Categoria: Gestione Risorse

Revisione di un problema nel processo produttivo

I problemi nel processo produttivo nel mondo dell’industria moderna,  non sono solo comuni, ma possono essere estremamente dannosi per l’efficienza e la redditività di un’azienda.

Questi problemi variano da piccoli intoppi a gravi malfunzionamenti che possono compromettere l’intera linea di produzione.

Per i project manager che lavorano nel settore della produzione industriale, la revisione di questi problemi non è solo una parte essenziale del loro ruolo, ma può essere una sfida complessa e multisfaccettata.

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L’identificazione e la risoluzione di questi problemi richiedono una comprensione profonda del processo produttivo, una conoscenza delle possibili cause dei problemi e la capacità di implementare soluzioni efficaci.

In questo articolo, esploreremo in dettaglio come affrontare i problemi nel processo produttivo: dalle tecniche di identificazione e analisi delle cause alla scelta e all’implementazione delle soluzioni più appropriate.

1.   Identifica il problema nel processo produttivo

Identificare un problema nel processo produttivo è il primo e forse il passo più critico nella revisione di qualsiasi problema industriale.

Questo passaggio richiede un’analisi accurata e meticolosa di ogni aspetto del processo produttivo, e la chiarezza è fondamentale.

Innanzitutto, è essenziale determinare il tipo di problema. Può essere un difetto nel prodotto finito, come una parte mal assemblata o un materiale di qualità inferiore. Alternativamente, il problema potrebbe essere un ritardo nella catena di produzione, come un macchinario guasto o un ritardo nella consegna dei materiali.

La localizzazione del problema è un altro aspetto cruciale. Determinare esattamente dove si trova il problema nel processo produttivo, che sia all’inizio, al centro o alla fine della catena di produzione, è essenziale per comprendere l’entità e l’impatto del problema.

Il rilevamento del problema richiede spesso l’utilizzo di strumenti diagnostici, ispezioni visive o feedback dai clienti. L’uso di tecnologie avanzate, come la sensoristica, può essere particolarmente utile in questa fase per una diagnosi accurata.

La documentazione del problema è un altro passaggio vitale. Documentare il problema in modo chiaro e preciso, attraverso fotografie, registrazioni video o rapporti scritti dettagliati, assicura che tutte le informazioni pertinenti siano disponibili per l’analisi e la risoluzione.

La comunicazione del problema a tutte le parti interessate, inclusi i membri del team, i fornitori e, se necessario, i clienti, è un passaggio chiave. La chiarezza nella comunicazione può prevenire ulteriori incomprensioni o ritardi e assicurare che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Valutare l’impatto del problema sul processo produttivo nel suo complesso è anche un aspetto importante. Questa valutazione può aiutare a determinare l’urgenza e la priorità della soluzione, garantendo che le risorse siano allocate in modo appropriato.

Infine, a seconda della complessità del problema, può essere utile coinvolgere esperti nel campo, come ingegneri o tecnici specializzati. La loro esperienza e competenza possono fornire una valutazione più approfondita e guidare verso una soluzione più efficace.

2.   Analizza le cause del problema

Dopo aver identificato con precisione il problema nel processo produttivo, l’analisi delle cause diventa il passo cruciale successivo.

Questa fase va oltre la semplice identificazione del problema e si addentra nel cuore di ciò che lo ha causato. Ecco come può essere svolta un’analisi delle cause efficace:

  • Raccolta di dati: la raccolta di dati accurati e pertinenti è fondamentale. Può essere necessario raccogliere informazioni da vari dipartimenti, come produzione, qualità, e logistica.
  • Utilizzo di strumenti specifici: strumenti come il Diagramma di Ishikawa (Diagramma a lisca di pesce) o il Metodo delle 5 W (Chi, Cosa, Quando, Dove, Perché) possono essere utilizzati per analizzare le cause radice.
  • Analisi dei processi: esaminare i processi e le procedure esistenti può rivelare dove possono essere avvenuti degli errori o delle inefficienze.
  • Interviste con il personale: parlare con il personale coinvolto può fornire intuizioni preziose sull’origine del problema.
  • Valutazione tecnica: può essere necessario effettuare una valutazione tecnica utilizzando strumenti diagnostici avanzati, come la scansione 3D o l’analisi delle vibrazioni, per comprendere l’origine del problema.
  • Analisi temporale: comprendere quando è iniziato il problema può aiutare a identificare le cause. L’analisi delle tendenze nel tempo può essere particolarmente rivelatrice.
  • Collaborazione interdisciplinare: lavorare con esperti di diversi settori all’interno dell’organizzazione può fornire una visione più completa delle possibili cause.
  • Valutazione dell’impatto ambientale: a volte, fattori esterni come le condizioni ambientali possono influenzare il problema. Valutare questi aspetti può essere cruciale.
  • Documentazione e rapporto: creare un rapporto dettagliato che documenti l’analisi delle cause aiuta non solo nella risoluzione immediata ma anche nella prevenzione futura.

L’analisi delle cause è un processo complesso che richiede un’approfondita comprensione del problema e una metodologia sistematica per esplorare tutte le possibili cause.

L’obiettivo è non solo risolvere il problema attuale ma anche prevenire la sua ricorrenza in futuro. La chiarezza, la precisione e l’uso di strumenti e tecniche appropriati sono essenziali per garantire che questa fase sia condotta con successo.

3.   Implementa soluzioni nel processo produttivo

L’implementazione di soluzioni nel processo produttivo è la fase in cui le scoperte fatte durante l’identificazione del problema e l’analisi delle cause vengono tradotte in azioni concrete.

Le soluzioni possono essere semplici o complesse, ma la maggior parte delle volte, una soluzione efficace richiede un approccio mirato.

processo-produttivo

Ecco alcuni aspetti chiave da considerare:

  • Definizione della soluzione: prima di tutto, è necessario definire chiaramente la soluzione. Può essere una modifica di un processo, l’aggiunta di un nuovo strumento o una formazione aggiuntiva per il personale.
  • Valutazione delle risorse: determinare le risorse necessarie, come tempo, denaro e personale, è fondamentale per garantire che la soluzione possa essere attuata con successo.
  • Pianificazione: creare un piano dettagliato con scadenze, responsabilità e obiettivi chiari aiuta a mantenere l’implementazione sulla giusta strada.
  • Coinvolgimento delle parti interessate: comunicare e coinvolgere tutte le parti interessate, dai dipendenti ai fornitori, assicura che tutti siano allineati e coinvolti nel processo.
  • Monitoraggio e controllo: implementare meccanismi di monitoraggio e controllo per valutare l’efficacia della soluzione durante l’implementazione. Questo può includere revisioni regolari o l’uso di software come Twproject per il monitoraggio.
  • Flessibilità: essere pronti ad adattarsi a cambiamenti imprevisti o ostacoli che possono emergere durante l’implementazione. La flessibilità può essere la chiave per superare gli ostacoli.
  • Valutazione dell’impatto: valutare l’impatto della soluzione sul processo produttivo nel suo complesso, compresi gli effetti a lungo termine e le possibili conseguenze non intenzionali.
  • Documentazione: documentare ogni aspetto dell’implementazione, compresi i successi e le lezioni apprese, per riferimento futuro.
  • Formazione e supporto: fornire formazione e supporto continuo può essere essenziale per garantire che la soluzione sia integrata con successo e mantenuta nel tempo.
  • L’implementazione di soluzioni nel processo produttivo è un compito che richiede una pianificazione attenta, una comunicazione chiara e una gestione efficace delle risorse. Che si tratti di una soluzione semplice o complessa, l’approccio mirato e metodico è spesso la chiave per garantire che la soluzione non solo risolva il problema attuale ma contribuisca anche a migliorare l’efficienza e la qualità complessive del processo produttivo.

4.   Monitora il flusso del processo produttivo

Il monitoraggio continuo è una fase cruciale nel processo di revisione di un problema nel processo produttivo.

Non si tratta solo di una verifica una tantum, ma di un impegno costante per assicurarsi che le soluzioni implementate funzionino come previsto e che non emergano nuovi problemi.

Il monitoraggio può essere fatto manualmente, attraverso ispezioni regolari, revisioni dei dati e incontri con il personale per discutere dell’andamento del processo. Questo tipo di monitoraggio richiede un impegno costante e una comunicazione chiara tra tutte le parti coinvolte.

Tuttavia, in un ambiente industriale moderno, il monitoraggio manuale può essere integrato o persino sostituito da strumenti digitali avanzati.

In questo contesto, il software di project management Twproject emerge come uno strumento indispensabile. Offre funzionalità di monitoraggio in tempo reale che possono fornire un quadro immediato e accurato dell’intero processo produttivo.

Con Twproject, i project manager possono impostare allarmi e notifiche per essere avvisati immediatamente se qualcosa va storto.

Possono anche utilizzare dashboard personalizzate per visualizzare le metriche chiave e analizzare i trend nel tempo.

Questo tipo di monitoraggio digitale non solo aumenta l’efficienza ma anche la precisione, permettendo una risposta più rapida se emergono problemi.

Inoltre, il monitoraggio continuo attraverso il software può facilitare la collaborazione tra diversi dipartimenti e livelli dell’organizzazione, garantendo che tutti siano allineati e informati.

Che sia fatto manualmente o attraverso strumenti come Twproject, il monitoraggio continuo richiede un impegno costante, una comprensione profonda del processo e una volontà di adattarsi e rispondere rapidamente alle sfide emergenti.

5 suggerimenti per revisionare un problema nel processo produttivo

La revisione di un problema nel processo produttivo è un compito complesso che richiede una combinazione di competenze, strumenti e atteggiamenti.

Ecco alcuni suggerimenti chiave che possono guidare questo processo:

  • Comunicazione chiara: la chiarezza nella comunicazione è fondamentale in ogni fase del processo. Che si tratti di identificare il problema, analizzare le cause o implementare soluzioni, una comunicazione aperta e trasparente può essere la chiave del successo.

Coinvolgere tutte le parti interessate e assicurarsi che tutti comprendano gli obiettivi e le aspettative può prevenire incomprensioni e conflitti.

  • Formazione continua: la formazione continua del personale è essenziale per mantenere le competenze aggiornate e allineate con le tecnologie e le metodologie più recenti. La formazione può essere specifica per un problema o più generale, ma deve essere continua e mirata per essere efficace.
  • Utilizzo di un software di project management: con funzionalità come il time tracking, la collaborazione tra team, l’assegnazione delle risorse può essere un alleato prezioso nella revisione e nella risoluzione dei problemi.
  • Revisione regolare: la revisione regolare del processo produttivo non è solo una reazione a un problema; può essere una strategia proattiva per prevenire problemi futuri. L’analisi periodica delle prestazioni, l’ispezione delle attrezzature e la valutazione delle procedure possono rilevare potenziali problemi prima che diventino gravi.
  • Flessibilità: il mondo della produzione industriale è in costante evoluzione, e i cambiamenti possono essere rapidi e imprevisti. Essere flessibili e pronti ad adattarsi a nuove situazioni può essere una qualità inestimabile. Che si tratti di cambiamenti nel mercato, nelle tecnologie o nelle normative, una mentalità flessibile può aiutare a navigare attraverso questi cambiamenti con successo.

La revisione dei problemi nell’industria manifatturiera di componenti automobilistici

Supponiamo di prendere in considerazione un’industria manifatturiera specializzata nella produzione di componenti automobilistici, come freni, sospensioni e sistemi di sterzo.

L’industria è conosciuta per la sua produzione di alta qualità, ma recentemente ha affrontato alcuni problemi legati a ritardi nella catena di produzione e difetti in alcuni prodotti finiti.

Vediamo come il project manager può affrontare questi problemi:

  • Analisi dettagliata del problema: prima di tutto, è essenziale comprendere l’origine dei problemi. Il project manager dovrebbe collaborare con i team di qualità e produzione per identificare le aree problematiche, che potrebbero includere macchinari obsoleti, fornitori inaffidabili o processi inefficienti.
  • Comunicazione chiara e tempestiva: mantenere una comunicazione aperta con tutte le parti interessate, inclusi i fornitori, i clienti e i membri del team, è fondamentale. Informare tutti dei problemi e delle soluzioni proposte può prevenire incomprensioni e costruire fiducia.
  • Implementazione di software: considerare l’adozione di software di project management come Twproject per tracciare, analizzare e risolvere i problemi. Questo può migliorare l’efficienza e fornire una visione chiara dell’intero processo produttivo.
  • Formazione continua del personale: assicurarsi che il personale sia adeguatamente formato sulle ultime tecnologie e metodologie può ridurre gli errori e migliorare la qualità. La formazione dovrebbe essere continua e mirata alle esigenze specifiche dell’industria automobilistica.
  • Valutazione e miglioramento dei fornitori: se i ritardi nella consegna dei materiali sono una preoccupazione, valutare e migliorare le relazioni con i fornitori può essere una soluzione. Questo potrebbe includere la negoziazione di termini migliori o la ricerca di fornitori alternativi più affidabili.
  • Monitoraggio costante: implementare un sistema di monitoraggio costante per rilevare problemi prima che diventino gravi. Questo può includere ispezioni regolari, controlli di qualità e l’utilizzo di sensori e tecnologia per il monitoraggio in tempo reale.
  • Flessibilità e adattabilità: essere pronti ad adattarsi ai cambiamenti nel mercato, come le fluttuazioni della domanda o le nuove normative, è essenziale. Una mentalità flessibile e un approccio proattivo possono aiutare a navigare attraverso questi cambiamenti con successo.
  • Valutazione dell’impatto ambientale: considerare l’impatto ambientale dei processi produttivi e cercare modi per ridurre l’impronta ecologica. Questo non solo è responsabile dal punto di vista ambientale ma può anche migliorare l’immagine dell’azienda.

La revisione di un problema nel processo produttivo è un compito che richiede attenzione e competenza. Ricordate, la chiave può essere nella semplicità e nella chiarezza. La maggior parte delle soluzioni efficaci possono essere implementate con un approccio mirato e metodico.

Questi suggerimenti, se applicati con attenzione e coerenza, possono guidare i project manager e i loro team verso una gestione efficace e proattiva dei problemi, contribuendo a migliorare l’efficienza e la qualità complessive del processo produttivo.

Aumenta la produttività del lavoro.

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Sovraccarico di lavoro: come mitigare i rischi

Il sovraccarico di lavoro è una sfida comune per i project manager.

Gestire gran parte del carico di lavoro, ogni giorno, può causare stress lavorativo e avere un effetto negativo sulla produttività.

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Si tratta di una condizione che si verifica quando una persona ha troppe attività da svolgere e non ha abbastanza tempo ed energie per portarle a termine tutte. Questo può avere un effetto negativo sulla salute fisica e mentale, sulla produttività e sulla soddisfazione lavorativa.

Ma come si può mitigare questo rischio?

Come riconoscere il sovraccarico di lavoro

Il primo passo per gestire meglio il sovraccarico di lavoro è riconoscerlo.

Prenditi del tempo per valutare il carico di lavoro del team. Abbiamo predisposto un elenco di “sintomi” spesso comuni alle aziende che nascondono i segnali da sovraccarico:

  • Aumento degli errori: se noti un aumento degli errori nel lavoro del tuo team, potrebbe essere un segno che sono sovraccarichi. Quando le persone sono stressate o stanche, è più probabile che commettano errori.
  • Diminuzione della produttività: se il tuo team non riesce a completare i compiti nel tempo previsto o se la qualità del lavoro sta diminuendo, potrebbe essere un segno di sovraccarico di lavoro.
  • Cambiamenti nell’umore: l’irritabilità, la frustrazione e l’apatia possono essere segni di stress e sovraccarico di lavoro. Se noti cambiamenti nell’umore o nel comportamento dei membri del tuo team, potrebbe essere il momento di fare un controllo.
  • Aumento dell’assenteismo: se i membri del tuo team iniziano a prendere più giorni di malattia o se noti un aumento dell’assenteismo, potrebbe essere un segno che stanno cercando di sfuggire all’eccessivo carico di lavoro.
  • Eccesso di ore straordinarie: se i membri del tuo team stanno costantemente lavorando oltre l’orario di lavoro normale per completare i loro compiti, è un chiaro segno di sovraccarico di lavoro.
  • Segni fisici di stress: questi possono includere mal di testa, stanchezza, problemi di sonno, problemi di stomaco, ecc. Se noti che il tuo team mostra segni fisici di stress, potrebbe essere dovuto all’eccessivo lavoro.
  • Mancanza di coinvolgimento: se i membri del tuo team sembrano disinteressati o distanti, potrebbe essere un segno che sono sovraccarichi e stanno lottando per mantenere l’equilibrio tra lavoro e vita personale.
  • Comunicazione negativa o mancanza di comunicazione: se noti che la comunicazione all’interno del tuo team è diventata negativa o se i membri del team non comunicano affatto, potrebbe essere un segno.

Suggerimenti per mitigare i rischi da sovraccarico di lavoro

1. Identifica i compiti più importanti

In un ambiente di lavoro frenetico, è fondamentale concentrarsi su ciò che è veramente importante. Identificare e classificare i compiti in base alla loro urgenza e importanza è il primo passo per gestire efficacemente il carico di lavoro.

Crea un piano di lavoro che dettaglia chi fa cosa e quando. Identifica insieme al tuo team quali compiti sono più importanti e concentrarsi su di essi. Determina quali compiti sono urgenti e importanti, quali sono importanti ma non urgenti.

2. Gestisci il tempo in modo efficace

Un altro modo per mitigare il sovraccarico di lavoro è gestire il tempo in modo efficace. Questo non significa solo organizzare la giornata lavorativa, ma anche prendersi del tempo per riposare e ricaricarsi.

Ricorda, lavorare senza sosta può causare stress e ridurre la produttività. Quindi, prenditi del tempo per te stesso e per le attività che ti piacciono.

3. Stabilisci scadenze realistiche

Una delle cose più importanti che un project manager può fare per mitigare il rischio di sovraccarico di lavoro è stabilire scadenze realistiche, che tengano conto delle capacità del team.

Se le scadenze sono troppo strette, i membri del team potrebbero sentirsi sopraffatti e potrebbero essere più propensi a commettere errori.

Ecco alcune indicazioni su come stabilire scadenze realistiche:

  • Considera le risorse disponibili: quante persone ci sono nel team? Quante ore di lavoro sono disponibili ogni settimana?
  • Valuta la complessità delle attività: Quanto tempo ci vorrà per completare ogni attività? Ci sono eventuali attività che sono più complesse di altre?
  • Includi un margine di errore: è sempre meglio avere un margine di errore nelle scadenze, in modo da avere tempo per eventuali imprevisti.
  • Consulta il team: assicurati di consultare il team per ottenere il loro feedback sulle scadenze. Potrebbero avere informazioni che non hai considerato.

4. Utilizza strumenti di gestione del lavoro

Gli strumenti di gestione del lavoro possono essere di grande aiuto per gestire il sovraccarico di lavoro.

Gli strumenti di project management come Twproject, ad esempio, possono aiutare a organizzare i compiti, a monitorare i progressi e a delegare il lavoro in modo efficace.

Inoltre, aiutano ad identificare e ad eliminare le attività che non aggiungono valore, liberando così tempo ed energie per le attività più importanti.

Grazie ai calcoli avanzati di ottimizzazione, Twproject permette di gestire il carico di gruppi di risorse in modo ottimale. 

Leggi l’intervista a Cepi Silos per scoprire come organizza le risorse per dipartimenti o reparti in Twproject e ottiene una visione dettagliata del carico di lavoro.

Gestire il sovraccarico di lavoro con Twproject

Spesso i team sono coinvolti in più progetti contemporaneamente, devono gestire le attività quotidiane e affrontare le urgenze.

In questo contesto, una visione chiara del carico di lavoro di ciascuna risorsa diventa fondamentale per portare a termine i progetti con successo.

Twproject offre una serie di funzionalità che facilitano la gestione e la distribuzione del carico di lavoro.

Ad esempio è possibile definire la durata del progetto dalla sua creazione. L’effort, cioè il tempo stimato che ciascuna risorsa dovrà dedicare al progetto, viene invece definito al momento della creazione dell’assegnazione.

Questo ti permette di avere una visione chiara del carico di lavoro di ciascuna risorsa e di gestire meglio il tempo e le energie.

Inoltre, Twproject ti aiuta a considerare diversi parametri per determinare quanto una risorsa può lavorare al giorno sul progetto. Questi includono l’orario di lavoro, le ferie, le malattie, i permessi, il tempo già allocato su altri progetti, le attività di routine e le attività spot già programmate.

Le attività di routine, come leggere le email, partecipare a riunioni di reparto, rispondere a telefonate e fornire supporto ai colleghi, possono occupare una parte significativa del tempo di lavoro di una risorsa.

E’ possibile registrare queste attività in un “calderone”, per comprendere quanto tempo le tue risorse possono davvero dedicare ai progetti.

Le attività spot non generano un carico “spalmato” sul periodo di durata del progetto/contratto, ma solamente nei giorni in cui sono pianificate le attività. Puoi gestire queste attività direttamente assegnando dei ToDo o utilizzando il piano di lavoro.

Come bilanciare il carico di lavoro con Twproject

La distribuzione equilibrata del carico di lavoro è fondamentale per prevenire il sovraccarico e garantire che i progetti vengano portati a termine in modo efficiente. Twproject offre una serie di funzionalità che facilitano questa distribuzione.

Più informazioni inserisci in Twproject, più i tuoi grafici si avvicineranno alla realtà. Puoi inserire quanto intendi lavorare su un progetto, dando una stima in termini di ore.

Se stai strutturando il progetto con i ToDo, puoi anche fare una stima quantificando ognuno di essi.

Dalla sezione Workgroup, cliccando su “carico di lavoro”, avrai una rappresentazione grafica del carico totale per giorno per ogni risorsa del workgroup selezionato. Ogni colore rappresenta un progetto o fase diverso. Potrai inoltre ottenere una spiegazione dettagliata dei componenti del carico.

L’informazione sul carico di lavoro è disponibile ogni volta che crei un’assegnazione. Quando sceglierai una delle tue risorse, saprai immediatamente quanto il tuo assegnatario è impegnato su altri progetti, così potrai decidere qual è la risorsa migliore da assegnare.

Twproject non fa solo una somma delle stime per ogni giorno, ma prova a distribuire il carico di lavoro così che la risorsa non superi le sue ore lavorative al giorno, in questo caso aumentando il carico nei giorni meno impegnati.

Inoltre, offre funzionalità di reportistica avanzate. Ad esempio, puoi creare report personalizzati che mostrano il tempo trascorso su ogni progetto, il progresso compiuto e le risorse utilizzate. Questo può aiutarti a identificare eventuali aree di sovraccarico e a prendere decisioni informate su come ridistribuire le risorse o modificare le scadenze.

In conclusione, Twproject è un vero e proprio alleato per i project manager che cercano di gestire il sovraccarico di lavoro e migliorare la produttività del loro team.

Inizia a pianificare il carico di lavoro del tuo team

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Onboarding aziendale: come introdurre i neoassunti ai progetti in corso

L’onboarding aziendale è un processo chiave per introdurre i nuovi dipendenti in un’organizzazione e prepararli a lavorare in modo efficiente e produttivo sui progetti in corso.

Un onboarding ben strutturato aiuta i neoassunti a familiarizzare rapidamente con le politiche, le procedure, la cultura aziendale e i loro ruoli all’interno dell’organizzazione.

Inoltre, migliora la collaborazione tra i team e riduce il tempo necessario per raggiungere un elevato livello di produttività.

In questo articolo, esamineremo le principali strategie per un efficace onboarding aziendale, con particolare attenzione all’introduzione dei neoassunti ai progetti in corso.

Vedremo anche come i project manager possono beneficiare dell’utilizzo di strumenti come Twproject per semplificare e migliorare il processo di onboarding.

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Preparazione pre-onboarding

Il processo di onboarding inizia ancor prima che il nuovo dipendente entri in azienda.

Il project manager deve preparare il terreno affinché il neoassunto possa iniziare a lavorare sui progetti in corso sin dal primo giorno:

  • Definire il ruolo e le aspettative: È importante chiarire il ruolo del neoassunto e le aspettative sul suo contributo al progetto. Ciò aiuta a evitare fraintendimenti e a garantire che il nuovo dipendente abbia obiettivi chiari da raggiungere.
  • Fornire materiale informativo: Invia al neoassunto materiale informativo sull’azienda, sulla cultura, sulle politiche e sulle procedure. In questo modo, il nuovo dipendente avrà una visione più ampia dell’organizzazione e sarà in grado di comprendere meglio il contesto in cui lavorerà.
  • Organizzare la formazione necessaria: Identifica eventuali lacune nelle competenze del neoassunto e organizza sessioni di formazione per colmarle. La formazione può riguardare l’utilizzo di strumenti e software specifici, le normative aziendali o le metodologie di project management.

Onboarding aziendale: le strategie da adottare

Una volta che il nuovo dipendente entra in azienda, è importante introdurlo rapidamente ai progetti in corso.

Ecco alcune strategie che il project manager può adottare per facilitare questo processo:

  • Organizzare un incontro con il team: il project manager dovrebbe organizzare un incontro tra il neoassunto e il team di progetto. Questo consente ai membri del team di conoscersi e di stabilire un rapporto di collaborazione. Inoltre, il nuovo dipendente potrà comprendere meglio la dinamica del team e il suo ruolo all’interno del gruppo.
  • Presentare il progetto: Il project manager deve presentare il progetto in modo dettagliato, evidenziando gli obiettivi, le tempistiche, i vincoli e le opportunità. Inoltre, è importante spiegare il ruolo del neoassunto all’interno del progetto e come il suo contributo sarà fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi.
  • Fornire una panoramica delle attività in corso: Il project manager deve fornire una panoramica delle attività in corso, evidenziando eventuali milestone, scadenze e problemi aperti. Questo consentirà al neoassunto di comprendere la situazione attuale del progetto e di identificare le aree in cui può iniziare a contribuire fin da subito.
  • Assegnare un mentore: Assegnare un mentore al neoassunto può essere un modo efficace per facilitare il processo di onboarding. Il mentore può fornire supporto, rispondere a domande e aiutare il nuovo dipendente a integrarsi nel team e nel progetto.
  • Stabilire una comunicazione regolare: Il project manager deve assicurarsi che ci sia una comunicazione regolare tra il neoassunto e il team di progetto. Ciò può includere aggiornamenti settimanali, riunioni di progetto e check-in informali per assicurarsi che il nuovo dipendente sia a conoscenza delle ultime novità e si senta parte del team.

Onboarding aziendale: esempi

In questo contesto, esaminiamo tre esempi di strategie di onboarding in azienda che consentono di introdurre i neoassunti ai progetti in corso in modo efficiente e produttivo:

  1. Programma di formazione strutturato: un’efficace strategia di onboarding può prevedere un programma di formazione strutturato per i neoassunti. Questo programma potrebbe includere sessioni di formazione teoriche, workshop pratici e shadowing di colleghi esperti. Ad esempio, un nuovo dipendente che si unisce a un team di sviluppo software potrebbe partecipare a sessioni di formazione sui linguaggi di programmazione utilizzati, sulle metodologie di sviluppo e sugli strumenti di gestione del progetto. Inoltre, potrebbe essere assegnato a lavorare a stretto contatto con uno sviluppatore senior per apprendere dalle sue competenze e acquisire una maggiore comprensione dei progetti in corso.
  2. Onboarding peer-to-peer: un altro approccio efficace è quello di implementare un programma di onboarding peer-to-peer, in cui il nuovo collaboratore viene assegnato a un collega con esperienza all’interno dell’organizzazione come mentore. Ad esempio, il nuovo dipendente che entra a far parte di un team di marketing potrebbe essere associato a un responsabile di marketing più esperto, che lo guida nella comprensione delle strategie di marketing in corso, dei clienti target e delle attività pianificate.
  3. Progetti di piccole dimensioni iniziali: un’altra strategia utile consiste nell’assegnare al neoassunto progetti di piccole dimensioni all’inizio del processo di onboarding. Ad esempio, un nuovo dipendente che si unisce a un team di project management potrebbe essere incaricato di gestire un progetto di dimensioni ridotte, consentendo di prendere confidenza con il software di gestione dei progetti utilizzato dall’azienda, di collaborare con altri membri del team e di comprendere le procedure interne. Man mano che acquisisce maggiore confidenza e competenze, potranno essere assegnati progetti di dimensioni maggiori e responsabilità crescenti.

La gestione dei progetti in fase di onboarding aziendale

Un efficace processo di onboarding aziendale può essere notevolmente facilitato dall’utilizzo di software di project management come Twproject.

Twproject è una soluzione completa di gestione dei progetti che aiuta i project manager a pianificare, monitorare e controllare i loro progetti, facilitando al contempo la collaborazione tra i membri del team.

Ecco alcuni dei modi in cui Twproject può migliorare il processo di onboarding aziendale:

  • Centralizzazione delle informazioni: Twproject consente di centralizzare tutte le informazioni relative ai progetti in un unico luogo, rendendo più facile per i neoassunti accedere a documenti, piani di progetto, attività e aggiornamenti.
  • Assegnazione di attività: il project manager può assegnare facilmente attività specifiche ai neoassunti, garantendo che abbiano una visione chiara delle loro responsabilità e degli obiettivi da raggiungere.
  • Monitoraggio dei progressi: il software permette ai project manager di monitorare i progressi delle attività e dei progetti, consentendo loro di valutare rapidamente le prestazioni dei neoassunti e di fornire feedback e supporto quando necessario.
  • Comunicazione e collaborazione: Twproject facilita la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, rendendo più semplice per i neoassunti integrarsi nel gruppo e contribuire ai progetti in corso.

Suggerimenti per migliorare l’onboarding in azienda

Un efficace processo di onboarding aziendale è fondamentale per garantire che i neoassunti si integrino rapidamente nell’organizzazione e contribuiscano ai progetti in corso in modo produttivo.

Preparare adeguatamente il terreno, introdurre i neoassunti ai progetti in corso e utilizzare strumenti di project management come Twproject può rendere questo processo molto più semplice e garantire il successo dei nuovi dipendenti e dei progetti in cui sono coinvolti.

Alcuni ulteriori suggerimenti per migliorare il processo di onboarding aziendale includono:

  • Valutazione periodica: Il project manager dovrebbe valutare periodicamente il progresso dei neoassunti nel corso del processo di onboarding. Questo permette di identificare eventuali aree di difficoltà e di fornire supporto e formazione aggiuntivi, se necessario.
  • Feedback bidirezionale: Incoraggiare il neoassunto a fornire feedback sul processo di onboarding e sul progetto in generale. Questo aiuta a identificare eventuali problemi o aree di miglioramento e permette al project manager di apportare modifiche per garantire il successo del progetto e il benessere del nuovo dipendente.
  • Creare un ambiente di lavoro inclusivo: Assicurarsi che l’ambiente di lavoro sia inclusivo e accogliente per i neoassunti. Promuovere la diversità e l’inclusione può contribuire a creare un ambiente di lavoro più produttivo e collaborativo, che favorisce il successo dei progetti.
  • Celebrare i successi: Riconoscere e celebrare i successi dei neoassunti nel corso del processo di onboarding e dei progetti in corso. Ciò può aumentare la motivazione e l’engagement dei nuovi dipendenti e rafforzare il senso di appartenenza all’organizzazione.

Conclusione

In conclusione, un efficace processo di onboarding aziendale è essenziale per garantire l’integrazione dei neoassunti e il successo dei progetti in corso.

Adottare strategie come la preparazione pre-onboarding, l’introduzione ai progetti, l’utilizzo di strumenti come Twproject e l’implementazione di valutazioni periodiche e feedback bidirezionali può contribuire a creare un processo di onboarding ben strutturato e funzionale.

Seguendo questi passaggi, i project manager possono garantire che i nuovi dipendenti si integrino rapidamente nell’organizzazione e contribuiscano in modo significativo al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

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In che modo l’intelligenza emotiva può aiutarti a diventare un project manager migliore

Un aspetto spesso trascurato nel project management, ma fondamentale, è l’intelligenza emotiva.

In un mondo sempre più digitalizzato e tecnologicamente avanzato, la gestione di progetti di successo richiede molto più della semplice competenza tecnica.

Vediamo in questo articolo che cos’è l’intelligenza emotiva e perché è così importante.

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Che cos’è l’intelligenza emotiva?

L’intelligenza emotiva è la capacità di riconoscere, comprendere e gestire le proprie emozioni e quelle degli altri.

In un ambiente di lavoro, questo si traduce nella capacità di navigare in situazioni stressanti, motivare i membri del team e risolvere i conflitti in modo efficace.

Si tratta di una skill fondamentale per un project manager in quanto coinvolge l’interazione con diverse persone all’interno del team di progetto, con gli stakeholder e con altri interessati al progetto.

Intelligenza emotiva e gestione dei progetti

Il Project Management Institute (PMI) riconosce l’importanza dell’intelligenza emotiva nel ruolo del project manager.

La capacità di gestire le emozioni e di comprendere quelle degli altri può fare la differenza tra un progetto che procede senza intoppi e uno che incontra ostacoli insormontabili.

Un project manager con un’alta intelligenza emotiva è in grado di:

  • Comprendere le emozioni del team: il project manager deve comprendere le emozioni del suo team per contribuire a creare un ambiente di lavoro positivo. Questo può portare a una maggiore produttività e a una migliore qualità del lavoro.
  • Gestire lo stress: in qualsiasi progetto, si verificheranno inevitabilmente momenti di stress. Un project manager con un’alta intelligenza emotiva sa come gestire questi momenti senza perdere la calma o la produttività.
  • Risolvere i conflitti: i conflitti possono sorgere in qualsiasi team. Un project manager deve sapere come risolvere questi conflitti in modo costruttivo, evitando che diventino ostacoli al successo del progetto.

intelligenza emotiva project management

Twproject e intelligenza emotiva: l’equilibrio perfetto per il project manager

Incorporare l’intelligenza emotiva nelle pratiche di gestione dei progetti può portare notevoli benefici e, Twproject agisce come il perfetto amplificatore di questi benefici.

Twproject offre un ambiente di lavoro digitale completo che consente ai project manager di organizzare, pianificare e monitorare i progressi dei progetti. Tuttavia, le funzionalità di Twproject non si limitano alla gestione dei progetti.

Twproject incoraggia la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team, aspetti chiave per il successo di qualsiasi progetto. Questo approccio rafforza l’importanza dell’intelligenza emotiva.

Un project manager che comprende e gestisce le emozioni del suo team può utilizzare il nostro software di project management per massimizzare l’efficacia della comunicazione e della collaborazione.

Inoltre, offre strumenti di monitoraggio del tempo e delle risorse, che possono aiutare i project manager a gestire lo stress della squadra.

Ad esempio, se un membro del team è in sovraccarico di lavoro, il project manager può utilizzare Twproject per redistribuire i compiti in modo equo, prevenendo così il burnout e mantenendo alta la motivazione del team.

Conclusione

L’intelligenza emotiva è una componente cruciale per un project manager di successo.

Unendo questa skill con uno strumento di gestione dei progetti completo e intuitivo come Twproject, i project manager possono non solo raggiungere i loro obiettivi di progetto, ma anche creare un ambiente di lavoro più positivo e produttivo.

Un project manager con un’alta intelligenza emotiva che sappia come motivare, gestire lo stress e risolvere i conflitti, è un asset inestimabile per qualsiasi progetto.

Con una combinazione di competenze tecniche, di strumenti efficienti di project management e, soprattutto, un’alta intelligenza emotiva, il successo del progetto è assicurato.

Nuovi obiettivi, un nuovo modo di lavorare.

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La netiquette nella gestione di un team a distanza

INDICE DEI CONTENUTI

La netiquette è differente quando si parla di smart working, da quella applicata tradizionalmente in  ufficio.

Il lavoro da remoto ha cominciato a diffondersi rapidamente in tutti i settori durante la pandemia da Covid-19, ed ha rivoluzionato il tradizionale modello organizzativo aziendale.

Lavorare in smart working si è rivelata una soluzione molto vantaggiosa dai lavoratori, tanto da essere adottata anche dopo l’emergenza sanitaria.

Pertanto, è di fondamentale importanza per i leader trovare soluzioni per gestire efficacemente la comunicazione ed il lavoro quotidiano da remoto con i propri collaboratori.

Vediamo quindi qual è la netiquette ideale per gestire un team a distanza.

La netiquette: 5 regole d’oro di cui ogni leader ha bisogno per gestire team remoti

1.Pianificare riunioni giornaliere

Le riunioni giornaliere, anche conosciute come stand-up meeting, sono efficaci per iniziare la giornata e pianificare le attività.

Questo tipo di meeting molto brevi, la cui durata non supera di solito 15 minuti, permette di avere un’interazione regolare fra il project manager ed il team.

Nel lavoro a distanza, non è insolito che i dipendenti si sentano distanziati dal proprio superiore.

In assenza di incontri personali, i membri del team possono perdere gran parte della sfera comunicativa, il che potrebbe rendere freddo il rapporto con il manager.

Gli stand-up meeting, soprattutto se effettuati tramite videochiamata, evitano che ciò accada.

smart working netiquette

2.Pianificare incontri one to one con i membri del team

Negli uffici tradizionali, i membri del team si incontrano continuamente creando opportunità di discussioni sul lavoro e scambi casuali.

Questo è spesso un aspetto importante che si perde in ambienti di lavoro remoti.

Tenere regolarmente incontri faccia a faccia con ciascuno dei membri del tuo team è un vantaggio fondamentale per connettersi e comunicare con i singoli.

A seconda delle tue esigenze, gli incontri one-to-one possono fungere da feedback e/o sessioni di coaching, domande e risposte relative al lavoro, discussioni più informali e altro ancora.

3.Praticare la leadership partecipativa

In senso tradizionale, leadership significa guidare un gruppo di persone verso un obiettivo comune.

Tuttavia, quando si parla di team remoti, un leader deve fare molto di più che “semplicemente” guidare il gruppo.

In questo caso si parla di leadership partecipativa.

In pratica, il manager deve essere aperto all’idea che i membri del team possano contribuire con i loro pensieri e le loro idee alle attività.

Questo infonde un sentimento di equità tra i dipendenti perché tutte le azioni importanti vengono intraprese coinvolgendo i loro suggerimenti.

Se non sai come diventare un leader partecipativo, ecco alcuni suggerimenti:

  • Sii chiaro nell’assegnare i ruoli e le responsabilità ad ogni membro del team;
  • Comunica chiaramente le tue aspettative;
  • Discuti con il gruppo gli obiettivi e la tabella di marcia per raggiungerli;
  • Sii trasparente sull’obiettivo del progetto e spiega in che modo ognuno è personalmente responsabile nei suoi confronti.

4.Assumere responsabilmente

Sebbene l’effetto della pandemia si sia un po’ attenuato, il lavoro da remoto è attualmente adottato in tantissime aziende.

Pertanto, esiste un alto potenziale per l’espansione del tuo team remoto in futuro.

Per assicurarti di assumere le persone giuste, devi stabilire alcune regole:

  • Sii chiaro su quale attività svolgerà il nuovo compagno di squadra e come farà la differenza;
  • Condividi le tue aspettative in modo che il nuovo dipendente sappia fin dal primo giorno quale sarà la sua parte nell’organizzazione;
  • Parla degli obiettivi che stai cercando di raggiungere come squadra e di come il nuovo assunto potrà contribuire;
  • Condividi tutte le risorse necessarie per integrarsi con la cultura aziendale;
  • Struttura un processo di onboarding completo e descrittivo per i nuovi assunti.

5.Investire negli strumenti giusti

Avere accesso al giusto set di strumenti diventa ancora più importante in un’organizzazione remota.

I dipendenti devono essere autosufficienti in quanto non hanno la possibilità di andare alla scrivania accanto alla ricerca di risposte.

Ciò significa, in primis, disporre dell’hardware e del software giusti, come un laptop, accessori, software di gestione progetti, ecc., oltre a chiare istruzioni di configurazione e accesso ai vari programmi.

Chiedere anche ai membri del team quali strumenti li aiuteranno di più può essere un modo semplice per capire quello di cui hanno bisogno.  

La gestione dei progetti da remoto, inoltre, può diventare ancora più semplice adottando un buon software di project management.

Twproject ad esempio, permette di creare un vero e proprio hub centralizzato in cui trovare il piano di progetto, le attività, le deadline, le risorse, il budget e la documentazione necessaria per lavorare al meglio da qualsiasi parte del mondo, senza che il team sia costretto a lavorare su diverse applicazioni e piattaforme.

Una comodità non da poco dato che gli strumenti di comunicazione, i file condivisi, il monitoraggio delle attività e delle scadenze, i reporting sono tutti consolidati in un’unica piattaforma software.

Per concludere, abbiamo visto come gestire un team da remoto sia molto impegnativo.

Come project manager, devi concentrarti sugli aspetti di gestione, stabilire aspettative chiare su compiti e scadenze, selezionare buoni canali di comunicazione e assicurarti che il tuo team si senta supportato e apprezzato.

Tuttavia, tutto questo passa in secondo piano senza uno strumento che permetta di misurare effettivamente i progressi delle attività.

Per questo motivo scegliere un buon software di project management come Twproject diventa essenziale quando si gestisce un team da remoto.

In questo modo trasparenza, visibilità e controllo di tutti gli aspetti del progetto saranno garantiti in qualsiasi momento.

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Time tracking con Twproject – Semplice come dovrebbe

Sul luogo di lavoro ognuno ha le proprie abitudini e ciò che un capo progetto impara ben presto è che la modalità di registrare il tempo lavorato sulle varie mansioni è molto differente a seconda della persona coinvolta.

C’è chi si concentra su un compito e lo porta a termine senza grosse distrazioni, rinviando alla fine la registrazione delle ore svolte.
Chi in una giornata preferisce spaziare fra più impegni e segnare via via come si è impiegato il proprio tempo.
Chi per concentrarsi trova utile attivare un cronometro che monitori l’attività sui progetti, spegnendo e accendendo il conteggio quando si passa da un impegno all’altro.

Ma non solo siamo tutti diversi a livello personale, è certamente anche il ruolo che ricopriamo a determinare il modo in cui conteggiamo il nostro tempo e classifichiamo le nostre attività per ottenere alla fine un report di lavoro attendibile.

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Per mia esperienza, trovandomi a gestire un piccolo team di sviluppatori, coordinando e analizzando il loro lavoro, mediando tra le esigenze dei clienti e quelle dei miei colleghi, trovo per me utile tenere traccia regolarmente e anche più volte in una giornata dei progetti di cui mi occupo, e in che finalità.
Alcuni colleghi programmatori, invece, mi dicono di trovarsi meglio a seguire un compito dall’inizio alla fine e poi segnare le attività svolte e i tempi totali.
Ogni percorso e ogni individuo è a sé, insomma.

In un recente articolo abbiamo parlato del fatto che una delle resistenze principali da parte del team di lavoro nel passaggio a un nuovo sistema di project management è il voler migrare tutte le procedure utilizzate in azienda all’interno del nuovo strumento. Questo può essere un fattore bloccante, se non si trova un sistema che accolga le singole esigenze ma allo stesso tempo mostri vantaggi in termini di praticità e a livello di profondità dell’analisi.

Infine, oltre alle esigenze lavorative e personali differenti, a nostro avviso uno strumento efficiente per la registrazione delle consuntivazioni dovrebbe dare la possibilità di inserire le ore lavorate su un progetto a diversi gradi di gerarchia.
Un project manager potrebbe dover inserire i suoi prospetti orari a un livello più generale rispetto agli addetti alle sotto-fasi di progetto.
Un dirigente si collocherà a un grado ulteriore, e così via.

worklog

L’importanza della consuntivazione

A prescindere dalla modalità prescelta, è indubbio che per una corretta gestione dei progetti sia fondamentale che ogni partecipante tenga conto dei suoi tempi di lavoro, detti anche worklog. Registrare le ore o i giorni che si sono spesi nella realizzazione di una fase e più in generale di un progetto è utile sia per chi compie le analisi delle tempistiche sia per chi esegue il lavoro.

Da una parte aumenta la trasparenza del lavoro svolto e questo permette ai responsabili di progetto di conoscere nel dettaglio le operazioni che il proprio team svolge per arrivare all’obiettivo; dall’altra aiuta i lavoratori a pianificare bene i propri tempi e anche ad avere uno strumento in più per segnalare un eventuale sovraccarico di lavoro nel caso in cui ciò si dovesse verificare.

È importante che tutti siano a proprio agio in questa operazione di monitoraggio. E come abbiamo visto, le richieste delle aziende, unite alle attitudini dei lavoratori, possono dare vita a svariate metodologie per il tracciamento dei worklog.

Per questo motivo Twproject, che si caratterizza per una estrema versatilità sotto tanti aspetti, ha elaborato un metodo di inserimento delle ore diversificato a seconda delle preferenze e delle esigenze dei singoli.

In Twproject non c’è una sola modalità per segnare i propri worklog, ma si potranno utilizzare diversi strumenti e metodologie.
Vediamoli nel dettaglio.

Timesheet

Il primo elemento della voce di menù dedicata a questo argomento è il Timesheet, o Foglio di lavoro. Qui vedrai tutte le tue assegnazioni, cioè progetti o fasi di progetto a cui partecipi. Da questa tabella potrai inserire i tuoi worklog con una breve descrizione dell’attività svolta, vedrai facilmente quante ore ti restano per completare il tuo orario di lavoro e l’agenda integrata, mostrandoti gli appuntamenti, ti aiuterà nella compilazione.

Nessun altro software di project management offre un così dettagliato metodo di inserimento, che si rivela molto utile a fine progetto o in qualunque momento si abbia bisogno di fare un resoconto dell’attività svolta: con un semplice click sull’assegnazione scelta vedrai la lista totale di tutti i worklog inseriti fino a quel momento da parte di una risorsa.
Questa vista può essere molto utile per fornire un report sul lavoro svolto, per redigere un bilancio consuntivo e così via.

timesheet

Time counter

Questa tipologia di worklog è utile a chi lavora su un progetto alla volta. Sulla pagina principale troverai un widget dal quale selezionare l’assegnazione e far partire un cronometro. La stessa operazione può essere fatta dalla relativa voce di menù Time counter, che apre un pop-up specifico con l’elenco dei progetti e sotto-fasi assegnate all’utente.

Dal momento in cui attiverai il contatore, questo procederà a segnare il tempo anche quando navighi sulle altre pagine e in qualsiasi momento potrai interromperlo cliccando sul pulsante alla voce di menù, inserendo eventualmente una descrizione dettagliata dell’attività svolta e anche se necessario modificando la durata totale.

time counter

Dalla to-do list

Infine, per chi è abituato a orientare la propria attività giornaliera sulla base dei compiti assegnati, la to-do list di Twproject è il principale strumento utilizzato. Per facilitare il lavoro a questa categoria di persone, sarà possibile inserire i propri worklog direttamente dalla lista dei to-do.

Alla chiusura di ogni to-do, ma anche in corso d’opera, potrai aggiungere le ore lavorate, mentre la descrizione sarà automaticamente precompilata con la descrizione del to-do stesso. Anche da qui, inoltre, è possibile far partire un counter automatico, per non doversi preoccupare di calcolare i tempi alla fine.

to-do list

Una soluzione facile e adatta a tutti

Questi tre strumenti, o meglio metodi, permettono di scegliere liberamente come monitorare il proprio lavoro e quello degli altri membri del tuo team.

E per gli smemorati, Twproject ha anche pensato di segnalare, con un’annotazione a forma di post-it, il mancato inserimento delle ore se questo si protrae per alcuni giorni.

In questo breve video puoi trovare un riepilogo di quanto abbiamo esposto finora.

Come hai potuto vedere, Twproject offre una soluzione adatta a più stili di lavoro e ti aiuterà a non scontrarti con resistenze interne e avere finalmente un maggiore controllo sul tuo lavoro e quello del tuo team.

Se ti va puoi fare una prova gratuita e sperimentare quanto ti abbiamo mostrato.
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Collaborazione nel team: un obiettivo da raggiungere

La collaborazione nel team è una parte fondamentale per raggiungere il successo nel project management.

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I luoghi di lavoro collaborativi vedono una forza lavoro più coinvolta, un aumento della fiducia e prestazioni migliorate.

Tuttavia, creare un ambiente collaborativo non è un’impresa semplice; vediamo quindi come farlo in questo articolo.

Che cos’è la collaborazione nel team?​

La collaborazione nel team consiste nel lavorare insieme come un gruppo coeso su un progetto per ottenere un risultato migliore di quello che potrebbe essere ottenuto individualmente.

Ciò implica il brainstorming, il pensiero creativo, lo scambio di abilità uniche, una visione più ampia per il raggiungimento di un obiettivo comune.

I membri del team si trovano a gestire carichi di lavoro mentre discutono idee, nuovi metodi o prospettive diverse per trovare soluzioni migliori.

Il conflitto diventa quindi parte integrante della collaborazione nel team poiché il punto di vista personale può essere messo in discussione.

La chiave sta nel possedere gli strumenti per gestire l’attrito in modo costruttivo e per muoversi tutti insieme verso la missione aziendale.

Inoltre, con sempre più aziende che si aprono al lavoro da remoto o ibrido, dare la priorità a una collaborazione efficace è più importante che mai.

Indipendentemente da dove si trovano i membri del team, una buona collaborazione è spesso l’ingrediente segreto alla base del successo di qualsiasi progetto.

8 suggerimenti per ottenere la collaborazione nel team

Ecco 8 suggerimenti per ottenere una collaborazione positiva nel team.

1.     Stabilire obiettivi comuni

È essenziale che tutti i membri del team siano allineati quando si tratta di obiettivi, in modo da agire in conformità con quella visione. Per farlo è necessario che i traguardi siano chiaramente comunicati, frequentemente ricordati e, se necessario, rivalutati.

2.     Stabilire chiare aspettative chiare

Una volta individuati gli obiettivi, i membri del team devono sapere quali sono i loro obblighi in modo che possano concentrarsi sull’esecuzione di questi compiti nel miglior modo possibile. Per farlo è necessario stabilire chiare aspettative e assegnare ruoli e responsabilità per non creare confusione. Inoltre, è importante che il project manager fornisca revisioni regolari delle prestazioni.

3.     Valutare i punti di forza individuali

Questo punto è collegato al precedente: sapendo qual è il punto di forza di ogni dipendente, sarà più facile capitalizzare, assegnare i giusti compiti e, di conseguenza, fare progressi come squadra. In questo modo il project manager può delegare in maniera ottimale i vari tasks. È bene anche che il team in generale conosca i punti di forza di ogni collega in modo che ognuno sappia a chi rivolgersi nel caso di un problema specifico.

4.     Incoraggiare nuove idee

La collaborazione nel team dovrebbe garantire un libero scambio di idee. Creando un ambiente favorevole e privo di giudizi, mostrerà ai dipendenti che tutti possono contribuire ai progressi senza paura. Il conflitto creativo deve essere ampiamente supportato. In questo modo la squadra avrà maggiori probabilità di trovare soluzioni migliori durante il dibattito.

5.     Delegare

Quando il project manager utilizza attivamente la delega, crea allo stesso tempo una piattaforma per la comunicazione aperta e la collaborazione. I dipendenti possono porre domande, creando così un ambiente di fiducia e più rilassato. Se i membri del team vedono che hanno la possibilità di avanzare nella loro carriera attraverso opportunità di gestione di progetti, saranno più motivati ​​e invogliati a vivere queste esperienze di apprendimento. L’azione della delega creerà quindi un canale per la comunicazione offrendo ai dipendenti la possibilità di lavorare insieme su progetti diversi e incrementare la fiducia tra di loro e verso il project manager.

6.     Feedback positivo

Il feedback positivo aumenta il morale e la motivazione dei dipendenti. Ogni volta che il project manager nota buoni esempi di collaborazione all’interno del team, dovrebbe prendersi il tempo di elogiarli. Come? Ad esempio, attraverso un’e-mail a tutti i dipendenti oppure menzionando questo comportamento durante una riunione.

7.     Team building

Trascorrere un po’ di tempo con i colleghi anche al di fuori dell’orario d’ufficio facendo altre attività può incrementare il legame e la collaborazione.  Le attività di team building sono perfette in questo senso, ma eventualmente anche organizzare un happy hour al termine della giornata lavorativa può avere effetti positivi. La cosa importante è non forzare questi eventi o organizzarli troppo spesso, in modo da garantire anche un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.

la collaborazione nel team

8.     Usare gli strumenti di collaborazione giusti

Soprattutto nel caso di team ibridi o totalmente remoti, utilizzare il giusto strumento di collaborazione può fare la differenza. La tecnologia offre al giorno d’oggi una miriade di opzioni grazie ad app di messaggistica istantanea, di videoconferenza, ecc. Oltre a questi è anche fondamentale utilizzare il giusto software di project management che permetta a tutti di rimanere aggiornati sullo status del progetto e sugli incarichi in tempo reale.

Un Team collaborativo migliora l’Azienda

Costruire relazioni e fiducia, condividere feedback e comunicare chiaramente e regolarmente richiede tempo e fatica, ma i risultati a lungo termine ripagano del lavoro.

Si tratta di un investimento iniziale che aiuta a creare una solida base collaborativa che può avere un impatto positivo sul risultato finale.

I dati sono chiari: i team collaborativi sono team più produttivi e le aziende che lo sanno investono tempo e risorse nella creazione di ambienti favorevoli al lavoro di squadra.

Questi ambienti sono creativi, aperti e fiduciosi; sono inclusivi e lodano il contributo individuale verso obiettivi comuni; apprezzano la condivisione delle conoscenze e la trasparenza delle informazioni e investono negli strumenti e nella tecnologia che rendono possibile la collaborazione.

Una buona cooperazione sul posto di lavoro arricchisce l’esperienza dei dipendenti, creando un effetto domino di maggiore coinvolgimento, motivazione e innovazione collettiva.

Tuttavia, migliorare la collaborazione nel team non è un lavoro da parte di un solo uomo: ci vuole la squadra intera e gli sforzi di tutti i dipendenti per costruirla.

Guarda come è facile creare la tua squadra di lavoro con Twproject per tenere ogni membro costantemente aggiornato sull’andamento dei progetti.

Con Twproject puoi assegnare ruoli diversi, affidare singole fasi dei progetti ai diretti responsabili e tenere tutti aggiornati attraverso lo strumento dei to-do. Una organizzazione del lavoro più efficiente ti aiuterà a rafforzare la collaborazione all’interno del tuo gruppo.

Prova gratuitamente Twproject oggi stesso: è un software sviluppato in Italia che ti aiuterà a gestire al meglio la tua squadra di lavoro.

Collabora efficacemente con il tuo team.

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Piano di Gestione delle risorse: 5 suggerimenti chiave per crearne uno perfetto

La gestione delle risorse è il processo che determina quali risorse sono necessarie, in quali quantità e quando usarle per completare un progetto.

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Questo processo, inoltre, aiuta anche a prevedere i costi e la tempistica associati ad un progetto.

Organizzare queste risorse in modo efficiente per garantire la corretta esecuzione dei lavori richiede una corretta pianificazione.

Vediamo in questo articolo 5 suggerimenti per creare un piano di gestione delle risorse.

Che cos’è un piano di gestione delle risorse?

Un piano di gestione delle risorse è un programma che guida il modo in cui le risorse del progetto devono essere classificate, allocate, gestite e rilasciate.

Ecco quali sono alcuni dei componenti di un buon piano di gestione delle risorse:

  • Risorse: queste includono dai membri del team ai macchinari, dalle attrezzature agli spazi necessari per il completamento del progetto.
  • Tempistiche: tenendo traccia della disponibilità temporale di ciascuna risorsa, si potrà avere un quadro migliore di come ciascuna di esse può adattarsi alla pianificazione generale.
  • Quantità: la quantità si riferisce generalmente a risorse di tipo fisico ed è un ulteriore elemento importante per pianificare efficacemente i lavori.
  • Presupposti e vincoli: i presupposti possono includere ipotesi sulla disponibilità dei dipendenti, ipotesi sugli impegni di lavoro, ecc. I vincoli si riferiscono alla pianificazione, al costo e all’ambito del progetto.
  • Ruoli e responsabilità: per evitare conflitti all’interno del progetto, è necessario chiarire i ruoli e le responsabilità di ciascun membro che ci lavora.

Perché la creazione di un piano di risorse è importante?

1.     Consente la pianificazione efficiente delle risorse di progetto

È auspicabile portare a termine un progetto, ma non disporre di risorse sufficienti per eseguire i lavori porta necessariamente ad un blocco, a ritardi e a un impatto sulla qualità.

Un piano intelligente delle risorse aiuta quindi il project manager a prevedere in anticipo tutte le esigenze.

In questo modo è quindi possibile allocare una risorsa o pensare ad assumerne se necessario.

2.     Riduce al minimo i costi delle risorse del progetto

Un efficace piano delle risorse aiuta il project manager a prendere decisioni basate sui dati e ad implementare le giuste misure al  momento giusto.

In questo modo, tutte le risorse vengono allocate nella maniera più conveniente possibile, contribuendo a mantenere al minimo i costi di progetto.

Allo stesso modo un’efficiente gestione massimizza l’utilizzo redditizio delle risorse.

3.     Permette di consegnare il progetto in tempo e rispettando il budget

Il punto di riferimento per una consegna di successo è rispettare le scadenze del progetto ed evitare il superamento del budget.

Un buon piano di gestione del personale aiuta il project manager a rivedere periodicamente le prestazioni del progetto utilizzando i report di previsione rispetto a quelli effettivi.

Il monitoraggio regolare porterà quindi al raggiungimento delle metriche di progetto come la soddisfazione del cliente, una migliore qualità o una maggiore fedeltà al marchio.

Creare un piano di gestione delle risorse: 5 suggerimenti

Una volta visto che cos’è un piano di gestione delle risorse, ecco 5 suggerimenti per crearlo:

1. Determinare le risorse necessarie per il progetto

Determinare quali risorse sono necessarie per completare il progetto è il primo passo per redigere un piano di gestione delle risorse corretto.

Queste informazioni possono provenire dalla conoscenza del progetto, comprendendo gli obiettivi e le attività e confrontandoli con le competenze delle risorse, o utilizzando precedenti progetti simili di successo come guida (lesson learned).

2. Abbinare le risorse giuste ai compiti giusti

Una gestione efficace delle risorse significa essere in grado di allineare le esigenze del progetto con le risorse meglio attrezzate per gestirle.

È importante assicurarsi che le attività impostate siano allineate con le competenze della risorsa e che la risorsa abbia il tempo disponibile per completare i compiti assegnati.

Per pianificare con precisione le risorse, il project manager non dovrebbe solo considerare cosa deve essere fatto con il progetto corrente, ma anche tutti i progetti attuali o ricorrenti che la stessa risorsa è impegnata a completare.

piano gestione risorse

3. Tenere d’occhio l’avanzamento del progetto

È più facile risolvere un potenziale problema prima che si presenti piuttosto che cercare di riparare un danno già fatto.

Ciò significa che prima si percepiscono problemi nella gestione delle risorse, più facile sarà trovare una soluzione.

Il project manager deve quindi tenere sotto controllo il progetto durante tutto il suo ciclo di vita, osservando e controllando regolarmente come le prestazioni effettive si confrontano con l’allocazione delle risorse prevista.

4. Apportare modifiche se necessario

In qualsiasi progetto è importante aspettarsi che non tutto vada sempre come previsto.

Un project manager deve essere pronto in qualsiasi momento ad apportare modifiche e adeguamenti se la situazione lo necessita.

5. Eseguire un’analisi post-progetto

Al termine dei lavori è buona prassi confrontare le risorse e la pianificazione previste con ciò che effettivamente si è utilizzato.

Questi insegnamenti sono utili per evitare errori in futuro soprattutto in caso di progetti simili.

Oltre a esaminare i report, può anche essere utile intervistare direttamente le risorse per avere un altro punto di vista e capire se ritengono che il progetto sia andato liscio o se hanno qualche idea per migliorare i processi.

La gestione delle risorse richiede quindi dati in tempo reale per tenere traccia dei costi e delle tempistiche spese per mantenere il progetto in carreggiata.

Mentre i fogli di calcolo possono fare un lavoro soddisfacente per progetti semplici, nel caso di progetti più complicati questo può diventare molto difficoltoso.

Pianificare le risorse in questo modo può diventare praticamente impossibile quando il team si espande e si inizia ad affrontare più progetti contemporaneamente.

È qui che l’utilizzo di un buon software di project management diventa necessario.

Questo strumento di gestione delle risorse fornisce informazioni pertinenti e tempestive permettendo di mantenere il progetto in carreggiata.

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Allocazione delle risorse

L’allocazione delle risorse è un passaggio critico nella gestione dei progetti. Questo perché, come è semplice comprendere, le risorse sono limitate per natura.

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Si può quindi dedurre come il successo di un progetto sia direttamente proporzionale alla corretta allocazione delle risorse, indipendentemente dal settore.

Facile a dirsi un po’ meno a farsi, soprattutto se ti mancano gli strumenti per la gestione delle risorse. In questo articolo spiegheremo di cosa si tratta nel dettaglio.

Che cos’è l’allocazione delle risorse nella gestione dei progetti?

L’allocazione delle risorse riguarda l’identificazione e la pianificazione di forza lavoro, macchinari e strutture sulle varie attività di un progetto in modo da raggiungere gli obiettivi prefissati.

Le risorse in un progetto si riferiscono a tutto ciò di cui si ha bisogno per completarlo. Ecco alcuni esempi:

  • Risorse umane: i membri del team e gli eventuali consulenti e liberi professionisti che apportano le diverse competenze necessarie per svolgere il progetto.
  • Attrezzatura/strumenti: dal software di project management all’hardware di un computer, dal macchinario di un processo industriale agli attrezzi di uno specialista.
  • Strutture: l’ambiente necessario per l’esecuzione di un progetto, come un ufficio o un magazzino.
  • Materiali: questi sono i materiali di consumo necessari per generare output. Ad esempio, la cancelleria da ufficio o le materie prime per costruire una casa.
  • Budget: le finanze necessarie per acquistare una qualsiasi delle risorse di cui sopra.

I 7 passaggi per una corretta allocazione delle risorse nella gestione dei progetti di successo

Le risorse di un progetto possono essere totalmente, parzialmente o non disponibili.

Il project manager, o il responsabile delle risorse, deve quindi tenerne conto per prendere decisioni che garantiscano un utilizzo ottimale.

Ecco quali sono i 7 passaggi essenziali per un’allocazione delle risorse di successo:

Twproject include il modulo “Piano” che permette di creare una pianificazione personalizzata per l’allocazione delle risorse e delle ore di lavoro durante il progetto, basata sulle preferenze specifiche. 

Leggi l’intervista a Cepi Silos e scopri come hanno ottimizzato i processi utilizzando metodi di allocazione smart

Allocazione delle risorse: Creare un piano di progetto

Per iniziare, è necessario dividere ogni progetto in più attività e crearne le dipendenze.

Questo processo è noto come Work Break Down Structure, o WBS, ed è il requisito minimo per creare un piano di progetto.

Due attività possono essere eseguite in sequenza o in parallelo in base alla loro relazione.

Il percorso critico all’interno di un piano di progetto determina il tempo minimo necessario per il completamento del progetto.

L’allocazione delle risorse è una componente integrante di questo processo perché queste vengono assegnate a ciascuna attività di progetto.

Allocazione delle risorse: Identificare i requisiti delle risorse per le attività

Una volta che il progetto è stato suddiviso nelle più piccole attività, sarà possibile identificare i requisiti che si cercano in ogni risorsa.

Le attività possono richiedere risorse umane e non umane, a seconda della natura del lavoro.

Nel caso delle risorse umane bisogna identificare e valutare capacità e competenze.

Nel caso di risorse non umane, invece, è necessario determinare le specifiche delle varie attrezzature prima di assegnarle ad un’attività.

Allocazione delle risorse: Trovare le risorse disponibili con un set di abilità corrispondente

In questo passaggio si deve identificare la disponibilità di una risorsa in possesso delle competenze corrispondenti.

Un software di project management con funzionalità per la gestione delle risorse permette di gestire questo step in modo abbastanza semplice.

Un sistema di questo tipo permette anche di visualizzare in tempo reale se un macchinario è libero per l’utilizzo o no.

Alloca le tue risorse in modo semplice ed efficace!

In Twproject trovi tutte le funzionalità necessarie per gestire le tue risorse e monitorarle per evitare ritardi e colli di bottiglia.

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Allocazione delle risorse: Colmare il divario tra domanda e capacità utilizzando più canali

Se non esiste una risorsa umana con i requisiti corrispondenti, è possibile assumere o utilizzare risorse di emergenza.

Allo stesso modo, se alcune apparecchiature non sono disponibili, queste possono essere noleggiate o acquistate a seconda della strategia e del budget corrispondente.

Una volta selezionate le risorse per il progetto specifico, si passa al processo di allocazione delle risorse vero e proprio.

Allocazione delle risorse: assegnare le risorse secondo la domanda

Una volta identificate e stabilite le risorse, queste vengono assegnate ai compiti specifici.

Gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo e può capitare che la risorsa assegnata ad una particolare attività, all’ultimo momento, non sia più disponibile – ad esempio quando un membro del team si ammala.

Soprattutto nel caso delle posizioni più critiche, la soluzione è avere un piano di backup.

Ad esempio, nel caso del dipendente in malattia e non più disponibile a lavorare al progetto, avere il contatto di un freelancer con le stesse, o simili, capacità potrebbe salvare la situazione.

Allocazione delle risorse: Riallocare le risorse tra i progetti, se necessario

La riallocazione delle risorse può essere necessaria durante il ciclo di vita del progetto per vari motivi.

Una risorsa potrebbe presentare problemi di prestazioni o, ancora, una risorsa con un’abilità di nicchia potrebbe essere richiesta in un altro progetto con più alta priorità.

In questi casi, è necessario elaborare un piano di riallocazione delle risorse in modo che il progetto attuale non ne risenta.

Allocazione delle risorse: Tenere traccia e monitorare l’utilizzo delle risorse

È necessario monitorare le prestazioni di ciascuna risorsa per essere sicuri di seguire un processo di allocazione delle risorse efficace.

In una situazione ideale, nessuna risorsa deve essere sovra/sotto-allocata o sovra/sottoutilizzata.

Le piccole aziende probabilmente possono monitorare il tutto semplicemente utilizzando un calendario condiviso.

Tuttavia, le aziende più grandi necessitano uno strumento di allocazione delle risorse dedicato.

Sicuramente l’esperienza del project manager gioca un ruolo importante, ma l’utilizzo di un buon software di project management può dare un supporto decisivo.

Per concludere, l’allocazione delle risorse è una parte essenziale di qualsiasi progetto.

Senza di essa, i project manager possono stabilire una sequenza temporale delle attività e milestones di progetto, ma non possono sapere se tali tempistiche saranno realizzabili o meno con le risorse a portata di mano.

Inoltre, trovarsi a corto di personale durante un progetto può causare inutili ansie e inefficienze.

Nei casi peggiori, una cattiva allocazione delle risorse può portare addirittura al fallimento del progetto.

Al contrario, avere una solida strategia di allocazione delle risorse può dare fiducia, creare un ambiente di lavoro positivo e dirigere il progetto verso il successo.

Utilizza i suggerimenti dati in questo articolo accompagnandoli con un buon software di project management, ti permetteranno un’allocazione delle risorse di progetto efficiente e, di conseguenza, il raggiungimento degli obiettivi.

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Come ottenere il massimo dal tuo team

Capire come ottenere il massimo dal tuo team è un fattore fondamentale. Le aziende, infatti, dipendono sempre più da un buon lavoro di squadra per ottenere obiettivi chiave e raggiungere il successo.

INDICE DEI CONTENUTI

Una cosa non va mai dimenticata. Che tu stia gestendo un team remoto o un gruppo di persone in un ufficio, devi ricordare sempre che le persone più efficienti sono quelle felici e che si sentono supportate dalla leadership.

Ma come ottenere il massimo dal tuo team? Vediamolo in questo articolo.

7 suggerimenti per ottenere il massimo dal tuo team

Per facilitarti il compito, ho deciso di racchiudere gli aspetti chiave in 7 suggerimenti specifici. Prova a seguirli e riuscirai ad ottenere risultati incredibili dal tuo team.

1. Imposta lo standard e dai il buon esempio

Il team non potrà conoscere le aspettative se un manager non le condivide.

Stabilire chiaramente uno standard di eccellenza consente a tutti di sapere cosa ci si aspetta da loro.

Tuttavia, sapere quali siano le aspettative del manager sicuramente aiuta, ma è molto più utile e stimolante, vedere quel manager dare il buon esempio.

Può apparire scontato e retorico, ma un buon leader ispira fiducia e ammirazione attraverso quello che fa, non attraverso quello che dice.

Incalzare le persone tutto il giorno su ciò che “dovrebbero” fare non si avvicina a produrre i risultati che si ottengono semplicemente quando si dà l’esempio.

Un manager che punta all’eccellenza ispira tutti coloro che lo circondano a dare il meglio di sé dimostrando il tipo di etica del lavoro e dedizione che l’azienda si aspetta.

2. Mantieni l’organizzazione

Nessun team può prosperare senza linee guida. Anche l’essere umano più libero ha bisogno di un certo livello di direzione.

Anche se cercassi di sbarazzarti delle regole, i membri del tuo team ne creerebbero di nuove da soli.

Quindi, ha senso che sia il manager ad analizzare la situazione e a mantenere le regole e l’organizzazione per il bene del team.

Per fare questo, i manager possono utilizzare un buon software di gestione dei progetti per elencare, tenere traccia ed organizzare task ed obiettivi.

Con Twproject, dopo aver pianificato il progetto e assegnato le risorse, potrai gestire il lavoro quotidiano con ToDo list smart e flessibili.

Gestisci i task di progetto!

Con Twproject puoi mappare tutte le attività delle tue risorse, organizzarle per priorità e delegare il completamento per il raggiungimento degli obiettivi.

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3. Riconosci il successo

A tutti piace sentirsi dire di aver fatto un buon lavoro e celebrare una grande vittoria o un risultato personale lo conferma.

Si tratta di un modo semplice per creare fiducia e incoraggiare comportamenti simili da parte degli altri. Può sembrare un concetto basilare ma in realtà viene spesso dimenticato.

Naturalmente, vale la pena notare che le persone apprezzano il riconoscimento in modi diversi ( qualcuno piace un riconoscimento pubblico, altri potrebbero preferire una mail o biglietto!)

4. Comunica frequentemente ed efficacemente

Parte della gestione di un progetto implica gestire le persone.

Un buon leader comunica e stabilisce una connessione con tutti costruendo relazioni significative.

E’ altrettanto fondamentale, seppur possa volerci del tempo, che ogni membro del team si senta libero di esporre la propria esperienza e le proprie idee, in questo modo si creerà un ambiente di lavoro aperto e ricco di fiducia.

Noi di Twproject abbiamo sperimentato che talvolta strumenti come chat e forum di discussione permettono anche ai più timidi di esprimersi.

Le Chat di Twproject sono integrate al progetto e salvate nella sua storia!

5. Ascolta

Questo punto è strettamente connesso con quello precedente. Parte di una buona comunicazione è anche sapere ascoltare.

Essere un ascoltatore attivo aiuta non solo a recepire meglio il messaggio di chi sta parlando, ma anche a costruire relazioni solide.

Inoltre, contribuisce a creare una cultura di rispetto e trasparenza in quanto dipendenti e collaboratori si sentiranno valorizzati.

Se vuoi ottenere il massimo dal tuo Team, non dimenticare mai questo punto fondamentale.

6. Dai feedback costruttivi ed incentiva la crescita

Non c’è modo di aumentare l’efficienza dei dipendenti se questi non sanno di essere inefficienti in primo luogo.

Questo è il motivo per cui le revisioni delle prestazioni e il feedback costruttivo sono essenziali per ottenere ottimi risultati dal tuo team.

Inoltre, il feedback da solo spesso non sarà sufficiente, si dovranno attivare delle azioni per aiutare il dipendente a migliorarsi, come ad esempio, seguire un corso di formazione o essere affiancati da un dipendente più esperto per un certo periodo di tempo.

Qualunque sia il caso, è importante che il manager delinei obiettivi raggiungibili per lo sviluppo futuro.

Se, come manager, puoi stabilire la strada per il successo e guidare la tua squadra attraverso di essa, i risultati ottenuti saranno palpabili.

7. Incentiva la diversità

Un team di persone simili con responsabilità simili potrebbe portare a termine il lavoro, ma è improbabile che prosperi e che porti innovazione.

Uno studio di ADP ha rilevato che la creazione di un team diversificato migliora effettivamente il coinvolgimento dei dipendenti e porta a un lavoro più efficace.

Quando un manager è consapevole delle unicità di ogni persona, può utilizzare efficacemente i talenti di ognuno per ottenere i risultati migliori.

Ottenere il massimo dal tuo team è un po’ come preparare una torta: prima è necessario avere gli ingredienti giusti (i membri del team) che devono poi essere messi insieme nella maniera corretta.

Ottenere il massimo della produttività richiede una miscela ben composta ed amalgamata.

Non esiste un unico modo per consentire al tuo team di essere più efficiente, ma i suggerimenti visti in questo articolo getteranno le basi per un ambiente più produttivo. Nessuna squadra potrà avere successo se queste basi non esistono.

Collabora efficacemente con il tuo team.

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Progetti e carico di lavoro: cosa c’è da sapere

Nella gestione dei progetti, valutare il carico a cui sono sottoposte le risorse gioca un ruolo fondamentale per un Happy Ending.

In un mondo ideale in cui si lavora con risorse infinite i progetti sono sempre in-time.

Nel mondo reale invece si ha spesso a che fare con team contemporaneamente coinvolti su più progetti, che devono gestire le attività quotidiane ed anche le eventuali urgenze. 

In questo caso una indicazione sulla “sostenibilità” è fondamentale per capire chi e quando potrà positivamente portare a conclusione il nostro progetto

La durata e l’effort

Agli inizi, mi sorprendeva la fatica che facevano alcuni dei ns. clienti a capire la differenza tra la durata e l’effort. Per molti di loro il rapporto era di uno a uno.

Questo tipo di approccio non è solo sbagliato in termini gestionali (una fase che dura 30gg potrebbe richiedere un effort di un’ora, si pensi alla fase di attesa di materiale da un fornitore), ma sottintende un totale ed esclusivo assorbimento della risorsa su quell’attività.

Se questo approccio va bene in fase di analisi e preventivo, non può funzionare in fase di pianificazione.

In Twproject la durata del progetto si definisce alla sua creazione, l’effort invece lo si definisce per ogni risorsa coinvolta al momento della creazione dell’assegnazione.

Una buona domanda da porsi a questo punto è: “quante ore può lavorare al giorno una risorsa sul suo progetto?”

Per rispondere correttamente si devono considerare diversi  parametri:

  • l’ovvio orario di lavoro (full-time, part time orizzontali o verticali)
  • ferie, malattie, permessi etc.
  • quanto già allocato su altri progetti
  • le attività di routine
  • attività spot già programmate

Le prime due voci sono intuitive ed in parte fuori dal controllo del PM, per cui analizzeremo le altre e vedremo come queste contribuiscono a generare il “carico” di una risorsa. 

Attività di progetto

Un progetto, o meglio una fase, ha sempre una data di inizio, una di fine (quindi una durata, solitamente espressa in giorni lavorativi), delle risorse assegnate.

Ogni risorsa deve svolgere delle attività stimate per un totale di giorni/ore (effort).

Senza andare troppo nel dettaglio possiamo stimare il carico su una risorsa dividendo le ore stimate per la durata del progetto.

Ad es.: una fase di 10gg con un effort di 20h mi genera un carico medio di 2h al giorno ovvero del 25% (supponendo 8 ore al giorno). 

Facile, almeno prima che il progetto inizi.

Ma una volta iniziato, cosa accade se per i primi 5 giorni non sono riuscito a lavorare su questo progetto?

Accade che dovrò lavorare 20h su 5gg, ovvero con un carico del 50%.

Quindi nelle attività di progetto le ore “non ancora fatte” danno un feedback incrementale al carico, accumulandosi nei giorni restanti.

Avere la possibilità di confrontare la situazione “ideale” (quella pianificata dal PM, senza tenere conto del fatto/non fatto), con quella “reale” (che tiene conto del feedback ) dà molti spunti di riflessione e di possibili correzioni.

E’ interessante notare che il non essere riusciti a lavorare sul progetto pianificato lo possiamo leggere dalle registrazioni del worklog. 

Il worklog è un ottimo indicatore da questo punto di vista, è una sorta di “battito del cuore del progetto”; se il cuore non batte il progetto è morto!

Se una risorsa lavora su più progetti contemporaneamente i calcoli si possono complicare e per questo Twproject ci aiuta presentando queste informazioni in modo ottimale.

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Con Twproject potrai inserire i progetti, valutarne l’effort ed ottenere feedback dal tuo team.

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Le attività di routine: si lavora otto ore al giorno?

Sono la Cenerentola delle attività. 

Molti di noi pur stando in ufficio 8 ore (quando va bene :-)) possono dedicare solo una percentuale del proprio tempo ai “veri progetti”. 

Molto tempo lo spendiamo (n.b. non ho detto “lo perdiamo”) in attività non riconducibili ad un progetto. 

Nel mio caso: leggere le email arrivate, riunioni di reparto, telefonate, supporto ai colleghi.

Oltre a queste generiche ce ne possono essere altre più specifiche come aggiornamento, formazione,  archiviazione documenti, verifica backup,  manutenzioni etc.

Quanto tempo dedico a queste attività? Quasi 3 ore al giorno! 

Lo so con una certa confidenza perchè sono ormai anni che con l’aiuto di Twproject registro giornalmente le ore impiegate e so che mediamente in un anno il 38% del mio tempo “lo impiego” così.

Se pianificassi un progetto che mi coinvolge al 100% per un periodo più lungo di qualche giorno, sicuramente sforerebbe.

Ma se mi chiedessero quante ore posso lavorare su una cosa ogni giorno d’istinto direi “otto ore”.  Per evitare questi errori è importante avere dati oggettivi su cui basare le ns. scelte ed analisi. 

La registrazione del worklog è la base per fare una buona pianificazione, non solo per un buon controllo sui costi.

So benissimo che questo è uno sforzo aggiuntivo ed infatti quando dico ai nostri clienti di registrare le ore “perse”, la prima reazione che ottengo è del tipo “riluttante/sbuffante/mi alzo e vado via”. 

Per questo è importante che l’attività di registrazione del worklog sia il più “indolore” possibile.

Su questo punto Twproject è imbattibile; si può registrare worklog alla chiusura dei To-do, con i bottoni start-stop, su una/due/tre settimane, sull’intero mese day-by-day, etc..  L’overhead è minimo! 

Con l’obiettivo di “misurare” le attività di routine, l’avere a disposizione un “calderone” dove poter mettere tutto quello che non si riesce a ricondurre ad un progetto alleggerisce di molto la registrazione aiutandoci a “fare 8”. 

Ai nostri clienti consigliamo sempre di creare un non-progetto “calderone” (o “cestino” o “BAU” Business As Usual per quelli più raffinati) che inizia il 1/1 e termina il 31/12 per la registrazione delle attività non progettuali. 

Dopo qualche mese di registrazioni si può capire meglio quanto tempo le ns. risorse possono davvero dedicare ai progetti.

Capita anche che sia necessario dare un’occhiata a cosa è andato nel “calderone”; magari si potrebbe strutturarlo per “classificare” meglio le attività di routine. 

Ad esempio questo è quello che usiamo noi in Twproject: 

Esempio di “calderone” strutturato

Abbiamo capito come usare il worklog per misurare le ore che possiamo dedicare ai “veri progetti”, ma come si comportano i “progetti” di routine dal punto di vista del carico?

Più o meno come i progetti veri, ovvero l’effort viene “spalmato” uniformemente sul periodo, ma con una piccola differenza: non hanno il feedback incrementale.

Facciamo un esempio: la mia attività routinaria di supporto al team di sviluppo mi occupa “mediamente” un’ora al giorno.

Se oggi non ricevo richieste di supporto, non è necessariamente vero che domani ne riceverò il doppio. 

In pratica l’effort si considera costante su tutto il periodo.

La sua rappresentazione grafica è una barra costante:

Le attività di routine

Attività spot

Sono attività che si svolgono all’interno di un “contratto” senza sapere a priori quanto e quando.

L’esempio più calzante sono gli interventi da fare su richiesta nel quadro di un contratto di manutenzione annuale.

In questo caso si può creare un “progetto” cha ha le stesse date del “contratto” ed assegnare le risorse all’occorrenza.

Dato che è difficile prevedere a priori l’effort complessivo, per semplicità possiamo non specificarlo e lasciarlo a zero.

Se invece lo si vuole tracciare, perché al cliente è stato venduto un pacchetto di ore, le si può inserire, queste non verranno comunque considerate dal carico.

Quindi a differenza di progetti e attività routinarie, le attività spot non generano un carico “spalmato” sul periodo di durata del progetto/contratto, ma solamente nei giorni in cui sono pianificate le attività.

Con Twproject questo lo si può fare direttamente assegnando dei ToDo oppure utilizzando il piano di lavoro.

Un esempio pratico: il carico di Giorgio

Giorgio lavora in un azienda di produzione e si occupa da molti anni di un prodotto specifico, da supporto ai clienti che lo acquistano e partecipa allo sviluppo delle sue customizzazioni.

Il lavoro giornaliero di Giorgio è quindi composto da progetti di natura diversa, creiamoli in Twproject e vediamo come appare il suo carico.

Giorgio ha un progetto di supporto clienti generico che dura tutto l’anno e che occupa più o meno un paio d’ore al giorno. Questo progetto è di tipo routine:

Ecco cosa accade nel carico di lavoro di Giorgio:

Attività routinaria che occupa circa 2 ore al giorno – 25%

Giorgio viene poi coinvolto in un progetto, per un prodotto custom di uno dei suoi clienti. La fase in cui lui è coinvolto dura solo 10 giorni e la stima del suo effort è di 40 ore.

La sua assegnazione appare cosi:

Ed ecco il carico come cambia:

Carico al 75% con l’aggiunta di un progetto

Infine Giorgio ha un contratto di supporto attivo con un cliente specifico, con un pacchetto di 40 ore a consumo. Su questo progetto Giorgio non lavora a meno che il cliente non lo chiami. Questa attività è spot e anche se inseriamo l’effort, il carico non cambia.

Ma cosa succede al carico di Giorgio se il cliente lo chiama e fissano un intervento sul prodotto? Giorgio creerà un ToDo schedulato e questo modificherà il suo carico.

Carico con attività spot

Come si evince dall’immagine, l’attività spot ha rubato del tempo al progetto di Analisi ed infatti le ore che Giorgio dovrà dedicargli nei giorni residui sono aumentate.

Questi sono solo 3 esempi semplici mappati con Twproject ma che rendono bene l’idea di come mappare le diverse tipologie di attività aziendali. Con Twproject 7 abbiamo lavorato molto su questi aspetti ed introdotto un tool, che utilizzando le informazioni del carico “suggerisce” una data di fine progetto “sostenibile” per il team.

Abbiamo anche introdotto un tool per risolvere velocemente i picchi di carico e le sovrapposizioni, perché non sempre va tutto liscio come per il nostro Giorgio, vedremo questo tool in un post dedicato.

Guarda questo video per capire ancora meglio come gestire il carico delle risorse con Twproject

Prova anche tu a mappare i tuoi progetti ed avere chiaro lo stato delle tue risorse

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Organizzare e supportare il lavoro del team di progetto

Organizzare e supportare il lavoro del team di progetto va oltre il solo scopo di completare con successo un progetto rispettando il piano, il budget e le tempistiche di progetto prestabilite.

INDICE DEI CONTENUTI

Il team di progetto deve essere un’unità funzionante di individui che condividono un obiettivo comune e l’unità di intenti è essenziale per il successo.

Tuttavia, una squadra unita non è una cosa scontata e senza una struttura organizzativa efficace e allineata, qualsiasi missione può rivelarsi un obiettivo non realistico.

Di fatto, l’individualità, le capacità e la creatività sono una componente chiave delle dinamiche di un team, ma mantenere queste qualità sotto controllo e andare avanti come una squadra è un compito arduo che un project manager deve sapere svolgere.

Ecco quindi 9 consigli per organizzare e supportare il lavoro del team di progetto.

Come organizzare e supportare il lavoro del team

Passiamo quindi a vedere punto per punto i 9 aspetti fondamentali per organizzare e supportare tutti gli uomini e le donne che compongono il nostro Team di progetto.

Come Organizzare e supportare il lavoro del team: Riunire il team

Quando il progetto inizia, la squadra può essere nuova ed i membri possono conoscersi più o meno bene.

Un project manager, specialmente con collaboratori alle prime armi, può aiutare il gruppo con attività di team building che aiuteranno a transitare nella fase di “normalizzazione”, in cui le persone iniziano effettivamente a considerarsi come effettivi membri di una squadra.

Comunicare e condividere regolarmente le informazioni

Il project manager deve usare le sue capacità di leadership e motivazione per ispirare il team e portare tutti non solo sulla stessa barca, ma anche a remare nella stessa direzione.

Fare riunioni regolari (e non solo il kick off meeting), pianificare le cose insieme, organizzare alcune sessioni di brainstorming… possono essere tutti modi per supportare il lavoro del team di progetto.

In breve, si tratta di mantenere il team coinvolto nel processo decisionale e tenerlo informato per tutto il tempo.

Un project manager di successo non si limita solamente ad assegnare e delegare compiti, ma si sforza di spiegare qual è l’obiettivo finale di un progetto e in che modo le varie attività contribuiscono a raggiungere la meta.

Pianificare le attività

Dopo aver lavorato con il team per stabilire le priorità delle attività, arriva il momento di creare un piano organizzato.

In altre parole, si tratta di identificare quali compiti sono nelle mani di chi e valutare un lasso di tempo entro il quale devono essere eseguiti per raggiungere l’obiettivo principale in modo tempestivo.

Un project manager dovrebbe avere una chiara comprensione dei punti di forza e di debolezza di ogni membro del gruppo.

Sapere questo consentirà di delegare e pianificare le attività in modo efficace.

Verificare regolarmente la disponibilità delle risorse e la competenza richiesta

Una volta assegnate e pianificate le attività come da punto precedente, il lavoro non finisce qui; è infatti necessario assicurarsi continuamente della disponibilità delle risorse e delle loro competenze.

Per organizzare efficacemente il team, bisogna prestare attenzione alle capacità e alla creatività personale di ogni singolo membro del team e, soprattutto, non sovraccaricare nessuno.

Per assicurarsi che il processo funzioni, è necessario controllare regolarmente con tutte le persone coinvolte per valutare il ritmo e qualsiasi problema imprevisto che potrebbe ostacolare il raggiungimento dell’obiettivo.

Garantire una formazione adeguata

L’ultima cosa che un project manager vuole scoprire a metà del processo è che alcuni membri del team non sono in grado di completare le loro responsabilità perché non sanno come farlo.

Oltre ad effettuare un’analisi delle esigenze di formazione del team e organizzare corsi in base alle necessità, è importante fornire un tutoraggio continuo e una guida ai meno esperti per aiutarli a diventare rapidamente collaboratori produttivi.

Fornire feedback costruttivi

Fornire feedback costruttivi ai membri del team è uno dei modi migliori per aiutarli a crescere professionalmente e personalmente.

Si possono organizzare regolarmente dei meeting di “check-in” in cui valutare la situazione e in cui il project manager ha la possibilità di fornire consigli e feedback su come ritiene che i membri del team stiano progredendo e possano crescere ulteriormente.

Fornire premi e apprezzamenti

supporto al team

Spesso ci si concentra solamente nel fornire feedback positivo, mentre si dimentica quanto sia importante per il morale e la motivazione della squadra ricevere riconoscimenti positivi, ricompense o apprezzamenti per il buon lavoro svolto.

I premi non necessariamente devono essere in denaro, ma anche un ringraziamento ufficiale di fronte agli altri membri del team, o addirittura dell’intera organizzazione, può dare quella carica in più.

In questi casi è importante tenere conto la personalità dell’individuo: alcune persone possono prediligere apprezzamenti in privato, mentre altre si sentono più valorizzate se apertamente ringraziate davanti a tutti.

Essere flessibili

Un progetto può essere soggetto a più revisioni e, a loro volta, anche le attività possono subire dei cambiamenti.

È necessario quindi che il project manager aiuti il team ad essere abbastanza flessibile da apportare modifiche dell’ultimo minuto pur rispettando la scadenza del progetto.

Perché tutto funzioni, la comunicazione è chiave.

Organizzare e supportare il team con un buon software di project management

L’utilizzo di un buon software di gestione dei progetti può aiutare enormemente ad organizzare non solo il lavoro del project manager, ma anche quello del team di progetto in generale.

In un solo luogo, il software appunto, saranno raggruppate tutte le informazioni e le documentazioni del progetto e sarà possibile vedere il punto della situazione e lo status di progetto in ogni momento. In questo senso un buon Gantt nel software sarà indispensabile.

Inoltre, a seconda della funzionalità del software, questo può inviare notifiche di scadenze importanti, fungere da chat interna ed essere il punto di riferimento per ogni attività.

 

Seguendo questi semplici suggerimenti, organizzare e supportare il lavoro di un team di progetto dovrebbe risultare molto più semplice.

In questo modo, i project manager possono sviluppare responsabilità, fiducia e un approccio meno gerarchico.

Ed ecco l’ultimo consiglio: come responsabile di progetto è importante imparare a fidarsi della squadra finché non si avrà motivo di credere il contrario.

Nuovi obiettivi, un nuovo modo di lavorare.

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Aumentare la produttività del team: 7 consigli da seguire

Gestire e aumentare la produttività del team non è un compito facile.

Da un lato, si vogliono mantenere livelli motivazionali sani all’interno della squadra, ma dall’altro è comunque necessario lavorare sodo verso gli obiettivi organizzativi.

INDICE DEI CONTENUTI

A volte, non importa quanto si lavora duramente, il risultato sembra non arrivare.

Ma essere produttivi non significa semplicemente lavorare più ore, anzi, sapere che si lavorerà fino a tardi potrebbe persino essere una scusa per procrastinare e rimandare le attività.

Ma niente paura! Nonostante tutto, è ancora possibile migliorare la produttività del team e raccogliere i frutti anche grazie ai 7 consigli contenuti in questo articolo.

Migliorare la produttività del team: Essere realistici sulle tempistiche

  • Quanto tempo si ha a disposizione?
  • Cosa è possibile fare in questo tempo determinato?
  • Quanto tempo ci vuole per svolgere i diversi compiti?

Rispondere a queste domande è il primo passo per aumentare la produttività. A volte, si va incontro al fallimento solo perché non si è realistici riguardo alle tempistiche.

Sapere quanto tempo ci vuole per fare qualcosa e sapere quanto tempo si ha a disposizione è essenziale.

Inoltre, bisogna tenere conto che la produttività non è statica e ogni giorno si può essere più o meno efficienti e concentrati nel lavoro.

Per questo è importante concedersi del tempo di riserva in cui è possibile recuperare le attività che non sono state terminate.

Un esempio è quello di lasciare i venerdì pomeriggio tendenzialmente liberi in modo da avere spazio per terminare il lavoro.

Aumentare la produttività del team: Valutare i processi

Allo stesso modo in cui si rivaluta e si misura il tempo necessario per ogni attività, così si dovrebbe valutare e misurare l’efficienza dei processi (che sono diversi dai progetti).

A volte, il modo in cui si fanno le cose è stabilito da persone che non stanno facendo quel lavoro o forse quei processi sono basati su vecchie tecnologie e vecchi modi di lavorare.

Tutto ciò può avere un impatto significativo sulla produttività del team.

Nella rivalutazione di ogni processo è importante assicurarsi di riconsiderare come vengono fatte le cose e non aver paura del cambiamento.

Inoltre, è essenziale coinvolgere quelle persone che utilizzano attivamente quei processi.

Aumentare la produttività del team: Evitare il multitasking

Tutti incontrano durante la giornata lavorativa molteplici distrazioni che fanno perdere la concentrazione.

Un esempio comune: si perde la concentrazione anche solo rispondendo a un’e-mail di 2 minuti nel mezzo di un’altra attività.

Recuperare quella concentrazione è ciò che richiede più tempo e, a sua volta, rende meno produttivi.

È necessario insegnare al team a focalizzare tutta l’energia e attenzione nel compito da svolgere, dimenticando, per il momento, il resto.

aumentare la produttivita del team

Incrementare la produttività del team: Dare priorità e organizzare il carico di lavoro in modo efficiente

Essere organizzati è un elemento cruciale per il successo e avere elenchi di cose da fare è un’ottima tecnica organizzativa.

Il project manager può aiutare i membri del team ad organizzare il carico di lavoro indicando ed individuando le priorità.

Ci saranno sempre molte diverse cose da fare, ma il trucco è stabilire le priorità e organizzare l’agenda di conseguenza.

In tutto questo un peso notevole lo avrà la modalità con cui è stato creato il team di progetto. Se si sono scelte le persone sbagliate sarà molto complicato organizzarle al meglio. A tal proposito potrebbe interessarti questo articolo su come creare un team di progetto.

Migliorare la produttività del team: Essere consapevoli di sé stessi

Essere produttivi dipende dalla consapevolezza di sé.

È essenziale insegnare ai membri del team a riconoscere quando sono più produttivi e quando svolgono il lavoro migliore.

Conoscendo questo, è possibile organizzare il lavoro, del singolo e della squadra, in modo più efficiente.

In questo senso il project manager dovrebbe essere più elastico, ciò significa che non tutte le attività devono necessariamente essere svolte seduti in ufficio.

Alcune persone, ad esempio, quando devono ascoltare un video o devono fare telefonate, potrebbero farlo in maniera più produttiva mentre camminano.

Ogni membro del team lavora al meglio quando gli viene dato un ambiente in cui gli è permesso di fare le cose “a modo suo”, chiaramente entro certi limiti.

Migliorare la produttività del team: Fornire feedback costruttivi

È importante che i membri del team ricevano regolarmente feedback sul loro lavoro.

I veri leader comprendono l’importanza del feedback, sapendo come fornirlo in modo efficace e costruttivo.

Che sia positivo o negativo, questo deve essere sempre onesto.

Il project manager deve essere chiaro su cosa e perché, portando esempi oggettivi e aiutando ad immaginare il futuro post-cambiamento.

Allo stesso modo, il feedback deve essere anche positivo nel caso di attività ben fatte e piccole vittorie.

L’apprezzamento è un bisogno umano fondamentale ed è essenziale per un posto di lavoro di successo.

Tutto ciò contribuirà a instillare una cultura di fiducia e crescita personale, poiché i dipendenti si sentiranno valorizzati.

Aumentare la produttività del team: Saper ascoltare e capire

Anche se questo dovrebbe essere una cosa automatica in tutte le organizzazioni, in realtà è ancora un problema che viene costantemente affrontato dai dipendenti.

In qualità di manager, è essenziale incoraggiare una comunicazione bidirezionale, lavorando per comprendere le esigenze dei membri del team.

È anche utile ascoltare tutte le idee che possono avere, perché se i dipendenti si sentono messi da parte, ciò influenzerà i loro livelli di motivazione avendo un impatto negativo sulla produttività e sull’efficienza del team.

Usare questi 7 suggerimenti significa essere consapevoli di ciò su cui concentrarsi e sapere quando è il momento di lasciar andare.

La produttività del team è simile a quella di preparare una torta in cui gli ingredienti giusti – i membri del team – devono essere scelti e mescolati nel giusto modo.

Nel complesso, non esiste un unico modo per consentire al team di essere più produttivo, anzi, con piccoli e costanti accorgimenti si possono gettare le basi di un ambiente produttivo.

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L’esperienza del team di progetto

L’esperienza di un team di progetto che lavora ad alte prestazioni è molto difficile da dimenticare. Se mai ti è capitato di far parte di un Team del genere conserverai sicuramente ricordi indelebili di quell’esperienza.

INDICE DEI CONTENUTI

In questo tipo di team, si instaura di solito un forte legame di fiducia. Le persone lavorano insieme in modo cooperativo per raggiungere gli obiettivi comuni e spesso il progetto ha ancora più successo di quanto il Project Manager e il cliente avrebbero potuto immaginare.

L’esperienza dei membri del Team è sicuramente una caratteristica dominante ma non è l’unica. Questi tipi di team hanno generalmente alcune caratteristiche chiave in comune che li rendono i team efficaci e ad alte prestazioni.

Fra queste caratteristiche possiamo trovare:

  • Obiettivi chiaramente definiti
  • Ruoli chiaramente definiti
  • Comunicazione aperta e chiara
  • Processo decisionale efficace
  • Partecipazione equilibrata
  • Accettazione delle diversità
  • Gestione dei conflitti
  • Atmosfera lavorativa positiva
  • Relazioni di cooperazione
  • Leadership partecipativa

Ma come creare una squadra efficace?

Il requisito più importante per un progetto di successo è la scelta del team che si prenderà in carico il lavoro.

L’insieme delle competenze apportate da ciascun individuo della squadra dovrebbe aggiungere un valore in più al team nel suo insieme.

Di solito ci sono due cose che devono essere valutate prima di selezionare un individuo per far parte di un team di progetto: innanzitutto, quali competenze sono necessarie per ricoprire la posizione nel team di progetto? E in secondo luogo, quali competenze ed esperienze può offrire questo nuovo membro?

Ogni progetto ha i propri requisiti e i ruoli vengono scelti di conseguenza in base ad esperienza, abilità, conoscenza, ecc. degli individui.

Questo è uno dei passi più importanti nella gestione dei progetti: raggruppare insieme professionisti efficienti ed efficaci.

I passaggi necessari per scegliere il giusto mix di individui per creare un team ideale sono:

  • Identificare gli obiettivi da raggiungere: conoscendo gli obiettivi si possono capire i parametri delle attività da fare che a loro volta decidono il tipo di abilità e capacità richieste per portare a termine il progetto con successo.
  • Selezionare i membri del team: da un pool di persone con differenze skills ed esperienze è necessario selezionare per il team coloro che hanno le competenze specifiche richieste per il progetto. Per costruire un team efficace, non bisogna concentrarsi solamente sulle abilità che un singolo membro del team deve possedere, ma anche sia sul pool di abilità che, in generale, l’intero team deve avere.
  • Ottimizzare le prestazioni del team: non basta costruire un team e delegare compiti ai singoli individui. Per ottenere risultati è necessario calibrare le prestazioni e continuare a ricordare loro che devono lavorare come un’unica squadra per raggiungere l’obiettivo prestabilito.

esperienza del team di progetto

Il membro del team perfetto

Le risorse umane disponibili influiscono sulla deliverability dei progetti, cioè più i membri sono informati ed esperti, maggiori saranno le probabilità di concludere un progetto con successo.

Quindi, cosa devono cercare i project manager quando vogliono trovare i perfetti membri per il team?

Ecco alcune caratteristiche:

  • I membri del team dovrebbero essere disciplinati e organizzati; questo porta efficienza alla squadra.
  • Dovrebbero essere grandi comunicatori che ascolteranno e affronteranno le preoccupazioni in modo efficace.
  • Dovrebbero essere oggettivamente talentuosi nel loro campo.
  • Dovrebbero essere intraprendenti.
  • Dovrebbero essere di natura proattiva, ovvero dovrebbero essere in grado di intraprendere azioni da soli.
  • E infine, dovrebbero avere un impegno totale e puro nei confronti del progetto e del proprio ruolo all’interno del team.

Cosa rende una squadra di successo?

Una volta visto come trovare i perfetti membri per un team di progetto efficiente, c’è però ancora un piccolo tassello che manca: il project manager.

Il project manager è infatti parte integrante del team di progetto e, per questo motivo, c’è bisogno di un project manager straordinario per gestire un gruppo di persone competenti che si impegnano per un unico obiettivo.

Non sempre però riunendo un manager che sa il fatto suo ed un team di progetto ben costruito, si ottiene un lavoro di successo; ci sono infatti alcune caratteristiche che misurano il successo di una squadra:

  • I ruoli e gli obiettivi del team dovrebbero essere chiaramente definiti
  • La partecipazione di tutti i membri dovrebbe essere equilibrata e ben definita
  • La comunicazione tra i membri dovrebbe essere chiara e aperta
  • Le relazioni tra i membri del team dovrebbero essere pienamente collaborative
  • La diversità deve venire accettata
  • Il project manager dovrebbe essere pienamente coinvolto nella gestione del compito e dei suoi risultati
  • Conflitti e stress dovrebbero essere risolti rapidamente
  • L’atmosfera generale del team di progetto dovrebbe essere positiva. Un’atmosfera positiva porta a condizioni di lavoro efficienti che a loro volta aumentano la produttività.
  • Infine, l’utilizzo della tecnologia aiuterà a implementare tutte le caratteristiche di cui sopra con una comodità senza pari. Un buon strumento software di gestione progetti che racchiude diverse funzionalità potrà permettere di rimanere al passo con le attività di progetto e di gestire il team di progetto con precisione.

 

In generale, l’organizzazione del lavoro all’interno di un team di progetto richiede un’attenzione e uno sforzo speciali.

La distribuzione dei ruoli e l’assegnazione delle responsabilità è il primo passo verso gli obiettivi del progetto.

Costruire un team di progetto altamente produttivo può sembrare impegnativo.

Come identificare chi è la persona giusta per la squadra? Come distribuire i ruoli e assicurarsi che ognuno capisca la propria parte? E se un team di grandi esperti si rivelasse totalmente disfunzionale?

Sebbene parte della conoscenza che risponde a queste domande sia abbastanza intuitiva, ci sono regole da seguire che aiutano a creare un team di progetto efficiente.

La gestione dei progetti è un campo in cui le soluzioni personalizzate possono portare al successo e a un’esperienza del team di progetto positiva.

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Il Team di sviluppo nei progetti

Il team di sviluppo nei progetti gioca un ruolo chiave nel condurre al successo. Come è facile immaginare, è un elemento essenziale nella gestione del progetto.

INDICE DEI CONTENUTI

A proposito della gestione dei progetti potrebbe interessarti anche questo articolo su come scegliere un tool per la gestione dei progetti.

Il motto ideale del team di sviluppo del progetto potrebbe essere “Tutti per uno, uno per tutti!” e in questo articolo proviamo a spiegarne il perché.

Ma che cos’è il team di sviluppo nei progetti?

Ma partiamo dall’inizio. Il Team di sviluppo comprende il project manager e il gruppo di persone che lavorano insieme su un progetto per raggiungere i suoi obiettivi.

È composto, in sostanza:

  • dal project manager;
  • dallo staff di project management;
  • da altri membri del team che, anche se non direttamente coinvolti nella gestione, svolgono comunque delle attività legate al progetto.

Si tratta in sostanza di un team composto da persone con una conoscenza precisa della materia o con le competenze necessarie per svolgere il lavoro del progetto.

I ruoli del team di sviluppo del progetto

Il team di sviluppo nei progetti include i seguenti ruoli:

Project manager o responsabile di progetto:

Il project manager gioca la parte principale del progetto ed è responsabile del suo successo e della sua qualità.

Il suo compito è assicurarsi che il ciclo di vita del progetto proceda e si completi entro il periodo di tempo specificato e il budget di progetto approvato e allo stesso tempo raggiunga i suoi obiettivi.

A un project manager sono affidati vari compiti e responsabilità come:

Membri del team di sviluppo del progetto

I membri del team di progetto sono principalmente le persone che fanno parte della squadra e lavorano alle varie fasi del progetto.

Possono essere personale interno o consulenti esterni e possono lavorare a tempo pieno o part-time; inoltre, i loro ruoli possono variare in base a ciascun progetto.

I compiti dei membri del team di progetto possono essere riassunti come segue:

  • Contribuire agli obiettivi generali del progetto
  • Fornire esperienza e conoscenza
  • Collaborare per determinare e soddisfare le esigenze aziendali
  • Documentare il processo

Sponsor del progetto

Lo sponsor del progetto è il driver e il sostenitore interno del progetto.

In genere si tratta di membri dell’alta dirigenza, coloro che hanno un interesse nel risultato positivo del progetto.

Gli sponsor del progetto lavorano a stretto contatto con il project manager, legittimano gli obiettivi del progetto e partecipano alla pianificazione di alto livello.

Inoltre, spesso aiutano a risolvere i conflitti e rimuovere gli ostacoli che si verificano durante il ciclo di vita del progetto e firmano le approvazioni necessarie per avanzare in ciascuna fase.

I doveri dello sponsor del progetto sono i seguenti:

  • Prendere le decisioni aziendali chiave per il progetto
  • Approvare il budget del progetto
  • Garantire la disponibilità delle risorse
  • Comunicare gli obiettivi del progetto a tutta l’organizzazione

Le 5 fasi del modello Tuckman per trasformare il Team di progetto

Un team di sviluppo nei progetti è composto da individui con caratteristiche e conoscenze uniche.

La squadra è così: caratteri diversi, esperienze maturate in situazioni e contesti diversi, conoscenze diverse e, in certi casi, lingua, cultura e luogo di lavoro completamente differenti.

Detto questo, diventa chiaro che avere a propria disposizione dei professionisti non significa automaticamente avere un team.

Ecco quindi che, per tramutare un gruppo di persone casuale in un team consolidato, si deve passare attraverso cinque fasi cosiddette “le cinque fasi del modello Tuckman”.
team di sviluppo

1. Forming – fase di formazione

In questa prima fase, i membri del team di progetto si incontrano per la prima volta.

Questo è come un periodo di orientamento in cui si conoscono le informazioni relative al progetto, gli obiettivi, i ruoli e le responsabilità.

Durante questa fase, le persone cercano leadership e autorità.

Un errore in questa fase può portare problemi che difficilmente si potranno risolvere in futuro.

2. Storming – fase del conflitto

La fase del conflitto è quella probabilmente più difficile e critica da attraversare.

Questo è un periodo segnato, appunto, dal conflitto e dalla competizione quando iniziano ad emergere personalità individuali e divergenze su cosa deve essere fatto e come.

In caso di conflitti, il project manager deve intervenire immediatamente per evitare il formarsi di sotto-gruppi che potrebbero portare ad un clima distruttivo.

Per superare questa fase, i componenti del team, con l’aiuto del project manager, devono lavorare per:

  • superare le barriere,
  • accettare le differenze individuali,
  • lavorare attraverso idee contrastanti.

3. Norming – fase della coesione

Se le squadre superano la fase di conflitto con successo, quello che emerge è un certo grado di unità e si entra quindi nella fase della coesione.

Qui, i membri del team non sono più concentrati sugli obiettivi individuali, ma cercano un modo per lavorare insieme.

Le prestazioni del team aumentano man mano che le persone imparano a collaborare e iniziano a concentrarsi sugli obiettivi del team.

Tuttavia, l’armonia è precaria e se riaffiorano disaccordi, la squadra potrebbe ricadere nella fase di conflitto.

4. Performing – fase della prestazione

In questa fase si raggiungono consenso e collaborazione e il team è maturo e organizzato.

Non tutte le squadre riescono a raggiungere questo livello; molti team si fermano infatti alla fase precedente.

Un team nella fase di performing è una squadra in grado di performare in modo autonomo e senza constante supervisione.

Inoltre, problemi e conflitti possono sicuramente emergere, ma sono risolti internamente dato che il team è concentrato al raggiungimento degli obiettivi.

5. Adjourning – fase della sospensione

Questa fase si raggiunge quando il processo si avvicina alla conclusione e la maggior parte degli obiettivi della squadra sono stati raggiunti.

L’attenzione si concentra sul completamento delle attività finali e sulla documentazione dell’impegno e dei risultati.

Si tratta di una fase delicata in cui il project manager deve assicurarsi di mantenere alta la concentrazione del team, solamente una volta terminato il progetto si potrà passare ai festeggiamenti.

In seguito, i membri del team possono essere assegnati a nuovi progetti.

 

Per concludere, avere un team di sviluppo nei progetti forte non significa solo raggruppare degli individui con il giusto mix di competenze professionali.

La chiave è creare un team efficace e produttivo in grado di comunicare, cooperare e innovare in un’atmosfera di fiducia e rispetto reciproci.

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Schedulare le risorse nei progetti

Schedulare le risorse nei progetti significa utilizzare le risorse di un’azienda in modo più efficiente e intelligente di fronte a un mercato globale altamente competitivo e volatile.

INDICE DEI CONTENUTI

Per sfruttare al massimo le risorse disponibili è importante seguire il Piano di gestione delle risorse ed evitare sprechi che potrebbero inficiare il risultato finale del progetto.

Bisogna sempre tener conto che le risorse sono limitate, e per raggiungere il pieno potenziale delle sue risorse limitate, un’organizzazione deve stabilire un processo di schedulazione delle risorse adeguato.

Che cos’è la schedulazione delle risorse?

La schedulazione implica l’identificazione e l’allocazione delle risorse per un periodo specifico a vari tipi di attività.

I project manager stimano i requisiti di risorse necessari per soddisfare i risultati finali e sulla base di questi avviene l’allocazione delle risorse.

Ogni progetto è un’integrazione di più attività che richiedono determinate competenze di nicchia per produrre risultati tangibili.

Spetta al project manager e garantire che la risorsa giusta stia lavorando al compito giusto nel momento giusto.

Se le competenze della risorsa non sono in linea con le attività del progetto, o se l’attività viene svolta nel momento sbagliato, verrà compromessa la qualità del progetto e si otterranno risultati insoddisfacenti.

E’ pertanto indispensabile che il project manager tenga sotto controllo la disponibilità della forza lavoro. Ad esempio, se una risorsa critica viene prenotata per più progetti contemporaneamente, questa potrebbe essere a rischio di burnout.

Inoltre, ogni progetto ha una tempistica definita ed è responsabilità del project manager garantire che il progetto venga consegnato in tempo rispettando i vincoli di progetto e nel rispetto del budget.

Se le risorse non vengono pianificate e schedulate in maniera efficiente, si verificheranno ritardi nell’esecuzione dell’attività e, nei casi peggiori, si potrebbe addirittura arrestare il progetto.

Le migliori pratiche per una schedulazione efficiente delle risorse di progetto

La schedulazione delle risorse non consiste solo nel colmare il buco pianificando o allocando risorse rispetto ai progetti, ma va molto oltre.

Una soluzione completa per la schedulazione delle risorse include la pianificazione delle risorse a livello aziendale, la gestione dell’utilizzo, il monitoraggio dei valori effettivi, ecc.

Fra le migliori pratiche per schedulare le risorse di progetto in maniera efficiente possiamo includere:

  • Creare una struttura di suddivisione del lavoro che definisce tutti gli elementi essenziali del progetto e definisce le dipendenze delle attività insieme alle competenze richieste. Una volta che i dettagli sono a posto, i manager o i coordinatori di progetto, possono programmare le risorse con le giuste competenze per le attività di progetto.
  • Tecniche di ottimizzazione delle risorse per gestire meglio i progetti. Queste possono essere ad esempio il livellamento delle risorse o smoothing delle risorse.
  • Centralizzare la pianificazione delle risorse aziendali: dovrebbe esserci un unico programma per l’intera azienda da cui ogni project manager può attingere informazioni. In questo modo la pianificazione e schedulazione possono essere eseguite in tempo reale da più parti interessate e ci si può assicurare che non esista una doppia prenotazione per una risorsa.
  • Tenere traccia delle competenze in tempo reale in modo da poter assegnare le persone giuste alle attività giuste. Le persone vengono assegnate al progetto giusto in base a capacità, esperienza, qualifiche, ubicazione, tasso di costo, ecc. Queste informazioni devono essere sempre aggiornate in modo da avere una visione chiara e veritiera della situazione.

In che modo schedulare le risorse avvantaggia un’organizzazione?

Un efficace sistema di schedulazione delle risorse fornirà immensi vantaggi in un’azienda:

  • Mantiene ed eleva la qualità del progetto

Avere la persona giusta con le giuste competenze è fondamentale affinché un progetto finisca entro i tempi previsti e assicurando una buona qualità. In assenza di una schedulazione efficiente, il project manager assegnerà risorse non qualificate o insufficienti alle attività andando a causare possibili superamenti del budget e delle tempistiche, mettendo a repentaglio la qualità del progetto e traducendosi in una bassa soddisfazione del cliente.

  • Consente la pianificazione proattiva della capacità con una previsione basata sui dati

È possibile prevedere la domanda di risorse per un progetto per identificare carenze o sovra-allocazioni di risorse. È possibile così modificare le tempistiche del progetto, riqualificare i dipendenti attuali o assumere una forza lavoro contingente in anticipo.

  • Migliora la redditività

L’utilizzo fatturabile delle risorse è un KPI fondamentale per un’azienda per garantire redditività e sostenibilità.

programmare le risorse di progetto

Scegliere un software per la schedulazione delle risorse

Molti progetti possono trarre vantaggio da un software di project management come ad esempio Twproject che include una parte dedicata alla schedulazione dei progetti e più in dettaglio delle risorse.

In questo modo le parti interessate possono visualizzare facilmente il processo di pianificazione dell’intero ciclo di vita del progetto e, nel dettaglio, la schedulazione delle risorse.

Il software che si andrà a scegliere dipende dai metodi di pianificazione del progetto, ma è necessario garantire la capacità di produrre diagrammi di Gantt in modo semplice ed efficiente.

Grazie ad un software di questo tipo, inoltre, è possibile centralizzare la pianificazione delle risorse aziendali; punto che precedentemente abbiamo citato come best practice per quanto riguarda la schedulazione delle risorse.

Il superamento del budget o della deadline di un progetto sono i principali problemi che molte aziende si trovano ad affrontare.

Ciò si verifica principalmente a causa di correzioni degli errori dell’ultimo minuto – perché non notati in tempo – e di miglioramenti che spesso richiedono più tempo di quanto inizialmente previsto.

I progetti che si trovavano sulla strada giusta all’improvviso sono in ritardo, risultare costare molto di più del previsto, per non parlare della qualità dei risultati che il cliente non ritiene soddisfacente.

Pianificare e schedulare le risorse di un progetto è quindi un ottimo modo per evitare questi problemi.

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La pianificazione delle risorse nei progetti

La pianificazione delle risorse è fondamentale per il successo della gestione del progetto.

In altre parole: gestire progetti significa gestire le risorse.

INDICE DEI CONTENUTI

Non importa in che tipo di organizzazione ci si trovi. Che sia una fabbrica, un’impresa di costruzioni, un’agenzia di marketing, il suo successo dipenderà dalle persone, dai macchinari e dai materiali utilizzati, cioè dalle risorse.

Come abbiamo detto nel precedente articolo, per gestire correttamente le risorse non si può operare d’istinto, ma il Project Manager deve avere una strategia. E’ proprio grazie alla strategia che si riesce a realizzare un vero e proprio “Piano di gestione delle risorse”

Che cos’è un piano delle risorse?

Un piano delle risorse organizza, identifica ed elenca le risorse necessarie per completare con successo un progetto.

Le risorse sono una categoria ampia che comprende attrezzature, strumenti, forniture, materiali, tempo e persone.

Un piano di gestione delle risorse adeguato mapperà le quantità esatte delle risorse immagazzinabili (come contanti) e di quelle non immagazzinabili (come la manodopera).

Le considerazioni fatte durante la pianificazione delle risorse influenzano notevolmente la pianificazione e la definizione del budget di un progetto.

Questi due elementi sono infatti strettamente connessi.

Quali sono i componenti di un piano delle risorse?

Il piano delle risorse mira a utilizzare le stesse nel modo più efficiente possibile, contribuendo così alla produttività complessiva del progetto.

La soluzione migliore è disporre di un flusso costante di risorse e assicurarsi di utilizzarle in modo saggio e produttivo.

Per valutare e creare correttamente un piano delle risorse, è necessario porsi alcune domande sui componenti più importanti, fra cui:

  • Quali sono i ruoli del team di progetto?
  • Quali sono le esigenze di approvvigionamento del progetto?
  • Quali tipi di contratto sono richiesti?
  • Quali criteri verranno utilizzati per selezionare appaltatori o fornitori?
  • Quanto del budget è destinato alle risorse?
  • Tipi di risorse da gestire nei tuoi progetti

L’adozione di Twproject ha portato notevoli miglioramenti nella pianificazione e gestione dei progetti e nell’ottimizzazione del carico di lavoro sulle commesse

Leggi l’intervista a Cepi Silos e scopri come sfrutta Twproject per una pianificazione risorse efficace

Per entrare nello specifico, le risorse che si prendono in considerazione possono essere:

  • Risorse finanziarie: in altre parole denaro. Quanto si può investire in nuove attrezzature o nella formazione dei dipendenti?
  • Risorse di personale: cioè i dipendenti. Ci sono abbastanza persone contrattate? Le risorse hanno le giuste competenze per completare il progetto? Qualcun altro deve essere assunto?
  • Risorse di spazio: cioè uffici, sale, magazzini, ecc. Lo spazio attuale si adatta comodamente a tutte le persone? Queste risorse si stanno sfruttando alla loro massima capacità?
  • Risorse tecnologiche: cioè software, strumenti e sistemi digitali, ecc. C’è qualcosa di cui si ha bisogno e ci sono i soldi per comprarlo/adottarlo?
  • Attrezzature: ognuno ha l’attrezzatura necessaria per completare i propri compiti e progetti?

La pianificazione delle risorse di un progetto deve assicurare che tutte queste risorse siano utilizzate in modo efficace, puntuale e nel rispetto del budget.

La gestione delle risorse è strettamente legata allo svolgimento del progetto, ecco perché, utilizzare un software di project management come Twproject, può fare la differenza.

Twproject include una parte dedicata appositamente alla pianificazione delle risorse, perché permette di avere accesso immediato a tutti i dati in tempo reale, nonché a quelli raccolti durante l’analisi dei prerequisiti.

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Con Twproject potrai inserire i progetti, valutarne l’effort ed ottenere feedback dal tuo team.

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Fasi della pianificazione delle risorse

Ci sono quattro fasi principali per la pianificazione delle risorse.

1. Prerequisiti per la pianificazione delle risorse

Prima di passare alla creazione di un piano delle risorse, il project manager ha bisogno di determinati prerequisiti.

Fra questi si conta la struttura di suddivisione del lavoro – o WBS – che aiuta ad illustrare il progetto in sezioni gestibili ed aiuta quindi a capire di che tipo di team e risorse si avrà bisogno.

In Twproject questa attività può essere svolta facilmente:

Allo stesso modo, il project manager avrà bisogno di una durata stimata del progetto e delle attività, in modo da poter programmare di conseguenza le risorse del progetto.

Una delle tecniche utilizzate in questo caso è il metodo del percorso critico che illustra l’andamento del progetto, includendo anche le dipendenze, le tappe e la durata delle attività.


2. Acquisire le risorse

Una volta raccolti ed analizzati i requisiti, il project manager deve mettere insieme il team di progetto in base alle competenze e all’esperienza che il progetto richiede.

Inoltre, le attrezzature ed i materiali devono essere acquistati e gli appaltatori e fornitori devono essere contrattati.

A seconda del tipo di progetto ci saranno più o meno tipi di risorse necessarie.

Nel caso di progetti più semplici, ad esempio, potrebbe non essere richiesta la contrattazione di fornitori esterni. Nel caso di progetti più complicati, invece, l’elenco e tipologia delle risorse potrebbe essere lungo e vario.

3. Gestire le risorse

Una volta definiti i ruoli e le responsabilità del team e la funzione di ogni singola risorsa, il project manager passerà alla gestione delle risorse per assicurarsi che queste seguano e abbiano chiaro il piano stabilito.

I problemi potrebbero essere sempre dietro l’angolo e, ovviamente, se e quando si verificano, il project manager dovrà essere in grado di identificare, analizzare, risolvere e rivedere la situazione.

4. Controllo delle risorse

Controllare le risorse è un concetto diverso dalla pura gestione.

Con questo concetto si intende monitorare le risorse durante l’esecuzione delle attività e del progetto per assicurarsi che stiano fornendo i risultati che ci si aspetta da loro.

Con Twproject potrai monitorare costantemente i risultati ma anche il loro carico per mantenere sempre il team ad un livello ottimale:

Strumenti e tecniche di pianificazione delle risorse

Un software per la gestione delle risorse può automatizzare le attività e tenere traccia delle ore di lavoro rispetto ai budget, fornire grafici a colori per aiutare a monitorare le risorse scarse e condividere i dati con i diretti interessati.

Grazie a questo un project manager può venire a conoscenza tempestivamente di eventuali criticità e introdurre diverse tecniche che aiutino a garantire una pianificazione delle risorse efficienti.

Ecco quali sono:

  • Riunioni con focus sulle risorse: riunioni brevi, frequenti e orientate all’azione offrono ai project manager uno spazio per discutere i ruoli e le responsabilità relativi alla pianificazione delle risorse. L’incontro si concentra sulla condivisione di informazioni basate sui fatti e sulla pianificazione a breve termine per attività e compiti critici del progetto. Questi incontri aiutano a creare la cultura del progetto e forniscono alla leadership un controllo frequente per azioni correttive e chiarimenti.
  • Livellamento delle risorse: questa è una tecnica per ottimizzare l’allocazione delle risorse regolando la pianificazione del progetto nel tempo per risolvere i conflitti causati dalla sovra-allocazione delle risorse. Questa tecnica può influenzare il percorso critico.
  • Smoothing delle risorse: una tecnica per ottimizzare l’allocazione delle risorse senza influenzare il percorso critico.
  • Disponibilità e utilizzo delle risorse: una tecnica di pianificazione delle risorse per garantire che le risorse assegnate al progetto siano effettivamente disponibili. Questo viene fatto calcolando il costo per utilizzarle, monitorando l’uso pianificato rispetto all’uso effettivo delle risorse e intraprendendo azioni correttive.
  • Pianificazione della capacità delle risorse: una tecnica di pianificazione utilizzata dai gestori di portafoglio che supervisionano la pianificazione delle risorse e gestiscono più progetti. La pianificazione delle capacità significa determinare se le risorse allocate sono sufficienti per completare nuovi progetti e determinare se la quantità di risorse è sufficiente per i team di progetto esistenti.

Per concludere, una pianificazione delle risorse efficiente è sintomo di una struttura interna ben organizzata.

Avere una visione olistica delle risorse e allinearle sull’obiettivo da raggiungere e sulla strada da percorrere è un must se si vuole un progetto di successo.

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Gestire le risorse di progetto: come farlo in modo efficace

Gestire le risorse del progetto in modo efficace è uno degli aspetti più importanti del lavoro per la realizzazione degli obiettivi prefissati. Senza risorse adeguate, infatti, il progetto non potrà mai essere completato.

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Fondamentalmente abbiamo già parlato di quali sono le risorse di un progetto, e sappiamo che “Le risorse sono persone, attrezzature, luoghi, denaro o qualsiasi altra cosa di cui ha bisogno un progetto per essere svolto”.

L’elemento predominante però è l’elemento umano e pertanto possiamo definire che: le risorse sono un gruppo di persone che lavorano insieme – utilizzando magari altre risorse materiali – verso un obiettivo comune.

Sembra una definizione semplice, ma una gestione efficace delle risorse non accade solo riunendo alcune persone e chiamandole “squadra” o Team. A tal proposito puoi anche leggere questo articolo che spiega come realizzare un team.

Quando le risorse sono disponibili e monitorate adeguatamente, i risultati del progetto possono essere preparati con cognizione di causa e consegnati rispettando tempo e budget.

Che si tratti di risorse del team, risorse materiali o entrambe, tutte devono essere gestite in modo efficace.

Ecco, quindi, i nostri 8 suggerimenti per gestire le risorse di progetto in modo efficace.

Gestire le risorse di progetto: Centralizzare le risorse in un unico pool

Questo centralizzare tutte le risorse in un unico pool quando si lavora su più progetti o più dimensioni di un singolo progetto aiuta il project manager ad avere la panoramica delle risorse ogni volta che ne ha bisogno con grande comodità.

Inoltre, quando si dispone di un pool di risorse centralizzato, il project manager ed il team possono determinare i limiti delle risorse e ciò evita che queste vengano sprecate o utilizzate in modo eccessivo.

In questo modo, avere un pool centralizzato di risorse è un modo efficiente di gestire le risorse piuttosto che creare un centro risorse separato per ogni progetto o ogni piccola attività di un singolo progetto.

Gestire le risorse di progetto: Determinare le competenze necessarie delle risorse

Prima di assumere un team, è necessario sottolineare un insieme di competenze che fungano da parametro per l’assunzione di persone per il progetto.

Se le risorse hanno infatti conoscenze limitate o competenze inadeguate, il team sarà più difficile da gestire.

Gestire le risorse di progetto: Incentivare la collaborazione per aumentare la produttività

Per aumentare la produttività del team, è necessario aumentare l’interazione e la collaborazione tra i membri della squadra stessa.

Per far questo, è possibile utilizzare vari strumenti di collaborazione.

Una volta che i membri del team sono affiliati tra loro, possono di conseguenza affiliarsi meglio al progetto.

Al fine di aumentare la collaborazione nel Team, potrebbe essere utile organizzare varie sessioni interattive e riunioni in cui tutti possono contribuire con le proprie idee e piani.

Ottenere un feedback da ogni membro del team favorisce la creatività e la produttività; inoltre, aiuta i membri del team a conoscere meglio la mentalità e l’approccio di pensiero reciproco.

Gestire le risorse di progetto: Assicurarsi di lavorare su un obiettivo comune

Garantire che tutti lavorino per un obiettivo comune, consente di aumentare la fiducia tra i membri del team e di assicurare che il processo sia trasparente per tutti.

Inoltre, un obiettivo comune aiuta a tenere una discussione aperta riguardo a potenziali rischi del progetto o incertezze che possono influenzare le risorse del progetto.

E ciò porta a una gestione efficace delle risorse del progetto.

Un’altra cosa con cui un obiettivo comune aiuta è la definizione delle priorità delle attività: quando ogni membro ha un traguardo comune, sa a cosa è necessario dare la priorità per raggiungere tale obiettivo.

Quindi, è importante che il project manager si assicuri che ogni membro del suo team sappia cosa è importante in modo che possa essere chiaro nella definizione delle priorità delle attività.

Gestire le risorse di progetto: Costruire una strategia adeguata

Quando si costruisce una strategia adeguata, si ha una base su cui pianificare le azioni e implementarle.

Poiché ci sono molte risorse in un progetto, spesso diventa difficile gestirle senza una sana strategia.

Per costruire una “strategia efficace”/”un piano di gestione delle risorse”, è necessario determinare tutte le risorse importanti, il periodo di tempo per il quale saranno richieste e la quantità di lavoro che può essere svolto con esse.

Il compito rimanente è mantenere la strategia per tutto il progetto e non esitare ad apportare modifiche se si vede qualcosa che non va.

Spesso, i project manager e il team pensano che sia sufficiente documentare la strategia e non si concentrano sulla sua implementazione in concreto.

Gestire le risorse di progetto: Usare la tecnologia dove possibile

Per mantenere un buon controllo sulla strategia, sui piani e sui processi di gestione delle risorse, la tecnologia può venire in aiuto.

Un software di project management può evitare gli errori umani rendendo efficienti l’intero processo di gestione delle risorse.

L’uso della tecnologia può far risparmiare tempo e migliorare la precisione, in modo che i membri del team abbiano la possibilità di concentrarsi su altri task.

Su Twproject, ad esempio, si riesce immediatamente ad avere una visione del Team e del carico di lavoro che sta svolgendo.

Puoi trovare maggiori informazioni in questa pagina.

L’uso della tecnologia contribuisce notevolmente ad accelerare e semplificare i processi in modo significativo. Qualsiasi caratteristica del progetto che può essere completata utilizzando la tecnologia dovrebbe essere automatizzata. Ciò a sua volta ridurrà al minimo il rischio di errori e libererà personale che potrà poi essere riassegnato ad altri progetti.

Eventuali processi automatizzati devono essere inizialmente provati e testati per garantire che non ci siano difetti, poiché gli errori aggiungeranno un costo elevato lungo il ciclo di vita del progetto.

L’equilibrio tra tecnologia e gestione delle risorse è una parte fondamentale dello sviluppo aziendale che consente di lavorare a più progetti contemporaneamente in maniera efficiente.

Gestire le risorse di progetto: Prepararsi al peggio

Sfortunatamente, potrebbe capitare di trovarsi di fronte a potenziali rischi o incertezze nella gestione delle risorse.

Anticipare potenziali disastri e disporre di procedure per ripararli nel caso si verificassero è, quindi, importante per il successo di qualsiasi progetto.

Sebbene sia meglio avere le risorse necessarie a portata di mano per risolvere ogni potenziale problema, una soluzione è anche quella di avere un sistema che consenta di reperire risorse esterne rapidamente.

Un piano B aiuta a rimanere fiduciosi e, a volte, questo da solo è un aspetto sufficiente per gestire le risorse in modo tranquillo ed efficace.

Gestire le risorse di progetto: Rendere felice il team di progetto

Il team di progetto è ciò che fa funzionare un progetto e, in generale, un’organizzazione e le persone di solito danno il meglio quando sono appassionate del loro lavoro.

Il project manager dovrebbe quindi sapere cosa i dipendenti amano fare e cosa li motiva di più.

La corrispondenza di una risorsa con un’attività è infatti più produttiva dell’assegnazione di un’attività a una risorsa.

Mantenere la squadra motivata e felice aiuta ad evitare un elevato turnover dei dipendenti.

Avere personale a lungo termine a bordo aumenta la probabilità che ogni progetto intrapreso vada a buon fine.

Inoltre, per riconoscere l’importanza degli sforzi dei membri del team, è importante introdurre un sistema di incentivi per un lavoro ben fatto e premiarli quando si raggiungono traguardi chiave.

Guarda quanto può esserti utile Twproject per la gestione delle risorse di progetto

Una parte fondamentale per un’efficiente gestione delle risorse è riconoscere che un elevato utilizzo delle risorse non è sempre indice di una buona gestione delle risorse.

Pertanto, gli 8 potenti suggerimenti elencati in questo articolo possono aiutare ogni project manager nel gestire in maniera efficace le risorse del progetto.

Un project manager ha bisogno delle risorse per consegnare un progetto, ma sta in lui gestirle in maniera efficace.

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La formazione del team come valore aggiunto come e quando farla

La formazione del team è fondamentale per un’azienda moderna se si pensa che il lavoro di squadra è oramai unanimamente considerato essenziale per il successo aziendale. Quindi, oggi più che mai, diventa importante non solo sapere come creare il un Team di progetto che funzioni, ma soprattutto diventa fondamentale farlo crescere nel migliore dei modi.

INDICE DEI CONTENUTI

Quando si parla di formazione, bisogna considerare il tempo che le viene dedicato come un investimento.

Addestrando e formando il team, consentendogli così di assumersi le responsabilità e di prendere decisioni da solo, quando possibile, permetterà anche al project manager di non dover controllare ogni minima azione della squadra e di utilizzare il suo tempo per lavorare ad altri task più importanti.

Come capire quando c’è bisogno di formazione?

Prima dell’implementazione di qualsiasi programma di formazione, è necessario stabilire che i metodi di formazione possano rispondere adeguatamente alle esigenze del team.

Questo inizia con un’analisi dei bisogni, non solo a livello di squadra, ma anche a livello individuale.

Una volta identificati questi bisogni si sceglierà il tipo di formazione adatta per superare le sfide che la squadra e/o l’individuo deve affrontare.

Ecco alcuni suggerimenti per capire quando c’è bisogno di formazione e di che tipo:

  1. Stabilire aspettative chiare per ogni ruolo

Per identificare le esigenze di formazione e sviluppo, è necessario definire aspettative chiare per ciascun ruolo all’interno del team. Questo permette di creare un benchmark per monitorare le prestazioni e di capire di quali competenze ha bisogno un dipendente per avere successo nel suo ruolo.

  1. Monitorare le prestazioni dei dipendenti

Misurare e monitorare le prestazioni dovrebbe essere considerato un mezzo per supportare i dipendenti – non penalizzarli – e allo stesso tempo può essere uno strumento prezioso per identificare le opportunità di sviluppo all’interno di un gruppo.

  1. Chiedere

Il feedback diretto dei dipendenti sulle necessità di formazione può essere un’aggiunta preziosa al piano di formazione e sviluppo. Un modo semplice è chiedere ai dipendenti di valutare la loro soddisfazione sul lavoro e le loro prestazioni e poi chiedere loro cosa lo renderebbe migliore.

  1. Utilizzare il focus group

I focus group sono uno strumento utile per aiutare a identificare le esigenze di formazione e sviluppo all’interno di un’organizzazione. Il focus group, sotto la guida di un facilitatore esperto, permette di raccogliere i punti di vista e le opinioni dei dipendenti sulla formazione corrente e su come migliorare l’offerta.

Come si svolgerà la formazione del team?

formare il team

Una volta eseguita l’analisi dei bisogni, il programma di formazione scelto dovrà presentare le seguenti caratteristiche:

  • Accessibilità, dovrà disponibile per tutti i dipendenti che necessitano di formazione;
  • Usabilità, dovrà essere progettato a un livello tale che i dipendenti possono capire;
  • Apprendibilità, dovrà rispondere in modo adeguato alle esigenze di formazione, creando conoscenza concreta.

Ci sono poi una serie di elementi di progettazione da tenere a mente, tra cui la durata, il luogo della formazione e chi la fornirà.

I programmi di formazione possono essere condotti utilizzando sessioni di pratica individuali o di gruppo, oppure possono essere organizzati in un’unica sessione continua o in più lezioni più brevi.

Le ricerche hanno scoperto che più sessioni portano a un trasferimento di conoscenza migliore rispetto all’unica sessione continua, molto probabilmente perché forniscono agli studenti un periodo per riposare e metabolizzare le informazioni senza sentirsi sopraffatti.

Per quanto riguarda la sede della formazione, questa può essere all’interno o all’esterno dell’organizzazione.

In questo senso, ci sono poche ricerche che dimostrano quale ambiente generi risultati migliori.

Tuttavia, la formazione in loco può facilitare l’esperienza sul posto di lavoro e fornire agli studenti un’opportunità di pratica realistica.

Inoltre, la formazione fuori sede tende ad essere più costosa, nel qual caso la formazione in sede potrebbe comportare un migliore ritorno sull’investimento.

Per quanto riguarda chi faciliterà la formazione; gli istruttori possono provenire dall’interno, formatori interni, o dall’esterno dell’organizzazione, formatori esterni. Ma non solo: un programma di formazione può anche essere autogestito.

Questi programmi autogestiti richiedono una maggiore motivazione da parte del dipendente/studente, ma consentono un approccio più personalizzato e incentrato sul discente.

Con l’utilizzo della tecnologia e delle piattaforme di formazione è ora possibile rendere più coinvolgenti e molto efficaci questi programmi auto-amministrati.

In questo caso però, è necessario assicurarsi che gli allievi abbiano esperienza con il tipo di tecnologia utilizzata o, in caso contrario, si dovrebbe fornire agli allievi un tutorial prima di iniziare il programma di formazione vero e proprio.

I benefici della formazione del team

Sono molteplici i vantaggi della formazione del Team e proviamo a vederne insieme i più importanti:

  1. Restare al passo con i cambiamenti del settore

Quasi ogni settore sta attraversando continui cambiamenti, sia in relazione a tecnologie e processi, sia in relazione alla concorrenza. Garantire che il team riceva una formazione regolare offre maggiori possibilità di essere in prima linea nel cambiamento e gli permette di essere consapevole di tutto ciò che sta accadendo intorno all’organizzazione.

  1. Rimanere in contatto con gli sviluppi tecnologici

Uno dei più grandi cambiamenti che un’organizzazione deve affrontare ogni giorno sono gli sviluppi tecnologici. Con una formazione regolare, ci si può assicurare che il team comprenda la tecnologia più recente al massimo delle sue potenzialità.

  1. Migliorare le competenze dei dipendenti

Avevamo già parlato in un altro articolo di come migliorare la produttività del team migliorando l’ambiente di lavoro, ma possiamo migliorare la produttività anche con la formazione. Uno dei vantaggi più evidenti della formazione continua dei dipendenti è il miglioramento delle capacità sia individuali che di gruppo. In questo modo l’intera organizzazione potrà raccogliere i frutti di un lavoro fatto come si deve.

  1. La formazione come strumento motivazionale

Se vengono offerte opportunità di formazione continua, è più probabile che il team torni a lavorare desideroso ed entusiasta di provare le nuove conoscenze acquisite. Inoltre, questo permette di aumentare il clima di fiducia fra dipendente ed organizzazione.

  1. Attirare nuovi talenti

Un programma di formazione strutturato renderà un’organizzazione più attraente per chi sta cercando lavoro. Chi tiene alla propria carriera e alla propria crescita professionale cerca infatti questo tipo di cose.

 

In un’organizzazione, la formazione può spesso essere qualcosa che viene sperimentato solo dai nuovi dipendenti.

Molte aziende la vedono esclusivamente come una necessità per aiutare il nuovo assunto ad entrare nel suo nuovo ruolo, ma una formazione efficace e continua per ogni singolo dipendente può essere molto vantaggiosa per un’organizzazione.

Sebbene l’investimento nella formazione continua del team possa sembrare consistente, è fondamentale rendersi conto che il miglioramento costante del personale aiuterà ad aumentare i profitti e a migliorare i risultati aziendali complessivi.

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La preparazione e formazione del team: l’importanza per l’organizzazione

La preparazione e formazione del team per l’organizzazione è una parte importante del lavoro di un project manager e non si applica solo ai nuovi assunti.

Le persone hanno bisogno di formazione e supporto durante tutta la loro carriera, sia come individui che come team, per sviluppare le loro capacità e continuare a lavorare in modo efficace.

INDICE DEI CONTENUTI

La formazione rappresenta un’ottima opportunità per espandere la base di conoscenze di tutti i dipendenti, ma i datori a volte vedono questo come un costo e una perdita di tempo lavorativo che può ritardare il completamento dei progetti.

Tuttavia, nonostante questi potenziali inconvenienti, la formazione e lo sviluppo forniscono, sia all’individuo che alle organizzazioni nel loro complesso, vantaggi che rendono i costi e il tempo un investimento utile.

5 consigli per la preparazione e formazione del team per l’organizzazione

Proprio per l’importanza di formare il team in modo efficace, vogliamo darvi 5 consigli per farlo al meglio. Anche se possono apparire scontati, in realtà non lo sono e non sempre vengono tenuti nella dovuta considerazione. Partiamo!

Preparazione e formazione del team: Concentrarsi in primis sul team building

Per creare una sinergia, il team deve trascorrere del tempo insieme per potersi conoscere.

Le ricerche mostrano che il team building ha un effetto positivo sul posto di lavoro, come nella definizione degli obiettivi, nelle relazioni e nella risoluzione dei problemi.

Invece di concentrarsi sugli obiettivi personali, buone capacità di team building possono unire i dipendenti attorno a un obiettivo comune e aumentare la produttività migliorando l’efficienza del team.

Quindi, prima di iniziare a esaminare i metodi di formazione del team, è importante iniziare con alcune sessioni di team building.

Preparazione e formazione del team: Scoprire come i membri del team preferiscono imparare

La diversità è fondamentale, non solo all’interno della forza lavoro, ma anche nel modo in cui si offrono opportunità di apprendimento al team.

Alcune persone preferiscono la formazione pratica, mentre altre preferiscono la formazione in aula con un insegnante.

Alcuni preferiscono immergersi nella formazione per un’intera giornata, mentre altri preferiscono dedicare un’ora ogni giorno.

Soddisfare, per quanto possibile, le diverse esigenze di apprendimento del team è estremamente importante per il tasso di successo della formazione e per aumentare la conservazione dell’apprendimento.

I quattro stili di apprendimento di Kolb possono essere utili per capire come gli individui del team preferiscono apprendere e quale stile di formazione potrebbe adattarsi meglio a loro.

I quattro stili sono:

  • Divergente: Le persone con questo stile di apprendimento preferiscono l’osservazione piuttosto che la pratica, sono interessate al piano relazionale ed emotivo e necessitano di dialogo ed interazione.
  • Assimilatore: Questo stile di apprendimento preferisce idee e concetti. Queste persone sono in grado di comprendere informazioni ed organizzarle in modo chiaro e logico, hanno un forte orientamento al compito e sono meno interessate alla relazione.
  • Convergente: Le persone con questo stile di apprendimento preferiscono la parte pratica, sono efficienti nell’operatività e amano sperimentare nuove idee.
  • Adattivo: Questo stile di apprendimento è pratico e le persone che preferiscono questo stile si affidano all’intuizione più che alla logica. Sono fortemente orientate al risultato.

Preparazione e formazione del team: Offrire diversi metodi di formazione

Una volta compresi quali sono gli obiettivi con la formazione del team e quali sono i diversi stili, è il momento di esaminare i diversi modi in cui è possibile formare la squadra.

Alcuni stili di apprendimento si adattano meglio ad un team rispetto ad altri.

La formazione pratica, ad esempio, può funzionare molto bene per i team se combinata con attività di team building, per consentire alle persone di mettere in pratica ciò che hanno appena appreso in un ambiente controllato e lavorare insieme verso un obiettivo comune.

Lo stesso vale per la formazione interattiva, in cui si possono utilizzare i giochi per guidare il gruppo attraverso diversi scenari di lavoro e convincerli a capire in modo collaborativo come gestirli al meglio.

Un’altra soluzione potrebbe essere quella di offrire un corso online, ma lasciare che i membri del team completino i quiz e gli esercizi individualmente, secondo le tempistiche più adatte ad ognuno di loro.

La scelta del giusto tipo di formazione per il team dipende quindi da molti aspetti, tra cui quali sono le esigenze di formazione, come gli individui apprendono, qual è l’obiettivo della formazione, il budget e quanto tempo si vuole dedicare alla formazione.

Preparazione e formazione del team: Follow up dopo le sessioni di formazione

Una volta terminata la formazione, lo sviluppo del team non è terminato. La continuità è la chiave infatti.

Il manager deve assicurarsi di continuare ad abilitare l’apprendimento, ad esempio attraverso feedback personali o con responsabilità extra dopo la formazione.

Inoltre, si possono creare incentivi per incoraggiare il team a mettere in pratica ciò che ha imparato.

Sottolineando l’importanza dell’apprendimento continuo, si mostra ai dipendenti che il loro sviluppo è una priorità per l’organizzazione.

Seguendo la formazione con nuove attività, incontri regolari o formazione aggiuntiva, si evita che le informazioni appena apprese cadano nel dimenticatoio o vengano sepolte dal lavoro – come succede molto spesso.

preparazione del team

Preparazione e formazione del team: Non sottovalutare il potere della formazione informale

È un aspetto trascurato, ma si stima che l’apprendimento informale rappresenti fino al 75% dell’apprendimento all’interno delle organizzazioni.

Con questo si intende l’apprendimento attraverso l’auto-riflessione, l’apprendimento dai colleghi, supervisori e manager e l’apprendimento dalla lettura di articoli, libri e siti specialistici.

È qui che entra in gioco, per tornare al discorso iniziale, anche l’investimento nel team building, perché più il tuo team va d’accordo, maggiori sono le possibilità che apprenda in modo informale l’uno dall’altro.

I vantaggi della preparazione e formazione del team per l’organizzazione

  • Migliori prestazioni dei dipendenti: il dipendente che riceve la formazione necessaria è in grado di svolgere meglio il proprio lavoro. La formazione darà al dipendente una maggiore comprensione delle proprie responsabilità all’interno del proprio ruolo.
  • Maggiore soddisfazione e morale dei dipendenti: l’investimento nella formazione dimostra ai dipendenti che sono apprezzati da parte dell’azienda. E di conseguenza, dipendenti che si sentono apprezzati e stimolati dalle opportunità di formazione possono provare maggiore soddisfazione per il proprio lavoro.
  • Affrontare i punti deboli: tutti hanno alcuni punti deboli su cui lavorare. Un programma di formazione consente di rafforzare quelle competenze che ogni dipendente deve migliorare.
  • Coerenza: un solido programma di formazione e sviluppo garantisce ai dipendenti un’esperienza e una conoscenza di base coerenti.
  • Aumento della produttività e rispetto degli standard di qualità che a sua volta migliorerà il fatturato dell’azienda e la potenziale quota di mercato.
  • Maggiore innovazione in nuove strategie e prodotti: La formazione continua e il miglioramento delle competenze della forza lavoro possono incoraggiare la creatività.
  • Riduzione del turnover dei dipendenti: il personale si sente apprezzato ed è quindi meno propenso a cambiare datore di lavoro.

E come può un software di project management aiutarti in questo processo? Attraverso uno strumento come Twproject, il team partecipa allo svolgimento del progetto, cooperando e rendendo le informazioni condivise e condivisibili. Questo permette ai senior di trasmettere la conoscenza anche ai membri junior, portando in evidenza criticità note.

La condivisione del lavoro aiuta il training informale con la gestione del lavoro quotidiano da parte di tutto il team.

Per concludere: più persone nel team sono ben formate, più l’organizzazione sarà efficiente.

Collabora efficacemente con il tuo team.

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