Organizzare il tempo di lavoro del team: livellamento delle risorse o smoothing?

organizzare il tempo di lavoro

Riuscire ad organizzare il tempo di lavoro del proprio team è fondamentale per la riuscita di ogni progetto.

Questo anche perchè non sempre un project manager ha tutte le risorse necessarie per completare il progetto stesso.

E comunque, anche qualora le risorse fossero sufficienti, durante l‘esecuzione del progetto si verificano situazioni e potenziali rischi che possono, anche improvvisamente, togliere questo “lusso”.

Anche quando si hanno tutte le risorse necessarie, quindi, è responsabilità del project manager utilizzare le risorse in modo efficiente e risparmiare sui costi aziendali.

Per raggiungere questi obiettivi, si utilizzano tecniche di ottimizzazione delle risorse.

Oggi in particolare ne vediamo due:

  • Livellamento delle risorse;
  • Smoothing delle risorse.

Queste tecniche permettono di completare il progetto con un’ostruzione minima.

Livellamento delle risorse

Si utilizza il livellamento delle risorse quando si dispone di risorse limitate.

In questi casi, si può estendere la pianificazione del progetto e una o più deadline possono essere posticipate.

Se le risorse non sono disponibili, infatti, la durata del progetto potrebbe cambiare.

Il livellamento delle risorse viene utilizzato principalmente quando:

  • Una risorsa importante potrebbe non essere disponibile per un certo periodo di tempo;
  • Una risorsa importante potrebbe non essere disponibile in un determinato momento;
  • Bisogna condividere una o piú risorse con un altro progetto;
  • La domanda di una risorsa è maggiore dell’offerta. Se il fabbisogno di risorse supera la disponibilità delle risorse, in qualsiasi momento, alcune attività possono subire ritardi fino a quando la disponibilità delle risorse diventa nuovamente sufficiente.

Questa tecnica viene utilizzata anche quando si deve mantenere l’utilizzo delle risorse a un livello costante.

Nel livellamento delle risorse, infatti, viene chiesto di ottimizzare le risorse limitate assegnate.

Il livellamento delle risorse risponde alla domanda su quando sarà possibile completare il progetto con le risorse fornite.

Il livellamento delle risorse è talvolta anche chiamato programmazione a risorse limitate, in inglese “resource constrained scheduling” (RCS).

In questo caso, un progetto deve essere completato con le risorse disponibili, da qui il concetto di “risorse limitate“.

Facciamo un esempio concreto di livellamento delle risorse che causa un’estensione della pianificazione prevista e, quindi, un ritardo del progetto.

Stiamo sviluppando un programma per un progetto di costruzione di un edificio a due piani.

La costruzione del primo piano non presenta problematiche ma per il secondo piano abbiamo bisogno di un’impalcatura aggiuntiva.

Indagando all’interno dell‘organizzazione scopriamo che, abbiamo si a disposizione un’impalcatura extra che possiamo prendere da un altro progetto, ma dobbiamo aspettare una settimana in piú rispetto alla data che avevamo prefissato.

Di conseguenza, le attività di costruzione del secondo piano dell’edificio ritarderanno di una settimana.

Smoothing delle risorse

Si utilizza lo smoothing delle risorse quando è necessario ottimizzare le risorse e non è possibile estendere la pianificazione.

Poiché non è possibile posticipare una o piú deadline, la data di completamento del progetto e il percorso critico rimarranno gli stessi.

Nello smoothing delle risorse, è necessario fare di tutto per evitare qualsiasi ritardo per qualsiasi attivitá in quanto potrebbe influenzare il ciclo di vita e la pianificazione del progetto.

Il tempo qui è il principale vincolo.

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Si ha un programma fisso ed immutabile ed è quindi necessario ottimizzare le risorse di conseguenza.

Lo smoothing delle risorse è noto anche come programmazione a tempo limitato o, in inglese, “time costrained scheduling” (TCS).

TCS sottolinea il completamento di un progetto entro un determinato periodo di tempo.

In TCS, le date di inizio e fine del progetto sono importanti e devono essere necessariamente rispettate.

TCS considera anche l’offerta (disponibilità) e la domanda (requisito) delle risorse. Qui, tuttavia, esiste un limite predefinito per la richiesta di risorse, che non può essere superato.

Anche in questo caso facciamo un esempio concreto.

Supponiamo che uno studente debba fare un esame ed abbia stanziato 60 ore per studiare in tre mesi.

Questo si traduce in 20 ore al mese.

Tuttavia, mentre pianifica la data per l’esame, scopre che l’unico appuntamento disponibile è tra due mesi.

In questo caso lo studente deve distribuire queste 60 ore per due mesi, ovvero 30 ore al mese.

Questo è un esempio di smoothing delle risorse.

Dal momento che la data dell’esame non puó essere posticipata, lo studente dovrá lavorare piú duramente ed impegnarsi maggiormente per raggiungere la meta.

Diversamente non passerá l’esame, il che equivale, per un project manager, all’insuccesso del progetto.

Le differenze tra il livellamento e lo smoothing delle risorse

Di seguito sono riportate alcune differenze tra il livellamento delle risorse e lo smoothing delle risorse:

  • Nel livellamento delle risorse la data di fine progetto può cambiare mentre nello smoothing non cambia;
  •  Nel livellamento delle risorse, il percorso critico di progetto cambia (generalmente aumenta) mentre nel caso dello smoothing delle risorse non lo fa. Le attività, inoltre possono essere ritardate solamente all’interno del loro float, pianificato in partenza.
  • Generalmente lo smoothing delle risorse viene eseguito solamente dopo il livellamento delle risorse.
  • Nel livellamento delle risorse, le risorse stesse sono il vincolo principale, mentre nello smoothing delle risorse è la data di fine progetto il vincolo da tenere in considerazione.
  • Il livellamento delle risorse viene utilizzato quando le risorse sono sotto o sovra allocate. Lo smoothing delle risorse viene utilizzato invece quando le risorse sono allocate in modo non uniforme.
  • Il livellamento delle risorse può essere applicato alle attività durante il percorso critico mentre nello smoothing delle risorse le attività ed il percorso in generale non si toccano.

Le somiglianze tra il livellamento delle risorse e lo smoothing delle risorse

Le seguenti sono alcune somiglianze tra queste due tecniche:

  • Entrambe aiutano ad ottimizzare l’utilizzo delle risorse;
  • Entrambe aiutano a pianificare l’analisi del network.

Il livellamento e lo smoothing delle risorse sono tecniche differenti e vengono utilizzate in diverse situazioni.

Non è sempre necessario utilizzare entrambe le tecniche; si puó scegliere, a seconda dei casi, solamente una di esse.

Tuttavia, se si utilizzano entrambe, come detto prima, è solitamente il livellamento delle risorse a precedere lo smoothing, dal momento che è necessario considerare i vincoli di risorse, prima di poterle ottimizzare.

Il livellamento delle risorse e lo smoothing, sono due tecniche di ottimizzazione delle risorse.

Se utilizzate, in qualsiasi progetto aumentano le possibilità di completare il progetto con successo entro le deadline e rispettando i limiti di costo approvati inizialmente.

La differenza essenziale è che il livellamento delle risorse viene utilizzato per bilanciare la domanda e l’offerta di risorse, mentre lo smoothing delle risorse aiuta a garantire un utilizzo uniforme delle stesse.

In Twproject puoi controllare sempre il carico delle tue risorse, sia nella pianificazione, sia nella gestione quotidiana del progetto.

Più completi il livello di informazioni in Twproject e più i tuoi grafici si avvicineranno alla realtà.

Per esempio quando avvii un progetto, la prima cosa che devi dire a Twproject è quanto intendi lavorare su un progetto: devi fare una stima.

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La stima viene impostata di comune accordo. Questo è anche un modo per coinvolgere e impegnare le persone del team.

Valutare il tempo necessario, anche con qualche variazione ed imprecisione di stima, è comunque un’ottimo esercizio per porre i componenti del team davanti a compiti e responsabilità di risultato.

Ma torniamo alle potenzialità di TWproject.

Dopo aver impostato il tempo stimato, accedendo al “carico operatore”, avrai qualcosa di simile a questo:

organizzare il tempo di lavoro

In questa pagina per ogni risorsa del workgroup selezionato avrai una rappresentazione grafica del carico totale per giorno.

La rappresentazione è dettagliata: ogni colore rappresenta un task diverso.
Cliccando su una colonna avrai una spiegazione minuziosa dei componenti del carico.

Puoi verificare il carico dell’operatore e servirti di TWproject per migliorare la distribuzione del lavoro.

In TW project piano e carico di lavoro interagiscono, raccogliendo dati da ogni sorgente e in tempo reale.

Hai mai implementato, durante un tuo progetto, un livellamento o uno smoothing delle risorse?

Hai riscontrato delle difficoltá? Quali?

Raccontaci la tua esperienza.

Organizza il tempo di lavoro del tuo team.

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