Ottenere l’approvazione del budget di progetto è uno scoglio non semplice da superare. Ogni progetto comporta dei costi e, generalmente, più grande e complesso è il progetto e più difficile sarà ottenerne l’approvazione.

Poiché nessuna azienda dispone di risorse illimitate, ogni progetto richiede un budget prestabilito che, idealmente, dovrà essere rispettato. Potrebbe interessarti questo articolo su come fare un budget di progetto.

Ma ecco la sfida: non è sempre facile accertare quanto possa essere grande il budget necessario per un progetto. C’è sempre il rischio, infatti, di sottovalutare alcuni fattori e non poter completare il progetto in tempo. D’altra parte, se le stime sono troppo alte, c’è il rischio che l’intero progetto venga scartato perché non conveniente.

Quindi, come identificare il giusto budget di un progetto e ottenere l’approvazione? Scopriamolo in questo articolo.

Ottenere l’approvazione del budget: Cosa considerare quando si effettua un budget di progetto

Ecco i fattori più significativi:

1. Preventivi di spesa

Un budget di progetto è costituito da molti tipi di spese, fra cui:

• costi diretti e indiretti,
• spese in conto capitale
• spese operative,
• costi relativi ai risultati del progetto
• e altro ancora.

Può diventare complicato cercare di individuare importi precisi, soprattutto nel caso di progetti completamente nuovi.

In questo caso bisogna mantenere la calma e tenere conto che i numeri di budget raramente si allineano totalmente con i costi effettivi ed è molto probabile che cambino man mano che un progetto si sviluppa.

Quindi, è importante concentrarsi sullo stimare le risorse in modo accurato in quel momento e fornire stime dei costi il più realistiche possibili.

2. Contingenza di bilancio

La sfida più grande nella pianificazione del budget di gestione del progetto è l’ignoto.

Anche con una stima dettagliata dei costi e delle risorse, imprevisti o modifiche al progetto possono richiedere revisioni del budget.

Pertanto, proprio come un piano di progetto incorporerà un buffer per quanto riguarda le tempistiche, altrettanto dovrebbe essere fatto nel caso del budget. Andrà quindi preparato una sorta di fondo di emergenza per gli imprevisti – una contingenza appunto.

Dal momento che si tratta di un importo per l’ignoto, la sua stima è molto difficile da individuare.

Un importo troppo grande farà pensare a coloro che devono approvare il budget che questo è stato gonfiato senza una logica.

Una buona regola generale è mettere da parte il 10% del budget totale per gli imprevisti.

3. L’approccio Bottom-Up

Uno dei metodi più efficaci per garantire un budget accurato è l’approccio bottom up, che prevede il coinvolgimento attivo delle risorse umane fin dalle prime fasi di pianificazione. A differenza di un budget imposto dall’alto, questa strategia permette di stimare i costi in modo più realistico, basandosi sull’esperienza diretta di chi lavorerà al progetto.

Perché funziona?

• Maggiore precisione: Chi svolge le attività quotidiane conosce meglio le risorse necessarie e può identificare potenziali costi imprevisti.
• Responsabilizzazione del team: Coinvolgere i collaboratori aumenta il loro senso di ownership e riduce il rischio di sottovalutare voci di spesa.
• Flessibilità: Un budget costruito dal basso è più adattabile alle variazioni, perché già allineato con le esigenze operative.

Come applicarlo?

1. Workshop di pianificazione: Riunire i responsabili di area per raccogliere stime dettagliate.
2. Analisi storica: Utilizzare dati di progetti simili per validare le richieste.
3. Revisione a livelli: Consolidare le stime individuali e confrontarle con il budget complessivo.

Attenzione: Se il budget viene approvato senza questo approccio, aumenta il rischio di sorprese finanziarie. Integrare il metodo bottom up con una contingenza del 10% (come suggerito precedentemente) è la combinazione vincente per un budget deve essere solido e convincente per gli stakeholder.

4. Monitoraggio del budget

Proprio come si tracciano le attività del progetto, allo stesso modo si desidera tenere traccia e monitorare le spese durante l’intero ciclo di vita del progetto.

Monitorando regolarmente il budget, è possibile rilevare rapidamente quando i costi iniziano a superare le stime e apportare modifiche prima che il budget venga superato.

Questo monitoraggio identifica anche esigenze di budget aggiuntive con un tempo sufficiente per ottenere il finanziamento prima che il lavoro sia costretto a fermarsi.

Suggerimenti per ottenere l’approvazione del budget di progetto

Nel project management, pochi elementi sono critici come un budget ben gestito, eppure, secondo il PMI, il 28% dei progetti fallisce proprio per stime finanziarie errate. E se esistesse un modo per trasformare questa sfida nel tuo punto di forza?

Ecco come ottenere l’approvazione del budget (e mantenerlo sotto controllo) in 5 passaggi dimostrati.

1. Sapere cosa serve rispetto a cosa si vorrebbe

La chiave è includere nel budget almeno qualcosa di quello che si vorrebbe avere ma che non si ritiene necessario.

Difficilmente si potrà ottenere tutto ciò che si chiede, per questo è importante tracciare una linea netta tra ciò che si ritiene sia assolutamente necessario e ciò che si pensa possa essere utile.

Per essere più convincenti, si possono elencare i rischi e le conseguenze negative che potrebbero derivare dal non ottenere ciò che è necessario per portare a termine il lavoro.

2. Definire il perché prima del cosa

Prima di presentare un elemento del budget, è importante definire concretamente perché questo è importante per il progetto.

Raccogliere supporto e prove potrà rendere la motivazione ancora più convincente.

Un approccio strutturato aiuta a costruire un business case solido e a ottenere il supporto degli stakeholder.

• Allineamento agli obiettivi strategici: collega ogni richiesta di spesa agli obiettivi aziendali (es. riduzione dei tempi di consegna, miglioramento della qualità, aumento del fatturato). Spiega come l’investimento contribuirà ai KPI più rilevanti.
• Analisi costi-benefici: Presenta dati quantitativi e qualitativi per dimostrare il ritorno sull’investimento (ROI). Utilizza grafici o tabelle per mostrare scenari con e senza l’elemento di spesa.
• Benchmark esterni: Citare casi di successo di progetti simili nel settore o dati di mercato rafforza la credibilità della proposta.
• Scenario dei rischi: Identifica i rischi nel non finanziare l’elemento, illustrando possibili ritardi, costi aggiuntivi o perdita di opportunità.
• Piano di misurazione: Stabilire metriche chiare e tempistiche per monitorare l’impatto di ciascuna spesa. Questo dimostra trasparenza e facilita il controllo futuro.

3. Ricercare e presentare opzioni concrete

Considerare più opzioni, fare ricerche e valutarle.

Se il progetto richiede la collaborazione con un fornitore di servizi, allora è importante cercare diversi fornitori che hanno esperienza nell’esecuzione di progetti simili, discutere l’idea con loro, controllare i loro riferimenti e ottenere differenti preventivi.

Sulla base di questa ricerca, è possibile creare diversi budget di progetto, da una versione “top” con le opzioni più costose alle versioni “regular” ed “economy”.

Motivare perché si preferirebbe un’opzione rispetto ad un’altra.

4. Evidenziare come la proposta porterà valore all’organizzazione

Oltre a un budget che illustri quanto costerà il progetto, è importante calcolare il valore che l’organizzazione potrà ottenere nel tempo grazie al progetto stesso.

Questi possono essere, ad esempio, risparmi sui costi annuali, aumento dell’efficienza o miglioramenti della produttività.

5. Anticipare le domande che verranno poste

Chi si occuperà di approvare il budget avrà sicuramente delle domande da porre sulla proposta presentata.

Anticipare le domande e considerare quali dettagli dovranno essere spiegati in maniera più approfondita, è la chiave per convincere gli stakeholder.

Quando si è proattivi, organizzati e con obiettivi concreti, sarà molto più facile arrivare all’approvazione del budget, anche nel caso di progetti molto costosi.

Inoltre, dimostrando competenza e rispetto del tempo, si avrà la certezza che i suggerimenti di budget saranno presi sul serio dalle parti interessate o dai dirigenti aziendali che devono approvarlo.

Da non dimenticare poi che una volta approvato il budget, è responsabilità del project manager supervisionarlo.

Per farlo, è una buona idea utilizzare un software di gestione dei progetti  come Twproject per tenere traccia ed avere visibilità dei costi e del confronto in tempo reale con il budget.

Ha infatti una sezione molto semplice e chiara per monitorare il budget.

Con Twproject, hai tutto ciò che ti serve per:

1. Tracciare ogni spesa con precisione
2. Prevedere i costi imprevisti prima che accadano
3. Ottimizzare le risorse umane e i materiali
4. Rendicontazione facile con report personalizzati

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Il project cost management è una costante di tutti i progetti: grandi o piccoli, dall’IT a quello delle costruzioni. Tutti i progetti, infatti, richiedono sempre l’acquisto di un qualsiasi tipo di materiale o servizio.

Indipendentemente dallo scopo o dal programma, quindi, i progetti necessitano di fondi per completare il lavoro.

Tecnicamente, anche i progetti che utilizzano solo manodopera hanno fondi. Qualcuno infatti da qualche parte sta pagando per quel lavoro.

La gestione dei costi, dunque il project cost management, riguarda quindi il processo di pianificazione e controllo del budget di progetto.

Senza la gestione dei costi di progetto, l’organizzazione potrebbe perdere il suo guadagno in quanto i costi potrebbero superare i profitti.

Le Attività di Project COST management

Il project cost management comprende attività quali:

• pianificazione;
• stima;
• budgeting;
• finanziamento;
• gestione e controllo dei costi.

in modo che il progetto possa essere completato nei limiti del budget approvato.

La gestione dei costi copre l’intero ciclo di vita del progetto dalla fase di pianificazione iniziale alla misurazione delle prestazioni effettive dei costi e del completamento del progetto.

Qual è il processo di gestione dei costi del progetto?

La gestione dei costi è un modo di gestire il costo totale del progetto e si svolge in quattro fasi, definite planning phase:

1) Pianificazione delle risorse

Nella fase iniziale di un progetto è necessario definire le risorse necessarie per completare le attività del progetto. Questo include i membri del team che compongono il project team.

Work Breakdown Structures (WBS) e informazioni storiche di progetti comparabili possono essere utilizzati per definire quali risorse fisiche (e non) sono necessarie. È possibile pensare al tempo, al materiale, al lavoro, alle attrezzature, ecc.

Una volta che tutti i tipi di risorse e le quantità sono note, è possibile determinare le stime dei costi associati.

2) Stima dei costi – (estimate costs)

Diversi metodi di stima dei costi possono essere applicati per prevedere quanto costerà eseguire le attività del progetto.

La scelta del metodo di stima dipende dal livello di informazioni disponibili.

Le stime basate sul costo effettivo di progetti precedenti simili possono servire come base per stimare il progetto corrente.

Un’altra opzione è quella di utilizzare modelli parametrici in cui le caratteristiche del progetto sono rappresentate matematicamente.

Le stime possono essere raffinate quando più informazioni diventano disponibili nel corso di un progetto.

Al termine ciò si traduce in una stima dettagliata dei costi unitari con una precisione elevata.

3) Budgeting – (cost budgeting)

La stima dei costi forma, insieme ad un programma di progetto, l’input per il budget dei costi.

Il budget offre una panoramica dei costi periodici e totali del progetto, inclusi i costi variabili che possono cambiare nel tempo.

Le stime dei costi definiscono il costo di ciascun pacchetto di lavoro o attività, mentre il budget alloca i costi nel periodo in cui il costo sarà sostenuto.

Una baseline dei costi è un budget approvato in fase temporale che viene utilizzato come punto di partenza per misurare il progresso effettivo delle prestazioni.

4) Controllo dei costi – (project cost control)

Il controllo dei costi riguarda

• le variazioni di misurazione della baseline dei costi
• l’adozione di azioni correttive efficaci per raggiungere i costi minimi.

Le procedure vengono applicate per monitorare le spese e le prestazioni rispetto all’avanzamento di un progetto.

Tutte le modifiche alla baseline dei costi devono essere registrate e i costi totali finali previsti sono costantemente pronosticati.

Quando diventano disponibili informazioni sul costo effettivo, una parte importante del controllo dei costi è spiegare che cosa sta causando la variazione dalla baseline dei costi.

Sulla base di questa analisi, potrebbero essere necessarie azioni correttive per evitare il superamento dei costi.

Suggerimenti per una corretta gestione del costo del progetto

• Pianificare l’inflazione: qualsiasi buon piano di gestione dei costi dovrebbe tenere conto degli aumenti di prezzo.
• Mettere in conto ipotetici disastri naturali o eventi potenziali: aspettarsi l’inaspettato puó sembrare sciocco, ma è necessario avere un cuscinetto nel budget per un evento meteorologico, un problema personale o qualche altro fattore sconosciuto che potrebbe ritardare il progetto.
• Altri costi imprevisti: non tutti i costi imprevisti sono casuali. Grazie ad una attività di risk management strutturata è possibile quantomeno definire i valori di rischio in funzione del progetto. Possono esserci problemi legali, sanzioni associate al progetto o costi imprevisti del lavoro, per i quali non è possibile prevedere un budget apposito, ma è possibile preparare un cuscinetto.
• Tracciare in tempo reale: disporre di software per monitorare il budget durante l’esecuzione del progetto è fondamentale per la gestione dei costi. Se si analizzano dati che non sono attuali infatti, sarà difficile essere in grado di agire abbastanza rapidamente per risolvere i problemi.
• Rispondere tempestivamente: indipendentemente da come si riscontra una discrepanza nel costo del progetto, è necessario agire immediatamente. Più a lungo si aspetta, più denaro verrà sprecato.
• Dimensione: alcune persone pensano che i progetti più piccoli non abbiano bisogno di una gestione dei costi del progetto. Piccolo o grande che sia, in ogni progetto bisogna gestire dei costi.

Per gestire al meglio i costi del progetto, è necessario conoscere il progetto dentro e fuori, in tutti i suoi dettagli.

I project manager sono in una situazione difficile; sono infatti il collegamento tra il cliente e il team di progetto che completerà il progetto del cliente.

Nella maggior parte delle organizzazioni, è generalmente più facile ottenere “più tempo” piuttosto che “più denaro”, e di solito c’è più preoccupazione su quanto si spende piuttosto che su quanto ci si mette.

I project manager e i loro stakeholder devono entrare in qualsiasi progetto con un obiettivo comune: identificare un ambito accessibile e un piano su come raggiungerlo.

Troppo spesso, il costo viene ignorato nella pianificazione del progetto. Ma qualcuno alla fine dovrà pagare il conto, allora perché non rendere tutto più sereno?

Non si può, pertanto, ignorare che è importante la gestione dei costi fin dalle prime fasi per la buona riuscita del progetto. 

Inoltre, un’accurata gestione oggi permette di migliorare la pianificazione anche dei progetti futuri.

Non si può altresì ignorare che per un monitoraggio efficace e se si vuole intervenire tempestivamente nella gestione dei costi diventa fondamentale disporre di software di project management che tracci dati in tempo reale, come ad esempio Twproject.

L’utilizzo di strumenti avanzati come Twproject permette di centralizzare tutte le informazioni di progetto, rendendole accessibili in modo semplice e veloce a tutti gli stakeholder coinvolti e ai membri del team. Questo garantisce una maggiore trasparenza operativa e migliora la comunicazione interna, due elementi cruciali per mantenere allineati obiettivi, tempi e investimenti.

Inoltre, Twproject consente di generare report automatici e personalizzabili, ideali per analizzare le performance economiche e tecniche di un progetto. In questo modo, è possibile identificare tempestivamente aree critiche o attività che stanno generando deviazioni di costo, permettendo un’azione correttiva mirata.

Un altro aspetto fondamentale riguarda la prevenzione dei rischi. E’ possibile simulare scenari alternativi e valutare l’impatto potenziale di eventuali problematiche prima che si verifichino realmente. Questo approccio proattivo riduce significativamente la probabilità di superare i limiti economici del progetto.

In contesti altamente competitivi, dove ogni euro speso deve produrre valore, saper gestire le risorse in modo efficace non è più un’opzione, ma un’esigenza strategica. La governance dei progetti, quindi, deve necessariamente includere una visione integrata dei processi, dove analisi predittiva, controllo puntuale e capacità di adattamento diventano gli strumenti chiave per il successo.

Infine, vale la pena sottolineare come una cultura orientata alla performance finanziaria e alla misurazione dei risultati favorisca non solo la riuscita dei singoli progetti, ma anche la crescita dell’intera organizzazione. 

Chi investe nella professionalizzazione della gestione dei progetti costruisce una base solida per affrontare con sicurezza le sfide future, con decisioni più informate, processi più fluidi e risultati tangibili.

I progetti costano denaro e pertanto richiedono il monitoraggio regolare dei costi operativi per garantirne il successo.

Essere in grado di gestire e tenere traccia delle spese è infatti ciò che mantiene il progetto entro un budget.

È improbabile che le parti interessate considerino il progetto un successo se va a costare troppo.

Vediamo in questo articolo che cosa si intende per costi operativi di un progetto e come monitorarli al meglio.

Cos’è un costo operativo di progetto?

Un costo operativo di progetto, denominato Opex – Operational Expenditure, indica le spese che un’impresa affronta per gestire un prodotto o un business.

Nel caso di un business, l’Opex include anche il costo di produzione e i costi di gestione.

Diversi sono i cosiddetti Capex – Capital Expenditure, cioè spese per capitale che rappresentano il costo di acquistare, mantenere o implementare le immobilizzazioni operative, come ad esempio edifici, attrezzature, terreni, ecc.

Facciamo un esempio concreto: l’acquisto di una stampante da parte di un’azienda rientra nel Capex, mentre il costo per toner, carta, manutenzione rientra nell’Opex. Questi costi operativi possono essere suddivisi in costi fissi, costi variabili e costi indiretti.

Le migliori pratiche per monitorare e controllare le spese operative

1.  Definire e classificare gli OPEX

Il primo passo è definire e classificare chiaramente gli OPEX in base alla loro natura, frequenza e impatto. Ad esempio, si possono raggruppare questi costi in spese fisse, variabili e discrezionali.

Le spese fisse sono quelle che rimangono stabili indipendentemente dal livello della produzione o delle vendite, come l’affitto e l’assicurazione.

Le spese variabili sono quelle che variano con il livello di produzione o di vendita, come materie prime e commissioni.

Le spese discrezionali sono quelle che non sono essenziali per le operazioni principali, ma che possono migliorare le prestazioni o la qualità dell’azienda, come marketing e formazione. Classificando gli OPEX, è possibile quindi identificare meglio e ottimizzare le spese.

2.  Impostare e monitorare il budget OPEX

Il secondo passaggio consiste nell’impostare e monitorare il budget OPEX in base alle proiezioni dei ricavi, agli obiettivi aziendali e ai parametri di riferimento del settore.

Il budget OPEX dovrebbe riflettere il piano strategico aziendale e allinearsi agli indicatori chiave di prestazione (KPI). Sarà anche necessario monitorare l’OPEX effettivo rispetto al budget su base regolare e analizzare le varianze. Ciò aiuterà a individuare eventuali tendenze, problemi o opportunità di miglioramento.

Per garantire che il budget rimanga allineato agli obiettivi aziendali, è utile stabilire delle revisioni periodiche strategiche. Queste revisioni possono includere la valutazione dei risultati a lungo termine e il confronto con gli obiettivi strategici globali dell’azienda.

Questo approccio permette di fare aggiustamenti proattivi al budget e di assicurare che le risorse siano allocate in modo ottimale per sostenere la crescita e la sostenibilità aziendale.

3.  Automatizzare e semplificare i processi OPEX

Questo permette di risparmiare tempo, denaro e risorse. Per farlo è possibile utilizzare un software di project management come Twproject per semplificare e standardizzare le attività OPEX, come fatturazione, contabilità, gestione delle spese e reporting.

L’automatizzazione permette di eliminare errori e duplicazioni e migliora la produttività e l’efficienza.

Ad esempio, le funzionalità di contabilità automatica permettono di registrare e categorizzare le spese in tempo reale, garantendo una visione aggiornata delle finanze aziendali.

Inoltre, l’uso di strumenti di reporting automatizzati aiuta a generare report dettagliati e personalizzati senza la necessità di interventi manuali. Questi report possono includere analisi delle spese, previsioni future e confronti tra budget e spese effettive.

La possibilità di accedere a report dettagliati in tempo reale facilita una gestione più informata e strategica delle risorse, permettendo ai manager di prendere decisioni basate su dati concreti e tempestivi.

4.  Negoziare e rivedere i contratti OPEX

I contratti OPEX con i fornitori, i venditori e i prestatori di servizi devono essere regolarmente rivisti.

Un buon project manager dovrebbe sempre cercare modi per ottenere offerte e termini migliori, come sconti o opzioni di pagamento flessibili. Inoltre, i contratti attuali devono essere confrontati con i tassi e le condizioni di mercato.

5.  Implementare e monitorare i controlli OPEX

Questo permette di garantire conformità, accuratezza e responsabilità. È necessario stabilire politiche e procedure chiare per l’approvazione, la registrazione e il reporting delle transazioni OPEX e assegnare responsabilità al personale.

Inoltre, un project manager dovrebbe condurre controlli e revisioni regolari per verificare i dati e la documentazione per correggere eventuali errori.

6.  Valutare e migliorare le prestazioni OPEX

I risultati OPEX devono essere confrontati regolarmente con il budget, gli obiettivi e i benchmark e identificare i punti di forza e di debolezza. Anche clienti, dipendenti e stakeholder possono contribuire con il loro feedback.

Valutando e migliorando le prestazioni OPEX permette di aumentare la soddisfazione dei clienti, il coinvolgimento dei dipendenti e il valore delle parti interessate.

Importanza del controllo dei costi operativi di un progetto

La capacità di gestire e monitorare attentamente le spese operative non solo influisce direttamente sulla redditività, ma può anche determinare la realizzazione degli obiettivi strategici aziendali.

Un controllo efficace dei costi operativi consente un allineamento dei costi preciso, limitando le spese del progetto e garantendo che il budget rimanga sotto controllo.

Inoltre, una gestione accorta delle spese permette una riduzione complessiva delle spese, liberando liquidità che può essere reinvestita in altre aree dell’azienda o utilizzata per ripagare debiti.

Questo non solo aiuta a mantenere la stabilità finanziaria, ma contribuisce anche al successo del progetto, poiché un budget ben gestito permette di raggiungere ogni traguardo con i fondi necessari per ogni fase del progetto.

Un’efficace gestione dei costi non solo garantisce la massima efficacia operativa, migliorando le finanze aziendali, ma favorisce anche l’ottimizzazione dei profitti. Un’azienda che controlla bene i propri costi è in grado di completare i progetti senza spese aggiuntive, aumentando i profitti in modo sostenibile.

Inoltre, una buona gestione delle spese facilita la contrattazione migliore con fornitori e partner, mantenendo margini di profitto favorevoli.

La stabilità economica è ulteriormente supportata da una solida gestione dei costi, permettendo all’azienda di prosperare anche in condizioni economiche variabili. Questo contribuisce anche a una migliore reputazione aziendale, in quanto dimostra affidabilità e responsabilità nella gestione del bilancio, influenzando positivamente la percezione futura del mercato.

Infine, un’attenta gestione delle spese prepara l’azienda a situazioni impreviste, migliorando la preparazione e le capacità di risoluzione dei problemi del project manager e del team.

La capacità di affrontare e risolvere rapidamente le discrepanze nei costi aiuta a mantenere i progetti sulla giusta rotta e a gestire efficacemente eventuali imprevisti.

Twproject: lo strumento ideale per monitorare i costi operativi

Abbiamo già citato in questo articolo come l’uso del software di gestione dei progetti permette l’automatizzazione dei processi e, di conseguenza, un migliore controllo sulle spese operative.

Twproject, ad esempio, raccoglie i dati di progetto, analizza i numeri e visualizza i parametri impostati in modo da avere una visione chiara in qualsiasi momento. Grazie a una dashboard intuitiva, è possibile avere una visione d’insieme delle spese in tempo reale, facilitando così il controllo e la gestione del budget.

I report dettagliati e personalizzabili, facilmente condivisibili con le parti interessate, semplificano l’analisi approfondita dei dati e il monitoraggio dei costi operativi.

Le spese cambiano continuamente durante il ciclo di vita di un progetto, il che può rendere la gestione complicata.

Tuttavia, con uno strumento come Twproject, sarà possibile monitorare le spese in maniera efficace. Provalo gratuitamente per 15 giorni.

Come tenere sotto controllo le spese di un progetto è spesso più facile a dirsi che a farsi.

Monitorare le spese è sempre più complesso e, senza gli strumenti e i processi giusti, rispettare il budget di un progetto diventa quasi impossibile.

Vediamo quindi in questo articolo come rendere efficiente la gestione del budget.

Perché il controllo delle spese dei progetti è importante?

Il budget di un progetto è fondamentale per determinare punti decisionali critici come:

• Quali e quante risorse assumere
• Che livello di qualità è possibile raggiungere
• Quali preventivi dei fornitori possono essere accettabili, ecc.

Senza un budget predefinito, non solo è difficile rispondere a queste domande, ma diventa impossibile valutare se si sta procedendo nella giusta direzione una volta avviato il progetto.

Nelle grandi organizzazioni, la portata di questo problema è ulteriormente accentuata a causa della gestione simultanea di più progetti, del cambiamento delle ipotesi iniziali e della comparsa di costi imprevisti.

5 consigli per tenere sotto controllo le spese dei progetti

1. Controlla e modifica frequentemente il tuo budget

Mantenere aggiornato il budget è senza dubbio il fattore più importante quando si tratta della gestione dei costi di un progetto.

Se la pandemia ci ha insegnato qualcosa, è che un cambiamento è possibile in qualsiasi momento ed è necessario rimanere reattivi e pronti a trovare una soluzione.

L’unico modo per farlo è controllare, aggiornare ed eventualmente modificare frequentemente il budget del progetto in modo da rimanere sulla buona strada.

2. Monitorare l’utilizzo delle risorse

Una delle più grandi aree di spesa di un progetto è solitamente la manodopera, insieme a macchinari, strumenti e tecnologia.

Proprio come nel caso di un controllo costante del budget, una gestione di progetto di successo si lega anche al monitoraggio costante delle risorse.

Un project manager deve rivedere regolarmente il numero di persone che lavorano al progetto e, se i costi sono eccessivi, rielaborare la strategia in modo da rimanere nei limiti del budget.

Lo stesso vale per le eventuali risorse materiali, come i macchinari.

Dedicare del tempo a rivedere le risorse di un progetto garantirà di utilizzarle in modo efficace.

Inoltre, aiuterà anche a capire se è necessario impiegare meno o più risorse per completare con successo il progetto.

Un buono strumento di gestione costi aiuta, ad esempio a differenziare tra costi delle risorse e costi accessori, permettendo anche di comparare tra costo stimato ed effettivo.

3. Coinvolgere più parti interessate

Il lavoro di squadra è fondamentale per il successo di un progetto.

Anche per quanto riguarda il controllo dei costi, ogni membro del team dovrà attivamente considerare il budget prima di effettuare qualsiasi acquisto.

Ciò contribuirà a promuovere una cultura della spesa consapevole e sana, riducendo le spese non autorizzate e aumentando la responsabilità di ogni individuo.

4. Mantenere il focus sul progetto

Durante un progetto può capitare di trovarsi di fronte a del lavoro non pianificato che si infiltra nella sequenza temporale delle attività.

Questo “spostamento dell’ambito” può portare a un grande spostamento del focus del progetto, che alla fine porterà al fallimento sia del budget sia del progetto stesso.

Per ridurre questo rischio, è fondamentale ricordare costantemente ai membri del team l’obiettivo originale del progetto.

5. Automatizzare la gestione del budget con un software di project management

In molti casi, i project manager si trovano a monitorare i costi solamente dopo che i membri del team hanno presentato le note spese.

Questo approccio reattivo alla gestione del budget di progetto può marcare la differenza fra il successo e il fallimento dei lavori.

Quando si tratta della gestione dei costi, lavorare in modo reattivo può essere dannoso.

Dopotutto, è necessario che un project manager conosca lo stato del budget di progetto in tempo reale per poter prendere decisioni informate.

Per fare ciò, una soluzione è automatizzare il più possibile la gestione delle spese ed il controllo dei costi.

Per questo, l’uso di un software di gestione dei progetti come Twproject può semplificare notevolmente questo processo.

Ecco un breve video che mostra in breve quante processi puoi ottimizzare con l’uso di questo strumento:

Diamo un’occhiata ad alcuni vantaggi dell’utilizzo di questo software nella gestione dei costi di progetto:

• L’automazione di complesse analisi quantitative durante la stima e la misurazione aiuta a evitare errori manuali;
• L’integrazione dei dati attraverso la pianificazione, la stima e il controllo dei costi consente un monitoraggio continuo e risposte rapide e proattive;
• Il processo decisionale è reso più semplice poiché il software aiuta a valutare soluzioni alternative utilizzando la previsione degli scenari e l’analisi what-if;
• Report chiari e semplici sotto forma di dashboard e altre interfacce utente avanzate e personalizzabili;
• Molte soluzioni relative ai costi di progetto consentono integrazioni di terze parti, in modo che i dati possano essere raggruppati e analizzati;
• Il benchmarking e la standardizzazione sono possibili grazie alla disponibilità di dati sulle prestazioni dei progetti.

Per garantire quindi un controllo delle spese di progetto efficiente è necessario uno stile manageriale proattivo e Twproject, miglior software di project management presente sul mercato.

Nel mondo del project management, il controllo dei costi aziendali è cruciale per il successo di qualsiasi progetto.

Con l’aumento della complessità dei progetti e la pressione per mantenere i costi al minimo, gli strumenti di gestione dei progetti come Twproject diventano essenziali.

In questo articolo, esploreremo come monitorare i costi aziendali in modo efficace.

Tipologie di costi aziendali: fissi e variabili

Prima di tutto, è fondamentale comprendere la natura dei costi aziendali, che si dividono principalmente in due categorie: costi fissi e costi variabili.

Questa distinzione è cruciale per una gestione finanziaria efficace e per l’implementazione di strategie di riduzione dei costi.

Caratteristiche dei costi fissi

I costi fissi sono spese che rimangono costanti indipendentemente dal volume di produzione o dal livello di servizi offerti. Questi includono affitti, stipendi di base, ammortamenti e spese generali come le utenze e le assicurazioni. La caratteristica principale dei costi fissi è la loro invariabilità nel breve termine, anche se il volume di produzione aumenta o diminuisce.

Per un’azienda, è vitale monitorare e gestire i costi fissi poiché rappresentano spese che devono essere sostenute indipendentemente dal livello di attività economica.

Una gestione efficace dei costi fissi può portare a una maggiore stabilità finanziaria e a una migliore pianificazione a lungo termine.

Caratteristiche dei costi variabili

I costi variabili, al contrario, cambiano in relazione al volume di produzione o al livello dei servizi forniti.

Esempi tipici includono il costo delle materie prime, le spese di spedizione, le commissioni di vendita e i costi di manodopera diretta. Questi costi tendono a aumentare con l’aumento della produzione e a diminuire quando la produzione si riduce.

La gestione dei costi variabili è fondamentale per mantenere la competitività e la redditività. Una sfida chiave è quella di bilanciare la produzione e i servizi offerti con i costi variabili associati, ottimizzando così il rapporto tra costi e ricavi.

Perché è importante l’analisi dei costi aziendali

L’analisi dei costi aziendali, che comprende sia i costi fissi che quelli variabili, è essenziale per valutare la salute finanziaria di un’impresa.

Comprendere come questi costi influenzino il prezzo di vendita dei prodotti o servizi e l’efficienza operativa può aiutare le aziende a prendere decisioni informate riguardo a strategie di prezzo, volumi di produzione e metodi di riduzione dei costi.

In questo contesto, strumenti come Twproject diventano fondamentali.

Offrono una visione chiara e dettagliata dei vari tipi di costi sostenuti in un progetto, permettendo ai manager di prendere decisioni basate su dati concreti e di pianificare strategie di riduzione dei costi più efficaci.

Nel prossimo paragrafo, esploreremo come Twproject facilita specificamente la gestione e il monitoraggio di questi costi, contribuendo a una gestione finanziaria più efficiente e mirata.

Monitorare i costi di progetto

Il primo passo per ridurre i costi aziendali è monitorare attentamente i costi di progetto.

Ad esempio, utilizzando il budgeting e la pianificazione dei costi, puoi assicurarti che i progetti siano finanziati in modo appropriato e che non ci siano sorprese in termini di costi.

Il tracciamento dei costi ti consente di identificare eventuali discrepanze tra i costi previsti e i costi effettivi, in modo da poter intraprendere azioni correttive.

L’analisi dei costi ti consente di identificare le aree in cui è possibile ridurre i costi, ad esempio riducendo i costi delle risorse, dei materiali o dei servizi.

Gestire i costi aziendali con Twproject

Twproject emerge come uno strumento fondamentale nella gestione dei costi aziendali, offrendo soluzioni innovative e personalizzabili per affrontare le sfide finanziarie in ambito di project management.

La sua capacità di adattarsi sia ai costi fissi che variabili lo rende uno strumento versatile e indispensabile per i manager che mirano a ottimizzare la gestione finanziaria dei loro progetti.

• Budget di progetto e controllo dei costi: Twproject consente una gestione dettagliata del budget di progetto, permettendo ai manager di impostare e monitorare i budget per ogni fase del progetto. Questa funzionalità è cruciale per garantire che i costi siano sempre allineati con le previsioni e per prevenire eventuali sforamenti di budget.

• Budget Overflow e Underflow: La funzionalità BUDGET_OVERFLOW_FORBIDDEN di Twproject impedisce l’inserimento di costi che superano il budget assegnato. Questo controllo aiuta a prevenire gli sforamenti di budget e assicura che ogni sotto-fase del progetto rispetti il budget della fase superiore. Allo stesso modo, il controllo dell’underflow impedisce la riduzione del budget al di sotto dei costi già stimati o sostenuti.

• Pianificazione finanziaria guidata: Twproject guida i project manager nell’inserimento di stime consistenti con il budget disponibile, facilitando una pianificazione finanziaria più accurata e realistica.

Twproject non si limita alla gestione del budget, ma offre anche strumenti avanzati per il controllo dei costi in tutte le fasi del progetto:

• Gestione del costo orario delle risorse: la funzionalità USE_REAL_RESOURCE_COST permette di differenziare il costo interno delle risorse dal valore fatturato ai clienti. Questo aspetto è fondamentale per una corretta valutazione dei costi diretti e indiretti e per una fatturazione precisa dei servizi ai clienti.

• Monitoraggio dei costi in tempo reale: Twproject consente di visualizzare i costi di consuntivazione (worklog) storicizzati e le stime aggiornate, offrendo una visione chiara e aggiornata dei costi reali e stimati del progetto.

• Controllo dei worklog e gestione dei centri di costo: la funzionalità WORKLOG_OVERFLOW_FORBIDDEN impedisce la registrazione di ore lavorative oltre la stima, garantendo che il lavoro svolto sia sempre allineato con il budget e le previsioni. Inoltre, la gestione avanzata dei centri di costo semplifica la ripartizione e il monitoraggio dei costi tra diversi dipartimenti o progetti.

Vantaggi strategici nell’uso di Twproject per la gestione dei costi aziendali

L’uso di Twproject nella gestione dei costi aziendali offre numerosi vantaggi strategici:

• Maggiore trasparenza: Twproject fornisce una visione dettagliata e trasparente dei costi, consentendo ai manager di identificare aree di spreco e opportunità di risparmio.
• Decisioni basate sui dati: con dati accurati e aggiornati, i manager possono prendere decisioni informate per ottimizzare i costi e migliorare l’efficienza operativa.
• Flessibilità e personalizzazione: la capacità di Twproject di adattarsi a diversi tipi di progetti e costi lo rende uno strumento flessibile e adatto a una vasta gamma di esigenze aziendali.

Twproject è uno software di project management indispensabile per qualsiasi project manager che desidera ottimizzare la gestione dei costi aziendali.

Ciò che non può mancare in un sano project management è la stima dei costi, elemento essenziale per il successo di un progetto, anche se spesso ingiustamente trascurato.

Un budget mal progettato porta infatti a un’allocazione impropria delle risorse, aspettative irrealistiche e, potenzialmente, al fallimento.

Inoltre, la natura stessa di un progetto comporta rischi e i rischi a loro volta comportano costi imprevisti e problemi di gestione.

Per questo dunque appare chiaro che la stima dei costi nel project management è un compito arduo, e tuttavia una sfida interessante in cui cimentarsi.

Vediamo dunque di cosa si tratta e alcune tecniche per semplificarla.

Che cos’è la stima dei costi nel project management?

Nel campo della gestione dei progetti, la stima dei costi è il processo di previsione delle risorse finanziarie necessarie per completare un progetto entro un ambito definito.

Le stime iniziali vengono spesso utilizzate nella prima fase di pianificazione e possono determinare se un progetto verrà portato avanti o meno.

Una volta che un progetto è stato approvato, diventano necessarie stime dei costi più dettagliate per la determinazione del budget che sia in grado di allocare in modo appropriato le varie risorse durante il ciclo di vita.

Una stima completa dei costi dovrebbe includere sia i costi diretti che quelli indiretti.

Mettere insieme un budget che riduca i costi al minimo, massimizzando la qualità e la portata del progetto può essere difficile.

E tuttavia è importante compiere questa operazione con esattezza, e qui ti veniamo incontro con alcune tecniche da sfruttare.

4 tecniche di stima dei costi di progetto

Il modo esatto in cui i project manager completano una stima dei costi dipende da una serie di fattori.

Alcune organizzazioni, ad esempio, richiedono che tutti i progetti siano preventivati in base a politiche molto specifiche, mentre altri possono affidarsi all’esperienza stessa del project manager.

Di seguito, ecco quattro delle tecniche più comuni di stima dei costi nel project management:

1. Stima analoga

Attraverso la tecnica della stima analoga, un project manager calcola i costi previsti di un progetto in base ai costi noti associati a un progetto simile che è stato completato in passato.

Questo metodo di stima si basa su una combinazione di dati storici e del giudizio degli esperti che lavorano al progetto.

Poiché non esistono due progetti esattamente uguali, una stima analoga ha i suoi limiti.

In quanto tale, questa tecnica viene spesso utilizzata nelle prime fasi di pianificazione del progetto, quando una stima approssimativa può essere sufficiente.

O ancora, la stima analoga può essere utilizzata quando non sono disponibili molte informazioni dettagliate sul progetto in corso.

2. Stima parametrica

La tecnica di stima parametrica utilizza i dati storici e la modellazione statistica per assegnare un valore monetario a determinate risorse di progetto.

È un metodo molto più accurato della stima analoga vista precedentemente, ma richiede più dati iniziali per valutare accuratamente i costi.

Questa tecnica viene spesso utilizzata nel settore delle costruzioni e dell’edilizia.

Ad esempio: un direttore edile esperto potrebbe sapere che, mediamente, il metro quadrato di una nuova struttura costa un determinato importo.

Una volta che questo costo medio è noto, così come il margine di errore e la metratura del nuovo progetto, la stima parametrica consentirà di identificare un budget relativamente certo.

Attenzione però che in questo caso la fonte dei dati deve essere accurata altrimenti l’intera stima sarà erronea.

3. Stima bottom-up

Nella stima bottom-up, o dal basso verso l’alto, un progetto più ampio è suddiviso in una serie di componenti più piccole.

Il project manager stima quindi i costi in modo specifico per ciascuno di questi pacchetti di lavoro più piccoli.

Ad esempio, se un progetto include un lavoro che verrà suddiviso tra più reparti all’interno di un’organizzazione, i costi potrebbero essere suddivisi per dipartimento.

Una volta che tutti i costi sono stati stimati, questi vengono conteggiati e sommati in un’unica stima dei costi più ampia per il progetto nel suo insieme.

Poiché la stima dal basso verso l’alto consente a un project manager di esaminare in modo più dettagliato le singole attività all’interno di un progetto, questa tecnica consente generalmente un processo di stima molto accurato.

4. Stima a tre punti

Nella stima a tre punti, in base alle esperienze di progetti similari passati, si identificano tre stime separate per i costi associati a un progetto:

• Una stima “ottimista” (a), in cui idealmente il lavoro viene svolto spendendo i fondi nel modo più efficiente possibile;
• Una stima “pessimistica” (b), il caso peggiore, dove si lavora e si spendono i fondi nel modo meno efficiente in assoluto;
• Lo scenario “più probabile” (m), che in genere cade da qualche parte nel mezzo e rappresenta la stima più realistica.

Da questi tre numeri, attraverso formule precise, si ricavano la media ponderata e la deviazione standard:

E = (a + 4m + b) / 6

DS = (b – a) / 6

La deviazione standard viene utilizzata per stimare la probabilità.

Questa tecnica, se utilizzata correttamente, permette una stima molto accurata e, di conseguenza, una pianificazione dei costi di successo.

Con Twproject possiamo gestire e avere il controllo su tutti i nostri progetti incluso i costi preventivati in confronto ai costi finali realizzati

Leggi l’intervista a Temera per scoprire come le aziende utilizzano Twproject per la loro gestione finanziaria

Appare dunque evidente, dopo queste considerazioni, quanto la stima dei costi sia un elemento chiave nella gestione dei progetti.

Non solo il budget viene considerato nel momento in cui si decide se un progetto deve essere avviato o no, ma deve anche essere regolarmente monitorato affinché il lavoro possa tradursi in un successo.

Quando si stimano e monitorano i costi di un progetto, è importante disporre di buoni strumenti per calcolare un budget di progetto più accurato.

Twproject permette di mantenere la gestione dei costi di un progetto grazie alle sue diverse funzionalità, dando un supporto essenziale al lavoro di un project manager.

Il capital budgeting è il processo che un’azienda utilizza per determinare su quali investimenti di capitale a lungo termine vale la pena investire in base al loro potenziale profitto.

Se un’organizzazione sta pensando di intraprendere un grande progetto di investimento, il capital budgeting è il percorso più efficiente per prendere una decisione informata.

Ma di cosa si tratta esattamente? Vediamo in questo articolo che cos’è il capital budgeting e perché è importante.

Che cos’è il capital budgeting?

Il capital budgeting, noto anche come valutazione degli investimenti, è un processo di valutazione dei costi e dei benefici di potenziali progetti di un’azienda su larga scala.

Alcuni esempi possono essere: l’aggiunta di un nuovo prodotto alla linea, la costruzione o l’acquisto di un secondo magazzino o un cambio di software importante.

Prima di decidere se e quale opzione perseguire, sarà necessario completare un’analisi finanziaria, nota appunto come capital budgeting.

La valutazione degli investimenti implica la scelta di progetti che aggiungono valore a un’azienda.

Un’azienda è chiamata infatti a scegliere ed avviare solamente quei progetti che aumenteranno la sua redditività e che, di conseguenza, miglioreranno la ricchezza degli azionisti.

Le aziende, a parte le organizzazioni senza scopo di lucro, esistono infatti per ottenere profitti.

Il processo di capital budgeting è quindi un modo misurabile per le imprese di determinare la redditività economica e finanziaria a lungo termine di qualsiasi progetto di investimento.

Perché il capital budgeting è importante

Il capital budgeting è uno strumento prezioso perché fornisce un mezzo per valutare e misurare il valore dei progetti durante tutto il loro ciclo di vita.

Tali progetti di investimento possono includere:

• Investimenti in nuove attrezzature, tecnologie ed edifici;
• Aggiornamenti e manutenzione di apparecchiature e tecnologie esistenti;
• Interventi di ristrutturazione su edifici esistenti;
• Aumento della forza lavoro;
• Sviluppo di nuovi prodotti;
• Espansione in nuovi mercati.

Prima che un’azienda approvi un progetto specifico, il capital budgeting consente di creare un budget per i costi, stimare una tempistica per il ritorno sull’investimento e decidere se il valore potenziale del progetto vale l’investimento di capitale necessario.

Di seguito sono riportati 7 motivi che descrivono l’importanza del capital budgeting:

1. Calcolo dei flussi di cassa futuri: il processo di capital budgeting tiene conto dei flussi di cassa futuri attesi seguendo diverse tecniche come il calcolo del valore attuale netto, indice di redditività e tasso di rendimento contabile.
2. Obiettivi a lungo termine dell’organizzazione: il capital budgeting aiuta l’organizzazione nel processo decisionale e nel raggiungimento degli obiettivi a lungo termine in quanto fornisce l’idea dei costi e della crescita futuri. La definizione di obiettivi a lungo termine è una delle aree più importanti e sensibili per qualsiasi organizzazione. Qualsiasi decisione sbagliata presa in quest’area può influire negativamente sulla redditività a lungo termine di un’impresa.
3. Controllo della spesa: il processo di capital budgeting tiene conto del costo di investimento per il progetto considerando le altre spese correlate come i costi di ricerca e sviluppo, i costi di gestione, ecc. Quindi, con queste informazioni, l’organizzazione può avere il pieno controllo dei suoi costi futuri. La corretta gestione e controllo dei costi totali è un fattore molto importante per garantire una prospettiva di crescita ed efficienza dell’azienda.
4. Massimizzazione della ricchezza: l’interesse e le decisioni di investimento degli azionisti della società dipendono dalle sue decisioni di investimento a lungo termine. Se gli investimenti vengono effettuati dalla società in modo corretto e pianificato, la fiducia degli azionisti aumenta e diventano così più interessati a investire nella società con conseguente massimizzazione della ricchezza.
5. Collaborazione fra i dipartimenti: L’intero processo di capital budgeting coinvolge numerosi passaggi e idee e una serie di decisioni sono prese da diversi reparti e livelli dell’azienda. Ciò consente il flusso e lo scambio di informazioni all’interno dei diversi dipartimenti incrementando la collaborazione.
6. Protezione dei grandi fondi: con il processo di capital budgeting, i fondi investiti nell’azienda vengono protetti in una certa misura da qualsiasi incertezza futura.
7. Comprensione dei rischi: con il processo di capital budgeting, il management dell’azienda può avere un’idea dei diversi tipi di rischi e complicazioni che possono insorgere durante il ciclo di vita di un progetto. Pertanto, la direzione può disporre di strategie pronte e avanzate per affrontare tali complessità future.

Per concludere, il budget è un elemento critico di qualsiasi investimento finanziario di successo ed è una delle basi in qualsiasi processo decisionale.

Quando non viene eseguito un adeguato processo di pianificazione per lo sviluppo di un progetto, c’è sempre il rischio di un improvviso aumento dei costi, ritardi nello sviluppo dell’output, complicazioni normative, ecc.

Pertanto, ogni azienda dovrebbe implementare un corretto processo di capital budgeting prima di avviare qualsiasi progetto di investimento di grandi dimensioni.

Questo processo può anche aiutare a confrontare la redditività di diversi progetti e nella definizione delle priorità di un progetto rispetto all’altro.

Senza un processo di capital budgeting efficiente, un’azienda andrà incontro a maggiori rischi, meno fiducia da parte di investitori e clienti e, di conseguenza, meno fondi disponibili.

Il capital budgeting è un modo efficiente per sapere qual è la strada migliore da intraprendere per un’impresa.

In tutto questo, l’utilizzo di un software di project management può aiutare a garantire un processo di capital budgeting efficiente e senza errori.

Abbiamo visto in questo articolo come la parte economico finanziaria ricopra un ruolo fondamentale per il successo di un’azienda e l’utilizzo di un software di gestione dei progetti come TWproject può assicurare che il processo di capital budgeting avvenga nella maniera più efficace possibile. Provalo gratuitamente cliccando sul banner qui sotto.