Che cosa è un diagramma di Gantt? Perché può essere utile per gestire il tuo progetto?
Se non ne hai mai sentito parlare, è importante sapere che un Gantt di progetto è uno strumento molto versatile per visualizzare e tracciare le tempistiche e l’avanzamento di un’attività.
La sua rappresentazione è molto semplice: è un diagramma cartesiano, sulle cui ascisse si dispone la scala temporale dall’inizio alla fine del progetto, mentre nelle ordinate le attività per completarlo. Il tempo pianificato per svolgere un task è rappresentato visivamente con una barra colorata che va dalla data di inizio alla data di fine dello stesso.
Gestire il progetto con i diagrammi di Gantt permette di vedere a colpo d’occhio l’insieme delle attività da svolgere, quali hanno scadenze più ravvicinate, quali possono essere svolte contemporaneamente e quali sono le dipendenze. Sono usati universalmente per pianificare e gestire ogni tipo di attività, da quelle più complesse alle semplici attività personali, grazie alla loro immediata comprensione. Esaminiamo i vantaggi del Gantt. Con i Gantt puoi facilmente vedere:
- La data di inizio e di fine di un progetto
- Quale è la sequenza di attività da fare
- Chi lavora sui vari task
- Quanto durerà ogni task
- Le dipendenze tra i vari task
Di seguito ti spieghiamo in che modo puoi utilizzarli nella gestione del tuo progetto di lavoro.
4 motivi per usare i Gantt di progetto:
1) Comprendi la struttura del tuo progetto
Grazie alla creazione della timeline dovrai, insieme al tuo team, evidenziare e scomporre il tuo progetto in fasi e sottofasi. Questo momento di brainstorming ti aiuterà a classificare più correttamente l’intero piano di lavoro, evidenziando con maggiore chiarezza le deadlines, le dipendenze tra i vari step, e anche quali figure andranno a completare le varie fasi. Quest’analisi è un punto fondamentale nella pianificazione del progetto e creare un diagramma di Gantt ti aiuterà a visualizzarla più chiaramente.
Il primo passo è quindi quello di creare una tabella all’interno della quale inserire le fasi e le sotto-fasi. Per progetti semplici si può utilizzare un semplice foglio Excel, per quelli più complessi, sempre nell’ottica di ottimizzare tempi e risorse, è preferibile l’uso di un software di project management che permetta di impostare in modo veloce e chiaro le varie attività.
2) Definisci le dipendenze e le date di fine attività
Come detto al punto precedente, una volta scomposte le attività in fasi e sotto-fasi, sarà molto più semplice identificare le milestone e le relative dipendenze. Una volta creati questi legami potrai con facilità capire quale impatto può avere un ritardo su una specifica fase. Essere a conoscenza di queste informazioni all’inizio del progetto, facendo emergere quello che viene chiamato “critical path”, cioè la sequenza di fasi tra loro dipendenti che determinano la data di fine, ti permetterà di prestare maggiore attenzione durante il suo svolgimento.
3) Delega le attività del progetto
La scomposizione in fasi può aiutarti anche a capire quali sono le figure che andranno a completarle e quindi a distribuire correttamente il carico dei tuoi operatori migliorando la gestione delle risorse umane. Stabilire l’asse temporale ti aiuterà a gestire il progetto in maniera ottimale, bilanciando il carico di lavoro ed evitando sovraccarichi che andrebbero a influire sulla capacità operativa del team. Non Solo, l’utilizzo del Gantt è fondamentale anche in caso di ripianificazione del progetto, grazie al quale, con poche semplici modifiche, potrai cambiare l’intero albero accorgendoti subito di nuovi possibili sovraccarichi.
La ripianificazione delle attività può essere ancora più semplice affidandosi ad un software di project management come Twproject che offre la possibilità di valutare il carico integrato alla struttura di progetto nel Gantt.
Twproject ti permette di bilanciare il carico delle risorse trovando con un algoritmo complesso la prima data possibile di fine progetto.
4) Monitora i progressi
I Gantt di progetto, se creati con un software specifico, sono dinamici e si evolvono conseguentemente al completamento delle varie attività. Grazie a questo, potrai costantemente monitorare lo sviluppo del lavoro, identificando progressi e ritardi.
Applicare i diagrammi di Gantt al tuo progetto può quindi portare notevoli vantaggi:
- Miglioramento dell’analisi e della pianificazione
- Riduzione degli errori e dei rischi
- Migliore gestione delle risorse
- Maggiore controllo
Questi aspetti sono fondamentali per ogni project manager che punti a gestire in maniera ottimale le attività di lavoro e il team. I diagrammi di Gantt rappresentano da questo punto di vista uno strumento potente e immediatamente applicabile.
In più, con uno strumento specifico come Twproject, potrai, non solo controllare l’evolversi del tuo progetto, ma avrai la possibilità in ogni momento di confrontare lo stato del tuo Gantt con le sue versioni precedenti fino alla baseline. Sarà semplice identificare le fase che hanno generato maggiore ritardo e cosi intervenire nei casi futuri.
Se vuoi approfondirne l’uso facendo delle semplici prove, scomponendo ed analizzando i tuoi progetti puoi provare gratuitamente Twproject, uno strumento completo per la gestione del lavoro che include un tool interattivo per la creazione di questi tracciati.
Una volta iniziata la demo potrai da subito iniziare a creare i tuoi grafici, suddividendo il lavoro nelle varie fasi, indicando le dipendente e le deadlines, il tool in automatico ti mostrerà graficamente la sequenza delle attività inserite aggiornandole progressivamente. Puoi fare tutti i test di cui hai bisogno e valutare in modo approfondito i benefici che questo strumento potrebbero portare nel tuo lavoro!
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