Make or buy? L’importanza del Project Manager nella decisione

produrre o acquistare

“Make or buy” è una delle scelte strategiche che i project manager si trovano a fare nella gestione dei progetti.

Come puoi immaginare è una scelta non semplice. Ci sono diversi fattori che influenzano questo tipo di decisione e si tratta di una scelta importante. E’ importante perché determina l’approvvigionamento degli elementi necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati, influenzando la pianificazione e il costo dell’intero progetto.

Ci sono pro e contro nel fare entrambe le cose, ma come è possibile decidere qual è la decisione giusta da prendere? Vediamolo in questo articolo.

Make or buy: i 6 elementi di decisione

Partiamo dall’inizio. Quando bisogna prendere una decisione make or buy? Sono decisioni che vanno prese quando l’azienda sta cercando una nuova linea di prodotti, sta esaurendo i fornitori o la capacità di produrre sta diminuendo.

In questi casi verrà effettuata un’analisi (make or buy appunto) per stabilire quale tra la produzione interna o l’acquisto in esterno del prodotto aiuterà l’azienda a raggiungere l’obiettivo.

Le aziende manifatturiere si trovano molto spesso di fronte a questo tipo di dilemma. Lo stesso, però, vale anche per altri tipi di organizzazioni come quelle che gestiscono tecnologie come software e servizio clienti.

scegliere se produrre o acquistare

Ecco quali sono i 6 elementi che entrano in gioco nella decisione:

1. Competenze esistenti

Quali sono le competenze all’interno del team? Sono quelle giuste per produrre l’elemento internamente?

Il primo passo è, quindi, valutare che tipo di conoscenze si hanno internamente e se queste sono sufficienti per produrre l’elemento ricercato.

Ad esempio, un’organizzazione potrebbe avere sviluppatori di software esperti ma nessuno di essi potrebbe possedere la giusta combinazione di competenze per creare un nuovo modulo di sistema.

In questo caso diventerebbe quindi necessario rivolgersi ad un fornitore esterno.

2. Potenziali abilità

Se non si hanno le competenze all’interno della squadra, quanto costerebbe ottenerle? E quanto tempo ci vorrebbe?

E ancora, queste eventuali nuove competenze, si allineerebbero alla linea commerciale dell’azienda?

Se la risposta è affermativa, si può passare a effettuare ulteriori valutazioni:

  • quali corsi di formazione sono disponibili?
  • quanto costano?
  • Questi corsi darebbero davvero ai dipendenti tutto ciò di cui hanno bisogno per sviluppare l’elemento richiesto?

3. Tempo di revisione

Quanto tempo ci vorrebbe per consegnare questo lavoro internamente? Si ha il tempo sufficiente per farlo? In questo caso un software che permetta di misurare i tempi di lavoro potrebbe tornare molto utile.

Se si optasse di procedere, quali attività sarebbero costretti a rimandare i membri del team se assumessero questo compito?

Quest’ultima domanda è cruciale da porsi. Peccato che spesso venga completamente dimenticata. Potrebbe interessarti questo articolo sui carichi di lavoro del Team.

Si può infatti avere il giusto mix di abilità ed esperienza per assumere la consegna di questo lavoro, ma ciò significa che quelle risorse non lavoreranno su qualcos’altro.

Diventa quindi fondamentale valutare quanto sia importante questo “qualcos’altro” agli occhi del progetto.

Vale la pena dedicare del tempo a rispondere a questa domanda coinvolgendo eventuali parti interessate se necessario.

Una volta eseguita l’analisi, sarà possibile confrontarla con le tempistiche proposte dai fornitori.

4. Valutazione dei costi

Questa voce è chiara: bisogna confrontare il costo del lavoro svolto internamente con quello del lavoro svolto esternamente.

Non deve essere una stima superficiale. Un fornitore esterno potrebbe risultare più costoso se vengono incluse tasse e spese di approvvigionamento che non appaiono nel caso dell’utilizzo di risorse interne.

Tuttavia, le situazioni possono essere molto diverse da progetto a progetto e da settore a settore.

5. Confronto della qualità

Il quinto passo è confrontare la qualità di ciò che si potrebbe produrre internamente con i campioni del fornitore.

Un esperto in materia esterno potrebbe garantire un prodotto di qualità superiore, ma non sempre questo avviene.

6. Motivi emotivi

Questo motivo viene solitamente trascurato quando si analizzano le decisioni make-or-buy.

Un’azienda può decidere di fabbricare un prodotto o offrire un servizio sulla base di risposte emotive come orgoglio o disprezzo invece che basandosi su ragionamenti logici.

L’emotività in una scelta del genere potrebbe essere letale.

Analisi make or buy: il ruolo del project manager

L’analisi make or buy è una di quelle valutazioni eseguite dai project manager con l’eventuale supporto di altre parti interessate.

Questo tipo di analisi viene eseguita a due livelli: strategico ed operativo.

Make or buy: il livello strategico e quello operativo

Il punto di vista strategico è più a lungo termine e più ampio della prospettiva operativa.

Fattori come la concorrenza, le normative governative, le competenze chiave e l’attuale scenario di mercato hanno un impatto sulle decisioni strategiche di make or buy.

A livello operativo, i fattori in gioco possono essere costi inferiori, migliore qualità, fornitori inaffidabili o persino orgoglio.

A volte un articolo può essere molto difficile da produrre o potrebbe richiedere molta esperienza per essere creato.

Tali prodotti non avranno molti fornitori e in un tale scenario potrebbe essere consigliabile produrre l’articolo internamente.

Altre volte, potrebbe esserci un ordine speciale e un articolo potrebbe essere necessario solo in piccole quantità.

In tali situazioni, invece di realizzare il prodotto, è consigliabile acquistarlo.

Una analisi make or buy permette di ridurre i costi e aumentare gli investimenti di capitale. Questo, indipendentemente dal fatto che si decida di produrre internamente o subappaltare da un fornitore esterno.

Essa, inoltre, può fungere da fonte di vantaggio competitivo. Un’organizzazione, infatti, può aumentare il valore che offre a clienti e azionisti grazie ai suoi servizi e competenze principali.

Per concludere, la decisione di make or buy dovrebbe essere presa con cautela. Bisogna prenderla considerando le competenze chiave dell’organizzazione, i vantaggi a breve termine e la pianificazione strategica a lungo termine.

Entrambe le soluzioni presentano pro e contro. Tuttavia, in genere, le aziende tendono a esternalizzare le funzioni dove non hanno una competenza fondamentale o quando il costo di approvvigionamento dei componenti da fornitori esterni è notevolmente inferiore.

Nuovi obiettivi, un nuovo modo di lavorare.

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