Come stimare le risorse di un progetto

le risorse di progetto

Saper stimare le risorse necessarie per la realizzazione di un progetto non è mai il più semplice dei compiti.

Le risorse sono persone, attrezzature, luoghi, denaro o qualsiasi altra cosa di cui ha bisogno un progetto per essere svolto.

Ne deriva che per ogni attività nell’elenco delle cose da fare devono essere assegnate risorse.

Prima di poter assegnare risorse al progetto, però, è necessario conoscerne la disponibilità.

Alcune risorse infatti, devono essere programmate in anticipo e potrebbero essere disponibili solo in determinati orari o lasso di tempo – ad esempio: una sala meeting o un ufficio in affitto.

E’ necessario quindi saperlo prima di poter terminare di pianificare un progetto.

Stima delle risorse

L’obiettivo della stima delle risorse è assegnare, a ciascuna attività dell’elenco, le risorse necessarie.

Esistono cinque strumenti e tecniche per stimare le risorse di attività:

  • Il giudizio di esperti: ciò significa coinvolgere esperti che hanno già svolto questo tipo di lavoro in precedenza e ottenere opinioni su quali risorse sono necessarie.
  • Analisi alternativa: ciò significa considerare diverse opzioni su come assegnare le risorse. Ciò include la variazione del numero di risorse e il tipo di risorse utilizzate. Molte volte, esiste più di un modo per svolgere un’attività e l’analisi alternativa aiuta a decidere tra le varie possibilità.
  • I dati di stima pubblicati: qualcosa che i project manager in molti settori utilizzano per capire di quante risorse hanno bisogno per uno specifico progetto. Questi si basano su articoli, ricerche e studi che raccolgono, analizzano e pubblicano dati dei progetti di altre persone e organizzazioni.
  • I software di gestione dei progetti: questi hanno spesso funzionalità progettate per aiutare i project manager a stimare le esigenze e i vincoli delle risorse e a trovare la migliore combinazione per il progetto in questione.
  • La stima bottom-up (dal basso verso l’alto): ciò significa scomporre attività complesse in task più semplici ed elaborare le risorse necessarie per ciascun piccolo step. Il fabbisogno o il costo delle risorse delle singole attività viene poi sommato per ottenere una stima totale. Più piccola e dettagliata è l’attività, maggiore è l’accuratezza di questa tecnica.

In un altro articolo abbiamo già parlato delle tecniche di stima dei progetti.

Stima delle durate delle attività

Una volta terminata la stima delle risorse per attività, si ha tutto ciò che è necessario per capire quanto tempo sarà necessario per concludere ogni attività.

Stimare la durata di un’attività significa iniziare con le informazioni su quell’attività specifica e quindi lavorare con il team di progetto per elaborare una stima di tempo.

La maggior parte delle volte si inizierà con una stima approssimativa per poi perfezionarla.

Parlando si stima dei tempi di progetto avrai già forse sentito parlare di effort. Se ti interessa approfondire l’argomento puoi farlo leggendo questo articolo su effort e durata.

Ecco quali sono i cinque strumenti e tecniche per creare stime di durata più accurate:

  • Il giudizio degli esperti che verrà dai membri del team di progetto che hanno familiarità con il lavoro che deve essere svolto.
  • La Stima analoga, cioè quando si guardano attività simili di progetti precedenti e quanto tempo hanno impiegato.
  • La Stima parametrica, cioè collegare i dati relativi al progetto in una formula che fornisce una stima.
  • La stima in tre punti, cioè quando si presentano tre numeri: una stima realistica, che ha più probabilità di verificarsi, una stima ottimistica che rappresenta lo scenario migliore e una pessimistica che rappresenta lo scenario peggiore. La stima finale è la media ponderata delle tre.
  • L’Analisi di riserva, cioè aggiungere tempo extra al programma (chiamato riserva di emergenza o buffer) per tenere conto del rischio aggiuntivo.

Le stime della durata dell’attività sono una misura quantitativa solitamente espressa in ore, settimane, giorni o mesi.

Un’altra cosa da tenere a mente quando si stima la durata delle attività è determinare lo sforzo richiesto.

La durata è la quantità di tempo impiegata da un’attività, mentre lo sforzo è il numero totale di ore-persona che sono necessarie.

Se, ad esempio, due persone lavorano un totale di 6 ore (3 ore una e 3 ore l’altra) per terminare un’attività, la durata è di sei ore. Ma se queste due persone ci hanno lavorato per tutto il tempo (in contemporanea, per 6 ore), la durata è di 12 ore.

Pianificazione del progetto e percorso critico

Il programma del progetto deve essere approvato e sottoscritto dalle parti interessate e dai responsabili funzionali.

Ciò garantisce che tutti abbiano letto il programma, incluse le date e gli impegni in termini di risorse.

Inoltre, sarà necessaria la conferma (scritta) che le risorse saranno disponibili come indicato nella pianificazione.

Una volta approvato, il programma diventerà la base per il resto del progetto.

L’avanzamento del progetto e il completamento delle attività saranno monitorati rispetto alla pianificazione del progetto per determinare se il progetto è in corso come previsto.

Un ritardo in una qualsiasi delle attività del percorso critico comporterà il ritardo dell’intero progetto.

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Livellamento delle risorse

Il livellamento delle risorse viene utilizzato per esaminare e risolvere l’uso sbilanciato delle risorse, di solito riferito a persone o attrezzature, nel tempo.

Durante l’esecuzione della pianificazione di progetto, il project manager tenterà di pianificare determinate attività contemporaneamente.

Durante l’avanzamento del progetto però, ci sono situazioni in cui potrebbero necessarie più risorse – come macchine o persone – rispetto a quelle disponibili e pianificate.

Il livellamento delle risorse è quindi il processo di risoluzione di questi conflitti.

Quando si utilizza un software di progetto, il livellamento delle risorse può avvenire in modo automatico, consentendo quindi al software di calcolare i ritardi e aggiornare automaticamente le attività.

Il project manager ha diversi strumenti per lo sviluppo di buone informazioni quantitative, basate su numeri e misurazioni, come i programmi del progetto, i budget e le relazioni sul budget, l’analisi dei rischi e il monitoraggio degli obiettivi.

Queste informazioni quantitative sono essenziali per comprendere lo stato attuale e le tendenze di un progetto.

Altrettanto importante è lo sviluppo di informazioni qualitative, come giudizi espressi dai membri del team.

In conclusione, indipendentemente dalle dimensioni del progetto o dal budget, stimare le attività può essere un compito scoraggiante.

Per creare un preventivo realizzabile, il project manager deve conoscere il suo team, i risultati, le attività e i processi nel dettaglio.

Inoltre, deve sentirsi a suo agio nel porre le domande corrette agli stakeholder.

La capacità del project manager di valutare le risorse dell’attività è quindi estremamente critica.

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