Per un project manager, avere una visione immediata e chiara dello stato di avanzamento di un progetto in termini percentuali è fondamentale per prendere decisioni informate e tempestive.

Infatti, arriva sempre il momento nella vita di un progetto in cui il responsabile si troverà a dover rispondere alla fatidica domanda: “a che punto siamo?“

Agli albori della nostra attività in questo settore, tanti anni fa, il compito del PM veniva riassunto dalla creazione di un enorme diagramma di Gantt (più era dettagliato più era brava la persona che lo aveva realizzato!), che veniva puntualmente stampato, o all’epoca “plotterato” e appeso in ufficio alle spalle del PM.

Poi il progetto partiva e….

Purtroppo la realtà non era stata informata sulla strada tracciata dal PM e nonostante le buone intenzioni i percorsi si potevano separare.

Ma ecco che inaspettatamente l’atroce suddetta domanda calava dall’alto sulla testa dell’ignaro PM.

Seguivano giorni di concitate telefonate, giri di email, scambi di excel, strilli e ansie per riuscire a raccogliere i dati sul campo e aggiornare il malefico Gantt (che tanto più dettagliato era e tanto più difficile da aggiornare).

L’idea di Twproject è nata in quell’epoca travagliata (si parla del lontano 2001) proprio per risolvere questa situazione.

Twproject nasceva con lo scopo di:

• essere uno strumento per tutta l’azienda
• poter raccogliere le informazioni laddove le attività vengono portate avanti, ovvero a livello operativo
• fornire dati aggiornati e strumenti di gestione al PM
• presentare analisi e dati aggregati per il top management

Senza l’ausilio di un software di project management come Twproject, il PM una volta raccolti i dati e aggiornato il Gantt doveva effettuare una stima manuale della percentuale di avanzamento del progetto, l’estrema sintesi.

66.6%

Riteniamo “diabolico” sintetizzare un’infinità di parametri in un unica cifra, ma in fondo questo è quello che ci viene richiesto.

Avere la percentuale di avanzamento del progetto significa possedere un indicatore visivo e intuitivo che facilita la comunicazione con i membri del team, i clienti e gli stakeholder.

In altre parole si offre un punto di riferimento comune e comprensibile, da condividere durante le riunioni sullo stato di avanzamento dei lavori (SAL).

Ma per calcolarlo con precisione, quanto può essere utile un software che ci aiuti a valutarlo, magari offrendoci vari punti di vista?

I dati sullo stato di avanzamento nella dashboard di progetto

Noi di Twproject crediamo che avere sempre a portata di mano questo dato è molto utile ed è per questo che nella overview di progetto abbiamo inserito l’avanzamento in posizione centrale.

Vedere infatti la percentuale espressa numericamente è molto utile per avere a colpo d’occhio lo stato di salute del progetto.

Abbiamo inoltre incluso alcuni grafici circolari che mostrano la percentuale dei singoli aspetti del progetto, tra cui:

• Lavoro svolto / stimato: mostra le percentuali di lavoro svolto da ciascun membro del team, rispetto a quanto resta ancora da svolgere secondo la pianificazione.

• Fasi chiuse / totale: (se applicabile, ossia se ci sono delle sotto-fasi) indica la percentuale di fasi chiuse o sospese rispetto a quelle totali.

• Timing delle fasi: offre la percentuale delle tempistiche delle sotto-fasi di progetto, che presentano un range di puntualità.

• Status dei ToDo: mostra la situazione di completamento dei ToDo inseriti.

• Gravità dei ToDo: indica i vari livelli di urgenza urgenza dei ToDo attualmente attivi sul progetto.

• Costi sostenuti / stimati: presenta la suddivisione dei costi in tipologia (addizionali o da lavoro dei dipendenti) rispetto a quanto preventivato nel budget di progetto.

Questi grafici vengono mostrati o meno a seconda della tipologie di avanzamento che si decide di monitorare.

Infatti, editando i dati di progetto, si può impostare la tipologia di avanzamento con cui indicare lo stato attuale di sviluppo del progetto.

Vediamo ora quali e quanti criteri possiamo impostare per monitorare lo stato di avanzamento del progetto.

Tutte le tipologie di avanzamento del progetto

Twproject offre diverse modalità per monitorare e aggiornare lo stato di avanzamento dei progetti, permettendo ai PM di scegliere il metodo più adatto alle specifiche esigenze del progetto.

Ecco di seguito quali sono. Grazie ad esse potrai sempre avere un quadro aggiornato e flessibile sui tuoi progetti.

1. Calcolo avanzamento manuale

In questo caso il PM potrà semplicemente aggiornare manualmente la percentuale di completamento del progetto o delle singole attività.

Come abbiamo visto Twproject fornisce una vista dei parametri salienti, così che il PM possa basare le proprie considerazioni e poi, manualmente inserire il progress.

Vediamo come esempio i dati della fase di sviluppo di Twproject 7.0.007.

Senza andare troppo nel dettaglio il progetto è gestito in modalità Scrum-like; abbiamo un backlog in cui raccogliamo tutte le idee, migliorie, bug sotto forma di ToDo. Gli Sprint, della durata di 20gg, rappresentano le releases di Twproject.

Per ogni sprint/release spostiamo dal Backlog i ToDo che andremo a sviluppare.

Questa è la struttura che attualmente utilizziamo:

Su ogni sprint sono assegnate delle risorse (Scrum team) con le ore stimate per chiudere i ToDo.

Ecco come Twproject riassume i dati utili alla determinazione dell’avanzamento.

Guardando le cifre vediamo che per questo progetto è passato il 69% del tempo, sono stati chiusi l’82% dei to-do, lavorate l’ 84% delle ore.

Sicuramente un progetto in buona salute che potrebbe essere stimato al 80% di avanzamento.

Lasciare questo compito in mano al PM ha però due risvolti negativi:

• il top management non ha a disposizione questa informazione in tempo reale e quindi il PM deve aggiornare la valutazione quando necessario
• la soggettività della valutazione è foriera di discussioni e richieste di chiarimenti

2. Calcolo avanzamento automatico

Per risolvere questi due problemi la soluzione è stata quella di introdurre un meccanismo di calcolo automatico dell’avanzamento del progetto.

Per far questo abbiamo identificato le situazioni più comuni e le abbiamo combinate per consentire di modellare, con facilità, il comportamento anche di progetti complessi.

Vediamo in dettaglio le altre tipologie di calcolo oltre quella manuale:

2.1. Da worklog / stimato

Twproject può calcolare automaticamente l’avanzamento in base al tempo effettivamente registrato rispetto al tempo pianificato.

Se ad esempio abbiamo stimato di lavorare 100 ore e ne abbiamo lavorate 45, saremo al 45%.

Questo è un calcolo utile ad esempio per una tipologia di lavori che prevedono un contratto a consumo oppure per le fasi di preventivazione e studio.

2.2. Per fasi (ponderate)

Questo è un tipo di calcolo utile per chi si basa fortemente sulla WBS, come ad esempio le aziende di produzione che articolano la loro attività in tante fasi del ciclo produttivo.

In questo caso l’avanzamento è calcolato in base a quello dei figli, pesato sulla loro rilevanza.

Possiamo avere ad esempio un’azienda di produzione di automobili che divide il processo produttivo in diverse fasi:

• Progettazione (peso: 40%)
• Produzione delle componenti principali (peso: 30%)
• Assemblaggio finale (peso: 20%)
• Controllo qualità (peso: 10%)

Ogni fase contribuisce all’avanzamento complessivo del progetto in modo proporzionale alla sua rilevanza. Se:

• La progettazione è completata al 100%,
• La produzione delle componenti principali è completata al 50%,
• Le altre due fasi non sono ancora iniziate

L’avanzamento del progetto sarà calcolato come:
(40% × 100%) + (30% × 50%) + (20% × 0%) + (10% × 0%) = 55% di completamento.

Se sembra complicato assegnare una percentuale di rilevanza, non preoccuparti, Twproject livella tutti i valori anche se il totale non è pari a 100.

2.3. Per fasi completate / totali

In questo altro caso l’avanzamento è calcolato in base al numero di sotto-progetti chiusi rispetto al totale.

Mettiamo il caso che il progetto si componga di 3 fasi; finite le prime due saremo al 66%.

Un calcolo piuttosto brutale, ma di facile comprensione, e che può essere utile in caso di progetti composti di molte fasi ripetitive es.: l’installazione di 200 apparecchiature identiche.

2.4. ToDo chiusi / totale

Qui l’avanzamento è determinato in base al numero di ToDo completati rispetto al totale.

Se abbiamo 100 ToDo sul progetto/fase e ne abbiamo chiusi 50, saremo al 50%.
Questo è un dato interessante quando le attività del progetto si possono riassumere in liste di ToDo.

La tipologia di calcolo è particolarmente calzante per chi lavora con metodologia Agile.

2.5. Peso ToDo chiusi / totale

È un raffinamento del precedente con cui si considera la “gravità” del ToDo.

Se abbiamo 80 ToDo di cui 40 “bloccanti” e 40 a “bassa priorità”, se chiudiamo i 40 bloccanti avremo un avanzamento maggiore rispetto a chiudere quelli a bassa priorità.

Questo metodo di lavoro è uno stimolo per indurre a seguire delle buone pratiche.

2.6. Da costi sostenuti su stimato o budget

Twproject offre una gestione dei costi di progetto molto raffinata ed è per questo che anche l’avanzamento del progetto può essere valutato sulla base di diversi criteri legati all’andamento dei costi.

Se ad esempio abbiamo una previsione di spesa (o di budget) di 100, se abbiamo speso 30, saremo al 30%.

Questo tipo di analisi dei dati è utile a chi opera su diverse tipologie di contratti legate ai SAL.

Ma funziona anche per alcune metodologie Agili iterative no-estimate.

2.7. Per data

Infine il modello di calcolo più semplice, quello per cui va sempre tutto bene 😉

Se è passato il 90% del tempo previsto siamo al 90%.

Purtroppo non si può applicare spesso nei progetti reali. Tipico è l’uso nelle costruzioni in alcune fasi di “attesa” quali assestamento, essiccazione e simili.

Può essere però molto utile per modellare contratti di supporto annuali o simili scenari.

Conclusioni

Tornando al nostro esempio dello sprint Twproject 7.0.007, la formula automatica più indicata è quella “Peso todo chiusi/totale”, perché lo sprint è completamente determinato dall’insieme dei ToDo che lo compongono.

Se editiamo il progetto e cambiamo tipologia di calcolo vedremo immediatamente l’effetto:

Quindi leggermente meglio dell’80% previsto a sensazione.

Twproject consente di utilizzare regole di calcolo dell’avanzamento non solo sul progetto, ma anche su ogni fase, sotto-fase, e così via.

In questo modo si riuscirà a modellare facilmente anche comportamenti complessi ed eterogenei.

Per il progetto Twproject 7.0 abbiamo dei partner per lo sviluppo; nel loro caso abbiamo acquistato dei pacchetti di giornate e per l’avanzamento utilizziamo il “worklog fatto/stimato”

Potremmo quindi avere un progetto la cui fase di studio avanza con il lavoro svolto, una fase di sviluppo Agile con cui si avanza a ToDo completati e una fase di manutenzione con cui si avanza con il tempo.

Facile, potente, intuitivo, automatico, oggettivo e soprattutto senza troppi sforzi per il PM!

Le informazioni relative all’avanzamento sono poi visibili in Twproject non solo nelle liste riepilogative ma anche in dashboard specifiche che gli utenti di alto livello possono verificare in autonomia senza disturbare il team.

In conclusione, queste diverse modalità di monitoraggio consentono una gestione flessibile e precisa dell’avanzamento dei progetti, adattandosi alle diverse metodologie di lavoro e alle specifiche necessità di monitoraggio.

Come sempre, in Twproject la flessibilità è tutto. Provalo gratis per 14 giorni è verifica subito quanto può semplificarti i calcoli, e la vita, in maniera efficace.

Il metodo GTD (Getting Things Done), in italiano metodo „Detto, fatto!“, è un sistema per organizzare efficientemente le proprie attività in relazione al tempo e rimanere così produttivi.

Può sembrare complicato visto esternamente, ma l’obiettivo finale è quello di ottimizzare il tempo a disposizione da dedicare alle attività che bisogna fare, per avere più tempo per le attività che si vogliono fare.

Il metodo GTD, se utilizzato correttamente, permette di alleggerire il carico sia nella vita lavorativa che in quella privata. Tale metodo, infatti, può essere utilizzato in entrambe le situazioni.

Il metodo GTD: approfondimento

Il GTD è un metodo per organizzare le cose da fare, in base alle loro priorità e redigere una programmazione – giornaliera, settimanale, mensile – in modo da renderle tutte gestibili.

Questo metodo permette di vedere le attività in ballo e di scegliere efficientemente su cosa e come lavorare in futuro.

Il sistema GTD permette, inoltre, di eliminare dalla mente eventuali distrazioni che possono impedire un lavoro efficiente.

Tutto ciò sembra fantastico, ma tale metodo è anche conosciuto per essere complicato.

Parte del motivo di questa reputazione, sta nel fatto che non esiste un unico e sempre valido modo giusto per praticarlo.

Certamente esistono delle linee guida, ma non esiste uno schema preciso da seguire. L’applicazione del metodo GTD varia di situazione in situazione.

Parte di questa flessibilità rende facile la sua personalizzazione in base alle proprie esigenze. Di contro, rende difficile l’approccio e la messa in pratica.

Una delle difficoltà principali nell’adozione del metodo GTD è la necessità di costanza e disciplina. Non basta scrivere le attività da svolgere, bisogna anche rivederle periodicamente, aggiornarle e, soprattutto, eseguirle nel tempo stabilito. 

È facile cadere nella tentazione di trascurare la revisione settimanale o di procrastinare attività che sembrano poco urgenti.

Vediamo quindi di capire il suo funzionamento in modo molto semplice.

Le 5 fasi del metodo GTD

Il metodo GTD è tendenzialmente un sistema organizzativo. Non imposta infatti delle regole precise su come svolgere concretamente il lavoro.

Il metodo si concentra su come organizzare, strutturare e scegliere il lavoro da fare e si basa su 5 fasi o passaggi:

1. Raccogliere

si intendono tutte le cose da fare, le idee, i compiti ricorrenti, veramente tutto.

Raccogliere e scrivere il tutto in un quaderno, in un foglio Word, su post-it, su qualsiasi strumento si preferisca usare per organizzarsi.

Il metodo GTD non dice di usare uno strumento specifico, ma qualsiasi cosa si utilizzi deve  adattarsi al flusso quotidiano della persona. Non devono esistere scuse per dire “lo aggiungerò alla mia lista più tardi”.

2. Esaminare

Non limitarsi a scrivere solamente “Pianifica vacanze”, ma suddividerlo in passaggi pratici ed eseguibili. Ad esempio: scegliere la destinazione, cercare il volo, cercare l’hotel, ecc.

Se qualcosa può essere fatto subito e si ha tempo per farlo, bisogna approfittarne, e farlo subito.

Se una cosa può essere delegata, che sia delegata.

3. Organizzare tutto per categoria e priorità

Assegnare date di scadenza e deadline, dove possibile, ed impostare promemoria per rispettarle.

Prestare particolare attenzione anche alla priorità di ogni attività. 

Coinvolgere i membri del team nella suddivisione dei compiti può migliorare l’efficienza e ridurre il carico di lavoro individuale.

In questo momento non si sta eseguendo nessuno degli elementi dell’elenco, ma si sta solo organizzando la lista ed i punti, secondo categoria e priorità.

4. Fare

A questo punto, il sistema è configurato per renderlo facilmente comprensibile ed è il momento di impegnarsi e mettersi al lavoro.

Le attività sono suddivise in blocchi gestibili, di dimensioni contenute, facili da avviare. Non ci sono più scuse. Il supporto dei membri del team può essere utile per affrontare compiti più complessi in modo collaborativo.

5. Revisionare

Effettuare periodicamente una revisione approfondita dei punti per vedere dove si stanno facendo progressi. Si valuterà dove sono necessarie modifiche delle priorità e delle categorie e, in generale, bisognerà verificare se il sistema funziona.

Come iniziare con il metodo GTD

Comprese le premesse di base del metodo GTD, iniziare è semplice.

In effetti, è probabile che molti project manager già utilizzino alcuni dei pilastri del GTD e che questi siano già parte del loro flusso di lavoro.

È probabile ma non così scontato. Ecco quindi, per chi vuol provarci, come iniziare.

Innanzitutto, si necessita uno strumento per acquisire e organizzare tutte le idee, le attività ed i task da fare, le responsabilità, tutto ciò che bisogna ricordare.

E’ necessario scegliere un metodo, uno strumento o un dispositivo che ci permetta di riportare nel modo più rapido possibile le nuove informazioni che ci vengono date.

Se il capo annuncia un nuovo compito, infatti, questo deve poter essere riportato nel sistema scelto nel modo più immediato.

Se l’attuale metodo non permette questa libertà, bisogna cambiarlo.

Ecco ora il punto che la maggior parte delle persone non fa: dedicare un del tempo ogni settimana, o all’inizio di ogni giorno, per entrare veramente in contatto con le cose da fare.

Quanti di noi, entrati in ufficio, si siedono alla scrivania ed iniziano a lavorare alla cieca pensando solamente alle singole attività senza pensare o avere un quadro generale della giornata?

I task devono essere organizzati in compiti specifici da gestire secondo pianificazione e priorità.

Un’ottima soluzione per implementare il metodo GTD è Twproject, che consente di organizzare in modo efficiente attività, assegnazioni e priorità. 

Twproject permette di monitorare lo stato dei task, delegare attività ai membri del team e semplificare la revisione periodica del lavoro. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, offre una gestione agile del flusso di lavoro, rendendo più semplice adottare il GTD nella pratica quotidiana.

Idealmente, se il metodo GTD è eseguito correttamente, tutti i compiti da fare dovrebbero essere facilmente scansionabili. Si potrà vedere rapidamente ciò che è più importante, ciò che richiede più o meno tempo, ciò che può essere posticipato.

Come organizzarsi nello specifico dipende dalla persona, ma una regola fondamentale è: non esagerare.

Se la lista comincia a riempirsi di categorie, priorità variabili e tutti i tipi di etichette, flag e funzioni possibili, è ora di tornare al punto di partenza e semplificare.

E soprattutto non bisogna dimenticare la revisione periodica, preferibilmente settimanale.

Conclusioni sul metodo GTD

Il sistema Getting Things Done ha molto da offrire, ma non dimentichiamolo: è solo una filosofia organizzativa e non è adatto a tutti.

Esistono infatti diversi altri sistemi e metodi di produttività di David Allen fra cui scegliere ed il metodo GTD è solamente uno di essi.

L’obiettivo del metodo GTD è quello di dedicare un del tempo all’organizzazione delle attività per ottenere successivamente una grande quantità di tempo che si sarebbe altrimenti speso per un lavoro inutile e improduttivo.

Si sarà in generale più rilassati, perché non ci si dovrà più stressare con il pensiero di cosa fare dopo, come farlo o quando si avrà il tempo per farlo.

Nella nostra esperienza successo e produttività sono legate a come gestisci due aspetti della gestione del lavoro:

1. Modellare accuratamente le complessità del tuo ambiente di lavoro – e qui ovviamente Twproject ti assiste meravigliosamente
2. Portare questa complessità verso qualcosa di semplice, leggero, gestibile velocemente e aggiornabile dal singolo utente.

Molte delle idee che circondano la gestione “agile” e il “getting things done” ruotano intorno a questo processo.

Il risultato finale dovrebbe essere quello di trovarsi più in sintonia con il lavoro e di essere più coinvolto nella propria vita.

E tu che metodo di organizzazione delle attività utilizzi?

Che rapporto hai con il metodo GTD? Scrivicelo nei commenti.

I progetti infrastrutturali sono spesso afflitti da ritardi e costi maggiorati.

Il percorso verso il completamento è infatti spesso costellato di sfide che possono mettere alla prova anche il project manager più esperto.

L’approccio tradizionale incentrato sul controllo deve lasciare spazio a pratiche più flessibili in grado di gestire gli inevitabili cambiamenti del settore delle infrastrutture.

Vediamo in questo articolo quali sono le sfide e le soluzioni per gestire la complessità dei progetti infrastrutturali.

Complessità nei progetti infrastrutturali: le sfide

La complessità di un qualsiasi progetto, e non solo in ambito infrastrutturale, aumenta con il numero dei suoi elementi e con il numero e la complessità delle interazioni fra questi elementi.

La gestione efficace di progetti infrastrutturali su larga scala comporta l’affrontare vari problemi di gestione del progetto, fra cui:

• Adattamento ai progressi tecnologici: la rapida evoluzione della tecnologia presenta sia opportunità che sfide. I project manager devono rimanere al passo con le ultime tendenze tecnologiche e l’ottimizzazione della logistica non rappresenta più un lusso, ma una necessità per rimanere competitivi. Tuttavia, l’integrazione di queste tecnologie richiede investimenti e formazione significativi, il che può rappresentare una sfida importante per molte aziende.

• Conformità normativa e considerazioni ambientali: i progetti infrastrutturali si estendono spesso su più giurisdizioni, ciascuna con il proprio insieme di normative e requisiti di conformità. Orientarsi in questo labirinto normativo può essere un compito arduo.

• Gestione del rischio e incertezza: la portata e la durata di un progetto infrastrutturale può andare incontro a differenti rischi, dalle fluttuazioni finanziarie alle condizioni impreviste del sito. Una gestione efficace del rischio diventa quindi fondamentale e richiede al project manager di anticipare potenziali problemi e sviluppare tempestivamente piani di emergenza. L’attuale ambiente competitivo lascia poco spazio all’errore e la capacità di gestire l’incertezza può decretare il successo o il fallimento di un progetto.

• Coinvolgimento e comunicazione degli stakeholder: un progetto infrastrutturale in genere coinvolge un’ampia gamma di stakeholder, tra cui enti governativi, investitori, appaltatori e la comunità. Garantire una comunicazione chiara e coerente tra tutte le parti è fondamentale. Bilanciare gli interessi di tutti mantenendo lo slancio del progetto è sicuramente un’impresa delicata e impegnativa.

• Assegnazione delle risorse e gestione della forza lavoro: la competizione per manodopera qualificata e materiali di qualità è intensa. L’attuale mercato del lavoro, caratterizzato da carenze di competenze e alti tassi di turnover, aggiunge un ulteriore livello di complessità alla gestione della forza lavoro. Mantenere i talenti e garantire una forza lavoro qualificata per tutta la durata del progetto è una sfida spesso presente.

Complessità nei progetti infrastrutturali: le soluzioni

Come abbiamo visto i progetti infrastrutturali presentano una serie di importanti sfide, ma ecco alcune strategie per rispondervi:

• Assumersi la responsabilità: nei progetti complessi e a lungo termine, la vera proprietà dei risultati è un punto essenziale. Il project manager deve assumersi la responsabilità delle decisioni difficili, promuovendo la tranquillità mentale all’interno del team. Questa responsabilizzazione consente un processo decisionale efficace senza timori eccessivi. Se il supporto esecutivo vacilla, sarà più probabile andare incontro a problemi e a rischi di maggior gravità.

• Gestire le tempistiche: stimare tempo e sforzi nei progetti infrastrutturali può essere difficile. Per la data finale deve essere calcolato un buffer di tempo, in modo da tenere conto di eventuali rallentamenti lungo il percorso.

• Creare fiducia: affrontare le preoccupazioni all’interno delle comunità locali è essenziale per il successo di grandi progetti. Creare uno spazio sicuro per discussioni riguardanti preoccupazioni urgenti e fornire spiegazioni tempestive sui metodi e gli obiettivi del progetto è fondamentale. Istruire i membri del team sullo scopo del progetto, sui risultati attesi, sui costi, sulla tempistica e sui benefici per la comunità promuove un senso di comprensione e collaborazione. Coltivando relazioni con le parti interessate, gli stakeholder del progetto possono stabilire una base di fiducia e supporto, garantendo un’esecuzione più fluida dei lavori.

• Comprendere il mercato: in ambito infrastrutturale conoscere e comprendere il mercato diventa la base per ogni project manager. Per superare la maggior parte degli ostacoli, infatti, è fondamentale una profonda comprensione delle dinamiche dell’azienda e delle diverse fonti di approvvigionamento. Una pianificazione proattiva consente di individuare tempistiche più realistiche e una gestione efficace delle aspettative.

Twproject: lo strumento per gestire progetti infrastrutturali su larga scala

La complessità dei progetti infrastrutturali rende necessario l’automazione di alcuni processi e l’utilizzo di uno strumento di project management efficace in grado di gestire progetti su larga scala.

Selezionare lo strumento giusto è fondamentale per il successo di un progetto infrastrutturale.

Ecco come Twproject, il miglior software di project management attualmente presente sul mercato, può diventare l’alleato ideale in questa industria:

• Accessibilità: Twproject offre accessibilità da praticamente qualsiasi luogo del mondo. Considerato che i progetti infrastrutturali richiedono la collaborazione di diversi stakeholder che molto difficilmente si trovano all’interno dello stesso ufficio, uno strumento che permetta la connessione in tempo reale da qualsiasi luogo, diventa necessario.

• Reporting dinamico e personalizzato: per gestire efficacemente i progetti infrastrutturali, i dati e le informazioni devono essere accessibili e comprese da tutti gli stakeholder.

Twproject permette di creare report immediati, personalizzando la visualizzazione dei dati ed estraendo informazioni aggiornate.

• Sicurezza dei dati: dato il valore e la sensibilità dei dati, soprattutto nel caso di un progetto infrastrutturale, la sicurezza informatica diventa fondamentale. Twproject garantisce il rispetto di tutti i parametri per la sicurezza dei dati e della privacy. L’amministratore può dare differenti livelli di accesso ai dati ad ogni utente, proteggendo così i dati sensibili dove necessario.

Per concludere la gestione dei progetti infrastrutturali è sicuramente una disciplina complessa e che richiede un mix di competenze tecniche, pianificazione strategica e strumenti informatici innovativi.

Nel mondo odierno, altamente competitivo, le sfide sono numerose, ma lo sono anche le opportunità di innovazione e miglioramento.

Non importa se sei un fondatore alle prime armi o un imprenditore seriale, un pitch deck è la chiave per raccogliere capitale per una startup.

Un pitch deck ben strutturato presenta agli investitori una narrazione avvincente sulla visione e i piani di una startup, evidenziando la cronologia e le esigenze degli investimenti e spiegando cosa rende il progetto vincente.

In questo articolo spiegheremo come creare un pitch deck efficace per conquistare gli investitori.

Cos’è un Pitch Deck?

Un pitch deck è una presentazione attentamente realizzata che comunica la vision di una startup, il business plan, le metriche chiave e altre informazioni critiche ai potenziali investitori.

È progettato per fornire una panoramica completa dell’attività, evidenziandone il potenziale e la fattibilità sul mercato.

L’obiettivo principale di un pitch deck è coinvolgere gli investitori, creando la possibilità di ottenere il capitale di cui la startup ha bisogno per crescere.

Indipendentemente dal tipo di investitore, ci sono alcuni elementi chiave che ogni startup in fase iniziale dovrebbe includere nel proprio pitch deck.

I fondatori dovrebbero adattare i loro pitch in base al loro target, ma i pitch di successo per i round iniziali includono generalmente i seguenti elementi. Vediamoli nel prossimo paragrafo.

Gli elementi chiave per creare un pitch deck efficace

• Una storia entusiasmante

Il pitch deck ha bisogno di una narrazione avvincente che delinei la visione e i piani futuri della startup.

Sin dalla fase di sviluppo, è fondamentale ispirare ed entusiasmare il pubblico. La storia può essere coinvolgente e pertinente, mostrando perché lo scopo dell’azienda è importante e perché il team è composto dalle persone giuste per realizzare questa visione.

L’obiettivo è far sì che gli investitori vogliano far parte di quello stesso percorso e investire nella startup e nell’impatto che questa mira a creare.

La storia deve partire con una chiara identificazione del problema che si vuole risolvere. Non limitarti a descrivere la situazione: emoziona il pubblico.

Usa esempi concreti o aneddoti che dimostrino quanto sia importante il problema e come colpisca persone o mercati reali. Simon Sinek lo riassume bene nel suo “Golden Circle”: inizia con il perché prima di passare al come e al cosa.

Esempio:
“Ogni giorno, milioni di persone spendono ore cercando informazioni in modo inefficiente, perdendo tempo prezioso. Ci siamo chiesti: perché dovrebbe essere così difficile trovare quello di cui si ha bisogno in pochi secondi?”

• Fare Visual Storytelling

Un pitch deck non è solo contenuto: è anche design.

L’aspetto visivo gioca un ruolo fondamentale nel catturare l’attenzione e mantenere il coinvolgimento del pubblico.

Usa un design pulito, coerente e professionale, evitando di sovraccaricare le slide con testo eccessivo o immagini non pertinenti. Ogni elemento visivo dovrebbe rafforzare il messaggio che vuoi trasmettere. Infografiche, grafici e immagini di alta qualità possono rendere il tuo messaggio più chiaro e memorabile.

Strumenti come Canva o Figma possono essere utili per creare una presentazione accattivante anche senza competenze avanzate di design.

• Un team eccezionale

Avere un team di prim’ordine è uno dei fattori più critici.

In questo caso è importante stabilire credibilità, dimostrare competenza e creare fiducia.

Il pitch deve essere in grado di evidenziare l’esperienza pertinente, le competenze uniche e i successi passati dei membri del team per mostrare perché sono le persone migliori per realizzare questa visione.

• Numeri, KPI e Prospettive di Crescita

Superfluo dire che un pitch deck ha bisogno di numeri e KPI. Ogni parola deve essere legata a metriche chiave che dimostrino trazione.

Portare numeri e dati concreti è fondamentale agli occhi degli investitori che chiaramente si aspettano un ritorno sull’investimento.

Tuttavia, chi è nelle fasi iniziali e possiede dati limitati o inesistenti, deve essere trasparente al riguardo.

Gli investitori capiscono che le startup in fase iniziale potrebbero non avere ancora metriche ben definite. In questo caso, ci si può concentrare sulla presentazione del potenziale del prodotto, del problema che risolve e dell’opportunità di mercato.

Utilizzare dati qualitativi, risultati del programma pilota o feedback degli utenti può portare supporto alle affermazioni.

• Value Proposition chiara e convincente

Un pitch deck di successo deve chiarire senza ombra di dubbio perché la tua startup esiste e cosa la rende unica.

Una value proposition efficace non è solo una dichiarazione, ma il cuore del tuo progetto. Spiega chiaramente quale problema risolve il tuo prodotto o servizio, in che modo è diverso (e migliore) rispetto alla concorrenza, e perché gli utenti non possono farne a meno.

Questa sezione non solo attira l’attenzione degli investitori, ma li aiuta a comprendere immediatamente l’impatto e il potenziale valore della startup. Usa un linguaggio semplice, ma potente, accompagnato da immagini o dati che supportino il tuo messaggio.

• Il piano di crescita

Anche se il prodotto è ancora in fase di sviluppo, è essenziale dimostrare una conoscenza approfondita del mercato, dei clienti e della scalabilità.

Un pitch deck deve includere un piano di crescita ben ponderato che evidenzi la strategia per raggiungere ed espandere la base di clienti, penetrare nel mercato e scalare l’attività.

• Call to Action

Infine, un pitch deck non sarebbe completo senza una chiamata all’azione. La call to action dovrebbe essere chiara e concisa.

Mentre la maggior parte dei fondatori cerca di attrarre investimenti con il proprio pitch deck, alcuni vogliono semplicemente espandere la propria rete, far sì che il proprio pubblico si iscriva a una versione di prova o scarichi la propria app.

Se una startup sta cercando di raccogliere fondi, è importante essere chiari sull’importo esatto del finanziamento e menzionare esattamente per cosa verrà utilizzato. Ciò aiuterà a determinare traguardi realistici nel breve, medio e lungo termine.

L’importanza dell’analisi dei rischi e delle strategie di mitigazione nel pitch deck

Un elemento spesso sottovalutato nei pitch deck è l’analisi dei rischi e le strategie per affrontarli.

Gli investitori apprezzano i fondatori che dimostrano di avere una visione realistica del mercato e dei potenziali ostacoli. Includere una sezione che identifica i rischi principali del progetto, come la concorrenza, le fluttuazioni di mercato o i limiti tecnologici, e presentare strategie di mitigazione ben studiate, può fare la differenza.

Questo approccio non solo mostra che il team è preparato a gestire le sfide, ma rafforza la fiducia degli investitori nella solidità del progetto.

Strumenti di project management, come Twproject, possono supportare nella gestione dei rischi, consentendo di monitorarli costantemente e adattare le strategie in tempo reale.

Questo dimostra ulteriormente un alto livello di organizzazione e professionalità, qualità fondamentali per conquistare il supporto degli investitori.

L’importanza del diagramma di Gantt nel pitch deck

Il diagramma di Gantt rappresenta uno strumento essenziale all’interno di un pitch deck, poiché consente di illustrare in maniera chiara e visivamente efficace la pianificazione temporale di un progetto.

La sua funzione principale è quella di fornire una panoramica dettagliata delle fasi di sviluppo, evidenziando le attività principali, le scadenze cruciali e le relazioni di dipendenza tra i vari step.

Questo approccio non solo facilita la comprensione del piano d’azione da parte di potenziali investitori o partner, ma trasmette anche un messaggio fondamentale: il team di progetto ha un chiaro senso di direzione, organizzazione e capacità di gestione del tempo.

Un diagramma di Gantt ben strutturato è un potente indicatore di professionalità e preparazione, in quanto dimostra che il progetto non è solo una visione astratta, ma un percorso concretamente pianificato e realistico.

In un contesto competitivo, dove spesso i dettagli possono fare la differenza tra un sì e un no da parte di un investitore, il diagramma di Gantt diventa uno strumento strategico.

Un valido alleato per creare diagrammi di Gantt chiari e ben strutturati è Twproject, che offre strumenti intuitivi per pianificare, monitorare e gestire progetti complessi.

Con Twproject, è possibile creare diagrammi di Gantt in pochi click, personalizzandoli secondo le specifiche esigenze del progetto e mantenendoli sempre aggiornati in tempo reale.

Le funzionalità integrate permettono di gestire facilmente le dipendenze tra attività, assegnare risorse in modo efficiente e adattare la pianificazione in caso di imprevisti.

Con Twproject, il diagramma di Gantt nel pitch deck non è solo una rappresentazione grafica, ma diventa un elemento di comunicazione strategica che rafforza la credibilità della startup agli occhi degli investitori.

Strumenti come questo sono utili anche per le startup che vogliono sviluppare il loro modello di business in modo organizzato e realistico, soprattutto per impressionare i loro potenziali investitori.

In un’epoca dominata dai social media, comunicare visivamente e con precisione può essere determinante per distinguersi e posizionarsi come una startup di successo.

Il diagramma di flusso è molto importante nella gestione di un progetto se non fondamentale, poiché migliora l’efficienza del flusso di lavoro e rende trasparente il progetto stesso.

La mancanza di chiarezza è una delle principali cause di inefficienza in qualsiasi progetto.

Che si tratti della carenza di un ambito chiaro per determinate attività o di un percorso non ben tracciato dall’inizio alla fine, questa opacità ostacola il flusso del progetto con ostacoli inutili.

Il diagramma di flusso puoi utilizzarlo in ogni fase del progetto, dalla pianificazione iniziale alla valutazione finale, per garantire una gestione più chiara, efficiente e condivisa tra tutti i membri del team.

Vediamo cos’è un diagramma di flusso e perché usarlo nei progetti.

Che cos’è un diagramma di flusso?

Un diagramma di flusso non solo rende facile visualizzare tutti i tipi di processi e flussi di lavoro di un progetto, ma fornisce un linguaggio comune che migliora l’allineamento del team.

Ma c’è di più.

L’utilizzo di un diagramma di flusso per documentare visivamente il progetto consente di:

• Illustrare la sequenza delle attività richieste per il suo completamento
• Evidenziare potenziali problemi del flusso di lavoro
• Scoprire le aree in cui è possibile migliorare l’efficienza, la qualità o il rendimento
• Visualizzare grandi volumi di informazioni su una singola schermata rendendo quindi abbastanza gestibile una grande quantità di informazioni
• Assegnare diversi schemi di colori a diverse attività e processi facilitando così la loro interpretazione

E un’altra buona notizia è che i diagrammi di flusso di gestione del progetto sono tendenzialmente facili da creare.

Ogni simbolo del diagramma di flusso comunica specifiche azioni o decisioni. È sufficiente utilizzare una raccolta standardizzata di simboli e forme del diagramma di flusso per visualizzare ogni passaggio del progetto, quindi collegarli con frecce di collegamento che indicano la direzione del flusso di lavoro.

Una volta completato, il diagramma è pronto per aiutare il project manager e il team ad analizzare, modificare e realizzare piani e obiettivi di progetto specifici.

In altre parole, un diagramma di flusso è un ausilio grafico, progettato per per fornire una rappresentazione visiva della sequenza di passaggi da seguire durante il processo di gestione del progetto.

Esistono diversi tipi di diagramma di flusso, ognuno progettato per scopi diversi: ad esempio, i diagrammi di alto livello offrono una panoramica generale, mentre la maggior parte dei diagrammi dettagliati possono fornire istruzioni passo-passo per compiti specifici.

Scegliere il giusto modello di diagramma è cruciale per garantire che il diagramma serva efficacemente il suo scopo, fornendo chiarezza e direzione a tutti i livelli organizzativi.

Vediamo un paio esempi di diagrammi di flusso:

1. Processo di assunzione: un diagramma di flusso del processo di assunzione può iniziare con la ricezione del CV di un candidato e seguire le fasi di selezione, intervista, valutazione e assunzione. Questo aiuta le risorse umane a mantenere un processo chiaro e standardizzato.
   
2. Settore manifatturiero: in un contesto manifatturiero, un simile diagramma potrebbe illustrare il processo di assemblaggio di un prodotto, dalla materia prima fino al controllo qualità finale. Diagrammi dettagliati possono aiutare a identificare colli di bottiglia e inefficienze.

Con questa guida in atto, il team di progetto saprà cosa verrà dopo e il processo potrà funzionare nel modo più fluido ed efficiente possibile.

Perché utilizzare un diagramma di flusso del processo di gestione dei progetti?

Lo scopo di qualsiasi diagramma di flusso è quello di aiutare a visualizzare i passaggi richiesti, aspetto particolarmente importante nel caso della gestione di un progetto e nella gestione dei processi aziendali.

Ogni diagramma è costituito da azioni, i responsabili dell’esecuzione di tali azioni e gli input e gli output per ogni fase.

Inoltre, in alcuni casi, i diagrammi di flusso possono includere anche un record di tutti i documenti di progetto e altri materiali necessari per eseguire le azioni.

L’obiettivo del diagramma di flusso è la chiarezza e la trasparenza.

La terminologia utilizzata deve essere mantenuta semplice e priva di gergo inutile o specialistico; i passaggi devono essere chiari per tutti, qualsiasi sia il loro livello di specializzazione e di conoscenza.

Per lo stesso motivo, già all’inizio del progetto deve essere trovato un accordo coerente su come “costruire” un diagramma di flusso: ad esempio, una forma quadrata rappresenta un processo, un esagono il punto finale, un diamante una decisione, ecc.

Le forme del diagramma trasmettono così informazioni sulla fase del processo ed un solo sguardo può dire al lettore quale tipo di operazione si sta verificando in un punto preciso.

Stessa cosa per quanto riguarda i colori: questi possono essere utilizzati, ad esempio, per identificare le risorse.

Qualunque sia la codifica accordata, sarà inoltre necessario aggiungere una legenda al diagramma di flusso per identificare il significato di ogni forma e colore, in modo da evitare qualsiasi tipo di equivoco.

Una volta che il diagramma ha mappato i passaggi di ciascuna fase del progetto e assegnato la titolarità delle responsabilità, tutti possono comprendere appieno il proprio ruolo e il modo in cui contribuiscono al tutto.

Il modo migliore per iniziare a mappare visivamente il processo di gestione del progetto è tornare alle origini, cioè utilizzare carta e penna.

Quanti tipi di diagrammi di flusso esistono?

I diagrammi di flusso possono essere molteplici, ognuno pensato per rappresentare in modo efficace determinati aspetti di un processo o progetto. Ecco i principali:

1. Diagramma di flusso base (o semplice)

Utilizzato per rappresentare la sequenza lineare di attività o operazioni in un processo. È il tipo più comune e adatto per mappare procedure standard.

2. Diagramma di flusso decisionale

Serve a visualizzare i punti in cui si devono prendere decisioni, mostrando i percorsi alternativi a seconda dell’esito di una scelta (es. sì/no). È perfetto per processi che prevedono ramificazioni o condizioni.

3. Diagramma di flusso logico

Evidenzia il ragionamento dietro a un processo, più che il processo stesso. È molto utile per l’analisi di sistemi complessi o per pianificare algoritmi.

4. Diagramma di flusso dei dati (DFD)

Utilizzato principalmente in informatica e ingegneria del software, rappresenta il flusso dei dati all’interno di un sistema, indicando input, output, archiviazioni e trasformazioni.

5. Diagramma di flusso funzionale (o cross-functional)

Suddivide il diagramma in corsie (swimlanes), ognuna associata a un reparto o a un ruolo. Questo tipo è perfetto per rappresentare processi aziendali che coinvolgono più funzioni o reparti.

6. Diagramma di flusso di processo (PFD)

Molto usato nell’industria e nella produzione, mostra i passaggi fisici e chimici di un processo produttivo. È utile per ingegneri e tecnici.

7. Diagramma di flusso di lavoro (workflow diagram)

Descrive le attività e il loro ordine esecutivo all’interno di un flusso di lavoro. È usato per migliorare la gestione delle attività operative.

Come costruire un diagramma di flusso

Il primo passaggio è pensare a tutte le diverse fasi di un processo.

È un’ottima idea coinvolgere tutto il team in questa fase, in quanto ognuno può fornire input preziosi.

In secondo luogo, si penserà al flusso da un passaggio all’altro:

• Ci sono punti in cui il percorso può dividersi?
• Cosa succede se un’attività non supera una delle fasi di verifica, dove viene rimandata e come vengono gestite le attività seguenti?
• Come si gestiscono i rientri o le biforcazioni?

Queste sono solo alcune delle domande che ci si dovrà porre in questo passaggio.

Successivamente, si assegnerà la proprietà di ogni passaggio. Ciò è particolarmente importante per le fasi di verifica o revisione che possono essere svolte solo da un singolo ruolo o decisore.

Infine, è necessario assicurarsi che il diagramma di flusso sia coerente e facilmente interpretabile, magari chiedendo dei feedback prima di ufficializzarlo.

Per concludere, il vantaggio dei diagrammi di flusso è che mostrano le attività coinvolte in un progetto, inclusi i punti di decisione, i percorsi paralleli, i circuiti di ramificazione, nonché la sequenza complessiva dell’elaborazione attraverso la mappatura dei dettagli operativi.

Un diagramma di flusso di base può aiutare un project manager soprattutto durante la fase di pianificazione.

Quando viene creato un diagramma di flusso, questo mostra il metodo utilizzato dall’organizzazione per raggiungere un particolare traguardo del progetto.

Ciò rende più facile per un project manager passare attraverso il processo di determinazione, delega e pianificazione di ciascuna attività ai membri del team.

Come avvantaggiarsi utilizzando un software

Se come abbiamo visto, il diagramma di flusso può essere semplice e intuitivo da realizzare, se si utilizza un buon software di project management, il processo sarà ulteriormente facilitato. Infatti, i software attualmente sul mercato permettono di costruire diagrammi di flusso personalizzati e adattabili alle vere esigenze di un progetto.

Alcuni software all’avanguardia prevedono dei diagrammi di Gantt altamente elastici e flessibili e che dunque traducono in elettronico ciò che può essere inzialmente concepito con carta e penna dal project manager.

Twproject è uno di questi software. La sua recente release di una versione ultra-avanzata del diagramma di Gantt consente di compiere un’analisi del flusso di progetto dettagliata e flessibile, con molti strumenti che permettono di ottimizzare i processi e non compiere errori.

È importante però tenere a mente che sicuramente i diagrammi sono strumenti incredibilmente utili, ma si tratta comunque di uno dei tanti ingranaggi in quella che è la più complessa “macchina” di gestione dei progetti.

Strategie come il monitoraggio dello stato del progetto l’adozione di una metodologia di gestione del progetto sono altri modi per migliorare ulteriormente i processi di lavoro.

La creazione di un diagramma con l’ausilio di un software come Twproject consente non solo di velocizzare il processo, ma anche di ottenere una rappresentazione visiva più chiara e interattiva delle varie fasi operative.

Un buon software, infatti, può essere utilizzato anche per integrare altre funzioni fondamentali, come la gestione delle risorse, la pianificazione temporale e la suddivisione delle responsabilità tra i membri del team. Questo permette di mantenere sempre sotto controllo l’avanzamento dei lavori e intervenire tempestivamente in caso di criticità.

Ogni strumento utile alla gestione ed esecuzione del progetto è presente in Twproject. Prova gratuitamente le sue funzionalità per 15 giorni e scommettiamo che non tornerai più indietro!

Il triangolo dei vincoli di progetto, noto anche come triangolo del project management, visualizza la necessità di bilanciare ambito, costi e tempo per ottenere un prodotto finale di alta qualità.

Nessuna variabile singola di questo triangolo può essere modificata senza scendere a compromessi con le altre due.

È compito del project manager bilanciare tutti e tre gli elementi per mantenere il progetto entro il budget e la scadenza, allo stesso tempo soddisfacendo l’ ambito del progetto.

Cos’è il triangolo dei vincoli di progetto?

Questo triangolo utilizzato nella gestione del progetto, è composto da tre variabili fondamentali che determinano la qualità del progetto: ambito, costo e tempo.

La figura del triangolo dimostra, appunto, come questi tre elementi siano direttamente collegati: se una delle variabili viene modificata, le altre due devono essere modificate per mantenere il triangolo connesso. Se il triangolo si rompe, cioè se un punto viene spostato senza modificare uno o entrambi gli altri punti, la qualità del progetto ne risentirà.

Essere in equilibrio significa che ogni lato del triangolo è uguale in lunghezza.

Per un project manager diventa fondamentale per il successo di un progetto creare un equilibrio tra questi tre vincoli per poter fornire un prodotto di qualità.

Il triangolo dei vincoli di progetto: le tre variabili nel dettaglio

Per tenere sotto controllo tutti e tre gli elementi, il project manager deve avere una conoscenza approfondita di ogni singola variabile e delle aree in cui potrebbe essere flessibile per adattarsi ai cambiamenti nel corso del progetto.

1. Ambito

L’ambito rappresenta la somma totale di tutti i lavori e i servizi che devono essere forniti per raggiungere gli obiettivi prefissati. Definire chiaramente l’ambito è fondamentale per il successo di ogni progetto, poiché stabilisce le aspettative e guida le attività del team.

Un ambito ben delineato include:

• Obiettivi del progetto
• Deliverable
• Attività e compiti
• Limitazioni: vincoli come budget, tempo e risorse disponibili
• Esclusioni: ciò che non è incluso nel progetto per evitare ambiguità

La gestione dell’ambito richiede una comunicazione costante tra il project manager, gli stakeholder e i membri del team. Eventuali modifiche all’ambito devono essere accuratamente valutate, poiché possono influenzare significativamente sia il tempo necessario per completare il progetto che i costi associati.

Ad esempio, se il cliente richiede funzionalità aggiuntive dopo l’inizio del progetto, il project manager dovrà valutare l’impatto di queste modifiche su tempo e costi, e potrebbe essere necessario rinegoziare le scadenze o il budget.

Questo processo è noto come “controllo delle modifiche dell’ambito” e fa parte integrante della gestione del progetto.

2. Tempo

In genere, all’inizio di un progetto, i clienti e gli stakeholder si chiederanno quanto tempo ci vorrà per completare i lavori e quale sarà il costo totale. Gli elementi che rientrano nella variabile tempo possono essere ad esempio:

·   Tempistica complessiva del progetto

·   Ore lavorate

·    Tempo assegnato per la pianificazione e la strategia

Se il budget dovesse venire ridotto o l’ambito aumentato, si dovrà trovare un modo per compensare allentando uno o più vincoli di tempo. Ciò potrebbe significare estendere le scadenze, aggiungere ore o apportare altre modifiche alla pianificazione.

3. Costo

Il costo rappresenta tutte le risorse finanziarie necessarie per completare il progetto. Una gestione accurata dei costi è essenziale per garantire che il progetto rimanga entro il budget approvato e per evitare sorprese finanziarie.

Componenti principali dei costi:

• Costi diretti: spese direttamente attribuibili al progetto, come salari, materiali e attrezzature.
• Costi indiretti: spese generali che non possono essere attribuite a una singola attività, come affitti, utenze e amministrazione.
• Riserva per imprevisti: fondi stanziati per coprire eventi inaspettati o rischi identificati.

Esempi di costi aggiuntivi:

• Aggiungere nuovi membri del team richiede budget per stipendi, formazione e integrazione.
• Prolungare l’orario di lavoro degli uffici aumenta le spese per energia, sicurezza e manutenzione.
• Acquistare software o attrezzature specifiche per soddisfare requisiti aggiuntivi.

Il project manager deve monitorare i costi in modo continuo, confrontando le spese reali con quelle pianificate e intervenendo prontamente in caso di scostamenti.

Strumenti come il budget di progetto, il flusso di cassa e l’analisi del valore realizzato aiutano nella gestione dei progetti a mantenere il controllo finanziario.

Come mantenere l’equilibrio del triangolo dei vincoli di progetto

Ecco alcune strategie per mantenere il triangolo di progetto pertinente ed equilibrato durante tutto il ciclo di vita.

Stabilire aspettative chiare

Il project manager deve comunicare chiaramente al cliente e agli stakeholder limiti e priorità del progetto già prima dell’inizio dei lavori. Questo eviterà aspettative non soddisfatte in futuro.

Soprattutto nei settori più interessati da complicazioni impreviste, come l’edilizia, è importante che il project manager informi gli stakeholder di tutti gli elementi, dei rischi e di come questi potrebbero avere un impatto sulle variabili del triangolo di progetto.

Scegliere la flessibilità dove possibile

Sapere dove è possibile scendere a compromessi durante il progetto è una buona cosa.

Nessun progetto può avere successo se i tre punti sono rigidamente fissi. Almeno una variabile deve essere flessibile, in modo da sapere dove si ha spazio per apportare modifiche quando diventano necessarie.

Se la priorità è restare nel budget ad esempio, un ostacolo imprevisto può essere affrontato posticipando la scadenza piuttosto che assumendo più personale. Se la tempistica è invece rigida, la soluzione sarà ottenere un budget extra in modo da avere le risorse per affrontare le sfide senza ritardare la produzione.

Comunicare e aggiornare regolarmente gli stakeholder

Tenendo costantemente aggiornati gli stakeholder del progetto su come il team sta lavorando rispetto alle variabili del triangolo del progetto, gli eventuali aggiustamenti saranno più favorevolmente accettati e di minore entità.

Questo renderà più facile ottenere supporto per qualsiasi richiesta di modifica al framework.

Bilanciare il triangolo dei vincoli di progetto con Twproject

Un software di project management come Twproject rappresenta uno strumento essenziale per bilanciare il delicato triangolo dei vincoli di progetto.

Per il controllo del tempo, Twproject offre strumenti avanzati come il diagramma di Gantt e calendari condivisi.

Questi strumenti permettono di pianificare in modo preciso le attività, assegnare scadenze realistiche e adattarsi rapidamente ai cambiamenti, garantendo il rispetto delle tempistiche anche in progetti complessi.

Inoltre, le notifiche e i promemoria automatizzati mantengono i membri del team aggiornati, minimizzando il rischio di ritardi.

Sul fronte del costo, Twproject integra funzionalità di budget e controllo delle spese, consentendo di monitorare in tempo reale i costi sostenuti rispetto a quelli pianificati.

La possibilità di collegare le risorse umane e materiali alle attività specifiche fornisce una visione chiara di come vengono utilizzati i fondi, aiutando i project manager a individuare e risolvere eventuali sforamenti prima che diventino critici.

Per quanto riguarda la qualità, Twproject supporta i team nella gestione delle responsabilità e nel monitoraggio dei progressi, garantendo che ogni fase sia eseguita rispettando gli standard richiesti.

La piattaforma consente una gestione equilibrata del carico di lavoro, evitando sovraccarichi che potrebbero compromettere la qualità del lavoro svolto.

Inoltre, i report e i dashboard altamente personalizzabili permettono di valutare l’andamento del progetto, identificando rapidamente eventuali problemi e implementando azioni correttive, se necessarie.

Grazie alla capacità di integrare questi aspetti in un’unica piattaforma flessibile e accessibile, Twproject permette di avere un approccio olistico aumentando la probabilità di completare il progetto rispettando i tempi e il budget, senza sacrificare la qualità del prodotto finale.

Le app per organizzare il lavoro stanno ampiamente sostituendo quaderni, blocchi note e promemoria scritti a mano.

Questo perché le organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni, devono gestire contemporaneamente più progetti, piani, attività e persone.

Scegliere soluzione software che aiuti project manager e dipendenti a pianificare meglio e a rimanere organizzati durante il giorno diventa una decisione cruciale per il lavoro di tutti i giorni.

 Le aziende che non implementano app per organizzare il lavoro hanno maggiori probabilità di trarre meno profitto a causa del tempo sprecato in attività semplici che possono essere automatizzate.

Vediamo in questo articolo che caratteristiche deve avere un’app per gestire il lavoro e come sceglierlo.

App per organizzare il lavoro: le caratteristiche essenziali

L’adozione di un’ app per organizzare il lavoro può trasformare radicalmente la gestione dei progetti e delle attività all’interno di un’organizzazione.

Tuttavia, con la vasta gamma di strumenti disponibili sul mercato,è fondamentale sapere quali caratteristiche cercare per assicurarsi di scegliere l’app più adatta alle proprie esigenze.

1. Funzionalità di gestione delle attività

L’obiettivo principale di qualsiasi app per organizzare il lavoro è la gestione delle attività. 

In un progetto, spesso ci si trova a dover tenere traccia di un gran numero di task, ed è quindi necessario uno strumento che aiuti a organizzarle e a gestirle in modo semplice e intuitivo.

Un buon software dovrebbe permettere di creare liste di cose da fare (to do list) che aiutino a organizzare il proprio lavoro quotidiano.

La prima cosa che un potenziale software deve permettere è di includere tutte le informazioni rilevanti per le varie attività.

Come ad esempio:

· Stato dell’attività: sapere se un task è in corso, completato o in attesa.

· Priorità dell’attività: impostare diversi livelli di priorità per concentrarsi prima sulle attività più urgenti.

· Date di inizio e scadenza: pianificare il tempo necessario per ogni task e rispettare le deadline.

· Responsabili: assegnare le attività ai membri del team appropriati.

Inoltre, per migliorare la gestione del tempo e aumentare la produttività, l’app dovrebbe permettere di prendere appunti all’interno delle attività, in modo da non perdere informazioni importanti e poterle consultare facilmente.

La possibilità di accedere alle attività da dispositivi mobili è fondamentale per lavorare in movimento e avere sempre a portata di mano le proprie to do list.

Un’altra funzionalità importante è il filtro delle attività. Poiché le bacheche dei progetti tendono a riempirsi, può essere difficile trovare ciò di cui si ha bisogno. Ecco perché l’opzione filtro è un must: permette di visualizzare solo le attività rilevanti in base a criteri come la data, il responsabile o il livello di priorità.

2. Facilità d’uso

 Molto probabilmente non tutti i dipendenti all’interno di un’organizzazione sono esperti di tecnologia. Quindi, è importante tenere presente che il software dovrebbe essere intuitivo e facilmente gestibile da tutti.

La maggior parte di questi strumenti come Twproject offre una prova gratuita, ideale per testare il prodotto e vedere se è semplice da usare o se padroneggiarlo richiede un background tecnico. In questo caso sarebbe ottimale chiedere un feedback da parte dei collaboratori, soprattutto quelli meno propensi a rapportarsi con la tecnologia.

3. Funzionalità di collaborazione

Poiché lavorare sui progetti richiede spesso uno sforzo di gruppo, è importante scegliere un software che consenta al team di collaborare in modo efficiente.

Una buona piattaforma di gestione dei progetti favorisce la comunicazione e la collaborazione consentendo ai membri del team di lavorare insieme sulle stesse attività in tempo reale. In questo modo, tutte le informazioni saranno racchiuse  in  un  unico  posto  e  non  sparse  tra  varie  app  di  messaggistica.

Vediamo i vantaggi di una collaborazione efficiente attraverso l’app:

• Centralizzazione delle informazioni: tutte le comunicazioni, i documenti e gli aggiornamenti sono racchiusi in un unico posto. Questo elimina la confusione causata da informazioni sparse tra varie piattaforme e riduce il tempo speso a cercare dati importanti.

• Aumento della produttività: quando i team possono collaborare senza intoppi, si riducono i tempi morti e si accelera il completamento delle attività, contribuendo ad aumentare la produttività complessiva.

• Decisioni più rapide e informate: con un flusso di comunicazione aperto e accesso immediato alle informazioni, le decisioni possono essere prese più rapidamente e basate su dati aggiornati.

• Miglioramento del morale del team: un ambiente che favorisce la collaborazione può migliorare il morale del team, poiché i membri si sentono più coinvolti e supportati nel raggiungimento degli obiettivi comuni.

4. Personalizzazione

 Scegliere il miglior software di project management per un’azienda significa trovare quello che può adattarsi meglio ai flussi di lavoro. Chiaramente, ogni organizzazione ha esigenze specifiche, ma proprio per questa una buona app per organizzare il lavoro dovrebbe avere:

• Campi attività personalizzabili: la possibilità di aggiungere campi personalizzati alle attività consente di includere qualsiasi tipo di informazione rilevante. Questo può variare da dettagli specifici del progetto a note particolari, permettendo al team di tenere traccia di tutte le informazioni necessarie direttamente all’interno dell’attività.

• Modelli personalizzabili: i modelli aiutano a creare facilmente bacheche e progetti sulla base delle esigenze specifiche dell’azienda. Con modelli personalizzati, è possibile standardizzare i processi, risparmiare tempo e assicurare coerenza nell’organizzazione delle attività.

• Tabelle e viste personalizzate: La possibilità di visualizzare le informazioni in modi diversi è essenziale per adattarsi alle preferenze individuali e alle necessità del progetto. Che si tratti di liste di cose da fare, viste Kanban, diagrammi di Gantt o calendari, le tabelle personalizzate aiutano a rappresentare i dati in modo significativo, facilitando la comprensione e la gestione delle attività.

• Personalizzazione dei profili dei dipendenti e delle funzionalità di amministrazione: ogni membro del team ha ruoli e responsabilità differenti. La capacità di personalizzare i profili utente e le impostazioni di accesso assicura che ciascuno abbia le autorizzazioni appropriate, migliorando la sicurezza e l’efficienza. Inoltre, le funzionalità di amministrazione personalizzabili permettono di adattare l’app alle politiche interne dell’azienda.

• Automazione dei flussi di lavoro: la capacità di automatizzare processi ripetitivi, come l’invio di notifiche o l’aggiornamento dello stato delle attività, può organizzare il proprio lavoro in modo più efficiente e consentire al team di concentrarsi su compiti più strategici.

• Supporto multilingue: se l’azienda opera in un contesto internazionale o ha team multilingue, il supporto per diverse lingue può essere fondamentale per facilitare la comunicazione e la collaborazione.

E molto altro ancora a seconda delle esigenze dell’azienda.

 5. Scalabilità

Non è sufficiente che uno strumento di project management si adatti solamente alle esigenze attuali di un’organizzazione.

Questo software dovrebbe anche essere in grado di crescere insieme allo sviluppo dell’azienda. Quindi, quando si vuole trovare la migliore app per organizzare il lavoro, è importante non solo considerare dove ci si trova attualmente, ma anche dove si vorrà essere in futuro. Ecco alcune domande importanti da porsi:

• Il software permette di aggiungere nuovi utenti? C’è un limite di numero? Ci sono costi aggiuntivi?
• Si possono aggiungere un numero illimitato di bacheche e report?
• Quali sono i vari piani di crescita disponibili nel software?

6. Sicurezza dei dati

I dati aziendali sono riservati e le conseguenze a cui si va incontro se questi finiscono nelle mani sbagliate potrebbero essere catastrofiche.

Un elevato livello di sicurezza diventa quindi assolutamente necessario. Ecco perché si dovrebbe controllare come l’azienda che fornisce il software gestisce i dati e che abbia le certificazioni stabilite dalla legge, se pertinente.

7. Costo

Ultimo punto, ma non meno importante, è il costo. Il budget è un fattore fondamentale quando si acquista qualcosa per la propria attività e le spese devono essere gestite in maniera intelligente.

I prezzi di un software di project management possono variare notevolmente sia fra strumenti e strumento, sia a seconda del piano scelto. Quindi, prima di confermare una scelta, è importante effettuare un’analisi dettagliata dei costi e dei piani offerti.

Cercare una app di gestione progetti è la scelta giusta?

In un mondo sempre più orientato al mobile, comprendiamo che possa venire naturale cercare una soluzione su questi dispositivi anche per il project management.

Tuttavia, siamo fermamente convinti che il project management richieda strumenti sofisticati che vanno oltre le limitazioni di un’app mobile.

Twproject offre una applicazione web mobile che riesce ad affiancare coloro che lavorano fuori sede ma il cuore del sistema, come per esempio il Gantt chart, sono utilizzabili solo lato web.

La gestione dei progetti è un’attività complessa che necessita di una visione completa e dettagliata, accesso a dati approfonditi e la possibilità di analizzare informazioni in modo multidimensionale.

Le dimensioni ridotte degli schermi degli smartphone e le limitazioni funzionali delle app mobili possono compromettere l’efficienza e l’efficacia nella gestione dei progetti.

Per questo motivo, abbiamo deciso di concentrare i nostri sforzi sullo sviluppo di una web app altamente ottimizzata e responsiva che renda disponibili le funzionalità base richieste in mobilità come la creazione di un ToDo, l’inserimento delle ore lavorate o delle note spese.

Questo approccio ci consente di offrire ai nostri utenti un’esperienza completa e senza compromessi, permettendo di sfruttare appieno tutte le funzionalità che Twproject offre.

Provalo gratis.

Con innumerevoli task da tenere sotto controllo, membri del team da gestire e scadenze da rispettare, la pianificazione attività di progetto può non essere un’impresa facile.

Ecco come avere e seguire delle best practice può fare molto per alleggerire lo stress e procedere procedere nel modo più fluido possibile.

9 best practice per la pianificazione delle attività

Una pianificazione efficace è fondamentale per il successo di ogni progetto.

In questa sezione, esploreremo nove best practice che ti aiuteranno a gestire al meglio le tue attività, assicurando che il risultato finale sia in linea con le aspettative.

Seguendo questi consigli, sarai in grado di ottimizzare le risorse, migliorare la comunicazione e aumentare le probabilità di successo del progetto complessivo.

1.  Pianificare un kick-off meeting

Potrebbe essere allettante iniziare subito il lavoro, soprattutto se le tempistiche sono strette. Tuttavia, la buona pratica è iniziare sempre con un kick-off meeting, cioè un primo incontro introduttivo al progetto.

Questa riunione verrà gestita dal project manager e vi parteciperanno tutti gli stakeholder rilevanti. Lo scopo è garantire che tutti siano allineati su ambito e obiettivi e discutere il ruolo e le responsabilità che ognuno avrà durante il corso del progetto.

Durante questo incontro, definisci l’ambito del progetto in modo chiaro per evitare incomprensioni future.

2.  Assicurarsi che i membri del team comunichino in modo efficace

 Una buona comunicazione può essere un osso duro, ma è parte integrante del successo di qualsiasi progetto.

 Il modo migliore per garantire una buona comunicazione durante tutto il ciclo di vita di un progetto è stabilire connessioni tra tutte le parti interessate e garantire che siano disponibili strumenti per facilitare una comunicazione aperta. Una buona comunicazione contribuirà notevolmente a smussare   eventuali   incomprensioni   e   spianare   la   strada   al   successo.

Ad esempio, incoraggiare i membri del team a condividere informazioni e a collaborare permette di svolgere il lavoro in modo più efficiente.

3.  Essere realistici con le milestone

Sebbene sia normale spingere per ottenere i risultati il prima possibile, è sempre una buona norma essere realistici.

Promettere di poter offrire di più in meno tempo o una qualità migliore rispetto al concorrente senza una visione chiara su come farlo porterà sicuramente (grossi) problemi. Sicuramente è importante rispettare le milestone, ma le tempistiche devono essere realistiche.

Ricorda che ogni progetto richiede tempi adeguati per essere completato con successo.

4.  Pianificare in tempo le richieste di modifica

 In quasi tutti i progetti, soprattutto quelli più complessi, arriverà il momento in cui sarà necessario apportare delle modifiche. Sebbene possa essere frustrante andare incontro a questi cambiamenti, le richieste di modifica sono una cosa abbastanza ovvia per un project manager.

La cosa importante è non aspettare l’ultimo momento per affrontare queste richieste di modifica e avere un piano chiaro per gestirle. In questo modo, sarai essere in grado di adattarti ai cambiamenti senza compromettere il progetto.

5.  Avere un processo di documentazione ordinato

 È una buona norma mantenere un registro di progetto che tenga traccia di ogni decisione presa.

Ciò non solo aiuta a giustificare l’andamento dei lavori in seguito, ma è utile anche per l’inserimento di eventuali nuovi membri del team che si uniscono più avanti nel ciclo di vita del progetto. Questo perché ogni progetto beneficia di una documentazione chiara e organizzata.

6.  Avere in atto processi di feedback

Avere in atto processi per consentire opportunità di feedback, sia da parte degli stakeholder interni che dei clienti, in ogni fase del progetto aiuta a garantire la qualità degli output finali.

Man mano che ci si avvicina alla data di consegna, tutti i risultati devono essere sottoposti a un processo di garanzia della qualità che garantisca che il prodotto consegnato soddisfi le aspettative di qualità della tua azienda. Si tratta di un passaggio importante che dovrebbe essere messo in atto più volte durante il ciclo di vita di un progetto, e non solo alla fine.

Questo assicura che il risultato finale sia in linea con le aspettative.

7.  Rivedere regolarmente il piano delle risorse

Nella maggior parte delle aziende, il personale è tenuto a lavorare su più progetti contemporaneamente per rispettare le scadenze.

Sebbene sia importante essere agili, è importante ricordare che il tempo non è una risorsa infinita. Ed è qui che entra in gioco la gestione delle risorse.

Un buon piano delle risorse fornisce una panoramica di ogni membro del team specificando su cosa sta lavorando e l’organizzazione del suo tempo (inclusi periodi di ferie o malattie).

Un piano delle risorse può anche includere risorse immateriali come le attrezzature, se pertinenti al settore e al progetto. Assicurati che ogni risorsa venga allocata in modo efficace e che possa essere utilizzata al meglio.

8.  Pianificare una riunione finale di retrospettiva

Che un progetto sia andato incredibilmente bene o non abbia soddisfatto le aspettative, ci sono lezioni da imparare.

Al completamento di un progetto deve essere tenuta una riunione finale in cui tutti i soggetti coinvolti si riuniscono per discutere le prestazioni del progetto. In questo incontro verranno esaminate le cose andate bene e, soprattutto quelle andate male, per capire come evitare il problema in futuro.

Questo non deve diventare un puntare il dito verso chi ha sbagliato, ma piuttosto un’opportunità per esaminare i punti deboli del progetto e discutere di come i processi possono essere migliorati per la prossima volta.

Durante la retrospettiva, potresti anche valutare se il piano di progetto iniziale è stato efficace o se necessita di modifiche future.

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9.  Utilizzare uno strumento di project management

È facile perdersi nei dettagli quando si tratta di gestione dei progetti ed è particolarmente facile quando si lavora ad un progetto di grandi dimensioni in cui team e persone iniziano a formare compartimenti stagni.

L’implementazione di uno strumento di project management che consenta a tutte le parti interessate di avere una panoramica chiara in un’unica piattaforma può aiutare a gestire un progetto con successo.

Utilizzare uno strumento di project management come Twproject rappresenta una best practice per la pianificazione delle attività di progetto, poiché permette di coordinare risorse, tempi e responsabilità in modo strutturato e visibile.

Con la creazione di report dettagliati, l’assegnazione di task, il tracciamento continuo dei progressi e la gestione puntuale delle scadenze, Twproject aiuta l’intero team a lavorare in sinergia.

Inoltre, centralizzare la comunicazione su una piattaforma accessibile a tutti i membri del team riduce i rischi di fraintendimenti o errori dovuti alla dispersione di informazioni, poiché ogni modifica o aggiornamento è immediatamente visibile e consultabile da tutti.

Questo approccio permette, inoltre, di identificare tempestivamente eventuali criticità o colli di bottiglia e di apportare rapide correzioni, assicurando una maggiore capacità di adattamento del progetto ai cambiamenti.

Grazie a una visione d’insieme più chiara delle attività e delle risorse, Twproject non solo favorisce una migliore allocazione delle risorse stesse, ma permette anche di rispettare le tempistiche prefissate, aumentando significativamente le probabilità di successo e di soddisfazione del cliente finale.