Gantt di progetto: perchè e quando utilizzarlo

Gantt di progetto

Gantt di progetto: vantaggio o svantaggio produttivo?

I Diagrammi di Gantt di progetto diventano l’arma indispensabile del Project Manager, ma possono tornare estremamente utili ed efficaci anche per chiunque voglia organizzare le proprie attività in maniera strutturata.

Questo strumento di pianificazione è apparso all’inizio del XX secolo e da allora è stato ampiamente utilizzato per la pianificazione di progetti.

La ragione principale del successo del Gantt di progetto è la sua semplicità ed il focus sulla veloce visualizzazione delle attività.

I diagrammi di Gantt sono, inoltre, un ottimo metodo per pianificare il progetto in modo temporale, consentendo di definire ruoli, responsabilità ed uso efficace delle risorse.

Essi infatti, forniscono, una visione immediata di come si sviluppa e struttura il progetto e fungono da linea guida fino al termine.

Che cos’è un diagramma di Gantt?

Il diagramma di Gantt, chiamato anche diagramma a barre schedulato, è uno strumento che serve a pianificare un insieme di attività che, generalmente, fanno parte di un unico progetto più complesso.

Sull’asse orizzontale si trova l’arco temporale, la cui unità di misura dipende dal calendario del progetto – giorni, settimane, mesi, ecc. – mentre sull’asse verticale troviamo l’elenco delle varie attività.

Ogni compito è rappresentato da una barra colorata che va dalla data di inizio a quella di fine attività.

Una volta inserite tutte le attività, si ha uno schema visivo di come è strutturato il progetto, di quali task vengono prima, quali si accavallano e quali avvengono successivamente.

Le risorse che svolgono ogni singola attività sono facilmente individuabili.

Con una struttura grafica così costruita è semplice capire, sin dalla prima occhiata se i processi si stanno svolgendo nei tempi previsti e se l’andamento del progetto è in linea con la deadline.

Gantt di progetto

Molti software hanno, nel Gantt, il loro punto dolente in quanto il Gantt è poco efficace o addirittura inesistente.

Solo alcuni software, tra cui anche TWProject, permettono non solo di ottenere un Gantt di progetto semplice da leggere, ma anche di entrare ancor più nello specifico, indicando per esempio:

  • chi è la risorsa assegnata ad una determinata attività;
  • se vi lavora a tempo pieno o part-time;
  • quanto lavoro è stato svolto e rimane da fare;
  • il costo associato ad ogni attività.

Quali sono i vantaggi del diagramma di Gantt?

Come Azienda siamo convinti che il diagramma di Gantt, se ben strutturato e gestito, possa apportare diversi benefici alla gestione di un progetto.

Ecco un elenco di vantaggi che inevitabilmente questo sistema presenta.

I Vantaggi del Gantt: Visualizzazione

Il Gantt di progetto permette di visualizzare chiaramente il flusso di lavoro e la struttura del progetto.

Nel momento in cui inseriamo i vari task, o analizziamo lo schema dopo averli inseriti, ci possiamo rendere subito conto di eventuali incongruenze.

Lo schema lineare permette di capire in anticipo se ci si troverà di fronte a potenziali problemi organizzativi o tecnici e permette di preparasi con anticipo.

La distribuzione delle attività permette di individuare i traguardi intermedi e di capire se il progetto è in linea con le tempistiche oppure no.

I Vantaggi del Gantt: Flessibilità

Come già citato, un pregio del diagramma di Gantt è quello di mostrare chiaramente la data di inizio e di fine di una determinata attività.

Le tempistiche di ogni compito verranno impostate dopo un confronto diretto con i responsabili di ogni settore, in modo da avere un valore realistico.

Per questo motivo, il diagramma di Gantt è utile anche per l’analisi di fattibilità di un progetto.

Una volta impostata l’intera struttura di progetto, non ha senso correre per completare determinati step prima della data prefissata – a meno che non ci sia davvero un valido motivo – in quanto ciò potrebbe riflettersi nella mancanza di completezza e/o di precisione.

Se ci si è accordati su una determinata data parlando con i diretti responsabili, significa che quello è il tempo necessario per svolgere il lavoro in maniera corretta e completa.

Forzare i tempi inciderebbe sulla qualità del lavoro.

I Vantaggi del Gantt: Efficienza

Questi diagrammi consentono un uso intelligente ed efficace delle risorse. Diventa davvero difficoltoso per le risorse essere affidabili quando sono alle prese con troppi processi e si trovano sommerse.

Tutti i conflitti e i problemi che seguono il sovraccarico di compiti possono portare ad un blocco definitivo dell’intero progetto e, inevitabilmente, al suo insuccesso.

L’utilizzo di diagrammi di Gantt come strumento di pianificazione del progetto consente di avere una panoramica della timeline del progetto in modo da poter vedere facilmente dove e quando viene utilizzata una determinata risorsa.

In questo modo è possibile allocare le risorse in modo tale da non rallentare o bloccare le attività. Una volta che un processo è finito, è possibile trasferire la risorsa ad un’altra attività.

I Vantaggi del Gantt: Motivazione

I Gantt di progetto sono ottimi per il morale!

Probabilmente tutti noi abbiamo avuto quelle giornate dove ci siamo sentiti completamente persi e sommersi dal lavoro e dai progetti e non siamo più riusciti a vedere la direzione in cui si stava andando.

Ecco che, in questo caso, il diagramma di Gantt può essere un valido aiuto psicologico.

Guardando il diagramma infatti, è possibile vedere immediatamente come si stanno svolgendo attività e come ogni processo porta al completamento dell’intero progetto.

Si tratta di un metodo efficacissimo per sollevare il morale e motivare la squadra. Inoltre, vedere il raggiungimento di un traguardo – per quanto piccolo possa essere – è pur sempre una gratificazione.

Permette di concentrarsi, step by step, sui diversi blocchi di attività senza sentirsi spaesati da un progetto che può essere lungo e complesso.

I Vantaggi del Gantt: Comunicazione

I diagrammi di Gantt non sono solo un utile strumento per pianificare il progetto.

Il componenti del team possono utilizzare i diagrammi per visualizzare dove si trovano all’interno del progetto, cosa necessitano per completare determinate attività e gli input di cui hanno bisogno.

Il diagramma del progetto mostra loro esattamente chi devono contattare e con chi devono collaborare durante ogni fase. Ciò li rende in grado di comunicare meglio non solo tra loro, ma anche con il Project Manager.

Grazie al Gantt di progetto, quindi è anche possibile contribuire a migliorare la coesione, la comunicazione e la comprensione del e nel team.

Gli aspetti (svantaggi) del diagramma di Gantt da tenere sotto controllo!

Come per qualsiasi strumento altamente performante, anche per il Diagramma di Gantt, esistono alcuni aspetti da monitorare.

Aspetti che se non adeguatamente gestiti potrebbero tradursi in veri e propri svantaggi.

Elenchiamo brevemente gli aspetti a cui prestare attenzione, affinchè ognuno possa fare le sue valutazioni:

  • Può diventare straordinariamente complesso. Ad eccezione dei progetti più semplici, un diagramma di Gantt presenterà un gran numero di attività e risorse impiegate per completare il progetto. Esistono software appositi in grado di gestire tutta questa complessità. Tuttavia, quando il progetto arriva a questo livello, deve essere gestito da un piccolo numero di persone, o spesso da uno solo, in grado di gestire tutti i dettagli. Le grandi aziende impiegano spesso uno o più Project Manager preparati. In aziende non abituate a questo tipo di gestione, ciò può non funzionare come dovrebbe.
  • La dimensione della barra non indica la quantità di lavoro. Ogni barra sul grafico indica il periodo di tempo in cui una determinata attività sarà completata. Tuttavia, osservando la barra, non è possibile stabilire quale livello di risorse è necessario per concludere tali compiti. Per esempio, una barra breve potrebbe richiedere 500 ore mentre una barra più lunga potrebbe richiedere solo 20 ore di lavoro. La lunghezza di una barra indica infatti la tempistica di una determinata attività e non la sua complessità in termini di ore lavoro.
  • Deve essere costantemente aggiornato. Iniziato il progetto, le cose potranno cambiare. Se si utilizza un diagramma di Gantt, bisogna avere la possibilità di modificare il grafico facilmente e frequentemente.
  • Difficile da vedere su un singolo foglio di carta. I software che permettono di gestire questi grafici sono per lo più adatti allo schermo di un computer e non sono pensati per essere stampati. Diventa quindi difficile mostrare i dettagli del piano a un pubblico ampio. È sicuramente possibile stampare il grafico, ma questo normalmente comporta un lavoro di “taglia e incolla” dei singoli pezzi, piuttosto dispendioso in termini di tempo.

Tutto sommato, il più grande vantaggio dei Gantt di progetto è la pura semplicità e una chiara panoramica delle attività e della loro durata.

Ciò lo rende ideale per i progetti in cui è necessario un accesso facilitato a tutte le informazioni pertinenti e che queste siano facilmente comprensibili a tutti coloro che partecipano al progetto.

Per questo abbiamo pensato ad una evoluzione del Gantt di TWProject.

Abbiamo, infatti, costruito uno strumento in grado di modellare situazioni in tempo reale ed essere modificato facilmente nel tempo.

Questo è in contrasto con la metodologia tradizionale di project management dove i progetti sono definiti da subito in dettaglio (metodo poco realistico per la maggior parte delle situazioni lavorative).

Il focus di Twproject è quello di catturare il lavoro svolto in tempo reale, per guidare il Project Manager durante l’intero sviluppo del progetto.

L’esperienza dei nostri clienti in tale direzione ci conforta fornendoci anche guida nello sviluppo futuro.

Qual è il maggior beneficio che riscontri, in Azienda, grazie all’utilizzo del Gantt di progetto?

Raccontacelo!

Vuoi provare a creare il tuo primo Gantt?

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