I calendari del progetto

I calendari del progetto sono un modo eccellente per condividere le informazioni sulla sequenza temporale del progetto con tutti i membri del team.

Con questo in mente, i calendari di pianificazione del progetto sono un po’ più complessi di quelli che si utilizzano nella vita di tutti i giorni.

Sebbene il loro formato sia familiare, includono una gamma molto più ampia di informazioni. Vediamo in questo articolo di capire meglio di cosa si tratta.

Che cos’è il calendario del progetto?

Il calendario del progetto svolge un ruolo importante nella pianificazione delle attività per il futuro, specificando i giorni e gli orari lavorativi.

Questo strumento viene utilizzato principalmente dal project manager per organizzare meglio il tempo di completamento delle attività nel team.

In particolare, il calendario permette di visualizzare i compiti di ciascun membro per allocare il carico di lavoro in modo specifico. Inoltre, è utile per mantenere la trasparenza dell’intero processo ed è conveniente per analizzare la responsabilità del lavoro e le prestazioni dei singoli individui.

Questi calendari di progetto, devono quindi mostrare più delle sole date di scadenza, altrimenti i membri del team saranno costretti a fare riferimento ad altri documenti, il che può portare a confusione ed errori.

In Twproject, la dashboard dell’utente mostra sempre le fasi di progetto in cui un utente è coinvolto, nelle sue date di validità. La condivisione delle informazioni è fondamentale per rendere visibile a tutti a che punto del calendario di progetto ci troviamo e chi ne è responsabile.

Come creare un calendario di progetto

1. Definire le attività

Definire ogni singola attività e le pietre miliari che devono essere completate nel progetto; dopodiché aggiungere le persone a cui sono state assegnate queste attività.

2. Pianificazione delle attività

Una volta individuate le attività queste devono essere pianificate nel tempo in modo da raggiungere l’obiettivo prefissato.

3. Pianificazione del lavoro futuro

Un calendario del progetto di gestione delle attività mostrerà i giorni e le ore in cui il team deve essere a disposizione per lavorare su un progetto nei mesi a venire. Anche i periodi della giornata sono importanti, poiché in alcune ore solo alcune persone – per esempio quelle che lavorano a diversi progetti contemporaneamente – possono essere disponibili.

Gli strumenti per creare un calendario di progetto

Nello specifico, esistono diversi tipi di calendari; eccone tre:

1. Excel

Excel è un valido strumento di progettazione di progetti; popolare conosciuto ed utilizzato da moltissime persone. Grazie alla sua facciata user-friendly, la creazione e formattazione dei calendari con questo tool è molto semplice. Excel, in particolare, ha un design per un calendario di progetto predefinito, in questo modo non è necessario perdere tempo creandone uno da zero.

Vantaggi:

• Utilizzo semplice: Excel è comune alla maggior parte delle persone e, come tale, richiede una breve curva di apprendimento;
• Modelli predefiniti: online è disponibile un’ampia libreria di modelli e plug-in di Excel.

Svantaggi:

• Nessuna opportunità di collaborazione: Excel è completamente offline, non esiste un modo in tempo reale per connettersi all’interno di Excel;
• Notifiche: in Excel mancano gli strumenti per la creazione di avvisi e aggiornamenti automatici e non c’è nemmeno la possibilità di assegnare attività.

2. Google Sheets

Google Sheets è l’app di Google che mette a disposizione un software di fogli di calcolo. Questo strumento ha circa le stesse funzionalità di Excel ma offre capacità di lavoro di squadra molto più ampie.

Vantaggi:

• Collaborazione: è possibile modificare documenti, lasciare commenti in tempo reale e assegnare compiti, il che è ottimo per il lavoro di squadra;
• Controllo dei permessi regolamento. Il calendario può così essere modificato e condiviso solo con le persone scelte, mentre per alcune altre può essere reso di sola lettura.

Svantaggi:

• Non adatto a progetti complicati: Google Sheets è troppo lento quando si tratta di progetti complessi. Non c’è modo di monitorare le dipendenze delle missioni o la gestione delle risorse;
• Ha bisogno di modifiche manuali: come in Excel, se si vogliono apportare miglioramenti, è necessario modificare le cose manualmente.

3. Un software di project management

Un software di project management permette non solo di creare calendari di progetto condivisi, ma anche di avere a disposizione altre funzionalità utili al project manager e al team per la gestione di un progetto.

Con Twproject per esempio è possibile creare facilmente un calendario di progetto con pochi clic, potrai assegnare le risorse sulle specifiche fasi di progetto verificando in real time la loro disponibilità.

Rispetto agli altri strumenti, un software di project management è decisamente il  modo più semplice, efficiente e rapido per creare un calendario di progetto.

Vantaggi:

• Facilità d’uso: il calendario di progetto è facile da creare e personalizzare in modo da connettere informazioni, aggiungere attività e tenere traccia del programma quotidiano;
• Collaborazione: I software di project management come Twproject sono pensati, non solo per creare e gestire i calendari di progetto ma per condividere queste informazioni con il gruppo di lavoro che diventa cosciente di tutte le attività previste e dei tempi.
• Altre funzionalità: un software di project management non solo permette di creare un calendario, ma ti terrà aggiornato sul suo avanzamento, sullo stato delle risorse coinvolte e molto altro.

Svantaggi:

Non ci sono reali svantaggi nell’uso di un software di project  management come Twproject. Se il software fornisce una guida utente adeguata tutti saranno in grado di utilizzare lo strumento al massimo dell’efficienza in breve tempo.

In conclusione, un calendario di progetto è un modo semplice per rendere il lavoro quotidiano più produttivo e più facile.

Aiuta a organizzare il progetto in attività e sotto-attività per avere un flusso di lavoro regolare.

Inoltre, un calendario di progetto può migliorare notevolmente la produttività del team e organizzare le attività con tempi, priorità e milestones ben definite.

Twproject ti offre tutto questo e anche molto altro, provalo adesso.