L’approccio
Gestione collaborativa del lavoro su una piattaforma unificata
L’azienda si trovava di fronte alla necessità di consolidare l’ambiente di lavoro e rivoluzionare il metodo di lavoro adottato dai vari team.
Infatti, seppur l’azienda sia di grandi dimensioni, i dipendenti operano principalmente in piccoli team: ad esempio, il dipartimento IT coinvolge 25 persone, ciascuno lavorava con i propri applicativi, sviluppando inevitabilmente diversi metodi, abitudini e modi di condividere le informazioni.
Twproject è estremamente flessibile, in un’unica soluzione infatti, fornisce più approcci alla gestione del progetto, Agile, Waterfall, ma anche mixed. Questo garantisce ad ogni team di poter iniziare a usare il sistema senza stravolgere il modo di lavorare, riuscendo comunque a convogliare tutte le informazioni in un unico posto.
Integrabilità di Twproject con altri sistemi aziendali
L’azienda ha cercato una soluzione che si integrasse facilmente con il proprio sistema CRM, che rappresenta un elemento fondamentale sia per il dipartimento interno di assistenza che per lo sviluppo di nuovi progetti.
Twproject è progettato per offrire un’ottima integrazione con altri sistemi aziendali, consentendo di centralizzare le informazioni in modo efficace.
Twproject espone una documentazione dettagliata per gli sviluppatori che possono sfruttare le API key (Application Programming Interfaces), ma anche Webhooks, nonché un motore interno di Jobs che possono lavorare in background. Tutti modi che permettono a Twproject di interagire con le loro applicazioni interne.
Pianificazione su più progetti
L’azienda cercava una soluzione per poter monitorare il carico delle risorse, non sul singolo progetto, ma che tenesse conto di tutte le attività assegnate: attività di progetto, ma anche routinarie o spot.
Twproject include un algoritmo del calcolo ottimizzato del carico che consente all’azienda di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, e di avere una visione chiara delle competenze disponibili e delle assegnazioni di lavoro.
Twproject offre anche un modulo dedicato che ti consente di creare un piano personalizzato per distribuire risorse e ore di lavoro nei giorni del progetto secondo le tue preferenze.
In Twproject puoi distinguere tra assegnazioni che rappresentano un carico di lavoro significativo per il progetto e quelle di routine o spot, generando carichi di lavoro molto raffinati.
Registrazione dei tempi di lavoro
L’azienda puntava a unificare la raccolta della registrazione del worklog, sapeva che coinvolgere i colleghi nella rendicontazione dei tempi di lavoro era difficile, ma era consapevole dell’importanza di comprenderne il valore per migliorare la pianificazione e i costi dei progetti.
Twproject mette a disposizione molti modelli di consuntivazione: offre diverse opzioni di rendicontazione del lavoro, adatte alle preferenze individuali di ciascuno. Puoi utilizzare il timesheet settimanale o il “time counter” a semaforo, che puoi attivare sia per le fasi di progetto che per le micro-attività. Con Twproject è possibile tenere traccia del tempo dedicato a ciascuna task in modo accurato e dettagliato, grazie alla generazione di report completi e personalizzabili si possono analizzare in maniera accurata i risultati.
Risultati
Gestione collaborativa del lavoro su una piattaforma unificata
L’obiettivo dell’azienda era ridurre il numero di strumenti di lavoro. Per raggiungerlo con Twproject, abbiamo adattato il nostro processo di lavoro al nuovo strumento condividendo le modalità con il reparto produttivo e l’assistenza. Abbiamo preso spunto da ciò che facevamo in precedenza e abbiamo calibrato gli strumenti e le procedure di conseguenza.
L’adozione di Twproject è stata inizialmente un po’ impegnativa, ma tutti hanno iniziato a supportare la scelta dopo poco grazie a due punti fondamentali: in primo luogo, abbiamo ottenuto risultati notevoli e tangibili che tutti hanno potuto vedere. In secondo luogo, il processo di lavoro è diventato molto più fluido, migliorando l’efficienza sia per i project manager che per gli operatori.
In breve, Twproject ha reso il lavoro più facile, ha prodotto risultati visibili e semplificato la collaborazione tra i membri del team.
Integrabilità di Twproject con altri sistemi aziendali
Prima di introdurre Twproject, gli strumenti adottati non portavano risultati ottimali in azienda. Twproject ha dimostrato di essere un prezioso strumento che ha contribuito al successo di queste integrazioni, ottimizzando la produttività complessiva dei vari team.
L’integrazione con il nostro CRM era uno dei requisiti fondamentali e siamo estremamente soddisfatti di come abbiamo lavorato su questo risultato. Abbiamo consultato attentamente la guida delle API e richiesto supporto al team tecnico di Twproject, ottenendo così un’eccezionale mappatura e sincronizzazione di un centinaio di moduli applicativi interni con Twproject.
In particolare per questa azienda, l’integrazione di Twproject con il sistema CRM aziendale ha permesso di ottenere numerosi vantaggi:
- Una visione unificata dei dati, eliminando la necessità di passaggi manuali o processi separati.
- Una visione immediata delle informazioni relative all’assistenza e ai nuovi sviluppi.
- E viceversa nel CRM, la visione dell’avanzamento dei ToDo gestiti e chiusi.
Tutto questo ha reso più efficienti le attività di gestione del progetto, migliorando la collaborazione e il flusso di lavoro dei vari team.
Pianificazione cross-project
Grazie alla pianificazione di Twproject, l’azienda è ora in grado di ottimizzare l’allocazione delle risorse, massimizzando l’efficienza, ovvero evitando sovraccarichi o sotto utilizzazioni, e riducendo i conflitti sulle attività.
Twproject offre un’interfaccia estremamente funzionale per la pianificazione – Io mi occupo della gestione degli aspetti infrastrutturali, quindi di questioni più comuni e non legate ad un team specifico. Una delle caratteristiche più efficaci per me è la possibilità di monitorare e pianificare l’occupazione delle risorse in modo indipendente da un singolo progetto. Questa funzionalità mi consente di avere una panoramica completa e di gestire le risorse in modo efficace.
Ciò favorisce una migliore pianificazione strategica aziendale, riducendo i conflitti sulle attività.
Registrazione dei tempi di lavoro
Un obiettivo fondamentale per l’azienda era garantire una rigorosa puntualità nei resoconti di lavoro. Ciò non per il bisogno di controllare quotidianamente l’efficacia delle singole risorse, ma piuttosto per monitorare la distribuzione delle attività e gestire le stime in modo preciso.
Dopo un primo periodo di rodaggio, sono stati analizzati i risultati condividendoli con il team. Questo ha reso molto più semplice comprendere i costi effettivi e il progresso raggiunto. È stato anche possibile stabilire fin dall’inizio dell’anno quanto tempo viene dedicato all’assistenza e quantificare così le ore effettivamente impiegabili per nuovi progetti.
Grazie a Twproject, siamo in grado di capire quanto è costato un progetto, a che punto è in tempo reale e possiamo stabilire, ad inizio anno, quanto ci costa l’assistenza di una certa area di prodotti.
Twproject ti permette di inserire worklog mentre lavori, senza lasciare il giusto contesto. Questo ti consente di rimanere focalizzato sul tuo lavoro, senza sforzi aggiuntivi.
Il potente sistema di ricerca di Twproject ti permette di filtrare il tuo worklog ed estrarre i dati nel modo che preferisci: per persona, progetto, cliente, date e molto altro. Puoi analizzare e creare report avanzati e, se desideri, esportarli in Excel.
Bilancio finale
Grazie all’adozione di Twproject, questa azienda IT ha efficientemente trasformato i propri processi, ottenendo risultati ottimali. L’implementazione della piattaforma Twproject ha consentito di centralizzare tutte le attività principali, riducendo il numero di software utilizzati e semplificando l’accesso alle informazioni. E’ stato possibile ottimizzare il carico delle risorse, aumentando enormemente la soddisfazione di tutti i team, che non hanno più sovraccarichi o periodi di inefficienza.
Integrando Twproject agli altri software già in uso, tutto il processo è diventato fluido e, non ultimo, grazie alla rendicontazione puntuale, si ha adesso una visione più chiara dei costi di progetto. Tutto questo ha portato a notevoli miglioramenti nei progetti e, di conseguenza, nell’intera azienda. Inoltre, grazie all’ottimo feedback degli utenti, sono stati integrati team che inizialmente non erano previsti, dimostrando la soddisfazione generale riscontrata nei risultati ottenuti.
Intervistato
