Il kick off meeting: come impostare una riunione di inizio progetto e ottenere il massimo risultato

Il kick off meeting: come impostare una riunione di inizio progetto e ottenere il massimo risultato

Il ciclo di vita di un progetto prevede quasi sempre molti meeting ed incontri con scopi diversi.

Uno di questi incontri è il cosiddetto kick off meeting o incontro preliminare di progetto.

Questo incontro è un importante strumento di comunicazione fra project manager, team e stakeholder.

Se organizzata ed eseguita correttamente, una riunione preliminare può aiutare il project manager ad eseguire il progetto in modo scorrevole e con meno ostacoli.

Che cos’è un kick off-meeting?

Più precisamente, un incontro preliminare è uno dei primi incontri tenuti tra gli stakeholder del progetto al momento del lancio di un nuovo progetto.

Questo incontro può includere tutte le parti interessate al progetto, fino ai livelli più alti, come lo sponsor del progetto, la direzione ed il project manager, nonché i membri del team.

L’importanza di questo incontro è quella di offrire al project manager l’opportunità di definire l’obiettivo comune e creare il consenso.

Quando si svolge un kick off-meeting?

Se il progetto è di dimensioni ridotte, solitamente la riunione di kick off avviene dopo il processo di avvio con tutti i membri del team.

E’ infatti la stessa squadra ad essere coinvolta nella pianificazione e nell’esecuzione di progetto.

Inoltre, se la maggior parte dei membri del team è nuova, questo potrebbe essere il loro primo incontro insieme.

Nei progetti di piccole dimensioni si svolge solitamente una sola riunione preliminare di progetto.

Se il progetto è di grandi dimensioni, invece, la riunione di kick off del progetto si svolge quando si completa la pianificazione del progetto e si sta per iniziare l’esecuzione del progetto.

In un progetto multifase si possono avere riunioni preliminari all’inizio di ogni fase.

Se il progetto è complesso e distribuito su un’ampia area geografica, l’incontro sarà una riunione di kick off virtuale in cui tutti i partecipanti potranno comunicare tra loro in una call o videochiamata online.

Qual è lo scopo di un kick off meeting?

Un team di progetto può essere composto da nuovi membri del team, è quindi importante avere una sessione di familiarizzazione fra i collaboratori.

Questo incontro aiuta anche a migliorare il sentimento di fiducia e promuove una comprensione e un accordo reciproci tra i membri del team.

kick off meeting

Inoltre, l’incontro aiuta tutti i membri del team a prendere coscienza degli obiettivi del progetto, delle ipotesi, dei vincoli, dei deliverable.

Si prende coscenza anche delle sfide, delle metodologie, delle procedure, dei piani, dell’ambiente di lavoro e dei ruoli di ogni stakeholder, ecc.

Un kick off meeting di successo può dare il tono giusto al proseguio del progetto.

Come condurre un kick off meeting di successo?

Se il progetto è grande e complesso si possono avere riunioni di kick off interne ed esterne.

Le riunioni di kick off interne possono essere tenute tra i membri del team ed il project manager per comprendere meglio il progetto ed allinearsi.

In una riunione di kickoff interna sono innanzitutto introdotti tutti gli stakeholder e si parla del cliente.

Successivamente, si parlerà del progetto, dei suoi obiettivi, dell’ambito del progetto e dei ruoli e responsabilità di ciascun membro del team.

E‘ altresì importante discutere del sistema di comunicazione e reporting all’interno del team e con gli stakeholder di progetto.

Generalmente la riunione si chiude con una sessione di domande e risposte per risolvere qualsiasi dubbio da parte del team.

Una volta terminato il meeting di kick off interno, si passa alla riunione di kick off esterna con il cliente.

Sarà questa l’occasione per capire il cliente e le sue aspettative, chiarire eventuali dubbi e spiegare come il project manager vuole pianificare ed eseguire il progetto, ecc.

Di seguito sono riportati alcuni passaggi da seguire per condurre un kick off meeting efficace.

1) Impostare l’agenda

Il project manager decide gli argomenti da affrontare durante la riunione.

Ad esempio, può includere la sessione di introduzione e di presentazione del team, l’introduzione del progetto ed i relativi obiettivi, le pietre miliari, i vincoli, ecc.

Il PM deve inviare con congruo anticipo l’agenda a tutti i partecipanti in modo che possano prepararsi per la riunione.

2) Condurre il meeting

Il project manager, in qualità di coordinatore del progetto, conduce e dirige l’incontro secondo l’agenda impostata.

E‘ importante per il PM impostare e comunicare le aspettative ed i requisiti ai partecipanti.

Il team dovrà esattamente sapere quanti giorni dovrà lavorare, i ruoli al suo interno, le questioni pratiche, ad esempio come richiedere ferie, come comunicare con il project manager, ecc.

Spiegare il sistema di comunicazione e reporting è altrettanto importante. Specificare in quale formato sono necessari i report e la frequenza con cui devono avvenire le riunioni o le comunicazioni sarà fondamentale.

kick off meeting

Da non dimenticare, la spiegazione sulle esigenze di business e perché il progetto è importante per il cliente e l’azienda.

Ogni progetto presenta dei rischi e, anche questi, insieme alle eventuali soluzioni, devono essere esposti durante la riunione.

3) Chiudere la riunione

Come già detto, alla fine della riunione è opportuno tenere una sessione di domande e risposte.

Qui i partecipanti possono porre tutte le domande e ricevere – si spera – tutte le risposte.

La riunione si chiude generalmente con i ringraziamenti da parte del project manager.

Inoltre il PM tenderà a lasciare un canale di comunicazione aperto sottolineando la sua disponibilità ad essere contattato per qualsiasi ulteriore domanda o chiarimento.

Una volta terminata la riunione, sarà necessario preparare il verbale del meeting ed inviarlo a tutti i partecipanti e agli stakeholder interessati che non potevano essere presenti.

I benefici di un kick off meeting

Ecco un breve elenco dei vantaggi che si ottengono da una riunione preliminare:

  • Aiuta i membri del team a conoscersi;
  • Definisce i ruoli e l’autorità di progetto;
  • Aiuta i membri del team a capire gli obiettivi del progetto;
  • Aiuta le parti interessate a comprendere pietre miliari, rischi, requisiti e vincoli di progetto;
  • Aiuta il project manager ad ottenere supporto, consenso e fiducia da tutte le parti interessate;
  • Fornisce a tutti i partecipanti l’opportunità di porre domande e fare chiarezza.

Una riunione preliminare è la chiave per il completamento del progetto.

Uno strumento importante per far conoscere tutti i membri del team e motivarli a raggiungere gli obiettivi.

E‘ questo, inoltre, il momento in cui il project manager può mostrare per la prima volta le sue qualità di leadership ed iniziare a costruire un rapporto di fiducia con il team e gli stakeholder.

Per tutti questi motivi un project manager deve preparare adeguatamente il kick off meeting e deve considerarlo un importante passo verso la futura riuscita del progetto.

Hai mai guidato una riunione di kick off o ne hai preso parte?

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