Come ridurre i costi di un progetto

Come ridurre i costi di un progetto e la gestione del budget rappresentano un processo continuo per il quale un project manager è sempre alla ricerca di modi innovativi.

Un’allocazione impropria delle risorse può infatti influire negativamente sulla redditività del progetto, far causare il superamento del budget rispetto alla baseline di progetto e, in certi casi, portare all’insuccesso del progetto.

A volte, l’ambito del progetto può cambiare improvvisamente, il che può sconvolgere il piano del progetto e potrebbe essere necessario aggiungere più risorse che inizialmente non erano state prese in considerazione.

Il project manager deve garantire che il budget sia rivisto regolarmente e, soprattutto, in caso di tale situazione.

Inoltre, i costi del progetto possono essere controllati esaminando i suoi progressi durante ogni tappa e assicurandosi che non vi siano discrepanze.

Ma oltre a questo, ecco alcuni suggerimenti per ridurre i costi di un progetto.

Allocare risorse competenti durante la fase di avvio del progetto

Identificare e assegnare le giuste risorse durante la fase di avvio aiuta a consegnare il progetto rispettando i tempi ed il budget.

Inoltre, aiuta a evitare di allocare risorse insufficienti o troppo qualificate – e quindi costose – per determinate attività di progetto.

Dall’altro lato, l’assegnazione di risorse sotto qualificate causerà ritardi nelle consegne e comprometterà la qualità dei risultati.

Il project manager deve quindi assicurarsi che le risorse chiave siano acquisite ed allocate in maniera consona prima dell’inizio del progetto.

Cercare risorse più economiche

Le risorse utilizzate da un progetto possono spesso essere costose e possono ridurre i margini di profitto.

Esistono molti casi di aziende che aumentano il costo delle risorse che offrono quando sono in concorrenza e di molti progetti che sprecano risorse, il che significa che si stanno pagando costi più elevati di quanto dovrebbero essere.

Tuttavia, ci sono molti modi per ridurre la quantità e il costo delle risorse utilizzate, come confrontare il prezzo di più fornitori e implementare processi snelli.

O ancora: è possibile trovare hardware già esistenti da utilizzare, invece di acquistare nuovi macchinari?

Ridurre la durata del progetto

Un altro modo in cui è possibile ridurre la spesa di un progetto è accorciare la sua durata.

Più un progetto è lungo, più risorse si dovranno utilizzare, inclusi materiali, costi amministrativi, energia e dipendenti, che dovranno essere tutti pagati.

In effetti, la lunghezza dei progetti è uno dei motivi principali per cui le aziende non riescono a rispettare il budget originale.

Per abbreviare il percorso critico, si potrebbe pensare di svolgere più attività contemporaneamente, trasformando le dipendenze complete in dipendenze parziali che possono funzionare in parallelo.

Ridurre l’ambito di progetto

Se il costo del progetto preoccupa, una soluzione potrebbe anche essere quella di considerare di ridurre l’ambito del progetto.

Sebbene l’ambito si determini durante le fasi iniziali di pianificazione, se questo è troppo ampio, ciò può rivelarsi costoso e richiedere molto tempo.

È possibile ridurre l’ambito riducendo il numero di attività che verranno soddisfatte contemporaneamente, limitando il progetto solo ai processi e ai requisiti più importanti.

Si noti però che la riduzione dell’ambito di progetto potrebbe richiedere l’autorizzazione di importanti parti interessate.

Riesaminare le stime sul carico di lavoro

Le risorse hanno davvero bisogno di 8 ore al giorno per svolgere un’attività o alcune di loro possono lavorare meno ore al giorno su quel task determinato?

Non devono essere solo le stime di durata ad essere valutate per abbreviare il programma, ma anche le stime sul carico di lavoro.

In caso questa potesse essere una soluzione, ciò potrebbe richiedere una rinegoziazione con alcuni membri del team.

Gestire il budget correttamente

Oltre ai suggerimenti precedenti, è anche importante implementare un budget sostenibile nel piano di progetto e che il project manager sia in grado di monitorarne i progressi e adattarlo alle esigenze quando necessario.

In realtà, la maggior parte dei budget è relativamente rigida a causa dell’approvazione del budget già durante la fase di pianificazione che, spesso, include un finanziamento da parte degli sponsor del progetto.

Per questo è fondamentale che il project manager sia in grado di lavorare all’interno di questi limiti durante tutto il processo.

Per fare ciò, è necessario mappare le spese prima di iniziare e utilizzare gli strumenti di monitoraggio del budget per rispettarlo durante il ciclo di vita del progetto.

Usare tecniche di gestione agile

La gestione agile può essere il modo perfetto per evitare lo spreco di risorse, il che potrebbe portare a ridurre i costi di un progetto.

La gestione agile utilizza infatti brevi cicli di sviluppo per far avanzare e migliorare continuamente un progetto.

Questa tecnica di gestione può aiutare a migliorare l’efficienza di un progetto che, di conseguenza, può portare a risparmiare denaro.

Cercare miglioramenti dei processi

Un’ulteriore soluzione potrebbe essere quella di verificare se esistono modi in cui è possibile raggiungere gli obiettivi in un modo diverso.

Ad esempio, è possibile svolgere un lavoro da remoto anziché richiedere visite in ufficio?

È possibile raccogliere i requisiti in un giorno, attraverso una sessione di progettazione congiunta, anziché in tre settimane utilizzando metodi tradizionali?

È possibile esternalizzare parte del lavoro a un costo inferiore rispetto a farlo internamente?

Queste e altre domande possono portare ad una modifica dei processi con conseguente risparmio di denaro.

Utilizzare un software di gestione dei progetti

Sebbene un software di gestione dei progetti abbia spesso un costo iniziale elevato, il suo utilizzo può aiutare a ridurre i costi di un progetto.

Questo perché un software apposito può aiutare a ridurre i costi dei processi manuali ed il tempo extra da investire, oltre a consentire ai dipendenti di essere più produttivi attraverso processi automatizzati, l’ottimizzazione delle risorse, la capacità di rispettare le scadenze e la riduzione degli errori amministrativi.

A questo proposito il consiglio è quello di provare gratuitamente un software per la gestione dei progetti come Twproject.

Per concludere, l’obiettivo principale della gestione dei costi di un progetto è eliminare i costi non necessari senza compromettere la qualità dei risultati finali.

Si tratta comunque di un processo continuo all’interno della gestione del progetto e richiede un monitoraggio costante per cercare di mantenere il budget del progetto.

Inoltre, identificare le discrepanze aiuta a intraprendere azioni tempestive ed evitare il superamento del budget

Molte volte i project manager riservano dal 10 al 20 percento del budget per circostanze impreviste e creano il piano di progetto con il budget rimanente in modo che non ci siano intoppi dell’ultimo minuto.

Guarda come Twproject può aiutarti a non commettere più questi errori:

L’errore umano viene fortemente ridotto quando si utilizza un software come Twproject, che ti permette di tenere conto di ogni voce di spesa, ti avverte in caso di sformanti o imprevisti e ti offre sempre un aggiornato prospetto di confronto tra stimato ed effettivo.