L’approccio
Allocazione delle risorse
Il reparto IT di Repower AG aveva come principale obiettivo quello di ottimizzare l’allocazione delle risorse, semplificandone la gestione ed eliminando l’attività manuale precedentemente svolta con fogli Excel.
Twproject tratta in maniera efficace l’ottimizzazione delle risorse, permettendo una precisa distribuzione del carico. Infatti, calcola il livello di occupazione direttamente in fase di assegnazione delle risorse, rendendo immediata la valutazione di fattibilità del progetto e riducendo quindi i conflitti sulle altre attività.
Grazie a questo strumento è semplice monitorare l’allocazione delle risorse ed intervenire in caso di sovraccarichi.
Gestione centralizzata degli avanzamenti dei progetti
Il responsabile del reparto IT di Repower AG aveva la necessità di centralizzare in un unico tool le informazioni di progetto, con l’obiettivo di creare un repository di Project Management da cui tutto il reparto potesse attingere.
Twproject, con il suo diagramma di Gantt, consente di aggiornare i dati in tempo reale con estrema semplicità; utilizzando questo strumento, è possibile monitorare l’avanzamento del progetto fase per fase, identificare le attività completate, quelle in corso e quelle in ritardo, e garantire la visualizzazione delle ultime modifiche e dei progressi a tutti i membri che ne hanno diritto.
Presenze e disponibilità del team
Il reparto IT di Repower AG, tra i diversi servizi che fornisce all’azienda, eroga anche assistenza ai propri utilizzatori. Era quindi cruciale poter disporre di un tool che permettesse di visualizzare in qualsiasi momento le risorse disponibili e quelle non disponibili in tempo reale, al fine di garantire continuità e fornire feedback agli utenti in tempi adeguati.
Twproject mette a disposizione un’agenda grazie alla quale è possibile censire le presenze e le assenze di tutti i collaboratori ed averne una visualizzazione immediata su base settimanale, mensile o annuale.
Risultati
Ottenere dallo strumento dati concreti in tempo reale per migliorare la distribuzione delle risorse e conseguire una maggiore efficienza nel loro utilizzo
Grazie all’adozione di Twproject il reparto IT di Repower AG ha raggiunto l’obiettivo di ottimizzare l’allocazione delle risorse, riducendo al minimo il dispendio di energie nell’ottenere questi dati.
Siamo riusciti a sostituire un Excel piuttosto oneroso in termini di tempo e abbiamo raggiunto un nuovo livello di efficienza nella gestione dei progetti.
Riuscire a sfruttare uno strumento di lavoro capace di uniformare le informazioni sia in scrittura che in lettura.
Decidendo di investire risorse nella definizione di un metodo standardizzato all’interno di Twproject, il dipartimento IT è riuscito a ottenere una chiara comprensione di quanto necessario al proprio reparto.
La transizione a Twproject ci ha permesso di centralizzare e avere una visione chiara degli avanzamenti delle attività. Nel tempo abbiamo raffinato un processo ben specifico, che prevede nella maggior parte dei casi una riunione settimanale con i PM sullo studio degli avanzamenti.
Il reparto IT di Repower AG è riuscito a promuovere questa abitudine ottimizzando il flusso delle informazioni e il raggiungimento dei propri obiettivi. Ha dimostrato a tutti i membri del team l’efficacia del metodo applicato, convincendo anche le risorse più scettiche grazie alla possibilità di constatare direttamente il miglioramento.
Monitoraggio delle presenze e disponibilità del team
Gestendo un servizio di supporto su più livelli operativi, è di vitale importanza per il team di Servicedesk del reparto IT essere al corrente delle assenze programmate al fine di evitare di assegnare compiti che poi risulterebbero impossibili da portare a termine.
Abbiamo stabilito una convenzione in Twproject marcando eventi di tipologia “non disponibile” e suddividendo gli appuntamenti tra ferie e formazione, così che ciascuno di noi sappia chi c’è e chi non c’è in azienda!
Bilancio finale
Sfruttando l’utilizzo di Twproject, il reparto IT di Repower AG ha sapientemente bilanciato costi e benefici, dimostrando una notevole competenza nella gestione di questo strumento operativo. Inoltre, è stato in grado di sfruttare appieno la notevole flessibilità offerta dalla piattaforma. Ha raggiunto i suoi obiettivi ottenendo una migliore comunicazione e una visione chiara degli avanzamenti dei progetti e delle allocazioni delle risorse del reparto IT.
Intervistato
