L’approccio
Implementazione
Prima di Twproject, il lavoro del team avveniva totalmente avvalendosi di fogli di calcolo o addirittura cartacei, poi X-BRAIN ha avuto una crescita esponenziale, che ha portato con sé la necessità di gestire in modo più professionale e trasparente la raccolta delle informazioni di progetto, affinché la dispersione del tempo fosse ridotta al minimo. L’azienda ha dovuto cercare una soluzione idonea per implementare un approccio gestionale unificato, che comprendesse la tracciabilità di progetti gestiti tramite tariffe fisse (FEE), progetti con consuntivazioni a corpo, nonché interventi di manutenzione o spot per i clienti. Twproject aiuta nella definizione e pianificazione delle attività, con la possibilità di creare, visualizzare e aggiornare i progetti tramite il diagramma di Gantt. E’ possibile assegnare compiti specifici, creare milestone e stabilire dipendenze. La pianificazione anticipata e il monitoraggio dei progressi permettono di individuare il percorso critico, evitare ostacoli e intervenire in modo più efficace. Inoltre, Twproject offre diverse modalità di calcolo del carico di lavoro per una gestione consapevole delle risorse.
Rendicontazione del progetto
X-BRAIN sapeva che rendicontare puntualmente sui progetti era fondamentale per monitorare il lavoro dei vari dipartimenti, per capire se alla conclusione del progetto ne avessero tratto profitto come ipotizzato.
Twproject offre molteplici metodi di rendicontazione, dal timesheet settimanale, al timer attivabile direttamente sulle fasi di progetto o sulle micro attività. Twproject offre anche un modulo per la gestione della nota spese.
Questa funzionalità può essere un valore aggiunto per alcune categorie, come ad esempio nel caso di X-BRAIN.
Il monitoraggio delle ore disponibile in Twproject permette di identificare facilmente dove viene speso tempo in modo inutile e evidenzia gli eventuali ritardi rispetto alla pianificazione in modo intelligente.
Inoltre, è possibile gestire l’approvazione del lavoro svolto, il che può essere vantaggioso per identificare le attività pronte per la fatturazione.
Controllo del budget
X-BRAIN oltre a dover ottimizzare la rendicontazione, puntava ad un’analisi dei costi più approfondita, per monitorare in modo corretto sia il budget di progetto che le spese. Twproject gestisce i costi di progetto ed i ricavi, così da tenere sotto controllo i costi delle tue risorse interne e di quelle esterne che pesano sul budget, ma anche i costi fissi imputabili al progetto.
Si può assegnare un budget sia sulla radice di progetto che sulle singole fasi.
Si possono registrare sulle singole fasi sia i costi interni che quelli esterni.
Grazie ai grafici di progetto X-BRAIN adesso tiene sotto controllo i costi effettivi ed i ricavi rispetto a quanto previsto.
Twproject permette di collezionare dati preziosi in tempo reale.
Visione del progetto e necessità di rispettare le scadenze
X-BRAIN gestisce moltissimi progetti in contemporanea che si articolano su tante fasi e team diversi, per il management era fondamentale riuscire ad individuare eventuali ritardi o problemi in maniera tempestiva, per poter mantenere le scadenze prefissate.
Con Twproject è possibile monitorare l’avanzamento dei progetti fase per tramite viste panoramiche o di portfolio.
Il sistema avvisa in caso di sforamento di date, budget o worklog con notifiche facilmente configurabili.
Twproject è uno strumento completo che permette di tenere traccia del progresso di un progetto e di monitorare le attività in corso e le scadenze. Aiuta a gestire il tempo in maniera consapevole tramite un’interfaccia semplice ed intuitiva.
Risultati
Rendicontazione del tempo puntuale
X-BRAIN ha superato ogni aspettativa, ottenendo un notevole miglioramento delle prestazioni aziendali. Twproject ha fatto da spalla al team e grazie alla dedizione nel tracciare il tempo speso, ha consentito di massimizzare l’efficienza operativa e di ottenere risultati eccezionali.
X-BRAIN non ha più perso ore fatturabili, ottimizzando i margini aziendali ottenendo una visione completa di ogni attività e progetto; Ha aumentato la consapevolezza del tempo impiegato dagli operatori per completare i propri incarichi, consentendo così ai commerciali di apportare miglioramenti nelle stime applicabili ai progetti futuri, potendo garantire migliori risultati economici
“Twproject è uno strumento strutturato che ci permette di avere informazioni utili in tempo reale e calibrare bene gli avanzamenti nei confronti del cliente, considerando eventuali richieste di scostamenti o variazioni. Possiamo valutare se compiere un passo in più verso il cliente o in caso contrario offrire una controproposta concreta”
L’impatto dei risultati dipende dalla facilità di monitoraggio offerta da Twproject, un potente alleato che ha consentito a X-BRAIN di mantenere costanza e disciplina nella rendicontazione. Questo strumento ha stimolato persino gli operatori stessi a segnalare la necessità di assegnazioni per attività al di fuori della roadmap, rivelando un’enorme flessibilità nell’approccio al lavoro.
Panoramica di progetto ed avanzamento
X-BRAIN prima di Twproject non era in grado di avere una visione completa e dettagliata di tutte le attività e dei progetti in corso e di come questi avanzassero. Twproject offre funzionalità di “viste panoramiche” con questo scopo, consentendo di visualizzare e monitorare in modo efficiente il lavoro del team, i progressi, le scadenze e le risorse impiegate.
“Twproject ci è servito molto con la sue viste panoramiche, fornendoci un quadro completo per monitorare in modo efficace le scadenze, il rispetto del budget e la qualità dei risultati finali è possibile avere maggior chiarezza”
Le viste panoramiche di Twproject offrono una prospettiva completa e consentono di prendere decisioni informate, migliorando l’efficienza e la gestione complessiva dei progetti.
Miglioramento della pianificazione dei costi della sua analisi
X-BRAIN grazie alla possibilità di pianificare e monitorare i costi del progetto in Twproject ha aumentato la sua efficienza.
“Senza l’ausilio di un software come Twproject, sarebbe stata faticosa una registrazione tempestiva dei costi rispetto al budget durante un progetto. Inoltre, sarebbe stato complesso monitorare l’avanzamento del progetto nel rispetto dei costi e del budget stabiliti, così come ricostruire e giustificare eventuali variazioni di costo comunicate al cliente.”
Grazie a Twproject, X-BRAIN ora dispone delle competenze necessarie per valutare in modo accurato il proprio lavoro e formulare preventivi precisi per il futuro. Allo stesso tempo, i dirigenti che si occupano anche della vendita hanno una comprensione più approfondita dei tempi di funzionamento del team per formulare delle stime di delivery più concrete.
Sfruttando Twproject, X-BRAIN adesso può generare report con cifre accurate e precise, permettendo di dimostrare e giustificare il lavoro svolto. Ora, con il controllo del progetto tramite Twproject, possono fornire evidenza del lavoro realizzato e motivare i risultati ottenuti. Inoltre, il flusso di scambio informazioni fra team e clienti è migliorato incredibilmente.
Bilancio finale
Dopo l’implementazione di Twproject, X-BRAIN è stata in grado di migliorare significativamente la suddivisione dei compiti e di avere una visione più chiara sui tempi necessari per soddisfare le richieste, sia interne che esterne.
“Nonostante le sfide iniziali di adozione, nell’armonizzare le strategie di utilizzo del sistema tra i diversi attori aziendali, siamo riusciti a migliorare la gestione delle commesse e ad avere una maggiore consapevolezza riguardo alle stime dei nostri preventivi.
L’implementazione di Twproject ha facilitato la comunicazione e la collaborazione tra i membri del team, consentendo una migliore coordinazione delle attività. Questo ha permesso di ottimizzare l’allocazione delle risorse, evitando sovraccarichi e sottoallocazioni.
Inoltre, il sistema ha fornito una panoramica più dettagliata sullo stato dei progetti e sulle tempistiche, consentendoci di effettuare previsioni più accurate e di prendere decisioni basate su informazioni concrete.
Ciò ha portato a una maggiore efficienza operativa e a una migliore il flusso di comunicazione”
Intervistato
