Categoria: Gestione Risorse

Come si misura e si valuta il lavoro del team? Sembra una domanda banale, ma in realtà non lo è affatto.

Valutare in modo corretto il lavoro della tua squadra può essere molto meno semplice di ciò che può sembrare. Inoltre, si parla spesso di migliorare il lavoro di squadra in un’organizzazione. Una corretta valutazione del lavoro svolto è sicuramente il primo passo da fare verso questo miglioramento.

E’ ovvio che le valutazioni possono avvenire in molti modi. Un esempio di approccio consiste, ad esempio, nel misurare l’output del team: le ore fatturate, le unità vendute, il numero di clienti acquisiti o se il team completa un progetto in tempo e nel rispetto del budget.

È facile tenere traccia di queste azioni poiché sono concrete e si può valutare a colpo d’occhio il miglioramento del team rispetto alle prestazioni di base.

Sebbene valido, questo approccio può essere però po’ deludente perché non mostra chi sta facendo cosa nel team e come i membri hanno lavorato insieme per raggiungere i loro obiettivi.

In breve, i numeri non sono sufficienti ed è molto più efficiente aggiungere misure qualitative e valutare il grado in cui il team sta dimostrando le abilità chiave del lavoro di squadra.

Quando fare una valutazione del lavoro del team?

Le valutazioni del team forniscono più valore al team stesso in alcune occasioni rispetto ad altre.

Sfortunatamente, queste valutazioni sono troppo spesso svolte alla ricerca di un capro espiatorio dopo che le cose sono andate male.

Sebbene questa sia una ragione perfettamente legittima per una valutazione, le organizzazioni possono trarre maggiori benefici quando non considerano le valutazioni del gruppo come una risposta alle difficoltà.

Condurre valutazioni prima che sorgano problemi può evitarli o mitigarli, portando potenzialmente a risparmiare tempo e denaro.

Ecco alcuni ottimi momenti e motivazioni per fare una valutazione del lavoro del team:

• Rafforzare un team che sta avendo problemi
• Per iniziare un nuovo progetto nel modo giusto
• Aiutare un team a crescere
• Quando alcuni membri del team vengono cambiati
• Legare i team in situazioni come team remoti e startup
• Prima di un grande cambiamento strategico
• Come parte dello sviluppo del team per confrontare regolarmente la performance

Le valutazioni del team offrono anche valore ai team già affermati, soprattutto quando si verifica un cambiamento nel quadro organizzativo o quando il team si sta preparando ad affrontare un nuovo progetto diverso da quelli svolti in passato.

8 cose da fare per valutare correttamente il tuo team

Abbiamo voluto creare un vademecum di cose da fare per poter valutare in modo corretto il tuo Team. Nella speranza possa tornarti utile proviamo a guardarlo insieme.

Conoscere aspettative ed esigenze

In primis, bisogna sapere quali sono le aspettative ed esigenze dell’organizzazione in generale. Queste possono essere un numero qualsiasi di obiettivi preziosi, come semplificare i processi interni, aumentare le vendite, ridurre il turnover del personale oppure migliorare il morale del personale.

Parlare con i membri del team

Il project manager deve prendersi tempo per parlare con i membri del team, prima in gruppo e poi individualmente, per scoprire i loro sentimenti, preoccupazioni, obiettivi ed ambizioni circa i loro progressi e gli ostacoli nelle attività e nei ruoli oltre che nell’ambiente di lavoro in generale.

Ascoltare attentamente

Quando il project manager parla con i membri del team, deve anche ascoltare attentamente. A volte, infatti, si può leggere tra le righe quando un dipendente sta cercando di rimanere diplomatico per paura di recriminazione o addirittura di perdere il suo lavoro.

Identificare le sfide che i membri del team devono affrontare

Queste sfide possono essere fattori ovvi e previsti, ma il project manager deve essere anche consapevole del fatto che mentre alcuni problemi sono interni all’organizzazione, altri si verificano nella vita privata del dipendente e possono avere conseguenze anche sul posto di lavoro, rendendo la persona stanca, irritabile e stressata.

E’ chiaro che nella valutazione del lavoro del team bisogna tenere in considerazione questi fattori.

Verificare se vengono utilizzate procedure e sistemi esistenti e se funzionano effettivamente

A volte i sistemi possono essere installati ma non funzionare, rendendo quindi il lavoro del team più complicato di quello che dovrebbe essere. Ciò può ridurre la produttività e aumentare i livelli di frustrazione.

Chiedere feedback esterni

Chiedere un feedback ai clienti – ove possibile – o anche ai fornitori su come considerano il lavoro del team. Questo può essere fatto sia tramite sondaggio anonimo o in altri modi. Ricevere feedback da tutti gli stakeholder è una misura importante che può aiutare a valutare il lavoro del team e a capire se la direzione in cui sta andando l’organizzazione è quella giusta o no. E’ importante però ricordare che è impossibile piacere a tutti.

Apportare le modifiche necessarie e monitorare

Non sorprende sapere che una valutazione negativa del lavoro del team è causata anche dalla mancanza di feedback, follow-up, leadership e monitoraggio da parte del manager. Per questo motivo, il project manager deve assicurarsi di essere una figura presente prima di valutare – soprattutto se negativamente – i membri del proprio team.

Creare un processo di valutazione del team

In generale, creare un processo di valutazione del lavoro del team può rendere il tutto più chiaro sia per il project manager che per i membri del team stessi. Ecco alcuni esempi di domande che potrebbero essere incluse:

• La persona si presenta in tempo sul posto di lavoro?
• E’ ben preparata per le riunioni?
• Si prende le responsabilità o trova sempre una scusa quando le cose vanno male?
• Si concentra sui bisogni del team e non sui suoi singoli successi, fallimenti o bisogni?

Chiaramente, è importante che i membri del team ricevano poi feedback dopo la valutazione. Il feedback è ancora più prezioso infatti, quando viene eseguito con dati concreti.

Le valutazioni del team aiutano un’organizzazione a vedere e raggiungere risultati ed obiettivi più ampi, rendendoli parte integrante del processo di valutazione.

E’ importante che il project manager eviti sempre le critiche pubbliche dei membri del team.

Se è necessario fornire un feedback negativo, la persona dovrà essere chiamata in separata sede per discutere la valutazione delle prestazioni con calma e senza pressioni.

Inoltre, nel feedback il project manager deve dare indicazioni su come migliorare e raggiungere gli obiettivi delineando, se necessario, un programma di formazione o di tutoraggio.

In generale, ogni team lavora in modo diverso, quindi  è importante scegliere i metodi di valutazione che aiutano a dare la priorità ai risultati e alle aree di miglioramento che si adattano alla strategia aziendale complessiva.

Si può migliorare l’efficienza di un team rendendo più gradevole l’ambiente di lavoro? La risposta è si!

La felicità sul posto di lavoro si basa su molti aspetti e la sua percezione può differire da un dipendente all’altro. Un buon capo, progetti stimolanti, riconoscimento e ricompense, stabilità sul lavoro o atmosfera piacevole, solo per citarne alcuni, possono avere un ruolo e un’importanza diversi nella mente di ogni componente del Team.

Come project manager, creare un ambiente che tiri fuori il meglio dai membri del team è fondamentale per il successo dell’organizzazione.

Le ricerche dimostrano infatti che i lavoratori disimpegnati hanno:

• Assenteismo superiore alla media del 37%,
• Il 49% di incidenti in più,
• Il 60% in più di errori nelle attività di lavoro.

Sembra quindi che non curare la felicità dei propri dipendenti possa diventare costoso. Vediamo quindi quali sono i consigli per migliorare l’efficienza del team rendendo gradevole l’ambiente di lavoro.

Migliorare l’efficienza di un Team: Organizzare eventi di team building

Il divertimento porta alla felicità.

Avere eventi di team building in cui i dipendenti giocano insieme, ridono insieme e risolvono i problemi insieme contribuisce molto alla loro felicità.

Gli eventi di team building – se ben organizzati – ispirano le persone a rimanere sul posto di lavoro e persino a promuovere la creatività.

Da un pomeriggio in un escape room ad un’avventura nel bosco, gli eventi di team building possono essere innumerevoli.

Migliorare l’efficienza di un Team: Salutare il team

Sembra una piccolezza, ma in realtà, salutare i propri collaboratori, fa molto sul posto di lavoro.

I membri del team vogliono sentirsi considerati, quindi il manager può dare loro una piccola spinta positiva al mattino, salutandoli caldamente con un sorriso o con una pacca sulla spalla.

Inoltre, chiedere al team come è andato il fine settimana o un particolare evento, aiuta molto ad approfondire il legame e rende l’ambiente di lavoro più “familiare”.

Un project manager con un approccio ottimista e genuino aumenta l’autostima del team, facendo sì che ogni dipendente sia più motivato.

Migliorare l’efficienza di un Team: Elogiare e dare riconoscimenti quando necessario

Sentirsi sottovalutati sul lavoro è la prima ragione per cui un dipendente lascia il lavoro. Addirittura questa motivazione ha ripercussioni più gravi che un basso salario, giorni di ferie limitati e scarso work-life balance.

Ecco quindi come offrire elogi e riconoscimenti quando necessario, renderà il team entusiasta e desideroso di contribuire alle iniziative a livello aziendale.

Un buon project manager potrebbe chiedere ai membri del team su come preferiscono essere riconosciuti o complimentati per un lavoro ben fatto.

Per alcuni infatti, potrebbe essere un riconoscimento “pubblico” durante una riunione, mentre per altri una sessione di feedback positivo individuale.

Anche in questa distinzione si vede che il project manager ha a cuore il bene dei suoi dipendenti.

Migliorare l’efficienza di un Team: Rendere il lavoro soddisfacente

Tutti vogliono sentire che quello che fanno sul lavoro è importante.

Affinché i membri del team si sentano bene per il lavoro che stanno producendo, devono comprendere appieno la missione e lo scopo dell’organizzazione.

Dare una panoramica di ciò che ogni dipartimento fa e perché lo fa, permette ai membri del team di sentirsi più collegati all’organizzazione e di capire dove si inserisce la loro parte di lavoro per portare un progetto verso il successo.

Migliorare l’efficienza di un Team: Rendere l’equilibrio lavoro/vita una priorità

Il concetto di conciliazione vita-lavoro è diventato una priorità per molti luoghi di lavoro.

I membri del team devono avere una chiara comprensione del fatto che sono valorizzati come dipendenti leali e come persone che hanno anche una vita al di fuori dell’ufficio.

E’ possibile incrementare l’equilibrio tra lavoro e vita privata offrendo, ad esempio, alcune giornate di lavoro da casa, giorni di vacanza illimitati, sconti su programmi di salute e benessere in centri vicini all’azienda o opzioni di assistenza all’infanzia.

Offrire incentivi che migliorano la qualità generale della vita di un membro del team dimostra che l’organizzazione ed il manager si interessano del suo benessere.

Migliorare l’efficienza di un Team: Incoraggiare il benessere sul posto di lavoro

Che si tratti di cibo salutare, esercizio fisico, meditazione o tattiche di consapevolezza, incentivare il benessere sul posto di lavoro è un’idea geniale e che, di conseguenza, aiuta ad aumentare la produttività.

Molti nuovi programmi di benessere sono stati sviluppati specificamente per migliorare l’ambiente di lavoro in modo che sia più facile per i dipendenti adottare e mantenere comportamenti salutari.

E’ possibile creare una cultura del benessere implementando queste strategie:

• Preparare e distribuire un elenco di opzioni di ristorazione salutari in un raggio predefinito dall’ufficio.
• Organizzare portabici e fornire materiale informativo sui benefici che porta pedalare al lavoro.
• Negoziare sconti aziendali per iscrizioni in centri benessere e palestre.
• Assumere un istruttore di yoga o uno specialista della meditazione che venga in ufficio una volta alla settimana o al mese per aiutare a ridurre lo stress dei membri del team.

Mostrare ai membri del team quanto è importante che loro seguano uno stile di vita sano, è un modo per mostrare loro quanto siano importanti per l’organizzazione.

Migliorare l’efficienza di un Team:  Avviare un piano di sviluppo individuale

Un piano di sviluppo individuale è uno strumento per assistere i dipendenti nella carriera e nello sviluppo personale.

Il suo scopo principale è aiutare i dipendenti a raggiungere obiettivi a breve e a lungo termine e migliorare le prestazioni lavorative attuali.

E’ possibile utilizzare un piano di sviluppo individuale per sviluppare una migliore comprensione degli obiettivi professionali e personali di ogni membro del team, includendo i punti di forza e le aree su cui ognuno vuole migliorare.

Questo dimostra ai dipendenti che l’organizzazione sta seriamente investendo in loro come individui e mette tutti in condizioni di parità per raggiungere obiettivi personalizzati.

Migliorare l’efficienza di un Team: Utilizzare il feedback come strumento di mini-mentoring

I leader efficaci comprendono il potere del feedback e lo usano per offrire critiche costruttive e riconoscimento positivo, cancellando eventuali dubbi o pensieri negativi del dipendente e comunicando come il comportamento di una persona si allinea ai risultati dell’azienda.

Attraverso un feedback, un leader può allontanare un dipendente da comportamenti indesiderati e cementare il pensiero e il comportamento positivi che portano all’eccellenza personale e professionale.

Le sessioni di feedback dovranno essere conversazioni a doppio senso, in cui il dipendente può porre domande ed esporre i suoi dubbi. Potrebbe tornarti utile questo articolo su come ottenere un feedback dal team di progetto.

Se i membri del team hanno paura di porre una domanda, questo è il segnale di un grosso problema.

E’ importante quindi che il manager si assicuri di essere trasparente e aperto nel suo approccio in modo che entrambe le parti ottengano il massimo dalla sessione di “mini-mentoring”.

Migliorare l’efficienza di un Team: Uscire – di tanto in tanto – dalla routine di lavoro

Stare seduti in ufficio seduti ad una scrivania tutto il giorno o conversare con i clienti per lunghi periodi di tempo, giorno dopo giorno, può senza dubbio diventare noioso e routinario.

Ecco quindi che il manager può sorprendere la propria squadra tenendo la prossima riunione fuori dall’azienda, magari nel ristorante preferito per il pranzo o in una sala riunione in un edificio immerso dal verde.

Oppure ancora, molte aziende americane hanno introdotto il “Casual Friday”. In questa giornata, i dipendenti non sono tenuti a seguire il normale dress code previsto in ufficio e possono indossare liberamente camice hawaiane, infradito, pantaloncini corti, ecc.

Ciò renderà i membri del team estremamente produttivi durante la giornata, ma anche durante i giorni lavorativi successivi, poiché dovrebbero essere ben riposati, rinfrescati e più che pronti ad affrontare i progetti con nuova vitalità.

 

Anche l’ambiente di lavoro potrebbe migliorare l’efficienza del team. Non sono poche, infatti, le aziende che hanno lasciato ai propri team il compito di arredare e rendere di loro gradimento l’aspetto del loro ufficio.

Per garantire che queste implementazioni durino a lungo e che portino effettivamente ad un miglioramento dell’efficienza del team, è importante che vengano applicate regolarmente e che diventino parte integrante dell’organizzazione.

I coordinatori di progetto sono figure di cui, a volte, i project manager hanno bisogno di aiuto nella gestione dei progetti.

Esistono già molti articoli che spiegano nel dettaglio il lavoro di un project manager e le sue responsabilità, ma vediamo in questo articolo di capire meglio chi è il coordinatore di progetto.

In primis, per avere un’idea generale di dove si trovi il coordinatore di progetto nella struttura generale dell’organizzazione, è importante mappare i diversi ruoli nel project management.

Il coordinatore di progetto è quella persona che riferisce al project manager e si trovano subito nel gradino successivo nella catena di comando.

Project manager vs. coordinatore del progetto

Sebbene i project manager e i coordinatori di progetto solitamente lavorano fianco a fianco, è molto importante distinguere i due ruoli.

Il coordinatore di progetto è responsabile di raccogliere tutte le informazioni necessarie per il team ed il project manager e distribuirle correttamente.

Qualsiasi informazione o aggiornamento di cui il team ha bisogno dovrebbe essere facilmente accessibile, grazie al coordinatore di progetto, per tutto il ciclo di vita del progetto.

Nel frattempo, è compito del project manager vedere la pianificazione del progetto fino al suo completamento.

In definitiva, il coordinatore di progetto è responsabile di alleggerire e semplificare alcune delle funzioni del project manager al fine di facilitare il lavoro di tutti.

Qualità del coordinatore di progetto

Un coordinatore di progetto coordinerà – appunto – il programma, il budget, le problematiche e i rischi del progetto.

È suo compito assicurarsi che il progetto sia ben organizzato e che funzioni senza intoppi e ciò può includere quindi la comunicazione con vari dipartimenti dell’organizzazione per assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.

I coordinatori del progetto devono eccellere in un ambiente di lavoro frenetico e stimolante e devono essere in grado di essere il braccio destro del project manager.

Inoltre, i coordinatori di progetto possono avere esperienza e conoscenze tecniche in settori specifici e possono essere assegnati a determinati dipartimenti in base alle loro qualifiche.

Ci sono molte qualità che definiscono un coordinatore di progetto di successo; ecco quali sono le più importanti:

• Orientamento ai dettagli: l’attenzione ai dettagli è fondamentale quando si supervisionano tanti aspetti diversi del progetto, tutti fondamentali affinché questo si concluda con successo.
• Affidabilità: il project manager dipenderà dal coordinatore di progetto per gestire le minuzie ed i piccoli dettagli del project management e, pertanto, è fondamentale che il coordinatore di progetto sia affidabile e non operi contro le linee guida del project manager.
• Buona comunicazione: il coordinatore di progetto può essere considerato come un ponte che collega il project manager a vari altri membri del team di progetto. Per questo motivo deve possedere capacità comunicative superiori rispetto alla media.
• Produttività: il progetto richiede produttività da parte del team che vi lavora e questo è particolarmente importante nel caso del coordinatore di progetto. I coordinatori sono come l’olio che fa girare perfettamente la ruota del progetto.
• Autonomia: l’ultima cosa che un project manager vuole è un coordinatore di progetto a che non segue il compito che gli è stato assegnato. Il coordinatore di progetto deve avere una grande autonomia e capacità di auto-organizzarsi.

Educazione, formazione e certificazione di un coordinatore di progetto

Una laurea formale in project management non è generalmente richiesta.

Tuttavia, la maggior parte dei datori di lavoro cerca diversi anni di esperienza nel proprio settore specifico e, preferibilmente, una laurea o certificazione in quel campo nonché esperienza nel lavoro per progetti.

Ad esempio, una laurea in comunicazione, management e gestione aziendale, economia o altri campi simili può fornire le competenze necessarie.

I datori di lavoro cercano inoltre competenze in campo informatico, nell’uso di Microsoft Office e, preferibilmente, anche di software di project management.

Per chi volesse approfondire ulteriormente, ogni anno vengono organizzati corsi di formazione per futuri coordinatori di progetto.

Responsabilità del coordinatore di progetto

Alcune responsabilità di un coordinatore di progetto includono:

• Assicurarsi che il proprio team disponga degli strumenti necessari per eseguire il progetto.
• Creare un programma di progetto, con pietre miliari, date di scadenza e stime per i materiali e le risorse richieste, ad esempio i membri del team, che verranno sottoposti alla direzione per l’approvazione.
• Aiutare con la documentazione di ogni fase del progetto, oltre a redigere rapporti di sintesi.
• Lavorare con i membri del team “sul campo”.
• Mantenere alto il morale dei membri del team e costruire relazioni con loro per sviluppare un’unità forte.

In conclusione, un coordinatore di progetto, non solo deve essere abituato a un ambiente frenetico, ma deve dargli il benvenuto.

Ci sono molti compiti e qualità diverse che ci si aspetta da un coordinatore di progetto di successo.

Come affermato in precedenza, i coordinatori svolgono un lavoro molto importante durante tutto il ciclo di vita di un progetto.

Siamo sicuri che in futuro, il ruolo del coordinatore di progetto si svilupperà ulteriormente in un ruolo di gestione altamente integrato con il team di progetto e arriverà ad essere responsabile di più incarichi – e sempre più importanti – durante il ciclo di vita di progetto.

Prima di iniziare la discussione sui vari modelli di leadership, è necessario che la leadership, come concetto in se, venga chiarito e definito.

C’è differenza tra lo sviluppo del leader e lo sviluppo della leadership. Lo sviluppo del leader avviene a livello individuale e si concentra sullo sviluppo della capacità di un individuo di apprendere dall’esperienza per integrarla nella pratica di guidare un’organizzazione.

A differenza dello sviluppo dei leader, lo sviluppo della leadership avviene invece a livello organizzativo e si applica all’intera organizzazione creando connessioni significative con le parti interessate e altre risorse esterne.

Gli effetti della leadership creano un vantaggio economico e competitivo per un’organizzazione.

In poche parole, lo sviluppo della leadership è un processo continuo e olistico che si verifica nell’intera organizzazione, mentre lo sviluppo del leader si concentra sul miglioramento e lo sviluppo delle capacità del solo leader.

Proviamo a vedere insieme alcuni modelli di leadership e a confrontarli tra di loro.

Modelli di leadership: la leadership autentica

Un leader autentico è un leader consapevole dei suoi valori e che agisce e conduce di conseguenza.

Il modello di leadership autentica è costituito da quattro fattori:

• Autocoscienza,
• Trasparenza relazionale,
• Elaborazione equilibrata,
• Morale

Un leader autentico è un leader con un’alta consapevolezza di sé comprende i suoi punti di forza e di debolezza ed è consapevole del proprio impatto sugli altri.

Autocoscienza significa che il leader acquisisce conoscenza del proprio sé attraverso l’interazione con gli altri.

Trasparenza relazionale significa che il leader è disposto a comunicare apertamente sui suoi seguaci sentimenti e pensieri.

L’elaborazione equilibrata si riferisce all’approccio dell’utilizzo di dati oggettivi per prendere le decisioni finali.

Infine, la morale consente al leader di autoregolare il proprio comportamento resistendo alle pressioni sociali e di gruppo.

Modelli di leadership: la leadership Situazionale

Sebbene questo modello di leadership sia popolare e ampiamente utilizzato nelle organizzazioni, non è stato in realtà analizzato in modo dettagliato.

A differenza della leadership autentica, la leadership situazionale pone l’accento sull’adeguamento al livello di preparazione dei dipendenti per svolgere determinati compiti, che dipende dalla volontà e dalla competenza dei membri del team.

Pertanto, poiché ogni dipendente differisce nella sua disponibilità e skills, il leader dovrebbe adattare il proprio stile di leadership di conseguenza.

Il modello di leadership situazionale è organizzato in tre fattori situazionali:

• Il livello di direzione del compito da parte del leader,
• La relazione tra il leader e il dipendente,
• La competenza e la fiducia del dipendente.

Questo è un modello di leadership in cui il leader dovrebbe superare il proprio ego affrontando le esigenze dei suoi dipendenti.

Come detto dal concetto “leadership-servo”, le esigenze dei dipendenti diventano più importanti delle esigenze del leader e quindi il leader “serve” i dipendenti per aiutarli a raggiungere il successo e soddisfare le loro esigenze personali e professionali.

Il leader-servo può spingersi fino ad attuare comportamenti auto-sacrificali per il bene della felicità e del benessere dei dipendenti.

Modelli di leadership: la leadership olistica

Un modello emergente di leadership è la visione olistica che prende in considerazione molteplici aspetti.

Secondo Schein, il ciclo di vita dinamico e mutevole delle organizzazioni richiede quattro ruoli di leadership che aiuteranno il leader a gestire la complessità e la dinamica delle organizzazioni.

Questi quattro elementi sono:

• Il ruolo di animatore, in cui il leader dovrebbe trasmettere energia ed entusiasmo ai suoi dipendenti.
• La capacità del leader di costruire la cultura organizzativa assumendo dipendenti con modi di pensare simili ed esibendo comportamenti in linea con i valori e le caratteristiche culturali dell’azienda.
• Il terzo ruolo del leader è quello di sostenere la cultura, il che significa che il successo della cultura viene mantenuto se si promuovono il cambiamento e la crescita. Pertanto, i leader potrebbero dover adattare la propria leadership all’identità in evoluzione dell’organizzazione.
• Il quarto ruolo è il leader come agente di cambiamento. Dal punto di vista psicologico, i leader devono possedere la stabilità emotiva per creare un ambiente sicuro per i dipendenti durante il processo di cambiamento al fine di ridurre l’ansia e la resistenza al cambiamento.

In questo modello, la leadership non riguarda l’essere l’individuo ai vertici della gerarchia ed in controllo dei subordinati, ma si tratta di stimolare i valori umanistici e le modalità della pratica.

La visione olistica della leadership porta le organizzazioni ad essere meglio preparate a risolvere i problemi considerando l’interconnessione delle reti esterne, le diverse opinioni espresse e abbracciando la complessità nel suo insieme

In sintesi, il ruolo del leader olistico non si limita a guidare esclusivamente l’organizzazione internamente, ma si estende a vari ruoli che facilitano la risoluzione di problemi complessi e l’implementazione e l’adattamento al cambiamento efficaci.

Modelli di leadership: la leadership carismatica

Un leader altamente carismatico ha un forte bisogno di influenzare gli altri, ha una forte e ferma fiducia in se stesso e nei suoi valori, ha la capacità di suscitare un alto bisogno di successo nei suoi dipendenti e ha la capacità di dimostrare competenza attraverso l’articolazione di realizzazioni potenziali piuttosto che di quelle effettivamente avvenute.

La capacità del leader carismatico sta nell’immaginare e ispirare i dipendenti e facilitare l’impegno dando l’impressione che loro – e la missione seguita – siano straordinari.

Il carisma come unico tratto di leadership però, potrebbe non essere sufficiente per affrontare adeguatamente una data situazione.

Di conseguenza, il tratto carismatico della leadership può essere trattato come un elemento che forma parte di un leader, ma non l’unico.

Combinazione di molteplici modelli di leadership per un maggiore successo

In conclusione, la migliore pratica di leadership risulta dalla sintesi di diversi aspetti positivi dei diversi modelli di leadership in modo da massimizzare l’efficacia di ognuno di questi.

I migliori effetti di leadership possono essere raggiunti se il leader è aperto a diverse sfaccettature e punti di forza di diversi modelli di leadership invece di essere limitato a uno solo.

Inoltre, la pratica della leadership dovrebbe essere collaborativa e collettiva, facilitando la comunicazione reciproca e bidirezionale perché il leader può imparare anche dai membri del suo team o dai suoi colleghi.

Ci sono molti fattori situazionali e ambientali di cui il leader potrebbe non essere consapevole ma che gli altri che collaborano con lui sono in grado di osservare e condividere.

In queste circostanze, è molto importante che il leader sia disposto ad ascoltare i suoi dipendenti e ad imparare dalle loro opinioni per vedere la realtà con altri occhi.

Saper gestire un talento, a patto di averne a disposizione, non è come una generica gestione delle risorse umane.

Anche quando il piano di progetto è redatto e valido, ammesso che il project manager possieda gli strumenti, la tecnologia ed il tempo necessario per concludere il progetto, rimane una domanda fondamentale: il project manager ha i talenti giusti e al posto giusto per lavorare al progetto in maniera efficiente?

Un’efficace gestione dei talenti del progetto inizia anche prima delle fasi di pianificazione di un progetto, attraverso assunzioni selettive, formazione continua e sviluppo di carriera.

La gestione dei talenti deve essere pensata e considerata come una strategia aziendale che aiuterà il project manager a trattenere dipendenti eccezionali.

Per un’efficace gestione dei talenti, ogni aspetto del reclutamento, dell’assunzione e dello sviluppo dei dipendenti viene toccato.

L’obiettivo finale deve essere quello di ottenere una forza lavoro qualitativamente superiore.

Cosa comporta la gestione dei talenti

La gestione dei talenti, se gestita in modo strategico, deriva dalla missione, dalla visione, dai valori e dagli obiettivi dell’organizzazione.

Ciò consente a ogni dipendente di vedere dove il suo ruolo si inserisce all’interno dell’organizzazione e consente così ai dipendenti di essere coinvolti nella direzione generale dell’azienda.

Da un punto di vista strategico, un efficace sistema di gestione dei talenti aiuta i dipendenti a sentirsi parte di qualcosa di più grande della loro “semplice” attività quotidiana.

Questa gestione comprende i seguenti processi di lavoro:

• Sviluppare chiare descrizioni delle mansioni, in modo da conoscere le competenze, le capacità e l’esperienza necessarie per ogni ruolo.
• Selezionare, con un processo di selezione appropriato, i dipendenti che hanno un potenziale superiore e si adattano alla cultura dell’organizzazione.
• Negoziare requisiti e standard di performance basati su risultati umanamente accettabili.
• Fornire un efficace onboarding dei dipendenti e continue opportunità di formazione e sviluppo che riflettano sia le esigenze del dipendente che quelle dell’organizzazione.
• Fornire coaching, tutoraggio e feedback continui, in modo che il dipendente si senta apprezzato e importante.
• Condurre regolarmente meeting sulla pianificazione dello sviluppo delle prestazioni incentrate sugli interessi dei dipendenti.
• Progettare sistemi di compensazione e riconoscimento efficaci che premino le persone per i loro contributi.
• Tenere interviste di uscita per capire perché un talento ha deciso di lasciare l’organizzazione.

Le tre fasi della gestione del talento

Gli approcci alla gestione del talento variano, ma in comune a tutte le organizzazioni sono tre fasi critiche.

1. Identificazione e acquisizione del talento

È sempre più difficile per le organizzazioni trovare i talenti con la giusta combinazione di tecnica, leadership e capacità strategiche e di gestione aziendale.

Tuttavia, senza quel determinato talento, le organizzazioni rischiano di non essere in grado di garantire la corretta attuazione e conclusione di progetti fondamentali per il raggiungimento dei propri obiettivi.

Una volta identificate le competenze necessarie per il ruolo ricercato, i talenti possono essere ricercati in due modi:

• Reclutamento esterno
• Reclutamento interno

La capacità di attrarre talenti esterni e generare interesse tra i candidati interni si basa spesso su fattori sui quali i responsabili delle risorse umane hanno poca o nessuna influenza.

Essere percepito come un datore di lavoro di prima scelta e la capacità di offrire una varietà di progetti interessanti rendono un’organizzazione attraente agli occhi dei talenti.

2. Sviluppo e conservazione del talento

Una volta trovato il talento giusto, assicurarsi che le skills siano pertinenti alle esigenze aziendali e che il dipendente rimanga interessato all’organizzazione, sono sfide continue.

Le aree chiave su cui concentrarsi per sviluppare e trattenere i talenti includono:

• Supportare la mobilità effettiva delle risorse dagli attuali incarichi alle opportunità seguenti.
• Collegare i processi di avanzamento di carriera.
• Creare ampi piani di avanzamento anche oltre i confini dell’organizzazione.

La maggior parte delle organizzazioni deve prestare attenzione alla formazione e allo sviluppo del talenti.

E’ importante quindi che le organizzazioni, con l’aiuto del project manager, stabiliscano un percorso di carriera e di formazione definito che permetta di sviluppare le competenze e le skills dei talenti nei loro diversi settori di competenza.

3. Inglobamento e trasferimento della conoscenza dei talenti

Anche i project manager, le risorse umane ed i leader aziendali trarranno vantaggio dall’acquisizione e dalla condivisione delle conoscenze.

Avere un processo strutturato per inglobare e trasferire la conoscenza all’interno di un’organizzazione, ha un alto impatto positivo sulla rata di successo dei progetti e delle iniziative.

Il successo organizzativo è fortemente correlato sia all’elevata maturità nella gestione dei talenti sia all’elevato allineamento tra risorse umane, project manager e leader aziendali.

Anche la ricerca supporta l’utilizzo delle strategie di gestione dei talenti: in uno studio dell’American Society for Training and Development in collaborazione con The Institute for Corporate Productivity, sono state identificate le seguenti pratiche che impattano positivamente sulla gestione dei talenti:

• Standardizzare i processi di revisione e feedback.
• Nominare un unico proprietario funzionale – che può essere il project manager – per quanto riguarda la gestione dei talenti.
• Sviluppare una cultura organizzativa che supporti la gestione dei talenti.
• Assicurare coerenza tra le attività di gestione dei talenti.
• Aumentare la visibilità delle iniziative di gestione dei talenti.

In conclusione, gli approcci da parte del project manager alla gestione dei talenti possono variare a seconda delle organizzazioni.

Attraverso una relazione più collaborativa tra project manager, risorse umane e leader aziendali, sarà possibile acquisire maggiori conoscenze e informazioni sulla gestione del progetto e sulla sua connessione critica con gli obiettivi organizzativi, consentendo reclutamento, fidelizzazione e sviluppo dei talenti più efficienti ed efficaci.

E più un’organizzazione è matura nella gestione dei talenti, migliori saranno le sue prestazioni rispetto nell’esecuzione di progetti che soddisfano gli obiettivi aziendali, guidano le iniziative strategiche e migliorano le prestazioni finanziarie.

Qualsiasi sia il settore in cui l’organizzazione opera, il cambiamento strategico è guidato attraverso progetti e programmi.

Le organizzazioni che hanno il giusto talento e il giusto metodo di gestione dei talenti hanno senza dubbio una capacità critica che offre, alla lunga, un vantaggio rispetto alla concorrenza.

Per concludere, sempre più organizzazioni stanno considerando la gestione dei talenti un’opportunità per distinguersi sul mercato per ottenere un vantaggio competitivo.

Le capacità di negoziazione per un project manager sono assolutamente essenziali e perfezionarle consentirà di gettare le basi per un progetto di successo.

I project manager ricoprono infatti ruoli diversi allo stesso tempo: leader, mediatori, delegatori e anche negoziatori.

Ecco perché le capacità di negoziazione per i project manager sono nella lista di soft skills che  questi dovrebbero sviluppare.

Cos’è la negoziazione in un progetto

La negoziazione è un processo che coinvolge le attività necessarie per risolvere diversi tipi di controversie attraverso consultazioni tra le parti interessate per raggiungere un consenso.

I negoziati possono avvenire in qualsiasi momento nel ciclo di vita del progetto e possono essere formali o non formali.

Una negoziazione formale comporta un accordo tramite contratti e documenti formali, mentre le negoziazioni informali includono discussioni per risolvere un conflitto tra i membri del team, ad esempio.

Nella gestione del progetto, il processo di negoziazione è suddiviso in fasi e queste includono:

• Pianificazione: la preparazione di tutte le informazioni pertinenti necessarie per la discussione.
• Discussione: qui le questioni chiave vengono esplorate e discusse.
• Proposta: la creazione della proposta come mezzo per risolvere il problema in questione.
• Revisione: ciò può includere la contrattazione per i compromessi prima che venga ufficializzato un accordo e prima che le informazioni vengano diffuse in tutta l’organizzazione.

Perché la negoziazione è importante per i project manager

Ecco alcune situazioni in cui la capacità di negoziazione ha un ruolo fondamentale per il successo di un progetto. Situazioni in cui il project manager:

• è coinvolto in negoziazioni strategiche con i fornitori di beni e strumenti necessari per l’esecuzione del progetto.
• è coinvolto nella negoziazione con un possibile investitore in un nuovo progetto.
• è coinvolto nei negoziati con le parti interessate in merito ad un cambiamento sostanziale nel progetto.

In conclusione, le capacità di negoziazione consentono ai project manager di avere relazioni più solide con le parti interessate, avere relazioni migliori con i clienti e, in generale, garantire un ambiente di lavoro più positivo.

Negoziare può anche essere una strategia utile per affrontare i conflitti su un progetto.

Mentre è quasi impossibile evitare totalmente il conflitto, essere in grado di negoziare il modo per aggirarlo è un’abilità sicuramente utile.

Nelle situazioni più gravi infatti, il conflitto può anche avere la capacità di arrestare un progetto.

Migliorare le capacità di negoziazione del project manager

Ecco 5 consigli che possono aiutare a migliorare le capacità di negoziazione del project manager.

1. Migliorare la capacità di negoziazione: Pratica

La prima cosa da fare, come in tutte le cose, è fare molta pratica.

Probabilmente qualsiasi persona negozia più di quanto pensa – sia nella vita professionale che nella vita privata.

E’ importante quindi essere consapevoli di queste situazioni di negoziazione, analizzare come ci si avvicina e come si affronta il momento, come ci si sente e cosa si potrebbe migliorare per la prossima volta.

2. Migliorare la capacità di negoziazione: Preparazione

E’ importante dedicare un piccolo sforzo alla preparazione per la negoziazione.

Se un project manager sa di incontrare un fornitore, ad esempio, dovrebbe pensare in anticipo a cosa vuole ottenere da questo accordo e considerare le possibili alternative.

In questo modo si entrerà nella discussione più sicuri e sapendo in anticipo cosa si vuole raggiungere.

E’ importante però ricordarsi di rimanere aperti anche al punto di vista degli altri.

Non è una trattativa infatti, se si rifiuta di spostare la propria posizione e forzare l’altra persona ad accettare le proprie idee.

3. Migliorare la capacità di negoziazione: Gestire le emozioni

Le situazioni di conflitto e le negoziazioni spesso mettono in evidenza il peggio delle persone.

E’ importante quindi per il project manager prepararsi a come reagirà in una conversazione potenzialmente difficile e forse imbarazzante.

4. Migliorare la capacità di negoziazione: Concedersi del tempo

I negoziati possono durare molto tempo ed essere continuamente in corso; è improbabile che in una riunione singola, si discuta e si risolva tutto.

Per i progetti di grandi dimensioni, potrebbero esserci più incontri per garantire che tutto sia documentato in modo efficace e con soddisfazione di entrambe le parti.

E anche quando l’accordo è concluso, il project manager potrebbe ritrovarsi a negoziare dettagli più precisi o nuovi termini, per far proseguire il progetto nella giusta direzione.

5. Migliorare la capacità di negoziazione: Ascoltare

Quando ci si prepara per una negoziazione, è necessario fare uno sforzo per pensare a cosa si vuole dire, a come dirlo, a come rispondere a ciò che si pensa che l’altra persona dirà.

In poche parole, un project manager deve anche essere pronto ad ascoltare.

L’ascolto aiuterà a identificare i punti deboli dell’altra parte e aiuterà a capire davvero cosa gli altri vogliono.

Quando si ascolta attivamente, si hanno maggiori probabilità di formulare risposte che l’altra persona ritenga accettabili.

L’importanza di negoziare: conclusioni

In conclusione, la negoziazione è un eccellente strumento di gestione del progetto ed è essenziale per ottenere il meglio in qualsiasi situazione.

La negoziazione va oltre la riduzione o l’aumento del prezzo di un’offerta ed è uno strumento necessario nelle attività quotidiane del project manager.

Come tutte le soft skills, sapere come avere conversazioni stimolanti che si traducono in buoni risultati per entrambe le parti è qualcosa che può sempre essere migliorato con il tempo.

Con le giuste conoscenze, le strutture e le tecniche, qualsiasi project manager sarà in grado di affrontare le negoziazioni sapendo come puntare al meglio per il progetto e per l’organizzazione in generale.

Guidare con successo un Team, essere un manager efficiente e un capo carismatico allo stesso tempo può sembrare un compito impossibile, ma non deve essere necessariamente così.

Per farlo bisogna essere un punto di riferimento saldo per i componenti del team, un faro da seguire sempre con fiducia e ammirazione.

Come si fa? Vediamolo in questo articolo su come guidare un team con successo, nel quale abbiamo sintetizzato le 9 regole base che possono aiutarci nell’impresa.

Le 9 regole base per guidare un team con successo

Come abbiamo già detto essere un Project Manager che guida con successo un team non è un obiettivo semplice da realizzare, ma allo stesso tempo non è pura utopia.

Proviamo insieme a riflettere sulle seguenti 9 regole che possono spianarci la strada verso il successo tanto voluto.

Regola 1 per guidare con successo un team: Trovare una strategia di gestione e attenersi ad essa

Non c’è niente di peggio di un project manager che continua a cambiare le sue opinioni ed i suoi metodi a seconda del suo umore.

Le decisioni caotiche aumentano l’insicurezza e la frustrazione di un team, quindi è meglio trovare una strategia e attenersi ad essa.

Se si trovano alcuni nuovi metodi che il manager vuole applicare, questo deve assicurarsi che non contraddicano la direzione generale del progetto. E perché poi non ottenere Feedback dal Team prima di applicarli?

Regola 2 per guidare con successo un team: Impostare gli obiettivi e tenere traccia dei progressi

Questo può sembrare ovvio, ma troppo spesso un progetto rimane bloccato tra le richieste dei clienti e i report mensili, e l’obiettivo e la visione generale sembrano svanire.

Stabilire e raggiungere traguardi fornirà una visione chiara dell’efficienza complessiva del team e dei progressi quotidiani.

Con il tempo, si sarà in grado di vedere i punti deboli e migliorare i risultati.

Regola 3 per guidare con successo un team: Favorire l’apprendimento

La chiave per un’organizzazione in rapida crescita è di autorizzare lo sviluppo personale e professionale dei suoi dipendenti.

L’idea è che, man mano che l’organizzazione cresce, anche le persone crescano nelle loro posizioni, il che significa che devono imparare costantemente.

Ecco quindi che un bravo manager offre corsi di formazione per i dipendenti o incoraggia l’apprendimento peer-to-peer chiedendo ai membri del team più specializzati di insegnare la loro particolare esperienza o abilità ai colleghi.

Regola 4 per guidare con successo un team:  Investire in un ambiente di lavoro piacevole

Gli studi dimostrano che un ambiente di ufficio ben progettato può aumentare le prestazioni complessive del team fino al 20%.

Anche piccole modifiche interne che non richiedono grandi investimenti possono migliorare le prestazioni dei dipendenti.

Ecco alcune idee per un ambiente di lavoro più produttivo e piacevole:

• Mobili moderni, come sedie e scrivanie ergonomiche.
• Biblioteca interna: la lettura per piacere, anche solo per 30 minuti al giorno, si è dimostrata sufficiente per aumentare la produttività in ufficio, migliorare la concentrazione e affrontare problemi come la depressione e l’ansia.
• Musica in ufficio: la musica ritmica di sottofondo aiuterà i lavoratori a sentirsi più energici ed entusiasti mentre svolgono le attività quotidiane.
• Intrattenimenti o break room: avere la possibilità di rilassarsi e divertirsi al lavoro crea un forte impegno, aiuta i dipendenti a rilassarsi e a liberare la mente e aumenta la produttività.
• Piante vive: rendono l’atmosfera più accogliente ed è stato inoltre riscontrato che garantiscono una migliore qualità dell’aria, aumentandola produttività dei lavoratori del 15%.

Regola 5 per guidare con successo un team:  Essere gentili e sinceri con il team

La maggior parte delle volte, quando le persone lasciano il lavoro, lo fanno principalmente a causa del loro manager.

Essere amichevoli e sinceri potrebbe non essere sufficiente per essere un project manager di successo, ma è una parte importante.

Ecco alcuni modi per apprezzare e prendersi cura del team:

• Festeggiare i progressi e i risultati dei membri del team.
• Parlare regolarmente con il team e ascoltare quello che ognuno ha da dire e, se necessario, implementare le nuove idee.
• Non riversare lo stress e la rabbia sul team.
• Cercare di non sovraccaricare di lavoro la squadra.
• Non essere egoisti, cioè il manager deve concentrarsi su ciò che è bene per l’intero team, non solo per lui.

Regola 6 per guidare con successo un team:  Offrire orari di lavoro flessibili

Il tradizionale orario di lavoro, dal lunedì al venerdì, dalle 8 alle 17, inizia a diventare sempre meno diffuso.

Offrire orari flessibili o il lavoro da remoto è un modo efficace per ispirare il personale esistente e dargli più motivazione. Quello che deve interessare è il risultato finale.

Regola 7 per guidare con successo un team:  Usare solo critiche costruttive

Critica costruttiva significa offrire opinioni valide e razionali sul lavoro degli altri, coinvolgendo sia commenti positivi che osservazioni su ciò che dovrebbe essere migliorato.

Le critiche costruttive sono di solito espresse in maniera amichevole.

Quando si valuta il lavoro del team, è importante dare sempre un feedback utile, specifico e sincero.

Non è necessario essere timidi e limitarsi a lodare e basta, ma un manager deve anche essere diretto e persino severo quando necessario.

Regola 8 per guidare con successo un team:  Non concedere un trattamento speciale a se stessi

Le azioni del capo vengono osservate, direttamente o indirettamente, dalla squadra.

Ciò significa che i dipendenti guardano, osservano e spesso imitano l’atteggiamento del manager nei confronti del lavoro e dell’organizzazione, soprattutto se le sue azioni non mostrano impegno.

Nessuno vuole infatti lavorare per un leader che non ispira motivazione o sembra un lavativo.

Quello che un manager deve fare è quindi dare l’esempio: se, ad esempio, questo si aspetta che i dipendenti arrivino al lavoro in orario, è importante che egli faccia lo stesso.

Regola 9 per guidare con successo un team:  Coltivare la cultura aziendale

La cultura aziendale è la personalità di un’organizzazione che definisce l’ambiente di lavoro e le relazioni tra i membri del team ed i colleghi.

La cultura aziendale include anche missione aziendale, valori, etica e obiettivi.

Qualunque personalità abbia l’organizzazione, è importante che il manager si assicuri di viverla, di coltivarla e di trasmetterla ai dipendenti.

Ecco alcune cose che potrebbero aiutare in questo senso:

• Eventi di team building.
• Libri pertinenti nella biblioteca dell’ufficio.
• Training e affiancamento iniziale adeguato per i nuovi dipendenti in modo da essere tutti sulla stessa pagina.

 

I veri leader sono difficili da trovare, a qualsiasi livello dell’organizzazione… ma non è impossibile incontrarli.

I leader esibiscono una miscela unica di carisma, visione e tratti caratteriali che attraggono le persone a seguirli.

Ecco perché per un leader che applica tutti e 9 i fattori elencati in questo articolo, diventa automatico gestire un team con successo.

 

Saper stimare le risorse necessarie per la realizzazione di un progetto non è mai il più semplice dei compiti.

Le risorse sono persone, attrezzature, luoghi, denaro o qualsiasi altra cosa di cui ha bisogno un progetto per essere svolto.

Ne deriva che per ogni attività nell’elenco delle cose da fare devono essere assegnate risorse.

Prima di poter assegnare risorse al progetto, però, è necessario conoscerne la disponibilità.

Alcune risorse infatti, devono essere programmate in anticipo e potrebbero essere disponibili solo in determinati orari o lasso di tempo – ad esempio: una sala per un Kick off meeting o un ufficio in affitto.

E’ necessario quindi saperlo prima di poter terminare di pianificare un progetto.

Stima delle risorse

L’obiettivo della stima delle risorse è assegnare, a ciascuna attività del progetto, le risorse necessarie. Capire quindi quante risorse sono necessarie, e come strutturarle. Questa analisi è antacedente alla scelta delle risorse specifiche, ci si limita a capire che figure servono allo svolgimento del progetto.

Esistono tre strumenti e tecniche per stimare le risorse di attività:

• Il giudizio di esperti: ciò significa coinvolgere esperti che hanno già svolto questo tipo di lavoro in precedenza e ottenere opinioni su quali risorse sono necessarie.
• I software di gestione dei progetti: questi hanno spesso funzionalità progettate per aiutare i project manager a stimare le esigenze e i vincoli delle risorse e a trovare la migliore combinazione per il progetto in questione.
• La stima bottom-up (dal basso verso l’alto): ciò significa scomporre attività complesse in task più semplici ed elaborare le risorse necessarie per ciascun piccolo step. Il fabbisogno o il costo delle risorse delle singole attività viene poi sommato per ottenere una stima totale. Più piccola e dettagliata è l’attività, maggiore è l’accuratezza di questa tecnica.

In un altro articolo abbiamo già parlato delle tecniche di stima dei progetti.

Stima delle durate delle attività

Una volta terminata la stima delle risorse per attività, si ha tutto ciò che è necessario per capire quanto tempo sarà necessario per concludere ogni attività.

Stimare la durata di un’attività significa iniziare con le informazioni su quell’attività specifica e quindi lavorare con il team di progetto per elaborare una stima di tempo.

La maggior parte delle volte si inizierà con una stima approssimativa per poi perfezionarla.

Parlando di stima dei tempi di progetto avrai già forse sentito parlare di effort. Se ti interessa approfondire l’argomento puoi farlo leggendo questo articolo su effort e durata.

Ecco quali sono i quattro strumenti e tecniche per creare stime di durata più accurate:

• Il giudizio degli esperti che verrà dai membri del team di progetto che hanno familiarità con il lavoro che deve essere svolto.
• La Stima analoga, cioè quando si guardano attività simili di progetti precedenti e quanto tempo hanno impiegato.
• La stima in tre punti, cioè quando si presentano tre numeri: una stima realistica, che ha più probabilità di verificarsi, una stima ottimistica che rappresenta lo scenario migliore e una pessimistica che rappresenta lo scenario peggiore. La stima finale è la media ponderata delle tre.
• L’Analisi di riserva, cioè aggiungere tempo extra al programma (chiamato riserva di emergenza o buffer) per tenere conto del rischio aggiuntivo.

Le stime della durata dell’attività sono una misura quantitativa solitamente espressa in ore, settimane, giorni o mesi.

Un’altra cosa da tenere a mente quando si stima la durata delle attività è determinare lo sforzo richiesto.

La durata è la quantità di tempo impiegata da un’attività, mentre lo sforzo è il numero totale di ore-persona che sono necessarie.

Pianificazione del progetto e percorso critico

La struttura del progetto, ed in particolare le dipendenze delle fasi hanno un grande impatto sull’uso delle risorse. Fasi contemporanee che richiedono le stesse risorse potrebbero creare un collo di bottiglia, mentre fasi successive essere tranquillamente sostenibili.

Disegnare correttamente il Gantt di progetto è quindi fondamentale come ultimo step per poter correttamente valutare le risorse.

L’avanzamento del progetto e il completamento delle attività saranno monitorati rispetto alla pianificazione del progetto per determinare se il progetto è in corso come previsto.

Un ritardo in una qualsiasi delle attività del percorso critico comporterà il ritardo dell’intero progetto.

Assegnazione e livellamento delle risorse

A questo punto abbiamo tutti gli strumenti per assegnare le risorse corrette e disponibili sul progetto.

Abbiamo capito che risorse ci servono, per quanto tempo, e in che lasso temporale ci serviranno.

Scegliere e capire a questo punto quali delle nostre risorse possono essere assegnate nelle fasi dell’albero di progetto può richiedere una analisi complessa. 

Uno strumento per la gestione dei progetti e delle risorse come Twproject può darvi le risorse che risultano disponibili e  può aiutarvi, in fase di svolgimento, a livellare le risorse in caso di picchi di carico.

Quando si utilizza un software di progetto come Twproject, il livellamento delle risorse può avvenire in modo automatico, consentendo quindi al software di calcolare i ritardi e aggiornare automaticamente le attività.

Il project manager ha diversi strumenti per lo sviluppo di buone informazioni quantitative, basate su numeri e misurazioni, come i programmi del progetto, i budget e le relazioni sul budget, l’analisi dei rischi e il monitoraggio degli obiettivi.

Queste informazioni quantitative sono essenziali per comprendere lo stato attuale e le tendenze di un progetto.

Altrettanto importante è lo sviluppo di informazioni qualitative, come giudizi espressi dai membri del team.

Inizia adesso a stimare i tuoi progetti

Indipendentemente dalle dimensioni del progetto o dal budget, stimare le attività può essere un compito scoraggiante ma un software di project management può essere di grande aiuto.

Twproject aiuta il project manager sia nel momento delle assegnazioni delle risorse, mostrando subito il carico medio della risorsa nel periodo del progetto, cosi da capire se la risorsa scelta è in grado di portare a termine il compito nei tempi assegnati:

Ma anche aiutandolo a riorganizzare le risorse con una visione d’insieme del loro carico:

Strumenti come il Gantt interattivo permetteranno la corretta suddivisione delle attività, dando la possibilità di stimare fasi e sotto-fasi aiutandosi con la scomposizione.

Sfrutta la potenza di Twproject per imparare a stimare le risorse e i tuoi progetti.

I project manager della ricerca sono responsabili della conduzione di progetti di ricerca e sviluppo che portano al raggiungimento di un obiettivo aziendale e/o scientifico.

Per sostenere questo obiettivo, i responsabili dei progetti di ricerca decidono e gestiscono la metodologia e le tecniche per lo sviluppo della ricerca stessa.

I project manager della ricerca, nel loro campo, sono responsabili della revisione del lavoro, della convalida dei dati raccolti, della creazione di rapporti e della comunicazione con i vari collegi elettorali e con i team di progetto.

Gestione del progetto di ricerca

I project manager specializzati in ricerca possiedono capacità avanzate relative alla gestione di programmi e progetti, forti capacità analitiche e familiarità con i processi di scoperta e sviluppo.

Sono in grado di coordinare e facilitare il ciclo di vita della gestione dei progetti di ricerca, inclusi l’avvio, lo sviluppo e l’implementazione di vari progetti di sperimentazione complessi.

I PM di ricerca coordinano i gruppi di studio e gestiscono le tempistiche dei progetti di ricerca, per garantire che gli studi siano completati entro la tempistica specificata.

I responsabili dei progetti di ricerca inoltre, hanno anche il compito di incontrarsi regolarmente con le parti interessate, inclusi il team di ricerca, i clienti e i gruppi di studio, per raccogliere e comunicare i requisiti aziendali e di ricerca e fissare le aspettative per il lavoro.

Titoli di studio e skills di un project manager della ricerca

Un diploma di laurea è generalmente richiesto per qualificarsi per una posizione di project manager della ricerca.

Molti datori di lavoro, però, al momento della selezione preferiscono candidati con titoli accademici avanzati, come un master specifico.

Inoltre, sono solitamente richiesti da cinque a sette anni di esperienza nella ricerca diretta, oltre a una comprovata competenza nella gestione dei progetti, inclusi budgeting, pianificazione, esecuzione, consegna, controllo qualità (ciclo di Deming) e reportistica.

I candidati qualificati sono risolutori proattivi con capacità di pianificazione, coordinamento e leadership eccellenti.

Sono in grado di comunicare con le parti interessate di diverse aree funzionali e possono trasmettere dati complessi in termini commerciali tangibili.

Di seguito ecco quali sono le 11 migliori competenze che ogni project manager della ricerca dovrebbe avere.

Le 11 migliori competenze che ogni project manager della ricerca dovrebbe avere

Ci sono sicuramente molte più skills richieste, ma se si possiedono queste 11, si avranno le basi su cui costruire una carriera di successo nella gestione dei progetti di ricerca e sviluppo.

1. Leadership

Un project manager della ricerca è responsabile non solo di seguire il progetto fino al completamento con successo, ma è responsabile di guidare un team per raggiungere tale obiettivo. Ciò richiede di motivare e mediare quando necessario.

2. Comunicazione

Le capacità comunicative vanno di pari passo con la leadership. Non si può essere un leader efficace se non si è in grado di comunicare con il team.

3. Pianificazione

L’unico modo per raggiungere gli obiettivi del progetto entro il periodo di tempo che è stato deciso è quello di suddividere tale obiettivo in attività su una linea temporale. Questo si intende con pianificazione, ed è il cuore di ciò che fa un project manager: impostare un programma realistico e quindi gestire le risorse per tenere traccia del percorso in modo che il progetto possa essere concluso con successo ed in tempo.

4. Gestione dei rischi

Ogni cosa presenta i suoi potenziali rischi e la pianificazione di un progetto, semplice o complesso che sia, è anche collegato ad una dose di rischio. Fa parte del lavoro di un project manager vedere questi rischi prima che diventino reali problemi. Pertanto, prima di eseguire il progetto, è necessario impegnarsi per identificare, valutare e controllare il rischio.

5. Gestione dei costi

Non si può fare nulla senza i soldi per pagare. Uno dei primi compiti del project manager della ricerca è quindi assicurarsi che il budget sia realistico e in grado di soddisfare le esigenze finanziarie del progetto e, in secondo luogo, monitorare tali costi durante il ciclo di vita del progetto.

6. Negoziazione

La negoziazione non è semplicemente contrattare il miglior prezzo da un fornitore; dirigere un progetto significa essere in trattative costanti. Un project manager deve negoziare con gli stakeholder, con i membri del team o altre persone coinvolte nel progetto.

7. Pensiero critico

Molti di noi non pensano, ma reagiscono e seguono una serie di risposte automatiche, apprese durante la vita. In generale non significa necessariamente che sia un male, ma in certe situazioni è meglio sapere come disattivare questo meccanismo ed attivare il pensiero critico. Il pensiero critico è semplicemente essere il più obiettivo possibile nell’analizzare e valutare un problema o una situazione, in modo da poter formare un giudizio imparziale.

8. Gestione delle attività

Se la pianificazione è alla base della gestione del progetto, le attività sono ciò che lo compongono. Ci saranno molte attività da creare, assegnare e gestire, il che significa che una cattiva gestione di questo processo può influire gravemente sul successo del progetto.

9. Gestione della qualità

La gestione della qualità è spesso trascurata dai project manager ed è quella che richiede maggiore attenzione. La gestione della qualità deve supervisionare le attività necessarie per creare un prodotto o un servizio degno del livello richiesto dal cliente. Rispettare i tempi previsti è importante, ma tale progetto è inutile se produce qualcosa che è scadente.

10. Pazienza

Nulla si risolve quando si ha fretta o quando la frustrazione prende il sopravvento nel caso di imprevisti. I progetti richiedono tempo, dalla ricerca alla pianificazione, e devono essere attentamente studiati per funzionare senza problemi. Ciò non significa che non ci saranno problemi: che si tratti di una richiesta di modifica o di un membro del team che agisce negativamente, se non si ha pazienza nel gestire il tutto, il risultato sarà sicuramente peggiore.

11. Aperto all’innovazione

La tecnologia è in continua evoluzione; non appena ci si abitua ad uno strumento, un altro prende il suo posto. Per rimanere quindi al passo con i tempi, è necessario costantemente imparare ed apprendere, in modo da poter seguire il cammino di un project manager di successo. E soprattutto nel settore della ricerca e dello sviluppo non c’è niente di più vero.

 

Ecco quindi quali sono le responsabilità e le skills richieste nel caso di un project manager della ricerca.

Queste non si allontanano molto da ciò che è richiesto nel caso di un “tradizionale” project manager, ma ovviamente l’ambito sarà più specifico.

I Manager Funzionali non sempre vengono presi in considerazione nella realizzazione di un progetto. Questi manager vengono visti generalmente come un costo ulteriore anziché un investimento. Così però non è!

In molte organizzazioni, infatti, i team sono composti da un tal numero di membri provenienti dai più diversi dipartimenti che molto spesso è impossibile per un singolo project manager occuparsi di tutto e “sapere” tutto.

Ma, in realtà, molte aziende si accontentano di avere un solo project manager che coordini l’intero team ed avviano una serie di progetti destinati, per questo motivo, a fallire fin dall’inizio.

È ovvio che il numero di ruoli richiesti per raggiungere determinati obiettivi dipende dalla dimensione dell’organizzazione e dalla dimensione del progetto, ma bisogna smettere di aspettarsi che il project manager sia l’unica persona in grado di occuparsi della gestione nel caso di grandi team di progetto.

Il Project Manager per quanto bravo ed esperto ci sono situazioni in cui non potrà gestire tutto da solo. Ecco quindi che entrano in gioco i manager funzionali.

Anche se il costo iniziale dovuto all’introduzione di manager funzionali sarà più elevato (bisognerà infatti pagare una o più persone di livello manageriale) i dirigenti dell’azienda devono considerare i benefici a livello di gestione che deriveranno da questo investimento.

Ma che cos’è un manager funzionale?

Il manager funzionale è una persona che ha l’autorità di gestione di un’unità organizzativa, come un dipartimento, all’interno di un’azienda, società o organizzazione e il cui ruolo serve per il completamento dei processi con successo.

Il manager funzionale può essere ad esempio il responsabile Marketing o della Logistica, dell’Ufficio Tecnico o dell’Amministrazione.

Il ruolo critico del manager funzionale è di:

• Revisionare e approvare il piano di progetto per l’area specifica di cui si occupa.
• Offrire alle persone l’opportunità di essere membri del team di progetto.
• Fornire indicazioni, come e quando richiesto, ai membri del team del dipartimento interessato.
• Rivedere il programma del progetto, se necessario.
• Rimuovere gli ostacoli per il team di progetto.
• Assicurare ai membri del team il tempo necessario per completare il progetto con successo, come definito nel piano di progetto
• Assicurarsi che le persone del dipartimento che lavorano al progetto abbiano il livello adeguato di abilità e know-how per svolgere il lavoro.

Il ruolo del manager funzionale è quindi fondamentale per eseguire progetti complessi in modo impeccabile.

Il notevole contributo dei responsabili funzionali è anche quello di tentare di mostrare ai membri del loro team come risolvere i problemi fornendo i metodi e gli strumenti adeguati.

Quali sono le responsabilità del manager funzionale?

• Comunicare le modifiche della disponibilità delle loro risorse al project/program manager.
• Tenere traccia dello stato del progetto/programma e comprendere gli impatti sulle loro risorse e aree di responsabilità.
• Aiutare il project/program manager nel fornire la leadership e ottenere il buy-in.
• Valutare l’efficacia e la qualità complessive dei risultati.
• Garantire il miglioramento delle prestazioni della loro funzione e l’integrazione interfunzionale efficace.
• Partecipare al processo decisionale di progetto/programma rilevante per l’impatto sulle funzioni di cui è responsabile.
• Comunicare con il project/program manager eventuali modifiche al progetto che incidono sulla qualità o sulla portata del risultato finale.
• Garantire che vengano comunicati e compresi i requisiti specifici del suo settore per l’output da produrre.
• Partecipare all’analisi dei rischi del progetto e alla gestione dei problemi, dove richiesto.
• Assicurarsi che il tempo delle sue risorse non sia eccessivamente sbilanciato tra il lavoro richiesto per il progetto e altre eventuali attività “routinarie”.
• Decidere quali risorse assegnare al progetto, assicurando che le risorse allocate dispongano delle competenze appropriate richieste per il progetto o abbiano la capacità di acquisire tali competenze.
• Comprendere il lavoro richiesto alle sue risorse per il progetto e qualsiasi nuova abilità che possono acquisire come risultato del lavoro al progetto.
• Garantire che le risorse siano disponibili per il progetto, come inizialmente promesso ed accordato.
• Gestire eventuali problemi di prestazioni delle risorse che il project/program manager può riscontrare e segnalare.

Integrazione fra manager funzionale e project manager

Spesso in un’organizzazione si ha una resistenza iniziale all’idea di avere più manager (soprattutto per motivi di budget).

Tuttavia, i vantaggi di avere manager funzionali che possono realmente trascorrere del tempo con il team ripagano l’investimento.

Una buona integrazione fra manager funzionale e project manager non può che produrre benefici sotto tutti i punti di vista, sia per il progetto che per l’organizzazione in generale.

Quello che è importante è che il team abbia chiaro in mente quali sono i ruoli di uno e dell’altro e che la comunicazione sia trasparente e senza equivoci.

Il manager funzionale è infatti in grado di riconoscere se un’attività specifica, legata al suo dipartimento e alla sua esperienza, può fornire (o meno) valore aggiunto al progetto. Per questo il manager funzionale ha la capacità di aiutare il project manager a riconoscere quando il team di progetto sta sprecando tempo e risorse.

In generale quindi, la presenza di manager funzionali e project manager non solo permetterà di migliorare le prestazioni del team di progetto, ma anche di migliorare il morale e l’impegno di ogni singolo membro della squadra.

Il project manager riconoscerà le competenze specifiche del manager funzionale, mentre il manager funzionale riconoscerà le competenze e capacità di coordinamento del project manager.

I problemi con il Team possono essere all’ordine del giorno per un Project Manager. Trovare e trattenere dipendenti di valore è fondamentale, ma individuare e occuparsi dei dipendenti cosiddetti “tossici” è assolutamente vitale per la compattezza del Team.

Sappiamo tutti che ci sono personalità che poco si riescono a sopportare. Ci è capitato di incontrarle a scuola, all’università o al lavoro.

Se assunti, i dipendenti devono apportare valore in un’organizzazione, ma ciò che i dipendenti tossici (ovvero quei dipendenti con personalità poco tollerate dai restanti membri del Team) portano sono soltanto irritazione e problemi che influiscono rapidamente sul successo del progetto e dell’organizzazione.

Risorse umane e top manager dovrebbero essere in grado di rilevare comportamenti tossici e intraprendere azioni immediate per prevenire il caos. Se non neutralizzati per tempo, questi elementi potrebbero addirittura portare alla distruzione della cultura aziendale.

I diversi tipi di membri tossici

Ecco alcuni segnali che indicano un dipendente tossico all’interno del team e alcuni suggerimenti su come gestire la situazione.

Membri tossici: Il pettegolo

È sicuramente un buon segno se i dipendenti sviluppano relazioni amichevoli e vanno d’accordo fra di loro.

In effetti, una cultura della comunicazione aperta deve essere incoraggiata, ma i pettegolezzi in ufficio sono un’altra cosa e possono portare a una riduzione significativa della produttività se superano il limite.

I pettegoli sono ovunque: chiacchiereranno vicino alla macchinetta del caffè, vanno in giro durante l’orario di pranzo, sempre provando a cercare “storie” da ufficio interessanti.

Questo tipo di dipendente diventa tossico quando diventa iper focalizzato a collezionare storie divertenti e pettegolezzi piuttosto che a lavorare.

Inoltre, pettegolezzi eccessivi e voci senza fondamento possono creare drammi tra i dipendenti.

Per evitare ciò, è necessario assicurarsi che i dipendenti abbiano abbastanza tempo per interagire tra loro durante il pranzo o gli eventi sociali dopo il lavoro.

In questo modo, dovrebbero rimanere più concentrati sul lavoro durante il normale orario d’ufficio.

Se, tuttavia, questo comportamento persiste, sarà necessario parlare con i diretti interessati e, nei casi più gravi, prendere provvedimenti.

Membri tossici: Quello che dice sempre sì

Questo è un caso piuttosto difficile da identificare, in quanto un dipendente del genere non sembra causare molti problemi, anzi.

Si potrebbe però notare che  un determinato membro del team è sempre d’accordo alla fine di ogni discussione e meeting, senza mai apportare qualcosa di nuovo.

Se un dipendente si comporta così e non fa mai domande, questo potrebbe essere un indicatore del fatto che non è disposto a imparare.

Queste persone fanno il minimo sforzo per eseguire esattamente ciò che ci si aspetta da loro e niente di più. Aspetteranno istruzioni dettagliate, senza prendere alcuna iniziativa.

In questi casi è necessario parlare con loro per scoprire i motivi alla base della loro mancanza di entusiasmo.

Membri tossici: Il procrastinatore

In un mondo in cui i dipendenti utilizzano internet giornalmente per il proprio lavoro o addirittura devono rimanere in contatto con clienti e fornitori sui social media, di tanto in tanto può capitare di avere piccole distrazioni.

Ma quando queste distrazioni smettono di essere rapide e innocenti, sorgono problemi.

Se il dipendente inizia a non rispettare le scadenze o a presentare un lavoro di bassa qualità, bisogna prendere provvedimenti.

Termini più rigorosi e compiti più impegnativi possono essere la soluzione e, da non dimenticare, parole positive se un progetto è completato con successo.

Ottenere il riconoscimento su base regolare fa sì che i dipendenti si impegnino maggiormente nel loro lavoro e raggiungano prestazioni migliori.

Membri tossici: Il creatore di scuse

Questo tipo di dipendente è simile al procrastinatore, in quanto entrambi cercano di evitare il lavoro, ma il creatore di scuse è decisamente più creativo in quanto cerca sempre una motivazione per il suo ritardo.

Altri “sintomi” includono elevato assenteismo, bassa energia e mancanza di motivazione.

È possibile identificare questi dipendenti con visite impreviste, chiedendo rapporti periodici e ritenendoli personalmente responsabili per compiti specifici.

Membri tossici: Il narcisista

Un dipendente narcisista è di solito un eccellente interprete, ma non sembra riconoscere il valore di una squadra forte.

Questa persona preferisce lavorare in modo indipendente e può persino arrivare a sottovalutare il lavoro dei colleghi.

L’organizzazione, tuttavia, ha bisogno della collaborazione del team per raggiungere obiettivi impegnativi.

Per questo è necessario promuovere i successi del tuo team e incoraggiare i progetti di gruppo, riconoscere gli sforzi del team per dimostrare che l’input di ogni membro è importante.

Membri tossici: Il brontolone

È piuttosto comune avere un collega che brontola il lunedì mattina, ma quando questo diventa un’abitudine, si tratta probabilmente di persone tossiche.

Questi sono i dipendenti che si lamentano sempre di tutto – che ci sia o meno un motivo reale: dalla macchina del caffè rotta alla connessione Internet a bassa velocità, queste persone non sembrano essere soddisfatte di nulla e, di conseguenza, creano negatività nella squadra.

In questi casi, è bene confrontare la persone e chiedere cosa sta causando la sua insoddisfazione. C’è qualcosa che si può fare per migliorare l’area di lavoro, che sarebbe effettivamente vantaggioso per tutti?

L’ascolto di reclami ragionevoli può portare a progressi, ma lamentarsi solo per il gusto di farlo è un comportamento che non può essere accettare troppo a lungo.

Membri tossici: Il “so tutto io”

Nella nostra vita ci siamo imbattuti tutti in una persona che crede di sapere tutto, sia in ambito personale che professionale.

Queste persone solitamente hanno una risposta per tutto e non accetteranno o ascolteranno un altro punto di vista.

I dipendenti che mostrano questo tipo di comportamento sono tossici perché non vogliono ricevere feedback.

In che modo potranno quindi raggiungere prestazioni migliori se si rifiutano di incorporare critiche costruttive nel loro lavoro?

In questo caso, si può prendere in considerazione sessioni di formazione per questo tipo di dipendenti, in modo da ampliare le loro conoscenze.

 

In conclusione, avere un dipendente tossico nel team, a lungo termine, è più costoso che avere un impiegato non del tutto formato.

Il comportamento tossico influisce su tutta la squadra e impedisce di lavorare efficientemente.

Ma licenziare dipendenti tossici non è sempre l’approccio migliore; nella maggior parte dei casi è possibile eliminare il comportamento tossico e mantenere la persona.

Le persone infatti non sono sempre consapevoli del loro comportamento.

In generale, una volta identificato un dipendente tossico,  la soluzione primaria è sempre quella di avere una discussione personale con lui e cercare di capire i motivi alla base di questo comportamento negativo e agire di conseguenza.

Il ruolo di Agile Coach è nato nel settore IT (Information Tecnology), ma ora è molto richiesto anche in altri settori poiché le organizzazioni vedono i vantaggi di lavorare in modo agile.

Se si è quindi nel campo della gestione di programmi/progetti e si sta cercando un nuovo ed eccitante ruolo, diventare un Agile Coach è una grande opportunità per compiere il passo successivo nella propria carriera.

Tutte le grandi organizzazioni ora vogliono che i progetti vengano consegnati più rapidamente ed efficacemente rispetto al passato, in quanto rispondono ai cambiamenti del mercato e dei consumatori.

Impiegare un Agile Coach per un progetto aiuta tutti a concentrarsi sugli obiettivi principali, a testare, apprendere e a raggiungere rapidamente la produzione di un output piuttosto che seguire il tradizionale stile a cascata (Waterfall) (link a articolo Waterfall) della gestione del progetto.

Gli obiettivi di un Agile Coach

Come Agile Coach si può creare un Team di lavoro e motivare il team ad alte prestazioni impartendo metodologie Agile attraverso una comunicazione aperta e una collaborazione di gruppo.

L’Agile Coach assicura che il team lavori insieme nel modo più efficace possibile ed ha un ruolo diverso rispetto a quello del project manager il cui compito è garantire che tutti abbiano chiaro il proprio ruolo.

Un Agile Coach deve possedere una combinazione di esperienza di gestione del progetto e capacità di leadership, oltre ad essere abili comunicatori, facilitatori e bravi a identificare diverse soluzioni ai problemi attraverso la comprensione dello sviluppo organizzativo.

In poche parole, l’obiettivo principale di qualsiasi Agile Coach è monitorare le attività di una squadra e le tecnologie che stanno prendendo in considerazione.

Inoltre, deve essere in grado di promuovere e incorporare le pratiche Agile al fine di far lavorare i team più velocemente e in modo più efficiente.

E’ fondamentale rendersi conto del fatto che il ruolo di un Agile Coach è di natura transitoria e potrebbe non essere richiesto per l’intero periodo di tempo del progetto.

L’auto-coaching è, pertanto, una delle lezioni più importanti da insegnare a una squadra. Questo farà in modo che questa possa lavorare con le proprie forze ed eseguire comodamente le operazioni cruciali senza fare troppo affidamento sul coach.

Quali sono le responsabilità di un Agile Coach?

Ecco quali sono le responsabilità richieste nel caso di un Agile Coach:

• Esperto pratico: un coach deve essere più pratico all’inizio quando gli individui non sono sicuri di dove e come iniziare con la nuova metodologia agile. Un esperto pratico guiderà e implementerà direttamente i metodi Agile e istruirà i team e le organizzazioni di conseguenza.
• Allenatore: un coach Agile è come un allenatore. Tutti possono risolvere i propri problemi e adottare una nuova metodologia con l’aiuto di una guida per capire come. Un buon allenatore offre alle persone gli strumenti di cui hanno bisogno per crescere da soli.
• Insegnante: se alla persona o al gruppo mancano informazioni, l’agile coach colma queste lacune e impartisce nuove conoscenze.
• Consulente tecnico: un agile coach deve conoscere bene il settore nel quale l’organizzazione si inserisce in modo da aiutare il team, in caso di un blocco tecnico, a superare l’ostacolo seguendo la nuova metodologia.
• Consigliere: l’ascolto attivo è la chiave per qualsiasi Agile Coach. Un allenatore in questo ruolo crea un ambiente sicuro in cui, ad esempio, le tensioni relative all’adozione delle pratiche Agili possono emergere in una discussione libera e onesta.
• Facilitatore: invece di dare risposte definite e soluzioni, un agile coach aiuta i membri del team a scoprirle da sole. Il ruolo di facilitatore aiuta anche nella risoluzione dei conflitti e nel miglioramento delle dinamiche di gruppo.
• Osservatore: questa capacità dell’agile coach può fornire preziose prospettive esterne che i membri del team potrebbero non aver riconosciuto prima, guidandoli così verso nuove conoscenze e rivelazioni.

Cosa fa un Agile Coach?

Il lavoro di un Coach Agile può essere suddiviso in 5 aree:

1. Catalizzare il miglioramento

Adottare la metodologia Agile significa cambiare i processi di un’organizzazione e rispondere meglio ai cambiamenti futuri. Un Agile Coach deve avviare questo primo e più grande cambiamento e aiutare tutto il personale ad accettarlo.

2. Promuovere la consapevolezza

Per dare il via ai cambiamenti, un Agile Coach deve sensibilizzare il team rispetto alla necessità di un cambiamento e creare buy-in all’interno dell’organizzazione. Domande aperte, grafici, dati e metriche possono aiutare a identificare problemi e lacune e garantire che tutto il team sia in linea.

3. Aumentare il coinvolgimento

Se un Agile Coach riesce a promuovere la consapevolezza, ciò può condurre le persone verso un maggiore coinvolgimento verso l’organizzazione e il loro ruolo. La consapevolezza aumenta la responsabilità e l’impegno nella ricerca di una soluzione e aiuta il personale a far parte e a volere il cambiamento.

4. Sviluppare competenze

Una delle attività chiave di un Agile Coach è impartire conoscenze. La creazione di un ambiente di apprendimento collaborativo e la promozione di culture di apprendimento emergenti sono la chiave per mantenere un approccio Agile molto tempo dopo la fine della collaborazione con il coach.

5. Rimozione delle barriere

Man mano che un’azienda si trasforma in un’organizzazione Agile, il processo può affrontare numerosi ostacoli e sfide. La responsabilità di un Agile Coach è quindi rimuovere gli ostacoli e facilitare il cambiamento in modo che un’organizzazione possa continuare a crescere e collaborare senza problemi.

Quali competenze dovrebbe possedere un Agile Coach?

Un coach Agile ha bisogno di una vasta gamma di abilità e competenze per assistere con successo team e organizzazioni nel cambiamento. Ecco quali:

• Capacità di mentoring, insegnamento ed addestramento.
• Abilità comunicative
• Capacità di influenza: gli agile coach possono incontrare resistenza, per questo devono essere in grado di usare la loro influenza per dimostrare il potere della metodologia Agile.
• Pazienza
• Empatia
• Devozione
• Padronanza tecnica
• Competenza aziendale
• Capacità strategiche ed organizzative.

Un Agile Coach aiuta quindi i team e le persone ad adottare pratiche e metodi Agile nel loro lavoro rendendo il tutto più efficiente, trasparente e coeso e consentendo il raggiungimento di risultati, soluzioni e prodotti o servizi migliori.

Il registro degli stakeholder di progetto cos’è e a cosa serve? Lo vedremo in questo articolo.

Quello che sicuramente è inconfutabile è che nessun progetto può concludersi con successo se gli stakeholder non sono contenti. La soddisfazione delle parti interessate è essenziale per il completamento in modo positivo del progetto.

Secondo la Guida di PMBOK, “Una parte interessata può essere una persona, un gruppo o un’organizzazione che può essere interessata o avere qualche interesse nel progetto o nei risultati del progetto; direttamente o indirettamente. ”

Gli stakeholder sono appunto tutte le parti interessate al progetto. Ecco quindi che per gestire gli stakeholder di progetto è essenziale avere un registro apposito.

Che cos’è un registro degli stakeholder di progetto?

Un registro degli stakeholder di progetto è un documento relativo al progetto che contiene tutte le informazioni sulle parti interessate del progetto.

Questo documento identifica le persone, i gruppi e le organizzazioni che hanno interesse nel lavoro, nel progetto e nei suoi risultati.

In un registro degli stakeholder è possibile trovare le seguenti informazioni:

• Nomi
• Titoli
• Ruoli
• Interessi
• Requisiti
• Aspettative
• Tipo di influenza

È necessario creare il registro delle parti interessate quando lo sponsor firma la carta del progetto e, in questa fase, vengono identificati ed analizzati gli stakeholder e, di conseguenza, è possibile creare una strategia per gestirli.

Questo documento aiuterà il project manager a completare il progetto con meno problemi.

Il contenuto del registro delle parti interessate al progetto

È possibile dividere le informazioni del registro degli stakeholder in tre categorie:

• Identificazione delle parti interessate
• Valutazione delle parti interessate
• Classificazione delle parti interessate

Se si include poi una strategia di gestione degli stakeholder, questa sarà la quarta categoria.

In una grande organizzazione, la strategia di gestione delle parti interessate può essere un documento separato.

Tuttavia, in un’organizzazione più piccola, questa informazione può essere inclusa direttamente nel registro delle parti interessate.

Identificazione delle parti interessate

In generale, le parti interessate del progetto rientrano in tre categorie:

1. Stakeholder organizzativi

Questi sono gli stakeholder all’interno dell’organizzazione ed includono solitamente il senior management, il management tecnico e i manager di linea, che sono generalmente interessati a un progetto di successo e ad un prodotto che ha successo sul mercato. In questo tipo di stakeholder si include anche il team di progetto stesso, interessato alla sicurezza del lavoro, a salari equi e all’avanzamento di carriera.

2. Stakeholder basati sul prodotto e sul mercato

Questa categoria contiene gli stakeholder che hanno un “interesse” nel prodotto, ma non nell’organizzazione. In questa categoria si includono i clienti interessati all’acquisto di un prodotto che migliora la loro vita a un prezzo equo e si includono anche i fornitori che forniscono strumenti, attrezzature e servizi per svolgere il progetto con successo. Questa categoria comprende anche i governi che hanno un interesse normativo nel prodotto e che desiderano proteggere il pubblico dalle conseguenze negative dell’utilizzo del prodotto. E infine, il pubblico in generale è anche incluso qui, anche se non è stakeholder fino a quando non sperimenta il risultato del progetto.

3. Stakeholder basati sul finanziamento

La terza categoria di stakeholder è la persona o l’organizzazione che sostiene finanziariamente il progetto. Gli investitori, i creditori e le banche che hanno finanziato il progetto sono infatti interessati a realizzare un ritorno sull’investimento in tempi ragionevoli.

Ognuno di questi stakeholder dovrebbe essere quindi registrato, completo di dati di contatto, descrizioni delle mansioni, posizione nella struttura organizzativa, livello di autorità e ruolo nel progetto.

In breve, un’efficace gestione delle parti interessate impone che il project manager debba sapere chi ha la capacità di influenzare il progetto in modo da poter ottenere decisioni rapide in caso di problemi.

Valutazione delle parti interessate

Nella maggior parte dei casi, le parti interessate hanno un evidente “interesse” nel progetto, ad esempio un’agenzia di regolamentazione che richiede una valutazione ambientale prima del rilascio delle autorizzazioni.

Ma questo non è sempre così immediato; spesso gli stakeholder hanno requisiti minori che vengono alla ribalta solo quando non sono soddisfatti.

Ogni stakeholder dovrebbe essere valutato su quali siano i suoi requisiti.

Inoltre, ogni stakeholder ha aspettative su come procederà il progetto e le sue azioni sono regolate da quelle aspettative che potrebbero non essere visibili fino a quando non saranno soddisfatte.

Inoltre, le parti interessate hanno vari livelli di influenza: dal fornire semplice feedback fino all’arresto completo di un progetto.

Ogni stakeholder ha un diverso potere nei confronti del progetto e il project manager dovrebbe valutare dove si trova il continuum di ogni stakeholder.

Ovviamente, le parti interessate che possono arrestare il progetto devono ottenere un’attenzione proporzionalmente più alta da parte del project manager.

Le parti interessate entrano nel progetto anche in diverse fasi del ciclo di vita del progetto, per questo il registro degli stakeholder di progetto deve essere regolarmente aggiornato.

In breve, in questa parte del registro degli stakeholder, si valuteranno le parti interessate secondo i seguenti criteri:

• I loro requisiti
• Le loro esigenze di comunicazione
• Le loro aspettative
• La loro influenza sul progetto
• Il loro interesse e potere

Questa parte, se correttamente compilata, aiuterà il project manager a completare il progetto con un’ostruzione minima.

Classificazione delle parti interessate

Le parti interessate possono essere classificate in diversi modi.

Uno di questi è stakeholder interno o esterno, che può essere utilizzato per determinare i requisiti contrattuali e di approvvigionamento.

Gli stakeholder interni sono parti interessate che si trovano all’interno dell’organizzazione principale, ad esempio il team di progetto, i responsabili tecnici o i dirigenti.

Le parti interessate esterne sono al di fuori dell’organizzazione madre, ad esempio fornitori e agenzie di regolamentazione.

Un altro metodo di classificazione degli stakeholder è chiamato impatto/influenza e viene utilizzato per accertare potenziali impatti negativi del progetto. In questa classificazione:

• L’impatto è l’entità della potenziale interruzione del progetto.
• L’influenza è la capacità di motivare gli altri a interrompere il progetto.
• Quelli con influenza devono essere mantenuti soddisfatti.
• Quelli con impatto devono essere tenuti informati.
• Quelli che hanno sia impatto che influenza devono essere gestiti molto da vicino.

Un’altra classificazione è quella che segue ed è un buon modo per distinguere tra i tipi di comunicazione richiesti da ciascun stakeholder.

In questo modello di classificazione, ogni stakeholder è classificato in uno di quattro seguenti modi:

• “Verso l’alto” è correlato all’organizzazione madre: dirigenti, investitori e sponsor del progetto. Queste parti interessate hanno interessi commerciali e finanziari nel progetto.
• “Verso il basso” sono le parti interessate che si trovano al di sotto della gerarchia del progetto: fornitori, appaltatori, fornitori di servizi e così via. Anche il team di progetto stesso conta come discendente.
• “Verso l’esterno” sono le parti interessate che hanno un “interesse” nel progetto, come regolatori governativi, proprietari di terreni adiacenti, utenti finali, clienti e persino il pubblico in generale.
• “Lateralmente” sono le parti interessate che sono in concorrenza con il progetto a causa delle scarse risorse, come altri project manager e dipartimenti organizzativi.

Analisi e strategia di gestione delle parti interessate

Dopo aver completato la classificazione delle parti interessate, si passa alla redazione della strategia di gestione degli stakeholder.

Questo aiuterà il project manager a gestirli in base alle loro esigenze, influenza e interesse per il progetto.

Uno stakeholder più influente richiederà una strategia diversa rispetto ad un altro con un livello di influenza inferiore.

Il registro delle parti interessate può contenere informazioni riservate e non tutti potrebbero essere autorizzati all’accesso di questo documento. Pertanto, è importante conservare questo documento in un luogo sicuro.

Molte organizzazioni però non limitano l’accesso al registro degli stakeholder e, in tal caso, è possibile creare un documento separato per la strategia delle parti interessate e conservarlo in un luogo sicuro.

Man mano che il progetto avanza, si identificheranno nuovi stakeholder e anche i loro attributi possono cambiare.

Per questo è importante mantenere il registro aggiornato per tutto il ciclo di vita del progetto.

 

 

La gestione delle parti interessate svolge quindi un ruolo chiave nel successo di un progetto.

La cattiva gestione degli stakeholder di progetto, specialmente quelli che hanno un alto potere e interesse, può addirittura portare al fallimento del progetto.

Pertanto, i team di progetto ed il project manager devono eseguire l’analisi, la classificazione e la definizione delle priorità tempestive e accurate delle parti interessate considerando le capacità delle parti interessate di influenzare il progetto.

Il lavoro di Project Manager è senza dubbio uno dei più stressanti, in quanto questa figura è direttamente responsabile del successo o del fallimento di un progetto.

Alcuni project manager credono di poter gestire e affrontare l’elevato livello di stress, sbagliando, e alcuni addirittura ignorano o rifiutano di riconoscere di essere stressati.

L’esperienza dello stress per un Project Manager non ha solo un impatto sulle prestazioni cognitive e comportamentali, ma può anche avere un impatto negativo sulla salute personale, sul benessere e sulla vita familiare.

E’ difficile essere in grado di cambiare la quantità di stress che si ha quotidianamente, ma è possibile cambiare il modo in cui affrontarlo.

È importante riuscire a gestire lo stress prima che diventi sempre più difficile da maneggiare.

Cause di stress nella gestione dei progetti

Immagina: La data di scadenza del progetto è fra 2 settimane e ci sono ancora alcuni problemi critici da risolvere. A peggiorare le cose, uno dei membri chiave del tuo team è stato ricoverato in ospedale. Il cliente non è soddisfatto e la direzione richiede una revisione giornaliera. E questo è solo un piccolo esempio dei tanti scenari che un project manager può vivere ogni giorno.

Le fonti di stress nel project management possono essere molte e varie.

Ecco quali sono alcune fonti fra le più comuni:

• Cronologia e tempistiche non realistiche
• Lavorare in un sistema e in una struttura organizzativa in cui project management non ha il pieno controllo delle risorse
• Mancanza di risorse – umane e / o attrezzature
• Proliferazione di team virtuali e influenze interculturali difficili da gestire
• Conflitto tra gruppi nell’organizzazione
• Ambiente di progetto

Il primo passo per il project manager deve essere innanzitutto il riconoscere di essere sotto stress e quindi sviluppare l’autodisciplina prima di procedere all’apprendimento e alla pratica di quali sono le tecniche per gestire lo stress.

Imparare a gestire lo stress con successo inizia con la volontà di dare uno sguardo onesto dentro a noi stessi.

Le tecniche per gestire lo stress nel Project Management

Molte tecniche possono aiutare a gestire lo stress. Non esiste una tecnica unica per tutti e nessuna tecnica sarà in grado di eliminare completamente lo stress. Ogni persona deve decidere cosa funzionerà meglio per lui o lei.

Questo ci lascia dedurre che le tecniche dovrebbero essere esplorate per determinare quale funziona meglio per noi e, una volta che trovate alcune strategie che funzionano, l’impegno a praticarle è la chiave per gestire lo stress.

Avendo ben chiaro questo concetto proviamo a vedere insieme alcune delle tecniche più comunemente usate per abbassare i livelli di stress.

Le tecniche per gestire lo stress: Distacco o dissociazione

Consideriamo l’esempio di una riunione in cui il project manager è estremamente frustrato e considera il tutto come tempo perso.

In questo caso si può usare il distacco o la dissociazione, “controllando” mentalmente l’incontro, lasciando che la mente vaghi verso un’immagine più piacevole.

E’ una tecnica che può apparire insensata, ma che riesce, invece, a scaricare lo stress in modo efficace.

Le tecniche per gestire lo stress: Monitorare il pensiero “what if”

Durante un evento o una riunione stressante, è naturale cadere nel “what if thinking”, dove ci si chiede “E se in passato avessimo fatto questo, potremmo non essere in crisi in questo momento?”

Come è evidente, questa forma di pensiero implica un focus che non è orientato al presente.

Un’alternativa a questa forma di pensiero è concentrarsi sul presente ponendosi ad esempio questa domanda a se stessi: “È giovedì, sono le 15:17, ho appena ricevuto cattive notizie sul progetto. Cosa posso fare nell’ora successiva per fare un piccolo passo verso il miglioramento della situazione?”

In sostanza non concentrarsi sul come si è arrivati al momento ma sul cosa fare per uscirne anche a piccolissimi passi.

Le tecniche per gestire lo stress: Sviluppare potenti capacità di risoluzione dei conflitti

Si aggiunge ulteriore stress alla vita lavorativa quando si reagisce ad una situazione stressante evitandola o negandola. Stesso risultato si ottiene quando si reagisce in modo eccessivo alla situazione stressante.

Entrambi questi approcci aumentano il livello di stress.

Per questo motivo è importante sviluppare la capacità di risoluzione dei conflitti, magari seguendo un percorso di training apposito.

Le tecniche per gestire lo stress: Sapere quando è abbastanza

Sapere quando è abbastanza e stare lontano dai dibattiti è una potente soluzione ad alcune situazioni di forte stress.

Un approccio naturale ma spesso non produttivo per risolvere una situazione è discutere con un’altra persona sulla saggezza e sulla ragione del proprio punto di vista. Queste situazioni sono potenti fonti di stress

Questo non significa che non si devono far valere le proprie convinzioni, ma si deve sapere quando fermarsi.

Se si continua a voler provare ad essere visti come “giusti”, si sta solamente aumentando il livello di stress e si stanno sprecando energie utili.

Le tecniche per gestire lo stress: Cercare una componente paradossale della situazione

Nel bel mezzo di una situazione che è legittimamente stressante, ci si può trovare a prendere noi stessi, o la situazione, troppo sul serio.

Gli psicologi comportamentali direbbero che ci stiamo impegnando in un comportamento “catastrofico”, in cui si prende un evento singolare e negativo, e ci si ritrova a credere, ad esempio, che l’intero progetto sia condannato a causa di questo grave problema.

Un antidoto a questo modo di fare e di pensare è trovare una cognizione paradossale a cui aggrapparsi, qualcosa che metterà lo stress e le preoccupazioni in prospettiva.

Altre tecniche utili per gestire lo stress

• Priorità: creare una matrice di priorità e assegnare ogni attività in base alla sua urgenza e importanza. Concentrarsi in primis sui compiti urgenti e importanti e non sopraffarsi preoccupandosi dell’intero carico di lavoro.
• Evitare reazioni estreme: perché odiare quando si tratta di una piccola antipatia? Perché generare ansia quando si può essere “solo” nervosi? Perché essere depressi quando si può semplicemente essere “solo” tristi?
• Applicazione della PNL – Programmazione Neuro-Linguistica – per la riduzione dello stress: la PNL fornisce una serie di strumenti e concetti eccellenti per consentire agli individui di affrontare o modificare lo stress negativo in risorse positive. Con la PNL è possibile cambiare sentimenti travolgenti e immobilizzanti in potenti forze motivanti.
• Esercizio fisico: prendersi del tempo libero dagli impegni e pianificare alcune attività fisiche, che si tratti di jogging, ciclismo, escursionismo o altre attività all’aperto per alleviare lo stress.
• Meditazione: Gli esercizi di meditazione e respirazione hanno dimostrato di essere molto efficaci per il controllo dello stress.

Stress Management: conclusioni

Per concludere possiamo dire che i modi a disposizione di un Project Manager per ridurre lo stress sono vari. Ogni modalità può portare benefici e ognuno deve testare per poter capire quali sono quelle che meglio si adattano a lui.

E’ ovvio che il successo nella gestione dello stress non dipende solo dal tipo di tecnica utilizzata, ma è anche l’impegno della persona che applica le tecniche che fa la differenza.

La stessa strategia potrebbe non funzionare per tutti.

Bisogna dare uno sguardo onesto in se stessi e determinare ciò che è più pratico e ciò che ha più senso per se stessi.

Impegnarsi e lavorare seriamente per ridurre lo stress può migliorare la felicità e la salute. E’ per questo che vale la pena provarci.

Ci sono shareholder e stakeholder in una società, conosciuti anche come azionisti e parti interessate. Entrambi hanno investito qualcosa, ma si tratta di figure distinte.

Sebbene abbiano nomi simili, il loro investimento ed il loro ruolo in un’organizzazione è piuttosto diverso ed è importante non confonderli.

Gli shareholder sono sempre anche stakeholder in una società, ma gli stakeholder non sono necessariamente sempre shareholder.

Uno shareholder possiede parte di una società pubblica tramite azioni, mentre uno stakeholder ha un interesse nella performance di un’organizzazione per ragioni che esulano dall’andamento o dalle valutazioni delle azioni.

Ciò vuol dire che entrambe le parti sono accomunate da un unico interesse: che l’organizzazione abbia successo a lungo termine.

Lo shareholder è una persona che ha investito denaro nell’organizzazione acquistando azioni dell’impresa stessa. La portata degli stakeholder è invece più ampia. Gli stakeholder rappresentano, in poche parole, l’intero microambiente dell’azienda e non solo gli azionisti.

Mentre lo shareholder possiede una quota dell’organizzazione pagandone il prezzo, quindi è proprietario in parte della società, gli stakeholder non sono i proprietari dell’azienda, ma sono le parti che si occupano dell’azienda.

Proprio perché sono figure diverse diverse, mantenerle tutte aggiornate, differenziando le informazioni inviate, è un lavoro complesso che il Project manager deve fare, spesso con l’invio di moltissime e-mail.

Per chi si occupa di gestione progetti, quindi, l’uso di un software di project management, che possa differenziare i ruoli per mostrare informazioni diverse relative ai progetti inseriti potrebbe davvero fare la differenza.

Ma vediamo in dettaglio in cosa si differenziano queste figure.

Definizione degli shareholder

Ogni azienda raccoglie capitali dal mercato emettendo azioni al pubblico.

L’azionista, o shareholder, è quindi la persona che acquista queste azioni della società dal mercato primario o secondario, ottenendo così parte della proprietà legale nel capitale della società.

Un certificato azionario viene rilasciato a ciascun singolo azionista per il numero di azioni da lui detenute.

La semplice sottoscrizione di azioni non equivale alla proprietà delle azioni. Si diventa proprietari solo quando le azioni saranno effettivamente assegnate.

Un’azionista o shareholder è quindi una qualsiasi parte – una persona fisica, una società o un istituto – che possiede almeno una quota di un’organizzazione.

Lo shareholder ha, quindi, un interesse finanziario nella sua redditività.

Se il prezzo delle azioni della società aumenta, aumenta il valore per gli azionisti, mentre se la società ha un rendimento scarso e il prezzo delle sue azioni diminuisce, il valore per gli azionisti diminuisce.

Puoi ben capire che tale andamento non è indifferente per un azionista.

Ecco perché un software di gestione progetti unificato presenta un grande vantaggio per lo shareholder. Con tale strumento avrà accesso ai dati aziendali complessivi: costi e ricavi globali, con la possibilità di entrare nel dettaglio del singolo progetto.

Definizione di stakeholder

Gli stakeholder sono le parti interessate che aiutano l’organizzazione a esistere. In assenza di parti interessate, l’organizzazione non sarà in grado di sopravvivere a lungo.

Secondo il modello di governance tradizionale, la gestione della società è responsabile solo verso gli azionisti. Al giorno d’oggi questo scenario è completamente cambiato e non è più credibile.

Molte organizzazioni, infatti, sono dell’opinione che. oltre agli azionisti, nell’ambiente aziendale esistano molti altri componenti e che la gestione è anche per loro responsabile.

Uno stakeholder è una parte che ha interesse per il successo dell’azienda e può influenzare o essere influenzato dalle politiche e dagli obiettivi dell’organizzazione.

Le parti interessate possono essere interne o esterne. Gli stakeholder interni hanno un rapporto diretto con l’azienda attraverso l’occupazione, la proprietà o gli investimenti. Esempi di stakeholder interni includono dipendenti, azionisti e dirigenti.

Le parti interessate esterne invece, sono parti che non hanno un rapporto diretto con l’organizzazione ma possono essere comunque influenzate dalle azioni e manovre di tale società. Esempi di parti interessate esterne includono fornitori, creditori, comunità e gruppi pubblici.

Qual è il vantaggio per uno stakeholder che si avvale di un software di project management come Twproject? Semplice! Ha accesso ai dati sia sull’andamento dei singoli progetti, dei loro costi, sia a quelli del rendimento dei team.

Differenze chiave tra stakeholder e shareholder

Di seguito sono riportate le differenze tra stakeholder e shareholder nel dettaglio:

• Gli shareholder sono i proprietari della società poiché hanno acquistato le azioni finanziarie emesse dalla società. Al contrario, le parti interessate sono gli stakeholder che influenzano o sono influenzati dalle politiche e dagli obiettivi dell’azienda.
• Gli azionisti fanno parte degli stakeholder. Si può anche dire che gli shareholder sono stakeholder, ma gli stakeholder non sono necessariamente gli shareholder dell’azienda.
• Gli azionisti pongono l’accento sul rendimento del loro investimento effettuato nella società. D’altra parte, le parti interessate si concentrano sulle prestazioni, sulla redditività e sulla liquidità dell’azienda.
• La portata degli stakeholder è relativamente più ampia rispetto agli shareholder perché vi sono altri componenti oltre agli azionisti.
• Solo nel caso di società per azioni troviamo gli shareholder. Tuttavia, ogni azienda o organizzazione ha stakeholder, sia che si tratti di un’agenzia governativa, sia che si tratti di un’organizzazione senza scopo di lucro, una società di persone o una ditta individuale.

Da tutto ciò è quindi chiaro come stakeholder e shareholder siano termini che indicano ruoli diversi.

Conclusione

Stakeholder e shareholder hanno punti di vista diversi a seconda del loro interesse per l’azienda.

Gli azionisti vogliono che i dirigenti della società svolgano attività che abbiano un effetto positivo sui prezzi e sull’andamento delle azioni e sul valore dei dividendi distribuiti agli azionisti.

Inoltre, questi vorrebbero che la società si concentrasse sull’espansione, quindi sulle acquisizioni, sulle fusioni e su altre attività che hanno il potenziale di aumentare la redditività della società e la salute finanziaria generale.

D’altra parte, le parti interessate, o stakeholder, si concentrano sulla longevità dell’organizzazione e su una migliore qualità del servizio:

• I dipendenti potrebbero essere interessati a stipendi e salari migliori.
• I fornitori hanno come obiettivo pagamenti tempestivi e tariffe vantaggiose per i loro prodotti/servizi.
• I clienti desiderano ricevere un’eccellente assistenza post-vendita e acquistare prodotti di alta qualità.

Molte organizzazioni hanno perciò adottato un tool di project management che consente di differenziare i report in base alla figura che accede: in questo modo shareholders e stakeholders possono farsi un’idea chiara di cosa succede in azienda.

Twproject è uno strumento di lavoro condiviso, a cui manager, lavoratori, stakeholder e shareholder accedono con il proprio utente per condividere i processi di lavoro, scambiare informazioni, monitorare l’andamento dei progetti, ricevere compiti da svolgere.

Ogni ruolo è ben definito e ha delle viste personalizzate, a seconda delle funzioni, dell’interesse specifico e di come sono stati definiti i suoi permessi dall’amministratore del sistema.

Si adatta a piccoli e grandi gruppi di lavoro e anche ad approcci diversi, da quello più standard e strutturato ad altri con tendenze più agili e dinamiche. Puoi provarlo gratuitamente per 15 giorni e vedere quanto è più facile tenere sotto controllo i tuoi progetti, le loro tempistiche, il budget e tutte le attività connesse. E ancora di più, quanto è facile condividere queste informazioni con le parti interessate.

La collaborazione durante un progetto è un metodo con cui i team ed i project manager pianificano, coordinano, controllano e monitorano il progetto su cui stanno lavorando.

Praticamente, l’intero successo della gestione di un progetto si basa sulla collaborazione di gruppo.

Con collaborazione si intende due o più persone che lavorano insieme per raggiungere un obiettivo. Generalmente questa termina con la realizzazione di un prodotto o servizio, ma questo processo di collaborazione può andare anche oltre i confini dipartimentali e addirittura aziendali.

Con la sempre più preponderanza di team di lavoro remoti e lo spostamento di dati su server cloud, la collaborazione, che è sempre stata alla base del lavoro di squadra, è diventata ancora più una parola d’ordine nel project management.

L’importanza della collaborazione

Come citato precedentemente, la collaborazione si riferisce a due o più persone che lavorano insieme per risolvere un problema e/o raggiungere un determinato obiettivo.

Questo può sembrare un concetto equivalente a quello di “lavoro di squadra”, ma ci sono in realtà notevoli differenze tra i due.

In genere, una squadra è un gruppo di persone con competenze simili che lavorano regolarmente insieme ad una persona che prende decisioni chiave, mentre nella collaborazione si riuniscono persone con competenze ed esperienze diverse per risolvere un problema o lavorare per il raggiungimento di un determinato obiettivo.

Tutti i soggetti coinvolti sono quindi uniti per un obiettivo comune e l’autorità è condivisa.

La collaborazione si svolge in team, tuttavia, semplicemente mettere insieme una squadra, non significa che tutti collaboreranno efficacemente.

L’economia globale sempre più frenetica spinge le organizzazioni a fare di più con meno risorse e rispondere rapidamente alle richieste dei clienti.

Le organizzazioni hanno quindi bisogno di team interfunzionali per innovare e migliorare i processi per rimanere agili.

Queste esigenze sono soddisfatte, in parte, dall’enorme presenza di strumenti di collaborazione disponibili sul mercato. Grazie a software di gestione progetti come TWproject, ad esempio, i team possono chattare, condividere e co-modificare documenti, assegnare lavoro, creare report, automatizzare le attività utilizzando i flussi di lavoro in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo.

La collaborazione fa parte della rivoluzione digitale e questi nuovi strumenti la semplificano.

Collaborazione e Project Management

Quando applicata al project management, la collaborazione implica riunire un team di diversi dipartimenti, uffici, aziende e addirittura paesi, per completare un progetto.

Ogni membro del team possiede solo una parte delle informazioni e delle competenze necessarie per svolgere il lavoro previsto per un progetto. Bisogna fare affidamento sulle esperienze, abilità e conoscenze collettive all’interno del team per colmare le lacune.

Il completamento di un progetto richiede competenze ed esperienze diverse, fornite da un team interfunzionale che in genere non lavora insieme tutti i giorni.

La collaborazione è anche importante per i nuovi project manager ed i membri del team inesperti.

Queste persone si appoggiano infatti alle capacità e alle esperienze del team in generale per contribuire con successo.

L’enfasi sulla collaborazione del team di progetto riflette la struttura di molte aziende che stanno diventando sempre meno gerarchiche e che prevedono una sempre maggiore interazione tra i dipartimenti.

Se la collaborazione è l’essenza della moderna gestione del progetto, la collaborazione inefficace o la mancanza di collaborazione può minare il progetto.

Quali sono i vantaggi della collaborazione per il PM?

La collaborazione permette, in poche parole, all’intero di essere migliore della somma delle sue singole parti.

Ecco quali sono alcuni dei vantaggi di una buona collaborazione per il project manager:

• Aumento della produttività: distribuendo le attività ai membri del team che hanno il tempo e le competenze per completarli, anziché sovraccaricare un membro del team con troppo lavoro e trascurare gli altri, si lavora in modo più efficiente.
• Migliore risoluzione dei problemi: dare ai membri del team l’autonomia di lavorare insieme per risolvere i problemi offre più strade per il successo, oltre a costruire lealtà e morale del team.
• Migliore comunicazione: le linee di comunicazione necessitano di una cura costante o la direzione errata può addirittura arrivare a deviare un progetto. La collaborazione facilita una comunicazione chiara e fornisce una soluzione per comunicare efficacemente anche tra i team remoti.
• Riduzione delle spese generali: uno dei maggiori costi di qualsiasi organizzazione è l’affitto o l’acquisto di uno spazio fisico in cui tutti possono lavorare. Con la collaborazione, tuttavia, i membri del team non devono necessariamente trovarsi nello stesso posto.
• Promozione delle risorse umane. Promuovendo la collaborazione tra i membri del team non solo si costruiscono relazioni forti, ma si crea anche fedeltà che aiuta a fidelizzare i dipendenti.

 Come migliorare la collaborazione in un team di progetto

I vantaggi della collaborazione nel project management sono quindi chiari, ma implementarli può essere difficile, soprattutto quando si gestiscono team remoti.

Ecco alcuni consigli per incrementare la collaborazione all’interno di un’organizzazione:

• Comunicazione: ogni buon project manager sa che una buona comunicazione è il fondamento di tutto, soprattutto per instaurare un ambiente collaborativo. Non solo è necessario che il project manager comunichi correttamente e frequentemente, ma deve anche convincere il team a farlo.
• Orientamento e formazione: per imparare qualcosa di nuovo, è sempre necessaria una sessione di formazione e, a volte, una figura di riferimento a cui esporre dubbi e domande. Nel caso in cui, ad esempio, venga installato un nuovo software di project management, è necessario organizzare una sessione formativa per il team in modo da permettere una collaborazione efficace e fruttifera.
• Cambiamento: le vecchie abitudini sono spesso dure a morire, ma è necessario far allontanare il team dai vecchi metodi che non sono più così efficaci per il progetto.
• Condivisione: una collaborazione sana e positiva non sarà possibile a meno che non vengano abbattuti i muri virtuali che hanno separato i membri del team in passato.
• Monitorare: quando si conduce un progetto e non si imposta un piano di percorso, questo sarà necessariamente destinato a fallire. Lo stesso vale per l’implementazione della collaborazione. Ecco perché è necessario monitorare e tenere incontri regolari con il team per rispondere alle domande e tenere traccia dei loro progressi.

 

Riunire le persone per lavorare collettivamente ed incentivare la collaborazione non è più una scelta, ma una necessità per qualsiasi attività basata su progetti.

Ottenere Feedback dal Team di progetto è una delle cose che appaiono più scontate per un Project Manager ma che alla resa dei conti diventano più difficili.

È compito del project manager sostenere e sfidare la squadra, così che insieme si possano ottenere i risultati prefissati.

Per farlo in modo efficace, tuttavia, il project manager deve sapere se sta supportando e sfidando il suo team di progetto nel modo giusto o se, nonostante le sue buone intenzioni, lo stia involontariamente trattenendo e frenando.

Deve sapere cosa fa bene, in modo da poterlo continuare a fare, ma deve anche capire i suoi punti deboli, così da correggerli. In breve… il project manager ha bisogno di feedback. Come fare per ottenerli?

Se si vuole ricevere feedback dal team di progetto, bisogna innanzitutto concentrarsi sulle azioni che si possono intraprendere per riceverlo.

Le tattiche che illustreremo in questo articolo aiuteranno il project manager ad aumentare le probabilità di ricevere il tanto desiderato feedback dal proprio team di progetto.

Feedback di uscita

Solitamente, le aziende si basano sulle interviste di uscita dei dipendenti per ottenere informazioni sull’efficacia di un manager. Ma a cosa serve capire come si sente un dipendente nei confronti del suo manager quando ha già deciso di andarsene dall’azienda?

Anche se non è troppo tardi per il manager per ascoltare questo ultimo feedback, è pur sempre troppo tardi per usarlo in modo significativo.

Un feedback di qualità dovrebbe aiutare il project manager a lavorare meglio insieme al suo team, a migliorare lo stile di leadership e ad assicurarsi di cogliere i problemi prima che diventino gravi e pericolosi per il progetto. Raccogliere interviste quando il collaboratore lascia l’azienda, sebbene non completamente inutile, ha poco senso.

Come ottenere Feedback dal team: Chiedere e fare domande specifiche

Hai chiesto al team di progetto specificamente per un feedback ultimamente? C’è una grande differenza infatti tra pensare di volere il feedback e chiederglielo direttamente.

Adottare una “politica della porta aperta” spesso non è sufficiente ed è necessario chiedere direttamente al team per un feedback.

Inoltre, non è ottimale chiedere cose generiche come “Hai qualche feedback per me?”. Si tratta di una richiesta vaga ed è difficile sapere cosa la persona vuole sapere veramente senza un contesto.

È buona prassi invece, chiedere un feedback specifico e fare domande come:

• Come potremmo organizzare le riunioni del nostro team per essere più efficaci?
• Vorresti più o meno direzione/supporto da parte mia sul tuo lavoro?
• Cosa potrei fare per farti piacere di più il tuo lavoro?
• Pensi che le tue idee siano prese in considerazione dalla squadra? E da me come project manager?

Con domande specifiche e mirate, è più facile ricevere un feedback onesto.

Come ottenere Feedback dal team: Essere grati e accettare il feedback – soprattutto se negativo

Pensa all’ultima volta che hai fornito a qualcuno un feedback forte e tendenzialmente negativo. La persona lo accettò immediatamente? O ha discusso e cercato di dire che non è vero?

Qualsiasi persona che riceve un feedback tendenzialmente negativo potrà leggermente stare sulla difensiva all’inizio, ma se l’atteggiamento fosse davvero estremo, al punto di non accettare il feedback, contestare e addirittura rimanere offesa, probabilmente ci si penserà due volte prima di fornire nuovamente un feedback.

Stessa cosa vale per il project manager! Se questo rimane sulla difensiva nei confronti del team che fornisce un feedback, non c’è da sorprendersi se in futuro i membri del gruppo esiteranno a fornire ulteriori feedback.

Se un membro del team ti sta fornendo un feedback, vedilo come un regalo.

Ciò significa che alla persona importa molto condividere questo punto di vista, in modo che le cose possano migliorare per entrambi.

È innegabile che alcune pillole siano sicuramente più difficili da ingerire di altre, ma non cambia il fatto che l’intento finale è di aiutare.

La prossima volta che ricevi un feedback da un membro del team, prova questo approccio per assicurarti di continuare a ricevere feedback costruttivi:

• Fai una pausa e ringrazia per il feedback prima di dire qualsiasi altra cosa.
• Chiedi alla persona di condividere una situazione recente che si leghi al feedback, in modo da contestualizzarlo.
• Chiedi chiarimenti per assicurarti di comprendere l’essenza del feedback.
• Parla delle possibili soluzioni o dei cambiamenti o, nel caso in cui il comportamento non può essere cambiato, spiega il perché.

Ricevere feedback non è sempre un’esperienza piacevole. Tuttavia, con un po’ di pratica e una mente aperta, è possibile rendere il team di progetto più sereno nel momento in cui fornisce un feedback.

Questo, inevitabilmente, rende i dipendenti più propensi a dare più feedback anche in futuro.

Come ottenere Feedback dal team: Agire

Quando il project manager riceve un feedback dalla sua squadra, il suo lavoro è appena iniziato.

Il team ha infatti condiviso un feedback con il project manager, perché vogliono vedere le cose cambiare. Altrimenti, perché preoccuparsi di condividerlo?

Se un fatto è così importante da essere degno di feedback al project manager, è qualcosa su cui il team vuole vedere dei progressi. E se questi progressi non si faranno vedere, sarà sicuramente scoraggiante per loro.

Un project manager che non fa nulla con il feedback che riceve è improbabile che ottenga più feedback in futuro, né che abbia una squadra impegnata a lungo termine.

Per questo è necessario trasformare il feedback in azione.

Quando ottiene un feedback, il project manager dovrebbe dedicare qualche minuto a discutere i prossimi passi.

Questa azione trasmette ai membri del team la sensazione di essere ascoltati e li aiuta a capire quali progressi potrebbero verificarsi in relazione al loro feedback.

Ogni situazione sarà leggermente diversa, in generale esistono tre possibili scenari di risposta al feedback:

• Il project manager cambia qualcosa: le sue azioni confermeranno positivamente il coraggio del team a dare un feedback.
• Il team di progetto cambia qualcosa: il project manager aiuta il team a creare il tipo di azienda per la quale vogliono lavorare.
• Il project manager spiega perché quel determinato fattore/comportamento non può essere cambiato: quando non è possibile cambiare qualcosa, è necessario che il project manager aiuti il team a capire perché la situazione deve rimanere in quel modo e deve creare empatia.

Come ottenere Feedback dal team: Utilizzare la reciprocità

Stai dando tu stesso – come project manager – il tuo feedback al team? Stai compiendo azioni che ti piacerebbe vengano riprodotte anche dal gruppo?

È importante in questo caso conoscere il potere della reciprocità. La reciprocità si trova in profondità nella psiche di tutti noi.

Un piccolo esempio: se dai a qualcuno un regalo o fai qualcosa per una persona, questa persona si sentirà in debito con te e sarà quindi più propensa a restituire il favore o fare qualcos’altro richiesto da te con un valore simile.

La reciprocità prevale sui sentimenti

Anche se non si ha un ottimo rapporto con tutti i membri del team, la reciprocità può comunque aiutare a ottenere più feedback.

Come Kennedy ha detto “Non chiederti cosa può fare il tuo paese per te, chiediti cosa puoi fare tu per il tuo paese”. Cambiando il concetto di “paese” con quello di “squadra” nel contesto di project management, abbiamo la chiave per la reciprocità.

Come ottenere Feedback dal team: Dare l’esempio

Non c’è niente di più importante dell’esempio che un project manager, come leader, dà alla squadra.

Il team di progetto infatti, osserva giornalmente quello che il project manager fa, e le sue azioni sono anche molto più rilevanti delle sue parole.

Se il project manager vuole che il feedback sia una parte fondamentale della cultura e delle abitudini del suo team, deve quindi imparare a dare l’esempio.

Ecco alcuni modi per farlo:

• Fornire al team feedback e lodi: come discusso sopra, è importante creare una situazione di reciprocità.
• Tenere un meeting di riflessione sul progetto: quando si verifica un grosso problema o termina un progetto, è importante prendere del tempo per incontrarsi con la squadra per parlare di ciò che è andato bene o male e cosa fare diversamente la prossima volta. È un ottimo modo per rendere tutti focalizzati sul miglioramento.
• Assumersi la responsabilità dei propri errori: se il project manager mostra che il feedback è apprezzato e che questo porta un cambiamento grazie ad esso, è più probabile che i membri del team di progetto facciano lo stesso quando toccherà a loro. Se un project manager è aperto a criticare costruttivamente sé stesso, ciò rende automaticamente l’intera squadra più aperta.

Ricevere un feedback costruttivo può non essere sempre facile, soprattutto quando viene dai dipendenti.

Tuttavia, un feedback può fornire informazioni molto utili sulle aspettative dei membri del team, sulle cose che devono essere migliorate sul posto di lavoro e su come i dipendenti percepiscono il loro manager.

Seguire i consigli che abbiamo elencato in questo articolo, ti aiuterà ad incoraggiare i membri del team a sentirsi a loro agio nel momento di fornire feedback costruttivi.

Una buona comunicazione con il team è il veicolo principale per un’ottima gestione del progetto. Infatti, se è vero che una comunicazione efficace permette di concludere un progetto con successo, dall’altro lato, una cattiva comunicazione potrebbe essere fatale.

I team di progetto sono in uno stato costante di comunicazione: e-mail, videoconferenze, telefonate, messaggi, discussioni faccia a faccia ed interazioni non verbali.

Qualunque sia il tipo di media utilizzato, i team di progetto possono aumentare le possibilità di raggiungere gli obiettivi se verranno sviluppate le giuste strategie di comunicazione utili a tenere tutti informati su ciò che sta accadendo.

Ecco quindi alcuni suggerimenti per il project manager per comunicare efficacemente con il team durante il corso di un progetto.

Adottare una politica delle “porte aperte”

A livello comunicativo, una politica dalle “porte aperte” permette a chiunque di porre domande e di esporre preoccupazioni ed idee in qualsiasi momento.

Questa è una parte importante per la costruzione della fiducia all’interno del team. Sapere di poter chiedere chiarimenti alle proprie perplessità è una grande motivazione per i componenti del team. Li fa sentire importanti e parte integrante del progetto.

Un ulteriore consiglio è non solo quello di “aprire la porta” in senso figurato, ma anche letterale. Rimuovere gli ostacoli fisici tra i dipendenti crea un senso di fiducia reciproca e incoraggia lo scambio aperto di idee.

Essere aperti al feedback reciproco

Nessuno è perfetto, quindi tutti abbiamo bisogno di qualche critica ogni tanto.

Una critica o feedback è utile quando è costruttivo e, per essere efficace, deve essere chiaro e dettagliato.

Non bisogna dimenticare che il feedback o la critica, qualunque essa sia, deve essere accettato ed elaborato dalla persona che lo riceve. Un buon Project Manager deve essere pronto ad esaminare attentamente i feedback ricevuti dal team e a prendere, ove necessario, i giusti provvedimenti e/o correttivi.

Essere chiari sulle attività in modo che tutti conoscano la loro responsabilità

Nessuno può completare un’attività se non è sicuro di quali siano le sue responsabilità.

Per un project manager è fondamentale assicurarsi che l’intero team conosca lo scopo del progetto e che ogni individuo abbia ben chiaro che cosa esattamente ci si aspetta da lui. In questo una matrice RACI può tornare molto utile.

Riunire regolarmente il team per controllare i progressi, porre domande e affrontare qualsiasi problema, è un altro metodo efficace per tenere tutti in pista. Bisogna assicurarsi che tutti i membri del team siano consapevoli delle proprie responsabilità all’interno del progetto.

Fare cose divertenti per potenziare il morale

Gli esercizi di team building sono stati a lungo utilizzati per migliorare la comunicazione tra i membri del team.

Oltre ad organizzare giochi di ruolo o altre attività sul posto di lavoro, è possibile anche solo organizzare una cena (ad esempio una volta al mese).

L’obiettivo è quello di creare socializzazione tra i membri del team. Quando i colleghi sono a proprio agio l’uno con l’altro, comunicano meglio.

La sensazione di avere una seconda famiglia al lavoro, fa sì che la maggior parte delle persone sia propensa a lavorare più duramente verso un obiettivo comune. Si spegneranno

Dare uno scopo alle pause caffè

Collegato al punto precedente ed al team building: una pausa caffè consente a tutti di interagire in modo informale mentre si è ancora sul posto di lavoro.

Il caffè è il carburante che permette alla maggior parte delle persone di “sopravvivere” durante le giornate lavorative, quindi perché non renderlo piacevole e produttivo allo stesso tempo?

Corsi di formazione in comunicazione

Questo può essere molto efficace per migliorare la comunicazione di gruppo.

Un training focalizzato sulla comunicazione non riguarda solo le capacità di conversazione di base ma, a seconda del corso, potrebbe includere capacità di presentazione, capacità di scrittura e formazione sulle abilità manageriali.

Decidere quale forma di comunicazione funziona meglio

Diverse situazioni richiedono diversi modi di comunicazione.

Per un progetto che coinvolge i membri del team che lavorano da remoto, ad esempio, una videoconferenza è un modo eccellente per rimanere in contatto e scambiare informazioni su progressi e traguardi.

Per i progetti interni, le riunioni faccia a faccia sono spesso il miglior metodo di comunicazione.

Insomma, a seconda del tipo di progetto e del team, la forma di comunicazione più efficiente potrebbe essere diversa. È importante quindi sceglierla bene.

Utilizzare un software di gestione progetti per comunicare con maggiore trasparenza

Un software di gestione dei progetti consente trasparenza su tutta la linea, offrendo ai membri del team la possibilità di monitorare i progressi, collaborare con altri membri e controllare i dettagli e le scadenze.

Con un sistema semplificato, tutti hanno accesso alle specifiche del progetto e hanno la possibilità di lasciare commenti che altri possono vedere. La presenza di una chat all’interno del software, inoltre, faciliterà notevolmente la comunicazione tra i membri.

Identificare i leader di gruppo

Nella maggior parte dei team di progetto, possono esistere diversi leader (al di sotto del project manager) che coordinano sottogruppi del team.

Mettere in chiaro fin dall’inizio chi sono quei leader, permette ai membri del team, ma anche al project manager stesso, di sapere esattamente a chi rivolgersi in caso di problemi o domande.

Questa delega distribuisce il lavoro in modo più equo tra i leader e riduce lo stress sui singoli membri del team.

Capire i problemi di diversità

Quando persone di diverse nazionalità, ideologie e lingue collaborano, le idee che ne scaturiscono possono creare qualcosa di veramente speciale.

Ma la diversità non è senza le sue sfide: accenti, dialetti e dialoghi culturali possono a volte rendere confusa la comunicazione e creare malintesi.

Per combattere queste difficoltà, i team leader, insieme al project manager, devono lavorare ad una strategia per minimizzare queste difficoltà.

Individuare i punti di forza di ciascun individuo

Non tutte le persone preferiscono comunicare allo stesso modo e ciò riguarda anche i membri del team.

Le persone visive tendono a preferire forme di comunicazione scritte come e-mail o software, mentre le persone uditive beneficiano maggiormente di una telefonata, una video chat o incontri faccia a faccia.

Prendere atto del fatto che ognuno è diverso e predilige una diversa forma di comunicazione, non solo migliora la diffusione delle informazioni, ma permette di riconoscere le persone come individui e non come meri numeri.

Essere aperti ed onesti con i membri del team

Forse il modo più efficace per migliorare la comunicazione interpersonale sul posto di lavoro è quello di infondere un senso di fiducia tra i membri del team.

La trasparenza è la chiave. Se i membri del team hanno la sensazione che alcune informazioni vengono tenute segrete, qualsiasi fiducia che si è costruita nel tempo va a scemare.

Ovviamente, alcune informazioni sensibili devono essere gestite come tali, ma quando si tratta di qualcosa relativo ai membri del team, questi hanno il diritto di saperlo.

Il project manager deve quindi essere aperto e onesto nei loro confronti e chiedere loro di fare altrettanto.

La fiducia reciproca è importante in ogni relazione, compresa quella professionale.

Approfittare dei dispositivi mobile

Oggigiorno, quasi tutti hanno uno smartphone o un altro dispositivo mobile connesso alla rete.

Allora perché non approfittare delle opportunità che il progresso tecnologico ci regala?

Alcune soluzioni software per la gestione dei progetti, ad esempio, possono offrire un’app per i project manager ed i membri del team, con la quale è possibile rimanere aggiornati sugli sviluppi del progetto in tempo reale. In Twproject, ad esempio, puoi usare la chat.

Fare un sondaggio anonimo

In molti luoghi di lavoro, può essere difficile per i membri del team essere sempre sinceri su tutto.

Per comprendere veramente le esigenze e le preoccupazioni del team, un project manager potrebbe prendere in considerazione l’idea di diffondere un sondaggio anonimo.

In questo modo sarà possibile raccogliere tutte le preoccupazioni che non vengono direttamente manifestate e sollevare eventuali problemi di cui il project manager potrebbe non essere a conoscenza.

Le persone hanno maggiori probabilità di essere oneste se sanno che le loro opinioni sono e resteranno anonime.

Assumere la responsabilità degli errori

I migliori manager sono quelli che si assumono le proprie responsabilità, anche (e soprattutto) in caso di errori.
Tutti commettono errori, quindi confessando i propri difetti, un project manager mostrerà ai dipendenti di essere umano come loro.

Utilizzando questi nostri suggerimenti, è possibile riunire il team, migliorare la comunicazione e, in generale, rendere il luogo di lavoro più piacevole e privo di stress.

Questi fattori portano a un miglioramento della qualità del progetto, un migliore controllo sul budget e una maggiore soddisfazione da parte dei clienti.

Quando il posto di lavoro diventa una seconda casa ed i colleghi diventano una seconda famiglia, questa coesione si traduce nella massima produttività della squadra.

Come suggerisce il nome, un comitato direttivo o di coordinamento aiuta a guidare e coordinare un progetto dall’inizio alla fine.

A volte, il comitato è formato interamente dal team dell’organizzazione che si occupa direttamente di sviluppare e attuare il progetto.

Più spesso, però, il comitato direttivo o di coordinamento è composto da rappresentanti di organizzazioni chiave che sono partner nel progetto e/o che hanno una particolare esperienza in merito al settore del progetto ovvero i cui clienti sono gli utenti dell’output di progetto.

In generale, è molto importante e utile includere almeno un cliente o potenziale utente dell’output del progetto che si sta sviluppando. I loro feedback, infatti, possono essere utili per il successo del progetto.

Un comitato direttivo deve risultare utile al project manager e non rappresentare una distrazione o un motivo di disturbo, per questo motivo i membri che ne dovranno far parte andranno considerati attentamente.

Qual è il ruolo di un comitato direttivo?

Il ruolo del comitato direttivo è di fornire consulenza ed assicurare il raggiungimento e la consegna dei risultati del progetto.

Questo può includere attività come:

• Fornire input allo sviluppo del progetto, inclusa la strategia di valutazione;
• Fornire consulenza sul budget di progetto;
• Definire e aiutare a raggiungere i risultati del progetto;
• Identificare le priorità nel progetto, cioè le attività dove la maggior parte dell’energia deve essere diretta;
• Identificare e monitorare i potenziali rischi del progetto;
• Monitorare la qualità del progetto man mano che si sviluppa;
• Dare consigli, e se necessario prendere decisioni, sulle modifiche di progetto

Il comitato direttivo, in poche parole, fornisce supporto, guida e supervisione dei progressi.

Di norma, il project manager parteciperà alle riunioni del comitato direttivo per riferire ed informare sulla progressione del progetto e per rispondere a qualsiasi domanda sollevata dai membri del comitato.

Che ruolo svolgono i singoli membri del comitato direttivo?

I membri del comitato direttivo non sono direttamente responsabili della gestione del progetto e delle attività, ma forniscono supporto e guida per coloro che lo sono, cioè il team di progetto.

I membri del comitato dovrebbero:

1. Comprendere l’obiettivo, la strategia e i risultati previsti del progetto;
2. Apprezzare l’importanza del progetto per la propria organizzazione e i propri clienti;
3. Essere sinceramente interessati al progetto e ai risultati desiderati;
4. Essere un sostenitore del progetto facendo tutto il possibile per promuovere i risultati;
5. Avere una comprensione ampia dei problemi di gestione dei progetti.

In pratica significa che i membri del comitato direttivo dovrebbero:

• Assicurare che la strategia pianificata corrisponda allo scopo del progetto;
• Rivedere i progressi del progetto rispetto alle pietre miliari;
• Considerare idee e problemi sollevati;
• Fornire indicazioni al team di progetto;
• Aiutare a bilanciare priorità e risorse in conflitto;
• Promuovere una comunicazione positiva al di fuori del comitato per quanto riguarda i progetti
• Promuovere attivamente gli output del progetto;
• Contribuire alla valutazione del progetto.

Spesso si procede anche alla nomina di un Presidente del comitato direttivo. Si tratterà di un membro stesso del comitato che modererà e garantirà che gli incontri procedano senza intoppi.

E’ da sottolineare quindi che la prima responsabilità dei membri è il raggiungimento del successo del progetto e solamente in secondo luogo troveremo gli interessi dell’organizzazione in generale.

Per questo motivo, i membri che hanno esperienza in una particolare area, dovrebbero evitare di focalizzarsi solamente sulla loro parte. Dovranno invece ricordarsi che lavorano al supporto del progetto nella sua interezza.

A volte è utile che il project manager prepari una semplice descrizione dei ruoli dei membri del comitato direttivo, in cui vengono definite le aspettative e l’impegno che sarà loro richiesto.

Quante volte dovrebbe incontrarsi un comitato direttivo?

La frequenza degli incontri del Comitato viene determinata dalla dimensione e dalla scala del progetto.

Di solito per i progetti più piccoli è sufficiente fissare un incontro in fase di pianificazione, un altro intorno a metà progetto per monitorare i progressi e un ultimo incontro alla fine per valutare i risultati del progetto e contribuire alla sua valutazione.

Per i progetti più grandi, il comitato dovrebbe invece pianificare gli incontri in coincidenza con le tappe fondamentali del progetto.

È una buona prassi fissare in anticipo le date per le riunioni e assicurarsi così l’impegno dei membri del comitato ad essere presenti.

Comitato direttivo: le riunioni

Almeno una settimana prima dell’incontro, il Project Manager dovrebbe distribuire i documenti necessari per il meeting a tutti i membri del comitato.

Questi dovrebbero includere:

• Un ordine del giorno, incluso il tempo previsto per la riunione, in modo che i membri possano organizzarsi di conseguenza.
• Un report dell’ultima riunione, incluso un elenco di azioni aggiornato.
• Una relazione sullo stato del progetto.
• Eventuali altri documenti da considerare in occasione della riunione

Il presidente del comitato condurrà l’incontro secondo l’ordine del giorno, assicurandosi che tutti i membri siano incoraggiati a fornire input durante l’incontro.

È importante controllare l’elenco degli elementi di azione concordati nella riunione precedente (se c’è stata), confermare l’azione intrapresa ed i problemi risolti e trovare un accordo su come procedere con le azioni che non sono state ancora completate.

Il prima possibile dopo l’incontro, e non più tardi di una settimana, dovrebbe essere inviata ai membri una copia del verbale della riunione.

Questo è importante per far sì che i membri passino all’azione concordata tempestivamente.

Il verbale dovrebbe infatti includere l’elenco delle azioni concordate durante la riunione, contrassegnate con il nome del responsabile e la tempistica prevista per la sua implementazione.

Dovrebbero essere incluse anche copie di qualsiasi documentazione aggiuntiva discussa o prodotta durante il meeting.

Inoltre, i dettagli della riunione successiva dovrebbero essere indicati.

Per concludere va fatta una considerazione che viene fuori in maniera abbastanza chiara anche da questo articolo.

Un comitato direttivo non ha il compito di eseguire il progetto al posto del project manager; se però i membri sono stati selezionati ed informati adeguatamente, il loro coinvolgimento e la loro esperienza avranno un impatto molto positivo sul raggiungimento dell’obiettivo del progetto. Se si ha ben presente questo passaggio, si può comprendere come questo organo possa divenire fondamentale nell’economia del progetto.

Project Leader e Project Manager sono due termini a volte utilizzati in modo intercambiabile. Ma sono davvero sinonimi?

Vediamo in questo articolo le differenze e le somiglianze tra i due ruoli. Spiegheremo i compiti e le responsabilità che appartengono all’una e all’altra figura e quanto è importante conoscere la differenza.

In generale, un project leader può essere un project manager, ma difficilmente il project manager è anche un project leader.

Tuttavia, entrambi sono parte di un progetto e si assicurano che tutto sia finalizzato nel migliore dei modi, ma i loro ruoli non sono gli stessi.

La differenza fra Project manager e Project leader

Per capire la differenza fra manager e leader, è possibile ricorrere ad alcune definizioni di leadership e management.

John C. Maxwell nel suo libro “The 360 ​​Degree Leader” ha fornito una delle descrizioni più semplici, ma allo stesso tempo profonde, della distinzione tra un manager e un leader.

Ha affermato infatti che i manager lavorano con processi, mentre i leader lavorano con le persone.

 John Paul Kotter va addirittura oltre, affermando che il management implica la pianificazione, la definizione del budget, l’organizzazione, il personale, il controllo e la risoluzione dei problemi, mentre la leadership implica l’impostazione di direzione, l’allineamento delle persone, la motivazione e l’ispirazione del gruppo.

Kotter descrive la leadership ed il management come due sistemi di azioni complementari differenti, ciascuno con le proprie caratteristiche e funzioni.

Entrambi sono comunque necessari per il cambiamento e per l’ambiente aziendale nel complesso.

Sulla base di queste definizioni si può quindi sostenere che il management è nettamente diverso dalla leadership.

La leadership è necessaria per avviare il cambiamento, innovare e creare nuovi prodotti, sistemi e servizi. La leadership significa inoltre motivare le persone a diventare agenti del cambiamento, responsabili del rischio e innovatori.

Il management, d’altra parte, si occupa principalmente del funzionamento corretto ed efficace dei processi.

Questo non significa che i project manager non dovrebbero essere leader; al contrario, per diventare un buon project manager, bisogna essere un buon leader.

Responsabilità dei project leader e dei project manager

I project leader ed i project manager sono spesso considerati posizioni intercambiabili per i team di progetto più piccoli.

Nei team più grandi e che si occupano di progetti più complessi, tuttavia, questi professionisti devono collaborare per mantenere il progetto in carreggiata.

I project leader possono, ad esempio, utilizzare un budget per un progetto e motivare i membri del team, mentre i project manager aiutano ad impostare il budget in base all’analisi dei costi e a rivedere l’efficienza del team.

Vediamo quindi più nel dettaglio le responsabilità ed i compiti nei due ruoli.

Project Leader

Probabilmente il compito più importante è che i leader di progetto spesso assolve è fungere da legame tra i membri del team di progetto e la leadership dell’azienda.

Nei team di sviluppo software, i project leader sono conosciuti anche come scrum master e lead sprint di sviluppo.

Le responsabilità lavorative di un project leader includono:

• Assistere e pianificare riunioni con altri leader, come il direttore del progetto.
• Sviluppare relazioni sullo stato di avanzamento dei progetti e sulle condizioni finanziarie.
• Testare i prototipi di prodotto.
• Mantenere la squadra concentrata e motivata
• Guidare le persone durante tutto il progetto, il project leader è sempre presente in caso di problemi e rappresenta una guida per la squadra.
• Assicurarsi che il progetto sia portato avanti nel miglior modo possibile.
• Motivare, dare indizi, fornire idee, ascoltare il team.

In generale, il project leader ha più libertà rispetto al project manager quando si tratta di dare ordini e controllare le persone.

In sostanza il Project Leader aggiunge valore al progetto e al team, dà un senso al lavoro nel suo complesso e fa sentire alle persone che il loro lavoro è apprezzato e importante.

In poche parole, il project leader è il supporto spirituale per la squadra.

Project Manager

I project manager definiscono gli obiettivi del progetto dopo essersi incontrati con i leader dell’azienda e aver appreso le specifiche dell’output richiesto e commissionato.

Insieme ai leader aziendali, il project manager approva anche i piani di progetto e gli ordini di lavoro, dando priorità ai compiti importanti e prioritari.

Inoltre, i project manager creano un documento, simile a un contratto, che specifica il piano e le caratteristiche dei deliverables.

Le responsabilità lavorative di un project manager includono:

• Fornire test di garanzia della qualità sul prodotto finale.
• Supervisione dello staff tecnico.
• Garantire che i dipendenti aderiscano ai contratti o alle politiche aziendali.
• Scomporre il progetto in compiti più piccoli (WBS – Work Breakdown Structure)
• Garantire il rispetto delle scadenze e delle deadline.
• Prendersi cura del budget, del programma, delle scadenze, della documentazione, del personale, delle risorse umane, ecc.
• Segnalare i progressi, il project manager è responsabile della fornitura di aggiornamenti sui progressi del progetto e possibili ostacoli.

In poche parole, il Project Manager non deve motivare le persone ma mantenere le cose organizzate.

L’importanza del Project Leader e del Project Manager

Essere un project manager o un project leader richiede molto lavoro in termini di gestione e analisi dei dati e di tutte le informazioni relative al progresso della squadra o dell’organizzazione in generale.

Entrambi sono fondamentali per il successo di un progetto e per la motivazione del team.

Poiché entrambi i ruoli devono seguire con attenzione ogni dettaglio del progetto, è estremamente importante che questi abbiano accesso a tutti i dati.

Un leader, così come un manager, deve agire in modo intelligente e ponderato ed è per questo che ha bisogno di usare determinati strumenti per migliorare il lavoro, come ad esempio un software di project management.

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