Brainstorming e Project management: la creatività al servizio del successo di un progetto

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Il brainstorming, una tecnica tanto lontana (all’apparenza), eppure così utile per un Project Manager.

Nella vita di un project manager, infatti, il pensiero creativo è richiesto ogni giorno per risolvere i problemi.

Lo sottolineava anche lo stesso Steve Jobs con la frase: “La creatività non è altro che connettere le cose”. In effetti, molte job description per project manager specificano il pensiero creativo come una skill indispensabile.

Il brainstorming è un metodo eccellente per elaborare nuove idee e soluzioni creative ai problemi.

Ma per trarre il massimo beneficio da questo esercizio mentale è indispensabile saperlo utilizzare correttamente.

Ecco perché il brainstorming è una soluzione interessante:

  • È molto più produttivo rispetto ai tradizionali metodi di risoluzione dei problemi;
  • È meno strutturato e aiuta le persone a trovare soluzioni più creative;
  • Aiuta maggiormente ad ottenere il consenso dei membri del team sulla soluzione scelta;
  • Offre un ambiente aperto che incoraggia le persone a contribuire;
  • Esalta le diverse esperienze dei membri del team;
  • Aiuta i membri del team a creare un legame più forte, sia fra di loro sia con l’organizzazione.

Vediamo quindi quali sono i passi per svolgere sessioni di brainstorming efficienti.

Il Brainstorming deve avere uno scopo

Il moderatore del meeting di brainstorming dovrebbe presentarsi con un problema specifico da risolvere o una domanda a cui rispondere; è così che ci si assicura infatti un incontro produttivo.

Se necessario e se ha un senso, si possono fornire al team le informazioni ed i dati di base un paio di giorni prima dell’incontro.

Il contributo sarà concreto, ragionevole ed applicabile solamente se le persone sapranno verso quale  direzione sta andando il loro sforzo.

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Preparare il team al brainstorming

Assicurarsi che l’ambiente della riunione aiuti il team a concentrarsi.

La stanza dovrebbe essere ben illuminata e includere tutte le risorse o gli strumenti necessari, come ad esempio una lavagna, post-it, penne, ecc.

Una soluzione molto apprezzata è anche quella di includere qualche rinfresco. Soluzione valida sia per rendere l’atmosfera più gradevole, sia per evitare che le persone vengano sviate creando via vai verso le macchinette distributrici di bevande 🙂 .

Preparare le informazioni di base – se queste non sono state inviate precedentemente – senza esagerare.

Troppi dati possono facilmente limitare il potenziale creativo della squadra durante una sessione di brainstorming.

Infine, considerare e scegliere bene le persone che parteciperanno all’incontro.

Se i membri del team invitati al brainstorming la pensano allo stesso modo, non si potrà contare su molte idee creative ed innovative.

Un gruppo eterogeneo è quindi da preferire.

L’ideale sarebbe quello di scegliere persone di vari dipartimenti e ruoli che sicuramente avranno stili di pensiero diversi.

Stabilire delle regole di base del brainstorming

Per assicurarsi che la discussione proceda senza intoppi, stabilire regole di base all’inizio e attenersi a queste.

Le persone dovrebbero alzare la mano prima di parlare? O si potranno invece fare suggerimenti in qualsiasi momento?

Definire le regole di base garantirà una discussione ed una comunicazione fluida.

Durante il brainstorming moderare la discussione

Ricordare ai partecipanti che la sessione di brainstorming non è una competizione, ma uno sforzo collaborativo per risolvere un problema.

È così che si aiuta il team a sviluppare le idee – anche quelle di altre persone – e a creare nuove soluzioni.

Incoraggiare tutti a contribuire. Scoraggiare i collaboratori dal criticarsi a vicenda. Attenersi a un’idea alla volta e rifocalizzare la squadra quando la discussione perde il focus.

Se la sessione di brainstorming diventa lunga, organizzare delle pause per aiutare i membri a riprendere la concentrazione.

Comfort di chi partecipa al brainstorming

C’è solo un modo per ottenere molte idee creative: dare alle persone la libertà di esprimersi.

Anche se un’idea sembra sciocca o scandalosa, deve essere comunque esposta e discussa, potrebbe infatti indirizzare verso una nuova soluzione mai pensata prima.

Sicuramente alcuni collaboratori saranno restii ad esporre e condividere le loro idee per la paura di essere giudicati o che queste vengano considerate insensate.

E’ quindi creando un ambiente in cui i partecipanti si sentano a loro agio che non si correrà questo rischio.

Inoltre, è importante mostrare al team che va bene avere idee divertenti o strane.

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Usare i trucchi del brainstorming

Ecco alcuni trucchi da utilizzare durante una sessione di brainstorming:

Chiedere al team cosa è l’opposto di ciò che si vuole ottenere.

Ad esempio: qual è il peggior progetto di navigazione su un sito web?

Queste domande portano a pensare ad un problema in un modo insolito.

Giocare

Ad esempio, qualsiasi persona in qualsiasi momento potrà dire “Ruota!” e tutti nella stanza dovranno alzarsi e spostarsi sulla sedia alla loro sinistra.

Questo tipo di esercizio fisico aiuta le persone a muoversi, non solo fisicamente, ma anche mentalmente, e può diventare utile quando il team si sente bloccato o manca l’energia.

Introdurre un nuovo vincolo al problema, spesso esagerato.

L’idea qui non è di rendere più difficile il lavoro del team, ma di aiutarlo a pensare in modo creativo.

Ad esempio, si può suggerire che il prodotto verrà utilizzato solo da persone mancine o che il budget per un determinato (grande) progetto deve essere di 100€ o meno.

Sfide di questo tipo risvegliano le persone e, poiché il vincolo è così esagerato, quasi ridicolo, le persone si sentiranno più sicure ad esporre qualsiasi tipo di idea.

Al termine di una sessione di brainstorming non bisogna dimenticare di mantenere i partecipanti informati sul proseguimento del processo e sulle nuove idee e soluzioni, attraverso follow-up.

In conclusione, un brainstorming efficace porta a una maggiore creatività e alla generazione di idee di qualità.

Inoltre, può essere anche molto divertente per il team!

Quali altri aspetti sono importanti per un brainstorming di successo? Scrivici la tua opinione!

Gestisci le tue nuove idee in modo innovativo.

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