clienti inevitabilmente richiederanno modifiche e revisioni e ciò può aumentare la portata e il budget del progetto, intaccando i profitti.

Un passo fondamentale nel processo di definizione dei deliverable, pertanto, è la raccolta dei requisiti.

Ci sono diverse tecniche di progettazione che possono essere adottate per raccogliere i requisiti.

Indipendentemente dalla tecnica utilizzata, però, ci sono alcune domande che ci si dovrebbe sempre porre quando si vanno a valutare i requisiti per ogni deliverable:

  • Chi sono i principali stakeholder che hanno bisogno di accettare questo deliverable?
  • Quali sono le priorità principali per questo deriverable?
  • Questi requisiti rientrano nel campo di applicazione e nel budget del progetto? In caso contrario, quanto spazio / budget aggiuntivi sono necessari?
  • Abbiamo creato deliverable simili in passato? Quali erano le loro esigenze?
  • Qual è lo standard del settore per questi deliverable?
  • Chi è l’utente finale per questo deliverable?
  • Cosa lo renderà un successo per loro?
  • Quali sono i criteri minimi di qualità che questo deliverable deve soddisfare per avere successo? Come verranno misurati?

Oltre ai requisiti specifici per ogni deliverable, ci saranno anche alcuni requisiti “universali”, di solito dettati dalle migliori pratiche seguite nel settore di riferimento o dall’organizzazione nello specifico.

Suggerimenti per la gestione dei deliverables di progetto

Seguendo questi semplici suggerimenti è possibile semplificare la gestione dei risultati del progetto:

  • Definire i deliverable prima di iniziare il lavoro. L’aggiunta di deliverable una volta che il lavoro è già iniziato potrebbe portare ad un cambio di ambito e di budget del progetto.
  • Quanto meglio saranno compresi i requisiti per ogni deliverable, tanto più facile sarà per le parti interessate accettarlo.
  • Scomporre l’obiettivo del progetto per scoprire i punti chiave.
  • Coinvolgere le parti interessate nella riunione di avvio del progetto e cercare il loro contributo nella definizione dei risultati finali e dei loro criteri di accettazione.
  • Quando si raccolgono i requisiti, assicurarsi che soddisfino i criteri degli obiettivi SMART.
  • Separare i deliverable in fasi distinte per poterli seguire meglio.
  • Identificare in anticipo le metriche che verranno utilizzate per misurare l’accettabilità di ciascun deliverable.
  • Identificare la scadenza per ogni deliverable.
  • Utilizzare un software di gestione del progetto per facilitare il tracciamento e la gestione dei deliverable del progetto.
  • Mantenere una chiara distinzione tra deliverable e milestone e tra deliverable di processo e di progetto.

Ogni project manager deve sviluppare il proprio processo per definire e gestire i deliverable al meglio. Ciò dipenderà dal suo stile di lavoro e dai limiti e dalle capacità del team di progetto.

Un modo per rendere più semplice la gestione dei deliverable è sempre e comunque utilizzare un software di project management.

In questo modo sarà più facile tenere traccia dei deliverable e assicurarsi che soddisfino i criteri di accettazione.

Twproject offre degli strumenti raffinati per la definizione e il monitoraggio degli obiettivi del progetto. Ad esempio permette di scomporre il progetto in fasi e sotto-fasi, creando una WBS dettagliata, a cui assegnare singoli deliverables.

Ancora, consente di riordinare e condividere tutte le informazioni utili attraverso un Gantt dinamico e interattivo, con uno straordinario grado di elasticità nel settaggio delle dipendenze e di integrazione con le altri componenti del project planning.

Ma questo è solo un piccolo assaggio di tutto ciò che offre Twproject a chi vuole iniziare a pianificare al meglio. Provalo gratuitamente per 15 giorni e scopri quanto è utile per la gestione e la condivisione dei tuoi progetti.

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Come scegliere un Software gestione progetti

Quali sono i principali motivi per scegliere un buon software di gestione dei progetti, e come farlo al meglio? Vediamo questo argomento nel dettaglio.

Un software di project management è un modo versatile per semplificare il processo di gestione di qualsiasi progetto. Aiuta infatti ad unificare il processo di lavoro su uno o più progetti.

Si evita, in questo modo, di costringere i team a lavorare su diverse applicazioni e piattaforme.

Così, gli strumenti di comunicazione, la condivisione dei file, il monitoraggio delle attività e delle scadenze, la pianificazione e il reporting sono tutti inseriti in un’unica applicazione software. Una comodità non da poco.

Il software di gestione dei progetti funziona come uno spazio di lavoro in tempo reale. Aiuta a mantenere lo sguardo concentrato sul quadro generale, gestendo efficacemente i dettagli giorno per giorno.

Quando è necessario scegliere un software di gestione dei progetti?

È importante sottolineare che il software di gestione dei progetti è pensato per progetti completi che richiedono tempo e lavoro di squadra.

Un’organizzazione ha bisogno di un software di gestione dei progetti quando è necessario che individui ed unità aziendali diverse si coordinino, sia internamente che esternamente, per completare determinate attività.

Stabilire precisamente quando, per una Azienda è il momento esatto di passare all’utilizzo di un software gestionale per progetti non è semplice.

Vi sono però dei segnali inequivocabili che quando accadono ci fanno capire che forse è arrivato il momento. I segni rivelatori secondo i quali un’organizzazione ha bisogno di un software per la gestione del progetto includono:

  • Quando i progetti hanno subito ritardi a causa dell’eccesso di corrispondenza via e-mail e il lavoro è stato perso nelle caselle di posta dei membri del team.
  • Se regna la confusione su fogli Excel eccessivamente elaborati e non user-friendly.
  • Nel caso in cui alcune scadenze sono state perse a causa della mancanza di responsabilità e trasparenza nel processo.
  • Se vi è una scarsa comunicazione tra i membri del team ed il project manager a causa della mancata segnalazione dello stato del progetto o delle singole attività.
  • Quando vi sono lavori sovrapposti o ridondanti a causa della confusione che regna sul ruolo specifico di ciascun membro del team.
  • Allorché le timeline non sono chiare o vengono perse a causa di una pianificazione scadente o di una comunicazione scarsa.

Sfruttare quindi le soluzioni di gestione dei progetti offerte da un software può semplificare l’intero processo. Può consentire al team di offrire un lavoro di qualità superiore in un periodo di tempo più breve.

Un software efficace consente di salvare e tenere traccia di più progetti contemporaneamente. Semplifica il monitoraggio delle scadenze e dei progressi dei singoli membri del team.

In sostanza, il carico di lavoro può essere salvato su un’unica piattaforma. Su questa piattaforma ciascun membro del team ha accesso a tutte le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro al meglio.

Che aspetto ha il software di gestione dei progetti?

Generalmente un  presenta inizialmente una dashboard che funge da base di partenza. Questo pannello di controllo fornisce l’accesso a tutte le principali funzionalità del software.

Dalla dashboard, gli utenti possono creare nuovi progetti e gestire e organizzare quelli vecchi.

dashboard software gestione progetti

In molte piattaforme di gestione dei progetti, la dashboard è anche la sede di una panoramica dei progetti attivi e completati, a cui gli utenti possono accedere in qualsiasi momento.

I sistemi chiaramente variano nelle loro capacità, ed è importante valutare quali sono le esigenze aziendali prima di scegliere un software di gestione progetti.

Per i project manager, il controllo completo sulla direzione del progetto è fondamentale.

In questo modo possono riassegnare il lavoro e riprogrammarlo se un membro del team è sovraccarico mentre altri non lo sono, gestendo in modo più efficace le risorse.

Con riepiloghi e resoconti dettagliati, i project manager possono anche rimanere più facilmente al passo con i nuovi sviluppi.

Qualsiasi progetto complesso ha molte parti mobili ed è quindi importante che il responsabile sia informato di tutti i dettagli.

Scegliere il giusto software di gestione del progetto

La maggior parte dei software di gestione del progetto di qualità offrono le funzionalità descritte sopra, ma ovviamente ci sono altri aspetti che variano da piattaforma a piattaforma.

Per questo è importante il processo di selezione di un software di project management per garantire il successo di un’organizzazione.

Una grande impresa, ad esempio, avrà esigenze diverse rispetto ad una piccola startup con un piccolo team.

Esaminare quindi ogni software e porsi le domande giuste è la chiave.

Ogni applicazione di gestione del progetto ha le sue caratteristiche distintive, quindi selezionarne una che completa la squadra è fondamentale.

L’implementazione e la facilità d’uso dovrebbero essere fattori fondamentali nel determinare la decisione.

5 aspetti fondamentali per la scelta di un software di project management

Ecco quindi quali sono i 5 aspetti fondamentali per scegliere il giusto software di gestione progetti:

1. Rispondere ai perché

Il processo deve iniziare con una valutazione trasparente ed onesta del perché si ha bisogno di un software di project management. Si può iniziare tracciando le esigenze ed identificando i problemi attuali. Questo può essere seguito da un’analisi dei processi esistenti per evidenziare i punti dolenti e, di conseguenza, cercare un software che permetta di sorpassare questi ostacoli.

 2. Guardare oltre i “grandi nomi”

Chiaramente esistono software di project management più conosciuti di altri, ma siamo veramente sicuri che questi rappresentino la scelta giusta in ogni caso? Per una determinata organizzazione infatti, una piattaforma di gestione progetti meno conosciuta potrebbe essere la soluzione ideale. Ecco quindi che diventa importante parlare in rete per vedere che tipi di software si stanno utilizzando, raccogliere opinioni diverse, chiedere ai membri del team cosa hanno usato nelle loro precedenti organizzazioni, ecc. Insomma, fare un po’ di ricerca e confrontare le varie funzionalità.

Twproject ha raccolto le esperienze di alcuni suoi clienti. Puoi farti ispirare dai loro casi d’uso e capire se anche tu hai simili esigenze e Twproject può dunque fare anche al caso tuo.

3. Identificare le barriere di implementazione

Una volta scelto un potenziale software di gestione progetti, è importante considerare gli ostacoli o le barriere di implementazione ai quali si potrebbe andare incontro. Queste barriere di implementazione potrebbero essere qualsiasi cosa: dalla resistenza del team a sessioni di formazione più lunghe e costose del previsto, dalla migrazione dei dati difficoltosa al budget di acquisto insufficiente. L’idea è quindi quella di identificare tutto ciò che potrebbe causare un blocco all’implementazione del software, verificare se le barriere possono essere in qualche modo eliminate e trovare una soluzione.

4. Effettuare un test drive

Quasi tutti i software disponibili vengono forniti con una prova gratuita (quella di Twproject è disponibile qui). È quindi importante sfruttare al massimo questa opportunità, utilizzando scenari di progetti realistici per scorrere l’elenco delle funzionalità del software. Il PM non dovrà agire da solo, ma scegliere un Team proprio come farebbe per un progetto reale. Il team scelto per il test drive avrà così la possibilità di esplorare il nuovo software e dare un feedback il più accurato possibile. È importante qui tenere aperte le linee di comunicazione per contrastare qualsiasi problema e per essere sempre aggiornati.

5. Redigere un piano di implementazione dettagliato

Un ultimo fattore da considerare prima di scegliere ufficialmente il software di gestione dei progetti consiste nel pianificare il piano di implementazione e assicurarsi che sia il più agevole possibile. Elementi tipici da considerare in questa fase includono le scadenze temporali per l’implementazione, un’adeguata formazione per i diversi stakeholder e le eventuali attività di migrazione dei dati.

Guarda questo breve video per capire quanto è facile iniziare a usare Twproject.

È inoltre necessario valutare il livello di supporto all’avvio che è possibile ottenere dal fornitore e il supporto tecnico a lungo termine. Twproject ti garantisce un’assistenza costante fin dall’inizio e per tutta la durata del tuo lavoro.

Conclusioni

La scelta di un software di gestione progetti richiede quindi molto più che una decisione basata solo su un paio di nomi, su un’analisi superficiale delle funzionalità e sul feedback di poche persone.

La scelta di un nuovo strumento di gestione dei progetti può essere un processo lungo e complicato, ma che vale la pena a lungo termine.

La scelta giusta sarà un vantaggio per l’organizzazione in generale, per i clienti e per il team.

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Come implementare il Balanced Scorecard in azienda

Nel mondo del project management, il Balanced Scorecard (BSC) si è affermato come uno strumento essenziale per i project manager.

Questo metodo offre una visione completa della performance aziendale, collegando obiettivi strategici con attività operative.

Vediamo di cosa si tratta e come implementarlo in modo efficace.

Le origini del Balanced Scorecard

Il concetto di Balanced Scorecard (BSC) è stato introdotto per la prima volta nel 1992 da Robert S. Kaplan e David P. Norton.

Questi due pensatori rivoluzionari hanno cambiato il panorama della gestione strategica e del controllo delle performance aziendali. Il loro approccio innovativo è nato dalla constatazione che i metodi tradizionali di valutazione delle performance aziendali, basati principalmente su indicatori finanziari, erano insufficienti per una gestione strategica completa e efficace.

Kaplan e Norton hanno proposto il BSC come un framework che equilibra gli indicatori finanziari con altri tipi di misure legate a fattori critici di successo.

L’idea era quella di fornire ai manager uno strumento più bilanciato e completo per monitorare e guidare la performance aziendale. Il Balanced scorecard non solo considera i risultati finanziari, ma integra anche misure legate alla soddisfazione del cliente, all’efficienza dei processi interni e alla capacità di innovazione e crescita dell’organizzazione.

Da allora, il BSC è stato adottato e adattato da innumerevoli organizzazioni in tutto il mondo, diventando uno degli strumenti di gestione strategica più influenti e diffusi.

Nel corso degli anni, Kaplan e Norton hanno continuato a sviluppare e affinare il concetto di BSC. Hanno introdotto l’idea delle “mappe strategiche”, che aiutano le organizzazioni a visualizzare le relazioni di causa-effetto tra diversi obiettivi strategici. Questo ha ulteriormente rafforzato il BSC come uno strumento non solo per la misurazione delle performance, ma anche per la pianificazione e l’esecuzione strategica.

La sua applicazione oggi va oltre la semplice misurazione delle performance, influenzando la cultura aziendale, la comunicazione interna, e la presa di decisioni strategiche.

In questo contesto, strumenti come Twproject possono giocare un ruolo cruciale nell’implementazione e nel monitoraggio del BSC, fornendo una piattaforma integrata per allineare gli obiettivi strategici con le attività quotidiane.

Le quattro prospettive del balanced scorecard

Il Balanced Scorecard si distingue per il suo approccio olistico alla misurazione delle performance aziendali, strutturato attorno a quattro prospettive fondamentali.

Queste prospettive aiutano le organizzazioni a bilanciare gli obiettivi a breve termine con quelli a lungo termine, considerando vari aspetti critici per il successo.

Ecco una dettagliata analisi di ciascuna prospettiva:

  • Prospettiva finanziaria: questa prospettiva si concentra sugli aspetti economici e sulla salute finanziaria dell’organizzazione. Gli indicatori chiave in questa categoria includono il ritorno sugli investimenti (ROI), il flusso di cassa, la crescita dei ricavi, e la redditività.

L’obiettivo è garantire che le decisioni aziendali e le iniziative di progetto contribuiscano positivamente alla performance finanziaria. In questo contesto, il BSC aiuta i manager a comprendere come le strategie operative influenzino i risultati finanziari.

  • Soddisfazione del cliente: questa valuta il grado di soddisfazione e fedeltà dei clienti, considerando l’azienda dal punto di vista del cliente. Indicatori come la soddisfazione del cliente, la quota di mercato, il numero di reclami dei clienti e il Net Promoter Score (NPS) sono comunemente utilizzati. L’obiettivo è migliorare la qualità del servizio, la relazione con il cliente e, in definitiva, la fedeltà del cliente. Questa prospettiva sottolinea l’importanza di ascoltare e rispondere alle esigenze dei clienti per il successo a lungo termine.

  • Prospettiva dei processi interni: questa prospettiva si focalizza sull’efficienza e l’efficacia dei processi interni dell’organizzazione. Si tratta di valutare come i processi interni possano essere ottimizzati per migliorare la performance complessiva.

Indicatori come il tempo di ciclo, la qualità del prodotto/servizio e l’efficienza operativa sono essenziali. L’obiettivo è identificare e migliorare i processi critici che influenzano direttamente la soddisfazione del cliente e i risultati finanziari.

  • Apprendimento e crescita: conosciuta anche come la prospettiva dell’innovazione e della crescita, questa dimensione si concentra sullo sviluppo delle risorse umane, dei sistemi informativi e dell’organizzazione in generale.

Indicatori come la soddisfazione e la formazione dei dipendenti, il tasso di innovazione e l’efficacia dei sistemi informativi sono centrali. L’obiettivo è creare un ambiente che favorisca l’apprendimento continuo e l’innovazione, garantendo così la sostenibilità e la crescita a lungo termine dell’organizzazione.

Incorporando queste quattro prospettive in un framework coerente, il Balanced Scorecard permette ai manager di ottenere una visione completa e bilanciata della performance aziendale.

Questo approccio assicura che le decisioni strategiche siano prese considerando una varietà di fattori critici, piuttosto che basarsi esclusivamente su misure finanziarie a breve termine.

Implementazione efficace del Balanced Scorecard

L’implementazione del Balanced Scorecard (BSC) in un’organizzazione è un processo che richiede impegno e pianificazione strategica.

 Ecco una guida passo-passo per una implementazione efficace:

  • Definizione degli obiettivi strategici: il primo passo nell’implementazione del BSC è stabilire gli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Questi obiettivi dovrebbero riflettere la missione e la visione aziendale e dovrebbero essere chiari, misurabili e raggiungibili. È importante che questi obiettivi siano allineati con le quattro prospettive del BSC per garantire un approccio bilanciato.

  • Selezione degli Indicatori di Performance (KPI): una volta definiti gli obiettivi, il passo successivo è scegliere gli indicatori chiave di performance (KPI) per ciascuna prospettiva del BSC. Questi KPI dovrebbero essere direttamente collegati agli obiettivi strategici e dovrebbero fornire una misura chiara del progresso verso il raggiungimento di tali obiettivi. È cruciale selezionare KPI che siano rilevanti, affidabili e facilmente misurabili.
  • Coinvolgimento e comunicazione con il team: l’implementazione del BSC non può avere successo senza il pieno supporto e coinvolgimento del team. È essenziale comunicare chiaramente gli obiettivi, i KPI e il valore del BSC a tutti i livelli dell’organizzazione. La formazione e l’istruzione del personale su come utilizzare il BSC nella loro routine quotidiana sono fondamentali per garantire l’adozione e l’efficacia del sistema.
  • Integrazione con i processi aziendali: Il BSC dovrebbe essere integrato nei processi aziendali esistenti. Ciò significa collegare gli obiettivi del BSC con i piani operativi, i budget e i sistemi di reporting. Questo allineamento assicura che il BSC non sia percepito come un’iniziativa isolata, ma come parte integrante della gestione aziendale.
  • Monitoraggio e revisione regolare: una volta implementato, il BSC richiede un monitoraggio e una revisione regolari. Questo include l’analisi periodica dei KPI, la valutazione dei progressi verso gli obiettivi strategici e l’aggiustamento delle strategie se necessario. È importante stabilire un processo di revisione regolare per assicurare che il BSC rimanga rilevante e allineato con le esigenze in evoluzione dell’organizzazione.
  • Utilizzo di strumenti di project management: strumenti come Twproject possono giocare un ruolo cruciale nell’implementazione del BSC. Offre, infatti, funzionalità che permettono di tracciare facilmente i progressi verso gli obiettivi, monitorare i KPI e generare report dettagliati. L’utilizzo di tali strumenti può semplificare significativamente il processo di monitoraggio e revisione, rendendo l’implementazione del BSC più gestibile e meno onerosa.

Balanced Scorecard: un cambiamento strategico nell’azienda

L’adozione del Balanced Scorecard rappresenta molto più di una semplice implementazione di un nuovo strumento di gestione; è un cambiamento strategico che può trasformare l’intera cultura aziendale.

Questo cambiamento inizia con la riconsiderazione di come l’organizzazione misura e interpreta il successo, spostando il focus da misure finanziarie a breve termine a una visione più olistica e a lungo termine.

E’ un approccio che aiuta a identificare e colmare le lacune tra la strategia aziendale e le operazioni quotidiane, garantendo che ogni aspetto dell’organizzazione sia allineato con gli obiettivi a lungo termine.

L’introduzione del BSC spesso porta a una maggiore consapevolezza tra i dipendenti riguardo agli obiettivi strategici dell’azienda. Questo può aumentare l’engagement e la motivazione, poiché i dipendenti comprendono meglio come il loro lavoro contribuisca al successo complessivo dell’organizzazione.

Inoltre, favorisce una maggiore collaborazione tra diversi reparti, poiché incoraggia una visione condivisa degli obiettivi aziendali.

Un altro aspetto importante del cambiamento strategico indotto dal BSC è la promozione dell’innovazione e dell’apprendimento continuo.

Con la sua enfasi sulla prospettiva di apprendimento e crescita, il BSC incoraggia le aziende a investire nello sviluppo delle competenze dei loro dipendenti e nella ricerca di nuove opportunità di innovazione. Questo non solo migliora le capacità e la produttività dei dipendenti, ma contribuisce anche alla sostenibilità a lungo termine dell’azienda.

Tuttavia, questo cambiamento strategico non è esente da sfide. Richiede una comunicazione efficace da parte della leadership e un impegno a supportare il personale durante la transizione.

Le aziende devono essere pronte ad affrontare resistenze interne e a gestire le aspettative durante il processo di implementazione del BSC.

La chiave per superare queste sfide è mantenere una comunicazione aperta, offrire formazione adeguata e dimostrare con azioni concrete come il BSC possa portare benefici tangibili.

Perché utilizzare Twproject per l’implementazione del Balanced Scorecard?

Twproject è un software di gestione dei progetti che può aiutarti a implementare il Balanced Scorecard nella tua azienda. Può essere utilizzato per:

  • Definire la tua visione e strategia: può aiutarti a catturare e documentare la visione, la missione e la strategia della tua azienda. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per creare un Balanced Scorecard allineato ai tuoi obiettivi globali.
  • Identificare i fattori critici di successo: puoi utilizzare Twproject per identificare i fattori più importanti per il successo della tua azienda. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per definire obiettivi e misure per ciascun fattori critici di successo.
  • Tracciare i progressi: il software può essere utilizzato per tracciare i progressi verso i tuoi obiettivi e misure del Balanced Scorecard. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per prendere decisioni basate sui dati sulla tua strategia aziendale.
  • Comunicare i risultati: Twproject può aiutare a comunicare i risultati del tuo Balanced Scorecard agli stakeholder della tua azienda. Queste informazioni possono aiutare ad allineare tutti ad una visione e strategia comuni.

L’implementazione del Balanced Scorecard richiede una pianificazione strategica, un impegno organizzativo e l’utilizzo di strumenti adeguati.

Seguendo questi passaggi, le organizzazioni possono assicurarsi di adottare il BSC in modo efficace, trasformandolo in uno strumento potente per il raggiungimento degli obiettivi strategici e il miglioramento continuo delle performance aziendali.

Tieni tutti i progetti sotto controllo con Twproject!

 

I migliori software di gestione del carico di lavoro del 2024

Sei alla ricerca del modo migliore per la gestione del carico di lavoro all’interno del tuo team? Siamo qui per guidarti nella scelta.

La gestione del carico di lavoro è un’attività cruciale per ogni responsabile di progetto.

Infatti, forse ancor più della gestione dei progetti in sé, è importante tener conto di come vengono assegnati i compiti, a chi li si assegna e perché.

Tutto questo, se fatto empiricamente, può generare il caos. Gli squilibri sono inevitabili se non si pianifica con attenzione il carico affidato a ogni risorsa.

Abbiamo già visto come calcolare il carico degli operatori e quali sono i benefici nel farlo.

Oggi proveremo a rispondere a questa domanda: a chi mi affido per farlo al meglio?

Ma prima concentriamoci un attimo sulle motivazioni che ci spingono alla gestione oculata di questo aspetto.

Gestione del carico: tre fattori cruciali

Il primo aspetto può sembrare ovvio, e invece spesso viene tralasciato quando si programmano le assegnazioni di un progetto.

Si tende in certi casi a trascurare la visione d’insieme e dunque può capitare di distribuire i compiti a risorse già cariche.

Ciò avviene perché il carico viene preso in considerazione solo in un secondo momento, e invece dovrebbe essere il primo aspetto da considerare per valutare la fattibilità del progetto stesso.

Quando si compie questo errore, sarà poi inevitabile incorrere in ritardi e slittamenti di fasi e scadenze, portandoci a una pianificazione disordinata.

In secondo luogo, altro obiettivo fondamentale nella gestione del carico di lavoro è la ricerca di equilibrio.

Esistono numerosi studi che sostengono che un carico eccessivo non solo non migliori la produttività, ma al contrario la blocchi.

Dunque, una gestione efficiente del carico oltre a ridurre i costi e aumentare la produttività, accresce la soddisfazione sul lavoro e previene il burnout.

La sfida per il capo progetto è quella di assegnare il giusto carico agli membri del team: questo non deve essere eccessivo ma allo stesso tempo deve essere ben equilibrato tra tutte le persone coinvolte.

Ne deriverà un maggior senso di equità e di conseguenza impegno e coinvolgimento da parte di tutta la squadra.

È bene perciò che l’attività di distribuzione delle assegnazioni e gestione dei carichi sia trasparente.

Questa trasparenza nell’assegnazione dei compiti è possibile solo utilizzando un sistema condiviso.

Una buona piattaforma servirà dunque non solo al project manager per calcolare le assegnazioni e i carichi, ma anche ai destinatari delle assegnazioni, per sapere di non essere in sovraccarico e di poter condividere il lavoro con le altre risorse coinvolte.

Quali caratteristiche deve avere un software di gestione del carico di lavoro

Non è facile assegnare le mansioni agli operatori, tenendo conto delle priorità, delegando i compiti alla persona più adatta e verificando la sua disponibilità.

Fare a mano questa operazione è praticamente impossibile ed estremamente dispendiosa in termini di tempo, a meno che non ci si rivolga a un buon software.

Completezza e capillarità

Uno dei punti cruciali è quello di trovare un software per gestire questo processo in maniera automatica. Il software dovrà essere necessariamente collegato alla gestione dei progetti e dei task, per non dover inserire i dati più volte.

Dunque l’integrazione con altre funzioni è un aspetto fondamentale da ricercare in uno strumento di gestione.

La gestione del workload non può essere mai slegata dal contesto. Per questo non esistono software che sono solo addetti a questa funzione.

Ma è importante anche che il nostro software ci permetta di inserire i dati in maniera intelligente e semplificata, senza dover ripetere le stesse informazioni all’interno delle varie sezioni.

Distinzione tra attività

Un altro suggerimento che ti diamo è di cercare un software che distingua le diverse tipologie di attività.

A livello pratico, infatti, sappiamo che non tutte le ore di lavoro sono spese allo stesso modo.

Ci sono le attività routinarie, ossia la “normale amministrazione”: le riunioni, lo smistamento della posta, il supporto ai colleghi eccetera. A seconda delle mansioni, questa tipologia di attività avrà un impatto minore o maggiore sul carico quotidiano, ma in ogni caso una percentuale del nostro tempo è spesa mediamente così.

Ci sono poi i progetti con una data di inizio e fine, con un carico di lavoro pianificato da svolgere entro quelle date.

Infine ci sono le attività non pianificate entro un determinato periodo, ma stabilite ad esempio da un contratto di assistenza che prevede un tot di ore di supporto annuali. Queste ore costituiscono le cosiddette attività “spot”.

Queste tre tipologie di attività non si comportano allo stesso modo quando calcoliamo il carico di lavoro.

Infatti, le ore di attività routinaria non si accumulano ai giorni successivi in caso di assenza o in caso di impegno su altri fronti.

Al contrario, le ore di attività di progetto, se non svolte per un qualsivoglia motivo, vengono ridistribuite nei giorni successivi fino alla data di fine del progetto.

E infine, le attività spot non sono normalmente incluse nel carico quotidiano, ma vengono inserite solo quando un intervento ad hoc viene pianificato per un determinato giorno.

Avere uno strumento che distingue tra queste tre tipologie di attività renderà la gestione del carico di lavoro molto più realistica e utile ai fini di una pianificazione coerente.

Ed eccoci giunti al dunque.

Quali sono i software che ci garantiscono le migliori prestazioni in termini di gestione del carico? Scopriamolo insieme.

1. Twproject

Workload su Twproject

Twproject è un software completo per la gestione dei progetti. Offre una gestione del carico di lavoro raffinata e precisa, che ci facilita molto il lavoro grazie alle sue automazioni.

Questo software basa il suo calcolo su due informazioni: la durata del progetto e la stima del lavoro stimato per una risorsa.

Il suo algoritmo ottimizza i tempi e quando due progetti si sovrappongono all’interno delle stesse giornate, Twproject ridistribuisce in maniera intelligente il carico sui giorni successivi, senza modificare così la durata dei progetti.

In caso di superamento del limite, Twproject segnala il sovraccarico, invitando dunque il project manager a rivedere le tempistiche o le assegnazioni (ossia i due dati di base forniti all’inizio).

Il workload interagisce con i to-do inseriti e con il calendario. Le informazioni inserite in questi campi vengono riportate automaticamente sulla pagina del carico di lavoro, permettendoci di risparmiare molto tempo negli inserimenti.

Inoltre, via via che le risorse inseriscono le ore svolte, il carico di Twproject, grazie alla sua dinamicità, ridistribuisce automaticamente le ore rimanenti.

Caratteristiche principali:

  • distinzione tra attività di progetto, routinarie e spot
  • ridistribuzione dinamica del carico
  • possibilità di personalizzare in qualsiasi modo l’orario di lavoro delle risorse
  • integrazione con il calendario, con il Gantt, con le assegnazioni e i to-do
  • notifiche efficaci in caso di sovraccarico
  • agile risoluzione dei conflitti (anche con un solo click)

Prezzo: a partire da 7,89 € utente/mese.

Pro: Il carico di lavoro in Twproject è frutto di una lunga esperienza sul campo, che ha portato a sviluppare uno strumento eccellente e che riesce a tenere conto di ogni esigenza. Il suo funzionamento è intuitivo e aiuta a svolgere una pianificazione realistica e accurata.

Contro: A nostro avviso nessun difetto riscontrato.

Grazie alle sue automazioni e alla sua dinamicità, Twproject non lascia spazio all’improvvisazione, prevenendo il sovraccarico e aiutandoti a bilanciare il lavoro del tuo team.

2. Toggl

Toggl

Toogl è un altro strumento di gestione del carico di lavoro con buone funzionalità e alcune automazioni.

Il suo obiettivo è quello di aiutare a bilanciare la capacità di lavoro del team e di adattare di conseguenza il carico dei progetti.

In particolare, questo strumento mostra una certa attenzione all’aspetto visivo, ma può risultare un po’ ostico per chi è alle prime armi.

Ha uno specifico focus sul benessere del personale di lavoro e un sistema di segnalazioni che ha come scopo la prevenzione del burnout.

Una delle sue tipologie di alert, ad esempio, suggerisce quando è il caso di assumere nuovo personale all’interno dell’azienda.

Caratteristiche principali:

  • Panoramica della disponibilità accessibile su tutte le timeline del team
  • Riprogrammazione delle attività e riallocazione delle risorse attraverso il drag and drop
  • Importazione di dati dal calendario di Google
  • Segnalazione dei conflitti
  • Visualizzazione personalizzata a seconda del ruolo della risorsa
  • Pianificazione di ore totali possibile solo a livello di task e non di progetto

Prezzo: a partire da 9 $ utente/mese.

Pro: Toggl ha una buona interfaccia e il suo metodo di analisi sul workload è ben programmato. È un software che offre una buona visione d’insieme grazie alla sua dashboard.

Contro: Nonostante una buona interfaccia utente, Toggl non offre un altrettanto buona esperienza di navigazione. È un po’ carente in quanto a strumenti di pianificazione futura.

Uno strumento di livello per chi ha come primo obiettivo l’evitamento del sovraccarico, ma che richiede una certa dose di esperienza nel settore.

3. Hive

Hive

In Hive la funzione di gestione del carico, o “Resourcing” come viene qui chiamata, è disponibile solo per la licenza di tipo Enterprise.

La sua peculiarità è quella di partire dalle assegnazioni per stabilire di conseguenza le tempistiche dei progetti.

Dunque Hive si connota per una alta attenzione alla gestione delle risorse interne ed è adatto a chi utilizza questa specifica procedura.

Le sue funzionalità di resourcing sono utili anche nella gestione dei progetti, e per allocare tempo e budget in modo appropriato.

L’obiettivo finale è proprio che tutti i collaboratori lavorino al massimo delle loro capacità.

Caratteristiche principali:

  • dashboard per il resourcing da cui il manager può prelevare le disponibilità per le assegnazioni
  • inserimento automatico del carico dopo aver indicato assegnatario, data e tempo stimato
  • utilizzo di workspaces per la creazione dei team
  • uso dei filtri
  • segnalazione degli sforamenti tramite colorazione differente
  • possibilità di visualizzare il carico in ore o in percentuale
  • personalizzazione nella visualizzazione della assegnazioni tra i membri del team

Prezzo: a partire da 12 $ utente/mese.

Pro: Hive ha un’interfaccia invitante e allo stesso tempo offre un buon livello di personalizzazioni. Le sue automazioni sono efficaci e il sistema di approvazione e revisione è molto dettagliato.

Contro: Pur essendo uno strumento collaborativo, Hive ha scarse misure di sicurezza per la divulgazione di dati. Inoltre, a livello di assegnazione dei task, questo strumento non prevede la condivisione di documenti.

Buono strumento per chi sceglie, come metodologia di calcolo, di partire dalla disponibilità delle risorse per stabilire le tempistiche di progetto.

4. Zoho

Zoho

Zoho punta a una distribuzione equa del lavoro in modo da rafforzare la collaborazione all’interno del team.

Nello specifico, questo software non è uno strumento unico, ma è una sorta di mosaico composto da vaie applicazioni che si possono integrare o meno.

Dunque, non necessariamente si hanno tutte le funzioni e questo può limitare un po’ il lavoro ed essere talvolta dispersivo.

Caratteristiche principali:

  • Molteplici modi di visualizzazione del carico
  • “Heatmap” per visualizzare il tempo libero di ogni risorsa
  • Grafici di utilizzo delle risorse
  • Possibilità di automazione dei task

Prezzo: a partire da 5 $ utente/mese.

Pro: La principale caratteristica di Zoho è la possibilità di personalizzazione, sia in quanto a strumenti utilizzati, sia in quanto a visualizzazione dei dati. Tutto sommato, è uno strumento facile da usare e con un buon livello di intuitività.

Contro: La necessità di integrare più app della famiglia di Zoho per avere un management completo può scoraggiare alcuni utenti. Ciò fa sì inoltre che tutta l’infrastruttura di Zoho sia poco compatibile con altre applicazioni.

Un tool composito per chi vuole una gestione del workload da personalizzare a piacimento a seconda delle esigenze specifich

5. nTask

nTask

Come dice il nome stesso, questo software si focalizza sulla gestione dei task quotidiani, e ha dunque molte funzionalità ad essi legate, come l’automazione dei task, i report ad essi legati eccetera.

Anche la gestione del carico di lavoro parte quindi dai task inseriti piuttosto che da una pianificazione generale delle tempistiche di progetto.

Questo aspetto rende nTask maggiormente adatto a piccoli team o lavoratori autonomi.

I task possono essere distribuiti tra le risorse con una sorta di kanban board che mostra il carico di lavoro.

Caratteristiche principali:

  • Vista di carico in stile Kanban
  • Task liberi assegnabili tramite drag e drop
  • Rischedulazione secondo vari parametri (cambio date o cambio di impegno della risorsa)
  • Filtri per personalizzazione della vista o dell’ordinamento
  • Carico settabile in percentuale o FTE (Full-Time Equivalents)

Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: nTask ha buone funzioni di sicurezza e anche di condivisione delle informazioni. In caso di sforamento permette di scegliere come risolvere il conflitto, in quanto ha varie possibilità di aggiustamento.

Contro: essendo pensato per piccoli team o liberi professionisti, non è molto agevole da usare quando ci sono più progetti in corso. È inoltre carente in quanto a reportistica avanzata.

Strumento agile e con alcune intuizioni utili, più adatto a freelance o a piccoli team che a grandi aziende.

Conclusioni

Per concludere, abbiamo visto che la gestione del carico di lavoro è il processo che identifica, monitora e gestisce il lavoro di un team. All’interno di questa cornice, ci sono diverse maniere di svolgere il processo e i vari strumenti sul mercato rappresentano queste scelte metodologiche.

È dunque a partire dalla scelta dello strumento che il project manager può far brillare le proprie capacità: bisognerà trovare il giusto percorso, che tenga conto delle dimensioni del team, del settore, dei casi d’uso e dello stile del progetto.

Speriamo che questa breve guida ti aiuterà nella scelta del migliore software per la gestione del carico di lavoro per la tua azienda.

Se ti va, condividi la tua opinione con noi e inizia subito a pianificare il tuo carico: con Twproject puoi farlo gratuitamente per i primi 15 giorni.

Come creare un backlog di progetto efficace

Il backlog di progetto rappresenta il cuore della pianificazione e dell’esecuzione in un ambiente di project management agile.

È più di una semplice lista di compiti: è una mappa strategica che guida il team attraverso le complessità e le sfide di un progetto.

In questo articolo, esploreremo come creare un backlog efficace, elemento cruciale per il successo di qualsiasi progetto agile.

Cos’è un backlog di progetto?

Un backlog di progetto è un elenco ordinato di tutto ciò che è necessario per completare il progetto. Questo include funzionalità, funzioni, requisiti tecnici, miglioramenti e correzioni da apportare.

In un contesto agile, il backlog è dinamico e soggetto a cambiamenti, riflettendo l’evoluzione delle esigenze del progetto e degli stakeholder.

Un backlog ben strutturato è fondamentale per la chiarezza e l’efficienza. Esso permette ai team di capire rapidamente le priorità e di organizzare il lavoro in modo più produttivo.

Un backlog chiaro e dettagliato aiuta a prevenire incomprensioni e assicura che tutti i membri del team siano allineati sugli obiettivi del progetto.

Elementi essenziali di un backlog di progetto ben definito

Definizione dei ruoli nel team

Nel contesto di un progetto agile, la chiarezza dei ruoli è fondamentale per il successo. I membri del team sono il motore che trasforma le idee in realtà.

In un ambiente agile, essi lavorano in modo collaborativo, spesso in team cross-funzionali, per completare gli elementi del backlog. In particolare, i membri del team, in particolare, il Scrum Master e il Product Owner hanno responsabilità distinte ma complementari, che influenzano direttamente l’efficacia del backlog di progetto.

Il Scrum Master reagisce come un facilitatore e un coach per il team. Il suo ruolo è quello di assicurare che il team aderisca ai principi della metodologia agile e utilizzi le pratiche più efficaci.

Questo include aiutare il team a rimuovere eventuali ostacoli che potrebbero impedire il progresso e garantire che le riunioni di pianificazione dello sprint siano produttive.

Il Product Owner è il custode del backlog di progetto. Questa figura ha la responsabilità di definire la visione del prodotto e di assicurare che il backlog rifletta questa visione.

Il Product Owner priorizza gli elementi del backlog, assicurandosi che le attività più critiche siano affrontate per prime. Inoltre, lavora a stretto contatto con i membri del team per chiarire i requisiti e per assicurare che le user story siano ben definite e comprensibili.

Gli elementi chiave di un backlog di progetto

Un backlog ben definito è più di una semplice lista di compiti; è una roadmap dettagliata che guida il team attraverso il progetto.

Per essere efficace, deve essere chiaro, organizzato e strategicamente strutturato.

Ecco gli elementi chiave che lo rendono uno strumento indispensabile nella gestione agile del progetto.

  • Chiarezza e specificità: ogni elemento del backlog deve essere descritto con chiarezza e precisione. Questo significa che ogni compito, user story o requisito deve avere obiettivi ben definiti e criteri di accettazione specifici. Una descrizione vaga o generica può portare a interpretazioni errate, causando ritardi e inefficienze. La chiarezza aiuta il team a comprendere esattamente cosa deve essere fatto e quali sono le aspettative.
  • Prioritizzazione strategica: la prioritizzazione è fondamentale in un backlog di progetto. Gli elementi devono essere ordinati in base alla loro importanza e urgenza. Questo aiuta il team a concentrarsi sulle attività più critiche, garantendo che le risorse siano allocate in modo efficiente. La capacità di distinguere tra ciò che è essenziale e ciò che può attendere è cruciale per il successo del progetto.
  • Flessibilità e adattabilità: in un ambiente agile, il backlog deve essere flessibile. Deve poter adattarsi rapidamente ai cambiamenti, che possono derivare da feedback degli utenti, nuove scoperte durante lo sviluppo o cambiamenti nelle priorità aziendali. Un backlog rigido può ostacolare il progresso; pertanto, deve essere regolarmente rivisto e aggiornato per riflettere la realtà corrente del progetto.
  • Collaborazione e coinvolgimento del team: un backlog efficace è il risultato di un processo collaborativo. Coinvolgere il team nella creazione e revisione del backlog non solo aumenta la precisione e la rilevanza degli elementi, ma migliora anche l’impegno e la responsabilità del team. Ogni membro dovrebbe avere la possibilità di contribuire con il proprio insight e competenza.
  • Visibilità e accessibilità: il backlog deve essere facilmente accessibile a tutti i membri del team. Una visibilità chiara degli elementi del backlog assicura che tutti siano allineati e consapevoli delle priorità correnti.

La metodologia Agile e il backlog di progetto

La metodologia agile è un approccio rivoluzionario nella gestione dei progetti, che enfatizza la flessibilità, la collaborazione e la risposta rapida ai cambiamenti.

In questo contesto, il backlog di progetto assume un ruolo cruciale, fungendo da colonna vertebrale per l’intero processo di sviluppo. Vediamo come il backlog si integra e supporta la metodologia agile.

Nella metodologia agile, i progetti sono sviluppati in modo iterativo e incrementale. Questo significa che il lavoro è suddiviso in piccole parti gestibili, spesso chiamate “sprint“.

Il backlog di progetto supporta questo approccio fornendo un elenco ordinato di compiti e requisiti che possono essere affrontati in ciascuno sprint. Questa suddivisione permette al team di concentrarsi su piccoli obiettivi a breve termine, facilitando una consegna più rapida e flessibile.

Uno dei principi fondamentali dell’agile è la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti.

Il backlog di progetto è infatti dinamico; non è un piano fisso, ma un elenco vivente che si evolve con il progetto. Questo significa che può essere aggiustato e riprioritizzato in base ai feedback degli stakeholder, ai cambiamenti del mercato o alle nuove scoperte fatte dal team durante lo sviluppo.

Un backlog agile permette al team di rimanere agile e reattivo, garantendo che il prodotto finale sia il più rilevante e di alta qualità possibile.

La metodologia agile pone grande enfasi sulla collaborazione tra i membri del team e gli stakeholder. Il backlog di progetto diventa un punto di riferimento per questa collaborazione.

Gli stakeholder, inclusi i clienti e gli utenti finali, possono contribuire al backlog fornendo feedback e suggerimenti. Questo assicura che il prodotto finale sia allineato con le loro esigenze e aspettative.

Allo stesso tempo, il team ha la possibilità di discutere e valutare gli elementi del backlog, garantendo che siano realistici e fattibili.

La prioritizzazione degli elementi del backlog è spesso basata sul valore che ogni compito apporta al cliente o all’utente finale. Questo approccio orientato al valore assicura che le risorse siano concentrate sugli aspetti più critici del progetto, massimizzando il ritorno sugli investimenti e l’impatto del prodotto finale.

User Story: il cuore del backlog

Le user story sono un aspetto fondamentale del backlog di progetto, specialmente in un contesto agile. Queste brevi descrizioni focalizzate sull’utente rappresentano non solo ciò che deve essere fatto, ma anche il valore che ogni compito porta agli utenti finali.

Una user story è tipicamente formulata con una struttura semplice, ma potente: “Come [utente], voglio [obiettivo] così che [beneficio]”.

Questo formato aiuta a concentrarsi sulle esigenze e desideri degli utenti, piuttosto che su specifiche tecniche dettagliate. Ogni user story dovrebbe essere sufficientemente chiaro per fornire una comprensione diretta di ciò che l’utente necessita e perché è importante.

Il fulcro delle user story è il valore che esse apportano all’utente. Questo approccio orientato all’utente assicura che il team di sviluppo rimanga concentrato sul creare funzionalità che migliorano effettivamente l’esperienza dell’utente finale.

Invece di perdersi in dettagli tecnici, il team può continuare a chiedersi: “Stiamo soddisfacendo le esigenze dell’utente con questa funzionalità?

Le user story incoraggiano la collaborazione e la discussione all’interno del team e con gli stakeholder.

Sono strumenti eccellenti per facilitare la comprensione reciproca e per garantire che tutti siano sulla stessa pagina. Inoltre, aiutano a spezzare il lavoro in parti più piccole e gestibili, rendendo più semplice per il team stimare lo sforzo e pianificare lo sviluppo.

Ogni user story dovrebbe includere criteri di accettazione chiari, che definiscono le condizioni specifiche che devono essere soddisfatte affinché la storia sia considerata completa. Questi criteri aiutano a garantire che il lavoro svolto soddisfi le aspettative e forniscono una linea guida chiara per il testing e la verifica della qualità.

Le user story nel backlog devono essere prioritizzate in base al loro valore e urgenza. Questo processo di prioritizzazione aiuta il team a concentrarsi sulle funzionalità più importanti per gli utenti, garantendo che le risorse siano allocate in modo efficiente e che il progetto progredisca in modo significativo.

Pianificazione dello sprint e gestione del backlog

La pianificazione dello sprint e la gestione efficace del backlog sono componenti cruciali nella metodologia agile, in particolare in framework come Scrum. Queste fasi permettono ai team di organizzare il lavoro in modo efficiente e di assicurare che gli obiettivi del progetto siano raggiunti in modo sistematico.

Esaminiamo più da vicino questi aspetti.

La riunione di pianificazione dello sprint

La riunione di pianificazione dello sprint è un momento chiave in cui il team, insieme al Product Owner e al Scrum Master, decide quali elementi del backlog saranno affrontati nel prossimo sprint.

Durante questa riunione, il team valuta la complessità e il tempo necessario per ciascun elemento del backlog, stabilendo un piano realistico per il lavoro che può essere completato durante lo sprint. Questo processo richiede una comprensione chiara delle capacità del team e delle priorità del progetto.

Selezione degli elementi del backlog

La selezione degli elementi del backlog da includere in uno sprint è un processo strategico.

Il team, guidato dal Product Owner, deve considerare vari fattori, come l’urgenza delle user story, la loro importanza per il progetto complessivo e la loro fattibilità nel contesto del tempo e delle risorse disponibili. Gli elementi selezionati diventano parte dello Sprint Backlog, che è un sottoinsieme del backlog di progetto più ampio.

Gestione del backlog di progetto

Il backlog di progetto, come abbiamo già detto, non è statico; è un documento vivente che deve essere costantemente aggiornato e raffinato.

Durante lo sprint, possono emergere nuove informazioni che richiedono l’aggiunta di nuovi elementi al backlog o la riconsiderazione delle priorità esistenti. ù

Il Product Owner ha la responsabilità di mantenere il backlog aggiornato, assicurando che rifletta sempre le esigenze correnti del progetto e degli stakeholder.

Un aspetto fondamentale della gestione del backlog è l’attivo coinvolgimento del team.

I membri del team dovrebbero avere la possibilità di esprimere opinioni e feedback sugli elementi del backlog, contribuendo alla loro definizione e priorizzazione. Questo approccio collaborativo non solo aumenta l’efficacia del backlog, ma migliora anche il morale e l’impegno del team.

Al termine di ogni sprint, il team dovrebbe rivedere il lavoro completato e prepararsi per il successivo. Questo include l’analisi degli elementi del backlog che non sono stati completati e la loro possibile inclusione nel prossimo sprint.

Questo processo di revisione e pianificazione continua assicura che il team rimanga focalizzato e allineato con gli obiettivi a lungo termine del progetto.

Preparazione per lo sprint successivo

Dopo la conclusione di uno sprint, è fondamentale dedicare tempo alla preparazione del successivo. Questa fase è cruciale per mantenere il momentum e assicurare che il progetto continui a progredire in modo efficiente e mirato.

Vediamo alcuni passaggi chiave per prepararsi efficacemente allo sprint successivo.

1. Revisione dello sprint concluso

Inizia con una revisione approfondita dello sprint appena concluso. Questo include l’analisi di ciò che è stato completato, ciò che non è stato fatto e i motivi di eventuali ritardi o ostacoli.

Questa valutazione aiuta a identificare le aree di miglioramento e le lezioni apprese che possono essere applicate nei futuri sprint.

2. Aggiornamento del Backlog di progetto

Sulla base della revisione, aggiorna il backlog di progetto. Rimuovi o modifica gli elementi che non sono più rilevanti e aggiungi nuove attività o requisiti emersi. Assicurati che il backlog rifletta le priorità correnti e le esigenze del progetto.

3. Pianificazione dello sprint successivo

Con un backlog aggiornato, inizia la pianificazione del prossimo sprint.

Questo processo dovrebbe coinvolgere tutto il team, assicurando che gli obiettivi dello sprint siano chiari, realistici e allineati con le aspettative degli stakeholder. Stabilisci quali elementi del backlog saranno affrontati e definisci gli obiettivi chiari e misurabili per lo sprint successivo.

Assicurati che ogni membro del team comprenda le aspettative e il proprio ruolo nel raggiungimento di questi obiettivi.

4. Promuovere la comunicazione e la collaborazione

Rafforza l’importanza della comunicazione aperta e della collaborazione all’interno del team. Incoraggia la condivisione di idee, preoccupazioni e feedback per migliorare continuamente il processo di lavoro e l’efficacia del team.

Twproject: la soluzione ideale per il tuo backlog di progetto

Nel contesto della gestione agile del progetto, la scelta dello strumento giusto per gestire il backlog è cruciale.

Twproject si afferma come uno strumento essenziale nella gestione agile del backlog, grazie alle sue funzionalità specifiche.

Offre un’interfaccia intuitiva che facilita la gestione del backlog, permettendo agli utenti di aggiungere, modificare e prioritizzare facilmente gli elementi.

La piattaforma promuove la collaborazione e la comunicazione efficace all’interno del team, essenziale per mantenere tutti allineati sulle priorità del backlog. Inoltre, supporta il tracciamento del progresso e fornisce report dettagliati, aiutando i project manager a monitorare lo stato del progetto e l’efficienza del team.

La sua integrazione con le metodologie agile lo rende particolarmente adatto alla gestione del backlog in ambienti dinamici, mentre le sue funzionalità di supporto e sicurezza assicurano la protezione dei dati e un’assistenza affidabile.

Twproject eccelle non solo nella gestione del backlog di progetto, ma anche nel supporto del backlog di prodotto.

Questo permette ai project manager e ai team di avere una visione olistica delle esigenze e delle priorità del prodotto, facilitando la pianificazione strategica a lungo termine e l’adeguamento agile alle esigenze in evoluzione del mercato e degli utenti.

In conclusione, la creazione e la gestione di un backlog di progetto efficace sono essenziali per il successo nella gestione di progetti agili.

Un backlog ben curato e una pianificazione dello sprint attenta permettono ai project manager e ai loro team di navigare con successo attraverso le complessità dei progetti, mantenendo un focus chiaro sugli obiettivi e garantendo che ogni passo sia allineato con la visione complessiva del progetto.

Con la giusta combinazione di strumenti, strategie e collaborazione di team, i project manager possono guidare i loro progetti verso risultati eccezionali.

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Il piano di monitoraggio di un progetto

Il monitoraggio dei progetti svolge un ruolo vitale nei processi decisionali di un project manager.

Tuttavia, pur essendo un metodo spesso trascurato, se messo in pratica, il monitoraggio dei progetti può aiutare il project manager ed il suo team a prevedere potenziali rischi e ostacoli che se non trattati potrebbero far deragliare il progetto.

Cos’è il piano di monitoraggio di un progetto?

Il piano di monitoraggio di un progetto consiste nel tenere traccia e monitorare di tutte le metriche relative al progetto.

Grazie a questa attività il Project Manager potrà avere sempre il controllo della situazione identificando potenziali problemi e mettendo in pratiche le azioni correttive. II piano di monitoraggio è fondamentale per garantire che il progetto rientri nel campo di applicazione e rispetti le scadenze specificate ed il budget previsto.

In parole povere,

il monitoraggio del progetto serve a supervisionare tutte le attività di progetto per assicurarsi che questo si svolga come pianificato.

Il monitoraggio è la quarta fase delle cinque fasi del project management secondo il PMBOK: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio – appunto – e chiusura.

La fase di monitoraggio dovrebbe essere eseguita contemporaneamente all’esecuzione del progetto, fornendo visibilità e informazioni utili sul progetto.

Il monitoraggio del progetto aiuta a tenere traccia delle prestazioni e della progressione del progetto utilizzando gli indicatori chiave di prestazione (KPI) concordati durante la pianificazione del progetto.

Il nucleo di questa fase sta nell’identificare quando è necessario un cambiamento, cosa comporta il cambiamento e come implementarlo impattando il minimo possibile sulla direzione del progetto.

Perché il piano di monitoraggio del progetti è importante?

Quando i project manager prendono decisioni importanti senza dati verificati, è come se si muovessero in una stanza che non conoscono ad occhi chiusi.

Le decisioni saranno basate su ben poche o nessuna evidenza. L’azione potrebbe, quindi, non essere molto efficiente e potrebbe essere solo uno spreco di tempo e risorse.

Ecco perché è importante monitorare i progetti diligentemente e utilizzare i dati raccolti per arrivare a decisioni razionali e logiche.

Ecco alcune domande fondamentali durante la fase di monitoraggio del progetto:

  • Le attività vengono eseguite come pianificato?
  • Ci sono conseguenze impreviste che sorgono come risultato di queste attività?
  • Ci sono degli elementi del progetto che devono essere modificati e se sì quali sono?
  • Qual è l’impatto di questi cambiamenti?
  • Queste azioni correttive porteranno ai risultati attesi?

L’automazione nel monitoraggio dei progetti

Strumenti e tecnologie automatizzate possono semplificare il processo di monitoraggio del progetto.

La maggior parte dei project manager ha già adottato strumenti di project management per delegare compiti e monitorare i loro progetti.

Tuttavia, il monitoraggio del progetto è un processo complesso ed il project manager deve essere sempre coinvolto attivamente in questa fase.

il piano di monitoraggio

I sei vantaggi del monitoraggio dei progetti

Nello specifico, il monitoraggio del progetto offre sei vantaggi:

1. Allinea i progressi al piano

Il monitoraggio del progresso del progetto aiuterà a valutare se il progetto è in linea con il piano originale. Inoltre, aiuterà a capire, nel caso in cui il progetto stesse andando male, quali azioni correttive intraprendere.

2. Coinvolgimento delle parti interessate.

Il monitoraggio migliora il coinvolgimento degli stakeholder. Se un problema o rischio viene rilevato troppo tardi, lo sponsor del progetto si trova spesso impotente. Con un monitoraggio regolare ed una chiara comunicazione, sarà più facile affrontare i rischi e gli imprevisti.

3. Soddisfazione del cliente.

La comunicazione aperta ed il feedback aumentano la probabilità che il risultato finale soddisfi le aspettative, ritenendo quindi il progetto un successo.

4. Motivazione del team e responsabilità.

La motivazione della squadra avrà oscillazioni durante l’esecuzione del progetto. Monitorando i progressi e il completamento delle tappe fondamentali, il team avrà chiari gli obiettivi del progetto e darà la giusta importanza ai singoli contributi.

5. Gestione dei fornitori esterni.

La comunicazione è fondamentale per qualsiasi progetto, in particolare quando si lavora con fornitori esterni. Monitorare le prestazioni di queste risorse aiuterà a rispettare le scadenze chiave, a gestire il budget e a tenere conto di ritardi imprevisti nella pianificazione del progetto. Allo stesso modo, è necessario condividere le modifiche del progetto con i fornitori in modo che possano aggiornare i propri piani interni ed essere disponibili di conseguenza.

6. Apprendimento e miglioramento continui.

Il monitoraggio rappresenta un’opportunità ideale per l’apprendimento continuo e il miglioramento, oltre che per la pianificazione che per l’esecuzione del progetto. Una volta terminato il progetto, è fondamentale documentare le lezioni apprese, compito che risulta più semplice se il progetto è stato monitorato durante l’esecuzione.

Metodi e tecniche di monitoraggio del progetto

Il monitoraggio del progetto inizia durante la fase di pianificazione del progetto.

Durante questa fase, il project manager deve decidere quali sono i fattori per definire il successo del progetto. Dovrà inoltre stabilire come misurare l’obiettivo utilizzando gli indicatori chiave di prestazione (KPI).

Sulla definizione di successo, è anche necessario consultare il team e lo sponsor del progetto.

I KPI utilizzati per tracciare e misurare il successo possono essere ad esempio:

  • Tempo di ciclo: il tempo necessario per completare un’attività.
  • Numero di aggiustamenti al programma: quanto spesso la pianificazione del progetto è stata modificata.
  • Scostamento del budget: quanto il budget effettivo varia dal budget del progetto
  • Numero di errori: il numero di volte in cui è necessario ripetere il lavoro.

Inoltre, è possibile tenere traccia della soddisfazione del cliente, delle ore di lavoro pianificate confronto alle effettive, ecc.

Scegliere i KPI è quindi il primo tassello del puzzle.

Le 6 fasi di monitoraggio del progetto

1. Identificare gli obiettivi del progetto

La definizione degli obiettivi del programma inizia con la risposta a tre domande:

  • Che problema sta cercando di risolvere il progetto?
  • Quali passi vengono presi per risolvere questo problema?
  • Come farà il team di progetto a sapere quando il progetto ha avuto successo nel risolvere il problema?

Rispondere a queste domande aiuterà a identificare ciò che il progetto dovrebbe fare e come il team, e soprattutto il project manager, sapranno se ha funzionato o meno.

2. Definire gli indicatori

Una volta definiti gli obiettivi di progetto, è il momento di definire gli indicatori per tracciare i progressi verso il raggiungimento di tali obiettivi. Gli indicatori tracciano lo stato di avanzamento del progetto ed aiutano a rispondere alla domanda “Le attività vengono implementate come pianificato?”

3. Definire i metodi di raccolta dati e le tempistiche

Ora è il momento di decidere i metodi per la raccolta dei dati e la frequenza con cui i vari dati verranno registrati. Il metodo scelto avrà importanti implicazioni sul monitoraggio del progetto. Un metodo errato infatti, potrebbe portare ad una percezione sbagliata.

4. Identificare i ruoli e le responsabilità durante il monitoraggio

È importante decidere fin dalle prime fasi di pianificazione chi è responsabile della raccolta dei dati per ciascun indicatore. I ruoli di gestione dei dati devono essere decisi chiaramente in modo che tutti siano sulla stessa pagina.

5. Creare un piano di analisi e modelli di report

Una volta che tutti i dati sono stati raccolti, qualcuno dovrà redigere una tabella dei risultati per la revisione interna ed il reporting esterno. Il piano di monitoraggio di progetto dovrebbe quindi includere i dettagli su quali dati verranno analizzati e come verranno presentati i risultati.

6. Pianificare la divulgazione dei dati

L’ultimo elemento del piano di monitoraggio descrive come e a chi verranno diffusi i dati. Ad esempio, un team di progetto potrebbe voler rivedere i dati su base mensile per prendere decisioni programmatiche e sviluppare piani di lavoro futuri, mentre altri stakeholder potrebbero voler esaminare i dati ogni trimestre. Queste opzioni dovrebbero quindi essere discusse con le parti interessate per determinare le ragionevoli aspettative per la revisione dei dati e per sviluppare piani di diffusione all’inizio del progetto.

Questi sei passaggi sono tutto ciò che serve per impostare un piano di monitoraggio del progetto di buona qualità.

Applicando con costanza questi passaggi, ogni project manager sarà in grado di vedere come sta andando il suo progetto. Sarà soprattutto in grado di intervenire tempestivamente per correggere il percorso quando necessario evitando insuccessi inopportuni.

Twproject rappresenta per noi una soluzione efficiente per il monitoraggio dell’avanzamento dei progetti e la registrazione delle ore lavorate, consentendoci di risparmiare sia in termini di costi che di energia. 

I vantaggi nell’utilizzo di uno strumento intelligente come Twproject

Se il settaggio di tutti questi parametri può sembrare arduo, la vita del project manager può essere notevolmente semplificata dall’uso di uno strumento tecnologico avanzato come Twproject, che imposta automaticamente il riepilogo di questi dati e aiuta a tenere sotto controllo con semplici grafici l’andamento di tutti i progetti in corso.

Twproject fornisce infatti delle statistiche costantemente aggiornate e personalizzabili sull’andamento dei progetti e grazie agli alert avverte delle situazioni critiche.

Inoltre, ti garantisce di poter tener traccia dell’evoluzione del tuo progetto e di risalire alle fasi precedenti in qualsiasi momento, grazie alla sua utilissima Timeline di progetto.

In base ai dati inseriti in maniera guidata, Twproject genererà per ogni progetto dei diagrammi di avanzamento che valutano diversi parametri. Così il project manager sarà sempre consapevole di eventuali ritardi delle fasi programmate, di sforamento dei tempi previsti e del budget pianificato, del superamento delle scadenze, del sovraccarico delle risorse.

diagramma avanzamento progetti twproject

Tra i software di project management è l’unico ad avere una vista di progetto così dettagliata e questo è il suo principale punto di forza.

Ma non è finita qui: Twproject offre analisi così dettagliate ad ogni livello dell’albero di progetto, quindi anche per tutte le sotto-fasi inserite durante la stesura della WBS.

Insomma a tutti i livelli del project management e per i diversi ambiti coinvolti aiuta ad avere una vista completa sull’andamento dei progetti in corso.

Visita questa pagina per fare una prova gratuita e vedere quanto è semplice e immediato monitorare tutti i vari aspetti dei progetti con Twproject.

Monitora i tuoi progetti con Twproject

Wrike vs Clickup: quale software di Project Management scegliere per la tua azienda?

In questo articolo vi aiuteremo a esplorare le caratteristiche principali di due giganti del software di gestione dei progetti, e scegliere quale tra i due, Wrike o Clickup, scegliere.

Immaginiamo la scena: finalmente hai deciso di adottare un sistema unificato per il tracciamento dei progetti e per l’assegnazione delle attività al tuo team di lavoro. Così facendo, speri di ottimizzare i tempi che dedichi ogni giorno destreggiandoti tra cartelle condivise, e-mail, note cartacee, file di worklog sparsi ovunque e sei alla ricerca di uno strumento unico che ti permetta di gestire tutti questi aspetti in una sola piattaforma. Ma quale scegliere?

Sicuramente il passaggio richiederà del tempo, tanti dati andranno trasferiti sul nuovo sistema e dovrai affrontare le resistenze da parte di qualcuno.

Però ormai hai maturato la consapevolezza che dovrai scegliere tra uno dei due “big” sul mercato del project management, ovvero Wrike o Clickup, e vorresti che questa valutazione non ti portasse via troppo tempo. Di solito questi software offrono una prova gratuita di due settimane, ma per chi sente l’urgenza di iniziare, consapevole del fatto che la curva di apprendimento potrebbe protrarsi per un po’, è importanze velocizzare la fase di test del software.

Ma è qui che ti veniamo incontro. Abbiamo testato a lungo i due software più popolari e possiamo fornirti un’analisi dettagliata delle principali funzionalità mettendole a confronto ed evidenziandone pro e contro. Abbiamo cercato di prevedere le domande che potresti farti e abbiamo suddiviso le principali questioni per argomento.

Come premessa, ci teniamo a dirti che non ti pentirai del percorso intrapreso e che l’adozione di un buon sistema di project management ti porterà indubbi benefici, sia in termini di ottimizzazione di tempi e risorse, sia in termini di qualità del livello di collaborazione all’interno del team. Numerose ricerche hanno dimostrato che la condivisione delle informazioni e la responsabilizzazione individuale dei lavoratori, come quando vengono messi a capo di fasi di progetto, aumentano la produttività generale e la soddisfazione del team. Ma tutto questo è più facile a farsi che a dirsi quando impari ad avvalerti di buoni strumenti.

Ma veniamo al dunque e partiamo con l’analisi delle singole funzionalità di questi software, suddivise per macro aree.

Wrike o Clickup: Pianificazione del progetto e diagramma di Gantt

Il primo aspetto che abbiamo preso in considerazione riguarda uno strumento che i project manager ritengono visivamente molto utile.
Se hai fatto qualche ricerca in questo campo saprai già di cosa si tratta, tuttavia si può dire semplicemente che è un grafico a barre orizzontali che mostra le varie fasi di un progetto comprese tra una data di inizio e una di fine e la eventuale relazione tra esse.

Nel corso del nostro studio di questo aspetto all’interno dei due software presi in esame, siamo stati colpiti da una buona usabilità dello strumento in entrambi, ma in particolare Clickup ci è piaciuto per un piccolo ma utile dettaglio: una barra verde che mostra l’intera durata delle fasi di progetto operando una somma tra le attività presenti al suo interno.

gantt wrike o clickup

In entrambi i software abbiamo poi trovato utile vedere il nome dell’assegnatario sulle fasi del progetto, e tuttavia sarebbe stato utile a nostro avviso poter visualizzare anche delle ulteriori informazioni, come ad esempio i codici di progetto, di cui molte aziende fanno uso per una più immediata individuazione.

In Wrike è possibile inserire i propri giorni di assenza, come vedremo nel prossimo punto, e ciò ha una ripercussione sul Gantt e sulla durata del progetto in generale, poiché fa “slittare” in avanti tutte le attività pianificate per quei giorni e tutte quelle ad esse collegate. Di conseguenza il progetto si estende oltre quanto era stato pianificato.

Inoltre, il project manager non riceve una notifica degli avvenuti cambiamenti e pertanto riteniamo questa modalità abbastanza inaccettabile per il conseguimento di buoni risultati. Su Clickup il problema non si pone perché non è contemplata la possibilità di inserire giorni di assenza da parte dei dipendenti. Dunque, anche se questa è una carenza generale, perlomeno ciò non va a intaccare le tempistiche dei progetti.

Wrike o Clickup: Carico di lavoro

Il secondo aspetto che andrai a migliorare con l’adozione di un tool di project management è la gestione del carico di lavoro. Infatti, questo è un fattore che gioca un ruolo chiave nella buona riuscita di un progetto dato che è normale in un’azienda avere il personale coinvolto su più fronti. Calcolare il carico di ogni risorsa è fondamentale per capire chi e quando potrà portare a termine le assegnazioni. Se unifichiamo i sistemi di gestione, questo lavoro sarà sicuramente più rapido ed efficace.

In Wrike abbiamo rilevato una gestione del carico di lavoro semplice e intuitiva. Questo aspetto è gestibile nell’area “Strumenti” e permette facilmente di spostare le assegnazioni da un utente all’altro, quando il carico è eccessivo. Per calcolare il carico totale, Wrike permette di inserire il numero di ore giornaliere richieste per ogni task, anche se non è possibile differenziare tra i vari giorni.

carico lavoro wrike o clickup

Purtroppo in Wrike non è possibile impostare orari di lavoro diversi dalle 8 ore e il project manager non può inserire i giorni di assenza pianificata dei dipendenti, poiché ciascun utente può inserire solo le proprie ore: questo limita un po’ i processi di gestione del carico.

In maniera forse un po’ meno intuitiva, Clickup invece propone come soluzione l’inserimento di un numero massimo di task giornalieri per ogni dipendente, ma non permette di indicare le ore da dedicare ai progetti. Riteniamo che questa modalità sia molto riduttiva poiché non tiene conto delle differenze sostanziali che possono esserci nell’impiego delle risorse a seconda delle attività da svolgere. Anche in Clickup è facile riallocare le attività tra il personale coinvolto, tuttavia il sistema pecca un po’ in accuratezza. Inoltre Clickup non supporta strumenti per la gestione degli orari, delle ferie e dei permessi. Wrike d’altro canto non ha la registrazione dei worklog.

Se dunque Wrike si presenta dal punto di vista del carico di lavoro come superiore rispetto al suo principale competitor, sarebbe utile a nostro avviso fare un passo ulteriore e permettere di allocare il carico in maniera dinamica, con una distribuzione ottimizzata che assegni le ore sui progetti anche in maniera differenziata tra i giorni, a seconda che la risorsa sia impegnata o meno su altri fronti.

Wrike o Clickup: Gestione Agile con il Kanban

Per individuare quale fra Wrike e Clickup presenti un migliore approccio alla metodologia Agile ci siamo concentrati principalmente sulla composizione della loro Kanban board. Questa sorta di “lavagna” al cui interno le attività di progetto compaiono come dei post-it disposti su colonne in base al loro stato di produzione è molto amata da chi vuole velocizzare i tempi di aggiornamento dei dati.

Anche in questo caso le due piattaforme si sono dimostrate esteticamente appaganti e facili nell’uso, ma Clickup ha ottenuto un punteggio leggermente superiore per averci permesso di personalizzare gli stati delle fasi dei task. Non solo quegli stati standard previsti dal software in uso (tipicamente: da fare – in corso – da approvare – chiuso) ma tutti quelli di cui abbiamo bisogno e con un’etichetta scelta da noi.

kanban board wrike o clickup

Ancora meglio sarebbe stato dare la possibilità di organizzare le colonne secondo altri criteri oltre che allo stato, ma in generale abbiamo trovato questa funzione soddisfacente.

Wrike o Clickup: Gestione dei costi

Ed eccoci giunti all’ultimo punto preso in esame e anche quello che ha collezionato più note dolenti dal nostro punto di vista. La gestione dei costi non offre nessun vantaggio ulteriore rispetto al mero utilizzo dei classici fogli di calcolo e l’unico vantaggio è dunque quello di poterla integrare nel software utilizzato. Ma il project manager dovrà inserire tutto manualmente e definire senza alcun supporto da parte del sistema i valori da prendere in esame.

Nessuna delle due piattaforme presenta funzionalità di calcolo automatico e il budget dei progetti è un valore quasi accessorio, di nessuna utilità nelle funzionalità di base.

Wrike recupera un po’ di terreno nella sua versione “Enterprise” poiché offre la possibilità di scaricare della reportistica avanzata con diversi template predefiniti da cui prendere spunto e all’evenienza modificare.

budget wrike o clickup

Ma occorrono competenze di alto livello per riuscire a capire il funzionamento della sezione Report, molto poco intuitiva rispetto al resto della piattaforma, e ciò potrebbe scoraggiare i project manager di piccole imprese o chi è alle prime armi con l’argomento.

E se esistesse una terza soluzione?

In sintesi, abbiamo preso in esame quattro specifici argomenti che riteniamo fondamentali nel settore del project management e la sfida tra Wrike o Clickup è finita in pari merito. Benché offrano entrambi una soluzione alle quattro problematiche proposte nessuno dei due può essere ritenuto completo.

Le carenze riscontrate ci fanno affermare con certezza che esiste una terza via: Twproject. Abbiamo messo alla prova le funzionalità delle due più grandi piattaforme di project management sul mercato e abbiamo scoperto che tutte le loro caratteristiche sono presenti con una maggiore scrupolosità in Twproject e in particolare:

1. La pianificazione del progetto e il diagramma di Gantt: l’impostazione delle tempistiche di un progetto e delle dipendenze tra le sue fasi è il lavoro di base del project manager che deve essere svolto con attenzione, considerando molteplici aspetti e non soltanto la disponibilità di un lavoratore.

gantt twproject


Perciò la nostra scelta in Twproject è di lasciar gestire autonomamente le disponibilità dei dipendenti in base ai loro fogli di presenza, ma l’assenza di un dipendente non modificherà le date del progetto e delle sue fasi, ma semplicemente sarà ricalcolato il carico di lavoro.

Il Gantt di Twproject offre inoltre la possibilità di gestire dinamicamente le dipendenze tra le fasi, che non necessariamente devono essere consequenziali e senza intervalli fra esse, come invece avviene altrove.
Ancora, offre una vista integrata con le liste di ToDo, consentendo anche di agire su di essi dal Gantt stesso, integrando dunque due dei principali strumenti di project management in una sola vista.

2. Il carico di lavoro: la distribuzione del carico di lavoro in Twproject è realmente dinamica e ottimizzata, qualità che manca agli altri software. Ecco infatti come si presenta la nostra gestione intelligente delle ore.

carico lavoro twproject

Nell’immagine i colori diversi rappresentano diversi progetti e le ore dedicate cambiano a seconda del carico di ogni singolo giorno. Twproject infatti utilizza un algoritmo per la distribuzione del carico che ottimizza la capacità delle risorse, non esegue una mera somma dei valori proposti dall’utente.

Twproject distingue inoltre tra attività di progetto, routinarie e “spot”, permettendo di pianificare più realisticamente i tempi di realizzazione delle attività.

3. La gestione Agile con il Kanban: qui Twproject fa un salto ulteriore rispetto ai suoi competitor e ti permette di visualizzare le colonne del tuo Kanban secondo altri criteri oltre allo stato. Infatti, potrà esserti utile visualizzare tante colonne quanti sono i tuoi Progetti: potrai spostare agilmente i To-Do da un progetto all’altro. Ancora, potrai avere gli Assegnatari organizzati in colonne e muovere i compiti da una persona all’altra o anche distribuire i compiti non ancora assegnati. Se desideri, puoi visualizzare i To-Do in colonne di Priorità e dunque riassegnarle di conseguenza.

kanban board twproject

4. La gestione dei costi: come abbiamo visto, la pianificazione del budget non è praticamente contemplata nei due software analizzati. Al contrario, con Twproject, la gestione dei costi è una funzione di rilievo e permette davvero di curare questa esigenza in maniera completa all’interno del software, senza la necessità di avvalersi di ulteriori strumenti esterni. Il nostro software vi segue passo passo nella creazione del budget dei progetti poiché ha un prospetto dedicato per ogni progetto inserito e anche per le sue sotto-fasi e attività.

budget twproject

All’interno di questo prospetto il project manager può inserire il costo pianificato e la sua reale applicazione, suddivisa tra costi del personale e costi accessori, stimati ed effettivi.
Infatti, solamente Twproject permette di indicare il costo orario dei dipendenti e via via che essi inseriranno le ore lavorate sui progetti queste andranno a incrementare le spese sostenute su un progetto o una sua fase. Parallelamente, il project manager può registrare tutti i costi addizionali, partendo da cifre stimate e poi in seguito inserendo le voci di spesa reali.

In questo modo potrai tenere sempre sotto controllo le spese e confrontarle con i costi pianificati. Potrai eventualmente aggiustare i dati nel corso del tempo e il sistema ti avvertirà in caso di sforamento del budget pianificato.

Mettici alla prova

Il fatto che Twproject si sia rivelato migliore, anche rispetto ai grandi nomi, sotto molti aspetti chiave, è dovuto all’esperienza acquisita in oltre vent’anni di lavoro. Sin dalla prima release del software, abbiamo potuto confrontarci con ogni esigenza di aziende grandi e piccole e trovare soluzioni ad hoc per ciascuna di loro.

Twproject è un software sviluppato interamente in Italia e ti offre una prova gratuita di quindici giorni, durante i quali potrai avvalerti dei consigli del nostro team di supporto.

Facci sapere se lo proverai e non dimenticare di condividere con noi la tua esperienza.

Prova l’alternativa di Twproject.

Progetti internazionali: gestione e sfide nella logistica

I progetti internazionali hanno assunto un ruolo centrale nel settore della logistica.

Questi progetti, che spaziano dal trasporto di merci su scala globale alla gestione di catene di approvvigionamento complesse, rappresentano una sfida significativa per i project manager.

La loro gestione efficace non è solo una questione di coordinamento logistico; è un equilibrio delicato tra comprensione culturale, competenza tecnica e strategia aziendale.

In questo articolo esploriamo le dinamiche dei progetti internazionali nel settore della logistica, evidenziando le sfide specifiche e le strategie per affrontarle con successo.

Panoramica della gestione dei progetti internazionali

Perché i project manager dovrebbero considerare i progetti internazionali distinti da quelli di portata locale, regionale o nazionale? La risposta è semplice: per la complessità.

I progetti globali comportano un numero maggiore di variabili, inclusi i fattori politici, economici, sociali e tecnologici del macroambiente in cui si svolgono.

Inoltre, i project manager devono affrontare barriere linguistiche e culturali, che richiedono approcci diversi alla gestione stessa. Questa situazione può essere paragonata al tentativo di guidare un’auto bendati: l’ambiente è estraneo e può portare a confusione, problemi di comunicazione, conflitto e stress.

Il successo di un progetto non dipende solo dalla sua conclusione nei tempi e nei budget stabiliti, ma anche dalla capacità di navigare in un ambiente in costante evoluzione, dove variabili come normative internazionali, instabilità politica e differenze culturali possono influenzare ogni aspetto del progetto.

La gestione dei progetti internazionali è un’area che richiede una comprensione profonda e una gestione strategica a causa della sua natura intrinsecamente complessa e sfaccettata. Questo tipo di gestione si distingue per la sua importanza critica in diversi aspetti chiave che vanno ben oltre i confini di un progetto locale o nazionale.

Comprensione del contesto globale

In primo luogo, la gestione dei progetti internazionali richiede una comprensione approfondita del contesto globale in cui operano. Questo include la consapevolezza delle dinamiche politiche, economiche, sociali e tecnologiche che variano notevolmente da una regione all’altra.

Ad esempio, un project manager deve essere consapevole di come le politiche commerciali di un paese possano influenzare la logistica e l’approvvigionamento o come le normative locali possano impattare sulle operazioni di progetto.

Gestione della diversità culturale e linguistica

Un altro aspetto fondamentale è la gestione della diversità culturale e linguistica. I progetti internazionali spesso coinvolgono team multiculturali e multilingue, il che richiede una comunicazione chiara e sensibile alle varie sfumature culturali.

La capacità di navigare e gestire efficacemente queste differenze è cruciale per evitare incomprensioni e per costruire un ambiente di lavoro collaborativo e rispettoso.

Sfide logistiche e operative

Dal punto di vista logistico e operativo, i progetti internazionali presentano sfide uniche.

La gestione di team distribuiti in diversi fusi orari, la pianificazione di spedizioni internazionali, la conformità con le leggi e i regolamenti locali richiedono un livello di pianificazione e coordinamento molto più sofisticato rispetto ai progetti locali.

Gestione dei progetti internazionali: le sfide nel settore logistico

La logistica presenta una serie di sfide uniche che richiedono un’attenzione e una competenza specifiche da parte dei project manager.

Queste sfide, se non gestite correttamente, possono portare a ritardi significativi, costi aggiuntivi e, in alcuni casi, al fallimento del progetto.

Vediamone alcune:

Coordinamento di catene di approvvigionamento complesse

Una delle principali sfide è il coordinamento di catene di approvvigionamento che spesso si estendono su più continenti. Questo richiede una pianificazione meticolosa e la capacità di gestire simultaneamente diversi fornitori, modalità di trasporto e requisiti doganali.

La complessità aumenta quando si devono considerare le variazioni nelle pratiche di lavoro, nei regolamenti e nelle infrastrutture logistiche di diversi paesi.

Ecco come un project manager può affrontare con successo questa sfida:

1. Mappatura

– Inizia con un’analisi dettagliata delle tue catene di approvvigionamento, identificando tutti i punti di contatto, i fornitori chiave e le possibili aree di rischio.

– Comprendi il flusso di materiali e le tempistiche per evitare ritardi o interruzioni impreviste.

2. Collaborazione efficace

– Mantieni una comunicazione costante con tutti i partner nella catena di approvvigionamento. Strumenti come Twproject possono facilitare questa comunicazione.

– Assicurati che tutti i partner condividano gli stessi obiettivi e siano allineati sulla strategia globale del progetto.

3. Monitoraggio in tempo reale

– Utilizza tecnologie di tracciamento in tempo reale per seguire la movimentazione delle merci lungo la catena di approvvigionamento.

Definisci KPI chiari e monitorali costantemente per valutare le prestazioni della catena di approvvigionamento.

4. Pianificazione aggiornata

– Mantieni la tua pianificazione sempre aggiornata in base alle informazioni in tempo reale sulla catena di approvvigionamento. Twproject, ad esempio, consente di apportare modifiche in modo rapido ed efficace.

– Prepara piani di emergenza e procedure operative standard per affrontare situazioni critiche o crisi nella catena di approvvigionamento.

5. Risk Management

Identifica i potenziali rischi lungo la catena di approvvigionamento e sviluppa piani di mitigazione specifici per ciascuno.

– Collabora con esperti locali: quando necessario, coinvolgi esperti locali che comprendono le sfumature delle leggi e delle pratiche commerciali in diverse regioni.

6. Adattabilità e flessibilità

– Sii pronto ad adattarti a cambiamenti improvvisi o a situazioni impreviste. La flessibilità è essenziale nella gestione delle catene di approvvigionamento globali.

– Raccogli costantemente feedback dalla tua catena di approvvigionamento e impara dagli errori precedenti per migliorare le future operazioni.

7. Pianificazione e gestione del tempo

La pianificazione e la gestione del tempo sono particolarmente complesse in un contesto internazionale. I project manager devono coordinare le attività tenendo conto dei diversi fusi orari e delle festività locali, oltre a gestire le aspettative dei clienti e degli stakeholder in termini di tempi di consegna e scadenze del progetto.

Le competenze del project manager nella gestione dei progetti internazionali

Nel contesto dei progetti internazionali, il ruolo del project manager è di vitale importanza.

Come abbiamo visto, questi professionisti non solo devono gestire gli aspetti tecnici del progetto, ma anche navigare attraverso una serie di sfide.

Vediamo quali competenze deve possedere un project manager che gestisce progetti internazionali:

– Gestione delle complessità

La complessità è una caratteristica intrinseca di molti progetti, sia grandi che piccoli.

I project manager devono essere in grado di gestire efficacemente le complessità per garantire il successo del progetto.

Queste competenze includono:

  • La gestione di più aspetti del progetto: devono essere in grado di mantenere una visione d’insieme del progetto, anche quando devono gestire molteplici attività e stakeholder.
  • La capacità di anticipare e mitigare i rischi: i pm devono essere in grado di identificare e gestire i rischi potenziali, prima che possano avere un impatto negativo sul progetto.
  • Sapersi adattare rapidamente ai cambiamenti: è necessario essere preparati a cambiamenti imprevisti, come modifiche ai requisiti del progetto o eventi imprevisti.
  • Risolvere i problemi in modo efficace: i project manager devono essere in grado di identificare e risolvere i problemi in modo rapido ed efficiente.

– Leadership e visione strategica

I pm devono anche possedere una forte leadership e una visione strategica. Ciò implica:

  • La capacità di definire chiaramente gli obiettivi del progetto: i project manager devono essere in grado di comunicare chiaramente gli obiettivi del progetto a tutti gli stakeholder. Ad esempio, un project manager che sta guidando un progetto di sviluppo di un nuovo prodotto deve poter comunicare chiaramente la visione del prodotto a tutti i membri del team, spiegare perché il prodotto è importante e come si insedierà nel mercato di riferimento.
  • La capacità di delineare piani realistici:  devono essere in grado di sviluppare piani realistici che tengano conto delle risorse e dei vincoli disponibili. Ad es. un project manager che sta guidando un progetto di ristrutturazione aziendale deve saper sviluppare un piano realistico che tenga conto dei vincoli finanziari e di tempo, identificare i rischi potenziali e sviluppare strategie per mitigarli.
  • La capacità di assicurarsi che il team sia allineato con la visione complessiva: i project manager devono motivare e ispirare il team a perseguire gli obiettivi del progetto. Occorre saper creare un ambiente di lavoro positivo e collaborativo, in cui tutti si sentano apprezzati e coinvolti.

– Abilità di comunicazione e negoziazione

Le abilità di comunicazione e negoziazione sono fondamentali.

La leadership in un contesto internazionale richiede anche sensibilità culturale e la capacità di motivare e guidare team diversificati.

I project manager devono comunicare chiaramente con i team, i fornitori e gli stakeholder, spesso in diverse lingue e attraverso diverse culture. Quindi è necessario saper negoziare contratti, risolvere conflitti e presentare informazioni in modo che sia comprensibile a tutti i partecipanti al progetto.

– Gestione delle relazioni

La gestione delle relazioni è un altro aspetto cruciale. Occorre costruire e mantenere relazioni positive con una vasta gamma di persone, da team interni a fornitori esterni e clienti in diverse parti del mondo, e saper risolvere eventuali conflitti.

La comprensione e il rispetto della diversità culturale sono essenziali per creare un ambiente di lavoro collaborativo e rispettoso.

Twproject, la soluzione perfetta per la gestione di progetti complessi

Twproject emerge come una soluzione particolarmente adatta ai progetti internazionali, grazie alle sue funzionalità avanzate e alla sua interfaccia intuitiva. Vediamo alcune funzionalità:

  • Il software offre funzionalità personalizzabili che possono essere modellate per adattarsi a progetti di diverse dimensioni e complessità, rendendolo uno strumento versatile per qualsiasi tipo di progetto internazionale.
  • Twproject eccelle nella gestione delle risorse, permettendo ai project manager di allocare e monitorare le risorse in modo efficiente. Questo è particolarmente utile in progetti internazionali dove le risorse possono essere distribuite in diverse località geografiche e fusi orari.
  • Il software facilita la comunicazione e la collaborazione tra team distribuiti globalmente. Con funzionalità come la messaggistica integrata, le bacheche e gli strumenti di condivisione dei documenti, assicura che tutti i membri del team siano sempre aggiornati e in grado di collaborare efficacemente, nonostante le distanze fisiche.
  • Il software offre strumenti avanzati di monitoraggio e reporting che permettono ai project manager di tenere traccia dei progressi del progetto in tempo reale. Questi strumenti sono essenziali per identificare rapidamente eventuali problemi o ritardi e per prendere decisioni informate basate su dati accurati.

In conclusione, la gestione di progetti internazionali presenta una serie di sfide uniche, ma con gli strumenti giusti, queste sfide possono essere trasformate in opportunità di successo.

L’adozione di Twproject rappresenta un passo significativo verso una gestione di progetto più efficace, efficiente e collaborativa, consentendo ai project manager e ai loro team di raggiungere i loro obiettivi con maggiore sicurezza e successo.

Pianifica i tuoi progetti con Twproject

Studio di fattibilità di un progetto

Lo studio di fattibilità è un passaggio fondamentale prima di dare il via libera ad un progetto che potrebbe costare migliaia di euro. Questa analisi approfondita è spesso richiesta ‘dall’alto’ dell’organizzazione per garantire la realizzabilità e la sostenibilità del progetto.

Lo studio di fattibilità determina, in primo luogo, se il progetto ha probabilità di successo e se il suo avvio, per l’azienda, può essere o meno un’opportunità.

Viene in genere condotto prima di intraprendere qualsiasi iniziativa riguardante un progetto, inclusa la pianificazione. È uno dei fattori fondamentali, se non il più importante, che determinano se il progetto può essere portato avanti o no.

Sebbene i project manager non siano necessariamente quelli che conducono lo studio di fattibilità, possono comunque fungere da persone di riferimento durante questa fase.

Inoltre, i project manager possono utilizzare lo studio di fattibilità per comprendere i parametri del progetto, gli obiettivi di business e i fattori di rischio in gioco.

Cos’è uno studio di fattibilità?

Nello specifico, uno studio di fattibilità viene utilizzato per determinare la fattibilità di un’idea, ad esempio per garantire che un progetto sia giuridicamente e tecnicamente fattibile oltre che economicamente giustificabile.

Lo studio di fattibilità dice se un progetto vale l’investimento. Ad esempio, se un progetto richiede troppe risorse, questo impedisce a quelle determinate risorse di svolgere altre attività.

In generale il mancato utilizzo di quelle risorse per il tempo necessario allo svolgimento del progetto, può anche costare più di quanto l’organizzazione potrebbe guadagnare da quel determinato progetto.

Uno studio di fattibilità ben progettato dovrebbe quindi offrire una serie di parametri che potremmo definire imprescindibili per la valutazione completa di un progetto.

Possiamo partire da una base storica dell’attività o del progetto, includendo la descrizione del prodotto o del servizio, le dichiarazioni contabili, i dettagli di operazioni e gestione, le ricerche di mercato e politiche, i dati finanziari, i requisiti legali e gli obblighi fiscali, i potenziali ostacoli e le eventuali soluzioni alternative. Nulla dovrebbe essere lasciato al caso.

Generalmente, tali studi precedono lo sviluppo tecnico e l’implementazione del progetto.

In questo contesto, il progetto di fattibilità tecnica assume un ruolo cruciale, poiché valuta la realizzabilità tecnica del progetto in termini di risorse, competenze e tecnologie disponibili.

Cinque aree di fattibilità del progetto

Uno studio di fattibilità valuta il potenziale successo del progetto. L’obiettività percepita è, pertanto, un fattore importante nella credibilità dello studio per i potenziali investitori e stakeholder.

Esistono cinque aree che afferiscono alla fattibilità di un progetto. Vediamole insieme.

Fattibilità tecnica

Questa valutazione si concentra sulle risorse tecniche disponibili per l’organizzazione.

Aiuta le organizzazioni a determinare se le risorse tecniche soddisfano le capacità e se il team tecnico è in grado di convertire le idee in sistemi operativi. La fattibilità tecnica comporta anche la valutazione dell’hardware, del software e di altri requisiti tecnologici.

Fattibilità economica

Questa valutazione di solito comporta un’analisi costi/benefici del progetto, aiutando le organizzazioni a determinare la fattibilità, i costi e i benefici associati a un progetto prima che le risorse finanziarie siano assegnate.

Fattibilità giuridica

Questa valutazione esamina se eventuali aspetti del progetto proposto sono in conflitto con requisiti legali.

Fattibilità operativa

studio di fattibilità

La fattibilità operativa implica lo svolgimento di uno studio per analizzare e determinare se e in che misura i bisogni dell’organizzazione possano essere soddisfatti completando il progetto.

Gli studi di fattibilità operativa analizzano anche come un piano di progetto soddisfa i requisiti identificati nella fase di analisi dei requisiti dello sviluppo del sistema.

Pianificazione della fattibilità

Questa valutazione è la più importante per il successo del progetto. Un progetto fallirà infatti, se non sarà completato in tempo.

Nella pianificazione della fattibilità, un’organizzazione stima quanto tempo ci vorrà per completare il progetto con successo.

Una volta esaminate queste aree, lo studio di fattibilità consente di identificare eventuali vincoli che il progetto proposto potrebbe affrontare, tra cui:

  • Vincoli interni del progetto: tecnologia, budget, risorse, ecc.
  • Vincoli aziendali interni: finanziari, marketing, esportazione, ecc.
  • Vincoli esterni: logistica, ambiente, leggi e regolamenti, ecc.

Benefici di uno studio di fattibilità

L’importanza di uno studio di fattibilità si basa sul desiderio organizzativo di garantire un buon lavoro prima di impegnare risorse, tempo o budget.

Uno studio di fattibilità potrebbe rivelare nuove idee che potrebbero cambiare completamente lo scopo di un progetto.

È meglio effettuare questa analisi in anticipo, piuttosto che trovarsi a metà strada e capire che il progetto non funzionerà.

Di seguito sono riportati alcuni vantaggi chiave della realizzazione di uno studio di fattibilità:

  • Migliorare l’attenzione e la motivazione del team di progetto
  • Identificare nuove opportunità
  • Restringere le alternative commerciali
  • Identificare un motivo valido per intraprendere il progetto
  • Migliorare la percentuale di successo valutando più parametri
  • Aiutare il processo decisionale sul progetto
  • Identificare le ragioni per non procedere

Come si conduce uno studio di fattibilità

Chiunque conduca uno studio di fattibilità, deve seguire diversi passaggi. Queste azioni includono:

  • Analisi preliminare: prima di procedere con il processo di studio di fattibilità vero e proprio, molte organizzazioni condurranno un’analisi preliminare, una sorta di pre-selezione del progetto. L’analisi preliminare mira a scoprire ostacoli insormontabili che renderebbero inutile anche uno studio di fattibilità. Se non vengono scoperti blocchi importanti durante questa analisi, si potrà procedere con lo studio di fattibilità più approfondito.
  • Definire l’ambito: è importante delineare l’ambito del progetto in modo da poter determinare l’ambito dello studio di fattibilità. L’ambito del progetto includerà il numero e la composizione di stakeholder sia interni che esterni. Inoltre, non bisogna dimenticare di esaminare il potenziale impatto del progetto su tutte le aree dell’organizzazione.
  • Ricerche di mercato: nessun progetto può essere intrapreso senza questa analisi. Coloro che conducono lo studio di fattibilità approfondiranno il panorama concorrenziale esistente e determineranno se esiste spazio per il progetto all’interno di quel mercato.
  • Valutazione finanziaria: lo studio di fattibilità esaminerà i costi economici relativi al progetto, comprese le attrezzature o altre risorse, le ore di lavoro, i benefici proposti del progetto, i rischi finanziari associati ed il potenziale impatto finanziario in caso di fallimento del progetto.
  • Soluzioni alternative: se qualche problema potenziale dovesse emergere durante lo studio, si esamineranno le soluzioni alternative per portare comunque avanti il progetto con successo.
  • Rivalutazione dei risultati: una rivalutazione dello studio di fattibilità con occhi nuovi è essenziale, in particolare se è trascorso del tempo da quando è stato intrapreso per la prima volta.
  • Decisione Go/No-go: questo è il passo finale di uno studio di fattibilità, in poche parole, qui viene deciso se si può avviare il progetto (go) o no (no-go).

Per concludere, va ricordato che uno studio di fattibilità è più un modo di pensare che un processo burocratico.

Man mano che la portata del progetto cresce, diventa sempre più importante documentare lo studio di fattibilità, in particolare se sono coinvolte grandi quantità di denaro e/o se la consegna è critica.

Lo studio di fattibilità non deve contenere solo dettagli sufficienti per proseguire nella fase operativa del progetto. Dovrebbe anche essere utilizzato per l’analisi comparativa al termine del progetto.

Sarà in questa fase che si analizzerà ciò che è stato erogato rispetto a quanto proposto inizialmente nello studio di fattibilità. Minore sarà il divario e maggiore sarà la valutazione di professionalità di coloro che hanno redatto lo studio.

Pronto a fare un corretto studio di fattibilità? Prova il Gantt di Twproject

Grazie ad un Gantt interattivo come quello di Twproject eseguire uno studio di fattibilità sarà molto più semplice, perché sarete in grado di seguire ogni fase del processo. Sarà facile associare al progetto tutta la documentazione necessaria e monitorare e valutare i risultati.

Grazie allo studio del carico delle risorse potrete evidenziare eventuali colli di bottiglia ed intervenire prima dell’avvio dell’intero progetto.

Dunque, perché non provare? Twproject vi offre una prova gratuita di 15 giorni, con la quale potrete testare la fattibilità dei vostri progetti. Sarete seguiti dal nostro team di supporto per ogni dubbio tecnico o concettuale.

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Knowledge Management in Project Management: pratiche avanzate

Il knowledge management in project management o gestione della conoscenza, è diventato un pilastro fondamentale per il successo dei progetti.

Ma cos’è esattamente?

Si tratta di un processo sistematico per acquisire, organizzare, e condividere informazioni e conoscenze all’interno di un’organizzazione.

Questo processo aiuta i project manager a prendere decisioni informate e a migliorare l’efficienza dei loro team.

Vantaggi del Knowledge Management in Project Management

Implementare strategie di knowledge management porta numerosi vantaggi, tra cui l’ottimizzazione dei flussi di lavoro, la preservazione della conoscenza aziendale, e l’abilità di generare nuova conoscenza.

Per i project manager, significa avere accesso alle informazioni necessarie al momento giusto, migliorando così il processo decisionale e l’efficacia del team.

L’adozione di strategie efficaci di knowledge management offre una serie di vantaggi significativi che possono trasformare il modo in cui i progetti vengono gestiti e portati al successo. Ecco alcuni dei vantaggi principali:

  • Miglioramento del processo decisionale:

Accesso a Informazioni rilevanti: il knowledge management fornisce ai project manager un accesso rapido e facile a informazioni cruciali, riducendo il tempo speso nella ricerca di dati.

Decisioni basate su dati: con una vasta base di conoscenze a disposizione, i project manager possono prendere decisioni più informate, basate su dati storici, trend e analisi.

  • Efficienza operativa:

Riduzione dei tempi di ricerca: Un sistema efficace di knowledge management riduce il tempo speso dai team nella ricerca di informazioni, permettendo loro di concentrarsi su compiti più produttivi.

Standardizzazione dei processi: La condivisione di procedure operative standard e best practices aiuta a standardizzare i processi, riducendo errori e incoerenze.

  • Gestione del rischio:

Prevenzione degli errori: l’apprendimento dalle esperienze passate e la condivisione di queste conoscenze aiutano a prevenire errori ricorrenti.

Identificazione proattiva dei rischi: la conoscenza collettiva può aiutare a identificare potenziali rischi prima che diventino problemi critici.

  • Innovazione e crescita:

Stimolo all’innovazione: la condivisione di idee e soluzioni può stimolare l’innovazione all’interno dei team.

Sviluppo professionale: i project manager e i loro team possono beneficiare dell’apprendimento continuo, migliorando le loro competenze e conoscenze.

  • Miglioramento della collaborazione:

Condivisione della conoscenza: Strumenti di knowledge management facilitano la condivisione di informazioni tra i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione geografica.

Cultura organizzativa positiva: la condivisione di conoscenze contribuisce a creare una cultura aziendale basata sulla collaborazione e sul supporto reciproco.

  • Sostenibilità a lungo termine:

Conservazione della conoscenza aziendale: il knowledge management aiuta a conservare la conoscenza critica all’interno dell’organizzazione, anche quando i dipendenti lasciano l’azienda.

Adattabilità e flessibilità: le organizzazioni che gestiscono efficacemente la conoscenza sono meglio attrezzate per adattarsi ai cambiamenti del mercato e alle nuove sfide.

Tecniche di Knowledge Management in Project Management

Esistono diverse tecniche di knowledge management nel project management che i project manager possono utilizzare per migliorare l’efficacia dei loro progetti.

Queste tecniche non solo migliorano la gestione delle informazioni ma ottimizzano anche la collaborazione e l’innovazione all’interno dei team.

Vediamone alcune:

Raccolta e conservazione delle conoscenze

Una delle sfide più importanti del knowledge management è raccogliere e conservare le conoscenze in modo efficace.

  • Procedure Operative Standard (SOP): le SOP sono documenti dettagliati che descrivono i processi e le procedure per eseguire compiti specifici. Nel project management, le SOP aiutano a garantire la coerenza e l’efficienza, fornendo una guida chiara su come affrontare attività ricorrenti.
  • Linee guida e report: le linee guida forniscono indicazioni generali su come svolgere determinate attività. Creare linee guida dettagliate e report regolari permette di documentare le esperienze e le lezioni apprese. Questi documenti diventano risorse preziose per i project manager e i team, offrendo insight e riferimenti per progetti futuri.
  • Banche dati: utilizzare banche dati centralizzate per conservare documenti, report, linee guida e altre informazioni importanti. Questo assicura che le conoscenze siano facilmente accessibili e organizzate in modo efficiente.

Condivisione delle conoscenze

La condivisione delle conoscenze è una fase importante del knowledge management. Consente alle persone di imparare l’una dall’altra, di migliorare le proprie competenze e di collaborare più efficacemente.

  • Riunioni e presentazioni: organizzare regolarmente riunioni e presentazioni dove i membri del team possono condividere esperienze, idee e best practices. Questo favorisce un ambiente di apprendimento continuo e stimola la condivisione di conoscenze.
  • Corsi di formazione: implementare programmi di formazione che permettano ai membri del team di acquisire nuove competenze e condividere il proprio know-how. Questo non solo migliora le competenze individuali ma arricchisce anche il pool di conoscenze del team.
  • Community di pratica: creare community di pratica all’interno dell’organizzazione dove i professionisti possono scambiare idee, soluzioni e sfide comuni. In queste community ci si riunisce per condividere le conoscenze e le esperienze su un particolare argomento. Possono essere utilizzate per condividere le conoscenze tacite, che sono spesso più difficili da documentare e condividere.

Utilizzo delle conoscenze

Le conoscenze condivise devono essere utilizzate per migliorare i processi, prendere decisioni e risolvere problemi.

I project manager possono utilizzare le conoscenze raccolte e condivise per:

  • Migliorare la pianificazione: utilizzare le conoscenze acquisite per affinare i processi di pianificazione dei progetti. Analizzare i dati storici e le lezioni apprese per anticipare sfide e identificare le migliori pratiche.
  • Migliorare l’esecuzione: Applicare le conoscenze durante l’esecuzione dei progetti per ottimizzare le risorse, gestire i tempi e migliorare la qualità del lavoro.
  • Migliorare il controllo: utilizzare sistemi di knowledge management per monitorare i progressi e adattare le strategie in tempo reale. Questo aiuta a mantenere i progetti in linea con gli obiettivi e a reagire prontamente a eventuali deviazioni.

Incorporando queste tecniche, i project manager possono non solo migliorare la gestione dei loro progetti ma anche costruire una base solida di conoscenze che beneficia l’intera organizzazione.

Questo approccio proattivo al knowledge management assicura che le informazioni siano non solo conservate ma anche condivise e utilizzate in modo efficace, portando a decisioni più informate, progetti più riusciti e un ambiente di lavoro più collaborativo e innovativo.

Guardando al futuro: knowledge management e innovazioni Tecnologiche

Nel dinamico mondo del project management, guardare al futuro significa comprendere come il knowledge management si intreccia con le innovazioni tecnologiche.

L’avanzamento tecnologico sta ridefinendo il modo in cui le conoscenze vengono raccolte, conservate, condivise e utilizzate, portando a un’evoluzione significativa nelle pratiche di project management.

Integrazione dell’intelligenza artificiale e dell’apprendimento automatico

L’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico (Machine Learning) stanno emergendo come forze rivoluzionarie nel knowledge management.

Queste tecnologie possono analizzare grandi volumi di dati, identificare pattern e fornire insight preziosi che altrimenti potrebbero sfuggire.

Per i project manager, ciò significa decisioni più informate basate su analisi predittive e prescrittive. Ad esempio, l’AI può prevedere ritardi nei progetti analizzando tendenze storiche, aiutando i manager a mitigare i rischi prima che si manifestino.

Cloud Computing e collaborazione

Il cloud computing ha trasformato il modo in cui le informazioni vengono conservate e condivise. Piattaforme basate sul cloud permettono un accesso facile e sicuro alle informazioni, indipendentemente dalla posizione geografica.

Questo facilita una collaborazione senza precedenti tra i team distribuiti globalmente, consentendo ai project manager di gestire progetti in modo più flessibile ed efficiente. Inoltre, il cloud offre scalabilità e agilità, permettendo alle organizzazioni di adattarsi rapidamente alle mutevoli esigenze del business.

Big Data e analytics

I Big Data e gli strumenti di analytics stanno giocando un ruolo cruciale nel fornire insight approfonditi e in tempo reale.

Questi strumenti permettono ai project manager di analizzare vasti set di dati per identificare tendenze, valutare le performance dei progetti e prendere decisioni basate su dati concreti. L’analisi dei dati può anche aiutare a prevedere problemi futuri e a identificare opportunità di miglioramento continuo.

Automazione ed efficienza

L’automazione sta diventando sempre più importante nel knowledge management. Strumenti automatizzati possono gestire compiti ripetitivi, liberando i project manager e i loro team per concentrarsi su attività più strategiche. Questo non solo migliora l’efficienza ma anche la qualità del lavoro, riducendo errori e incoerenze.

Realizzazione di ambienti di lavoro connessi e intelligenti

Infine, l’evoluzione verso ambienti di lavoro connessi e intelligenti sta cambiando il modo in cui i team interagiscono e collaborano.

Tecnologie come la realtà aumentata, la realtà virtuale e le interfacce utente intuitive stanno creando nuove modalità di interazione con le informazioni e tra i membri del team, rendendo la collaborazione più coinvolgente e produttiva.

Tuttavia, il futuro del knowledge management nel project management è intrinsecamente legato alle innovazioni tecnologiche. Queste tecnologie non solo potenziano i project manager con strumenti più avanzati ma aprono anche nuove frontiere per l’efficienza, l’innovazione e la collaborazione.

Adattarsi e adottare queste tecnologie sarà cruciale per rimanere competitivi e per gestire progetti con successo nell’era digitale.

Il Ruolo di Twproject nel Knowledge Management

Twproject emerge come una soluzione chiave nel panorama del knowledge management applicato al project management.

Questo strumento è progettato per rispondere alle esigenze specifiche dei project manager, offrendo una piattaforma versatile e integrata che facilita la raccolta, la condivisione e l’utilizzo delle conoscenze all’interno delle organizzazioni.

Ecco come Twproject gioca un ruolo cruciale in questo ambito:

AspettoRuolo di TWproject
Raccolta e Conservazione delle ConoscenzeTwproject centralizza tutte le informazioni e le conoscenze in un unico luogo, facilitando l’accesso e la ricerca. Offre un’archiviazione sicura e organizzata per documenti, report, SOP e altre risorse critiche. Inoltre, consente la documentazione efficace dei processi e delle best practices, assicurando che le informazioni siano trasmesse in modo coerente a tutti i membri del team.
Condivisione delle ConoscenzeLa piattaforma supporta la comunicazione interna attraverso strumenti come forum di discussione, chat di gruppo e sistemi di messaggistica, rendendo la condivisione di idee e informazioni un processo semplice e diretto. Permette anche la condivisione facile di documenti e risorse, garantendo che tutti i membri del team abbiano accesso alle informazioni necessarie. Twproject promuove una cultura di collaborazione, dove la condivisione di conoscenze ed esperienze è vista come un valore aggiunto per l’intera organizzazione.
Utilizzo delle ConoscenzeIl software fornisce supporto nella pianificazione basata sui dati, utilizzando le conoscenze raccolte e conservate per migliorare la pianificazione dei progetti. Aiuta a migliorare l’esecuzione del progetto, assicurando che le decisioni operative siano basate su dati solidi e best practices comprovate. Inoltre, offre strumenti per monitorare i progressi del progetto e adattare le strategie in base alle conoscenze acquisite, mantenendo i progetti in linea con gli obiettivi e identificando rapidamente aree che richiedono attenzione.

Iniziare con Twproject significa fare un passo fondamentale verso una gestione del knowledge management più efficace e integrata. 

Questi vantaggi si traducono in progetti più riusciti, team più soddisfatti e clienti più felici.

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Quando usare il diagramma di PERT in un progetto

Il diagramma di PERT è uno strumento di project management utilizzato per pianificare, organizzare e coordinare le attività all’interno di un progetto.

PERT sta per “Program Evaluation Review Technique”, una metodologia sviluppata dalla Marina Militare nel 1957 per gestire il programma di missili sottomarini Polaris.

Il metodo PERT è incentrato sulle date e scadenze importanti di un progetto, note come pietre miliari.

Il traguardo più importante è, senza dubbio, la data di scadenza finale, quando il progetto deve essere completo.

Il Diagramma di Pert o stima a tre valori

Il project manager identifica le attività che devono essere eseguite in sequenza, note come attività seriali o dipendenti, e quelle che possono essere eseguite contemporaneamente, note come attività parallele o simultanee.

Nel diagramma di PERT, il progetto viene tracciato su un diagramma di flusso in cui i nodi sono scadenze o punti cardine e le frecce rappresentano attività dipendenti.

Le dipendenze sono rappresentate dai percorsi collegati che si spostano da sinistra a destra. Un’analisi tradizionale PERT prevede in media tre scadenze diverse: la più breve, cioè la stima ottimale, la più realistica, cioè la stima probabile, e la stima pessimistica.

Per questo motivo il PERT viene anche detto “stima a tre valori”.

La formula esatta per definire le scadenze è:
(tempo ottimistico + (4 volte più probabile) + tempo pessimista) / 6

È inoltre possibile tracciare i risultati dell’analisi PERT su un diagramma di Gantt, che mostra durate e dipendenze.

Il diagramma di PERT può essere d’aiuto durante la fase di pianificazione del progetto, i dati da esso derivati spesso vengono poi inseriti in un diagramma di Gantt che vi permetterà di a vere una visione di insieme dell’intero progetto.

Noi di Twproject ci affidiamo al Gantt non solo per la pianificazione, ma poiché ci fornisce dati in tempo reale sull’avanzamento, carico delle risorse coinvolte, e la possibilità di intervenire facilmente in caso di ritardi, lo usiamo per tutta la durata del progetto, per tenerlo sotto controllo.

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Con Twproject, grazie al suo Gantt interattivo, potrai inserire facilmente la pianificazione del tuo progetto, ma anche tenere d’occhio il carico delle tue risorse, e l’avanzamento di ogni fase.

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Ecco alcuni dei vantaggi del diagramma di PERT:

  • Rendere prevedibili le scadenze incerte;
  • Definire un chiaro ordine per completare le attività;
  • Rendere esplicite le dipendenze.

Ma c’è uno svantaggio importante: se i calcoli sono imprecisi, qualsiasi ritardo creerà un blocco o un rallentamento che andrà inevitabilmente ad incidere sulla data di consegna finale.

Tuttavia, se si sta cercando di avere una struttura e ridurre l’incertezza nella pianificazione del progetto, il diagramma di PERT aiuterà a stabilire importanti traguardi e le attività necessarie per raggiungerli.

Come appare un diagramma di PERT

La pianificazione è mostrata come un diagramma reticolare. Le attività sono rappresentate da nodi, a cerchio o rettangolari, che definiscono le attività più importanti o pietre miliari. I vettori o linee direzionali illustrano, invece, la sequenza delle attività.

diagramma di pert

La direzione delle frecce sulle linee indica la sequenza di compiti.

Un diagramma reticolare mostra la sequenza di attività e pietre miliari. Esso, però, illustra anche in che modo le priorità e le pietre miliari sono concatenate, vale a dire la loro successione temporale.

È quindi di supporto anche nello sviluppo del metodo del percorso critico.

D’altra parte, il diagramma di PERT può essere molto più difficile da interpretare, specialmente nel caso di progetti complessi.

Una delle sfide da affrontare con tale diagramma è che vengono mostrate molte informazioni per ogni attività, tra cui:

  • Nome dell’attività
  • Inizio previsto e effettivo
  • Durata stimata
  • Nome della persona responsabile

Questo livello di dettaglio può rapidamente sfuggire di mano quando si ha a che fare con progetti lunghi e complessi. Parliamo di progetti che hanno un volume elevato di attività con più fasi e punti cardine.

Un consiglio è quello di utilizzare un diagramma di PERT con le attività e le tappe fondamentali relative a team e/o reparti specifici, impedendo così al grafico PERT di diventare eccessivamente complicato.

Quali sono i pro e contro dei diagrammi di PERT?

I diagrammi di PERT hanno vantaggi, ma i manager devono essere consapevoli anche degli svantaggi quando valutano il loro utilizzo.

Ecco quindi i vantaggi:

1) Analisi delle attività

Un project manager visualizza informazioni sul probabile completamento di un progetto in tempo utile e rispettando il budget, visualizzando le attività e gli eventi PERT in modo indipendente e in combinazione.

Ad esempio, l’implementazione di un software richiede il completamento di attività critiche come l’installazione dell’hardware, la programmazione, il test del sistema e la formazione degli utenti finali. Utilizzando un diagramma di PERT, un project manager può valutare il tempo di completamento e le risorse necessarie per ognuna di queste attività.

2) Coordinamento del dipartimento e dei membri

L’analisi PERT migliora la pianificazione e il processo decisionale integrando e presentando i dati di più reparti.

Raccogliere dati qualitativi e quantitativi da più fonti aiuta anche a coordinare le attività del progetto e migliora la comunicazione tra i reparti.

PERT identifica i dipartimenti responsabili e il ruolo di ciascun soggetto nel progetto. La visibilità delle aree di responsabilità incoraggia l’impegno della direzione verso il progetto. Inoltre, il diagramma di PERT rivela interdipendenze di attività e contribuisce allo sviluppo di un piano generale che fornisce una visione corrente delle operazioni aziendali.

3) Analisi What-if

Il diagramma di PERT richiede che le attività del progetto siano sequenziate in una rete sotto un insieme di regole che specificano i percorsi critici (critical path method).

Il percorso critico è la sequenza più lunga di attività ed eventi – milestone – nel progetto e determina il numero di giorni necessari per il completamento.

Un’analisi What-if identifica possibilità e incertezze relative alle attività del progetto.

Vengono tentate diverse permutazioni e combinazioni di attività e viene selezionata la possibilità più utile, riducendo al minimo le sorprese e gli sprechi del progetto.

L’analisi What-if evidenzia anche le attività con il maggior rischio che richiedono un attento monitoraggio durante il progetto.

Passiamo ora agli svantaggi dell’utilizzo di un diagramma di PERT:

1) Analisi soggettiva

Il metodo PERT richiede l’identificazione delle attività di un nuovo progetto e la disposizione delle attività in sequenza temporale.

Di conseguenza, il processo di raccolta e analisi dei dati è di natura soggettiva. Questa soggettività può risultare in un diagramma di PERT con stime equivocate, sia di tempo che di costo.

I dati potrebbero anche non essere attendibili in quanto riflettono il giudizio dei partecipanti al progetto che forniscono input all’analisi.

Le aziende basano le decisioni efficaci su informazioni rilevanti che sono spesso di natura storica. Le stime del tempo e delle risorse del progetto, nonché la probabilità di un completamento tempestivo, in questo caso, potrebbero quindi non essere affidabili.

2) Il focus è sul tempo

Il metodo PERT è un’analisi della rete temporale che determina il fabbisogno di manodopera, materiali e beni strumentali per le singole attività del progetto.

Le stime dei costi sono sviluppate per ogni attività nella rete. Il PERT è però principalmente un metodo focalizzato sul tempo.

I diagrammi specificano il tempo necessario per completare ogni attività del progetto e le attività che devono essere completate per soddisfare la data di completamento del progetto.

3) Investimento intensivo di risorse

Un’analisi PERT richiede uno studio dettagliato delle attività del progetto ed il feedback di molte persone provenienti da diverse organizzazioni.

Inoltre, il PERT è un metodo complicato da implementare, soprattutto per chi è alle prime armi. L’alta intensità del lavoro richiesto per eseguire un diagramma di PERT può rendere questo tipo di metodo costoso da supportare.

Il diagramma di PERT ha quindi vantaggi e svantaggi, e sarà quindi il project manager a valutare se il suo utilizzo sarà necessario o no.

Si tratta comunque pur sempre di un metodo che sicuramente aiuterà nella pianificazione e nella gestione del progetto e che porterà una certa dose di sicurezza in più.

Come creare un diagramma di Pert con Twproject

Twproject si distingue nel panorama dei software di project management per la sua capacità di semplificare la creazione e la gestione di diagrammi di Pert.

  • Definizione delle attività: inizia identificando tutte le attività chiave del tuo progetto. Twproject ti permette di definire e organizzare il lavoro del tuo team, facilitando la pianificazione e la priorizzazione delle attività.
  • Strutturazione del diagramma: utilizza gli strumenti di pianificazione di Twproject, come il diagramma di Gantt, per strutturare il tuo diagramma di Pert. Puoi rappresentare le attività come nodi e definire le dipendenze tra di esse.
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  • Gestione delle risorse: puoi monitorare facilmente il carico di lavoro e la pianificazione delle risorse. Questo ti aiuta a identificare chi è sovraccarico o sottoutilizzato e a fare aggiustamenti di conseguenza.
  • Analisi e monitoraggio: analizza il percorso critico del tuo progetto e monitora i progressi in tempo reale, al fine di identificare e gestire i rischi in modo proattivo.
  • Collaborazione e aggiornamenti: mantieni il tuo team informato e coinvolto. Twproject facilita la collaborazione e la comunicazione all’interno del team, permettendoti di condividere aggiornamenti e modifiche al diagramma di Pert in modo efficiente.

Con Twproject puoi creare diagrammi di Pert efficaci e gestire complessivamente i progetti in modo più efficiente, sfruttando una suite di strumenti integrati per la pianificazione, il monitoraggio e la collaborazione.

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