Come avviare correttamente un progetto

Molti project manager confermeranno che i progetti di maggior successo iniziano con la fase di pianificazione che determina come avviare correttamente un progetto.

Avere una base solida per il lancio del progetto, permette infatti di gestire il tutto molto più facilmente.

In questo articolo spiegheremo quindi come avviare correttamente un progetto, impostando le giuste aspettative.

Che cos’è la fase di avvio del progetto?

Qualunque sia la metodologia, ogni progetto deve iniziare da qualche parte. Qualsiasi tipo di progetto comprende generalmente cinque passaggi:

• avvio
• pianificazione
• esecuzione
• monitoraggio e controllo
• chiusura

La fase di avvio, che analizzeremo in questo post, è quindi la prima fase, cioè quella dove il progetto viene avviato sia con il team che con le parti interessate.

Qui tutte le informazioni in possesso vengono raccolte al fine di impostare e definire l’ambito, i tempi e i costi del progetto.

Come avviare un progetto?

Una buona prassi per avviare un progetto correttamente è approfondire ciò che è necessario delineare per il progetto secondo tre aree: persone, metodologie e prodotto.

Questi tre fattori sono infatti fondamentali per qualsiasi progetto. Vediamoli più nel dettaglio.

Come avviare un progetto: Le Persone

Formare il team

Nella fase di avvio del progetto, è necessario definire e impostare il team. Partendo dai risultati finali che si vogliono ottenere, si può stabilire quale tipo di squadra sarà necessaria. Quali competenze saranno davvero importanti per portare a termine le attività con successo? Quanto tempo dovranno essere coinvolte le risorse per consegnare i risultati in tempo?  Verificare quindi la disponibilità delle persone e garantirsi che saranno a disposizione per lavorare al progetto.

Coinvolgere il team

È bene precedere qualsiasi kick-off con il cliente, con una sessione di kick-off interna. Questo aiuta a ottenere il coinvolgimento del team di progetto già dall’inizio. Il modo migliore per avviare un progetto è infatti impostare chiaramente e gestire le aspettative in anticipo. Alcune aree di cui discutere durante il kick-off meeting con il team sono:

• Come vuole lavorare la squadra?
• Come e quando il team dovrebbe ricevere il feedback delle parti interessate?
• In che modo il team desidera comunicare con le parti interessate?
• Quali riunioni regolari sono necessarie internamente?

Parti interessate

Sempre come parte dell’avvio del progetto, è importante delineare e definire il coinvolgimento degli stakeholder. Che si tratti di clienti o parti interessate interne, è davvero necessario mettere in chiaro chi sta svolgendo quali attività.

Ecco alcuni punti da affrontare durante l’incontro con gli stakeholder:

• Presentazioni
• Ruoli e responsabilità
• Prodotti finali
• Rischi
• Tempistiche
• Costi

Project manager

Una volta definite le risorse coinvolte nel progetto, spetta al project manager il compito più arduo. In fase di pianificazione, sarà importante assegnare ad ogni risorsa il ruolo corretto, fase per fase, affinché sappiano facilmente dove lavorare e quando e con quali responsabilità.

Come avviare un progetto: Le metodologie

È importante definire i processi del progetto all’inizio in modo che il project manager e il team abbiano perimetri chiari da seguire. Bisogna infatti evitare di perdersi in processi troppo complicati per non uccidere l’entusiasmo di una squadra. Ci sono alcune aree fondamentali da definire quando si avvia un progetto:

Metodologia

Non dovrebbe esistere una metodologia prestabilita per ogni realtà aziendale, ma esaminando il progetto, di volta in volta, sarebbe meglio scegliere quella che più si adatta al raggiungimento degli obiettivi. Il risultato potrebbe anche essere un mix di metodologie diverse. Le seguenti domande possono aiutare nella scelta:

• Qual è la dimensione del progetto?
• Quanto è fisso l’ambito? E le tempistiche e il budget?
• Com’è strutturato il team?
• Come lavora attualmente il cliente?

Strumenti

Lo strumento scelto da un’azienda per la gestione dei progetti può davvero fare la differenza. Sono diversi i punti da tenere in considerazione, anche in vista di ciò che abbiamo appena visto: lo strumento dovrebbe essere flessibile e permettere la gestione di più metodologie, dovrebbe poter gestire ruoli diversi, offrendo ad ognuno funzionalità calibrate. Un software di project management, infatti, funziona se tutti i membri del team lo usano.

Oltre a questo, sono molte le funzionalità fondamentali che non possono mancare:

• Pianificazione e gestione delle risorse (gestione del carico e timesheet)
• Pianificazione e gestione delle tempistiche (Gantt interattivo)
• Gestione delle attività quotidiane (task management)
• Monitoraggio dell’avanzamento di progetto
• Analisi delle statistiche

In questo caso, Twproject riunisce tutte queste esigenze in un unico strumento.

Come avviare un progetto: Il Prodotto

Arriviamo alla terza area fondamentale per avviare un progetto correttamente: il prodotto, cioè ciò che si vuole creare attraverso il progetto. Ecco i fattori da considerare in questo caso:

Requisiti e ambito

Quali sono i requisiti di progetto? Quali sono le esigenze alle quali il prodotto deve rispondere?

Una volta individuati i requisiti è necessario mettere alcuni perimetri attorno a loro: l’ambito di progetto.

Misure di successo

Come si determina se il progetto ha avuto successo o no? Non bisogna dimenticare che c’è bisogno di una misurazione per capire se il prodotto rispetta i requisiti oppure no e per rivedere e capire dove le cose hanno funzionato o non hanno funzionato. In questo caso si possono considerare aree come:

• KPI di base, ad es. aumentare i visitatori di un sito
• Soddisfazione del cliente, ovvero quanto è stato contento il cliente di come è andato il progetto?
• Soddisfazione del team, ovvero quanto è stato contento il team di come è andato il progetto?
• Varianza delle tempistiche
• Varianza di budget

Dalla stima all’assegnazione delle risorse, dall’ambito alla definizione dei requisiti, dal briefing del team all’importantissimo primo incontro con il cliente: sono molte le attività che rientrano nella fase di avvio di un progetto.

Tuttavia, questo non è così stressante e complicato come molti potrebbero pensare. Con i suggerimenti dati in questo articolo, sarà possibile avviare correttamente un progetto raggiungendo i migliori risultati possibili.