Twproject is a full featured web based project management software that gives you full visibility and control over your projects.Twproject is also a time tracking software, a bug tracking software, a project planning software.
L’utilizzo di un software di gestione magazzino per un controllo efficiente è fondamentale per il successo di un’azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni.
Sia piccole che grandi imprese devono affrontare la sfida quotidiana nell’ottimizzare l’inventario, razionalizzare l’evasione degli ordini e migliorare l’efficienza operativa complessiva.
Un software di gestione del magazzino può trasformare le operazioni aziendali semplificando i processi, migliorando l’efficienza e riducendo le spese.
Quali sono i benefici di un software di gestione del magazzino?
1. Migliore gestione dell’inventario
La gestione dell’inventario è uno dei punti focali di un software di gestione di magazzino. Grazie a questo strumento è possibile vedere in tempo reale i livelli delle scorte e decidere se e quando un rifornimento diventa necessario.
Inoltre, può monitorare i movimenti di magazzino, in modo da sapere dove si trova ogni articolo in magazzino diminuendo le possibilità di smarrimento.
Un software di gestione magazzino calcola il lead time, i budget e la tendenza del carico interno per ricavare suggerimenti intelligenti per gli ordini di inventario.
2. Maggiore efficienza
Un software di gestione magazzino può ridurre le procedure manuali di immissione dati, diminuendo gli errori e migliorando l’efficienza della gestione.
Inoltrepermette di ottenere una visione in tempo reale delle scorte, consentendo di prendere decisioni informate sui rifornimenti. Questo è particolarmente utile per evitare situazioni di sotto scorta o di sovraccarico, che possono influire negativamente sulle operazioni aziendali.
Un altro vantaggio significativo è la capacità di monitorare i movimenti di magazzino. Con un sistema di gestione efficace, è possibile tracciare ogni spostamento di prodotto all’interno del magazzino, dal momento in cui arriva fino a quando viene spedito al cliente. Questa tracciabilità riduce il rischio di smarrimento e furto, assicurando che ogni articolo sia sempre localizzabile.
Un software gestionaleavanzato utilizza algoritmi di previsione per suggerire ordini di rifornimento basati su dati storici e tendenze attuali. Questo approccio consente di ottimizzare il processo di ordinazione, riducendo i costi associati all’inventario in eccesso e minimizzando le interruzioni causate dalla carenza di prodotti. Inoltre, può calcolare automaticamente il lead time per ogni prodotto, garantendo che gli ordini vengano effettuati nel momento ottimale.
3. Migliore servizio clienti
Troppi reclami al servizio clienti possono danneggiare la reputazione di un’azienda e, di conseguenza, ridurre i profitti. Se si dispone di un sistema difettoso per l’evasione degli ordini, si corre il rischio di inviare gli articoli all’indirizzo sbagliato, inviare quantità errate o, peggio ancora, esaurire le scorte.
Il software di gestione magazzino può reagire in modo rapido e corretto alle richieste di disponibilità dei prodotti dei clienti con informazioni sull’inventario in tempo reale. In questo modo è possibile trovare e trasportare rapidamente gli articoli ai consumatori, migliorando l’evasione degli ordini e la soddisfazione del cliente.
4. Maggior risparmio
Un software di gestione magazzino può far risparmiare sulle spese in numerosi modi. La raccolta e l’imballaggio più rapidi aumentano la produttività e riducono le spese di manodopera.
La riduzione delle carenze e delle scorte in eccesso riduce i costi di inventario. Offrendo accesso in tempo reale ai livelli dell’inventario, è possibile prendere scelte migliori riguardo al rifornimento degli articoli, riducendo le spese per il mantenimento dell’inventario aggiuntivo e prevenendo la carenza di scorte.
5. Migliore gestione dei dati
Il primo passo verso una maggiore efficienza è la riduzione della documentazione cartacea e degli elenchi manuali. Anche per i magazzini più piccoli, affidarsi a processi basati su carta e penna può rallentare il processo e il rischio di errori aumenta esponenzialmente.
Un sistema di gestione magazzino può quindi aiutare le aziende ad automatizzare e migliorare le pratiche di gestione dei dati. In questo modo, un’impresa può raccogliere, archiviare e analizzare dati vitali sulle sue operazioni, che successivamente la aiuteranno a fare scelte consapevoli.
6. Migliore efficienza dei dipendenti
Lo stipendio del personale si trova fra i costi più consistenti di un magazzino. Con l’automazione che un software di gestione magazzino porta, gli sforzi dei dipendenti possono essere ottimizzati.
L’analisi dell’efficienza del movimento e dei singoli dipendenti porta a modelli di movimento migliori. Il nuovo sistema consentirà di seguire percorsi di prelievo ideali attraverso il magazzino in modo che ogni membro del personale possa coprire più terreno in modo più efficace.
Gestione del magazzino con Twproject
Twproject è un software di project management che può essere facilmente adattato alla gestione di un magazzino.
Grazie alle sue numerose features personalizzabili questo sistema rappresenta una soluzione completa per le aziende che desiderano semplificare i propri processi di gestione dell’inventario.
Sappiamo bene che gestire un magazzino non è un compito facile; le operazioni da gestire sono numerose ed eventuali errori o inefficienze possono portare a costosi ritardi ed errori.
Gli errori di gestione dell’inventario, come la sovrastima o la sottostima delle scorte, possono portare a costi aggiuntivi significativi.
Tuttavia, con l’utilizzo di Twproject, la gestione del magazzino può diventare più snella ed efficiente.
Twproject non solo aiuta a gestire l’inventario, ma anche le operazioni di magazzino, la logistica, la spedizione ed il personale. Permette di gestirel’inventario in modo efficiente, monitorare i movimenti di magazzino, ciò che è stato acquistato e venduto e prevenire problemi di sotto scorta.
Ogni magazzino è diverso e un buon software dovrebbe essere in grado di adattarsi e coprire tutti i processi e le esigenze di qualità.
In conclusione, investire in un software di gestione magazzino come Twproject può trasformare radicalmente le operazioni di un magazzino, migliorando l’efficienza, riducendo i costi e migliorando la soddisfazione del cliente.
Le aziende di ogni dimensione possono utilizzare questo strumento per ottenere un vantaggio competitivo nel mercato, garantendo una gestione ottimale delle risorse e delle operazioni.
Conoscere le migliori strategie di time planning è importante per poter eseguire al meglio il lavoro.
Il tempo non è dalla propria parte quando si tratta di gestione dei progetti, quando il lavoro si accumula e le scadenze si avvicinano rapidamente.
La gestione del tempo di progetto richiede attività di pianificazione, programmazione, monitoraggio e controllo durante tutto il ciclo di vita del progetto.
E proprio in questo articolo parleremo di come sfruttare al massimo il tempo e delle migliori strategie di time planning.
Perché la gestione del tempo è importante in un progetto?
I progetti possono essere intimidatori: c’è molto da fare con poco tempo a disposizione e agli stakeholder i ritardi non piacciono.
Una corretta gestione del tempo di un progettopermette di suddividere il lavoro in parti più gestibili assegnando ciascuna attività ad una sequenza temporale precisa.
Questa suddivisione è fondamentale per identificare e distinguere i task importanti dai task urgenti e meno urgenti. Spesso, la pressione di completare i task urgenti può portare a trascurare quelli più strategici e cruciali per il successo a lungo termine del progetto. Pertanto, è essenziale avere una chiara comprensione delle priorità e dedicare il giusto tempo a ciascuna attività.
Una gestione efficiente del tempo non implica solo il rispetto delle scadenze, ma influenza anche la qualità del lavoro, la soddisfazione del team e la percezione da parte del cliente.
Sapere quando dire di no a richieste che non aggiungono valore al progetto o che possono essere un’inutile distrazione è una competenza chiave. Spesso, per evitare sovraccarichi e per rispettare il tempo limite, un project manager deve saper rifiutare nuove attività o di ridistribuire i compiti all’interno del team.
6 strategie di time planning nel project management
In un ambiente di lavoro in cui le scadenze stringenti e le aspettative elevate sono la norma, saper pianificare e gestire il tempo può fare la differenza tra il successo e il fallimento di un progetto.
Ogni progetto presenta le proprie sfide e peculiarità, ma esistono strategie comprovate che possono aiutare a ottimizzare l’uso del tempo, garantendo che tutte le attività vengano completate nei tempi previsti e con la qualità richiesta.
Di seguito, esploreremo cinque strategie fondamentali di time planning nel project management, che vi aiuteranno a gestire meglio il vostro tempo e a migliorare la vostra efficienza complessiva.
Queste strategie permetteranno di mantenere sotto controllo il tempo limite e mantenere il focus sulle priorità.
1.Avere un piano di progetto ben definito
Un piano di progetto ben definito ha un impatto positivo su tutte le fasi del progetto, dall’inizio alla fine.
E’ la base su cui si costruisce l’intero processo di gestione del progetto.
Senza una chiara roadmap, è facile perdere di vista le priorità, sprecare tempo in attività non essenziali e trovarsi a gestire emergenze che potrebbero essere evitate con una pianificazione accurata.
Quando si esegue qualcosa senza un’idea chiara, si perde molto tempo a discutere su cosa fare, come farlo, ecc. Questo approccio caotico è spesso la causa principale dell’abuso di tempo in un progetto.
Diventa fondamentale quindi investire del tempo inizialmente per definire un piano di progetto adeguato. In questo modo, il project manager non solo conduce una conversazione produttiva con le parti interessate che definirà la struttura del progetto a venire, ma può adottare misure attive per eliminare molte delle comuni perdite di tempo che potrebbero verificarsi.
2. Stimare il tempo in modo accurato
Stimare il tempo in modo realistico è fondamentale per creare un programma realizzabile. Ecco alcuni consigli per migliorare la precisione delle stime:
Suddividere le attività in compiti ancora più piccoli: più piccola è l’attività, più facile sarà stimare il tempo necessario per completarla. Le To-Do List sono strumenti semplici ma potenti che possono essere di grande aiuto per suddividere le specifiche attività in compiti più piccoli e gestibili.
Considerare la propria esperienza passata: Se avete lavorato a progetti simili in passato, utilizzate la vostra esperienza per stimare il tempo necessario per le attività simili.
Consultare gli esperti: Parlate con altri membri del team che hanno esperienza in aree specifiche del progetto per ottenere le loro stime.
Utilizzare tecniche di stima: Esistono diverse tecniche di stima, come il Delphi Method o il Planning Poker, che possono aiutare a ottenere stime più accurate.
Aggiungere buffer di tempo: È sempre meglio sovrastimare leggermente il tempo necessario piuttosto che sottovalutarlo. Aggiungete un buffer del 20-30% alle vostre stime per tenere conto di eventuali imprevisti.
3.Coinvolgere e comunicare in modo efficace con le parti interessate
Alcuni dei maggiori problemi legati al tempo che i project manager devono affrontare sono i ritardi nella comunicazione.
Il modo migliore per mantenere attiva la comunicazione di tutte le parti interessate è trovare modi per mantenerle coinvolte nel progetto. È essenziale, quindi, stabilire canali di comunicazione chiari e preferiti per ogni parte interessata.
Alcuni possono preferire aggiornamenti via email, altri potrebbero preferire riunioni faccia a faccia o videoconferenze. Adattarsi ai canali di comunicazione preferiti delle parti interessate aiuta a garantire che le informazioni vengano ricevute e comprese correttamente.
Questo permette di captare per tempo eventuali dubbi o cambi di priorità da parte delle parti interessate e di agire di conseguenza.
L’invio di e-mail regolari, settimanali o mensili, con una panoramica delle attività svolte è uno degli approcci più utilizzati.
L’invio di aggiornamenti regolari, come report settimanali o mensili, aiuta a mantenere tutti allineati e a identificare tempestivamente eventuali problemi o cambiamenti nelle priorità. Questi aggiornamenti dovrebbero includere informazioni sui task importanti e task urgenti, le scadenze imminenti e eventuali problemi riscontrati.
4.Rimanere flessibili
Quando si lavora attivamente ad un progetto, soprattutto di grandi dimensioni, un imprevisto può essere sempre dietro l’angolo. Per questo motivo, un project manager deve affrontare ogni situazione con flessibilità e adattabilità. Dovrebbe essere in grado di aggirare le priorità e affrontare i problemi man mano che si presentano, senza perdere di vista il progetto originale.
Indipendentemente dall’approccio, il coordinatore deve assicurarsi di prendere sempre decisioni tenendo presente la tempistica del progetto.
5.Sviluppare un’adeguata struttura di ripartizione del lavoro
Scomporre i grandi risultati finali di un progetto in attività gestibili e misurabili permette di gestire in maniera efficace il tempo a disposizione.
Questo processo di suddivisione dei compiti più grandi in compiti più piccoli e più facili da gestire può essere completato in modo più efficace attraverso lo sviluppo di una “struttura di suddivisione del lavoro” (WBS).
Affidarsi ad una struttura del genere permette di ridurre al minimo le perdite di tempo oltre ad aiutare a ridurre lo stress che accompagna i risultati finali su larga scala.
Suddivisione in deliverable: il primo passo nella creazione di una WBS è identificare i deliverable principali del progetto. Questi sono i risultati tangibili che il progetto deve produrre. Una volta identificati, ogni deliverable può essere ulteriormente suddiviso in attività più piccole e gestibili. Questa suddivisione aiuta a chiarire ciò che deve essere fatto per completare ogni parte del progetto e a mantenere il focus sui task importanti.
Definizione dei task: Ogni deliverable e sotto-deliverable viene suddiviso in task specifici. Questi task devono essere descritti chiaramente, con obiettivi precisi e criteri di completamento definiti. I task urgenti devono essere identificati e gestiti con particolare attenzione per garantire che non compromettano il progresso del progetto. La chiarezza nella definizione dei task aiuta a prevenire confusioni e a mantenere il team allineato.
Allocazione delle responsabilità: Una volta definiti i task, è importante assegnare le responsabilità per ciascun task ai membri del team. Ogni task deve avere un responsabile chiaramente identificato, che sarà incaricato di garantire il completamento del task entro il tempo limite stabilito. Questa assegnazione di responsabilità aiuta a mantenere il team motivato e responsabile.
Sequenziamento delle attività: Il sequenziamento delle attività all’interno della WBS è cruciale per garantire che il lavoro proceda in modo logico e efficiente. Alcuni task possono essere eseguiti in parallelo, mentre altri devono essere completati in sequenza. Identificare queste dipendenze aiuta a prevenire colli di bottiglia e a mantenere il progetto nei tempi previsti.
Stima dei tempi e delle risorse: Ogni task nella WBS deve avere una stima dei tempi e delle risorse necessari per il completamento. Questa stima deve essere realistica e basata su una valutazione accurata delle esigenze del progetto. Stime accurate sono fondamentali per evitare ritardi e sovraccarichi di lavoro. L’assegnazione di tempi limite realistici per ciascun task aiuta a mantenere il progetto sotto controllo.
Monitoraggio e aggiornamento continuo: La WBS non è un documento statico. Deve essere monitorata e aggiornata regolarmente per riflettere i progressi del progetto e affrontare eventuali cambiamenti o imprevisti. Il monitoraggio continuo consente di identificare tempestivamente eventuali deviazioni dal piano originale e di adottare misure correttive. Questo processo dinamico aiuta a mantenere il progetto allineato con gli obiettivi iniziali e a rispettare i tempi.
Utilizzare strumenti e software di gestione dei progetti come Twproject può facilitare lo sviluppo e la gestione della WBS. Il software aiuta a creare, visualizzare e aggiornare la WBS in modo efficace. Questo offre funzionalità avanzate per la gestione delle dipendenze, il monitoraggio dei progressi e la comunicazione con il team.
6.Evitare riunioni non necessarie
Le riunioni non necessarie sono una delle perdite di tempo più comuni nei progetti di tutti i settori. Potrebbe trattarsi di riunioni programmate all’inizio di un progetto ma diventate meno necessarie con il passare del tempo. Indipendentemente dal formato, questi meeting superflui possono causare una grande perdita di tempo ed è responsabilità del project manager individuarli e modificarli o eliminarli.
In caso invece di riunioni necessarie, è fondamentale stabilire un ordine del giorno prima del meeting, in modo che tutti sappiano che cosa esattamente deve essere affrontato durante l’incontro.
Time planning: sfrutta al massimo il tempo grazie a Twproject
Abbiamo visto come un time planning efficiente sia fondamentale nella gestione dei progetti.
E’ chiaro che il project manager non può coordinare tutto da solo, ma deve avvalersi di uno strumento adeguato.
Twproject, uno dei migliori software di project management del mercato, è in grado di fornire esattamente il tipo di supporto di cui ha bisogno un coordinatore di progetto. Fornisce dati in tempo reale per tenere traccia del tempo impiegato per ogni attività e risorsa, consentendo di monitorare i progressi in tempo reale.
In questo modo sarà possibile scoprire immediatamente se il progetto sta andando fuori programma. In poche parole, l’utilizzo di un software come Twproject permetterà di:
Migliorare la produttività dell’intero team;
Individuare e svolgere più facilmente i compiti assegnati;
Avere più tempo a disposizione;
Diminuire notevolmente lo stress lavorativo.
Twproject è altamente adattabile e scalabile, il che lo rende adatto a progetti di qualsiasi dimensione e complessità. Che si tratti di un piccolo team che lavora su un progetto breve o di un grande gruppo distribuito su più progetti a lungo termine, Twproject può essere configurato per soddisfare le esigenze specifiche del team e del progetto.
Con funzionalità avanzate per la gestione dei task, il monitoraggio del tempo dei progetti e delle risorse, la comunicazione e la reportistica, Twproject permette ai project manager di avere sempre il controllo totale del progetto, migliorando la produttività e riducendo lo stress lavorativo.
Sei alla ricerca di un software che ti aiuti a gestire il time management nella tua azienda? Allora sei nel posto giusto.
Il nostro tempo è la risorsa più preziosa che abbiamo. E fin qui possiamo dirci tutti d’accordo.
Ma si sa che non è facile imparare a gestire il tempo e questo è valido nella vita tanto quanto sul posto di lavoro.
Per chi ha l’esigenza lavorativa di monitorare, oltre ai propri tempi, anche quelli del proprio team, trovare delle modalità efficienti di approccio a questa attività è fondamentale: ci aiuterà a ridurre lo stress e ad aumentare il benessere e la soddisfazione aziendale.
Ne consegue che i vantaggi di un monitoraggio accurato delle tempistiche nei progetti lavorativi sono molteplici:
la riduzione dello stress lavorativo e l’incremento della produttività
il rispetto delle scadenze
la valutazione sul valore delle attività in cui investi più tempo
il calcolo preciso dei tempi impiegati per svolgere attività tipiche e dunque più consapevolezza nello stilare preventivi
infine, e ciò vale per i team di qualunque dimensione, a tutto questo si aggiungerà la condivisione delle responsabilità nel lavoro svolto
Probabilmente il time management è una delle principali attività di monitoraggio di qualsiasi azienda, dalla più piccola fino alla più grande e strutturata.
Ma ha un punto debole, ovvero la costanza: non sempre ne abbiamo a sufficienza per trovare gli strumenti giusti e dunque rischiamo di ricorrere a soluzioni provvisorie o incoerenti.
Dunque, occorrono sforzi condivisi, pazienza nell’implementare la registrazione e il monitoraggio, regolarità nel metterli in atto e portarli avanti nel tempo, ma anche coraggio nel cambiare strada quando ci si accorge che le cose non funzionano come dovrebbero.
Un software di time management è come un compagno di viaggio che ci affianca e ci guida in questo compito.
Bisogna sperimentarne diversi per trovare quello ideale poiché, seppur somigliandosi, non tutti funzionano allo stesso modo.
Due macro-tipologie di software di time management
Le piattaforme che monitorano le tempistiche e permettono di creare i timesheet si dividono principalmente in due categorie:
semplici app per la registrazione dei tempi
soluzioni comprensive per la gestione dei progetti di lavoro, che integrano anche altre funzionalità.
Il nostro consiglio è di combinare un software di time management con altri di pianificazione, quindi scegliere uno strumento appartenente alla seconda categoria.
In questo modo tutte le parti in gioco sono coinvolte e i tempi di lavoro sono un pezzo del puzzle che si integra con gli altri, utile ad analizzare il funzionamento dei progetti e del gruppo di lavoro nel suo complesso.
Un esempio su tutti?
Il classico caso in cui i timesheet passati vengono utilizzati per stimare il costo di attività future e pianificare il budget di nuovi progetti in maniera accurata.
Ed eccoci giunti al sodo. Quali sono i migliori strumenti sul mercato?
Quali sono quelli che dunque rispondono all’esigenza di combinare il time management con altri aspetti di gestione e che hanno un’altra caratteristica a nostro avviso vantaggiosa, ossia la flessibilità? Siamo qui per dirtelo.
Abbiamo testato diversi software, tra i più famosi sul mercato, che abbiano come punto focale l’inserimento e il monitoraggio dei tempi di lavoro, e abbiamo stilato una classifica.
Twprojectè lo strumento che fa della flessibilità nella registrazione dei timesheet il suo punto di forza.
Con Twproject ogni modalità di inserimento è contemplata, per venire incontro alle esigenze personali.
Infatti la piattaforma offre la possibilità costante di monitorare i worklog registrati in tempo reale, evidenziando gli sforamenti rispetto al pianificato e potendoli eventualmente aggiustare.
I dati registrati possono essere esportati facilmente: per persona, progetto, cliente, date e molto altro ancora.
Questi dati vanno a inserirsi su ogni singolo aspetto della gestione aziendale con Twproject, dalla fase di pianificazione, proseguendo con l’esecuzione e fino alla fase conclusiva di fatturazione del lavoro svolto.
Inoltre, Twproject ha un sistema di notifiche che aiutano a ricordare sempre di registrare i propri worklog, per non perdere nessuna informazione.
Caratteristiche principali:
Varia modalità di registrazione: è possibile inserire le ore svolte con fogli presenza che mostrano un intervallo di tempo prescelto, o con un cronometro attivabile all’occorrenza, o ancora attraverso i ToDo assegnati.
Vari accessi alla registrazione: in qualunque pagina della piattaforma è possibile inserire i propri worklog, a partire dalla dashboard e proseguendo sulle singole pagine di progetti e fasi, sulla lista di ToDo o ancora sul proprio foglio presenze, con diversi intervalli temporali.
Calendario: personalizzabile a livello di intervallo temporale (settimanale, bisettimanale, mensile), integrato con la pagina di timesheet.
ToDo: strumento molto flessibile e di facile utilizzo. Attraverso i ToDo il lavoratore può inserire le ore lavorate sulle singole attività, manualmente o con timer. Quando un ToDo viene chiuso si apre automaticamente la finestra per la registrazione dei worklog.
Costi: la funzione di budgeting (destinata ai manager dei progetti o delle singole fasi) riporta in automatico le ore di lavoro svolto sui vari nodi della WBS. Nel prospetto dei costi è possibile visualizzare il dettagli delle attività svolte da ciascun lavoratore. Inoltre, si può visualizzare il confronto tra lavoro stimato e lavoro svolto e si possono naturalmente aggiungere i costi addizionali.
Ricavi: anche in questa sezione vengono distinti i ricavi stimati da quelli fatturati ed è possibile salvare i documenti di fatturazione.
Gestione dei worklog: questa funzione permette di visualizzare l’andamento dei worklog e anche di approvare, da parte del project manager, quelli inseriti dai lavoratori. Di default tutti i worklog hanno status “da approvare”, ma è possibile personalizzare questa opzione a seconda delle esigenze aziendali.
Analisi e gestione del carico di lavoro: in base ai tempi di lavoro inseriti, dalla disponibilità, e tenendo conto di eventuali assenze, è possibile pianificare in anticipo il carico degli operatori o di rimodulare le assegnazioni in corso d’opera. Il carico di lavoro in Twproject è molto efficiente e consente di distinguere anche le attività routinarie da quelle dirette sui progetti.
Pianificazione progetti: le ore lavorate in determinati progetti possono servire da fonte di pianificazione per progetti simili successivi. Twproject offre strumenti per una pianificazione dettagliata e permette di scomporre il progetto nelle sue singole fasi, assegnando a ciascuna di esse caratteristiche specifiche.
Gantt interattivo: il primo è più utile strumento di pianificazione è rappresentato dal diagramma di Gantt, che permette di settare le tempistiche delle fasi, le scadenze, le milestone, eccetera.
Pagina statistiche: raccoglie i dati dei worklog inseriti per generare grafici sull’andamento del progetto o delle sue fasi, mettendo questi dati in relazione con i costi. In questa pagina è inoltre possibile visualizzare la situazione in qualunque data dell’arco di vita del progetto in corso.
Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.
Pro: Twproject è lo strumento collaborativo per eccellenza, permette di inserire i timesheet in una cornice più ampia, permette al manager di avere sotto controllo budget, carico operatori, statistiche ecc. e al lavoratore di avere sempre chiaro l’utilizzo del proprio tempo. Inoltre aiuta a non dimenticarsi di inserire le ore lavorate. Si adatta alle esigenze di qualunque team.
Contro: Non rileviamo alcun contro.
Per chi cerca un sistema completo e collaborativo di gestione dei tempi di lavoro, la scelta migliore è Twproject: semplice e adattabile a ogni esigenza, consente di monitorare il lavoro in maniera efficace.
Timey App è un’app web e mobile che consente il monitoraggio del tempo e la gestione dei progetti in un’ottica collaborativa.
È progettato per aiutare individui e team a tenere traccia del tempo che dedicano a diverse attività e progetti, nonché a gestire e organizzare i progetti.
Caratteristiche principali:
Monitoraggio dei tempi: Timey semplifica questa attività con funzionalità di timbratura in entrata e in uscita, garantendo una registrazione precisa dell’orario di lavoro. Inoltre, registra facilmente le pause, consentendo un monitoraggio accurato del tempo e una migliore gestione delle risorse.
Gestione dei progetti Kanban: puoi visualizzare l’avanzamento del progetto utilizzando le schede Kanban, semplificando la transizione dei progetti tra le fasi “in attesa”, “in corso” e “completata”.
Panoramica del progetto: puoi conservare tutte le informazioni relative al progetto in un unico luogo con la funzionalità di panoramica del progetto. Monitora attività, orari di lavoro, report e traguardi per garantire che tutto rimanga secondo quanto pianificato.
Pianificazione delle ferie: tieni traccia delle richieste di ferie del team, inclusi giorni di assenza, permessi e malattia.
Fatturazione ai clienti: crea e invia fatture ai clienti, con la possibilità di monitorare lo stato dei pagamenti e aggiungere sconti o tasse.
Prezzo: licenza unica a 6 $ utente/mese.
Pro: Timey semplifica il monitoraggio del tempo, ottimizzando il processo per individui e team. La sua interfaccia intuitiva e l’accessibilità mobile svolgono questo compito in modo accurato ed efficiente.
Contro: sebbene sia un buono strumento, potrebbe avere una curva di apprendimento per alcuni utenti che sono nuovi a questo tipo di software. Potrebbero essere necessari corsi di formazione o tutorial per utilizzare appieno le sue funzionalità.
Una soluzione software per professionisti o aziende che necessitano di monitorare il tempo e gestire attività o progetti.
Clockify è un’applicazione per la registrazione delle ore di lavoro e la creazione di fogli di presenza che permette di monitorare il lavoro tra i vari progetti e renderlo fatturabile.
Fornisce inoltre informazioni sulle abitudini di lavoro e report sulle prestazioni del team.
Caratteristiche principali:
Time tracker a cronometro o manuale: permette di registrare i tempi di lavoro e segnarli come fatturabili. I timesheet registrati sono poi editabili in un secondo momento per aggiungere maggiori informazioni.
Calendario: integrabile anche con il calendario di Google o Microsoft, offre funzioni di gestione delle ferie con protocollo di richiesta e approvazione.
Funzione “chiosco”: permette di creare punti di accesso a cui ci si logga in modo da monitorare i tempi di lavoro su certi progetti. Più utenti possono essere loggati contemporaneamente allo stesso chiosco.
Dashoard: permette di visualizzare le statistiche su come il team ha usato il proprio tempo.
Report: Permettono di esportare i dati secondo diversi criteri.
Schedulazione e gestione progetti: assegnazione di task con una vista di carico degli operatori semplificata; anche la gestione dei progetti ha funzioni basiche.
Budget: è possibile inserire spese aggiuntive che vanno a sommarsi ai costi del personale e successivamente creare le ricevute al cliente.
Mappe: monitora gli spostamenti degli utenti loggati su un determinato territorio, funzione utile per team che lavorano in mobilità.
Prezzo: licenza basic a partire da 3.99 $ utente/mese.
Pro: User friendly, semplice da usare; accessibilità da vari device e buona versione app mobile.
Contro: poche o quasi nulle customizzazioni. Non adatto a grossi team, aziende con vari dipartimenti ecc. Mancanza del Gantt.
Un’applicazione nata con la funzione di tracciare i tempi di lavoro e successivamente ampliatasi verso altre attività basiche di project management.
Harvest è un sistema web-based di timesheet management che ha una forte connessione con la gestione del budget e della fatturazione. Per altre funzionalità usa invece le integrazioni con altri sistemi paralleli.
Dunque può essere una soluzione conveniente per free lance o piccoli team.
Caratteristiche principali:
Progetti: possibile creare progetti suddivisi per cliente, di tre tipologie: a consumo, con costo fisso e non fatturabili. Ogni progetto ha dei task predefiniti ai quali i dipendenti lavorano.
Registrazione con timer o manuale, attraverso il planner settimanale. Il cronometro non si interrompe se si cambia finestra o anche se si chiude il browser.
Budget per progetto: settabile in ore o denaro. Aggiunta di spese extra.
Invoicing: funzionalità con molte opzioni per creare fatture a partire dalle ore lavorate sui progetti.
Grafici di riepilogo: grafici lineari o a blocchi per visualizzare l’andamento delle entrate e uscite e delle ore lavorate, divise tra fatturabili e non.
Gestione del team: mostra il riepilogo delle ore svolte, segnala gli sforamenti, ma non ha vere e proprie funzioni di workload balancing perché non permette di riallocare i compiti.
Prezzo: unica licenza pro 10.80 $ utente/mese.
Pro: uno strumento specializzato che offre vari strumenti di analisi, tra cui scenari “what-if”.
Contro: Gestione basata sui progetti per cliente: può non essere indicato per team che lavorano diversamente. Non è possibile segnare le ore lavorate a più livelli, ma solo per i task specifici di un progetto, quindi non sulle fasi, non sul progetto in generale, ecc.
Harvest propone strumenti di analisi per il monitoraggio dei tempi ed è adatto a chi punta su una dettagliata reportistica cronologica, pur peccando in rigidità.
TimeCamp è un’applicazione per il time tracking che presta attenzione al budgeting dei progetti e alla trasparenza nella comunicazione e gestione dei tempi di lavoro.
Caratteristiche principali:
Tipologie di inserimento: con cronometro o con inserimento manuale.
Automatizzazioni: inserimento automatico con analisi di url e keyword che permette di individuare il progetto a cui si sta lavorando; funzionalità “idle tracking” che mette automaticamente in pausa il cronometro quando l’utente non è attivo.
Status dei timesheet: sono tutti soggetti ad approvazione da parte del responsabile.
Visualizzazioni diverse: classica vista timesheet o in stile “calendario”.
Report: presenza di oltre venti tipologie di report precostituiti per verificare l’andamento delle produttività del gruppo di lavoro. Possibilità di creare report personalizzati.
Fatturazione: a partire dai timesheet dei lavoratori, a cui è possibile applicare diversi costi orari, è possibile creare ed esportare direttamente le fatture.
Budget: creazione di un budget con aggiunta di costi previsti. Notifiche in caso di sforamento.
Prezzo: licenza starter a partire da 2.99 $ utente/mese.
Pro: Utile a chi serve strumento basic. Per tutte le altre funzioni di project management si affida a strumenti esterni, consentendo alcune integrazioni.
Contro: Carente nella gestione dei progetti, non presenta funzioni di pianificazione oltre alle tempistiche.
Strumento innovativo e con alcune interessanti automazioni, più adatto a freelance che ad aziende strutturate.
Software che utilizza metodologia agile per la gestione dei task e il loro tracciamento. Fa un uso principale della kanban board, al cui interno inserisce le tempistiche.
Caratteristiche principali:
Personalizzazione sulle modalità di lavoro: offre molte opzioni di pianificazione personale e gestione dei tempi.
Task management: i task possono essere aggiunti dal calendario, che ha una vista stile kanban board, e assegnati (se si vuole) a un channel e poi posizionati al posto giusto nel giorno, nella settimana o nel mese. Ci sono task che possono essere impostati come routinari e aggiunti di default.
Date di inizio e fine dei task: possono essere settate a piacere.
Channels: sorta di aree all’interno delle quali inserire i propri task. È possibile avere anche dei sub-channels. Altrimenti i task rimangono non categorizzati.
Archivio: può essere personalizzabile oppure reso automatico. Nel secondo caso si occupa automaticamente di salvare i task passati.
Carico operatori: segnala in rosso se un task assegnato provoca un superamento delle ore di lavoro previste.
Review: ha funzionalità di revisione settimanale in cui si analizza il raggiungimento degli obiettivi.
Prezzo: unica licenza a partire da 20 $ utente/mese.
Pro: Strumento molto attento al benessere personale e a una gestione bilanciata dei tempi di lavoro.
Contro: Sunsama è un buon strumento per la produttività personale. Ma potrebbe non essere la scelta migliore per progetti di gruppo più ampi e per la collaborazione con i colleghi.
La filosofia di lavoro agile si rispecchia in questa applicazione sia dal punto di vista grafico che da quello della personalizzazione dei contenuti.
Strumento di gestione progetti con funzionalità di time tracking che permette di monitorare e gestire i tempi di lavoro, per progetto, per cliente, per ambito o assegnatario.
Caratteristiche principali:
Gestione progetti: permette di creare progetti con dati quali descrizione, categoria e cliente. I clienti possono essere inseriti nei progetti ma si può scegliere di nascondere alcune attività alla loro vista. Non sono presenti sotto-fasi di progetto.
Gestione task: ogni task ha un assegnatario e una data di consegna.
Cronometro: deve essere attivato sui progetti dal project manager e a quel punto permette di monitorare i tempi di lavoro.
Timesheet: è possibile anche aggiungere le ore in un secondo momento nel timesheet, che a seconda di quanto dichiarato mostrerà con diversi colori le eventuali ore in eccesso o in difetto.
Gestione risorse: possibile creare diverse figure professionali con costo orario personalizzato, e modificare il costo orario a seconda dei singoli clienti.
Report: filtrabili per finestra temporale o anche per cliente o tipologia. Mostrano i progressi sul lavoro svolto.
Budget: permette di distinguere tra ore lavorate e stimate, anche in percentuale, e di calcolare il totale fatturabile.
Prezzo: licenza pro a partire da 8 $ utente/mese.
Pro: buona completezza degli strumenti a disposizione, facilità di apprendimento.
Contro: report e interfacce poco personalizzabili. Mancanza di dashboard principale.
Un software adatto a diverse tipologie di professionisti e imprese. La sua poca flessibilità è compensata dalla varietà di funzionalità.
Conclusioni
Abbiamo dunque visto quali sono i migliori strumenti per aiutare manager e lavoratori a tenere traccia del tempo dedicato a vari compiti, progetti e altre deliverables.
Una buona scelta concorrerà a compiere decisioni aziendali più consapevoli e consentirà un generale innalzamento di produttività e redditività.
Perciò l’ideale è trovare uno strumento che assecondi le singole esigenze, che tenga conto delle peculiarità personali e che allo stesso tempo incorpori quest’attività all’interno di una cornice più ampia, affinché il time tracking non rimanga un elemento a se stante, isolato dal resto dei processi aziendali.
Con Twproject ogni risorsa coinvolta può seguire i propri schemi e registrare il lavoro come meglio crede. Il project manager potrà in un secondo momento analizzare questi dati con facilità, poiché saranno già correttamente integrati sotto ogni aspetto di project management.
Dunque speriamo di averti convinto che time management non equivale a una lotta contro il tempo. Significa al contrario intraprendere un viaggio e imparare lungo il cammino, acquisendo quella pratica che solo la giusta esperienza ti può dare.
