Calcolo ore lavorative delle risorse: ecco come fare

Il calcolo delle ore lavorative delle risorse umane in un’azienda può essere un argomento caldo, sia per i dipendenti sia per i datori di lavoro che potrebbero essere impauriti dalla matematica che vi sta dietro.

In questo articolo cercheremo di fare chiarezza fra quello che è l’orario lavorativo e non, i tipi di orario, le difficoltà più comuni che le aziende devono affrontare e, soprattutto, la soluzione a questo spesso spinoso problema.

 

Calcolo ore lavorative: chiariamo le differenze tra orario di lavoro e non lavorativo

L’orario di lavoro è quello in cui al dipendente è richiesto di essere in servizio, non solo sul posto di lavoro, ma anche in altri luoghi purché impegnato in attività legate al lavoro.

Anche se si tratta di una definizione piuttosto elementare, le cose possono diventare un po’ più complicate quando si ha un team che si deve spostare in luoghi diversi, come i cantieri edili.

In generale, la prassi dice che quando un dipendente si reca al lavoro, ovvero quello che potrebbe costituire il luogo designato per la giornata, si tratta di ore non lavorative.

Tuttavia, se un dipendente ha timbrato il cartellino per la giornata e gli viene chiesto di trasportare del materiale ad un altro luogo, quello rientra nell’inizio e fine dell’orario di lavoro. Il tempo reale di viaggio deve essere comunque retribuito.

Per quanto riguarda le ore non lavorative il discorso è più semplice; questi sono i momenti in cui il dipendente non lavora, come le pause o le ore fuori servizio.

E per quanto concerne la formazione? Solitamente, quando un’azienda chiede ai propri dipendenti di ottenere una formazione specifica, è necessario che questa retribuisca i propri dipendenti per quelle ore.

Al contrario, se un dipendente è interessato a seguire un corso in maniera volontaria, anche se tale formazione avvantaggerà il suo datore di lavoro, non conterà come orario lavorativo.

Tipologie di orari di lavoro

Esistono diversi tipi di orari di lavoro e questi determinano il modo in cui le ore lavorative vengono classificate nei confronti di un dipendente.

calcolo ore di lavoro

1. Orario part-time: l’orario part-time è inferiore dell’orario a tempo pieno definito da un datore di lavoro. Il part-time può ricoprire percentuali diverse, come 50% o 75% rispetto al tempo pieno. E’ molto importante cercare di rispettare questo orario ed evitare gli straordinari. Il pericolo di far lavorare dipendenti part-time per un numero di ore vicino o uguale a quello dei dipendenti a tempo pieno è che potrebbero iniziare a risentirsi di non ricevere gli stessi vantaggi.

2. Orario a tempo pieno: si tratta del tempo massimo che i dipendenti possono lavorare in un determinato periodo di tempo. Lo standard in Italia è di 40 ore per 5 giorni, cioè 8 ore al giorno. Tuttavia, le aziende di tutto il mondo stanno iniziando a istituire settimane lavorative di 4 giorni con le stesse aspettative in termini di orario.

3. Straordinari: per ore straordinarie si intendono le ore lavorate oltre alle 40 ore settimanali previste dal contratto a tempo pieno. Le ore di straordinario, teoricamente, vengono retribuite maggiormente rispetto alle ore tradizionali. In alcune aziende, le ore straordinarie non vengono retribuite, ma si accumulano nella cosiddetta “banca ore” che può essere utilizzata in un secondo momento per ottenere ore o giorni feriali aggiuntivi.

Calcolo ore lavorative delle risorse: come farlo con Twproject

Twproject, uno dei software di project management più efficienti del mercato, che permette ai manager di risolvere in maniera semplice il calcolo delle ore di lavoro.

calcolo ore di lavoro

registrare ore di lavoro

Il software consente di tenere sotto controllo in tempo reale i worklog inseriti, evidenziando eventuali scostamenti rispetto al piano.

È possibile individuare le ore lavorate per singolo compito, per progetto e per collaboratore.

Permette inoltre  di assegnare interi dipartimenti ad un progetto e di avere un’unica assegnazione su cui tutti possono rendicontare.

I worklog mostreranno quindi i dipendenti che hanno registrato ore lavorative per un dipartimento specifico, semplificando così la contabilità.

Un’altra funzionalità che possiamo trovare in Twproject è quella di visualizzare il carico di lavoro non solo sulle persone, ma anche di interi dipartimenti.

Per calcolare il carico di lavoro vengono considerati molti parametri, fra cui:

  • Stato del progetto
  • Ore pianificate
  • Ore già lavorate
  • Ore effettivamente lavorabili considerando ferie, permessi o malattie

…E molto altro.

 

Avendo questi dati un project manager potrà quindi stabilire:

  • Le ore lavorate da una risorsa specifica o da un dipartimento in generale
  • La capacità lavorativa per un particolare giorno
  • Il carico di lavoro complessivo

Oltre alle stime orarie, Twproject permette di monitorare attentamente anche il budget. Attivando una nuova funzionalità, in caso di sforamento delle ore previste, non sarà più possibile inserire ore in eccedenza.

Nel caso in cui si sfori, una notificazione di errore apparirà e verrà mostrato il numero residuo di ore inseribili (se è il caso).

Un’altra nuova opzione di default che può essere molto utile ai project manager nel calcolo delle ore lavorative è quella che riguarda il centro di costo. Nel caso in cui si cambi il centro di costo di un’attività o di una risorsa specifica, tutti i task derivati verranno aggiornati al nuovo centro di costo.

Un ulteriore vantaggio di Twproject è la sua visualizzazione grafica che suddivide le varie fasi con colori diversi. In questo modo qualsiasi variabile del carico di lavoro, come le ferie di un dipendente, può essere facilmente individuata.

Il monitoraggio del tempo lavorativo tramite Twproject è importante per aziende e dipendenti perché:

Migliora la produttività: consente di misurare il tempo impiegato in attività specifiche;

Migliora la precisione della fatturazione: la fatturazione non lascia spazio ad errori in quanto può significare anche ripercussioni legali. Un calcolo delle ore lavorative corretto garantisce che i dipendenti siano adeguatamente retribuiti e che l’azienda non subisca pagamenti in eccesso o perdite;

Migliora il time management: l’utilizzo di Twproject per il calcolo delle ore lavorative permette al gestore di progetto di risparmiare il tempo che si impiegherebbe a calcolare il tutto manualmente;

• Migliora la flessibilità: sempre più aziende stanno passando al lavoro da remoto. L’utilizzo di un software di project manager non solo rende possibile tale flessibilità, ma la fa anche funzionare.

 

In conclusione, l’efficace gestione e calcolo delle ore lavorative è cruciale per il successo di qualsiasi azienda.

Utilizzare strumenti come Twproject non solo semplifica questo processo, ma migliora anche la produttività, l’accuratezza nella fatturazione e la gestione del tempo, riducendo il rischio di errori e disguidi.

L’adozione di tali tecnologie consente alle aziende di rimanere competitive in un mercato sempre più dinamico e orientato alla flessibilità, garantendo allo stesso tempo la trasparenza e la giustizia per i lavoratori.

La capacità di tenere traccia delle ore lavorative in tempo reale e con metodi precisi è quindi non solo una necessità operativa, ma un vero e proprio investimento nel futuro dell’organizzazione.

 

Ancora dubbi? Inizia ora una demo gratuita.

 

Schedulare le risorse nei progetti

Schedulare le risorse nei progetti significa utilizzare le risorse produttive di un’azienda in modo più efficiente e intelligente di fronte a un mercato globale altamente competitivo e volatile.

Per sfruttare al massimo le risorse disponibili è importante seguire il Piano di gestione delle risorse ed evitare sprechi che potrebbero inficiare il risultato finale del progetto.

Bisogna sempre tenere conto che le risorse sono limitate, e per raggiungere il pieno potenziale delle sue risorse limitate, un’organizzazione deve stabilire un processo di schedulazione delle risorse adeguato.

Che cos’è la schedulazione delle risorse?

La schedulazione implica l’identificazione e l’allocazione delle risorse per un periodo specifico a vari tipi di attività.

I project manager stimano i requisiti di risorse necessari per soddisfare i risultati finali e sulla base di questi avviene l’allocazione delle risorse.

Ogni progetto è un’integrazione di più attività che richiedono determinate competenze di nicchia per produrre risultati tangibili.

Spetta al project manager e garantire che la risorsa giusta stia lavorando al compito giusto nel momento giusto.

Se le competenze della risorsa non sono in linea con le attività del progetto, o se l’attività viene svolta nel momento sbagliato, verrà compromessa la qualità del progetto e si otterranno risultati insoddisfacenti.

È pertanto indispensabile che il project manager tenga sotto controllo la disponibilità della forza lavoro. Ad esempio, se una risorsa critica viene prenotata per più progetti contemporaneamente, questa potrebbe essere a rischio di burnout.

Inoltre, ogni attività ha una tempistica definita ed è responsabilità del project manager garantire che il progetto venga consegnato in tempo rispettando i vincoli di progetto e nel rispetto del budget.

Se le risorse non vengono pianificate e schedulate in maniera efficiente, si verificheranno ritardi nell’esecuzione dell’attività e, nei casi peggiori, si potrebbe addirittura arrestare il progetto.

Le migliori pratiche per una schedulazione efficiente delle risorse di progetto

La schedulazione delle risorse non consiste solo nel colmare il buco pianificando o allocando risorse rispetto ai progetti, ma va molto oltre.

Una soluzione completa per la schedulazione delle risorse include la pianificazione delle risorse a livello aziendale, la gestione dell’utilizzo, il monitoraggio dei valori effettivi, ecc.

Fra le migliori pratiche per schedulare le risorse di progetto in maniera efficiente possiamo includere:

  • Creare una struttura di suddivisione del lavoro che definisce tutti gli elementi essenziali del progetto e definisce le dipendenze delle attività insieme alle competenze richieste. Una volta che i dettagli sono a posto, i manager o i coordinatori di progetto, possono individuare le attività e programmare le risorse con le giuste competenze per le attività di progetto.
  • Tecniche di ottimizzazione delle risorse per gestire meglio i progetti. Queste possono essere ad esempio il livellamento delle risorse o smoothing delle risorse.
  • Centralizzare la pianificazione delle risorse aziendali: dovrebbe esserci un unico programma per l’intera azienda da cui ogni project manager può attingere informazioni. In questo modo la pianificazione e schedulazione possono essere eseguite in tempo reale da più parti interessate e ci si può assicurare che non esista una doppia prenotazione per una risorsa.
  • Tenere traccia delle competenze in tempo reale in modo da poter assegnare le persone giuste alle attività giuste. Le persone vengono assegnate al progetto giusto in base a capacità, esperienza, qualifiche, ubicazione, tasso di costo, ecc. Queste informazioni devono essere sempre aggiornate in modo da avere una visione chiara e veritiera della situazione.

È essenziale integrare strumenti tecnologici avanzati che supportino queste attività.

L’uso di software di project management come Twproject non solo facilita la
programmazione e la gestione delle risorse, ma migliora anche la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, assicurando che ciascuna attività sia eseguita secondo i piani.

4 strategie per gestire al meglio le risorse di progetto

Ecco ulteriori strategie che possono essere adottate per gestire al meglio le risorse di progetto:

  1. Utilizzo di software di gestione del progetto per la visualizzazione in tempo reale: Twproject permette ai manager di visualizzare lo stato attuale di ogni risorsa, compreso il carico di lavoro e la disponibilità. Questo aiuta a prevenire il sovraccarico di lavoro e a ridistribuire le risorse in modo più efficiente.
  2. Implementazione di sistemi di allerta e notifiche: configurare alert automatici per avvisare i gestori di progetto quando una risorsa è a rischio di sovraccarico o quando le scadenze si avvicinano. Questo sistema proattivo aiuta a mantenere i progetti nei tempi e nel budget prestabiliti.
  3. Formazione e sviluppo continuo delle competenze: investire nella formazione delle risorse non solo aumenta la loro efficacia ma anche la loro flessibilità di essere assegnati a diversi progetti. Twproject può aiutare a tracciare le competenze acquisite e le lacune di competenza, permettendo così una pianificazione più informata delle necessità di formazione.
  4. Revisione e adattamento periodici dei piani: con Twproject, i piani di progetto non sono statici ma possono essere aggiornati e adattati in base al progresso del progetto e alle mutate condizioni del mercato. Questo assicura che la schedulazione delle risorse rimanga sempre ottimale, indipendentemente dalle sfide che emergono nel corso del progetto.

In che modo schedulare le risorse avvantaggia un’organizzazione?

Un efficace sistema di schedulazione delle risorse fornirà immensi vantaggi in un’azienda:

  • Mantiene ed eleva la qualità del progetto

Avere la persona giusta con le giuste competenze è fondamentale affinché un progetto finisca entro i tempi previsti e assicurando una buona qualità. In assenza di una schedulazione efficiente, il project manager assegnerà risorse non qualificate o insufficienti alle attività andando a causare possibili superamenti del budget e delle tempistiche, mettendo a repentaglio la qualità del progetto e traducendosi in una bassa soddisfazione del cliente.

  • Consente la pianificazione proattiva della capacità con una previsione basata sui dati

È possibile prevedere la domanda di risorse per un progetto per identificare carenze o sovra-allocazioni di risorse. È possibile così modificare le tempistiche del progetto, riqualificare i dipendenti attuali o assumere una forza lavoro contingente in anticipo.

  • Migliora la redditività

L’utilizzo fatturabile delle risorse è un KPI fondamentale per un’azienda per garantire redditività e sostenibilità.

schedulazione e pianificazione del carico delle risorse

Scegliere un software per la schedulazione delle risorse

Molti progetti possono trarre vantaggio da un software di project management come ad esempio Twproject che include una parte dedicata alla schedulazione dei progetti e più in dettaglio delle risorse.

In questo modo le parti interessate possono visualizzare facilmente il processo di pianificazione dell’intero ciclo di vita del progetto e, nel dettaglio, la schedulazione delle risorse.

Il software che si andrà a scegliere dipende dai metodi di pianificazione del progetto, ma è necessario garantire la capacità di produrre diagrammi di Gantt in modo semplice ed efficiente.

Grazie ad un software di questo tipo, inoltre, è possibile centralizzare la pianificazione delle risorse aziendali; punto che precedentemente abbiamo citato come best practice per quanto riguarda la schedulazione delle risorse.

Il superamento del budget o della deadline di un progetto sono i principali problemi che molte aziende si trovano ad affrontare.

Ciò si verifica principalmente a causa di correzioni degli errori dell’ultimo minuto – perché non notati in tempo – e di miglioramenti che spesso richiedono più tempo di quanto inizialmente previsto.

I progetti che si trovavano sulla strada giusta all’improvviso sono in ritardo, risultare costare molto di più del previsto, per non parlare della qualità dei risultati che il cliente non ritiene soddisfacente.

Pianificare e schedulare le risorse di un progetto è quindi un ottimo modo per evitare questi problemi.

Gestisci le risorse dei tuoi progetti con Twproject.

I migliori software di gestione del carico di lavoro del 2024

Sei alla ricerca del modo migliore per la gestione del carico di lavoro all’interno del tuo team? Siamo qui per guidarti nella scelta.

La gestione del carico di lavoro è un’attività cruciale per ogni responsabile di progetto.

Infatti, forse ancor più della gestione dei progetti in sé, è importante tener conto di come vengono assegnati i compiti, a chi li si assegna e perché.

Tutto questo, se fatto empiricamente, può generare il caos. Gli squilibri sono inevitabili se non si pianifica con attenzione il carico affidato a ogni risorsa.

Abbiamo già visto come calcolare il carico degli operatori e quali sono i benefici nel farlo.

Oggi proveremo a rispondere a questa domanda: a chi mi affido per farlo al meglio?

Ma prima concentriamoci un attimo sulle motivazioni che ci spingono alla gestione oculata di questo aspetto.

Gestione del carico: tre fattori cruciali

Il primo aspetto può sembrare ovvio, e invece spesso viene tralasciato quando si programmano le assegnazioni di un progetto.

Si tende in certi casi a trascurare la visione d’insieme e dunque può capitare di distribuire i compiti a risorse già cariche.

Ciò avviene perché il carico viene preso in considerazione solo in un secondo momento, e invece dovrebbe essere il primo aspetto da considerare per valutare la fattibilità del progetto stesso.

Quando si compie questo errore, sarà poi inevitabile incorrere in ritardi e slittamenti di fasi e scadenze, portandoci a una pianificazione disordinata.

In secondo luogo, altro obiettivo fondamentale nella gestione del carico di lavoro è la ricerca di equilibrio.

Esistono numerosi studi che sostengono che un carico eccessivo non solo non migliori la produttività, ma al contrario la blocchi.

Dunque, una gestione efficiente del carico oltre a ridurre i costi e aumentare la produttività, accresce la soddisfazione sul lavoro e previene il burnout.

La sfida per il capo progetto è quella di assegnare il giusto carico agli membri del team: questo non deve essere eccessivo ma allo stesso tempo deve essere ben equilibrato tra tutte le persone coinvolte.

Ne deriverà un maggior senso di equità e di conseguenza impegno e coinvolgimento da parte di tutta la squadra.

È bene perciò che l’attività di distribuzione delle assegnazioni e gestione dei carichi sia trasparente.

Questa trasparenza nell’assegnazione dei compiti è possibile solo utilizzando un sistema condiviso.

Una buona piattaforma servirà dunque non solo al project manager per calcolare le assegnazioni e i carichi, ma anche ai destinatari delle assegnazioni, per sapere di non essere in sovraccarico e di poter condividere il lavoro con le altre risorse coinvolte.

Quali caratteristiche deve avere un software di gestione del carico di lavoro

Non è facile assegnare le mansioni agli operatori, tenendo conto delle priorità, delegando i compiti alla persona più adatta e verificando la sua disponibilità.

Fare a mano questa operazione è praticamente impossibile ed estremamente dispendiosa in termini di tempo, a meno che non ci si rivolga a un buon software.

Completezza e capillarità

Uno dei punti cruciali è quello di trovare un software per gestire questo processo in maniera automatica. Il software dovrà essere necessariamente collegato alla gestione dei progetti e dei task, per non dover inserire i dati più volte.

Dunque l’integrazione con altre funzioni è un aspetto fondamentale da ricercare in uno strumento di gestione.

La gestione del workload non può essere mai slegata dal contesto. Per questo non esistono software che sono solo addetti a questa funzione.

Ma è importante anche che il nostro software ci permetta di inserire i dati in maniera intelligente e semplificata, senza dover ripetere le stesse informazioni all’interno delle varie sezioni.

Distinzione tra attività

Un altro suggerimento che ti diamo è di cercare un software che distingua le diverse tipologie di attività.

A livello pratico, infatti, sappiamo che non tutte le ore di lavoro sono spese allo stesso modo.

Ci sono le attività routinarie, ossia la “normale amministrazione”: le riunioni, lo smistamento della posta, il supporto ai colleghi eccetera. A seconda delle mansioni, questa tipologia di attività avrà un impatto minore o maggiore sul carico quotidiano, ma in ogni caso una percentuale del nostro tempo è spesa mediamente così.

Ci sono poi i progetti con una data di inizio e fine, con un carico di lavoro pianificato da svolgere entro quelle date.

Infine ci sono le attività non pianificate entro un determinato periodo, ma stabilite ad esempio da un contratto di assistenza che prevede un tot di ore di supporto annuali. Queste ore costituiscono le cosiddette attività “spot”.

Queste tre tipologie di attività non si comportano allo stesso modo quando calcoliamo il carico di lavoro.

Infatti, le ore di attività routinaria non si accumulano ai giorni successivi in caso di assenza o in caso di impegno su altri fronti.

Al contrario, le ore di attività di progetto, se non svolte per un qualsivoglia motivo, vengono ridistribuite nei giorni successivi fino alla data di fine del progetto.

E infine, le attività spot non sono normalmente incluse nel carico quotidiano, ma vengono inserite solo quando un intervento ad hoc viene pianificato per un determinato giorno.

Avere uno strumento che distingue tra queste tre tipologie di attività renderà la gestione del carico di lavoro molto più realistica e utile ai fini di una pianificazione coerente.

Ed eccoci giunti al dunque.

Quali sono i software che ci garantiscono le migliori prestazioni in termini di gestione del carico? Scopriamolo insieme.

1. Twproject

Workload su Twproject

Twproject è un software completo per la gestione dei progetti. Offre una gestione del carico di lavoro raffinata e precisa, che ci facilita molto il lavoro grazie alle sue automazioni.

Questo software basa il suo calcolo su due informazioni: la durata del progetto e la stima del lavoro stimato per una risorsa.

Il suo algoritmo ottimizza i tempi e quando due progetti si sovrappongono all’interno delle stesse giornate, Twproject ridistribuisce in maniera intelligente il carico sui giorni successivi, senza modificare così la durata dei progetti.

In caso di superamento del limite, Twproject segnala il sovraccarico, invitando dunque il project manager a rivedere le tempistiche o le assegnazioni (ossia i due dati di base forniti all’inizio).

Il workload interagisce con i to-do inseriti e con il calendario. Le informazioni inserite in questi campi vengono riportate automaticamente sulla pagina del carico di lavoro, permettendoci di risparmiare molto tempo negli inserimenti.

Inoltre, via via che le risorse inseriscono le ore svolte, il carico di Twproject, grazie alla sua dinamicità, ridistribuisce automaticamente le ore rimanenti.

Caratteristiche principali:

  • distinzione tra attività di progetto, routinarie e spot
  • ridistribuzione dinamica del carico
  • possibilità di personalizzare in qualsiasi modo l’orario di lavoro delle risorse
  • integrazione con il calendario, con il Gantt, con le assegnazioni e i to-do
  • notifiche efficaci in caso di sovraccarico
  • agile risoluzione dei conflitti (anche con un solo click)

Prezzo: a partire da 7,89 € utente/mese.

Pro: Il carico di lavoro in Twproject è frutto di una lunga esperienza sul campo, che ha portato a sviluppare uno strumento eccellente e che riesce a tenere conto di ogni esigenza. Il suo funzionamento è intuitivo e aiuta a svolgere una pianificazione realistica e accurata.

Contro: A nostro avviso nessun difetto riscontrato.

Grazie alle sue automazioni e alla sua dinamicità, Twproject non lascia spazio all’improvvisazione, prevenendo il sovraccarico e aiutandoti a bilanciare il lavoro del tuo team.

2. Toggl

Toggl

Toogl è un altro strumento di gestione del carico di lavoro con buone funzionalità e alcune automazioni.

Il suo obiettivo è quello di aiutare a bilanciare la capacità di lavoro del team e di adattare di conseguenza il carico dei progetti.

In particolare, questo strumento mostra una certa attenzione all’aspetto visivo, ma può risultare un po’ ostico per chi è alle prime armi.

Ha uno specifico focus sul benessere del personale di lavoro e un sistema di segnalazioni che ha come scopo la prevenzione del burnout.

Una delle sue tipologie di alert, ad esempio, suggerisce quando è il caso di assumere nuovo personale all’interno dell’azienda.

Caratteristiche principali:

  • Panoramica della disponibilità accessibile su tutte le timeline del team
  • Riprogrammazione delle attività e riallocazione delle risorse attraverso il drag and drop
  • Importazione di dati dal calendario di Google
  • Segnalazione dei conflitti
  • Visualizzazione personalizzata a seconda del ruolo della risorsa
  • Pianificazione di ore totali possibile solo a livello di task e non di progetto

Prezzo: a partire da 9 $ utente/mese.

Pro: Toggl ha una buona interfaccia e il suo metodo di analisi sul workload è ben programmato. È un software che offre una buona visione d’insieme grazie alla sua dashboard.

Contro: Nonostante una buona interfaccia utente, Toggl non offre un altrettanto buona esperienza di navigazione. È un po’ carente in quanto a strumenti di pianificazione futura.

Uno strumento di livello per chi ha come primo obiettivo l’evitamento del sovraccarico, ma che richiede una certa dose di esperienza nel settore.

3. Hive

Hive

In Hive la funzione di gestione del carico, o “Resourcing” come viene qui chiamata, è disponibile solo per la licenza di tipo Enterprise.

La sua peculiarità è quella di partire dalle assegnazioni per stabilire di conseguenza le tempistiche dei progetti.

Dunque Hive si connota per una alta attenzione alla gestione delle risorse interne ed è adatto a chi utilizza questa specifica procedura.

Le sue funzionalità di resourcing sono utili anche nella gestione dei progetti, e per allocare tempo e budget in modo appropriato.

L’obiettivo finale è proprio che tutti i collaboratori lavorino al massimo delle loro capacità.

Caratteristiche principali:

  • dashboard per il resourcing da cui il manager può prelevare le disponibilità per le assegnazioni
  • inserimento automatico del carico dopo aver indicato assegnatario, data e tempo stimato
  • utilizzo di workspaces per la creazione dei team
  • uso dei filtri
  • segnalazione degli sforamenti tramite colorazione differente
  • possibilità di visualizzare il carico in ore o in percentuale
  • personalizzazione nella visualizzazione della assegnazioni tra i membri del team

Prezzo: a partire da 12 $ utente/mese.

Pro: Hive ha un’interfaccia invitante e allo stesso tempo offre un buon livello di personalizzazioni. Le sue automazioni sono efficaci e il sistema di approvazione e revisione è molto dettagliato.

Contro: Pur essendo uno strumento collaborativo, Hive ha scarse misure di sicurezza per la divulgazione di dati. Inoltre, a livello di assegnazione dei task, questo strumento non prevede la condivisione di documenti.

Buono strumento per chi sceglie, come metodologia di calcolo, di partire dalla disponibilità delle risorse per stabilire le tempistiche di progetto.

4. Zoho

Zoho

Zoho punta a una distribuzione equa del lavoro in modo da rafforzare la collaborazione all’interno del team.

Nello specifico, questo software non è uno strumento unico, ma è una sorta di mosaico composto da vaie applicazioni che si possono integrare o meno.

Dunque, non necessariamente si hanno tutte le funzioni e questo può limitare un po’ il lavoro ed essere talvolta dispersivo.

Caratteristiche principali:

  • Molteplici modi di visualizzazione del carico
  • “Heatmap” per visualizzare il tempo libero di ogni risorsa
  • Grafici di utilizzo delle risorse
  • Possibilità di automazione dei task

Prezzo: a partire da 5 $ utente/mese.

Pro: La principale caratteristica di Zoho è la possibilità di personalizzazione, sia in quanto a strumenti utilizzati, sia in quanto a visualizzazione dei dati. Tutto sommato, è uno strumento facile da usare e con un buon livello di intuitività.

Contro: La necessità di integrare più app della famiglia di Zoho per avere un management completo può scoraggiare alcuni utenti. Ciò fa sì inoltre che tutta l’infrastruttura di Zoho sia poco compatibile con altre applicazioni.

Un tool composito per chi vuole una gestione del workload da personalizzare a piacimento a seconda delle esigenze specifich

5. nTask

nTask

Come dice il nome stesso, questo software si focalizza sulla gestione dei task quotidiani, e ha dunque molte funzionalità ad essi legate, come l’automazione dei task, i report ad essi legati eccetera.

Anche la gestione del carico di lavoro parte quindi dai task inseriti piuttosto che da una pianificazione generale delle tempistiche di progetto.

Questo aspetto rende nTask maggiormente adatto a piccoli team o lavoratori autonomi.

I task possono essere distribuiti tra le risorse con una sorta di kanban board che mostra il carico di lavoro.

Caratteristiche principali:

  • Vista di carico in stile Kanban
  • Task liberi assegnabili tramite drag e drop
  • Rischedulazione secondo vari parametri (cambio date o cambio di impegno della risorsa)
  • Filtri per personalizzazione della vista o dell’ordinamento
  • Carico settabile in percentuale o FTE (Full-Time Equivalents)

Prezzo: a partire da 8 $ utente/mese.

Pro: nTask ha buone funzioni di sicurezza e anche di condivisione delle informazioni. In caso di sforamento permette di scegliere come risolvere il conflitto, in quanto ha varie possibilità di aggiustamento.

Contro: essendo pensato per piccoli team o liberi professionisti, non è molto agevole da usare quando ci sono più progetti in corso. È inoltre carente in quanto a reportistica avanzata.

Strumento agile e con alcune intuizioni utili, più adatto a freelance o a piccoli team che a grandi aziende.

Conclusioni

Per concludere, abbiamo visto che la gestione del carico di lavoro è il processo che identifica, monitora e gestisce il lavoro di un team. All’interno di questa cornice, ci sono diverse maniere di svolgere il processo e i vari strumenti sul mercato rappresentano queste scelte metodologiche.

È dunque a partire dalla scelta dello strumento che il project manager può far brillare le proprie capacità: bisognerà trovare il giusto percorso, che tenga conto delle dimensioni del team, del settore, dei casi d’uso e dello stile del progetto.

Speriamo che questa breve guida ti aiuterà nella scelta del migliore software per la gestione del carico di lavoro per la tua azienda.

Se ti va, condividi la tua opinione con noi e inizia subito a pianificare il tuo carico: con Twproject puoi farlo gratuitamente per i primi 15 giorni.

Come creare un team interfunzionale in azienda

Creare un team interfunzionale in azienda è fondamentale per il successo aziendale.

In un ambiente di lavoro moderno e competitivo, le aziende devono essere in grado di adattarsi rapidamente e rispondere alle sfide emergenti.

Ma come si crea un team interfunzionale? Quale valore apporta all’azienda? Andiamo a scoprirlo.

Perché è importante creare un team interfunzionale in azienda

I team interfunzionali sono gruppi di lavoro composti da membri di diverse funzioni aziendali.

Questi team sono spesso creati per lavorare su progetti che richiedono competenze e conoscenze da diversi reparti, come il marketing, le vendite, l’ingegneria e il supporto clienti.

Un team interfunzionale in azienda serve per raggiungere obiettivi che richiedono una collaborazione stretta e integrata tra diverse funzioni o reparti all’interno dell’organizzazione.

Ecco alcuni dei principali scopi e obiettivi:

  • Migliorare la comunicazione:  possono aiutare a migliorare la comunicazione tra persone di diverse funzioni. Ciò può portare a una maggiore comprensione e collaborazione.

  • Aumentare la produttività: contribuiscono ad aumentare la produttività, in quanto possono sfruttare le competenze e le risorse di persone da diversi dipartimenti o aree.

  • Ridurre i costi: I team interfunzionali possono aiutare a ridurre i costi, in quanto possono evitare la duplicazione di sforzi e risorse.

  • Allineamento strategico: possono contribuire a garantire che diverse parti dell’organizzazione siano allineate con gli obiettivi strategici dell’azienda, facilitando una visione condivisa e un impegno comune.

7 vantaggi nel creare un team interfunzionale in azienda

Mentre i team tradizionali o funzionali tendono a concentrarsi su compiti specifici all’interno di una singola area, i team interfunzionali integrano una varietà di competenze e prospettive per affrontare sfide più complesse e dinamiche.

La loro composizione unica, gli obiettivi e la modalità di funzionamento li rendono adatti a promuovere l’innovazione, l’agilità e la collaborazione all’interno dell’organizzazione, sebbene possano anche presentare sfide uniche nella gestione e nella costruzione della dinamica del gruppo.

Vediamo alcuni vantaggi nell’avere un team interfunzionale in azienda:

  1. Innovazione: la combinazione di competenze, esperienze e prospettive diverse può stimolare la creatività e portare a soluzioni nuove e innovative. Ogni membro del team può apportare una prospettiva unica, sfidando gli approcci tradizionali e promuovendo il pensiero innovativo.
  2. Migliore comunicazione: un team interfunzionale favorisce la comunicazione tra diversi dipartimenti o settori dell’azienda. Ciò può contribuire a rompere i “silos” che spesso si formano all’interno delle organizzazioni, migliorando la collaborazione e la comprensione tra i diversi reparti.
  3. Efficienza e velocità: avendo tutte le competenze necessarie raccolte in un unico team, il processo decisionale diventa più rapido ed efficiente. Invece di dover cercare l’approvazione o il contributo da diversi dipartimenti, il team può lavorare in modo più agile e rispondere rapidamente ai cambiamenti.
  4. Ottimizzazione delle risorse: un team interfunzionale può lavorare con maggiore sinergia e sfruttare le risorse disponibili in modo più efficace. Questo può portare a una maggiore produttività e a una migliore allocazione delle risorse.
  5. Migliore risoluzione dei problemi: la diversità di competenze e di conoscenze del team permette una valutazione più completa dei problemi. Ciò consente una soluzione più rapida e accurata, considerando vari aspetti del problema.
  6. Sviluppo professionale: i membri del team hanno l’opportunità di imparare gli uni dagli altri, arricchendo le proprie competenze e promuovendo la crescita professionale. La collaborazione tra figure con competenze diverse può aumentare la comprensione reciproca e favorire lo sviluppo di nuove competenze.
  7. Maggiore coinvolgimento dei dipendenti: lavorare in un ambiente collaborativo e dinamico può aumentare la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti. Essere parte di un team interfunzionale spesso significa avere un maggiore controllo e responsabilità, il che può migliorare la motivazione.

La realizzazione di questi vantaggi richiede una gestione attenta e l’uso di pratiche e strumenti adeguati per supportare la collaborazione interfunzionale.

team interfunzionale aziendale

Come creare un team interfunzionale in azienda

I team interfunzionali sono spesso creati per lavorare su progetti che richiedono competenze e conoscenze da diversi reparti, come il marketing, le vendite, l’ingegneria e il supporto clienti.

Vediamo alcuni suggerimenti per i project manager su come creare un team interfunzionale in azienda:

  • Definisci chiaramente gli obiettivi del team. Qual è lo scopo del team? Cosa si spera di ottenere? Avere obiettivi chiari aiuterà il team a rimanere focalizzato e motivato.

  • Scegli i membri del team con cura. Assicurati che i membri del team abbiano le competenze e le conoscenze necessarie per completare il progetto. Dovrebbero anche essere in grado di lavorare bene insieme e avere una mentalità aperta.

  • Crea un ambiente di lavoro collaborativo. I team interfunzionali devono essere in grado di comunicare e collaborare efficacemente. Il project manager deve creare un ambiente in cui i membri del team si sentano a proprio agio nel condividere idee e feedback.

  • Fornisci al team le risorse di cui ha bisogno.  I membri del team devono avere le risorse di cui hanno bisogno per completare il progetto. Ciò include tempo, denaro, attrezzature e software.
  • Misura i progressi del team. È importante monitorare i progressi del team e apportare le modifiche necessarie lungo il percorso. Ciò aiuterà a garantire che il team sia sulla buona strada per raggiungere i suoi obiettivi.

  •  

Come gestire team interfunzionali con Twproject

Twproject è uno strumento di gestione dei progetti che può essere particolarmente utile nella gestione dei team interfunzionali. Ecco come:

  • Pianificazione e tracciabilità: Twproject offre funzioni di pianificazione che consentono di assegnare compiti, definire scadenze e impostare priorità. Questo aiuta i collaboratori a comprendere chiaramente i loro ruoli e responsabilità, favorendo la collaborazione e l’efficienza.

  • Comunicazione fluida: la piattaforma offre strumenti di comunicazione integrati che facilitano lo scambio di informazioni tra i membri del team. Ciò è particolarmente importante in un team interfunzionale, dove la comunicazione tra diversi dipartimenti può essere una sfida.

  • Monitoraggio dei progressi: Twproject consente di monitorare facilmente lo stato e i progressi dei progetti, offrendo una visione chiara di dove si trova il team rispetto agli obiettivi. Ciò aiuta i manager a intervenire tempestivamente se qualcosa non va secondo i piani.

  • Gestione delle risorse: lo strumento offre funzionalità per la gestione delle risorse, permettendo di vedere chi è disponibile e chi è sovraccarico di lavoro. Questo può aiutare a bilanciare il carico di lavoro tra i membri del team interfunzionale, assicurando che le competenze siano utilizzate nel modo più efficace possibile.

  • Collaborazione in tempo reale: gli strumenti di collaborazione di Twproject permettono ai membri del team di lavorare insieme su documenti e file, condividendo idee e feedback in tempo reale. Ciò è fondamentale per promuovere un ambiente di lavoro collaborativo.

  • Reportistica personalizzata: Twproject offre la possibilità di creare report personalizzati che possono fornire approfondimenti chiave sulle prestazioni del team e sui progressi del progetto. Questo può aiutare a identificare le aree in cui possono essere apportati miglioramenti.

  • Integrazione con altri strumenti: il software può essere integrato con altri strumenti utilizzati dall’azienda, garantendo che tutte le informazioni siano facilmente accessibili in un unico posto. Questa integrazione può semplificare ulteriormente la gestione del gruppo di lavoro.

  • Accesso mobile: l’accesso mobile consente ai membri del team di rimanere connessi e aggiornati ovunque si trovino. Ciò è particolarmente utile in un ambiente interfunzionale dove i membri del team possono essere distribuiti in diverse località.

  • Personalizzazione: la possibilità di personalizzare l’interfaccia e le funzionalità secondo le esigenze specifiche dell’azienda significa che Twproject può essere adattato per sostenere specificamente la dinamica unica dei team interfunzionali.

 

In sintesi, un team interfunzionale serve a creare un’entità dinamica e reattiva all’interno dell’organizzazione, in grado di affrontare sfide complesse e contribuire alla crescita e allo sviluppo dei suoi membri.

La sua applicazione può essere un fattore chiave per l’agilità, la competitività e il successo di un’azienda.

Collabora efficacemente con il tuo team

 

Come gestire più gruppi di lavoro in un progetto

Lavorare con più gruppi di lavoro può essere una sfida.

In un mondo sempre più globalizzato e interconnesso, è diventato più frequente che i progetti coinvolgano più gruppi di lavoro, dislocati in diverse sedi o addirittura in diversi continenti.

Per questo può rappresentare una sfida significativa per i project manager, che devono trovare il modo di coordinare efficacemente le attività di questi diversi team.

In questo articolo, vedremo quali sono le principali sfide legate alla gestione di più gruppi di lavoro in un progetto ed esploreremo alcune delle migliori pratiche per gestire con successo più team di lavoro.

Le sfide nella gestione di più gruppi di lavoro

La gestione di più gruppi di lavoro in un progetto comporta una serie di sfide, tra cui:

    • La diversità culturale e linguistica: i membri dei diversi gruppi di lavoro possono provenire da culture e parlare lingue diverse, il che può rendere difficile la comunicazione e la collaborazione.
    • La distanza fisica: i membri dei diversi gruppi di lavoro possono essere dislocati in diverse sedi, il che può rendere difficile la gestione delle riunioni e il monitoraggio delle attività.
    • La mancanza di coordinamento: i gruppi di lavoro possono avere obiettivi e priorità diversi, il che può portare a conflitti e ritardi.

5 errori da evitare nella gestione dei gruppi di lavoro

Gestire più team in un progetto è una sfida che richiede una particolare attenzione.

Evitando questi errori e adottando un approccio proattivo e attento, i project manager possono gestire con successo più team, garantendo che ogni gruppo lavori in modo efficace e armonioso verso gli obiettivi comuni.

Ecco alcuni errori comuni da evitare:

    1. Non distinguere le priorità dei diversi team: ogni team ha obiettivi e priorità specifici. Trattare tutti i team allo stesso modo, senza riconoscere le loro esigenze individuali può portare a confusione e frustrazione. È essenziale comprendere le peculiarità di ciascun team e assegnare le risorse di conseguenza.
    2. Mancata comunicazione tra i team: quando più gruppi lavorano su aspetti diversi di un progetto, la mancanza di comunicazione può portare a sovrapposizioni o lacune. Creare canali di comunicazione chiari e regolari tra i team è fondamentale per garantire che tutti siano allineati.
    3. Non assicurarsi che tutti i gruppi lavorino allo stesso modo: ogni team ha la sua dinamica e il suo modo di lavorare. Imporre un approccio uniforme può essere controproducente. Invece, è importante riconoscere e valorizzare le diverse metodologie di ciascun team.
    4. Evitare conflitti invece di affrontarli: con più team coinvolti, è inevitabile che sorgano tensioni o disaccordi. Ignorare questi conflitti sperando che si risolvano da soli può aggravare la situazione. È meglio affrontare proattivamente le tensioni e trovare soluzioni collaborative.
    5. Non definire chiaramente ruoli e responsabilità: in un ambiente con più team, può crearsi confusione sulle responsabilità di ognuno. Assicurarsi che ogni membro del team conosca il suo ruolo e le sue responsabilità previene malintesi e doppioni.

Come gestire più gruppi di lavoro in un progetto con Twproject

1. Definire un obiettivo comune chiaro

Prima di tutto, è essenziale avere un obiettivo comune chiaro. Questo obiettivo deve essere compreso e condiviso da tutti i membri dei vari gruppi.

Quando ogni membro del gruppo ha una chiara comprensione del risultato atteso, è più probabile che lavori in sinergia con gli altri per raggiungere tale obiettivo.

Con l’aiuto di Twproject, ad esempio, puoi definire obiettivi chiari per ogni progetto e assegnarli a specifici gruppi di lavoro. Questi obiettivi possono essere monitorati e aggiornati in tempo reale, garantendo che tutti siano allineati e lavorino verso la stessa direzione.

2. Promuovere lo scambio di informazioni

Un efficace scambio di informazioni è fondamentale per garantire che ogni gruppo possa lavorare in modo efficiente.

Questo non solo aiuta a prevenire malintesi, ma assicura anche che i singoli membri siano sempre aggiornati sulle ultime novità e sul progresso del progetto. Questo può essere fatto attraverso strumenti di comunicazione online, come chat, videoconferenze e sistemi di gestione dei progetti.

Twproject offre un sistema di comunicazione integrato che consente a ciascun membro del gruppo di condividere informazioni in modo efficace. Puoi creare discussioni, condividere documenti e tenere traccia delle conversazioni in un unico luogo, garantendo che il flusso di informazioni sia fluido.

3. Creare un gruppo di lavoro efficace

Un gruppo di lavoro efficace è composto da singoli individui che portano al tavolo competenze e punti di vista diversi. Questa diversità può essere una grande risorsa, ma solo se gestita correttamente.

È essenziale che ciascun membro sia rispettato e valorizzato per le sue competenze e che ci sia un ambiente in cui i membri del gruppo possano apprendere gli uni dagli altri.

4. Definire chiaramente i ruoli e le responsabilità

È importante definire chiaramente i ruoli e le responsabilità di ogni membro del gruppo di lavoro. Questo aiuterà a evitare confusione e conflitti. I ruoli e le responsabilità dovrebbero essere chiaramente documentati e comunicati a tutti i membri del team.

Utilizzando Twproject, è possibile definire ruoli e responsabilità specifici per ciascun membro del gruppo. In questo modo, tutti avranno una visione chiara delle proprie responsabilità e dei compiti assegnati.

5. Monitorare e valutare regolarmente

Una delle chiavi per gestire con successo più gruppi di lavoro è monitorare regolarmente i progressi e valutare l’efficacia delle strategie adottate. Questo permette di identificare rapidamente eventuali problemi e di apportare le necessarie modifiche prima che diventino gravi ostacoli al successo del progetto.

Twproject fornisce strumenti di pianificazione avanzati, come i diagrammi di Gantt, che consentono di pianificare e monitorare le attività di ciascun gruppo in modo dettagliato. Il monitoraggio costante delle attività aiuta a rilevare tempestivamente eventuali deviazioni e a prendere provvedimenti correttivi.

6. Promuovere la collaborazione tra i gruppi

Anche se ciascun gruppo può avere obiettivi specifici, è essenziale promuovere la collaborazione tra i gruppi. Questo può essere fatto attraverso regolari riunioni di coordinamento, workshop e sessioni di team bulding. Quando i gruppi lavorano bene insieme, è più probabile che il progetto nel suo complesso sia un successo.

In conclusione, Twproject è un software completo che offre tutte le funzionalità necessarie per gestire con successo più gruppi di lavoro. Dalla pianificazione alla comunicazione, dal monitoraggio alla reportistica, ha tutto ciò di cui hai bisogno per garantire il successo del tuo progetto.

Collabora efficacemente con il tuo team

 

Come misurare il carico di lavoro di un dipartimento

Il carico di lavoro di un dipartimento è un indicatore fondamentale per comprendere l’efficienza e la produttività di un team all’interno di un’organizzazione.

Misurare il carico di lavoro consente di identificare eventuali problemi o squilibri, e di prendere provvedimenti per migliorare l’efficienza e la produttività.

Ma come si può misurarlo in modo efficace?

Ecco alcuni passi da prendere in considerazione.

Gli step per misurare il carico di lavoro del dipartimento

misurare carico di lavoro risorse

1. Definisci il carico di lavoro

Prima di tutto, è essenziale definire cosa si intende per “carico di lavoro del dipartimento“. Si tratta del volume di attività e compiti che un dipartimento deve gestire in un determinato periodo.

Questo può includere progetti, compiti quotidiani, riunioni e altre responsabilità. La chiave è avere una visione chiara di ciò che deve essere fatto.

Definire con precisione il carico di lavoro significa delineare e quantificare queste attività, garantendo una base solida per le successive fasi di analisi e gestione.

2. Fai un’analisi delle risorse coinvolte nel processo

Dopo aver definito il carico di lavoro, è cruciale esaminare le risorse a disposizione. Questo non si limita a contare il numero di persone nel dipartimento, ma richiede un’analisi approfondita delle competenze, delle esperienze passate e delle capacità di ogni individuo.

Comprendere le potenzialità e le limitazioni di ogni membro del team è fondamentale per determinare se il dipartimento ha le risorse adeguate per affrontare il carico di lavoro previsto.

3. Utilizza un software di project management

La gestione del carico di lavoro può trarre grande beneficio dall’uso di strumenti di project management come Twproject.

Questi software forniscono una visione dettagliata e organizzata delle attività in corso, delle scadenze imminenti e dello stato di avanzamento dei progetti.

Con Twproject, è possibile assegnare compiti specifici, tracciare il tempo impiegato per ogni attività e valutare l’efficienza complessiva del dipartimento, garantendo una gestione ottimale delle risorse.

4. Monitora e analizza i dati

Una volta implementati gli strumenti e i processi, è essenziale monitorare e analizzare i dati. Questo aiuterà a identificare eventuali colli di bottiglia, aree di inefficienza e opportunità di miglioramento. I dati possono essere utilizzati per prendere decisioni informate e apportare modifiche che aumenteranno l’efficienza del dipartimento.

5. Revisiona e aggiorna i processi

Nessun dipartimento rimane statico. Le esigenze, le priorità e il carico di lavoro possono evolvere nel tempo.

Di conseguenza, è essenziale rivedere periodicamente i processi e le strategie adottate, apportando le modifiche necessarie per garantire che il dipartimento possa sempre rispondere in modo efficace e tempestivo alle nuove sfide. Questa revisione continua assicura una gestione agile e adattabile alle mutevoli esigenze aziendali.

Misurare il carico di lavoro del dipartimento: i vantaggi

Quali sono i reali vantaggi di una misurazione accurata del carico di lavoro? E come può influenzare positivamente l’intero ecosistema aziendale?

  • Ottimizzazione delle risorse: conoscere il carico di lavoro permette di allocare le risorse in modo efficiente, assicurando che ogni membro del dipartimento sia utilizzato al meglio delle sue capacità.
  • Migliore pianificazione: una chiara comprensione del carico di lavoro aiuta nella pianificazione delle attività, garantendo che le scadenze siano rispettate e che i progetti siano completati tempestivamente.
  • Identificazione dei colli di bottiglia: misurare il carico di lavoro può evidenziare aree di congestione o sovraccarico, permettendo di intervenire tempestivamente per risolvere tali problemi.
  • Aumento della produttività: un monitoraggio regolare del carico di lavoro può portare a una maggiore efficienza, riducendo il tempo sprecato e aumentando la produttività complessiva del dipartimento.
  • Miglioramento del benessere dei dipendenti: un carico di lavoro equilibrato previene il sovraccarico dei dipendenti, riducendo lo stress e migliorando la soddisfazione lavorativa.
  • Previsione e preparazione: conoscere il carico di lavoro attuale e futuro permette al dipartimento di prepararsi adeguatamente per picchi di lavoro o periodi di calma.
  • Miglioramento continuo: l’analisi del carico di lavoro può portare alla scoperta di aree di miglioramento, promuovendo l’innovazione e l’efficienza all’interno del dipartimento.
  • Trasparenza e comunicazione: misurare e condividere il carico di lavoro può migliorare la comunicazione all’interno del dipartimento e con altre parti dell’organizzazione, promuovendo una maggiore comprensione e collaborazione.
  • Valutazione delle performance: la misurazione può essere utilizzata come metrica nelle valutazioni delle prestazioni, aiutando a identificare i membri del team che eccellono e quelli che potrebbero aver bisogno di ulteriore supporto o formazione.

In sintesi, misurare il carico di lavoro del dipartimento offre una panoramica chiara delle operazioni in corso, permettendo una gestione più efficace e informata delle risorse e delle attività.

Come misurare il carico di lavoro del dipartimento con Twproject

carico di lavoro

Con l’evoluzione di Twproject, la misurazione del carico di lavoro non si limita più solo alle singole persone, ma si estende anche ai dipartimenti.

Questa innovazione offre una visione più ampia e dettagliata delle operazioni in corso.

Il calcolo del carico di lavoro in Twproject prende in considerazione una serie di parametri essenziali: le date, lo stato e la tipologia dei progetti, la stima delle assegnazioni, le ore pianificate attraverso il piano e/o i ToDo, le ore effettivamente lavorabili considerando permessi, ferie e malattie, e le ore già lavorate per ogni singola assegnazione di ogni membro del dipartimento.

L’algoritmo, una volta analizzati questi dati, si impegna a ottimizzare l’allocazione delle risorse, cercando di fornire una rappresentazione il più verosimile possibile del carico di lavoro.

Questo si basa su vari fattori, tra cui le ore effettivamente lavorate dalla risorsa (sia individuale che dipartimentale), la capacità lavorativa giornaliera (che tiene conto dell’orario lavorativo e può variare da un giorno all’altro) e il carico complessivo, calcolato come somma di tutti i contributi.

Un aspetto distintivo di Twproject è la visualizzazione grafica del carico di lavoro, dove i diversi colori rappresentano le diverse fasi o progetti. Se più risorse sono assegnate alla stessa fase o progetto, il box visualizzato rappresenta il totale combinato di tutti i contributi.

Inoltre, le indisponibilità, come ferie o permessi, sono chiaramente indicate in un colore rosa pallido, fornendo una visione chiara delle assenze pianificate.

In conclusione, la misurazione del carico di lavoro è un processo importante per le aziende di tutte le dimensioni per migliorare la propria efficienza, la produttività e il benessere dei dipendenti.

Collabora efficacemente con il tuo team

 

Revisione di un problema nel processo produttivo

I problemi nel processo produttivo nel mondo dell’industria moderna,  non sono solo comuni, ma possono essere estremamente dannosi per l’efficienza e la redditività di un’azienda.

Questi problemi variano da piccoli intoppi a gravi malfunzionamenti che possono compromettere l’intera linea di produzione.

Per i project manager che lavorano nel settore della produzione industriale, la revisione di questi problemi non è solo una parte essenziale del loro ruolo, ma può essere una sfida complessa e multisfaccettata.

L’identificazione e la risoluzione di questi problemi richiedono una comprensione profonda del processo produttivo, una conoscenza delle possibili cause dei problemi e la capacità di implementare soluzioni efficaci.

In questo articolo, esploreremo in dettaglio come affrontare i problemi nel processo produttivo: dalle tecniche di identificazione e analisi delle cause alla scelta e all’implementazione delle soluzioni più appropriate.

1.   Identifica il problema nel processo produttivo

Identificare un problema nel processo produttivo è il primo e forse il passo più critico nella revisione di qualsiasi problema industriale.

Questo passaggio richiede un’analisi accurata e meticolosa di ogni aspetto del processo produttivo, e la chiarezza è fondamentale.

Innanzitutto, è essenziale determinare il tipo di problema. Può essere un difetto nel prodotto finito, come una parte mal assemblata o un materiale di qualità inferiore. Alternativamente, il problema potrebbe essere un ritardo nella catena di produzione, come un macchinario guasto o un ritardo nella consegna dei materiali.

La localizzazione del problema è un altro aspetto cruciale. Determinare esattamente dove si trova il problema nel processo produttivo, che sia all’inizio, al centro o alla fine della catena di produzione, è essenziale per comprendere l’entità e l’impatto del problema.

Il rilevamento del problema richiede spesso l’utilizzo di strumenti diagnostici, ispezioni visive o feedback dai clienti. L’uso di tecnologie avanzate, come la sensoristica, può essere particolarmente utile in questa fase per una diagnosi accurata.

La documentazione del problema è un altro passaggio vitale. Documentare il problema in modo chiaro e preciso, attraverso fotografie, registrazioni video o rapporti scritti dettagliati, assicura che tutte le informazioni pertinenti siano disponibili per l’analisi e la risoluzione.

La comunicazione del problema a tutte le parti interessate, inclusi i membri del team, i fornitori e, se necessario, i clienti, è un passaggio chiave. La chiarezza nella comunicazione può prevenire ulteriori incomprensioni o ritardi e assicurare che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Valutare l’impatto del problema sul processo produttivo nel suo complesso è anche un aspetto importante. Questa valutazione può aiutare a determinare l’urgenza e la priorità della soluzione, garantendo che le risorse siano allocate in modo appropriato.

Infine, a seconda della complessità del problema, può essere utile coinvolgere esperti nel campo, come ingegneri o tecnici specializzati. La loro esperienza e competenza possono fornire una valutazione più approfondita e guidare verso una soluzione più efficace.

2.   Analizza le cause del problema

Dopo aver identificato con precisione il problema nel processo produttivo, l’analisi delle cause diventa il passo cruciale successivo.

Questa fase va oltre la semplice identificazione del problema e si addentra nel cuore di ciò che lo ha causato. Ecco come può essere svolta un’analisi delle cause efficace:

  • Raccolta di dati: la raccolta di dati accurati e pertinenti è fondamentale. Può essere necessario raccogliere informazioni da vari dipartimenti, come produzione, qualità, e logistica.
  • Utilizzo di strumenti specifici: strumenti come il Diagramma di Ishikawa (Diagramma a lisca di pesce) o il Metodo delle 5 W (Chi, Cosa, Quando, Dove, Perché) possono essere utilizzati per analizzare le cause radice.
  • Analisi dei processi: esaminare i processi e le procedure esistenti può rivelare dove possono essere avvenuti degli errori o delle inefficienze.
  • Interviste con il personale: parlare con il personale coinvolto può fornire intuizioni preziose sull’origine del problema.
  • Valutazione tecnica: può essere necessario effettuare una valutazione tecnica utilizzando strumenti diagnostici avanzati, come la scansione 3D o l’analisi delle vibrazioni, per comprendere l’origine del problema.
  • Analisi temporale: comprendere quando è iniziato il problema può aiutare a identificare le cause. L’analisi delle tendenze nel tempo può essere particolarmente rivelatrice.
  • Collaborazione interdisciplinare: lavorare con esperti di diversi settori all’interno dell’organizzazione può fornire una visione più completa delle possibili cause.
  • Valutazione dell’impatto ambientale: a volte, fattori esterni come le condizioni ambientali possono influenzare il problema. Valutare questi aspetti può essere cruciale.
  • Documentazione e rapporto: creare un rapporto dettagliato che documenti l’analisi delle cause aiuta non solo nella risoluzione immediata ma anche nella prevenzione futura.

L’analisi delle cause è un processo complesso che richiede un’approfondita comprensione del problema e una metodologia sistematica per esplorare tutte le possibili cause.

L’obiettivo è non solo risolvere il problema attuale ma anche prevenire la sua ricorrenza in futuro. La chiarezza, la precisione e l’uso di strumenti e tecniche appropriati sono essenziali per garantire che questa fase sia condotta con successo.

3.   Implementa soluzioni nel processo produttivo

L’implementazione di soluzioni nel processo produttivo è la fase in cui le scoperte fatte durante l’identificazione del problema e l’analisi delle cause vengono tradotte in azioni concrete.

Le soluzioni possono essere semplici o complesse, ma la maggior parte delle volte, una soluzione efficace richiede un approccio mirato.

processo-produttivo

Ecco alcuni aspetti chiave da considerare:

  • Definizione della soluzione: prima di tutto, è necessario definire chiaramente la soluzione. Può essere una modifica di un processo, l’aggiunta di un nuovo strumento o una formazione aggiuntiva per il personale.
  • Valutazione delle risorse: determinare le risorse necessarie, come tempo, denaro e personale, è fondamentale per garantire che la soluzione possa essere attuata con successo.
  • Pianificazione: creare un piano dettagliato con scadenze, responsabilità e obiettivi chiari aiuta a mantenere l’implementazione sulla giusta strada.
  • Coinvolgimento delle parti interessate: comunicare e coinvolgere tutte le parti interessate, dai dipendenti ai fornitori, assicura che tutti siano allineati e coinvolti nel processo.
  • Monitoraggio e controllo: implementare meccanismi di monitoraggio e controllo per valutare l’efficacia della soluzione durante l’implementazione. Questo può includere revisioni regolari o l’uso di software come Twproject per il monitoraggio.
  • Flessibilità: essere pronti ad adattarsi a cambiamenti imprevisti o ostacoli che possono emergere durante l’implementazione. La flessibilità può essere la chiave per superare gli ostacoli.
  • Valutazione dell’impatto: valutare l’impatto della soluzione sul processo produttivo nel suo complesso, compresi gli effetti a lungo termine e le possibili conseguenze non intenzionali.
  • Documentazione: documentare ogni aspetto dell’implementazione, compresi i successi e le lezioni apprese, per riferimento futuro.
  • Formazione e supporto: fornire formazione e supporto continuo può essere essenziale per garantire che la soluzione sia integrata con successo e mantenuta nel tempo.
  • L’implementazione di soluzioni nel processo produttivo è un compito che richiede una pianificazione attenta, una comunicazione chiara e una gestione efficace delle risorse. Che si tratti di una soluzione semplice o complessa, l’approccio mirato e metodico è spesso la chiave per garantire che la soluzione non solo risolva il problema attuale ma contribuisca anche a migliorare l’efficienza e la qualità complessive del processo produttivo.

4.   Monitora il flusso del processo produttivo

Il monitoraggio continuo è una fase cruciale nel processo di revisione di un problema nel processo produttivo.

Non si tratta solo di una verifica una tantum, ma di un impegno costante per assicurarsi che le soluzioni implementate funzionino come previsto e che non emergano nuovi problemi.

Il monitoraggio può essere fatto manualmente, attraverso ispezioni regolari, revisioni dei dati e incontri con il personale per discutere dell’andamento del processo. Questo tipo di monitoraggio richiede un impegno costante e una comunicazione chiara tra tutte le parti coinvolte.

Tuttavia, in un ambiente industriale moderno, il monitoraggio manuale può essere integrato o persino sostituito da strumenti digitali avanzati.

In questo contesto, il software di project management Twproject emerge come uno strumento indispensabile. Offre funzionalità di monitoraggio in tempo reale che possono fornire un quadro immediato e accurato dell’intero processo produttivo.

Con Twproject, i project manager possono impostare allarmi e notifiche per essere avvisati immediatamente se qualcosa va storto.

Possono anche utilizzare dashboard personalizzate per visualizzare le metriche chiave e analizzare i trend nel tempo.

Questo tipo di monitoraggio digitale non solo aumenta l’efficienza ma anche la precisione, permettendo una risposta più rapida se emergono problemi.

Inoltre, il monitoraggio continuo attraverso il software può facilitare la collaborazione tra diversi dipartimenti e livelli dell’organizzazione, garantendo che tutti siano allineati e informati.

Che sia fatto manualmente o attraverso strumenti come Twproject, il monitoraggio continuo richiede un impegno costante, una comprensione profonda del processo e una volontà di adattarsi e rispondere rapidamente alle sfide emergenti.

5 suggerimenti per revisionare un problema nel processo produttivo

La revisione di un problema nel processo produttivo è un compito complesso che richiede una combinazione di competenze, strumenti e atteggiamenti.

Ecco alcuni suggerimenti chiave che possono guidare questo processo:

  • Comunicazione chiara: la chiarezza nella comunicazione è fondamentale in ogni fase del processo. Che si tratti di identificare il problema, analizzare le cause o implementare soluzioni, una comunicazione aperta e trasparente può essere la chiave del successo.

Coinvolgere tutte le parti interessate e assicurarsi che tutti comprendano gli obiettivi e le aspettative può prevenire incomprensioni e conflitti.

  • Formazione continua: la formazione continua del personale è essenziale per mantenere le competenze aggiornate e allineate con le tecnologie e le metodologie più recenti. La formazione può essere specifica per un problema o più generale, ma deve essere continua e mirata per essere efficace.
  • Utilizzo di un software di project management: con funzionalità come il time tracking, la collaborazione tra team, l’assegnazione delle risorse può essere un alleato prezioso nella revisione e nella risoluzione dei problemi.
  • Revisione regolare: la revisione regolare del processo produttivo non è solo una reazione a un problema; può essere una strategia proattiva per prevenire problemi futuri. L’analisi periodica delle prestazioni, l’ispezione delle attrezzature e la valutazione delle procedure possono rilevare potenziali problemi prima che diventino gravi.
  • Flessibilità: il mondo della produzione industriale è in costante evoluzione, e i cambiamenti possono essere rapidi e imprevisti. Essere flessibili e pronti ad adattarsi a nuove situazioni può essere una qualità inestimabile. Che si tratti di cambiamenti nel mercato, nelle tecnologie o nelle normative, una mentalità flessibile può aiutare a navigare attraverso questi cambiamenti con successo.

La revisione dei problemi nell’industria manifatturiera di componenti automobilistici

Supponiamo di prendere in considerazione un’industria manifatturiera specializzata nella produzione di componenti automobilistici, come freni, sospensioni e sistemi di sterzo.

L’industria è conosciuta per la sua produzione di alta qualità, ma recentemente ha affrontato alcuni problemi legati a ritardi nella catena di produzione e difetti in alcuni prodotti finiti.

Vediamo come il project manager può affrontare questi problemi:

  • Analisi dettagliata del problema: prima di tutto, è essenziale comprendere l’origine dei problemi. Il project manager dovrebbe collaborare con i team di qualità e produzione per identificare le aree problematiche, che potrebbero includere macchinari obsoleti, fornitori inaffidabili o processi inefficienti.
  • Comunicazione chiara e tempestiva: mantenere una comunicazione aperta con tutte le parti interessate, inclusi i fornitori, i clienti e i membri del team, è fondamentale. Informare tutti dei problemi e delle soluzioni proposte può prevenire incomprensioni e costruire fiducia.
  • Implementazione di software: considerare l’adozione di software di project management come Twproject per tracciare, analizzare e risolvere i problemi. Questo può migliorare l’efficienza e fornire una visione chiara dell’intero processo produttivo.
  • Formazione continua del personale: assicurarsi che il personale sia adeguatamente formato sulle ultime tecnologie e metodologie può ridurre gli errori e migliorare la qualità. La formazione dovrebbe essere continua e mirata alle esigenze specifiche dell’industria automobilistica.
  • Valutazione e miglioramento dei fornitori: se i ritardi nella consegna dei materiali sono una preoccupazione, valutare e migliorare le relazioni con i fornitori può essere una soluzione. Questo potrebbe includere la negoziazione di termini migliori o la ricerca di fornitori alternativi più affidabili.
  • Monitoraggio costante: implementare un sistema di monitoraggio costante per rilevare problemi prima che diventino gravi. Questo può includere ispezioni regolari, controlli di qualità e l’utilizzo di sensori e tecnologia per il monitoraggio in tempo reale.
  • Flessibilità e adattabilità: essere pronti ad adattarsi ai cambiamenti nel mercato, come le fluttuazioni della domanda o le nuove normative, è essenziale. Una mentalità flessibile e un approccio proattivo possono aiutare a navigare attraverso questi cambiamenti con successo.
  • Valutazione dell’impatto ambientale: considerare l’impatto ambientale dei processi produttivi e cercare modi per ridurre l’impronta ecologica. Questo non solo è responsabile dal punto di vista ambientale ma può anche migliorare l’immagine dell’azienda.

Integrando Twproject agli altri software già in uso, tutto il processo è diventato fluido e, non ultimo, grazie alla rendicontazione puntuale, si ha adesso una visione più chiara dei costi di progetto. 

La revisione di un problema nel processo produttivo è un compito che richiede attenzione e competenza. Ricordate, la chiave può essere nella semplicità e nella chiarezza. La maggior parte delle soluzioni efficaci possono essere implementate con un approccio mirato e metodico.

Questi suggerimenti, se applicati con attenzione e coerenza, possono guidare i project manager e i loro team verso una gestione efficace e proattiva dei problemi, contribuendo a migliorare l’efficienza e la qualità complessive del processo produttivo.

Aumenta la produttività del lavoro.

 

Sovraccarico di lavoro: come mitigare i rischi

Il sovraccarico di lavoro è una sfida comune per i project manager.

Gestire gran parte del carico di lavoro, ogni giorno, può causare stress lavorativo e avere un effetto negativo sulla produttività.

Si tratta di una condizione che si verifica quando una persona ha troppe attività da svolgere e non ha abbastanza tempo ed energie per portarle a termine tutte. Questo può avere un effetto negativo sulla salute fisica e mentale, sulla produttività e sulla soddisfazione lavorativa.

Ma come si può mitigare questo rischio?

Come riconoscere il sovraccarico di lavoro

Il primo passo per gestire meglio il sovraccarico di lavoro è riconoscerlo.

Prenditi del tempo per valutare il carico di lavoro del team. Abbiamo predisposto un elenco di “sintomi” spesso comuni alle aziende che nascondono i segnali da sovraccarico:

  • Aumento degli errori: se noti un aumento degli errori nel lavoro del tuo team, potrebbe essere un segno che sono sovraccarichi. Quando le persone sono stressate o stanche, è più probabile che commettano errori.
  • Diminuzione della produttività: se il tuo team non riesce a completare i compiti nel tempo previsto o se la qualità del lavoro sta diminuendo, potrebbe essere un segno di sovraccarico di lavoro.
  • Cambiamenti nell’umore: l’irritabilità, la frustrazione e l’apatia possono essere segni di stress e sovraccarico di lavoro. Se noti cambiamenti nell’umore o nel comportamento dei membri del tuo team, potrebbe essere il momento di fare un controllo.
  • Aumento dell’assenteismo: se i membri del tuo team iniziano a prendere più giorni di malattia o se noti un aumento dell’assenteismo, potrebbe essere un segno che stanno cercando di sfuggire all’eccessivo carico di lavoro.
  • Eccesso di ore straordinarie: se i membri del tuo team stanno costantemente lavorando oltre l’orario di lavoro normale per completare i loro compiti, è un chiaro segno di sovraccarico di lavoro.
  • Segni fisici di stress: questi possono includere mal di testa, stanchezza, problemi di sonno, problemi di stomaco, ecc. Se noti che il tuo team mostra segni fisici di stress, potrebbe essere dovuto all’eccessivo lavoro.
  • Mancanza di coinvolgimento: se i membri del tuo team sembrano disinteressati o distanti, potrebbe essere un segno che sono sovraccarichi e stanno lottando per mantenere l’equilibrio tra lavoro e vita personale.
  • Comunicazione negativa o mancanza di comunicazione: se noti che la comunicazione all’interno del tuo team è diventata negativa o se i membri del team non comunicano affatto, potrebbe essere un segno.

Suggerimenti per mitigare i rischi da sovraccarico di lavoro

1. Identifica i compiti più importanti

In un ambiente di lavoro frenetico, è fondamentale concentrarsi su ciò che è veramente importante. Identificare e classificare i compiti in base alla loro urgenza e importanza è il primo passo per gestire efficacemente il carico di lavoro.

Crea un piano di lavoro che dettaglia chi fa cosa e quando. Identifica insieme al tuo team quali compiti sono più importanti e concentrarsi su di essi. Determina quali compiti sono urgenti e importanti, quali sono importanti ma non urgenti.

2. Gestisci il tempo in modo efficace

Un altro modo per mitigare il sovraccarico di lavoro è gestire il tempo in modo efficace. Questo non significa solo organizzare la giornata lavorativa, ma anche prendersi del tempo per riposare e ricaricarsi.

Ricorda, lavorare senza sosta può causare stress e ridurre la produttività. Quindi, prenditi del tempo per te stesso e per le attività che ti piacciono.

3. Stabilisci scadenze realistiche

Una delle cose più importanti che un project manager può fare per mitigare il rischio di sovraccarico di lavoro è stabilire scadenze realistiche, che tengano conto delle capacità del team.

Se le scadenze sono troppo strette, i membri del team potrebbero sentirsi sopraffatti e potrebbero essere più propensi a commettere errori.

Ecco alcune indicazioni su come stabilire scadenze realistiche:

  • Considera le risorse disponibili: quante persone ci sono nel team? Quante ore di lavoro sono disponibili ogni settimana?
  • Valuta la complessità delle attività: Quanto tempo ci vorrà per completare ogni attività? Ci sono eventuali attività che sono più complesse di altre?
  • Includi un margine di errore: è sempre meglio avere un margine di errore nelle scadenze, in modo da avere tempo per eventuali imprevisti.
  • Consulta il team: assicurati di consultare il team per ottenere il loro feedback sulle scadenze. Potrebbero avere informazioni che non hai considerato.

4. Utilizza strumenti di gestione del lavoro

Gli strumenti di gestione del lavoro possono essere di grande aiuto per gestire il sovraccarico di lavoro.

Gli strumenti di project management come Twproject, ad esempio, possono aiutare a organizzare i compiti, a monitorare i progressi e a delegare il lavoro in modo efficace.

Inoltre, aiutano ad identificare e ad eliminare le attività che non aggiungono valore, liberando così tempo ed energie per le attività più importanti.

Gestire il sovraccarico di lavoro con Twproject

Spesso i team sono coinvolti in più progetti contemporaneamente, devono gestire le attività quotidiane e affrontare le urgenze.

In questo contesto, una visione chiara del carico di lavoro di ciascuna risorsa diventa fondamentale per portare a termine i progetti con successo.

Twproject offre una serie di funzionalità che facilitano la gestione e la distribuzione del carico di lavoro.

Ad esempio è possibile definire la durata del progetto dalla sua creazione. L’effort, cioè il tempo stimato che ciascuna risorsa dovrà dedicare al progetto, viene invece definito al momento della creazione dell’assegnazione.

Questo ti permette di avere una visione chiara del carico di lavoro di ciascuna risorsa e di gestire meglio il tempo e le energie.

Inoltre, Twproject ti aiuta a considerare diversi parametri per determinare quanto una risorsa può lavorare al giorno sul progetto. Questi includono l’orario di lavoro, le ferie, le malattie, i permessi, il tempo già allocato su altri progetti, le attività di routine e le attività spot già programmate.

Le attività di routine, come leggere le email, partecipare a riunioni di reparto, rispondere a telefonate e fornire supporto ai colleghi, possono occupare una parte significativa del tempo di lavoro di una risorsa.

E’ possibile registrare queste attività in un “calderone”, per comprendere quanto tempo le tue risorse possono davvero dedicare ai progetti.

Le attività spot non generano un carico “spalmato” sul periodo di durata del progetto/contratto, ma solamente nei giorni in cui sono pianificate le attività. Puoi gestire queste attività direttamente assegnando dei ToDo o utilizzando il piano di lavoro.

Grazie ai calcoli avanzati di ottimizzazione, Twproject permette di gestire il carico di gruppi di risorse in modo ottimale. 

Come bilanciare il carico di lavoro con Twproject

La distribuzione equilibrata del carico di lavoro è fondamentale per prevenire il sovraccarico e garantire che i progetti vengano portati a termine in modo efficiente. Twproject offre una serie di funzionalità che facilitano questa distribuzione.

Più informazioni inserisci in Twproject, più i tuoi grafici si avvicineranno alla realtà. Puoi inserire quanto intendi lavorare su un progetto, dando una stima in termini di ore.

Se stai strutturando il progetto con i ToDo, puoi anche fare una stima quantificando ognuno di essi.

Dalla sezione Workgroup, cliccando su “carico di lavoro”, avrai una rappresentazione grafica del carico totale per giorno per ogni risorsa del workgroup selezionato. Ogni colore rappresenta un progetto o fase diverso. Potrai inoltre ottenere una spiegazione dettagliata dei componenti del carico.

L’informazione sul carico di lavoro è disponibile ogni volta che crei un’assegnazione. Quando sceglierai una delle tue risorse, saprai immediatamente quanto il tuo assegnatario è impegnato su altri progetti, così potrai decidere qual è la risorsa migliore da assegnare.

Twproject non fa solo una somma delle stime per ogni giorno, ma prova a distribuire il carico di lavoro così che la risorsa non superi le sue ore lavorative al giorno, in questo caso aumentando il carico nei giorni meno impegnati.

Inoltre, offre funzionalità di reportistica avanzate. Ad esempio, puoi creare report personalizzati che mostrano il tempo trascorso su ogni progetto, il progresso compiuto e le risorse utilizzate. Questo può aiutarti a identificare eventuali aree di sovraccarico e a prendere decisioni informate su come ridistribuire le risorse o modificare le scadenze.

In conclusione, Twproject è un vero e proprio alleato per i project manager che cercano di gestire il sovraccarico di lavoro e migliorare la produttività del loro team.

Inizia a pianificare il carico di lavoro del tuo team

Come fare un budget di progetto

Come faccio a creare un budget per un progetto se non ho basi storiche sulle quali orientarmi?

Quando si avvia un progetto, è difficile sapere quanto costerà.

Se si tratta di un progetto ripetitivo nel tempo molto probabilmente avremo uno storico su cui basarci.

In questo caso potrà risultare più facile stilare un budget di progetto, ma diverso è il discorso in caso di un progetto nuovo.

I project manager sono tenuti a rendere conto delle loro stime di budget .

Considerata la grande incertezza che di solito regna nella fase iniziale di un progetto, questa può rappresentare una delle maggiori sfide dei project manager.

La capacità di creare un budget accurato è una competenza essenziale per un project manager.

Può essere un compito scoraggiante, soprattutto per i nuovi project manager; tuttavia, una volta creato il primo budget, si avrà un primo sistema d riferimento.

Da allora in poi, sarà più semplice gestire questo aspetto per progetti futuri.

Gli approcci per redigere un budget

Esistono due approcci principali che si possono adottare quando si redige un budget:

  • Approccio top-down: decidere quanto costerà il progetto in totale e dividere l’importo tra le varie fasi di lavoro;
  • Approccio bottom-up: calcolare le singole fasi di lavoro, partendo dal livello più basso, e poi sommare il tutto per stimare il costo totale del progetto.

Entrambi gli approcci, come tutte le cose, hanno i loro vantaggi e svantaggi. Proviamo a valutarli insieme.

Come fare un budget di progetto: L’approccio top-down

L’approccio top-down, letteralmente dall’alto al basso, è più di un tirare ad indovinare una cifra totale su cui basare l’intero progetto.

Infatti, è necessario spiegare come si svolgerà e strutturerà il lavoro all’interno della quantità di budget assegnata per ciascuna fase di progetto.

Bisognerebbe chiedersi se il bilancio sembra realistico sulla base dell’esperienza dei progetti passati, ammesso che ce ne siano.

Il vantaggio dell’approccio di bilancio top-down è che si concentra sul raggiungimento del progetto all’interno del budget stanziato e porta all’efficienza e alla riduzione delle pratiche dispendiose.

Uno svantaggio è che presuppone che la persona che crea il budget disponga di conoscenze e competenze sufficienti per effettuare una stima dei costi ragionevole.

Se così non fosse, potrebbe verificarsi un conflitto quando a una persona del team viene assegnato un budget non realistico e insufficiente per concludere la sua fase di lavoro.

Esiste, infatti, il rischio che vengano creati bilanci volutamente bassi con la – falsa – convinzione che ciò incoraggerà il risparmio sui costi e l’eliminazione degli sprechi.

Come fare un budget di progetto: l’approccio bottom-up

Nel secondo approccio, bottom-up, letteralmente dal basso verso l’alto, il budget di progetto si costruisce partendo dalle singole fasi di lavoro, dal livello più basso, e sommandole per arrivare al costo totale del progetto.

Il team è spesso coinvolto per identificare i compiti e le attività necessarie per completare il progetto e per stimare i vari costi.

Il vantaggio dell’approccio di bilancio bottom-up è la sua accuratezza, a patto di non aver dimenticato nessuna attività, e di conseguenza il suo costo.

È positivo per il morale della squadra perché il project manager coinvolge il team nella creazione del budget.

Questo approccio è talvolta chiamato anche bilancio partecipativo per questo motivo.

Uno svantaggio dell’approccio bottom-up è la difficoltà di ottenere un elenco completo di attività e compiti necessari al completamento del progetto, soprattutto se si tratta di qualcosa di nuovo, o se abbiamo a che fare con un team giovane e/o inesperto del settore.

Il rischio, infatti, nell’avvio di progetti nuovi o nel coinvolgimento di risorse junior, può essere quello di non contemplare intere fasi di attività e processo.

Questo porta inevitabilmente a sballare totalmente sia i costi ma anche i tempi di realizzazione del progetto.


I diversi tipi di costo nella creazione del budget

Nella creazione del budget il Project Manager deve tener conto di diversi fattori e soprattutto delle diverse tipologie di costo.

Esistono fondamentalmente due tipi di costi che interessano i project manager quando creano un budget:

  •  i costi diretti;
  • e quelli indiretti.

I primi sono univocamente attribuiti al progetto e facilmente individuali, come ad esempio: il costo del personale, dell’attrezzatura, delle trasferte, dei consulenti, ecc.

I costi indiretti sono, invece, relativi a voci di spesa caricati contemporaneamente su più di un progetto.

Solo una parte del loro costo totale è a carico di un singolo progetto.

Sono ad esempio: le bollette telefoniche, l’affitto degli uffici, l’assicurazione aziendale, il materiale d’ufficio, ecc

Come calcolare questi costi?

Per esempio, se il progetto richiederà 6 settimane e la bolletta internet è di 50€ al mese, il costo totale che riguarda il progetto sarà di 75€.

Per avere un’idea sugli altri costi, si può dare un’occhiata all’anno precedente.

Bisognerà vedere ciò che si è speso nell’insieme e dividerlo quindi per 52 (il numero delle settimane nell’anno) per ottenere un costo medio settimanale.

Ciò può essere valido per un costo indiretto come quello dell’attrezzatura.

Come fare un budget di progetto: la riserva di gestione

Una riserva di gestione o riserva di contingency viene solitamente aggiunta ai progetti e corrisponde di solito ad una percentuale del costo e del tempo totali del progetto.

Questo fondo viene utilizzato quando si verificano eventi legati a dei costi imprevisti durante il progetto.

Si dovrebbe regolare la riserva di gestione in base al livello di rischio identificato per il progetto.

Chiaramente, più rischioso è il progetto, maggiore dovrà essere la riserva di gestione, e viceversa.

Un progetto di routine, già svolto più volte, avrà una riserva di gestione inferiore rispetto ad un progetto totalmente nuovo.

Il budget sarà quindi composto da costi diretti, costi indiretti e dall’importo che funge come riserva di gestione.

Come fare un budget di progetto

Come fare un budget di progetto: i costi non ammissibili

Esistono anche dei costi che generalmente non sono ammissibili in un progetto e, quindi, non possono essere inseriti nel budget.

In generale li possiamo identificare nei seguenti:

  • Spese non rendicontabili, ad esempio il lavoro volontario;
  • Costi per investimento di capitale;
  • Oneri finanziari;
  • Interessi passivi;
  • Perdite causate dal cambio valuta, fra l’altro non quantificabili vista la volatilità;
  • L’IVA nel caso in cui si trattasse di un costo recuperabile;
  • Spese il cui costo è coperto da un finanziamento dell’Unione Europea o da un altro tipo di finanziamento statale;
  • Sanzioni.

Gestire le variazioni del budget

I progetti raramente vanno secondo i piani in ogni dettaglio.

È necessario quindi che il project manager sia in grado di identificare quando i costi variano dal budget e gestire tali variazioni.

Un project manager deve confrontare regolarmente la quantità di denaro speso con l’importo previsto e riferire queste informazioni ai manager, al presidente della società ed agli stakeholder.

È necessario quindi stabilire un metodo su come questi progressi saranno misurati e segnalati.

Un metodo ampiamente utilizzato per progetti di media e alta complessità è il metodo dell’earned value.

Si tratta di un metodo di confronto periodico dei costi preventivati – budget value – con i costi effettivi durante il progetto – actual value.

Il metodo dell’earned value può fornire informazioni non solo per quanto riguarda gli scostamenti di costo, ma anche per quanto riguarda gli scostamenti di tempo, cioè se il progetto è in ritardo o in anticipo.

Il project manager deve sapere se il progetto si sta svolgendo nei tempi previsti e all’interno del budget stabilito.

Un metodo semplice per valutare l’avanzamento del progetto è di considerare due valori:

  • Costi diretti percentuali di competenza di un’attività;
  • Somma delle ore già lavorate sull’attività e la previsione delle ore a finire.

L’avanzamento dell’attività risulterà quindi dal prodotto fra questi due indicatori.

Se inferiore ad 1 significa che siamo di fronte ad un ritardo del progetto.

Al termine di un progetto sarà necessario valutare se è avvenuto uno scostamento dal budget e quali sono stati i motivi che l’hanno causato.

Indipendentemente dall’approccio che si sceglie per stilare il budget, è fondamentale dedicare del tempo a controllarlo e tenerlo monitorato durante tutta la durata del progetto.

Per la gestione dei progetti, infatti, il monitoraggio dei costi è un aspetto strategico.

Per questo in Twproject abbiamo sviluppato le funzionalità in grado di inserire e gestire sia i costi generati dal lavoro (costi diretti) che i costi addizionali (costi indiretti), riservando, naturalmente tale accesso solo ai Project Manager.

L’importanza di monitorare e gestire un budget è fondamentale!

Ecco di seguito un piccolo esempio di quello in cui Twproject può supportarti.

budget di progetto 3

In questo esempio (parte integrante della schermata precedente) il tuo margine di previsione (calcolato da budget e costi pianificati) è 850.

Questa è la prima stima che hai fatto, e probabilmente è molto vicina a quanto hai detto al tuo cliente.

Poi, in una seconda fase, hai raffinato la tua stima: la seconda riga rappresenta come sta andando in rapporto a quanto pianificato.

L’ultima riga è la situazione “reale”, hai un budget di 2500, e hai speso 1285. Grande! C’è un margine di 1215, meglio di quanto previsto!

Semplificando la gestione interna dei progetti tramite Twproject, Temera è riuscita ad implementare un controllo dei costi molto forte ed efficace sulle risorse direttamente coinvolte nei progetti su commessa ed ad includere e rappresentare costi e risorse di altri servizi e sistemi nello stesso tool di gestione

Quale strumento usare per fare un budget di progetto?

Costruire, personalizzare e monitorare il budget sono aspetti fondamentali per un progetto vincente!

Si tratta perciò di uno dei compiti principali del project manager, al quale sono in capo anche molte altre attività durante il ciclo di vita del progetto.

Il supporto di un software di project management può rivelarsi una mossa molto efficace non tanto per eliminare il rischio di sforare i costi, quanto per aiutare a tenerli sotto controllo.

Uno strumento come Twproject è sviluppato per rispondere all’esigenza di vigilanza del Project Manager e di chi in azienda si occupa della gestione dei costi.

Guarda quanto è utile usare Twproject per gestire i tuoi costi:

Se vuoi iniziare oggi stesso a testare le funzionalità del nostro software, per creare un budget di progetto accurato, prova la versione demo: è gratuita e completa di tutte le funzionalità utili e necessarie.

E non dimenticare di condividere con noi la tua esperienza e di lasciarci un commento.

Inizia adesso a creare un budget di progetto accurato

Onboarding aziendale: come introdurre i neoassunti ai progetti in corso

L’onboarding aziendale è un processo chiave per introdurre i nuovi dipendenti in un’organizzazione e prepararli a lavorare in modo efficiente e produttivo sui progetti in corso.

Un onboarding ben strutturato aiuta i neoassunti a familiarizzare rapidamente con le politiche, le procedure, la cultura aziendale e i loro ruoli all’interno dell’organizzazione.

Inoltre, migliora la collaborazione tra i team e riduce il tempo necessario per raggiungere un elevato livello di produttività.

In questo articolo, esamineremo le principali strategie per un efficace onboarding aziendale, con particolare attenzione all’introduzione dei neoassunti ai progetti in corso.

Vedremo anche come i project manager possono beneficiare dell’utilizzo di strumenti come Twproject per semplificare e migliorare il processo di onboarding.

Preparazione pre-onboarding

Il processo di onboarding inizia ancor prima che il nuovo dipendente entri in azienda.

Il project manager deve preparare il terreno affinché il neoassunto possa iniziare a lavorare sui progetti in corso sin dal primo giorno:

  • Definire il ruolo e le aspettative: È importante chiarire il ruolo del neoassunto e le aspettative sul suo contributo al progetto. Ciò aiuta a evitare fraintendimenti e a garantire che il nuovo dipendente abbia obiettivi chiari da raggiungere.
  • Fornire materiale informativo: Invia al neoassunto materiale informativo sull’azienda, sulla cultura, sulle politiche e sulle procedure. In questo modo, il nuovo dipendente avrà una visione più ampia dell’organizzazione e sarà in grado di comprendere meglio il contesto in cui lavorerà.
  • Organizzare la formazione necessaria: Identifica eventuali lacune nelle competenze del neoassunto e organizza sessioni di formazione per colmarle. La formazione può riguardare l’utilizzo di strumenti e software specifici, le normative aziendali o le metodologie di project management.

Onboarding aziendale: le strategie da adottare

Una volta che il nuovo dipendente entra in azienda, è importante introdurlo rapidamente ai progetti in corso.

Ecco alcune strategie che il project manager può adottare per facilitare questo processo:

  • Organizzare un incontro con il team: il project manager dovrebbe organizzare un incontro tra il neoassunto e il team di progetto. Questo consente ai membri del team di conoscersi e di stabilire un rapporto di collaborazione. Inoltre, il nuovo dipendente potrà comprendere meglio la dinamica del team e il suo ruolo all’interno del gruppo.
  • Presentare il progetto: Il project manager deve presentare il progetto in modo dettagliato, evidenziando gli obiettivi, le tempistiche, i vincoli e le opportunità. Inoltre, è importante spiegare il ruolo del neoassunto all’interno del progetto e come il suo contributo sarà fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi.
  • Fornire una panoramica delle attività in corso: Il project manager deve fornire una panoramica delle attività in corso, evidenziando eventuali milestone, scadenze e problemi aperti. Questo consentirà al neoassunto di comprendere la situazione attuale del progetto e di identificare le aree in cui può iniziare a contribuire fin da subito.
  • Assegnare un mentore: Assegnare un mentore al neoassunto può essere un modo efficace per facilitare il processo di onboarding. Il mentore può fornire supporto, rispondere a domande e aiutare il nuovo dipendente a integrarsi nel team e nel progetto.
  • Stabilire una comunicazione regolare: Il project manager deve assicurarsi che ci sia una comunicazione regolare tra il neoassunto e il team di progetto. Ciò può includere aggiornamenti settimanali, riunioni di progetto e check-in informali per assicurarsi che il nuovo dipendente sia a conoscenza delle ultime novità e si senta parte del team.

Onboarding aziendale: esempi

In questo contesto, esaminiamo tre esempi di strategie di onboarding in azienda che consentono di introdurre i neoassunti ai progetti in corso in modo efficiente e produttivo:

  1. Programma di formazione strutturato: un’efficace strategia di onboarding può prevedere un programma di formazione strutturato per i neoassunti. Questo programma potrebbe includere sessioni di formazione teoriche, workshop pratici e shadowing di colleghi esperti. Ad esempio, un nuovo dipendente che si unisce a un team di sviluppo software potrebbe partecipare a sessioni di formazione sui linguaggi di programmazione utilizzati, sulle metodologie di sviluppo e sugli strumenti di gestione del progetto. Inoltre, potrebbe essere assegnato a lavorare a stretto contatto con uno sviluppatore senior per apprendere dalle sue competenze e acquisire una maggiore comprensione dei progetti in corso.
  2. Onboarding peer-to-peer: un altro approccio efficace è quello di implementare un programma di onboarding peer-to-peer, in cui il nuovo collaboratore viene assegnato a un collega con esperienza all’interno dell’organizzazione come mentore. Ad esempio, il nuovo dipendente che entra a far parte di un team di marketing potrebbe essere associato a un responsabile di marketing più esperto, che lo guida nella comprensione delle strategie di marketing in corso, dei clienti target e delle attività pianificate.
  3. Progetti di piccole dimensioni iniziali: un’altra strategia utile consiste nell’assegnare al neoassunto progetti di piccole dimensioni all’inizio del processo di onboarding. Ad esempio, un nuovo dipendente che si unisce a un team di project management potrebbe essere incaricato di gestire un progetto di dimensioni ridotte, consentendo di prendere confidenza con il software di gestione dei progetti utilizzato dall’azienda, di collaborare con altri membri del team e di comprendere le procedure interne. Man mano che acquisisce maggiore confidenza e competenze, potranno essere assegnati progetti di dimensioni maggiori e responsabilità crescenti.

La gestione dei progetti in fase di onboarding aziendale

Un efficace processo di onboarding aziendale può essere notevolmente facilitato dall’utilizzo di software di project management come Twproject.

Twproject è una soluzione completa di gestione dei progetti che aiuta i project manager a pianificare, monitorare e controllare i loro progetti, facilitando al contempo la collaborazione tra i membri del team.

Ecco alcuni dei modi in cui Twproject può migliorare il processo di onboarding aziendale:

  • Centralizzazione delle informazioni: Twproject consente di centralizzare tutte le informazioni relative ai progetti in un unico luogo, rendendo più facile per i neoassunti accedere a documenti, piani di progetto, attività e aggiornamenti.
  • Assegnazione di attività: il project manager può assegnare facilmente attività specifiche ai neoassunti, garantendo che abbiano una visione chiara delle loro responsabilità e degli obiettivi da raggiungere.
  • Monitoraggio dei progressi: il software permette ai project manager di monitorare i progressi delle attività e dei progetti, consentendo loro di valutare rapidamente le prestazioni dei neoassunti e di fornire feedback e supporto quando necessario.
  • Comunicazione e collaborazione: Twproject facilita la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, rendendo più semplice per i neoassunti integrarsi nel gruppo e contribuire ai progetti in corso.

Suggerimenti per migliorare l’onboarding in azienda

Un efficace processo di onboarding aziendale è fondamentale per garantire che i neoassunti si integrino rapidamente nell’organizzazione e contribuiscano ai progetti in corso in modo produttivo.

Preparare adeguatamente il terreno, introdurre i neoassunti ai progetti in corso e utilizzare strumenti di project management come Twproject può rendere questo processo molto più semplice e garantire il successo dei nuovi dipendenti e dei progetti in cui sono coinvolti.

Alcuni ulteriori suggerimenti per migliorare il processo di onboarding aziendale includono:

  • Valutazione periodica: Il project manager dovrebbe valutare periodicamente il progresso dei neoassunti nel corso del processo di onboarding. Questo permette di identificare eventuali aree di difficoltà e di fornire supporto e formazione aggiuntivi, se necessario.
  • Feedback bidirezionale: Incoraggiare il neoassunto a fornire feedback sul processo di onboarding e sul progetto in generale. Questo aiuta a identificare eventuali problemi o aree di miglioramento e permette al project manager di apportare modifiche per garantire il successo del progetto e il benessere del nuovo dipendente.
  • Creare un ambiente di lavoro inclusivo: Assicurarsi che l’ambiente di lavoro sia inclusivo e accogliente per i neoassunti. Promuovere la diversità e l’inclusione può contribuire a creare un ambiente di lavoro più produttivo e collaborativo, che favorisce il successo dei progetti.
  • Celebrare i successi: Riconoscere e celebrare i successi dei neoassunti nel corso del processo di onboarding e dei progetti in corso. Ciò può aumentare la motivazione e l’engagement dei nuovi dipendenti e rafforzare il senso di appartenenza all’organizzazione.

Conclusione

In conclusione, un efficace processo di onboarding aziendale è essenziale per garantire l’integrazione dei neoassunti e il successo dei progetti in corso.

Adottare strategie come la preparazione pre-onboarding, l’introduzione ai progetti, l’utilizzo di strumenti come Twproject e l’implementazione di valutazioni periodiche e feedback bidirezionali può contribuire a creare un processo di onboarding ben strutturato e funzionale.

Seguendo questi passaggi, i project manager possono garantire che i nuovi dipendenti si integrino rapidamente nell’organizzazione e contribuiscano in modo significativo al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Use Twproject to generate your status update reports.

In che modo l’intelligenza emotiva può aiutarti a diventare un project manager migliore

Un aspetto spesso trascurato nel project management, ma fondamentale, è l’intelligenza emotiva.

In un mondo sempre più digitalizzato e tecnologicamente avanzato, la gestione di progetti di successo richiede molto più della semplice competenza tecnica.

Vediamo in questo articolo che cos’è l’intelligenza emotiva e perché è così importante.

Che cos’è l’intelligenza emotiva?

L’intelligenza emotiva è la capacità di riconoscere, comprendere e gestire le proprie emozioni e quelle degli altri.

In un ambiente di lavoro, questo si traduce nella capacità di navigare in situazioni stressanti, motivare i membri del team e risolvere i conflitti in modo efficace.

Si tratta di una skill fondamentale per un project manager in quanto coinvolge l’interazione con diverse persone all’interno del team di progetto, con gli stakeholder e con altri interessati al progetto.

Intelligenza emotiva e gestione dei progetti

Il Project Management Institute (PMI) riconosce l’importanza dell’intelligenza emotiva nel ruolo del project manager.

La capacità di gestire le emozioni e di comprendere quelle degli altri può fare la differenza tra un progetto che procede senza intoppi e uno che incontra ostacoli insormontabili.

Un project manager con un’alta intelligenza emotiva è in grado di:

  • Comprendere le emozioni del team: il project manager deve comprendere le emozioni del suo team per contribuire a creare un ambiente di lavoro positivo. Questo può portare a una maggiore produttività e a una migliore qualità del lavoro.
  • Gestire lo stress: in qualsiasi progetto, si verificheranno inevitabilmente momenti di stress. Un project manager con un’alta intelligenza emotiva sa come gestire questi momenti senza perdere la calma o la produttività.
  • Risolvere i conflitti: i conflitti possono sorgere in qualsiasi team. Un project manager deve sapere come risolvere questi conflitti in modo costruttivo, evitando che diventino ostacoli al successo del progetto.

intelligenza emotiva project management

Twproject e intelligenza emotiva: l’equilibrio perfetto per il project manager

Incorporare l’intelligenza emotiva nelle pratiche di gestione dei progetti può portare notevoli benefici e, Twproject agisce come il perfetto amplificatore di questi benefici.

Twproject offre un ambiente di lavoro digitale completo che consente ai project manager di organizzare, pianificare e monitorare i progressi dei progetti. Tuttavia, le funzionalità di Twproject non si limitano alla gestione dei progetti.

Twproject incoraggia la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team, aspetti chiave per il successo di qualsiasi progetto. Questo approccio rafforza l’importanza dell’intelligenza emotiva.

Un project manager che comprende e gestisce le emozioni del suo team può utilizzare il nostro software di project management per massimizzare l’efficacia della comunicazione e della collaborazione.

Inoltre, offre strumenti di monitoraggio del tempo e delle risorse, che possono aiutare i project manager a gestire lo stress della squadra.

Ad esempio, se un membro del team è in sovraccarico di lavoro, il project manager può utilizzare Twproject per redistribuire i compiti in modo equo, prevenendo così il burnout e mantenendo alta la motivazione del team.

Conclusione

L’intelligenza emotiva è una componente cruciale per un project manager di successo.

Unendo questa skill con uno strumento di gestione dei progetti completo e intuitivo come Twproject, i project manager possono non solo raggiungere i loro obiettivi di progetto, ma anche creare un ambiente di lavoro più positivo e produttivo.

Un project manager con un’alta intelligenza emotiva che sappia come motivare, gestire lo stress e risolvere i conflitti, è un asset inestimabile per qualsiasi progetto.

Con una combinazione di competenze tecniche, di strumenti efficienti di project management e, soprattutto, un’alta intelligenza emotiva, il successo del progetto è assicurato.

Nuovi obiettivi, un nuovo modo di lavorare.

La netiquette nella gestione di un team a distanza

La netiquette è differente quando si parla di smart working, da quella applicata tradizionalmente in  ufficio.

Il lavoro da remoto ha cominciato a diffondersi rapidamente in tutti i settori durante la pandemia da Covid-19, ed ha rivoluzionato il tradizionale modello organizzativo aziendale.

Lavorare in smart working si è rivelata una soluzione molto vantaggiosa dai lavoratori, tanto da essere adottata anche dopo l’emergenza sanitaria.

Pertanto, è di fondamentale importanza per i leader trovare soluzioni per gestire efficacemente la comunicazione ed il lavoro quotidiano da remoto con i propri collaboratori.

Vediamo quindi qual è la netiquette ideale per gestire un team a distanza.

La netiquette: 5 regole d’oro di cui ogni leader ha bisogno per gestire team remoti

1.Pianificare riunioni giornaliere

Le riunioni giornaliere, anche conosciute come stand-up meeting, sono efficaci per iniziare la giornata e pianificare le attività.

Questo tipo di meeting molto brevi, la cui durata non supera di solito 15 minuti, permette di avere un’interazione regolare fra il project manager ed il team.

Nel lavoro a distanza, non è insolito che i dipendenti si sentano distanziati dal proprio superiore.

In assenza di incontri personali, i membri del team possono perdere gran parte della sfera comunicativa, il che potrebbe rendere freddo il rapporto con il manager.

Gli stand-up meeting, soprattutto se effettuati tramite videochiamata, evitano che ciò accada.

smart working netiquette

2.Pianificare incontri one to one con i membri del team

Negli uffici tradizionali, i membri del team si incontrano continuamente creando opportunità di discussioni sul lavoro e scambi casuali.

Questo è spesso un aspetto importante che si perde in ambienti di lavoro remoti.

Tenere regolarmente incontri faccia a faccia con ciascuno dei membri del tuo team è un vantaggio fondamentale per connettersi e comunicare con i singoli.

A seconda delle tue esigenze, gli incontri one-to-one possono fungere da feedback e/o sessioni di coaching, domande e risposte relative al lavoro, discussioni più informali e altro ancora.

3.Praticare la leadership partecipativa

In senso tradizionale, leadership significa guidare un gruppo di persone verso un obiettivo comune.

Tuttavia, quando si parla di team remoti, un leader deve fare molto di più che “semplicemente” guidare il gruppo.

In questo caso si parla di leadership partecipativa.

In pratica, il manager deve essere aperto all’idea che i membri del team possano contribuire con i loro pensieri e le loro idee alle attività.

Questo infonde un sentimento di equità tra i dipendenti perché tutte le azioni importanti vengono intraprese coinvolgendo i loro suggerimenti.

Se non sai come diventare un leader partecipativo, ecco alcuni suggerimenti:

  • Sii chiaro nell’assegnare i ruoli e le responsabilità ad ogni membro del team;
  • Comunica chiaramente le tue aspettative;
  • Discuti con il gruppo gli obiettivi e la tabella di marcia per raggiungerli;
  • Sii trasparente sull’obiettivo del progetto e spiega in che modo ognuno è personalmente responsabile nei suoi confronti.

4.Assumere responsabilmente

Sebbene l’effetto della pandemia si sia un po’ attenuato, il lavoro da remoto è attualmente adottato in tantissime aziende.

Pertanto, esiste un alto potenziale per l’espansione del tuo team remoto in futuro.

Per assicurarti di assumere le persone giuste, devi stabilire alcune regole:

  • Sii chiaro su quale attività svolgerà il nuovo compagno di squadra e come farà la differenza;
  • Condividi le tue aspettative in modo che il nuovo dipendente sappia fin dal primo giorno quale sarà la sua parte nell’organizzazione;
  • Parla degli obiettivi che stai cercando di raggiungere come squadra e di come il nuovo assunto potrà contribuire;
  • Condividi tutte le risorse necessarie per integrarsi con la cultura aziendale;
  • Struttura un processo di onboarding completo e descrittivo per i nuovi assunti.

5.Investire negli strumenti giusti

Avere accesso al giusto set di strumenti diventa ancora più importante in un’organizzazione remota.

I dipendenti devono essere autosufficienti in quanto non hanno la possibilità di andare alla scrivania accanto alla ricerca di risposte.

Ciò significa, in primis, disporre dell’hardware e del software giusti, come un laptop, accessori, software di gestione progetti, ecc., oltre a chiare istruzioni di configurazione e accesso ai vari programmi.

Chiedere anche ai membri del team quali strumenti li aiuteranno di più può essere un modo semplice per capire quello di cui hanno bisogno.  

La gestione dei progetti da remoto, inoltre, può diventare ancora più semplice adottando un buon software di project management.

Twproject ad esempio, permette di creare un vero e proprio hub centralizzato in cui trovare il piano di progetto, le attività, le deadline, le risorse, il budget e la documentazione necessaria per lavorare al meglio da qualsiasi parte del mondo, senza che il team sia costretto a lavorare su diverse applicazioni e piattaforme.

Una comodità non da poco dato che gli strumenti di comunicazione, i file condivisi, il monitoraggio delle attività e delle scadenze, i reporting sono tutti consolidati in un’unica piattaforma software.

Per concludere, abbiamo visto come gestire un team da remoto sia molto impegnativo.

Come project manager, devi concentrarti sugli aspetti di gestione, stabilire aspettative chiare su compiti e scadenze, selezionare buoni canali di comunicazione e assicurarti che il tuo team si senta supportato e apprezzato.

Tuttavia, tutto questo passa in secondo piano senza uno strumento che permetta di misurare effettivamente i progressi delle attività.

Per questo motivo scegliere un buon software di project management come Twproject diventa essenziale quando si gestisce un team da remoto.

In questo modo trasparenza, visibilità e controllo di tutti gli aspetti del progetto saranno garantiti in qualsiasi momento.

Pianifica i tuoi progetti con Twproject

 

Image credit.

Time tracking con Twproject – Semplice come dovrebbe

Sul luogo di lavoro ognuno ha le proprie abitudini e ciò che un capo progetto impara ben presto è che la modalità di registrare il tempo lavorato sulle varie mansioni è molto differente a seconda della persona coinvolta.

C’è chi si concentra su un compito e lo porta a termine senza grosse distrazioni, rinviando alla fine la registrazione delle ore svolte.
Chi in una giornata preferisce spaziare fra più impegni e segnare via via come si è impiegato il proprio tempo.
Chi per concentrarsi trova utile attivare un cronometro che monitori l’attività sui progetti, spegnendo e accendendo il conteggio quando si passa da un impegno all’altro.

Ma non solo siamo tutti diversi a livello personale, è certamente anche il ruolo che ricopriamo a determinare il modo in cui conteggiamo il nostro tempo e classifichiamo le nostre attività per ottenere alla fine un report di lavoro attendibile.

Per mia esperienza, trovandomi a gestire un piccolo team di sviluppatori, coordinando e analizzando il loro lavoro, mediando tra le esigenze dei clienti e quelle dei miei colleghi, trovo per me utile tenere traccia regolarmente e anche più volte in una giornata dei progetti di cui mi occupo, e in che finalità.
Alcuni colleghi programmatori, invece, mi dicono di trovarsi meglio a seguire un compito dall’inizio alla fine e poi segnare le attività svolte e i tempi totali.
Ogni percorso e ogni individuo è a sé, insomma.

In un recente articolo abbiamo parlato del fatto che una delle resistenze principali da parte del team di lavoro nel passaggio a un nuovo sistema di project management è il voler migrare tutte le procedure utilizzate in azienda all’interno del nuovo strumento. Questo può essere un fattore bloccante, se non si trova un sistema che accolga le singole esigenze ma allo stesso tempo mostri vantaggi in termini di praticità e a livello di profondità dell’analisi.

Infine, oltre alle esigenze lavorative e personali differenti, a nostro avviso uno strumento efficiente per la registrazione delle consuntivazioni dovrebbe dare la possibilità di inserire le ore lavorate su un progetto a diversi gradi di gerarchia.
Un project manager potrebbe dover inserire i suoi prospetti orari a un livello più generale rispetto agli addetti alle sotto-fasi di progetto.
Un dirigente si collocherà a un grado ulteriore, e così via.

worklog

L’importanza della consuntivazione

A prescindere dalla modalità prescelta, è indubbio che per una corretta gestione dei progetti sia fondamentale che ogni partecipante tenga conto dei suoi tempi di lavoro, detti anche worklog. Registrare le ore o i giorni che si sono spesi nella realizzazione di una fase e più in generale di un progetto è utile sia per chi compie le analisi delle tempistiche sia per chi esegue il lavoro.

Da una parte aumenta la trasparenza del lavoro svolto e questo permette ai responsabili di progetto di conoscere nel dettaglio le operazioni che il proprio team svolge per arrivare all’obiettivo; dall’altra aiuta i lavoratori a pianificare bene i propri tempi e anche ad avere uno strumento in più per segnalare un eventuale sovraccarico di lavoro nel caso in cui ciò si dovesse verificare.

È importante che tutti siano a proprio agio in questa operazione di monitoraggio. E come abbiamo visto, le richieste delle aziende, unite alle attitudini dei lavoratori, possono dare vita a svariate metodologie per il tracciamento dei worklog.

Per questo motivo Twproject, che si caratterizza per una estrema versatilità sotto tanti aspetti, ha elaborato un metodo di inserimento delle ore diversificato a seconda delle preferenze e delle esigenze dei singoli.

In Twproject non c’è una sola modalità per segnare i propri worklog, ma si potranno utilizzare diversi strumenti e metodologie.
Vediamoli nel dettaglio.

Timesheet

Il primo elemento della voce di menù dedicata a questo argomento è il Timesheet, o Foglio di lavoro. Qui vedrai tutte le tue assegnazioni, cioè progetti o fasi di progetto a cui partecipi. Da questa tabella potrai inserire i tuoi worklog con una breve descrizione dell’attività svolta, vedrai facilmente quante ore ti restano per completare il tuo orario di lavoro e l’agenda integrata, mostrandoti gli appuntamenti, ti aiuterà nella compilazione.

Nessun altro software di project management offre un così dettagliato metodo di inserimento, che si rivela molto utile a fine progetto o in qualunque momento si abbia bisogno di fare un resoconto dell’attività svolta: con un semplice click sull’assegnazione scelta vedrai la lista totale di tutti i worklog inseriti fino a quel momento da parte di una risorsa.
Questa vista può essere molto utile per fornire un report sul lavoro svolto, per redigere un bilancio consuntivo e così via.

timesheet

Time counter

Questa tipologia di worklog è utile a chi lavora su un progetto alla volta. Sulla pagina principale troverai un widget dal quale selezionare l’assegnazione e far partire un cronometro. La stessa operazione può essere fatta dalla relativa voce di menù Time counter, che apre un pop-up specifico con l’elenco dei progetti e sotto-fasi assegnate all’utente.

Dal momento in cui attiverai il contatore, questo procederà a segnare il tempo anche quando navighi sulle altre pagine e in qualsiasi momento potrai interromperlo cliccando sul pulsante alla voce di menù, inserendo eventualmente una descrizione dettagliata dell’attività svolta e anche se necessario modificando la durata totale.

time counter

Dalla to-do list

Infine, per chi è abituato a orientare la propria attività giornaliera sulla base dei compiti assegnati, la to-do list di Twproject è il principale strumento utilizzato. Per facilitare il lavoro a questa categoria di persone, sarà possibile inserire i propri worklog direttamente dalla lista dei to-do.

Alla chiusura di ogni to-do, ma anche in corso d’opera, potrai aggiungere le ore lavorate, mentre la descrizione sarà automaticamente precompilata con la descrizione del to-do stesso. Anche da qui, inoltre, è possibile far partire un counter automatico, per non doversi preoccupare di calcolare i tempi alla fine.

to-do list

Una soluzione facile e adatta a tutti

Questi tre strumenti, o meglio metodi, permettono di scegliere liberamente come monitorare il proprio lavoro e quello degli altri membri del tuo team.

E per gli smemorati, Twproject ha anche pensato di segnalare, con un’annotazione a forma di post-it, il mancato inserimento delle ore se questo si protrae per alcuni giorni.

In questo breve video puoi trovare un riepilogo di quanto abbiamo esposto finora.

Come hai potuto vedere, Twproject offre una soluzione adatta a più stili di lavoro e ti aiuterà a non scontrarti con resistenze interne e avere finalmente un maggiore controllo sul tuo lavoro e quello del tuo team.

Se ti va puoi fare una prova gratuita e sperimentare quanto ti abbiamo mostrato.
Non perdere altro tempo prezioso e inizia subito a tenere traccia del tuo lavoro!

Scegli lo strumento più flessibile: prova Twproject.

Collaborazione nel team: un obiettivo da raggiungere

La collaborazione nel team è una parte fondamentale per raggiungere il successo nel project management.

I luoghi di lavoro collaborativi vedono una forza lavoro più coinvolta, un aumento della fiducia e prestazioni migliorate.

Tuttavia, creare un ambiente collaborativo non è un’impresa semplice; vediamo quindi come farlo in questo articolo.

Che cos’è la collaborazione nel team?​

La collaborazione nel team consiste nel lavorare insieme come un gruppo coeso su un progetto per ottenere un risultato migliore di quello che potrebbe essere ottenuto individualmente.

Ciò implica il brainstorming, il pensiero creativo, lo scambio di abilità uniche, una visione più ampia per il raggiungimento di un obiettivo comune.

I membri del team si trovano a gestire carichi di lavoro mentre discutono idee, nuovi metodi o prospettive diverse per trovare soluzioni migliori.

Il conflitto diventa quindi parte integrante della collaborazione nel team poiché il punto di vista personale può essere messo in discussione.

La chiave sta nel possedere gli strumenti per gestire l’attrito in modo costruttivo e per muoversi tutti insieme verso la missione aziendale.

Inoltre, con sempre più aziende che si aprono al lavoro da remoto o ibrido, dare la priorità a una collaborazione efficace è più importante che mai.

Indipendentemente da dove si trovano i membri del team, una buona collaborazione è spesso l’ingrediente segreto alla base del successo di qualsiasi progetto.

8 suggerimenti per ottenere la collaborazione nel team

Ecco 8 suggerimenti per ottenere una collaborazione positiva nel team.

1.     Stabilire obiettivi comuni

È essenziale che tutti i membri del team siano allineati quando si tratta di obiettivi, in modo da agire in conformità con quella visione. Per farlo è necessario che i traguardi siano chiaramente comunicati, frequentemente ricordati e, se necessario, rivalutati.

2.     Stabilire chiare aspettative chiare

Una volta individuati gli obiettivi, i membri del team devono sapere quali sono i loro obblighi in modo che possano concentrarsi sull’esecuzione di questi compiti nel miglior modo possibile. Per farlo è necessario stabilire chiare aspettative e assegnare ruoli e responsabilità per non creare confusione. Inoltre, è importante che il project manager fornisca revisioni regolari delle prestazioni.

3.     Valutare i punti di forza individuali

Questo punto è collegato al precedente: sapendo qual è il punto di forza di ogni dipendente, sarà più facile capitalizzare, assegnare i giusti compiti e, di conseguenza, fare progressi come squadra. In questo modo il project manager può delegare in maniera ottimale i vari tasks. È bene anche che il team in generale conosca i punti di forza di ogni collega in modo che ognuno sappia a chi rivolgersi nel caso di un problema specifico.

4.     Incoraggiare nuove idee

La collaborazione nel team dovrebbe garantire un libero scambio di idee. Creando un ambiente favorevole e privo di giudizi, mostrerà ai dipendenti che tutti possono contribuire ai progressi senza paura. Il conflitto creativo deve essere ampiamente supportato. In questo modo la squadra avrà maggiori probabilità di trovare soluzioni migliori durante il dibattito.

5.     Delegare

Quando il project manager utilizza attivamente la delega, crea allo stesso tempo una piattaforma per la comunicazione aperta e la collaborazione. I dipendenti possono porre domande, creando così un ambiente di fiducia e più rilassato. Se i membri del team vedono che hanno la possibilità di avanzare nella loro carriera attraverso opportunità di gestione di progetti, saranno più motivati ​​e invogliati a vivere queste esperienze di apprendimento. L’azione della delega creerà quindi un canale per la comunicazione offrendo ai dipendenti la possibilità di lavorare insieme su progetti diversi e incrementare la fiducia tra di loro e verso il project manager.

6.     Feedback positivo

Il feedback positivo aumenta il morale e la motivazione dei dipendenti. Ogni volta che il project manager nota buoni esempi di collaborazione all’interno del team, dovrebbe prendersi il tempo di elogiarli. Come? Ad esempio, attraverso un’e-mail a tutti i dipendenti oppure menzionando questo comportamento durante una riunione.

7.     Team building

Trascorrere un po’ di tempo con i colleghi anche al di fuori dell’orario d’ufficio facendo altre attività può incrementare il legame e la collaborazione.  Le attività di team building sono perfette in questo senso, ma eventualmente anche organizzare un happy hour al termine della giornata lavorativa può avere effetti positivi. La cosa importante è non forzare questi eventi o organizzarli troppo spesso, in modo da garantire anche un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.

la collaborazione nel team

8.     Usare gli strumenti di collaborazione giusti

Soprattutto nel caso di team ibridi o totalmente remoti, utilizzare il giusto strumento di collaborazione può fare la differenza. La tecnologia offre al giorno d’oggi una miriade di opzioni grazie ad app di messaggistica istantanea, di videoconferenza, ecc. Oltre a questi è anche fondamentale utilizzare il giusto software di project management che permetta a tutti di rimanere aggiornati sullo status del progetto e sugli incarichi in tempo reale.

Un Team collaborativo migliora l’Azienda

Costruire relazioni e fiducia, condividere feedback e comunicare chiaramente e regolarmente richiede tempo e fatica, ma i risultati a lungo termine ripagano del lavoro.

Si tratta di un investimento iniziale che aiuta a creare una solida base collaborativa che può avere un impatto positivo sul risultato finale.

I dati sono chiari: i team collaborativi sono team più produttivi e le aziende che lo sanno investono tempo e risorse nella creazione di ambienti favorevoli al lavoro di squadra.

Questi ambienti sono creativi, aperti e fiduciosi; sono inclusivi e lodano il contributo individuale verso obiettivi comuni; apprezzano la condivisione delle conoscenze e la trasparenza delle informazioni e investono negli strumenti e nella tecnologia che rendono possibile la collaborazione.

Una buona cooperazione sul posto di lavoro arricchisce l’esperienza dei dipendenti, creando un effetto domino di maggiore coinvolgimento, motivazione e innovazione collettiva.

Tuttavia, migliorare la collaborazione nel team non è un lavoro da parte di un solo uomo: ci vuole la squadra intera e gli sforzi di tutti i dipendenti per costruirla.

Guarda come è facile creare la tua squadra di lavoro con Twproject per tenere ogni membro costantemente aggiornato sull’andamento dei progetti.

Con Twproject puoi assegnare ruoli diversi, affidare singole fasi dei progetti ai diretti responsabili e tenere tutti aggiornati attraverso lo strumento dei to-do. Una organizzazione del lavoro più efficiente ti aiuterà a rafforzare la collaborazione all’interno del tuo gruppo.

Prova gratuitamente Twproject oggi stesso: è un software sviluppato in Italia che ti aiuterà a gestire al meglio la tua squadra di lavoro.

Collabora efficacemente con il tuo team.

 

Piano di Gestione delle risorse: 5 suggerimenti chiave per crearne uno perfetto

La gestione delle risorse è il processo che determina quali risorse sono necessarie, in quali quantità e quando usarle per completare un progetto.

Questo processo, inoltre, aiuta anche a prevedere i costi e la tempistica associati ad un progetto.

Organizzare queste risorse in modo efficiente per garantire la corretta esecuzione dei lavori richiede una corretta pianificazione.

Vediamo in questo articolo 5 suggerimenti per creare un piano di gestione delle risorse.

Che cos’è un piano di gestione delle risorse?

Un piano di gestione delle risorse è un programma che guida il modo in cui le risorse del progetto devono essere classificate, allocate, gestite e rilasciate.

Ecco quali sono alcuni dei componenti di un buon piano di gestione delle risorse:

  • Risorse: queste includono dai membri del team ai macchinari, dalle attrezzature agli spazi necessari per il completamento del progetto.
  • Tempistiche: tenendo traccia della disponibilità temporale di ciascuna risorsa, si potrà avere un quadro migliore di come ciascuna di esse può adattarsi alla pianificazione generale.
  • Quantità: la quantità si riferisce generalmente a risorse di tipo fisico ed è un ulteriore elemento importante per pianificare efficacemente i lavori.
  • Presupposti e vincoli: i presupposti possono includere ipotesi sulla disponibilità dei dipendenti, ipotesi sugli impegni di lavoro, ecc. I vincoli si riferiscono alla pianificazione, al costo e all’ambito del progetto.
  • Ruoli e responsabilità: per evitare conflitti all’interno del progetto, è necessario chiarire i ruoli e le responsabilità di ciascun membro che ci lavora.

Perché la creazione di un piano di risorse è importante?

1.     Consente la pianificazione efficiente delle risorse di progetto

È auspicabile portare a termine un progetto, ma non disporre di risorse sufficienti per eseguire i lavori porta necessariamente ad un blocco, a ritardi e a un impatto sulla qualità.

Un piano intelligente delle risorse aiuta quindi il project manager a prevedere in anticipo tutte le esigenze.

In questo modo è quindi possibile allocare una risorsa o pensare ad assumerne se necessario.

2.     Riduce al minimo i costi delle risorse del progetto

Un efficace piano delle risorse aiuta il project manager a prendere decisioni basate sui dati e ad implementare le giuste misure al  momento giusto.

In questo modo, tutte le risorse vengono allocate nella maniera più conveniente possibile, contribuendo a mantenere al minimo i costi di progetto.

Allo stesso modo un’efficiente gestione massimizza l’utilizzo redditizio delle risorse.

3.     Permette di consegnare il progetto in tempo e rispettando il budget

Il punto di riferimento per una consegna di successo è rispettare le scadenze del progetto ed evitare il superamento del budget.

Un buon piano di gestione del personale aiuta il project manager a rivedere periodicamente le prestazioni del progetto utilizzando i report di previsione rispetto a quelli effettivi.

Il monitoraggio regolare porterà quindi al raggiungimento delle metriche di progetto come la soddisfazione del cliente, una migliore qualità o una maggiore fedeltà al marchio.

Creare un piano di gestione delle risorse: 5 suggerimenti

Una volta visto che cos’è un piano di gestione delle risorse, ecco 5 suggerimenti per crearlo:

1. Determinare le risorse necessarie per il progetto

Determinare quali risorse sono necessarie per completare il progetto è il primo passo per redigere un piano di gestione delle risorse corretto.

Queste informazioni possono provenire dalla conoscenza del progetto, comprendendo gli obiettivi e le attività e confrontandoli con le competenze delle risorse, o utilizzando precedenti progetti simili di successo come guida (lesson learned).

2. Abbinare le risorse giuste ai compiti giusti

Una gestione efficace delle risorse significa essere in grado di allineare le esigenze del progetto con le risorse meglio attrezzate per gestirle.

È importante assicurarsi che le attività impostate siano allineate con le competenze della risorsa e che la risorsa abbia il tempo disponibile per completare i compiti assegnati.

Per pianificare con precisione le risorse, il project manager non dovrebbe solo considerare cosa deve essere fatto con il progetto corrente, ma anche tutti i progetti attuali o ricorrenti che la stessa risorsa è impegnata a completare.

piano gestione risorse

3. Tenere d’occhio l’avanzamento del progetto

È più facile risolvere un potenziale problema prima che si presenti piuttosto che cercare di riparare un danno già fatto.

Ciò significa che prima si percepiscono problemi nella gestione delle risorse, più facile sarà trovare una soluzione.

Il project manager deve quindi tenere sotto controllo il progetto durante tutto il suo ciclo di vita, osservando e controllando regolarmente come le prestazioni effettive si confrontano con l’allocazione delle risorse prevista.

4. Apportare modifiche se necessario

In qualsiasi progetto è importante aspettarsi che non tutto vada sempre come previsto.

Un project manager deve essere pronto in qualsiasi momento ad apportare modifiche e adeguamenti se la situazione lo necessita.

5. Eseguire un’analisi post-progetto

Al termine dei lavori è buona prassi confrontare le risorse e la pianificazione previste con ciò che effettivamente si è utilizzato.

Questi insegnamenti sono utili per evitare errori in futuro soprattutto in caso di progetti simili.

Oltre a esaminare i report, può anche essere utile intervistare direttamente le risorse per avere un altro punto di vista e capire se ritengono che il progetto sia andato liscio o se hanno qualche idea per migliorare i processi.

La gestione delle risorse richiede quindi dati in tempo reale per tenere traccia dei costi e delle tempistiche spese per mantenere il progetto in carreggiata.

Mentre i fogli di calcolo possono fare un lavoro soddisfacente per progetti semplici, nel caso di progetti più complicati questo può diventare molto difficoltoso.

Pianificare le risorse in questo modo può diventare praticamente impossibile quando il team si espande e si inizia ad affrontare più progetti contemporaneamente.

È qui che l’utilizzo di un buon software di project management diventa necessario.

Questo strumento di gestione delle risorse fornisce informazioni pertinenti e tempestive permettendo di mantenere il progetto in carreggiata.

Ancora dubbi? Inizia ora una demo gratuita.

Allocazione delle risorse

L’allocazione delle risorse è un passaggio critico nella gestione dei progetti. Questo perché, come è semplice comprendere, le risorse sono limitate per natura.

Si può quindi dedurre come il successo di un progetto sia direttamente proporzionale alla corretta allocazione delle risorse, indipendentemente dal settore.

Facile a dirsi un po’ meno a farsi, soprattutto se ti mancano gli strumenti per la gestione delle risorse. In questo articolo spiegheremo di cosa si tratta nel dettaglio.

Che cos’è l’allocazione delle risorse nella gestione dei progetti?

L’allocazione delle risorse riguarda l’identificazione e la pianificazione di forza lavoro, macchinari e strutture sulle varie attività di un progetto in modo da raggiungere gli obiettivi prefissati.

Le risorse in un progetto si riferiscono a tutto ciò di cui si ha bisogno per completarlo. Ecco alcuni esempi:

  • Risorse umane: i membri del team e gli eventuali consulenti e liberi professionisti che apportano le diverse competenze necessarie per svolgere il progetto.
  • Attrezzatura/strumenti: dal software di project management all’hardware di un computer, dal macchinario di un processo industriale agli attrezzi di uno specialista.
  • Strutture: l’ambiente necessario per l’esecuzione di un progetto, come un ufficio o un magazzino.
  • Materiali: questi sono i materiali di consumo necessari per generare output. Ad esempio, la cancelleria da ufficio o le materie prime per costruire una casa.
  • Budget: le finanze necessarie per acquistare una qualsiasi delle risorse di cui sopra.

I 7 passaggi per una corretta allocazione delle risorse nella gestione dei progetti di successo

Le risorse di un progetto possono essere totalmente, parzialmente o non disponibili.

Il project manager, o il responsabile delle risorse, deve quindi tenerne conto per prendere decisioni che garantiscano un utilizzo ottimale.

Ecco quali sono i 7 passaggi essenziali per un’allocazione delle risorse di successo:

Allocazione delle risorse: Creare un piano di progetto

Per iniziare, è necessario dividere ogni progetto in più attività e crearne le dipendenze.

Questo processo è noto come Work Break Down Structure, o WBS, ed è il requisito minimo per creare un piano di progetto.

Due attività possono essere eseguite in sequenza o in parallelo in base alla loro relazione.

Il percorso critico all’interno di un piano di progetto determina il tempo minimo necessario per il completamento del progetto.

L’allocazione delle risorse è una componente integrante di questo processo perché queste vengono assegnate a ciascuna attività di progetto.

Allocazione delle risorse: Identificare i requisiti delle risorse per le attività

Una volta che il progetto è stato suddiviso nelle più piccole attività, sarà possibile identificare i requisiti che si cercano in ogni risorsa.

Le attività possono richiedere risorse umane e non umane, a seconda della natura del lavoro.

Nel caso delle risorse umane bisogna identificare e valutare capacità e competenze.

Nel caso di risorse non umane, invece, è necessario determinare le specifiche delle varie attrezzature prima di assegnarle ad un’attività.

Allocazione delle risorse: Trovare le risorse disponibili con un set di abilità corrispondente

In questo passaggio si deve identificare la disponibilità di una risorsa in possesso delle competenze corrispondenti.

Un software di project management con funzionalità per la gestione delle risorse permette di gestire questo step in modo abbastanza semplice.

Un sistema di questo tipo permette anche di visualizzare in tempo reale se un macchinario è libero per l’utilizzo o no.

Alloca le tue risorse in modo semplice ed efficace!

In Twproject trovi tutte le funzionalità necessarie per gestire le tue risorse e monitorarle per evitare ritardi e colli di bottiglia.

Prova anche tu Twproject!

Allocazione delle risorse: Colmare il divario tra domanda e capacità utilizzando più canali

Se non esiste una risorsa umana con i requisiti corrispondenti, è possibile assumere o utilizzare risorse di emergenza.

Allo stesso modo, se alcune apparecchiature non sono disponibili, queste possono essere noleggiate o acquistate a seconda della strategia e del budget corrispondente.

Una volta selezionate le risorse per il progetto specifico, si passa al processo di allocazione delle risorse vero e proprio.

Allocazione delle risorse: assegnare le risorse secondo la domanda

Una volta identificate e stabilite le risorse, queste vengono assegnate ai compiti specifici.

Gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo e può capitare che la risorsa assegnata ad una particolare attività, all’ultimo momento, non sia più disponibile – ad esempio quando un membro del team si ammala.

Soprattutto nel caso delle posizioni più critiche, la soluzione è avere un piano di backup.

Ad esempio, nel caso del dipendente in malattia e non più disponibile a lavorare al progetto, avere il contatto di un freelancer con le stesse, o simili, capacità potrebbe salvare la situazione.

Allocazione delle risorse: Riallocare le risorse tra i progetti, se necessario

La riallocazione delle risorse può essere necessaria durante il ciclo di vita del progetto per vari motivi.

Una risorsa potrebbe presentare problemi di prestazioni o, ancora, una risorsa con un’abilità di nicchia potrebbe essere richiesta in un altro progetto con più alta priorità.

In questi casi, è necessario elaborare un piano di riallocazione delle risorse in modo che il progetto attuale non ne risenta.

Allocazione delle risorse: Tenere traccia e monitorare l’utilizzo delle risorse

È necessario monitorare le prestazioni di ciascuna risorsa per essere sicuri di seguire un processo di allocazione delle risorse efficace.

In una situazione ideale, nessuna risorsa deve essere sovra/sotto-allocata o sovra/sottoutilizzata.

Le piccole aziende probabilmente possono monitorare il tutto semplicemente utilizzando un calendario condiviso.

Tuttavia, le aziende più grandi necessitano uno strumento di allocazione delle risorse dedicato.

Twproject include il modulo “Piano” che permette di creare una pianificazione personalizzata per l’allocazione delle risorse e delle ore di lavoro durante il progetto, basata sulle preferenze specifiche. 

Sicuramente l’esperienza del project manager gioca un ruolo importante, ma l’utilizzo di un buon software di project management come Twproject può dare un supporto decisivo.

Per concludere, l’allocazione delle risorse è una parte essenziale di qualsiasi progetto.

Senza di essa, i project manager possono stabilire una sequenza temporale delle attività e milestones di progetto, ma non possono sapere se tali tempistiche saranno realizzabili o meno con le risorse a portata di mano.

Inoltre, trovarsi a corto di personale durante un progetto può causare inutili ansie e inefficienze.

Nei casi peggiori, una cattiva allocazione delle risorse può portare addirittura al fallimento del progetto.

Al contrario, avere una solida strategia di allocazione delle risorse può dare fiducia, creare un ambiente di lavoro positivo e dirigere il progetto verso il successo.

Utilizza i suggerimenti dati in questo articolo accompagnandoli con un buon software di project management, ti permetteranno un’allocazione delle risorse di progetto efficiente e, di conseguenza, il raggiungimento degli obiettivi.

Gestisci le tue risorse al meglio

 

Come ottenere il massimo dal tuo team

Capire come ottenere il massimo dal tuo team è un fattore fondamentale. Le aziende, infatti, dipendono sempre più da un buon lavoro di squadra per ottenere obiettivi chiave e raggiungere il successo.

Una cosa non va mai dimenticata. Che tu stia gestendo un team remoto o un gruppo di persone in un ufficio, devi ricordare sempre che le persone più efficienti sono quelle felici e che si sentono supportate dalla leadership.

Ma come ottenere il massimo dal tuo team? Vediamolo in questo articolo.

7 suggerimenti per ottenere il massimo dal tuo team

Per facilitarti il compito, ho deciso di racchiudere gli aspetti chiave in 7 suggerimenti specifici. Prova a seguirli e riuscirai ad ottenere risultati incredibili dal tuo team.

1. Imposta lo standard e dai il buon esempio

Il team non potrà conoscere le aspettative se un manager non le condivide.

Stabilire chiaramente uno standard di eccellenza consente a tutti di sapere cosa ci si aspetta da loro.

Tuttavia, sapere quali siano le aspettative del manager sicuramente aiuta, ma è molto più utile e stimolante, vedere quel manager dare il buon esempio.

Può apparire scontato e retorico, ma un buon leader ispira fiducia e ammirazione attraverso quello che fa, non attraverso quello che dice.

Incalzare le persone tutto il giorno su ciò che “dovrebbero” fare non si avvicina a produrre i risultati che si ottengono semplicemente quando si dà l’esempio.

Un manager che punta all’eccellenza ispira tutti coloro che lo circondano a dare il meglio di sé dimostrando il tipo di etica del lavoro e dedizione che l’azienda si aspetta.

2. Mantieni l’organizzazione

Nessun team può prosperare senza linee guida. Anche l’essere umano più libero ha bisogno di un certo livello di direzione.

Anche se cercassi di sbarazzarti delle regole, i membri del tuo team ne creerebbero di nuove da soli.

Quindi, ha senso che sia il manager ad analizzare la situazione e a mantenere le regole e l’organizzazione per il bene del team.

Per fare questo, i manager possono utilizzare un buon software di gestione dei progetti per elencare, tenere traccia ed organizzare task ed obiettivi.

Con Twproject, dopo aver pianificato il progetto e assegnato le risorse, potrai gestire il lavoro quotidiano con ToDo list smart e flessibili.

Gestisci i task di progetto!

Con Twproject puoi mappare tutte le attività delle tue risorse, organizzarle per priorità e delegare il completamento per il raggiungimento degli obiettivi.

Prova anche tu Twproject!

3. Riconosci il successo

A tutti piace sentirsi dire di aver fatto un buon lavoro e celebrare una grande vittoria o un risultato personale lo conferma.

Si tratta di un modo semplice per creare fiducia e incoraggiare comportamenti simili da parte degli altri. Può sembrare un concetto basilare ma in realtà viene spesso dimenticato.

Naturalmente, vale la pena notare che le persone apprezzano il riconoscimento in modi diversi ( qualcuno piace un riconoscimento pubblico, altri potrebbero preferire una mail o biglietto!)

4. Comunica frequentemente ed efficacemente

Parte della gestione di un progetto implica gestire le persone.

Un buon leader comunica e stabilisce una connessione con tutti costruendo relazioni significative.

E’ altrettanto fondamentale, seppur possa volerci del tempo, che ogni membro del team si senta libero di esporre la propria esperienza e le proprie idee, in questo modo si creerà un ambiente di lavoro aperto e ricco di fiducia.

Noi di Twproject abbiamo sperimentato che talvolta strumenti come chat e forum di discussione permettono anche ai più timidi di esprimersi.

Le Chat di Twproject sono integrate al progetto e salvate nella sua storia!

5. Ascolta

Questo punto è strettamente connesso con quello precedente. Parte di una buona comunicazione è anche sapere ascoltare.

Essere un ascoltatore attivo aiuta non solo a recepire meglio il messaggio di chi sta parlando, ma anche a costruire relazioni solide.

Inoltre, contribuisce a creare una cultura di rispetto e trasparenza in quanto dipendenti e collaboratori si sentiranno valorizzati.

Se vuoi ottenere il massimo dal tuo Team, non dimenticare mai questo punto fondamentale.

6. Dai feedback costruttivi ed incentiva la crescita

Non c’è modo di aumentare l’efficienza dei dipendenti se questi non sanno di essere inefficienti in primo luogo.

Questo è il motivo per cui le revisioni delle prestazioni e il feedback costruttivo sono essenziali per ottenere ottimi risultati dal tuo team.

Inoltre, il feedback da solo spesso non sarà sufficiente, si dovranno attivare delle azioni per aiutare il dipendente a migliorarsi, come ad esempio, seguire un corso di formazione o essere affiancati da un dipendente più esperto per un certo periodo di tempo.

Qualunque sia il caso, è importante che il manager delinei obiettivi raggiungibili per lo sviluppo futuro.

Se, come manager, puoi stabilire la strada per il successo e guidare la tua squadra attraverso di essa, i risultati ottenuti saranno palpabili.

7. Incentiva la diversità

Un team di persone simili con responsabilità simili potrebbe portare a termine il lavoro, ma è improbabile che prosperi e che porti innovazione.

Uno studio di ADP ha rilevato che la creazione di un team diversificato migliora effettivamente il coinvolgimento dei dipendenti e porta a un lavoro più efficace.

Quando un manager è consapevole delle unicità di ogni persona, può utilizzare efficacemente i talenti di ognuno per ottenere i risultati migliori.

Ottenere il massimo dal tuo team è un po’ come preparare una torta: prima è necessario avere gli ingredienti giusti (i membri del team) che devono poi essere messi insieme nella maniera corretta.

Ottenere il massimo della produttività richiede una miscela ben composta ed amalgamata.

Non esiste un unico modo per consentire al tuo team di essere più efficiente, ma i suggerimenti visti in questo articolo getteranno le basi per un ambiente più produttivo. Nessuna squadra potrà avere successo se queste basi non esistono.

Collabora efficacemente con il tuo team.

 

Progetti e carico di lavoro: cosa c’è da sapere

Nella gestione dei progetti, valutare il carico a cui sono sottoposte le risorse gioca un ruolo fondamentale per un Happy Ending.

In un mondo ideale in cui si lavora con risorse infinite i progetti sono sempre in-time.

Nel mondo reale invece si ha spesso a che fare con team contemporaneamente coinvolti su più progetti, che devono gestire le attività quotidiane ed anche le eventuali urgenze. 

In questo caso una indicazione sulla “sostenibilità” è fondamentale per capire chi e quando potrà positivamente portare a conclusione il nostro progetto

La durata e l’effort

Agli inizi, mi sorprendeva la fatica che facevano alcuni dei ns. clienti a capire la differenza tra la durata e l’effort. Per molti di loro il rapporto era di uno a uno.

Questo tipo di approccio non è solo sbagliato in termini gestionali (una fase che dura 30gg potrebbe richiedere un effort di un’ora, si pensi alla fase di attesa di materiale da un fornitore), ma sottintende un totale ed esclusivo assorbimento della risorsa su quell’attività.

Se questo approccio va bene in fase di analisi e preventivo, non può funzionare in fase di pianificazione.

In Twproject la durata del progetto si definisce alla sua creazione, l’effort invece lo si definisce per ogni risorsa coinvolta al momento della creazione dell’assegnazione.

Una buona domanda da porsi a questo punto è: “quante ore può lavorare al giorno una risorsa sul suo progetto?”

Per rispondere correttamente si devono considerare diversi  parametri:

  • l’ovvio orario di lavoro (full-time, part time orizzontali o verticali)
  • ferie, malattie, permessi etc.
  • quanto già allocato su altri progetti
  • le attività di routine
  • attività spot già programmate

Le prime due voci sono intuitive ed in parte fuori dal controllo del PM, per cui analizzeremo le altre e vedremo come queste contribuiscono a generare il “carico” di una risorsa. 

Attività di progetto

Un progetto, o meglio una fase, ha sempre una data di inizio, una di fine (quindi una durata, solitamente espressa in giorni lavorativi), delle risorse assegnate.

Ogni risorsa deve svolgere delle attività stimate per un totale di giorni/ore (effort).

Senza andare troppo nel dettaglio possiamo stimare il carico su una risorsa dividendo le ore stimate per la durata del progetto.

Ad es.: una fase di 10gg con un effort di 20h mi genera un carico medio di 2h al giorno ovvero del 25% (supponendo 8 ore al giorno). 

Facile, almeno prima che il progetto inizi.

Ma una volta iniziato, cosa accade se per i primi 5 giorni non sono riuscito a lavorare su questo progetto?

Accade che dovrò lavorare 20h su 5gg, ovvero con un carico del 50%.

Quindi nelle attività di progetto le ore “non ancora fatte” danno un feedback incrementale al carico, accumulandosi nei giorni restanti.

Avere la possibilità di confrontare la situazione “ideale” (quella pianificata dal PM, senza tenere conto del fatto/non fatto), con quella “reale” (che tiene conto del feedback ) dà molti spunti di riflessione e di possibili correzioni.

E’ interessante notare che il non essere riusciti a lavorare sul progetto pianificato lo possiamo leggere dalle registrazioni del worklog. 

Il worklog è un ottimo indicatore da questo punto di vista, è una sorta di “battito del cuore del progetto”; se il cuore non batte il progetto è morto!

Se una risorsa lavora su più progetti contemporaneamente i calcoli si possono complicare e per questo Twproject ci aiuta presentando queste informazioni in modo ottimale.

Inizia anche tu a gestire il carico al meglio

Con Twproject potrai inserire i progetti, valutarne l’effort ed ottenere feedback dal tuo team.

Prova Twproject!

Le attività di routine: si lavora otto ore al giorno?

Sono la Cenerentola delle attività. 

Molti di noi pur stando in ufficio 8 ore (quando va bene :-)) possono dedicare solo una percentuale del proprio tempo ai “veri progetti”. 

Molto tempo lo spendiamo (n.b. non ho detto “lo perdiamo”) in attività non riconducibili ad un progetto. 

Nel mio caso: leggere le email arrivate, riunioni di reparto, telefonate, supporto ai colleghi.

Oltre a queste generiche ce ne possono essere altre più specifiche come aggiornamento, formazione,  archiviazione documenti, verifica backup,  manutenzioni etc.

Quanto tempo dedico a queste attività? Quasi 3 ore al giorno

Lo so con una certa confidenza perchè sono ormai anni che con l’aiuto di Twproject registro giornalmente le ore impiegate e so che mediamente in un anno il 38% del mio tempo “lo impiego” così.

Se pianificassi un progetto che mi coinvolge al 100% per un periodo più lungo di qualche giorno, sicuramente sforerebbe.

Ma se mi chiedessero quante ore posso lavorare su una cosa ogni giorno d’istinto direi “otto ore”.  Per evitare questi errori è importante avere dati oggettivi su cui basare le ns. scelte ed analisi. 

La registrazione del worklog è la base per fare una buona pianificazione, non solo per un buon controllo sui costi.

So benissimo che questo è uno sforzo aggiuntivo ed infatti quando dico ai nostri clienti di registrare le ore “perse”, la prima reazione che ottengo è del tipo “riluttante/sbuffante/mi alzo e vado via”. 

Per questo è importante che l’attività di registrazione del worklog sia il più “indolore” possibile.

Su questo punto Twproject è imbattibile; si può registrare worklog alla chiusura dei To-do, con i bottoni start-stop, su una/due/tre settimane, sull’intero mese day-by-day, etc..  L’overhead è minimo

Con l’obiettivo di “misurare” le attività di routine, l’avere a disposizione un “calderone” dove poter mettere tutto quello che non si riesce a ricondurre ad un progetto alleggerisce di molto la registrazione aiutandoci a “fare 8”. 

Ai nostri clienti consigliamo sempre di creare un non-progetto “calderone” (o “cestino” o “BAU” Business As Usual per quelli più raffinati) che inizia il 1/1 e termina il 31/12 per la registrazione delle attività non progettuali. 

Dopo qualche mese di registrazioni si può capire meglio quanto tempo le ns. risorse possono davvero dedicare ai progetti.

Capita anche che sia necessario dare un’occhiata a cosa è andato nel “calderone”; magari si potrebbe strutturarlo per “classificare” meglio le attività di routine. 

Ad esempio questo è quello che usiamo noi in Twproject: 

Esempio di “calderone” strutturato

Abbiamo capito come usare il worklog per misurare le ore che possiamo dedicare ai “veri progetti”, ma come si comportano i “progetti” di routine dal punto di vista del carico?

Più o meno come i progetti veri, ovvero l’effort viene “spalmato” uniformemente sul periodo, ma con una piccola differenza: non hanno il feedback incrementale.

Facciamo un esempio: la mia attività routinaria di supporto al team di sviluppo mi occupa “mediamente” un’ora al giorno.

Se oggi non ricevo richieste di supporto, non è necessariamente vero che domani ne riceverò il doppio. 

In pratica l’effort si considera costante su tutto il periodo.

La sua rappresentazione grafica è una barra costante:

Le attività di routine

Attività spot

Sono attività che si svolgono all’interno di un “contratto” senza sapere a priori quanto e quando.

L’esempio più calzante sono gli interventi da fare su richiesta nel quadro di un contratto di manutenzione annuale.

In questo caso si può creare un “progetto” cha ha le stesse date del “contratto” ed assegnare le risorse all’occorrenza.

Dato che è difficile prevedere a priori l’effort complessivo, per semplicità possiamo non specificarlo e lasciarlo a zero.

Se invece lo si vuole tracciare, perché al cliente è stato venduto un pacchetto di ore, le si può inserire, queste non verranno comunque considerate dal carico.

Quindi a differenza di progetti e attività routinarie, le attività spot non generano un carico “spalmato” sul periodo di durata del progetto/contratto, ma solamente nei giorni in cui sono pianificate le attività.

Con Twproject questo lo si può fare direttamente assegnando dei ToDo oppure utilizzando il piano di lavoro.

Un esempio pratico: il carico di Giorgio

Giorgio lavora in un azienda di produzione e si occupa da molti anni di un prodotto specifico, da supporto ai clienti che lo acquistano e partecipa allo sviluppo delle sue customizzazioni.

Il lavoro giornaliero di Giorgio è quindi composto da progetti di natura diversa, creiamoli in Twproject e vediamo come appare il suo carico.

Giorgio ha un progetto di supporto clienti generico che dura tutto l’anno e che occupa più o meno un paio d’ore al giorno. Questo progetto è di tipo routine:

Ecco cosa accade nel carico di lavoro di Giorgio:

Attività routinaria che occupa circa 2 ore al giorno – 25%

Giorgio viene poi coinvolto in un progetto, per un prodotto custom di uno dei suoi clienti. La fase in cui lui è coinvolto dura solo 10 giorni e la stima del suo effort è di 40 ore.

La sua assegnazione appare cosi:

Ed ecco il carico come cambia:

Carico al 75% con l’aggiunta di un progetto

Infine Giorgio ha un contratto di supporto attivo con un cliente specifico, con un pacchetto di 40 ore a consumo. Su questo progetto Giorgio non lavora a meno che il cliente non lo chiami. Questa attività è spot e anche se inseriamo l’effort, il carico non cambia.

Ma cosa succede al carico di Giorgio se il cliente lo chiama e fissano un intervento sul prodotto? Giorgio creerà un ToDo schedulato e questo modificherà il suo carico.

Carico con attività spot

Come si evince dall’immagine, l’attività spot ha rubato del tempo al progetto di Analisi ed infatti le ore che Giorgio dovrà dedicargli nei giorni residui sono aumentate.

Questi sono solo 3 esempi semplici mappati con Twproject ma che rendono bene l’idea di come mappare le diverse tipologie di attività aziendali. Con Twproject 7 abbiamo lavorato molto su questi aspetti ed introdotto un tool, che utilizzando le informazioni del carico “suggerisce” una data di fine progetto “sostenibile” per il team.

Abbiamo anche introdotto un tool per risolvere velocemente i picchi di carico e le sovrapposizioni, perché non sempre va tutto liscio come per il nostro Giorgio, vedremo questo tool in un post dedicato.

Guarda questo video per capire ancora meglio come gestire il carico delle risorse con Twproject

Prova anche tu a mappare i tuoi progetti ed avere chiaro lo stato delle tue risorse

 

Organizzare e supportare il lavoro del team di progetto

Organizzare e supportare il lavoro del team di progetto va oltre il solo scopo di completare con successo un progetto rispettando il piano, il budget e le tempistiche di progetto prestabilite.

Il team di progetto deve essere un’unità funzionante di individui che condividono un obiettivo comune e l’unità di intenti è essenziale per il successo.

Tuttavia, una squadra unita non è una cosa scontata e senza una struttura organizzativa efficace e allineata, qualsiasi missione può rivelarsi un obiettivo non realistico.

Di fatto, l’individualità, le capacità e la creatività sono una componente chiave delle dinamiche di un team, ma mantenere queste qualità sotto controllo e andare avanti come una squadra è un compito arduo che un project manager deve sapere svolgere.

Ecco quindi 9 consigli per organizzare e supportare il lavoro del team di progetto.

Come organizzare e supportare il lavoro del team

Passiamo quindi a vedere punto per punto i 9 aspetti fondamentali per organizzare e supportare tutti gli uomini e le donne che compongono il nostro Team di progetto.

Come Organizzare e supportare il lavoro del team: Riunire il team

Quando il progetto inizia, la squadra può essere nuova ed i membri possono conoscersi più o meno bene.

Un project manager, specialmente con collaboratori alle prime armi, può aiutare il gruppo con attività di team building che aiuteranno a transitare nella fase di “normalizzazione”, in cui le persone iniziano effettivamente a considerarsi come effettivi membri di una squadra.

Comunicare e condividere regolarmente le informazioni

Il project manager deve usare le sue capacità di leadership e motivazione per ispirare il team e portare tutti non solo sulla stessa barca, ma anche a remare nella stessa direzione.

Fare riunioni regolari (e non solo il kick off meeting), pianificare le cose insieme, organizzare alcune sessioni di brainstorming… possono essere tutti modi per supportare il lavoro del team di progetto.

In breve, si tratta di mantenere il team coinvolto nel processo decisionale e tenerlo informato per tutto il tempo.

Un project manager di successo non si limita solamente ad assegnare e delegare compiti, ma si sforza di spiegare qual è l’obiettivo finale di un progetto e in che modo le varie attività contribuiscono a raggiungere la meta.

Pianificare le attività

Dopo aver lavorato con il team per stabilire le priorità delle attività, arriva il momento di creare un piano organizzato.

In altre parole, si tratta di identificare quali compiti sono nelle mani di chi e valutare un lasso di tempo entro il quale devono essere eseguiti per raggiungere l’obiettivo principale in modo tempestivo.

Un project manager dovrebbe avere una chiara comprensione dei punti di forza e di debolezza di ogni membro del gruppo.

Sapere questo consentirà di delegare e pianificare le attività in modo efficace.

Verificare regolarmente la disponibilità delle risorse e la competenza richiesta

Una volta assegnate e pianificate le attività come da punto precedente, il lavoro non finisce qui; è infatti necessario assicurarsi continuamente della disponibilità delle risorse e delle loro competenze.

Per organizzare efficacemente il team, bisogna prestare attenzione alle capacità e alla creatività personale di ogni singolo membro del team e, soprattutto, non sovraccaricare nessuno.

Per assicurarsi che il processo funzioni, è necessario controllare regolarmente con tutte le persone coinvolte per valutare il ritmo e qualsiasi problema imprevisto che potrebbe ostacolare il raggiungimento dell’obiettivo.

Garantire una formazione adeguata

L’ultima cosa che un project manager vuole scoprire a metà del processo è che alcuni membri del team non sono in grado di completare le loro responsabilità perché non sanno come farlo.

Oltre ad effettuare un’analisi delle esigenze di formazione del team e organizzare corsi in base alle necessità, è importante fornire un tutoraggio continuo e una guida ai meno esperti per aiutarli a diventare rapidamente collaboratori produttivi.

Fornire feedback costruttivi

Fornire feedback costruttivi ai membri del team è uno dei modi migliori per aiutarli a crescere professionalmente e personalmente.

Si possono organizzare regolarmente dei meeting di “check-in” in cui valutare la situazione e in cui il project manager ha la possibilità di fornire consigli e feedback su come ritiene che i membri del team stiano progredendo e possano crescere ulteriormente.

Fornire premi e apprezzamenti

supporto al team

Spesso ci si concentra solamente nel fornire feedback positivo, mentre si dimentica quanto sia importante per il morale e la motivazione della squadra ricevere riconoscimenti positivi, ricompense o apprezzamenti per il buon lavoro svolto.

I premi non necessariamente devono essere in denaro, ma anche un ringraziamento ufficiale di fronte agli altri membri del team, o addirittura dell’intera organizzazione, può dare quella carica in più.

In questi casi è importante tenere conto la personalità dell’individuo: alcune persone possono prediligere apprezzamenti in privato, mentre altre si sentono più valorizzate se apertamente ringraziate davanti a tutti.

Essere flessibili

Un progetto può essere soggetto a più revisioni e, a loro volta, anche le attività possono subire dei cambiamenti.

È necessario quindi che il project manager aiuti il team ad essere abbastanza flessibile da apportare modifiche dell’ultimo minuto pur rispettando la scadenza del progetto.

Perché tutto funzioni, la comunicazione è chiave.

Organizzare e supportare il team con un buon software di project management

L’utilizzo di un buon software di gestione dei progetti può aiutare enormemente ad organizzare non solo il lavoro del project manager, ma anche quello del team di progetto in generale.

In un solo luogo, il software appunto, saranno raggruppate tutte le informazioni e le documentazioni del progetto e sarà possibile vedere il punto della situazione e lo status di progetto in ogni momento. In questo senso un buon Gantt nel software sarà indispensabile.

Inoltre, a seconda della funzionalità del software, questo può inviare notifiche di scadenze importanti, fungere da chat interna ed essere il punto di riferimento per ogni attività.

 

Seguendo questi semplici suggerimenti, organizzare e supportare il lavoro di un team di progetto dovrebbe risultare molto più semplice.

In questo modo, i project manager possono sviluppare responsabilità, fiducia e un approccio meno gerarchico.

Ed ecco l’ultimo consiglio: come responsabile di progetto è importante imparare a fidarsi della squadra finché non si avrà motivo di credere il contrario.

Nuovi obiettivi, un nuovo modo di lavorare.

Aumentare la produttività del team: 7 consigli da seguire

Gestire e aumentare la produttività del team non è un compito facile.

Da un lato, si vogliono mantenere livelli motivazionali sani all’interno della squadra, ma dall’altro è comunque necessario lavorare sodo verso gli obiettivi organizzativi.

A volte, non importa quanto si lavora duramente, il risultato sembra non arrivare.

Ma essere produttivi non significa semplicemente lavorare più ore, anzi, sapere che si lavorerà fino a tardi potrebbe persino essere una scusa per procrastinare e rimandare le attività.

Ma niente paura! Nonostante tutto, è ancora possibile migliorare la produttività del team e raccogliere i frutti anche grazie ai 7 consigli contenuti in questo articolo.

Migliorare la produttività del team: Essere realistici sulle tempistiche

  • Quanto tempo si ha a disposizione?
  • Cosa è possibile fare in questo tempo determinato?
  • Quanto tempo ci vuole per svolgere i diversi compiti?

Rispondere a queste domande è il primo passo per aumentare la produttività. A volte, si va incontro al fallimento solo perché non si è realistici riguardo alle tempistiche.

Sapere quanto tempo ci vuole per fare qualcosa e sapere quanto tempo si ha a disposizione è essenziale.

Inoltre, bisogna tenere conto che la produttività non è statica e ogni giorno si può essere più o meno efficienti e concentrati nel lavoro.

Per questo è importante concedersi del tempo di riserva in cui è possibile recuperare le attività che non sono state terminate.

Un esempio è quello di lasciare i venerdì pomeriggio tendenzialmente liberi in modo da avere spazio per terminare il lavoro.

Aumentare la produttività del team: Valutare i processi

Allo stesso modo in cui si rivaluta e si misura il tempo necessario per ogni attività, così si dovrebbe valutare e misurare l’efficienza dei processi (che sono diversi dai progetti).

A volte, il modo in cui si fanno le cose è stabilito da persone che non stanno facendo quel lavoro o forse quei processi sono basati su vecchie tecnologie e vecchi modi di lavorare.

Tutto ciò può avere un impatto significativo sulla produttività del team.

Nella rivalutazione di ogni processo è importante assicurarsi di riconsiderare come vengono fatte le cose e non aver paura del cambiamento.

Inoltre, è essenziale coinvolgere quelle persone che utilizzano attivamente quei processi.

Aumentare la produttività del team: Evitare il multitasking

Tutti incontrano durante la giornata lavorativa molteplici distrazioni che fanno perdere la concentrazione.

Un esempio comune: si perde la concentrazione anche solo rispondendo a un’e-mail di 2 minuti nel mezzo di un’altra attività.

Recuperare quella concentrazione è ciò che richiede più tempo e, a sua volta, rende meno produttivi.

È necessario insegnare al team a focalizzare tutta l’energia e attenzione nel compito da svolgere, dimenticando, per il momento, il resto.

aumentare la produttivita del team

Incrementare la produttività del team: Dare priorità e organizzare il carico di lavoro in modo efficiente

Essere organizzati è un elemento cruciale per il successo e avere elenchi di cose da fare è un’ottima tecnica organizzativa.

Il project manager può aiutare i membri del team ad organizzare il carico di lavoro indicando ed individuando le priorità.

Ci saranno sempre molte diverse cose da fare, ma il trucco è stabilire le priorità e organizzare l’agenda di conseguenza.

In tutto questo un peso notevole lo avrà la modalità con cui è stato creato il team di progetto. Se si sono scelte le persone sbagliate sarà molto complicato organizzarle al meglio. A tal proposito potrebbe interessarti questo articolo su come creare un team di progetto.

Migliorare la produttività del team: Essere consapevoli di sé stessi

Essere produttivi dipende dalla consapevolezza di sé.

È essenziale insegnare ai membri del team a riconoscere quando sono più produttivi e quando svolgono il lavoro migliore.

Conoscendo questo, è possibile organizzare il lavoro, del singolo e della squadra, in modo più efficiente.

In questo senso il project manager dovrebbe essere più elastico, ciò significa che non tutte le attività devono necessariamente essere svolte seduti in ufficio.

Alcune persone, ad esempio, quando devono ascoltare un video o devono fare telefonate, potrebbero farlo in maniera più produttiva mentre camminano.

Ogni membro del team lavora al meglio quando gli viene dato un ambiente in cui gli è permesso di fare le cose “a modo suo”, chiaramente entro certi limiti.

Migliorare la produttività del team: Fornire feedback costruttivi

È importante che i membri del team ricevano regolarmente feedback sul loro lavoro.

I veri leader comprendono l’importanza del feedback, sapendo come fornirlo in modo efficace e costruttivo.

Che sia positivo o negativo, questo deve essere sempre onesto.

Il project manager deve essere chiaro su cosa e perché, portando esempi oggettivi e aiutando ad immaginare il futuro post-cambiamento.

Allo stesso modo, il feedback deve essere anche positivo nel caso di attività ben fatte e piccole vittorie.

L’apprezzamento è un bisogno umano fondamentale ed è essenziale per un posto di lavoro di successo.

Tutto ciò contribuirà a instillare una cultura di fiducia e crescita personale, poiché i dipendenti si sentiranno valorizzati.

Aumentare la produttività del team: Saper ascoltare e capire

Anche se questo dovrebbe essere una cosa automatica in tutte le organizzazioni, in realtà è ancora un problema che viene costantemente affrontato dai dipendenti.

In qualità di manager, è essenziale incoraggiare una comunicazione bidirezionale, lavorando per comprendere le esigenze dei membri del team.

È anche utile ascoltare tutte le idee che possono avere, perché se i dipendenti si sentono messi da parte, ciò influenzerà i loro livelli di motivazione avendo un impatto negativo sulla produttività e sull’efficienza del team.

Usare questi 7 suggerimenti significa essere consapevoli di ciò su cui concentrarsi e sapere quando è il momento di lasciar andare.

La produttività del team è simile a quella di preparare una torta in cui gli ingredienti giusti – i membri del team – devono essere scelti e mescolati nel giusto modo.

Nel complesso, non esiste un unico modo per consentire al team di essere più produttivo, anzi, con piccoli e costanti accorgimenti si possono gettare le basi di un ambiente produttivo.

Collabora efficacemente con il tuo team.