Dal time management allo schedule management: la nuova gestione del tempo in un progetto

time management

Lo schedule management o schedulazione di un progetto è il processo di gestione del tempo di un progetto attraverso pietre miliari, delle attività e dei risultati finali, solitamente indicando le date di inizio e fine previste.

Una schedule o schedulazione è il calendario di un progetto o di un programma.

Questo mostra come il lavoro progredirà per un periodo di tempo e tiene conto di fattori quali le risorse limitate e la stima dell’incertezza.

Questo processo inizia con il lavoro necessario per soddisfare i requisiti degli stakeholder.

Ciò include il lavoro tecnico/pratico che crea i risultati e l’attività di gestione che tratta aspetti come la gestione dei rischi e la gestione degli stakeholder.

La Definizione dei tipi di lavoro

Alcuni tipi di lavoro possono essere definiti molto più facilmente rispetto ad altri tipi.

Il lavoro di ingegnerizzazione, per esempio, tende ad avere specifiche dettagliate e complete fin dall’inizio.

Alcune attività IT, invece, seguono un approccio più iterativo per definire ciò che deve essere fatto.

Gli approcci al calcolo degli orari devono essere ugualmente flessibili.

In alcuni casi, è possibile utilizzare tecniche rigorose per modellare il lavoro e calcolare i tempi dettagliati.

In altri casi, inizialmente devono essere fatte delle stime generali che, man mano che il progetto prosegue, vengono costantemente affinate grazie alle informazioni disponibili.

Un modello dettagliato può essere utilizzato per eseguire calcoli ed analisi “what-if” per testare il risultato di eventi potenziali.

As esempio: “cosa succede se la risorsa X non è disponibile in febbraio?” oppure “cosa succede se ci sono condizioni meteorologiche sfavorevoli in marzo?”.

La Pianificazione Rolling Wave

Gli approcci di pianificazione dettagliati e di alto livello solitamente seguono la cosiddetta pianificazione “rolling wave”.

Ovviamente, il lavoro a breve termine è in genere meglio definito e può essere soggetto ad una pianificazione più rigorosa e completa.

Il lavoro a lungo termine è invece più vago e soggetto a cambiamenti. Si specificherà mano a mano che il lavoro prosegue.

La finestra di dettaglio si muove quindi lungo il programma appunto come una “rolling wave”, letteralmente un’onda rotolante.

La forma di pianificazione grafica utilizzata più comunemente è il diagramma di Gantt.

Nella sua forma più semplice utilizza barre su una scala cronologica orizzontale per mostrare l’inizio, la durata e la fine delle varie attività.

Varianti del diagramma di Gantt possono trasmettere tutti i tipi di informazioni adattandosi alle circostanze.

Al termine del lavoro le schedulazioni mostrano ciò che è stato pianificato e ciò che è realmente accaduto e possono essere uno strumento importante nell’individuare e determinare le lezioni apprese.

Come effettuare la schedulazione di un progetto

Prima di approfondire la pianificazione del progetto, esaminiamo i fondamenti.

Bisogna porsi tre domande per iniziare la pianificazione di un progetto:

  1. Cosa deve essere fatto?
  2. Entro quando sarà fatto?
  3. Chi lo farà?

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Una volta ottenute le risposte a queste domande, è possibile iniziare a pianificare le date, collegare le attività, impostare la durata, le pietre miliari e le risorse.

Di seguito sono riportati i passaggi necessari per pianificare un progetto:

  • Definire le attività: Utilizzando una struttura Work Breakdown Structure (WBS) e un diagramma dei deliverable, è possibile iniziare a svolgere questi compiti e organizzarli. Si mapperanno le attività necessarie per completarli in ordine rispetto a quanto necessario;
  • Fare stime: Una volta definite e suddivise le attività, è necessario determinare il tempo e gli sforzi necessari per completarle;
  • Determinare le dipendenze: I compiti non sono isolati e spesso non è possibile iniziarne uno nuovo finché il precedente non è completato. Questo vincolo viene definito dipendenza delle attività;
  • Assegnare le risorse: L’ultimo passaggio per finalizzare il programma pianificato è decidere quali risorse saranno necessarie per eseguire tali attività in tempo.

Si dovrà scegliere il team di progetto. Il tempo dei collaboratori dovrà essere pianificato esattamente seguendo le attività previste nella pianificazione.

Con l’aumentare della complessità del lavoro, diventa poco pratico mantenere un unico programma dettagliato.

I progetti su larga scala utilizzeranno spesso la pianificazione ondulatoria.

In questa modalità solo il lavoro a breve termine viene mostrato in dettaglio, mentre il lavoro a lungo termine viene mostrato in sintesi.

Con l’aumentare della quantità di attività di gestione, può essere utile creare piani di consegna distinti per aree diverse.

Ad esempio un piano di comunicazione, un piano tecnico, un piano di marketing, ecc.

La necessità di più piani è inevitabile con l’aumentare della complessità di un progetto.

Affinché ciò sia efficace, il project manager deve garantire che politiche di programmazione simili siano adottate in tutto il programma.

Queste politiche possono essere definite in un piano di gestione della pianificazione.

Il piano di gestione della schedulazione ha essenzialmente tre parti:

  • Pianificazione dello sviluppo;
  • Controllo;
  • Pianificazione delle modifiche.

Pianificazione dello sviluppo

In questa sezione vengono stabilite le procedure per lo sviluppo e la revisione del programma.

Viene identificata la persona responsabile dello sviluppo e viene discusso il potenziale contributo dei membri del team di progetto.

Le procedure scritte per la stima della durata e dei budget delle attività, i livelli di contingenza e le risorse sono specificate per il progetto.

Inoltre, se il progetto è complesso, un software di pianificazione del progetto rappresenta molto spesso uno strumento utilissimo da avere.

Controllo della schedule

In questa sezione vengono messe in atto le procedure per misurare e controllare il programma del progetto.

Durante tutto il progetto, gli scostamenti di pianificazione e costi dovrebbero essere noti o calcolati regolarmente.

Ciò richiede una stima della percentuale di completamento di ciascuna attività secondo pianificazione.

In questa fase è necessario avere risposte chiare alle seguenti domande:

  • Come sarà misurato il programma?
  • Quali unità verranno utilizzate per misurare la completezza delle attività?
  • Chi lo misurerà?
  • Quanto spesso verrà misurato?

Cambiamenti di schedule

Normalmente, qualsiasi cambiamento alla pianificazione iniziale di progetto deve essere comunicato ed approvato.

Nella maggior parte dei casi, infatti, qualcuno ha inizialmente approvato il budget e la deadline del progetto e si aspetta di ricevere i risultati di conseguenza.

Quella persona è chiamata solitamente lo “sponsor del progetto“.

Ed è lo sponsor del progetto insieme, spesso, agli stakeholder che deve essere informato.

Egli dovrà approvare tutte le modifiche alla pianificazione iniziale.

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Ecco le domande fondamentali da considerare in questo caso:

  • Quali sono le ragioni adeguate per un cambio di programma?
  • Di quanto preavviso si ha bisogno?
  • Chi deve approvare le modifiche?

La pianificazione di un progetto è probabilmente uno dei lavori più difficili di un project manager.

Ciononostante il coordinamento delle date di consegna sulle stime può essere semplificato e reso più efficiente quando, insieme all’esperienza acquisita, si utilizzano degli appositi software di gestione.

Quali sono le tue esperienze con la schedulazione di un progetto?

Scrivici il tuo commento qui sotto e facci sapere la tua opinione sull’argomento.

Inizia a gestire i tuoi progetti.

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