Il diagramma di flusso è molto importante nella gestione di un progetto se non fondamentale, poiché migliora l’efficienza del flusso di lavoro e rende trasparente il progetto stesso.
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La mancanza di chiarezza è una delle principali cause di inefficienza in qualsiasi progetto.
Che si tratti della carenza di un ambito chiaro per determinate attività o di un percorso non ben tracciato dall’inizio alla fine, questa opacità ostacola il flusso del progetto con ostacoli inutili. Potrebbe anche voler approfondire aspetti del workflow
Che cos’è un diagramma di flusso?
Un diagramma di flusso non solo rende facile visualizzare tutti i tipi di processi e flussi di lavoro di un progetto, ma fornisce un linguaggio comune che migliora l’allineamento del team.
Ma c’è di più.
L’utilizzo di un diagramma di flusso per documentare visivamente il progetto consente di:
- Illustrare la sequenza delle attività richieste per il suo completamento
- Evidenziare potenziali problemi del flusso di lavoro
- Scoprire le aree in cui è possibile migliorare l’efficienza, la qualità o il rendimento
- Visualizzare grandi volumi di informazioni su una singola schermata rendendo quindi abbastanza gestibile una grande quantità di informazioni
- Assegnare diversi schemi di colori a diverse attività e processi facilitando così la loro interpretazione
E un’altra buona notizia è che i diagrammi di flusso di gestione del progetto sono tendenzialmente facili da creare.
È sufficiente utilizzare una raccolta standardizzata di simboli e forme per visualizzare ogni passaggio del progetto, quindi collegarli con frecce che indicano la direzione del flusso di lavoro.
Una volta completato, il diagramma di flusso è pronto per aiutare il project manager e il team ad analizzare, modificare e realizzare piani e obiettivi di progetto specifici.
In altre parole, un diagramma di flusso è un ausilio grafico, progettato per visualizzare la sequenza di passaggi da seguire durante il processo di gestione del progetto.
Con questa guida in atto, il team di progetto saprà cosa verrà dopo e il processo potrà funzionare nel modo più fluido ed efficiente possibile.
Perché utilizzare un diagramma di flusso del processo di gestione dei progetti?
Lo scopo di qualsiasi diagramma di flusso è quello di aiutare a visualizzare i passaggi richiesti, aspetto particolarmente importante nel caso della gestione di un progetto.
Ogni diagramma è costituito da azioni, i responsabili dell’esecuzione di tali azioni e gli input e gli output per ogni fase.
Inoltre, in alcuni casi, il diagramma di flusso può includere anche un record di tutti i documenti di progetto e altri materiali necessari per eseguire le azioni.
L’obiettivo del diagramma di flusso è la chiarezza e la trasparenza.
La terminologia utilizzata deve essere mantenuta semplice e priva di gergo inutile o specialistico; i passaggi devono essere chiari per tutti, qualsiasi sia il loro livello di specializzazione e di conoscenza.
Per lo stesso motivo, già all’inizio del progetto deve essere trovato un accordo coerente su come “costruire” un diagramma di flusso: ad esempio, una forma quadrata rappresenta sempre un’azione, un esagono il punto finale, un diamante una decisione, ecc.
Le forme stesse trasmettono così informazioni sulla fase del processo ed un solo sguardo può dire al lettore quale tipo di operazione si sta verificando in un punto preciso.
Stessa cosa per quanto riguarda i colori: questi possono essere utilizzati, ad esempio, per identificare le risorse.
Qualunque sia la codifica accordata, sarà inoltre necessario aggiungere una legenda al diagramma di flusso per identificare il significato di ogni forma e colore, in modo da evitare qualsiasi tipo di equivoco.
Una volta che il diagramma di flusso ha mappato i passaggi di ciascuna fase del progetto e assegnato la titolarità delle responsabilità, tutti possono comprendere appieno il proprio ruolo e il modo in cui contribuiscono al tutto.
Il modo migliore per iniziare a mappare visivamente il processo di gestione del progetto è tornare alle origini, cioè utilizzare carta e penna.
Il primo passaggio è pensare a tutte le diverse fasi di un processo.
È un’ottima idea coinvolgere tutto il team in questa fase, in quanto persone diverse potrebbero essere consapevoli di passaggi che altrimenti non verrebbero considerati.
In secondo luogo, si penserà al flusso da un passaggio all’altro: ci sono punti in cui il percorso può dividersi? Cosa succede se un’attività non supera una delle fasi di verifica, dove viene rimandata e come vengono gestite le attività seguenti?
Queste sono solo alcune delle domande che ci si dovrà porre in questo passaggio.
Successivamente, si assegnerà la proprietà di ogni passaggio. Ciò è particolarmente importante per le fasi di verifica o revisione che possono essere svolte solo da un singolo ruolo o decisore.
Infine, è necessario assicurarsi che il diagramma di flusso sia coerente e facilmente interpretabile, magari chiedendo dei feedback prima di ufficializzarlo.
Per concludere, il vantaggio dei diagrammi di flusso è che mostrano le attività coinvolte in un progetto, inclusi i punti di decisione, i percorsi paralleli, i circuiti di ramificazione, nonché la sequenza complessiva dell’elaborazione attraverso la mappatura dei dettagli operativi.
Un diagramma di flusso di base può aiutare un project manager soprattutto durante la fase di pianificazione.
Quando viene creato un diagramma di flusso, questo mostra il metodo utilizzato dall’organizzazione per raggiungere un particolare traguardo del progetto.
Ciò rende più facile per un project manager passare attraverso il processo di determinazione, delega e pianificazione di ciascuna attività ai membri del team.
Come avvantaggiarsi utilizzando un software
Se come abbiamo visto, il diagramma di flusso può essere semplice e intuitivo da realizzare, se si utilizza un buon software di project management, il processo sarà ulteriormente facilitato. Infatti, i software attualmente sul mercato permettono di costruire diagrammi di flusso personalizzati e adattabili alle vere esigenze di un progetto.
Alcuni software all’avanguardia prevedono dei diagrammi di Gantt altamente elastici e flessibili e che dunque traducono in elettronico ciò che può essere inzialmente concepito con carta e penna dal project manager.
Twproject è uno di questi software. La sua recente release di una versione ultra-avanzata del diagramma di Gantt consente di compiere un’analisi del flusso di progetto dettagliata e flessibile, con molti strumenti che permettono di ottimizzare i processi e non compiere errori.
È importante però tenere a mente che sicuramente i diagrammi sono strumenti incredibilmente utili, ma si tratta comunque di uno dei tanti ingranaggi in quella che è la più complessa “macchina” di gestione dei progetti.
Strategie come il monitoraggio dello stato del progetto l’adozione di una metodologia di gestione del progetto sono altri modi per migliorare ulteriormente i processi di lavoro.
Ogni strumento utile alla gestione ed esecuzione del progetto è presente in Twproject. Prova gratuitamente le sue funzionalità per 15 giorni e scommettiamo che non tornerai più indietro!
