La gestione di un progetto è l’uso di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche specifiche per fornire qualcosa di valore a persone e/o organizzazioni.
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Lo sviluppo di un software per migliorare i processi aziendali, la costruzione di un edificio, i soccorsi dopo un disastro naturale, l’espansione delle vendite in un nuovo mercato… tutti questi sono esempi di progetti.
Un progetto è quindi uno sforzo temporaneo, che dura più o meno a lungo nel tempo, per creare valore attraverso un prodotto, servizio o risultato.
Tutti i progetti hanno una struttura, un team con dei ruoli e responsabilità, degli obiettivi da soddisfare e sono coordinati da un project manager.
Inoltre, ogni progetto è unico e differisce dalle operazioni di routine di un’organizzazione.
Oggi vediamo di capire meglio come funziona la gestione di un progetto.
Che cos’è la gestione di un progetto e da dove nasce?
La gestione di un progetto può essere definita come la disciplina dell’applicazione di processi e principi specifici per avviare, pianificare, eseguire e gestire il modo in cui nuove iniziative o modifiche vengono implementate all’interno di un’organizzazione.
La gestione del progetto è diversa dalla gestione delle regolari attività, poiché comporta la creazione di nuovi pacchetti di lavoro ed attività per raggiungere scopi e obiettivi concordati.
Nel corso della storia umana, la gestione dei progetti è sempre stata praticata in modo informale, ma ha iniziato a emergere come professione distinta a metà del XX secolo, grazie ad un gruppo di professionisti provenienti dai settori aerospaziale, ingegneristico, farmaceutico e delle telecomunicazioni.
Motivati dalla necessità di affrontare i problemi di pianificazione e risorse associati a progetti sempre più complessi, questi si sono incontrati per iniziare a definire e standardizzare gli strumenti per una nuova professione…
… Ed è così che nel 1969 nasce il Project Management Institute, o PMI, l’autorità mondiale nella gestione dei progetti.
Da quel momento, la gestione dei progetti è diventata un’area specialistica aziendale ed i progetti in generale sono diventati sempre più la forza trainante dietro il modo in cui il lavoro viene svolto.
È ormai ampiamente riconosciuto che una conoscenza di base della gestione dei progetti può fornire valore a persone con una varietà di ruoli in una vasta gamma di attività.
Struttura della gestione di un progetto
I componenti chiave della gestione di un progetto sono:
- Tempo: la durata prevista del lavoro.
- Costo: il budget stanziato per il lavoro.
- Ambito: quali innovazioni o cambiamenti saranno forniti dal progetto.
- Qualità: lo standard del risultato del progetto.
Sebbene esistano diverse metodologie e approcci di gestione di un progetto, la maggior parte di questi segue queste fasi:
- Avvio del progetto: il project manager definisce ciò che il progetto raggiungerà e realizzerà, lavorando con gli sponsor e le parti interessate per concordare i risultati finali.
- Pianificazione: il project manager registra tutte le attività e assegna le scadenze per ciascuna, oltre a stabilire le relazioni e le dipendenze tra ciascuna di esse.
- Esecuzione: il project manager riunisce il team di progetto, raccoglie e alloca le risorse e il budget disponibili per compiti specifici.
- Monitoraggio: il project manager supervisiona lo stato di avanzamento del lavoro del progetto e aggiorna i piani del progetto per riflettere le prestazioni effettive.
- Chiusura: il project manager garantisce che gli output forniti dal progetto siano accettati dall’azienda e rilascia il team di progetto.
Ruoli e responsabilità nella gestione di un progetto
La gestione del progetto è riconosciuta come una funzione aziendale distinta all’interno di un’organizzazione e i project manager hanno un ruolo e delle responsabilità specifici nella realizzazione degli obiettivi dei loro progetti.
Il project manager definirà ed eseguirà il progetto, guiderà il team e deciderà come affrontare il lavoro in base a diversi fattori tra cui il tipo di progetto, le esigenze dell’azienda e l’esperienza dei colleghi che lavorano al progetto.
I project manager, essendo responsabili della realizzazione dei progetti su cui lavorano, hanno bisogno di una vasta gamma di competenze tra cui una buona comunicazione verbale e scritta, leadership, doti di pianificazione, risoluzione dei problemi e dei conflitti, gestione del tempo e negoziazione.
Ma i project manager non sono i soli attori quando si tratta di project management: il team di progetto e altri stakeholder ricoprono anch’essi una parte importante.
Il team di progetto sicuramente viene coordinato dal project manager, ma senza persone in grado di lavorare professionalmente alle loro attività e che credono negli obiettivi da raggiungere, un progetto sarebbe impossibile da portare a termine.
La gestione del progetto coinvolge, inoltre, altri individui, e in alcuni casi persino altre organizzazioni, i cui interessi sono in qualche modo legati al progetto e ai suoi risultati.
Questi sono chiamati stakeholder di progetto e, affinché il risultato sia un successo, è importante che ogni singolo individuo sappia esattamente qual è il suo ruolo specifico e le sue responsabilità durante tutto il ciclo di vita di un progetto.
Perché la gestione del progetto è così importante quindi? Perché nulla viene mai fatto per caso e senza prima creare un piano seguendo i processi adeguati.
La gestione di un progetto è quindi l’azione che aiuta e permette di creare quegli obiettivi attesi.
