Governare i percorsi critici di progetto senza esserne sopraffatti

il metodo del percorso critico

Governare i percorsi critici di progetto è una sfida per tutti i project manager. In ogni progetto, infatti, si possono avere centinaia di compiti con dozzine di dipendenze ed interdipendenze.

Sebbene tutti utili, non tutti i compiti saranno in grado di incidere in modo determinante sul progetto. Può diventare molto difficile, quindi, identificare i compiti più importanti, quelli che, se non considerati adeguatamente, avranno un impatto sull’intero progetto.

In altre parole, parliamo dei compiti di cui bisogna davvero preoccuparsi (e che quindi faranno parte dei percorsi critici) per assicurarsi di rispettare le scadenze, i compiti e le attività critiche.

Il metodo del percorso critico è una tecnica di project management creata negli anni ’50, consente di identificare questi importanti compiti e di mantenere quindi in pista il progetto.

Partendo da diagrammi disegnati a mano ed evolvendosi a software automatizzati, il metodo del percorso critico è diventato una parte essenziale della pianificazione di un progetto.

Il metodo del percorso critico, chiamato anche CPM dall’inglese “Critical Path Method”, è una tecnica di gestione del progetto per la pianificazione dei processi. Definisce le attività critiche, e non, con l’obiettivo di prevenire i problemi durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Il CPM è ideale per progetti costituiti da numerose attività che interagiscono fra loro in modo complesso.

Nell’applicare il CPM, ci sono diversi passaggi che possono essere riassunti come segue:

  • Definire le attività richieste e inserirle in un elenco ordinato, in sequenza.
  • Creare un diagramma di flusso o un altro diagramma che mostri ogni attività in relazione alle altre.
  • Identificare le relazioni ed i percorsi critici e non critici tra le attività.
  • Determinare il completamento previsto o il tempo di esecuzione per ogni attività.
  • Individuare o elaborare alternative per i percorsi più critici.

Qual è il metodo CPM?

Il concetto di CPM è abbastanza semplice e può essere meglio illustrato con un grafico di progetto.

Il grafico del progetto è utile infatti come mezzo per rappresentare, visivamente e chiaramente, il complesso dei lavori e le loro interrelazioni.

Prima di tutto, ogni lavoro necessario per il completamento di un progetto è elencato con un simbolo identificativo univoco, come una lettera o un numero, il tempo necessario per completare il lavoro ed i suoi prerequisiti.

Per comodità, nella rappresentazione grafica e come controllo di determinati tipi di errori nei dati, le attività possono essere rappresentate solamente quando tutte quelle precedenti sono state elencate. In concreto, il lavoro A precede B, B precede C e C precede A.

Ogni attività viene disegnata sul grafico come un cerchio, con il suo simbolo identificativo e il tempo, che appare all’interno del cerchio.

Le relazioni di sequenza sono indicate da frecce che collegano ciascun cerchio/attività con quelle immediatamente successive, con le frecce che puntano a quest’ultima.

Per comodità, tutti i cerchi/attività senza predecessori sono collegati ad un cerchio contrassegnato come “Inizio”; mentre tutti i cerchi/attività senza successori sono collegati a un cerchio contrassegnato come “Fine”.

I cerchi “Inizio” e “Fine” possono essere considerati come attività di durata zero.

In genere, il grafico raffigura diversi “percorsi freccia” da Inizio a Fine. Il tempo richiesto per attraversare ogni percorso è la somma dei tempi associati a tutte le attività presenti in quel percorso.

Il percorso critico è quindi il percorso più lungo, nel tempo, dal cerchio di “Inizio” al cerchio “Fine” ed indica il tempo minimo necessario per completare l’intero progetto.

Solo trovando modi per ridurre i lavori lungo il percorso critico si può ridurre il tempo complessivo del progetto. Il tempo richiesto per eseguire lavori non critici infatti è irrilevante dal punto di vista del tempo totale del progetto.

Mediamente, solo il 10% circa dei lavori nei progetti di grandi dimensioni è fondamentale.

Naturalmente, se si trova un modo per abbreviare uno o più dei lavori critici, non solo l’intero tempo del progetto sarà abbreviato, ma il percorso critico stesso potrebbe spostarsi e alcune attività in precedenza non critiche potrebbero diventarle.

metodo del percorso critico

I primi 3 Passaggi chiave nel metodo del percorso critico

1) Specificare ciascuna attività

Utilizzando la Work Breakdown Structure o WBS, è necessario identificare ogni attività coinvolta nel progetto.

Questo elenco di specifiche attività dovrebbe includere solo attività di livello superiore, più generico quindi.

Quando vengono utilizzate attività troppo dettagliate, l’analisi del percorso critico può diventare troppo complessa da gestire e mantenere.

Una WBS suddivide quindi il progetto in sezioni gestibili.

Il primo passo è identificare i principali risultati di un progetto e da qui iniziare a suddividere le attività in blocchi di lavoro sempre più piccoli e dettagliati.

È possibile scegliere come visualizzare una struttura di scomposizione del lavoro; alcune persone usano una struttura ad albero, mentre altri usano liste o tabelle.

2) Stabilire le dipendenze o sequenze di attività

Alcune attività dipenderanno dal completamento di altre.

L’elenco degli immediati predecessori di ciascuna attività aiuterà ad identificare l’ordine corretto.

Per identificare correttamente le attività e la loro precedenza, è necessario porsi le seguenti tre domande per ciascuna attività derivata dal primo passaggio:

  • Quale attività dovrebbe svolgersi prima che questa attività avvenga?
  • Quali attività devono essere completate contemporaneamente a questa attività?
  • Quali attività dovrebbero svolgersi subito dopo questa attività?

3) Disegnare il diagramma

Una volta identificate le attività e le loro dipendenze, è possibile tracciare il grafico di analisi del percorso critico, noto come diagramma reticolare.

Il diagramma reticolare è una rappresentazione visiva dell’ordine delle attività in base alle dipendenze.

Gli altri Passaggi chiave nel metodo del percorso critico

4) Stima del tempo di completamento dell’attività

Utilizzando l’esperienza passata o la conoscenza di un membro del team esperto, è necessario valutare il tempo necessario per completare ciascuna attività.

È possibile utilizzare il metodo di stima a tre valori, o PERT, ideato per dare più peso al periodo di tempo più realistico.

Nella stima a tre valori è necessario elaborare tre stime di tempo per ogni attività, in base all’esperienza precedente o alle migliori ipotesi.

Questo metodo presenta delle formule per calcolare la durata temporale in modo più accurato:

  • a = la stima migliore
  • m = la stima più probabile
  • b = la stima peggiore

Questi tre valori identificano ciò che accade in uno stato ottimale, ciò che è più probabile e ciò che accade nello scenario peggiore.

Una volta identificati questi valori, è possibile utilizzarli in diverse formule.

5) Identificare il percorso critico

Visionando il diagramma e semplicemente identificando il percorso più lungo in tutta la rete, si identificherà il percorso critico, cioè la più lunga sequenza di attività sul percorso.

Bisogna assicurarsi di cercare il percorso più lungo in termini di durata tempistica, non il percorso con il maggior numero di caselle o nodi.

6) Aggiornare il diagramma del percorso critico in base ai progressi

Man mano che il progetto avanza, si conosceranno i tempi effettivi di completamento dell’attività.

Il diagramma reticolare può quindi essere aggiornato includendo queste informazioni, piuttosto che continuare ad utilizzare le stime.

Con l’aggiornamento del diagramma una volta emerse nuove informazioni, è possibile ricalcolare un diverso percorso critico.

Si avrà così anche una visione più realistica della data di scadenza del completamento del progetto e si sarà in grado di dire se il progetto è in linea o in ritardo rispetto alla pianificazione iniziale.

Benefici e limitazioni del metodo del percorso critico

Come ogni metodo, anche quello del percorso critico presenta vantaggi e svantaggi.

Di seguito sono riportati alcuni vantaggi del metodo del percorso critico:

  • Vista grafica del progetto.
  • Scopre e rende visibili le dipendenze.
  • Aiuta nella pianificazione, programmazione e controllo del progetto.
  • Aiuta nella pianificazione delle emergenze e nella gestione dei rischi.
  • Mostra il percorso critico e identifica attività critiche che richiedono particolare attenzione, evidenziando la durata complessiva, nonché la fine del progetto.
  • Mostra dove agire per riportare il progetto in carreggiata.

Sebbene il percorso critico sia uno strumento molto utile nella pianificazione del progetto, presenta anche alcune limitazioni e alcuni inconvenienti. Ecco quali:

  • Poiché il metodo del percorso critico è uno strumento di pianificazione ottimale, presuppone sempre che tutte le risorse siano disponibili per il progetto in ogni momento.
  • Non considera le dipendenze delle risorse.
  • Pone meno attenzione ad una serie di attività non critiche, anche se a volte possono trasformarsi in attività critiche.
  • I progetti basati sul percorso critico spesso non vengono completati entro la durata approvata.

Per concludere, il metodo del percorso critico ha aiutato molti project manager a sviluppare e gestire il loro programma.

Nel metodo del percorso critico, disegnato il diagramma reticolare, il percorso con la durata più lunga è noto come percorso critico.

Durante l’esecuzione del progetto, l’enfasi principale sarà appunto su questo percorso.

In qualità di project manager si dovrà tenere d’occhio il diagramma reticolare ed intraprendere azioni correttive tempestive ogni volta che sarà necessario.

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