Il Metodo GTD (Getting Things Done): 5 fasi determinanti per la gestione del tuo tempo

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Il metodo GTD (Getting Things Done), in italiano metodo „Detto, fatto!“, è un sistema per organizzare efficientemente le proprie attivitá in relazione al tempo e rimanere così produttivi.

Può sembrare complicato visto esternamente, ma l’obiettivo finale è quello di ottimizzare il tempo da dedicare alle attività che bisogna fare, per avere più tempo per le attività che si vogliono fare.

Il metodo GTD, se utilizzato correttamente, permette di semplificare sia la vita lavorativa che quella privata. Tale metodo, infatti, può essere utilizzato in entrambe le situazioni.

Il metodo GTD: approfondimento

Il GTD è un metodo per organizzare le cose da fare, in base alle loro priorità e redigere una programmazione – giornaliera, settimanale, mensile – in modo da renderle tutte gestibili.

Questo metodo permette di vedere le attività in ballo e di scegliere efficientemente su cosa e come lavorare in futuro.

Il metodo GTD permette, inoltre, di eliminare dalla mente eventuali distrazioni che possono impedire un lavoro efficiente.

Tutto ciò sembra fantastico, ma tale metodo è anche conosciuto per essere complicato.

Parte del motivo di questa reputazione, sta nel fatto che non esiste un unico e sempre valido modo giusto per praticarlo.

Certamente esistono delle linee guida, ma non esiste uno schema preciso da seguire. L’applicazione del metodo GTD varia di situazione in situazione.

Parte di questa flessibilità rende facile la sua personalizzazione in base alle proprie esigenze. Di contro, rende difficile l’approccio e la messa in pratica.

Vediamo quindi di capire il suo funzionamento in modo molto semplice.

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Le 5 fasi del metodo GTD

Il metodo GTD è tendenzialmente un sistema organizzativo. Non imposta infatti delle regole precise su come svolgere concretamente il lavoro.

Il metodo si concentra su come organizzare, strutturare e scegliere il lavoro da fare e si basa su 5 fasi o passaggi:

1.Raccogliere

si intendono tutte le cose da fare, le idee, i compiti ricorrenti, veramente tutto.

Raccogliere e scrivere il tutto in un quaderno, in un foglio Word, su post-it, su qualsiasi strumento si preferisca usare per organizzarsi.

Il metodo GTD non dice di usare uno strumento specifico, ma qualsiasi cosa si utilizzi deve  adattarsi al flusso quotidiano della persona. Non devono esistere scuse per dire “lo aggiungerò alla mia lista più tardi”.

2.Esaminare

Non limitarsi a scrivere solamente “Pianifica vacanze”, ma suddividerlo in passaggi pratici ed eseguibili. Ad esempio: scegliere la destinazione, cercare il volo, cercare l’hotel, ecc.

Se qualcosa può essere fatto subito e si ha tempo per farlo, bisogna approfittarne, e farlo subito.

Se una cosa può essere delegata, che sia delegata.

3.Organizzare tutto per categoria e priorità

Assegnare date di scadenza e deadline, dove possibile, ed impostare promemoria per rispettarle.

Prestare particolare attenzione anche alla priorità di ogni attività. 

In questo momento non si sta eseguendo nessuno degli elementi dell’elenco, ma si sta solo organizzando la lista ed i punti, secondo categoria e priorità.

4.Fare

A questo punto, il sistema è configurato per renderlo facilmente comprensibile ed è il momento di impegnarsi e mettersi al lavoro.

Le attività sono suddivise in blocchi gestibili, di dimensioni contenute, facili da avviare. Non ci sono più scuse.

5.Revisionare

Effettuare periodicamente una revisione approfondita dei punti per vedere dove si stanno facendo progressi. Si valuterà dove sono necessarie modifiche delle priorità e delle categorie e, in generale, bisognerà verificare se il sistema funziona.

Come iniziare con il metodo GTD

Comprese le premesse di base del metodo GTD, iniziare è semplice.

In effetti, è probabile che molti project manager già utilizzino alcuni dei pilastri del GTD e che questi siano già parte del loro flusso di lavoro.

E’ probabile ma non così scontato. Ecco quindi, per chi vuol provarci, come iniziare.

Innanzitutto, si necessita uno strumento per acquisire e organizzare tutte le idee, le attività ed i task da fare, le responsabilità, tutto ciò che bisogna ricordare.

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E’ necessario scegliere un metodo, uno strumento o un dispositivo che ci permetta di riportare nel modo più rapido possibile le nuove informazioni che ci vengono date.

Se il capo annuncia un nuovo compito, infatti, questo deve poter essere riportato nel sistema scelto nel modo più immediato.

Se l’attuale metodo non permette questa libertà, bisogna cambiarlo.

Ecco ora il punto che la maggior parte delle persone non fa: dedicare un del tempo ogni settimana, o all’inizio di ogni giorno, per entrare veramente in contatto con le cose da fare.

Quanti di noi, entrati in ufficio, si siedono alla scrivania ed iniziano a lavorare alla cieca pensando solamente alle singole attività senza pensare o avere un quadro generale della giornata?

I task devono essere organizzati in compiti specifici da gestire secondo pianificazione e priorità.

Idealmente, se il metodo GTD è eseguito correttamente, tutti i compiti da fare dovrebbero essere facilmente scansionabili. Si potrà vedere rapidamente ciò che è più importante, ciò che richiede più o meno tempo, ciò che può essere posticipato.

Come organizzarsi nello specifico dipende dalla persona, ma una regola fondamentale è: non esagerare.

Se la lista comincia a riempirsi di categorie, priorità variabili e tutti i tipi di etichette, flag e funzioni possibili, è ora di tornare al punto di partenza e semplificare.

E soprattutto non bisogna dimenticare la revisione periodica, preferibilmente settimanale.

Conclusioni sul metodo GTD

Il metodo GTD ha molto da offrire, ma non dimentichiamolo: è solo una filosofia organizzativa e non è adatto a tutti.

Esistono infatti diversi altri sistemi e metodi di produttività fra cui scegliere ed il metodo GTD è solamente uno di essi.

L’obiettivo del metodo GTD è quello di dedicare un del tempo all’organizzazione delle attività per ottenere successivamente una grande quantità di tempo che si sarebbe altrimenti speso per un lavoro inutile e improduttivo.

Si sarà in generale più rilassati, perchè non ci si dovrà più stressare con il pensiero di cosa fare dopo, come farlo o quando si avrà il tempo per farlo.

Nella nostra esperienza successo e produttività sono legate a come gestisci due aspetti della gestione del lavoro:

  1. Modellare accuratamente le complessità del tuo ambiente di lavoro – e qui ovviamente Twproject ti assiste meravigliosamente
  2. Portare questa complessità verso qualcosa di semplice, leggero, gestibile velocemente e aggiornabile dal singolo utente.

Molte delle idee che circondano la gestione “agile” e il “getting things done” ruotano intorno a questo processo.

Il risultato finale dovrebbe essere quello di trovarsi più in sintonia con il lavoro e di essere più coinvolto nella propria vita.

E tu che metodo di organizzazione delle attività utilizzi?

Che rapporto hai con il metodo GTD? Scrivicelo nei commenti.

Porta a termine le attività con il giusto metodo.

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