Il Piano di Project Management come bussola di un progetto

piano di progetto

Cos’è un piano di project management? Probabilmente già conosci la risposta, ma se non dovesse essere così, o dovessi avere ancora dei dubbi, prova a leggere questo articolo perché proveremo a spiegarlo.

I contratti sono stati firmati, le strette di mano ci sono state e un nuovo progetto può ufficialmente iniziare il suo corso.

Ma quando si tratta di pianificare un nuovo progetto, un project manager potrebbe non sapere esattamente da dove cominciare. E’ in questo caso che entra in gioco proprio il piano di project management.

Ma che cos’è un piano di gestione di progetto? Come si fa a prevedere con precisione la durata delle attività? Come si traducono le aspettative degli stakeholder in output concreti? Cosa succede se qualcosa va storto?

Il piano di project management è la risposta a queste domande e la chiave per un progetto di successo.

Cos’è un piano di project management

Il project manager crea il piano di gestione del progetto in base agli input del team di progetto e dei principali stakeholder.

Un piano di gestione del progetto è un documento formale approvato che definisce il modo in cui il progetto verrà eseguito, monitorato e controllato.

Può essere una sintesi o un documento dettagliato e può includere linee di base, piani di gestione sussidiaria e altri documenti di pianificazione.

Man mano che il lavoro procede, le prestazioni del progetto vengono misurate rispetto alla base di misurazione inclusa in questo piano di project management.

Se, mentre viene svolte il lavoro, una deviazione dalla linea di base si manifesta, il project manager si occuperà di apportare le dovute correzioni per ripristinare la deviazione.

Se queste correzioni non riescono a correggere le deviazioni, diventano necessarie le richieste di modifica formale alle linee di base.

Quali sono i componenti di un piano di project management

Un piano di progetto è composto da tre elementi fondamentali:

  • Attività: stato dell’attività, priorità, tempo, assegnazioni di risorse umane e finanziarie, notifiche, ecc.
  • Compiti o task: i lavori più piccoli che vanno a costituire il progetto più grande.
  • Risorse: ciò di cui si ha bisogno – persone, attrezzature, sito, ecc. – per portare a termine i compiti del progetto.

Ovviamente questi sono i macroelementi indispensabili di cui tenere conto, ma cominciando a scendere nel dettaglio possiamo vedere come il piano debba tener conto di innumerevoli aspetti.

I dettagli di un Piano di Project Management

E’ per questo che un piano di gestione del progetto viene ulteriormente suddiviso in molte parti ognuna delle quali verrà elaborata nel dettaglio e risulterà determinante per la riuscita del progetto. Vediamo quali:

  • Determinare l’ambito del progetto: stabilisce i limiti del progetto e le responsabilità di ciascun membro del team. Ciò viene stabilito determinando e documentando specifici obiettivi del progetto, risultati, caratteristiche, funzioni, compiti, scadenze e costi.
  • Fasi del progetto: questo è il ciclo di vita, dall’iniziazione, pianificazione ed esecuzione, al monitoraggio, controllo e, infine, chiusura del progetto. Quindi, si sta qui rompendo il programma di un progetto in parti più piccole e gestibili. È possibile pensare a queste come a mini-progetti che possono essere scanditi da pietre miliari.
  • Pianificazione delle attività: si tratta sostanzialmente di una lista di cose da fare per completare il progetto. È qui che si raccoglie tutto quello che riguarda lo scorrere del progetto dall’inizio alla fine.
  • Identificare i punti cardine delle attività: quelle attività che segnalano la fine di una fase del progetto sono chiamate pietre miliari. Queste pietre miliari, indicate generalmente nel piano con icone a forma di diamante, aiutano a scomporre il progetto in piccoli pezzi più gestibili.
  • Compiti: questi piccoli lavori dovrebbero essere piccoli passi incrementali verso il prodotto finale. Si possono estrarre direttamente dal programma delle attività che si è creato nel passaggio precedente.
  • Durata: qui il project manager calcola quanto tempo pensa che ogni attività e fase di progetto richiederà. Si tratta di stime, ma il project manager deve comunque essere realistico e basarsi sulla scadenza generale del progetto.
  • Dipendenze: qui si parla delle attività che dipendono dal completamento di altre attività; prima che queste ultime non sono concluse, le prime non possono iniziare. E’ possibile collegare queste dipendenze e impostare delle notifiche in modo che il team sappia quando sono complete, così da non bloccare il lavoro e renderlo più fluido.
  • Risorse: sono ciò che è necessario per svolgere il progetto. Queste possono essere qualsiasi cosa: dalle persone del team del progetto al software di gestione del materiale di cui avranno bisogno per completare le loro attività, dal luogo di lavoro ai fornitori e agli appaltatori esterni, ecc.
  • Tempi: è la determinazione di quanto tempo si ha a disposizione per ogni fase del progetto. Una cronologia fornisce una visualizzazione della pianificazione e delle attività che consente di sapere come distribuire il carico di lavoro.
  • Budget: qui vengono determinati i costi coinvolti nell’assegnazione di tutte le risorse necessarie per completare il progetto. Questo numero, generalmente, dovrà essere approvato dai direttori dell’organizzazione e/o dallo sponsor di progetto e normalmente si colloca all’interno di un intervallo; è necessario quindi essere realistici quando si effettuano stime.
  • Monitorare i progressi: chiaramente durante il progetto, si dovrà tenere traccia dell’avanzamento del piano di progetto. Il progresso effettivo rispetto a quello pianificato deve essere monitorato, se possibile, in tempo reale, il che consente di apportare modifiche nel caso in cui si presentino problemi, prima che questi diventino ingestibili.

Chiaramente, al termine di un progetto è importante analizzare l’intero andamento del progetto dall’inizio alla fine, specialmente nel caso di problemi incontrati durante il ciclo di vita.

Sarà anche necessario confrontare i risultati ottenuti con quelli previsionali inclusi nel piano di project management. Si dovrà riflettere su eventuali errori commessi, per garantire che il prossimo progetto similare non incorra negli stessi errori.

Creazione del piano di progetto e strumenti di supporto

Come abbiamo potuto vedere un Piano di Progetto include una innumerevole quantità di elementi di cui tenere conto. E’ per questo che gli strumenti di project management possono rendere la creazione del piano di progetto e la sua gestione molto più semplice ed efficiente.

Il mercato offre diversi strumenti di gestione di progetto, ognuno con le sue funzionalità e la sua grafica peculiare.

Un software di Project Management come Twproject, ad esempio, permette anche la condivisione del piano di gestione del progetto fra tutti gli utenti.

I membri del team possono usare questo strumento per aggiornare le loro attività, e ciò significa ottenere dati in tempo reale sul progetto che permetteranno al project manager di gestirlo in modo più produttivo.

Il piano di project management è praticamente un processo di organizzazione dei vari pezzi che si sommano per raggiungere l’obiettivo finale delineato nel progetto.

Si può avere un buon piano, ma un project manager ha anche bisogno degli strumenti giusti per implementarlo correttamente, soprattutto nel caso dei progetti più complessi.

A maggior ragione nel caso di modifiche al piano di project management, gli strumenti PM possono essere particolarmente utili.

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Conclusioni

Sebbene il piano di gestione dei progetti sia sviluppato come parte della definizione del progetto, dovrebbe essere un documento vivente che evolve man mano che il progetto avanza e viene aggiornato con le informazioni pertinenti più recenti.

Questo piano di project management dovrebbe essere disponibile a tutti i membri del progetto, in quanto può fornire informazioni essenziali sul progetto stesso. Stiamo infatti parlando del principale documento di comunicazione per il progetto.

Creare un piano di project management completo e strategicamente valido è fondamentale per garantire il successo di un progetto. Le nostre linee guide possono aiutarvi non poco nella realizzazione e crearlo potrebbe anche non risultare così difficile come si potrebbe pensare.

Con un piano di gestione del progetto ben fatto, il project manager avrà un’alta probabilità di mantenere il progetto in carreggiata e di far fede alle promesse inizialmente fatte ai differenti stakeholder.

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