Gestione dei progetti: come coordinare un progetto al meglio

coordinare un progetto

La gestione dei progetti implica un insieme diversificato di abilità, conoscenze, gestione del tempo e capacità comunicative.

Per affrontare efficacemente tutte queste attività è molto importante che un project manager segua determinati aspetti per coordinare un progetto al meglio e per concluderlo con successo.

Vediamo quindi quali sono gli aspetti principali di una buona gestione dei progetti in questo articolo.

Gestione dei progetti: Gestione dello scopo di progetto

Questo è il primo passo nel coordinamento di qualsiasi progetto; qui vengono impostati gli obiettivi ed evidenziati i punti che non sono inclusi nell’ambito del progetto.

Questo passaggio viene eseguito sempre all’inizio, prima di iniziare il lavoro pratico per un progetto.

Tutto questo deve essere raccolto in una documentazione ufficiale che fungerà da guida durante il ciclo di vita del progetto.

Gestione dei progetti: Gestione delle priorità

Non dovrebbe sorprendere che un buon coordinamento del progetto derivi da una buona organizzazione.

In qualità di project manager, l’obiettivo principale deve essere assicurarsi che i processi si svolgano senza intoppi e siano allineati con l’obiettivo comune per il quale si sta lavorando.

Questa capacità di assegnare le giuste priorità alle attività, suddividere in compartimenti più gestibili il progetto e documentare qualsiasi cosa in modo ordinato, è l’essenza di un buon coordinamento di progetto.

Gestione dei progetti: Gestione della comunicazione

La maggior parte del successo di un progetto dipende da una comunicazione efficace.

Quando questa si migliora, si massimizza contemporaneamente il successo, riducendo i i rischi.

Un project manager deve rispettare i requisiti del progetto ed è essenziale quindi che questi vengano chiaramente comunicati al team.

Ognuno deve esattamente sapere cosa deve essere fatto entro quando e le eventuali soluzioni alternative.

Una buona gestione della comunicazione è necessaria nelle situazioni più varie, fra cui:

  • Informare le parti interessate sul piano ed ambito del progetto.
  • Tenere informati i membri del team sui cambiamenti nella pianificazione del progetto.
  • Essere in grado di evidenziare problemi e rischi nel progetto
  • Essere in grado di fornire una visibilità chiara e reale dello status del progetto.
  • Per ottenere il consenso o il supporto del senior management se qualcosa dovesse andare storto.

Gestione dei progetti: Gestione delle aspettative degli stakeholder

Il coordinamento del progetto implica la collaborazione con molte parti interessate.

Da ingegneri al team di marketing, dal reparto IT al dipartimento finanziario e legale… un project manager dovrà lavorare con tutti loro.

Per coordinare un progetto al meglio, è quindi necessario garantire che non solo i membri del team, ma anche tutte le parti interessate coinvolte, siano consapevoli di ciò che ci si aspetta da loro.

Ciò significa avere ruoli e responsabilità e vincoli di tempo chiari. Inoltre, è responsabilità del project manager tenere tutti aggiornati regolarmente.

La creazione di forti relazioni e una buona comunicazione con gli stakeholder promuovono l’efficienza e riducono le incomprensioni.

Professionalmente, ma anche personalmente, se ci si impegna nella creazione di interazioni positive, sarà possibile creare un’atmosfera e a una visione più positive.

coordinare un progetto al meglio

Gestione dei progetti: Avere una mente aperta

Il project manager, avendo molti contatti con stakeholder e dipartimenti diversi come visto prima, ha un’opportunità unica di imparare qualcosa di nuovo.

Questa comunicazione interdipartimentale permette una migliore comprensione delle dinamiche di progetto.

Aprendo la mente, è possibile comprendere meglio gli interessi, le aspettative e le lacune di conoscenza degli stakeholder.

Essere in grado di unificare tutte queste parti e metterle in relazione con gli obiettivi aziendali più grandi è anche un modo semplice per aumentare l’impegno e la dedizione del team.

Gestione dei progetti: Gestione dei rischi

La gestione dei rischi del progetto è parte integrante della gestione del progetto.

Anche per i progetti più banali, il rischio potrebbe essere dietro l’angolo, mentre nel caso dei progetti più complessi sarà, nella maggior parte dei casi, inevitabile.

Una corretta gestione del rischio di progetto risparmia molte brutte sorprese.

È necessario sensibilizzare i membri del team e gli stakeholder sui rischi del progetto e fornire loro un mezzo di comunicazione tramite il quale comunicare rapidamente in caso di problemi.

Gestione dei progetti: Gestione dei cambiamenti

Anche con uno scopo del progetto ben definito ed un piano solido in atto, potranno esserci inevitabilmente modifiche al progetto.

Lo sviluppo di un processo di gestione del cambiamento proattivo consente al team di proseguire il lavoro e non rimanere bloccato, andando avanti con sicurezza.

Chiaramente non ogni modifica deve essere approvata a priori, ma è necessario individuare la problematica o il rischio e valutare il cambiamento e cosa significa per il progetto.

Se la modifica viene approvata, bisognerà aggiornare il piano di progetto e presentare trasparentemente il cambiamento alla squadra e alle parti interessate.

Gestione dei progetti:  Migliorare l’efficienza con un software

Incorporare determinati software di project manager per aumentare l’efficienza della gestione di progetto, può essere un grande aiuto.

In questo modo è possibile riunire tutte le informazioni in un unico luogo accessibile dagli stakeholder.

Alcune funzionalità potrebbero aiutare ad automatizzare delle attività, liberando il team di progetto per concentrarsi su altri compiti.

Inoltre l’utilizzo di un software di project management aiuta a monitorare i risultati e assicurarsi che il progetto rimanga dentro i binari.

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Per concludere, la gestione dei progetti può essere molto impegnativa, soprattutto per quelli più complessi, ma affrontare la sfida con un piano strutturato e processi chiari aiuterà il project manager a coordinare un progetto al meglio.

Con i suggerimenti sopra elencati, il coordinatore di progetto avrà le conoscenze e gli strumenti per creare un ambiente di lavoro soddisfacente, aumentare la produttività e, naturalmente, raggiungere il successo dei progetti.

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