L’approccio
Facilitazioni per l’aggiornamento dei dati nei progetti in corso
Defremm Spa, come molte altre aziende che scelgono di adottare Twproject, stava cercando una soluzione per migliorare l’efficienza e ridurre il rischio di errori nell’aggiornamento dei progetti. Prima di adottare Twproject tutto veniva gestito con fogli Excel, ma apportare modifiche era complesso e rischioso inducendo spesso ad errori umani e ritardi.
Twproject, invece, consente di apportare modifiche in tempo reale, garantendo un aggiornamento preciso e senza intoppi, che si propaga in base alle dipendenze definite. Le modifiche vengono propagate automaticamente a tutto il team attraverso notifiche, assicurando che tutti siano informati sui cambiamenti avvenuti.
Twproject, occupandosi delle notifiche, elimina la necessità di comunicazioni manuali. Questo è un passo avanti notevole in termini di risparmio rispetto all’Excel, che richiede solitamente comunicazioni separate e manuali per informare i membri del team sui cambiamenti.
La semplicità di aggiornamento è un aspetto cruciale. Twproject offre un’interfaccia intuitiva e user-friendly che rende facile per chiunque apportare aggiornamenti senza dover acquisire competenze specifiche di PM, tutto nel rispetto della sicurezza definita e dei ruoli. Con Excel, al contrario, l’aggiornamento può richiedere più tempo, precisione e abilità, comportando spesso ritardi nell’aggiornamento delle informazioni, gestibile quindi solo da determinate persone.
Miglioramento della gestione dei progetti di campionatura con monitoraggio costante e realistico dei tempi di inizio e fine delle attività
Defremm Spa cercava uno strumento che gli consentisse di monitorare l’andamento del progetto in tutte le sue fasi di esecuzione con precisione e trasparenza. Dopo aver provato vari software, ha scelto Twproject, il migliore in termini di costi, benefici e usabilità.
Twproject è un software “generalista” che non è vincolato ad una specifica metodologia di project management. Questa è la caratteristica che ha permesso a Defremm Spa di adattare il software alle proprie esigenze specifiche.
Il team di Defremm Spa ad esempio ha scelto di creare per ogni tipologia di campionatura dei progetti “master”, ovvero dei modelli predefiniti per struttura e assegnatari, personalizzabili con rapidità sui cambi di date o riduzione della complessità della WBS.
Twproject permette di preparare i tuoi “template di progetto” in modo semplice. I template possono essere usati come punto di partenza per un nuovo progetto ma possono anche rappresentare porzioni di albero da copiare al bisogno. Questa flessibilità permette di creare progetti complessi da una base comune in pochi click.
Una volta creati progetti e assegnazioni, grazie al sistema di notifiche di Twproject, Defremm Spa ha potuto osservare facilmente i dati: sforamento di date, milestone in arrivo, budget o worklog in eccesso e molto altro.
Twproject offre inoltre una serie di report e dashboard personalizzabili che consentono di visualizzare in modo chiaro e dettagliato lo stato di avanzamento dei progetti, la pianificazione, le attività e le risorse impiegate.
Trasformare le riunioni di progetto in momenti decisionali efficaci
Defremm Spa ha individuato come tema nodale per l’azienda l’importanza di trasformare le riunioni di progetto in momenti decisionali efficaci.
Le riunioni di progetto costituiscono momenti importanti in cui sviluppare il lavoro concordato e valutare le performance del progetto. Avere le persone giuste intorno al tavolo e uno strumento di lavoro da consultare in tempo reale e su cui interrogarsi durante le discussioni e l’analisi dei dati è estremamente importante.
Consultando Twproject, oltre a monitorare l’avanzamento dei lavori o aggiornarlo in tempo reale con le persone responsabili, possiamo gestire in maniera dinamica le riunioni periodiche che siamo soliti organizzare, con la possibilità di affrontare le problematiche e le criticità del progetto, al fine di ottenere risultati concreti e rendere queste riunioni momenti decisionali e costruttivi. Questo è possibile grazie alla possibilità di arrivare preparati a tali incontri grazie a quanto inserito nel sistema e grazie ad una facilità notevole di controllare eventuali impatti di ripianificazioni risorse e molto altro.
Twproject massimizza l’efficacia e l’efficienza nella gestione delle riunioni di progetto, semplificando la preparazione degli incontri e la formalizzazione dei documenti risultanti dalle riunioni.
Tracciamento semplice ed efficiente delle ore lavorate dalle risorse interne
Defremm Spa aveva l’obiettivo di ottenere statistiche precise sulle ore lavorate in ogni progetto e fase. Di conseguenza, era necessario registrare agevolmente tutte le ore di lavoro impiegate dai membri del team per ciascuna fase di progetto o per le attività di routine.
Twproject offre diverse opzioni per tenere traccia del lavoro svolto, consentendo di annotare sia le ore effettivamente lavorate che i giorni impiegati per completare un progetto o una fase.
Tracciare il tempo di lavoro riveste una grande importanza per tutte le risorse aziendali, qualsiasi ruolo tu ricopra in azienda. Con un accurato tracciamento otterrai maggiore consapevolezza del tuo tempo impiegato, evidenziando eventuali cattive abitudini e imparando a gestirlo al meglio.
Grazie a Twproject, Defremm Spa riesce ad annotare con celerità ed esattezza le ore impiegate anche nei giorni più complessi su cui impattano molteplici assegnazioni. Nella loro adozione, fra diverse modalità di registrazione delle attività lavorative disponibili in Twproject, hanno abbracciato l’approccio di segnare le attività concluse (chiusura di Todo) e compilare schede settimanali (timesheet).
Risultati
Facilità di aggiornamento dei dati di progetto
Da quando Defremm Spa, ha adottato Twproject per gestire i suoi progetti, l’aggiornamento dei dati e la comunicazioni in azienda non sono più un problema.
Twproject ha contribuito ad eliminare gli errori umani ed i ritardi dovuti all’aggiornamento manuale delle celle Excel; adesso gli aggiornamenti con il tool avvengono in tempo reale e vengono automaticamente notificati a tutto il team.
Questo sistema ha portato notevoli benefici alla gestione dei progetti presso Defremm Spa, migliorando l’efficienza e la comunicazione all’interno del team.
Ottimizzata la gestione dei progetti di campionatura attraverso statistiche e pianificazione precisa dei tempi di inizio e completamento delle attività
Twproject ci ha permesso di arrivare alle riunioni con maggior preparazione in termini di: tempi di lavoro ottimizzati, chiarezza nella pianificazione, stato di avanzamento, milestone chiave impostate, tempi stimati chiari e assegnazioni di risorse bilanciate.
Con l’adozione di Twproject, grazie alla sua facilità d’uso, Defremm Spa gestisce tutti i nuovi progetti di campionatura, partendo da modelli “master” aggiustando le assegnazioni, impostando i manager nelle varie fasi che a sua volta assegnano i loro operativi e le loro stime. Pianificano date in maniera accurata e aggiustano il tiro al bisogno, migliorando comunicazione con tempestività e in maniera capillare sul flusso di lavoro.
Tracciatura semplice ed efficace delle ore lavorative
Defremm Spa ha beneficiato della semplicità di Twproject in relazione alla gestione della consuntivazione dei lavori. Ha trovato semplice tenere traccia del proprio tempo utilizzando i timesheet settimanali. I PM possono generare statistiche di analisi accurate in maniera rapida ed efficace.
Twproject è la soluzione perfetta per tracciare in modo impeccabile l’attività dei nostri collaboratori e monitorare le ore dedicate a ciascuna tappa del progetto o delle attività routinarie che hanno impatto sul nostro tempo.
Infatti anche le attività di routine, non sfuggono più dalla nostra rendicontazione grazie all’uso dei ToDo. Ora, le ore registrate su Twproject sono in armonia completa con le marcature dei nostri badge, mettendo fine a qualsiasi discrepanza con la parte amministrativa.
Dall’introduzione di Twproject in azienda, Defremm Spa ha risolto la necessità di avere le statistiche delle ore lavorate accurate e precise.
Bilancio finale
Grazie all’adozione di Twproject, Defremm Spa è stata in grado di gestire i propri progetti con maggior efficacia e trasparenza, ha dato risposta ad una delle principali necessità, cioè trovare uno strumento di lavoro semplice da usare, nonostante la complessità della tematica.
Abbiamo reso più semplice la condivisione delle informazioni, eliminando la complessità di Excel. Abbiamo anche notevolmente migliorato la comunicazione tra i vari team, rendendo le riunioni più efficienti. In Twproject abbiamo trovato uno strumento efficace per gestire le informazioni in tempo reale e collaborare in modo pratico, lasciando più spazio per migliorare e supportarsi reciprocamente.
Intervistato
