L’approccio
Gestione del lavoro collaborativo basato sul cloud
Gap Studi e Consulenze aveva bisogno di un sistema che fosse accessibile a tutti ovunque, anche da mobile, che non richiedesse manutenzione ma che allo stesso tempo fosse sicuro. Twproject offre una soluzione di gestione del lavoro collaborativo chiavi in mano su architettura Cloud AWS Amazon. Nessun onere di manutenzione ed include la sicurezza di un server dedicato non condiviso con altri clienti.
Twproject è disponibile anche On-Premise, se si desidera maggiore controllo sull’architettura della macchina, nonché la possibilità di gestire in modo più semplice le API di sistema, aspetto spesso cruciale per le aziende che desiderano personalizzare e adattare la soluzione alle proprie esigenze tramite interrogazioni/integrazioni ad altri sistemi utilizzati in azienda.
Pianificazione /Gestione /Monitoring dei progetti fase per fase
Gap Studi e Consulenze cercava un tool che oltre ad avere un’interfaccia semplice, avesse anche un Gantt interattivo potente per la pianificazione di progetti complessi. Twproject include un Gantt interattivo che permette di assegnare puntualmente le risorse fase per fase. Grazie a questo approccio la GAP Studi e Consulenze può monitorare l’andamento del progetto in tutte le sue parti con trasparenza.
Stimare e consuntivare le ore di lavoro dei collaboratori
Gap Studi e Consulenze desiderava tener traccia in maniera puntuale delle ore consuntivate da tutti i collaboratori sulle singole fasi di progetto. Inoltre Letizia ha il compito di monitorare l’attività dei collaboratori e garantire che non vi siano irregolarità nei progetti. Twproject offre molti metodi di rendicontazione del lavoro, che si adattano al modo di lavorare di ognuno, dal timesheet settimanale al semaforo “time counter” che puoi accendere sia su fasi di progetto che su micro attività come le ToDo; grazie a questo tutto il team di GAP Studi e Consulenze traccia le ore nei giorni puntuali sui progetti in modo semplice e corretto.
Analisi del carico delle risorse e reportistica progetti
Gap Studi e Consulenze aveva necessità di calibrare bene la pianificazione delle risorse stimando le ore dello sforzo di lavoro suddivise sulle attività principali del progetto, nel loro caso specifico: fase di start-up, fase di costruzione della reportistica e fase dedicata alla definizione dei budget. Twproject consente di assegnare le stime delle ore in modo preciso e di gestire il carico delle risorse complessivo. Questo significa che è possibile impiegare la stessa risorsa in più progetti e gestire le sue assegnazioni in modo corretto grazie alla gestione del piano.
Gap Studi e Consulenze può tracciare in Twproject l’andamento, i progressi di qualsiasi attività con semplicità e trasparenza, consentendo di evitare i colli di bottiglia ed intervenire con tempestività. La WBS di Twproject include infatti alert contestuali, che avvisano se ci sono delle fasi di progetto che hanno delle incongruenze, come date sforate o costi eccedenti. Il software offre anche la possibilità di creare reportistica dettagliata sui progetti, inclusi i tempi di attività, i costi e le risorse impiegate, il che consente a Gap Studi e Consulenze di prendere decisioni rapide ed informate.
Risultati
Uno strumento di lavoro collaborativo basato sul cloud
Da quando ha attivato Twproject, GAP Studi e Consulenze è in grado di avere una vista dall’alto di tutti i progetti con il vantaggio di poterlo fare da qualsiasi dispositivo. Ha risolto brillantemente anche l’esigenza di avere un’agenda integrata nello stesso ambiente di lavoro, unica login per monitorare tutte le sue priorità.
Twproject è facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo e ci permette di condividere le nostre agende e capire al volo chi è impegnato in cosa, certamente l’agenda Outlook condivisa è sul mercato da sempre ma avere tutto nello stesso ambiente di lavoro è utilissimo e permette di non farti sfuggire niente
Con l’adozione di Twproject, disporre di un’unica fonte per le informazioni e la comunicazione fa sì che l’intero team di GAP Studi e Consulenze sia sempre informato riducendo il rischio che le attività passino inosservate.
Creazione e gestione di progetti complessi tramite un Gantt interattivo di facile utilizzo
GAP Studi e Consulenze prima di implementare Twproject, non aveva le informazioni giuste sulle durate delle fasi e sullo stato di avanzamento di progetto o singole fasi, gli risultava complicato tenerne traccia.
Twproject ci ha permesso di strutturare in maniera semplice la ripartizione del lavoro tramite la WBS, pianificando poi dal Gantt le durate delle fasi, l’effort di lavoro di ciascun assegnatario fase per fase
Il Gantt interattivo di Twproject, dispone anche di funzionalità estremamente intuitive: aggiungi assegnazioni, milestone e dipendenze. Pianifica in anticipo e monitora i tuoi progressi, potendo così identificare il percorso critico, prevedendo ritardi o interruzioni di progetto prima che accadano e dunque migliorando il flusso di lavoro.
Pianificazione/ Gestione /Monitoring dei progetti fase per fase
Il management di GAP Studi e Consulenze ha ottenuto un’ottimizzazione del tempo grazie alla strutturazione dei suoi progetti con l’ausilio della funzionalità di templating e clonazione di interi progetti o porzioni. In particolare ha scelto di sfruttare la clonazione su progetti con lavorazione ciclica mensile, ottenendo così chiarezza e trasparenza in merito all’andamento delle singole attività nel tempo.
La facilità d’uso di Twproject ci ha permesso di trovare una quadra perfetta sull’organizzazione dei nostri progetti, pertanto anche i collaboratori non propriamente esperti di project management hanno imparato a gestire in autonomia e con efficacia le proprie fasi di progetto, permettendomi di concentrarmi maggiormente sulle analisi di progetto, piuttosto che sulla generazione di assegnazioni.
Semplificando la gestione interna dei progetti tramite Twproject, GAP Studi e Consulenze è riuscita ad implementare un controllo maggiore sull’efficacia del tempo delle risorse, prendendo in considerazione più progetti dello stesso tipo svolti in precedenza, ci si può avvalere di dati in input reali e pianificare in maniera ottimale gli effort futuri sui progetti similari, raffinando sempre più le stime in maniera meticolosa e produttiva .
Stimare e consuntivare le ore di lavoro dei collaboratori senza stress
GAP Studi e Consulenze ha beneficiato della semplicità di Twproject in relazione alla gestione dei timesheet. Infatti questa caratteristica ha favorito l’adozione di questa abitudine da parte degli utenti di GAP Studi e Consulenze poiché ha trovato semplice tenere traccia del proprio tempo.
Il risultato più sorprendente notato dal management è stato quello di osservare una maggiore consapevolezza da parte dei collaboratori in merito al loro impiego di ore svolte nelle attività. Infatti sfruttando le analisi di worklog, le risorse hanno imparato a domandarsi nelle occasioni di sforamento stime il perché la loro pianificazione non era stata ottimale rispetto ai dati reali consuntivati. Ciò ha permesso di migliorare le proiezioni sui futuri lavori.
Il successo è dovuto alla semplicità e varietà di metodi di rendicontazione diversi disponibili in Twproject; caratteristica che permette di ridurre le resistenze interne e avere più facilmente un maggiore controllo sul proprio lavoro e quello del team.
Analisi del carico delle risorse e reportistica progetti
Grazie alla funzionalità della gestione del carico di lavoro, Twproject ha permesso di ottimizzare tempi e trasparenza fra le attività da svolgere per i singoli clienti o per i progetti aziendali non produttivi ma ugualmente importanti.
Con Twproject una volta impostati al meglio i progetti grazie alla sua versatilità, puoi incrementare la produttività dell’azienda riducendo il dispendio di energie nella gestione dei progetti. Infatti Twproject grazie a semplici attività di analisi, revisione e approvazione, permette al nostro management di fare verifiche puntuali che non ci siano irregolarità nelle gestione delle fasi da parte dei collaboratori, oppure tramite gli export di monitorare informazioni preziose e su misura per l’azienda.
Report dinamici e analisi in tempo reale permettono alla GAP Studi e Consulenze di far circolare informazioni condivise facilmente e in qualsiasi momento con tutte le parti interessate.
La collezione di queste informazioni ha permesso inoltre a GAP Studi e Consulenze anche maggior limpidezza nei confronti dei propri clienti: potendo presentare loro dei risultati finali chiari che documentano la spesa delle attività in maniera categorica, doversi accordare per una prosecuzione d’incarico non è più un’attività complessa e stressante per entrambe le parti.
“Grazie a come abbiamo strutturiamo i nostri progetti in Twproject, siamo in grado di dire ai nostri clienti in modo molto puntuale quante ore delle totali concordate sono state impiegate per fare una determinata attività, ciò significa che al momento in cui si pone la necessità di proseguire l’incarico, forniamo una documentazione analitica imbattibile con tante informazioni facilitando la comunicazione fra le parti.
Bilancio finale
Grazie all’adozione di Twproject, Gap Studi e Consulenze è stata in grado di gestire i propri progetti con scrupolosità e trasparenza. In effetti, Twproject è stato così efficace che il gruppo lo considera come un collaboratore aggiuntivo essenziale. Questa partnership ha permesso all’azienda di raggiungere risultati migliori e maggiore consapevolezza del proprio lavoro. Grazie alla raccolta di molti dati preziosi estraibili dai progetti di Twproject, abbiamo migliorato le nostre capacità di comunicazione sia con il team interno che con i clienti.
La collaborazione è migliorata enormemente, ma non perché le persone siano cambiate, infatti come già detto tutto il team è molto sensibile alla gestione corretta del lavoro, quindi semplicemente abbiamo trovato in Twproject uno strumento collaborativo che ci permette di capire come migliorarci ed aiutarci in modo sinergico.
Intervistato
