Analisi swot di un progetto come farla e perché

analisi SWOT

Un’analisi SWOT di un progetto è una tecnica di pianificazione strategica che i project manager possono utilizzare come aiuto per la valutazione dei punti di forza e di debolezza dei loro progetti.

Questa analisi, inoltre, permetterà l’individuazione delle opportunità e minacce che si potrebbero dover affrontare durante il ciclo di vita del progetto.

Incorporare l’analisi SWOT nella gestione del progetto può aiutare a migliorare la pianificazione, ridurre il rischio e aumentare la probabilità di successo complessivo del progetto.

Cosa significa SWOT?

Un’analisi SWOT è una tecnica che le aziende utilizzano spesso per valutare quattro aspetti chiave della propria organizzazione.

Questa analisi può aiutare le aziende a capire meglio quanto è probabile che abbiano successo e su quali aree dovrebbero concentrarsi per migliorare.

Proprio come gli imprenditori e i dirigenti utilizzano un’analisi SWOT per valutare la loro azienda, così i project manager possono utilizzare la stessa tecnica per valutare i loro progetti.

Ecco una panoramica delle quattro aree di interesse che compongono l’acronimo SWOT e come si applicano alla gestione del progetto:

  • S – Punti di forza (strengths): questi sono fattori interni, cioè fattori che possono essere generalmente controllati, che determinano il successo di un progetto. Un esempio può essere un buon software di gestione dei progetti oppure membri del team esperti.
  • W – Punti deboli (weaknesses): i punti deboli sono fattori interni che possono rendere difficile il successo di un progetto. Ad esempio: quando il team non ha mai lavorato insieme e diversi membri sono nuovi e inesperti. Altre debolezze interne potrebbero essere stakeholder disimpegnati o mancanza di finanziamento del progetto.
  • O – Opportunità (opportunities): le opportunità sono fattori esterni, cioè non controllabili, che potrebbero aiutare il progetto ad avere successo. Queste opportunità possono essere attuali ma non ancora sfruttate oppure future. Un esempio può essere lo sconto di merci da parte di un fornitore.
  • T – Minacce (threats): si tratta di fattori esterni che potrebbero danneggiare il progetto se si realizzassero. Come per le opportunità, possono essere minacce attuali o future. Ad esempio, una minaccia potrebbe essere il fallimento di un importante fornitore o cliente oppure l’aumento dei costi di forniture, materiali o appaltatori.

Qual è lo scopo di un’analisi SWOT?

L’analisi SWOT aiuta il project manager a pianificare il progetto e considera i fattori che possono aiutare o ostacolare il suo successo.

Lo scopo è identificare le aree a rischio e i fattori controllabili a cui è necessario prestare attenzione e da monitorare durante tutto il progetto.

Quando si comprendono appieno i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce di un progetto, è possibile pianificare una strategia di successo che affronti questi quattro fattori.

Condurre un’analisi SWOT può aiutare a produrre nuove idee per sfruttare ciò che il project manager ed il team fanno meglio e le potenziali opportunità che potrebbero sorgere.

Inoltre, l’analisi SWOT aiuta anche ad aumentare la consapevolezza dei punti deboli e potenziali minacce al progetto in modo che ci si possa difendere da loro.

l'analisi SWOT

Chi dovrebbe fare un’analisi SWOT?

Affinché un’analisi SWOT sia efficace, è necessario disporre di informazioni complete, accurate e imparziali.

A seconda dell’ambito del progetto, il team che conduce l’analisi dovrebbe avere una panoramica sufficiente dell’organizzazione e del business.

Un progetto con una portata maggiore solitamente dovrebbe coinvolgere un project leader con una posizione più alta oppure un esperto esterno che effettui l’analisi.

Inoltre, un progetto con un impatto maggiore sull’intera azienda dovrebbe coinvolgere più partecipanti nei diversi reparti dell’organizzazione.

In generale, per una valutazione più accurata, è essenziale creare un team con prospettive diverse.

Vantaggi dell’analisi SWOT

Le aziende dovrebbero eseguire un’analisi SWOT prima di impegnarsi in qualsiasi azione o piano di progetto.

In questo modo, possono rispondere a domande come “è possibile fare il progetto?” oppure “dovremmo fare il progetto?”.

L’analisi SWOT fornisce ai team e alle organizzazioni i seguenti vantaggi:

  • Crea valutazioni oneste dei loro punti di forza e di debolezza.
  • Fornisce nuove prospettive sull’azienda e sul suo business.
  • Fornisce informazioni su come massimizzare ciò che è disponibile, affrontare i limiti, effettuare ulteriori investimenti ed evitare rischi.
  • Crea documenti di supporto per il piano di progetto.
  • Fornisce uno strumento di pianificazione strategica efficace se eseguito regolarmente.

Esempi di analisi SWOT

In questo esempio, una startup medica vuole sviluppare e commercializzare un monitor della glicemia non invasivo a base ottica.

Questa azienda desidera offrire ai pazienti un modo migliore per monitorare e gestire i livelli di zucchero nel sangue senza pungersi dolorosamente le dita utilizzando i tradizionali misuratori di glucosio elettronici domestici.

Vediamo come appare l’analisi SWOT in questo caso.

Punti di forza:

  • L’azienda dispone di brevetti sulla tecnologia del monitor ottico della glicemia.
  • La tecnologia e il dispositivo sono approvati dalla FDA.
  • L’azienda ha il supporto di esperti del settore con una vasta esperienza riguardante la tecnologia, tra cui medicina, ottica, elettronica e produzione.

Debolezze:

  • L’azienda non ha fondi.
  • In quanto startup, l’azienda non ha una rete di distribuzione o una relazione con una.
  • Il dispositivo è costoso da costruire.

Opportunità:

  • Esiste un mercato inutilizzato per i monitor della glicemia non invasivi.
  • A causa di un diabete endemico, la domanda di monitor aumenta ogni anno.
  • Le principali istituzioni scientifiche e organizzazioni stanno manifestando interesse a condurre ricerche congiunte.

Minacce:

  • I prodotti competitivi ed emergenti esistenti hanno una forte presenza sul mercato.
  • I prezzi dei dispositivi stanno diminuendo.

Azioni da intraprendere:

Dall’analisi SWOT, questa azienda deve assolutamente considerare di ottenere capitali da investitori interessati come venture capitalist o angel investors.

Inoltre, l’azienda deve costruire rapidamente rapporti con i distributori di dispositivi medici partecipando a conferenze e sviluppando incentivi per i distributori.

L’azienda può anche trarre vantaggio da ricerche e pubblicazioni congiunte con istituzioni e imprese che possono avere reti di distributori esistenti.

 

Un altro esempio di decisione davanti alla quale un’azienda potrebbe trovarsi: assumere uno stagista per il periodo estivo?

Punti di forza

  • Persona energica e laboriosa
  • Conosce le tecnologie più recenti
  • Conveniente

Opportunità

  • Potrebbe diventare un nuovo dipendente a tempo pieno

Debolezze

  • Investire del tempo per il training
  • Deve tornare all’università a fine estate

Minacce

  • Potrebbe usare la formazione ricevuta per essere assunto in un’azienda rivale

 

Inoltre, l’analisi SWOT può essere utilizzata anche per prendere decisioni riguardanti la vita privata, ad esempio: fare jogging dopo il lavoro?

Punti di forza

  • Brucia calorie
  • Si può respirare aria fresca
  • Senso di realizzazione

Opportunità

  • Incontrare la futura dolce metà
  • Scoprire nuovi scorci della città

Debolezze

  • Vestiti sudati
  • Dolori muscolari
  • Stanchezza

Minacce

  • Essere attaccato da un cane
  • Subire un infortunio

 

Per concludere, l’analisi SWOT non aiuta tanto a determinare cosa fare, quanto a determinare se fare o meno qualcosa.

L’obiettivo finale dell’analisi SWOT è abbinare i punti di forza con le opportunità per determinare un percorso chiaro verso il successo o scoprire i punti deboli che potrebbero essere sfruttati in modo da poter essere evitati nella strategia organizzativa.

Migliora i tuoi punti di forza.

Una prova è meglio di mille parole.

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