Come stimare le risorse di un progetto

le risorse di progetto

Saper stimare le risorse necessarie per la realizzazione di un progetto non è mai il più semplice dei compiti.

Le risorse sono persone, attrezzature, luoghi, denaro o qualsiasi altra cosa di cui ha bisogno un progetto per essere svolto.

Ne deriva che per ogni attività nell’elenco delle cose da fare devono essere assegnate risorse.

Prima di poter assegnare risorse al progetto, però, è necessario conoscerne la disponibilità.

Alcune risorse infatti, devono essere programmate in anticipo e potrebbero essere disponibili solo in determinati orari o lasso di tempo – ad esempio: una sala per un Kick off meeting o un ufficio in affitto.

E’ necessario quindi saperlo prima di poter terminare di pianificare un progetto.

Stima delle risorse

L’obiettivo della stima delle risorse è assegnare, a ciascuna attività del progetto, le risorse necessarie. Capire quindi quante risorse sono necessarie, e come strutturarle. Questa analisi è antacedente alla scelta delle risorse specifiche, ci si limita a capire che figure servono allo svolgimento del progetto.

Esistono tre strumenti e tecniche per stimare le risorse di attività:

  • Il giudizio di esperti: ciò significa coinvolgere esperti che hanno già svolto questo tipo di lavoro in precedenza e ottenere opinioni su quali risorse sono necessarie.
  • I software di gestione dei progetti: questi hanno spesso funzionalità progettate per aiutare i project manager a stimare le esigenze e i vincoli delle risorse e a trovare la migliore combinazione per il progetto in questione.
  • La stima bottom-up (dal basso verso l’alto): ciò significa scomporre attività complesse in task più semplici ed elaborare le risorse necessarie per ciascun piccolo step. Il fabbisogno o il costo delle risorse delle singole attività viene poi sommato per ottenere una stima totale. Più piccola e dettagliata è l’attività, maggiore è l’accuratezza di questa tecnica.

In un altro articolo abbiamo già parlato delle tecniche di stima dei progetti.

Stima delle durate delle attività

Una volta terminata la stima delle risorse per attività, si ha tutto ciò che è necessario per capire quanto tempo sarà necessario per concludere ogni attività.

Stimare la durata di un’attività significa iniziare con le informazioni su quell’attività specifica e quindi lavorare con il team di progetto per elaborare una stima di tempo.

La maggior parte delle volte si inizierà con una stima approssimativa per poi perfezionarla.

Parlando di stima dei tempi di progetto avrai già forse sentito parlare di effort. Se ti interessa approfondire l’argomento puoi farlo leggendo questo articolo su effort e durata.

Ecco quali sono i quattro strumenti e tecniche per creare stime di durata più accurate:

  • Il giudizio degli esperti che verrà dai membri del team di progetto che hanno familiarità con il lavoro che deve essere svolto.
  • La Stima analoga, cioè quando si guardano attività simili di progetti precedenti e quanto tempo hanno impiegato.
  • La stima in tre punti, cioè quando si presentano tre numeri: una stima realistica, che ha più probabilità di verificarsi, una stima ottimistica che rappresenta lo scenario migliore e una pessimistica che rappresenta lo scenario peggiore. La stima finale è la media ponderata delle tre.
  • L’Analisi di riserva, cioè aggiungere tempo extra al programma (chiamato riserva di emergenza o buffer) per tenere conto del rischio aggiuntivo.

Le stime della durata dell’attività sono una misura quantitativa solitamente espressa in ore, settimane, giorni o mesi.

Un’altra cosa da tenere a mente quando si stima la durata delle attività è determinare lo sforzo richiesto.

La durata è la quantità di tempo impiegata da un’attività, mentre lo sforzo è il numero totale di ore-persona che sono necessarie.

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Pianificazione del progetto e percorso critico

La struttura del progetto, ed in particolare le dipendenze delle fasi hanno un grande impatto sull’uso delle risorse. Fasi contemporanee che richiedono le stesse risorse potrebbero creare un collo di bottiglia, mentre fasi successive essere tranquillamente sostenibili.

Disegnare correttamente il Gantt di progetto è quindi fondamentale come ultimo step per poter correttamente valutare le risorse.

L’avanzamento del progetto e il completamento delle attività saranno monitorati rispetto alla pianificazione del progetto per determinare se il progetto è in corso come previsto.

Un ritardo in una qualsiasi delle attività del percorso critico comporterà il ritardo dell’intero progetto.

Assegnazione e livellamento delle risorse

A questo punto abbiamo tutti gli strumenti per assegnare le risorse corrette e disponibili sul progetto.

Abbiamo capito che risorse ci servono, per quanto tempo, e in che lasso temporale ci serviranno.

Scegliere e capire a questo punto quali delle nostre risorse possono essere assegnate nelle fasi dell’albero di progetto può richiedere una analisi complessa. 

Uno strumento per la gestione dei progetti e delle risorse come Twproject può darvi le risorse che risultano disponibili e  può aiutarvi, in fase di svolgimento, a livellare le risorse in caso di picchi di carico.

Quando si utilizza un software di progetto, il livellamento delle risorse può avvenire in modo automatico, consentendo quindi al software di calcolare i ritardi e aggiornare automaticamente le attività.

Il project manager ha diversi strumenti per lo sviluppo di buone informazioni quantitative, basate su numeri e misurazioni, come i programmi del progetto, i budget e le relazioni sul budget, l’analisi dei rischi e il monitoraggio degli obiettivi.

Queste informazioni quantitative sono essenziali per comprendere lo stato attuale e le tendenze di un progetto.

Altrettanto importante è lo sviluppo di informazioni qualitative, come giudizi espressi dai membri del team.

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Indipendentemente dalle dimensioni del progetto o dal budget, stimare le attività può essere un compito scoraggiante ma un software di project management può essere di grande aiuto.

Twproject aiuta il project manager sia nel momento delle assegnazioni delle risorse, mostrando subito il carico medio della risorsa nel periodo del progetto, cosi da capire se la risorsa scelta è in grado di portare a termine il compito nei tempi assegnati:

Ma anche aiutandolo a riorganizzare le risorse con una visione d’insieme del loro carico:

Strumenti come il Gantt interattivo permetteranno la corretta suddivisione delle attività, dando la possibilità di stimare fasi e sotto-fasi aiutandosi con la scomposizione.

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