Motivare e Monitorare l’uso di uno strumento: user scores

Perché un software di gestione progetti come Twproject sia davvero efficace è necessario che tutti coloro a cui esso è destinato lo usino. Ma come valutare se e quanto il software è davvero usato?

La domanda è apparentemente semplice, ma la risposta non lo è altrettanto.

Noi di Twproject abbiamo provato, nella nuova release, a dare una risposta efficace, vediamo come:

Twproject è uno software di project management ricco di funzionalità che vengono usate da profili utente diversi: i Project Managers,  Workers, Supervisors giusto per citare quelli più noti. 

Ognuno di questi profili utilizza strumenti diversi, ha diverse modalità di fruizione ed ha esigenze peculiari: ad esempio un “Worker” quando accede a Twproject vuole sapere su cosa lavorare e quando.
Un Project Manager vorrebbe sapere come stanno andando i progetti in cui è coinvolto, e sapere se il team sta lavorando ad un livello di carico sostenibile oppure è in affanno. Un Supervisor (leggi AD o CEO) è più interessato ad una visione complessiva sui progetti aperti/chiusi, i loro valori economici ed a tenere sotto controllo un portfolio di progetti chiave.

Misurare quindi “l’utilizzo” con un semplice contatore di numero di login o di tempo di connessione sarebbe semplicistico e non efficace.

Nella versione 7 di Twproject abbiamo quindi introdotto un meccanismo di analisi che consente non solo di misurare l’uso dello strumento, ma anche l’attinenza ad alcune buone pratiche di project management.

L’elaborazione di questi dati complessi viene poi sintetizzata in due semplici widget “motivazionali” che mostrano i punteggi degli utenti.

L’innesco di una sana “competizione” tra gli utenti ad usare meglio Twproject e gestire meglio i propri progetti è un aspetto non trascurabile.

In questo post esamineremo in dettaglio il funzionamento di questo nuovo strumento.

 La raccolta dei dati

Per poter fare delle statistiche servono dei buoni dati.
Chiariamo subito che la raccolta di queste informazioni avviene all’interno del database del vostro Twproject; i dati sono vostri e NON lasciano il vostro server. La raccolta di queste informazioni serve a te, per sapere come i tuoi utenti utilizzano Twproject e gestiscono i loro progetti, nel totale rispetto della privacy.  Se questa funzionalità non fosse interessante per voi potrete semplicemente disabilitarla.

Twproject raccoglie con cadenza prefissata (giornalmente di default) una serie di indicatori per ogni utente come tempo di utilizzo reale dello strumento, ore pianificate, ore registrate ed ore lavorabili che sono indicatori di base, non legati ad un concetto di “qualità”.
Ci sono poi degli indicatori più legati all’operatività come numero di ToDo chiusi, ToDo creati, chat usata.
Altri indicatori invece servono a misurare l’attinenza tra quanto pianificato e quanto fatto; come la % di copertura di ore fatte su previste, numero di ToDo pianificati che sono stati chiusi. Questi indicatori sono validi per tutti i profili, ma sono più significativi per gli operativi.
Ci sono inoltre indicatori destinati ai profili gestionali come progetti/fasi scadute, ToDo scaduti, budget sforati.

Tecnicamente questa attività viene svolta dal job “UsageHistoryBuilder”.

Il calcolo del punteggio

Giornalmente i dati raccolti vengono elaborati e calcolato lo score utente utilizzando una media mobile su n giorni (con n configurabile).

Naturalmente l’importanza che si dà ad ognuno dei parametri descritti sopra dipende da come la vostra azienda lavora: se più agile e quindi orientata ai ToDo quei parametri dovrebbero avere più “peso” rispetto ad altri.

Abbiamo quindi messo a disposizione un tool per la configurazione di tali “pesi”, eccone alcuni:

Il punteggio è calcolato nel seguente modo: chi ha fatto il valore massimo per un certo indicatore prende quanto previsto per il peso, chi ha fatto il valore minimo prende comunque qualche punto. Es.:  l’operatore “a” ha chiuso 100 ToDo,  “b” ne ha chiusi 30. Dato che il “peso” per i ToDo chiusi è 100, “a” prenderà 100, “b” 30

Da notare che alcuni pesi sono negativi, ovvero sono delle “penalità“. Se io ho lasciato “scadere” dei ToDo, anzi sono l’operatore che ne ha lasciati scadere di più, avrò una penalità di 100 punti.
Le penalità sono pensate incentivare il rispetto per gli indicatori di qualità del progetto, date, milestones, budget, stime, pianificazione.

Variando i pesi nel corso del tempo si può incentivare l’uso e le buone pratiche di gestione del lavoro.

Tecnicamente questa attività è fatto dal job “UsersScoreBuilder”.

Conclusione


Questi due semplici widget in realtà si basano su una raccolta di informazioni che può essere utilizzata anche per ulteriori analisi più approfondite.

Questo perché ogni azienda può avere bisogno di estrapolare dati diversi relativi all’uso del sistema, che possano permettergli di intervenire per tempo in caso di abbandono.

Questo strumento è pensato per essere esteso ed accogliere nuove “dimensioni”, per cui se avete un’idea per qualche altro indicatore fateci sapere cosa ne pensate 🙂

Se ancora non state usando Twproject per gestire i vostri progetti è ora di provare!

Gestisci i tuoi progetti in modo efficace

 

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