Senza un adeguato project management plan in atto, l’organizzazione sarà esposta a una gestione caotica, obiettivi poco chiari, risorse inadeguate e dipendenti frustrati.
Una pianificazione non realistica comporta infatti rischi elevati che producono risultati di scarsa qualità derivanti da spese elevate.
Ecco perché è così importante creare un piano di gestione del progetto completo prima dell’inizio dei lavori.
In questo articolo vedremo che cos’è il project management plan, a cosa serve e come realizzarlo.
INDICE DEI CONTENUTI
Che cos’è un project management plan?
Il project manager crea il piano di gestione del progetto seguendo gli input del team di progetto e delle principali parti interessate.
Un project management plan è un documento formale che definisce come verrà eseguito, monitorato e controllato un progetto.
Man mano che il lavoro procede, le prestazioni del progetto vengono misurate rispetto alla baseline di misurazione delle prestazioni inclusa nel piano di gestione del progetto.
Se si presentasse una deviazione dalla linea di base mentre il lavoro è in corso, il project manager se ne deve occupare apportando le dovute modifiche per correggerla.
Se questi aggiustamenti non riuscissero a correggere le deviazioni, diventano necessarie richieste formali di modifica alle linee di base.
I project manager dedicano una notevole quantità di tempo a garantire il raggiungimento degli obiettivi, assicurando che tutti gli stakeholder ottengano i vantaggi sperati.
Oltre a una corretta pianificazione, le capacità di un project manager risiedono anche nel controllare in modo efficiente il progetto e garantire che i risultati del progetto siano puntuali e che il progetto sia completato secondo il piano di gestione del progetto.
Come si realizza un project management plan?
Non esiste un modello unico che vada bene per tutti i progetti.
Ogni piano di gestione deve essere adattato al settore specifico e alle circostanze del progetto.
Tuttavia, generalmente, ecco come si realizza un project management plan:
1. Identificare l’obiettivo del progetto
Per costruire qualsiasi cosa di sostanza, il primo passo è creare le giuste basi. Ecco quali sono le domande da porsi:
- Perché si sta creando questo progetto?
- Qual è l’obiettivo?
- Come si misurerà?
- Cosa è considerato un successo?
- In che modo questo influirà sugli stakeholder?
2. Tracciare l’ambito
Questo passaggio successivo deve spiegare come verranno fatte le cose e come apparirà il progetto una volta avviato.
È importante che un progetto non si estenda oltre i limiti altrimenti il team non potrà mai raggiugere i suoi obiettivi.
L’ambito del progetto dovrebbe includere i risultati e la pianificazione dei risultati; tutti i membri del team devono infatti sapere cosa deve essere consegnato e quando.
3. Tracciare visivamente il progetto
Una pianificazione del progetto elaborata attentamente è la chiave per il successo.
Senza questa, il progetto probabilmente si sgretolerà in un disordine di scadenze mancate, cattiva gestione e frustrazione.
In questo caso, strumenti di pianificazione come il diagramma di Gantt e le sequenze temporali possono semplificare la creazione di un project management plan.
Tracciando visivamente ogni attività del progetto, permetterà più velocemente di aggiungere tappe importanti e cercare eventuali dipendenze o conflitti.
4. Identificare la struttura del team di progetto
Riunire un team e allinearlo alla visione del progetto non è facile.
Questo si può ottenere solamente con un’ottima comunicazione e per questo una buona documentazione di progetto è fondamentale.
Un organigramma può aiutare ad includere alcune informazioni necessarie come la gerarchia del team, le responsabilità di ognuno e le informazioni di contatto di ogni membro.
5. Gestione del rischio
Un compito fondamentale di un project manager è quello di identificare i fattori che potrebbero far deragliare il progetto ed elaborare soluzioni per affrontarli.
Un piano di gestione del rischio inizia elencando tutti gli elementi del progetto e, successivamente, una struttura di ripartizione del rischio permette di organizzarli gerarchicamente e per categoria.
In questo modo sarà possibile individuarli, gestirli più facilmente e trovare una soluzione più rapida.
6. Pianificare la comunicazione
Qualcosa che viene spesso trascurato dai project manager è un piano di gestione della comunicazione. Questo indica come il team di progetto comunicherà con le parti interessate.
Troppo spesso, per impostazione predefinita, la comunicazione del progetto prevede e-mail ad hoc o riunioni dell’ultimo minuto, ma questo può essere evitato pianificando in anticipo redigendo un piano di comunicazione strutturato.
Questo tipo di report è prezioso per comunicare regolarmente aggiornamenti chiari e coerenti sullo stato di avanzamento del progetto.
Ciò può aiutare ad individuare e segnalare i problemi prima che si presentino, creare fiducia con gli stakeholder e semplificare la riflessione sulle prestazioni del progetto.
Diventa quindi evidente come un project management plan sia fondamentale per il successo di un progetto, in quanto sarà in grado di guidare il lavoro e mantenerlo sulla giusta carreggiata.
Come detto prima, esistono vari modelli di project management plan a seconda del settore, della cultura aziendale e del tipo di progetto.
In questo caso, un buon project management tool, ricco di funzionalità, può aiutare a scegliere il modello di piano migliore e a redigere un documento completo ed esaustivo.
Il project manager sarà così in grado di garantire che i progressi effettivi rimangano in linea con quelli pianificati.
