Work Breakdown Structure: alcuni suggerimenti per utilizzarla al meglio

Work Breakdown Structure riunione

Una Work Breakdown Structure, abbreviata con WBS, è uno strumento visivo per la definizione ed il tracciamento di un deliverable di progetto e di tutti i piccoli componenti necessari per crearlo.

Con una Work Breakdown Structure, il project manager può concentrarsi su ciò che deve realizzare mentre si avvicina la scadenza del progetto.

Questo è uno strumento fondamentale per il PM in quanto aiuta a pianificare, gestire e valutare qualsiasi tipo di progetto.

Con una WBS, si parte dal risultato o il prodotto finale desiderato, analizzandolo e decomponendolo nei deliverable più piccoli o nelle attività necessarie per crearlo.

In una WBS, il deliverable può essere un oggetto, un servizio o un’attività.

Concentrandosi sui deliverable, piuttosto che sui metodi – il cosa, non il come – una Work Breakdown Structure aiuta ad eliminare il lavoro non necessario e superfluo.

Una WBS ben ponderata aiuta nella pianificazione, nella stima dei costi e nell’analisi del rischio.

Di solito si tratta di un grafico o un diagramma visivo che definisce la sequenza temporale e il processo di un progetto. Si scompone in ciascuna attività che verrà eseguita durante il ciclo di vita del progetto.

Una WBS viene spesso rappresentata come una struttura, come un sommario, ma può essere anche organizzato utilizzando tabulazioni o altri sistemi organizzativi visivi.

Quali sono le finalità di una Work Breakdown Structure?

Ecco alcuni dei vantaggi che derivano dalla creazione di una Work Breakdown Structure:

  • Fornisce una rappresentazione visiva di tutte le parti di un progetto
  • Offre una visione continua su come procede l’intero progetto, aiutandone la gestione
  • Definisce risultati specifici e misurabili
  • Scompone il lavoro in blocchi gestibili
  • Fornisce un sistema che permette di rendere ripetibili le esperienze di successo
  • Imposta una base per la stima dei costi e l’allocazione delle risorse, sia umane che di altro tipo
  • Evita le sovrapposizioni o la mancanza di lavoro per le risorse
  • Riduce al minimo la possibilità di dimenticare un risultato critico o un rischio.

 Una buona WBS può far funzionare il team come una macchina ben oliata, presentando i seguenti vantaggi:

  • Migliora la produttività
  • Aiuta i project manager a prevedere i risultati in base a vari scenari
  • Aiuta con l’organizzazione del progetto
  • Aiuta a descrivere lo scopo del progetto alle parti interessate
  • Aiuta a distribuire le responsabilità
  • Consente una stima corretta dei costi, dei rischi e del tempo
  • Aumenta e migliora la comunicazione
  • Consente più creatività e brainstorming
  • Si concentra sugli obiettivi finali
  • Organizza i dettagli
  • Previene potenziali problemi
  • Affronta problemi di programmazione
  • Aiuta a gestire i rischi
  • flessibilità al team
  • Elimina la confusione
  • Fornisce descrizioni chiare dei compiti di ogni membro del team
  • Fornisce una base per un chiaro rapporto sullo stato del progetto, dal momento che ogni pacchetto di lavoro è un’unità misurabile

I template di una Work Breakdown Structure

Per una WBS sono possibili diversi tipi di formati e template:

  • Formato grafico: enfatizza la visualizzazione visiva del progetto;
  • Struttura lineare: presenta un intervallo di tempo e dipendenze fra le componenti di un progetto;

  • Struttura gerarchica: posiziona in cima gli elementi più importanti di un progetto per una maggiore enfasi;
  • Vista tabulare: consente ai membri del team di navigare facilmente nelle sezioni più pertinenti per loro.

Non tutti i progetti richiedono lo stesso tipo di formato.

Ciò può e deve essere adattato al tipo di progetto e al tipo di membri che compongono il team.

Work Breakdown Structure: Le best practice

1. Concentrarsi sui risultati finali, non sui metodi/azioni.

La chiave sta nel pensare al cosa, non al come.

Lo scopo principale di una WBS è definire il deliverable principale in termini di piccoli componenti che lo compongono.

Se il deliverable non è un prodotto fisico, in ogni caso si deve fornire un risultato specifico e misurabile.

Ad esempio, se si sta creando una WBS per un servizio professionale, è necessario definire i risultati di tale servizio.

2. Regola del 100 percento

Il lavoro rappresentato dalla Work Breakdown Structure deve includere il 100% del lavoro necessario per completare l’obiettivo generale senza includere alcun lavoro estraneo o non correlato.

Anche le sotto-attività, a qualsiasi livello, devono tenere conto di tutto il lavoro indispensabile per completare l’attività principale.

In altre parole, gli elementi nel secondo livello sono pari al 100% e gli elementi nel terzo livello ed inferiori si posizionano all’interno della percentuale del livello a loro superiore.

Il progetto finito non dovrebbe mai dare una somma maggiore o minore del 100 percento.

3. Regola 8/80

Uno degli errori in cui è possibile incappare è quello di spacchettare eccessivamente il lavoro o non spacchettarlo abbastanza. Esistono diversi modi per decidere quando un pacchetto di lavoro è abbastanza piccolo senza essere esageratamente piccolo.

La regola 8/80 è uno dei suggerimenti più comuni: un pacchetto di lavoro non dovrebbe richiedere meno di otto ore di lavoro, ma non più di 80.

Altre regole suggeriscono di non prevedere attività che superino i dieci giorni lavorativi – che è uguale a 80 ore se si considera un lavoratore impiegato a tempo pieno.

In altre parole, un pacchetto di lavoro non dovrebbe richiedere più di un mese per essere completato.

Chiaramente questa regola viene applicata se ha senso all’interno del progetto e dell’industria in cui si opera.

4. Attenzione al livello di dettaglio

In generale, i pacchetti di lavoro dovrebbero fornire attività che possono essere completate da un membro del team, o dal team in generale, entro un periodo di riferimento.

Se il team è meno esperto e ha bisogno di più supervisione e affiancamento, una soluzione è di rendere i pacchetti di lavoro più piccoli e più brevi.

Se si dispone di un deliverable che potrebbe richiedere più tempo per essere completato o costare di più rispetto al budget preventivato, può essere utile suddividere il progetto in deliverable più piccoli con tempi di lavoro più brevi.

Con un reporting e un tempo di revisione più frequenti è possibile risolvere i problemi e risolverli anche prima.

Un altro suggerimento è quello di creare incarichi e delegare le attività all’inizio di un progetto, ma  eventualmente creare nuovi incarichi e nuove deleghe, se necessario, nel corso di un progetto.

Work Breakdown Structure 2

Come creare una Work Breakdown Structure

Il primo passo per creare una WBS è riunire la squadra.

Indipendentemente dal fatto che la squadra lavori in una sede comune o in remoto, è essenziale che i membri partecipino all’identificazione dei derivable.

I collaboratori devono sapere veramente ed esattamente cosa sta succedendo.

Il project manager dovrà inoltre assemblare i documenti chiave di progetto per iniziare lo sviluppo della Work Breakdown Structure: la carta del progetto, il problema che il progetto andrà a risolvere, la definizione dell’ambito, la documentazione che si riferisce ai processi esistenti per la gestione del progetto, ecc.

Per iniziare la creazione, è necessario definire il livello uno, cioè il principale risultato del progetto.

Quindi, gradatamente si aggiungeranno il maggior numero di dettagli possibile. Passando dal secondo livello si scenderà ai pezzi più piccoli fino al terzo livello, al quarto livello, e oltre se necessario.

Bisogna definire sempre ciò che è richiesto nel livello precedente nel modo più dettagliato possibile prima di passare ai livelli successivi. Sarà indispensabile per poter scomporre ulteriormente il lavoro.

Ecco una breve struttura che può essere utile per la redazione di una WBS:

  • Determinare e descrivere l’obiettivo del progetto;
  • Evidenziare tutte le fasi necessarie del progetto;
  • Dividere i risultati finali in compiti gestibili;
  • Assegnare ogni sezione e assicurarsi che ogni proprietario, cioè il membro del team corrispondente, abbia tutte le informazioni, capacità e conoscenze necessarie per concludere il lavoro.
  • Garantire feedback frequenti. La WBS è un documento dinamico, il cui contenuto può essere rivisito, anche frequentemente, per assicurare la corretta esecuzione e consegna del progetto.

Per concludere, la creazione di una Work Breakdown Structure è uno sforzo di squadra ed è il punto di arrivo di molteplici input e prospettive per il progetto dato.

Il suo obiettivo è rendere più gestibile un grande progetto.

La suddivisione in blocchi più piccoli significa che il lavoro può essere svolto simultaneamente da diversi membri del team. Questo porterà a una migliore produttività e ad una gestione più semplice del progetto in generale.

Hai mai creato una struttura WBS per il tuo progetto? Quali strumenti e tattiche hai usato?

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Inizia a creare la tua Work Breakdown Structure.

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