Categoria: Gestione Risorse

La formazione del team è fondamentale per un’azienda moderna se si pensa che il lavoro di squadra è oramai unanimamente considerato essenziale per il successo aziendale. Quindi, oggi più che mai, diventa importante non solo sapere come creare il un Team di progetto che funzioni, ma soprattutto diventa fondamentale farlo crescere nel migliore dei modi.

Quando si parla di formazione, bisogna considerare il tempo che le viene dedicato come un investimento.

Addestrando e formando il team, consentendogli così di assumersi le responsabilità e di prendere decisioni da solo, quando possibile, permetterà anche al project manager di non dover controllare ogni minima azione della squadra e di utilizzare il suo tempo per lavorare ad altri task più importanti.

Come capire quando c’è bisogno di formazione?

Prima dell’implementazione di qualsiasi programma di formazione, è necessario stabilire che i metodi di formazione possano rispondere adeguatamente alle esigenze del team.

Questo inizia con un’analisi dei bisogni, non solo a livello di squadra, ma anche a livello individuale.

Una volta identificati questi bisogni si sceglierà il tipo di formazione adatta per superare le sfide che la squadra e/o l’individuo deve affrontare.

Ecco alcuni suggerimenti per capire quando c’è bisogno di formazione e di che tipo:

1. Stabilire aspettative chiare per ogni ruolo

Per identificare le esigenze di formazione e sviluppo, è necessario definire aspettative chiare per ciascun ruolo all’interno del team. Questo permette di creare un benchmark per monitorare le prestazioni e di capire di quali competenze ha bisogno un dipendente per avere successo nel suo ruolo.

2. Monitorare le prestazioni dei dipendenti

Misurare e monitorare le prestazioni dovrebbe essere considerato un mezzo per supportare i dipendenti – non penalizzarli – e allo stesso tempo può essere uno strumento prezioso per identificare le opportunità di sviluppo all’interno di un gruppo.

3. Chiedere

Il feedback diretto dei dipendenti sulle necessità di formazione può essere un’aggiunta preziosa al piano di formazione e sviluppo. Un modo semplice è chiedere ai dipendenti di valutare la loro soddisfazione sul lavoro e le loro prestazioni e poi chiedere loro cosa lo renderebbe migliore.

4. Utilizzare il focus group

I focus group sono uno strumento utile per aiutare a identificare le esigenze di formazione e sviluppo all’interno di un’organizzazione. Il focus group, sotto la guida di un facilitatore esperto, permette di raccogliere i punti di vista e le opinioni dei dipendenti sulla formazione corrente e su come migliorare l’offerta.

Come si svolgerà la formazione del team?

Una volta eseguita l’analisi dei bisogni, il programma di formazione scelto dovrà presentare le seguenti caratteristiche:

• Accessibilità, dovrà disponibile per tutti i dipendenti che necessitano di formazione;
• Usabilità, dovrà essere progettato a un livello tale che i dipendenti possono capire;
• Apprendibilità, dovrà rispondere in modo adeguato alle esigenze di formazione, creando conoscenza concreta.

Ci sono poi una serie di elementi di progettazione da tenere a mente, tra cui la durata, il luogo della formazione e chi la fornirà.

I programmi di formazione possono essere condotti utilizzando sessioni di pratica individuali o di gruppo, oppure possono essere organizzati in un’unica sessione continua o in più lezioni più brevi.

Le ricerche hanno scoperto che più sessioni portano a un trasferimento di conoscenza migliore rispetto all’unica sessione continua, molto probabilmente perché forniscono agli studenti un periodo per riposare e metabolizzare le informazioni senza sentirsi sopraffatti.

Per quanto riguarda la sede della formazione, questa può essere all’interno o all’esterno dell’organizzazione.

In questo senso, ci sono poche ricerche che dimostrano quale ambiente generi risultati migliori.

Tuttavia, la formazione in loco può facilitare l’esperienza sul posto di lavoro e fornire agli studenti un’opportunità di pratica realistica.

Inoltre, la formazione fuori sede tende ad essere più costosa, nel qual caso la formazione in sede potrebbe comportare un migliore ritorno sull’investimento.

Per quanto riguarda chi faciliterà la formazione; gli istruttori possono provenire dall’interno, formatori interni, o dall’esterno dell’organizzazione, formatori esterni. Ma non solo: un programma di formazione può anche essere autogestito.

Questi programmi autogestiti richiedono una maggiore motivazione da parte del dipendente/studente, ma consentono un approccio più personalizzato e incentrato sul discente.

Con l’utilizzo della tecnologia e delle piattaforme di formazione è ora possibile rendere più coinvolgenti e molto efficaci questi programmi auto-amministrati.

In questo caso però, è necessario assicurarsi che gli allievi abbiano esperienza con il tipo di tecnologia utilizzata o, in caso contrario, si dovrebbe fornire agli allievi un tutorial prima di iniziare il programma di formazione vero e proprio.

I benefici della formazione del team

Sono molteplici i vantaggi della formazione del Team e proviamo a vederne insieme i più importanti:

1. Restare al passo con i cambiamenti del settore

Quasi ogni settore sta attraversando continui cambiamenti, sia in relazione a tecnologie e processi, sia in relazione alla concorrenza. Garantire che il team riceva una formazione regolare offre maggiori possibilità di essere in prima linea nel cambiamento e gli permette di essere consapevole di tutto ciò che sta accadendo intorno all’organizzazione.

2. Rimanere in contatto con gli sviluppi tecnologici

Uno dei più grandi cambiamenti che un’organizzazione deve affrontare ogni giorno sono gli sviluppi tecnologici. Con una formazione regolare, ci si può assicurare che il team comprenda la tecnologia più recente al massimo delle sue potenzialità.

3. Migliorare le competenze dei dipendenti

Avevamo già parlato in un altro articolo di come migliorare la produttività del team migliorando l’ambiente di lavoro, ma possiamo migliorare la produttività anche con la formazione. Uno dei vantaggi più evidenti della formazione continua dei dipendenti è il miglioramento delle capacità sia individuali che di gruppo. In questo modo l’intera organizzazione potrà raccogliere i frutti di un lavoro fatto come si deve.

4. La formazione come strumento motivazionale

Se vengono offerte opportunità di formazione continua, è più probabile che il team torni a lavorare desideroso ed entusiasta di provare le nuove conoscenze acquisite. Inoltre, questo permette di aumentare il clima di fiducia fra dipendente ed organizzazione.

5. Attirare nuovi talenti

Un programma di formazione strutturato renderà un’organizzazione più attraente per chi sta cercando lavoro. Chi tiene alla propria carriera e alla propria crescita professionale cerca infatti questo tipo di cose.

 

In un’organizzazione, la formazione può spesso essere qualcosa che viene sperimentato solo dai nuovi dipendenti.

Molte aziende la vedono esclusivamente come una necessità per aiutare il nuovo assunto ad entrare nel suo nuovo ruolo, ma una formazione efficace e continua per ogni singolo dipendente può essere molto vantaggiosa per un’organizzazione.

Sebbene l’investimento nella formazione continua del team possa sembrare consistente, è fondamentale rendersi conto che il miglioramento costante del personale aiuterà ad aumentare i profitti e a migliorare i risultati aziendali complessivi.

La preparazione e formazione del team per l’organizzazione è una parte importante del lavoro di un project manager e non si applica solo ai nuovi assunti.

Le persone hanno bisogno di formazione e supporto durante tutta la loro carriera, sia come individui che come team, per sviluppare le loro capacità e continuare a lavorare in modo efficace.

La formazione rappresenta un’ottima opportunità per espandere la base di conoscenze di tutti i dipendenti, ma i datori a volte vedono questo come un costo e una perdita di tempo lavorativo che può ritardare il completamento dei progetti.

Tuttavia, nonostante questi potenziali inconvenienti, la formazione e lo sviluppo forniscono, sia all’individuo che alle organizzazioni nel loro complesso, vantaggi che rendono i costi e il tempo un investimento utile.

5 consigli per la preparazione e formazione del team per l’organizzazione

Proprio per l’importanza di formare il team in modo efficace, vogliamo darvi 5 consigli per farlo al meglio. Anche se possono apparire scontati, in realtà non lo sono e non sempre vengono tenuti nella dovuta considerazione. Partiamo!

Preparazione e formazione del team: Concentrarsi in primis sul team building

Per creare una sinergia, il team deve trascorrere del tempo insieme per potersi conoscere.

Le ricerche mostrano che il team building ha un effetto positivo sul posto di lavoro, come nella definizione degli obiettivi, nelle relazioni e nella risoluzione dei problemi.

Invece di concentrarsi sugli obiettivi personali, buone capacità di team building possono unire i dipendenti attorno a un obiettivo comune e aumentare la produttività migliorando l’efficienza del team.

Quindi, prima di iniziare a esaminare i metodi di formazione del team, è importante iniziare con alcune sessioni di team building.

Preparazione e formazione del team: Scoprire come i membri del team preferiscono imparare

La diversità è fondamentale, non solo all’interno della forza lavoro, ma anche nel modo in cui si offrono opportunità di apprendimento al team.

Alcune persone preferiscono la formazione pratica, mentre altre preferiscono la formazione in aula con un insegnante.

Alcuni preferiscono immergersi nella formazione per un’intera giornata, mentre altri preferiscono dedicare un’ora ogni giorno.

Soddisfare, per quanto possibile, le diverse esigenze di apprendimento del team è estremamente importante per il tasso di successo della formazione e per aumentare la conservazione dell’apprendimento.

I quattro stili di apprendimento di Kolb possono essere utili per capire come gli individui del team preferiscono apprendere e quale stile di formazione potrebbe adattarsi meglio a loro.

I quattro stili sono:

• Divergente: Le persone con questo stile di apprendimento preferiscono l’osservazione piuttosto che la pratica, sono interessate al piano relazionale ed emotivo e necessitano di dialogo ed interazione.
• Assimilatore: Questo stile di apprendimento preferisce idee e concetti. Queste persone sono in grado di comprendere informazioni ed organizzarle in modo chiaro e logico, hanno un forte orientamento al compito e sono meno interessate alla relazione.
• Convergente: Le persone con questo stile di apprendimento preferiscono la parte pratica, sono efficienti nell’operatività e amano sperimentare nuove idee.
• Adattivo: Questo stile di apprendimento è pratico e le persone che preferiscono questo stile si affidano all’intuizione più che alla logica. Sono fortemente orientate al risultato.

Preparazione e formazione del team: Offrire diversi metodi di formazione

Una volta compresi quali sono gli obiettivi con la formazione del team e quali sono i diversi stili, è il momento di esaminare i diversi modi in cui è possibile formare la squadra.

Alcuni stili di apprendimento si adattano meglio ad un team rispetto ad altri.

La formazione pratica, ad esempio, può funzionare molto bene per i team se combinata con attività di team building, per consentire alle persone di mettere in pratica ciò che hanno appena appreso in un ambiente controllato e lavorare insieme verso un obiettivo comune.

Lo stesso vale per la formazione interattiva, in cui si possono utilizzare i giochi per guidare il gruppo attraverso diversi scenari di lavoro e convincerli a capire in modo collaborativo come gestirli al meglio.

Un’altra soluzione potrebbe essere quella di offrire un corso online, ma lasciare che i membri del team completino i quiz e gli esercizi individualmente, secondo le tempistiche più adatte ad ognuno di loro.

La scelta del giusto tipo di formazione per il team dipende quindi da molti aspetti, tra cui quali sono le esigenze di formazione, come gli individui apprendono, qual è l’obiettivo della formazione, il budget e quanto tempo si vuole dedicare alla formazione.

Preparazione e formazione del team: Follow up dopo le sessioni di formazione

Una volta terminata la formazione, lo sviluppo del team non è terminato. La continuità è la chiave infatti.

Il manager deve assicurarsi di continuare ad abilitare l’apprendimento, ad esempio attraverso feedback personali o con responsabilità extra dopo la formazione.

Inoltre, si possono creare incentivi per incoraggiare il team a mettere in pratica ciò che ha imparato.

Sottolineando l’importanza dell’apprendimento continuo, si mostra ai dipendenti che il loro sviluppo è una priorità per l’organizzazione.

Seguendo la formazione con nuove attività, incontri regolari o formazione aggiuntiva, si evita che le informazioni appena apprese cadano nel dimenticatoio o vengano sepolte dal lavoro – come succede molto spesso.

Preparazione e formazione del team: Non sottovalutare il potere della formazione informale

È un aspetto trascurato, ma si stima che l’apprendimento informale rappresenti fino al 75% dell’apprendimento all’interno delle organizzazioni.

Con questo si intende l’apprendimento attraverso l’auto-riflessione, l’apprendimento dai colleghi, supervisori e manager e l’apprendimento dalla lettura di articoli, libri e siti specialistici.

È qui che entra in gioco, per tornare al discorso iniziale, anche l’investimento nel team building, perché più il tuo team va d’accordo, maggiori sono le possibilità che apprenda in modo informale l’uno dall’altro.

I vantaggi della preparazione e formazione del team per l’organizzazione

• Migliori prestazioni dei dipendenti: il dipendente che riceve la formazione necessaria è in grado di svolgere meglio il proprio lavoro. La formazione darà al dipendente una maggiore comprensione delle proprie responsabilità all’interno del proprio ruolo.
• Maggiore soddisfazione e morale dei dipendenti: l’investimento nella formazione dimostra ai dipendenti che sono apprezzati da parte dell’azienda. E di conseguenza, dipendenti che si sentono apprezzati e stimolati dalle opportunità di formazione possono provare maggiore soddisfazione per il proprio lavoro.
• Affrontare i punti deboli: tutti hanno alcuni punti deboli su cui lavorare. Un programma di formazione consente di rafforzare quelle competenze che ogni dipendente deve migliorare.
• Coerenza: un solido programma di formazione e sviluppo garantisce ai dipendenti un’esperienza e una conoscenza di base coerenti.
• Aumento della produttività e rispetto degli standard di qualità che a sua volta migliorerà il fatturato dell’azienda e la potenziale quota di mercato.
• Maggiore innovazione in nuove strategie e prodotti: La formazione continua e il miglioramento delle competenze della forza lavoro possono incoraggiare la creatività.
• Riduzione del turnover dei dipendenti: il personale si sente apprezzato ed è quindi meno propenso a cambiare datore di lavoro.

E come può un software di project management aiutarti in questo processo? Attraverso uno strumento come Twproject, il team partecipa allo svolgimento del progetto, cooperando e rendendo le informazioni condivise e condivisibili. Questo permette ai senior di trasmettere la conoscenza anche ai membri junior, portando in evidenza criticità note.

La condivisione del lavoro aiuta il training informale con la gestione del lavoro quotidiano da parte di tutto il team.

Per concludere: più persone nel team sono ben formate, più l’organizzazione sarà efficiente.

Sapere come coinvolgere il team di progetto è sicuramente uno dei fattori chiave per gestire un’attività di successo.

Un project manager vuole che i suoi dipendenti siano orgogliosi di ciò che fanno e dell’organizzazione per cui lavorano.

Coloro che lavorano con uno scopo daranno il meglio; una pratica che può solo avvantaggiare l’obiettivo di un progetto e di un’azienda in generale.

È importante quindi esaminare ogni aspetto del motivo per cui le persone svolgono il lavoro e cosa le spinge a farlo.

Esistono modi per determinare il livello di coinvolgimento dei dipendenti all’interno del team di progetto, nonché strumenti per imparare a coinvolgerli. Vediamoli in questo articolo.

Cos’è il coinvolgimento di un team di progetto?

Il coinvolgimento dei dipendenti è più che sapere se a qualcuno piace o meno il proprio lavoro.

Misurare il coinvolgimento di un team di progetto consente di sapere quanto ogni membro è impegnato nell’azienda e nel suo successo.

Comprendere il livello di coinvolgimento è il primo passo; il passaggio successivo consiste nel migliorare questo coinvolgimento.

In qualità di manager, creare una forza lavoro che non sia solo felice, ma impegnata e motivata a produrre, eliminerà un ostacolo sulla strada del successo.

Alcuni fattori da considerare per capire il coinvolgimento di un team sono l’azienda e la sua leadership. Potrebbe anche interessarti questo articolo sui vari modelli di leadership.

Prima di poter iniziare a misurare il loro livello di coinvolgimento, bisogna chiedersi:

• Gli obiettivi e le visioni dell’organizzazione sono chiari e concisi?
• I dipendenti comprendono questi obiettivi?
• Esiste un chiaro collegamento tra il lavoro di ognuno e gli obiettivi dell’azienda?
• I dipendenti possono vedere in che modo il loro lavoro contribuisce al successo dell’azienda?
• La leadership dell’organizzazione è presente e in grado di motivare la forza lavoro?
• I manager sono dotati delle competenze necessarie per guidare un team verso il successo?

Quando tutti questi fattori sono positivi, è possibile iniziare a guardare più da vicino quanto il team di progetto è coinvolto.

Come si misura il coinvolgimento dei componenti del Team?

Si misura il coinvolgimento attraverso un semplice sondaggio tra i dipendenti.

Domande o affermazioni come “Ritengo che le mie esigenze siano una priorità in questa azienda” o “Il mio posto di lavoro è sicuro” saranno valutate da ogni membro del team su una scala da 1 a 5 in base al grado di accordo o disaccordo con la dichiarazione.

Una volta concluso il sondaggio, bisogna interpretare i risultati: i punteggi grezzi daranno la media di tutte le risposte al sondaggio, ma questi risultati non consentono di trarre conclusioni sul coinvolgimento vero e proprio dei dipendenti.

Se è possibile confrontare questi dati con quelli di altre società che hanno completato lo stesso sondaggio, è possibile determinare meglio se i punteggi sono bassi o alti.

Come coinvolgere il team di progetto

Una volta completato il sondaggio e interpretato i dati, bisogna sapere come aumentare il coinvolgimento del team di progetto.

Esistono diverse strategie che si possono implementare per aiutare il team:

• Imparare a conoscere i membri del team: imparare a conoscere le loro famiglie, il background e gli obiettivi personali consente come manager di sviluppare un rapporto più forte con loro. La ricerca mostra che i dipendenti che si sentono apprezzati tendono ad essere molto più coinvolti nel loro lavoro e nelle loro prestazioni.
• Fornire loro gli strumenti per il successo: un project manager non solo deve supervisionare il lavoro, ma dovrebbe anche essere sicuro che il team capisca cosa sta facendo. Quando uno dei membri del team non è sicuro di cosa fare o come gestire una situazione, la produttività può bloccarsi mentre cerca di risolvere la situazione. Anche se è necessario ulteriore coaching o formazione, fornire ai dipendenti una solida base per le attività future è un buon passo per aumentare il loro livello di coinvolgimento.
• Informare loro su come sta andando l’azienda: Affinché il team abbia un interesse concreto verso l’azienda, dovrebbe essere consapevole dei suoi successi, preoccupazioni e difficoltà. Consentire al team di sapere cosa funziona e cosa no garantisce loro l’opportunità di sviluppare nuove idee per le aree più deboli e continuare ad essere proattivi nei settori in cui stanno lavorando.
• Riconoscere il team e il suo lavoro: Un manager che riconosce un lavoro ben fatto è una motivazione essenziale nello sviluppo delle migliori pratiche di coinvolgimento dei dipendenti. Per essere un Project manager di successo, è bene capire quale forma di riconoscimento funziona meglio per ogni team. Parole di incoraggiamento oppure un’attività specifica di riconoscimento dei dipendenti o, se l’azienda può, un bonus monetario. Il riconoscimento aiuta a promuovere atteggiamenti positivi e comportamenti sani sul posto di lavoro, fattore chiave per elevare i livelli di coinvolgimento dei dipendenti.
• Incoraggiare il lavoro di squadra tra i dipendenti: C’è una ragione per cui le persone amano gli sport di squadra. Quando un gruppo di persone si riunisce per vincere, si raggiunge una sensazione contagiosa che avvolge tutti intorno a loro. Lo stesso si può applicare nell’ambiente di lavoro, dove lo sviluppo di un forte team di dipendenti dà loro un senso di maggiore scopo. Metterli insieme per lavorare verso un obiettivo unico può essere incredibilmente soddisfacente e consente loro di raggiungere un senso di cooperazione, considerazione e fiducia non solo l’uno nell’altro, ma nell’azienda stessa.
• Creare un ambiente di lavoro libero dalla paura: Molte aziende tendono a operare in un ambiente basato sulle prestazioni che può portare alla paura di essere rimproverati se una decisione fallisce. Gestire un’azienda in cui i dipendenti sono puniti per errori o una scelta sbagliata è una strategia che porterà inevitabilmente i membri del team a non correre rischi. Scegliere quindi un approccio più gentile e positivo può essere molto più efficace per raggiungere i risultati, senza diminuire il livello di coinvolgimento del team.
• Motivare ed ispirare: La creazione di un ambiente di lavoro positivo inizia con dipendenti felici, ma non finisce qui. Il tono è impostato dallo staff manageriale e un buon modo per ottenere un tono positivo è essere più di un semplice capo, ma essere un vero e proprio mentore. Che si tratti di una pacca sulla spalla e di parole di incoraggiamento che esortano a continuare a provare o indicazioni su alcune procedure, il manager non deve essere visto con paura, ma essere considerato un punto di riferimento.

Coinvolgere il Team di Progetto: Conclusioni

È responsabilità del manager aiutare i dipendenti a diventare una squadra coesa e di successo.

Far sentire i propri dipendenti come se fossero parte di un team e che la loro presenza sul posto di lavoro sia necessaria è un fattore chiave per mantenere alti livelli di coinvolgimento.

Dipendenti coinvolti significa che la produttività aumenterà, i profitti ei margini aumenteranno e i risultati in termini di soddisfazione del cliente potranno salire alle stelle, regalando all’organizzazione una reputazione da sogno.

Quando l’azienda può rispecchiare i migliori sforzi e l’affidabilità dei propri dipendenti, questa culmina in un modello di business di successo in cui tutti sono appassionati, impegnati e coinvolti.

In altre parole, il coinvolgimento del team di progetto è una parte necessaria che creerà un luogo di lavoro privo di paure, pieno di idee e un senso di cameratismo.

I conflitti e la loro gestione sono elementi che ogni Project Manager deve affrontare, prima o poi.

Questo perché ogni progetto coinvolge necessariamente individui diversi che lavorano insieme per completare un compito complesso.

Vediamo, allora, come possiamo affrontare al meglio questo aspetto.

La causa del conflitto nella gestione di un team che collabora a un progetto può essere correlata a vari fattori: differenze di valori, atteggiamenti, bisogni, aspettative, percezioni, risorse e personalità.

Abilità adeguate nella gestione dei conflitti possono aiutare i project manager e altri membri dell’organizzazione a gestire e risolvere efficacemente i conflitti.

Risolvere i conflitti significa dunque rendere un’azienda più produttiva nel suo insieme.

Che cos’è il conflitto?

Il termine conflitto ha varie definizioni.

L’accezione maggiormente diffusa è legata all’aspetto sociologico, che vede il conflitto come “particolare tipo di interazione sociale in cui uno o più attori coinvolti fanno esperienza di un’incompatibilità negli scopi o nei comportamenti”.

Sostanzialmente una situazione di concorrenza in cui le parti sono consapevoli dell’incompatibilità di potenziali posizioni future e in cui ciascuna parte desidera occupare una posizione disallineata ai desideri dell’altra.

La situazione di conflitto deve includere elementi di interdipendenza, emozioni, percezioni e comportamenti.

Ma il conflitto in realtà può essere costruttivo e salutare per un’organizzazione e può aiutare a sviluppare le persone e migliorare l’organizzazione.

Il conflitto può portare a problemi di fondo, costringendo le persone a confrontarsi con possibili difetti in una soluzione e sceglierne una migliore.

La comprensione degli interessi, degli obiettivi e dei bisogni reali viene migliorata e viene indotta una comunicazione continua su tali questioni.

Il conflitto costruttivo si verifica quando le persone cambiano e crescono personalmente, si forma la coesione tra i membri del team e si trova una soluzione al problema.

Tuttavia, se il conflitto non è gestito correttamente, può essere dannoso per un’organizzazione minacciando l’unità, le partnership commerciali, i rapporti di squadra e le connessioni interpersonali.

Il conflitto decostruttivo si verifica quando una decisione non è stata trovata e il problema rimane, l’energia viene sottratta da attività o questioni più importanti, il morale della squadra o degli individui viene distrutto e i gruppi di persone sono polarizzati.

Dinamica del conflitto

Quando si manifesta un conflitto, la prima reazione è quella di tentare di risolverlo, buttandosi a capofitto nella situazione che si è creata.

Invece in questo particolare momento è strategico fermarsi ad ascoltare.

È importante che un project manager comprenda le dinamiche del conflitto prima di essere in grado di risolverlo.

Le motivazioni che portano al conflitto includono la percezione dell’obiettivo, la percezione dell’altro, la visione delle azioni dell’altro, la definizione del problema, la comunicazione e le dinamiche interne del gruppo.

La percezione dell’obiettivo diventa un problema quando il successo diventa competitivo in maniera esagerata.

La percezione dell’altro può creare conflitto quando l’atteggiamento diventa “noi contro loro”. In questo caso, le somiglianze e le differenze vengono enfatizzate causando divisione all’interno di un gruppo.

La visione delle azioni altrui può essere un problema quando la situazione è competitiva invece che cooperativa. Qualsiasi comportamento può essere sospetto in un ambiente competitivo.

La definizione del problema può provocare un conflitto quando la dimensione del problema viene aumentata o viene interpretata erroneamente.

La comunicazione in un ambiente competitivo può causare sfiducia e le informazioni possono essere nascoste o possono mancare.

Le dinamiche di gruppo interne possono essere negative quando la struttura della squadra è centralizzata e rigida piuttosto che flessibile e aperta. La conformità è enfatizzata e le attività dominano sulle singole esigenze dei membri del team.

Approcci alla risoluzione dei conflitti

Vediamo qui cinque modalità per la risoluzione dei conflitti e le situazioni specifiche in cui sono utilizzate al meglio.

1. Confronto

Questo coinvolge le parti in conflitto che si incontrano faccia a faccia e collaborano per raggiungere un accordo che soddisfi le preoccupazioni di entrambe le parti. Questa modalità implica una comunicazione aperta e diretta che dovrebbe aprire la strada alla risoluzione del problema. Il confronto dovrebbe essere utilizzato quando:

• Entrambe le parti devono vincere
• Si vogliono ridurre i costi.
• Si vuole creare una base di potere comune.
• Le competenze sono complementari.
• Il tempo è sufficiente.
• La fiducia è presente.
• L’apprendimento è l’obiettivo finale.

2. Compromesso

Questo è anche descritto come uno stile “dare e avere”. Le parti in conflitto contrattano per raggiungere una soluzione reciprocamente accettabile. Entrambe le parti rinunciano a qualcosa per raggiungere un accordo e se ne vanno con un certo grado di soddisfazione. Il compromesso dovrebbe essere usato quando:

 

• Entrambe le parti devono vincere.
• Ci si trova in una situazione di stallo.
• Il tempo non è sufficiente.
• Si vuole mantenere la relazione tra le parti coinvolte.
• Non si ottiene nulla se non si scende a compromessi.
• La posta in gioco è moderata.

3. Smussatura

Questo è anche indicato come stile accomodante o servizievole. In questo approccio, le aree di accordo vengono enfatizzate e le aree di disaccordo vengono minimizzate. I conflitti non vengono sempre risolti utilizzando questa modalità, ma una parte può sacrificare le proprie preoccupazioni o obiettivi per soddisfare le preoccupazioni o gli obiettivi dell’altra parte. La smussatura dovrebbe essere utilizzata quando:

• L’obiettivo da raggiungere è globale.
• Si vuole creare un obbligo per un compromesso in un secondo momento.
• La posta in gioco è bassa.
• La responsabilità è limitata.
• Qualsiasi soluzione è adeguata.
• Si vuole essere armoniosi e creare buona volontà.
• Si vuole guadagnare tempo.

4. Forzatura

Questo è anche noto come stile di competizione, controllo o dominio. La forzatura si verifica quando una parte fa di tutto per conquistare la posizione dominante ignorando i bisogni e le preoccupazioni dell’altra parte. Ciò si traduce in una situazione di vittoria-sconfitta in cui una parte vince a spese dell’altra parte. La forzatura dovrebbe essere utilizzata quando:

• È presente una situazione “fare o soccombere”.
• La posta in gioco è alta.
• Sono in gioco principi importanti.
• La relazione tra le parti non è importante.
• Deve essere presa una decisione rapida.

5. Annullamento

Questo è anche descritto come stile di ritiro. Questo approccio è considerato come un rimandare un problema per dopo o ritirarsi del tutto dalla situazione. È considerata una soluzione temporanea perché il problema, e il conflitto di conseguenza, continueranno a ripresentarsi più e più volte. L’annullamento dovrebbe essere usato quando:

• Non è possibile vincere.
• La posta in gioco è bassa.
• La posta in gioco è alta, ma non si è preparati.
• Si vuole guadagnare tempo.
• Si vuole mantenere la neutralità o la reputazione.
• Si pensa che il problema scomparirà.

Conclusione

Il conflitto nella gestione del progetto non è necessariamente sfavorevole e negativo se gestito correttamente.

I vantaggi sono diversi e significativi, come ad esempio l’aumento della crescita personale e del morale, il miglioramento della comunicazione e la produzione di migliori risultati del progetto.

Tuttavia, il conflitto può anche rappresentare il declino di un progetto o, nelle situazioni più gravi, di un’intera organizzazione se non viene gestito in modo efficace.

La sfida per i project manager è quindi cercare di mantenere il giusto equilibrio e intensità del conflitto nella gestione del progetto.

Utilizzando i principi di gestione del progetto, la comprensione delle dinamiche del conflitto e l’apprendimento degli approcci alla risoluzione dei conflitti, i project manager sono in grado di creare un ambiente in cui la creatività e l’innovazione vengono incoraggiate e gli obiettivi del progetto sono raggiunti con successo.

Gestire e lavorare con team internazionali provenienti da più parti del mondo sta diventando la nuova realtà.

Le aziende sono in un momento particolare: crescono, da una parte e modificano la loro struttura organizzativa.

Mentre la crescita internazionale e la diversità dei team possono rappresentare sfide uniche, allo stesso tempo, lavorare in team internazionali può anche offrire molti vantaggi considerevoli.

Quando si interagisce con persone di tutto il mondo e con background diversi, si è esposti a idee e prospettive diverse.  Questo non solo può giovare alle relazioni sul posto di lavoro, ma può anche portare a una maggiore produttività e successo aziendale.

Ma quando i membri del team sono dispersi in tutto il mondo, garantire che tutti lavorino per gli stessi obiettivi può essere una delle sfide più grandi che un project manager debba affrontare

Ecco alcuni suggerimenti per rendere questo processo più semplice.

5 suggerimenti per gestire un team di progetto internazionale al meglio

1. Riconoscere le sfide culturali dei team internazionali

La cultura nazionale gioca un ruolo importante nel modo in cui le persone agiscono e difficilmente è possibile cambiarlo.

Avere una mente aperta sulle sfide della gestione di un progetto internazionale è quindi essenziale.

Lavorare con un team internazionale richiede un apprezzamento delle reazioni locali per rendere i progetti globali un successo.

Un suggerimento, se possibile, sarebbe quello di trascorrere del tempo con i membri del team direttamente all’estero per capire quali sono i ritmi, i processi e l’atmosfera lavorativa.

Se ciò non fosse possibile, parlarne con i diretti interessati, porre domande e capire le dinamiche può anche essere utile.

Ecco alcuni esempi di differenze culturali che si possono manifestare in un team internazionale:

• Leadership: uno stile egualitario e collaborativo funzionerà meglio con i Paesi del Nord Europa piuttosto che con i russi, che in generale diffideranno di un leader troppo amichevole con i subordinati.
• Tempo: in alcuni Paesi, il tempo è un concetto flessibile. In Spagna, arrivare 5-10 minuti in ritardo ad un meeting non è visto così negativamente come in Germania, ad esempio.

Quando però un orario è assoluto, è importante assicurarsi che tutti ne comprendano effettivamente l’importanza.

• Ammettere un errore: in alcune culture è più facile (perché più accettabile dalla società) alzare una mano e dire “Ho fatto un errore”. In altre no. Questo può rendere la gestione dei problemi più complicata.

Conoscere le diverse culture può aiutare a gestire le differenze che inevitabilmente si verificheranno.

2. Affrontare gli aspetti pratici dei fusi orari

I project manager che guidano progetti internazionali devono affrontare una serie di sfide pratiche fra cui i fusi orari.

Come si possono condurre riunioni in tempo reale con tutti i membri del team? Chi sarà la persona che dovrà alzarsi nel cuore della notte per partecipare alla chiamata?

Sicuramente sarà difficile trovare dei volontari, quindi le soluzioni potrebbero essere creare degli incentivi o spostare gli orari delle riunioni in modo che l’onere non ricada sempre sulle stesse persone.

3. Dare il giusto peso alla comunicazione

I problemi principali per i progetti internazionali sono solitamente la comprensione e la comunicazione e questo non è qualcosa che può essere risolto soltanto da un buon pacchetto software.

Riunioni programmate regolarmente possono essere un momento importante per i membri del team per scambiare informazioni e conoscenze, per imparare dalle reciproche esperienze e per mantenersi aggiornati sugli sviluppi e sugli aggiornamenti dell’organizzazione e del team.

In particolare, riunirsi nei momenti critici del progetto e confrontarsi è un modo sicuro per andare avanti con la minima quantità di problemi di comunicazione.

Una comunicazione di successo si basa anche sulle competenze trasversali che un project manager porta in tavola, fra cui:

• La capacità di ascoltare
• La sensibilità di percepire le preoccupazioni inespresse
• La capacità di rispondere chiaramente in modo che l’altra persona possa capire.

4. Utilizzare gli strumenti di collaborazione giusti

La tecnologia può sicuramente aiutare a mettere in pratica le capacità di comunicazione; le persone devono essere in grado di ascoltarsi e parlarsi efficacemente e avere accesso ai dati per assicurare il successo di un progetto.

Una piattaforma di project management come TWProject.

è decisamente un supporto chiave. Bisogna comunque essere consapevoli che l’elemento umano rimane sempre e comunque fondamentale.

5. Avere obiettivi chiari e celebrare i risultati

Non importa dove siano localizzati i vari membri del team, in generale il project manager deve assicurarsi che la visione e gli obiettivi che si devono raggiungere siano chiaramente articolati.

Ad esempio, creare benchmark e metriche chiare, aggiornando virtualmente questi obiettivi in modo che tutti possano vedere i progressi che il team sta facendo può aiutare tutti a rimanere in linea con il processo di lavoro.

Inoltre, creare celebrazioni per un successo, che sia a livello locale o globale, per condividere insieme i successi raggiunti dal team, sicuramente contribuisce a mantenere un gruppo unito.

 

In conclusione, un project manager dovrebbe essere sempre preparato al cambiamento. Se già non sta lavorando con un team internazionale, è sempre più probabile che questo possa accadere.

Il project manager dovrebbe quindi essere in grado di prendere in considerazione tale situazione e avere pronta la propria strategia.

Man mano che i progetti aumentano di complessità nel tempo, i team di progetto diventano più estesi, sia in termini di diversità nazionale che di diversità etnica.

Spetta quindi al project manager di successo integrare tutti i membri del team, indipendentemente dalle loro origini, in un’unità coesa che alla fine contribuirà al successo complessivo del progetto.

Per concludere, ciò che deve essere sottolineato è che la necessità di pianificare la gestione e la comunicazione culturale sta diventando sempre più importante nel mercato globalizzato di oggi.

Il ruolo del Project Manager, seguendo gli sviluppi del Project Management, è in continua evoluzione, guidato da nuove tecnologie, nuovi modelli di business e una forza lavoro in continuo sviluppo.

I compiti e le responsabilità del project manager si stanno evolvendo. I project manager di oggi fanno molto di più che supervisionare alcuni elenchi di attività che fanno parte di un progetto.

Il loro ruolo oggi è notevolmente progredito. Oggi un Project Manager collabora con più persone, team e fornitori e si trova di giorno in giorno ad affrontare nuove sfide che il project manager di 10 anni fa mai avrebbe creduto possibili.

Ecco quindi quali sono le cinque tendenze che stanno contribuendo a cambiare nei fatti il ruolo del project manager trasformandolo in… “moderno”.

Una forza lavoro più giovane

La tecnologia non è l’unico campo in cui vi è una crescente carenza di talenti.

Secondo una ricerca del Project Management Institute, i datori di lavoro dovranno riempire quasi 2,2 milioni di posizioni nel settore del project management su base annuale fino al 2027.

In caso contrario, il divario di talenti potrebbe comportare una perdita potenziale di circa 207,9 miliardi di dollari.

Cosa vuol dire? Che i project manager più anziani si stanno ritirando, lasciando il posto a una nuova generazione di professionisti.

C’è stato anche un notevole aumento del numero di posti di lavoro che richiedono competenze orientate al progetto, e ciò significa più posti di lavoro in più campi e in ruoli diversi.

L’intelligenza artificiale giocherà un ruolo sempre più grande

Il ruolo del Project Manager non potrà non essere influenzato dalla intelligenza artificiale.

Certo, siamo ancora a decenni di distanza da un’era in cui l’intelligenza artificiale supererà l’intelligenza umana. Molti dubitano che un giorno qualcosa di simile avverrà, ma è un dato di fatto che l’intelligenza artificiale giocherà un ruolo sempre più grande nella vita di tutti i giorni e, di conseguenza, anche nel project management.

Lo scopo dell’intelligenza artificiale non sarà quella di sostituire i lavoratori umani, ma di aumentarne le loro abilità e capacità.

L’intelligenza artificiale potrà rendere il lavoro del project manager più snello che mai.

Molti project manager sanno per esperienza che la definizione delle priorità delle attività e l’allocazione delle risorse è una delle parti più da incubo del lavoro. Inoltre, ricercare ed analizzare i dati è sempre un… “gran mal di testa”.

Non sarebbe bello quindi se qualcuno (o “qualcosa”) potesse occuparsi di tutto questo in pochi minuti?

Questo è ciò che l’intelligenza artificiale promette di fare – anzi, quello che già sta cominciando a fare – per la professione.

I dati non strutturati generati dalle attività quotidiane dei membri del team di progetto possono essere inseriti in uno strumento di analisi che in automatico li rielaborerà secondo criteri scelti, con conseguente maggiore visibilità del progetto e approfondimenti sulle prestazioni e sui flussi di lavoro.

Ciò consentirà a un project manager di orientare meglio gli sforzi dei membri del proprio team, identificando i punti deboli e le opportunità di efficienza.

Forse ancora più importante, attività come la reportistica giornaliera, il monitoraggio dei progressi e il budget possono essere semplificati attraverso l’automazione, liberando così il tempo del project manager per altri task che richiedono un intervento completamente “umano”.

Man mano che i progetti diventano sempre più complessi, l’efficienza dell’intelligenza artificiale non sarà solamente una comodità, ma diventerà una necessità.

“Viaggi”, non progetti

Anni fa, i progetti avevano una deadline chiaramente definita. Una volta raggiunto l’output voluto, il progetto era concluso.

Certo, i progetti potevano essere rivisitati di tanto in tanto per rilasciare una nuova versione, ma tendenzialmente, il percorso dall’inizio alla fine era più o meno fisso.

Ora non è più così.

I progetti di oggi, piuttosto che essere statici e immutabili, sono flessibili e dinamici, con il potenziale per cambiare rapidamente forma e portata.

Sono processi che richiedono un approccio nuovo e più flessibile, che combina la tradizionale metodologia “a cascata” con uno sviluppo “agile”.

Variazione e diversificazione delle competenze del PM

Man mano che il ruolo del project manager aumenta di portata, lo stesso accade per le competenze richieste.

Le organizzazioni stanno ponendo sempre più l’accento sulle persone e sulle loro abilità.

Ora più che mai, è necessario capire le persone così come è necessario capire i progetti.

Questo di per sé non è totalmente nuovo, dato che i project manager sono sempre stati leader, coach e mitigatori in un modo o nell’altro, ma ciò che è cambiato è il focus sull’intelligenza emotiva.

Non è più sufficiente capire cosa possono fare i membri del team di progetto, ma un project manager deve capire anche come si sentono.

Questo deve essere in grado di relazionarsi con persone di diversa estrazione culturale e religiosa, trovare un terreno comune tra le persone anche quando, a prima vista, sembra non ci sia.

Inoltre, la crescente gamma di diversi strumenti e piattaforme disponibili per i project manager richiede l’aggiornamento costante delle competenze.

L’Internet of Things

Questa è forse la tendenza più dirompente fra tutte: l’Internet of Things (IoT) sta entrando nelle nostre vite in maniera sempre più forte e così anche nel mondo degli affari e del project management.

Combinato con l’intelligenza artificiale, l’IoT sta guidando un ambiente di lavoro iperconnesso in cui i project manager possono dotarsi di strumenti di reporting più rapidi, approfondimenti più profondi, migliore gestione dei processi e raccolte più ampie di dati di progetto di quanto immaginassero possibile.

Allo stesso tempo, questo scenario non è privo di sfide.

Le insidie ​​di sicurezza dell’iperconnettività sopra menzionata sono ben documentate. Inoltre, i project manager dovranno navigare in un campo minato di potenziali problemi legali, etici e di privacy.

• Quanto monitoraggio è accettabile per un membro del team?
• Quali sono i controlli per prevenire un errore del sistema derivante da un singolo errore?
• Quali controlli sono in atto per proteggere i dati sensibili e garantire che l’organizzazione non vada contro le leggi?

Queste non sono domande che i project manager tradizionalmente potevano anche porsi, ma l’IoT richiederà una risposta certa.

 

In conclusione, il ruolo del project manager sta cambiando.

I giorni di tecniche, ambito, pianificazione, impostazione del budget, assegnazione di risorse e consegna dei risultati in tempo sono passati e ora è necessario includere competenze trasversali come la risoluzione dei conflitti, la leadership e persino tendenze verso ulteriori capacità manageriali come la modellazione aziendale e l’analisi strategica.

Queste nuove competenze si riflettono nelle nuove linee guida del Project Management Institute (PMI) per le certificazioni necessarie per mantenere la posizione: una nuova triade di competenze chiamata il “Triangolo dei talenti”.

In breve, il project manager ha bisogno di capacità strategiche e di gestione aziendale per rimanere competitivo.

Ecco quindi sei consigli per avere un vantaggio competitivo come project manager in questo periodo di cambiamenti:

• Sviluppare acume negli affari
• Comprendere i mercati
• Conoscere le tendenze del settore
• Costruire relazioni con gli stakeholder
• Essere chiaro nella comunicazione
• Conoscere il modello di business

Ma questo è il bello del project management: è diventata una disciplina flessibile e sempre adattabile.

I punti di forza e di debolezza svolgono un ruolo importante nel determinare chi siamo, sia nel caso dei dipendenti che dei project manager.

I punti di forza e di debolezza sono fondamentali perché contribuiscono a decidere quali percorsi di carriera seguire, quali ruoli sarebbe meglio svolgere e come ci si comporta in tali ruoli.

Dal punto di vista di un manager, semplicemente motivare un team nel modo classico a volte non basta. Il vero segreto per liberare il potenziale di ogni componente del Team e di ogni squadra è identificare i punti di forza e di debolezza nei componenti del proprio Team.

Queste informazioni consentono ai leader di prendere decisioni più intelligenti in merito agli incarichi, fornire revisioni delle prestazioni più efficaci e garantire che ogni dipendente possa crescere e avere successo.

Tuttavia, i punti di forza e di debolezza sono spesso relativi e i dipendenti, da soli,  non sanno come individuarli e soprattutto come sfruttarli. Sarà proprio il Project Manager a dover colmare questa lacuna svolgendo uno dei compiti più importanti e delicati a lui assegnati:

scoprire questi punti di forza e di debolezza e utilizzare tali conoscenze per favorire la produttività e l’impegno di ogni singolo membro del team.

Come farlo? Ci vuole sicuramente molta sensibilità ed esperienza, ma qui di seguito vi forniremo alcuni suggerimenti grazie ai quali potrete svolgere questo compito egregiamente:

Come scoprire i punti di forza e di debolezza del Team: Essere diretti e onesti

Ai dipendenti viene spesso chiesto quali siano i loro punti di forza e di debolezza durante i colloqui e le revisioni delle prestazioni, ma queste risposte raramente sono affidabili.

Attributi come “orientato ai risultati” possono essere vaghi e i dipendenti possono vantarsi di punti di forza fittizi solamente per aumentare le possibilità di una promozione o di un feedback positivo.

Una volta che il manager mostra il suo lato più umano con i dipendenti, è più probabile che questi siano onesti sui loro punti di eccellenza e su quelli dove si trovano in difficoltà.

Una conversazione aperta, diretta ed onesta sui punti di forza e di debolezza è un ottimo modo per iniziare.

E perché attendere l’incontro di revisione delle prestazioni per avviare la finestra di dialogo?

I manager possono coltivare un ambiente favorevole tutti i giorni dell’anno, esprimendo loro stessi i loro punti di forza e di debolezza e quindi invitando i dipendenti a farlo.

L’obiettivo è quello di sviluppare dipendenti consapevoli che sanno in cosa sono bravi e su cosa devono lavorare.

I manager dovrebbero riconoscere i dipendenti per essere onesti, anche quando commettono errori.

Quando si esprime gratitudine per un’azione coraggiosa, si incoraggiano anche le persone a condividere, senza la paura di sbagliare.

Come scoprire i punti di forza e di debolezza del Team: Ascoltare e osservare

Quando si lavora quotidianamente con le stesse persone, può essere difficile vederle in maniera oggettiva.

Piuttosto che una forza o una debolezza, si vede solo come la persona agisce normalmente.

Ecco quindi che bisogna cambiare il punto di osservazione: ad esempio, se qualcuno nella squadra è noto per essere sempre di buon umore e amichevole, potrebbe anche essere un diplomatico naturale.

Inoltre, le debolezze potrebbero non essere palesemente ovvie, ad esempio, un dipendente che sembra tranquillo può essere in realtà apatico, disimpegnato e poco assertivo.

Come manager, è possibile capire la distinzione solo se si vedono le persone agire diversamente in un ambiente diverso.

I manager dovrebbero quindi fare uno sforzo in più per considerare ogni dipendente il più obiettivamente possibile e in un contesto più ampio.

Brevi note per descrivere come i dipendenti si comportano ogni giorno possono essere un buon modo per cercare schemi e caratteristiche chiave.

Come scoprire i punti di forza e di debolezza del Team: Concorrenza interna

La concorrenza è un modo efficace per far emergere il meglio (o il peggio) dei dipendenti; è un potente motivatore e può sollevare in modo qualitativo e quantitativo punti di forza e di debolezza.

Tenere concorsi all’interno di team e/o tra organizzazioni può essere un modo divertente ed efficace per vedere chi è un leader naturale e chi eccelle in determinate aree. A tal proposito potrebbe esserti utile anche leggere questo articolo sulla Gestione dei talenti.

Questo può essere utile in generale come nello specifico: se si sta cercando di capire chi è la persona migliore per guidare un nuovo progetto, perché non lanciare un concorso per vedere chi ha le abilità richieste?

Inoltre, una competizione amichevole incoraggia il lavoro di squadra, che contribuirà a sua volta ad aumentare la produttività del team nel lungo periodo.

Sicuramente non risolverà i principali problemi sul posto di lavoro, come la mancanza di motivazione intrinseca, i dipendenti scarsamente o erroneamente abbinati a certi ruoli o la confusione sul contesto aziendale in generale.

Tuttavia, usare la concorrenza interna per indurre le persone a concentrarsi sul compito da svolgere e a svelare le proprie reali capacità, può rispondere a molte domande.

Come scoprire i punti di forza e di debolezza del Team: Comunicazione ed intranet aziendale

Le intranet sociali aziendali contengono un’enorme quantità di informazioni preziose sui punti di forza e di debolezza dei dipendenti se si sa come e cosa cercare.

I manager possono guardare e monitorare l’attività degli utenti per saperne di più su di loro.

Ad esempio:

• Quali tipi di contenuti pubblicano e cosa rivela questo sui loro interessi?
• Chiedono spesso aiuto o sembrano confusi su qualcosa? Questo potrebbe essere un segno del fatto che hanno bisogno di ulteriore formazione o attenzione personale.
• Sono più loquaci nell’intranet che nella vita reale o viceversa?
• Cosa dice il tono utilizzato sulla loro personalità? Forse sono più bravi a scrivere, piuttosto che nella comunicazione verbale, o forse sono timidi quando si trovano di fronte ad un grande gruppo.

Le intranet sociali possono anche fornire approfondimenti sulle reti e sulle relazioni dei dipendenti, nonché sui loro atteggiamenti verso il lavoro. Le reti intranet aziendali possono inoltre dare il polso sul clima aziendale e sul benessere organizzativo.

Raccogliere queste intuizioni e informazioni non significa che il lavoro sia terminato.

Una volta che il manager ha individuato i punti di forza e di debolezza dei suoi dipendenti, si passerà alla fase in cui questi aspetti dovranno essere sfruttati per mantenere tutti produttivi, coinvolti e lavorare in modo coerente nel suo insieme.

Le competenze richieste ai project manager sono molte e fra queste troviamo anche le competenze trasversali, chiamate anche soft skills.

Le soft skills aiutano un project manager a comprendere diversi stili di pensiero ed essere in grado di far lavorare insieme un gruppo eterogeneo verso un obiettivo comune.

Le competenze trasversali di un project manager sono essenziali per la gestione di progetti e persone e spesso fanno la differenza quando si tratta di mantenere i talenti chiave, far crescere il business o concludere con successo un progetto dopo l’altro.

Storicamente, le organizzazioni selezionano i manager principalmente in base alle loro capacità tecniche e la prova della formazione o delle certificazioni e la portata dell’esperienza sono le basi più comuni per essere assunti.

Ma le soft skills elevano le hard skills oltre i vincoli della mera formazione di un project manager, delle discipline apprese e delle convinzioni personali.

Ecco quindi quali sono le 6 soft skills essenziali per il successo di un project manager.

Le Soft Skills del Progect Manager: Leadership

La leadership è definita nel PMBoK come “la capacità di fare le cose attraverso gli altri”. In altre parole, significa ispirare le persone a fare il lavoro.

Questo viene in genere fatto trasmettendo la visione del progetto e il valore che i membri del team andranno a creare completando con successo il lavoro.

Tale visione porterà ad un approccio olistico e i membri del team saranno così in grado di comprendere la loro importanza come singoli per raggiungere l’obiettivo comune del progetto.

Le Soft Skills del Progect Manager: Motivazione

Quando le persone sanno che il loro lavoro sta facendo la differenza – per gli stakeholder o anche per loro stesse – allora rimangono motivate.

Ogni persona ha varie esigenze e obiettivi personali e professionali e questi devono essere soddisfatti.

Per alcune persone può trattarsi di una compensazione finanziaria, per alcuni è un senso di realizzazione facendo un lavoro stimolante, per alcuni potrebbe essere invece una crescita gerarchica e per altri ancora potrebbe essere un riconoscimento ufficiale del loro duro lavoro.

Conoscere ciò che motiva ciascuno dei membri del team e aiutarli a ottenere queste cose, è un compito chiave del project manager in modo da mantenere alta la motivazione ed il morale del gruppo.

Le Soft Skills del Progect Manager: Comunicazione

La comunicazione deve essere una strada a doppio senso: un canale aperto ed onesto dall’alto verso il basso così come dal basso verso l’alto.

Ciò significa che quando il project manager comunica in modo trasparente decisioni e informazioni, i membri del team devono sentirsi a proprio agio nel condividere con il manager le proprie preoccupazioni, i problemi o persino fornire suggerimenti costruttivi.

La pratica della comunicazione aperta crea fiducia reciproca tra i membri del team e tra il gruppo ed il project manager.

Il project manager dovrebbe quindi identificare canali di comunicazione efficienti con ciascuna delle parti interessate, mantenere le differenze culturali in prospettiva e comunicare informazioni su base regolare.

Le Soft Skills del Progect Manager: Ascolto Attivo

Questa è una tecnica di comunicazione in cui l’ascoltatore fornisce un feedback costante all’oratore.

In questo modo sia l’oratore che l’ascoltatore si assicurano che il messaggio sia stato comunicato come previsto e senza fraintendimenti.

Per praticare l’ascolto attivo, l’ascoltatore dovrebbe superare l’impulso di voler parlare immediatamente e concentrarsi invece sulla comprensione reale di ciò che viene detto incanalando le sue energie per ritrasmettere le informazioni comunicate esprimendole con parole proprie.

Le Soft Skills del Progect Manager: Negoziazione

La negoziazione è una buona capacità di risoluzione dei conflitti.

Il project manager, in caso di problemi di qualsiasi tipo durante il progetto, dovrebbe assicurarsi di ascoltare entrambe le parti, prendere decisioni in modo equo e giusto e comunicare chiaramente con i due interlocutori.

Durante la negoziazione è chiaro che potrebbe non essere sempre possibile compiacere entrambe le parti.

Una situazione vantaggiosa per entrambi gli interlocutori è quella in cui ciascuna parte è in grado di scendere a compromessi per giungere a una risoluzione.

Ascoltare e riarticolare il problema potrebbe evidenziare la presenza di una soluzione intrinseca che nessuna delle parti aveva potuto prendere in considerazione in precedenza.

La cosa importante è che il project manager non si schiera dalla parte di nessuno, almeno non dall’inizio, e che la soluzione sia obiettiva e non di parte.

Le Soft Skills del Progect Manager: Gestione dei conflitti

I conflitti fanno parte di qualsiasi sistema, tanto più quando più persone, diverse fra loro, sono coinvolte.

La gestione dei conflitti potrebbe facilmente essere una delle competenze chiave che un project manager deve possedere per gestire i progetti con successo.

Possono esistere miliardi di ragioni che portano un conflitto ad emergere nel team di progetto, ad esempio:

• La concorrenza per ottenere una risorsa scarsa,
• Eventuali lacune nella comunicazione,
• Requisiti poco chiari,
• Politiche del personale
• Clima aziendale

Ed altre ancora.

Se ben gestita, una situazione conflittuale può addirittura portare a riunire le persone e renderle più focalizzate al raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Tutto questo dipende dall’abilità di un project manager nella risoluzione di un conflitto di qualsiasi tipo.

Quindi, il project manager attraverso queste – ed altre – soft skills è in grado di creare soluzioni, di eseguire un piano obiettivo per ottenere risultati, costruire un team e gestire una crisi quando questa si presenta.

Una gestione dei progetti di successo richiede qualcosa di più della padronanza delle competenze tecniche relative a processi, strutture e disciplina; richiede infatti una serie speciale di abilità per indirizzare tutte le risorse verso un obiettivo comune.

Comprendendo il ruolo delle competenze trasversali e padroneggiando utili tecniche relative a queste, è possibile ottenere un aumento della redditività, meno assenteismo e relazioni migliorate con le parti interessate.

I project manager svolgono un ruolo guida in ogni fase del ciclo di vita del progetto, dalla pianificazione all’esecuzione, dal monitoraggio al controllo, fino alla chiusura.

Da loro può dipendere il successo o l’insuccesso del progetto e non solo; dalle loro capacità e competenze può dipendere la sopravvivenza stessa di una Azienda.

Vediamo in questo articolo di fare chiarezza sul ruolo del project manager e su tutto ciò che c’è da sapere su questa figura.

Ma iniziamo da una domanda fondamentale…

…chi è un project manager?

Un project manager, come detto prima, svolge un ruolo guida in ogni fase di un progetto ed è responsabile dell’ambito, delle risorse e, in conclusione, del successo o dell’insuccesso del  progetto stesso.

Con l’aiuto del proprio team, il Project Manager si fa carico di molteplici responsabilità che coprono tutte le cinque fasi del ciclo di vita di un progetto.

Queste responsabilità si intersecano con le 10 aree di conoscenza: integrazione, ambito, tempi, costi, qualità, risorse umane, comunicazione, acquisizione dei rischi e gestione delle parti interessate.

Le Responsabilità del Project Manager

Vediamo nel dettaglio, dividendo ogni fase, quali sono le responsabilità di un project manager:

1. Fase di avvio

• Sviluppo di un documento del progetto
• Identificazione e gestione delle parti interessate

Si tratta di definire il perimetro o ambito del progetto e di metterlo nero su bianco in modo chiaro e di individuare gli stakeholder di progetto iscrivendoli nel registro degli stakeholder.

2. Fase di pianificazione

• Sviluppo di un piano di gestione del progetto
• Definizione e gestione dell’ambito, creazione di una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) e raccolta dei requisiti
• Pianificazione, definizione e sviluppo di programmi, attività, stima delle risorse e durata delle attività
• Pianificazione e stima dei costi e determinazione dei budget
• Pianificazione e identificazione dei requisiti di qualità
• Pianificazione e identificazione delle esigenze delle risorse umane
• Pianificazione del sistema di comunicazione
• Pianificazione e identificazione dei rischi potenziali, esecuzione dell’analisi qualitativa e quantitativa del rischio e pianificazione delle strategie di mitigazione del rischio
• Pianificazione e gestione delle aspettative delle parti interessate

3. Fase di esecuzione

• Direzione e gestione di tutte le attività richieste per l’esecuzione di un progetto
• Gestione della qualità
• Selezione, sviluppo e gestione del team di progetto
• Gestione di tutti gli aspetti inerenti alla comunicazione
• Gestione di tutte le aspettative delle parti interessate

4. Fase di monitoraggio e controllo

• Monitoraggio e controllo del lavoro del progetto e gestione di tutte le modifiche necessarie
• Convalida e controllo dell’ambito del progetto
• Gestione del tempo
• Gestione e controllo dei costi di progetto
• Controllo della qualità dei risultati
• Controllo di tutte le comunicazioni tra team e parti interessate
• Controllo degli impegni da parte degli stakeholder di progetto

5. Fase di chiusura

• Chiusura di tutte le attività del progetto
• Chiusura di tutti gli appalti e rapporti con i fornitori o con terze parti
• Redazione di un documento finale di progetto inclusivo di best practice

 

Come avrai bel capito, per essere un project manager professionale non basta solamente possedere il know-how tecnico.

Questo ruolo richiede infatti anche una serie di competenze non tecniche e sono proprio queste soft skills che spesso determinano se un project manager – e di conseguenza i suoi progetti – avranno successo o no.

I project manager devono possedere almeno queste sette abilità non tecniche:

• Leadership,
• Motivazione,
• Capacità di comunicazione,
• Capacità organizzative,
• Definizione delle priorità,
• Risoluzione dei problemi,
• Adattabilità.

In combinazione con le competenze tecniche necessarie, queste competenze renderanno un project manager ancora più efficiente, fornendo una solida base che gli consentirà di adattarsi alle dinamiche in costante cambiamento di un progetto.

Responsabilità aggiuntive di un project manager di cui pochi parlano

Oltre alle responsabilità di cui abbiamo già parlato e che in automatico sono legate alla gestione di un progetto, ce ne sono altre che poche volte vengono nominate ma che comunque hanno un peso rilevante nel ruolo di un project manager.

Eccone due importanti:

Responsabilità aggiuntive di un project manager: Condotta etica

Un project manager si troverà inevitabilmente a lavorare con diversi tipi di persone e organizzazioni e si troverà di fronte a situazioni che possono essere affrontate con un comportamento o con un altro.

È il project manager stesso a stabilire le regole di base del comportamento come leader all’interno del suo progetto.

Per questo motivo, ogni giorno, un buon project manager dovrebbe fare tutto il possibile per guidare il progetto in modo professionale ed etico rifacendosi al Codice Etico PMI

Responsabilità aggiuntive di un project manager: Motivare e formare le persone

È facile fissare troppo duramente gli obiettivi e le scadenze del progetto e spesso ci si potrebbe dimenticare che attorno si hanno delle persone e non dei robot.

Sicuramente è importante fornire sfide e responsabilità anche ai vari membri del team, ma mantenendo un occhio di riguardo a quali sono i loro punti di forza e debolezza.

Ogni project manager è responsabile della motivazione e del modo di lavorare della sua squadra, anche quando si lavora ad un progetto a breve termine.

Le persone devono essere motivate costantemente per mantenere l’interesse verso l’organizzazione e verso il successo di un progetto e, per aumentare la produttività, un project manager dovrà anche valutare eventuali esigenze di formazione personalizzate.

L’obiettivo al termine del progetto, oltre al suo successo chiaramente, dovrebbe essere quello di avere persone desiderose di lavorare ancora.

 

In conclusione, un project manager deve ricordarsi che ci sono sicuramente responsabilità fisse nel suo ruolo, ma che il mondo della gestione dei progetti è talmente vasto che queste non possono essere incise nella pietra.

Se il progetto richiede qualcosa di speciale, il project manager deve essere pronto ad assumersene la responsabilità – o comunque a sapere in che modo delegarla.

Tuttavia, è importante ricordare che è il project manager ad essere in controllo del vascello e che la squadra di “marinai”, per quanto esperta possa essere, si rivolgerà sempre a lui per scegliere la direzione in cui navigare.

Le attività di Team Building possono diventare una incredibile risorsa per un Project Manager che deve gestire un gruppo di lavoro.

Può essere difficile credere che ci si possa divertire al lavoro o con i colleghi di lavoro, se però hai avuto la fortuna di collaborare con Aziende lungimiranti sai che invece questo non è solo possibile ma viene incoraggiato.

Le motivazioni sono semplici. Spesso l’atmosfera in ufficio è noiosa, pesante e poco stimolante. Questo può essere causa di problemi che vanno ad inficiare la produttività.

Da molti anni si cerca di trasformare gli ambienti di lavoro in luoghi piacevoli in cui la positività traspare e le relazioni tra colleghi vengono incentivate. Le aziende infatti sanno che un Team di lavoro motivato può incrementare la produttività anche del 30% e non solo. D’altra parte ne abbiamo già parlato in questo articolo sul clima aziendale.

Ecco quindi che organizzare alcune attività di team building non solo salverà dalla noia, svilupperà la comunicazione e creerà bei ricordi, ma potrà anche portare nuove idee interessanti.

Inoltre, anche i nuovi arrivati possono beneficiare di brevi attività di team building che permetteranno di integrarsi più velocemente nel gruppo e conoscere i colleghi più facilmente.

Qual è l’obiettivo del team building?

L’idea alla base del team building è di consentire alle persone di contribuire a obiettivi comuni e di lavorare nella stessa direzione.

Il successo stesso di un’organizzazione dipende dalla capacità dei suoi dipendenti di lavorare in gruppo, comprendere i punti di forza e le debolezze reciproche, interessarsi a vicenda e fornire insieme un lavoro di qualità.

Ecco quali sono alcuni vantaggi che un’organizzazione può rilevare quando crea, in linea con la metodologia Agile,  un team con obiettivi forti:

• Il livello di produttività migliora
• Maggiore morale e motivazione tra i membri della squadra
• Migliore collaborazione sul posto di lavoro
• Incoraggiato la creatività tra gli individui
• Rinforzo positivo
• Maggiore soddisfazione professionale tra i dipendenti
• Migliore qualità del lavoro

E altro ancora.

Le attività di team building funzionano davvero?

Statisticamente esistono molte prove che dimostrano che le attività di team building hanno effettivamente risvolti positivi sulla produttività e sul posto di lavoro in generale.

In particolare, funzionano bene per i team che sono alla ricerca di modalità nuove per migliorare il lavoro e l’interazione con gli altri.

I vantaggi dei giochi e delle attività di team building non riguardano solo il modo in cui i team lavorano, ma riflettono anche il miglioramento della personalità generale di tutti.

La cosa interessante qui è che esistono attività di team building per qualsiasi esigenza e per qualsiasi tipo di squadra.

Ciò significa che se un’attività non è considerata adatta o non piace, ci sono dozzine di altre idee che potranno essere prese in considerazione.

Un motivo chiave per cui giochi e attività così semplici apportano forti cambiamenti in un ambiente di lavoro è che hanno la capacità di aiutare le persone a uscire dalle loro zone di comfort.

Queste offrono ai membri del team un mezzo e una piattaforma per rompere il ghiaccio in modo intimidatorio e portare il loro lavoro di squadra a un livello completamente nuovo.

Quali sono le migliori attività di team building?

Per iniziare, prima di scegliere la migliore attività di team building, è importante identificare le esigenze del team.

Il primo e più importante passo nella pianificazione delle attività di team building è quello di identificare i punti di forza e di debolezza del team.

Si può iniziare ponendo le seguenti domande per identificare la radice di eventuali problemi:

• Ci sono conflitti tra determinate persone che stanno creando divisioni all’interno del gruppo?
• I membri del team devono conoscersi meglio?
• Alcuni membri si concentrano sul proprio successo e, di conseguenza, danneggiano il gruppo?
• Una cattiva comunicazione sta influenzando i progressi e la produttività del team?
• Le persone devono imparare a lavorare insieme, anziché individualmente?
• Alcuni membri influenzano la capacità del gruppo di andare avanti attraverso una resistenza al cambiamento?
• Il gruppo ha bisogno di una spinta morale?

Una volta risposto a queste domande, si potrà passare a scegliere una o più attività mirate per aiutare il team ad affrontare i problemi specifici.

Vediamo alcuni esempi concreti di attività di team building:

Attività di team building: Due verità e una bugia

Problema: comunicazione e rompighiaccio

Tempo richiesto: 15-30 minuti

Si inizia facendo in modo che ogni membro del team scriva segretamente due verità su sé stesso e una menzogna su un piccolo pezzo di carta – ovviamente le risposte non dovranno essere rivelate a nessuno.

Una volta che ogni persona ha completato questo passaggio, si concedono 10-15 minuti per una conversazione aperta, proprio come un incontro informale, in cui tutti si interrogano sulle tre domande.

L’idea è di convincere gli altri che la propria bugia è in realtà una verità, mentre dall’altra parte, si prova a indovinare le verità / bugie di altre persone ponendo loro delle domande.

Dopo il periodo di conversazione, riuniti in un cerchio, ogni partecipante ripete le sue tre affermazioni ed il gruppo decide quale pensa sia la bugia. Questo gioco aiuta a incoraggiare una migliore comunicazione in ufficio e consente di conoscersi meglio fra colleghi.

Attività di team building: Il puzzle “gigante”

Problema: Problem Solving

Tempo richiesto: 30 minuti

Questa attività di risoluzione dei problemi richiede che il leader scelga un’immagine o un fumetto ben noto pieno di dettagli.

L’immagine deve essere suddivisa in tanti quadrati uguali quanti sono i partecipanti all’attività. Ogni partecipante riceve quindi uno dei “pezzi del puzzle” e deve creare una copia esatta del suo pezzo cinque volte più grande della sua dimensione originale.

Si pone il problema di non sapere perché o in che modo il proprio lavoro possa influire sul quadro generale. Quando tutti i partecipanti hanno completato i loro ingrandimenti, si richiederà loro di assemblare i pezzi in una copia gigante dell’immagine originale su un tavolo.

Questa attività di risoluzione dei problemi insegnerà ai partecipanti come lavorare in gruppo e dimostra un lavoro “dipartimentale”, ovvero la comprensione che ogni persona, pur lavorando da sola, contribuisce alla fine al risultato complessivo del gruppo.

Creare la propria attività di team building

Tempo richiesto: 1 ora

Il leader del gruppo chiede aiuto ai partecipanti: sarebbe interessante svolgere un’attività di team building, ma non ne conosce nessuna di nuova e vuole quindi supporto dai membri del gruppo per trovare un’attività originale e mai provata in precedenza.

L’obiettivo o il problema, quindi, è far sì che ogni partecipante – o gruppo di partecipanti – presenti una nuova attività di team building adatta a loro. Oltre ad essere un’attività di risoluzione dei problemi di per sé, questo gioco aiuta a promuovere anche il pensiero creativo, la comunicazione, la fiducia e la gestione del tempo.

 

Per concludere: le attività di team building sono un modo divertente ed educativo per migliorare la comunicazione a livello di team, ma è importante identificare l’attività giusta per indirizzare il problema specifico da risolvere.

Solamente in questo modo l’attività di team building si trasformerà in un vero successo per incentivare morale e produttività.

Assegnare i ruoli e gestire le responsabilità di un progetto è certamente una delle cose più delicate che un Project Manager deve affrontare. Bisogna avere a che fare con le sensibilità e le aspettative dei componenti del Team, ma allo stesso tempo non si può perdere di vista l’obiettivo del progetto o il fine aziendale.

I progetti di successo sono in genere il risultato di un’attenta pianificazione, del talento e della collaborazione del project manager, dei membri del team e degli altri stakeholder di progetto.

I progetti non possono andare avanti senza ciascuno di questi elementi chiave, ma non è sempre semplice individuare con chiarezza quali siano i ruoli e quali le responsabilità che ognuno deve ricoprire.

Questi ruoli potrebbero anche essere assegnati a uno o più individui o, al contrario, gli individui possono svolgere più di un ruolo a seconda della struttura e del tipo di organizzazione, nonché dell’ambito del progetto e del suo allineamento strategico.

Proviamo pertanto a definire quali sono i ruoli critici per garantire il successo di un progetto. Ne vediamo almeno 7 e andiamo a scoprirli insieme.

1. Responsabile del progetto o project manager

Non possiamo che iniziare parlando del project manager (al quale dedicheremo a breve un intero articolo), il principale responsabile del completamento del progetto secondo quanto accordato inizialmente.

A seconda del tipo di organizzazione del progetto, di solito un project manager guida nella pianificazione generale, nell’esecuzione, nel monitoraggio, nel controllo e nella chiusura del progetto.

Ciò include la gestione, la revisione e la definizione delle priorità delle attività quotidiane del progetto con l’obiettivo di rimanere puntuali e all’interno del budget del progetto.

Le sue responsabilità comprendono anche lo stato e la rendicontazione esecutiva, l’analisi e gestione dei rischi, la mediazione dei conflitti, la gestione della comunicazione e la gestione delle parti interessate.

Il responsabile di progetto, in genere, utilizza un software di project management per pianificare le attività e fornire loro un framework.

Lo scopo principale di questi strumenti di gestione dei progetti è aiutare il project manager a preparare, eseguire e controllare tutti gli aspetti di un progetto o di un gruppo di progetti con una gestione ottimale del tempo.

2. Team di progetto

Il team del progetto comprende i dipendenti a tempo pieno o part-time che sono assegnati a lavorare su diverse attività e risultati del progetto.

Avere una squadra interdisciplinare con il giusto mix di abilità e competenze è vitale per la corretta esecuzione di qualsiasi progetto.

I team di progetto, spesso identificati e “assemblati” dai project manager, possono comprendere personale interno proveniente da diversi dipartimenti e persino diverse aree geografiche.

A volte, i team di progetto possono anche includere fornitori, appaltatori o consulenti esterni, che sono stati esplicitamente raggruppati per il progetto.

Il loro ruolo è quello di eseguire con successo i compiti e le attività del progetto che sono stati loro assegnati, tenendo informato il project manager sullo stato di avanzamento, nonché su eventuali blocchi e rischi che possono sorgere durante l’esecuzione del progetto.

I membri del team di progetto utilizzano, solitamente, un software di project management per vedere le attività a loro assegnate, comprendere le priorità di lavoro, riferire i progressi e il tempo speso in diverse attività e collaborare con gli altri membri del team e con il project manager.

3. Comitato direttivo

Il comitato direttivo è composto da rappresentanti della direzione e altre parti interessate di alto livello.

Queste persone o gruppi che hanno un interesse diretto nell’esito del progetto sovrintendono all’intero ciclo di vita del progetto, fornendo indicazioni sulla direzione strategica generale.

Servono come supporto di “leadership” per il progetto, risolvono problemi esposti dal project manager e decidono in merito alle richieste di modifica degli elementi chiave del progetto, come ad esempio risultati finali, pianificazione e budget.

4. Il cliente di progetto

I clienti sono le persone, organizzazione o dipartimento, per le quali il progetto è stato avviato.

Che si tratti di un progetto aziendale interno o di un progetto esterno, ogni progetto ha un cliente che ha un’esigenza determinata che dovrà venire soddisfatta dal completamento con successo del progetto.

Nel corso di un progetto, il ruolo del cliente è cruciale per il successo generale.

Questi svolgono un ruolo attivo nell’approvazione dei piani di progetto, nella richiesta di modifiche, nell’aumento di problemi e rischi, nell’approvazione di pietre miliari, nel rilascio di pagamenti e, elemento fondamentale, nell’accettazione (o declino) dei risultati finali del progetto.

5. Project Management Office (PMO)

Il Project Management Office, abbreviato come PMO, è un gruppo di persone che aiutano a costruire e mantenere un insieme di standard e best practice per la gestione interna dei progetti e supervisionano la loro applicazione in ogni progetto.

In altre parole, un Project Management Office è una struttura organizzativa che standardizza i processi di governance relativi al progetto e facilita la condivisione di risorse, metodologie, strumenti e tecniche.

Man mano che sempre più progetti acquisiscono importanza strategica, i PMO aiutano a gestirli ed eseguirli in modo più prevedibile e controllato, garantendo la standardizzazione delle pratiche di project management per raggiungere economie di scala e quindi migliorare le percentuali complessive di successo del progetto.

6. Resource Manager

Sebbene in numero minore, molte organizzazioni presentano questo ruolo di Resource Manager dedicato, la cui responsabilità principale è la gestione di gruppi di risorse disponibili ed assegnabili ai progetti.

Il Resource Manager lavora fianco a fianco con il project manager nel coordinamento delle capacità delle risorse e del carico di lavoro ed è responsabile dell’assegnazione delle persone giuste ai progetti giusti al momento giusto.

Il manager delle risorse svolge un ruolo essenziale nella pianificazione della capacità per garantire l’adempimento delle risorse alle richieste del progetto.

È anche il principale responsabile della gestione delle competenze, valutando continuamente le esigenze di formazione e lo sviluppo della carriera dei dipendenti che lavorano ai progetti.

7. Sponsor del progetto

Lo sponsor del progetto è il pilota e il campione interno del progetto.

Si tratta in genere di membri della alta dirigenza, quelli con un interesse nel risultato del progetto.

Gli sponsor del progetto lavorano a stretto contatto con il project manager e legittimano gli obiettivi del progetto, partecipando alla pianificazione del progetto.

Inoltre, spesso aiutano a risolvere i conflitti e rimuovono gli ostacoli che si verificano durante il progetto e sottoscrivono le approvazioni necessarie per far avanzare ogni fase.

Compiti dello sponsor del progetto:

• Prendere le decisioni aziendali chiave per il progetto
• Approvare il budget del progetto
• Garantire la disponibilità di risorse
• Comunicare gli obiettivi del progetto in tutta l’organizzazione

In conclusione, perché un progetto abbia successo, è necessario uno sforzo di squadra completo.

I ruoli e le responsabilità assegnati ai membri del team e ai vari stakeholder possono essere piccoli o enormi, ma alla fine ogni ruolo e responsabilità è importante poiché il progetto si tramuta in un successo solo grazie ad un lavoro efficiente nel gruppo.

Il clima aziendale, il benessere organizzativo ed individuale e l’impegno dei dipendenti sono collegati a importanti risultati organizzativi, come produttività, salute e fidelizzazione dei dipendenti.

Questi fattori si completano e si influenzano a vicenda.

Il lavoro svolge un ruolo chiave nella salute e nel benessere dei lavoratori ed è importante riconoscere l’impatto negativo sul benessere organizzativo e, di conseguenza, sui dipendenti.

L’instabilità e l’insicurezza nel mondo del lavoro odierno richiedono la promozione di organizzazioni sane e attività salutari come parte di un approccio di prevenzione primaria.

Nelle organizzazioni sane, la cultura, il clima aziendale e le buone pratiche creano un ambiente in grado di promuovere la salute e la sicurezza dei dipendenti e l’efficacia organizzativa.

Un’organizzazione sana favorisce affari sani e di successo, sottolineando così il forte legame tra redditività organizzativa e benessere dei lavoratori.

Con la crescita delle organizzazioni, in termini di numero di dipendenti e in termini di qualità e complessità del servizio, il fattore umano è diventato un vantaggio competitivo primario sul mercato.

Pertanto, molte organizzazioni si trovano ad affrontare una forte concorrenza per i talenti, per i dipendenti istruiti, creativi e dedicati (potrebbe tornarti utile questo articolo sulla gestione dei talenti.

Ecco quindi come il clima aziendale ed il benessere organizzativo diventano una priorità nel mercato.

Perché il benessere organizzativo è importante?

Pensiamoci bene: un adulto attivo trascorre almeno un terzo della sua giornata presso il proprio posto di lavoro.

Pertanto, gran parte della soddisfazione di un individuo dipende direttamente dalle sue condizioni di lavoro e dal clima in cui lavora.

Ovviamente, la stessa teoria va in senso inverso: più infelici e frustrati si è sul lavoro, più la qualità della vita diminuisce di una quantità considerevole.

Studi dimostrano inoltre che il benessere individuale è in grado di produrre effetti benefici a lungo termine sull’organizzazione, grazie al maggiore impegno dei dipendenti sul luogo di lavoro. Avevamo già parlato di come rendere più gradevole l’ambiente di lavoro per migliorare l’efficienza del Team.

Questi individui che lavorano in un clima aziendale favorevole tendono a vedere il loro posto di lavoro come positivo, produttivo e coinvolgente.

Inoltre, i manager raccoglieranno i frutti derivanti dagli investimenti nel benessere in termini di una cultura organizzativa aperta che sfida e coinvolge i dipendenti e, sicuramente, li manterrà fedeli alla loro azienda.

Ecco quali sono i 5 elementi di benessere organizzativo che trascendono dai Paesi, dalle culture e dai settori.

Ciascuno di questi elementi può essere considerato universale e può essere applicato a qualsiasi organizzazione.

Benessere professionale: come si trascorre il tempo e quanto piace il lavoro

Per garantire che la maggior parte dei dipendenti apprezzi il proprio lavoro, è importante che questi siano sempre consapevoli e informati dell’impatto che il loro lavoro ha sull’intero meccanismo: dall’azienda al cliente fino al resto del team.

Non è raro scoprire come alcuni dipendenti possano bramare compiti o posizioni diverse, è compito quindi del project manager quello di mantenere un dialogo aperto e di recepire qualsiasi messaggio di questo genere.

In seguito, se la proposta va a buon fine, è possibile spostarli in diversi ruoli o persino dipartimenti all’interno dell’organizzazione, assicurando di mantenere il talento all’interno.

Benessere sociale: forti relazioni sane nella vita dei dipendenti

Anche se può sembrare che questo capitolo riguardi esclusivamente la vita personale dei dipendenti, gran parte della soddisfazione che deriva da relazioni sane è data anche da buoni rapporti con i colleghi di lavoro.

Qualsiasi interazione positiva con gli altri è vantaggiosa per la qualità del posto di lavoro e una possibilità di ridurre i conflitti a livello aziendale.

Qui le opzioni sono molte e varie: uscite informali, serate a tema in ufficio, programmi di team building professionale, pranzo insieme, ecc.

Di fondamentale importanza per la fidelizzazione e la soddisfazione del dipendente è anche il rapporto con il proprio supervisore diretto o project manager.

Una relazione non è un percorso a senso unico, ma dipende dal “lavoro” che entrambe le parti sono disposte a fare.

Il dipendente può quindi essere propenso ad una buona relazione con il proprio manager, ma anche il supervisore deve fare lo stesso.

Benessere finanziario: gestire efficacemente il profilo economico dei dipendenti

Il punto di partenza di questa discussione è una busta paga che il dipendente percepisce come equa e soddisfacente in cambio del proprio lavoro.

Sempre più organizzazioni si stanno occupando di questo e, addirittura, hanno iniziato a offrire vantaggi collaterali al fine di creare assenso e sicurezza fra i propri dipendenti, come assicurazioni mediche e sulla vita, pensioni private, ecc.

La formazione e la conoscenza di tematiche quali la gestione finanziaria personale, gli investimenti, i crediti ed i risparmi personali potrebbero essere di grande aiuto per i dipendenti, soprattutto quelli più giovani o appena assunti.

Benessere fisico: la buona salute e l’energia necessaria per affrontare le attività ogni giorno

Come accennato in precedenza, ci sono organizzazioni che si preoccupano della salute dei propri dipendenti e offrono loro un’assicurazione sanitaria e medica.

In alcune realtà vengono addirittura offerti abbonamenti in palestra o corsi di yoga.

Allo stesso modo, come è importante che un’azienda si prenda cura del benessere fisico dei suoi dipendenti, altrettanto importante è che si prenda cura di quello psicologico.

Ci sono infatti innumerevoli casi di esaurimento, depressione, estrema frustrazione sul posto di lavoro che non vengono notati.

Il project manager e i colleghi più vicini hanno la possibilità di notare più facilmente quando un membro del gruppo è in difficoltà e offrire quindi immediatamente assistenza e supporto.

Benessere della comunità – un senso di impegno nei confronti dell’ambiente

Una pratica comune per le organizzazioni è quella di partecipare a determinate cause di responsabilità sociale: beneficenza, supporto alle ONG, attività ecologiche, opportunità di volontariato per i dipendenti, ecc.

Qualsiasi azione svolta nel rispetto della comunità aumenta l’orgoglio e il senso di appartenenza dei dipendenti, dando loro la possibilità di essere coinvolti emotivamente nelle imprese dell’organizzazione.

 

In conclusione, la grande maggioranza degli studi mostra, al di là di ogni dubbio, che un posto di lavoro in cui il benessere è una priorità è vantaggioso per tutti: per la gestione e la dirigenza, in termini di profitto, produttività e fidelizzazione dei dipendenti, e per i dipendenti in termini di qualità della vita in generale, lealtà e soddisfazione personale sul lavoro.

Avere un gruppo di lavoro unito, affiatato, in una parola coeso è il sogno di ogni Project Manager.

Lavorare in gruppo è diventato comune in molte organizzazioni, ma lavorare con gli altri potrebbe non essere sempre facile, soprattutto quando i membri del team non sono d’accordo fra di loro.

Questo può avere conseguenze anche gravi, come non finire un progetto in tempo o superare il budget prestabilito.

Invece di arrabbiarsi in caso di disaccordi, i gruppi dovrebbero quindi imparare a rimanere uniti e a comunicare in ogni situazione.

Se un gruppo è coeso, i membri sono più motivati a lavorare insieme verso un unico obiettivo, il che porterà un progetto al successo.

Quindi, come è possibile aumentare la coesione del gruppo di lavoro? Vediamo oggi i nostri 6 suggerimenti.

Cos’è la coesione del gruppo di lavoro?

La coesione del gruppo si verifica quando un gruppo di individui si sente connesso e spinto a raggiungere un obiettivo comune.

I membri di un team si rispettano l’un l’altro, si fidano e si supportano a vicenda.

Mentre i team coesi sono spesso composti da persone con diversi talenti, ciò che li lega tutti insieme è un forte senso di identità attinto dall’organizzazione stessa dove condividono valori, obiettivi e processi.

In un certo senso, un gruppo coeso può essere paragonato a un gruppo di tifosi che seguono la stessa squadra sportiva alla ricerca di una vittoria collettiva.

Una coesione di squadra è importante perché questa connettività sociale e professionale può creare una cultura che ispira i dipendenti a rimanere fedeli all’azienda.

Con la coesione di gruppo, il team si sentirà a proprio agio nel proprio ambiente di lavoro e soddisfatto di far parte di qualcosa di più grande di sé stesso e dei singoli individui.

Come aumentare la coesione del gruppo di lavoro

La coesione di squadra non sempre avviene immediatamente e, in genere, è il risultato di azioni mirate intraprese dai manager per facilitare dinamiche positive di gruppo.

Ecco quindi 7 suggerimenti che un project manager può adottare per aumentare la coesione del gruppo di lavoro:

1. Definire obiettivi e valori

Prima di iniziare a lavorare sulle dinamiche del team, è importante avere ben in mente gli obiettivi del team e i valori dell’azienda.

Se l’organizzazione non ha già una missione o una visione chiara, questo è un buon momento per crearla.

Questi elementi forniranno così ai membri del team un quadro chiaro e condiviso di ciò a cui stanno lavorando.

2. Offrire formazione e sviluppo

Affinché la coesione della squadra rimanga forte, ogni membro del gruppo dovrebbe sentirsi sufficientemente competente da contribuire all’obiettivo generale in primo luogo.

Al momento dell’assunzione, i dipendenti dovrebbero ricevere chiare informazioni sulle loro responsabilità, nonché una formazione adeguata che garantisca un efficiente svolgimento delle loro mansioni lavorative.

Nel tempo, i dipendenti dovrebbero migliorare il loro lavoro e per fare ciò, avranno bisogno di opportunità per sviluppare le proprie capacità.

Ciò può avvenire attraverso la collaborazione interfunzionale all’interno dell’organizzazione stessa oppure attraverso conferenze, programmi o corsi di formazione sponsorizzati dall’azienda.

Ciò aiuterà i membri del team a sentirsi adeguatamente preparati e andare avanti nella loro carriera all’interno dell’organizzazione.

3. Incoraggiare il team building

Parte della coesione di una squadra si basa anche sull’autostima e sul morale dei singoli individui.

L’avvio di attività di team building può essere un ottimo modo per costruire l’empatia e il rispetto necessari all’interno di un team di successo.

Man mano che i dipendenti interagiscono tra loro e si conoscono al di là dei loro ruoli lavorativi, la coesione di gruppo aumenterà.

 4. Incoraggiare ed incrementare la comunicazione

Il team building funziona solo con una comunicazione chiara e continua ed il project manager è il responsabile di fornire le risorse adatte per permetterlo.

Tutti dovrebbero essere in grado di connettersi facilmente e comodamente con i loro colleghi, senza blocchi o interruzioni di sorta.

Ecco come aprire canali di comunicazione diversi che aiutino il team a rimanere produttivo e coinvolto diventa fondamentale, come ad esempio scegliendo un software di project management che includa una funzionalità di messagistica istantanea, in modo da consentire anche ai team remoti di rimanere facilmente connessi e coesi senza distrazioni.

5. Costruire fiducia

Quando si aprono canali per interagire, è importante che i membri del team si sentano a proprio agio con la comunicazione aperta.

Sia che stiano parlando con il project manager che con un collega, nessuno dovrebbe essere riluttante ad esprimere i propri pensieri e idee.

La coesione del team non si verificherà infatti, se si stanno mantenendo dei segreti a livello di gestione, anche se involontariamente.

6. Celebrare il successo insieme

Celebrare il successo – grande o piccolo, di gruppo o individuale che sia – è essenziale per mantenere la coesione di una squadra.

Quando l’intera organizzazione lavora per obiettivi condivisi, è opportuno condividere i risultati come gruppo.

Il project manager deve ricordarsi di ringraziare i membri del team per il duro lavoro svolto e, in caso di successi importanti, dare anche un riconoscimento.

7. Divertirsi

Infine, divertirsi.

Con questo non si intende che il lavoro deve andare in secondo piano e che il tempo deve venire investito a raccontarsi barzellette, ma vedere il luogo di lavoro non solo come un ufficio noioso e grigio, può incrementare il morale dei dipendenti.

Come minimo si lavora 8 ore al giorno e se di tanto in tanto, per una decina di minuti, i membri del team si ritrovano a raccontarsi qualche episodio divertente della loro vita, il project manager non deve preoccuparsi, anzi.

L’aprirsi e conoscersi fra colleghi non può che essere visto come un elemento positivo.

 

La coesione di gruppo è quindi il modo migliore per garantire che tutti i talenti siano massimizzati, aumentando al contempo l’impegno e la soddisfazione dei dipendenti.

Questa connessione duratura manterrà il team produttivo e più efficace che mai ed i progetti non potranno che essere un successo.

A causa della pandemia di COVID-19 nella quale ci stiamo trovando, moltissime aziende – per non chiudere totalmente – sono state costrette ad introdurre il telelavoro.

Questo rappresenta una nuova sfida per tutti i dipendenti, ma lo diventa ancora di più nel caso dei project manager e di chi si trova a dirigere per la prima volta un team a distanza.

Non avere i propri dipendenti presenti in un unico ufficio e non avere un contatto faccia a faccia in un mercato in cui le priorità cambiano costantemente, diventano sicuramente dei grandi ostacoli.

Vediamo quindi quali sono le 6 strategie che un manager può seguire per dirigere un team a distanza.

6 strategie di leadership per gestire un team virtuale

Molte pratiche di gestione efficaci con i team co-localizzati possono essere applicate anche ai team virtuali, ma è comunque necessario apportare alcune importanti modifiche per affrontare le sfide uniche che un team a distanza porta.

I manager che affrontano questa nuova sfida dovrebbero considerare quindi queste sei strategie:

1. Mantenere tutti i membri del team in stretta comunicazione

La creazione di un senso di squadra è un fattore critico per il successo di un progetto, soprattutto nel caso in cui i membri del team non possono interagire direttamente tra loro.

Una comunicazione regolare tra tutti è quindi essenziale per riunire le persone e promuovere un senso di inclusione, fornendo allo stesso tempo opportunità continue per input e feedback.

Sia che si tratti di videoconferenze, e-mail, messaggistica istantanea o altri metodi di contatto, i membri del team hanno bisogno di opportunità per partecipare, condividere idee e risultati e continuare a comunicare fluidamente con chiunque e da ovunque.

2. Mantenere una mentalità collaborativa

In un’organizzazione gerarchica, la concorrenza è spesso tacitamente o direttamente incoraggiata tra individui, dipartimenti e divisioni.

In un momento in cui i dipendenti non si trovano più vicini di scrivania, il risultato potrebbe essere un cambiamento di mentalità che rende il singolo individuo egoista e non più concentrato sul bene del gruppo, andando a danneggiare la capacità di lavorare insieme per obiettivi comuni.

Questo spirito di concorrenza che regna in ogni individuo deve essere, anche a distanza, tenuto a bada per non intaccare il lavoro di gruppo.

Il focus deve essere mantenuto sulla cooperazione in cui si promuove e si sottolinea il rispetto per gli interessi, i talenti e le competenze di tutti i membri del team.

3. Chiarire lo scopo e gli obiettivi del team

A distanza è difficile per i dipendenti non abituati a lavorare in questo modo capire la ragione del loro essere ed il loro contributo nei confronti dell’organizzazione in generale.

Senza questa chiarezza, è improbabile che i membri del team siano pienamente coinvolti e motivati sul lavoro.

È importante quindi che il manager ricordi loro regolarmente qual è il loro scopo nei confronti del team e dell’azienda, anche e soprattutto quando i membri del team virtuale si trovano a lavorare individualmente per svolgere determinati compiti.

4. Stabilire chiari standard di prestazione

In ufficio, ogni squadra deve rispettare determinati standard prestazionali e aspettative e ciò diventa particolarmente vitale nel lavoro a distanza, in cui il manager non è in grado di osservare e controllare direttamente il comportamento dei dipendenti.

Questo significa quindi che il leader deve stabilire chiari parametri di riferimento, suggerire la condivisione delle migliori pratiche e definire gli standard in base ai quali verranno valutate le prestazioni di ognuno.

5. Adattare le strategie di coaching per la gestione della distanza

Un coaching ed un supporto efficace rappresentano una grande sfida per il manager che si trova a gestire un team virtuale.

Un leader di un team a distanza deve impostare le aspettative individuali e di gruppo, monitorare i progressi di ognuno e fornire feedback, proprio come farebbe nel caso del “tradizionale” lavoro in ufficio.

Anche a distanza, il manager deve pianificare appuntamenti regolari per fornire feedback ad ogni membro del team, ad esempio attraverso una videochiamata in Skype – in un momento come questo vedersi, anche se online, diventa sicuramente importante.

6. Festeggiare i traguardi e i successi

Sentirsi parte di una squadra significa non solo lavorare insieme, ma essere riconosciuti per i sacrifici e gli obiettivi raggiunti.

I leader dei team virtuali non devono dimenticare di premiare i membri del team nel caso di alte prestazioni o raggiungimento di risultati, andando a rafforzare così la mentalità collaborativa di cui si parlava prima.

Sicuramente in questo tempo di crisi non è possibile organizzare una pizzata d’ufficio, ma il manager può comunque lanciare un segnale positivo inviando una mail collettiva per congratularsi per un progetto andato a buon fine o, nei casi più importanti, inviare dei coupon regalo come incentivo a mantenere alte le prestazioni.

 

Adottando queste 6 chiare strategie, i leader che si trovano a gestire un team a distanza possono superare le barriere che potrebbero diminuire le prestazioni in un momento come questo.

A causa del Coronavirus sono molti i project manager che si trovano ad affrontare questa sfida.

Lavorando insieme nella maniera giusta è però possibile continuare a creare una fonte di vantaggio in un mercato globale che, al momento, sta vivendo una crisi senza precedenti e in cui le regole della concorrenza sono in costante cambiamento.

Già molte organizzazioni, prima ancora dell’epidemia di Coronavirus, si sono avvicinate al telelavoro e siamo sicuri che, una volta che la situazione tornerà alla normalità, ci saranno molte più aziende che introdurranno ufficialmente l’home working nella loro politica.

Quindi, anche se la gestione di un team a distanza rappresenta sicuramente una sfida speciale, questa introduzione – più o meno forzata che sia – può essere un’esperienza illuminante, gratificante e produttiva per il futuro.

Come si misura e si valuta il lavoro del team? Sembra una domanda banale, ma in realtà non lo è affatto.

Valutare in modo corretto il lavoro della tua squadra può essere molto meno semplice di ciò che può sembrare. Inoltre, si parla spesso di migliorare il lavoro di squadra in un’organizzazione. Una corretta valutazione del lavoro svolto è sicuramente il primo passo da fare verso questo miglioramento.

E’ ovvio che le valutazioni possono avvenire in molti modi. Un esempio di approccio consiste, ad esempio, nel misurare l’output del team: le ore fatturate, le unità vendute, il numero di clienti acquisiti o se il team completa un progetto in tempo e nel rispetto del budget.

È facile tenere traccia di queste azioni poiché sono concrete e si può valutare a colpo d’occhio il miglioramento del team rispetto alle prestazioni di base.

Sebbene valido, questo approccio può essere però po’ deludente perché non mostra chi sta facendo cosa nel team e come i membri hanno lavorato insieme per raggiungere i loro obiettivi.

In breve, i numeri non sono sufficienti ed è molto più efficiente aggiungere misure qualitative e valutare il grado in cui il team sta dimostrando le abilità chiave del lavoro di squadra.

Quando fare una valutazione del lavoro del team?

Le valutazioni del team forniscono più valore al team stesso in alcune occasioni rispetto ad altre.

Sfortunatamente, queste valutazioni sono troppo spesso svolte alla ricerca di un capro espiatorio dopo che le cose sono andate male.

Sebbene questa sia una ragione perfettamente legittima per una valutazione, le organizzazioni possono trarre maggiori benefici quando non considerano le valutazioni del gruppo come una risposta alle difficoltà.

Condurre valutazioni prima che sorgano problemi può evitarli o mitigarli, portando potenzialmente a risparmiare tempo e denaro.

Ecco alcuni ottimi momenti e motivazioni per fare una valutazione del lavoro del team:

• Rafforzare un team che sta avendo problemi
• Per iniziare un nuovo progetto nel modo giusto
• Aiutare un team a crescere
• Quando alcuni membri del team vengono cambiati
• Legare i team in situazioni come team remoti e startup
• Prima di un grande cambiamento strategico
• Come parte dello sviluppo del team per confrontare regolarmente la performance

Le valutazioni del team offrono anche valore ai team già affermati, soprattutto quando si verifica un cambiamento nel quadro organizzativo o quando il team si sta preparando ad affrontare un nuovo progetto diverso da quelli svolti in passato.

8 cose da fare per valutare correttamente il tuo team

Abbiamo voluto creare un vademecum di cose da fare per poter valutare in modo corretto il tuo Team. Nella speranza possa tornarti utile proviamo a guardarlo insieme.

Conoscere aspettative ed esigenze

In primis, bisogna sapere quali sono le aspettative ed esigenze dell’organizzazione in generale. Queste possono essere un numero qualsiasi di obiettivi preziosi, come semplificare i processi interni, aumentare le vendite, ridurre il turnover del personale oppure migliorare il morale del personale.

Parlare con i membri del team

Il project manager deve prendersi tempo per parlare con i membri del team, prima in gruppo e poi individualmente, per scoprire i loro sentimenti, preoccupazioni, obiettivi ed ambizioni circa i loro progressi e gli ostacoli nelle attività e nei ruoli oltre che nell’ambiente di lavoro in generale.

Ascoltare attentamente

Quando il project manager parla con i membri del team, deve anche ascoltare attentamente. A volte, infatti, si può leggere tra le righe quando un dipendente sta cercando di rimanere diplomatico per paura di recriminazione o addirittura di perdere il suo lavoro.

Identificare le sfide che i membri del team devono affrontare

Queste sfide possono essere fattori ovvi e previsti, ma il project manager deve essere anche consapevole del fatto che mentre alcuni problemi sono interni all’organizzazione, altri si verificano nella vita privata del dipendente e possono avere conseguenze anche sul posto di lavoro, rendendo la persona stanca, irritabile e stressata.

E’ chiaro che nella valutazione del lavoro del team bisogna tenere in considerazione questi fattori.

Verificare se vengono utilizzate procedure e sistemi esistenti e se funzionano effettivamente

A volte i sistemi possono essere installati ma non funzionare, rendendo quindi il lavoro del team più complicato di quello che dovrebbe essere. Ciò può ridurre la produttività e aumentare i livelli di frustrazione.

Chiedere feedback esterni

Chiedere un feedback ai clienti – ove possibile – o anche ai fornitori su come considerano il lavoro del team. Questo può essere fatto sia tramite sondaggio anonimo o in altri modi. Ricevere feedback da tutti gli stakeholder è una misura importante che può aiutare a valutare il lavoro del team e a capire se la direzione in cui sta andando l’organizzazione è quella giusta o no. E’ importante però ricordare che è impossibile piacere a tutti.

Apportare le modifiche necessarie e monitorare

Non sorprende sapere che una valutazione negativa del lavoro del team è causata anche dalla mancanza di feedback, follow-up, leadership e monitoraggio da parte del manager. Per questo motivo, il project manager deve assicurarsi di essere una figura presente prima di valutare – soprattutto se negativamente – i membri del proprio team.

Creare un processo di valutazione del team

In generale, creare un processo di valutazione del lavoro del team può rendere il tutto più chiaro sia per il project manager che per i membri del team stessi. Ecco alcuni esempi di domande che potrebbero essere incluse:

• La persona si presenta in tempo sul posto di lavoro?
• E’ ben preparata per le riunioni?
• Si prende le responsabilità o trova sempre una scusa quando le cose vanno male?
• Si concentra sui bisogni del team e non sui suoi singoli successi, fallimenti o bisogni?

Chiaramente, è importante che i membri del team ricevano poi feedback dopo la valutazione. Il feedback è ancora più prezioso infatti, quando viene eseguito con dati concreti.

Le valutazioni del team aiutano un’organizzazione a vedere e raggiungere risultati ed obiettivi più ampi, rendendoli parte integrante del processo di valutazione.

E’ importante che il project manager eviti sempre le critiche pubbliche dei membri del team.

Se è necessario fornire un feedback negativo, la persona dovrà essere chiamata in separata sede per discutere la valutazione delle prestazioni con calma e senza pressioni.

Inoltre, nel feedback il project manager deve dare indicazioni su come migliorare e raggiungere gli obiettivi delineando, se necessario, un programma di formazione o di tutoraggio.

In generale, ogni team lavora in modo diverso, quindi  è importante scegliere i metodi di valutazione che aiutano a dare la priorità ai risultati e alle aree di miglioramento che si adattano alla strategia aziendale complessiva.

Si può migliorare l’efficienza di un team rendendo più gradevole l’ambiente di lavoro? La risposta è si!

La felicità sul posto di lavoro si basa su molti aspetti e la sua percezione può differire da un dipendente all’altro. Un buon capo, progetti stimolanti, riconoscimento e ricompense, stabilità sul lavoro o atmosfera piacevole, solo per citarne alcuni, possono avere un ruolo e un’importanza diversi nella mente di ogni componente del Team.

Come project manager, creare un ambiente che tiri fuori il meglio dai membri del team è fondamentale per il successo dell’organizzazione.

Le ricerche dimostrano infatti che i lavoratori disimpegnati hanno:

• Assenteismo superiore alla media del 37%,
• Il 49% di incidenti in più,
• Il 60% in più di errori nelle attività di lavoro.

Sembra quindi che non curare la felicità dei propri dipendenti possa diventare costoso. Vediamo quindi quali sono i consigli per migliorare l’efficienza del team rendendo gradevole l’ambiente di lavoro.

Migliorare l’efficienza di un Team: Organizzare eventi di team building

Il divertimento porta alla felicità.

Avere eventi di team building in cui i dipendenti giocano insieme, ridono insieme e risolvono i problemi insieme contribuisce molto alla loro felicità.

Gli eventi di team building – se ben organizzati – ispirano le persone a rimanere sul posto di lavoro e persino a promuovere la creatività.

Da un pomeriggio in un escape room ad un’avventura nel bosco, gli eventi di team building possono essere innumerevoli.

Migliorare l’efficienza di un Team: Salutare il team

Sembra una piccolezza, ma in realtà, salutare i propri collaboratori, fa molto sul posto di lavoro.

I membri del team vogliono sentirsi considerati, quindi il manager può dare loro una piccola spinta positiva al mattino, salutandoli caldamente con un sorriso o con una pacca sulla spalla.

Inoltre, chiedere al team come è andato il fine settimana o un particolare evento, aiuta molto ad approfondire il legame e rende l’ambiente di lavoro più “familiare”.

Un project manager con un approccio ottimista e genuino aumenta l’autostima del team, facendo sì che ogni dipendente sia più motivato.

Migliorare l’efficienza di un Team: Elogiare e dare riconoscimenti quando necessario

Sentirsi sottovalutati sul lavoro è la prima ragione per cui un dipendente lascia il lavoro. Addirittura questa motivazione ha ripercussioni più gravi che un basso salario, giorni di ferie limitati e scarso work-life balance.

Ecco quindi come offrire elogi e riconoscimenti quando necessario, renderà il team entusiasta e desideroso di contribuire alle iniziative a livello aziendale.

Un buon project manager potrebbe chiedere ai membri del team su come preferiscono essere riconosciuti o complimentati per un lavoro ben fatto.

Per alcuni infatti, potrebbe essere un riconoscimento “pubblico” durante una riunione, mentre per altri una sessione di feedback positivo individuale.

Anche in questa distinzione si vede che il project manager ha a cuore il bene dei suoi dipendenti.

Migliorare l’efficienza di un Team: Rendere il lavoro soddisfacente

Tutti vogliono sentire che quello che fanno sul lavoro è importante.

Affinché i membri del team si sentano bene per il lavoro che stanno producendo, devono comprendere appieno la missione e lo scopo dell’organizzazione.

Dare una panoramica di ciò che ogni dipartimento fa e perché lo fa, permette ai membri del team di sentirsi più collegati all’organizzazione e di capire dove si inserisce la loro parte di lavoro per portare un progetto verso il successo.

Migliorare l’efficienza di un Team: Rendere l’equilibrio lavoro/vita una priorità

Il concetto di conciliazione vita-lavoro è diventato una priorità per molti luoghi di lavoro.

I membri del team devono avere una chiara comprensione del fatto che sono valorizzati come dipendenti leali e come persone che hanno anche una vita al di fuori dell’ufficio.

E’ possibile incrementare l’equilibrio tra lavoro e vita privata offrendo, ad esempio, alcune giornate di lavoro da casa, giorni di vacanza illimitati, sconti su programmi di salute e benessere in centri vicini all’azienda o opzioni di assistenza all’infanzia.

Offrire incentivi che migliorano la qualità generale della vita di un membro del team dimostra che l’organizzazione ed il manager si interessano del suo benessere.

Migliorare l’efficienza di un Team: Incoraggiare il benessere sul posto di lavoro

Che si tratti di cibo salutare, esercizio fisico, meditazione o tattiche di consapevolezza, incentivare il benessere sul posto di lavoro è un’idea geniale e che, di conseguenza, aiuta ad aumentare la produttività.

Molti nuovi programmi di benessere sono stati sviluppati specificamente per migliorare l’ambiente di lavoro in modo che sia più facile per i dipendenti adottare e mantenere comportamenti salutari.

E’ possibile creare una cultura del benessere implementando queste strategie:

• Preparare e distribuire un elenco di opzioni di ristorazione salutari in un raggio predefinito dall’ufficio.
• Organizzare portabici e fornire materiale informativo sui benefici che porta pedalare al lavoro.
• Negoziare sconti aziendali per iscrizioni in centri benessere e palestre.
• Assumere un istruttore di yoga o uno specialista della meditazione che venga in ufficio una volta alla settimana o al mese per aiutare a ridurre lo stress dei membri del team.

Mostrare ai membri del team quanto è importante che loro seguano uno stile di vita sano, è un modo per mostrare loro quanto siano importanti per l’organizzazione.

Migliorare l’efficienza di un Team:  Avviare un piano di sviluppo individuale

Un piano di sviluppo individuale è uno strumento per assistere i dipendenti nella carriera e nello sviluppo personale.

Il suo scopo principale è aiutare i dipendenti a raggiungere obiettivi a breve e a lungo termine e migliorare le prestazioni lavorative attuali.

E’ possibile utilizzare un piano di sviluppo individuale per sviluppare una migliore comprensione degli obiettivi professionali e personali di ogni membro del team, includendo i punti di forza e le aree su cui ognuno vuole migliorare.

Questo dimostra ai dipendenti che l’organizzazione sta seriamente investendo in loro come individui e mette tutti in condizioni di parità per raggiungere obiettivi personalizzati.

Migliorare l’efficienza di un Team: Utilizzare il feedback come strumento di mini-mentoring

I leader efficaci comprendono il potere del feedback e lo usano per offrire critiche costruttive e riconoscimento positivo, cancellando eventuali dubbi o pensieri negativi del dipendente e comunicando come il comportamento di una persona si allinea ai risultati dell’azienda.

Attraverso un feedback, un leader può allontanare un dipendente da comportamenti indesiderati e cementare il pensiero e il comportamento positivi che portano all’eccellenza personale e professionale.

Le sessioni di feedback dovranno essere conversazioni a doppio senso, in cui il dipendente può porre domande ed esporre i suoi dubbi. Potrebbe tornarti utile questo articolo su come ottenere un feedback dal team di progetto.

Se i membri del team hanno paura di porre una domanda, questo è il segnale di un grosso problema.

E’ importante quindi che il manager si assicuri di essere trasparente e aperto nel suo approccio in modo che entrambe le parti ottengano il massimo dalla sessione di “mini-mentoring”.

Migliorare l’efficienza di un Team: Uscire – di tanto in tanto – dalla routine di lavoro

Stare seduti in ufficio seduti ad una scrivania tutto il giorno o conversare con i clienti per lunghi periodi di tempo, giorno dopo giorno, può senza dubbio diventare noioso e routinario.

Ecco quindi che il manager può sorprendere la propria squadra tenendo la prossima riunione fuori dall’azienda, magari nel ristorante preferito per il pranzo o in una sala riunione in un edificio immerso dal verde.

Oppure ancora, molte aziende americane hanno introdotto il “Casual Friday”. In questa giornata, i dipendenti non sono tenuti a seguire il normale dress code previsto in ufficio e possono indossare liberamente camice hawaiane, infradito, pantaloncini corti, ecc.

Ciò renderà i membri del team estremamente produttivi durante la giornata, ma anche durante i giorni lavorativi successivi, poiché dovrebbero essere ben riposati, rinfrescati e più che pronti ad affrontare i progetti con nuova vitalità.

 

Anche l’ambiente di lavoro potrebbe migliorare l’efficienza del team. Non sono poche, infatti, le aziende che hanno lasciato ai propri team il compito di arredare e rendere di loro gradimento l’aspetto del loro ufficio.

Per garantire che queste implementazioni durino a lungo e che portino effettivamente ad un miglioramento dell’efficienza del team, è importante che vengano applicate regolarmente e che diventino parte integrante dell’organizzazione.

I coordinatori di progetto sono figure di cui, a volte, i project manager hanno bisogno di aiuto nella gestione dei progetti.

Esistono già molti articoli che spiegano nel dettaglio il lavoro di un project manager e le sue responsabilità, ma vediamo in questo articolo di capire meglio chi è il coordinatore di progetto.

In primis, per avere un’idea generale di dove si trovi il coordinatore di progetto nella struttura generale dell’organizzazione, è importante mappare i diversi ruoli nel project management.

Il coordinatore di progetto è quella persona che riferisce al project manager e si trovano subito nel gradino successivo nella catena di comando.

Project manager vs. coordinatore del progetto

Sebbene i project manager e i coordinatori di progetto solitamente lavorano fianco a fianco, è molto importante distinguere i due ruoli.

Il coordinatore di progetto è responsabile di raccogliere tutte le informazioni necessarie per il team ed il project manager e distribuirle correttamente.

Qualsiasi informazione o aggiornamento di cui il team ha bisogno dovrebbe essere facilmente accessibile, grazie al coordinatore di progetto, per tutto il ciclo di vita del progetto.

Nel frattempo, è compito del project manager vedere la pianificazione del progetto fino al suo completamento.

In definitiva, il coordinatore di progetto è responsabile di alleggerire e semplificare alcune delle funzioni del project manager al fine di facilitare il lavoro di tutti.

Qualità del coordinatore di progetto

Un coordinatore di progetto coordinerà – appunto – il programma, il budget, le problematiche e i rischi del progetto.

È suo compito assicurarsi che il progetto sia ben organizzato e che funzioni senza intoppi e ciò può includere quindi la comunicazione con vari dipartimenti dell’organizzazione per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.

I coordinatori del progetto devono eccellere in un ambiente di lavoro frenetico e stimolante e devono essere in grado di essere il braccio destro del project manager.

Inoltre, i coordinatori di progetto possono avere esperienza e conoscenze tecniche in settori specifici e possono essere assegnati a determinati dipartimenti in base alle loro qualifiche.

Ci sono molte qualità che definiscono un coordinatore di progetto di successo; ecco quali sono le più importanti:

• Orientamento ai dettagli: l’attenzione ai dettagli è fondamentale quando si supervisionano tanti aspetti diversi del progetto, tutti fondamentali affinché questo si concluda con successo.
• Affidabilità: il project manager dipenderà dal coordinatore di progetto per gestire le minuzie ed i piccoli dettagli del project management e, pertanto, è fondamentale che il coordinatore di progetto sia affidabile e non operi contro le linee guida del project manager.
• Buona comunicazione: il coordinatore di progetto può essere considerato come un ponte che collega il project manager a vari altri membri del team di progetto. Per questo motivo deve possedere capacità comunicative superiori rispetto alla media.
• Produttività: il progetto richiede produttività da parte del team che vi lavora e questo è particolarmente importante nel caso del coordinatore di progetto. I coordinatori sono come l’olio che fa girare perfettamente la ruota del progetto.
• Autonomia: l’ultima cosa che un project manager vuole è un coordinatore di progetto a che non segue il compito che gli è stato assegnato. Il coordinatore di progetto deve avere una grande autonomia e capacità di auto-organizzarsi.

Educazione, formazione e certificazione di un coordinatore di progetto

Una laurea formale in project management non è generalmente richiesta.

Tuttavia, la maggior parte dei datori di lavoro cerca diversi anni di esperienza nel proprio settore specifico e, preferibilmente, una laurea o certificazione in quel campo nonché esperienza nel lavoro per progetti.

Ad esempio, una laurea in comunicazione, management e gestione aziendale, economia o altri campi simili può fornire le competenze necessarie.

I datori di lavoro cercano inoltre competenze in campo informatico, nell’uso di Microsoft Office e, preferibilmente, anche di software di project management.

Per chi volesse approfondire ulteriormente, ogni anno vengono organizzati corsi di formazione per futuri coordinatori di progetto.

Responsabilità del coordinatore di progetto

Alcune responsabilità di un coordinatore di progetto includono:

• Assicurarsi che il proprio team disponga degli strumenti necessari per eseguire il progetto.
• Creare un programma di progetto, con pietre miliari, date di scadenza e stime per i materiali e le risorse richieste, ad esempio i membri del team, che verranno sottoposti alla direzione per l’approvazione.
• Aiutare con la documentazione di ogni fase del progetto, oltre a redigere rapporti di sintesi.
• Lavorare con i membri del team “sul campo”.
• Mantenere alto il morale dei membri del team e costruire relazioni con loro per sviluppare un’unità forte.

In conclusione, un coordinatore di progetto, non solo deve essere abituato a un ambiente frenetico, ma deve dargli il benvenuto.

Ci sono molti compiti e qualità diverse che ci si aspetta da un coordinatore di progetto di successo.

Come affermato in precedenza, i coordinatori svolgono un lavoro molto importante durante tutto il ciclo di vita di un progetto.

Siamo sicuri che in futuro, il ruolo del coordinatore di progetto si svilupperà ulteriormente in un ruolo di gestione altamente integrato con il team di progetto e arriverà ad essere responsabile di più incarichi – e sempre più importanti – durante il ciclo di vita di progetto.

Prima di iniziare la discussione sui vari modelli di leadership, è necessario che la leadership, come concetto in se, venga chiarito e definito.

C’è differenza tra lo sviluppo del leader e lo sviluppo della leadership. Lo sviluppo del leader avviene a livello individuale e si concentra sullo sviluppo della capacità di un individuo di apprendere dall’esperienza per integrarla nella pratica di guidare un’organizzazione.

A differenza dello sviluppo dei leader, lo sviluppo della leadership avviene invece a livello organizzativo e si applica all’intera organizzazione creando connessioni significative con le parti interessate e altre risorse esterne.

Gli effetti della leadership creano un vantaggio economico e competitivo per un’organizzazione.

In poche parole, lo sviluppo della leadership è un processo continuo e olistico che si verifica nell’intera organizzazione, mentre lo sviluppo del leader si concentra sul miglioramento e lo sviluppo delle capacità del solo leader.

Proviamo a vedere insieme alcuni modelli di leadership e a confrontarli tra di loro.

Modelli di leadership: la leadership autentica

Un leader autentico è un leader consapevole dei suoi valori e che agisce e conduce di conseguenza.

Il modello di leadership autentica è costituito da quattro fattori:

• Autocoscienza,
• Trasparenza relazionale,
• Elaborazione equilibrata,
• Morale

Un leader autentico è un leader con un’alta consapevolezza di sé comprende i suoi punti di forza e di debolezza ed è consapevole del proprio impatto sugli altri.

Autocoscienza significa che il leader acquisisce conoscenza del proprio sé attraverso l’interazione con gli altri.

Trasparenza relazionale significa che il leader è disposto a comunicare apertamente sui suoi seguaci sentimenti e pensieri.

L’elaborazione equilibrata si riferisce all’approccio dell’utilizzo di dati oggettivi per prendere le decisioni finali.

Infine, la morale consente al leader di autoregolare il proprio comportamento resistendo alle pressioni sociali e di gruppo.

Modelli di leadership: la leadership Situazionale

Sebbene questo modello di leadership sia popolare e ampiamente utilizzato nelle organizzazioni, non è stato in realtà analizzato in modo dettagliato.

A differenza della leadership autentica, la leadership situazionale pone l’accento sull’adeguamento al livello di preparazione dei dipendenti per svolgere determinati compiti, che dipende dalla volontà e dalla competenza dei membri del team.

Pertanto, poiché ogni dipendente differisce nella sua disponibilità e skills, il leader dovrebbe adattare il proprio stile di leadership di conseguenza.

Il modello di leadership situazionale è organizzato in tre fattori situazionali:

• Il livello di direzione del compito da parte del leader,
• La relazione tra il leader e il dipendente,
• La competenza e la fiducia del dipendente.

Questo è un modello di leadership in cui il leader dovrebbe superare il proprio ego affrontando le esigenze dei suoi dipendenti.

Come detto dal concetto “leadership-servo”, le esigenze dei dipendenti diventano più importanti delle esigenze del leader e quindi il leader “serve” i dipendenti per aiutarli a raggiungere il successo e soddisfare le loro esigenze personali e professionali.

Il leader-servo può spingersi fino ad attuare comportamenti auto-sacrificali per il bene della felicità e del benessere dei dipendenti.

Modelli di leadership: la leadership olistica

Un modello emergente di leadership è la visione olistica che prende in considerazione molteplici aspetti.

Secondo Schein, il ciclo di vita dinamico e mutevole delle organizzazioni richiede quattro ruoli di leadership che aiuteranno il leader a gestire la complessità e la dinamica delle organizzazioni.

Questi quattro elementi sono:

• Il ruolo di animatore, in cui il leader dovrebbe trasmettere energia ed entusiasmo ai suoi dipendenti.
• La capacità del leader di costruire la cultura organizzativa assumendo dipendenti con modi di pensare simili ed esibendo comportamenti in linea con i valori e le caratteristiche culturali dell’azienda.
• Il terzo ruolo del leader è quello di sostenere la cultura, il che significa che il successo della cultura viene mantenuto se si promuovono il cambiamento e la crescita. Pertanto, i leader potrebbero dover adattare la propria leadership all’identità in evoluzione dell’organizzazione.
• Il quarto ruolo è il leader come agente di cambiamento. Dal punto di vista psicologico, i leader devono possedere la stabilità emotiva per creare un ambiente sicuro per i dipendenti durante il processo di cambiamento al fine di ridurre l’ansia e la resistenza al cambiamento.

In questo modello, la leadership non riguarda l’essere l’individuo ai vertici della gerarchia ed in controllo dei subordinati, ma si tratta di stimolare i valori umanistici e le modalità della pratica.

La visione olistica della leadership porta le organizzazioni ad essere meglio preparate a risolvere i problemi considerando l’interconnessione delle reti esterne, le diverse opinioni espresse e abbracciando la complessità nel suo insieme

In sintesi, il ruolo del leader olistico non si limita a guidare esclusivamente l’organizzazione internamente, ma si estende a vari ruoli che facilitano la risoluzione di problemi complessi e l’implementazione e l’adattamento al cambiamento efficaci.

Modelli di leadership: la leadership carismatica

Un leader altamente carismatico ha un forte bisogno di influenzare gli altri, ha una forte e ferma fiducia in se stesso e nei suoi valori, ha la capacità di suscitare un alto bisogno di successo nei suoi dipendenti e ha la capacità di dimostrare competenza attraverso l’articolazione di realizzazioni potenziali piuttosto che di quelle effettivamente avvenute.

La capacità del leader carismatico sta nell’immaginare e ispirare i dipendenti e facilitare l’impegno dando l’impressione che loro – e la missione seguita – siano straordinari.

Il carisma come unico tratto di leadership però, potrebbe non essere sufficiente per affrontare adeguatamente una data situazione.

Di conseguenza, il tratto carismatico della leadership può essere trattato come un elemento che forma parte di un leader, ma non l’unico.

Combinazione di molteplici modelli di leadership per un maggiore successo

In conclusione, la migliore pratica di leadership risulta dalla sintesi di diversi aspetti positivi dei diversi modelli di leadership in modo da massimizzare l’efficacia di ognuno di questi.

I migliori effetti di leadership possono essere raggiunti se il leader è aperto a diverse sfaccettature e punti di forza di diversi modelli di leadership invece di essere limitato a uno solo.

Inoltre, la pratica della leadership dovrebbe essere collaborativa e collettiva, facilitando la comunicazione reciproca e bidirezionale perché il leader può imparare anche dai membri del suo team o dai suoi colleghi.

Ci sono molti fattori situazionali e ambientali di cui il leader potrebbe non essere consapevole ma che gli altri che collaborano con lui sono in grado di osservare e condividere.

In queste circostanze, è molto importante che il leader sia disposto ad ascoltare i suoi dipendenti e ad imparare dalle loro opinioni per vedere la realtà con altri occhi.

Saper gestire un talento, a patto di averne a disposizione, non è come una generica gestione delle risorse umane.

Anche quando il piano di progetto è redatto e valido, ammesso che il project manager possieda gli strumenti, la tecnologia ed il tempo necessario per concludere il progetto, rimane una domanda fondamentale: il project manager ha i talenti giusti e al posto giusto per lavorare al progetto in maniera efficiente?

Un’efficace gestione dei talenti del progetto inizia anche prima delle fasi di pianificazione di un progetto, attraverso assunzioni selettive, formazione continua e sviluppo di carriera.

La gestione dei talenti deve essere pensata e considerata come una strategia aziendale che aiuterà il project manager a trattenere dipendenti eccezionali.

Per un’efficace gestione dei talenti, ogni aspetto del reclutamento, dell’assunzione e dello sviluppo dei dipendenti viene toccato.

L’obiettivo finale deve essere quello di ottenere una forza lavoro qualitativamente superiore.

Cosa comporta la gestione dei talenti

La gestione dei talenti, se gestita in modo strategico, deriva dalla missione, dalla visione, dai valori e dagli obiettivi dell’organizzazione.

Ciò consente a ogni dipendente di vedere dove il suo ruolo si inserisce all’interno dell’organizzazione e consente così ai dipendenti di essere coinvolti nella direzione generale dell’azienda.

Da un punto di vista strategico, un efficace sistema di gestione dei talenti aiuta i dipendenti a sentirsi parte di qualcosa di più grande della loro “semplice” attività quotidiana.

Questa gestione comprende i seguenti processi di lavoro:

• Sviluppare chiare descrizioni delle mansioni, in modo da conoscere le competenze, le capacità e l’esperienza necessarie per ogni ruolo.
• Selezionare, con un processo di selezione appropriato, i dipendenti che hanno un potenziale superiore e si adattano alla cultura dell’organizzazione.
• Negoziare requisiti e standard di performance basati su risultati umanamente accettabili.
• Fornire un efficace onboarding dei dipendenti e continue opportunità di formazione e sviluppo che riflettano sia le esigenze del dipendente che quelle dell’organizzazione.
• Fornire coaching, tutoraggio e feedback continui, in modo che il dipendente si senta apprezzato e importante.
• Condurre regolarmente meeting sulla pianificazione dello sviluppo delle prestazioni incentrate sugli interessi dei dipendenti.
• Progettare sistemi di compensazione e riconoscimento efficaci che premino le persone per i loro contributi.
• Tenere interviste di uscita per capire perché un talento ha deciso di lasciare l’organizzazione.

Le tre fasi della gestione del talento

Gli approcci alla gestione del talento variano, ma in comune a tutte le organizzazioni sono tre fasi critiche.

1. Identificazione e acquisizione del talento

È sempre più difficile per le organizzazioni trovare i talenti con la giusta combinazione di tecnica, leadership e capacità strategiche e di gestione aziendale.

Tuttavia, senza quel determinato talento, le organizzazioni rischiano di non essere in grado di garantire la corretta attuazione e conclusione di progetti fondamentali per il raggiungimento dei propri obiettivi.

Una volta identificate le competenze necessarie per il ruolo ricercato, i talenti possono essere ricercati in due modi:

• Reclutamento esterno
• Reclutamento interno

La capacità di attrarre talenti esterni e generare interesse tra i candidati interni si basa spesso su fattori sui quali i responsabili delle risorse umane hanno poca o nessuna influenza.

Essere percepito come un datore di lavoro di prima scelta e la capacità di offrire una varietà di progetti interessanti rendono un’organizzazione attraente agli occhi dei talenti.

2. Sviluppo e conservazione del talento

Una volta trovato il talento giusto, assicurarsi che le skills siano pertinenti alle esigenze aziendali e che il dipendente rimanga interessato all’organizzazione, sono sfide continue.

Le aree chiave su cui concentrarsi per sviluppare e trattenere i talenti includono:

• Supportare la mobilità effettiva delle risorse dagli attuali incarichi alle opportunità seguenti.
• Collegare i processi di avanzamento di carriera.
• Creare ampi piani di avanzamento anche oltre i confini dell’organizzazione.

La maggior parte delle organizzazioni deve prestare attenzione alla formazione e allo sviluppo del talenti.

E’ importante quindi che le organizzazioni, con l’aiuto del project manager, stabiliscano un percorso di carriera e di formazione definito che permetta di sviluppare le competenze e le skills dei talenti nei loro diversi settori di competenza.

3. Inglobamento e trasferimento della conoscenza dei talenti

Anche i project manager, le risorse umane ed i leader aziendali trarranno vantaggio dall’acquisizione e dalla condivisione delle conoscenze.

Avere un processo strutturato per inglobare e trasferire la conoscenza all’interno di un’organizzazione, ha un alto impatto positivo sulla rata di successo dei progetti e delle iniziative.

Il successo organizzativo è fortemente correlato sia all’elevata maturità nella gestione dei talenti sia all’elevato allineamento tra risorse umane, project manager e leader aziendali.

Anche la ricerca supporta l’utilizzo delle strategie di gestione dei talenti: in uno studio dell’American Society for Training and Development in collaborazione con The Institute for Corporate Productivity, sono state identificate le seguenti pratiche che impattano positivamente sulla gestione dei talenti:

• Standardizzare i processi di revisione e feedback.
• Nominare un unico proprietario funzionale – che può essere il project manager – per quanto riguarda la gestione dei talenti.
• Sviluppare una cultura organizzativa che supporti la gestione dei talenti.
• Assicurare coerenza tra le attività di gestione dei talenti.
• Aumentare la visibilità delle iniziative di gestione dei talenti.

In conclusione, gli approcci da parte del project manager alla gestione dei talenti possono variare a seconda delle organizzazioni.

Attraverso una relazione più collaborativa tra project manager, risorse umane e leader aziendali, sarà possibile acquisire maggiori conoscenze e informazioni sulla gestione del progetto e sulla sua connessione critica con gli obiettivi organizzativi, consentendo reclutamento, fidelizzazione e sviluppo dei talenti più efficienti ed efficaci.

E più un’organizzazione è matura nella gestione dei talenti, migliori saranno le sue prestazioni rispetto nell’esecuzione di progetti che soddisfano gli obiettivi aziendali, guidano le iniziative strategiche e migliorano le prestazioni finanziarie.

Qualsiasi sia il settore in cui l’organizzazione opera, il cambiamento strategico è guidato attraverso progetti e programmi.

Le organizzazioni che hanno il giusto talento e il giusto metodo di gestione dei talenti hanno senza dubbio una capacità critica che offre, alla lunga, un vantaggio rispetto alla concorrenza.

Per concludere, sempre più organizzazioni stanno considerando la gestione dei talenti un’opportunità per distinguersi sul mercato per ottenere un vantaggio competitivo.

Le capacità di negoziazione per un project manager sono assolutamente essenziali e perfezionarle consentirà di gettare le basi per un progetto di successo.

I project manager ricoprono infatti ruoli diversi allo stesso tempo: leader, mediatori, delegatori e anche negoziatori.

Ecco perché le capacità di negoziazione per i project manager sono nella lista di soft skills che  questi dovrebbero sviluppare.

Cos’è la negoziazione in un progetto

La negoziazione è un processo che coinvolge le attività necessarie per risolvere diversi tipi di controversie attraverso consultazioni tra le parti interessate per raggiungere un consenso.

I negoziati possono avvenire in qualsiasi momento nel ciclo di vita del progetto e possono essere formali o non formali.

Una negoziazione formale comporta un accordo tramite contratti e documenti formali, mentre le negoziazioni informali includono discussioni per risolvere un conflitto tra i membri del team, ad esempio.

Nella gestione del progetto, il processo di negoziazione è suddiviso in fasi e queste includono:

• Pianificazione: la preparazione di tutte le informazioni pertinenti necessarie per la discussione.
• Discussione: qui le questioni chiave vengono esplorate e discusse.
• Proposta: la creazione della proposta come mezzo per risolvere il problema in questione.
• Revisione: ciò può includere la contrattazione per i compromessi prima che venga ufficializzato un accordo e prima che le informazioni vengano diffuse in tutta l’organizzazione.

Perché la negoziazione è importante per i project manager

Ecco alcune situazioni in cui la capacità di negoziazione ha un ruolo fondamentale per il successo di un progetto. Situazioni in cui il project manager:

• è coinvolto in negoziazioni strategiche con i fornitori di beni e strumenti necessari per l’esecuzione del progetto.
• è coinvolto nella negoziazione con un possibile investitore in un nuovo progetto.
• è coinvolto nei negoziati con le parti interessate in merito ad un cambiamento sostanziale nel progetto.

In conclusione, le capacità di negoziazione consentono ai project manager di avere relazioni più solide con le parti interessate, avere relazioni migliori con i clienti e, in generale, garantire un ambiente di lavoro più positivo.

Negoziare può anche essere una strategia utile per affrontare i conflitti su un progetto.

Mentre è quasi impossibile evitare totalmente il conflitto, essere in grado di negoziare il modo per aggirarlo è un’abilità sicuramente utile.

Nelle situazioni più gravi infatti, il conflitto può anche avere la capacità di arrestare un progetto.

Migliorare le capacità di negoziazione del project manager

Ecco 5 consigli che possono aiutare a migliorare le capacità di negoziazione del project manager.

1. Migliorare la capacità di negoziazione: Pratica

La prima cosa da fare, come in tutte le cose, è fare molta pratica.

Probabilmente qualsiasi persona negozia più di quanto pensa – sia nella vita professionale che nella vita privata.

E’ importante quindi essere consapevoli di queste situazioni di negoziazione, analizzare come ci si avvicina e come si affronta il momento, come ci si sente e cosa si potrebbe migliorare per la prossima volta.

2. Migliorare la capacità di negoziazione: Preparazione

E’ importante dedicare un piccolo sforzo alla preparazione per la negoziazione.

Se un project manager sa di incontrare un fornitore, ad esempio, dovrebbe pensare in anticipo a cosa vuole ottenere da questo accordo e considerare le possibili alternative.

In questo modo si entrerà nella discussione più sicuri e sapendo in anticipo cosa si vuole raggiungere.

E’ importante però ricordarsi di rimanere aperti anche al punto di vista degli altri.

Non è una trattativa infatti, se si rifiuta di spostare la propria posizione e forzare l’altra persona ad accettare le proprie idee.

3. Migliorare la capacità di negoziazione: Gestire le emozioni

Le situazioni di conflitto e le negoziazioni spesso mettono in evidenza il peggio delle persone.

E’ importante quindi per il project manager prepararsi a come reagirà in una conversazione potenzialmente difficile e forse imbarazzante.

4. Migliorare la capacità di negoziazione: Concedersi del tempo

I negoziati possono durare molto tempo ed essere continuamente in corso; è improbabile che in una riunione singola, si discuta e si risolva tutto.

Per i progetti di grandi dimensioni, potrebbero esserci più incontri per garantire che tutto sia documentato in modo efficace e con soddisfazione di entrambe le parti.

E anche quando l’accordo è concluso, il project manager potrebbe ritrovarsi a negoziare dettagli più precisi o nuovi termini, per far proseguire il progetto nella giusta direzione.

5. Migliorare la capacità di negoziazione: Ascoltare

Quando ci si prepara per una negoziazione, è necessario fare uno sforzo per pensare a cosa si vuole dire, a come dirlo, a come rispondere a ciò che si pensa che l’altra persona dirà.

In poche parole, un project manager deve anche essere pronto ad ascoltare.

L’ascolto aiuterà a identificare i punti deboli dell’altra parte e aiuterà a capire davvero cosa gli altri vogliono.

Quando si ascolta attivamente, si hanno maggiori probabilità di formulare risposte che l’altra persona ritenga accettabili.

L’importanza di negoziare: conclusioni

In conclusione, la negoziazione è un eccellente strumento di gestione del progetto ed è essenziale per ottenere il meglio in qualsiasi situazione.

La negoziazione va oltre la riduzione o l’aumento del prezzo di un’offerta ed è uno strumento necessario nelle attività quotidiane del project manager.

Come tutte le soft skills, sapere come avere conversazioni stimolanti che si traducono in buoni risultati per entrambe le parti è qualcosa che può sempre essere migliorato con il tempo.

Con le giuste conoscenze, le strutture e le tecniche, qualsiasi project manager sarà in grado di affrontare le negoziazioni sapendo come puntare al meglio per il progetto e per l’organizzazione in generale.