Matrice RACI cosa deve essere fatto e da chi

La matrice RACI è uno strumento molto importante che può aiutare nell’implementazione e nel corretto funzionamento di un processo.

Questa matrice viene principalmente utilizzata per allineare gli elementi umani all’interno di un processo.

Di solito ci sono molte persone diverse coinvolte in un processo ed ognuna ha responsabilità diverse.

Una matrice RACI fornisce quindi una documentazione esplicita e mantiene un riferimento pronto da utilizzare in diverse fasi del processo.

 Cosa significa RACI?

Per capire cosa sia la matrice RACI è necessario capire il significato della sua sigla.

RACI sta per “Responsible, Accountable, Consulted, Informed”. Ecco la traduzione ed il significato di ciascuno di questi termini:

• Responsabile: è la classe di persone che sono responsabili di portare a termine il lavoro. Questo può riferirsi ai singoli lavoratori che eseguono l’attività assegnata o potrebbe fare riferimento ad un sistema nel caso in cui l’attività sia automatizzata.
• Responsabile dell’approvazione dell’attività: è la classe di persone responsabili di supervisionare ed approvare il lavoro che viene svolto. Si tratta di solito di una persona di alto livello all’interno dell’organizzazione.
• Persone consultate: questi possono essere soggetti che devono essere consultati al momento di un’eccezione, sia internamente che esternamente, i cosiddetti “consulenti”.
• Persone informate: è la classe di persone che non ha bisogno di essere coinvolta in maniera attiva nel progetto, ma che comunque ha interesse nella sua esecuzione e deve essere tenuta informata. Le persone informate corrispondono agli stakeholder.

Regole per l’utilizzo di una matrice RACI

Vediamo insieme quali devono essere le regole generali per l’utilizzo corretto di una matrice RACI.

Un’unica persona responsabile

È essenziale che a una sola persona vengano assegnati i ruoli di responsabilità segnalati dalle sigle R ed A. Avere più di una persona responsabile per lo stesso compito aumenta infatti l’ambiguità e le possibilità che il lavoro non venga eseguito correttamente.

Sebbene questa sia la regola, avere un’unica persona responsabile può, però, portare ad un altri tipi di problemi.

Se la persona responsabile è incompetente, ad esempio, l’intero processo potrebbe non essere svolto correttamente. È per questo motivo che spesso esiste una gerarchia di persone responsabili.

Comunicazione con le persone consultate

Deve esserci un canale di comunicazione a due vie con i cosiddetti “consulenti”. L’aspetto importante è che questa comunicazione sia bidirezionale. Inoltre, è necessario garantire un follow-up adeguato.

Informare le persone informate, ossia gli stakeholder

Questo è un canale di comunicazione a senso unico. Di solito è pensato come una metrica di controllo e di solito è automatizzato, ma necessita comunque di un responsabile che se ne occupi in modo da garantirne il corretto funzionamento.

Ci dovrebbe sempre essere almeno una persona responsabile per ogni attività in un processo. Allo stesso modo, deve esserci sempre almeno una persona responsabile per ogni compito.

Non ci può essere più di una persona responsabile per la stessa attività di processo.

Nella stessa attività ci possono però essere diverse persone consultate e informate.

Per approfondire il significato e la definizione di stakeholder e shareholder in azienda leggi qui.

Come creare una matrice RACI

Ora che si conosce il significato delle lettere della parola RACI, è il momento di capire come creare una matrice RACI. Ecco quindi quali sono i passaggi fondamentali:

• Fare un elenco di tutte le attività di un processo.
• Fare un altro elenco, questa volta di tutti coloro che sono coinvolti nel processo.
• Assemblare una tabella con una riga riservata per ogni attività di processo.
• Nella stessa tabella, creare colonne corrispondenti a ciascuna persona coinvolta nel processo.
• Analizzare ogni attività e contrassegnarla con una delle lettere che fanno parte della sigla RACI.

Vantaggi dell’utilizzo della matrice RACI

Dopo tutto quello ciò che è stato visto finora, una domanda sorgerà spontanea: perché usare la matrice RACI? Quali sono i vantaggi di questo metodo?

Ecco le motivazioni per cui è importantissimo utilizzare una matrice RACI:

• Facilita il monitoraggio delle responsabilità.
• Aiuta altri membri del processo a sapere a chi segnalare, chiedere aiuto o affidare una consegna o attività.
• Impedisce a un processo di fermarsi perché qualcuno non è riuscito a soddisfare una responsabilità assegnata.
• Controllo formale e documentato di “chi dovrebbe fare cosa”.
• Facile da usare e creare, si tratta infatti di uno strumento visivo e intuitivo il che lo rende un metodo che può essere consultato rapidamente.
• Stimola la comunicazione tra i membri del team, la collaborazione ed il lavoro di squadra.
• Permette di avere una divisione chiara e obiettiva dei compiti tra i membri del gruppo di lavoro.
• Crea un maggiore senso di responsabilità. I lavori e i risultati degli altri dipendono dalle prestazioni di ciascuno su ogni attività.
• Permette di assegnare le risorse nella giusta misura.
• Previene la duplicità delle attività.
• Se un membro del team lascia il progetto, il sostituto sa esattamente cosa fare e dove si trova all’interno del processo.

L’utilizzo quindi una matrice RACI, permette al project manager e a tutte le persone coinvolte nel progetto di sapere esattamente e senza fraintendimenti chi è responsabile di cosa.

Implementare la matrice RACI all’interno di un software di project management consente di ottenere processi più ordinati e disciplinati all’interno di un progetto, nonché di monitorare lo stato di salute dei medesimi.

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