Le milestone di progetto: pianificare obiettivi e risultati

Milestone di progetto

La milestone di progetto o pietra miliare  è lo strumento di gestione che viene utilizzato per delineare un punto determinato nella pianificazione di progetto.

I punti definiscono, infatti, l’inizio e la fine di un’attività e segnano il completamento di una fase importante del lavoro.

Le pietre miliari possono essere utilizzate per simbolizzare tutto ciò che è iniziato o finito.

Se una pietra miliare si concentra sui principali punti di progresso in un progetto, questa diventa utile come strumento di pianificazione.

Proprio come i task scompongono un progetto più grande in parti gestibili, le pietre miliari suddividono un progetto in tappe fondamentali.

Quindi, quando si inizia un progetto, le pietre miliari possono aiutare immensamente con la programmazione.

Le Milestone sono solitamente presenti nei software di gestione dei progetti, ed ovviamente anche in TWproject.

Hanno una loro icona specifica nella funzione di diagramma di Gantt, e sono a forma di diamante.

Le pietre miliari di progetto: la pianificazione

Le pietre miliari di un progetto sono un modo per stimare con maggiore precisione il tempo necessario per completare il progetto stesso.

Diventano, così, essenziali per una pianificazione precisa del progetto.

Con le milestone, è possibile calcolare meglio la programmazione del progetto segmentandolo in intervalli di tempo più gestibili e più facili da controllare.

Esse sono anche uno strumento flessibile per la pianificazione.

Con un pò di elasticità, possono fare molto di più che fungere da meri indicatori delle fasi del progetto.

Le pietre miliari possono, ad esempio, essere utilizzate per ricordare riunioni ed incontri importanti per il progetto o per segnalare altri eventi interessanti, come workshop o corsi di formazione.

milestone di progetto

In un piano editoriale importante, ad esempio, un digital project manager, può utilizzarle per definire la pubblicazione dei singoli articoli all’interno del blog.

Insomma usare questa icona a forma di diamante è un ottimo modo per assicurarsi che tutti siano a conoscenza delle prossime scadenze e dei prossimi incontri importanti.

Naturalmente, le pietre miliari possono indicare le scadenze imminenti di qualsiasi cosa relativa al progetto.

Ad esempio possono segnalare un risultato di un altro progetto collegato o una consegna imminente da parte di un fornitore.

Inoltre, le milestone sono ottime per indicare il punto in cui si passa da una fase all’altra di un progetto.

Le pietre miliari, come le attività, possono essere collegate e connesse fra di loro.

Questo accade ad esempio quando la fase di una pietra miliare non può iniziare fino al completamento della fase precedente, legata ad un’altra milestone.

Le pietre miliari di progetto: Tenere traccia dei progressi

Parte della pianificazione di un progetto è costituita dalla possibilità di monitorare e tenere traccia dell’avanzamento di quel programma in tempo reale.

Le pietre miliari sono un modo per vedere sia a che punto è una determinata singola attività, sia lo stato di avanzamento generale del progetto stesso.

Questo è utile quando si ha a che fare soprattutto con gli stakeholder.

Questi infatti, generalmente, non sono interessati a una relazione dettagliata sui progressi del progetto.

Quello che vogliono sapere è se il progetto si muove o meno come inizialmente programmato.

Le pietre miliari sono ideali per questo tipo di report perché mostrano le fasi principali completate.

Le pietre miliari di progetto: Semplice task o pietra miliare?

Distinguere tra cosa considerare un task e cosa considerare pietra miliare di progetto può essere difficile.

La difficoltà è crescente soprattutto nel caso di progetti più complessi.

Per risolvere il dubbio è fondamentale porsi le seguenti domande:

  • Si tratta di un compito o di un risultato finale?
  • Ciò influirà sulla scadenza finale?
  • È un momento importante del progetto che indicherà progressi futuri?
  • Gli stakeholder devono essere informati su questo determinato punto?
  • È un evento che ha un impatto sul progetto?

Rispondere a queste domande aiuterà a capire se stiamo parlando di un task o di una pietra miliare.

In sostanza, gli eventi più importanti del proprio progetto devono essere riportati come milestone, in modo che possano essere facilmente visualizzati e mappati dal team di progetto.

Le pietre miliari hanno, in sostanza, un significato maggiore rispetto alle “semplici” attività.

Le pietre miliari di progetto: Perché usarle?

Le milestone possono migliorare la programmazione e l’esecuzione di un progetto in diversi modi:

1) Monitorare le scadenze

Nessun piano è completo senza un elenco di scadenze. Il modo migliore è appunto quello di utilizzare le milestone di progetto per indicarle.

Le pietre miliari, come già detto, solitamente sono raffigurate come un diamante nei software di pianificazione di progetto.

Questa icona va quindi a rappresentare una consegna, una presentazione del deliverable o comunque una scadenza da non dimenticare.

2) Rendere facile l’individuazione delle date importanti

Ci sono giornate importanti che hanno un impatto sul progetto?

Forse un corso di formazione per il team di progetto o un workshop?

Oppure una riunione con gli stakeholder?

È importante tenere a mente tutti questi eventi quando si pianifica un progetto.

milestone di progetto

Sono eventi di una importanza tale da poter avere un impatto sull’intero progetto e deve risultare semplice individuarli.

3) Identificare potenziali blocchi del progetto

Molti progetti fanno affidamento sul lavoro prodotto da team o partner esterni al fine di progredire.

Se non si tengono monitorati questi fattori esterni, la probabilità di dimenticarli o di non seguirli adeguatamente aumenta.

Quindi, se si sta lavorando ad un progetto che dipende – anche – da qualcuno o qualcosa al di fuori con cui non si ha un contatto così immediato, è importante elencare questi risultati come pietre miliari.

Come abbiamo visto, le pietre miliari sono uno strumento di gestione del progetto davvero utile.

E’ oltretutto uno strumento facile da usare per la pianificazione ed il reporting di progetto.

In Twproject una milestone coincide sempre con l’inizio o la fine di un task, questo perché normalmente una milestone è collegata a una consegna o a una fase di kick-off.

Per supportare il team nel raggiungimento dell’obiettivo, in TWproject abbiamo anche impostato un sistema di notifica sulle milestone.

Le notifiche rendono, infatti, ancora più semplice il lavoro del Team che riceverà in automatico gli alert delle attività in scadenza o in ritardo e provvederà a completare i task.

Di default l’allarme (milestone del task vicina) è 3 giorni prima della milestone, ma è anche possibile cambiarlo dalle pagine di configurazione.

Raggiungere e superare positivamente una milestone di progetto, fa bene anche al morale della squadra e del project manager stesso.

E’ per questo che ogni strumento (come gli alert) che faciliti il compito è sempre molto ben accolto.

Hai mai avuto modo di utilizzare le pietre miliari nei tuoi progetti?

Qual è la tua opinione?

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