Gestione delle richieste di modifica

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La gestione delle richieste di modifica fa riferimento agli strumenti e ai processi utilizzati per gestire questi cambiamenti all’interno di un progetto e del relativo team.

Il cambiamento nel contesto del project management è tutto ciò che trasforma o influenza progetti, attività, processi, strutture o persino funzioni di lavoro.

Più spesso, la gestione delle richieste di modifica si riferisce alla supervisione del team per integrare con successo il cambiamento nel lavoro in modo da raggiungere gli obiettivi generali del progetto.

 Il triplo vincolo nella gestione delle richieste di modifica al progetto

Un metodo utilizzato per comprendere la gestione del cambiamento sui progetti è il triplo vincolo.

Il triplo vincolo è quello che viene definito come il processo di gestione dell’ambito, del budget e del tempo di un progetto per portarlo a buon fine.

In poche parole, ciò significa completare il progetto nei tempi, nel budget e secondo gli standard assegnati dagli stakeholder, dai clienti o dallo sponsor.

La gestione del cambiamento, quindi, è il processo di controllo del triplo vincolo sul progetto ogni volta che vengono introdotte modifiche al piano di gestione del progetto.

Parte della gestione del cambiamento sta quindi nel monitorare il triplo vincolo e la capacità di identificare rapidamente quando al suo interno si riscontrano delle anomalie.

Quando ci sono richieste di modifiche ad un progetto, non solo è necessario disporre di un piano per gestire il cambiamento, ma è anche necessario avere una persona responsabile incaricata in grado di seguire la risoluzione del problema prima che quest’ultima vada a minacciare seriamente il progetto.

Per tenere traccia del triplo vincolo è quindi necessario disporre di un controllo integrato delle modifiche in tutto il progetto.

Ciò include un processo di revisione, analisi e approvazione delle richieste di modifica non appena arrivano.

Infine, è anche fondamentale documentare formalmente le modifiche in ogni fase del processo. Questo crea un record storico che può aiutare progetti futuri che potranno andare a sperimentare eventi simili.

L’ambito o scope di progetto

Il processo di gestione delle modifiche è la sequenza di passaggi o attività che un team di gestione del cambiamento o un project manager seguono per garantire che il progetto vada a soddisfare i risultati attesi.

Durante lo svolgimento di un progetto è praticamente normale trovarsi di fronte alla gestione di modifiche e ciò non significa per forza che il progetto stia andando fuori carreggiata.

Altre volte invece ci si può davvero trovare di fronte ad episodi di scope creep – cioè di allontanamento dallo scopo del progetto – che, a lungo termine, possono portare ad una distruzione.

L’ambito o scope di progetto definisce i deliverables e gli output che il progetto stesso deve andare a produrre. Include, inoltre, informazioni sulle tempistiche e sul budget a disposizione.

L’ambito viene sempre definito all’inizio del ciclo di vita di un progetto, nello specifico durante la fase di pianificazione.

Chiaramente, anche quando l’ambito è stato dettagliatamente individuato, è possibile che alcuni cambiamenti e modifiche siano necessarie.

Fra le cause che possono portare alla necessità di modifiche troviamo:

  • Analisi dei requisiti incompleta o errata
  • Mancanza di coinvolgimento – fin dall’inizio – degli utenti finali che devono essere d’accordo con i risultati che il team di progetto sta cercando di raggiungere
  • Sottovalutazione della complessità del progetto
  • Mancanza di controllo delle modifiche e dei cambiamenti
  • Debolezza del project manager e/o dello sponsor di progetto

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Processo di gestione delle modifiche

Per evitare di dover ricorrere ad un processo di gestione delle modifiche a causa, per esempio, del fenomeno di scope creep, è possibile seguire questi consigli:

  • Assicurarsi che ci sia univocità sulla visione che project manager, team di progetto e stakeholder hanno sui deliverables e sugli output di progetto
  • Capire le priorità dei differenti stakeholder
  • Suddividere i lavori attraverso una WBS – Work Breakdown Structure – anche introducendo pietre miliari di controllo.
  • Definire un processo di gestione delle modifiche chiaro per ogni membro del team
  • Verbalizzare e documentare la consegna e l’accettazione dell’output al termine del progetto

E’ chiaro comunque che, pur seguendo queste linee guide, la necessità di gestire delle modifiche diventi comunque realtà.

Le quattro fasi del processo di gestione delle modifiche

In questi casi quindi ecco che entra in gioco il processo di gestione delle modifiche, composto da quattro fasi principali:

  1. Pianificazione del cambiamento, dove viene definita la strategia da seguire nel caso di modifiche e dove questa deve venire comunicata chiaramente a tutti i membri del team. Pertanto, le comunicazioni iniziali sono in genere progettate per creare consapevolezza nei confronti dei motivi di cambiamento e del rischio che significherebbe il non cambiare. Il project manager in questa fase, deve quindi progettare un piano di comunicazione adeguato ed in grado di affrontare le esigenze di informazione. Ogni pubblico ha infatti particolari esigenze di informazione in base al ruolo che ricopre durante l’implementazione del cambiamento ed il project manager deve tenerne conto per redigere un piano comunicativo efficace.
  2. Implementazione delle modifiche. Qui i cambiamenti vengono messi in pratica dal team di progetto. Il coinvolgimento dei dipendenti qui è una parte necessaria della gestione del cambiamento ed il loro feedback è un elemento chiave del processo di gestione delle modifiche.
  3. Monitoraggio e controllo delle modifiche. In questa fase tutti i cambiamenti effettuati vengono verificati e controllati in modo da trovare per tempo eventuali errori e poterli correggere tempestivamente. È a questo punto che è possibile valutare l’intero programma, valutare i successi ed i fallimenti, e identificare i cambiamenti di processo necessari per eventuali progetti similari futuri.
  4. Revisione post-progetto. Il passaggio finale nel processo di gestione delle modifiche è la revisione al termine del progetto. È a questo punto che è possibile valutare l’intero programma, valutare i successi ed i fallimenti, e identificare i cambiamenti di processo necessari per eventuali progetti similari futuri. Questo fa parte del continuo miglioramento della gestione delle modifiche all’interno di un’organizzazione.

Ecco quindi spiegati gli elementi fondamentali che fanno parte della gestione delle richieste di modifica di un progetto.

I bravi project manager applicano queste componenti in modo efficace per garantire il successo del progetto, evitare la perdita di dipendenti validi e minimizzare l’impatto negativo del cambiamento sulla produttività e sui clienti di un’azienda.

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