L’importanza del time management per una migliore produttività

Buone capacità di time management possono aiutare in ogni area della propria vita.

In particolare, nel lavoro, la gestione del tempo è importante per aiutare a stabilire meglio le priorità e aumentare la produttività.

Gestire il tempo in maniera efficace permette di lavorare in modo più intelligente, fare di più nel minor tempo possibile e cogliere maggiori opportunità.

Vediamo in questo articolo l’importanza del time management per una migliore produttività.

Cos’è il time management?

Il time management, o gestione del tempo, è il processo di organizzazione e gestione delle ore della giornata. 

Una gestione efficace del tempo significa prendere il controllo del proprio tempo e delle proprie energie ottenendo risultati migliori senza troppo stress.

Quando si lavora organizzando al meglio il tempo, si possono ottenere risultati migliori più velocemente e con meno sforzo.

Le abilità essenziali del time management includono la definizione delle priorità, la definizione degli obiettivi e la delega.

I vantaggi del time management

Un buon time management porta con sé diversi vantaggi che permettono di migliorare la produttività. Ecco quali sono i più importanti:

1. Riduzione dello stress

Gestire il tempo in maniera efficace riduce i livelli di stress e l’ansia rendendo una persona più focalizzata e sicura.

Una buona gestione del tempo significa riuscire a rispettare scadenze ravvicinate pianificando al meglio il lavoro senza sentirsi sopraffatti.

2. Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Uno dei vantaggi più importanti del time management è un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Chi è in grado di raggiungere un buon compromesso, sarà più produttivo in ufficio e in contemporanea avrà più tempo da dedicare alle relazioni private.

Questo avviene perché una buona gestione del tempo assicura di concentrare gli sforzi sulle priorità più grandi.

3.    Maggiore concentrazione

Un’efficace gestione del tempo aumenta la concentrazione e, di conseguenza, migliora la produttività.

Una maggiore concentrazione consente di individuare maggiori opportunità e di dedicare più tempo alle cose che contano.

4.    Minore procrastinazione

La procrastinazione accade quando non si gestisce il tempo in maniera efficace.

Quando non si è concentrati e non si hanno gli obiettivi ben in mente, è facile cadere nella distrazione.

Buone capacità di gestione del tempo assicurano di avere il controllo sul carico di lavoro e, di conseguenza, aiutano a fermare la procrastinazione.

5.     Aumento dell’energia

Possedere efficaci capacità di time management incrementa i livelli di energia e motivazione.

I bravi gestori del tempo programmano le loro attività e fanno pause regolari durante il giorno, in questo modo non si sentono sopraffatti e la concentrazione rimane alta.

6.     Migliore qualità del lavoro

Avere buone capacità di gestione del tempo permette di evitare lunghi straordinari per rispettare una scadenza.

Poco riposo e un sonno insufficiente o di bassa qualità possono infatti interferire non solo nel lavoro ma anche nella vita quotidiana.

Il time management permette quindi di gestire le attività al meglio dedicando il giusto spazio al riposo.

Di conseguenza, il lavoro svolto avrà una qualità migliore rispetto ad un risultato raggiunto frettolosamente.

7.     Maggiori opportunità

Uno dei pericoli nascosti di una cattiva gestione del tempo è che uccide le possibilità di ampliare i propri orizzonti e provare cose nuove.

Se si passa la vita correndo da un compito all’altro, non si avrà mai la possibilità di esplorare diverse opportunità.

Con buone capacità di time management sarà possibile avere più tempo libero che potrà essere dedicato a scoprire nuove idee.

8.     Migliore immagine lavorativa

Piuttosto che seguire il flusso di corsa, avere buone capacità di gestione del tempo consente di controllare la propria vita e prendere l’iniziativa sul lavoro.

Con un riposo e un sonno di qualità sufficienti, si sarà in una posizione migliore per prendere decisioni ponderate e sensate in ufficio.

Gli altri se ne accorgeranno e questo aumenterà le opportunità di carriera e promozione.

7 consigli per un time management efficace

Chiunque può apprendere la gestione del tempo e imparare ad organizzare i propri compiti in maniera efficace.

Ecco alcuni consigli per farlo:

1.     Utilizzare un software di project management

La gestione intelligente del tempo è necessaria per i project manager e i team che si destreggiano tra più attività contemporaneamente.

Non utilizzare un buon software di project management che permetta il monitoraggio del tempo, mette tutti in grande svantaggio.

D’altra parte, l’utilizzo di un tale strumento, come TWproject, consente di essere sempre al passo con i tempi e consegnare il lavoro entro le scadenze stabilite senza compromettere la qualità. Forse potrebbe interessarti anche questo articolo dove abbiamo comparato quelli che per noi sono i migliori software di Project Management.

2.     Pianificare

La pianificazione gioca un ruolo importante nella gestione del tempo poiché entrambi vanno di pari passo l’uno con l’altro.

È possibile, infatti, sfruttare al meglio il tempo solo quando questo è pianificato a fondo.

Quando si parla di pianificazione, non è necessario seguire una routine rigorosa, significa invece prendere decisioni più intelligenti per conoscere il momento giusto per svolgere le specifiche attività.

 3.     Dare priorità

Dare priorità alle attività quotidiane è la chiave per una gestione del tempo di successo.

È importante concentrarsi sulle proprie priorità per raggiungere gli obiettivi sul lavoro.

La categorizzazione aiuterà a concentrarsi su ciò che deve essere effettivamente fatto prima di tutto il resto.

4.     Evitare il multitasking

Il multitasking è una delle attività che fanno perdere più tempo in assoluto.

Il modo migliore per utilizzare il tempo è scegliere una cosa alla volta e realizzarla prima di passare a quella successiva in base alle priorità.

In questo modo è possibile concentrarsi maggiormente, diminuire le distrazioni e fare meno errori.

5.     Evitare le distrazioni

Nella nostra vita quotidiana, le distrazioni ci costano molte ore preziose in un giorno.

I telefoni cellulari, i colleghi loquaci, i social media sono solo alcune delle comuni perdite di tempo sul lavoro.

Per non lasciare che queste distrazioni prendano piede, è meglio tagliarle completamente.

Per farlo è necessario individuare quali sono i fattori di disturbo che bloccano la produttività ed impostare un orario fisso della giornata a loro dedicato.

6.     Pianificare il tempo di pausa

Fare pause regolari mentre si lavora è un modo efficace per rimanere produttivi tutto il giorno.

Tuttavia, si può cadere nell’errore contrario, cioè fare troppe pause.

Per questo è importante programmarle durante la giornata lavorativa: una breve passeggiata, ascoltare della musica, fare stretching, ecc. tutte queste attività permettono di rilassarsi e tornare al lavoro con più energia.

7.     Individuare le ore più produttive

Diverse ricerche mostrano chiaramente che la nostra giornata è guidata da cicli che influenzano quanto siamo vigili e motivati e questi variano da persona a persona.

Ad esempio, qualcuno potrebbe essere al picco la mattina presto, mentre un altro collega potrebbe concentrarsi meglio durante il pomeriggio.

Il trucco per un buon time management è quindi quello di abbinare il lavoro di massima priorità in base alle ore di produttività più elevate.

È facile vedere che iniziando a migliorare le capacità di time management si può creare un ciclo positivo.

Organizzando i compiti al meglio, la qualità del lavoro incrementerà, le opportunità si faranno più evidenti, il tempo libero aumenterà e ci si sentirà generalmente più carichi e felici.

Una gestione efficace del tempo riduce il sovraccarico e aiuta a stabilire le priorità, assicurando di lavorare in modo più intelligente e raggiungendo gli obiettivi più velocemente.