Quando usare Il diagramma di PERT in un progetto

The PERT diagram

Il diagramma di PERT è uno strumento di project management utilizzato per pianificare, organizzare e coordinare le attività all’interno di un progetto.

PERT sta per “Program Evaluation Review Technique”, una metodologia sviluppata dalla Marina Militare nel 1957 per gestire il programma di missili sottomarini Polaris.

Il metodo PERT è incentrato sulle date e scadenze importanti di un progetto, note come pietre miliari.

Il traguardo più importante è, senza dubbio, la data di scadenza finale, quando il progetto deve essere completo.

Il Diagramma di Pert o stima a tre valori

Il project manager identifica le attività che devono essere eseguite in sequenza, note come attività seriali o dipendenti, e quelle che possono essere eseguite contemporaneamente, note come attività parallele o simultanee.

Nel diagramma di PERT, il progetto viene tracciato su un diagramma di flusso in cui i nodi sono scadenze o punti cardine e le frecce rappresentano attività dipendenti.

Le dipendenze sono rappresentate dai percorsi collegati che si spostano da sinistra a destra. Un’analisi tradizionale PERT prevede in media tre scadenze diverse: la più breve, cioè la stima ottimale, la più realistica, cioè la stima probabile, e la stima pessimistica.

Per questo motivo il PERT viene anche detto “stima a tre valori”.

La formula esatta per definire le scadenze è:
(tempo ottimistico + (4 volte più probabile) + tempo pessimista) / 6

È inoltre possibile tracciare i risultati dell’analisi PERT su un diagramma di Gantt, che mostra durate e dipendenze.

Il diagramma di PERT può essere d’aiuto durante la fase di pianificazione del progetto e il diagramma di Gantt può tracciare l’utilizzo del tempo man mano che il progetto avanza.

In parole semplici, un diagramma di PERT è una rappresentazione grafica di un programma di progetto.

Alcuni dei vantaggi del diagramma di PERT includono:

  • Rendere prevedibili le scadenze incerte;
  • Definire un chiaro ordine per completare le attività;
  • Rendere esplicite le dipendenze.

Ma c’è uno svantaggio importante: se i calcoli sono imprecisi, qualsiasi ritardo creerà un blocco o un rallentamento che andrà inevitabilmente ad incidere sulla data di consegna finale.

Tuttavia, se si sta cercando di avere una struttura e ridurre l’incertezza nella pianificazione del progetto, il diagramma di PERT aiuterà a stabilire importanti traguardi e le attività necessarie per raggiungerli.

Come appare un diagramma di PERT

La pianificazione è mostrata come un diagramma reticolare. Le attività sono rappresentate da nodi, a cerchio o rettangolari, che definiscono le attività più importanti o pietre miliari. I vettori o linee direzionali illustrano, invece, la sequenza delle attività.

diagramma di pert

La direzione delle frecce sulle linee indica la sequenza di compiti.

Il diagramma di pert – program evaluation and review technique – è a volte preferito rispetto al diagramma di Gantt, poiché, grazie alla programmazione reticolare, illustra chiaramente le dipendenze delle attività.

Spesso nella gestione delle attività di project management si utilizzano entrambi gli strumenti.

Un diagramma reticolare mostra la sequenza di attività e pietre miliari. Esso, però, illustra anche in che modo le priorità e le pietre miliari sono concatenate, vale a dire la loro successione temporale.

E’ quindi di supporto anche nello sviluppo del metodo del percorso critico.

D’altra parte, il diagramma di PERT può essere molto più difficile da interpretare, specialmente nel caso di progetti complessi.

Una delle sfide da affrontare con tale diagramma è che vengono mostrate molte informazioni per ogni attività, tra cui:

  • Nome dell’attività
  • Inizio previsto e effettivo
  • Durata stimata
  • Nome della persona responsabile

Questo livello di dettaglio può rapidamente sfuggire di mano quando si ha a che fare con progetti lunghi e complessi. Parliamo di progetti che hanno un volume elevato di attività con più fasi e punti cardine.

Un consiglio è quello di utilizzare un diagramma di PERT con le attività e le tappe fondamentali relative a team e/o reparti specifici, impedendo così al grafico di diventare eccessivamente complicato.

Quali sono i pro e contro dei diagrammi di PERT?

I diagrammi di PERT hanno vantaggi, ma i manager devono essere consapevoli anche degli svantaggi quando valutano il loro utilizzo.

Ecco quindi i vantaggi:

1) Analisi delle attività.

Un project manager visualizza informazioni sul probabile completamento di un progetto in tempo utile e rispettando il budget, visualizzando le attività e gli eventi PERT in modo indipendente e in combinazione.

Ad esempio, l’implementazione di un software richiede il completamento di attività critiche come l’installazione dell’hardware, la programmazione, il test del sistema e la formazione degli utenti finali. Utilizzando un diagramma di PERT, un project manager può valutare il tempo e le risorse necessarie per ognuna di queste attività.

2) Coordinamento del dipartimento e dei membri

L’analisi PERT migliora la pianificazione e il processo decisionale integrando e presentando i dati di più reparti.

Raccogliere dati qualitativi e quantitativi da più fonti aiuta anche a coordinare le attività del progetto e migliora la comunicazione tra i reparti.

PERT identifica i dipartimenti responsabili e il ruolo di ciascun soggetto nel progetto . La visibilità delle aree di responsabilità incoraggia l’impegno della direzione verso il progetto. Inoltre, il diagramma di PERT rivela interdipendenze di attività e contribuisce allo sviluppo di un piano generale che fornisce una visione corrente delle operazioni aziendali.

3) Analisi What-if

Il diagramma di PERT richiede che le attività del progetto siano sequenziate in una rete sotto un insieme di regole che specificano i percorsi critici (critical path method).

Il percorso critico è la sequenza più lunga di attività ed eventi – milestone – nel progetto e determina il numero di giorni necessari per il completamento.

Un’analisi What-if identifica possibilità e incertezze relative alle attività del progetto.

Vengono tentate diverse permutazioni e combinazioni di attività e viene selezionata la possibilità più utile, riducendo al minimo le sorprese e gli sprechi del progetto.

L’analisi What-if evidenzia anche le attività con il maggior rischio che richiedono un attento monitoraggio durante il progetto.

Passiamo ora agli svantaggi dell’utilizzo di un diagramma di PERT:

1) Analisi soggettiva

Il metodo PERT richiede l’identificazione delle attività di un nuovo progetto e la disposizione delle attività in sequenza temporale.

Di conseguenza, il processo di raccolta e analisi dei dati è di natura soggettiva. Questa soggettività può risultare in un diagramma di PERT con stime equivocate, sia di tempo che di costo.

I dati potrebbero anche non essere attendibili in quanto riflettono il giudizio dei partecipanti al progetto che forniscono input all’analisi.

Le aziende basano le decisioni efficaci su informazioni rilevanti che sono spesso di natura storica. Le stime del tempo e delle risorse del progetto, nonché la probabilità di un completamento tempestivo, in questo caso, potrebbero quindi non essere affidabili.

2) Il focus è sul tempo

Il metodo PERT è un’analisi della rete temporale che determina il fabbisogno di manodopera, materiali e beni strumentali per le singole attività del progetto.

Le stime dei costi sono sviluppate per ogni attività nella rete. Il PERT è però principalmente un metodo focalizzato sul tempo.

I diagrammi specificano il tempo necessario per completare ogni attività del progetto e le attività che devono essere completate per soddisfare la data di completamento del progetto.

3) Investimento intensivo di risorse

Un’analisi PERT richiede uno studio dettagliato delle attività del progetto ed il feedback di molte persone provenienti da diverse organizzazioni.

Inoltre, il PERT è un metodo complicato da implementare, soprattutto per chi è alle prime armi. L’alta intensità del lavoro richiesto per eseguire un diagramma di PERT può rendere questo tipo di metodo costoso da supportare.

Il diagramma di PERT ha quindi vantaggi e svantaggi, e sarà quindi il project manager a valutare se il suo utilizzo sarà necessario o no.

Si tratta comunque pur sempre di un metodo che sicuramente aiuterà nella pianificazione e nella gestione del progetto e che porterà una certa dose di sicurezza in più.

Gestisci il processo di cambiamento.

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